SHARMAQ Sistemas

Manual de uso do SHOficina

Software Gerenciador de Ordens de Servio

Verso 3.0x

ndice
ndice......................................................................................................................................... 2 Introduo ................................................................................................................................. 3 Como registrar (comprar) o sistema ......................................................................................... 3 Utilizando o sistema em rede .................................................................................................... 4 Interface do sistema.................................................................................................................. 6 Cadastros do Sistema ................................................................................................................ 7

Mdulos do sistema ................................................................................................................... 9

Dados da Empresa: ................................................................................................................................. 7 Cadastro de Tcnicos: ............................................................................................................................. 7 Cadastro de Clientes: .............................................................................................................................. 7 Cadastro de Contratos: ............................................................................................................................ 8 Cadastro de Fornecedores/Transportadoras: ............................................................................................... 8 Cadastro de Servios: .............................................................................................................................. 8 Cadastro de situaes de OS: ................................................................................................................... 8 Mdulo de Estoque ................................................................................................................................. 9 Mdulo de Vendas e Oramentos ............................................................................................................ 11 Mdulo de Etiquetas .............................................................................................................................. 12 Exemplo de OS APROVADA .................................................................................................................... 13 Exemplo de OS reprovada ...................................................................................................................... 13

Entenda a lgica das notas de recebimento e entrega/devoluo ......................................... 13 Trabalhando com Ordens de Servio (OS)............................................................................... 13 Trabalhando com Ordens de Servio (OS)............................................................................... 14
Novas Ordens de Servio ....................................................................................................................... 15 Alterando Ordens de Servio................................................................................................................... 16 Encerrando uma OS .............................................................................................................................. 16 Localizando uma OS .............................................................................................................................. 16

Oramento de OSs .................................................................................................................. 17 Excluso de OS ........................................................................................................................ 17 Comisses em OSs .................................................................................................................. 17 Configurando a impresso das Notas Fiscais (NF) .................................................................. 18
Configurando a posio dos campos: ....................................................................................................... 18 Preparando o sistema para imprimir a NF ................................................................................................. 19 Imprimindo a NF................................................................................................................................... 20

Criando Documentos de preenchimento automtico .............................................................. 21 Cpias de Segurana ............................................................................................................... 21

Como reinstalar o sistema sem perder dados ............................................................................................ 21

Senhas de Acesso .................................................................................................................... 21 Atualizaes de verso pela internet ...................................................................................... 22 Envio interno de E-mail (SMTP)............................................................................................... 22 Requisitos Mnimos e Capacidades do sistema ....................................................................... 22 Direitos Autorais ...................................................................................................................... 23 ANEXO A CRM ....................................................................................................................... 24 ANEXO B Curvas ABC ............................................................................................................ 25 ANEXO C Campos para preenchimento de Documentos ...................................................... 26

Introduo
O SHOficina uma sute composta por quatro softwares, a saber: SHOficina, SHEstoque, SHContas e SHVendas; todos integrados. O foco principal do sistema a facilidade e praticidade de uso sem exigir computadores potentes para o trabalho dirio em empresas de servios. Seus mdulos podem ser configurados para atender a qualquer ramo e suas telas foram criadas para facilitar o entendimento e a visualizao das informaes. O SHOficina um shareware; em sua verso de avaliao ele funciona normalmente por 200 utilizaes. Se aps os testes voc decidir em adquirir o software, ele poder ser usado por tempo indeterminado e sem nenhuma outra limitao. OBS: Caso tenha alguma dvida sobre o Registro do sistema, entre em contato conosco por e-mail.

Como registrar (comprar) o sistema

O SHOficina vendido atravs de licenas individuais por nome fantasia; ou seja, para cada compra o cliente receber uma senha correspondente ao nome fantasia de sua empresa que impresso em todas as notas de OS, vendas, oramentos e relatrios. Neste modelo de registro voc ficar livre para instalar o produto em quantos computadores desejar, desde que usem o mesmo nome fantasia para controlar suas OSs. Cada licena lhe concede o direito de utilizao do software somente para um nome fantasia; a licena no expira aps um perodo, nem se perde em caso de formatao ou troca do computador. O valor do sistema de R$ 120,00 e inclui os mdulos SHOficina para controle de ordem de servio (OS), SHEstoque, SHContas para controle de contas a pagar e a receber, e SHVendas para controle de vendas ao cliente. H um opcional, que o SHCompras, cuja finalidade controlar as compras realizadas de seus fornecedores. O valor deste opcional R$ 25,00 Para registrar(Comprar), clique no link abaixo: http://www.siliconaction.com.br/registro/descutil.mv?oficina Atravs deste link possvel efetuar o pagamento com carto de crdito ou cheque pr em trs vezes sem juros ou atravs de boleto bancrio a vista. Ns tambm trabalhamos com depsito em conta no banco do Brasil. Neste caso, efetue o depsito e nos envie o comprovante por FAX (27 3222-0951) ou por email juntamente de seu nome fantasia.
Banco do Brasil: Agencia 0021-3 Conta 8472-7 Favorecido: SHARMAQ Comrcio e Representaes Ltda

Utilizando o sistema em rede

O SHOficina e o SHSap podem ser utilizados como monousurio ou em rede de at 20 estaes. Ao ser instalado o sistema se auto ajusta para monousurio; para configurar o mesmo em rede, siga os passos abaixo: 1. Instale o sistema no micro que ser o servidor; e tambm em todos os micros que sero estaes (clientes); 2. Abra o Windows Explorer e clique com o boto direito do mouse sobre a pasta do SHOficina (Geralmente dentro de Arquivos de programas\SHARMAQ\) como mostrado na figura abaixo:

3. Aps clicar com o boto direito, surge um menu, escolha a opo Compartilhamento ou Compartilhamento e segurana de acordo com a verso do seu Windows; 4. Na tela que surgir configure como Acesso completo ou Controle total, dependendo do seu Windows. Abaixo est uma tela do Windows XP e outra do Windows 98 mostrando as configuraes que devem ser feitas:

5. Aps compartilhar a pasta do sistema no servidor, abra o sistema em cada uma das estaes e clique no menu Arquivo/Banco de Dados, surge a tela do caminho da

base de dados, clique no boto Localizar. Se o seu sistema j est expirado, veja como proceder nas observaes no final deste tutorial. 6. Surgir uma tela de abrir do Windows, use-a para abrir a pasta compartilhada do sistema no servidor e clique duas vezes sobre o arquivo Dados nesta pasta, conforme exibido na tela abaixo:

7. Aps este passo clique no boto Ok para gravar a alterao, depois saia e entre no sistema para que a alterao tenha efeito. Faa ento os testes de funcionamento em rede, cadastrando, por exemplo, um cliente no servidor e verificando nas estaes se este apareceu. (Lembre-se de atualizar a tela de cadastro de cliente nas estaes fechando-a e abrindo-a novamente) Observao: Caso o sistema j tenha expirado em uma das estaes, voc no ter acesso ao menu
informado no passo 5. Neste caso, clique no boto Clique aqui se voc j recebeu a senha da SHARMAQ que fica no rodap da tela com as formas de pagamento; surgir a tela de registro, aonde voc deve clicar no boto Uso rede conforme indicado na figura:

Interface do sistema

Menus

Painel de Calendrio e estatstica Menu Vertical

Status do sistema

OBS: O menu vertical pode se desdobrar em outras guias. Note que a guia exposta acima a de Ordem de Servio porm com um clique de mouse sobre a opo Mdulos ou Cadastros possvel desdobrar o mesmo.

Cadastros do Sistema
Para que o SHOficina trabalhe corretamente, necessrio que os cadastros estejam atualizados. Muitos cadastros so alimentados automaticamente medida que novas ordens de servio vo sendo criadas; desta forma dividiremos os cadastros em dois grupos, a saber: Cadastros obrigatrios, e cadastros opcionais: Cadastros obrigatrios: So aqueles que o sistema no preenche automaticamente ou que sem ele o mesmo no pode operar: Cadastro de Dados da Empresa Cadastro de Tcnicos Cadastro de Fornecedores Cadastro de Situaes de OS Cadastro de Servios padronizados Cadastros opcionais: So preenchidos automaticamente pelo sistema ou permitem uma criao rpida no momento da abertura de uma OS por exemplo. So eles: Cadastro de Clientes Cadastro de Equipamentos Abaixo vamos explicar o objetivo de cada cadastro no sistema, seguindo a mesma ordem dos menus: Dados da Empresa: Tem o objetivo de armazenar os dados da empresa proprietria do sistema. Estes dados so usados em alguns relatrios; e especialmente no preenchimento de recibos. Cadastro de Tcnicos: Visa cadastrar os funcionrios que operaro o sistema. utilizado para filtrar ordens de servio, controlar retiradas/entradas do estoque, calcular comisses, oramentos, vendas e etc. Cadastro de Clientes: Este cadastro pode ser preenchido no momento da abertura de uma OS (Ordem de servio). O cadastro de clientes muito til para futuras consultas, impresso de etiquetas de endereo, envio de mala direta por correio/email e clculo de CRM. O campo Grupo merece uma ateno especial, ele pode ser utilizado para separar os clientes de acordo com critrios de sua empresa. Se esta separao se der em nmero de estrelas por exemplo, ao se cadastrar um grupo com o nome 3 Estrelas, ao se abrir ou alterar uma OS veremos a sinalizao conforme figura ao lado. Nota sobre CRM: O SHOficina utiliza o campo Grupo do cadastro de clientes para qualificar os clientes em 5 nveis de fidelidade. Para maiores informaes veja o Anexo A

Cadastro de Contratos: O cadastro de contratos objetiva controlar o prazo de pagamento de contratos e os equipamentos ligados ao contrato. Estes equipamentos podem ter um tratamento especial ou no no momento da abertura de um OS. Cadastro de Equipamentos: Os equipamentos so alimentados automaticamente pelo sistema ao se abrir uma OS. Esta tela tem como objetivo permitir consultas e incluso manual de novos equipamentos. Cada equipamento deve estar ligado a um cliente; porm um cliente pode ter infinitos equipamentos ligados a ele. Cadastro de Fornecedores/Transportadoras: Os fornecedores so utilizados na parte de estoque e contas a pagar. necessrio cadastrar os mesmos antes do inicio do cadastro de itens de estoque. Cadastro de Servios: Este cadastro encontra-se dentro do menu Outros. O SHOficina permite o cadastramento de servios padronizados para serem includos nas OS posteriormente, mas lembre-se voc no precisa cadastrar absolutamente todos os servios aqui, pois o sistema prev a incluso de servios avulsos. Quanto ao valor de cada servio padronizado, no se preocupe muito pois o sistema tambm prev ajustes dentro da OS. Os servios podem ser cobrados por hora corrida ou por servio; esta escolha da forma de cobrana ocorre no momento da incluso do servio na OS. Cadastro de situaes de OS: Este cadastro vem preenchido com uma seqncia bsica de andamento de servios. Esta seqncia pode ser dividida em trs etapas: Abertura da OS: Ocorrncias ligadas ao equipamento quando este chega no balco para ser aberta a OS; Oficina/Manuteno: Situaes ligadas a OS na oficina, quando esta sai do seu estado inicial de abertura. Por exemplo, quando uma OS aberta, sua situao Aguardando oramento ou seja, esperando que o tcnico avalie o equipamento, na oficina, o tcnico pode mudar esta situao para Oramento pronto avisar cliente. Fechamento da OS: Situaes ligadas a OS no seu encerramento. Caso a situao refira-se a uma OS condenada ou que no ser gerada uma conta a receber, marque a opo OS Recusada. importante que este cadastro seja feito corretamente ANTES da utilizao do sistema pois, em caso de futuras alteraes, as OS ligadas aos mesmos ficaro inconsistentes; podendo uma OS j fechada figurar como aberta ou at mesmo recusada. O Cadastro de peas e outros itens sero abordados no mdulo de estoque.

Mdulos do sistema
Mdulo agenda: Este mdulo permite inserir agendamentos e compromissos, para que, na hora marcada o sistema mostre um aviso. Note que este aviso s mostrado se o sistema estiver aberto. Mdulo de Estoque Esta parte do sistema destina-se a controlar o estoque da empresa e a movimentao de itens. Conjunto de filtros

Lista de itens cadastrados

O SHEstoque mantm uma lista de movimentao de itens para entrada e para sadas. Aps cadastrar um item, a nica forma de alterar seu estoque disponvel atravs da sada/entrada de itens. possvel importar itens a partir de listas em formato texto, atravs da opo Importar Itens no menu Itens. Cada lista fornecida por importadores ou fabricantes possui um formato (layout) diferente, por isso o sistema prev uma adaptao de layouts atravs de cores que deve ser ajustado antes da primeira importao. Esta a tela de cadastro de itens, que pode ser acessada clicando-se no cone Novo no menu vertical ou dando dois cliques sobre um item.

Nmero/Cad. Barras: o SHEstoque utiliza o valor deste campo para criar o cdigo de barras do tipo EAN13 Nmero do fabricante: Cdigo emitido pelo fabricante pode conter nmeros e letras; Fornecedor: Indica o fornecedor do equipamento. Campo ser utilizado para filtros. Curva: Posio deste item na curva ABC dos estoques (veja o Anexo B) Grupo: Usado para isolar itens por algum critrio para facilitar filtros posteriores; Quantidade disponvel: S pode ser ajustada no momento de inserir o item. Posteriormente seu valor alterado automaticamente a medida de entradas ou sadas de itens do estoque. Lote econmico (ou estoque ideal): Representa o valor mais econmico de itens no estoque. Estoque mnimo: Valor limite para este item em estoque. Quando um item fica com quantidade disponvel menor que o lote econmico o sistema j o liste no relatrio de estoque limite. O SHEstoque tambm prev o reajuste de preos de itens atravs da cotao do Dlar do dia. Para isto so utilizados dois campos; o primeiro, dentro do cadastro de itens aonde deve ser inserido o valor de venda em US$. O Segundo a opo Reajustes aonde deve ser inserida a cotao do dlar do dia.

Fabricado ou Comprado/KIT : Os itens Fabricados tambm so conhecidos no sistema como KITs, a finalidade do mesmo acelerar processos de preenchimento de oramentos/vendas. Para configurar um KIT, cadastre os itens que o compem como itens comprados, e cadastre um item fabricado com o nome do KIT, por exemplo Kit para limpeza. Para inserir os itens no KIT clique no menu vertical KIT na tela principal do sistema e insira itens como no exemplo abaixo:

Mdulo de Vendas e Oramentos O SHOficina possui um mdulo de vendas integrado a parte de contas, e um mecanismo de criao e armazenamento de oramentos que, quando aprovados, se transformam facilmente em vendas. Tambm possvel imprimir uma nota fiscal. Fique atento pois o SHOficina no integrado a impressoras fiscais (ECF), e no gera o arquivo para SINTEGRA. Ao entrar neste mdulo, o sistema solicita o nome do funcionrio/vendedor, isto serve para ligar o mesmo aos oramentos e vendas por ele realizados. Nova Venda: Ao se clicar nesta opo, surge a tela de Localizao de Clientes, pois as vendas s podem ser realizadas para clientes cadastrados. Se o cliente no estiver cadastrado, clique no boto Novo cliente no rodap da tela. Para incluir itens venda, voc pode usar as teclas de atalho:

F2para produtos do estoque; F3 Para servios j cadastrados; Tambm possvel incluir KITs, servios e peas avulsas clicando -se no menu Venda. Importando um oramento: Caso o cliente j tenha feito um oramento anteriormente, e voc saiba seu nmero, clique no menu Venda e escolha a opo Importar Oramento, ou aperte a tecla F5; posteriormente, digite o numero do oramento para importar os itens do mesmo. Na tela de personalizao de vendas, possvel configurar o destino dos oramentos aps importao. Descontos: O SHVendas permite o lanamento de dois tipos de desconto: Por item/servio ou coletivo (todos os itens vendidos). No desconto individual, no momento da incluso do item ou servio, basta digitar o valor do desconto. Caso queira calcular um percentual de desconto, basta digitar o valor e pressionar % no teclado. Os descontos coletivos so dados apenas em %, e podem ser acessados pela tecla de atalho F4. Oramentos: Esta opo idntica a vendas, porm no lana nas contas e no d baixa no estoque. Tambm possvel cadastrar um oramento sem cadastrar o cliente. Opes de vendas: As configuraes de vendas e oramentos so acessadas pelo menu Vendas & Oras. Validade : Define o nmero de dias da vida de um oramento. Excluir oras ao converter em venda: Define se aps importar um oramento em uma venda o mesmo ser excludo ou mantido como j utilizado. Vendas Mximo desconto: Define o % do mais desconto possvel em vendas. Aps venda imprimir...: Define se ser impresso o comprovante ou a Nota fiscal.

Mdulo de Etiquetas Permite a configurao e impresso de etiquetas com endereo de seus clientes ou fornecedores.

Entenda a lgica das notas de recebimento e entrega/devoluo

Os exemplos abaixo mostram duas situaes que mostram como uma OS pode evoluir dentro de sua empresa. Exemplo de OS APROVADA
1) Cliente chega em sua empresa com um equipamento defeituoso para oramento 2) Voc abre uma OS cuja situao Aguardando avaliao do tcnico e o sistema imprime uma Nota de recebimento atestando que um equipamento foi deixado em anlise 3) Um tcnico verifica o equipamento e determina os servios e peas para o concerto, e manda avisar o cliente

5) O Cliente vem buscar o equipamento e dar baixa na OS. Neste momento impresso uma Nota de ENTREGA aonde o cliente assina confirmando ter recebido o equipamento. O sistema d baixa no estoque das peas usadas e cria uma conta a receber encerrando a OS.

4) O cliente decide APROVAR o oramento; o concerto realizado e a situao da OS muda novamente para Equipamento reparado, a OS fica aguardando o cliente retirar o equipamento.

Exemplo de OS reprovada
1) Cliente chega em sua empresa com um equipamento defeituoso para oramento 2) Voc abre uma OS cuja situao Aguardando avaliao do tcnico e o sistema imprime uma Nota de recebimento atestando que um equipamento foi deixado em anlise 3) Um tcnico verifica o equipamento e determina os servios e peas para o concerto, e manda avisar o cliente

5) O Cliente vem buscar o equipamento e dar baixa na OS. Neste momento impresso uma Nota de DEVOLUO aonde o cliente assina confirmando ter recebido o equipamento SEM REPARO.

4) O cliente decide REPROVAR o oramento; a OS fica aguardando o cliente retirar o equipamento.

Trabalhando com Ordens de Servio (OS)

Antes de iniciarmos o trabalho com OS precisamos configurar os diversos parmetros do sistema para que o mesmo se adapte ao seu ramo de atividade. Esta configurao feita no menu Ordens de Servio opo Configurar OS, aonde surge tela abaixo:

Esta tela subdividida em seis guias conforme pode ser visto acima. Vamos a uma descrio de cada campo em sua respectiva guia: Guia Ttulos e Campos: Voc pode alterar as opes ligadas ao tipo de equipamento que sua empresa trabalha e se voc deseja campos extras de cobrana em suas OS. Tambm temos a opo de logotipo; os logos s sero impressos nas notas de OS grficas. Como padro, o SHOficina trata as mquinas ou aparelhos que so objetos do concerto como Equipamentos, este nome pode ser modificado nesta guia, esta mudana porm ser sentida em algumas partes do sistema. Guia Garantia e condies:, possvel configurar o prazo de garantia dos servios de sua empresa bem como editar um termo de garantia para ser impresso nas notas de entrega; este termo de garantia opcional. Guia Modelos de notas de OS: possvel optar pelos tipos de impresso das notas de recebimento e entrega. Os modelos denominados DRAFT utilizam caracteres da impressora, porm no aceitam acentos nem . Estes modelos requerem que voc aju ste o caminho para a impressora, podendo ser, por exemplo, LPT1: se for uma impressora local, ou \\ servidorX \ impressora para impressoras de rede.

Tambm possvel ajustar algumas opes teis, como a impresso ou no do endereo do cliente, das observaes e dos detalhes do servio nas notas de OS. Quando se utiliza a impresso de mais de uma cpia por vez, nesta guia, possvel informar ao sistema se ele deve imprimir ambas as cpias em uma folha ou se deve dar um salto (pular) de pgina entre as cpias. Caso voc utilize-se de impressoras no modo DRAFT que no seguem o padro EPSON, h nesta guia uma opo que faz com que o sistema imprima apenas o texto sem formatao permitindo uma melhor adequao. Guia Cabealho de notas de OS: So configurados os textos impressos no cabealho das notas de entrega/devoluo e recebimento. A Linha 1 ser usada para o registro do sistema, por isso insira na mesma o texto que mais lhe agrada, pois, aps a compra do sistema este nome no poder mais ser modificado sem o consentimento da SHARMAQ. Guia Rodap de notas de recebimento: Insira as clusulas ou observaes que o seu cliente precisa ficar ciente ao deixar um equipamento em sua empresa. Guia Rodap de notas de entrega/devoluo: Insira clusulas para entrega de aparelhos consertados (entrega) ou no (devoluo) Guia Opes de oramento: Permite personalizar o envio por e-mail e impresso de oramentos. O sistema pode ou no mostrar detalhes do servio e das peas trocadas. Nas opes de envio do oramento por e-mail, voc pode ativar ou no a Solicitao de leitura que uma resposta ao e -mail que voc enviar. Os emails no formato HTML so muito parecidos com os impressos pelo sistema. Guia Opes diversas e de impresso: Nesta guia possvel inserir um logotipo especial para a tela principal do sistema. Tambm possvel configurar opes da impresso da nota de OS. Outra opo importante a ativao de descontos no valor da OS no momento do seu encerramento; os descontos dados neste momento so debitados no campo Outros da OS, ficando registrados para consulta posterior. Novas Ordens de Servio Para abrir uma nova ordem de servio clique no menu Ordem de Servio e depois em Nova OS ou aperte o boto F5; surgir a tela de cadastro de clientes, se esta OS se referir a um cliente j cadastrado basta localizar o nome dele; se for um novo cliente clique no boto Novo cliente ou aperte a tecla F2. Para clientes j cadastrados, comum surgir uma tela de escolha de equipamentos; aonde ser possvel abrir um equipamento j cadastrado (retorno), ou um novo equipamento, mantendo-se assim um histrico de servios. Ao abrir um equipamento j cadastrado, possvel ajustar qualquer dado do mesmo (Como nmero de horas de trabalho ou kilometragem), atravs do boto Alterar dados do equipamento, conforme figura.

O SHOficina numera automaticamente as OSs em ordem crescente, mas, se por algum motivo voc desejar alterar o nmero de uma nova OS, basta dar dois cliques sobre os dgitos vermelhos do nmero da mesma. Alterando Ordens de Servio Se voc souber o nmero da ordem de servio a ser alterada, clique no menu Ordem de servio e escolha Alterar OS ou aperte a tecla F6. Caso voc no saiba o nmero da OS poder utilizar a funo Localizar OS ou apertar a tecla F3. Encerrando uma OS Para encerrar uma ordem de servio, clique no menu Ordens de servio e escolha Encerrar OS ou aperte a tecla F8. Surgir a tela de encerramento da OS aonde dever ser escolhido o motivo do encerramento (OS aprovadas ou OS reprovadas/condenadas) e ajustar a data do encerramento da OS. Quando uma OS encerrada normalmente, criada uma conta a receber, e dado baixa das peas utilizadas no estoque. Nesta tela tambm possvel dar um desconto no preo final da OS e imprimir um recibo. Localizando uma OS Esta tela permite a localizao ou filtro de OS seguindo alguns critrios, este filtro pode ser implementado segundo a tela abaixo:

Aps localizar a OS desejada, possvel alterar, encerrar ou excluir uma OS, para isto basta dar um clique com o boto direito do mouse sobre a grade de consulta.

Oramento de OSs
Para enviar oramento de ordem de servio necessrio saber o nmero da mesma ou o cliente. Os oramentos so gerados atravs do menu Ordem de Servio ou no cone Oramento de OSs no menu vertical conforme imagem ao lado. Os oramentos gerados a partir do nmero da OS podem ser enviados por email como anexo ou como texto, ou impressos. Para enviar por email necessrio que as opes internas do servidor de email (SMTP) estejam configuradas. Nos oramentos por cliente, ao se localizar um cliente surge uma lista com todas as OS ligadas ao mesmo. Nos oramentos por cliente no possvel enviar email do tipo texto.

Excluso de OS
O SHOficina prev a excluso de Ordens de servio, porm no recomendamos tal prtica se sua empresa interessada em CRM, uma vez que quanto maior for o histrico do cliente melhor (Veja detalhes no Anexo A). possvel excluir uma OS conhecendo seu nmero ou excluir OS antigas com data de entrada anterior a escolhida.

Comisses em OSs
O SHOficina atribui um tcnico para cada ao realizada na OS, como troca de peas e realizao e servios; isso permite que para uma mesma OS hajam um ou mais tcnicos responsveis. Para calcular comisses o sistema pegar cada ao realizada e calcular conforme um percentual padronizado ajustado na tela de Comisses de Funcionrios, esta tela pode ser acessada no menu Ordem de Servio dentro de Relatrios de OS conforme figura:

Configurando a impresso das Notas Fiscais (NF)

O SHOficina permite imprimir notas fiscais em formulrio contnuo usando uma impressora matricial. Vale lembrra que o sistema no gera o arquivo do Sintegra para comunicao direta com a SEFA/SEFAZ de seu Governo Estadual; sendo assim necessrio enviar para seu contador uma ou mais vias das notas impressas para gerao dos impostos etc. (Consulte o mesmo para maiores detalhes) Para configurar notas no sistema, siga o passo a passo abaixo: Configurando a posio dos campos:

Na figura acima temos marcado em azul o menu para configurar a nota fiscal. Uma vez aberta esta opo, surge a tela abaixo:

Nesta tela os campos marcados com um tick (X) sero impressos na nota, os no marcados sero ignorados no momento da impresso. As medidas informadas se referem a posio do campo em relao as margens do papel; por exemplo, no caso acima, a impresso do CFOP se dar a 73mm da margem esquerda e a 29mm da margem superior como visto na figura

Para inserir os valores das margens, de dois cliques sobre o campo e na tela que aparece insira a posio do campo na folha usando uma rgua milimetrada depois clique OK e marque o tic do campo usando o mouse. Aps a leitura de todos os campos, faa um teste de impresso, se houver variao da posio impressa, use o campo margem indicado na figura ao lado para corrigir todos os campos de uma vez.

Preparando o sistema para imprimir a NF A impresso da NF pode se dar em dois momentos: No encerrar de uma OS, ou no encerramento de uma venda. Para ativar a impresso de uma NF no encerramento de uma OS, abra a tela de personalizao no modulo de oficina e na guia Opes diversas e de impresso marque o campo Emitir NF aps OS como OK conforme figura

Para ativar a impresso de NF aps o encerramento de uma venda, abra o mdulo Vendas e no menu Vendas & Ora v na opo Personalizar, na tela que surge, marque o campo conforme a figura abaixo:

Imprimindo a NF Feitas as configuraes acima, antes da impresso da nota fisca por uma venda ou por OS, surge a tela abaixo:

Nesta tela, devem ser inseridos os dados que se deseja imprimir na nota fiscal, como impostos, frete, CFOP etc. Aps clicar em Gravar a NF ser impressa.

Criando Documentos de preenchimento automtico

O SHOficina permite a criao de documentos para preenchimento a partir dos cadastros do sistema. Estas cartas podem ser criadas a partir de qualquer editor de textos (Exemplo Word ou WordPad da Microsoft, Corel WordPerfect, etc); e devem ser salvos no formato RTF (Rich Text Format). O SHOficina pode usar este recurso no envio de malas diretas por correio para clientes ou fornecedores, preenchimento de contratos e oramentos. Para configurar diferentes arquivos, use a tela de personalizao do sistema (Menu Ordens de Servio submenu Configurar OS, na guia Contratos, cartas e Avisos. Para preencher um documento, o sistema busca campos chave de cada tabela de seu banco de dados, voc encontra uma descrio completa de todos os campos chave e suas funes no ANEXO C deste manual. Acompanha o sistema um arquivo de preenchimento automtico de exemplo, chamado Orca_Exemplo.rtf, ele encontra-se na mesma pasta do sistema.

Cpias de Segurana
O SHOficina possui um mecanismo de AutoBackup, porm este mecanismo no protege voc de um acidente com o HD (Exemplo ataque de vrus, queima do HD etc). Para proteger totalmente seus dados sugerimos um backup em disquete ou outra mdia (memory keys, CD, zip drive) para que seus dados sejam resguardados. O sistema, porm, no grava diretamente em CDs ou DVDs. Para fazer um backup interno entre no menu Arquivo/Backup e para restaurar um backup Use o menu Arquivo/Restaurao. Os backups criados pelo sistema esto em formato ZIP.

Como reinstalar o sistema sem perder dados

Para reinstalar o sistema em caso de troca de computador, formatao ou troca de HD, siga os passos abaixo afim de evitar transtornos: 1. Abra o sistema, v no menu Arquivo e depois no menu Backup; 2. Insira um disquete formatado no drive A: e mande o sistema salvar os dados no disquete. Como os disquetes so mdias pouco confiveis, repita o processo para ter o mesmo backup em dois disquetes diferentes; 3. Aps a formatao/troca; entre no site da SHARMAQ (www.sharmaq.com.br) e baixe o instalador mais atual do sistema e instale-o em seu micro; 4. Depois de instalado, entre no sistema, v no menu Arquivo e depois em Restaurar, insira o disquete e mande o software recuperar seu backup.

Senhas de Acesso
O SHOficina possui controles bsicos de nvel de acesso, podendo impedir um usurio de excluir uma OS, conta ou item do estoque, de fazer movimentao ou excluir uma OS.

Estas opes so ajustadas no menu Arquivo/Usurios e senhas. Tenha a cautela de criar um usurio Mster antes dos demais, pois somente estes podem incluir/alterar o cadastro de usurios.

Atualizaes de verso pela internet

Nesta verso o SHOficina capaz de atualizar-se sozinho desde que seu computador esteja conectado a internet. Para que esta atualizao ocorra sem problemas recomendamos expressamente fechar todos os programas e sair do sistema em todas as estaes de sua rede. A opo de atualizao automtica encontra-se no menu Suporte Tcnico depois em Verficar se h updates...

Envio interno de E-mail (SMTP)

O SHOficina pode enviar e-mails de mala direta e oramentos por e-mail sem a necessidade de outros programas. Para isto o mesmo utiliza-se de um pequeno servidor interno de e-mails que se comunica atravs da internet com seu servidor de envio de emails (SMTP). Os dados para esta conexo so configurados no menu Ordem de Servio\Configurar OS nas opes de envio de e-mail. Alguns servidores de e-mail no suportam login; nestes casos ao tentar enviar um e-mail pelo sistema voc receber a mensagem 504 Mechanism not supported; para resolver este problema altere as configuraes de SMTP retirando o seu nome de usurio e sua senha. O sistema de envio no compatvel com Yahoo, Hotmail e gmail.

Requisitos Mnimos e Capacidades do sistema

Para rodar o sistema, o requisito mnimo : Windows 98 ou superior; 64 de memria RAM; 100 Mb livres no disco rgido; Pentium 200Mhz As capacidades mximas de registros do SHOficina so: Clientes 1.000.000 (um milho de registros); Fornecedores 1.000.000 (um milho de registros); Ordens de Servio 1.000.000 (um milho de registros); Itens no estoque 1.000.000 (um milho de registros); Oito micros em rede simultneos.

Direitos Autorais
Este manual parte integrante do SHOficina, no podendo ser copiado, modificado ou alterado sem a autorizao expressa da SHARMAQ Sistemas. SHOficina marca registrada de SHARMAQ Comrcio e Representaes Ltda, 2001-2005 www.sharmaq.com.br

ANEXO A CRM
CRM Gerenciamento Da Relao com Clientes A sigla CRM advm do termo em ingls Customer Relationship Management que quer dizer Gerenciamento da Relao com Clientes. O CRM baseado em aes histricas de cada cliente, na mdia de consumo de cada um deles e nos seus produtos e servios preferidos. H muitos pontos que o CRM pode trabalhar, possuindo diversos objetivos; mas podemos sintetizar em uma frase de forma a generalizar sua funo: Descobrir Quais so seus melhores clientes. Muitas empresas tendem a adotar sistemas capazes de qualificar clientes, gastando verdadeiras fortunas em sistemas de gesto de CRM; estas alternativas, porm afastam-se da realidade das micro e pequenas empresas que no dispem de profissionais e verbas para a implantao de sistemas complexos nesta rea, embora precisem do CRM para melhor atender clientes. Pensando na necessidade das pequenas empresas, a SHARMAQ desenvolveu um pequeno mdulo capaz de segmentar clientes dividindo os mesmos em 5 grupos, de 1 a 5 estrelas. Este mdulo est disponvel no SHOficina e SHPet e pode ser acessado no menu Mdulos/Relacionamento com o cliente. Nem de longe tal mdulo pode ser chamado de uma soluo em CRM, porm j permitira que sua empresa d um primeiro passo nesta direo. Para realizar a segmentao, o sistema utiliza-se do tquet mdio de consumo (mdia de consumo por vendas/servios), calculando estatisticamente a mdia e o desvio-padro. O Resultado da qualificao ser gravado no campo Grupo do cadastro de clientes permitindo assim filtros posteriores.

ANEXO B Curvas ABC

As curvas ABC de estoque surgiram a partir do estudo da diviso de riquesas no mundo. Pesquizadores determinaram que aproximadamente 80% da riqueza do mundo inteiro est nas mos de apenas 20% da populao mundial, e os 20% de riquezas que sobram nas mos do restante da populao. Este mesmo estudo provou que, se esta proporo se inverter, o mundo entraria em colapso uma vez que a mo de obra se tornaria muito escassa e muito cara, e haveria uma demanda enorme de produtos e servios pois todos teriam recursos para gastar; tal efeito causaria uma superinflao. A partir disso, observou-se que esta diviso se estende a outras reas da sociedade e do comrcio; dentre elas os estoques. A Tcnica ABC Classicamente uma anlise ABC consiste da separao dos itens de estoque em trs grupos de acordo com o valor de demanda anual (produtos acabados), ou valor de consumo anual (produtos em processo ou matrias-primas e insumos). O valor de consumo ou demanda anual determinado multiplicando-se o preo ou custo unitrio de cada item pelo seu consumo/demanda anual. Assim sendo, como resultado de uma tpica classificao ABC, surgiro grupos divididos em trs classes, como segue: Classe A : Itens que possuem alto valor de demanda ou consumo anual. Classe B : Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual intermedirio. Classe C : Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual baixo. Existem alguns fatores clssicos que ajudam a compor o custo/valor de um item, dentre eles: Custo unitrio o Custo da estocagem; o Custo de transporte/frete; o Custo de falta de material (Se o item acabar em estoque pode causar a perda de um servio importante) ; o Custos de mudana de projeto (se o item no for utilizado em novos produtos) Um dos grandes objetivos das anlises de curvas ABC determinar o mtodo mais econmico para controlar itens de estoque, pois, atravs dela torna-se possvel reconhecer que nem todos os itens estocados merecem a mesma ateno por parte da administrao ou precisam manter a mesma disponibilidade para satisfazer os clientes. Assim, conduzir uma anlise ABC com freqncia um passo muito til no projeto de um programa de ao para melhorar a performance dos estoques, reduzindo tanto o capital investido em estoques como os custos operacionais. O SHEstoque, prev a utilizao de curvas ABC no cadastro de cada item, podendo ser feitos filtros para emisso de ordens de compra, etc.

ANEXO C Campos para preenchimento de Documentos

Campos para cadastro de Clientes Descrio <CLIENTES.NOME> Insere o nome do cliente <CLIENTES.GRUPO> Insere o grupo <CLIENTES.CONTATO> Insere o nome para contato <CLIENTES.CPF_CNPJ> Insere o CPF ou o CNPJ <CLIENTES.IE_RG> Insere o RG(Identidade) ou a Insc. Estadual <CLIENTES.ENDERECO> Insere o Endereo <CLIENTES.CEP> Insere o CEP <CLIENTES.BAIRRO> Insere o Bairro <CLIENTES.CIDADE> Insere a Cidade <CLIENTES.UF> Insere o Estado <CLIENTES.TELEFONE> Insere o Telefone <CLIENTES.EMAIL> Insere o E-Mail <CLIENTES.OBSERVACAO> Insere as Observaes <CLIENTES.CELULAR> Insere o Celular <CLIENTES.SITE> Insere o Site do cliente Campo chave

Campos para cadastro de Contratos Descrio <CONTRATOS.DESCRICAO> Insere as observaes do contrato <CONTRATOS.VALOR_EXT> Insere o valor do contrato por Extenso <CONTRATOS.VALOR> Insere o valor do contrato <CONTRATOS.VALIDADE> Insere a validade do contrato Campo chave Campos para cadastro de Equipamentos ligados ao Contrato Campo chave Descrio <EQUIP.EQUIPAMENTO> Insere o nome/ttulo <EQUIP.MARCA> Insere o campo originalmente chamado Marca <EQUIP.MODELO> Insere o campo originalmente chamado Modelo <EQUIP.SERIE> Insere o campo originalmente chamado Serie <EQUIP.PAT_NUM> Insere o campo originalmente chamado Patrimnio

Campo chave
<HORARIO.HORA> <HORARIO.DATA> <HORARIO.DATALONGA> <HORARIO.MES> <HORARIO.ANO2> <HORARIO.ANO4>
<HORARIO.DIA_SEMANA>

Campos para Datas Descrio Insere a hora atual de seu computador Insere a data atual de seu computador Insere a data em formato longo Insere o nome do ms atual Insere o ano com 2 dgitos Insere o ano com 4 dgitos Insere o dia da semana por extenso.

Campos para Ordens de Servio Campo chave Descrio <ORDEMS.CODIGO> Insere o nmero da OS <ORDEMS.ENTRADA> Insere a data de abertura/entrada da OS <ORDEMS.PRONTO> Insere a data de servio pronto <ORDEMS.SAIDA> Insere a data de sada/encerramento da OS <ORDEMS.GARANTIA> Insere o data de fim da garantia <ORDEMS.STATUS> Insere a situao da OS <ORDEMS.V_MAO> Insere o valor da mo de obra <ORDEMS.V_PECAS> Insere o valor em peas <ORDEMS.V_DESLOCA> Insere o valor correspondente Deslocamento <ORDEMS.V_TERCEIRO> Insere o valor do campo Servios de terceiros <ORDEMS.V_OUTROS> Insere o valor do campo Outros <ORDEMS. TOTAL_OS> Insere o valor Total da OS <ORDEMS. TOTAL_OS_EXT> Insere o valor Total da OS por extenso <ORDEMS.APARELHO> Insere o nome/ttulo do equipamento em reparo <ORDEMS.MARCA> Insere o campo originalmente chamado Marca <ORDEMS.MODELO> Insere o campo originalmente chamado Modelo <ORDEMS.SERIE> Insere o campo originalmente chamado Serie <ORDEMS.PATRIMONIO> Insere o campo originalmente chamado Patrimnio <ORDEMS.ACESSORIO> Insere os acessrios deixados com o equipamento <ORDEMS.DEFEITO> Insere o defeito reclamado <ORDEMS.OBS_SERVICO> Insere as observaes do servio <ORDEMS.LAUDO> Insere o campo laudo tcnico