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Unidade II - PLANEJAMENTO

Vamos dar continuidade a nossa conversa


inicial sobre o assunto que nos trouxe até aqui –
o projeto!

1) O projeto ao apresentar seu ciclo de vida distribuído em 4


etapas não permite que suas partes sejam estudadas e
construídas como compartimentos estanques, isto é, uma
separada da outra. A vida do projeto, ou seja, a sua essência
está exatamente na existência de um cordão umbilical invisível
que nutre o seu desenho, desenvolvimento e execução.

2) Este é o momento em que precisamos identificar quais os


ganchos da primeira etapa que irão nortear a segunda etapa do
projeto denominada de: Planejamento.

Todos estes elementos são como os elos de uma corrente


que estamos construindo.

Que este trabalho seja desenvolvido com qualidade.

O que temos pela frente?

Mais pesquisa, mais leituras, mais estudo, mais criatividade,


mais rascunhos, mais, mais, mais...

Vale o esforço dispendido. Estamos no nosso momento de


criação.

Aproveite!

São raros os momentos que produzimos, crescemos e


desenvolvemos um potencial adormecido.
A unidade II vai explorar, mais um conjunto de tópicos, que
estarão dando continuidade aos itens desenvolvidos na unidade
anterior e são os seguintes:

- O que é planejamento;
-Os componentes da construção dos objetivos e seu
refinamento;
- Metodologia de trabalho;
- A formação da equipe do projeto;
- As estratégias de ação;
- A elaboração do cronograma;
- A composição dos planos do projeto;
- Tecnologia de suporte;
- Orçamento;
- Cronograma físico-financeiro;
- Fluxo de caixa;
- Administração de recursos.

Assim, esperamos que você, ao concluir a unidade II, possa


alcançar os seguintes objetivos:

 Selecionar o modelo mais adequado para o seu projeto.


 Elaborar o planejamento do projeto (já iniciado na unidade
anterior), considerando todas as fases da unidade II.

Vamos ao trabalho!

Esta é a segunda etapa do ciclo de vida do projeto.

O que é planejamento?

PLANEJAMENTO É O PROCESSO DE DESENVOLVER A


ESTRATÉGIA E A RELAÇÃO PRETENDIDA DA ORGANIZAÇÃO COM
SEU MERCADO CONSUMIDOR.

Planejamento – é o momento em que se estabelece o que


fazer, quando, por quem, por quanto e em que condições.
Planejar é decidir antecipadamente as alternativas para a
ação, escolher um curso de ação diante de um problema e o que
deve ser feito.

Envolve a natureza do futuro


frente as decisões tomadas no
presente.

Estabelece um estado futuro


desejado, delineando os meios para
torná-lo realidade.

Define a essência do projeto, a maneira de obtê-lo, os custos,


os prazos, os recursos, as atividades, seleciona a equipe do projeto,
os comprometimentos e os riscos.

De que adiantaria criar inúmeras alternativas possíveis de


acontecer se na realidade não existir comprometimento e o objetivo
firme e decisivo de transformar o planejamento em realidade?

Por que planejar?

Leia Mais!
A impotrtância do Planejamento de Jorge SOISTAK
Disponível em:http://www.classecontabil.com.br/let_art.php?id=637

1. O planejamento é a tentativa de prever as ocorrências futuras


e estar preparado para agir de forma a evitar surpresas
desagradáveis no funcionamento e na gestão do
empreendimento.

2. Para aumentar a compreensão sobre o trabalho a ser feito.

3. Para aumentar a produtividade, identificando a melhor


maneira de agir, evitando erros, interrupções e retrabalho.

4. Para facilitar a comunicação:


 o que se pensa;
 como se pretende agir;
 gerando compromissos e responsabilidades.
Vamos caminhar passo a passo na etapa do
planejamento.

Este primeiro passo é sobre o refinamento dos objetivos


do projeto.

Para construirmos o refinamento dos objetivos precisamos


responder algumas questões:

 O que precisa ser aprendido.

 Quem precisa aprender ?


- busque saber quem são os seus alunos, treinandos,
clientes, fornecedores, parceiros, etc.

 O que eles precisam saber antes do início do curso, do


treinamento, de novos equipamentos ou novas metodologias
de trabalho, do conteúdo das novas parcerias, quais os
planos e programas?

- os pré requisitos necessários são:

-conhecimento e/ou experiência.

Objetivos: definições e vantagens.

Definições:

 O objetivo é uma descrição de alguns comportamentos


desejáveis com capacidade de agir como resultado de uma
atividade de instrução.

 O objetivo descreve um resultado pretendido.

Vantagens:

 Os objetivos devem ser claramente definidos para permitir a


seleção de materiais e conteúdos;

 Os objetivos devem facilitar a avaliação.


Vamos buscar mais uma ferramenta de ajuda para a
construção do(s) objetivo(s).

Lá atrás, indiquei para você uma árvore de problemas como


um meio de identificação das causas dos problemas, das
necessidades, carências ou de oportunidades não aproveitadas.
Se já conseguimos detectar o problema, fica menos
complicado encontrar a solução. Se você usou a árvore de
problemas, agora poderá usar a árvore de soluções da mesma
forma.
- aqui colocamos os
efeitos imediatos da
solução principal

- aqui identificamos o
que é desejável,
possível e viável de
ser alcançado. È a
identificação do
objetivo

- aqui encontramos
as possíveis
alternativas para
responder ao
problema.

Os objetivos devem estar equilibrados:

- aqueles que acentuam a aprendizagem dos conteúdos


representam:

O Saber.

- aqueles que acentuam os procedimentos, isto é, que focalizam as


habilidades que o aprendiz deverá desenvolver:

O Saber – Fazer.

- aqueles que acentuam os atitudinais que estão voltados ao


desenvolvimento das atitudes e corresponde à dimensão do:

O Saber Ser.
Por que os objetivos são elaborados?

Para transformar necessidades em objetivos que devem ser


realizados e consequentemente alcançados.

Eles compõem um ítem importante do projeto, de um lado


permite que aprendiz saiba onde deve chegar e, em que medida,
deve atender o conteúdo proposto nos objetivos para o seu
desenvolvimento. De outro lado, eles guiam as outras etapas do
projeto, como por exemplo, selecionando e organizando os
conteúdos; definindos as estratégias de ação; orientando a escolha
dos recursos tecnológicos, isto é, quais as mídias, materiais,
equipamentos e ferramentas que serão utilizadas. Ao mesmo
tempo, orientam o desenvolvimento do projeto, do monitoramento,
do controle e, por fim, a elaboração da avaliação.

Os objetivos devem atender ao desempenho (que se espera


do aprendiz, do projeto, das situações,etc.), às condições onde
ocorrem as ações e os critérios da ocorrência das ações.

Vamos entender um pouco mais!

O desempenho indica o quê fazer. É aqui que verificamos a


ação observável - a competência.

A condição indica com qual material, envolve a situação e o


ambiente.

Os critérios focalizam os prazos determinados para a


realização das ações.

Qual o rendimento?

Qual o padrão de rendimento considerado como satisfatório?


Os objetivos são, inicialmente, construídos na etapa de
análise do projeto, agora eles devem ser refinados, considerando os
seguintes parâmetros:

Condição (situação) + verbo + objeto de ação (desempenho)


+ critérios.

Observe estes exemplos:

 Explicar para os colegas do departamento, em


linguagem simplificada, as cacterísticas do novo modelo de
gestão da oraganização.

 Indicar alternativas de mudanças nos processos de gestão.

 Analisar os pontos positivos e negativos da gestão de


desempenho por competências.

Um projeto, seja para o ambiente corporativo ou acadêmico,


deve considerar que a aprendizagem ocorre em tres grandes
domìnios:

 Domínio cognitivo, que abrange a aprendizagem intelectual.

Você se lembra do seu projeto de conclusão de curso?

Pois é, ele exigiu da sua parte os resultados da


aprendizagem referente aos quatro ou cinco anos de estudo
numa dada área de especialização. O TCC se traduziu numa
tarefa intelectual construída por você.

Legal não!!!

 Domínio afetivo, que abrange a sensibilidade e os valores.


Este domínio faz referência aos resultados afetivos que
encontramos nas interações com todos os agentes do
processo de aprendizagem do seu curso.

Por exemplo, como você trabalhou a pressão das


provas, dos conflitos entre colegas, as suas experiências e
como ficou a sua auto estima em diferentes situações.

Que tal saborear a sensação do reconhecimento!!!


 Domínio psicomotor, que abrange as habilidades de
execução de tarefas que envolvem o organismo muscular.
Refere-se a prática de uma ação eficiente.

Como você organizou o seu tempo de estudo durante o


curso?

Quais novas tecnologias foram introduzidas no seu


cotidiano e, de que maneira, você superou a exigência do
novo?

Genial, você aprendeu a fazer!!!

Vejamos alguns exemplos:

 O objetivo de um programa espacial norte-americano


foi: “colocar um homem na lua até o fim da década X”.

 O objetivo do laboratório da Bell Telephone: “é obter novos


conhecimentos que possam ser utilizados no desenvolvimento
de novos e completamente aperfeiçoados componentes e
elementos de aparelhos de sistema de comunicações.”

 Mais um objetivo: “preparar um treinamento de até X horas,


para o pessoal da empresa, a fim de capacitá-los à
implantação progressiva da administração por projetos a ser
efetivada até o fim do própximo ano.”

Vamos abordar uma outra área de conhecimento, como por


exemplo a Educação à Distância – EaD. Para um curso que se
propõe a desenvolver pessoas para as novas tecnologias digitais na
educação como por exemplo, o de Designer Educacional. DE é
aquele profissional que vai planejar, coordenar e implementar os
projetos dos cursos à distância.

 Objetivo: “descrever as competências do DE que trabalha com


cursos web, considerando os ambientes corporativos e
acadêmicos”.

Você deve ter observado que neste objetivo não temos o prazo
determinado, pois ele faz parte da apresentação do projeto no ítem
denominado Cronograma de atividades (este ítem faz parte do
planejamento do projeto).
Vamos relembrar o significado do CHA – competência,
habilidade e atitude. São conceitos que nós encontramos no
cotidiano dos ambientes corporativo e acadêmico ( no pessoal
ele também está presente).

Ao pensarmos em Competência, imediatamente


pensamos nas situações que exigem a inteligência prática apoiada
em conhecimentos adquiridos. Quando as situações apresentam
muita complexidade verificamos que este fato gera a transformação
do conhecimento que, por sua vez, aumenta na mesma proporção
e está diretamente relacionado à força de buscar ou obter resposta
ou adequação.

O desenho, a seguir, mostra como a competência está


associada a um conjunto muito grande de saberes e, também,
exerce o papel de agregar novos valores à performance dos
indivíduos nas diferentes situações vividas em sociedade.

SABER AGIR
SABER MOBILIZAR
SABER TRANSFERIR
INDIVÍDUO
SABER APRENDER
INDIVÍDUO

SABER ENGAJAR-SE ORGANIZAÇÃO


Competência TER VISÃO ESTRATÉGICA
Habilidades ASSUMIR RESPONSABILIDADES
Atitudes

SOCIAL ECONÔMICO

AGREGA VALOR

Habilidades se referem ao que o indivíduo dá conta de fazer.


É, portanto, um conjunto de condutas expressas por um indivíduo
numa dada situação interpessoal na qual ele manifesta os
sentimentos, atitudes, desejos, opiniões e direitos adequados à
situação vivida.
Atitudes é a predisposição de cada indivíduo de responder ou
agir de uma modo característico sobre o meio social.. Compreende
as percepções que temos do meio onde estamos inseridos, pois é
dotada de sentimentos e emoções apresentando comportamento
que exprimem preferências ou aversão.

Devemos, neste momento do planejamento, descrever os


objetivos que são denominados de:

Geral – são aqueles que têm abrangência e são de longo prazo.


Normalmente são objetivos que estão relacionados à visão estratégica
da organização.

Específico – é um desdobramento do objetivo geral e é determinante.

Em seguida devemos delimitar as metas:

Metas – são os processos para a realização dos objetivos. É a


decomposição dos objetivos para que os mesmos sejam alcançados. É
a quantificação dos objetivos com prazos definidos.

E você, já construiu o seu(s) objetivo(s) e sua(s) meta(s)?

Vamos, responda:

- o que você quer?

- é pertinente?

- o que lhe transmitiu a leitura de mercado?

- e a leitura da situação sócio-econômica e política


atual?

- época de crise permite novos investimentos?

- aquele que elabora um projeto é um técnico, um administrador


ou um visionário?
- você tem um cliente?

- você conversa detalhes com ele?

- como está o seu “feeling”? Ele é suficiente para


elaborar um projeto?

Mais um passo!

Vamos ver o que representa a metodologia de trabalho


na elaboração de um projeto

Metodologia representa o caminho que será percorrido pelo


projeto no seu planejamento e desenvolvimento, identificando todas
as estratégias e ferramentas que serão utilizadas para que as
atividades sejam cumpridas.

Metodologia é uma preocupação instrumental, pois cuida das


estratégias de ação que contém os procedimentos e as
ferramentas de apoio que a informática nos proporciona com
programas criados especialmente para este fim e também as
mídias.

Devemos lembrar que, nos dias atuais, não


existe mais a possibilidade de se elaborar um
projeto, exclusivamente, de maneira manual.

Atenção a pedra e o tacape já foram


aposentados, já temos tecnologia de ponta.

Existem inúmeras abordagens metodológicas a disposição


dos projetistas.

A escolha deve considerar o que se pretende alcançar, quem


receberá os benefícios. Não podemos nos esquecer que a relação
custo-benefício abarca todos os atores (stakeholders) do projeto.

Temos os métodos quantitativos e os qualitativos que se


apresentam de maneira específica de acordo com os objetivos
propostos, a área de conhecimento em que o projeto está inserido
e as exigências da demanda. A escolha do método envolve o tipo
de projeto que será desenvolvido, área de atuação e objetivos.

Vamos citar um método que pode orientar o nosso projeto, por


exemplo, o método ZOPP.

Algumas informações sobre o método: no início da década de


80, a Sociedade Alemã de Cooperação Técnica – GTZ desenvolveu
o método ZOPP (Zietorientierte Projektplanung) que representa o
Planejamento Orientado por Objetivos.

Este método procurou solucionar alguns problemas tais como:


evitar a centralizaçãode decisões, diminuir a falta de clareza dos
objetivos e a fraca sustentabilidade dos projetos elaborados.

Qual o seu significado?

Apresentou como seu ponto forte a busca de uma maior


integração, participação e comprometimento dos atores, dos
objetivos e de estratégias.

O método ZOPP é mais uma ferramenta de trabalho de


grande valor na elaboração de projetos, no planejamento
estratégico e na gestão.

Z iel – objetivo.

O rientierte – orientado.

P rojekt – projeto.

P lanung – planejamento.

Planejamento de projeto orientado por objetivos – PPO.

Os benefícios da metodologia:

- gera maior envolvimento, motivação e espontaneidade;

- aumentar a retenção do conhecimento;

- promover a autonomia dos participantes;


- favorecer a resolução de problemas e o processo decisório;

- potencializar a capacidade para a superação de desafios..

A organização do conteúdo á a maneira como ele será


apresentado, isto é, como ocorrerá a sua sequência e, para
tal utilizaremos os recursos metodológicos de
procedimentos denominados de Dedução e Indução.

Cada recurso metodológico tem características


próprias e a escolha vai depender do foco do projeto, da
sua demanda e da escolha das estratégias de ação para
operacionalizar os conteúdos das atividades.

São as abordagens de procedimento e relaciona-se a


maneira específica pela qual os objetos serão trabalhados
durante a sua inserção no plano de ação, isto é,
corresponde ao encadeamento pedagógico que vamos
imprimir ao conteúdo de atividades, tarefas, etc.

A tabela a seguir vai indicar as características básicas


de cada um deles.

INDUTIVO DEDUTIVO
O método indutivo, considera O raciocínio dedutivo tem o
que o conhecimento é objetivo de explicar o
fundamentado na experiência. conteúdo das premissas.
O raciocínio indutivo leva em Por intermédio de uma
conta que as constatações cadeia de raciocínio em
particulares levam à ordem descendente, de
elaboração de generalizações. análise do geral para o
Isto quer dizer que vamos do particular
mais específico(detalhe) para
o mais geral.

Não se esqueça de acrescentar na justificativa teórica


do seu projeto o tipo de metodologia que você vai utilizar.
Esta informação deverá estar, inclusive no escopo.
Este passo, representa o momento de
escolhermos a equipe!

Alinhamento e comprometimento da equipe quer dizer


que todos devem tomar conhecimento real de todas as
etapas do projeto e saber qual é, no momento, a política da
organização no que diz respeito ao projeto.

É o momento de saber quem é seu aliado, isso deve


ser verificado tanto na elaboração do projeto como na
implantação, oferta e validação do mesmo aos clientes.

O grande desafio do gerente do projeto é manter uma


equipe de alto desempenho e ao mesmo tempo com
diferenças individuais.

O que você considera importante no candidato para


ser membro da sua equipe?

 Empatia.

 Habilidade analítica.

 Liderança.

 Sociabilidade.

 Experiência de vida.

Os membros de uma equipe eficaz devem ter a


consciência de como o trabalho de cada um contribui para o
projeto.
Eles devem valorizar a experiência, as habilidades e
as contribuições um dos outros para alcançar o objetivo do
projeto.

Formação e desenvolvimento de equipes de projeto.

2.
Conheci
mento

7. 3.
Progresso Disciplina

1.
O propósito
da equipe

6. 4.
Necessida Responsa
des bilidade

5.
Relaciona
mento

O diagrama acima indica os aspectos fundamentais


que uma equipe deve conter e é o gerente do projeto que
irá contribuir com essa organização ao:

- Definir o propósito da equipe;

- A equipe deve ter por base as competências, habilidades e


atitudes necessárias ao projeto;

- Definir as normas, funções e indicadores de desempenho;

- Definir as responsabilidades;

- Desenvolver e manter relacionamento saudável entre os


membros da equipe;

- Rever as necessidades em termos de novas competências


e habilidades;
O gerente deve
manter uma
- Promover a atualização relação visceral
com sua equipe!
da equipe.

Você tem um case sobre equipe para refletir, acesse o link


abaixo:
Estudo de caso 2.docx

Analise os desafios do local, da continuidade da vida e a


postura den sustentabilidade das pessoas com relação às
suas crenças, valores e atitudes.

Características das equipes

TAREFAS E RESULTADOS PESSOAS


Sucesso técnico Alta energia e alto envolvimento
Medidas de prazo e orçamento Resolver conflitos
Orientado a resultados Boa comunicação
Inovador e criativo Espírito de equipe
Qualidade Confiança mútua
Postura pró-mudanças Auto desenvolvimento
Tendências Eficiente interface
organizacional
Auto desejo de realização

Ao montar uma equipe o gerente do projeto deve


considerar:

- A equipe deve ser pequena e talentosa;

- A atualização de cada profissional da equipe deve


ser visto como um investimento;

- Deve evitar acomodações e comodismos;

- Deve evitar o excesso de hierarquização;

- Deve criar uma identidade da equipe;

- Deve gerar confiança e flexibilidade.

Esta conversa é informal.

São dicas de como devemos enfrentar em um novo


projeto. É um desafio que a experiência do erro e do acerto
acaba gerando um aprendizado. São as lições do cotidiano.

Ao elaborar um novo projeto, faça reflexões a respeito do


que você já construiu de projetos profissionais e pessoais.
São as lições de vida.
O que aprendemos com elas?
Avalie seu último projeto, reveja os fatos e analise o que
poderia ter sido modificado para encontrar a excelência.

Você já ouviu falar de mapas mentais?

Um pouco de história sempre é bom para nos


localizar no espaço e no tempo.

Vamos conhecer a origem dos mapas mentais.

Os primeiros foram desenvolvidos por Porphyry de


Tyros, um filósofo do século 3 que visualizou graficamente
as categorias conceituais de Aristóteles. Apesar de se
conhecer diferentes formas de mapas mentais por séculos,
é atribuído ao psicólogo britânico Tony Buzan a sua origem.

Vamos entender o que significa isso no planejamento


de um projeto!

Um mapa mental é um diagrama usado para conectar


palavras, idéias, conceitos a uma idéia central. É uma forma
não linear de aprendizagem.

Este diagrama representa conexões entre as


informações. É usado para visualizar, classificar, estruturar
e gerar idéias. É instrumento de apoio ao estudo na solução
de problemas e na tomada de decisões.

Verificamos o uso do mapa mental em todas as áreas


do conhecimento e sua aplicação vai desde a
aprendizagem, ao marketing, a produção, ao treinamento, a
engenharia, etc. Participam desde o planejamento
doméstico, situações pessoais, negócios, é suporte de
dinâmicas de grupo, como por exemplo, brainstorming,
resumos e anotações de aulas, palestras e treinamentos,
Os mapas mentais podem ser desenhados
manualmente como, também, fazer uso de ferramentas de
software desenvolvidas, em especial, para a criação de
mapas mentais.

Pesquise:

Softwares gratuitos: Freemid; Pimky

Softwares pagos: Intelimap(português); Mindmanager; Mindmeinster

Treinamentos interessantes:

WWW.peiropolis.org.br

WWW.cori.rei.unicamp/br/foruns

WWW.idph.net

Sites de conteúdo:

WWW.mapasmentais.com.br

WWW.possibilidades.com.br

WWW.metaforas.com.br

WWW.escregvaseulivro.com.br
Regras básicas do Mapa Mental (aspecto estrutural)
Comece pelo centro de uma folha em branco e que esteja na posição
de paisagem para expandir em todas as direções.
Crie uma imagem ou figura como idéia central. A imagem vai ajudá-lo
a usar a sua imaginação.
Use cores durante todo o processo. As cores são tão excitantes para
o cérebro quanto às imagens. O uso das cores acrescenta vibração.
Ligue os ramos principais à imagem central e una os ramos
secundários e terciários ao ramo primário. O cérebro trabalha por
associação. Ligando os ramos, você compreenderá e lembrará muito
mais facilmente.
Desenhe sempre ramos curvos a partir da imagem central. Os ramos
curvos são orgânicos com os galhos de uma árvore. Geram atração e
estímulo. Esses ramos representam os seus pensamentos principais.
Use uma única palavra chave por linha. Para cada palavra chave,
desenhe uma figura próxima a ela. Use canetas coloridas e um pouco
de imaginação. Use imagens do começo ao fim.
Da imagem central, você pode começar criando cinco ramos grossos,
sendo cada um de uma cor diferente. Em cada um desses ramos
você vai colocar uma palavra que se associe à idéia central.
Em cada um dos ramos, desenhe mais alguns ramos (por exemplo,
3) e coloque palavras chave que se associe às outras idéias. Aqui
você tem novamente cores e imagens.
Desenvolva o seu próprio estilo de mapa mental.

Agora, vamos ver alguns exemplos de mapas mentais


com diferentes focos.

Este exemplo se refere a um projeto econômico e, se


dispõe trabalhar a proposta de um orçamento empresarial
integrado.
Como você elaboraria o cronograma de atividades
deste mapa mental?

Arrisque e faça o exercício.


Faça uma leitura deste diagrama como um exercício
de reforço do que foi estudado até agora.

Você identificou a metodologia? Você achou o CHA?


Descreva! Faça uma relação com as
atividades!

Este diagrama demonstra um


planejamento?
Como e por quê? Você encontrou as estratégias
de ação?
O que elas representam?
Você leu o livro - Quem mexeu no meu queijo?

O tema deste livro é a respeito de acomodação, zona


de conforto, conflitos, mudanças e transformação, ou de
acordo com o autor: JOHNSON, Spencer- Uma maneira
fantástica de lidar com as mudanças em seu trabalho e
em sua vida.

De que maneira, você colocaria esta situação em


forma de projeto?

Qual o problema?

Quais as necessidades?

Quais as possíveis soluções?

Faça o refinamento da sua proposta e terá o objetivo


do seu novo projeto.

Não se esqueça do CHA, você está trabalhando com


um processo de mudanças.
Como você já tem o mapa mental, elabore um
cronograma de atividades identificando tarefas, recursos
utilizados (mídias, softwares, etc.) tempo gasto, equipe de
apoio e custo do projeto.

Eis mais um passo na elaboração do nosso


estudo!

Você sabe o que é estratégia?

Alguns teóricos afirmam que é a arte e a ciência de


formular, de programar e de avaliar as linhas de ação ( o
como) e os recursos necessários ( o com que) referentes à
interação da organização com o seu ambiente.

Estratégia é a seleção dos meios, de qualquer natureza, que se


empregam para realizar os objetivos.

Devemos considerar as forças e as fraquezas


internas, as oportunidades e as ameaças externas para
atingir objetivos de longo prazo.

Em outras palavras, estratégia é o conjunto de


decisões formuladas com o objetivo de orientar o
posicionamento da organização no ambiente.

Estratégia tem como finalidade converter intenção em


ação e converter a atividade em trabalho. Envolve a
utilização adequada de recursos físicos, financeiros,
humanos, tecnológicos e ambientais tendo em vista a
maximização de oportunidades.

Reflita: esta charge

expressa uma estratégia?


A estratégia se propõe estabelecer caminhos, cursos,
programas de ação para se alcançar os objetivos e desafios
estabelecidos pela equipe do projeto.

Envolve a formulação de um plano de ação e tem os seguintes


aspectos:

- a seleção dos conteúdos, sua organização e seu


sequenciamento;
- a lista dos participantes diretos na execução do trabalho –
seleção da equipe;

- a determinação dos prazos;

- o enquadramento dos custos;

- a garantia da qualidade técnica esperada;

- o cumprimento das exigências de viabilidade;

- a definição de indicadores de resultados.

- a visualização desse processo está expresso num instrumento


denominado: Cronograma de Atividades.

A importância do cronograma

1) É a única maneira de estabelecer uma data


final para a entrega do produto, serviço, TCC,
projetos financiados por órgãos públicos, etc.

2) É a única maneira de manter o controle sobre o


andamento do projeto.

3) Quando geramos o compromisso da equipe


com o cronograma formal do projeto, temos um
aumento de produtividade.

4) Lembre-se de incluir uma reserva de tempo


para a realização das atividades (buffer de
contingência).
Vamos dar alguns passos para a elaboração
de um cronograma.

 A elaboração do
cronograma do projeto é
tarefa da equipe;

 Fazer a lista de todas


as atividades do
projeto e a duração
dessas atividades, apontando o início e o fim de cada
atividade;

 Considerar como primordial o seqüenciamento das


atividades;

Você se lembra dos métodos de procedimentos? O


indutivo e o dedutivo. Pois então, este é o momento
de sua aplicação.

 Identificar e escolher as ferramentas que serão


utilizadas na consecução das atividades como,
também, aquelas para o acompanhamento do
cronograma;

Caso a ferramenta seja nova, não se esqueça de alocar


um tempo extra para o treinamento do pessoal.

 Criar objetivos desejáveis para cada atividade ou


conjunto de atividades e relacionar as tecnologias mais
adequadas a elas;

Considerar a necessidade de construir algum tipo de


material que faça parte do desenvolvimento do
projeto. Ele deverá estar concluído quando você
colocar o cronograma em prática.

 Distribuir as tarefas para a equipe e definir o papel e a


responsabilidade de todos os envolvidos no processo;

 Revisar todo o planejamento. Confira mais de uma vez, o


plano para validação e garantia de que nenhum passo
importante foi omitido, isto quer dizer que o cronograma
deve ser flexível, atualizado e sistematicamente
analisado;

 Visualizar a possibilidade de algumas ações


acontecerem em paralelo e a possibilidade de uma
correção de rota ainda durante o desenvolvimento do
projeto.

Um plano de trabalho é uma descrição das atividades


necessárias estabelecidas em etapas com limite de tempo
estabelecido.

Para se elaborar um bom plano de trabalho, os


gerentes e líderes do projeto devem:

 Listar todas as tarefas requeridas para desenvolver


um projeto;

 Colocar as tarefas na ordem em que serão


desenvolvidas;

 Mostrar a divisão de responsabilidades para os


participantes da equipe;

 Dar limite de tempo de cada atividade (não se


esquecer do buffer de contingência).

Um plano de trabalho atende duas etapas do projeto,


pois de um lado é um guia para a implementação e, de
outro lado, se constitui em uma base para o monitoramento.

Ele ajuda a:

 A concluir o projeto no tempo estipulado.

 Fazer as coisas certas na ordem certa.

 Escolher os responsáveis para liderar um conjunto de


atividades.

 Determinar o início da implementação do projeto.


Vamos criar exemplos de cronograma, para que você tenha
uma base da maneira como podemos dispor as atividades e mais
alguns componentes. Não se esqueça já existe software de apoio
para a construção de um cronograma.

Você deve sempre considerar o tipo de projeto que estiver


elaborando.

Não se esqueça que cada projeto é único!

Observe alguns exemplos de cronograma de atividades.

Atividades Função/líder Ferramentas Prazo – mês/semana CH


de equipe

Subtotal
Total geral
Monitoramento
de
desempenho

Para a distribuição das atividades podemos usar o gráfico de


Gantt que é desenhado por software.

O endereço está disponível: HTTP://www.GanttProject.biz/

É um software livre.

Os Gráficos de Gantt permitem resumir e monitorar uma série


de atividades que visam à execução de um projeto. Isso possibilita
a visualização gráfica de todo o planejamento feito, facilitando o
acompanhamento por parte dos projetistas e todos os envolvidos,
principalmente quando o assunto é controlar prazos e tarefas.
Henry Gantt

Nascido em Maryland, nos Estados Unidos, Henry Laurence Gantt formou-se


engenheiro mecânico em 1884. No ano de 1903 apresentou seu trabalho “A graphical
daily balance in manufacturing”, no qual descreveu o Gráfico de Gantt. Contribuiu
também para a área contábil e trabalhista, desenvolvendo o Salário de Gantt.

Eis um exemplo do gráfico de Gantt.

Este é mais um exemplo de como podemos fazer um


cronograma.

Portanto, imaginação, criatividade e flexibilidade são


elementos importantes para a atualização do cronograma.

Aproveite a deixa e elabore o cronograma de seu projeto.


Estamos propondo mais um exercício para você.

Só se aprende fazendo!
Exemplo simplificado de um cronograma.

Atividades Responsável Mês

1 2 3 4 5 6 7 8
P
R
P
R
P
R
P
R
P = planejado.
R = realizado

Muito bem!

Este passo vai mostrar os elementos que faltam


na etapa do planejamento do projeto.

- já conhecemos os objetivos;

- com as estratégias, elaboramos


as atividades, incluímos o tempo,
os recursos de apoio(como as
mídias, software, etc.),
criamos o cronograma de
atividades;

- o que falta?

- quais os outros planos que envolvem as ações do projeto?

Nós precisamos de vários outros instrumentos


planejados para dar suporte ao projeto (que pode ser do
mundo corporativo ou acadêmico).

Vamos abrir uma lista de planos necessários, mas não


se esqueça que você deverá mantê-los em constante controle
e com ajustes freqüentes.
- plano de recursos;

- plano de finanças;

- plano de maquinário e equipamento;

- plano de mão de obra;

- plano de materiais e mercadorias.

Não se apavore!

Controle-se!

Vamos caminhar juntos!

Calma!

Você deve organizar uma tabela geral (pode ser no Word ou


Excel) identificando, a princípio, quais planos estão sendo
administrados e quem é quem neste processo, por exemplo, o
diretor do projeto, o gerente do projeto, líder ou líderes de
equipes(s).

A partir desta indicação, você poderá abrir em detalhes cada


plano apresentado.

Você deve considerar que cada projeto tem os seus


planos específicos, pois estarão atrelados à conquista dos
objetivos, às necessidades do cliente, do público alvo e
assim por diante.

Você deve estar sempre focado no seu trabalho. Cuidado com


o entusiasmo, a dispersão e a sofisticação de ferramentas que não
serão utilizadas porque não serão compreendidas. Portanto é
desperdício!

DICA!
Um projeto limpo, enxuto, transparente no que se propõe,
é um projeto que apresenta qualidade.
Vamos levantar algumas questões?

Qual a área de atuação do seu projeto?

O seu projeto é Comercial? Econômico? Contábil? Público?


Misto(parceria PPP – parceria público-privada como o caso, por
exemplo, da linha Amarela do Metro de São Paulo)? Social com que
tipo de financiamento(de empresas privadas nacionais ou
estrangeiras, leigas ou religiosas, governamentais)? Marketing?
Industrial? Plano de Negócios? Educacional(do tipo tradicional e
presencial)? Educação à Distância? e-Learning?

Devemos acrescentar os projetos de infra estrutura


governamentais, as parcerias internacionais, os projetos de
pesquisas com relação á saúde, à alimentação, ao comportamento
humano e, principalmente, os projetos que envolvem o aquecimento
do planeta e as novas propostas de combustíveis, da utilização da
luz solar, do solo, da energia eólica, da água etc.

Sentiu a responsabilidade de se fazer um projeto?

Ao se debruçar sobre uma bancada ou mesa de trabalho e,


por horas, dias e semanas, se dedicar a construir algo que
transformará um determinado espaço que afetará a vida de
algumas pessoas, mudando seus hábitos, introduzindo o novo e o
diferente, trazendo conforto e qualidade é contribuindo para
melhorar a auto-estima de pessoas comprometidas com o futuro.

Todo projeto traz mudanças.

Esta é uma postura muito séria e traz junto de si uma boa


carga de desempenho ético. O alerta do planeta nos faz pensar nos
impactos ambientais, nas futuras gerações, nos recursos, no
consumo e em novos projetos transformadores e sustentáveis.

Todo este discurso foi para alertá-lo que conforme for o foco
de seu projeto a escolha de recursos,
ferramentas, especialistas, os riscos e as
oportunidades, isto é, todas as projeções
envolvendo sucessos e fracassos são de sua
responsabilidade e de sua equipe.
Boa Sorte!
Vamos em frente!

Apresentação dos planos que irão compor o projeto.

Plano de atividades: pretendemos apresentar uma listagem,


mas esteja atento para o tipo de projeto que você estiver
trabalhando. Existem os mais simples e aqueles que são mais
complexos e as exigências nos planos serão maiores e mais
difíceis.

Para um plano se acompanhado, controlado e, quando


necessário, alterado precisa ser objetivo na sua visualização. Eis, a
seguir uma sugestão. Todos os planos devem conter os
componentes, os elementos e referências que estarão inseridos na
tabela.

Este exemplo pode ser denominá-lo de básico. Mais abaixo


listo alguns elementos que você poderá utilizar ao criar o seu
próprio protocolo.

Componentes Elementos Referências


Entradas
Recursos e atividades

Saídas

Eis os elementos que podemos incluir:

- descrição da atividade;
- objetivo(s) da atividade;
- métodos e processos a serem adotados;
- sequência e prazos das tarefas;
- listas de operações, sequência, fluxo de trabalho e coordenação;
- padrões e requisitos de qualidade;
- controle, monitoração e relatórios de andamento e
- manter ligação com os demais planos do projeto.
Plano de recurso - representa um gabarito que contém os
recursos necessários para a administração do projeto. Todos os
recursos deverão ser orçados com detalhes da sua necessidade no
projeto (contratação, negociação, recebimento e distribuição dos
recursos e matriz de responsabilidade).

Plano de finanças – deverá ser um plano formal e


abrangerá:

- limites financeiros disponíveis;


- fonte e método para garantia do financiamento;
- custo do financiamento;
- orçamento do projeto;
- fluxo de caixa – previsões de cobertura do projeto (vamos
trabalhar um pouco mais detalhado este item no final da unidade);
- procedimentos para controlar os custos do projeto;
- procedimentos para autorização de pagamentos e obtenção de
fundos, e
- procedimentos contábeis.

Plano de maquinários e equipamentos -


este plano inclui:

- necessidade de maquinário e equipamentos;


- especificações e datas de entrega;
- cálculos de custos;
- método de aquisição, por exemplo, empréstimo, compra aluguel e
outros;
- serviço de manutenção e reparos;
- necessidades de treinamento de operador e serviço;
- necessidades de energia ou combustível associadas aos
principais equipamentos, e
- alienação de máquinas e equipamentos após a conclusão da
atividade.

Plano de mão de obra – poderá conter:

- necessidade de recursos humanos por categorias,


qualificações e habilidades;
- quando e por quanto tempo cada quantidade e categoria serão
requeridas;
- método de contratação (deve variar de acordo com a legislação
vigente no país e considerar as necessidades do projeto);
- método de recrutamento (normalmente é uma prestação de
serviço terceirizado por agências especializadas) e deve atender as
necessidades hierárquicas e operacionais da equipe do projeto;
- políticas de emprego, saúde e segurança ocupacional.

Plano de materiais e mercadorias –

- materiais duráveis
- materiais de consumo
- ferramentas de TI como suporte para a
elaboração de tabelas, cálculos de tensão,
desenhos e outros. Este item envolve a escolha
de um pacote de softwares.

Mais um passo e chegou à vez dos gráficos e das


tabelas.

Ambos ( gráficos e tabelas) são necessários.


Eles devem ser objetivos para que a leitura de seus dados indique a
realidade e, permita a tomada de decisão adequada.

Neste momento, vamos fazer uso da tecnologia disponível


no mercado.

Existem softwares (livres e pagos) a disposição para todas


as etapas da construção do projeto e, também, para diferentes
áreas de conhecimento.

O importante é você saber fazer a busca adequada às suas


necessidades. Atenção não utilize o primeiro que você encontrar,
pesquise, experimente, avalie e escolha.

Veja algumas sugestões importantes, mas não se esqueça


que os gráficos, tabelas, diagramas, histogramas e as mais diversas
ferramentas de análise devem estar adequados ao modelo do seu
projeto.
Seja um pesquisador

Vejamos um gráfico de viabilidade.

Exportação

 Plano de Exportação para empresas que desejem alcançar o


mercado estrangeiro.
 Abertura de novos mercados.
 Adequação do produto com as
normas do mercado de destino.
 Formatação de preço para
exportação.
 Estudo de viabilidade de
comercialização do produto no
mercado externo.
 Fechamento de Câmbio.
 Operação de logística e
despacho completos.

Importação
 Plano de Importação para empresas
que desejam adquirir produtos em
países estrangeiros.
 Busca de produtos.
 Certificação de idoneidade do
fabricante.
 Formatação de preço para
nacionalização da mercadoria.
 Fechamento de Cambio.
 Coleta da carga em qualquer lugar do
mundo.
 Despacho aduaneiro completo.
 Buscas de canais de distribuição da
mercadoria no mercado interno.
 Registro do produto junto às
entidades brasileiras.
Cada passo foi muito bem calculado!

Este é mais um item do planejamento e representa o


cálculo do seu orçamento.

Você precisa calcular o orçamento de todos os planos


apresentados e, em seguida, elaborar o cronograma físico –
financeiro do projeto.

Orçamento – é o indicador de onde virão os recursos


de cada item do planejamento, sejam eles da organização
ou de agências financiadoras.

Orçamento é a demonstração de um plano de ação


expresso em valores monetários num dado período de
tempo e contém:

 Tempo determinado;
 Receitas e despesas;
 Equilíbrio das contas.

Na tabela abaixo, colocamos para você alguns


exemplos de orçamentos de acordo com os planos
apresentados no projeto, mas não se esqueça que cada
projeto é único em todos os seus itens.

Orçamento de recursos humanos

Recursos Função Qt Valor No mês Total (do


humanos unitário projeto)
Gestor 01 x
Líder de 02 x
equipe
Colaboradores 10 x
Outros x x
Encargos
sociais
Total
Orçamento para material de consumo.

Material de Especificação Qt Valor Total


consumo unitário

Subtotal

Orçamento para transporte.

Transporte Tipo Nº de Nº de Valor Nº de Total


pessoas dias unitário passagens

Total

Cronograma físico – financeiro do projeto.

Despesas 1º 2º 3º Etc. Etc. Etc. Total


mês mês mês

Recursos
humanos
Material de
consumo
Material
específico
Equipamento
Alimentação
Transporte
Outros
Subtotal
Taxa de
administração
Total/projeto
Etc. – refere-se aos meses de implementação do projeto.

Continuando as demonstrações das condições financeiras do


projeto, não podemos deixar de comentar, explicar e exemplificar
mais um instrumento fundamental na gestão dos recursos
financeiros. É o fluxo de caixa.

Fluxo de caixa deve ser considerado como uma ferramenta


útil para melhorar o desempenho e agilizar processos. Esta
ferramenta vai permitir a visualização de sobras ou faltas de caixa
antes que a situação ocorra, indicando ao gestor a possibilidade de
planejar melhor as suas ações.

Do que nós estamos falando?

ORA!

Da entrada...

e da saída de dinheiro!

Tomando, por empréstimo a definição de fluxo de caixa do


SEBRAE, temos:

É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o


empresário (ou o gerente do projeto) a tomar decisões sobre a situação
financeira da empresa (ou do projeto). Consiste em um relatório
gerencial que informa toda a movimentação de dinheiro (entradas e
saídas), sempre considerando um período determinado que possa ser
uma semana, um mês ou diário.
Vamos ver algumas dicas básicas para você começar a
montar e gerenciar o relatório de fluxo de caixa:

DICA! DICA!
Relatório de fluxo de caixa

1. Seja sistemático – o hábito de registrar/anotar todo o movimento


financeiro que ocorre é saudável para o sucesso de seu projeto.
2. O primeiro passo do dia – analise e registre o saldo em dinheiro no
caixa, os saldos bancários (ele contém taxas, tarifas e encargos
financeiros). Cheque devolvido não é dinheiro em conta.
3. Seja realista – mantenha as entradas e as saídas atualizadas.
4. Atenção às saídas – lembre – se que algumas despesas têm data
certa para ser pagas. Cuidado com a incidência de multas e juros de
mora.
5. Disponibilidade – analise o momento mais oportuno para a sua
retirada pessoal (pró-labore)
6. Considere as flutuações de mercado – analise as influências das
temporadas (alta e baixa sazonalidade), faça promoções e descontos
quando o estoque estiver alto.
7. Crie novas estratégias – fluxo de caixa negativo exige medidas
rápidas para desovar estoques parados. Que tal bons descontos para
vendas à vista!
8. Previsões – um fluxo de caixa bem analisado, permite alternativas de
negociação com relação aos financiamentos e taxas
9. Equilíbrio de caixa – evita surpresas (como por exemplo, a
inadimplência).

O fluxo de caixa é o instrumento que permite ajustar os


pagamentos e proceder ao controle de forma simples e eficaz.

Este é um exemplo de um fluxo de caixa que está disponível


em:http://www.ivansantos.com.br/fluxo.htm
Leia Mais – acesse o link

Fluxo de Caixa.mht
Percebeu o valor desta ferramenta simples, prática e de
grande utilidade para o seu projeto e negócio?

Ótimo!
Faça o fluxo de caixa do seu projeto. Ele será o caminho
correto para a tomada de decisões.

Mãos à obra!
Síntese da unidade II

Chegamos ao final de mais uma unidade de estudo.

Resumidamente, esta unidade tratou do planejamento de um


projeto.

Os objetivos foram refinamentos para que a trajetória do


projeto fosse construída para o alcance de uma situação futura
determinada.

Esta unidade mostrou como o desenho do projeto deve ser


elaborado com critérios científicos para não gerar problemas como
atrasos, desvios de rota, modificação nos custos e perda de
credibilidade no mercado.

Alertamos para a seriedade na


elaboração do projeto, pois a realidade
nacional tem contribuído com exemplos
desastrosos, como por exemplo, o
PAC.

Vejamos os principais problemas:

- revisão do volume de investimentos (os


responsáveis atribuem a alta à mudança de
tecnologias e redesenho de projetos;

- o aumento dos custos esta relacionado aos


reajustes anuais dos contratos, mudança nas
tecnologias de construção e inclusão de obras não
previstas no desenho original;

- exigências não cumpridas, como por exemplo, prazos esgotados e


a não comprovação da titularidade da área da qual serão
executadas as obras e o licenciamento ambiental;
- falta de projetos pela incapacidade técnica e
financeira de algumas prefeituras.

Conhecimento e elaboração de projeto é uma aliança


indissolúvel.

Planejar é uma atividade séria e responsável, pois atua


diretamente na qualidade de vida do cidadão, no uso adequados
dos impostos e na transparência das políticas públicas,

Quando você terminar os exercícios da unidade II terá a


oportunidade de propor o desenvolvimento do projeto.

Serão outros desafios que o gestor do projeto deverá


enfrentar, como por exemplo, construir uma equipe
compromissada, apresentar uma gestão integrada a todos os
planos propostos, inovar e comunicar são componentes das
funções de um gerente de projeto.

Os desafios precisam ser enfrentados!

Você tem um case para refletir. É só clicar no link.

Vamos em frente!

Passamos para a unidade III.

Encontraremos-nos mais adiante. Até!


REFERÊNCIAS

Bibliográficas

AGUILAR IDÁÑEZ, Maria José. Como animar um grupo: princípios


básicos e técnicas.Petrópolis/RJ: Vozes, 2004.

DOLABELA, Fernando. O segredo de Luísa. 14. ed. São Paulo:


Cultura, 2004.

HERMANN, Walther; BOVO, Viviani. Mapas mentais: enriquecendo


inteligências. Walther Hermann e Viviani Bovo: Campinas/SP, 2006.

GOLDRATT, Eliyahu M. ; COX, Jeff. A meta: um processo de


aprimoramento contínuo. São Paulo: Educator, 1996.

Mais que Sorte: um processo de raciocínio.


São Paulo: Educator, 1994.

KEELLING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global.


São Paulo: Saraiva, 2002.

RATH, Tom: CLIFTON, Donald O. Seu balde está cheio? - o


poder transformador das emoções positivas na vida profissional e
afetiva. Rio de Janeiro: Sextante, 2005.

SÁ, Antonio L. de. Plano de contas. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2001.

TEMPLAR, Richard. Chega de queijo: só quero sair da ratoeira! São


Paulo: Prentice Hall, 2005.

TRANJAN, Roberto A. Metanóia: uma história de tomada de


decisão que fará você rever seus conceitos. São Paulo: Gente,
2002.
WOILER, Samsão; MATHIAS, Washington. Projetos: planejamento,
elaboração e análise. São Paulo: Atlas, 1996.

Meios eletrônicos – Sites interessantes.

Disponível em HTTP://www.smartdraw.com.br (free)

Disponível em WWW.Broffice.org (free)

Disponível em HTTP://br.hsmglobal.com

Disponível em HTTP://www.netproject.com.br

Disponível em HTTP://www.projectbuilder.com.br (free)


Estudo de caso 2

O frio que vem de dentro

Conta-se que seis homens ficaram presos numa caverna por


causa de uma avalanche de neve.

Teriam que esperar até o amanhecer para receber socorro.

Cada um deles trazia um pouco de lenha e havia uma


pequena fogueira ao redor da qual eles se aqueciam.

Eles sabiam que se o fogo apagasse todos


morreriam de frio antes que o dia clareasse.

Chegou a hora de cada um colocar sua lenha


na fogueira. Era a única maneira de poderem
sobreviver.

O primeiro homem era racista. Ele olhou demoradamente para


os outros cinco e descobriu que um deles tinha a pele escura.
Então, raciocinou consigo mesmo: "aquele negro! Jamais darei
minha lenha para aquecer um negro". E guardou-a protegendo-
a dos olhares dos demais.

O segundo homem era um rico avarento. Estava ali porque


esperava receber os juros de uma dívida. Olhou ao redor e viu
um homem da montanha que trazia sua pobreza no aspecto
rude do semblante e nas roupas velhas e remendadas.
Ele calculava o valor da sua lenha e, enquanto sonhava com o
seu lucro, pensou: "eu, dar a minha lenha para aquecer um
preguiçoso", nem pensar.

O terceiro homem era negro. Seus olhos faiscavam de


ressentimento. Não havia qualquer sinal de perdão ou de
resignação que o sofrimento ensina.

Seu pensamento era muito prático: "é bem provável que eu


precise desta lenha para me defender.

Além disso, eu jamais daria minha lenha para salvar aqueles


que me oprimem". E guardou suas lenhas com cuidado.

O quarto homem era um pobre da montanha. Ele conhecia mais


do que os outros os caminhos, os perigos e os segredos da
neve.

Este pensou: "esta nevasca pode durar vários dias. Vou


guardar minha lenha."

O quinto homem parecia alheio a tudo. Era um sonhador.

Olhando fixamente para as brasas, nem lhe passou pela cabeça


oferecer a lenha que carregava.

Ele estava preocupado demais com suas próprias visões (ou


alucinações?). Para pensar em ser útil.

O último homem trazia nos vincos da testa e nas palmas


calosas das mãos os sinais de uma vida de trabalho. Seu
raciocínio era curto e rápido. "esta lenha é minha. Custou o
meu trabalho. Não darei a ninguém nem mesmo o menor dos
gravetos".

Com estes pensamentos, os seis homens permaneceram


imóveis. A última brasa da fogueira se cobriu de cinzas e,
finalmente apagou.
No alvorecer do dia, quando os homens do socorro chegaram à
caverna encontraram seis cadáveres congelados, cada qual
segurando um feixe de lenha. Olhando para aquele triste
quadro, o chefe da equipe de socorro disse: "o frio que os
matou não foi o frio de fora, mas o frio de dentro".