Superintendncia de Avaliao e Desenvolvimento Institucional

Guia de Leitura de

Procedimentos Operacionais (POs)

Jssica Freire Maria Ceclia Koehne Robson de Almeida

Agosto de 2013
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Sumrio
Orientaes Gerais O que um PO? Estrutura Bsica de um PO Cabealho Glossrio de Termos Objetivo Documentos de Referncia Responsabilidades Procedimentos Formulrios e Modelos Correlatos Controle de Registros Fluxograma Rodap Contato
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Orientaes Gerais
Este guia tem como objetivo orientar a leitura e correta compreenso das informaes dispostas nos procedimentos operacionais (POs) da UFBA. Deve-se evitar a impresso dos POs. Eles podem ser alterados, por isso deve-se sempre verificar a ltima verso disponvel no site (www.ufba.br/manualprocedimentos).

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O que um PO?
Procedimento Operacional (PO) uma descrio detalhada de todas as operaes necessrias para a realizao de uma atividade, ou seja, um roteiro padronizado para realizar uma atividade. Eles so a base da gesto cotidiana; eles so estveis, mas podem ser aperfeioados em funo das necessidades de trabalho. O objetivo bsico de um PO o de garantir, mediante uma padronizao, os resultados esperados por cada tarefa executada.

A padronizao importante, pois minimiza a ocorrncia de desvios na execuo de tarefas dentro da Universidade, independente de quem as realize.
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Estrutura Bsica de um PO
Um PO composto por:
1. Cabealho 6. Procedimentos 7. Formulrios e Modelos Correlatos 8. Controle de Registros

2. Glossrio de Termos
3. Objetivo 4. Documentos de Referncia 5. Responsabilidades

9. Fluxograma
10. Rodap

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Importante
Alguns elementos mencionados nesta apresentao podem no estar presentes em certos POs por motivos, como: Inexistncia (temporria) da informao; ou
Dificuldade de controle. Estas informaes sero acrescidas em novas verses ao longo do tempo.

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Cabealho
Aqui voc encontra todos as informaes necessrias correta identificao do PO.

Unidade: Refere-se a um rgo da Administrao Central ou a uma Unidade Acadmica onde o PO foi descrito.

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Cabealho
Processo: Nome dado a rotina que est sendo descrita/padronizada.

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Cabealho
Identificao: Codifica o PO de modo a ser individualizado e facilmente localizado entre os documentos da Universidade. a denominao que deve ser utilizada toda vez que se fizer referncia ao Procedimento. A identificao seguir sempre a ordem:
PO/Unidade/Coordenao/Numerao.

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Cabealho
Verso: Identifica a verso do PO, permitindo saber quantas alteraes ocorreram desde a sua padronizao inicial. IMPORTANTE: Antes de usar um PO, verifique qual a verso mais atualizada no site (www.ufba.br/manualprocedimentos).

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Cabealho
N de folhas: Indica a numerao parcial e total de folhas do PO, garantindo a leitura completa do documento e na ordem adequada. IMPORTANTE: Verifique, antes da leitura, se a quantidade de folhas do documento est compatvel com o indicado no cabealho.

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Glossrio de Termos
Estabelece o significado exato dos termos (siglas, abreviaturas e definies) utilizados no PO.
Exemplo:

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I. Objetivo

Descreve a finalidade do PO apresentado.

Exemplo:

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II. Documentos de Referncia

Relaciona documentos internos ou externos que estabelecem parmetros legais que devem ser seguidos por cada PO de forma especfica.
Exemplo:

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III. Responsabilidades
Explicita as principais atribuies por setor (ou funo) nas unidades/rgos para o cumprimento da rotina apresentada.
Exemplo:

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IV. Procedimentos
Descrio detalhada das diversas etapas a serem realizadas e dos requisitos a serem produzidos para a execuo da rotina.
Exemplo:

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IV. Procedimentos
Ao longo do PO, podem existir comentrios que ajudam a compreender a forma como a etapa deve ser realizada.

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IV. Procedimentos
Podem, ainda, existir etapas de deciso, cuja sequncia de ao se dar em funo do evento que ocorrer.

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IV. Procedimentos
Aps a ltima etapa, h a indicao da finalizao da rotina.

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V. Formulrios e Modelos Correlatos Identifica documentos padronizados que so utilizados e/ou gerados durante a rotina.

As primeiras verses dos POs publicados no apresentam indicaes de formulrios e modelos correlatos, mas essas informaes podero ser acrescidas em novas verses.
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VI. Controle de Registros

Identifica os principais aspectos e caractersticas associadas ao arquivamento, acesso e disposio de documentos gerados durante a execuo da rotina.
Exemplo:

As primeiras verses dos POs publicados no apresentam controle de registros, mas essas informaes sero acrescidas em novas verses.
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Fluxograma
Consiste em uma representao grfica do PO descrito, mantendo as suas caractersticas (etapas, sequncia, responsveis).

Tem a finalidade de auxiliar a compreenso e visualizao global do processo.

No caso de rotinas curtas, o fluxograma ser apresentado no prprio corpo do PO.

No caso de rotinas longas e complexas, o fluxograma ser apresentado como um documento separado em anexo.
Para maiores informaes, confira o Guia de Leitura de Fluxogramas, que ser disponibilizado em www.ufba.br/manual-procedimentos.
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Rodap
Identifica os rgos, e seus respectivos responsveis, envolvidos na construo do PO.
Exemplo:

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Rodap
Elaborado: Identifica o(s) responsvel(is) da SUPAD por elaborar o PO.

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Rodap
Revisado: Identifica o(s) responsvel(is) do(s) rgo(s) envolvido(s) por revisar o PO elaborado.

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Rodap
Aprovado para uso: Identifica o(a) responsvel pela aprovao e vigncia do PO.

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Rodap
Data: Especifica a data de elaborao, reviso ou aprovao e incio da vigncia do PO.

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Ateno:
Dvidas, esclarecimentos ou sugestes de aperfeioamento acerca das rotinas descritas devero ser encaminhados ao rgo responsvel pela aprovao e vigncia do Procedimento Operacional e Coordenao de Desenvolvimento Institucional da SUPAD.

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Contato:
Superintendncia de Avaliao e Desenvolvimento Institucional / Coordenao de Desenvolvimento Institucional Endereo: Av. Adhemar de Barros, s/n - Campus Universitrio de Ondina Pavilho 04 - Salvador/BA - CEP: 40170-110

Telefones: (71) 3283-6484/6485

E-mail: aval.inst@ufba.br
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Obrigado!

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