Microsoft Word 2002

Karen Selbach Borges

1. Os elementos da tela do Word

1.1 A janela Principal do Word
Quando voc inicia o Word, a tela exibe um novo documento em branco. Indica o nome do arquivo que esta sendo utilizado Barras de Ferramentas Rgua Fecha o Word Fecha o Documento

Modos de Visualizao

Barras de Rolagem

Barra de status Barra de Menu Possui comandos agrupados em menus. Alguns deles executam uma ao imediatamente, outros exibem uma caixa de dilogo que permite selecionar opes. As opes mais comuns podem ser acessadas atravs do clique com o boto direito do mouse.

Barras de Ferramentas Use as barras de ferramentas para obter acesso rpido aos comandos usados com maior freqncia. Utilize a opo Barra de Ferramentas do menu Exibir para definir quais barras devem ficar visveis. Rguas Use a rgua horizontal para definir paradas de tabulao, recuos para pargrafos selecionados e para ajustar a largura de colunas das tabelas. Modos de Visualizao Dependendo do tipo de documento que desejamos criar, necessrio trabalhar em um modo de visualizao diferente. A Barra de Status. A barra de status, na parte inferior da janela do Word, fornece informaes sobre o documento ativo ou a tarefa que est sendo executada. As Barras de Rolagem Permitem visualizar partes do texto que no aparecem na tela, devido a falta de espao na tela.

2. Iniciando o Trabalho.
2.1 Criando Documentos
Boto Novo : Para criar um novo documento baseado no modelo Normal.

2.2 Abrindo Documentos

Boto Abrir: Para abrir um documento, clique sobre o boto Abrir na barra de ferramentas Padro. Quando a caixa de dilogo Abrir for exibida, selecione o documento e, em seguida, escolha o boto OK.

2.3 Salvando Documentos

Boto Salvar: Para salvar um documento em disco, clique sobre o boto Salvar na barra de ferramentas Padro. Quando voc salva um documento pela primeira vez, o Word exibe a caixa de dilogo Salvar Como, que permite digitar um nome para o documento. Ao nomear os arquivos observe algumas regras : O nome de um arquivo pode ter at 255 caracteres, e no podem incluir qualquer um dos seguintes caracteres: barra diagonal (/), barra invertida (\), sinal de maior que (>), sinal de menor que (<), asterisco (*), ponto de interrogao (?), aspas (), barra vertical; (|), dois-pontos (:) ou ponto-evrgula (;).

2.4 Posicionando a marca de insero

Para posicionar a marca de insero mais rapidamente utilize o mouse, posicionando-o no local onde desejas iniciar o texto. Use tambm : As setas de direo do teclado CTRL : leva o cursor de palavra em palavra para esquerda ou direita. CTRL : leva o cursor um pargrafo acima ou abaixo. Home : leva o cursor para o incio da linha End : leva o cursor para o final da linha Ctrl + Home : leva o cursor para o inicio do documento Ctrl + End : leva o cursor para o fim do documento

2.5 Digitando Texto

A digitao no Word, semelhante ao uso de uma mquina de escrever. Vamos, entretanto, lembrar algumas regrinhas de digitao : A acentuao obtida pressionando-se primeiro o acento e depois a letra. Ateno especial para os teclados que no possuem acentos :

Letra a e a a u c

Acento ^ ` ~

Resultado Final

Para iniciar um novo pargrafo, pressione Enter. O Word faz o retorno automtico de texto para a prxima linha medida que voc digita. Shift + Enter : quebra de linha sem incio de novo pargrafo Shift : alterna entre maisculas e minsculas. Utilizada tambm para obter o smbolo superior da tecla CapsLock : trava a letra maiscula Delete : apaga caracteres a direita do cursor Backspace : apaga caracteres a esquerda do cursor AltGr : utilizada para obter o terceiro smbolo da tecla

2.6 Selecionando o texto

Palavra : Duplo clique sobre a mesma. Frase : CTRL + clique sobre a mesma. Linha : Clique na Barra de Seleo esquerda. Pargrafo : Trs cliques sobre o pargrafo. Qualquer texto : Arraste o mouse com o boto esquerdo pressionado sobre o texto. Todo texto : CTRL + tecla T ou trs cliques na Barra de Seleo esquerda.

2.7 Excluindo texto

Selecione o texto, pressione BACKSPACE ou DELETE. Caso cometa algum erro, clique sobre o boto Voltar na barra de ferramentas Padro. As aes que so desfeitas, ficam armazenadas para que possam ser refeitas. Armazena as ltimas aes efetuadas, possibilitando desfazer

2.8 Movendo e copiando texto

Recorta Copiar

Colar

1. Selecione o texto que voc deseja recortar ou copiar 2. Utilize os botes de recortar ou copiar da barra de ferramentas Padro. 3. Posicione o cursor onde dever entrar o texto 4. Utilize o boto de colar Dica : Quando voc aplica o recorte ou cpia em partes do texto o Word utiliza a rea de Transferncia para armazenar o texto. A partir de ento possvel col-lo quantas vezes forem necessrias.

2.9 Inserindo e outros smbolos

Ao escolher Smbolo no menu Inserir voc pode escolher vrios smbolos a serem aplicados dentro do documento. Escolha o smbolo, clique no boto Inserir e depois Fechar.

2.10 Localizando texto

1. 2. 3. 4. Menu Editar Localizar Na caixa Localizar, digite o texto a ser localizado Boto Localizar Prxima para iniciar a pesquisa.

2.11 Substituindo texto

1. 2. 3. 4. 5. 6. Menu Editar Localizar Substituir Na caixa Localizar, digite o texto a ser substitudo Na caixa Substituir por digite o novo texto. Boto Substituir troca palavra por palavra ou Substituir todas troca todas as palavras do texto de uma s vez.

Observe as opes do boto Mais: Direo : Define a direo da localizao. Tudo : Procura no documento inteiro a partir do ponto de insero. Acima : Procura a partir do ponto de insero at o incio do documento. Abaixo : Procura a partir do ponto de insero at o final do documento. Maisculas/minsculas : Localiza somente as ocorrncias que possuem a combinao exata de letras maisculas e minsculas especificada na caixa "Localizar". Palavra inteira : Procura pelas ocorrncias que so palavras inteiras, que no fazem parte de uma palavra maior.

3. Formatando o Texto
3.1 Regra bsica
Antes de aplicar qualquer tipo de formatao selecione o trecho de texto que dever ser alterado. Lembre-se :

Se no seleciona, no funciona ! 3.2 Formatando texto

Voc pode utilizar o comando Fonte do menu Formatar ou os botes da barra de ferramenta Formatao. Tipo de Letra Tamanho da letra Estilo sublinhado Estilo itlico Estilo negrito

3.3 Ressaltando um texto

Voc pode utilizar o boto como se fosse uma caneta marca-texto para ressaltar trechos de texto. Antes de escolher a cor, lembre-se de selecionar o trecho de texto a ser pintado.

3.4 Copiando formatao

Ferramenta Pincel : Use-a para copiar a formatao de um trecho de texto para outro. Selecione o trecho que contm a informao a ser copiada. Duplo clique na ferramenta pincel. Clique sobre o texto que receber a formatao. Um clique na ferramenta pincel para desativ-la.

1. 2. 3. 4.

3.5 Formatando pargrafos

Voc pode escolher Pargrafo no menu Formatar, ou utilize os botes da barra de ferramentas. Texto alinhado a Texto alinhamento esquerda justificado Texto alinhamento centralizado Texto alinhado a direita

Recuo da primeira linha do pargrafo Recuo de todas as linhas a esquerda Recuo de todas as linhas do pargrafo com exceo da primeira Recuo de todas as linhas a direita

3.6 Definindo tabulaes

As paradas de tabulaes j so definidas em intervalos de 1,25 cm a partir da margem esquerda. Simplesmente pressione TAB para mover o ponto de insero at a prxima tabulao do pargrafo atual. A primeira linha do texto digitado alinhada na parada de tabulao. Clique sobre o boto Alinhamento da tabulao no lado esquerdo da rgua horizontal, at que aparea o alinhamento da tabulao desejado, ou utilize o comando Tabulao do menu Formatar. Existem quatro tipos de tabulaes: Alinhamento a esquerda Alinhamento centralizado Alinhamento a direita Alinhamento decimal : alinha nmeros pela vrgula Clique na rgua na posio desejada para a tabulao. Se desejar alterar o posicionamento, clique sobre a marca de tabulao e arraste at a nova posio. Cuidado para no arrastar para baixo da rgua, pois a marca de tabulao ser excluda.

3.7 Formatando o texto em colunas

Utilize a opo Colunas do menu Formatar ou boto Colunas da barra de ferramentas padro.

3.8 Adicionando bordas e sombreamento

Boto Formatar Borda: ao clicar sobre ele uma barra de ferramentas exibida, para que voc possa aplicar efeitos de borda e sombreamento usados diretamente aos pargrafos selecionados. Ou utilize a opo Bordas e Sombreamento do menu Formatar.

4. Exibindo um Documento de Diversas Maneiras.

4.1 Modo de exibio normal:
Exibe uma verso simplificada do documento.

4.2

Modo de exibio layout da pgina:

Pode-se ver o documento exatamente como ser quando impresso, alm de aprimorar o texto e a formatao.

4.3

Modo de exibio de tpicos:

Voc pode ocultar parte do documento a fim de visualizar somente os cabealhos principais ou expandi-lo, para ver o documento. Permite a rolagem ou movimentao do texto pr grandes distncias e a alterao da hierarquia dos tpicos. Primeiro, crie a estrutura hierrquica de ttulos, posicione o cursor na incio da lista e, a partir do menu Formatar, escolha Numerao de Ttulos. Escolha o formato desejado. Para criar os nveis de tpicos basta usar os seguintes botes da barra de ferramentas. Eleva um nvel Rebaixa um nvel Rebaixa para o corpo do texto Muda o tpico para uma posio superior Muda o tpico para uma posio inferior Expande tpicos Oculta tpicos

4.4

Caixa controle de zoom

Para ampliar parte de um documento.

5. Ferramentas de Correo
5.1 Verificando a digitao
Utilize o boto Tab Enter Espao em branco Shift + Enter . Observe que cada smbolo tem um significado :

5.2 Corrigindo maisculas e minsculas

Selecione o trecho de texto que precisa ser corrigido Menu Formatar - Opo Maisculas e Minsculas Marque a opo desejada : Sentena inteira : coloca em maiscula a primeira letra da sentena. Minsculas : coloca todo o texto em minsculo. Maisculas : coloca todo o texto em maisculo. Maisculas/ Minsculas : coloca em maisculo a primeira letra de cada palavra. Inverter : o que esta em maisculo passa para minsculo e vice-versa.

5.3 Verificando a ortografia

A medida que o texto escrito, o Word sublinha as palavras que esto erradas ou que no constam em seu dicionrio.

Voc pode : - corrigi-la : clique com o boto direito do mouse sobre a palavra e clique na palavra correta.

- adicion-la a lista interna : clique com o boto direito do mouse sobre a palavra e clique na opo Adicionar ao dicionrio - ignor-la : clique com o boto direito do mouse sobre a palavra e clique na opo Ignorar Tudo. - utilizar a ferramenta Verificar Ortografia

6. Criando Listas Numeradas ou Com Marcadores

6.1 Criando listas
Boto Lista Numerada : Insere uma numerao em uma lista. Boto Marcadores : Insere uma marca em uma lista. Para formatar estas listas com marcao, escolha o comando Marcadores e Numerao no menu Formatar. Utilize o boto Personalizar para poder escolher outros tipos de marcadores, alterar tamanho e espaamento em relao ao texto.

6.2 Criando listas com mltiplos nveis

Digite a lista. Selecione-a e, a partir do menu Formatar, escolha Marcadores e Numerao. Selecione a guia Mltiplos nveis. Boto Aumentar recuo : Para rebaixar ou subordinar itens selecionados, clique sobre estes botes na barra de ferramentas. Boto Diminuir recuo : Para elevar itens ou remover recuos, selecione o item e, em seguida clique sobre este boto.

6.3 Classificando listas

Selecione a lista e selecione o comando Classificar Texto do menu Tabela.

7. Configurar Pgina
7.1 Definindo margens e orientao da pgina
No menu Arquivo, selecione a opo Configurar Pgina. Na guia Margens, digite ou selecione as medidas de margens. A opo Orientao permite escolher a orientao de pgina Retrato(vertical) ou Paisagem (horizontal).

Observe que a definio de margens tambm pode ser feito dentro do modo layout de pgina.

rea de margem

rea de criao do documento surgir clique e

Posicione o mouse sobre a diviso das reas. Ao arraste, definindo os valores de margens.

7.2 Definindo o tamanho do papel e orientao da pgina

No menu Arquivo, selecione a opo Configurar Pgina. Na guia Papel defina o tamanho do papel que ser utilizado em sua impressora. Observe que o tipo do papel tem que ser exatamente igual para que no ocorram quebras de pginas erradas.

7.3 Inserindo cabealhos e rodaps

No menu Exibir, escolha Cabealho e Rodap. Digite o texto na rea de cabealho e rodap. Lembre-se que aquilo que for escrito nessas reas aparecer em todas as pginas de seu trabalho. Para voltar ao modo de exibio anterior, clique sobre o boto Fechar da barra de ferramentas Cabealho e Rodap. Mostra/oculta texto Configurao de pgina

Insere hora Insere data Insere numero da pgina atual Insere nmero total de pginas

Alterna entre cabealho e rodap

Configura numerao de pgina

7.4 Inserido quebras de pgina

Coloque o ponto de insero na posio onde voc deseja inserir uma quebra de pgina e escolha Quebra no menu Inserir, a seguir selecione Quebra de pgina. Ou utilize CTRL + Enter.

8. Imprimindo
Boto Visualizar Impresso : Exibe o documento mostrando a aparncia que ter quando impresso. Exibe uma pgina Exibe mltiplas pginas Mostra/oculta lupa de zoom Controle de zoom Exibe/oculta rguas

Sai desse modo de visualizao Exibe tela inteira Reduz documento a uma pgina Boto Imprimir : Quando o documento estiver pronto, clique sobre este boto. Observe que ao usar esse comando voc obter uma cpia de todo o documento. Para impresses de vrias cpias ou impresses seletivas utilize Imprimir no Menu Arquivo.

9. Trabalhando com Tabelas

9.1 Criando tabelas
Coloque o ponto de insero onde dever ser inserida a tabela e utilize o menu Tabela opo Inserir Tabela

Ou clique sobre o boto Inserir Tabela (

) na barra de ferramentas Padro.

A ferramenta permite desenhar a tabela. Para tanto arraste o mouse de um canto para outro na diagonal da tabela. Em seguida, desenhe os contornos das colunas e linhas.

Para apagar uma linha, clique no Apagador

e arraste sobre a linha.

Ao terminar de criar a tabela, clique em uma clula e comece a digitar ou inserir um grfico. A interseco entre uma coluna e uma linha chama-se clula.

9.2 Movendo-se entre clulas

Voc pode usar o mouse, a tecla TAB ou as TECLAS DE DIREO para mover o ponto de insero dentro e uma clula ou entre clulas.

9.3 Selecionando partes de uma tabela

9.3.1 Clulas Posicione a seta do mouse na parte interna da clula e clique. Para selecionar mais de uma clula, com o boto do mouse pressionado, v arrastando a seta sobre as clulas que devem ser selecionadas. 9.3.2 Linhas Posicione a seta do mouse na margem esquerda do texto, apontando para a linha a ser selecionada e clique. Para selecionar mais de uma linha, posicione a seta apontando para a primeira linha a ser selecionada e, com o boto do mouse pressionado, arraste a seta para baixo. 9.3.3 Colunas Posicione a seta do mouse na parte superior da coluna e clique. Para selecionar mais de uma coluna, posicione a seta apontando para a primeira coluna a ser selecionada e, com o boto do mouse pressionado, arraste a seta para os lados.

9.4 Inserindo linhas e colunas

Selecione tantas linhas (ou colunas) quanto o nmero de novas linhas (ou colunas) desejadas e no Menu Tabela utilize a opo Inserir Linhas (ou Colunas).

9.5 Excluindo linhas e colunas

Selecione as linhas (ou colunas) a serem excludas e no Menu Tabela utilize a opo Excluir Linhas (ou Colunas).

9.6 Alterando a largura da coluna

Para alterar a largura de uma coluna, posicione o mouse sobre as divises de colunas da rgua e arraste ajustando para a largura desejada. divises das colunas

9.7 Mesclando clulas

Mesclar clulas significa transformar vrias clulas em uma s. Para isso, selecione as clulas a serem mescladas e, no menu Tabela, escolha a opo Mesclar Clulas.

9.8 Dividindo clulas

Dividir clulas significa transformar uma clula em muitas. Para isso, selecione a clula a ser dividida e, no menu Tabela, escolha a opo Dividir Clulas.

9.9 Auto formatao de tabelas

O comando Auto Formatao de Tabela do menu Tabela oferece uma variedade de estilos de Layout predefinidos que podem ser aplicados a uma tabela: bordas, sombreamento e outras opes.

9.10 Alinhando a tabela na pgina

Selecione a tabela. No menu Tabela, escolha Propriedades da Tabela. Na guia Tabela, escolha o tipo de alinhamento desejado.

10. Trabalhando com Estilos de Documentos

Um estilo um conjunto de caractersticas de formatao que podem ser aplicadas ao texto, tabelas e listas de seu documento para alterar rapidamente sua aparncia. Ao aplicar um estilo, voc aplica um grupo inteiro de formatos em uma simples operao.

10.1 Criando um estilo

A maneira mais rpida escrever um texto com as formataes desejadas, selecionar o texto, e digitar um nome para o estilo, na caixa de estilos da barra de ferramentas de formatao.

Outra maneira utilizar a ferramenta de estilos

10.2 Aplicando um estilo

Selecione o texto e, na caixa de estilos da barra de ferramentas de formatao, escolha o estilo desejado. Observe que os estilos do tipo Ttulo so usados na gerao de ndices

10.3 Alterando um estilo

Utilizando a ferramenta de estilos, posicione o mouse sobre o estilo que deseja alterar. Clique na seta direita e escolha a opo Modificar estilo.

11. ndices e Legendas

11.1 Inserindo legendas
Legendas so utilizadas para identificar figuras, tabelas, grficos, equaes ou outros elementos visuais do texto. Para inseri-las: 1. Selecione o elemento a ser legendado 2. Menu Inserir 3. Opo Referncias 4. Opo Legenda

11.2 Inserindo ndices

Aps a criao do documento utilizando os estilos de ttulos, possvel definir ndices Analticos 1. Menu Inserir 2. Opo Referncias 3. Opo ndices 4. Guia ndice Analtico 5. Escolher um formato 6. Definir quantos nveis devem ser exibidos 7. Definir se deseja (ou no) preenchimento at o nmero da pgina.

Observe que possvel ainda, inserir ndices de figuras.

12. Trabalhando com Modelos de Documentos

12.1 Para criar o modelo
1. Criar o documento que servir como modelo 2. Salvar 3. Dar um nome ao modelo 4. Em Salvar Arquivo Como escolher Modelo (escolhendo esta opo, o arquivo ser automaticamente gravado no diretrio MODELOS do Word, com a extenso .DOT) 5. Ok

12.2 Para usar o modelo :

1. Menu Arquivo 2. Opo Novo 3. Duplo clique sobre o nome do modelo (voc estar abrindo uma cpia do modelo; evitando, assim, danificar o arquivo original)

13. MALA DIRETA

Uma mala direta composta por uma base de dados e um documento modelo. Neste documento so inseridos campos que so automaticamente preenchidos com as informaes contidas na base de dados. Assim, a criao de uma mala direta envolve X passos, a seguir detalhados:

13.1 Criao da base de dados

A base de dados consiste de uma tabela, onde os nomes das colunas sero os campos referenciados no documento modelo. Por exemplo:

13.2 Criao do modelo de documento

Este documento deve conter apenas o texto que ser padro em todos os documentos que iro compor a mala direta. Por exemplo:

13.3 Insero dos campos de mesclagem

Atravs da barra de ferramentas possvel inserir os campos de mesclagem.

Observe a nova barra de ferramentas que surgir

1 Selecione a base de dados usando o boto 2 Posicione o curso onde ser inserido um campo de mesclagem e clique em , selecionando o campo desejado. Repita o processo at que todos os campos desejados tenham sido inseridos. Para identificar os campos de mesclagem, utilize o boto

13.4 Gerao do documento final de mala direta

O boto ir criar um novo documento contendo todos os documentos gerados a partir dos dados da base de dados. possvel gerar o documento final, direcionando-o automaticamente para a impressora atravs do boto

13.5 Observaes importantes

Se o arquivo do documento modelo for fechado, ao reabri-lo surgir a seguinte caixa de mensagem:

Continue a operao, clicando em Sim. Surgir uma nova caixa de mensagem:

Clicando em Localizar origem de dados, possvel gerar novamente os documentos finais. O boto Opes permite abrir o documento modelo novamente. Para tanto, escolha Remover todas as informaes de mesclagem da caixa de mensagem seguinte.