Material de Estudo

9 Arquivologia para concursos 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.
1 Arquivo: Conceito
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorr ncia do e!erc"cio de atividades espec"ficas, bem como por pessoa f"sica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos# $ei %#&'( - % de janeiro de &((&
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos bsicos: INFOR A!"O# S$%ORT& e 'OC$ &NTO. INFOR A!"O : Idia, Mensagem ou Conhecimento S$%ORT&: Meio no qual a informao est registrada 'OC$ &NTO: toda informao registrada em um su!orte material
INFOR A!"O ( S$%ORT& ) 'OC$ &NTO
'ICA *&+A*: Con"unto de documentos # AC$%&'
'ICA *&+A*: Os documentos de Arquivo so !rodu(idos ou recebidos) Isto significa que so AC*M*+A,'- dessa forma) Produ(idos ou %ecebidos # Acumulados
1., Import-ncia do Arquivo . Fun/0o e Finalidades do Arquivo Fun/0o do Arquivo: .uardar e organi(ar os documentos, tornando/os dis!on0veis as informa1es mantidas sob sua guarda) Finalidades do Arquivo: -ervir a Administrao e -ervir a 2ist3ria
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Material de estudo elaborado e organi(ado !or $uler 5ran6 +acerda 7arros) Pode ser livremente utili(ado) Contato: eulerfran6!rofessor8gmail)com
D 'ICA *&+A*: :odo documento nasce com a 5I;A+I,A,$ de -$%&I% a A,MI;I-:%A<='
1.1 'istin/0o entre Arquivo e 2i3lioteca Arquivo: o con"unto de documentos CRIA'OS ou R&C&2I'OS 4AC$ $*A'OS5 !or uma instituio ou !essoa, no e>erc0cio de sua atividade, !reservados !ara garantir a consecuo de seus ob"etivos) 2i3lioteca: o con"unto de material, em sua maioria im!resso e ;=' !rodu(ido !ela
instituio em que est inserida) ;ormalmente constitu0da de cole1es temticas e seus documentos so adquiridos !or meio de CO %RA# 'OA!AO ou %&R $TA.
'ICA *&+A*: ' Arquivo tem finalidade funcional) Preservam as informa1es que evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tem!o)
'ICA *&+A*: 's documentos de Arquivo so !rodu(idos ou %ecebidos ?acumulados@ !ela Instituio)
'ICA *&+A*: A 7iblioteca tem finalidade essencialmente cultural A guardar informa1es !ara estudo) -eus documentos so acumulados !or meio de com!ra, doao ou !ermuta)
1.6 Classi7ica/0o dos Arquivos 's Arquivo !odem ser classificados em B :IP'-) -egundo o ?a@: &ntidade antenedora: ?PCblico ou Privado@ Nature8a dos documentos: ?$s!ecial ou $s!eciali(ado@ 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
H &st9gio de &volu/0o: ?Corrente, Intermedirio e Permanente@ &:tens0o de sua atua/0o: ?-etorial ou Central@ 1.6.1 &ntidade antenedora: %odem ser %;3lico ou %rivado
%;3lico: Ergos dos Poderes $>ecutivo, +egislativo e Fudicirios, nas esferas 5ederal, $stadual, Munici!al e do ,5) :ambm so considerados !Cblicos os Arquivos das 5unda1es PCblicas e $m!resas PCblicas) %rivado: -o aqueles mantidos !or instituio de carter !articular) $>: arquivo do 7radesco, Arquivo das +o"as %enner, arquivo da :& 7ras0lia)
'ICA *&+A*: Marilena +eite Paes, a!resenta a seguinte diviso: PCblicos,
Institucionais, Comerciais, Pessoais ou 5amiliares) -obre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, !essoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados)
1.6., Nature8a dos documentos: %odem ser &speciais ou &speciali8ados &speciais: -o arquivos em que os documentos cu"a forma f0sica ?su!orte@ e>i"a cuidado es!ecial, diferenciado, !or causa da sua !reservao ou manuseio) &speciali8ados: -o aqueles que mantGm em sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento) 'ICA *&+A*: Arquivos &speciais: %elacionado a forma f0sica do documento, relacionado ao su!orte do documento) $>: 5oto, 5ilme, ;egativo, Microfilme
'ICA *&+A*: Arquivos &speciali8ados: %elacionado a assunto es!ec0fico, relacionado a uma rea do conhecimento) $>: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de $ngenharia) 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
B 1.6.1 &st9gio de &volu/0o: %odem ser Corrente# Intermedi9rio e %ermanente Arquivo Corrente: -o os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utili(ados !ela instituio) ;o Arquivo Corrente os documentos !ossuem grande freqIGncia de uso, !ossuem fim administrativo) Arquivo Intermedi9rio: -o os Arquivos que guardam os documentos menos utili(ados !ela instituio) ;o Arquivo Intermedirio os documentos !ossuem bai>a freqIGncia de uso, mas ainda !ossuem fim administrativo) Arquivo %ermanente: -o os Arquivos que guardam os documentos que, " tendo cum!rido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so !reservados, conservados, !elo seu valor hist3rico !ara Instituio)
'ICA *&+A*:
C orrente I ntermedirio P ermanente
'ICA *&+A*:
' Arquivo Intermedirio tambm !ode ser denominado !or +IM7' ou P*%.A:E%I'
'ICA *&+A*: Arquivo Corrente a fase em que os documentos so criadosJ / ;esta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultadosJ / 's arquivos correntes se locali(am nos !r3!rios setores que !rodu(emKrecebem os documentos ?Arquivos -etoriais@ ou em locais !r3>imos a estes ?Arquivo CentralK.eral@)
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L 'ICA *&+A*: Arquivo Intermedi9rio a fase em que os documentos ainda tGm valor administrativo mas so !ouco consultadosJ / Permite que os setores otimi(em seu es!aoJ / ;o h necessidade de serem conservados !r3>imos aos setoresJ / ;esta fase, os documentos aguardam sua destinao final ?eliminao ou guarda !ermanente@J / tambm chamado de limbo ou !urgat3rio)
'ICA *&+A*: Arquivo %ermanente a fase em que os documentos " !erderam seu valor administrativo e so guardados !elo seu valor hist3rico, !robat3rio ou informativoJ / 's documentos desta fase FAMAI- sero eliminados)
'ICA *&+A*: Arquivo %ermanente ,ocumentos de Arquivo Permanente <A
AIS !odero ser eliminados
1.6.6 &:tens0o de sua atua/0o: %odem ser Arquivos Setoriais ou Centrais Arquivos Setoriais: -o aqueles instalados no setores que utili(am os documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia) Arquivos Centrais: -o aqueles locali(ados fora do local de trabalho, e acumulam em um Cnico local, documentos de !rovenientes dos diversos setores da instituio, de forma centrali(ada) 'ICA *&+A*:
;o confundir Arquivo Central com 5ase Intermediria ou Arquivo Intermedirio
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N 'ICA *&+A*:
;o confundir Arquivo Central com 5ase Intermediria ou Arquivo Intermedirio
'ICA *&+A*: Arquivo Setorial
um Arquivo descentrali(ado trabalho !ossui o seu)
Cada setor de
'ICA *&+A*: Arquivo Central
um
Arquivo
Centrali(ado,
recebem
os
documentos correntes dos diversos setores da instituio)
1.= Classi7ica/0o dos 'ocumentos 's documentos de Arquivo !ossuem a seguinte Classificao +>nero &sp?cie @ Tipologia 'ocumental Forma Formato Nature8a do Assunto 1.=.1 +>nero Podem ser: M $scritos ou :e>tuais Iconogrficos -onoros 5ilmogrficos Informticos ou digitais Cartogrficos Microgrficos 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
M 'ICA *&+A*: 'ocumentos escritos ou te:tuais ,ocumentos cu"a informao este"a escrita ou te>tual e im!ressa) $>): Contrato, atas, relat3rios, certid1es
'ICA *&+A*: 'ocumentos iconogr97icos ,ocumentos cu"a informao este"a em forma de imagem esttica) $>): 5otografia, negativos, dia!ositivos?slides@, desenho e gravuras
'ICA *&+A*: 'ocumentos sonoros ,ocumentos cu"a informao este"a em forma de somKaudio) $>): $scuta telefOnica, discurso gravado em fita cassete
'ICA *&+A*: 'ocumentos 7ilmogr97icos ,ocumentos cu"a informao este"a em forma de imagem em movimento ?com ou sem som@) $>): Pel0culas filmogrficas, filmagens, v0deos
'ICA *&+A*: 'ocumentos in7orm9ticos ou digitais ,ocumentos gravados em meio digital e que, !or isso, necessitam de equi!amentos eletrOnicos !ara serem lidos) $>): Arquivo em MPH, Arquivo do Pord
'ICA *&+A*: 'ocumentos cartogr97icos ,ocumentos que re!resentem, de forma redu(ida, uma rea maior) $>): Ma!as e Plantas
'ICA *&+A*: 'ocumentos microgr97icos ,ocumentos em microformas) $>): Microfilmes e microfichas 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
S 1.=., &sp?cie@Tipologia documental &sp?cie a denominao que se d ao as!ecto formal de um documento, as institui1es !ossuem diversas es!cies, e>): 'f0cio, memorando, declarao, certido) Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada es!cie Q funo ou atividade que o documento ir e>ercer) $>): ,eclarao de Im!osto de %enda, Certido de nascimento) 'ICA *&+A*: &sp?cie e Tipologia documental &sp?cie Contrato Alvar Certido Tipologia Contrato de locao Alvar de funcionamento Certido de nascimento
1.=.1
Forma classificao relacionada quanto Q forma do seu estgio de !re!arao do documento) -o as formas documentais: %ascunho ou MinutaJ 'riginal e C3!ia)
1.=.6
Formato ,enomina/se formato de um documento o seu as!ecto f0sico, inde!endente da informao nele registrada) -o formatos documentais, a 5icha, livro, caderno, !ergaminho)
1.=.=
Nature8a do assunto $m relao Q ;ature(a dos assuntos, os documentos so classificados como OST&NSIAOS ou SI+I*OSOS 'ICA *&+A*: Ostensivo ) ordin9rio a classificao dada ao documento cu"a divulgao no !re"udica a administrao) ' documento ostensivo !ode ser de livre conhecimento)
'ICA *&+A*: Sigiloso ,ocumento que, !or sua nature(a, devem ser de conhecimento restrito)
,ecreto B)LLHKDRRD
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T ' ,ocumento classificado como sigiloso ser diferenciado !elo .%A* ,$ -I.I+') -o B os graus de sigilo) 'ICA *&+A*: +rau de Sigilo . 6 +RA$S *ltrassecreto -ecreto Confidencial %eservado
$ltrassecretos: Assuntos que requerem e>ce!cinal grau de segurana e cu"o teor sB devem se do conCecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cu"o teor !odem ser do conhecimento de pessoas que# sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, s0o autori8adas a deles tomar conCecimento# 7uncionalmente) Con7idencial: Assuntos que, embora n0o requeiram alto grau de seguran/a, seu conCecimento por pessoa n0o autori8ada pode ser preDudicial a um individuo ou criar em3ara/os administrativos. Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do !Cblico em geral)
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9R , Ciclo Aital do 'ocumentos . Teoria das 1 idades A Arquivologia adota a Teoria das 1 idades ou Ciclo Aital dos documentos !ara classificar os estgios ou fases !elas quais !assam os documentos dentro uma instituio) ?Corrente, Intermedirio e Permanente@ 9U idade DU idade HU idade C Corrente I Intermedirio % Permanente
'ICA *&+A*: Arquivo de 9U idade # Arquivo Corrente Alto grau da freqIGncia de uso ,ocumentos em curso ;ecessitam estar !r3>imos aos usuriosKsetores de trabalho -erve a Administrao
'ICA *&+A*: Arquivo de DU idade # Arquivo Intermedirio 7ai>o grau da freqIGncia de uso ;o necessitam estar !r3>imos aos usuriosKsetores de trabalho A !ermanGncia nessa fase transit3ria Aguardam destinao final :ambm conhecido !or limbo ou !urgat3rio -erve a Administrao
'ICA *&+A*: Arquivo de HU idade # Arquivo Permanente ,ocumentos que no !ossuem valor de nature(a administrativa, mas que so conservados !elo seu valor hist3rico Permitem conhecer a 2ist3ria da Instituio %evelam a origem e constituio da Instituio -erve a 2ist3ria
,.1 Aalor do 'ocumento 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444

99 ' documento s3 guardado, !reservado !ela instituio, !orque !ossui algum valor) $sse valor !ode ser Administrativo ou 2ist3rico) A Arquivologia denomina o valor administrativo como AA*OR %RI ERIO. A Arquivologia denomina o valor hist3rico como AA*OR S&C$N'ERIO. 'ICA *&+A*: &alor Primrio # &alor Administrativo ,ar su!orteKa!oio Qs atividades da instituio um valo tem!orrio A $m determinado momento o valor administrativo ir acabar :odo documento nasce com valor administrativo 5inalidade: -ervir a Administrao
'ICA *&+A*: &alor -ecundrio # &alor 2ist3rico ,ocumento que !erdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor hist3rico -erve de fonte de !esquisa !ara terceiros e ou !ara !r3!ria instituio 5inalidade: -ervir a 2ist3ria
'ICA *&+A*: &alor -ecundrio # &alor 2ist3rico ' documento que !ossuir valor secundrio !oder ser recolhido ao Arquivo !ermanente ' documento de valor secundrio FAMAI- !oder ser eliminado
9U idade DU idade HU idade
C Corrente I Intermedirio % Permanente
&alor Primrio &alor -ecundrio
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9D ,., %ra8o de +uarda dos 'ocumentos ' Pra(o de guarda dos documentos o !er0odo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio) ' Pra(o de guarda vincula/se Q determinao do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: 5reqIGncia do uso das informa1es contidas nos documentos $>istGncia de leis ou decretos que regulem a !rescrio legal dos documentos ?!ra(o !rescricional@ $>istGncias de outras fontes com as mesmas informa1es ?documentos reca!itulativos@ ;ecessidade de guarda de documentos !or !recauo, em virtude das !rticas administrativas ?!ra(os !recaucionais@
,.1 'estina/0o Final dos 'ocumentos :odo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado Q sua destinao final) A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele !erder seu valor administrivoKvalor !rimrio) 'ICA *&+A*: ,estinao 5inal dos ,ocumentos &limina/0o: Vuando o documento que !erdeu o valor administrativo, no a!resentar valor hist3rico +uarda %ermanente: Vuando o documento que !erdeu o valor administrativo, a!resentar valor hist3rico
,.6 Ta3ela de Temporalidade de 'ocumentos o instrumento resultante da eta!a de avalia/0o dos documentos) ela, a tabela de tem!oralidade, que determina o pra8o de guarda dos documentos nas fases corrente e intermedirio, bem como indica a destina/0o 7inal ?eliminao ou recolhimento !ara guarda !ermanente@) A tabela de tem!oralidade ser elaborada !ela C%A' F Comiss0o %ermanente de Avalia/0o de 'ocumentos ou Comiss0o de An9lise de documentos. 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
9H &::
CBdigo GG, G,,.11 G,6.1 G,6., Assunto %lanos e proDetos de tra3alCo Cursos internos FolCa de pagamento &scala de F?rias %ra8o de +uarda Corrente Intermedi9ria = anos H anos = anos F = anos H= anos I anos F 'estina/0o 7inal +uarda %ermanente +uarda %ermanente &limina/0o &limina/0o
A !artir dos dados a!resentados na tabela acima, !odemos verificar a e>istGncia de J$ATRO situa1es) G,6., A ' documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado sem !assar !ela fase intermediria) G,6.1 A ' documento foi criado na fase corrente, cum!re seu !ra(o de guarda nessa fase, !osteriormente ser trans7erido !ara o Arquivo Intermedirio, onde cum!rir seu !ra(o de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado) G,,.11 A ' documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolCido ao Arquivo Permanente) RRD A ' documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser trans7erido !ara o Arquivo Intermedirio, onde cum!rir seu !ra(o de guarda, cessada essa fase ele ser recolCido ao Arquivo Permanente)
'ICA *&+A*: :ransferGncia a !assagem dos documentos da fase corrente !ara a intermediria
'ICA *&+A*: %ecolhimento a !assagem dos documentos das fases corrente e intermediria !ara a fase !ermanente
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9B 1 ?todo de Arquivamento Arquivamento con"unto de o!era1es destinadas ao acondicionamento e ao arma(enamento de documentos) ' mtodo de Arquivamento corres!onder Q forma que os documentos sero arma(enados, visando a sua locali(ao futura) 'ICA *&+A*: Acondicionamento F Arquivamento 2ori(ontal 's documentos so dis!ostos uns sobre os outros Indicados !ara Arquivo Permanentes e !ara documentos de grandes dimens1es como !lanta, ma!a e desenho
'ICA *&+A*: Acondicionamento / Arquivamento &ertical 's documentos so dis!ostos um atrs do outro em gaveta ou estantes Indicado !ara Arquivo Corrente, agili(a a busca e a locali(ao dos documentos
's Mtodos de Arquivamento, em relao Q ordenao !odem ser divididos em 'OIS grandes sistemas: 'IR&TO e IN'IR&TO. 'ICA *&+A*: ,ireto A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado Caracter0stico dos mtodos: Al7a3?tico +eogr97ico 'icion9rio &nciclop?dico
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9L 'ICA *&+A*: Indireto aquele em que, !ara se locali(ar o documento necessita antes concultar um 0ndice ou um c3digo busca do documento feita diretamente no local onde est guardado) Caracter0stico dos mtodos: ;umrico sim!les ;umrico cronol3gico ;umrico digito/terminal ,ecimal ,u!le>
Os m?todos mais comumente utili8ados s0o os seguintes 1.1 Mtodo Alfabtico Mtodo ;umrico ? -im!les, Cronol3gico ou ,igito :erminal Mtodo .eogrfico Mtodo Ideogrfico ?todo Al7a3?tico um mtodo direto, no e>ige a adoo de 0ndice !ara que o documento se"a locali(ado) A busca se d diretamente no documeto)
'ICA *&+A*: Mtodo Alfabtico *tili(a um nome e>istente no documento *tili(a todas as letras do nome, !ara diferenciar documentos que comeam com a mesma letra
&:emplos: 1F A em!resa WXY, ao organi(ar a !asta funcional de seus em!regados, utili(ou o mtodo alfabtico?organi(ao a !artir dos nomes dos em!regados@) Para tanto, foram organi(ados os seguintes nomes: 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
9N
I A Alfredo Maia %odrigues II A -everino Alves dos -antos FCnior III A Foaquim Pereira da 7oa Morte I& A Mauricio -oares 5ilho & A Maria Alves &illas 7oas &I / 5ernanda Moreira Aguiar Vual seria a ordem corretaZ a@ c@ e@ I A &I A III A & A I& A II II A & A I A &I A III A I& I A II A III A I& A & / &I b@ &I A & A I& A II A III A I d@ &I A III A I A II A I& A &
,F ;o escrit3rio de contabilidade, o contador organi(ou as !astas referente a seus clientes utili(ando/se do mtodo alfabtico ?!or nome de em!resas@) Para tanto, foram organi(adas as seguintes !astas: I A -u!ermercado 7arato II A A 5eminina III A Curso A!rovao I& A ' .lobo & A Madeireira Cu!im Vual seria a ordem corretaZ a@ c@ e@ III A I A & A II / I& III A II A I& A & A I & A I& A III A II / I b@ II A III A & A I& A I d@ I A II A III A I& A &
1F A $m!resa 5estil $ventos organi(ou suas fitas de v0deo relativas aos eventos que organi(ou a !artir dos nomes dos referidos eventos utili(ado/se do mtodo alfabtico) 5oram organi(adas as fitas dos seguintes eventos: I A Primeiro -eminrio de Arquivologia II A H[ -im!3sio de 7iblioteconomia III A W& Congresso de ,ireito I& A Vuinto $ncontro de Contadores do ,5 & A ML[ Curso de Medicina Alternativa Vual seria a ordem corretaZ a@ I A II A I& A III / & b@ I A II A I& A & A III c@ III A I A I& A & / II d@ III A & A I& A I A II e @ & A I& A III A II / I
Respostas: 1.d ,.c 1.d
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9M 1.1.1 Regras de Al7a3eta/0o ' Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes: 'ICA *&+A*: ;ome de Pessoas 50sicas Considerar o Cltimo sobrenome, de!ois o !renome)
&:emplo: Ariovaldo ,ias 5urtado 5ran6 Mene(es .ilberto Alves %esende 'tac0lio .uedes Marques Arquivam/se:
%esende, .ilberto Alves Mene(es, 5ran6 Marques, 'tac0cio .uedes 5urtado, Ariovaldo ,ias
O2S: SO2R&NO &S I+$AIS, !revalece a ordem alfabtica do !renome: &:emplo: ,aniele 5irme Miranda 5bio CorrGa Miranda +uciano CorrGa Miranda &ene(a 5irme Miranda Arquivam/se:
Miranda, &ene(a 5irme Miranda, +uciano CorrGa Miranda, 5bio CorrGa Miranda, ,aniele 5irme
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9S O2S: SO2R&NO &S CO %OSTOS de um su3stantivo e um adDetivo ou ligados por CK7em no se se!aram, quando trans!ostos !ara o in0cio) &:emplo: Camilo Castelo 7ranco 2eitor &illa/+obos Foaquim da 7oa Morte -everino Monte ;egro Arquivam/se:
&illa/+obos, 2eitor Monte ;egro, -everino Castelo 7ranco, Camilo 7oa Morte, Foaquim da
O2S: SO2R&NO &S CO %OSTOS de um su3stantivo e um adDetivo ou ligados por CK7em no se se!aram, quando trans!ostos !ara o in0cio) &:emplo: Camilo Castelo 7ranco 2eitor &illa/+obos Foaquim da 7oa Morte -everino Monte ;egro Arquivam/se:
&illa/+obos, 2eitor Monte ;egro, -everino Castelo 7ranco, Camilo 7oa Morte, Foaquim da
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9T O2S: SO2R&NO &S formados com as !alavras -A;:A- ou -=' seguem a mesma regra do sobrenome com!osto !or um su3stantivo e um adDetivo, quando trans!ostos !ara o in0cio devem ser acom!anhandos dos nomes que os sucedem) &:emplo: Adriana P) -anta 5 Foo do -anto Cristo Fos Carlos -o Paulo %icardo -anta %ita Arquivam/se:
-anta %ita, %icardo -anta 5, Adriana P) -o Paulo, Fos Carlos -anto Cristo, Foo do
O2S: AS A2R&AITIAAS de !renomes tGm !recedGncia na classificao de sobrenomes iguais) &:emplo: $) -ilva $dis -ilva $stevo -ilva $veraldo -ilva Arquivam/se:
-ilva, $dis -ilva, $) -ilva, $veraldo -ilva, $stevo
1.1.1.1.
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DR O2S: ARTI+OS & %R&%OSI!L&S no so considerados): a# o#de#dM# da# do# e# um# uma. &:emplo: Arnaldo do Couto Mrcio Mrio do ;ascimento Marcos %oberto AraC"o da -ilva %icardo d\Andrade Arquivam/se:
Couto, Arnaldo do Andrade, %icardo d]
-ilva, Marcos %oberto AraC"o da -ilva
;ascimento, Marcio Mrio do
O2S: SO2R&NO &S que e>!rimem grau de !arentesco so considerados !arte do Cltimo sobrenome) &:emplo: $dison Miranda FCnior 's3rio Miranda ;eto Mrcio Cerqueira -obrinho Pilson %odrigues da -ilva 5ilho Arquivam/se:
-ilva, Pilson %odrigues da -ilva 5ilho
Miranda ;eto, 's3rio Miranda FCnior, $dison Cerqueira -obrinho, Mrcio
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D9 O2S: TNT$*OS no so considerados, Mas so colocados a!3s o fim do nome, entre !arGnteses) &:emplo: Coronel $merson Pontes Ministro Forge Cardoso Professor Carlos 5ernandes -oldado Pilson %) -ilva Arquivam/se:
-ilva, Pilson %) ?-oldado@ Pontes, $merson ?Coronel@ 5ernandes, Carlos ?Professor@ Cardoso, Forge ?Ministro@
O2S: NO &S &STRAN+&IROS so considerados !elo Cltimo sobrenome, salvo no caso de nomes espanCBis e orientais. &:emplo: Arnold -châ(ernegger .eorge Pal6er 7ush Charles Cha!lin Adolf 2itlher Arquivam/se:
-châ(enegger, Arnold ?-oldado@ 2itler, Adolf
Cha!lin, Charles 7ush, .eorge Pal6er
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DD O2S: NO &S &STRAN+&IROS &S%ANOOIS ou OIS%PNICOS ?!a0ses de l0ngua es!anhola@# os dois Cltimos nomes sobrenomes devem ser trans!ortados !ara o in0cio) &:emplo: $nrico .utierre( -ala(ar Fuan %amire( Abadia Maria Pereira de +a 5uente Pablo Puentes 2ernande( Arquivam/se:
%amire( Abadia, Fuan Puentes 2ernande(, Pablo Pereira de +a 5uente, Maria .utierre( -ala(ar, $nrico
O2S: NO &S &STRAN+&IROS ORI&NTAIS . <A%ON&S&S# COIN&S&S# COR&ANOS & ARE2&S# so registrados como se a!resentam) &:emplo: Abdulah Mustafah A ?rabe@ +a^ _im Chong A ?coreano@ +i Xutang A ?chinGs@ -asa(a6i Xonoàma ?"a!onGs@ Arquivam/se:
+a^ _im Chong Abdulah Mustafah -asa(a6i Xonoàma +i Xutang
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DH
O2S: FIR AS# & %R&SAS e INSTIT$I!L&S# se registra como se a!resentam, mas no se consideram os artigos e !re!osi1es) &:emplo: Antonio -ilva e Cia Associao dos Fornalistas A :entao $l Pa0s Arquivam/se:
:entao, ? A@ Pa0s, ?$l@ Associao dos Fornalistas Antonio -ilva e Cia
O2S: &
TNT$*OS '& CON+R&SSO# CONF&RNCIAS# ASS& 2*&IAS#
os ;Cmeros arbicos, romanos ou escritos !or e>tenso devero a!arecer no fim, entre !arGnteses) &:emplo: II $ncontro ;acional de Arquivistas H[ Curso de CiGncias Contbeis Vuinto Congresso de 7iblioteconomia DB[ -eminrio de ,ireito Arquivam/se:
-eminrio de ,ireito ?DB[@ $ncontro ;acional de Arquivistas ?II@
Curso de CiGncias Contbeis ?H[@ Congresso de 7iblioteconomia ?quino@
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DB 1., ?todo Num?rico quando o mtodo de arquivamento 7eito por ordena/0o num?rica.
'ICA *&+A*: 1.,.1
QTO'O N$ QRICO
Mtodo ;umrico -im!les Mtodo ;umrico/Cronol3gico Mtodo ;umrico/,igito/:erminal
?todo Num?rico Simples dado um n;mero para cada documento
Vuando o !rinci!al elemento a ser considerado em um documento o seu n;mero. A busca feita !or um nome, !or isso e>ige um 0ndice alfabtico, tambm conhecido como ONO ESTICO. 'ICA *&+A*: QTO'O N$ QRICO SI %*&S
Mtodos que necessitam de 0ndices so IN'IR&TOS
1.,.,
?todo Num?ricoFCronolBgico
,ocumentos organi(ados !or uma data) ;o necessrio que se"a a data de !roduo do documento) o mtodo ideal !ara arquivar documentos contbeis ?balano e balancete, dirio@, contas a !agar, contas a receber) 'ICA *&+A*: $>em!los: 7alano contbil de : 9TTS, 9TTT, DRRR Contas de gua !or mGs: R9, RD, RH Pronturio mdico organi(ado !or data de nascimento do !aciente) Foo Paulo Medeiros A nascimento A 9LK9RK9TSR QTO'O N$ QRICOFCRONO*R+ICO
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DL 1.,.1 ?todo Num?ricoF'igitoFTerminal
,ocumentos organi(ados a !artir de n;meros que a eles foram atribu0dos) Muitas ve(es, !orm, tais nCmeros so enormes, dificultando o trabalho) Assim o mtodo 'igitoFTerminal 4 dois ;ltimos n;meros5 ser o indicado) 'ICA *&+A*: QTO'O N$ QRICO 'I+ITOFT&R INA*
,ecom!or o nCmero dois a dois e utili(ar os dois Cltimos nCmeros $>: ;Cmero do documento: 9TS)BNL Para o arquivamento: 9T)SB)NL
O2S: Compara/0o entre os m?todos Num?ricos: Simples e 'igitoFTerminal

N;meros a serem organi8ados 16.I=S ,=6.IST H1=.THS I.TTT 6II.HHS ?todo Num?rico Simples I.TTT 16.I=S ,=6.IST 6II.HHS H1=.THS 'rgani(ados em ordem crescente ?todo Num?rico 'igitoFTerminal G1F6IF=S GGFITFTT ,=F6IFST H1F=TFHS 6IFIHFHS 'rdenao feita a !artir dos dois Cltimos d0gitos 'rgani(ados em ordem crescente
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DN 1.1 ?todo +eogr97ico 's documentos sero arquivados de acordo com local# lugar ou setor. considerado a origem, a proced>ncia do documento)
'ICA *&+A*:
QTO'O +&O+REFICO
+ocal ou -etor de origem # ProcedGncia # +ugar
'ICA *&+A*:
QTO'O +&O+REFICO
Podem ser !or: Pa0s $stado Cidade
'ICA *&+A*:
QTO'O +&O+REFICO . %ANS
's %ANS&S devero ficar em ordem al7a3?tica ,entro de cada !a0s, a 1U cidade dever ser a CA%ITA* As demais cidades seguem em ordem alfabtica
&:emplo:
A*ESIA +RQCIA FRAN!A &S%ANOA CANA'E 2Q*+ICA AR+&NTINA 7uenos Aires C3rdoba Mar del Plata Mendon(a :rGs +agos
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DM 'ICA *&+A*: QTO'O +&O+REFICO . &STA'O
's &STA'OS devero ficar em ordem al7a3?tica ,entro de cada estado, a 1U cidade dever ser a CA%ITA* As demais cidades seguem em ordem alfabtica &:emplo:
TOCANTINS S"O %A$*O %ARANE +OIES C&ARE 2AOIA A*A+OAS Macei3 Ara!iraca Palmeira dos andios Penedo -antana do I!anema
'ICA *&+A*:
QTO'O +&O+REFICO . CI'A'&
Vuando o Arquivo organi(ado !or cidade, sem a se!arao !or estado, devero: As CI'A'&S devero ficar em ordem al7a3?tica Indicar ao final de cada cidade, o estado corres!ondente) &:emplo:
Taguatinga 4'F5 S0o %aulo 4S%5 %iripiri 4%I5 acap9 4A%5 *ages 4SC5 Campinas 4S%5 Arapiraca 4A*5
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DS 1.6 ?todo Ideogr97ico 'rgani(a os documentos !or assunto) *ma ve( idenficados os assuntos, os temas gerais !odem ser considerados !or nome ou c3digos numrico a eles atribu0dos) 's c3digos numrico sem!re a!resentao uma relao do .$%A+ !ara o Particular) 'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS
Podem ser Al7a3?tico ou Num?ricos 'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS F A*FA2QTICO
'ICIONERICO A 'rdenao alfabtica, como um dicion9rio &:emplo:

Sal9rios F?rias 'emiss0o Controle de estoque Contas a rece3er 4SC5 Contas a pagar Admiss0o
'ICA *&+A*:
QTO'O I'&O+REFICOS F A*FA2QTICO
$;CIC+'P$,IC' A 'rgani(ados, agru!ados sob t0tulos gerais e dentro dele alfabeticamente &:emplo: FINANC&IRO Contas a pagar Contas a rece3er AT&RIA* aterial de consumo aterial permanente %&SSOA* A3ono Admiss0o F?rias 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
DT 'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS N$ &RICO
atribu0dos a cada assunto: '$%*&V ou '&CI A*# do .eral !ara o Particular 'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS F '&CI A*
Q *imitado a divis0o de 1G classes Q o m?todo utili8ado pelo CONARJ Atri3uKdos do +eral para o %articular
'ICA *&+A*:
QTO'O I'&O+REFICOS F '$%*&V
N"O possui limita/0o de cria/0o de classes &:emplos '$%*&V . %&SSOA* 9)9 5rias 9)D Admisso 9)H -alrios 9)B ,emisso A FINAC&IRO D)9 Contas a !agar D)D Contas a receber A AT&RIA* H)9 Material de consumo H)D Material !ermanente
D H
'&CI A* G,G . %essoal G,, . Aper7ei/oamento e treinamento G,,.1 . Cursos RDD)9D A Promovidos !or outra instituio RDD)9D9 A ;o 7rasil RDD)9DD A ;o $>terior G,,., . &st9gios RDD)D9 A Promovidos !or outra instituio RDD)DD9 A ;o 7rasil RDD)DDD A ;o $>terior
1.=
?todo de Arquivamento que dever9 ser adotadoW ;a hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a nature8a dos documentos 4 especiais ou especiali8ados5 e a estrutura da institui/0o ) A instituio !oder adotar quantos mtodos forem necessrios !ara bem organi(ar seus documentos 'ICA *&+A*: QTO'O '& ARJ$IAA &NTO F A escolCa
' Mtodo de Arquivameto escolhido !ela ;ature(a dos documentos e !ela estrutura da instituio A instituio !ode ter quantos mtodos forem necessrios 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HR 6 Organi8a/0o do Arquivo ;o momento em que uma organi(ao toma a deciso de organi(ar seu arquivo, necessrio que se"a reali(ada uma cam!anha de sensibili(ao a toda em!resa, envolvendo os diversos n0veis hierrquicos, com o ob"etivo de envolver todos no !ro"eto) A organi(ao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro eta!as: +evantamento de dadosJ Anlise dos dados coletadosJ Plane"amentoJ Im!lantao e acom!anhamento
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . 6 &TA%AS 1 . *evantamento dos dados , . An9lise dos dados coletados 1 .%laneDamento 6 . Implanta/0o e acompanCamento
6.1 *evantamento dos dados ;essa fase necessrio reali(ar o estudo, o e>ame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas) necessrio, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na instituio) 'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . *evantamento Q necess9rio conCecer# analisar# estudar: ;ormas, organogramas, estatuto, regimento .Gneros documentos ? te>tual, iconogrfico, sonoro, etc))@ $s!cies mais freqIentes ? of0cio, relat3rio, fatura, !ro"eto, eto))@ Modelos e formulrios em uso Vuantidade e estado de conservao do acervo Mtodos de Arquivamento utili(ados $>istGncia de registro e !rotocolo Mdia de arquivamento dirio Controle de em!rstimo e consulta $>istGncia de normas e manuais de arquivo 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
H9
'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . *evantamento Q necess9rio conCecer# tam3?m: Juantidade de servidores no arquivo# 7orma/0o pro7issional e escolaridade Juantidade de equipamento# modelo e estado de uso Situa/0o 7Ksica do arquivo 4 rea ocu!ada, luminosidade, umidade, ti!o de !roteo contra incGndio e outros sinistros5
6., An9lise dos dados coletados ;esta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o 'IA+NRSTICO sobre a real situao do arquivo) !ro!or as altera1es, modifica1es necessrias) ' ,iagn3stico dever indicar os !ontos de atrito, as falhas e>istentes na instituio quanto ao uso dos arquivo. 'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . An9lise de dados &la3ora/0o do 'IA+NRSTICO 6.1 %laneDamento nesta fase que ser elaborado o %*ANO ARJ$IAISTICO. $le definir a !osio do arquivo na estrutura do 3rgo, os servios, as normas e todo recurso necessrio !ara o bom funcionamento) 'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . %laneDamento 'ever9 considerar: Posio do arquivo na estrutura do 3rgo Centrali(ao ou descentrali(ao do Arquivo Mtodo de arquivamento ;ormas de funcionamento Vualificao de recursos humanos Instala1es e equi!amentos Constituio de Arquivos intermedirio e !ermanente com base nesse diagn3stico ir
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HD %ecursos financeiros necessrios e os dis!on0veis
6.6 Implanta/0o e AcompanCamento nessa fase que o que foi !lane"ado ser colocado em !rtica, ser e>ecutado, ser im!lantado) nessa fase que as orienta1es e normas descritas no MA;*A+ ,$ A%V*I&' sero im!lantadas na instituio) 'ICA *&+A*: OR+ANIXA!"O 'OS ARJ$IAOS . Implanta/0o e AcompanCamento Im!lantao e acom!anhamento e controle de tudo que foi !lane"ado Im!lantao das orienta1es descritas no Manual de Arquivo ' Manual de arquivo dever ser sem!re revisto, atuali(ado quando necessrio
+est0o de 'ocumentos Con"unto de !rocedimentos e o!era1es tcnicas referentes Qs atividades de !roduo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento !ara guarda !ermanente)
+ei S)9LTK9TT9 / b H[
A .esto de documentos atingida !or meio do !lane"amento, organi(ao, controle, coordenao, dos recursos humanos, do es!ao f0sico e dos equi!amentos, com o ob"etivo de a!erfeioar o ciclo documental) 'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS Vualquer atividade que vise controlar o flu>o de documentos e>istentes, de forma a assegurar a eficiGncia das atividades
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS F O2<&TIAOS .arantir, assegurar, de forma eficiente: a !roduo,
administrao, manuteno e destinao de documentos .arantir que a informao estar dis!on0vel no momento necessrio ao usurio ?instituio, estado, !essoa@
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HH $liminao de documentos que no !ossuem administrativo, fiscal, legal ou !ara fins de !esquisa cient0fica ou hist3rica Assegurar uso adequado da microgrfica, !rocessamento automati(ado de dados, e outras tcnicas da gesto da informao Contribui !ara o acesso e a !reservao dos documentos que devero ser guardados e !reservados !or seus valores hist3ricos, cint0ficos, valores secundrios)
=.1
A +est0o 'ocumental acontece em 1 FAS&S 39sicas: P%',*<=' / *:I+IYA<=' / ,$-:I;A<='
=.1.1
+est0o 'ocumental F %RO'$!"O $laborao de documentos em ra(o das atividades es!ec0ficas de uma instituio ou setor) 'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS . %RO'$!"O . 1U FAS& 'tmi(ao na criao de documentos $vitar a re!roduo desnecessrio de documentos Acontece na 7ase corrente
=.1.,
+est0o 'ocumental F $TI*IXA!"O $laborao de documentos em ra(o das atividades es!ec0ficas de uma instituio ou setor) 'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS . $TI*IXA!"O . ,U FAS& referente ao flu>o !ercorrido !elos documentos, necessrios ao cum!rimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda a!3s o tramite 'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS . $TI*IXA!"O . ,U FAS& $ssa fase envolve as atividades de !rotocolo, classificao de documentos, controle de acesso e recu!erao da informao $laborao de instrumentos de recu!erao
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HB Q desenvolvida a gest0o de arquivos correntes e intermedi9rios
=.1.1
+est0o 'ocumental . AAA*IA!"O e '&STINA!"O Atividades de anlise, seleo e fi>ao de !ra(os de guarda dos documentos) 'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS . AAA*IA!AL . 1U FAS& ,ecidir quais documentos sero eliminados e quais sero !reservados !ermanentemente Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio regida !ela lei S)9LTKT9
=.1.6
+est0o 'ocumentos . +est0o de Arquivos Correntes e Intermedi9rios 'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS CORR&NT&S Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da tramitao, e>!edio e arquivamento :Gm o ob"etivo de facilitar o acesso as informa1es contidas nos documentos As unidades res!onsveis !or esses servios so o Arquivo e o %rotocolo# Arquivo de Comunica1es administrativas e o servio de comunica1es)
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS INT&R &'IERIOS %es!onsvel !ela guarda f0sica de documentos de uso !ouco freqIente Atendem as consultas aos 3rgosKsetores de!ositantes Coordenam a transferGncia de documentos ao seu de!3sito A!licam a tabela de tem!oralidade !ara fins de eliminao ou
recolhimento
Coordenam o recolhimento de documentos !ermanentes !ara o arquivo da HU idade)
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HL
'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS INT&R &'IERIOS 's documentos s3 devem ser aceito !ara guarda intermediria quando for conhecido: ConteCdoJ !ra(o de guarda e data de eliminao ou recolhimento 'ICA *&+A*: +&ST"O '& 'OC$ &NTOS INT&R &'IERIOS 's documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de !osse dos setores que os transferiram Podem consult/lo Podem tom/lo em!restado A consulta !or H[ s3 !ermitida se autori(ada !ela unidade que o transferiu .eralmente o es!ao f0sico ?de!3sitos de arquivamento intermedirio@ so locali(ados fora do centro urbano) Mas devem !ermitir a conservao adequada contra incGndio, !oluio atmosfrica, e>cesso de umidade e lu()
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HN T %rotocolo
Con"unto de o!era1es e !rocedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no 3rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata locali(ao e recu!erao do documento) .arantido assim o acesso a informao) ' Protocolo reali(a as seguintes atividadesKo!era1es: %ecebimento %egistro Autuao Classificao $>!edioK,istribuio ControleKMovimentao
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O A atividade de !rotocolo uma atividade t0!ica de arquivo corrente
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O F Rece3imento %eceber os documentos !rodu(idos !ela instituio ou o aqueles !rodu(idos !or outras institui1es, que !ara l foram encaminhados 'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Registro Procedimento no qual o !rotocolo cadastra os dados bsico do documento Cadastrado em um sistema de controle ? manual ou informati(ado@ 's dados so utili(ados !ara locali(ao do documento
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Autua/0o ,ocumentos so transformados em !rocesso A abertura de !rocesso Insero de ca!a es!ec0fica ;umerao das !ginas Atribuio de n[ de identificao do !rocesso
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HM
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Classi7ica/0o *ma ve( recebido no !rotocolo, o documento ser analisado !ara identificar o assunto, classificando de acordo com o c3digo de classificao de documentos ,ocumentos que estiverem em envelo!es fechados ,$&$%=' -$% A7$%:'- no P%':'C'+' 's Cnicos documentos que no so abertos no !rotocolo so: PA%:IC*+A% e -I.I+'-' ?nature(a do assunto@ 'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Classi7ica/0o 's documentos '-:$;-I&' ?nature(a do assunto@ devero ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . &:pedi/0o @ 'istri3ui/0o $nviar os documentos !ara os seus destinatrios 'ISTRI2$I!"O: remessa de documentos !ara os destinatrios dentro do !r3!rio 3rgo &V%&'I!"O: remessa de documentos !ara outro 3rgo
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Controle da
ovimenta/0o@Tramita/0o
Atividade que consiste em identificar os setores !elos quais !assam os documentos) Para recu!er/lo com agilidade quando necessrio, bem como identificar !oss0veis atrasos na tramitao)
reali(ado !or sistemas informati(ados ou manuais ?livro, ficha de

!rotocolo@
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HS
%rocedimento administrativos em rela/0o ao processo Processo documento ou con"unto de documentos que e>igem estudo detalhado e !rocedimentos e>!ressados !or des!achos, !areceres tcnicos, ane>o, instru1es de !agamento de des!esa) Vue a !artir de autuados, so autori(ados !elo 3rgo a e>ecutar tal !rocedimento) Autuao ;umerao de folhas Funtada o Funtada !or ane>ao o Funtada !or a!ensao ,esa!ensao ,esentranhamento de !eas ,esmembramento de !eas ,iligGncia $ncerramento de !rocesso e abertura de volume $ncerramento de !rocesso Abertura de volume %econstituio de !rocesso
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Autua/0o :ambm conhecida como formao, abertura de !rocesso Colocao de ca!a, ordenao cronol3gica das !easJ Colocar etiqueta na ca!a com o n[ de !rotocolo ;umerar as folhas, a!or carimbo e rubrica %egistrar, conferir $ncaminhar fisicamente !ara o setor !ertinente ,escartar o envelo!e, ele no ser !ea do !rocesso
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
HT
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Numera/0o das 7olCas -ero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo !r3!rio !ara colocao de nCmero) Colocar no canto su!erior direito da !gina) A !rimeira folha a nCmero 9 A ca!a no ser numerada A numerao inicial feita no !rotocolo central ou setorial Cada unidade que receber o !rocesso e colocar mais !eas dever numer/las A !ea que estiver em tamanho redu(ido dever ser colocada em folha branco maior Processos vindos de outros 3rgos !Cblicos s3 sero renumerados se a res!ectiva numerao estiver incorreta Vualquer solicitao ou informao, dever ser feita !or des!acho no !r3!rio documento ou em folha de des!acho)
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . <untada -er e>ecutada !elo !rotocolo Central ou -etorial, mediante des!acho AN&VA!"O: ,e!endGncia entre !rocessos a serem ane>ados A%&NSA!"O: ;o h de!endGncias entre os !rocessos
Na ane:a/0o e>iste o !rocesso P%I;CIPA+ ?MAI- A;:I.'@ AC$--E%I' ?MAI- %$C$;:$@) $>em!los: Processo Princi!al Inqurito Administrativo Aquisio de material
e o MAI-
Processo Acess3rio %ecurso contra deciso do inqurito Prestao de contas
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . <untada Ane:a/0o 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444

BR ' !rocesso acess3rio renumerado +avrar termo de ane>ao na Cltima folha do mais antigo Anotar na ca!a do !rinci!al o n[ do acess3rio ?ane>ado@ %egistrar no sistema a "untada !or ane>ao
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . <untada Apensa/0o Colocar os !rocessos um sob o outro, ficando em segundo !lano o !rocesso que !ediu a "untada) Cada !rocesso continua com sua numerao original +avrar termo de a!ensao no !rocesso mais antigo, que ficar em !rimeiro lugar Anotar no !rocesso que ficar em !rimeiro lugar o n[ do a!ensado %egistrar nos sistema a "untada !or a!ensao
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'esapensa/0o A!3s deciso final o !rocesso !odero ser desa!ensados nos !rotocolo setorial onde se encontrem e>ecutada mediante indicao em des!acho A desa!ensao ocorrer antes do arquivamento +avrar o termo de desa!ensao no !rocesso que solicitou a "untada Colocar des!acho de encaminhamento em cada !rocesso %egistrar em sistema a desa!ensao
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'esentramento de pe/as 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444

B9 A retirada de folha ou !ea acontecer mediante des!acho -em!re que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento a!3s o Cltimo des!acho A numerao continua a mesma vedada a retirada da folha ou !ea inicial do !rocesso onde se encontrar o !rocesso,
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'esmem3ramento de pe/as feita !ara forma outro !rocesso, ocorrer mediante des!acho) %etirar o documento que constituir outro !rocesso A!or termo de desentramento no local onde foi retirado o documento Proceder autuao do documento retirado e renumerar as !ginas do novo !rocesso
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'ilig>ncia Vuando o !rocesso, tendo dei>ado de atender a uma formalidade indis!ensvel ou dis!osio legal devolvido ao 3rgo !ara sanar a !endGncia) ,ever ser enviado a instituio !ara que em !ra(o es!ecificado devolva com a diligencia sanada) &encido o !ra(o sem a concluso da e>igGncia, a instituio ane>ara c3!ia da convocao e o devolver ao 3rgo que !ediu diligGncia
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . &ncerramento ' encerramento acontecer quando:
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444
BD Pleito indeferido Pleito atendido, ou cum!rimento dos com!romissos arbitrados Pela e>!ressa desistGncia do interessado Vuando o desenvolvimento do !rocesso for interrom!ido !or !er0odo su!erior a um ano, !or omisso da !arte interessada
'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . A3ertura de volume *m !rocesso no deve e>ceder a DRR folhas A colocao de colchetes dever ser a D cm da margem esquerda Colocar na Cltima folha do volume anterior o termo de encerramento de volume, devidamente numerado Colocar no novo volume, logo de!ois da ca!a o termo de abertura de volume
Con"unto de o!era1es e !rocedimentos visando o controle dos documentos que 's documentos '-:$;-I&' ?nature(a do assunto@ devero ser abertos, *ma ve( recebido no !rotocolo, o documento ser analisado !ara ,ocumentos so transformados em !rocesso A abertura de Procedimento no qual o !rotocolo cadastra os dados bsico do %eceber os documentos !rodu(idos !ela instituio ou o aqueles A +est0o 'ocumental acontece em 1 FAS&S 39sicas: 's documentos s3 devem ser aceito !ara guarda intermediria quando for e o!era1es tcnicas referentes Qs atividades de
I.1
444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444

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9 Arquivologia para concursos 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.

INFOR A!"O ( S$%ORT& ) 'OC$ &NTO

'ICA *&+A*: Con"unto de documentos # AC$%&'

D 'ICA *&+A*: :odo documento nasce com a 5I;A+I,A,$ de -$%&I% a A,MI;I-:%A<='

'ICA *&+A*: Marilena +eite Paes, a!resenta a seguinte diviso: PCblicos,

C orrente I ntermedirio P ermanente

'ICA *&+A*: Arquivo %ermanente ,ocumentos de Arquivo Permanente <A

AIS !odero ser eliminados

;o confundir Arquivo Central com 5ase Intermediria ou Arquivo Intermedirio

;o confundir Arquivo Central com 5ase Intermediria ou Arquivo Intermedirio

'ICA *&+A*: Arquivo Setorial

um Arquivo descentrali(ado trabalho !ossui o seu)

'ICA *&+A*: Arquivo Central

documentos correntes dos diversos setores da instituio)

,.1 Aalor do 'ocumento 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444

9U idade DU idade HU idade

C Corrente I Intermedirio % Permanente

&alor Primrio &alor -ecundrio

Respostas: 1.d ,.c 1.d

;ascimento, Marcio Mrio do

Miranda ;eto, 's3rio Miranda FCnior, $dison Cerqueira -obrinho, Mrcio

Cha!lin, Charles 7ush, .eorge Pal6er

TNT$*OS '& CON+R&SSO# CONF&RNCIAS# ASS& 2*&IAS#

-eminrio de ,ireito ?DB[@ $ncontro ;acional de Arquivistas ?II@

Curso de CiGncias Contbeis ?H[@ Congresso de 7iblioteconomia ?quino@

'ICA *&+A*: 1.,.1

Mtodo ;umrico -im!les Mtodo ;umrico/Cronol3gico Mtodo ;umrico/,igito/:erminal

?todo Num?rico Simples dado um n;mero para cada documento

Mtodos que necessitam de 0ndices so IN'IR&TOS

DL 1.,.1 ?todo Num?ricoF'igitoFTerminal

O2S: Compara/0o entre os m?todos Num?ricos: Simples e 'igitoFTerminal

+ocal ou -etor de origem # ProcedGncia # +ugar

Podem ser !or: Pa0s $stado Cidade

QTO'O +&O+REFICO . %ANS

DM 'ICA *&+A*: QTO'O +&O+REFICO . &STA'O

QTO'O +&O+REFICO . CI'A'&

Podem ser Al7a3?tico ou Num?ricos 'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS F A*FA2QTICO

'ICIONERICO A 'rdenao alfabtica, como um dicion9rio &:emplo:

QTO'O I'&O+REFICOS F A*FA2QTICO

DT 'ICA *&+A*: QTO'O I'&O+REFICOS N$ &RICO

QTO'O I'&O+REFICOS F '$%*&V

HD %ecursos financeiros necessrios e os dis!on0veis

A +est0o 'ocumental acontece em 1 FAS&S 39sicas: P%',*<=' / *:I+IYA<=' / ,$-:I;A<='

HB Q desenvolvida a gest0o de arquivos correntes e intermedi9rios

Coordenam o recolhimento de documentos !ermanentes !ara o arquivo da HU idade)

'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . Controle da

reali(ado !or sistemas informati(ados ou manuais ?livro, ficha de

Processo Acess3rio %ecurso contra deciso do inqurito Prestao de contas

'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . <untada Ane:a/0o 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444

'ICA *&+A*: %ROTOCO*O . 'esentramento de pe/as 444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444

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