Desenvolvimento Sustentvel e Responsabilidade Social: As Contribuies da Engenharia de Produo

Bento Gonalves, RS, Brasil, 15 a 18 de outubro de 2012.

XXXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO

POLTICAS PARA O GERENCIAMENTO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO METALMECNICO DE MDIO PORTE
Taise Dalla Costa (ULBRA) taise.dcosta@hotmail.com Igor Roberto Borges (ULBRA) gfinanceiraead@ulbra.br Adi Regina Kaercher (ULBRA) adikaercher@terra.com.br Gabriela de Bem Fonseca (ULBRA) gabrielafonseca@brturbo.com.br

O presente artigo discute a aplicao de polticas para o gerenciamento de estoques em uma organizao de mdio porte do ramo metal-mecnico. Tal aplicao visa demonstrar que a implementao de diferentes polticas para o gerenciamento de estoques citadas na literatura contribuem para alavancar os resultados das organizaes. Dessa maneira, apresentado um estudo de caso nico referente a aplicao de diferentes estratgias para balancear o capital investido em estoques com o impacto que a falta dele exerce sobre a empresa. Os resultados apresentam reduo significativa nos custos totais de estoque. Palavras-chaves: administrao de estoques, polticas de estoques.

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1. Introduo Os estoques so ativos tangveis, adquiridos ou produzidos por uma empresa, visando sua comercializao ou utilizao prpria em suas operaes. O nvel de estoque a ser mantido depende do nvel de servio objetivado e da poltica a ser adotada pela empresa, e essa deciso est relacionada incerteza na demanda ou no fornecimento (FARIA E COSTA, 2007). A incerteza quanto a demanda levou as empresas durante muito tempo a estocarem quantidades gigantescas de materiais para no correrem riscos de perda de vendas. Isso era possvel, conforme Tapping, Shuker e Lyster (2002), quando o preo era imposto ao mercado como resultado de um dado custo de fabricao somado a uma margem de lucro pretendida. Desta forma, era permitido ao fornecedor transferir ao cliente os custos adicionais decorrentes da eventual ineficincia de seus processos de produo. De acordo com os mesmos autores, a partir do acirramento da concorrncia e do surgimento de um consumidor mais exigente, o preo passa a ser determinado pelo mercado e no apenas pelos custos de produo. Logo, para manter-se competitivo fundamental reduzir dos custos. Nesse contexto, a aplicao de polticas eficientes para administrar estoques vm ao encontro das necessidades das empresas em balancear o capital investido em estoque e o impacto que este exerce sobre as atividades operacionais da empresa. A maneira como a empresa administra os estoques influencia a lucratividade e a forma como compete no mercado. Com base nesta percepo e considerando as metodologias e tcnicas relativas as polticas para administrao de estoques, desenvolveu-se o presente artigo com vistas a avaliar a aplicao de uma poltica de gesto de estoques mais consistente na organizao em estudo. 2 Fundamentao terica 2.1 Gesto de Estoques De acordo com Bertaglia (2009) as organizaes devem definir e manter uma estratgia de administrao de estoques, que conduzida adequadamente e assegure um balanceamento dos processos de produo e distribuio, alm de minimizar os custos de estoques. Descreve o gerenciamento dos estoques como sendo um ramo que faz parte da administrao de empresas e que est relacionado ao planejamento e controle de estoques de materiais que sero utilizados na produo ou comercializados pelas organizaes. Para Ballou (1993), as vantagens de se manter um estoque so: melhorar o nvel do servio, pois o estoque garante a entrega dos produtos para os clientes que precisam imediatamente dele; incentivar a economia de produo, ou seja, a fbrica produz sem considerar a demanda; manter a fora de trabalho em nveis estveis, pois diminui os custos na produo; economizar no transporte, pois possvel obter descontos quando os lotes so grandes; economizar nas compras, quando se compra grande quantidade de matria-prima natural obterem-se descontos; proteger-se contra variaes e alteraes de preos, pois estocando mercadorias a empresa pode organizar-se e comprar mais produtos quando houver previso de aumento nos preos; proteger-se de oscilaes na demanda e/ou no tempo de ressuprimento; e proteger-se contra contingncias, tendo em vista que com a manuteno de estoques de reserva possvel garantir o fornecimento de produtos (por exemplo, em caso de greve ou incndio).

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Porm, conforme Chopra e Meindl (2003), por diversas vezes, os estoques servem apenas para onerar as empresas com: custos de armazenagem; custos de numerrio aplicado; custos de controles diversos; e deteriorizaes. Assim, os estoques apenas desempenham uma funo que no a sua, visto que, na verdade, eles servem para garantir que as empresas possam ter consistncias em suas entregas e, ou seja, ao vender seus produtos, poder entreg-los na quantidade, no dia e hora marcados. Todavia, isso s acontecer se as empresas utilizarem uma estratgia adequada. Chopra e Meindl (2003) comentam que o estoque possui participao significativa e indispensvel na capacidade da cadeia de suprimento no sentido de apoiar a estratgia competitiva das organizaes. Dessa forma, caso a estratgia competitiva das empresas exija alto nvel de responsividade, elas podem utilizar-se de seus estoques para alcan-la. Por outro lado, as empresas podem, tambm, utilizar seu estoque para buscar a eficincia reduzindo-o e, consequentemente, diminuindo seus custos. Portanto, a escolha implcita acerca do estoque est entre duas opes a responsividade (manuteno de estoques maiores) e a eficincia (manuteno de estoques menores). No caso em estudo a organizao fez opo pela eficincia, uma vez que estava com altos custos de produo, o que vinha prejudicando suas vendas e sua lucratividade. 2.2 Polticas de Gerenciamento de Estoques Conforme Fleury, Wanke e Figueiredo (2000), definir uma poltica de estoques depende, basicamente, de quatro questes: quanto pedir; quando pedir; quando manter estoques; onde localizar. Desta forma, a resposta a cada uma dessas questes precisa ser analisada vrias vezes, pois depender do valor agregado do produto, da previsibilidade de demanda e, por fim, das exigncias dos clientes/consumidores em relao ao prazo de entrega e disponibilidade de produto. Portanto, uma gesto de estoques competente baseia-se em manter em estoque apenas as mercadorias suficientes para o giro do negcio porque, assim, evita problemas de sobra ou falta de produtos. No caso de faltar mercadorias, as empresas sofrem queda nas vendas e, por consequncia, perda de clientes para a concorrncia. Em contrapartida, quando o problema uma gesto errnea, ou equivocada, as sobras de estoque geram consequncias ainda maiores, como: maior alocao de espao, ou seja, maior custo de armazenagem; desvalorizao do estoque obsolescncia; capital de giro empatado, que gera indisponibilidade financeira para outros investimentos. Portanto, como afirmam Ching e Chain (1999), cabe gesto de estoques a responsabilidade pelas compras, pelo estoque e pela distribuio fsica. imprescindvel que a gesto de estoques esteja integrada com todos os departamentos da organizao porque, s assim, ela poder atender s necessidades dos clientes com um custo menor e em tempo hbil. De acordo com Bertaglia (2009), muitos so os fatores que interferem nos processos e que afetam a maneira de administrar os estoques, entre eles esto a utilizao do conceito de lote e estoque de segurana. Neste sentido, sob o ponto de vista de Gianesi e Corra (1996), o modelo de lote econmico de compra possibilita determinar uma quantidade que minimize os custos totais de estocagem de pedido para um item do estoque se forem considerados os custos de pedir (fixos = administrativos) e os de manter os materiais (variveis = calculados por unidade da

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manuteno, onde o item mantido em estoque por determinado perodo e preciso considerar o custo de armazenagem). J, o estoque de segurana, segundo Bertaglia (2009), tem a funo de proteger a empresa contra imprevistos na demanda ou no suprimento. Essa proteo se faz necessria para minimizar ao mximo a falta dos materiais, no caso de indstrias podem ocorrer desabastecimento do processo fabril e no comrcio a falta do material para venda significa uma perca de mercado, mesmo que temporria, para o concorrente. Bowersox e Closs (2001), alertam que os estoques de segurana devem ser consumidos apenas no final dos estoques e quando realmente houver um aumento na demanda ou atraso no ressuprimento. A partir da definio do estoque de segurana e do consumo mdio das mercadorias que define-se o ponto de pedido, que conforme Bertaglia (2009, pg. 351), caracteriza-se por ser: Um sistema de controle de estoques que baseia-se na avaliao de quantidades sempre que ocorre um consumo ou retirada de estoque a fim de identificar se o momento de fazer a reposio do item. Conforme o mesmo autor fundamental medir o desempenho do estoque, uma vez que o aumento ou a reduo de estoques exercem forte impacto sobre as finanas das organizaes. Dentre estes um dos mais utilizados e implementado na organizao em estudo o giro de estoque, que corresponde ao nmero de vezes em que o estoque totalmente consumido durante um de terminado perodo (normalmente um ano). 3 Pressupostos metodolgicos Para atingir os objetivos propostos, inicialmente foi estabelecida uma pesquisa bibliogrfica, conforme preconizado por Cervo e Bervian (2005), que afirmam que a mesma tenta explicar um determinado problema a partir de um referencial terico documentado. Neste sentido, realizou-se um levantamento bibliogrfico no intuito de se obter informaes a respeito de polticas para o gerenciamento de estoques, bem como analisar os estudos cientficos que foram feitos anteriormente sobre tal assunto. Quanto classificao da pesquisa, tomou-se como base o referencial desenvolvido por Vergara (2000), que a qualifica em relao a dois aspectos: quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins optou-se pela pesquisa de cunho exploratrio e descritivo no local de implantao de poltica para a gesto dos estoques, tendo em vista que o objetivo da pesquisa se constitua no estudo de polticas para tal e seus impactos. Quanto aos meios, optou-se pelo estudo de caso nico. A seleo da unidade de anlise foi realizada por convenincia e considerou a empresa que tivesse passado recentemente por implantao de polticas para o gerenciamento de estoques e que permitisse a visualizao e acesso a dados. Para a coleta dos dados, foram realizadas observaes, anlise de documentos e entrevistas no estruturadas, que segundo Ryan; Coughlan; Cronin (2009) pode ser utilizada para complementar observaes realizadas. Tais informaes reunidas serviram para identificar os seguintes aspectos: a caracterizao da empresa, o histrico pr-implementao de polticas para a administrao dos estoques, o processo de implementao e por fim os resultados obtidos com a implementao. A adoo de tais critrios serviram para garantir a validade do estudo, visto que se objetivava analisar o processo de implantao de polticas para administrao de estoques.

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3.1 Caracterizao da Empresa A organizao em estudo caracteriza-se por ser uma indstria ramo metal-mecnico, de mdio porte que fabrica diversos tipos de tanques, reatores e projetos especiais em ao inoxidvel com acabamento sanitrio e em qualquer tipo de norma para as indstrias alimentcia, de refrigerantes, qumica e farmacutica. Atua no mercado desde 1968, tendo comeado suas operaes voltada a fabricao de mquinas para a indstria de bebidas e lavadoras de garrafas. No final de 1983, sob nova direo, redefiniu seus objetivos, ampliando a sua linha de produtos e alterando a sua razo social, especializando-se na fabricao de equipamentos para as indstrias de laticnios, refrigerantes e sucos, vincolas, qumica e farmacutica , entre outras. Em 2011 afetada por desempenhos negativos que resolveu reformular suas polticas de estoque, tema desse estudo. 3.2 Histrico pr-implementao da Administrao da Estratgia de Estoque A empresa pesquisada apresentava problemas na sua administrao de seu estoque, dentre os principais e focos desse estudo: ausncia de estoque de segurana para alguns itens e excesso de estoque para outros. A ausncia de estoque de segurana em alguns itens ocasionava rupturas na produo por falta de material; gastos constantes com fretes especiais e na aquisio de materiais urgentes de fornecedores que cobravam mais caro, que acarretavam em custos at 45% maiores na aquisio; e aumento do custo mdio de tais materiais, que provocava distores no oramento passado aos clientes, perda de vendas, em alguns casos, custos imprevistos no oramento e alterao na margem de lucro da empresa, visto que a mesma trabalha com pedidos sob encomenda. J a outra situao enfrentada devido a falta de polticas definidas para a administrao dos estoques eram os custos do excesso de estoque de alguns itens, entre esses custos a obsolescncia de alguns materiais e a falta de giro desses estoques. Esses produtos eram oriundos de problemas encontrados no processo produtivo ou em campo, ocasionados pelas falhas na concepo dos projetos que precisavam ser corrigidas imediatamente. Dessas correes muitas vezes os materiais eram considerados inadequados para o uso ou no atendiam as especificaes tcnicas necessrias para determinado pedido de venda, os produtos inadequados para uso ou obsoletos no possuam destinao final e ficavam no estoque, sem possibilidade de utilizao. Alm disso, os que haviam sido comprados e no atendiam as especificaes do pedido de venda ao qual foram adquiridos, permaneciam no estoque sem que fossem utilizados em outro pedido de venda mesmo sendo um material considerado apto ao uso. O problema identificado nos produtos intermedirios (PIs) era ainda mais inconcebvel. Os PIs eram produzidos internamente por lotes, sendo produtos padro que tem sua utilizao em vrias mercadorias finais. Para esses itens haviam estoques gigantescos, onde um nico item tinha um estoque que cobria dez meses de produo e estavam em estoque h quatro meses, isso significa que o lote produzido cobria um ano e dois meses de produo. 3.3 A implementao das polticas para o gerenciamento dos Estoques Para resolver os problemas de ausncia de estoque de segurana para alguns itens e excesso de estoques para outros, a organizao em estudo utilizou-se de algumas polticas de

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gerenciamento de estoques, dentre elas: lote econmico de compra, estoque de segurana, ponto de pedido e giro de estoques. O lote econmico de compra foi definido levando-se em considerao os conflitos de interesses citados por Chiavenato (2005). Assim sendo, o objetivo era o equilbrio entre compras e finanas. Para a tomada de deciso alguns pontos foram analisados: possibilidade de compra direta do fabricante ou de representantes de grande porte, evitando intermedirios que encarecessem as compras; faturamento mnimo do fornecedor; minimizao de despesa de frete; melhores condies de pagamentos; menor custo administrativo de comprar; e minimizao da falta de materiais. O estoque de segurana foi implementado no sentido de proteger a empresa contra imprevistos na demanda ou no suprimento garantindo que no houvesse ruptura no abastecimento do material. Foi utilizado principalmente naqueles itens que eram crticos ao processo produtivo como um todo, pois a falta dos mesmos afetava a maior parte do processo produtivo da empresa. Alm da premissa anterior, utilizou-se o estoque de segurana para itens que apresentam escassez no mercado ou peculiaridade do material. Por fim, a definio da quantidade mantida em estoque teve como base no tempo de abastecimento e o consumo mdio. O consumo mdio foi o fornecido pelo sistema que tem como base a quantidade do item que saiu do estoque no ms. Essa informao fornecida atravs de um relatrio, Figura 1 e tambm pode ser acessada pelo sistema, Figura 2.

********************************************* ******** ****************** **************** ***************************** ************* ***************** ************** ************* ******************** ******************* ***************** *GLOBO INOX LTDA / FABRICA ILGRL01.BMP Folha..: 1 * *SIGA /MATR290/v.P10 Relacao para Analise dos Estoques (Por Codigo) DT.Ref.: 22/10/11* *Hora...: 15:59:00 Filial: - Empresa: FABRICAI GLOBO INOX LTDA Emissao: 22/10/11* ********************************************* ******** ****************** **************** ***************************** ************* ***************** ************** ************* ******************** ******************* ***************** CODIGO TPDESCRICAO GRUP UM SALDO EM EMPENHO PARASIC's PC' CONTRATOS OP's PV's PONTO DE LOTE PRAZO ESTOQUE CONSUMO ULTIMA ESTOQUE REQ/PV/RESERVACOLOCADAS COLOCADOS COLOCADAS COLOCADOS PEDIDO ECONOMICOENTREGA EM MESESMEDIO SAIDA ********************************************* ******** ****************** **************** ***************************** ************* ***************** ************** ************* ******************** ******************* ***************** 000390020102000 MD 0141 MACHO PC PARA SOLDA117 SMS INOX 304 139 48 0 0 0 50 50 10 3 46 21/10/11 Total Ge ral : 117 139 48 0 0 0

Figura 1 Relatrio da empresa em estudo Fonte: dos autores, 2011.

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Figura 2 Tela do sistema que informa o consumo mdio de materiais Fonte: dos autores, 2011. Para controlar as polticas implementadas adotou-se o giro de estoque como indicador de desempenho. Durante a execuo do planejamento estratgico para o ano de 2011 a empresa definiu metas a serem atingidas com o intuito de melhorar o retorno do capital investido. Essas metas foram definas de acordo com a classificao dos materiais e ou grupo de produto a que cada um pertence. As metas a serem atingidas foram as seguintes: materiais diretos, um giro por ms; matria prima, dentre elas tubos, tarugos e perfis, quatro giros por ms; e materiais de consumo, no caso de equipamentos de proteo, quatro giros por ms, e consumveis, um giro por ms. Para auxiliar a empresa no quando e quanto pedir adotou-se o mtodo do ponto de pedido no intuito de auxiliar a organizao a revisar constantemente as quantidades em estoque, visto que a empresa possui demandas e previso inconstante de consumo. Foi calculado usando as informaes de consumo mdio durante o tempo de entrega e o estoque de segurana, quando definido pela empresa como necessrio, utilizando a seguinte frmula, indicada por Bertaglia, 2009: PP = CM + ES Onde: PP = Ponto de Pedido; CM = Consumo mdio ou demanda mdia durante o prazo de entrega; e ES = Estoque de Segurana. Por fim, a organizao passou a adotar um sistema ERP, parametrizando o mdulo de suprimentos, o que foi de suma importncia, visto que uma vez analisados os consumos mdios de cada um dos materiais, definiu-se os principais e seus respectivos giros de estoque que seriam desejveis. A partir disso os pontos de pedidos foram calculados e cadastrados no sistema que envia e-mail de aviso cada vez que um dos produtos atinge a quantidade cadastrada, tornando o sistema auto-suficiente e evitando que algum dos itens no sejam adquiridos em tempo hbil.

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4. Resultados No Quadro 1, pode-se verificar a posio de estoque de cada um dos tipos de materiais que a empresa utiliza e controla, em valores reais e em percentuais referentes ao total do estoque do ms. O ms de referncia do incio dos estudos foi fevereiro de 2011, perodo em que foi adotada a nova estratgia para administrao dos estoques. Fevereiro de 2011 Tipo de estoque Materiais de Consumo Materiais Diretos Materiais de Embalagem Materiais Indiretos R$ em estoque % do estoque total 2,77 3,79 10,93 25,18 30,63 3,39 0,44 22,87 100 Setembro de 2011 R$ em estoque % do estoque total 2,7 4,83 4,08 17,04 34,75 4,1 0,19 32,32 100 Reduo (Fev. - Set) Em R$ Em%

96.514,56 132.136,75 381.005,66 877.626,57

65.652,42 117.301,38 99.043,82 414.074,87 844.619,70 99.616,03 4.701,33 785.422,07 2.430.431,62

30.862,14 14.835,37 281.961,84 463.551,70 222.887,73 18.658,11 10.477,94 11.528,21 1.054.763,04

31,98 11,23 74,00 52,81 20,88 15,77 69,03 1,45 30,26

Matria-prima 1.067.507,43 Produtos Acabados Produtos Intermedirios Produtos Padronizados Total 118.274,14 15.179,27 796.950,28 3.485.194,66

Quadro 1 - Posio do Estoque em valores reais e percentuais Fevereiro a Setembro de 2011 Fonte: dos autores, 2011. No decorrer de oito meses foram realizadas a avaliao e estudos dos valores de estoque, acompanhando-se as tendncias de cada tipo de material ao longo do perodo. Considerando as peculiaridade de cada um dos tipos de materiais o ms de setembro encerrou-se com os valores apresentados no Quadro 1 . Como podemos observar no Quadro 1, o trabalho de reduo de estoques totais dos ltimos oito meses atingiu uma diminuio na ordem de trinta por cento (30,26%) do valor inicial (fevereiro). Em nmeros houve reduo de um milho e cinquenta e quanto mil e setecentos e sessenta e trs reais com quatro centavos (R$1.054.763,04) nos estoques totais.

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A partir da anlise do Quadro 1 evidencia-se a importncia administrao dos estoques, tendo em vista que os estoques apenas desempenham uma funo que no a sua, pois na verdade eles servem para garantir que as empresas possam ter consistncias em suas entregas, ou seja, ao vender seus produtos, poder entreg-los na quantidade, no dia e hora marcados. Contudo, conforme Chopra e Meindl (2003) isso s acontecer se as empresas utilizarem uma estratgia adequada.

5. Consideraes Finais A competitividade crescente esta pressionando cada vez mais as empresas no que tange a reduo dos custos e os nveis de atendimento ao cliente. Fazendo com que as empresas analisem seus processos internos e sua cadeia de suprimento com o intuito de minimizar os custos. Um conceito que refora essa afirmao o de Tapping, Shuker e Lyster (2002) , que afirma que hoje h um quebra do tradicional conceito Preo = Custo + Lucro, que atualmente est sendo substitudo pela equao Preo Custo = Lucro. A nova equao justifica-se pelo fato de que a grande restrio hoje a demanda, devido grande competio que empurra os preos para baixo. As empresas nos ltimos tempos tm reconhecido a importncia da estratgia de administrao dos estoques por ter influncia em diversas reas da empresa, como compras, vendas, produo e finanas, tendo em vista que uma venda depende de uma ordem de compra, que por sua vez gera uma ordem de fabricao e por fim esse processo todo gera um custo. A melhor organizao desse processo influenciar diretamente no preo final do produto e por consequncia na sua competitividade. Sendo assim, a escolha de uma estratgia de administrao de estoques que melhor atenda as necessidades da empresa fundamental. Nesse sentido deu-se a discusso realizada neste artigo, cujo objetivo geral era: demonstrar que a implantao de estratgia para a administrao de estoques da empresa contribui para alavancar os resultados das organizaes. Considera-se tal objetivo como plenamente atingido, tendo em vista que houve redues de custos significativas, na ordem de um milho e cinquenta e quatro mil e setecentos e sessenta e trs reais (R$1.054.763,04), o que significou uma reduo de trinta por cento (30,26%) nos custos totais de estoque.

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