O Respeito de Fundos em Arquivo: princpios tericos e problemas prticos (Michel Duchein, 1992)

O respeito dos Fundos tradicionalmente considerado, desde a segunda metade do sc. XIX, como o princ pio !undamental do ar"ui#o. $ pela pr%tica "ue o ar"ui#ista se distingue nitidamente por um lado do &i&liotec%rio e do documentalista por outro. Mas como muitos princ pios mais !%cil enunci%' lo do "ue de!ini'lo e de!ini'lo do "ue aplic%'lo. (e as suas &ases conceituais s)o relati#amente !%ceis de esta&elecer, ele le#anta, desde "ue se procure apro!undar os aspectos te*ricos e apro#eitar as conse"u+ncias pr%ticas, in,meras di!iculdades so&re as "uais gera-.es de ar"ui#istas se de&ru-am sem "ue solu-.es n tidas !ossem, no entanto, uni#ersalmente impostas. Problemas tericos, dificuldades prticas e respostas propostas /ntretanto necess%rio reconhecer "ue a de!ini-)o de Fundos tal como a conhece 0atalis de 1all2 e "ue consideramos at o presente, dei3a su&sistir um &om n,mero de incerte4as e de di!iculdades tanto te*ricas como pr%ticas. 5hegou momento de as e3aminar sem nunca nos aliciar sempre para as suas conclus.es. 1. efini!"o de Fundos em rela!"o # $ierarquia dos or%anismos produtores 6 di!iculdade de de!inir o Fundos em rela-)o 7 hierar"uia dos organismos produtores de ar"ui#o !e4'se praticamente sentir desde a sua origem e !undamental. /3emplo8 !%cil de!inir Fundos de ar"ui#o de uma a&adia de um hospital de um tri&unal 9o con:unto de documentos cu:o acrscimo e!etuado no e3erc cio das suas ati#idades. 0)o h% nenhuma di!iculdade de interpreta-)o, por"ue a a&adia, o hospital, o tri&unal s)o organismos &em de!inidos, possuindo uma personalidade :ur dica precisa e est%#el.

Mas paralelamente a casos t)o simples como estes e3istem inumer%#eis #ariedades de casos cu:a comple3idade !uncional e la-os de su&ordina-)o entre os di#ersos n #eis do organismo di!icultam a de!ini-)o do Fundos. 5omo8 ;odo Ministrio, todo grande corpo administrati#o ou :udicial est% di#idido em grandes setores de ati#idades, eles mesmos su&di#ididos em setores secund%rios "ue t+m cada um deles as suas pr*prias compet+ncias, as "uais, correspondem con:untos de documentos mais ou menos indi#iduali4ados. <or e3emplo, um Ministrio est% di#idido em dire-.es e as dire-.es em ga&inetes. <odemos, neste caso, !alar de Fundos de ar"ui#o do Ministrio ou dos Fundos das Dire-.es ou dos Fundos dos ga&inetes= 6s administra-.es centrais ou !ederais, na maioria dos pa ses, possuem *rg)os locais !ora da capital do pa s. De#emos considerar "ue cada um desses *rg)os locais cria um Fundos de ar"ui#o pr*prio ou "ue o Fundos ,nico para o con:unto de documentos criados por todos os *rg)os locais de uma mesma administra-)o= Formam os esta&elecimentos ou organismos dependentes de uma administra-)o superior Fundos pr*prios ou os seus ar"ui#os !a4em parte do Fundos da administra-)o superior= <or e3emplo os ar"ui#os de um instituto de pes"uisa dependente de uma uni#ersidade s)o simples partes dos Fundos dessa uni#ersidade ou de#em ser considerados como distintos= Mesmo para os ar"ui#os pri#ados, pro&lemas da mesma ordem se le#antam como no caso de esta&elecimentos industriais ou &anc%rios m,ltiplos pertencentes a mesma sede. <erante esta di!iculdade podemos adotar duas posi-.es intelectuais di!erentes "ue "uali!icaremos de ma3imalista e de minimalista. 6 primeira consiste em de!inir o Fundos ao mais alto n #el, considerando "ue a #erdadeira unidade de !un-)o situa'se no topo. 6dmitiremos portanto, neste caso "ue o con:unto de ar"ui#os pro#enientes de todos os ser#i-os e esta&elecimentos dependentes de um mesmo Ministrio !ormam um ,nico Fundos. Os antigos pa ses socialistas da /uropa de >este le#am at as ,ltimas conse"u+ncias este conceito unicista dos ar"ui#os, :% "ue admitem "ue todos os documentos pertencentes ao /stado !ormam um ,nico e gigantesco Fundos dos ar"ui#os do /stado. ?ase de toda a organi4a-)o ar"ui#ista.

(egunda atitude ao contr%rio consiste em redu4ir o Fundos ao n #el da menor clula !uncional considerando o #erdadeiro con:unto org@nico dos ar"ui#os resulta do tra&alho desta clula. $ e#idente "ue este pro&lema tem incid+ncias pr%ticas muito direta e imediata so&re o tra&alho dos ar"ui#istas. 5om e!eito uma #e4 admitido o princ pio de Fundos A "uer di4er da manuten-)o da integridade dos Fundos A essencial sa&er "uais s)o os limites do "ue preciso manter intacto. $ necess%rio constatar "ue nenhuma solu-)o n tida alguma #e4 !oi apresentada para esta "uest)o. 5om e!eito a re&ai3ar muito o n #el de compet+ncia !uncional 7 "ual corresponde o Fundos de ar"ui#os (atitude "ue temos "uali!icado de minimalista), corremos o risco de pri#ar a no-)o de Fundos de todo o seu #erdadeiro signi!icado. $ por isso "ue propomos para de!inir o organismo produtor de Fundos de ar"ui#os de reter os seguintes critrios8 1) <ara produ4ir um Fundos de ar"ui#o no sentido "ue o ar"ui#ista d% a este termo um organismo "ue se:a p,&lico ou pri#ado de#e possuir um nome e uma e3ist+ncia :ur dica pr*pria resultante de uma ata, lei, decreto etc. preciso e datado. 2) De#e possuir atri&ui-.es precisas e est%#eis, de!inidas por um te3to tendo #alor legal e regulamentar. B) 6 sua posi-)o no seio da hierar"uia administrati#a de#e ser de!inida com precis)o pela ata "ue lhe deu origem em particular a sua su&ordina-)o a outro organismo de n #el mais ele#ado de#e ser claramente conhecido. C) De#e ter che!e respons%#el, &ene!iciando do poder de decis)o correspondente ao seu n #el hier%r"uico, ou se:a ele de#e tratar dos tra&alhos da sua compet+ncia sem t+'los "ue su&meter automaticamente por decis)o a uma autoridade superior. D) 6 sua organi4a-)o interna de#e, tanto "uanto poss #el, ser conhecida e !i3ada num organograma. 6 aplica-)o destes D princ pios origina as seguintes conse"u+ncias8

 (epara as di#is.es ou sec-.es internas de um organismo "ue n)o respondam 7s condi-.es re"uisitadas para produ4ir um Fundos de ar"ui#oE ;odo organismo possuindo uma e3ist+ncia :ur dica e um n #el de compet+ncias pr*pria produ4 um Fundos de ar"ui#o, mesmo se est% su&ordinado a outro organismo de n #el mais ele#ado. Os *rg)os locais dependentes de um organismo central produ4em Fundos de ar"ui#os "ue lhes s)o pr*priosE <or !im parece ine#it%#el introdu4ir em 6r"ui#ologia um no-)o no#a8 a"uela de hierar"uia de Fundos dos organismos produtores, pro#ocando a su&ordina-)o de certos Fundos em rela-)o a outros. &. As varia!'es de compet(ncias dos or%anismos produtores de arquivo e suas repercuss'es no plano arquivstico. Intimamente ligados aos precedentes s)o os pro&lemas "ue le#antam as #aria-.es de compet+ncias dos organismos produtores de ar"ui#os. /is os principais aspectos8 1) 5aso de (upress)o de compet+ncias8 ;odo organismo produtor de ar"ui#os pode, ao longo da sua e3ist+ncia, #er ser suprimida um das suas atri&ui-.es por :% n)o corresponder a uma necessidade. 2) 5aso de cria-)o de compet+ncias8 6o in#erso, atri&ui-.es no#as podem ser dadas a um organismo B) 5aso de ;rans!er+ncia de compet+ncias (misto)8 6contece !re"uentemente "ue atri&ui-.es se:am trans!eridas de um organismo para outroE tais trans!er+ncias e"ui#alem a uma supress)o de compet+ncias para um organismo, a uma cria-)o de compet+ncias pelo outro. C) 5aso de compet+ncias tempor%ria8 certas atri&ui-.es "ue correspondem a necessidade tempor%ria s)o por #e4es dadas, alm das suas atri&ui-.es regulares do organismo.

/stas di#ersas !ormas de #aria-.es de compet+ncias "ue se articulam entre elas com uma multiplicidade de #ariantes espec !icas tradu4em'se geralmente na organi4a-)o dos ser#i-os e por toda a espcie de modi!ica-.es de estrutura8 cria-)o, ou supress)o de ga&inetes ou de di#is.es, cria-)o de organismos no#os #inculados ou su&ordinados aos organismos e3istentes, trans!er+ncia de ga&inetes de um organismo para outro etc. F% "ue Fundos constitu do pelo con:unto de documentos produ4idos pelo tra&alho de um "ual"uer organismo, o Fundos de um organismo "ue so!reu sucessi#as adi-.es, supress.es e trans!er+ncias de compet+ncias possuir% documentos re!letindo todas estas #aria-.es, di!icultando a reconstru-)o pelos pes"uisadores da continuidade administrati#a ou at mesmo, pelo seguimento cronol*gico e l*gico dos tra&alhos. 6 esta di!iculdade certos te*ricos propuseram remediar su&stituindo a no-)o de Fundos a de record series. /ste record series seria seguimentos de documentos independentes do conte3to administrati#o, ou se:a reagrupamentos de documentos !ormando um seguimento cronol*gico e l*gico, "ual"uer "ue se:a a sua pro#eni+ncia. Gislum&ramos desde logo, neste sistema aparentemente sedutor, o #elho sistema de 0atalis de 1aill28 a classi!ica-)o por tema. Hual"uer "ue se:a a sinceridade e a &oa ! da"ueles "ue prop.em um tal #iola-)o deli&erada ao respeito de Fundos, eles est)o errados e n)o de#emos ter indulg+ncia por um erro t)o gra#e. 5omo o e3primiu #igorosamente (ir Iilar2 FenJinson independentemente do que poderamos fazer a mais, no devemos fraccionar a unidade de Fundos. <artilharemos plenamente, neste ponto, a opini)o de sir Iilar2, "ue a ,nica compat #el com o princ pio do respeito de Fundos. Do ponto de #ista ar"ui# stico, o pro&lema de #aria-.es de compet+ncias pro#ocando #aria-.es no conte,do dos Fundos , portanto, um !also pro&lema. Huando "ual"uer atri&ui-)o dos organismos suprimida (sem ser trans!erida para outro organismos), o acrscimo do Fundos de ar"ui#o desse mesmo organismo encontra'se simplesmente amputado dos documentos correspondentes a essa atri&ui-)o, mas a nature4a dos Fundos n)o modi!icada. 6ssim como, "uando uma compet+ncia no#a criada num organismo.

0o entanto uma di!iculdade &em real e3iste no caso onde as trans!er+ncias de compet+ncias le#am a trans!er+ncias de papis entre organismos. /m princ pio os documentos correspondentes 7 compet+ncia trans!erida de#eriam pertencer, at a data da trans!er+ncia, ao Fundos do organismo "ue e3ercia a compet+ncia antes da trans!er+ncia. In!eli4mente raras as coisas serem t)o claras na pr%tica, por"ue para poder e3ercer a no#a compet+ncia "ue lhe !oi con!iada, o segundo organismo est% "uase sempre na o&riga-)o de recolher pelo menos uma parte dos documentos do primeiro organismo respeitantes a compet+ncia trans!erida. /sses documentos, "ue logicamente pertencem ao Fundos do primeiro organismo, s)o portanto, incorporados ao do segundo organismo e com esse Fundos "ue ulteriormente chegaram ao dep*sito de ar"ui#os hist*ricos. 6s solu-.es "ue propomos para este pro&lema s)o as seguintes8 1) Kegra geral os documentos "ue !oram trans!eridos de um organismo #i#o para outro organismo #i#o e ai !oram integrados de#er)o ser considerados como pertencentes ao Fundos do organismo "ue os recolheu. 6ssim, se uma compet+ncia !oi trans!erida em 199L de um organismo 6 para um organismo ? e "ue o recolhe. 2) Huando um organismo #i#o #+ serem trans!eridas as compet+ncias dum organismo suprimido os documentos do organismo suprimido de#em ser trans!eridos como !ormando um Fundos distinto. 6ssim imaginemos "ue uma compet+ncia era e3ercida at 199D por um organismo 5 e "ue em 199D suprimido e a dita compet+ncia trans!erida para um organismo D, os documentos anteriores a 199D !ormam o Fundos do organismo 5 distinto da"uele do organismo D. /m contrapartida os documentos respeitantes 7 compet+ncia trans!erida !a4em parte a partir de 199D do Fundos D. B) ;oda#ia, no caso dos documentos do organismo 5 serem totalmente ine3trinca#elmente e irremedia#elmente misturados com os do organismo D, de#eremos, pela !or-a das coisas renunciar a considerar o Fundos do organismo 5 como um Fundos distinto. 0este caso assinalaremos no ca&e-ario do instrumento de pes"uisa do Fundos do organismo D "ue o Fundos do organismo 5 a se encontra inclu do.

/ssas regras aplicam'se de uma maneira geral a todos os casos onde ar"ui#os de organismos suprimidos !oram recolhidos por outros ar"ui#os. O Fundos do organismo suprimido de#e sempre ser considerado como distinto da"uele do organismo "ue o recolheu e3ceto se a !us)o dos dois Fundos !or de tal maneira ine3trinc%#el "ue a identi!ica-)o de um em rela-)o ao outro se:a imposs #el. ) * +ue entendemos pelo termo ,proveni(ncia de um Fundos-. O "ue aca&amos de di4er so&re os ar"ui#os de organismos suprimidos unidos ou integrados a outros organismos etc., le#a'nos a a&ordar outro pro&lema ligado ao princ pio do respeito dos Fundos8 a"uele com a no-)o de pro#eni+ncia. 6 maioria das de!ini-.es do respeito dos Fundos !a4em apelo a esta no-)o ao ponto "ue a e"ui#alente da e3press)o respeito 9respeito dos FundosM nos pa ses de linguagem germ@nica, e de outros mais, o 9princ pio de pro#eni+nciaM8 o Fundos de!inido como sendo o con:unto dos ar"ui#os "ue tem a mesma pro#eni+ncia mas este termo am& guo desde o momento "ue tentemos lhe precisar o sentido. <rocuraremos e3emplos para demonstrar esta am&iguidade. 0)o h% nenhuma di!iculdade de interpreta-)o "uando o Fundos de ar"ui#os produ4ido por um organismo !oi conser#ado por esse organismo, sem ad:un-)o ou diminui-)o, at a sua entrega num dep*sito de ar"ui#os e "ue essa entrega se:a !eita diretamente pelo organismo produtor. Ma este simples processo nem sempre reali4ado. (a&emos "ue o Fundos de um "ual"uer organismo poder% ter sido trans!erido por ra4.es de necessidade !uncional a um outro organismo e "ue a ele pode a) ter !icado agrupado continuando a !ormar um con:unto indi#iduali4adoE &) ter sido desmem&rado, misturado ao ar"ui#o do organismo de reagrupamento. 0o primeiro caso a identi!ica-)o do Fundos relati#amente !%cilE mas no momento de entrega no dep*sito de ar"ui#o, "ual ser% a pro#eni+ncia desse Fundos= (er% o organismo produtor ou o organismo entregador= 6 primeira resposta parece e#identemente mais l*gica ( a !*rmula indentidad productora do Dr. 6urlio ;anodi) na pr%tica pode no entanto es&arrar com di!iculdade "uase "ue

insuper%#eis se, em seguimento das #icissitudes hist*rico'administrati#as, organismo produtor em "uest)o mudou de nome de estrutura e de compet+ncia ao longo dos anos. Huanto a outra resposta A relacionar a pro#eni+ncia ao organismo entregador A mais simples e le#anta menos pro&lemas pr%ticos, mas correu risco de chegar a teorias a&surdas na medida em "ue Fundos de origens muito di#ersas podem ser entregues por um mesmo organismo, o "ue sendo aplicado a letra a !*rmula do 9princ pio de pro#eni+nciaM, pode pro#ocar misturas de Fundos di!erentes so& o mesmo prete3to "ue tendo sido entregues :untos tem a mesma pro#eni+ncia. <ropomos portanto a seguinte solu-)o, relacionada 7"uelas "ue propusemos para o pro&lema das #aria-.es de compet+ncias dos organismos produtores de ar"ui#os8 Huando um Fundos !oi ao longo da sua hist*ria, desmem&rado eNou integrado ao Fundos de um organismo di!erente da"uele "ue o produ4iu, ao ponto de ter perdido a sua identidade e a sua indi#idualidade de#e ser considerado como pro#eniente do organismo "ue o recolheu e integrou no seu pr*prio FundosE neste caso a no-)o de pro#eni+ncia est% ligada 7"uela de entrega e n)o a de produ-)o. / * Fundos ,abertos e Fundos ,fec$adosHuando um organismo suprimido, o Fundos de ar"ui#os criados por este organismo automaticamente 9encerradoM ou 9!echadoM. Isto e#idente "uando se trata de organismos, esta&elecimentos, administra-.es, etc., antigas. Mas as coisas tornam'se menos claras "uando se entra no dom nio !lutuante da administra-)o moderna, onde muitas #e4es di! cil di4er e3atamente "uando um organismo para de e3istir ou "uando simplesmente muda de nome ou de lugar no sistema administrati#o. <or outro lado claro "ue um Fundos s* !ica completo "uando encerrado. $ em #irtude deste !ato "ue os ar"ui#istas italianos negam o nome de ar"ui#os aos documentos das administra-.es modernas, por"ue lhe negam o car%ter de universitas rerum, ou se:a, de um con:unto encerrado A"ue ao seu #er ' uma caracter stica necess%ria de todo Fundos de ar"ui#o. Om tal rigor

, no entanto, a meu #er, completamente in:usti!icado, por"ue todo o documento criado por um organismo e conser#ado por ele pertence, desde a sua cria-)o ao Fundos de ar"ui#os deste organismo, o "ue pro#a desde :% "ue esse Fundos e3iste mesmo "ue n)o este:a completo ou encerrado. $ por isso "ue os ar"ui#os !ranceses, herdeiros l*gicos, neste ponto do pensamento de 0atalis de 1aill2, negam'se a separar, tanto na teoria como na pr%tica, os 9ar"ui#os correntesM (os records da terminologia americana) dos 9ar"ui#os hist*ricosM (os archives em linguagem americana). Ons e outros pertencem ao mesmo Fundos e n)o podem conse"uentemente serem dissociados. $ a di!eren-a !undamental entre record management 7 americana e o prarquivismo 7 !rancesa. 0o entanto de reconhecer "ue, do ponto de #ista pr%tico, o tratamento ar"ui#ista dos Fundos a&ertos le#antam por #e4es pro&lemas di! ceis se "ueremos preser#ar indispensa#elmente a integridade dos Fundos. <elo "ue da de!ini-)o de Fundos encerrados e a&ertos no caso onde pode ha#er d,#ida so&re a comunica-)o ou cess)o de e3ist+ncia de um organismo A ou se:a "uando se hesita em decidir de um organismo cessa de e3istir ou se perpetua so& outro nome ', propomos as seguintes solu-.es8 (e h% uma e#idente e total continuidade de compet+ncia entre o organismo suprimido 6 e o no#o organismo ? "ue lhe sucede, podemos concluir "ue na realidade s* se trata de uma simples troca de nomes eNou de uma modi!ica-)o do organismo 6 e por conse"uente o Fundos de 6r"ui#o do organismo 6 n)o esta encerrado, mas muda simplesmente de nome. /sta decis)o de manter um Fundos a&erto, ou se:a de considerar um Fundos ,nico os papis de um organismo suprimido e de um organismo no#o, s* de#e ser tida em conta "uando nenhuma d,#ida ou incerte4a poss #el e3iste so&re a continuidade dos dois organismos. Desde "ue ha:a hesita-)o so&re a oportunidade de uma tal decis)o, a "uest)o de#e ser resol#ida pela negati#a8 o Fundos do organismo suprimido de#e ser considerado como encerrado e um Fundos no#o de#e ser a&erto pelo organismo criado. (e o organismo suprimido 5 trans!ere as suas compet+ncias para um organismo D "ue e3istia antes da supress)o do organismo 5 o Fundos

do organismo 5 encerradoE o Fundos do organismo D d%'lhe seguimento mas distingue'se dele. (e, por !im um no#o organismo / criado para e3ercer as compet+ncias de #%rios organismos #ale o e3plicitado acima. <ara o caso de Fundos de organismos suprimidos "ue !oram integrados e misturados aos Fundos dos organismos "ue lhes sucederam, relem&ramos o "ue acima !oi dito a prop*sito da no-)o de 9pro#eni+nciaM dos Fundos. ()o e#identemente Fundos encerrados, mas na medida em "ue perderam a sua indi#idualidade por ra4)o da sua integra-)o a Fundos a&ertos, :% n)o podem ser tratados do ponto de #ista ar"ui# stico, como Fundos aut*nomos. /m contrapartida de#emos relem&rar "ue um Fundos !ica a&erto at "ue o organismo "ue o produ4 #i#o, e "ue isso pode durar inde!inidamente. <ortanto, de lhe aplicar um tratamento din@mico, "ue preser#e a no-)o de unidade do Fundos. 0 * O respeito dos Fundos implica o respeito da sua classifica!"o interna de ori%em. ;al#e4 a"ui #enhamos a tocar no ponto mais delicado das di!iculdades ligadas ao princ pio do respeito de Fundos. /ste ,ltimo, relem&ramos, de!ina'se ao mais simples como a n)o separa-)o dos documentos pro#enientes de um organismo e como n)o mistura de documentos pro#enientes de #%rios organismos di!erentes, mas n)o di4 nada, pelo menos na #ers)o primiti#a, da classi!ica-)o interna dos documentos no Fundos. De !ato, a l*gica do princ pio enunciado por 0atalis de 1aill2 implica#a "ue mais cedo ou mais tarde #ir amos a respeitar n)o s* a integridade e3terna do Fundos, mas A pelo menos em teoria A a integridade interna das suas di!erentes partes. Foi o "ue o ar"ui#ista alem)o &ati4ou de Strulcturprinzip complemento natural do rovenienzprinzip, e "ue, enunciado no cle&re !anual dos "rquivistas #olandeses de ( Muller, F. 6 Feith, e K Fruin em 1P9P, tornou'se ho:e parte integrante do princ pio do respeito dos Fundos.

6 Formula-)o de Muller, Feith e Fruin a seguinte8 o sistema de classifica$o %interna dos Fundos& deve ser fundada so're o organismo primitivo de Fundos de arquivos, que corresponde nos tra$os gerais com a organiza$o da administra$o da qual ele provem. /, com esta a!irma-)o correria o risco de ser o&#iamente :ulgada e3ageradamente otimista, os autores holandeses acrescentaram8 (onv)m resta'elecer antes de mais e o mais possvel a ordem primitiva* mais tarde ento, poderemos +ulgar se e at que ponto ser, dese+,vel afastar-nos dessa ordem. /sta ,ltima !rase, "ue le#a o princ pio do respeito da estrutura dos Fundos at a reconstitui-)o dessa estrutura "uando :% n)o e3iste, assemelha' se um tanto ou "uanto 7s pr%ticas dos ar"uitetos do tempo de Giollet Due, "ue elas tam&m 9resta&eleciam o mais "ue poss #el o estado primiti#oM dos monumentos "ue eram encarregues de restaurar. $ em realidade com as melhores inten-.es do mundo, a&rir as portas a todos os a&usos do ar&itr%rio. 0em historiador, nem ar"ue*logo, nem ar"ui#ista tem "ue resta&elecer o "ue o tempo destruiu sal#o raros casos onde a reconstitui-)o rigorosamente e3ata e segura s)o poss #eis, com pro#as de apoio. De#eremos, portanto, re:eitar este mtodo de restaura-)o "ue constitui uma e3tens)o in:usti!icada do respeito dos Fundos. Mas o #alor tanto te*rico como pr%tico do princ pio do respeito da estrutura dos Fundos (chamamos'lhe, para simpli!icar, princ pio de estrutura) pelo menos su&siste. 5once&e'se !acilmente "ue a aplica-)o desse princ pio repleta de di!iculdades. Omas decorrem direta ou indiretamente do "ue #imos mais acima a prop*sito das #aria-.es de compet+ncias dos organismos produtores de ar"ui#o8 a estrutura interna dos Fundos re!lete e#identemente essas #aria-.es de compet+ncias. Mas mais di!iculdades de "ue os organismos produtores "ue nem eles mesmos t+m respeito pelo 9princ pio de estruturaM "uando classi!icam os seus ar"ui#os correntes. <odemos admitir "ue geralmente os ar"ui#os das grandes di#is.es internas de um dado organismo !icam mais ou menos indi#iduali4ados e independentes, nem "ue se:a por ra4.es de comodidade !uncional. Mas de toda maneira, no interior de uma mesma di#is)o, os ar"ui#os correntes s)o conser#ados de cem maneiras di!erentes segundo os casos, segundo um es"uema chamado 9"uadroM ou 9plano de classi!ica-)oM, puramente

organi4acional, ou se:a moldado so&re a organi4a-)o dos ga&inetes ou puramente met*dico, ou se:a por categorias de assunto tratados ou misto, ou se:a semi'organi4acional, semi'met*dico ou at n)o h% nenhum "uadro de classi!ica-)o de ar"ui#os correntes e o organismo conser#a os seus papis em desordem, cada empregado ou che!e de ga&inete, tendo seu pr*prio mtodo de arruma-)o, geralmente incompreens #el para "ual"uer outra pessoa. 5laro , todos esses sistemas podem coe3istir ou sucederem'se no interior de um mesmo organismo do "ual decorre todas as desordens !%ceis de imaginar. 6crescentamos por !im, ao sa&or das supress.es e dos acrscimos de compet+ncias, o acumular de ar"ui#os de di#ersas pro#eni+ncias, "ue tam&m eles t+m uma classi!ica-)o mais ou menos e!eti#a e s)o, na ocasi)o da sua trans!er+ncia, mais ou menos misturados e integrados aos ar"ui#os do organismo no "ual est)o a ser integrados assim temos uma ideia sum%ria das desordens de todas as nature4as "ue apresentam os Fundos no momento da sua entrega nos dep*sitos de ar"ui#os chamados a classi!ic%'los e a conser#%' los, desordens "ue at mesmo o acto de entrega le#am !re"uentemente ao ru&ro a ra4)o das manipula-.es mais ou menos &rutais as "uais est)o su&metidos os documentos. 0este sentido o "ue !eito do respeito da estrutura interna dos Fundos= (er amos tentados, perante uma situa-)o t)o comple3a de declara'la ine3tric%#el e de renunciar a !a4er do princ pio de estrutura uma regra ar"ui# stica ao mesmo t tulo "ue o princ pio de pro#eni+ncia. Mas estar amos errados agindo assim, por"ue na realidade estes dois princ pios decorrem um do outro da concep-)o org@nica dos ar"ui#os "ue , :% o #imos, !undamental. /st)o ligados um ao outro e n)o podem ser dissociados. <ara determinar as possi&ilidades de aplicar 7 classi!ica-)o dos Fundos o princ pio do respeito de estrutura interna, de#e'se distinguir #%rios casos "ue pretendem solu-.es di!erentes. 1) 5aso de organismo de estrutura simples8 entendemos a"ui por 9organismo de estrutura simplesM organismos, geralmente de import@ncia !raca em rela-)o ao n,mero de pessoas "ue empregam cu:o a!a4eres n)o s)o !uncionalmente repartidos entre #%rias di#is.es ou sess.es possuindo cada uma atri&ui-.es precisas e est%#eis. /m tal caso, se o organismo pratica uma classi!ica-)o "ual"uer dos seus

ar"ui#os correntes o ar"ui#ista de#e respeita essa classi!ica-)o, melhorando'a se assim !or necess%rio, mas este respeito n)o constitui nenhuma o&riga-)o, se a classi!ica-)o praticada pelo organismo muito de!eituosa ou incomoda a pes"uisa. 5om muita ra4)o ainda, se o organismo n)o pratica uma classi!ica-)o sistem%tica dos seus ar"ui#os correntes, o ar"ui#ista poder% dar ao Fundos a classi!ica-)o interna "ue melhor lhe aprou#er :ulgar, n)o ha#endo portanto, nesta ocasi)o respeito da estrutura dos Fundos. 2) 5aso de organismos de estruturas comple3as8 os organismos "ue possuem um le"ue numeroso de empregados e m,ltiplas atri&ui-.es s)o geralmente, como :% #imos, di#ididos em setores, cu:o cada um e3erce uma parte de!inida das atri&ui-.es do organismo. $ e#idente "ue os papis produ4idos por essas di#is.es &em como n)o !ormando Fundos de ar"ui#os distintos constituem con:untos org@nicos "ue o respeito da estrutura manda "ue !i"uem agrupados. I% portanto, interesse a tomar essas di#is.es como &ase de classi!ica-)o interna do Fundos do organismo, cada uma das di#is.es prim%rias do Fundos corresponde a uma das di#is.es estruturais do organismo. In!eli4mente, essas di#is.es estruturais s)o raramente est%#eis, elas modi!icadas e as suas respecti#as atri&ui-.es mudam com a !re"u+ncia "ue tende a cresce no mundo moderno. <erante estas di!iculdades duas solu-.es s)o poss #eis8 (e "ueremos conser#ar as di#is.es !uncionais do organismo como &ase da classi!ica-)o de Fundos, temos ent)o "ue !atiar o Fundos por ordem cronol*gica, ou per odos delimitados pelas mudan-as de estrutura dessas di#is.es e classi!icamos os documentos correspondentes a cada per odo como !ormando um todo. /sta solu-)o aceit%#el e at recomend%#el se as mudan-as em "uest)o n)o s)o !re"uentes e se por conseguinte os per odos "ue delimitam s)o su!icientemente longos como uma esta&ilidade at grande de atri&ui-.es no interior desse per odos. /m contrapartida, se as mudan-as da estrutura e de atri&ui-.es das di#is.es do organismo s)o muito !re"uentes, de#e'se renunciar a tomar

essas di#is.es como &ase de classi!ica-)o do Fundos e consider%'lo desde logo do ponto de #ista do tratamento ar"ui# stico, como um Fundos de organismo simples sem di#is)o interna. eve1se respeitar a classifica!"o dada aos Fundos pelos or%anismos que os produ2iram. <arece tentar para o ar"ui#ista conser#ar tal e "ual a classi!ica-)o dada aos documentos pelo organismo "ue produ4iu o Fundos, mas esta tenta-)o es&arra'se com in,meras di!iculdades "ue n)o de#em ser su&estimadas. Oma das di!iculdades !undamental8 a classi!ica-)o dada aos documentos pelos organismos produtores nunca uma classi!ica-)o conce&ida so&re um longo per odo de tempo. 6 sua utilidade essencialmente !uncional, pragm%tica e n)o hist*rica. /la raramente corresponde aos mtodos de classi!ica-)o ar"ui# stica "ue geralmente se aplica so&re partes cronol*gicas &astante longas. ;oda#ia, admitindo "ue esta di!iculdade se:a ultrapassada outras di!iculdades su&sistem. <or um lado a classi!ica-)o dada por um organismo produtor pode somente incidir so&re certas !ac-.es ou setores dos documentos produ4idos, por outro lado, essa classi!ica-)o pode ser e!etuada segundo princ pios estrangeiros ao mtodo ar"ui# stico e mais pr*3ima da classi!ica-)o das &i&liotecas ou dos centro de documenta-)o, por #e4es mesmo contr%ria ao princ pio dos Fundos. 6crescentamos "ue essas classi!ica-.es s)o aplicadas pelos organismos produtores, com mais ou menos rigor e continuidade e "ue muito !re"uentemente a ado-)o de um sistema no#o de classi!ica-)o por um organismo acarreta o desmem&ramento da classi!ica-)o precedente, com e!eito, retroati#os incidindo por #e4es so&re #%rios anos. 0estas condi-.es seria ilus*rio e perigoso procurar ter sistematicamente a classi!ica-)o dada pelo organismo produtor como &ase de classi!ica-)o ar"ui# stica. 6ntes de adotar esta solu-)o, o ar"ui#ista de#e se assegurar a) "ue a classi!ica-)o dada pelo organismo produtor !oi e!eti#amente reali4ada, perseguida e conser#ada e n)o se !icou por uma simples inten-)o ou #eleidadeE &) "ue esta classi!ica-)o !oi perseguida por um per odo de tempo &astante longoE c) "ue n)o incompat #el com o princ pio do respeito dos

FundosE d) "ue ela englo&e &em todos os documentos "ue comp.em o Fundos ou di#is)o do Fundos de "ue di4 respeito tratar. (e todas estas condi-.es n)o s)o reunidas, estimaremos "ue de#emos renunciar a continuar a classi!ica-)o dada pelo organismo produtor e proceder como se o Fundos nunca ti#esse "ual"uer classi!ica-)o antes de chegar as m)os do ar"ui#ista. /m resumo, a "uest)o do respeito da estrutura interna dos Fundos apela pelas seguintes respostas8 1) Huando um Fundos se comp.e de di#is.es correspondendo a di#is.es !uncionais do organismo produtor, essas di#is.es de#em ser tomadas o mais "ue poss #el como &ase da classi!ica-)o ar"ui# stica, mas podemos ser o&rigados a renunciar a elas se as di#is.es !uncionais do organismo produtor muda !re"uentemente de estrutura e atri&ui-.es. 2) Huando um Fundos ou uma di#is)o do Fundos possui uma classi!ica-)o dada pelo organismo de entrega, essa classi!ica-)o pode ser conser#ada como &ase de classi!ica-)o ar"ui# stica na condi-)o de ser est%#el, incidindo so&re um per odo &astante longo, compat #el com o princ pio do respeito dos Fundos, e corretamente reali4ada, caso contr%rio o ar"ui#ista pode inspirar'se dessa classi!ica-)o para o seu pr*prio tra&alho, mas nunca segui'lo cegamente. B) /m todo caso, o ar"ui#ista pode com legitimidade dar ao Fundos ou a di#is)o de Fundos, em toda medida do poss #el, so&re a estrutura interna do organismo produtor, mas sem ser o&rigado a re!letir na sua classi!ica-)o os detalhes e as #aria-.es dessa estrutura. 6 classi!ica-)o dos Fundos por partes cronol*gicas8 por #%rias #e4es ao longo desse artigo !i4emos alus)o a classi!ica-)o dos Fundos por partes cronol*gicas ou per odos. (er% um tal mtodo e compat #el com o respeito da unidade interna dos Fundos= <oder amos discuti'lo num plano te*rico e certo "ue mais #ale e#itar tanto "uanto poss #el essa possi&ilidade, ou se:a "uando se trata de um Fundos encerrado pro#eniente de um organismo cu:a estruturas internas e as atri&ui-.es so!reram, ao longo da sua hist*ria, mudan-as muito pro!undas. Mas para os Fundos a&ertos assim como para os Fundos encerrados cu:a composi-)o re!lete as mudan-as de estrutura e atri&ui-.es

so!ridas pelo organismo produtor, a classi!ica-)o por partes cronol*gicas uma necessidade pr%tica t)o e#idente "ue se imp.e a todos os ar"ui#istas apesar das retic+ncias dos te*ricos. ;r+s regras de#em no entanto ser o&ser#adas se "ueremos e#itar "ue esse mtodo d+ num #erdadeiro desmem&ramento dos Fundos8 <or um lado as partes cronol*gicas escolhidas como &ase da classi!ica-)o de#em ser &astante longas para constituir um con:unto de ar"ui#os coerentesE <or outro lado, essas partes de#em corresponder a per odos &em de!inidos na #ida do organismo produtor do FundosE os seus limites n)o de#em portanto ser ar&itrariamente escolhidosE <or !im para "ue o tratamento ar"ui# stico de uma parte cronol*gica de um Fundos possa ser empreendido, preciso "ue todos os documentos correspondendo a essa parte cronol*gica se:am reunidos, de maneira "ue a totalidade dessa parte se:a tratada simultaneamente. Oma #e4 estas B condi-.es reunidas podemos proceder ao tratamento de cada parte cronol*gica como se se tratasse de um Fundos encerrado. ;oda#ia, dado "ue s* se trata na realidade de um !ragmento de Fundos, de#e, tanto "uanto poss #el, tratar cada parte com o m%3imo de similitudes e paralelismos em rela-)o 7s partes precedentes, de maneira a !acilitar o tra&alho de pes"uisa ulterior. Gemos, depois do "ue precede, "ue o tratamento por partes cronol*gicas n)o de maneira nenhuma contradit*rio com o respeito da estrutura interna dos FundosE esse respeito aplica'se no interior de cada parte cronol*gica tanto mais !acilmente "ue as partes !oram de!inidas de maneira a corresponder precisamente 7s grandes mudan-as de estruturas internas e de compet+ncia do organismo produtor. Fa4emos "uest)o de insistir a"ui so&re o !ato de estarmos a !alar do tratamento ar"ui# stico das partes cronol*gicas. O "ue implica por conseguinte "ue este tratamento s* empreendido depois de muito tempo de encerrado da parte cronol*gica #isada para ter a certe4a "ue nenhum documento correspondente a esta parte tenha !icado no organismo de origem. /m geral podemos admitir "ue uma parte cronol*gica pode rece&er um tratamento

ar"ui# stico "uando todos os documentos "ue a comp.em atingirem um pra4o de li#re comunica-)o ao p,&lico e "ue n)o s)o suscept #eis de rece&er aditi#os nem de !a4er o&:eto de sele-)o e de elimina-)o.