Manual Licitacao PDF

M A N U A L DE OR IE N T A O
P A RA EL ABO RA O DE P ED I DO S DE COMP RA S E P ED ID OS D E PRE S TA O D E SE RV I O S

IN S TI TU T O F E DE R A L D E ED U C A O C I NC IA E TEC N O L O G IA SU D ES TE DE M G C A M P US R IO P O M B A
M A R O D E 2 01 2
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br
MA N UAL D E O R I ENT A ES P A R A O S PR O C E D I ME NTO S A S ER E M AD OT A DO S PA RA SOL IC IT A O D E C O MP R A S E D E CON T R AT A O DE PR EST A O DE SE R VI O S NO A N O D E 2 0 1 2.

Legislao aplicada aos processos de despesas para compra e contratao de servios e utilizada para elaborao deste manual: Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 e suas alteraes posteriores, Lei 10.520 de 17 de julho de 2002, Lei 12.232 de 29 de abril de 2010, Lei Complementar 123 de 14 de dezembro de 2006, Decreto 3555 de agosto de 200, Decreto 3931 de 19 de setembro de 2001, Decreto 5450 de 31 de maio de 2005, Decreto 6204 de 05 de setembro de 2007, Instruo Normativa SLTI/MPOG 02/2008 e suas alteraes posteriores, Pareceres 348 e 349/PGF/RMP/2010 da Adjuntoria de Consultoria da Procuradoria Geral Federal, Parecer 350/PGF/NMMCS/2010 da Procuradoria Geral Federal e Parecer 351/2010/DHMS/CONSU/PGF/AGU.
IDENTIFICAO DOS SETORES/COORDENAES ELENCADOS NESTE MANUAL:
DAP Departamento de Administrao e Planejamento CGAF Coordenao Geral de Administrao e Finanas GLC Gerncia de Licitaes e Contratos
Manual de Orientao Para Procedimentos de Compras e Contratao de Prestao de Servios Gerncia de Licitaes e Contratos
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br PROCEDIMENTOS E CUIDADOS QUE DEVEM SER TOMADOS PELOS SETORES/COORDENAES/DEPARTAMENTOS REQUISITANTES ANTES DA GERAO DE CADA PEDIDO:
(Compreendem nestes dados, informaes para Pedidos de Compras e Contrataes de Prestaes de Servios tanto para efeito de Prego. Participao em Preges da Reitoria, Adeso em Atas de Registro de Preos (Caronas), assim como Dispensa e Inexigibilidade de Licitaes). 1 Verificar a real necessidade do produto/equipamento/servio que ser solicitado; 2 Verificar em caso de Material Permanente se h local e condies para instalao do mesmo assim que o mesmo for entregue; 3 Verificar em caso de Material de Consumo se h local e condies para a guarda e acondicionamento do mesmo, dentro das indicaes por parte do fabricante; 4 Verificar se o material de consumo ou material permanente necessrio, no existe respectivamente, no almoxarifado ou no patrimnio; 5 Verificar nos preges de Registro de Preo com prazo de validade vigente, se no existe o produto/equipamento/servio desejado, caso exista, dever ser tomado umas das seguintes providncias: a) Caso o Item e o PREGO por SISTEMA de REGISTRO de PREOS (SRP) seja do prprio setor/coordenao solicitante da licitao, dever ser preenchido o formulrio prprio para pedido de empenho em Prego por Sistema de Registro de Preos SRP (Anexo VII), e encaminhar CGAF (Coordenao Geral de Administrao e Finanas) para emisso da nota de empenho; b) Caso o item e o Prego SRP seja de outro setor/coordenao solicitante, devero ser realizados os seguintes procedimentos: b.1 Pedir, atravs de ofcio, autorizao ao setor/coordenao detentora do item e do Prego SRP, visando com isso a liberao da quantidade necessria do mesmo; b.2 Havendo as autorizaes relatadas no subitem b.1, dever ser preenchido o formulrio prprio para pedido de empenho em Prego SRP (Anexo VII), e encaminhar CGAF, colocando em anexo as devidas autorizaes;
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6 Verificar junto CGAF se existe Oramento Disponvel para tal pedido; 7 Caso no haja nenhum Prego SRP vigente com o Material desejado, o Pedido de Compras dever ser realizado de forma a respeitar o Artigo 15 da Lei 8.666/93, tomando-se os seguintes cuidados: a) Atender ao princpio da padronizao, que imponha compatibilidade de especificaes tcnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condies de manuteno, assistncia tcnica e garantia oferecidas; b) Ser processadas sempre que possvel atravs de Sistema de Registro de Preos (SRP); c) Ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessrias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando economicidade; d) Balizar-se pelos preos praticados no mbito dos rgos e entidades da Administrao Pblica, atravs de ampla pesquisa de mercado, ou seja, no mnimo trs oramentos, (Podem ser oramentos obtidos em sites oficiais de empresas legalmente registradas, desde que conste o CNPJ da mesma e seja considerado o frete at o local de entrega desejado); com isso teremos condies de verificar se existem preos superfaturados, inexeqveis, fazendo com que preservemos o bom uso do errio; Proceda, quando da realizao de licitao, consulta de preos correntes no mercado, ou fixados por rgo oficial competente ou ainda, constante do sistema de registro de preos, em cumprimento ao disposto art. 43, inc. IV, da Lei n 8.666/1993, consubstanciando a pesquisa no mercado em, pelo menos, trs oramentos de fornecedores distintos, os quais devem ser anexados ao procedimento licitatrio. Acrdo 1547/2007 Plenrio De tudo o que restou debatido, possvel concluir que a formao de uma estimativa de preos confivel exige consulta ao mercado, de forma a evidenciar o preo mdio e justo ao servio ou bem que se pretende adquirir. possvel ainda, a pesquisa de preos junto ao setor pblico. Contudo, trata-se parmetro secundrio que no substitui a pesquisa de preos ampla realizada junto ao mercado. Parecer 351/2010/DHMS/CONSU/PGF/AGU
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br Para a obteno dos oramentos por parte dos setores interessados, a GLC ir disponibilizar aos solicitantes uma lista com os nmeros de telefones e e-mails de fornecedores dos materiais em questo, bastando para isso que seja enviada uma solicitao para o e-mail licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br;
e) A especificao completa do bem a ser adquirido sem indicao de marca, e sem direcionar para uma marca e modelo especfico; f) A definio das unidades e das quantidades a serem adquiridas em funo do consumo e utilizao provveis, cuja estimativa ser obtida, sempre que possvel, mediante adequadas tcnicas quantitativas de estimao; g) As condies de guarda e armazenamento que no permitam a deteriorao do material, e nem a perda do prazo de validade ou garantia. 8 Devem acompanhar o formulrio de pedido para efeito de prego (anexo I ou anexo V), uma justificativa (anexo II) e a planilha de Cotaes de Preos (anexo III ou anexo IV), bem como o termo de referncia (Anexo VI), caso sejam necessrias informaes complementares ao pedido, como por exemplo, registro do produto no Ministrio da Agricultura ou na Polcia Federal, (vide modelo no Anexo IX); DOS PEDIDOS DE DISPENSA DE LICITAO (SERVIOS), COTAO ELETRNICA (MATERIAL) E INEXIGIBILIDADE DE LICITAO. 9 Ateno, no caso de Dispensa por Valor, antes de se preocupar em preencher o Pedido, dever a unidade requerente entrar em contato com a CGAF, para verificar se existe saldo no sub-elemento (verificar anexos XI e XII) desejado; 10 Devem acompanhar o formulrio de pedido de compras (Anexo I) para efeito de Dispensa de Licitao Valor (art. 24, inciso I e II da Lei 8666-93): 10.1 Dispensa para prestao de servios: uma justificativa (Anexo II) a planilha de Cotaes de Preos (Anexos III ou IV), no mnimo TRS oramentos originais, onde conste o CNPJ das empresas consultadas e em caso de ser recebido por e-mail, este dever ser encaminhado junto com o oramento, 10.2 Dispensa para aquisio de material: uma justificativa (Anexo II) e a planilha de Cotaes de Preos (Anexos III ou IV). Neste caso pode ser enviado apenas
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br um oramento onde conste o CNPJ da (s) empresa (s) consultada (s) e em caso de ser recebido por e-mail, este dever ser encaminhado junto com o oramento. As eventuais aquisies de material por dispensa de licitao (art. 24 da lei 8.666-93) sero processadas atravs de Cotao Eletrnica no site www.comprasnet.gov.br.
OBS Quanto a Pedidos de Compras e Contratao de Prestao de Servios por Dispensa de Licitao por Valor, devemos ter em mente que so para pedidos de emergncia, e estes em carter de emergncia podem ser atendidos quando a causa que deu motivao justifica o pedido nessas condies. Por outro lado, pode-se dizer que em mais de 99% dos casos os pedidos podem e devem ser feitos com a devida antecedncia, o que exige planejamento e organizao das unidades requisitantes, caso contrrio mostra o descaso com a coisa pblica. 10.3 FCIL de verificar se realmente precisamos de algo a ser adquirido, para isso basta que faamos para ns mesmos cinco simples perguntas: A) O que desejo adquirir no existe em estoque, seja no almoxarifado ou no patrimnio? B) O que estou pretendo solicitar realmente necessrio para a execuo da minha funo, primando pela eficincia, economicidade, prudncia, legalidade e moralidade, e nico objetivo de atender ao verdadeiro interesse pblico? C) O quantitativo que ser solicitado esta correto, sem que esteja havendo desperdcio, ou seja, esteja alm ou aqum do que realmente necessito? D) O que estou comprando, tenho onde estocar em local adequado ou instalar o mais breve possvel, visando que seja preservada a validade e garantia dos bens adquiridos? E) Estou tendo responsvel cuidado com a coisa pblica? 10.4 - Se todas as respostas para as cinco perguntas foram SIM, fica comprovado que seu pedido respeita Todos os princpios bsicos da Administrao Pblica. 11 Devem acompanhar o formulrio de pedido de compras (Anexo I) para efeito de Inexigibilidade de Licitao (art. 25, inciso I e II da Lei 8666-93):
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br 11.1 Inexigibilidade: uma justificativa (Anexo II), Oramento de quem ir fornecer o Material/Servio, e em caso de ser recebido por e-mail, este dever ser encaminhado junto com o oramento, e a documentao exigida conforme Lei 8.666/93, Art. 25. Art. 25. inexigvel a licitao quando houver inviabilidade de competio, em especial: I - para aquisio de materiais, equipamentos, ou gneros que s possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferncia de marca, devendo a comprovao de exclusividade ser feita atravs de atestado fornecido pelo rgo de registro do comrcio do local em que se realizaria a licitao ou a obra ou o servio, pelo Sindicato, Federao ou Confederao Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes; II - para a contratao de servios tcnicos enumerados no art. 13 desta Lei, de natureza singular, com profissionais ou empresas de notria especializao, vedada a inexigibilidade para servios de publicidade e divulgao; III - para contratao de profissional de qualquer setor artstico, diretamente ou atravs de empresrio exclusivo, desde que consagrado pela crtica especializada ou pela opinio pblica. 1 Considera-se de notria especializao o profissional ou empresa cujo conceito no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experincias, publicaes, organizao, aparelhamento, equipe tcnica, ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho essencial e indiscutivelmente o mais adequado plena satisfao do objeto do contrato. 2 Na hiptese deste artigo e em qualquer dos casos de dispensa, se comprovado superfaturamento, respondem solidariamente pelo dano causado Fazenda Pblica o fornecedor ou o prestador de servios e o agente pblico responsvel, sem prejuzo de outras sanes legais cabveis. Nos casos de inexigibilidade de licitao, consultam-se outros rgos da Administrao ou adquirentes privados do bem ou servio. Nos casos de dispensa e licitao, a estimativa de preos deve levar em conta os preos praticados no mercado e em outros entes pblicos, permitindo o acesso ao Comprasnet e a atas do Sistema de Registro de Preos (SRP). Parecer 351/2010/DHMS/CONSU/PGF/AGU
Observao: 1) Dever acompanhar o pedido um documento que comprove tais exigncias no caso dos Incisos II e III; 2) No caso do Inciso I, o Atestado referente ao Material/Servio que queremos adquirir, comprovando que no h nenhum igual ou similar no mercado.
DOS PEDIDOS DE ADESO EM ATAS DE REGISTRO DE PREOS: 12 Deve acompanhar o formulrio de pedido (Anexo I) de Adeso a Ata de SRP (Carona) os mesmos documentos para a Dispensa, ou seja, a justificativa (Anexo II), os 03 oramentos vlidos e atuais com CNPJ e identificao do representante da empresa e no caso de servio, termo de referncia (Anexo VI) elaborado pelo setor solicitante para que a GLC complemente o processo e solicite a Autorizao da Instituio Gestora da Ata de SRP, o Aceite por parte do Fornecedor, cpia do Edital e primeira e ltima pgina da Ata do Comprasnet, estando todas estas pginas acompanhadas da Relao por Fornecedor ou Relao de Homologao, ambas do Comprasnet. Depois de preenchidos todos os requisitos da lista de verificao sugerida pela AGU (Anexo XIII) o processo seguir para a procuradoria jurdica do Instituto para a emisso do parecer jurdico e somente aps a emisso deste o ordenador de despesas poder autorizar a emisso da nota de empenho em nome do fornecedor registrado. OBS: No caso de ADESO EM ATA DE PREGO POR SISTEMA DE REGISTRO DE PREOS deve ser observado com especial ateno se a proposta apresentada pela empresa detentora do item ao qual se deseja aderir atende ao Princpio da Vinculao ao Instrumento Convocatrio, ou seja, se a empresa pretende fornecer o mesmo material e/ou servio que foi licitado pela Instituio Gestora da Ata de SRP; EM NENHUMA HIPTESE O SETOR REQUISITANTE PODER REALIZAR QUAISQUER TIPOS DE NEGOCIAES COM O FORNECEDOR VISANDO SUBSTITUIO DE PRODUTOS (PRINCPIO DA VINCULAO AO INSTRUMENTO CONVOCATRIO). Art. 8 do Decreto 3.931de 19 de setembro de 2011
A Ata de Registro de Preos, durante sua vigncia, poder ser utilizada por qualquer rgo ou entidade da Administrao que no tenha participado do certame licitatrio, mediante prvia consulta ao rgo gerenciador, desde que devidamente comprovada a vantagem. 1 Os rgos e entidades que no participaram do registro de preos, quando desejarem fazer uso da Ata de Registro de Preos, devero manifestar seu interesse junto ao rgo gerenciador da Ata, para que este Manual de Orientao Para Procedimentos de Compras e Contratao de Prestao de Servios Gerncia de Licitaes e Contratos 7
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br indique os possveis fornecedores e respectivos preos a serem praticados, obedecida a ordem de classificao. 2 Caber ao fornecedor beneficirio da Ata de Registro de Preos, observadas as condies nela estabelecidas, optar pela aceitao ou no do fornecimento, independentemente dos quantitativos registrados em Ata, desde que este fornecimento no prejudique as obrigaes anteriormente assumidas. 3o As aquisies ou contrataes adicionais a que se refere este artigo no podero exceder, por rgo ou entidade, a cem por cento dos quantitativos registrados na Ata de Registro de Preos. (Includo pelo Decreto n 4.342, de 23.8.2002).
a) ao analisar as minutas de contratos para adeso s atas de registros de preos, faam constar os possveis riscos de se contratar alm do limite originariamente posto na Ata registrada que se quer aderir; b) que no total a ser adquirido, via carona, devem ser consideradas todas as Unidades Administrativas da pessoa jurdica contratante, e; c) que mesmo em caso de adeso ata de registro de preos, o rgo ou entidade carona dever, previamente contratao, obedecer fase interna do procedimento licitatrio (entre outros: elaborao do projeto bsico/termo de referncia prprios, comprovao de vantajosidade, existncia prvia de dotao oramentria e anlise jurdica, nos termos do pargrafo nico do artigo 38 8.666/93 Parecer 349/PGF/RMP/2010 DA ELABORAO DAS DESCRIES DOS PEDIDOS DE COMPRAS 13 Deve se ter ateno na descrio dos itens contido em um pedido, que so: a) Descrio detalhada, com todas as informaes necessrias, devendo preservar a objetividade e que seja completa, sem que haja a indicao de marca, modelo ou qualquer direcionamento da compra para um determinado fornecedor ou fabricante. 5 do Art. 7 da Lei Federal 8666/93: vedada a realizao de licitao cujo objeto inclua bens e servios sem similaridade ou de marcas, caractersticas e especificaes exclusivas, salvo nos casos em que for tecnicamente justificvel (...).; 7 do Art. 15 da Lei Federal 8666/93: a especificao completa do bem a ser adquirido sem indicao de marca;
Art. 40, Inciso I da Lei Federal 8666/93: objeto da licitao, em descrio sucinta e clara; b) A marca e modelo, somente podero ser informados nos seguintes casos: b.1 Quando houver uma justificativa tcnica, sendo que quem der esta justificativa tcnica estar se responsabilizando tanto em mbito administrativo como judicial, e esta justificativa ter que ter capacidade de ser defendida em caso de contestao por parte dos candidatos a licitantes participantes do certame pblico e se for o caso judicialmente, sob pena de nulidade dos atos, e como j foi dito, e de responsabilidade de quem lhes deu causa. Esta justificativa tcnica dever fazer parte da justificativa do pedido de compra; b.2 Quando a aquisio for de peas, componentes de um referido equipamento, mquina, aparelho, sendo que neste caso, dever ser informado na descrio os dados destes para qual a pea ser utilizada, e no a da pea ou componente. b.3 Embora seja proibido a indicao de marca, e que a descrio direcione a compra para uma determinada marca de fabricante, a Subsecretaria de Assuntos Administrativos do MEC tem utilizado as marcas como padro de qualidade e desempenho, como pode ser visto no exemplo a seguir: CANETA esferogrfica, corpo em material plstico transparente, tubo da tinta em material transparente, lato com esfera de tungstnio, escrita mdia, cor da tinta azul, com orifcio lateral e tampa ventilada em sua ponteira na cor da tinta (tipo BIC, Compactor, Faber Castel ou similar com o mesmo padro de qualidade). No pode ser esquecido de maneira nenhuma, na expresso tipo marca xxxxxxxxxx, marca yyyyyyyyyyy, marca zzzzzzzzzzzzzzzz ou Similar, a expresso SIMILAR, pois assim, mesmo constando nome de marcas, no estamos direcionando o pedido para um determinado(s) fabricante(s). Neste caso as marcas servem para a definio de um padro de qualidade, porm sendo possvel a oferta de similares de outras marcas com o mesmo padro de qualidade. Esse um recurso que pode evitar a compra de materiais com qualidade no desejada pelo solicitante. Para evitar problemas, dever constar no edital o critrio que ser utilizado similaridade, por parte do pregoeiro no momento da sesso pblica.
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br 5 do Art. 7 da Lei Federal 8666/93: vedada a realizao de licitao cujo objeto inclua bens e servios sem similaridade ou de marcas, caractersticas e especificaes exclusivas, salvo nos casos em que for tecnicamente justificvel (...).;
b.4 Quando a Unidade do pedido for Caixa, Saco, Tubo, Vidro, etc., dever constar na descrio quantas unidades, litros, gramas deve conter cada invlucro. Como por exemplo: Quantidade: 150 Unidade: Caixa Descrio: CANETA esferogrfica, corpo em material plstico transparente, tubo da tinta em material transparente, lato com esfera de tungstnio, escrita mdia, cor da tinta azul, com orifcio lateral e tampa ventilada em sua ponteira na cor da tinta (tipo BIC, Compactor, Faber Castel ou similar com o mesmo padro de qualidade). Caixa com 50 unidades. Resumindo, estaremos comprando neste caso 150 caixas com 50 canetas em cada uma, totalizando assim a compra de 7.500 canetas. c) Uma Descrio correta, detalhada e impessoal, far com que o solicitante, tenha sua compra concretizada na licitao a qual fez parte, sem que haja inteno de recurso, alm de evitar que seja comprado o que escreveu e no o que imaginou. Inciso II do Artigo 3 da Lei Federal 10520/02: a definio do objeto dever ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem a competio.
14 Cada pedido deve ser para um nico tipo de grupo de material (Anexos X e XI), ou seja, levando-se em considerao o sub-elemento. Resumindo, cada pedido deve constar itens de um mesmo sub-elemento, com isso obteremos maior agilidade, compras mais racionais o que acaba por evitar o desperdcio do errio e o fracionamento das compras. 15 Pedidos de natureza complexa ou especfica, devem ser realizados atravs de Termos de Referencia (Anexo VI), se possvel com projeto em anexo, atravs de profissional competente e ligado a rea. Como por exemplo: Equipamento, suprimento ou servio de informtica Pela GTI (Gerncia de Tecnologia da Informao);
Manual de Orientao Para Procedimentos de Compras e Contratao de Prestao de 10 Servios Gerncia de Licitaes e Contratos
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br Equipamento e material de laboratrio Pelo coordenador do laboratrio ou professores que deste venham a utiliz-lo;
16 Pedidos de produtos, mobilirios ou equipamentos para salas de uso comum, como por exemplo, Laboratrios, ter que ser realizado em conjunto por todos que fazem uso do mesmo, evitando assim aquisies em quantidades desnecessrias, falta de lugar para colocao e instalao dos mesmos, e principalmente o mau uso do Errio. 17 O quantitativo de cada item deve considerar uma estimativa de consumo para 12 meses, j que a Ata de SRP ter este prazo de validade. 18 Os pedidos devem apresentar os seguintes cuidados: 18.1) Ser preenchidos sem rasuras; 18.2) Devem ser numerados em ordem crescente e contnuo, seguindo a seguinte padronizao: NN/AAAA (NN = Nmero do Pedido e AAAA = Ano do Pedido) como, por exemplo, 001/2011, 002/2011 e assim por diante; 18.3) Vir devidamente personalizado (Caso no houver Carimbo dever ser digitado o Nome e o n do SIAPE, tanto para o solicitante como para quem autoriza) e devidamente assinado pelos mesmos. No caso da Autorizao dever ser do Diretor Geral que o Ordenador de Despesas, ou servidores que estejam substituindo o mesmo atravs de Portaria. 18.4) Deve ser enviado a via original. 19 Na justificativa (Anexo II) devem constar as razes ou motivao do que se pretende e das suas finalidades. Caso o solicitante se depare com um objeto que tenha uma natureza especial ou a exigncia de particulares atributos, dever neste caso justificar de forma objetiva, pois o interesse pblico no pode ser confundido com pretenso particular. Quem faz a solicitao deve observar se os resultados a serem almejados esto compatveis com o investimento, pois formular pedido no Setor Pblico envolve responsabilidade para com sua Instituio assim para com a sua Sociedade. fundamental conjugar a necessidade da instituio com o que oferecido pelo mercado, sob pena de cometimento de ilegalidade.
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br 19.1 A Justificativa do pedido, alm da assinatura do Solicitante dever vir endossada atravs de assinatura pelo responsvel superior da Unidade/Coordenao Solicitante;
20 A Justificativa obrigatria, pois o instrumento que d viso ao Ordenador de Despesa, quanto aprovao ou no de tal solicitao de aquisio. Esta deve constar o motivo da necessidade de adquirir o bem ou contratar o servio, fundamentadamente, demonstrando, inclusive, a demanda e o benefcio da contratao, e o compromisso de que realmente h condies para o devido uso e armazenamento. 21 Produtos que devem ter controle e registro de rgos, como por exemplo: ANVISA, Min. Exrcito, Polcia Federal, Ministrio da Agricultura e outros rgos, dever constar esta exigncia na descrio, e os respectivos itens sero submetidos legislao pertinente. 22 Modelos de Descries Padres para diversos pedidos: 22.1 Para pedidos com a finalidade de Preges, Inexigibilidades ou Dispensas: 22.1.1 Materiais permanentes TEM QTDE UNIDADE 1 5 UNIDADE DESCRIO DETALHADA CONDICIONADOR DE AR, tipo Split, capacidade 12.000 BTUs, Ciclos Quente e Frio, Tenso de Alimentao: 220 v, Freqncia: 60 Hz, Potncia Mnima: 1182W, Selo Procel (se existir no catlogo procel 2010) de Economia de Energia: Nvel A, Garantia Mnima: 12 meses. Descries Complementares: Funo Swing, Display de temperatura digital de fcil visualizao da temperatura selecionada, controle remoto com display em cristal lquido, timer digital de 24 horas, entrada superior de ar, Programao incluindo Modo Auto, Silencioso, Recirculao de ar 660M/H, Filtro HEPA: Filtro de alto desempenho que retm at 99% das bactrias, fungos e caros do ar, causadores de alergias, parte externa do equipamento de cor Branca. Com Instalao e entrega no local. Deve acompanhar manual em portugus.
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br APRESENTAR CATLOGO
Como pode ser verificado, alguns dados so importantes e que no podem deixar de serem informados: Nome (em Negrito), tipo de equipamento, capacidade, funo, alimentao, freqncia, potncia, caracterstica de economia, garantia mnima, dimenses (se for o caso com a unidade de medida: m, cm, mm, etc.). Aps estes dados devero ser informado s caractersticas que complementam as necessidades do solicitante, sendo estas informadas como Descries Complementares. Fora isso poder ser solicitado algo complementar como no exemplo acima, ou seja, instalao, manual, se quer que apresentem catlogo, etc. OBS.: Podemos exigir tudo, desde que exista no mercado e que no direcione para um nico fornecedor (exceto no caso de Inexigibilidade). 22.1.2 Materiais de Consumo de modo geral TEM QTDE UNIDADE 1 5 Frasco DESCRIO DETALHADA lcool polivinlico (pva), frmula qumica: C2H4O, aspecto fsico: grnulos leves, brancos, de odor suave, teor de pureza: mnima de 95%, caractersticas adicionais: reagente totalmente hidrolizado, nmero de referncia qumica: cs 9002-89-5. Frasco de material Vidro, com 500g.
Como pode ser verificado neste caso em que se pegou como exemplo um material qumico, deve ser informado obrigatoriamente e nesta ordem para efeito de padronizao: Nome do produto desejado em negrito, frmula qumica, aspecto fsico do produto, teor de pureza, caractersticas adicionais, nmero de referncia qumica (no caso de existir um cdigo geral utilizado por todos os fornecedores) e dados sobre a unidade solicitada, que neste exemplo FRASCO, ou seja, se de vidro, plstico, polipropileno, com que tamanho: Frasco com 1 kg, com 500g, com 1 litro, com 500ml, etc. 22.2 Para pedidos com a finalidade de Adeso a Ata de Registro de Preos (SRP), comumente conhecido como Carona: 22.2.1 Materiais permanentes ou de consumo TE QTDE QTDE UNIDAD DESCRIO DADOS
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Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br REGISTR SOLICITA E DETALHADA ADA DA 3040 150 Unidade Bibliocanto - Item 05 cuja proposta foi de R$ 13,88 - Referente Adeso a Ata de SRP do IF-PE - Campus Vitria de Santo Anto de n 04/2010 UASG n 158465 Vencido pela empresa WTEC Mveis e Equip. Tcnicos Ltda. EPP BICCATECA CNPJ: 05.634.834/0001-72.
DA ATA Item 05 do prego 04/2010 da UASG 158465
Neste caso as informaes devem ser tais qual o exemplo acima, devendo ser apresentado os dados conforme apresentado, ou seja, alguns em negrito e outros de forma normal, na mesma ordem, ou seja, Nome do Material desejado, Nmero do item do prego, dados do valor da proposta vencedora, dados da Ata (com nome da instituio e n da ata), UASG da instituio, dados da empresa vencedora do item (nome e CNPJ). 23 Quanto a Pesquisa de Preo de Mercado, esta poder alm de ser obtida atravs de mnimo de trs oramentos, ser conseguida atravs das seguintes formas, com todas contando o CNPJ do fornecedor pesquisado: 23.1) Atravs do Comprasnet Tabela de Preos Praticados 23.2) Atravs de Cestas de Preos Aceitveis "1.7.2. faa o oramento do objeto a ser licitado com base em cesta de preos aceitveis oriunda, por exemplo, de pesquisas junto cotao especfica com fornecedores, pesquisa em catlogos de fornecedores, pesquisa em bases de sistemas de compras, avaliao de contratos recentes ou vigentes, valores adjudicados em licitaes de outros rgos pblicos, valores registrados em atas de SRP (Sistema de Registro de Preos) e analogia com compras/contrataes realizadas por corporaes
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br privadas, desde que, com relao a qualquer das fontes utilizadas, sejam expurgados os valores que, manifestamente, no representem a realidade do mercado, luz do art. 6, inc. IX, alnea f, da Lei n 8.666/93 (nessa linha, itens 32 a 39 do voto do Acrdo n 2.170/2007-P)";
Acrdo 819/2009 TCU Plenrio (ATA N 16, DE 29 DE ABRIL DE 2009 SESSO EXTRAORDINRIA APROVADA EM 30 DE ABRIL DE 2009 PUBLICADA EM 04 DE MAIO DE 2009 - ACRDOS N 817 a 864, 866 e 872.). DOS FORMULRIOS E PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS 24 Formulrios que devero ser utilizados para pedidos no Exerccio, a partir da publicao deste Manual de Compras. 24.1 Formulrio de Pedido Vide Anexo I (verso Word) ou Anexo V (Verso Excel) 24.2 Formulrio de Justificativa Vide Anexo II 24.3 Formulrio de Planilha de Cotaes Vide Anexo III 24.4 Formulrio de Oramento por Telefone Vide Anexo IV 24.5 Formulrio Anexo do Pedido, Termo de Referncia Vide Anexo VI. 24.6 Formulrio para Pedido de Empenho em Prego SRP Vide Anexo VII DOS RESUMOS PARA PROCEDIMNTOS PARA PEDIDOS DE COMPRAS E CONTRATAO DE PRESTAO DE SERVIOS 25 Resumo do procedimento para Pedido de Compras Dispensa de Licitao (Todos os documentos obrigatoriamente tem que ser originais): 25.1 Verificar a real necessidade do material a ser solicitado; 25.2 Verificar se h onde instalar/armazenar tal material; 25.3 Verificar as condies de Instalao visando com isso a no perda da garantia do material;
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br 25.4 Verificar a quantidade a ser solicitada, visando com isso no caso de material de consumo, a no prescrio da validade do produto;
25.5 Estando os itens acima de acordo, providenciar o levantamento de oramentos; 25.6 Preencher a Planilha de Cotao de Preos; 25.7 Solicitar Autorizao ao Ordenador de Despesas para realizar Dispensa de Licitao; 25.8 No caso de Dispensa de Licitao pelo Inciso I e II (Dispensa por Valor) entrar em contato com a CGAF - Coordenadoria Geral de Administrao e Finanas, e verificar saldo para Dispensa no Elemento de Despesa (vide Anexos X e XI) Correspondente e solicitar reserva para a mesma; 25.9 Solicitar a Dotao Oramentria para a CGAF; 25.10 Preencher o formulrio de Pedido de Compras, Anexo I (Um pedido para cada sub-elemento de despesa); 25.11 Preencher a Justificativa do Pedido de Compras, (Anexo II); 25.12 Juntar os seguintes documentos na ordem descrita a seguir: Pedido, Justificativa, Planilha de Cotaes, Oramentos (Trs no Mnimo). 25.14 Encaminhar a documentao constante no item 25.12 para a Gerncia de Licitaes e Contratos 26 Resumo do procedimento para Pedido de Compras Inexigibilidade de Licitao (Todos os documentos obrigatoriamente tem que ser originais): 26.1 Verificar a real necessidade do material a ser solicitado; 26.2 Verificar se h onde instalar/armazenar tal material; 26.3 Verificar as condies de Instalao visando com isso a no perda da garantia do material;
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br 26.4 Verificar a quantidade a ser solicitada, visando com isso no caso de material de consumo, a no prescrio da validade do produto;
26.5 Estando os itens acima de acordo, providenciar o oramento e o Atestado de exclusividade do Produto em relao ao Mercado; 26.6 Solicitar Autorizao ao Diretor Geral/Ordenador de Despesas para realizar a Inexigibilidade; 26.7 Solicitar a Dotao Oramentria para a CGAF; 26.8 Preencher o formulrio de Pedido de Compras (Anexo I) (Um pedido para cada sub-elemento de despesa); 26.9 Preencher a Justificativa do Pedido de Compras (Anexo II); 26.10 Juntar os seguintes documentos na ordem descrita a seguir: Pedido, Justificativa, Atestado de Exclusividade do Produto em relao ao Mercado e Oramento. 26.11 Encaminhar a documentao constante no item 26.10 para a GLC Gerncia de Licitaes e Contratos. 27 Resumo do procedimento para Pedido de Compras Prego Aquisio Imediata: 27.1 Verificar a real necessidade do material a ser solicitado; 27.2 Verificar se h onde instalar/armazenar tal material; 27.3 Verificar as condies de Instalao visando com isso a no perda da garantia do material; 27.4 Verificar a quantidade a ser solicitada, visando com isso no caso de material de consumo, a no prescrio da validade do produto; 27.5 Estando os itens acima de acordo, providenciar trs oramentos de cada item solicitado (Podem ser oramentos obtidos em sites oficiais de empresas legalmente registradas, desde que conste o CNPJ da mesma e seja considerado o frete at o local de entrega desejado);
27.6 Preencher a Planilha de Cotao de Preos (Anexos III e IV); 27.7 Solicitar a Dotao Oramentria para a CGAF; 27.8 Preencher o formulrio de Pedido de Compras (Anexo I ou Anexo V) (Um pedido para cada sub-elemento de despesa); 27.9 Preencher a Justificativa do Pedido de Compras (Anexo II); 27.10 Preencher o Termo de Referncia (anexo VI) quando for o caso (vide modelo no Anexo IX); 27.11 Juntar os seguintes documentos na ordem descrita a seguir: Pedido, Justificativa, Planilha de Cotao de Preos, Dotao Oramentria, Termo de Referncia e Autorizao do Diretor Geral/Ordenador de Despesas; 27.12 Encaminhar a documentao constante no item 27.11 para a GLC Gerncia de Licitaes e Contratos e encaminhar o formulrio de pedido, Anexo I e/ou o Termo de Referncia para o e-mail licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br. 28 Resumo do procedimento para Pedido de Compras Prego SRP: 28.1 Verificar a real necessidade do material a ser solicitado; 28.2 Verificar se h onde instalar/armazenar tal material; 28.3 Verificar as condies de Instalao visando com isso a no perda da garantia do material; 28.4 Verificar a quantidade a ser solicitada, visando com isso no caso de material de consumo, a no prescrio da validade do produto; 28.5 Estando os itens acima de acordo, providenciar trs oramentos de cada item solicitado (Pode ser oramentos obtidos em sites oficiais de empresas legalmente registradas, desde que conste o CNPJ da mesma, e que seja considerado o frete at o local de entrega desejado); 28.6 Preencher a Planilha de Cotao de Preos (Anexos III e IV);
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br 28.7 Preencher o formulrio de Pedido de Compras, Anexo I (Um pedido para cada sub-elemento de despesa);
28.8 Preencher a Justificativa do Pedido de Compras (Anexo II); 28.9 Preencher o Termo de Referncia, Anexo VI, quando for o caso (vide modelo no Anexo IX). 28.10 Juntar os seguintes documentos na ordem descrita a seguir: Pedido, Justificativa, Planilha de Cotao de Preos, Oramentos, Termo de Referncia com as devidas autorizaes do Diretor Geral/Ordenador de Despesas para a abertura do processo de Registro de Preos; 28.11 Encaminhar a documentao constante no item 30.10 para a GLC Gerncia de Licitaes e Contratos e encaminhar o formulrio de pedido, Anexo I e/ou o Termo de Referncia, quando for o caso, para o e-mail licitacao.riopomba@ifsudestemg.edu.br. 29 Resumo do procedimento para Pedido de Compras e Contratao de Servios Adeso a Ata de SRP (Carona): 29.1 Verificar a real necessidade do material a ser solicitado; 29.2 Verificar se h onde instalar/armazenar tal material; 29.3 Verificar as condies de Instalao visando com isso a no perda da garantia do material; 29.4 Verificar a quantidade a ser solicitada, visando com isso no caso de material de consumo, a no prescrio da validade do produto; 29.5 Estando os itens acima de acordo, providenciar trs oramentos de cada item solicitado (Pode ser oramentos obtidos em sites oficiais de empresas legalmente registradas, desde que conste o CNPJ das mesmas e que seja considerado o frete at o local de entrega desejado); 29.6 Preencher a Planilha de Cotao de Preos (Podem ser oramentos obtidos em sites oficiais de empresas legalmente registradas, desde que conste o CNPJ da mesma e seja considerado o frete at o local de entrega desejado ); neste caso a finalidade comprovar a real vantagem de se aderir a Ata de SRP;
29.7 Solicitar a Dotao Oramentria para a CGAF; 29.8 Elaborar, quando for o caso o termo de referncia com todas as condies da contratao; 29.9 Preencher o formulrio de Pedido de Compras, Anexo I (Um pedido para cada sub-elemento de despesa); 29.10 Preencher a Justificativa do Pedido de Compras (Anexo II); 29.11 Juntar os seguintes documentos na ordem descrita a seguir: Pedido, Justificativa, Planilha de Cotao de Preos, Dotao oramentria e autorizao do Diretor Geral/Ordenador de Despesas para a abertura do processo; 29.12 Encaminhar a documentao constante no item 29.11 para a GLC para a realizao dos seguintes procedimentos: 29.12.1 Entrar em contato com o licitante(s) vencedor (es) dos itens desejados no referido prego, a fim de verificar a disposio deste (s) em fornecer os materiais ou servios, nas mesmas condies e caractersticas da proposta enviada Instituio Gerenciadora da Ata de SRP, para que no haja atentado ao Princpio da Vinculao ao Instrumento Convocatrio. Caso o (s) mesmo (s) aceite (em), dever ser solicitado que seja enviado um documento informando tal interesse de fornecer; OBS: Em nenhuma hiptese o setor solicitante poder realizar quaisquer tipos de negociaes com o fornecedor visando substituio de produtos (Princpio da Vinculao ao Instrumento Convocatrio). 29.12.2 Entrar em contato com a Instituio que realizou a Licitao e solicitar uma Autorizao por escrito para Adeso a Ata de Sistema de Registro de Preo; 29.12.3 Imprimir a Ata do SRP desejado; 29.12.4 Imprimir o Edital do SRP desejado; 29.12.5 A GLC ir, juntar os seguintes documentos na ordem descrita a seguir: Pedido, Justificativa, Planilha de Cotao de Preos, Dotao oramentria, autorizao do Diretor Geral/Ordenador de Despesas, Autorizao da Instituio que
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br realizou a Licitao, Autorizao e proposta do (s) Fornecedor (es), Ata do Prego SRP e Edital do Prego SRP;
29.12.6 De posse de todos os documentos constantes no item 29.12.5, a GLC ir encaminhar toda a documentao para a Procuradoria Jurdica, representante da AGU junto ao IF Sudeste MG, para que seja emitido parecer jurdico autorizando a efetiva autorizao ata de registro de preos, conforme determina o Parecer 348/PGF/RMP/2010 da Adjuntoria de Consultoria da Procuradoria Geral Federal. 29.12.7 De posse de todos os documentos constantes no item 29.12.5, e do parecer jurdico emitido pela Procuradoria Jurdica, representante da AGU/PGF junto ao IF Sudeste MG a GLC ir encaminhar toda a documentao para a CGAF, para que seja emitida a nota de empenho em nome do fornecedor detentor do item da Ata do Prego SRP (Carona). 30 Resumo do procedimento para Pedido de Compras (empenhar) Atravs de Prego SRP j Homologado: 30.1 Verificar a real necessidade do material a ser solicitado; 30.2 Verificar se h onde instalar/armazenar tal material; 30.3 Verificar as condies de Instalao visando com isso a no perda da garantia do material; 30.4 Verificar a quantidade a ser solicitada, visando com isso no caso de material de consumo, a no prescrio da validade do produto; 30.5 Estando os itens acima de acordo, e caso a Ata do Prego SRP ou o item desejado seja pertencente a outro Setor/Coordenao solicitante, entrar em contato com a Unidade e Solicitar Autorizao para adquirir o item, sendo que esta autorizao dever ser por escrito; 30.6 Solicitar a Dotao Oramentria para a CGAF Coordenao Geral de Administrao e Finanas; 30.7 Preencher o Formulrio de Pedido de Empenho em Prego SRP (Anexo VII);
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br 30.8 Juntar os seguintes documentos na ordem descrita a seguir: Pedido, Justificativa, Autorizao da outra Unidade Solicitante detentora da Ata do Prego SRP ou do Item constante nesta (Se for o caso);
30.9 Encaminhar a documentao constante no item 32.8 para a CGAF, para a emisso da nota de empenho. 31 Finalidade para Criao do Manual de Compras: 31.1 Facilitar aos setores/coordenaes do campus Rio Pomba a montagem de um maior planejamento para elaborao dos Pedidos; 31.2 Permitir que o Setor de Licitaes, possa realizar as compras em tempo mais curto, dentro da legalidade; 31.3 Qualificar as compras obtendo assim melhores preos para aquisio, maior qualidade dos produtos adquiridos e evitar o fracionamento de despesas; 31.3 Fazer com que as Unidades sejam supridas com maior rapidez. 32 Finalidade para Criao da Estimativa de Compra para o Ano Seguinte: 32.1 Permitir uma Estimativa j no incio do Custo necessrio para o Ano seguinte; 32.2 Permitir maior planejamento entre DAP e CGAF, em relao Distribuio do Oramento anual; 32.3 Permitir um maior Planejamento para o Calendrio de Compras; 32.4 Permitir ao IF Sudeste MG Campus Rio Pomba um maior Planejamento em relao s solicitaes desejadas; 33 Os Pedidos devem obedecer a Classificao do Plano de Contas, obedecendo a cada pedido um nico sub-elemento. Visando facilitar, estamos encaminhando como Anexo XI a Relao dos Grupos de Compras e como Anexo XII, o Plano de Contas do Governo Federal no formato Digital; 34 Referente a pedidos no qual existam itens com descries extensas, poder o Formulrio de Pedido (Anexo I ou Anexo VI) ser preenchido resumidamente,
Diretoria de Administrao e Planejamento DAP Coordenao Geral de Administrao e Finanas - CGAF Gerncia de Licitaes e Contratos GLC Comisso Permanente de Licitaes licitao.riopomba@ifsudestemg.edu.br sendo que para isso dever ser preenchido um dos Formulrios chamados Anexo do Pedido (ver modelos no Anexo VI), que j servir tambm como esqueleto para o Termo de Referncia do edital, veja Modelo de Preenchimento do Formulrio do Anexo do Pedido apresentado no Anexo IX.
Esperamos que este trabalho surta aprovao e facilidades, para que possamos cada vez mais, trabalhar de maneira mais Planejada e Cooperativa, obtendo com isso o bem maior que o constante crescimento de nossa Instituio.
GERNCIA DE LICITAES E CONTRATOS COORDENAO GERAL DE ADMINISTRAO E FINANAS DIRETORIA DE ADMINISTRAO DIREO GERAL
Instituto Federal de Educao Cincia e Tecnologia Sudeste de Minas Gerais Campus Rio Pomba

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M A N U A L DE OR IE N T A O

P A RA EL ABO RA O DE P ED I DO S DE COMP RA S E P ED ID OS D E PRE S TA O D E SE RV I O S

MA N UAL D E O R I ENT A ES P A R A O S PR O C E D I ME NTO S A S ER E M AD OT A DO S PA RA SOL IC IT A O D E C O MP R A S E D E CON T R AT A O DE PR EST A O DE SE R VI O S NO A N O D E 2 0 1 2.

IDENTIFICAO DOS SETORES/COORDENAES ELENCADOS NESTE MANUAL:

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