NORMAS, POLTICAS & PROCEDIMENTOS

DESPESAS
ndice
1. 2. 3. 4. Objetivo .................................................................................................................... 2 Aplicao................................................................................................................... 2 Definio ................................................................................................................... 2 Procedimentos - Despesas ....................................................................................... 2 4.1 Refeies ............................................................................................................ 2 4.1.1. Em Viagens Nacionais ................................................................................. 2 4.1.2. Em Finais de Semana, Feriados ou Horrio Noturno ................................. 3 4.1.3. Refeies com clientes ............................................................................... 3 4.1.4. Viagens Internacionais................................................................................ 3 4.2 Lavanderia .......................................................................................................... 3 4.3 Internet .............................................................................................................. 4 4.4 Service Room / Frigobar .................................................................................... 4 4.5 Transporte.......................................................................................................... 4 4.5.1 Quilometragem / Veculo Prprio .............................................................. 4 4.5.2 Taxi .............................................................................................................. 4 4.5.3 Locao de Veculos.................................................................................... 5 4.5.4 Veculo da empresa .................................................................................... 6 4.5.5 Carto Combustvel .................................................................................... 6 4.5.6 Estacionamento .......................................................................................... 7 4.6 Telefone/Celular ................................................................................................ 7 4.6.1 Em viagem a servio ................................................................................... 7 4.6.2 Telefonemas no Trabalho ........................................................................... 7 4.6.3 Uso de Celular/Radio Nextel ...................................................................... 8 4.7 Correios e Currier ............................................................................................... 9 4.8 Cartrios, Certides e Documentos Legais ........................................................ 9 Adiantamento para Despesas................................................................................... 9 Prestao de Contas / Reembolso de Despesas....................................................... 9 Controles ................................................................................................................ 11 7.1 Abrangncia ..................................................................................................... 11 7.2 Aprovaes ...................................................................................................... 11 7.3 Histrico de Alteraes .................................................................................... 11 Anexo I Tabela de Valores de Reembolso ........................................................... 12 Anexo II Formulrio de Prestao de Contas / Reembolso de Despesas ............ 13

5. 6. 7.

8. 9.

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1. Objetivo
Estabelecer a poltica e os procedimentos relativos reembolso de despesas e ou prestao de contas de todos os colaboradores a servio da diviso Systems da Spread.

2. Aplicao
Esta norma de aplicao para todos os colaboradores da Systems, funcionrios e prestadores de servios terceirizados. A aplicao desta somente caber quando no houver uma poltica ou norma j estabelecida com o cliente da Spread. Poder ser eventualmente aplicada tambm para solucionar casos de omisso na poltica ou norma do cliente. No caso de divergncias, sempre prevalecer as normas e polticas do cliente Spread.

3. Definio
Considerase despesa a servio, todo desembolso necessrio para o cumprimento do servio designado ou decorrente deste em situaes especficas. O reembolso ser efetuado segundo polticas e regras aqui descritas. Considera-se Local Base a cidade em que o colaborador comumente trabalha, local em que foi contratado.

4. Procedimentos - Despesas
4.1 Refeies
4.1.1. Em Viagens Nacionais O colaborador que estiver em viagem nacional para a prestao de servios ter suas refeies reembolsadas pela empresa, conforme tabela de valores apresentadas no ANEXO I deste documento. O Caf da Manh ser, sempre que possvel, includo na diria de hospedagem. Quando no estiver includo na hospedagem, ser reembolsado ao colaborador segundo valores apresentados no ANEXO I deste documento O Colaborador ter direito a reembolso do Caf da Manh nos seguintes casos: Ps-pernoite em viagens, quando no includo na diria de hospedgem; ou quando o embarque para viagem for anterior s 8:00 horas. Para este fim, vale o horrio de embarque expresso no bilhete de viagem.

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Sobre o reembolso do valor dirio de Almoo ser descontado o valor correspondente a um dia do vale refeio de todos os funcionrios em viagens. No caso de prestadores de servios terceirizados, no haver este desconto, valendo ento o respectivo valor apresentado no ANEXO I deste documento. O colaborador em viagem nacional em servio ter direito a reembolso de Jantar, quando este for pernoitar fora do Local Base. Se o colaborador se utilizar dos servios de Room Service do local de hospedagem, deve seguir os mesmos limites de valores apresentados no ANEXO I deste documento. Quando uma nica Nota Fiscal for apresentada correspondente despesas de mais de um colaborador, todos os nomes dos envolvidos devero estar discriminados. O reembolso ser efetivado somente ao colaborador que arcou com a despesa. 4.1.2. Em Finais de Semana, Feriados ou Horrio Noturno Os colaboradores que prestarem servios em seu Local Base em finais de semana ou feriados podero solicitar reembolso de almoo, conforme limites de valores apresentados no ANEXO I deste documento, desde que tenham trabalhado um mnimo de 4 (quatro) horas consecutivas. Os colaboradores que prestarem servio aps as 20:00 (vinte) horas podero solicitar reembolso de lanche em trabalho noturno, conforme limites de valores apresentados no ANEXO I deste documento, desde que j tenham somado 10 (dez) horas de trabalho naquele dia. 4.1.3. Refeies com clientes As despesas de refeies com clientes devero ser previamente aprovadas pelo Lder da Torre. Somente sero reembolsadas mediante a apresentao da nota fiscal discriminada, detalhando o valor dos gastos e constando no verso o cliente e o nome das pessoas participantes. A Spread no reembolsar despesas com refeio cujas notas apresentem valor fechado. 4.1.4. Viagens Internacionais Os valores limites com viagens internacionais a trabalho sero acordados caso-a-caso com o Lder da Torre e a Diretoria Financeira. Estes limites devero ser formalizados previamente viagem e comunicados claramente aos colaboradores em viagem.

4.2 Lavanderia
O reembolso de despesas de lavanderia ser efetivado, conforme limites de valores apresentados no ANEXO I deste documento, somente para os casos de viagem

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nacional ou internacional e em situaes em que o colaborador pernoite fora do Local Base por mais de 5 (cinco) noites consecutivas. O reembolso de lavanderia tambm poder ocorrer no caso de uma postergao de viagem no planejada. Neste caso, o colaborador dever reportar o motivo da despesa e o Lder da Torre dever aprov-la.

4.3 Internet
Despesas com acesso Internet devem ser previamente autorizadas pelo Lder da Torre.

4.4 Service Room / Frigobar

Todas as despesas de refeies ou lanches atravs do Service Room ou despesas de Frigobar devem estar inclusas nos mesmos limites de refeies, conforme tabela de valores apresentadas no ANEXO I deste documento. Sero considerados os valores somados no dia. No sero reembolsadas despesas com bebidas alcolicas.

4.5 Transporte
4.5.1 Quilometragem / Veculo Prprio O reembolso por quilometro rodado ocorrer, conforme tabela de valores apresentadas no ANEXO I deste documento, quando o colaborador se deslocar entre o Local Base e as instalaes do cliente com veculo prprio, com finalidade especfica de prestao dos servios. Todos os reembolsos de quilometragem devero ser previamente autorizados pelo Lder da Torre. Para efeito de reembolso, ser considerada a distncia entre os locais atravs do website http://maps.google.com.br/maps. 4.5.2 Taxi A utilizao de servios de taxi ser preferencial e prioritariamente atravs de boletos das empresas conveniadas. O colaborador, quando em prestao de servios no Local Base, dever solicitar os boletos para taxi junto ao departamento administrativo. Os boletos somente sero liberados aps autorizao do Lder da Torre ou Diretor responsvel.

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Caso o colaborador esteja fora da rea de cobertura da empresa conveniada, o mesmo deve solicitar o recibo de pagamento para posterior reembolso ou prestao de contas. Quando em viagens para prestao de servios, a utilizao de servios de taxi estar vinculada aprovao da viagem, no necessitando de aprovao especfica. Os servios de taxi podero ser solicitados nas seguintes situaes: Deslocamento de colaboradores ao aeroporto devido viagens a servio da empresa. Colaboradores que estiverem a trabalho na empresa e/ou cliente, depois das 22:00 horas, aps jornada superior 10 (dez) horas no dia e no estiverem com veculo prprio. Casos emergenciais tais como: problemas de sade, falecimento de parente prximo e assuntos inerentes a empresa. Atendimento a clientes por tcnicos, durante a madrugada. Atendimento a clientes localizados em regies onde no possvel chegar de carro, como por exemplo ruas restritas ao acesso de pedestres. 4.5.3 Locao de Veculos O colaborador dever efetuar a solicitao ao departamento de Gesto de Viagens, no endereo de e-mail viagem.systems@spread.com.br, descrevendo motivo, perodo e anexando cpia digitalizada da carteira de habilitao. A locao ser autorizada somente depois da aprovao do Lder da Torre e Diretoria Financeira. Sero locados somente automvel de classe econmica, bsico e com seguro total. O condutor responsvel (colaborador) deve acompanhar a vistoria e assinar o Cheklist de segurana fornecido pela Locadora, tanto no recebimento como na devoluo do veculo aps o encerramento dos servios realizados. O "Checklist" assegura as condies do veculo quando da devoluo na Locadora designada pela Agncia de Viagens e a cpia dos mesmos deve ser entregue rea administrativa quando do retorno do colaborador Spread. Caso ocorram infraes de trnsito durante o uso do veculo locado resultando em multas, o colaborador (condutor responsvel) ser responsabilizado e dever ressarcir o valor Spread. Sero, tambm, de responsabilidade exclusiva do condutor responsvel (colaborador), o pagamento de todos e quaisquer danos decorrentes de coliso ou avarias (riscos, pequenos amassados, lanternas quebradas, etc) no veculo locado e no de terceiros,
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durante o perodo de sua utilizao, em caso de culpa do condutor responsvel (colaborador), ou o pagamento de franquia do seguro, no caso de responsabilidade de terceiros. 4.5.4 Veculo da empresa Somente ser liberado quando a servio da empresa mediante solicitao ao departamento de Gesto de Viagens, no endereo de e-mail viagem.systems@spread.com.br, descrevendo motivo, perodo e anexando cpia digitalizada da carteira de habilitao. A utilizao ser autorizada somente depois da aprovao do Lder da Torre. Caso ocorram infraes de trnsito durante o uso do veculo da empresa resultando em multas, o colaborador ser responsabilizado e dever ressarcir o valor das multas Spread Sero, tambm, de responsabilidade exclusiva do condutor responsvel (colaborador), o pagamento de todos e quaisquer danos decorrentes de coliso ou avarias (riscos, pequenos amassados, lanternas quebradas, etc) no veculo da empresa e no de terceiros, durante o perodo de sua utilizao, em caso de culpa do condutor responsvel (colaborador), ou o pagamento de franquia do seguro, no caso de responsabilidade de terceiros. 4.5.5 Carto Combustvel No praxe, na Systems, a utilizao de sistema de carto combustvel, portanto o uso ser tratado como uma exceo e dever ter aprovao do Lder da Torre e Diretoria Financeira. O carto ser disponibilizado em nome da Spread, para uso exclusivo na prestao dos servios. O Carto Combustvel no ser considerado como benefcio, mas sim uma ferramenta de trabalho e forma de facilitar reembolso de despesas/prestao de contas. O limite ser determinado pelo Lder da Torre conforme a necessidade do projeto em que o colaborador est envolvido. Qualquer variao no valor do carto combustvel, acrscimo ou decrscimo, dever ser aprovado pelo Lder da Torre e Diretoria Financeira. Abastecimento para realizao de atividades em finais de semana ou feriado somente ser liberado atravs de e-mail com aprovao do Lder da Torre. A Spread se reserva no direito de disponibilizar ou suspender o uso de carto combustvel, bem como alterar o valor dos mesmos a qualquer momento, de acordo com as suas necessidades.

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4.5.6 Estacionamento Gastos com estacionamento sero reembolsados aps aprovao do Lder da Torre, quando em visita clientes, treinamentos e eventos determinados pela empresa, ou aeroportos, quando o valor de estacionamento for inferior utilizao de servios de taxi. Contratao de estacionamentos mensal ou vagas por mais de um dia devero ser previamente aprovados pelo Lder da Torre e Diretoria Financeira.

4.6 Telefone/Celular
4.6.1 Em viagem a servio O reembolso de despesas de ligaes telefnicas efetuadas/recebidas atravs de acesso/aparelho pessoal s ser aceito quando o colaborador estiver em viagem a servio. No caso de uso de equipamento da empresa, seguiro as liberaes e restries estabelecidas quando da concesso do uso. O colaborador dever encaminhar ao Departamento Financeiro a lista comprovada de ligaes com indicao do nmero e locais chamados, hora e tempo de durao. As ligaes particulares devero ser destacadas. As ligaes particulares so limitadas a 05 (cinco) minutos dia. Os minutos excedentes sero desconsiderados para efeito de reembolso. 4.6.2 Telefonemas no Trabalho A Spread reconhece que eventualmente os colaboradores podem precisar fazer ou receber telefonemas particulares importantes durante o horrio de servio. Embora esses tipos de telefonemas no sejam proibidos, eles devem se limitar ao tempo necessrio para que as informaes sejam passadas ou recebidas. Ligaes interurbanas so controladas de forma centralizada e devem ser solicitadas ao departamento administrativo correspondente. Os colaboradores, que por motivos de trabalho, tiverem seus aparelhos desbloqueados para ligaes interurbanas e internacionais devero utilizar a operadora prestadora dos servios contratados. Ligaes efetuadas com outras operadoras sero descontadas do respectivo colaborador.

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4.6.3 Uso de Celular/Radio Nextel O Lder de cada Torre dever determinar junto ao departamento Administrativo/Financeiro quais os colaboradores utilizaram aparelhos de comunicao mvel e limites de utilizao. Os aparelhos de comunicao mvel sero de uso para trabalho. So considerados ferramentas de trabalho, portanto podem ser disponibilizados ou retirados conforme necessidade da empresa. No se trata de benefcio concedido. No ser reembolsada nenhuma ligao efetuada de aparelho fixou ou mvel de propriedade do colaborador. Para tanto, quando necessrio e determinado pelo Lder da Torre, a empresa disponibilizar aparelho de comunicao mvel para a prestao dos servios. As despesas com comunicao mvel sero integralmente pagas pela empresa, quando uso exclusivo para ligaes de trabalho. As ligaes particulares estaro limitadas ao valor especificado no ANEXO I deste documento. A Spread poder a qualquer momento solicitar ao colaborador a descriminao de cada ligao apontada em descritivo da conta. A descrio dever apontar se a ligao foi particular ou qual destinatrio chamado em caso de trabalho. O colaborador dever retornar o detalhamento em 5 (cinco) dias teis, sob pena de ser descontado valor integral da conta para posterior acerto. As ligaes interurbanas, quando necessrias, devem ser efetuadas com o cdigo da operadora do Celular/Nextel. Ligaes efetuadas atravs de outras operadores diferentes da operadora contratada sero integralmente ressarcidas pelo colaborador. Quando o colaborador ausentar-se do trabalho em razo de frias, licena, doena, etc., o celular que estiver em seu poder dever ser devolvido rea administrativa e com ela permanecer at que o colaborador retome suas atividades normais. As excees devero ser expressamente autorizadas e comunicadas pelo Lder da Torre do colaborador rea administrativa da Spread. Os aparelhos sero substitudos pela rea administrativa quando: Roubo ou furto do aparelho: o colaborador dever apresentar Boletim de Ocorrncia e somente aps tal entrega ser disponibilizado um novo aparelho. Falha tcnica no equipamento. O colaborador dever repor Spread aparelho de modelo idntico ou similar em caso de perda ou danos, quando constatado o mau uso do aparelho cedido.

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4.7 Correios e Currier

A Spread dispe de servios de malote e convnio com Correios para envio e recebimento de correspondncias entre seus escritrio. O uso centralizado e controlado pelo departamento Administrativo. No ser reembolsada aos colaboradores nenhuma despesa de correios ou currier sem prvio conhecimento e autorizao do Departamento Administrativo.

4.8 Cartrios, Certides e Documentos Legais

Todos os servios cartorrios, emisso de certides ou obteno de qualquer documento legal junto a rgos pblicos referentes empresa so centralizados e controlados pelo departamento Administrativo. No ser reembolsada aos colaboradores nenhuma despesa deste tipo sem prvio conhecimento e autorizao do Departamento Administrativo.

5. Adiantamento para Despesas

Os adiantamentos de valores para despesas sero concedidos em casos de viagens do colaborador. Veja poltica de viagens. Em regime de exceo e somente com aprovao do Lder da Torre e da Diretoria Financeira, podero ocorrer adiantamentos para despesas no Local Base. Neste caso, os procedimentos adotados sero os mesmos que em viagens.

6. Prestao de Contas / Reembolso de Despesas

A prestao de contas ou reembolso de despesas dever ser efetuado pelo colaborador em formulrio especfico, conforme modelo apresentado no Anexo II deste documento, com as devidas aprovaes. Quando se tratar de prestao de contas referentes a viagens, o formulrio dever ser encaminhado por e-mail para a Gesto de Viagens, no endereo de e-mail viagem.systems@spread.com.br. Quando for simples reembolso de despesas, o formulrio dever ser encaminhado para o departamento Administrativo/Financeiro. A prestao de contas e/ou reembolso de despesas dever ser efetuado em at 10 (dez) dias teis aps o retorno de viagem ou ocorrncia das despesas. As prestaes de contas no apresentadas no prazo determinado podero ter o valor de adiantamento descontados integralmente do colaborador. No caso de devoluo de valores empresa, o colaborador dever efetuar depsito bancrio em conta da empresa em at 3 (trs) dias teis aps a entrega da prestao

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de contas. O acerto de contas e reembolso de valores gastos sero pagos aos colaboradores todas as quartas-feiras, ou o primeiro dia til subseqente em caso de feriado, desde que o relatrio de despesas seja entregue 3 (trs) dias teis anteriores. As despesas somente sero reembolsadas mediante apresentao das notas fiscais ou cupons fiscais. No sero aceitos papis tal como comandas, recibos, comprovantes e documentos rasurados ou ilegveis. No sero reembolsveis gastos de consumo pessoais, tais como: Barbeiros, cabeleireiros e engraxates; Bebidas alcolicas; Servios de motorista; Juros e mora de carto de crdito; Cigarros e guloseimas; Ginstica, sauna e massagem; Despesas com compra de malas e maletas executivas; Revistas, livros e jornais comprados durante a viagem; Artigos de higiene pessoal; Lembranas de viagem e presentes pessoais Excesso de bagagem, exceto quando transportando equipamentos, documentos ou ativos de interesse e propriedade da empresa. Todos os valores que excederem os limites aqui apresentados sero glosados e no reembolsados aos colaboradores. O departamento Administrativo/Financeiro notificar o colaborador dos valores excedentes e glosados, assim que analisado e processado o relatrio de despesas e/ou prestao de contas. Todas as excees quanto aos reembolsos e prestaes de contas devero ser justificadas e aprovadas pelo Lder da Torre e pela Diretoria Financeira.

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7. Controles
7.1 Abrangncia
Pblico Interno Restrito Confidncial

7.2 Aprovaes
rea Diretoria Geral Systems Administrativo/Financeiro Responsvel Elcio Ikuta Paulo S. Biscardi Dbora Souza Donizetti de Abreu Bueno Jess de Souza Jos Alberto A. Boua Maximiliano S. Dei Meinberg Pedro L. Rocha Leal Junior Data

Lderes de Torres

7.3 Histrico de Alteraes

DATA
12/04/10

VERSO
1.3

HISTRICO
Ampliao da aplicabilidade frente polticas dos clientes e reviso dos valores de reembolso

RESPONSVEL
Paulo S. Biscardi

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8. Anexo I Tabela de Valores de Reembolso

A tabela abaixo mostra os valores limites de reembolso para cada um dos tipos de despesas: Item Valor Periodicidade

Refeies Viagens nacionais Caf da Manh R$ 15,00 Almoo R$ 26,00 Jantar R$ 26,00 Em Finais de Semana ou Feriados Almoo ou Jantar R$ 32,00 Em Horrio Noturno Lanche R$ 15,00 Lavanderia Aps 5 pernoites seguidos R$ 70,00 Transporte Quilometragem Quilmetro rodado R$ 0,67 Telefonema Em Viagem a Servio Particular 5 minutos Uso de Celular/Radio Nextel Ligaes Particulares R$ 20,00

Dirio Dirio Dirio Dirio Especfico Semanal

n/a

Dirio Mensal

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9. Anexo II Formulrio de Prestao de Contas / Reembolso de Despesas

O formulrio em arquivo eletrnico para o devido preenchimento encontra-se disponvel no Portal do Colaborador ou junto ao Administrativo da Torre.
Relatrio de Despesas / Prestao de Contas
Colaborador
Nome: Banco: CPF/CNPJ: Agencia: Conta:

Cliente / Projeto
Torre: Cliente: Gestor: Projeto: Perodo: de a Faturvel:

Observao

Adiantamentos
Valor Adiantado: Vale Refeio (Perodo):

Despesas Viagem
Pago pela empresa? Passagem area: Sub-Totais Taxi (Utilizando o Voucher): Refeies (empresa): Outras despesas (empresa): Sub-Total de valores empresa: R$ R$ R$ R$ Taxi (sem voucher): Refeies (colaborador): Outras despesas (colaborador): Sub-Total colaborador: R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ Diria Hotel: TOTAIS Pago pela empresa?

Detalhamento de Lanches e Refeies

Descrio Data Valor

Direto Empresa?

Detalhamento de Locomoo / Taxi

Descrio Data Valor Direto Empresa?

Outras Despesas
Descrio Data Valor Direto Empresa?

Acerto de Contas
Valor a reembolsar ao colaborador: R$ Valor a ser pago pelo colaborador: R$ APROVAES / ASSINATURAS Colaborador: Data: -

Gestor Aprovador:

Data:

Gesto de Viagens:

Data:

Financeiro:

Data:

Contas a Pagar:

Data:

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