Administrao do Tempo

Mdulo 2 Eficcia e Eficincia na Administrao do Tempo Professora: Elaine Arantes

Seja bem-vindo ao mdulo 2 do curso de Administrao do Tempo. Assista ao vdeo a seguir e fique por dentro do contedo que vamos estudar neste mdulo. Vdeo: Caro, aluno. Na busca de eficincia e eficcia, vamos abordar em profundidade a gesto do tempo baseada em metas. Voc vai conhecer tambm as atividades que roubam seu tempo e, finalmente, entender como administr-las. Bons estudos. Quem mata o tempo no um assassino, um suicida. (FERNANDES, Millr). Lembre-se disso enquanto estiver fazendo este curso.

Eficincia e eficcia
Antes de comearmos a mostrar os caminhos para se alcanar a eficincia e a eficcia na administrao do tempo, voc precisa conhecer a resposta seguinte pergunta: qual a diferena entre eficincia e eficcia? Chiavenato (2003) ensina o seguinte: Eficincia uma medida de utilizao dos recursos nesse processo. Eficcia uma medida do alcance de resultados. Ainda para ele, no que diz respeito a uma avaliao econmica sobre o assunto, uma empresa eficaz quando consegue satisfazer s necessidades e expectativas de seu pblico-alvo, e eficiente quando obtm uma relao positiva entre o custo e o benefcio. Voc consegue obter essa relao, quando os recursos utilizados (por mais difceis e/ou caros que sejam) para a execuo de determinada tarefa so bem aproveitados, e o benefcio obtido tal que justifica o investimento inicial feito. Linguisticamente falando, eficincia e eficcia tambm tm significados distintos. As definies que voc vai ver a seguir foram emprestadas do Dicionrio Houaiss Eletrnico da Lngua Portuguesa (2009). Eficincia a virtude ou caracterstica de (algum ou algo) ser competente, produtivo, de conseguir o melhor rendimento com o mnimo de erros e/ou dispndios. Eficcia

a qualidade ou caracterstica de quem ou do que, em um nvel de chefia, de planejamento, chega realmente consecuo de um objetivo. Para sermos eficientes e eficazes, ns precisamos estabelecer prioridades e metas. Nesse sentido, ns vamos, ento, apresentar diferentes estudos feitos por engenheiros, mdicos, psiclogos e socilogos, que nos ajudam a entender como estabelecemos nossas prioridades na vida. Essas prioridades so, ento, colocadas em uma lista de tarefas a serem realizadas para atingir os objetivos que temos pela frente. Acompanhe o quadro a seguir, e entenda as diferenas entre eficincia e eficcia. Ao final, faa o exerccio proposto.
Eficincia nfase nos meios Fazer corretamente as coisas Resolver problemas Salvaguardar os recursos Cumprir tarefas e obrigaes Treinar os subordinados Manter as mquinas Presena nos templos Rezar Jogar futebol com arte Eficcia nfase nos resultados Fazer as coisas certas Atingir objetivos Otimizar a utilizao de recursos Obter resultados Dar eficcia aos subordinados Mquinas em bom funcionamento Prtica dos valores religiosos Ganhar o cu Ganhar a partida
(CHIAVENATO, 2003)

Exerccio trazendo eficincia e eficcia para o seu cotidiano

Com base nos exemplos apresentados, preencha a tabela a seguir. Mas, antes, faa a voc mesmo a seguinte pergunta: as atividades que eu realizo so eficientes, eficazes ou ambas? Por exemplo: estou fazendo este curso, acompanhando os textos, assistindo aos vdeos e fazendo os exerccios (sou eficiente) e j consegui fazer uma anlise das minhas atividades, identificando os fatores desperdiadores de tempo (sou eficaz).

Agora a sua vez. Elabore voc mesmo a sua tabela. Uma coluna de eficincia e outra de eficcia.

Princpio da administrao cientfica

Aps o advento da Revoluo Industrial, as empresas buscavam um volume de produo cada vez maior. Para isso, exigiam cada vez mais dos operrios, que, em troca, ganhavam um pagamento por pea produzida. Naquela poca, acreditava-se que essa era a melhor maneira de estimular o operrio a produzir mais. Criou-se, ento, o conceito de Homus economicos (homem econmico), aquele que trabalha exclusivamente por dinheiro. Em seu livro Princpios da Administrao Cientfica, de 1911, Taylor afirmou que as indstrias sofriam de trs males. Acompanhe.

Frederick Winslow Taylor Nasceu em 1859, no Estado da Filadlfia (EUA). Foi educado dentro da mais profunda disciplina, pois sua famlia era muito rgida. Aprendeu com os pais a poupar dinheiro e a trabalhar muito e com afinco. Seu primeiro emprego foi na Midvale Steel Co., onde trabalhou como operrio. Depois, foi capataz, contramestre e engenheiro. Estudou a produo industrial, sempre buscando uma boa soluo para patres e empregados.

1. A natural indolncia dos operrios, devido a: eles acreditarem que a mquina, de alguma maneira, iria substituir o homem, gerando desemprego

os patres acharem que alguns operrios eram preguiosos (muitos no sabiam operar as mquinas e, por isso, produziam pouco, ou seja, desperdiavam tempo)

Mais adiante, voc vai ver a importncia de se desenvolver algumas habilidades necessrias para melhor aproveitar o tempo.

2. Nvel gerencial muito baixo Sem uma boa gerncia, os procedimentos adotados pelo empregados na execuo de suas tarefas eram desconhecidos, dificultando a busca pela eficincia e pela eficcia. No incio do sculo XX, a preocupao das lideranas era pelos resultados (os fins), e no pela maneira em atingi-los (os meios). Voc j assistiu o filme Tempos Modernos? Nele, possvel perceber facilmente esse pensamento.

3. Procedimentos despadronizados Um mnimo de padronizao auxilia na administrao do seu tempo. No entanto, o excesso (burocracia) gera disfunes no processo, dando a impresso equivocada de que a padronizao mais atrapalha do que ajuda.

Estudo dos tempos e movimentos

Taylor cronometrava o tempo que um operrio levava para realizar sua tarefa; depois, analisava a situao e buscava diferentes maneiras de executar a mesma tarefa, em menos tempo. Taylor, ento, descreveu o que ele chamou de Organizao Racional do Trabalho (ORT), ou seja, um conjunto de orientaes para desenvolver as tarefas de maneira disciplinada e racional caractersticas bem latentes de Taylor. E quanto a voc? Ser que voc sabe desenvolver suas tarefas de maneira organizada e disciplinada ou vai fazendo as coisas medida da necessidade? Reflita sobre isso.

A organizao racional do trabalho Tudo bem, Taylor escreveu sobre a ORT, mas qual foi a sua concluso com o estudo de tempos e movimentos?

A concluso foi a seguinte: os operrios das fbricas desenvolviam seu trabalho aprendendo com os seus prprios colegas. O problema que isso gerava mtodos diferentes para se fazer a mesma coisa, pois eles aprendiam com os erros uns dos outros. Convenhamos, tudo o que um empresrio no precisa na gesto de seu negcio de seus funcionrios errando at acertar, no mesmo? O ideal aprender a fazer da maneira certa, utilizando seu tempo de maneira adequada. Mais adiante voc vai aprender a planejar o seu tempo de maneira eficiente e eficaz. Mas tenha em mente, desde j, os aspectos da ORT propostos por Taylor. Com base nos aspectos que sero relacionados a seguir, vamos refletir sobre as nossas atividades dirias. 1. Os tempos e movimentos precisam ser conhecidos e analisados para que voc no precise se levantar para pegar coisas que esto longe. Isso retarda o tempo de execuo das tarefas.

2.

A fadiga precisa ser considerada, pois, antes de tudo, somos humanos. Quando desenvolvemos uma tarefa de maneira impensada, ficamos cansados e no conclumos a tarefa (ou a conclumos com resultados abaixo do esperado). Por isso, alguns momentos de descanso devem fazer parte de nosso planejamento.

3.

O trabalho deve ser dividido segundo as habilidades e competncias de cada pessoa. No tente fazer todo o servio para mostrar resultado, para ser reconhecido, para ganhar mais ou para ser promovido. Afinal, ningum sabe tudo, e o trabalho em equipe ainda a melhor soluo.

Voc sabe como funciona a terceirizao de servios? Em linhas gerais, funciona assim: se voc no sabe fazer reparos domsticos, por exemplo, terceirize, isto , chame algum que saiba fazer e poupe seu tempo utilizando-o de maneira mais produtiva. 4. Cargos e tarefas precisam ser definidos e divulgados j no planejamento da execuo da tarefa. Defina quem faz o que e delegue as responsabilidades. No centralize. Isso vai te ajudar muito.

5.

Bnus e incentivos, segundo Taylor, devem ser adotados pelas empresas. Voc pode recompensar as pessoas que compartilham as tarefas com voc, ou se autorrecompensar pelo cumprimento de uma tarefa.

6.

Homem econmico era a definio que Taylor dava ao operrio da poca. Mas, qual o seu objetivo ao realizar uma tarefa? puramente econmico ou voc tambm busca satisfao?

7.

As condies de trabalho influenciam muito na produtividade do operrio, segundo Taylor. Esse pensamento foi confirmado por Elton Mayo, ainda na dcada de 1930, com a Experincia de Hawthorne.

Para ele, iluminao e conforto, entre outros aspectos, so fatores que influenciam positiva ou negativamente nos resultados dos operrios. Para exemplificar, vamos trazer isso para a nossa realidade. Acompanhe. Nem todos ns temos carro para nos locomover. Muitos dependem de nibus, e isso deve ser considerado no planejamento de tarefas, pois demanda tempo. Ao fazer esse curso, voc j comeou a reduzir seu tempo de locomoo, pois pode aprender sem sair de casa, nos horrios que melhor se adaptam sua rotina e com conforto. Agora, reflita sobre esta frase: se voc executar uma tarefa sempre da mesma maneira, o resultado ser sempre o mesmo. Ser que no chegou o momento de comear a fazer as coisas de acordo com um novo padro? Quer um bom exemplo? A alimentao. muito difcil mudar nossos hbitos alimentares, mas o resultado muito gratificante, quando conseguimos. 8. Por fim, um caminho importante para racionalizar o trabalho, de acordo com Taylor, a superviso. Voc precisa ser supervisionado para produzir mais e melhor? Voc trabalha melhor sob presso ou voc garante a sua produtividade sem ser supervisionado?

Indicao cultural
Assista ao filme Tempos Modernos, lanado em 1936. Esse filme aborda, de forma muito bem humorada, a relao entre o homem e o trabalho, no incio do sculo XX, aps a exploso da Revoluo Industrial. Naquela poca, devido ausncia de leis trabalhistas, os empregados dedicavam, quase que exclusivamente, suas vidas ao trabalho operrio, que um trabalho pesado, e ainda no tinham os direitos pela dignidade humana respeitados. considerado uma das 100 melhores comdias de todos os tempos. Tempos Modernos uma obra de arte.

Reflexo Depois de assistir ao filme, convido voc a refletir sobre as seguintes questes: O que significa a primeira cena do filme, quando os carneiros so liberados ao abrir a porteira e, depois, a cena dos trabalhadores saindo do metr? O que significa a cena em que Carlitos colocado em um equipamento para poupar o tempo do trabalhador em seu horrio de almoo?

Qual analogia voc faz, da cena das engrenagens, com a relao entre o homem e o trabalho em uma empresa?

Que relao voc pode fazer entre as cenas que viu neste filme e o trabalho, hoje? O que mudou (se mudou)?

Pensamento enxuto (lean thinking) Essa metodologia de trabalho adotada por empresas japonesas se difundiu em todo o mundo, pois promove a eficincia e a eficcia nos processos por meio da adequada administrao dos recursos, resultando em uso produtivo do tempo. Vamos adotar esse pensamento nas nossas vidas pessoal e profissional? Como administrar adequadamente os nossos recursos (especialmente o tempo), a fim de produzir mais e melhor? Pense!

Buscando a qualidade total dos processos produtivos, a Toyota adotou o pensamento enxuto, que se ope ao desperdcio. Este o caminho mais adequado para quem quer produzir mais, investindo menos recursos. Para saber mais sobre o pensamento enxuto, acesse o link a seguir: http://lauroprado.tripod.com/ezine/id11.html Aps essa leitura, pense sobre as suas atividades dirias. Por exemplo, quando voc tem muitas coisas para fazer na rua, voc acaba bolando um roteiro mental para no ter que ficar rodando pela cidade, no mesmo? Assim, voc no desperdia tempo e combustvel. Agora que voc j conhece um pouco mais sobre a mentalidade enxuta, acesse o site www.lean.org.br/o_que_e.aspx e conhea um pouco mais sobre como as empresas utilizam o tempo em funo de suas necessidades produtivas. Aps essas leituras, reflita sobre os seguintes temas: Quais fatores influenciam de forma negativa na utilizao adequada do seu tempo para desempenhar suas tarefas?

Ser que os mveis na sua casa esto dispostos de maneira a facilitar as suas tarefas? Se voc mudar a disposio desses mveis, facilitaria as coisas para voc?

Conhecimento leva produtividade Taylor afirmava que a execuo de uma tarefa precisa ser dissociada de seu planejamento. Ento, responda uma pergunta: o que voc faz primeiro? Planeja a tarefa antes ou faz e planeja ao mesmo tempo? Segundo Taylor, conforme Chiavenato (2003), a substituio do esforo manual pelo conhecimento como fonte produtiva do trabalho constitui a maior mudana na histria do trabalho. Com isso, fcil percebemos que o planejamento antecipado um fator crtico de sucesso para que voc seja capaz de administrar melhor seu tempo.

A percepo do trabalho humano dentro da lgica A partir do estudo da Administrao Cientfica de Taylor, voc percebeu que o tempo j vinha sendo considerado como um fator merecedor de ateno especial. Como engenheiro, Taylor observava o trabalho humano e buscava solues para o desperdcio de tempo dentro da lgica e da racionalidade, considerando aspectos relacionados fadiga e s condies de trabalho. Evidentemente, tambm fazemos essas consideraes quando pensamos nas atividades que desenvolvemos em nosso trabalho ou nas tarefas dirias ou mesmo na busca pelo lazer.

Teoria das relaes humanas (Elton Mayo, 1930) Voc lembra que comentamos sobre a Experincia de Hawthorne, realizada pelo mdico australiano Elton Mayo? Essa experincia confirmou as percepes de Taylor sobre considerar a fadiga e as condies ambientais nos impactos sobre a produtividade do trabalhador. A diferena que Mayo dava muita nfase aos aspectos pessoais do trabalhador. Anteriormente, ele pesquisou sobre o estresse de soldados que voltavam dos campos de batalha, e constatou que as presses do meio fazem com que a pessoa se modifique, fique infeliz e produza menos, consequentemente.

Elton Mayo Nasceu em 1880, em Adelaide, na Austrlia. Cursou Medicina, trabalhou na frica e fez pesquisas durante a Primeira Guerra Mundial, analisando os soldados em estado de choque. Isso o ajudou a compreender o quanto o estresse influencia nas atividades humanas.

O homem social Dentre os resultados de suas pesquisas, Elton Mayo passou a definir o homem como um ser social, que vive em grupo, que depende dele e por este grupo reconhecido ou punido.

Mayo realizou os primeiros estudos sobre a motivao humana e passou a considerar as diferentes razes que impulsionam uma pessoa a se levantar pela manh, ir para o trabalho, ir aula, voltar para casa noite, dormir pouco e recomear tudo no dia seguinte. Dessa maneira, eu fao uma pergunta a voc: o que te motiva a fazer tudo isso todos os dias? Vamos ver, a seguir, um estudo feito nos anos 1970 por um psiclogo chamado Abraham Maslow. Acompanhe.

Hierarquia das necessidades Voc pode estar se perguntando, mas como as necessidades que tenho influenciam na minha escolha pelas prioridades? Sim. uma questo de tempo! Voc no consegue fazer tudo ao mesmo tempo. preciso estabelecer o que se deve fazer primeiro. Isso est diretamente relacionado quilo que voc precisa agora e quilo que deseja para o futuro.

Necessidades bsicas Maslow realizou uma pesquisa sobre a motivao humana e chegou a uma concluso: o homem busca atender, prioritariamente, s suas necessidades bsicas, ou seja, respirar, se alimentar, se vestir, se proteger e se locomover. Cada etapa atingida serve de trampolim para alcanar s necessidades das fases seguintes. Portanto, uma vez atingidas as necessidades bsicas, o homem vai em busca de conquistar a prxima.

Necessidades de segurana o momento de fazer um seguro para a casa e para o carro. Ele, tambm, j no aceita qualquer emprego. Prefere uma empresa que tenha polticas claras de cargos e salrios, e que oferea benefcios mais atraentes. Trata-se da fase de segurana.

Necessidades sociais Mais satisfeito e mais prximo de se autorrealizar, o homem passa, ento, a desejar

se relacionar mais e melhor com as pessoas. Ele quer ser convidado para o churrasco de final de semana na empresa, quer participar do time de futebol do bairro, quer frequentar o cinema e o teatro. Essa a fase do relacionamento, do social. Autoestima Agora, o homem faz coisas que jamais faria se no tivesse atendido quelas necessidades. Voc iria ao cinema se no tivesse o que vestir? O homem, agora, busca o reconhecimento das pessoas que a rodeiam. a fase da autoestima. Autorrealizao Finalmente, o homem atinge o topo das necessidades, a autorrealizao, e passa a buscar status na vida, ou seja, ele viaja a passeio com a famlia, troca de carro todo ano, matricula os filhos nas melhores escolas etc. Conhea um pouco sobre Maslow e sua pirmide das necessidades humanas. Abraham Maslow Nasceu em 1908, em Nova Iorque, nos Estados Unidos. Cursou Psicologia e trabalhou no Massachusetts Institute of Technology (MIT). Com base em seus estudos, props a diviso das necessidades do ser humano, desde as bsicas, que devem ser satisfeitas antes, at a autorrealizao, a ltima a ser alcanada.

Ilustrao: Est sendo apresentada a Pirmide de Maslow, na qual ele elenca as necessidades humanas segundo as suas prioridades gerais. A pirmide est dividida em 5 partes, de baixo para cima, e a prioridade de realizao humana tambm segue essa ordem. Na base esto as Necessidades fisiolgicas (fome, sede, sexo, sono etc.). A prxima a Necessidade de segurana (defesa, proteo, emprego, abrigo). Em seguida esto as Necessidades sociais (amor, relacionamento, sentir-se parte de um grupo). A seguinte so as Necessidades de estima (autoestima, reconhecimento, status). Finalmente, no topo da pirmide, esto as Necessidades de autorrealizao (desenvolvimento pessoal, conquista).

Exerccio monte a sua pirmide de necessidades

Reflita sobre as suas necessidades e preencha a sua prpria pirmide. Em que fase voc est? Aonde quer chegar? Isso importante para voc estabelecer suas prioridades e administrar melhor o tempo que tem para chegar onde deseja.

Atividades que roubam seu tempo Pare, agora, e pense no seu dia. Pense em todas as atividades que voc costuma realizar. Alguma delas rouba o seu tempo? Sabe aquela sensao de chegar ao final do dia e pensar que fez uma infinidade de coisas, mas parece que no fez nada? Pois bem, ns vamos conhecer, agora, os 11 fatores desperdiadores de tempo que nos so apresentados por Berg (2010). Acompanhe.

1. Deficincia no planejamento das atividades Vamos procurar compreender de que maneira a sua ausncia atrapalha a administrao do tempo em nossas vidas. Planejar significa definir aonde se quer chegar e se organizar para atingir esse objetivo. Sem planejamento, as coisas acontecem por acaso na vida, e, como diz o ditado, para um barco sem rumo, qualquer vento bom. Voc sabe o que bom para voc! Alm de reunir informaes, o planejamento ajuda a estabelecer as aes que devem ser tomadas para chegar nos seus objetivos. timo, voc tem o hbito de planejar. Isso, no entanto, no tudo. Se voc no passar rapidamente do planejamento para as aes, o tempo ter sido desperdiado. Pense comigo: quais resultados preciso atingir dentro de um dia (curto prazo); dentro de 6 meses (mdio prazo) e dentro de 5 anos (longo prazo)? Lembre-se de que as empresas, em geral, trabalham com planejamentos de longo prazo. Se voc tem dificuldades para imaginar o que deseja ou precisa fazer dentro desses prazos, faa o seguinte: crie uma planilha no seu computador com trs colunas (prioridades, desejos e objetivos e metas). Escreva livremente.

Definindo objetivos Voc sabe a diferena entre um objetivo e uma meta? So termos muito parecidos e facilmente usados erroneamente. Conhea, agora, a diferena. Objetivos so mais amplos. Voc pode ter como objetivo deste ano, por exemplo, simplesmente emagrecer. Metas so mais especficas. Por exemplo, emagrecer 7 quilos em 1 ano. Quando voc define seus objetivos, voc cria as condies para monitorar seu desempenho. As empresas usam uma ferramenta conhecida como PDCA para colocar em prtica suas aes na busca de objetivos. Essas letras significam Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Monitorar) e Act (Agir sobre a diferena entre o que foi previsto e o que foi alcanado). E tem mais, as empresas utilizam a expresso: rodar o PDCA. Por que rodar? Porque se trata de um ciclo, onde, ao final de um, comea outro. sem fim!

2. Ausncia de priorizao das atividades Berg (2010) adverte que se voc fracassar j no estabelecimento das prioridades, significa que voc est trabalhando para priorizar o seu fracasso. Reflita sobre isso: voc enfrenta problemas para definir prioridades? O que voc faz primeiro: aquilo cujo resultado cobrado por meio de presso ou aquilo que voc julga ser mais importante? Faa uma lista de aes importantes, a seu ver. No se preocupe se voc as desenvolve ou no, apenas liste e reflita sobre elas. Agora, olhe sua lista e diga quantas e quais dessas aes voc j desenvolve? Vilfredo Pareto, um economista italiano, fez um estudo, no incio do sculo XX. A partir dele, Pareto demonstrou que, naquela poca, 20% da populao italiana detinha 80% das terras, naquele pas.

Desde ento, adotou-se a regra 80/20 de Pareto como um indicador de esforos dispendidos versus resultados alcanados. Isso quer dizer que 80% das consequncias advm de 20% das causas. Baseado nisso, faa a seguinte reflexo proposta por Pareto: quais 20% dos meus esforos no trabalho e junto minha famlia me trazem 80% dos resultados que desejo alcanar?

3. Querer fazer tudo perfeitamente Isso tambm pode comprometer a entrega de resultados. Como voc reage ao finalizar uma tarefa? Fica contente com o resultado ou sempre acha que poderia ter feito melhor (melhor, e no mais rpido, hein)? No queira ter 100% de certeza ou de acertos. Refazer a tarefa e s entregar os resultados quando tiver 100% de certeza, significa ficar parado na vida. s vezes, precisamos comear com 75% de certeza, seno a coisa no anda. No estamos negando a qualidade das aes e dos resultados, mas nem sempre teremos 100% dela. Voc se identifica com esse perfil perfeccionista? Conhea as sugestes de Berg (2010) para reduzir este impulso: contente-se com o timo, no precisa ser perfeito em tudo pare de buscar culpados e corrigir falhas sem importncia; siga em frente no se cobre tanto nem cobre tanto as outras pessoas aceite cada um com seu jeito e ritmo para fazer as coisas no se deixe levar por detalhes que no causam grande mudana no todo

4. Falta de organizao pessoal Faa logo as tarefas desagradveis, caso contrrio elas se acumulam e podem at tirar seu bom humor. Lembre-se disso quando abrir sua caixa de e-mails ou quando for procurar uma roupa qualquer no seu guarda-roupas. Voc costuma se autossabotar para no realizar tarefas das quais no gosta? Essa uma das coisas que o indisciplinado mais faz consigo mesmo. Em vez de dar conta rapidamente de seus e-mails, por exemplo, ele se detm em uma mensagem e fica lendo e relendo, ou, ento, levanta e pega um caf, como se isso fosse amenizar o

empenho de que precisar para ler todas aquelas mensagens e respond-las. Organizao significa disciplina. Vamos usar um exemplo pessoal para orient-lo sobre a organizao: a roupa que voc deseja logo cedo, para ir trabalhar. Ao abrir o guarda-roupas, voc lembra, novamente, que precisa arrumar toda aquela baguna. Voc decide fazer isso no final de semana. Sbado, ao acordar, voc percebe que o dia est ensolarado, o que uma tima desculpa para no arrumar o guarda-roupas bagunado. Alm do mais, voc precisa de tudo que tem nela; no d para jogar nada fora, no isso? Percebeu quantas autossabotagens voc faz para no resolver algo que te desagrada? Berg (2010) refora alguns verbos que devem ser conjugados no nosso dia a dia organizado: jogar fora; agir; transferir e arquivar. Quanto s roupas, faa uma doao e beneficie muitas pessoas.

5. Dificuldade em dizer no para as pessoas Voc acha chato dizer no? Mas voc precisa saber que a melhor forma de eliminar o desperdcio de tempo dizendo no quando for preciso. O difcil como dizer no. Dependendo da pessoa, fica ainda mais difcil, no ? Se voc disser no do jeito errado para a pessoa errada, corre o risco de terminar um relacionamento profissional ou pessoal. Voc j passou por isso? Relaxe. Dizer no priorizar as tarefas importantes. Quer aprender como fazer isso sem ofender a outra pessoa? Ento, observe seus lderes. Procure entender quando, como e por que elas dizem no. Assim voc vai conseguir priorizar suas atividades e distribu-las ao longo do dia de maneira eficaz. Dizer sempre sim, em vez de dizer no na hora certa, gera sobrecarga e, muitas vezes, somatizaes. (SHAKASHITA, Adilsa psicloga). Glossrio: somatizao significa sofrimento do corpo e/ou da mente. Para autoanalizar a sua capacidade de dizer no, responda s seguintes perguntas: Quando algum te chama, voc larga tudo e vai correndo ou diz que est terminando algo e vai em seguida?

Voc fica trabalhando at mais tarde e diz que nesse horrio o telefone toca menos, e o seu trabalho rende mais? Voc aceita trabalhos adicionais para mostrar que d conta do recado? Se voc respondeu sim para todas as perguntas, bem vindo ao clube dos que nunca dizem no. Para administrar melhor o seu tempo, comece a dizer no. Domine seus impulsos, tome coragem e fale com jeito. Procure pensar antes de responder.

6. Ausncia de delegao de tarefas Voc prefere fazer, em vez de pedir ajuda dos outros porque voc perde mais tempo at ensinar tudo? Se sim, voc encontrou mais um fator que desperdia seu tempo. Voc no precisa e no deve fazer tudo sozinho. Para isso existe o trabalho em equipe. Em casa, pea a ajuda dos seus filhos e esposa ou marido. No trabalho, pea ajuda aos colegas. Voc vai ver como todos ficaro satisfeitos. No queira passar a imagem de que d conta do recado. Isso gera sobrecarga e voc acaba se isolando das pessoas.

7. Dificuldade na tomada de deciso preciso desenvolver atitudes pessoais e profissionais a toda hora e, na maioria das vezes, rapidamente, ainda que no se tenha em mos todas as informaes necessrias. Algumas pessoas precisam ter todas as informaes possveis antes de decidir. Precisam conhecer todas as respostas para os diferentes caminhos a que podem ser levadas diante da deciso tomada. O que voc pensa sobre essas pessoas? Isso vai alm da insegurana. Isso autossabotagem e s faz voc perder tempo. Decida e siga adiante.

8. Desconhecimento sobre os nveis de energia das pessoas e como isso pode afetar o planejamento das atividades Reflita sobre isto: em quais momentos do dia voc mais produtivo? Voc se sente disposto a fazer reunies a qualquer momento? Elas so sempre produtivas? Durante o almoo ou aps o jantar, voc costuma tomar uma taa de vinho? Depois disso voc fica sonolento e precisa descansar? As respostas a essas perguntas vo ajudar a identificar os horrios em que voc produz mais e com alto nvel de satisfao. Os outros momentos devem ser reservados ao descanso e a outras atividades, como as de lazer. Nesses momentos menos produtivos, no exija muito porque voc simplesmente no vai produzir a contento. Seu ritmo biolgico deve ser respeitado. Da mesma maneira, respeite o ritmo biolgico das outras pessoas. H aqueles que trabalham melhor pela manh, logo cedo. Outros so notvagos, seu horrio de produo melhor noite. Saiba identificar essas caractersticas em voc mesmo e nos outros. Imagine que voc e um amigo programaram uma pescaria no fim de semana. Vocs esperavam chegar ao local por volta de 3 horas da madrugada, e comear a pescaria perto das 4 horas. Para isso, voc planejou revezar a direo. Assim, ningum se cansaria e cada um dormiria 3 horas. Voc pegou seu colega em casa e saram para a estrada s 21h. Como j estava dirigindo, voc fez a primeira metade da viagem. Conforme o planejado, vocs trocariam a direo meia-noite. No entanto, no banco carona, seu amigo no acordava. Voc, ento, descobre que ele totalmente diurno, e simplesmente no conseguiria dirigir da meia-noite s 3 da manh. Resultado: voc dirigiu todo o percurso, no dormiu, no descansou e no aproveitou a pescaria como planejou porque voc desconhecia o potencial energtico do seu colega.

9. Falta de habilidade no processo de comunicao O processo de comunicao , aparentemente, simples: um emissor passa uma mensagem em um cdigo conhecido pelo receptor por meio de um canal adequado; o receptor d um retorno de que compreendeu a mensagem, independente dos rudos existentes. No entanto, esse processo muito complexo. Tanto que pode comprometer toda uma operao. Observe que o fato de existir meios de agilizar o processo de comunicao, como o computador e a internet, no significa que ela seja feita com qualidade, porque muitas pessoas simplesmente no conseguem transmitir a mensagem que desejam e, consequentemente, no so compreendidas. Existem pessoas que falam e no dizem nada (prolixas), e aquelas que ficam caladas. Alguns tm dificuldades em colocar suas ideias de forma lgica para o interlocutor compreender a sua sequncia de pensamento. Uma hora voc o emissor. Logo em seguida, voc o receptor, pois estabelecer comunicao pressupe dar e receber informao. Quando algum autoritrio, impe a sua ideia, e no admite retorno, no se estabelece comunicao.

10. Ausncia de objetivos pessoais Voc tem claros os seus objetivos pessoais? Sabia que no ter objetivos pessoais faz com que voc desperdice seu tempo? Como? simples: por no ter prioridades, voc aceita todas as tarefas que aparecem. como saber dizer no, lembra? preciso parar um pouco, olhar a vida e determinar o que, de fato, se quer. Priorize voc, suas metas e seus objetivos. Reserve um tempo para voc mesmo. No quero, aqui, fazer apologia ao egosmo. Muito pelo contrrio, estou dizendo que precisamos equilibrar as coisas e achar tempo pra tudo, para a famlia, para os amigos, para o trabalho e, claro, para voc. O dia tem 24 horas para todos, e nada pode mudar isso. Estabelea as suas prioridades na sua vida e caminhe sempre nesta direo. Mas no se desespere, pois vai acontecer, vez ou outra, de voc se encontrar diante de um dilema. Tenha calma, reflita, reveja suas prioridades, estude as oportunidades e decida, sem remorsos, pois voc saber tomar as melhores decises para sua vida.

Referncias

BERG, Ernesto A. Quem roubou o meu tempo? Os segredos da alta eficcia ao seu alcance. Curitiba: Juru, 2010. BERNARDINHO, Transformando suor em ouro. Rio de Janeiro: Sextante, 2006. CHIAVENATO, Idalberto. Introduo teoria geral da administrao: uma viso abrangente da moderna administrao das organizaes. 7. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008. CABRAL, Rodrigo H. Q.; ANDRADE, Ronaldo S. de. Aplicabilidade do pensamento enxuto. Disponvel em: <www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP1998 _ART393.pdf>. Acesso em: 20 fev. 2011. FAUL, Rick. A estratgia de Barack Obama: as lies de um projeto vencedor que podem ser aplicadas aos negcios. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009. HOUAISS, Antnio. Dicionrio Houaiss Eletrnico da lngua portuguesa. Rio de janeiro: Objetiva, 2009. NETMBA Business Knowledge Center. Frederick Taylor and the scientific management. Disponvel em: <www.netmba.com/mgmt/scientific/>. Acesso em: 20 fev. 2011.

Situao-Problema
Voc decidiu investir na tecnologia para melhorar seu processo de comunicao com a famlia, com os amigos e com os colegas de trabalho, e contratou um servio de banda larga para sua residncia. Comprou, ainda, uma cmera para poder conversar e ver as pessoas ao mesmo tempo. Agora, voc pode se conectar com o mundo a qualquer momento. Na busca por utilizar melhor o seu tempo, o que voc deve fazer, agora?

a) Organizar seu dia no trabalho para selecionar apenas os assuntos urgentes que levar para tratar em casa, no final de semana. Afinal, voc no quer tratar de assuntos suprfluos do trabalho. b) Aproveitar a tranquilidade do seu lar, que agora conta com internet ADSL, e marcar reunies de trabalho na sua casa, no final do expediente. Isso trar resultados melhores para todo o time, alm de aproximar as pessoas. c) Navegar na internet por mais tempo, ler as piadas que os amigos enviam por e-mail, fazer parte das redes sociais. d) Aproveitar o investimento em banda larga e a tranquilidade do seu lar para estudar mais; para fazer o oramento familiar, que antes era feito por voc no seu local de trabalho; e ficar mais atento programao cultural da cidade, valorizando seus momentos de lazer com a famlia.

Se voc escolheu a alternativa a: Levar trabalho para casa s vai afastar voc cada vez mais da sua famlia e dos amigos. Voc deve organizar suas atividades de forma a equacionar seu tempo e dedicar parte dele s atividades profissionais no trabalho, e no em casa. Se voc escolheu a alternativa b: Para aproximar as pessoas, talvez, fosse oportuno convidar seus colegas de trabalho para um churrasco no final de semana, e no para reunies fora do expediente, e ainda mais na sua casa. Se voc escolheu a alternativa c: Ler piadas e atualizar seu perfil nas redes sociais no to importante assim, e no demonstra que voc est equacionando seu tempo entre as atividades essenciais e prioritrias na sua vida. Se voc escolheu a alternativa d: Correto. Aproveitar os recursos para melhorar o
conhecimento e organizar a vida pessoal, proporciona qualidade e bem-estar.