ASSOCIAAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS

Qiretoria 1985-1987 Presidente: Jaime Antunes da Silva Vice-Fresidente: Jos Maria Jardim l ? Secretrio : Rosely Curi Rpndinelli 29 Secretrio: Helena Dodd Ferrez l? Tesoureiro : Helena Moesia de Albuquerque 2? Tesoureiro : Eliana Balbina Flora Sales Conselho Deliberativo Efetivos : Clia Reis Carmargo Helena Corra Machado Janine Resnikoff Diamante Jos Pedro Pinto Espose1 Lia Temporal Malcher Maria Amlia Gomes Leite Maria de Lourdes da C. e Souza Marilena Leite Paes Regina Alves Vieira Suplentes: Eloisa Helena Riani Jerusa Gonalves de Arajo Maria Odila Kahl Fonseca Maura Esndola Quinhes Paulo Carvalho Paulo de Tarso R. Dias Paes Leme Conselho Fiscal : Fernando Campos Salinas Jos Lazaro de Souza Rosa Lucia Maria de Oliveira Suplentes: Marilucia Ribeiro da Silva Norma de Ges Monteiro

ISSN 0 1 0 0 2 2 4 4

arquivo

administrao

&
'ar

v. 10-14 n. 2 julho a dezembro de 1986.

Revista de divulgao da Associao dos Arquivistas Brasileiros Conselho Editorial Eloisa Helena Fani Helena Corra Machado Jos Lzaro de Souza Rosa Jos Pedro Pinto Espose1 Mana Luiza S . Dannemann Redatora-Chefe Mana Arnlia Carnes Leite Secretria Maria Odila Kahl Fonseca Coordenao Editorial/ Grfica A . S . da Costa Impresso pela Apex Grfica e Editora Ltda. Correspondncia para Arquivo ? 3Administrao Pr. de Botafogo, 186, sala E-217 22253 Rio d e Janeiro - RJ Tel.: 5 5 1 4 7 4 8

Editorial 2 Aplicao de um modelo de organizao em arquivos intermedirios 3 Metodologia para diagnstico de arquivos correntes em organismos da administrao pblica federal 14 Avaliao da produflo documental do Municpio de Rio Claro - proposta para discusso 2 4 Arquivo de filmes: preparado para a automao e criao de uma base de dados nacional 47 A vontade de guardar: lgica da acumulao em arquivos privados 62 Reorganizao de arquivos empresariais: um estudo de caso 77 Arquivos privados: bibliografia 96 Balano Geral de 1986 104
Os artigos assinados so de inteira responsabilidade dos respectivos autores e no expressam necessariamente o pensamento da Associago dos Arquivistas Brasileiros o u dos redatores de Arquivo & Administrao Permitida a reproduo de artigos desde que seja observada a tica autoral que determina a indicao da fonte.

Sumrio

*-

Distribuio: A A B Desejamos permuta Deseajmos permuta Nous desirons 6 change We are interest in exchange

n. O1972Arquivo & Administrao . v. 1 Rio de Janeiro, Associao dos Arquivistas Brasileiros. ilust. 23cm semestral v. Arquivistas Publicaao oficial da Associao dosBrasileiros 1. Arquivos - Peridicos. 2. AdministraGo - Peridicos. I . Associao dos Arquivistas Brasileiros.

CDD 025.171

Este peridico est registrado na SCDPSR/GE do DPF, sob o n? 397/D. 20.493/46 Arq. & Adm. Rio de Janeiro v. 10-14
n. 2 p. 1-104

jul./dez. 1986

EDITORIAL
A Revista Arquivo & Administrao, correspondente ao 2? semestre do ano de 1986, vindo a luz graas a financiamento da Fundao PR-MEMRIA, retoma, espero que definitivamente, a sua periodicidade, contribuindo, pela disseminao de informaes de experincias bem sucedidas, para a melhoria da qualidade tcnica dos servios de arquivo. A partir deste nmero comeamos a divulgar, aps aprovao pelo Conselho Editorial, trabalhos apresentados nas Sesses de Temas Livres do VI Congresso Brasileiro de Arquivologia. Pela leitura dos agora publicados, pode-se avaliar a importncia do evento, no s pela densidade das informaes como pelo estmulo a reflexo sobre formas de registro e lgica de acumulao dos arquivos. Paralelamente- a -esse. processo- de-avaliao.-e. s t e l e g o , ~ AA B tem-g empenhado em reunir todos os trabalhos apresentados nas Sesses Plenrias e Seminrios Especiais do VI CBA para, conseguido o financiamento, editar os Anais. Ainda sob o impacto de veiculao, pela imprensa, de matrias eivadas de preconceitos e inverdades sobre a funo dos arquivos e seus profissionais, geradas pela incapacidade administrativa de se promover, a curto prazo, o enquadramento, no Servio %LI:-uucv reucriil, I ? J . . A,, ury...~,,.a~ %.n.,;,io, c tcnicrnr de nrquivo realmente habilitados, u m ano aps a criao das carreiras, a A A B est organizando, para 1988, o VII Congresso Brasileiro de Arquivologia, a ser realizado, em Braslia, no ms de julho. E no sentido de mostrar que os servios de arquivos, notadamente os governamentais, por intermdio de profissionais especializados, desempenham um importante papel social, facilitando O atendimento aos cidados, solucionando com rapidez e preciso questes decorrentes de suas obrigaes e direitos, que se destacar, dentro do tema central do Congresso, a importncia da organizao, controle e eficcia dos arquivos correntes.

~-

Rio de Janeiru, janeiro de 1987 Jaime Antunes da Silva Presidente

Arq. & A d m . , Riode Janeiro, 10-14(2):2,juVdezde86

APLICAAO DE UM MODELO DE ORGANIZAO EM A RQU IVOS I NT E R MEDIR 10s

Eliana Rezende Furtado de Mendona*

Introduo

As dificuldades que envolvem a administrao de um arquivo intermedirio resultam do volume de documentos, da diversidade da documentao e de seu variado grau de importncia. A apresentao da experincia realizada pela Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional (D.P.A.), quanto a organizao de conjuntos documentais em fase intermediria, tem como finalidade transmitir um modelo especfico de tratamento tcnico, cujos objetivos so os de agilizar o atendimento ao usurio, preparar os documentos para avaliao e aplicao da tabela de temporalidade, alm de efetivar o processo de recolhimento ao arquivo permanente. Criada pela portaria n o 600-B/MJ,.de 15 de outubro de 1975, a D.P.A. foi implantada em Brasiiia em 1977 e constitui-se, estruturalmente, de duas sees: Tombamento e Processamento Tcnico. Sua principal competncia recolher e conservar a documentao ainda com interesse administratjvo e selecionar a que ser incorporada OU eliminada. Atravs das duas sees, deve, ainda, examinar a documentao recebida, providenciar termo de recolhimento, solicitar tratamento imunolgico, registrar, classificar, catalogar, inventariar e conservar a documentao recebida. Tendo a responsabilidade de registrar, classificar, catalogar e inventariar, a D.P.A.no s assumiu um compromisso de difcil realizao, como tambm colaborou para desobrigar os arquivos correntes de iniciativas que antes competia a eles. Na tentativa de salvar a documentao armazenada sem tratamento eficaz ou que era eliminada sem obedecer a critrios de avaliao ou, ainda, que se deteriorava em depsitos inadequados i sua guarda, transferiu-se para a D.P.A. um volume aproximado de quatro mil metros lineares de documentos, acompanhados de guias que no obedeciam a princpios especficos. Estas eram elaboradas de vrias formas: ordem numrica e cronolgica, apenas em ordem cronlogica, por assunto, em ordem alfabtica por nome do interessado ou somente com o registro do nmero de pacotilhas. A precipitao dessa transferncia, alm de esgotar a capacidade fsica de armazenagem do 6rg0, impediu a continuidade das suas verdadeiras funes - receber e conservar a documentao produzida pela administrao pblica federal, aps cessado ou sensivelmente diminudo seu uso corrente, bem como selecionar a documentao a ser recolhida ao arquivo permanente do Arquivo Nacional. Frente a tal impasse, constituiu-se uma equipe interdisciplinar a fim de realizar estudos para definir e disseminar mtodos e tcnicas especficos de tratamento de acervos documentais em arquivos intermedirios.
Ex-Diretora da Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 3-13, julldez. 1986

Estudos metodolgicos As discusses sobre a metodologia a ser aplicada na documentao acumulada, ainda de interesse para a administrao, apontaram diferentes enfoques quanto a funo de u m pr-arquivo. Numa primeira viso, o arquivo intermedirio destinar-se-ia a dar tratamento i documentao aps cessado ou sensivelmente diminudo seu uso corrente, preparando-a para avaliao e seleo e garantindo a preservao dos documentos de valor permanente. Segundo outro aspecto, teria funes muito mais amplas, pois interviria diretamente junto aos rgos produtores, desde a criao dos seus papis at sua destinao final, auxiliando, assim, a administrao pblica na rdua tarefa de gerir seus documentos. Sabendo-se das dificuldades advindas deste ltimo ponto de vista, optou-se pela tarefa, aparentemente mais simples, de tratar a documentao que j se encontrava depositada na D.P.A. A questo inicial estava em se definir a posio d o arquivo intermedirio como uma das etapas da gesto de documentos. De acordo com tal diretiva, a D.P.A. trabalhou no sentido de criar uma metodologia que refletisse ao mximo-aorganiza@o.dos-arquivos - -correntes e - b u s c a s s e a e S c 6 p u d e s s e m solucionar os problemas relativos a arquivos intermedirios sem, n o entanto, perder de vista os interesses do arquivo permanente. A organizao d o arquivo intermedirio depende, em grande parte, dos mtodos adequados de classificao dos documentos no arquivo corrente. O ideal seria, durante a pypm,.oehnrln--I fase ativa, classificar por assunto, respeitando as funes e atividades d,,,..., C I I I I L L U L I S pciu rgo. 0 conjunto de documentos formariam as Sries Documentais, conectadas com a funo e estrutura dos rgos. Assim, visando a coordenar a organizao do acervo documental d o Pr-Arquivo com a forma ideal de classificao nos arquivos correntes, resolveu-se aplicar a documentao semicorrente uma metodologia cuja; bases se assentassem na organizao estrutural-funcional.

O princpio de respeito i provenincia aliou-se ao princpio de respeito funcional, permitindo que a organizao da documentao refletisse um determinado organismo no exerccio de suas atividades especficas. A aplicao destes dois princpios ao conjunto documental permitiu vislumbrar, de imediato, a ntida separao entre as atividades-fim e as atividades-meio, alm de separar os documentos normativos dos de rotina. Essas condies, fundamentais para avaliao, revelam-se mediante procedimentos metodolgicos apropriados.
Aplicao de um modelo de organizao Diante d o volume documental armazenado na D.P.A., optou-se pela organizao d o acervo de um s ministrio sob a forma de um projeto-piloto. Estabelecidas as prioridades (antiguidade, v c h m e , freqncia de uso dos documentos etc.), a escolha'recaiu sobre o Ministrio da Agricultura. O acervo abrangia o perodo entre 1930 e 1972 e compunha-se de 1S 3 7 caixas, contendo 36.842 documentos protocolados (processos), que tratavam dos mais diversos assuntos. A metodologia aplicada constitui-se de uma organizao estrutural-fpncional, cuja base a estrutura vigente n o perodo em que a documentao foi produzida, os rgos componentes e suas respectivas funes. Tal procedimento justifica-se pela maior estabilidade que as funes oferecem na determinao das atividades desempenhadas pelos rgos, o que no ocorre numa organizao apenas estrutural, em virtude das constantes modificaes na estrutura bsica dos rgos pblicos.
4
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):3-13, jul/dez. 1986

O trabalho de organizao do acervo teve dois objetivos primordiais: atender s consultas feitas pelo rgo de origem dos documentos e identificar a massa documental, preparando-a para avaliao e futuro recolhimento ao arquivo permanente. A fim de atingir tais objetivos, o trabalho dividiu-se em trs etapas: pesquisa na legislao;elaborao dos instrumentos de localizao e identificao de documentos; e identificao e organizao do acervo.

1. Pesquisa na legislao
Mediante pesquisa nos decretos e portarias encontrados em Dirios oficiais e Coleo de leis do Brasil, procurou-se conhecer a estrutura bsica e as competncias dos diversos rgos do Ministrio da Agricultura. Para facilitar a visualizao elaboram-se organogramas que refletiam as modificaes estruturais ocorridas no perodo 1930-1972.

2. Elaboraio dos instrumentos de localizao e identificao de documentos

Foram confeccionados quatro tipos de impressos para auxiliar na execuo dos trabalhos de localizao e identificao dos documentos. a) Quanto localizao : - Listagem de localizao de documentos: foi elaborada visando ao atendimento s consultas dos rgos de origem dos documentos. Desta listagem constam os seguintes dados referente localizao (ver anexo 1): * nmero do processo/ano depsito estante caixa - Etiqueta: destina-se a facilitar a localizao imediata das caixas nas estantes e formada pelos seguintes campos (ver anexo 2): ministrio data-limite depsito estante caixa * assunto b) Quanto i identificao: - Formulrio de identificao de documentos possui trs campos bsicos de informao (ver anexo 3): diz respeito ao organismo produtor do docampo de endereameno cumento e tem como indicador: Ministrio: nome do Ministrio produtor da documentao. campo de identificao dos documentos - prende-se a descrio propriamente dita dos documentos e possui os seguintes dados: rgo de competncia: rgo em nvel de terceiro escalo (departamento ou secretaria), que de acordo com o regimento interno possui competncia para produzir e/ou receber documentos relativos s suas atividades especficas; o preenchimento deste item permite determinar o fundo a que pertence a documentao. srie: constituda pelos conjuntos documentais produzidos por um rgo em funo de suas atribuies, definidas em leis e regulamentos.

--

Arq. i 3 Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):3-13, jul/dez. 1986

subsrie: diviso da srie, caso a complexidade administrativa do rgo assim o exija. assunto: elemento que caracteriza o contedo informativo do documento, refletindo uma atividade especfica. data-limite: data mnima e mxima dos documentos que compem a caixa. material no convencional - assinala-se com um asterisco a caixa que contenha documentos no convencionais e outros. Por exemplo, fotos, rtu!os ou marcas, desenhos, plantas, publicaes etc. observaes - trata-se de campo em aberto, a ser utilizado quando a documentao assim o exigir. - Relao de processos que contm material no convencional: neste formulrio devero ser registrados os documentos que possuam, em anexo, materiais no convencionais (fotos, rtulos, desenhos, mapas etc.), bem como a caixa em que os mesmos se localizam (ver anexo 5). - Quadro demonstrativo do acervo: trata-se de um espelho de toda a organizao do acervo, que - auxilia de maneira-efetiva,.a.aplicao-dstabela de-+empo= ra1idade.-Possui os seguintes dados (ver anexo 5): * ministrio rgo de competncia srie (e subsrie, se for o caso) assunto data-!imite caixa

--

3. Identificao e organizao do acervo

So atividades concomitantes, pois, mediante formulrios prprios, enquanto se identifica os documentos, processa-se a organizao definitiva. Devido as dimenses do acervo e extenso do perodo abrangido, estabeleceu-se o corte por ano: seguindo a orciem numrica, os documentos, separados por ano, sofriam todas as etapas do processo para, em seguida, se iniciarem os trabalhos com os documentos do ano seguinte. Na primeira etapa do trabalho ordenaram-se os documentos numericamente, respeitando-se sempre o ano em que foram produzidos e listando-os a seguir. Nesta fase, preencheu-se apenas o campo a do impresso listagem de localizao. Feita a listagem, separou-se os documentos por assunto, cuja determinao exigiu o exame de cada processo. Os documentos que versavam sobre o mesmo assunto foram agrupados em lotes. Aps tal procedimento, os documentos foram descritos nos formulrios de identificao e acondicionados em caixas, que receberam etiquetas numeradas, em ordem crescente e contnua. Exemplo: caixas de 1 a 50 - documentos cujo assunto versava sobre nomeao de pessoal; caixas de 51 a 80 - documentos cujo assunto versava sobre exonerao de pessoal. Devidamente etiquetadas, as caixas foram transportadas para o depsito, alocadas nas estantes e preenchidos os campos b, c e d da listagem de localizao. Finalmente, aps toda a identificao dos documentos, elaborou-se o quadro demonstrativo do acervo, onde se renem dados que possibilitem uma visualizao imediata do acervo.

Concluso
A experincia desenvolvida pela Diviso de Pr-Arquivo confirmou a necessidade premente de um trabalho de gesto de documentos na administrao pblica federal que,
6
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 3-13, jul/dez. 1986

\,ao cumprir todas as suas etapas, fornecesse subsdios execuo das atividades do arquivo

intermedirio de maneira regular e eficiente. A ausncia dessa poltica de gesto de documentos traz inmeras dificuldades organizao da documentao acumulada, obrigando a um trabalho alm das competncias do arquivo intermedirio. Dentre tais dificuldades podemos enumerar as seguintes : a) ausncia de cdigo de assunto, instrumento fundamental para a identificao de documentos e a formao das respectivas sries; b) inexistncia de normas especficas de avaliao de documentos, atividade que determina o prazo de guarda e a destinao dos documentos; c) ausncia de sistemas de arquivo, elemento que permite a inter-relao entre os arquivos setoriais, sob a gerncia do arquivo central que definir as normas de classificao, avaliao e poltica de transferncia. Todos esses fatores, conjugados, contribuem para uma srie de obstrues na execuo dos trabalhos, exigindo maior demanda de tempo, espao, pessoal e trabalho de pesquisa na organizao de documentos, s vezes destitudos de qualquer valor secundrio. A metodologia descrita e seus procedimentos adaptaram-se perfeitamente documentao protocolada de mais de trs organismos da administrao pblica federal. necessrio, no entanto, alertar os profissionais de arquivo de que o mtodo apresentado no pretende ser nico nem inflexvel. Sabe-se que fcda organismo a ser tratado possui suas especificidades e cada arquivo intermedirio dever encontrar a melhor forma de organizar e de recuperar sua documentao.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :3-13, jul/dez. 1986

DIVISA0 DE PRE-ARaUiVOlAN LISTAGEM DE RECUPERAAO DE DOCUMENTOS

CAIXA
PROCESSO EP~SITI

STANTf :AIXA

PROCESSO

STANTE

Arq. &.Adm:;Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :3-13, jul/dez. 1986

Anexo 2
MINISTRIO DATA-LIMITE

ri
DEPSITO 2AIXA

'~

ESTANTE

ASSUNTO

julldez. 1986 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):3-13,

/ / T I r n I ' y . i . l j
RGAO DE COMPETENCIA
ASSUNTO DATAS-LIMITE

Anexo 3

_ -

"

O~~~ERVA~ES

- Caixas que contem documentos com

W t e r l a l no C 0 " M " C I O M I
E , O"t,Ol

10

Arq. 81 Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 3-13, jul/dez. 1986

'
I

RELAAO DE PROCESSOS QUE CONTEM MATERIAL NAO CONVENCIONAL

I

PROCESSO/ANO

MATERIAL N A 0 CONVENCIONAL E OUTROS

CAIXA

PROCESO/ANO

MATERIAL N A 0 CONVENCIONAL E OUTROS

CAIXA

I
I

I
OESERVAbES

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):3-13, jul/dez. 1986

11

Anexo 5
QUADRO DEMONSTRATIVO DO ACERVO

DPA/AN MINISTRIO D A AGRICULTURA - M A DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO PESSOAL Assunto - EXONERAO Caixas - O1 a O9 Assunto - ADMISSO Caixas - 1 O a 57 Assunto - G R A T I F I C A O Caixa - 57 -Amnto-=N6MBXi%O Caixas - 58 a 88 Assunto - DISPENSA C a i x a s - 8 9 a 116 Assunto -TEMPO DE SERVIO Caixas - 117 a 124 Assunto - LICENA Caixas - 124 a 128 Assunto - REINGRESSO Caixas - 129 a 131 Assunto - S A L A R I O - F A M L I A Caixa - 131 Assunto - DESIGNAO Caixas - 132 a 133 Assunto -APOSENTADORIA Caixa - 134 Assunto - FALECIMENTO Caixa - 135 Assunto - DEMISSO Caixa - 136 Assunto - TRANSFERNCIA Caixa -136 Assunto - REMUNERAO Caixa - 137

- DA

- (1937i1959) - (1941-1959) - (1943-1958) - m938-1959) - (1938-1959) - (1944-1959) - (1948-1959)

1

- (1940-1958) - (1944-1954) - ( 1 943-1 957) - (1945-1959)

(1945-1958)

- (1940-1959) - (1943-1958)
-

(1943-1959)

12

Arq. & Adm., R i o de Janeiro, 10-14 (2):3-13, jul/dez. 1986

BIBLIOGRAFIA
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES. Manual de arranjo e descrio de arquivos. Trad. Manoel Adolpho Wanderley. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1973. BAUDOT, M. Les triages et la cotation. In: ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANAISManuel d irrchivistique. Paris, Imprimerie Nationale, 1970. et i . alii. Les archives en forrnation et le pr-archivage. in:*ASSOCIATION DES ARBLAQUIRE, CHNISTES FRANAIS.Manue1 d orchivistique. Paris, Imprimerie Nationale, 1970. DE BRANCHE, Henri Bouiiier. Relatrio sobre o Arquivo Nacional d o Brasil. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1960. DUBOSCQ, Guy. Organizao do pr-arquivo. Trad. Wilma Schaefer Correa. 2. ed. Rio de Janeiro, Arauivo Nacional, 1977. FUNDAO GETLIO VARGAS. Centro de Pesquisa e Documentao em Histria Contempornea do Brasil, Procedimentos tcnicos adotados pelo CPDOC na organizao de arquivos privados contemporneos. Rio de Janeiro, 1980. , ~. Instituto de Documentao. Arquivo Central. Manual de Arquivo FGV. Rio de Janeiro, 1977. JAMESON, Samuel Haig. Administrao de arquivos e documentao. Rio de Janeiro, 1977. MADY, J. et alii. Lentre des documents aux archives. In: ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANAIS. Manuel d irrchivistique. Paris, Imprimerie Nationale, 1970. MENDONA, Eliana Rezende Furtado de et alii. Aplicao de um modelo de organizao e m arquivos intermedirios - Relatrio 1984. Brasilia, Arquivo Nacional/Diviso de Pr-Arquivo, 1984. PAES, Marilena Leite. Teoria e prtica de arquivo. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas, 1972. PRADO, Helosa de Aimeida. Manual do arquivista. 2. ed. So Paulo, Lep, 1965. SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos:princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas, 1973. ~. A avaliao dos documentos pblicos modernos. Trad. Leda Boechat Rodrigues..Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1959. documentos pblicos e privados.Trad. Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 196 3. --. Manual de arquivos. Trad. Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1959. SOARES, Nilza Teixeira. Administrao e controle da produo documental em funo da pesquisa, avaliao e eliminao de papis. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, l., Rio de Janeiro, 1972. Anais: Rio de Janeiro, AAB, 1979, . Seleo e anlise de documentos. In: BRASIL. Ministrio da Fazenda. Tcnicas de tratamento da documentao esttica do Mioistrio da Fazenda: ciclo de palestras. Brasfiia, 1981. VALETTE, Jean Jacques. O Papel dos arquivos na administrao e na poltica de planificao nos paikes em desenvolvimento. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1973.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 3-13, jul/dez. 1986

13

METODOLOGIA PARA DIAGNOSTICO DE ARQUIVOS CORRENTES EM ORGANISMOS D A ADMINISTRAO PUBLICA FEDERAL*

A n a Maria Varela Cascardo Campos Eliane Braga de Oliveira Maria Esperanca de Resende Selma Braga Duboc Verone Goncalves Cauvil le**

O trabalho refere-se d metodologia empregada no levantamento da situao dos arquivos correntes d o Ministrio da Agricultura com vistas d gesto de documentos. A ttulo de introduo t! feito um re?gte der nbjeij.r=s de ! ~ v ~ ~ t ~ ~como ~ i t prie i ? : G d Bje~io Geso de Docunienzos ciesenvoiviao peio Arquivo Nacional, Ministrio da Agricultura, Secretaria deModernizao e Reforma Administrativa e Ministrio da Administrao. Em seguida, descreve a metodologia e os instrumentos adotados, efetuando anlise dos resultados obtidos. Finaliza apresentando algumas concluses, evidenciando a importncia d o levantamento para a estruturao e implantao de uma organizao sistmica de arquivos nos organismos da administrao pblica.

I. INTRODUO
O presente trabalho pretende divulgar a experincia vivenciada, pela equipe do Arquivo Nacional, no levantamento da situao dos arquivos correntes do Ministrio da Agricultura. Esta atividade prevista no Projeto Gesto de Documentos, realizada junto quele Ministrio pelo Arquivo Nacional (AN), Secretaria de Modernizao e Reforma Administrativa (SEMOR) e Ministrio da Administrao (MAdm), visa o planejamento das atividades a serem futuramente desenvolvidas pelo Sistema de Arquivos. A implantao do Sistema de Arquivos constitui-se em objetivo fundamental do referido projeto, uma vez que ficar responsvel por todas as atividades relacionadas com o controle e racionalizao da produo, trmite e arquivamento dos documentos, bem como de sua transferncia ao arquivo intermedirio. Desta forma, o diagnstico dos arquivos correntes apresenta-se como uma das atividades bsicas do Projeto, posto que fornece subsdios para a estruturao e implantao do referido sistema.

* Trabalho apresentado no 60 Congresso Brasileiro de Arquivologia Sesso de Temas Livres, 14/04/86. ** Tcnicos da Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional.

14

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 14-23, jul/dez. 1986

11. PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

O levantamento da situao dos arquivos correntes surgiu da necessidade de conhecer seu funcionamento e consiste da aplicao de questionrio especfico (vide anexo 01). Esta atividade constituiu-se das etapas descritas a seguir.

I . Pesquisa na legislao: Etapa em que foi realizada pesquisa em leis, decretos e portarias referentes aos regimentos internos dos rgos subordinados ao Ministrio da Agricultura. Esta tarefa permitiu a definio de prioridades para a realizao das entrevistas, bem como forneceu ao pesquisador conhecimento preliminar das atividades desempenhadas pelos setores, s quais se referem os documentos por eles acumulados.

2. Visitas a s unidades administrativas para aplicao dos questionrios: De acordo com o universo delimintado no Projeto Gesto de Documentos, foram visitados os setores subordinados Secretaria Nacional de Defesa Agropecuria (SNAD), ao Departamento de Administrao (DA), alm dos setores que desempenham estas funes na Delegacia Federal de Agricultura (DFA).
As entrevistas realizaram-se em todas as unidades administrativas detentoras de documentos - Sees elou Divises. Em alguns casos os arquivos das Divises centralizavam a guarda dos documentos produzidos e recebidos por suas Sees. Nestes casos, foi aplicado um nico questionrio referente ao arquivo da Diviso. Durante o levantamento foram aplicados 84 questionrios referentes a 58 setores de atividade da SNAD, DA e DFA. Os arquivos visitados apresentaram um total de 1598 metros lineares de documentos, cujas datas-limites, situavam-se entre 1930 e 1985. O questionrio utilizado constituiu-se dos seguintes campos: - IDENTIFICAO - dados referentes ao rgo/setor visitado e nome do entrevistado: - ATIVIDADES DESENVOLVIDAS - dados referentes s atividades de protocolo e arquivo corrente realizadas pela unidade e respectivas normas reguladoras; - ORGANIZAO DO ACERVO - dados referentes aos mtodos de arquivamento utilizados; - INSTRUMENTOS DE PESQUISA - dados referentes aos instrumentos empregados para recuperao das informaes contidas nos documentos arquivdos; - TRANSFEGNCIA E ELIMINAO - dados referentes ocorrncia, ou no de eliminao e de transferncia de documentos para depsitos de arquivamento intermedirio, bem como das normas e critrios reguladores destas atividades; - AUTOMAO - dados referentes i guarda de documentos cujas informaes sejam recuperadas mediante automao; - MICROFILMAGEM - dados referentes existncia, ou no, no arquivo, de documentos microfilmados, bem como sua organizao; - DOCUMENTOS ESCRITOS - dados referentes quantificao, datas-limite e descrio dos documentos escritos acumulados no setor visitado; - DOCUMENTOS ESPECIAIS - dados referentes i guarda de documentos de suporte no convencional; - MATERLAL E MOBILIARIO - dados referentes ao acondicionamento dos documentos no arquivo visitado; - RECURSOS HUMANOS - dados referentes ao pessoal responsvel pelas atividaArq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 14-23, jul/dez. 1986

15

des de arquivo e piotocolo, no que diz respeito ao grau de instruo e cargos ocupados. OBSERVAES - campo em aberto no qual foram registradas inforniaes complementares, alm da data do preenchimento do questionrio e O nome do pesquisador.

3. Anlise dos dados:

Terminado o levantamento foi elaborado o ReIatrio Sobre a Situao dos Arquivos Correntes d o Ministrio da Agricultura, n o qual a equipe analisou. percentualmente. os dados contidos nos questionrios. Tal anlise permitiu diagnosticar as disfunes a serem corrigidas quando da implantao do Sistema de Arquivos do Ministrio.

3. I . Resuftados obtidos. a-)-Quanto-&s atividades-desenvolv-~das: --

-.

-.

~. . .

. .

.-

Atravs do levantamento ficou constatado que a maioria dos arquivos realiza atividades de protocolo. Porm, quant s atividades especficas de arquivo corrente. somente a guarda dos documentos efetivamente realizada, o que demonstra uma maior prcocupao com o controle da distribuio interna dos documentos do que com as atividades de arquivo propriamente ditas. Cabe ressaltar que o desempenho destas atividades no se d de maneira eficaz, em razo da inexistncia de normas que as regulem.
b) Quanto i 4 organizao do acervo:

Verificou-se que, nos arquivos visitados, o mtodo por assunto o mais utilizado. N o entanto, devido 2 inexistncia de cdigo de classificao por assuntos. a aplicao deste mtodo se acha prejudicada pela predominncia de critrios subjetivos na determinaqo dos descritores. O segundo mtodo mais utilizado foi o numrico, devido ao grande nmero de processos arquivados, principalmente nos rgos da rea administrativa. c) Quanto aos instrumentos de pesquisa:

O mtodo direto de pesquisa foi o mais empregado, seguido dos fichrios de protocolo, usados no controle de processos.
d) Quanto transferncia e eliminao:

As transferncias de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Geral do Ministrio no ocorrem com regularidade, principalmente no que se refere aos rgos de atividades-fm. Tal fato reflete a inexistncia de normas gerais que regulem a aplicao das tcnicas necessrias s atividades de transferncia e eliminao, tais como classificao e avaliao de documentos e elaborao de tabelas de temporalidade.

e) Quanto A automao:

A utilizao de recursos automatizados (computadores) para recuperao de informaes no comum nos arquivos visitados, por se tratar de atividade ainda recente no Ministrio.

*c

Arq. 8t Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):14-23, julfdez.

1986

f) Quanto a microfilmagerr.:

Dos rgos visitados, apenas no Arquivo Geral do MA foi realizada microfdmagem, mesmo assim, sem critrios especficos que regulassem a utilizao deste recurso.
g) Quanto aos documentos escritos e documentos especiais: Os arquivos visitados perfizeram um total de 1436 metros lineares de documentos, evidenciando um acmulo excessivo de documentos nos arquivos correntes. Apenas quatro das unidades visitadas mantm sob sua guarda documentos especiais, . sendo que estes no recebem tratamento adequado. h) Quanto ao material e mobilirio: Observou-se a predominncia do uso de classificadores (pastas A a Z), pastas SUSpensas, arquivos de ao e armrios de madeira, muito comuns nos arquivos correntes, que no exigem recursos sofisticados de armazenamento.

i) Quanto aos recursos humanos:

* -

De um total de 242 funcionrios lotados nos arquivos visitados, 182 possuem segundo grau completo e 14 possuem primeiro grau, a maioria exercendo a funo de Agente Administrativo. Os demais 46 funcionrios distribuem-se em diferentes categorias profissionais. No entanto, nenhuma dessas pessoas receberam treinamento especfico para exercer as atividades de arquivo e protocolo. III. CONCLUSES Os procedimentos metodolgicos descritos neste trabalho apresentaram resultados positivos, na medida em que permitiram conhecer o funcionamento dos arquivos correntes do MA, bem como diagnosticar algumas disfunes descritas a seguir.

1. Proliferao de arquivos: Ocorre como resultado da excessiva descentralizao dos arquivos correntes e tem impedido um melhor controle da produo, trmite e arquivamento dos documentos. 2. Mu!tiplicidade de procedimentos: A inexistncia de um rgo coordenador das atividades de arquivo com poderes normatizadores vem prejudicando a uniformidade dos procedimentos at ento adotados. Contribui, ainda, para esta situao a falta de interao entre as unidades de arquivo a fm de discutirem os meios de obterem maior eficincia no trabalho.
3. Inuperarzaa do Arquivo Geral:

Os dados obtidos demonstram que no foram realizadas transferncias de documentos pertencentes aos rgos de atividades-fm para o Arquivo Geral do Ministrio. Mesmo os documentos pertencentes ao Departamento de Administrao - rgo de atividademeio ao qual o Arquivo Geral est subordinado - no so transferidos em sua totalidade. As transferncias que tm ocorrido visam, em sua maioria, desocupar espao nos arquivos das unidades, fazendo do Arquivo Geral um mero depsito de documentos administrativos, na grande maioria processos.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 14-23, julldez. 1986
17

1
Contribui para este quadro a falta de credibilidade do Arquivo Geral como rgo capaz de guardar e tratar os documentos de maneira eficiente.
4. Recursos humanos:

Verifcou-se o despreparo tcnico do pessoal lotado nos arquivos, dificultando, em muito, o desenvolvimento de suas atividades de maneira segura e eficaz. A criao e implantao de um sistema capaz de coordenar e normatizar as atividades a serem desenvolvidas nos arquivos, mostra-se como nico meio de solucionar os problemas verificados. Paralelamente, deve-se estabelecer programas de capacitao de pessoal para maior eficcia no desempenho das tarefas coordenadas pelo sistema.
'

This report refers t o the methodology used in a records management survey of the state of the currente archives in the Ministry of Ap'culture. By way of introduction, it discusses the objectives o f the survey as part of the Records Management Project developed by the National Archives, Ministry of Agrkulture, Bureau of Modemization and Administrative Reform, and Ministry of Administration. Next, .the methodology-and the- instruments-adopted-are-describedTarriving at aiidySis Ff f i e Teslts obtained. Finally, the study presents some conclusions showing the importance of the survey for the construction and implantation of a systematic organization of archives in the public administration.

18

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 14-23, jul/dez. 1986

ANEXO O1

QUESTIONARIO PARA DIAGNSTICO D E ARQUIVOS CORRENTES

I
I

IDENTIFICAO
i. RGO: ENDEREO:

2 . RESPONSAVEL PELO ARQUIVO: INFORMANTE:

-ATIVIDADES DESENVOLVIDAS vo : PROTOCOLO ARQUIVO CORRENTE
-

I
U C;lassi ficao O Arquivamento
I

3. Assinale as atividades abaixo que so desenvolvidas pelo arqui -

u Recebimento
0 Registro e Distribuio 0 Controle da Tramitao 0 Expedio
4 . Existem normas, manuais ou
dades ?

Emprstimo Avaliao e Seleo Eliminao Transferncia regulem essas ativi-

o o
O

instruoes que

0 SIM
Em caso positivo especificar:

0 NO

- ORGANIZAO

DO ACERVO

5 . Qual o mtodo de arquivamento utilizado ?

0 0
0

Cronolgico Alfabtico Numrico

0 0
O

Alfa-numrico Geogrfico Por assunto

0 Por procedncia
ou destino

Outros

-I

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):14-23, jul/dez. 1986

19

-INSTRUMENTOS DE

PESQUISA

6. Quais o s instrumentos de pesquisa usados ?

0
0

Fichrios
.

Alfabtico

a
0
O

Geogrfico Por Assunto Outros

0
0

NumricoCronolgico

Listagens Mtodo D i r e t o (Chamadas nas caixas, gavetas, p a s t a s , e t c . ) E ELIMINAO

-TRANSFERENCIA

7. Ocorre t r a n s f e r n c i a s i s t e m t i c a de documentos ?

0 SIM
Em caso p o s i t i v o :

NO
. -

a ) Para onde ? b) Qual a periodicidade ?

8. J houve eliminao de documentos ?

0 NO
Em caso p o s i t i v :

SIM

Natural

Data Data

Acidental

a) Existem Normas ou Manuais $e Servio que regulem a t r a n s f e r n c i a e a eliminaao ? Em caso p o s i t i v o , espz cif icar: b) C i t a r resumidamente o s c r i t r i o s usados para: Transf e r n c i a :

E 1iminao :

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 14-23, jul/dez. 1986

9. Existem documentos cuja informao seja recuperada mediante automao ?

0 SIM

NO

Em caso positivo descrever os documentos:

-MICROFILMAGEM

10. Existem documentos microfilmados ?

SIM

NO

Em caso positivo: a) Descrever o( s ) documento( s ) :

b) Os documentos estavam previamente organizados ?

0 SIM
0
SIM

O
O

NO NO

c) Houve eliminao aps a microfilmagem ?

d) Cite o local onde esto arquivados:

os negativos: 0 s positivos :

Arq. i 3 Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 14-23, jul/dez. 1986

21

-DOCUMENTOS

ESCRITOS
m lineares

11. Qunntificao total do acervo:

12. Datas-limite do acervo:

m3 13. Descrio dos documentos encontrados:

-iJOCUMENTOS
0 O
Mapas Plantas

ESPECIAIS

14. Que outros tipos de documentos so guardados no arquivo ?

0
0

Fotografias Areas Discos Fitas Cassete

0 0 0 0
0

Ampliaes Fotogrficas Negativos F.otogrficos Diapositivos Filmes Vdeo-Cassetes Vdeo-Tapes

15. Existem documentos de acesso restrito depositado no arquivo ?

o SIM
?2

0 NO
Arq. & Adm., Rio de Janeiro,

10-14(2):14-23,jul/dez.1986

.E MOBILIARIO

-MATERIAL

16. Como e s t o acondicionados os documentos ?

o o
O
17. Qua

Caixas d e Papelo Caixas de P l s t i c o Caixotes

P a s t a s "A a Z" P a s t a s Suspensas Outros:

0
O

0 0

Amontoados Amarrados

o mobilirio encontrado ?

o e
O O

E s t a n t e s de Ao E s t a n t e s de Madeira Armrios de Ao Armrios d e Madeira

0 0 0

Arquivos d e Ao Arquivos d e Madeira Outros:

RECURSOS HUMANOS 18. Fazer uma d e s c r i o sumria do grau de i n s t r u o e c a r g o s e r v i d o r e s l o t a d o s no a r q u i v o :

I

1
dos
I

NO t o t a l d e p e s s o a s :

-O B S E R V A ~ E S

I I

Data do Preenchimento: Tcn i co:

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 14-23, jul/dez. 1986

23

AVALIAO D A PRODU~O DOCUMENTAL DO MUNICI-PIO DE RIO CLARO* PROPOSTA PARA DISCUSSO

A n a Maria Penha Mena Pagnocca Celia Balissera d e Barros**

O conhecimento da documentao produzida pelo governo municipal condio bsica para a implantao do sistema de arquivos institudo em Rio Claro pela Lei n o 1883, de 29 mar. 1984. A metodologia empregada nesse processo pode ser ilustrada e discutida a partir de pesquisa realizada na rea-financcira da Prefeitura, dentro aa quaI-se elegeu, como nidade de anlise, o conjunto dos servios responsveis pela contabilidade municipal. Alm da legislao, o trabalho valeu-se dos dados coletados atravs de dois instrumentos : a ficha modelo I , reproduzida as pp. 25 e 26, que foi aplicada a cada item documenta! emitido pelo rgZo; e a ficha modelo 2 (pp. 27-28), que foi preenchida, ii guisa de desdobramento, parz cada via de documento registrado na ficha anterior. Os resultados obtidos encontram-se em:

I - UNIDADE DE PRODUO DOCUMENTAL (p. 3) a caracterizao sucinta da unidade administrativa escolhida para anljse.

I1 - PRODUO DOCUMENTAL: EMISSO (pp. 5-22)

Contm a identificao e a avaliao de cada item documental emitido pela unidade administrativa, condensando a maior parte das informaes colhidas nas fichas 1 e 2. o instrumento de avaliao por excelncia, na medida em que permite, pelo volume e qualidade dos dados registrados, um juzo particularizado sobre os diversos documentos. A rubrica Avaliao faz referncia no s aos dispositivos legais que determinam a produo do documento, mas tambm i circulao de informaes de que cada item fonte e/ou destino. Quanto i Destinao, procurou sugerir prazos de guarda par as fases 1 (rgo de origem), 2 (arquivo intermedirio) e 3 (arquivo permanente), estabelecendo como convenes: a = anos 0 = perodo de exerccio (ou mais, a critrio do rgo de origem)
Tcnicas do Arquivo Municipal de Rio Claro Trabaiho apresentado no 60 Congresso Brasileiro de Arquivologia, Sesso de Temas Livres do dia 14/04/86.

24

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2446, jul/dez. 1986

..
+

. I

sim (guarda permanente) no (eliminao pressuposta) Os documentos foram dispostos de acordo com as sees responsveis pela sua elaborao, a saber: * Seo de Contabilizao (no 1 a 11); Seo de Contas a Pagar (no 12 a 20); Seo de Despesa (no 21 a 25); Seo de Receita (no 26 a 28); Diviso de Contabilidade 1 Chefia (no 29 a 43).

111 - PRODUO DOCUMENTAL: ACUMULAAO(p. 23) O quadro possibilita uma. viso global das sries acumuladas no rgo de origem, com as respectivas datas-limite, quantidade e forma de acondicionamento. O nmero de ordem remete para o instrumento anterior. I - UNIDADE DE PRODUO DOCUMENTAL
E&uia &aroiii I I U M I ~ gemia ~ it:ciiieiru Iliiariwiru para a eiaoraao e o controle dos oramentos e balanos dos municpios (cabendo A Unio e, supletivamente, ao Estado legislar a respeito), o executivo municipal dispe de poderes para controlar a forma com que desenvolvem as atividades contbeis da Prefeitura. Em Rio Claro esto elas centralizadas na Diviso de Contabilidade, subordinada ao Departamento Geral de Administrao da Secretaria Municipal dos Negcios do Governo (Lei Municipal no 1755, de 9 de julho de 1982, no regulamentada). A Diviso de Contabilidade compreende quatro sees : Contabilizao Contas a Pagar Despesas Receita

I1 - PRODUO DOCUMENTAL: EMISSO

I - DIARIO Contedo: data; nmero e nome da conta debitada; nmero e nome da conta creditada; cdigo de classificao do dbito e do crdito dentro do sistema financeiro e econmico ; histrico ;valores. Dimenses: 23,5 X 323.
AvalUlo: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320164, art. 83 a 100. elaborado com base em informaes extradas do SUMRIO DE EMPENHO (no 23), do BOLETIM DE ANLISE DE ARRECADAO (no 26), do PROCESSO DE PAGAMENTO (no 20), das FICHAS DE BANCOS (Diviso de Tesouraria / Departamento de Finanas), dos BALANCETES DE ALMOXARIFADO (Diviso de Material / Departamento Geral de Administrao) e das GUIAS DE RETENO (Diviso de Tesouraria / Departamento de Finanas e Coordenadoria de Pessoal e Servios 1 Departamento Geral de Administrao). A 2a e a 3a vias so utilizadas para o lanamento de valores nas FICHASRAZO (no 2, 3 e 4): a 2a (de cor azul) corresponde as contas creditadas e a 3a (de cor
-Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2446, jul/dez. 1986
25

9z

rosa) s contas debitadas; no h necessidade de conserv-las alm do perodo de exerccio. Quanto i I ? via, encadernada de modo a formar o LIV-RO DIRIO. de guarda permanente. o documento que rene o maior nmero de informaes sobre a administrao financeira, patrimonial e oramentria do municpio Destinao: Seo de Contabilizao (branca) mtodo numrico-cronolgico 3 via: Seo de Contabilizao (azul) rnktodo cronolgico 3? via : Seo de Contabilizao (rosa) * mtodo cronolgico
l ? via:

FICHA-RAZO DO SISTEMA PATRIMONIAL

Conteiido nmero e nome da conta sinttica;nmero e nome da conta ana1tica;ano de fnI1ya. d a t a d n l a n r a m p n t n . hicthricn. vnlore-s (de dkhito- d e crdi-__ - - - ___ . . . to. de saldo e de acumulao de dbito e crdito).
nvnv,,;r-in
t71tvmi1Bn

Dirnenses: 3 1 5 X 27.5. Aiia/iac,o: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320/64, art. 93. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao d o BALANCETE/BALANO PATRIMONIAL (no 1 i ) . O mtodo de arquivamento oferece uma forma de acesso bastante gil ao administrador. Poderia ficar no rgo de origem at a aprovao do Tribunal de Contas do Estado. isto , de 1 a 3 anos. O perodo de guarda intermediria,antes de sua eliminao, cobriria trs gestes administrativas. Destiriao:
13 via :

Seo de Contabilizao mtodo alfabtico

F]
3a 12a
-

3 - FICHA-RAZA-O DO SISTEMA FINANCEIRO

Contedo: nmero e nome da conta sinttica; nmero e nome da conta ana1tica;ano de exerccio; nmero da folha; data do lanamento; histrico; valores (de dbito, de crdito, de saldo e de acumulao de dbito e crdito). Dimenses: 3 1 3 X 2 7 5 Aualiqo: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4310/64, art. 93. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do BALANCETE/BALANO FINANCEIRO (no 10). O mtodo de arquivamento oferece uma forma de acesso bastante gil ao administrador. Poderia ficar no rgo de origem at a aprovao d o Tribunal de Contas do Estado, isto , de 1 a 3 anos. O perodo de guarda intermediria, antes de sua eliminao, cobriria trs gestes administrativas.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14(2): 2446,jul/dez. 1986

27

Destinao:
1 a via:

Seo de Contabiliza6 * mtodo alfabtico

4 - FICHA-RAZA-O DO SISTEMA ECONMICO

Contedo: nmero e nome da conta sinttica; nmero e nome da conta ana1tica;ano de exerccio; nmero da folha; data d o lanamento; histrico;valores (de dbito, de crdito, d e saldo e de acumulao de dbito e crdito). Dimenses: 3 1.5 X 27,s. AiialiapTo: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320/64, art. 93. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do BALANCETE/BALANO DAS VARIAES PATRIMONIAIS (n? 9). O mtodo de arquivamento oferece uma forma de acesso bastante gil ao administrador. Poderia ficar no rgo de origem at a aprovao d o Tribunal de Contas d o Estado, isto , de 1 a 3 anos. O perodo de guarda intermediria, antes de sua eliminao, cobriria trs gestes administrativas. Destinao :
1a via : Seo de Contabilizao * mtodo alfabtico

5 - SUM-RIO DA FICHA-RAZO DO SISTEMA PATRIMONIAL

Contedo: nmero da folha; nome da conta; data da operao; histrico; valores (de dbit o e crdito). Dimenses: 30 X 35. Avaliao: u m instrumento auxiliar de trabalho, que serve para a conferncia dos valores lanados na FICHA-RAZO DO SISTEMA PATRIMONIAL (n? 2). No h motivo para conserv-lo alm d o exerccio. Destinao :
1a via:
Seo de Contabilizao mtodo numrico-cronolgico

6 - SUMA-RIO DA FICHA-RAZO DO SISTEMA FINANCEIRO Contedo: nmero da folha; nome da conta; data da operao; histrico; valores (de dbito e de crdito). Dimenses: 30 X 3 5 Avaliao: u m instrumento auxiliar de trabalho, que serve para a conferncia dos valo28
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 2 4 4 6 , julldez. 1986

l i

i-.

.-

res lanados na FICHA-RAZO DO SISTEMA FINANCEIRO (n? 3). No h motivo para conserv-lo alm d o exerccio.

Destinao:
l ? via:

Seo de Contabilizao mtodo numrico-cronolgico

7 - SUMRIO DA FICHA-RAZO DO SISTEMA ECONMICO

Contedo: nmero da folha; nome da conta; data da operao; histrico; valores (de dbito e de crdito). Dimenses: 30 X 35.
Availcrpcro.

iiaLa::~, ~ C ;:;Y: p ; ; ; ~ ,:Z ; := .;U : 22: =I : : * res lanados na FICHA-RAZO DO SISTEMA ECONOMICO (n? 4). No h motivo para conserv-lo alm d o exerccio.
.1

- - C-uiii msLImiiciiu . . auniiiai

uc

1
I

Destinao:
l ? via:
Seo de Contabilizao mtodo numrico-cronolgico

8 - FICHA AUXILIAR DO SISTEMA PATRIMONIAL

Conredo: nmero e nome da conta sinttica; nmero e nome da, conta analtica; ano de exerccio; nmero da folha; data d o lanamento; histrico; valores (de dbito, de crdito, de saldo e de acumulao de dbito e crdito). Dimenses: 3 1,s X 27,s. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 93. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao da DEMONSTRAO DAS CONTAS DE BANCO E COMPOSIO DO SALDO NO FIM DO EXERCCIO FINANCEIRO (n? 33), do DEMONSTRATIVO DA DVIDA FUNDADA INTERNA (no 41) e do DEMONSTRATIVO DA DVIDA FLUTUANTE (n? 42). A FICHA permite a anlise pormenorizada de algumas contas do sistema patrimonial, como o caso de adiantamentos, bancos, emprstimos, caues, consignaes, etc. O mtodo de arquivamento oferece uma forma de acesso bastante gil ao administrador. Poderia ficar n o rgo de origem at a aprovao d o Tribunal de Contas do Estado, isto , de 1 a 3 anos. O perodo de guarda intermediria, antes de sua eliminao, cobriria trs gestes administrativas. Destinao :
l? via:

Seo de Contabilizao mtodo alfabtico

29

Arq. & Adm., R i o de Janeiro, 10-14 (2):24-46, jul/dez. 1986

9 - BALANCETE / BALANO DAS VARIAOESPATmONIAIS Contedo: dita; valores das variaes passivas (despesa oramentria, mutaes patrimoniais e resultado econmico); valores das variaes ativas (receita oramentria, mutaes patrimoniais e resultado econmico). Dimenses: 52,s X 47. Avaliao: O document.0 atende ao disposto na Lei Federal n? 4320/64, art..l04 e anexo n o 15. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do RELATRIO DE ATIVIDADES (no 31) e da DEMONSTRAO DA RECEITA E DESPESA SEGUNDO AS CATEGORIAS ECONOMICAS (n? 34). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas da FICHA-RAZO DO SISTEMA ECONOMICO (no 4). Trata-se de um nico formulrio, preenchido tanto para integrar o BALANCETE MENSAL (ver n? 29), como para integrar o BALANO (ver no 43).
1 O - BALANCETE 1BALANO FINANCEIRO

Contedo: data; valores da receita (receita oramentria, receita extra-oramentria e saldo disponvel do exerccio anterior); valores da despesa (despesa oramentria, despesa extra-oramentria e saldo disponvel para o ms seguinte). DimensSes: 52 X 38. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 103 e anexo no 13. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do RELATRIO DE ATIVIDADES (n? 31). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas da FICHA-RAZO DO SISTEMA FINANCEIRO (no 3) e do BOLETIM DE CAIXA E BANCOS (n? 27). Trata-se de um nico formulrio, preenchido tanto para integrar o BALANCETE MENSAL (ver n? 29), como para integrar o BALANO (ver n? 43).

I 1 - BALANCETE BALANO PA TMMONIAL

Contedo: data; valores do ativo (ativo financeiro, ativo permanente, saldo patrimoidal, ativo compensado e contas do exerccio); valores do passivo (passivo financeiro, passivo permanente, saido patrimonial, passivo compensado e contas do exerccio). Dimenses: 52,5 X 613. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320/64, art. 105 e anexo nQ 14. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do RELATRIO DE ATIVIDADES (n? 31). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas da FICHA-RAZO DO SISTEMA PATRIMONIAL (no 2). Trata-se de um nico formulrio, preenchido tanto para integrar o BALANCETE MENSAL (ver n? 29), como para integrar o BALANO (ver n? 43).
12 - FICIU DE CONTA CORRENTE

Contedo: nmero da folha; ano de exerccio; nome do credor; data do lanamento;

30
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2 4 4 6 , jul/dez. 1986

nmero do empenho ou d o documento de despesa; nmero da ordem de pagamento ou do pedido de compra; cdigo da verba; histrico; valores (do dbito, d o crdito, d o saldo e da acuiiiiilao de dbito e crdito).

Dimenses: 2Y X 30,2. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n o 4320164, art. 92, 3 nico. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao da RELAO DOS RESTOS A PAGAR DO EXERCICIO (no 14). elaborado, por sua vez, com base e m informaes extradas d o SUMRIO DE EMPENHO (no 23), da ORDEM DE PAGAMENTO (no 15), da ORDEM DE PAGAMENTO PARCIAL (no 16) e das GUIAS DE RETENO, que integram o PROCESSO DE PAGAMENTO (n? 20). A FICHA DE CONTA CORRENTE subs'tituiu, na Piefeitura Municipal de Rio Claro? desde 1974, o ANALTICO DE DESPESA. Trata-se de um comprovante da dvida flutuante, onde so registrados os valores empenhados e pagos a cada fornecedor. o principal instrumento de acesso aos nmeros dos PROCESSOS DE PAGAMENTO (n? 20), sendo por isso recomendvel a sua guarda permanente. Destinao.
1? via:
Seo de Contas a Pagar mtodo alfabtico

13 - REGISTRO DE EMPENHOS E PAGAMENTOS

Contedo: ano de exerccio; nome d o interessado; data d o lanamento; nmero d o empenho ou d o documento de despesa;nmero da ordem de pagamento ou d o pedido de compra; cdigo da verba; histrico; valores (do dbito, do crdito, d o saldo e da acumulao de dbito e crdito). Dimenses:46,5 X 42,5. Avaiiao: um instrumento auxiliar de trabalho, que serve para a conferncia dos valores lanados na FICHA DE CONTA CORRENTE (no 12). No h motivo para conserv-lo alm d o exerccio. Destinao :
l? via:

Seo de Contas a Pagar mtodo numrico-cronolgico

14 - RELAA-O DOS RESTOS A PAGAR DO EXERCICIO

Contedo:ms; ano; nome do fornecedor; valor d o crdito. Dimenses: 21',2 X 613. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 92, 5 nico. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do DEMONSTRATIVO
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2446,jul/dez. 1986

31

DA DfWDA FLUTUANTE (no 42). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas da FICHA DE CONTA CORRENTE (no 12). O formulrio utilizado pela Prefeitura Municipal de Rio Claro traz, indevidamente, o ttulo de Balancete do Conta-Correntes; contm ainda o equvoco de registrar, na coluna correspondente ao saldo credor, a expresso dbito. Trata-se de um nico formulrio, preenchido tanto para integrar o BALANCETE MENSAL (ver n? 291, como para integrar o BALANO (ver nQ 43).

I 5 - ORDEM DE PAGAMENTO
Contedo: nmero do documento de despesa; nmero da ordem de pagamento; nmero do processo que determinou a despesa; valor do pagamento; cdigo da verba onerada; nome do credor; histrico; data da elaborao do documento; data do pagamento. Dimenses: 22 X 32,5 Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 6 2 a 65. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao das GUIAS DE RETENO, que integram o PROCESSO DE PAGAMENTO (no 20), e da FICHA DE CONTA CORRENTE (no 12). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas da NOTA DE EMPENHO (n? 22). A primeira via da ORDEM DE PAGAMENTO figura no PRGCESSO DE PAGAMENTO (ver ri? 20). Destinao:
2a via: Seo de Contas a Pagar mtodo numrico

16

ORDEM DE PAGAMENTO PARCIAL

Contedo: nmero do documento de despesa; nmero da ordem de pagamento;nmero do processo que determinou a despesa; valor do empenho; valor do saldo; nmero do empenho; cdigo da verba onerada; nome do credor; histrico; data da elaborao do documento; data do pagamento. Dimenses: 22 X 32.5.

Destinao:
2? via:
32

Seo de Contas a Pagar mtodo numrico

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):2446, julldez. 1986

I7

- NOTA DE VARIAO PA TNMONIAL

Contedu; nome d o credor; tipo de variao (parcial ou tota1);nmero de processo; cdigo da verba; nmero e data d o empenho; valor e data da variao. Dimenses: 18.4 X 10,s. Avaliao: A primeira via da NOTA DE VARIAO PATR!MONIAL figura no PROCES SO DE PAGAMENTO (ver n? 20). A segunda via anexada ao PEDIDO DE COMPRA, documento emitido na Diviso de Material / Departamento Geral de Administrao.

I 8 - RELALO DE NOTAS FISCAIS

Contedo: nmero da ordem de pagamento; nmero co data d o empenho; nmero da !olha; nmeros (do pedido de compra, d o convite e da tomada de preo ou concorrncia pblica); cdigo da dotao oramentaria; nome d o fornecedor; valor d o empenho; nniero do processo; ano de exerccio; nmero e data da nota;va!ores (de acumulao e de saldo).

Avaliao: O documento e elaborado com base em informaes'extradas das prprias notas fiscais. Figura n o PROCESSO DE PAGAMENTO (ver n? 20).
19 - COMPROVANTES DE RENDIMENTOS PAGOS E C'REDITADOS
t

Contedo: nmero de CPF [Cadastro das Pessoas Fsicas]; nome e endereo do interessado; discriminao do rendimento; trimestre; valores (pago ou creditado e d o imposto retido na fonte); data da elaborao do documento. Dimenses: 2 1 X 15 . Avaliao: Trata-se de formulrio d o Ministrio da Fazenda, cuja terceira via, arquivada na seo de origem, poder ser eventualmente solicitada pelo pr6prio Ministrio, em casos d e confirmao, dentro d o prazo fiscal de praxe. Destinao: I a via: Interessado 2a via: Interessado 3a via: Seo d e Contas a Pagar mtodo alfabtico

20

PROCESSO DE PAGAMENTO

Contedo: ORDEM DE PAGAMENTO (no 15); ORDEM DE PAGAMENTO PARCIAL (no 16); NOTA DE EMPENHO (no 22); RELAO DE NOTAS FISCAIS (no 18), no caso de utilizao d a ORDEM DE PAGAMENTO PARCIAL; comprovantes fiscais (notas de prestao de servios e de consumo, faturas); comprovantes contratuais (contratos d e prestao de servios, de aluguis, de execuo de obras, etc.); GUIAS DE RETENO,
A r q . & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2446, jul/dez. 1986

33

que podem ser de INPS (Coordenadoria de Pessoal e Servios / Departamento Geral de Administrao), de IR (Diviso de Tesouraria ] Departamento de Finanas) e de seguros (Coordenadoria de Pessoal e Servios / Departamento Geral de Administrao); NOTA DE ANULAO DE EMPENHO (n? 24); REQUISIO DE ADIANTAMENTO (formulno comum a todas as unidades da Prefeitura Municipal).
Avaliap-o: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 62 a 65. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do DIFUO (n? 1). O PROCESSO DE PAGAMENTO conhecido, na Prefeitura Municipal de Rio Claro, por Ordem de Pagamento; at 1974, era denominado DocumentoCaixa. Na medida em que os processos no so codificados por espcie (pessoal, material de consumo, material permanente, prestao de servios, etc.), que tm que ser cQnsiderados globalmente na sua avaliao. Trata-se do comprovante nico da liquidao de uma despesa, razo por que se recomenda a sua guarda permanente, pelo menos at que se disponha de um cdigo de assuntos para classific-los convenientemente. O acesso aos processos pode ser feito pela FICHA DE CONTA CORRENTE (n? 12) e pela FICHA DE EMPENHO (no 21). Destimo:
1 a via:

Seo de Contas a Pagar mtodo numrico-cronolgico

21 - FICHA DE EMPENHO
Contedo: alteraes oramentrias (valor e dispositivo legal); valor da dotao oramentria; codificao da despesa oramentria; ano de exerccio; nome do interessado; data do documento; nmeros do empenho e do processo de compra; codificao da despesa; histrico da operao; valores (do empenho, do acumulado e do saldo). Dimenses: 4 1 3 X 16. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 58 a 61. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do BALANCETE DA DESPESA (n? 25) e da NOTA DE EMPENHO (no 22). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas do PROCESSO DE COMPRA (Diviso de Material 1 Departamento Geral de Administrao), das LICITAES (Diviso de Material I Departamento Geral de Administrao), dos CONTRATOS (Diviso de Expediente / Departamento Geral de Administrao) e das REQUISIES DE ADIANTAMENTO (formulrio comum a todas as unidades da Prefeitura Municipal. A FICHA DE EMPENHO uma das formas de acesso ao PROCESSO DE PAGAMENTO (no 20), pois demonstra a despesa empenhada em cada dotao oramentria. Permite, alm disso, visualizar a poltica administrativa ao longo do tempo, razo por que se recomenda sua guarda permanente. Destinuo:
l? via:
34

Seo de Despesa mtodo numrico

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2):2446, julldez. 1986

22

NOTA DE EMPENHO

Contedo: nome do interessado; data e nmero do documento; codificao da despesa; natureza da operao; valores (do empenho, do acumulado e do saldo). Dimenses: 4 i ,5 X 16. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320/64,art. 6 I . As informaes nele registradas servem de base para a elaborao da ORDEM DE PAGAMENTO (n? 1 5 ) e da ORDEM DE PAGAMENTO PARCIAL (no 16). elaborado, por sua vez. com base em informaes extradas da FICHA DE EMPENHO (no 21 ). A segunda via da NOTA DE EMPENHO integra o PROCESSO DE PAGAMENTO (ver n? 20); a terceira anexada ao PEDIDO DE COMPRA, documento emitido na Diviso de Material / Departa, mento Geral de Administrao. No se justifica a elaborao de uma quarta via do do. cumento. Destinao: l ? via: Fornecedor 2? via: PROCESSO DE PAGAMENTO (no 20) 3? via: Diviso de Material / Departamento Geral de Administrao 4? via: Seo de Despesa mtodo numrico-cronolgico

23

SUM-RIO DE EMPENHO

Contedo: nome do interessado; data; nmero do empenho e do processo de compra; codificao da despesa; natureza da operao; valores (do empenho, do acumulado e do saldo). Dimenses: 41,s X 43,s. Avaliao: As informaes contidas no documento servem de base para a elaborao do DIRIO (no 1) e da FICHA DE CONTA CORRENTE (no 12). um instrumento auxiliar de trabalho, no havendo motivo para conserv-lo alm do exerccio. Destimo : l ? via: Seo de Despesa mtodo cronolgico

24 - NOTA DE ANULAM S T P H O Contedo: nome do interessado; data; nmero do empenho e do processo de compra; codificao da despesa; natureza da operao; valores (da anulao, do acumulado e d o saldo). DimensOes:41,5 X 16.
Arq. 8 4 Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :2 4 4 6 , jul/dez. 1986

35

A~~liap A i~ primeira : via integra o PROCESS DE PAGAMENTO (ver n? 20) e a segunda anexada ao PROCESSO DE COMPRA, documento da Diviso de Material / Departamento Geral de Administrao. A rigor, a anulao do empenho no precisaria figurar em formulrio prprio; bastaria ser observada ou registrada na prpria NOTA DE EMPENHO (no 22).

25 - BALANCETE DA DESPESA

..

Contedo: nmero do documento; data; codificao e especificao da verba; valores (da dotao oramentria, do empenho at a data e do saldo). Dimenses: 21 X 61 3 . Avaliao: As informaes registradas no documento servem de base para a elaborao do BALANO ORAMENTRIO (n? 30), do PROGRAMA DE TRABALHO (n? 36) e do COMPARATIVO DA DESPESA AUTORIZADA COM A REALIZADA (n? 40). O BALANCETE DA DESPESA, por sua vez, elaborado com base em informaes extradas da FICHA DE EMPENHO (no 21). O documento faz parte do BALANCETE MENSAL (ver n? 29).
26 - BOLETIMDE ANLISEDE ARRECADAA-O

Contedo: nmero do documento; data; fontes de receita; valores (da previso da receita oramentria, da arrecadao anterior, da arrecadao do dia e da arrecadao total). Cimenses: 32 X 69 Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 51 a 57. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do BALANCETE DA RECEITA (no 28) e do DIRIO (n? 1). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas das GUIAS de RECOLHIMENTO DE RECEITA (Tesouraria, Trbutao, ISSQN, Dvida Ativa, Protocolo, Obras Particulares e Cemitrios). Antes de 1974, a Prefeitura Municipal adotava, em lugar do BOLETIM DE ANLISE DE ARRECADAO,o chamado Analtico da Receita. O documento permite visualizar as diversas fontes de receita ao longo do tempo, razo por que se recomenda a sua guarda permanente. Destinao:

19 via:

Seo de Receita mtodo numrico-cronolgico

2 7 -- BOLETIM DE CAIXA E BANCOS

Contedo: data e nmero do documento; valores (das entradas, das sadas e do saldo de caixa); relao dos bancos; valores (dos depsitos, das retiradas e do saldo); totalizao geral. Dimenses: 262 X 52,l.
36
Arq. & Adm.,

Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2 4 4 6 , julldez. 1986

:>-e=*

Avaliao: Pela Lei Complementar n? 9/69 (Lei Orgnica dos Municpios), art. 90, ficou estabelecida a obrigatoriedade de publicao diria dos saldos. O documento elaborado com base no LIVRO CAIXA (Diviso de Tesouraria/Departamento de Finanas). As informaes contidas no BOLETIM DE CAIXA E BANCOS servem de base para a elaborao do BALANCETE/BALANO FINANCEIRO (no 10). No h motivo para conserv10 alm do exerccio. Destinao:
1% via:

Seo de Receita mtodo cronolgico

28 - BALANCETE DA RECEITA
Contedo: data; fontes da receita; valores (de previso da receita oramentria, de arrecadao dos meses anteriores, de arrecadao do ms e da arrecadao total). Dimenses: 32 X 63,s. AvaZiaZo: As informaes registradas no documento servem de base para a .elaborao do BALANO ORAMENTRIO(no 30) e do COMPARATIVO DA RECEITA ORADA COM A ARRECADADA (no 39). O BALANCETE DA RECEITA, por sua vez, elaborado com base em informaes extradas do BOLETIM DE ANLISE E ARRECADAO (n? 26). Integra 0,BALANCETE MENSAL (ver no 29). 29
_1

-7

BALANCETE MENSAL

Contetido: BALANCETE FINANCEIRO (e 10); BALANCETE PATRIMONIAL (no 11); BALANCETE DAS VARIACES PATRIMONIAIS (no 9); BALANCETE DA RECEITA (no 28); BALANCETE DA DESPESA (n? 2 5 ) ; RELAAO DOS RESTOS A PAGAR DO EXERCICIO (no 14). Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Complementar no 9/69 (Lei Orgnica dos Municpios), art. 91. Permite visualizar, numa perspectiva mensal, toda a ao administrativa e financeira do municpio. Recomenda-se sua guarda permanente. Destinao:
1

l ? via: Gabinete do Prefeito 29 via: Cmara Municipal 39 via: Departamento de Finanas mtodo cronolgico 49 via: Diviso de Contabilidade mtodo cronolgico

5a

15a

30 - BALANO ORAMEhTARIO
Contedo: data; valores da receita (receitas correntes e de capital); valores da despesa (crArq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 2 4 4 6 , julldez. 1986

3:

ditos oramentrios e suplementares, crditos especiais e crditos extraordinariusi: \aloics de dficit e de supervit verificados; tgtais gerais.

Dimenses: 22 X 32 5 . Avaho: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320164. art. 102, anexo n? 12. As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do RELATRIO DE ATIVIDADES (n? 31). elaborado, por sua vez. com base em informaes extraiad. do BALANCETE DA RECEITA (no 28) e d o BALANCETE DA DESPESA (no 2 5 ) . O documento faz parte do BALANO (ver no 43).

31 - RELATORIO DEATIVIDADES
Contedo: o comentrio dos resultados do BALANO (no 43), nos aspectos oramentrio, financeiro, econmico (demonstrao das variaes patrimoniais) e patrimonial. Dimenses: 22 X 32,s. Avaliao: O RELATRIO DE ATIVIDADES o instrumento pelo qual se encaminha o BALANO (n? 43) ao Tribunal de Contas do Estado. O documento elaborado com base em informaces exiiidas do RALANC) ORCA4MENTR!U (I?? 3Q:.d~ BAI.ANCETE/BALANO FINANCEIRO (no lO), do BALANCETE/BALANO D A S VARI AES PATRIMONLAIS (n? 9) e do BALANCETE/BALANO PATRIMONIAL (n? 1 I ) . Fa7 parte do BALANO (ver n? 43). 32 - DEMONSTRAO DO SALDO DE CAIXA E TEMPO DE CONFERPNCIA NO FIM DO EXERCICIO FINANCEIRO Contedo: data; valores do saldo (em moeda corrente, em cheques, total) Dimenses: 22 X 32,s. Avaliago: O documento elaborado com base em informaes extradas do t.IVR0 CAIXA (Diviso de Tesouraria / Departamento de Finanas). Faz parte do BALANCO (ver n? 43).

33 - DEMONST@ODAS CONTAS DE BANCO E COMposIO DO SALDO NO

FIM DO EXERCICIO FINANCEIRO Contedo: data; nmero de ordem; nome dos bancos; valor de saldo no findl 40 exercicio financeiro. Dimenses: 22 X 32.5.
Avaliao: O documento elaborado com base em informaes extradas da FICHA

AUXILIAR DO SISTEMA PATRUMONIAL (no 8). Faz parte do BALANU (ver n? 43).
38
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14(2): 2446,jullde?. 1986

1 L
34 - DEMONSTRAO DA RECEITA E DESPESA SEGUNDO A S CATEGORIAS ECONMICAS Contet@o: data; valores da receita (receitas correntes e receitas de capital); valores da despesa (despesas correntes e despesas de capital); valores de dficit ou de supervit verificados. Dimenses: 22 X 323. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320/64, art. 3 11 e anexo n? 1, atualizado pela Portaria n? 129/82 da SEPLAN/PR. fi elaborado com base em informaes extradas do BALANCETE/BALANO DAS VARIAES PATRIMONIAIS (n? 9). Faz parte do BALANO (ver n? 43).

35 - DEMONSTRAA-O DA DESPESA POR UNIDADES OR AMENTARLAS SEGUNDO AS CATEGORIASECONMCAS

Contedo: nome da unidade oramentria; natureza da despesa; cdigo, especificao, desdobramento, elemento e categoria econmica da despesa; total. Dimenses: 22 X 32,5. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320164, art. 80 e anexo n? 2, atualizado pela Portaria n? 129/82 da SEPLAN/PR. elaborado com base em informaes extradas do BALANCETE DA DESPESA (no 25). Faz parte do BALANO (ver n? 43).
36 - PROGRAM DE TRABALHO

Contedo: nome da unidade oramentria; cdigo e especificao; valores (de projetos, de atividades e total). Dimenses: 22 X 32 3 . Avaliapio: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320164, art. 20, $ 20 e anexo n? 6 (Adendo V A Portaria SOF n o 15, de 201611978). As informaes nele registradas servem de base para a elaborao do DEMONSTRATIVO da DESPESA POR FUNES, PROGRAMAS E SUBPROGRAMAS (no 37). elaborado, por sua vez, com base em informaes extradas do BALANCETE DA DESPESA (n? 25). O PROGRAMA DE TRABALHO faz parte do BALANO (ver no 43).
37 -DEMONSTRATIVO DA DESPESA POR FUNES, PROGRAMAS E SUBPROGRAMAS

Contedo: cdigo e especificao da despesa; valores (de projetos, de atividades e total). Dimenses: 22 X 32,5. AvaliapTo: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320164, art. 20, $ 20 e anexo n? 7 (Adendo VI i Portaria SOF n? 15, de 20/6/1978). As informaes nele regisArq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2 4 4 6 , jul/dez. 1986

39

tradas servem de base para a elaborao do DEMONSTRATIVO DA DESPESA POR RGOS E FUNES (no 38). elaborado, por sua vez, ccm base em informaes extradas do PROGRAMA DE TRABALHO (n? 36). Faz parte do BALANO (ver no 43).

38 - DEMONSTRA TI VO D A DESPESA POR RGOS E FUN6ES

Contezido: nomes dos rgos; valores das despesas efetuadas em cada funo. Dimenses: 22 X 3 2 3 . Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal nC 4320/64, art. 20, 0 20 e anexo n? 9 (Adendo VI11 i Portaria SOF n? 15, de 20/6/1978). elaborado com base em informaes extradas do DEMONSTRATIVO DA DESPESA POR FUNES, PROGRAMAS E SUBPROGRAMAS (no 37). Faz parte do BALANO (ver n? 43). 39
-

COMPARATIVODA RECEITA ORADA COMA ARRECADADA

Contedo: data; valores da receita (receitas correntes e de capital) orada. arrecadada e diferenas (para mais e para menos). Dimenses:22 X 32,5. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320/64,anexo nO 10. elaborado com base em informaes extradas do BALANCETE DA RECEITA ( i i ? 28). Faz parte do BALANO (ver n? 43). 40
-

COMPARA TI VO DA DESPESA A UTORIZADA COM A REA LIZA DA

Contedo: data; nome do rgo; especificao da categoria econmica; valores da despesa autorizada (crditos oramentrios e suplementares, crditos especiais e extraordiii.irios e total), da despesa realizada e das diferenas. Dimenses:22 X 32,5. Avaliao: O documento atende' ao disposto na Lei Federal n? 43?0/64.anexo n? I I . elaborado com base em informaes extradas do BALANCETE DA DESPESA ( n o 35). Faz parte do BALANO (ver n? 43). 41 - DEMONSTRATIVO DA DIVIDA FUNDADA INTERNA Contedo: data; autorizaes (nmero e data das leis, quantidade de prestaes e valor de emisso);. valor do saldo anterior em circulao; valor do movimento no exerccio (emisso e resgate); saldo para o exerccio seguinte (quantidade de prestaes e valor). Dimenses: 22 X 32.5. Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320/64,anexo n? 16. elaborado com base em informaes extraidas da FICHA AUXILIAR DO SISTEMA PATRIMONIAL (no 8 ) . Faz parte do BALANO (ver n? 43).
40 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 2 4 4 6 , jul/dez. 1986

P W

4 J - DEMONSTRATIVO DA DlVlDA FLUTUANTE

Contedo: data; ttulos (restos a pagar, servios de dvida a pagar, depsitus e depsitos de tesouraria); valor do saldo no exerccio anterior; valor d o movimento no exerccio (inscrio e baixa); valor do saldo para o exerccio seguinte.

1,

Dimenses: 22 X 3 2 3 . Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal n? 4320/64, anexo no 17. elaborado com base em informaes extradas da RELAO DOS RESTOS A PAGAR DO EXERCCIO (no 14) e da FICHA AUXILIAR DO SISTEMA PATRIMONIAL ( n o 8). Faz parte do BALANO (ver no 43).

r-

43 - BALANO Contedo: RELATRIO DE ATIVIDADES (n@ 31); RELAO DAS LICITAES REALIZADAS NO EXERCICIO (Diviso de Material / Departamento Geral de Administrao); BALANO U K ~ A M ~ IKI LN X j , bkLAX<G F X Z K Z K G <E'? i 2 ) ; BALANO DAS VARIAES PATRIMONIAIS (no 9); BALANO PATRIMONIAL (no li); DEMONSTRAO DO SALDO DE CAIXA E TERMO DE CONFERNCIA NO FIM DO EXERCCIO FINANCEIRO (no 32); DEMONSTRAO DAS CONTAS r)E BANCO E COMPOSIO DO SALDO NO FIM DO EXERCICIO FINANCEIRO (no 33); DEMONSTRAO DA RECEITA E DESPESA SEGUNDO AS CATEGORIAS ECONMICAS (no 34); DEMONSTRAO DA DESPESA POR UNIDADES ORAMENTRIAS SEGUNDO AS CATEGORIAS ECONOMICAS (119 35);PROGRAMA DE TRABALHO (no 36); DEMONSTRATIVO DA DESPESA POR FUNES, PROGRAMAS E SUBPROGRAMAS (no 37); DEMONSTRATIVO DA DESPESA PC)R RGOS E FUNES (no 38); COMPARATIVO DA RECEITA ORADA COM A ARRECADADA (no 39); COMPARATIVO DA DESPESA AUTORIZADA COM A REALIZADA ( n o 40); DEMONSTRATIVO DA DVIDA FUNDADA INTERNA (no 41); DEMONSTRATlVO DA DIVIDA FLUTUANTE (no 42); RELAO DOS RESTOS A PAGAK DO EXERCICIO (n? 14). Avaliao: O documento atende ao disposto na Lei Federal no 4320/64, art. 101 a 106. O BALANO permite a viso mais completa e sinttica da ao governamental nas diversas reas, razo por que se recomenda sua guarda permanente. Destinao:

l ? via: Diviso de Contabilidade mtodo cronolgico 2 3 via: Cmara Municipal 3a via: Gabinete do Prefeito 4 3 via: Departamento de Finanas mtodo cronolgico 53 via: Tribunal de Contas do Estado

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2446,jul/dez. 1986

41

I II- PRODUAO DOCUMENTAL: ACUMULAAO

I

SRIE

No ORDEM
~~

DATAS-LIMITE

QUANTIDADE

Balancete Mensal Balano Boletim de Anlise de Arrecadao Boletim de Caixa e Bancos Comprovantes oe Rendimentos Pagos e Creditados Dirio Ficha Auxiliar do Sistema Patrimonial Ficha de Conta Corrente Ficha de Empenho F icha-Razo do Sistema Econmico Ficha-Razo do Sistema Financeiro Ficha-Razo do Sistema Patrimonial Nota de Empenho Ordem de Pagamento e Ordem de Pagamento Parcial Processo de Pagamento Registro de Empenhos e Pagamentos Sumrio de Empenho Sm'rio da Ficha-Razo do Sistema Econmico Sumrio da Ficha-Razo do Sistema Financeiro Sumrio da Ficha-Razo do Sistema Patrimonial

29 43 26 27 19 1 8 12 ?1 4 3 2 21 15e 16 20 13 23 7 6 5

1982-1986 1974- 1985 1974- 1985 1981- 1986 1980- 1985 1974- 1986 1974- 1986 1983- 1986 1984- 1986 1974- 1986 1974- 1986 19?&1986 jan - fev . '986 1985-1986 1984-1986 1985-198q 1985- 1986 1985- 1986 1985- 198e 1985- 1986

50 pastas 12 volumes encadernados 48 volumes encadernados 10 pastas 2 pastas A/Z i20 volumes encadernados 72 volumes encadernados 8.000 fichas 1.500 fichas 24 volumes encadernados 24 volumes encadernados 24 volumes encadernados 1 pasta 15 pastas A/Z 70 caiuas/arquivo 3 pastas A/Z 2 pastas A/Z 10 volumes encadernados 10 volumes encadernados 10 volumes encadernados

PRODUO

DOCUMENTAL DO MUNICPIO DE R I O CLARO MODELO 1

I- T T U L O : 11- C O N T E ~ D O :

111- SUPORTE:

IV-

DIMENS~ES:

VI-

D I S P O S I T I V O LEGAL QUE DETERMINA A ELABORAAO DO DOCUMENrO:

VII-

~ R G A O EMISSOR:

SUBORDINAAO:

~~

VIII-

QUANTIDADE ANUAL DE DOCUMENTOS E M I T I D O S :

e .

..
I -

a o

I -

t
O LL

..

w
I W
b-

..
O

..

Cr
O
v) U

e
c

o
W

v,

a U >
v,
4 O

> W a
c z w
e.

a e

z
o
U
0 4

I -

i A
W O

..
I A

t o
w a w v, m
O

z 3
a
. . . . . .
LL

x
H

I X

<

44

.Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 2 4 4 6 , jul/dez. 1986

+ -

.--

o
9

a
a

PROOU~AO DOCUMENTAL O 0 M U N I C P I O IIE R I O CLARO MODELO 2

I- TITULO:

0
o.
c
3

VIA:

!?.

11- bRGA0 DE DESTINO:

SUBORDINAAO:

P
N

0 2

b
o)
L.

6 . a
N
2

111- FINALIDADE DA

DESTINAAO:

<D

a ,
o)

Y I 1 I - DATAS-LIMITE:

IX-

QUANTIDADE:

Ln

P '.

X-

FUNCIONARIO
CARGO :

ENTREVISTADO: TELEFONE: DATA:

OBSERVAES:

...

.*.,,

ARQUIVO DE FILMES: PREPARADO PARA A AUTOMAO CRIAAO DE UMA BASE DE DADOS NACIONAL* R o b e r t o S o u t o Pereira

O Trabalho apresenta a experinciada Cinemateca Brasileira-Fundao Nacional Pr-Memria na etapa preliminar i implantao de seu sistema automatizado de recuperao de informaes. Prope um mtodo de trabalho para sistematizar os procedimentos nessa etapa, visando permitir que a implantao do sistema possa se dar de forma a atender suas necessidades reais e com consistncia. D nfase especial ao esforo prvio de organizao e definio de objetivos para o sistema. A criao de uma base de dados nacional com dados sobre filmes brasileiros ainda existentes 6 um dos usos do sistema especificado. Indicam-se os moldes em que se pretende operar essa base de dados e seus objetivos.

HIST~RICO A Cinemateca Brasileira vem h alguns anos se ocupando com a possibilidade de usar um sistema computadorizado para atender a algumas de suas necessidades. O primeiro passo nesse sentido foi dado em 1979 quando se padronizaram as formas de tratamento de informaes do projeto Filmografia Geral do Cinema Brasileiro, com a criao de uma Ficha Filmogrfica cuja estrutura j integrava a preocupao de recuperao de dados se dar de forma automatizada. Como possvel ver na ficha-exemplo em anexo, essa preocupao era necessria em funo da grande quantidade de campos a serem preenchidos e onde a recuperao de uma informao poderia ocorrer das fxmas mais complexas, inviabilizando na prtica a indexao manual. O segundo passo ocorreu aps a realizao do I11 Encontro Latinoamericano e do Caribe de Arquivos de Imagens em Movimento, em outubro de 1984, nas dependncias da Cinemateca Brasileifa, em So Paulo. Durante este Encontro vrias discusses sobre problemas atinentes A catalogao de fdmes salientaram a necessidade de se repensar O S processos em curso. J em fevereiro de 1985 um profundo estudo de organizao e mtodos havia sido feito no Depto. de Preservao e Catalogao, encarregado de gerenciar o acervo de fdmes, redefinindo suas necessidades, diretrizes e os fluxos de trabalho e documentos, que agora previam o uso do computador em algumas rotinas de ponta no processo de catalogao. Isso levou a sucessivas etapas de normalizao dos procedimentos j adotados e 21 realizao de inmeros testes procurando corrigir distor&s no sistema idealizado. Um terceiro momento teve origem em outubro de 1985 quando a Cinemateca assinou contrato com a UNESCO para iniciar a implantao efetiva de um sistema computa-

* Trabaho apresentado no 6 0 Congresso Brasileiro de Arquivologia, Sesso de Temas Livres, dia 17/04/86 ** Analista de Sistemas
Analista de Organizao e Mtodos

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):47-61.iul/dez. 1986

47

dorizado para recuperao de informaes. Nesse estgio foi possvel pensar um sistema global, integrando as pretenses manifestadas nos estgios anteriores, colocando-as dentro de perspectivas mais abrangentes de uma poltica de conservao dos materiais remanescentes da produo cinematogrfica nacional. Este Trabaiho est dividido em: Fase de pr-implantao, onde procuramos, a partir de nossa experincia, sugerir A. um mtodo suscetvel de uso para outros arquivos que se encontrem em situao semelhante, e O Projeto de Automao da Cinemateca Brasileira, onde esto colocados os objetiB. vos para o sistema e seu uso futuro como uma base de dados nacional de informaes sobre os filmes remanescentes da produo brasileira.
A.

Pr-Implantao de um Sistema de Computao: Sugesto para um Mtodo de Trabaiho

1.

Levantamento de necessidades de computao Fase em que se verifica a necessidade e viabilidade de se implantar um sistema de computaro. O conjunto de fatores ligados essa etapa bastante varivel, mas o arquivo deve ser capaz de estabelecer algumas comparaes entre o uso de sistemas manuais e automatizados. Para isso necessrio que, preliminarmente, procure o maior nmero de informaes sobre outros arquivos que j A tenham alguma experincia sobre o assunto, sobre o que um sistema de computo, qU: o sii Iiiicioniiieiito, siias yiincipais habilidades e problemas etc. Esse um universo novo para a maior parte dos arquivos e tem um ritmo de mudana fantstico. O que hoje invivel, em poucos anos deixar de s-10. Portanto, humildade e uma viso aberta sobre o futuro so recomendveis. Em qualquer comparao, entretanto, no se deve esquecer que, para um arquivo, a principal vantagem de um sistema de computao provavelmente estar na possibilidade de recuperao de informaes (podendo-se incluir a as sadas editoriais), a qual todavia no ir prescindir de uma etapa prvia onde um amplo trabalho intelectual, e por vezes manual, ter tido existncia .
Da mesma forma, principalmente se se tratar de instituies que possuem acervos completamente tratados em moldes tradicionais, deve-se prever o uso de alternativas hbridas que evitem sobrecargas ou disfunes em seu funcionamento habitual. O novo sistema no deve truncar um trabalho em atividade. Uma avaliao econmica das duas alternativas seria conveniente, mas ela ainda imprecisa, pois necessitaria qiie alguns ndices tericos fossem construdos para refin-la . Acreditamos que a construo desses indicadores de custos seja valiosa, mas para qualific-la adequadamente um elenco de fatores deveria ser levado em conta, como p.ex., o ritmo presente do arquivo em absorver novas informaes X o ritmo em processar o acervo ainda por catalogar; dificuldades com contratao de pessoal X possibilidade de melhoria de desempenho com o uso de tcnicas gerenciais diversas etc. Ou seja, j nessa etapa o arquivo tem que estar consciente de que uma iluso pensar que o computador colocar em ordem o que no est. Uma profunda reflexo sobre as rotinasboje existentes e a prpria estrutura de funcionamento do arquivo essencial. Ser ela que permitir minimizar os aspectos emocionais dessa operao. Uma concluso possvel nessa etapa pode ser a de que um sistema de computao no adequado para o momento ou mesmo que o arquivo poder muito bem passar sem ele.
48 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):4761,jul/dez. 1986

2. Disponibilidade para realizar a implantao Definida a necessidade de computao, necessrio que a instituio verifique a energia que estar disposta a investir no projeto. A palavra disponibilidade est aqui utilizada em seu sentido poltico, englobando o nvel de prioridade, o ritmo pretendido para a implantao e o apoio a ser dado pela direo ao projeto e a pessoa encarregada de realiz-lo. importante que nessa etapa a direo tenha em mente as dificuldades referentes a todo processo e defina claramente a prioridade que ele assume junto s demais atividades do arquho. Apesar de ser um processo dinmico, e nesse momento em geral ser impossvel colocar todas as ambies quanto ao projeto, a direo deve ser capaz de estimar quanta energia a instituio estar disposta a gastar com ele, em funo dos resultados que espera obter. Ela deve ter em mente que um processo de mudanas e incertezas se inicia e ser capaz de dimensionar com flexibilidade o cronograma de sua implantao. Da mesma forma, deve deixar explcito que resultados espera de cada etapa e dar condies para que se realizem. Isso especialmente importante porque, provavelmente, ser necessria toda uma preparao organizacional para receber o sistema, com mudanas na cultura da instituio3, implicando a mudana de hbitos j enraizados, com a conseqente resistncia a
-1-LU.

A : -

z x a ~ ~ i i y ,u x u

_-__

\IUY

v ~IVCCDDU

-__---__ -rL I ~ U

auvi~c, u111 cuiipiu GIILG~IILLIIIIGIIIUb u I I I 3 )

-I

..

UqJiiiL?i-

mento(s) envolvido(s) com as mudanas essencial. Uma vez iniciado o processo, reavaliaes peridicas sero necessrias para redimension-lo, mas, uma vez definida uma ao, esta deve ser completada, contando com o empenho efetivo de todas pessoas envolvidas. A experincia do autor indica que a tarefa de implantao deve ser coordenada, a nvel executivo, por um elemento da instituio que, prefereccialmente, tenha conhecimento sobre as tarefas do(s) departamentds) afetado(s). E importante que ele tambm conhea o universo da informtica e se possvel tenha lidado com ele. Deve-se pesar a convenincia entre a) treinar um funcionrio para assumir esse encargo, b) colocar ? sua i disposio os servios de um consultor da rea, ou c) contratar um analista para assumir esse papel. A primeira hiptese a mais interessante, mas pode exigir um tempo razovel (um ano OU mais) e virtuais custos com treinamento nada desprezveis, se se pensar em urn indivduo que parte da estaca zero. Por outro lado, a segmda hiptese, alm de cara, traz A instituio problemas de confiabilidade, caso no seja capaz de julgar as indicaes da consultoria. J a terceira, contm o risco implcito a todas contrataes de pessoal e exigir algum tempo para a adaptao do indivduo. Ao supervisor executivo do projeto - que no precisa necessariamente pertencer direo - deve ser dado poder de exigir do(s) Departarnento(s) afetado(s) as informaes de que necessitar, assim como a direo, em acordo com a(s) chefias) de departamento(s), cabe implantar as mudangas que seus levantamentos preconizarem. Evidentemente, isso pode implicar mudanas na estrutura de poder da organizao, sendo tarefa da direo assumi-las e conduzi-las segundo sua dinmica prpria. Portanto, a direo deve estar cinte dos riscos que enfrentar e do suporte institucional que dever dar ou exigir para enfrentar com menores frustraes um perodo de mudanas que ir ter incio.

3. Possibilidade de viabilizao econmica

Por se tratar de um processo de mdio e longo prazo, a viabilizao econmica do projeto no precisa, necessariamente, estar completamente definida nos seus primrdios. Entretanto, a instituio deve, desde o incio, estudar e viabilizar fontes de recursos. Esse pode ser considerado um estado pemanente para a histria do projeto. Apesar de s ter
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 47-61, jul/dez. 1986

49

dados concretos sobre os dispndios reais aps a ltima etapa, a direo deve procurar uma estimativa de quanto lhe custaro: a etapa prvia 2 implantao, a implantao efetiva, os custos mensais de operao e manuteno da Base de Dados, e os investimentos que dever fazer em equipamento, pessoal, tempo, treinamento, ampliaes etc. Essa estimativa deve ser tratada com reservas, pois o dimensionamento falso de um projeto algo de difcil correo. Essa estimativa lhe servir para dar uma primeira medida do esforo que dever realizar para viabiiizar o projeto. Estabelecer como as ambies do projeto se colocam para atender necessidades internas e quais melhorais trazem para a prpria populao, sua histria e cultura, so justificativas a mais que o arquivo deve colocar em sua perspectiva. Da mesma forma, deve-se verificar em que medida o impacto do projeto ou alguns subprodutos em seu uso poderiam ter para outros arquivos, instituies ou empresas. Ou seja, a instituio deve estar preparada para um esforo de marketing que deve ser aproveitado em todas suas potencialidades. No absurdo pensar que ela poderia obter gratuitamente seu sistema em troca da venda de seu prestgio para melhorar a imagem de alguma empresa. entretanto, na mesma medida em que ela capaz dessa deciso poltica, deve estar apta a avaliar o que lhe ser dado em troca. Para isso, as etapas seguintes devero ter lugar.
4. Preparao da implantao A direo, na medida em que se decidiu pela implantao, deve definir as metas para seu projeto, indicando seu inter-relacionamento e especificando o que deseja para cada iiZ2 delas. r3s irecs I sqpir podem. ser entendidos como m e t i dessa fa9i-r

4.1Definio dos usos pretendidos para o sistema

uma etapa em geral desgastante para todos os envolvidos com o projeto. Nela ser definido, praticamente, o sistema e seu futuro. As tarefas e documentos sero analisados e questionados, assim como se exigiro definies precisas para objetivos e diretrizes virtualmente inexistentes ou dados de forma intuitiva. Em funo disso, um grande peso recai sobre a escolha feita sobre o supervisor do projeto. Ele dever ser capaz de, atravs de um amplo e intenso didogo com os integrantes d d s ) departamento(s), identificar toda estrutura de operao do futuro sistema. A sua capacidade de fazer as perguntas certas far com que se tenham melhores elementos para avaliao das etapas seguintes e da prpria implantao. Da mesma forma, ele deve ser entendido como um agente de mudana na organizao e estar preparado para assumir esse papel, j que ser ele o intermedirio entre o arquivo e parte de sua estrutura futura. O intercmbio tcnico entre o arquivo e software-houses, fabricantes de equipamentos, bureaus de servio e outras instituies interessadas no projeto ser feito sobre as informaes e conhecimento que possuir sobre as necessidades do arquivo. Ou seja, toda parte executiva do projeto lhe pertence, e ele ser o elemento capaz de avaliar e/ou determinar, em conjunto com a direo e chefia(s), as diretrizes de implantao e operao futura. Assim, seu status dever corresponder ao papel que executa, devendo assumir uma posio equidistante d d s ) departamento(s) e estando diretamente ligado A iretoria da instituio. Apesar de todo peso que recai sobre essa etapa, ela deve ser entendida como um levantamento necessrio mas no definitivo. Nesse momento se precisaro as ambies do projeto em sua forma global, quase idealizada. Ou seja, no se ter necessariamente uma noo exata sobre a forma de implantao, mas dever ter sido feito um amplo exerccio de imaginao e realidade, onde o qu se deseja deve ser equacionado procurando mais de uma alternativa de realizao. Esse esforo intelectual trar grandes benefcios no
50
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2):47-61, jul/dez. 1986

futuro, mas talvez no seja possvel ao arquivo, j A nessa fase, definir completamente seu Banco de Dados, sendo necessrio voltar a ela novamente. Acreditamos que o levantamento do seguinte elenco de definies seja suficiente para a concretizao dos objetivos dessa fase: a. Identificao, objetivos e diretrizes da instituio e do(s) departamento(s). b. Caractersticas do acervo, seu tamanho e crescimento anual esperado, segundo suas unidades usuais de tratamento (ttulo, tipo de material etc.), estimando o percentual ainda no catalogado. c. Tipo de informao (p. ex., dados bibliogrficos, informaes sobre estado de conservao dos materiais etc.). d. Principais usos para o sistema (p. ex., gerenciamento do acervo, atendimento a pesquisas, e ditorao etc.). e. Principais necessidades (p. ex., ndices cruzados, indicao de localizao de itens no acervo etc.). f. Clientela (p. ex., historiadores, produtores de cinema, jornalistas, estudantes secundrios etc.). g. Principais formas de acesso (p. ex., assunto, ttulo, data etc.). h. Fluxo de documentos e tarelib ~XCLULd;dJ 11u p L G a ~ , i : ~ . i. Possibilidade de melhorias e novo fluxograma, onde se otimizem os procedimentos verificados, suprimindo, alterando ou incluindo novas rotinas e formulrios. j. Definir nesse fluxograma os documentos que sero utilizados para entrada de dados. k. Coietar os documentos ou dados previstos e construir um mapa geral dos campos usados, indicando seus nomes, tamanhos e tipos (v. exemplo em anexo). 1. Tamanho estimado do Banco de Dados (em bytes) e o crescimento esperado graas A entrada de novos materiais no acervo. m. Como se pretende operar o Banco de Dados (on-line, ndices em microfichas, listagens etc.), se possvel j indicando as diversas etapas de operao, com chaves de acesso, documentos utilizados e campos a serem manipulados nas rotinas de incluso, alterao, consulta, excluso e listagem de dados. Acreditamos que essas informaes possam ser dadas pelo arquivo, sendo que este no deve ambicionar a definio completa da estrutura do Banco de Dados. Cabe a ele indicar, com preciso, o que pretende obter dos dados que coleta. Por outro lado, tambm necessita precisar os pontos onde acredita existirem problemas de operao OU conceituais, os quais sente-se incapaz de resolver. Esse conjunto de informaes deve ser consolidado e organizado em um Estudo Preliminar do projeto de implantao, para USO nas etapas seguintes. Por outro lado, nesse ponto o arquivo ter feito uma reflexo em profundidade SObre seu trabalho e os resultados que vem obtendo. Assim, se lhe torna possvel visualizar com mais clareza e realismo o estgio em que se encontra, os passos futuros e o que pode esperar do sistema, sendo possvel avaliar se ele poder ser usado por outras instituies semelhantes e, ento, estabelecer polticas mais amplas para sua implantao. Tambm nesse momento lhe ser possvel refinar e reavaliar os pontos.que havia definido nas etapas anteriores e, at mesmo, abandonar a idia ou posterg-la para um outro momento. O arquivo dever nesse momento definir algumas diretrizes bsicas para seu Plano de Informtica. Elas sero instrumentos para as fases seguintes. Um exemplo seria a definio de que pretende, futuramente, ele prprio implantar novas rotinas no sistema. Isto implicar a posse dos programas-fonte e treinamento de pessoal, o que tambm poder ter reflexos na escolha da linguagem de programao utilizada.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):4761,jul/dez. 1986 51

O comentrio de Roger Smither, do Depto. de Filmes do Imperial War Museum of London significativo: ... the introduction of a new system is never either as easy or as quick as optimists will tend to predict ... Above all. Museum staff would urge their colleagues to determine their objectives early, and not to be too modest in their ambitions when doing so, and then to fight very hardagainst accepting compromisses in the fulfilment of those ambitions. The upheaval caused by computarisation is too great to do it for anything ess than rediy wortwhile r e s ~ l t s ~ 4.2 Escolha do software e equipamento adequados Esta etapa a que envolve maiores dvidas para o arquivo. Uma deciso deve ser tomada num universo novo para ele, cujos parmetros nem sempre so muito precisos. A isto se acresce o alto grau de mudana tecnolgica na informtica, especialmente dentro de um mercado ainda no estabilizado cmo o brasileiro. Mas, pior que isso, a distncia existente entre os conceitos utilizados nos procedimentos de catalogao e a formao dos profissionais de informtica. Completando o comentrio de Roger Smither: ... there can be a really wide gulf between computer experts (...) and pratica1 cataloguers, and that some of the-worst misunderstadings can occur just when the two sides think they are coming to comprehend each others problems ... . O arquivo j dever estar apto a interagir com o mercado de informtica nesta fase, mesmo que no o conhea em profundidade. Ele ter elementos necessrios e suficiente para expor o que pretende. Dentro dessa perspectiva, o que se recomenda que se procure conhecer o maior nmero de empresas de informtica, o maior nmero de produtor dispmiveis e de us;i;los seiiielhmies ao arquivo. Tambm parece recomendvel a procura de uma soluo integrada de scftware e hardwaie, onde a palavra-chave para ambos flexibilidade. Nessa pesquisa de mercado outros pontos tambm devem ficar claros nos contatos que se realizarem: a. qual o status da instituio; b. que diretrizes bsicas a instituio estabeleceu para seu plano de informtica; c. qual a perspectiva real de implantao dentro de uma escala de tempo (isto , como pretende viabilizar economicamente o projeto); d. qual a configurao bsica para o equipamento. O procednnento adotado pela Cinemateca Brasileira para essa etapa consistiu em enviar cartas-convite a cerca de 40 empresas selecionadas em catlogos, alm de contatos com fornecedores de softwares da famlia ISIS no Canad, fndia e Frana, e usurios brasileiros desses e outros softwares. Houve a preocupao de no restringir a escolha a um mtodo de tratamento especfico (a saber: uso de bureau de servio em sua forma tradicional ou com teleprocessamento; uso de micro ou minicomputadores para sistema inhouse), mas se procurou uma soluo integrada de software-hardware. As empresas dos trs grupos - fabricantes, bureaus e software-houses - que responderam ao convite foi distribudo o Estudo Preliminar e se solicitou, alm dos dados cadastrais, curriculum da empresa e oramento de custos, a realizao de um anteprojeto para o sistema, prevendo um layout deste, metodologia de desenvolvimento, tempo previsto, linguagem de programao e etapas de implantao. A listagem a seguir pode servir como indicao dos pontos a serem avaliados nessa etapa: .Quanto as empresas a. composio do capital socal, data da fundao etc.;
72
Arq. & Adm., R i o d e Janeiro, 10-14 (2):470l, jul/dez. 1986

b. nome dos scios e empresas coligadas; c. curriculum da empresa - sistemas desenvolvidos, nomes de clientes com indicao de telefone e pessoa para contato; d. facilidade de relacionamento com o arquivo; e. condies para fornecimento de treinamento; f. assistncia tcnica e manuteno; g. proximidade entre o tipo de sistemas habitualmente desenvolvidos e o especificado para o arquivo.

Quanto ao software a. limites operacionais (p. ex., no mximo de registros, sistema operacional, tipo de equipamento etc .); b. flexibilidade para alteraes no Banco de Dados; c. facilidade de operao para o arquivo; d. caractersticas da linguagem de programao; e. facilidade de domnio do sistema para o arquivo, visando desenvolvimento autnomo: f. facilidade de converso e migrao dos arquivos; g. documentao. Quanto ao equipamento a. mdulos e limites de crescimento (memria, memria de massa, nmero de terminais e impressoras; mudana de CPU); b. tempo de obsolescncia; c. sistema operacional e compatibilidade com outros equipamentos; disponibilidade de softwares de comunicao; d. compiladores e pacotes de software disponveis; e. necessidade de alteraes espaciais (climatizao); f. assistncia tcnica e manuteno; g. manuais. Existem outros fatores, mas, evidentemente, o item custo preponderante e limitativo para todo o conjunto de opes. Essa interferncia, entretanto, acreditamos deva recair mais sobre o equipamento do que sobre a escolha do software. Ser sempre mais vantajoso se trabalhar com uma configurao mais enxuta, do que se arriscar a ter um sistema inoperante ou ineficiente. Observar essa prioridade parece ser vital. O arquivo deve se preocupar em verificar at que ponto houve a compreenso das necessidades e particularidades de seu sistema pela empresa consultada. Essa compreenso se reflete mesmo no oramento de desenvolvimento de software. Assim, se j existir um software pronto para uso (como o caso daqueles da famlia ISIS - CDS/ISIS e MINISIS, desenvolvidos para usos de documentalistas), deve-se verificar sua adequao aos problemas do arquivo e, se possvel, realizar testes antes de se decidir por ele. No caso de desenvolvimento por uma empresa de computao, que esta tenha demonstrado um bom conhecimento pelo assunto e, preferencialmente, que j tenha realizado sistema semelhante. Nessa etapa o arquivo deve, realmente, estar seguro de sua escoiha. De antemo ele j saber que no existe um sistema perfeito e, se no estiver convencido da eficcia de nenhuma da>alternativas, poder ainda:
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 47-61, jul/dez. 1986

a. procurar outras no mercado; b. considerar que deve esperar um pouco mais (p. ex., pela confirmao de uma alternativa tecnolgica ainda no plenamente confivel) e realizar testes com o sistema manual, permitindo que a melhoria de suas condies venha futuramente auxiliar a introduo da automao; C. se tiver recursos e pessoal capaz, investir num sistema menor, procurando se familiarizar com aspectos de computao e verificando a adequao do sistema queconcebeu; d. procurar o auxlio de outras instituies, rgos governamentais ou empresas idneas. Mas, se considerar que as condies para implantao esto adequadas, uma nova etapa ter seguimento. Por se tratar de um processo bastante dinmico, as prioridades e abrangncia do sistema devero ser revistos. Um aprofundamento da anlise de particularidades do software, antes da deciso fal, poder indicar algumas delas que passaram desapercebidas, podendo, p. ex., exigir que formulrios de entrada de dados sejam redesenhados. A partir da dever ser feito um Projeto para o sistema e o Plano Diretor de-Informtica do arquivo. O Projeto envolve toda a fase de anlise que antecede a elaborao dos programas, com a definio da concepo terica do sistema, relacionamento de arquivos, definio de campos e registros, formas de acesso e recuperao de dados, desenho das telas e de novos fnnndrior, eta p s de implrtn.taoetc. O Plano Diretor pode ser entendido como um programa de trabalho a longo prazo, definindo as diretrizes para o sistema e especificando as diversas etapas a serem desenvolvidas. Nele devem estar identificadas as pretenes para cada etapa, os custos discriminados e as necessidades de pessoal indicadas, constituindo um cronograma para o futuro sistema. Na mesma medida, deve conter um diagnstico do arquivo, indicando como o sistema de trabaiho ser modificado, e as fontes de recursos para a manuteno do sistema em operao. Um oramento detaihado dever ter sido levatnado, tanto para o investimento como para os custos de operao6. Aps a fase de testes dever estar disponvel um manual de operao do sistema e um novo manual de catalogao, incorporando as mudanas. Isso ser especialmente valioso tanto para sua operaqo como para possveis intercmbios com outras instituies. CONCLUS~ES Para a implantao de um sistema computadorizado existiriam duas posioes bsicas: a daqueles que vem esse momento como a apario de um deus ex-machina encarregado de solucionar magicamente todos seus problemas; do outro lado, estariam os que acreditam que uma preparao detalhada s mnimas mincias traria os resultados mais eficientes. Evidentemente, a resposta est no caminho do meio. As duas posies fatalmente trariam frustraes a seus executantes. impossvel prever todos os fatores que esto presentes num processo to complexo e temerrio esperar que o computador venha realizar o que ele no pode. Entretanto, procuramos sistematizar alguns procedimentos que, na nossa opinio, deveriam preceder A implantao de um sistema de computao. A importncia dessa etapa pode ser verificada facilmente pelo alto ndice de frustrao que segue a compra de um equipamento, onde o usurio, alm de problemas com o vendedor, com os programas que no funcionam etc., pode se dar conta gue o computador veio apenas dificultar a sua vida, pelas
54
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):47-61.jul/dez. 1986

i i
I
I

3,
. *

razes mais diversas, mas entre as quais ele dificilmente incluiria a sua prpria desorganizao. Um sistema de computao uma ferramenta de trabalho que exige uma srie de pr-requisitos para sua operao e, mesmo que no ocorra sua implantao, virtualmente todo o sistema de trabalho poder sair beneficiado. Isso porque ele nada mais do que, digamos, uma projeo de uma srie de conceitos estabelecidos pela mente humana, e, entre esses conceitos, talvez a simplicidade seja o mais til. I? necessrio simplificar, racionalizar tarefas e ambies para poder oper-lo de forma eficiente. B. Cinemateca Brasileira: Aspectos de um Projeto de Automao
1.Apresentao

A Cinemateca Brasileira - Fundao Nacional Pr-Memria considerada o maior arquivo de filmes da Amrica Latina e um 'dos maiores do Terceiro Mundo. At outubro de 1985 seu acervo era estimado em: Total de ttulos: 7.000 Total de rolos de filmes: 30.000 Crescimento anual emerado: VIn t t i i l n c Produes brasileiras: 85% Produes estrangeiras: ' 15% Composio do acervo Categorias Ttulos Rolos longas 15% 5 0% curtas 20% 10% cinejornais 60% 35% silenciosos 5% 5% sendo, naquele momento, insignificante o nmero de materiais em vdeo-tapes ou outros suportes. A Cinemateca conta com dois depsitos (Ibirapuera e Conceio), de capacidade equivalente (1 5.000 rolos), mas apenas o segundo climatizado. No Ibirapuera, num pequeno depsito i parte, so guardados os filmes com suporte de nitrato de celulose (altamente inflamveis), e tambm opera seu laboratrio de restaurao de filmes. Uma terceira unidade comea a se viabilizar no Cemucam-Centro Municipal de campismo (km 23 da rodovia Raposo Tavares), graas 5 doao de um terreno pela Prefeitura de So Paulo. Para l deve ser transferida a unidade do Ibirapuera e sero construdos novs depsitos climatizados para abrigar cerca de 250.000 rolos de filmes. A l m da manuteno do acervo de filmes, so desenvolvidos na Cinemateca projetos de pesquisa bsica sobre o cinema brasileiro. Os principais, em termos de volume de informaes, so a Filmografia Geral do Cinema Brasileiro - encarregada de levantar t o d a as informaes sobre a produo cinematogrfica brasileira passada e presente, existam ainda os filmes ou no - e o Anurio do Cinema Brasileiro - encarregado de coletar e indexar todas notcias referentes a cinema brasileiro nos principais veculos de imprensa. O Depto. de Documentao e Pesquisa, encarregado desses projetos, tambm conta com uma biblioteca e acervos de cartazes, fotografias, press-releases e roteiros de filmes brasileiros.

2. O projeto de computao A poca do Estudo Preliminar para implantao de um sistema computadorizado de recuperao de informaes, em outubro/5, a idia bsica era processar, de forma inteArq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):47-61, jul/dez. 1986

55

grada, as informaes geradas pelo projeto Filmografia e pelas necessidades do acervo de f h e s . Os usos principais identificados eram a obteno de ndices mltiplos para recuperao de informaes filmogrfcas e procedimentos para acessar e gerenciar materiais no acervo de filmes. Entretanto, com o seguimento do processo, algumas novas questes foram colocadas, e a implantao teve que ser repensada para acomodar conceitos naquele momento imprecisos. Por se tratar de um sistema bastante complexo, com tratamento de uma expressiva massa de dados7 e objetivos de operao s vezes divergentes, a Cinemateca procurou coloc-lo dentro de uma perspectiva global de implantao, quando do momento da reaiizazo da pesquisa de mercado. Isso era justificvel na medida em que, mesmo a implantao fosse gradual, j se teria um parmetro para as dimenses do futuro sistema. Alm disso, se procurava construir uma soluo integrada para o banco de dados dos dois departamentos, o que implicava o conhecimento prvio dos usos pretendidos, no presente e no futuro. Um fato, entretanto, veio alterar essas disposies. Nessa poca, os depsitos j estavam em seu limite, impedindo novas incorporaes, e a recuperao de filmes esbarrava na impossibilidade de se ter filme virgem (importado), em quantidade suficiente. A incorporao do acervo da TV Tupi, em dezembro de 1985, tomou mais agudo esse conjunto de dificuldades. A Cinemateca Brasileira havia praticamente dobrado de tamanho no espao de poucos dias. Foram cerca de 6.000 novos materiais em vdeo-tape e 10.000caixas, cada uma com cerca de 20 roiinhos de f h e s (telejornais) que tiveram que ser acomodadm no Cernucarn em condies longe das ideais. A estimativa preliiniaai sobre o volume de informaes indicava que de 60 a 200 Mbytes deveriam ser tratados, e alguns conceitos, principalmente quanto a informaes sobre vdeo-tapes, teriam que ser estabelecidos. Apesar de se caracterizar como um evento inesperado, tratava-se de uma situao que poderia se repetir. Dessa forma, foram priorizadas para o projeto de computao algumas diretrizes de conservao, objetivando dar um novo tratamento a seus depsitos.

3 . Um banco de dados nacional

Todos arquivos de filmes tm no espao um fator limitado relevante, principalmente se se levar em conta os investimentos necessrios para a construo e manuteno de depsitos climatizados seguros. Isso requer uma poltica bem definida, capaz de responder corretamente i indagao, O que guardar?, e, mesmo que a resposta seja eficiente, razovel pensar que o espao sempre ser insuficiente. Outro fator relevante diz respeito 5 priorizao na restaurao (copiagem) de filmes. A escassez de filme virgem impossibilita um programa abrangente de manuteno do acervo. Isso implica que a recuperao seja baseada em prioridades sempre estabelecidas sobre o material conhecido do acervo e siga padres, por vezes, ambguos. A idia de preservao 5 distncia no nova e algumas atitudes nesse sentido j mostraram e mostram bons resultados. Inclu-la dentro dos usos do sistema de computao assumia, em funo desse conjunto de fatores, uma nova importncia. Com a construo do banco de dados, seria possvel saber, auxiliado por procedimentos rotineiros de troca de informaes entre arquivos de filmes, aonde estariam tais fumes e qual seu estado de conservao. Com esse mapeamento facilmente acessvel, seria possvel melhorar sensivelmente a poltica de conservao e estender os padres de preservao a outros arquivos.
56
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2):47-61, jul/dez. 1986

Estabelecer uma poltica de conscrvao a nvel nacional teria, tambm, fatalmente, um subproduto valioso: se se conhecesse o estado de conservao de outros materiais fora do arquivo, seria possvel colocar a estratgia de conservao dentro de um prisma global sem precedentes. Haveria condies de uma prospeco abrangente sobre os materiais remanescentes da produo cinematogrfica brasileira e estes necessariamente no precisariam ficar nos depsitos da Cinemateca: esta poderia, com facilidade, indicar O S padres necessrios de preservao e, i distncia, acompanhar o estado fsico do material. Uma outra vantagem residia na importncia histrica dessa prospeco, a qual iria diretamente enriquecer o conhecimento sobre o cinema brasileiro, facilitando pesquisas e alimentando o projeto Filmografia. Por outro lado, seria razovel esperar, tambm, alguma melhoria na alocao de recursos, pois, na medida em que houvesse fora da Cinemateca um material em melhores condies, esta poderia alterar suas prioridades de copiagem.

I-

Estas mudanas apenas vieram tomar mais presentes necessidades que o sistema previa a prazo mais longo. A sua colocao permitiu que a implantao se enriquecesse, mas no alternii ? r n f i i n A a m P n t P e =:e;~t~ = :. : i : !J~AKLX ; + i : : ;,;-L,;,, quG alteradas, mas acreditamos que essas alteraes permitiro um ganho real em termos da prpria objetividade do trabalho de conservao, o que significa, em certa medida, um ganho para a prpria preservao e recuperao da memria cinematogrfica brasileira.
* ,

NOTAS
1.

Uma outra vantagem substantiva encontra-se na possibilidade da integrao de tarefas e rotinas, com uma conseqente possibilidade de otimizao do trabalho interno, entre departamentos ou mesmo entre instituies.

2 . Ainda assim, a seguir indicamos os principais itens a serem considerados numa avaliao desse tipo, j que constituem um levantamento til de pontos comuns nessa operao, e, tambm, sugerimos um conceito, para pesquisas ulteriores, que permita essa avaliao: A. Custos com processamento manual (necessrio aos dois sistemas) Indicariam o custo de coleta de uma unidade de informao para incluso no sistema, considerando o rateio dos custos a seguir pelo total processado numa unidade de tempo. ..a. custo direto de mo-de-obra (incluindo encargos); b. rateio dos custos indiretos fixos, custos de armazenamento (aluguel, depreciao de mobilirio etc.) e custos variveis (eletricidade, material de consumo etc.). B. Custos com processamento automatizado Indicariam o custo da incluso/manuteno de uma unidade de informao no sistema, considerando o rateio dos custos a seguir pelo total processado numa unidade de tempo. a. depreciao do equipamento; b. custos com alteraes e de outros equipamentos; c. custo de software; d. custo com pessoal adicional; e. custos com treinamento de pessoal;
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :47-61, jul/dez. 1986 57

i
I

f. custos de manuteno de equipamento e software; g. custos variveis (suprimentos, eletricidade etc.). A soma desses dois itens permitiria estabelecer quanto estaria custando incluir/ manter uma unidade num sistema automatizado, j que se assume que uma etapa manual de Goleta e pesquisa de dados permanece (esse gargalo deve ser bem equacionado para no prejudicar o processamento). C . Custos de recuperao de informaes Sendo possvel estabelecer quanto estaria custando manter a Base de Dados, para realizar a comparao dever-se-ia verificar os custos de recuperao de uma unidade de informao por um sistema versus o outro. nesse ponto que, ao menos para o conhecimento do autor, inexistem algumas ferramentas essenciais para a avaliao (como, p.ex., um hdice de Recuperao de Informaes), o que leva a um clculo grosseiro das alternativas pela diviso custo de operao/manuteno da Base de Dados NO de itens consultados
~

3.
4.

5.
6.

Uma outra dificuldade est em que os resultados deveriam ser colocados dentro de uma srie histrica e assumir que ambos os sistemas estejam processando a mesma quantidade de informaes na unidade de tempo. Para realizar essa nova converso tambm faltam elementos, uma vez que, presumivelmente, se estaria lidando com economias de escalas de magnitude muito diferente. E eventualmente em sua estrutura. In SMITHER, Roger (org.), Second Fiaf Study on the Usage of Computers for Film Cataloguing, p. 110, Fiaf Cataloguing Commission, Brussels, 1985. Idem, ibidem. Ver nota 2, onde estes se encontram sumariamente indicados. A estimativa para outubro/85 era de: Gerenciamento do acervo de filmes: 45 Mbytes Projeto Filmografia: 200 Mbytes.

7.

Esse fndice poderia ser dado, aparentemente, por: % indexada do acervo X fator de impreciso, sendo este fator uma relao entre o nmero de pesquisas bem-sucedidas, pesquisas abortadas e talvez alteraes no index.

58

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :4 7 0 1 , jul/dez. 1986

4
L ._
o
C
l

o U

W lIWWlW3

dNld

2
a
I

ELENCO

CONTEDO

FONTE(S) D E I N F O R M A C O

OBSERVACOES

DATA -

FICHADO POR

60

Arq. & Adrn.. Rio de Janeiro, 10-14 (2):47-61, jul/dez. 1986

l!

CURTAS-METRAGENS

&DIAS

METRACEN:

9W
TOTAL CbDICO CRUZAMENTOS

OUTROS T f T U L O S C 6 D I G O ARQUIVO CLASSIFIOAO

2 c

73c

1
1

, .

l c

COMi'RIhEN ?'e O m metroe)

r l 1

4 n

DURA

ORIGINAL ?em m i n u t o e )

VELOCIDADE

1 1

3 c
+

en I
2 n

i . 1

' a2

<d

LOCAL DE PRODUO; P A IS LOCAL DE PRODUOi up ANO DE PRODUO L A N W N T O I DATA LANAMENTO: LOCAL

3
3
1

!3 c
ir

-2 c

1 I
9 c

*9 c
'2 n 2 c

3
3

A VONTADE DE GUARDAR: LOGICA DA ACUMULAO EM ARQUIVOS PRIVADOS*

Aurlio Vianna .Maurcio Lissovsky Paulo Srgio Moraes de S""
O arquivo considerado como efeito de acumulao de documentos. Reflexes sobre o sentido original e o 'arquivador" enquanto sujeito do processo de acumula3o. Tipologia dos modos de articulao dos documentos em arquivos privados de homens pblicos. "O empreendimento de qualquer movimento de reorganizao deve partir da construqo de nova edio da coisa a ser reorganizada e continuar simultaneamente de modo a estabelecer uma ponte entre o retrocesso e o progresso, sem que ambos sofram solupio de continuidade. No se destri primeiramente o que esr feito embora no corresponda as nccessidades atuais. O que f i i constrtrl'da .reprerensa irabalho e tem qualquer coisa de substancial ao tempo em que foi realizado; e vai-se prestando ao esclarecimento do passado at que possa ser assimilado pelo que hoje se vai , ~ ~ s t r u i n d numa o era de maiores facilidades mas nem por isto capaz de dispensar o coiitwso da mentalidade anterior. Assim que vamos reorganizar a grande massa de papis que algum denominava de arquivo lu; pelos anos de mil setecentos e tantos. >'

Acrises Gonalves dos Santos (arquivisla de Gustavo Capunema no Ministrio da Educao e Sade) 1310511 945
I . INTRODUO

O presente trabaiho pretende realizar uma reflexo sobre um campo particular da experincia arquivstica, aqui interpretado como historicizao de papis privados. A discusso pareceu-nos apropriada na medida em que o tratamento de fontes histricas oriundas de arquivos privados, alm de envolver um conjunto de decises e procedimentos tcnicos, requer um certo consenso em torno de noes como as de memria, documento,

*
**

Trabalho apresentado na Sesso de Temas Livres do dia 16 de abril de 1986, no 6 0 Congresso Brad c i r o de Arquivologia. realizado n o Rio de Janeiro, de 14 a 18 de abril de 1986.
t n t o pesquisadorei do Setor de Documentao do Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil da Fundao Getlio Vagas.

63

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 12):62-76, jul/&z. 1986

pessoa, pblico e privado, arquivo e principalmente, histria. Reserva-se este texto o direito de discutir algumas destas noes, no nvel em que informam a prtica arquivstica a servio da histria; ao mesmo tempo, procuramos estabelecer alguns modelos abstratos, uma espcie de tipologia dos arquivos privados de homens pblicos em seu estado prtratamento, isto , no modo como estes arquivos costumam estar organizados por ocasio de sua chegada ao centro de documentao histrica. Estender os horizontes para um momento anterior ao ingresso de um arquivo privado em uma instituio de preservao de memria significa mergulhar no universo que o configurou, apreciando a relao que o titular mantm com os seus documentos. O estudo da trajetria realizada por um arquivo no interior do seu processo de gerao busca apreender os momentos que levam os homens pblicos a acumular registros, a disp-los sob diversas formas de ordenamento, a ret-los por toda vida. A eles se afeioando a ponto de trat-los mesmo como termo de relao homem-obra, como seu legado pessoal e intransfervel, marca do que realizou e edificou em vida e com o que intenta ser reconhecido pelas geraes seguintes, lembrado, quando no celebrado, por seus feitos e mensagens. Este estudo no visa uma avaliao tcnica da eficincia na preservao ou a redefi. -..- **_ -=nio de um OU outro modelo original de ordenamentn d n c & c ~ : e : )-k& fique ? margem i de tais questes, busca uma prospeco sobre o modus operondi do colecionador, a racionalidade de seus atos para com seus papis.

---

2. A MEMRIA E SEUS REGISTROS

2.1 A CONTINUIDADE A sociedade uma sntese singular de pessoas, no se reduzindo a um somatrio de indivduos. Os indivduos so mortais, mas o organismo social , pretensamente, imortal. Os indivduos participam de experincias institucionais e pessoais que, mortais como eles, passam. Mas alm dos indivduos existem pessoas, com posies e relaes a serem preservadas? A continuidade da sociedade, sua imortalidade, necessita das marcas das posies e relaes que ficam gravadas nas mentes dos indivduos, no ambiente e em obj2tos criados para este fim. Essas marcas, num momento original, eram hierofanias - a manifestao do sagrado. A hierofania fundava o cosmos - o nosso mundo - a partir do amorfo, do caos. As atitudes dos homens, para se tornarem humanas, deveriam ter uma ligao com o sobrenatural: Ao nvel das civilizaes primitivas, tudo o que o homem faz tem um modelo trans-humano; portanto, mesmo fora do tempo festivo, os seus gestos imitam os modelos exemplares fixados pelos Deuses e pelos Antepassados mticos. Mas esta imitao corre o risco de tomar-se cada vez menos correta, o modelo corre o risco de ser desfigurado ou at esquecido. So as reatualizaes peridicas dos gestos divinos, numa palavra, as festas religiosas que voltam a ensinar aos homens a sacralidade dos modelos [ ELIADE. (s.d.), pg. 1001. A reatualizao dos gestos divinos atravs de ritos e mitos garantiram a continuidade da sociedade humana, rememorando a essncia do ser humano. As hierofanias hierarquizaram o mundo atravs da instituio do heterogneo, ordenando coisas comuns que atravs de ritos ganhavam valor: Cada coisa sagrada deve estar em seu lugar, notava com profundeza, um pensador indgena. Poder-se-ia mesmo dizer que isso que a torna sagrada, pois, suprindo-a, ainda que por pensamento, todL 3 ordem do universo se encontraria destruda; ela contribui, pois, para mant-la ao ocupar o lugar que lhe cabe [LEVESTRAUSS (1970), pg. 301. O exerccio da memria, parte primeiro na formao da identidade de uma sociedade, toma como objeto as coisas - momentos e relaes sociais - de valor, as relativas origem causal dos acontecimentos. Portanto,
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 6 2 - 7 6 jui/dez. , 1986

63

a memria pessoal no entra em jogo: o que conta, rememorar-se o acontecimento mtico, o nico digno de interesse, porque o nico criador. ao mito primordial que cabe conservar a verdadeira Histria, a histria da condio humana: nele que preciso procurar e reencontrar os princpios e os paradigmas de toda a cultura [ELIADE (s.d.), pg. 1141. Este mundo do homem religioso, um mundo visto como do passado e primitivo, prescindia da escrita para a transmisso e manuteno da memria. A medida que a tecnologia aplicou seus conhecimentos em favor da idia de continuidade social, o homem passou a ter outras formas, alm dos mitos orais e ritos para transmitir os modelos da sociedade, do sagrado. A diversidade de suportes para as lembranas - marcas dos fatos e relaes sociais - aumenta, assim como a profanizao do cosmos e do homem. A fabricao do papel para a escrita foi, sem dvida alguma, uma grande inovao tecnolgica que disseminou a preservao da informao escrita; como tambm a fotografia, quando se torna objeto ao alcance da populao, transforma a todos em produtores potenciais de documentos fotogrficos. As fotografias do lbum de famlia, por exemplo, evocam e transmitem a recordao dos acontecimentos que merecem ser conservados porque o grupo v um fator de unificao nos movimentos da sua unidade passada ou, o que equivalente, porque retm do se passado-as confirmaes da sua unidade presente. [BOUKDIEU (1965), pgs. 53, 541. A continuidade, a reproduo social ao nvel da organizao e das representaes, se d atravs da passagem de modelos de gerao a gerao. Neste sentido, uma sociedade, em larga medida, a lembrana do que foi e a memria informa os padres de reproduo social. A mem6ria se constitEi de forma diversa nas diferentes sociedades. Ainda no interior de uma mesma sociedade, distinguem-se locais sociais de acmulo de memna, espaos privilegiados para a manuteno e disseminao do que deva ser preservado, como os Xams ou os Arquivos. Cada sociedade tem seu modo de produzir, acumular e propagar suas principais temticas. Assim, se nas sociedades sem escrita a preservao da memria se d exclusivamente atravs da celebrao de ritos e mitos, as sociedades com escrita tambm3 se utilizam da elaborao de textos escritos aos quais atribuem um valor especial, devido A crena em sua capacidade de manter intactas, atravs dos tempos, as informaes. Outras propriedades como a de atestar a verdade, atravs do valor probatrio, ou a de armazenar maior volume de informaes, acentuam sua importncia. Nas sociedades que usam a memria escrita, as formas de acumulao e conservao dos textos so diferenciadas em funo da diversidade de grupos envolvidos nesta atividade e do valor social dado As formas de conservao da informao. Neste sentido, a criao de Arquivos e a crena em sua funcionalidade, ocupa um lugar de destaque na produo de memria nas sociedades contemporneas.
2.2 OS VESTIGIOS

A trajetria humana no planeta no se faz impunemente. Os vestgios e as lembranas dessa passagem, impresses sobre o corpo e o mundo, so sinais que se abrem ao exerccio da rememoraqo. A memria, consciente ou inconsciente, coletiva ou individual, parece ser a sistematizao dessa passagem. A linguagem um lugar privilegiado da memria, que a maioria das tcnicas mneumnicas evidncia, mas sua base no outra seno o ato original da designao, que criou de uma vez para sempre uma relao entre palavras e

coisa^.^
Os sinais da trajetria humana, especialmente os escritos, constituem-se na matriaprima da operao histrica, forma narrativa da memria, e so encarados ordinariamente como integrando dois grupos: conforme sejam efeito da circunstncia ou da inteno.
64
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):62-76, jul/dez. 1986

E u,
Os sinais que a circunstncia produz podem ser o resultado de atividade humana destituda de linguagem ou, quando organizada como discurso, destinada A mudez e ao esquecimento. Estes sinais so, com relao d passagem, nada alm de um rastro que se deixa mais do que se lega. Os sinais carregados de inteno seriam os que, mesmo produzidos pelas mais pragmticas razes, objetivam ainda funcionar como representao da passagem. Os dois tipos de sinais so - com relao ao presente que os produziu e que ser passado para o historiador - o sintoma, um, e a afirmao, o outro. Se essa demarcao entre as duas categorias de sinais parece i primeira vista evidente - tanto quanto pode ser evidente a distino entre uma adaga e um obelisco - ela , mesmo no mbito do que se convencionou chamar de cultura material, bastante problemtica. Ela supe a existncia do objeto utilitrio puro, para o qual todo smbolo um excesso. Esse mundo de significantes puros marcado por sua fortuidade. Somente o acaso permite que sobreviva A existncia imediata e venha a adquirir um novo estatuto entre aqueles que investigam o passado. O objeto desprovido de smbolos est fadado ao desaparecimento das coisas que no circulam. O ingrediente das trocas - portanto, da perenidade das coisas - este excesso que instaura o sentido. Ao lidar com vestgios documentais da passagem humana imagina-se ou estar obserVdiiLiU urn onjunlo ae documentos que escaparam da sombra A qual se destinam as coisas destitudas de sentido, ou de estar diante de garrafas lanadas no mar do tempo, portadoras de revelaes sobre os mais insondveis mistrios. A esta avaliao, dois argumentos podem ser contrapostos. O primeiro de ordem genrica: o de que s poderiam existir objetos destitudos de sentido fora da cultura, pois esta no outra coisa se no o lugar onde o processo de significao se realiza. O objeto utilitrio puro, a rigor, no existiria. LviScrauss comentando um instrumento de pescaria da cultura tlingit do Aaska, afirma que nele sua funo e seu smbolo parecem dobrados, um sobre o outro,: que mesmo entre ns, os utensilios se prestam a uma contemplao desinteressada. [ LEVI-STRAUSS, 1970, pgs. 47/49]. O segundo argumento vincula-se mais diretamente ao ofcio do arquivista: a dificuldade em estabelecer com segurana as razes da sobrevivncia de alguns documentos em detrimento de outros. Na perspectiva do arquivista, portanto, torna-se bastante problemtica qualquer avaliao fundada no destino ou no sentido histrico para fixar privilgios entre os dcumentos. 2.3 O ARQUIVO O arquivo, documentos acumulados por pessoa fsica ou jurdica, encontra sua unidade em quem o produz como conjunto, ou seja, em quem acumula os documentos no exerccio de suas atividades.6 O agrupamento dos documentos, sua seleo dentre todos os passveis de serem guardados, proporciona o sentido dos mesmos. O documento passa a ser parte de uma dupla totalidade: uma, no pensamento do colecionador, e outra, no conjunto dos documentos acumulados. Isto , o documento escolhido tem um lugar no conjunto de representaes do colecionador que o seleciona, e este lugar no imaginrio pode no ser o mesmo que aquele ocupado na coleo de documentos. O que acumulou um colecionador tudo aquilo que no descartou, tudo aquilo que de uma maneira ou outra fazia sentido preservar. Isto no significa afirmar que SOmente o que leu, o que concretamente tomou em mos, sobre o que expressamente emitiu juzo, venha a configurar o universo de sua coleo. Se adotssemos rigorosamente tal parmetro torna-se-ia difcil, sem a sua presena fsica, determinar, por exemplo, se cartas que no tenham indicao precisa de resposta foram efetivamente lidas. Ao se adotar O
Arq.

i31 Adm.. Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :62-76, jul/dez. 1986

65

critrio de acumulao como norteador da noo de coleo, os registros por ele produzidos somente so considerados quando acumulados. Caso contrrio estaramos na contingncia de empreender ingentes esforos de busca junto a rede de relaes pessoais e profissionais do colecionador com a fuialidade de reintegrar a seu fundo cartas, textos, fotografias, fitas, bilhetes, etc.. porventura em poder de terceiros. Assim nem tudo que o colecionador produz toma-se parte integrante de sua coleo, da mesma forma como no guarda tudo que toma em suas mos. Portanto, a lgica do arquivo no reside nos documentos, mas na pessoa, o sujeito que os seleciona e arranja. No a produo do documento que interessa, mas a constituio da coleo. Esse honio comulator no somente o funcionrio que junta os documentos, mas o titular, a p.essoa fsica ou jurdica que produz fatos e situaes que rornamse socialmente relevantes e meream ser retidas. Ao sujeito desse processo de acumulao, que se apropria privadamente de determinados documentos, chamaremos provisoriamente de arquivador, em contraposio ao arquivista, termo aqui reservado ao personagem encarregado do arquivo quando este for abandonado pelo titular em favor da histria.
3. O ARQUIVADOR

3.1 O ARQUIVADOR E OS EVENTOS A verdadeira imagem do passado perpassa, veloz. O passado s se deura fixar, como imagem que relampeja irreversivelmente, no momento em que reconhecido. [BENIAMlN ( 1 985), p. 2241 O plano da existncia humana que se abre aos nossos sentidos e que fornece atravs deles as lembranas que constituem a memria , do ponto de vista do instante mesmo da percepo, um mundo catico e ambguo. A concatenao e a hierarquizao das percepes so fenmenos eminentemente subjetivos. A imagem que relampeja s pode futarse aps um reconhecimento. Os dados da percepo desenham um mundo em perfeita mudana que, segundo Bergson, s encontra sentido naquilo que, ao contrrio deles, perdura: o corpo e a conscincia [BERGSON (1959), p. 1961. Esse mundo dos dados referidos ao sujeito o mundo dos eventos, envolvendo espao. ao, durao, etc. O evento nasce de uma operao de recorte e distribuio na srie indefinidamente divisvel do tempo, e , essencialmente, produto de uma memria que costura percepes instantneas: nossas percepes sucessivas no so jamais momentos reais das coisas... mas momentos de nossa conscincia. O papel terico da conscincia na percepo exterior ... seria de ligar, pelo fio contnuo da memria, vises instantneas do real [BERGSON (1959), p. 2161 Mas a prpriaviso instantneano pode ser pensada autonomanente: nos instantneos j entra um trabalho de nossa conscincia, que prolonga uns nos outros de maneira a cont-los numa intuio relativamente simples, momentos to numerosos quanto se desejara de um tempo indefinidamente divisvel [BEKGSON (1959), p. 2171. O evento a nica forma de reter o fluxo do tempo que escorre por entre nossas mos, transformando-o em algo que pode ser descrito, narrado, reproduzido, rememorado, mas 3 seu reconhecimento ele prprio uma operao da memria. O tempo que no se eventualiza (nem como lembrana, imagem, impresso tctil) shrplesmente flui e se perde. Para este mesmo destino rumam os eventos de domnio muito particular, da intimidade dos indivduos, que se deseventuaiizam com a morte se no se transformam em algum tipo de registro. Na cadeia de eventos - subjetivamente ordenados, hierarquizados, etc., os documentos so um simples elo - quando cumprem o papel de transmissor circunstancial da
66
Arq. & Adm., RIO de Janeiro, 10-14 (2): 62-76, jul/dez. 1986

informao - ou um registro - quando j em sua origem est a marca da permanncia; frequentemente so ao mesmo tempo elo e registro: so eventos/documentos. Passam a ser exclusivamente documentos quando armazenados numa coleo que os aparta da cadeia de eventos que os produziu. O arquivador exercita o seu destino humano privado de criador de eventos, acrescido da necessidade particular de reservar alguns sob a forma de documentos, em um depsito, cuja razo de ser nem sempre a preservao. Ele se constitui como centro lgico da operao de recorte e acumulao, como uma imagem privilegiada, A qual as outras imagens esto reportadas: ... o papel da imagem que eu chamo meu corpo era exercer sobre outras imagens uma influncia real e por conseguinte decidir por vrios procedimentos materialmente possveis. E j que estes procedimentos lhe so sem dvida sugeridos pela maior ou menor vantagem que ela, imagem-corpo, retira das imagens circundantes, preciso que estas imagens desenhem de alguma forma sobre a face que elas exigem ao meu corpo, o partido que meu corpo poderia tirar delas [BERGSON (1 959), p. 1721. O arquivador constitui a sua coleo de documentos segundo critrios que lhe so preciosos - precauo, vingana, pragmatismo poltico ou administrativo (economia, eficincia, etc.), orgulho, fantasia e at mesmo, senso histrico. De qualquer forma, o.arqui. vador constitui Sua colprsn rnmn m g r .t a A,= __ a i -~ rnn= ----- + , A - .* * ---A---*q u G G , G l l i p1u lugar, um exerccio de controle sobre os eventos e que pode ainda estar erigindo sua eternidade enquanto indivduo, cujo nico critrio de aferio, e slida garantia, exatamente a memria. No podemos afirmar, a no ser como aberrao lgica, que os eventos e documentos, no momento em que se produzem, so destitudos de sentido. Somente por uma atribuio de sentido que processaram-se sua diferenciao como evento e sua formalizao como documento, destacando-os do contnuo original. No momento em que o arquivador os seleciona para este departamento especial da memria que a sua coleo, ele procede ao reconhecimento de um sentido - o da diferenciao - e A atribuio de um novo, a prpria seleo. Para Bergson existem duas memrias que se sobrepem. A primeira registra, sob a forma de imagens-lembranas, todos os eventos de nossa vida cotidiana a medida que eles ocorrem. Esta memria seria responsvel pelo reconhecimento inteligente, ou sobretudo intelectual, de uma percepo j experimentada. A outra uma memria profunda, sempre voltada para a ao, assentada no presente e objetivando somente o futuro. A constituio desta segunda memria aproxima-se bastante do processo de seleo que d origem A coleo privada de documentos: ela s retira do passado os movimentos inteligentemente coordenados que representam nele o esforo acumulado, ela reencontra estes esforos passados no em imagens-lembranas que os invocam, mas na ordem rigorosa e no carter sistemtico com os quais os movimentos atuais se do. Verdadeiramente ela no representa mais o nosso passado, ela o instrumentaliza, e se ela merece ainda o nome de memria no porque conserva imagens antigas, mas porque prolonga destas seu aspecto til at o momento presente [BERGSON (1957) p. 227-281.
. 1

.*I.III~..L

O modo como os documentos se agrupam na coleo apresenta uma cadeia particular constituda a partir da ao superposta de duas memrias. Essa arrumao - a ordem original - reflete o recorte de eventos que o arquivador realiza no mundo, o processo pelo qual reconhece, dentro do contnuo do tempo, alguns eventos, e os critrios de uma segunda atribuio de sentido, que a seleo indica. O armazenamento dos documentos na coleo gera portanto uma nova cadeia, constituda de fragmentos selecionados da cadeia mais ampla, um modo particular de articulao entre seus elementos.

Arq. i 3 1Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2) 62-76, jul/dez. 1986

67

Ao ser inserido na coleo, o documento passa a integrar a rede de circulao de sentido que nela habita. Numa concepo mais utilitria, eles ordinariamente se associam e diferenciam por contiguidade: o arquivador encerra numa gaveta uma etapa de sua vida que findou, agrupa cartas de um mesmo amigo; estaro os seus papis m,ais perto ou mais longe segundo uma necessidade presumida ou a constncia com que de fato recorre a eles. A coleo de papis privados o efeito de um conjunto de atos subjetivos que podemos arbitrariamente repartir em dois nveis: o da seleo, ou seja, o resgate do documento do torvelinho do esquecimento e da degradao, onde predomina a garantia de sua preservaao, sua integridade fsica; e o da articulao, ou seja, o modo como ser disposto no interior da coleo, que lhe guarda prioritariamente o sentido, sua integridade moral.

3.2. O ARQUVADOR E A ORDEM ORIGINAL Um conjunto de documentos por mais significativo que seja para o enredo de um determinado assunto, representa sempre o vnculo pessoal que o arquivador mantm com o mundo, no se confundindo com este pela parcialidade inerente ao recorte que o arquivador opera na totalidade. Faces de uma mesma moeda, toma-se mesmo improvvel imaginar registros de aes sem arquivador e vice-versa. Aponta-se para uma relao orgnica entre os documentos e o arquivador: aqueles ficam como que orbitando em torno do centro de gravidade que quem os acumulou. Se os documentos no devem ser afastados de seu centro gravitacional, o modo de acumular que lhes confere sentido, que os toma inteligveis. Desaperceber-se do modo de acumuaao poae impiicar no remiiejaiimito das Srbitzu, por cinsep-inte constrir relaes outras, com a imploso do sentido original. O que nos interessa na ordem original isto , no modo de articulao dos documentos gerado pelo processo de acumulao, no propriamente a preservao de sua disposio fsica. fi apreender a operao de acumulao como rede articulada de sentidos da qual o arquivador o centro lgico. Atribuio que no depende do contato direto com os papis, pois a funo de administr-los pode ser delegada a outros agentes ou, at mesmo a familiares. Formulador da poltica de acumulao dos seus papis, via de regra, dita os critrios mais gerais de seleo e classificao. Com atribuies executivas, sua equipe busca atuar segundo parmetros, inspirados na imagem-referncia que o arquivador. Os momentos de criao do arquivo podem ter sujeitos diversos. O processo de acumulao dinmico comportando revises de articulao e remanejamento de peas, o que dificulta, ainda que no impea surpreender seu movimento, sua trajetria: sua vontade de guardar. O que est em questo, portanto, saber o que o arquivador quer com seus regisfros. A reflexo deve incidir sobre a globalidade de sua lgica e no sobre o conjunto de informaes que seus contehios possam fornecer. A ordem original de um arquivo permite observar o movimento dos atores no processo histrico assim como estes o reconheceram e o registraram, isto , de forma distinta e diferenciada entre si. O modo de articular documentos produzido pelo arquivador pode ser comparado no mbito dos arquivos pblicos 5 lgica de classificao de documentos que norteia a administrao pblica em sua produo e circulao. A classificao defmitiva quando de seu recolhimento a entidades com estes fins, tanto mais eficaz se torna quanto tiver nitidez sobre como tramitaram os papis, que percursos triiharam na complexidade da rede administrativa, que alteraes de rota e mesmo interrupo de fluxos sofreram. Da dana e contradana da criao e extino de rgos administrativos e conseqentes remanejamento de papis, revela-se a lgica de arranjo desses documentos.
68
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):62-76, jul/dez. 1986

3.3. O ARQUIVADOR E A D O A ~ O
comum se observar um descompasso entre a biografia de um notvel homem publico e o porte e o grau informativo dos registros que reteve. Intervm nesse processo uma varivel subjetiva por conta da personalidade de cada arquivador. Se podemos trabalhar com um padro que considera que homens pblicos normalmente guardam e cuidam de seus papis, nota-se, na prtica do lidar com esses .acervos,,certos casos de incompatibilidade entre uma biografia repleta de feitos de um personagek de brilhante ao poltica e uma realidade de acumulao de registros aqum da expectativa. A situao inversa tambm se verifica; depara-se com colees de personalidades de biografia pblica menos fulgurante, mas de acentuada preocupao, para alm da produo de documentos. com a acumulao de registros. Mas este descompasso na relao biografia/registro corresponde quase sempre ao tipo de preocupao que o arquivador tem com sua imagem. No entanto, no ingresso da coleo no circuito pblico que esta relac;o pode ser observada com maior nitidez. A produo de uma imagem fruto tanto do que se exibe quanto do que se esconde. Nesta operao participam tanto o crculo familiar do arquivador quanto as instituiqv"ln;.,n o....ia ...,. .- A ^^.. ..=- ---c-------- , . f i P Y J p m-pm-hrj--C -. ~-----rT-y-u u histria o que o titular enquanto ator foi para sua poca. E difcil imaginar o gesto de doao sem o esprito de notabilizao. Do ponto de vista da memria no se exibe o que no se releva; no se expe, conscientemente, o que no seja rentabilizvel como preservao de imagem. O gesto de doar neste caso est sendo tomado como ato deliberado de vontade, seja por atitude voluntria de destinar A guarda de uma instituio de preservao de memria sua coleo, seja fruto da ao persuasiva dessas instituies junto ao titular ou famlia, seguindo orientao de sua poltica de acervo. Doar uma coleo, cerca-se por certo de indagaes, receios, pressupe relaes de confiabilidade que apontam um consenso sobre o carter relevante dos papis doados. Distintamente de comercializar, sugere propsitos outros no fundados na razo econmica, deixa entrever identidade entre as partes. Se O arquivador doa porque considera ter algo a legar, as instituies de memria muitas vezes d o -instituindo ~", valor. A ao de a ele se antecipam, informando-o, " ~ ~ n ~ ~ i e n t i ~ a nlogo convencimento baliza-se em argumentos que sustentam o valor histrico singular da ao poltica do personagem e a relevncia de seus documentos - pressupondo compatibilidade entre o desempenho pblico e registros acumulados - para os estudos da histria. A ao familiar costuma se dai- nos casos em que, herdeira da vontade d o arquivador, se investe da administrao de sua imagem. Nesta condio de se supor que a coleo possa vir a sofrer desfalques ou acrscimos, com conseqente alteraes de sentido. Se a ao do arquivador em relao a produo de sua imagem, em alguns casos, 6 visvel; o ingresso da famlia nesse circuito torna-se ainda mais ntida. A leitura, em carter de exame da documentao, a que se dedica antes da doao tem por finalidade compatibilizar os registros com a idealizao da imagem. Por vezes mais rigorosa, por outras mais fiexvel, a interveno do crculo familiar emerge como mecanismo de filtragem de at onde o pblico deve avanar por sobre o mundo do privado. .?o-descartar, aqui entendido COmo colocar fora do consumo pblico certos registros, age-se como -que a ultimar OS retoques finais, a maquiar a face privada para convert-la em face pblica, burilando seu perfil imaginrio. A pirmide de papis pode servir como metfora dessa converso da coleo em arquivo privado. A famlia, em ao complementar, atua como elo de ligao, pois mediante seu crivo que se referenda o trnsito dos papis do arquivador para seu lugar na .histria.
"..Prn
3 . -

---A--

I_._

L.VIY.'I.....V-.

. U "

""""~Y"'

Arq. & Adk.; Rio de Janeiro, 10-14 (2):62-76. jul/dez. 1986

69

Existe uma relao muito forte entre a guarda de documento e seu valor probatrio, quando este, socialmente aceito como verdadeiro, serve para confirmar situaes de propriedade ou outras, quando suporte da realidade. Os homens guardam ainda muitos outros que no servem como provas legais de propriedade, nem mesmo de relaes ou identidade. Ao contrrio, so papis que contm textos bons para pensar, que tematizam questes centrais para a sociedade ou para os indivduos. Mas alm de seu valor probatno, em sentido legal, os documentos podem servir de prova para a imagem. A ao familiar no se exerce sem nus para a integridade da coleo. A anlise da documentao e a construo das redes de relao que contm permite identificar, flagrar as fissuras A sua lgica original. A ao dos parentes se evidencia nos parnteses que abre nas colees. Resgurdar uma imagem, nesse sentido, pode significar estar erguendo outra. A vontade de erguer monumentos traz embutido o desejo de engrandecer a biografia do arquivador, mas este gesto no desprovido de legitimidade, j que pode fundar-se no monumento que o prprio arquivador pretendeu erguer.
4. OS MODOS DE ARTICULAO

Se o sentido dos documentos reside em quem os acumula,-articulando-os uns aos outros, no que tange aos arquivos privados de homens pblicos a anlise desta ordem original um passo primeiro e fundamental na recuperao da informao. A organizao especfica dada aos arquivos pelos homens pblicos se volta, em ltima instncia, para o pblico. Mas, existem diversos tipos de homens pblicos, assim como de pblicos, possbilitando assim uma diversidade de tipos de ordem original. A tipologia que sugerimos a seguir representa uma p ~ i e i r 16Bse S diversidade dos rcpircx p r i v x i o ~ de ~ G I E ~ S pblicos. Um primeiro tipo seria o catico. Um no arranjo, um conjunto de documentos inteiramente desordenado, como se fosse o resultado de uma lufada de vento que tivesse misturado as folhas de papel ao acaso. Trata-se de um hipottico nvel zero de articulao. Esta forma particular de ordenao reflete o ato simples de seleo dos documentos, que so ento guardados indiscrimnadamente, isto , sem qualquer articulao contgua que contribua para a preservao de seu sentido; parece reproduzir o catico da cadeia original. Neste caso, o que d o carter de arquivo aos documentos sua separapTo do universo de documentos passveis de acumulao pelo titular. Um arquivo deste tipo pode ter resultado de um cataclsma que misturou OS papis - a hiptese mais aceitvel. Mas pode tambm ter sido produzida por um arquivador cujs nica obsesso era guardar, preservando os documentos mas privando-os de utilidade. Tal arquivador realiza ao mximo o ideal da preservao em colees, pois retira de forma absoluta o objeto da circulao, ao mesmo tempo em que produz, por esse mtodo, uma forma privada de esquecimento.8 No se poderia ainda descartar, por absurda, a hiptese de um arquivador perverso com interesse especial em baralhar os documentos e mascarar a prpria lgica da acumulao. A experincia - pelo menos aquela que oferece o trato com arquivos privados de homens pblicos - nos ensina que este modelo barafunda bastante raro; bem mais comum so os arquivos chegarem com algum tipo de articulao. Tal articulao deve ser pensada em funo da lgica produzida pelos critrios de seleo e as expectativas de desempenho do arquivo como instrumento da memria. Levando em considerao este aspecto, o desempenho ou utilidade do arquivo para o arquivador, podem ser observados dois padres bsicos que chamaremos provisoriamente de centrriugo e centrpeto. O centro de que fala , naturalmente, o arquivador: sua viso, seus anseios, o modo como se relaciona com os outros.
70
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 6 2 - 7 6 , jul/dez. 1986

No padro centrfugo o arquivo parece falar predominantemente de si, do modo COmo se organiza para desincumbir-se de suas aes no mundo. A articulao entre os documentos obedece a uma lgica administrativa ou, na falta de melhor termo, a um princpio funcional. E um arquivo que tende a produzir processos, e seu movimento de dentro para fora. Pode espelhar as atividades funcionais do titular ou das instituies s quais se vinculou, possuindo um trao burocrtico muito desenvolvido. No padro cenrpeto o arquivo parece falar predominantemente do outro, do modo como recolhe e antecipa seus efeitos. A articulao entre os documentos obedece a uma lgica eminentemente poltica. um arquivo que tende a produzir retratos, dossis (numa conotao policial do termo), e seu movimento de fora para dentro. Um poltico pode acumular documentos para utiliz-los no jogo de poder, como trunfos contra adversrios. Estes padres, no mbito de um arquivo especfico, no so excludentes. Ambos convivem, em intensidades variveis em cada arquivo, como casos (ou modos de combinar) de uma sintaxe de ordenamento. Observado no nvel de sua articulao contgua, o arquivo se organiza como frase e segundo esta tica que se pode falar em suaorgunicidade: como atributo do reconhecunento evidente de um sujeito que o enuncia. - o arquivador - e de uma sintaxe do ordenamento. F;m-llminn ,-. -1 - ou- -:-*------c---- :- - --o , - ,,-,,:.,-A-__,.....m,~-e y x s a b L w z b i a i uLxa, inclusive, faz registro. Gustavo Capanema, por exemplo, esboa, no final de 1944, um plano geral para seu arquivo. Este se dividiria em trs partes: - A (parte inicial): papis da vida particular - B (parte geral): relaes em geral - C (parte especial): vida pblica. A parte C se dividiria em trs captulos 1C - at 1930; 2C - de 1930 a 1934; e 3C de 1934 em diante (at a concluso do perodo ministerial). No interior de cada um destes captulos os papis estariam repartidos em cusos: Os papis se reuniro em grupos completos. Cada grupo completo um caso. 0 caso ser um acontecimento, ou uma srie de acontecimentos, ou uma srie de documentos entre si relacionados, ou um estudo ou uma coleo de estudos. O significado da noo de caso pode ficar mais claro com a exemplificao que se segue, retirada de uma lista de casos relacionados s artes plsticas: Organizao do Servio do Patrimnio Histrico Nacional, Mrio de Andrade, Conferncias de Le Corbusier (1 936) e Exposio de Cndido Portinari na Escola Nacional de Belas Artes (1934). Estes casos, distribudas em pastas no arquivo em ordem numrica, seriam fichados e catalogados segundo uma classificao de assunto. Atravs desta classificao, transparece o modelo centrfugo adotado e sua lgica administrativa. O sistema de classificao era decimal e para o captulo 3C apresentva as seguintes classes:
a -

^^^ wz.rLuuu

L-

vz~lLIIIIvI,~c

L .

O. OSAssuntos gerais do MES

1.

2.
3. 4.

5.
6.

7. 8. 9.

O ensino em geral O ensino superior Problemas gerais do ensino Problemas comuns aos diversos ensinos Assuntos culturais Sade e Assistncia em geral Os grandes problemas sanitrios O campo de atuao do MES Assuntos diversos
71

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 62-76, julldez. 1986

Os Assuntos gerais do MES repartiam-se em: 00. Organizao geral 01. A legislao 02. A administrao geral 03. Os oramentos e os crditos adicionais 04. As sedes e reparties do MES 05. As publicaes e as bibliotecas 06. As obras e as jnstaiaes 07. A estatstica 08. A documentao e a publicidade 09. A planificao geral O que este primeiro esboo de arranjo para os papis da Capanema exibe, o interesse de preservar o sentido de seus documentos agrupando-os em aes e acontecimentos, os gestos de sua movimentao no mundo. E classific-los segundo os instrumentos, estratgias e objetivos dos quais estes gestos so a materiahao, a eventualizao. A classificao apresenta as questes, e os casos, as respostas. Sua organizao se estende sobre o mundo do mesmo modo que as aes e os acontecimentos o fizeram. A concepo de arquivo de Filinto Muller absolutamente diversa. Ele no se estende sobre o mundo, despoja-o. Seu arquivo fala bem mais dos outros do que de si, e o lugar onde esto guardados segredos para utilizao na hora devida. Em uma entrevista d revista Veja, de 29/03/72, ele o utiliza para defender-se de antigas acusaes: DUrmt~ v h t e m ~ carreguei s a X U S ~ @ Q d morte de Severo Fournier. T e d u aqui no cofre (e vira-se para a pequena e desordenada fortaleza onde guarda seus papis) a carta de seu pai, de 19 de outubro de 1938, agradecendo o tratamento dado ao f ~ oVeja . esta aqui, do Francisco Morato, escrita num hotel, recm-sado da priso de So Paulo, agradecendo minha interferncia junto ao presidente para conseguir que o Ademar de Barros o libertasse. a primeira vez que a mostro. O tipo de preocupao de Filinto Muiier arquivador vai originar um arquivo centrpeto, onde o sentido est relacionado com o tipo de servio que o documento vai prestar ao centro, o arquivador. Ele volta-se para dentro falando dos outros, e s ali encontra o seu significado real. Isto se evidencia quando observamos a ordem original do arquivo que classificava os documentos (cartas em sua grande maioria) por correspondente e, em algumas ocasies, por evento. Os dossis da decorrentes, agrupavam cartas de terceiros mais do que do prprio Filinto. Este, ao contrrio de outros homens pblicos de sua poca, no costumava guardar cpias das que enviava. Os dossis eram ordenados entre si atravs de uma classificao alfabtica dos prenomes ou alcunhas, proporcionando uma recuperao rpida da informao para o arquivador, que os solicitava atravs do nome pelo qual ele conhecia o correspondente ou o evento desejado. Sobre o sentido que o nvel da articulao circunscreve, e do qual os dois exemplos citados so os casos extremos, pode instalar-se ainda um supra-sentido. O arquivo como produo de uma imagem do titular para a histria. Os documentos so acumulados segundo a lgica de edificao de uma imagem histrica, que pode ser a lgica dos temas e perspectivas do campo intelectual. O arranjo seria ento produto do que o titular imagina ser a histria. Chamaremos a este tipo de monumental. O sentido monumental e histrico no privilgio do arquivista (de fato, sua obrigao), e pode estar presente, em maior ou menor grau, no prprio arquivador. Ele, o produtor e acumulador de papis privados, neste caso um construtor de monumentos, cujo pedestal a histria. Mesmo que isto, em
72
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):62-76,jul/dez. 1986

ltimh instncia, diga respeito a quase todo arquivador, a sua conscincia pode estar mais atenta a este supra-sentido, a ponto de perceber o seu arquivo como uma pirmide em construo, que guarda a sua memria e a de seu tempo para as geraes futuras. J no modelo de arranjo de 1944, o arquivo de Gustavo Capanema dispunha de uma seo propriamente monumental: era a folioteca, compartimento bastante semelhante s sries de produo intelectual nos arquivos privados modernos, onde os documentos .eram organizados e preparados para fins de publicao. Essa dimenso monumental cresceu ao longo do tempo, e a pirmide ergueu-se inicialmente num apartamento, no Rio de Janeiro, alugado somente para guard-la. Afirmava o ex-ministro em depoimento dado a professores de arquitetura da Universidade de Braslia, em 12 de dezembro de 1962: Pretendendo, dentro de algum tempo, mandar fazer um levantamento de todo o meu papelrio que numeroso. .. e estava... esparramado em vrios lugares da cidade... De modo que quero ver se contrato um tcnico para orden-lo. Tem que ser uma pessoa entendida e eu tenho que estar presente.

O sentido desta nova qrdenao estava no fato de Capanema reconhecer uma dvida para com a cultura brasileira no sentido de divulgar este material. E aos professores que q lhe pediam informaes, afirmava: Tenho o dever de fazer essa busca e de ?restar n ---!...L,,~ll~~a que VUGS precisam.A doao do arquivo a um centro de documentao histrica atende quase sempre a esse desejo de monumentalizao e de imortalidade que s a dimenso pblica pode oferecer. O centro histrico monumentaiiza o arquivo privado ao dar-lhe dimenso histrica e pblica. No entanto, esse movimento na direo do monumento, do pblico e da histria, pode ser antecipado pelo arquivador que com isto introduz uma qualidade nova no ordenamento de seus papis. Um valor que transcende a atualidade da articulao contgua do ordenamento e instala sobre ela a srie das metforas de imortalidade que vincula o passado dos documentos ao futuro da pesquisa histrica. Os valores que o supra-sentido monumental instala podem muitas vezes ser fortes bastante para definir e recriar o significado e o ordenamento do arquivo. Esses modelos foram pensados levando em conta as duas principais operaes na constituio de arquivos, a acumulao de documentos e o arranjo. A acumulao dizendo respeito atividadt de colecionar documentos no universo documental e o arranjo ordenao do que foi separado. Nessas operaes existem trs principais termos: o titular do arquivo e seus auxiliares, o arquivo tomado em seu conjunto, e sua funo ou utilidade. Na realidade estes modelos de ordem original no se apresentam de forma estanque. O arquivo, propriamente dito, um amlgama desses modelos, como a vida de uma pessoa a mistura de lgicas que plasma sua trajetria e d sentido i acumulao de documentos.
__-,..---I--

5 . CONSIDERAES FINAIS

Exegi monumentum aere perennius (Horcio) Ao longo do texto, o arquivo foi propriamente considerado como efeito da acumulao de documentos, este seu gesto fundador e aquele que lhe confere sentido. As reflexes incidiram sobre o sentido original e sobre o arquivador, enquanto sujeito do processo de acumulao, na racionalidade de seus atos. O movimento do arquivador domnio de uma subjetividade que recorta, costura e prolonga percepes momentneas; sua lgica emerge da regio histrico-afetiva em que os mundos ntimo e pblico se misturam.
Arq. 81Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):62-76, jul/dez. 1986 73

 esta dimenso do ntimo que a designao arquivo privado tende a obscurecer. Somente na sua insero no circuito pblico que a coleo particular de papis adquire status social de arquivo privado. Um status construido por oposio ao de ptiblico - que excludo do Estado e de suas agncias - e que rene colees provenientes das mais diversas figuras da esfera privada: indivduos, famiias, empresas, instituies, etc. A designao de arquivo privado implica numa diluio do ntimo e na sua reduo ao privado, isto , na reduo da existncia individual A forma de sua relao com o pblico e ao modo como por ele definida. Por essa razo, o raciocnio em tomo do arquivo pessoal, enquanto arquivo privado, no deve confundir-se com aquele que se volta para os arquivos de empresas, instituies ou partidos polticos, cuja insero no mundo se faz originalmente numa esfera intermediria, bem mais prxima ao Estado. A franquia de um arquivo privado ao pbico por qualquer meio, especialmente sua incluso no acervo de uma instituio de preservao da memria, conduz A sua publicizao, e conseqentemente A sua caracterizao efetiva como arquivo. A publicao, que pode corresponder A expectativa do arquivador ou de sua famlia, efeito da produo de historicidade dos papis da qual a instituio est encarregada. O arquivo histrico C o produto final da operao de monumentalizao a que se dedicam as instituies da preservao da memria. A monumentalizao, no entanto, como condio obrigatria de toda historicidade - como de tudo aquilo que perdura socialmente - comporta o risco de sujeitar o todo do arquivo A face potencialmente dotada de relevncia histrica; pode acarretar, com base numa suposta cumplicidade com o arquivador, a reduo do conjunto de sua via aos seus momentos de consagrao pblica. Arrisca-se submeter o recorte originai a in iiuvci recorte, 2 zma nova articulao ditada pela conscincia histrica da qual a insttiuio a representante junto ao campo intelectual e A sociedade. O centro de documentao histrica. como instituio de preservao da memria, , em ltima instncia, responsvel por seu sentido histrico, que pode frequentemente colidir, confrontar-se ou trair o sentido original, manifesto na seleo e articulao empreendida pelo arquivador. O arquivista vive sob a tirania de um sentido que ele deve expressar no arranjo dos documentos e cristalizar i10 inventrio. S h talvez um modo do arquivista reduzir os efeitos do conflito em que se envolve na obrigao social de impingir um sentido sobre outro, ou invent-lo onde no o enxerga: fundir-se com o arquivador, mergulhar na sua subjetividade, promover a conciliao de racionalidades - se a razo pode ser em alguma circunstncia cordial. E provavelmente no h outro dado para informar e conferir substncia e viabilidade a este procedimento do que os laos afetivos que elabora aquele, que por dever de ofcio, est obrigado a habitar o ntimo na produo do pblico.

NOTAS EXPLICATIVAS: Ternos conscincia do risco que corremos ao trabalharmos com a categoria de sociedade como organismo social. Apesar de estarmos concordando com figuras como Durkheim e Radcliffe Brown, autores contemporneos os criticam. Como afirma Leach .... os antroplogos contemporneos tm vindo gradualmente a aperceber-se de que o seu objetivo no consiste propriamente nas coisas e nos seres humanos, mas nas relaes em interao dinmlca [LEACH (1989, pg. 281. Todo ser humano que viva numa sociedade duas coisas: indivduo e pessoa. Como indivduo, um organismo biolgico, aglomerado de imenso nmero de molculas organizadas numa estrutura complexa, dentro da qual, durante o tempo que persiste, ocorrem aes e reaes fisiolgicas e psicolgicas, processos e transformaes. Os seres humanos como indivduos so objetos de estudo dos fisiolgicos e
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :62-76, jul/dez. 1986

(3)
(3)

(4)

psicolgicos. O ser humano como pessoa um complexo de relacionamentos sociais. E cidado da Inglaterra, marido e pai, pedreiro:.. [RADCLIFFE BROWN, 1973), pg. 238 e 2391. ... Os mitos e os ritos oferecem, como valor principal, ter preservado, at a nossa poc?, de uma f o m ? residual, modos de observao e reflexo ... ... Os mitos e os ritos oferecem, como valor principal, ter preservado, at a nossa poca, de uma forma residual, modos de observao e reflexo ... [LVI-STRAUSS ( 1 0 7 0 ) ~ 371. . Nietzche considera que a linguagem tem uma base intuitiva que produz metforas que adquirem estatuto de verdade pela igualao do n? igual, transformando-se em conceitos [NIETZCHE (1983), pg. 481. Este movimento que permite a classificao que age como facilitadora da formao de uma memria [ LVI-STRAUSS (1970). pg. 371. Se assumirmos a radicalidade do pensamento de Nietzche, essa. memria s se produz a partir de um esquecimento original: as verdades so iluses, das quais se esqueceu o que so, metforas que se tornaram gastas e sem fora sensvel, moedas que perderam sua efgie e agora F entram em considerao com.0 metal, no mais como moedas [NIETZCHE (1983). pg. 481. Na histria infantil de Joo e Maria, suas pegadas na floresta so o primeiro tipo de sinal, que a circunstncia produz. J os farelos de po, so sinais cuja inteno perdurar. O estratagema no funciona e sugere a discusso sobre a eficincia e durabilidade dos sinais que pretendem representar a passagem. Com efeito, os arquivos, esta sua definio, so o conjunto de documentos de toda espcie, que todo corpo administrativo, toda pessoa fsica ou moral, rene automtica e organicamente em razo de suas funes e de sua atividade; acrescentemos e que so conservados a tatulo de referncia [DUCHEIN, (1977)l. Tomemos um exemplo. fcil definir o fundo de arquivo de uma abadia, de um hospital. de um tribunal: (para utilizar os termos d o Lexicon of Archive Terminology das Edies Elsevier): o conjunto de documentos cujo acmulo foi efetuado no exerccio das atividades dessa abadia, deste hospital, deste tribunal. No h nenhuma dificuldade de interpretao, porque a abadia, o hospital, o tribunal, so rgos bem definidos, possuindo uma personalidade jurdica precisa e estvel IDUCHEIN ( 1 977)]. Ver tambm, para a aproximao da noo de evento a de corte mvel n o interior de uma durao a leitura de Gilles Deleuze das trs teses de Bergson sobre o moviinento. [DELEUZE (1985) pg. 9-21]. Para a noc;o de coleo como conjunto de objetos retirados de circulao e desprovidos de valor de uso ver [POMIAN (1984) pg. 53/54].

(5)

(6)

(7)

(8)

HIBLIOCRAFIA
BENJAMIM, Walter. Sobre o conceito de Histria. In: Obras Escolhidas. So Paulo, Brasiliense, 1985. BERGSON, Henri. Matire et rnrnoire. In: - Ouvres. Paris, PUF 1959. BOURDIEU, Pierre. Un Arr Moyen; essai sur les usages sociaux de Ia photographie. Paris, Minuit,

1962.
BUNUEL, Luiz.Meu ltimo suspiro. Rio de Janeiro, Nova Fronteira, 1982. o DELEUZE, Gilles. Cinema I:A imagem-movimento.So Paulo, Brasiliense, 1985. o DUCHEIN, Michel. Le Respect des fonds en archivistic; principe thorique et problmes pratiques. La Gazetfe des Archives, Paris, (97), 1977.
0

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 62-76,jul/dez.1986

75

o DURKHEIM, Emile. Les Formes Elementaires de l a vie religieuse. Paris, PUF, 1968. ELIADE, Mircea. O Sagrado e o profano; a essncia das religies. Lisboa, Livros do Brasil, s.d. ' o LEACH, Edmond. Anthropos. In: ENCICLOPDIA Einaudi; Anthropos-Homem. Porto, Imprensa Nacional, Casa da Moeda, 1985. v.5. o LVISTRAUSS, Claude. O Pensamento Selvagem. So Paulo, Cia. Ed. NacionallEDUSP, 1980. o NIETZCHE, F. Sobre a verdade e a mentira no sentido extra-moral. In: OS PENSADORES. So Paulo, Abril Cultural, 1983. o POMIAN, Krzysztof. Coleo. In: ENCICLOPDIA Einaudi; Memria-Histria. Porto, Imprensa Nacional/Casa da Moeda, 1984. v. 1. 0 RADCLIFFE-BROWN, A.R. Estrutura e funo na sociedade primitiva. Petrpolis, Vozes, 1973. 0 SCHELLENBERG, T. R. Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio. Rio de Janeiro,

FGV, 1980.

76

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 62-76, julldez. 1986

REORGANIZAAO DE ARQUIVOS EMPRESARIAIS:

UM ESTUDO DE CASO*

La de Aquino""

RESUMO A integrao dos arquivos aos sistemas de informao das empresas poder ser alcanada, mas rapidamente, na medida em que os arquivos estejam preparados para utilizar os modernos recursos que a tecnologia da informao vem colocando i sua disposio, com destaque para o vnculo computaQ-micrografia. A Gesto de Documentos apresentada como um caminho tcnico para a organizao dos servios de arquivo. Examina procedimentos tcnicos adotados em operaes dos subsistemas de transferncia/avaliaco, arauivos correntm- a r y + i~k-:Ekk, Z,U;~U pciiiiariarire e microriimagem que integram a estrutura do Sistema de Comunicao e Arquivo - SICAR -, do Banco Nacional de Desenvolvimento Econmico e Social (BNDES). No controle do crescimento da produo documental so utilizadas prticas de administrao de documentos e os recursos da microfhagem e do computador, o que se constitui no alicerce para a construo do Sistema de Arquivo do BNDES.
i . INTRODUO Como.em todos os lugares do mundo, os principais vetores da Informao so: os arquivos, as bibliotecas e os Centros ou Servios de Documentao ou Informao. A informao se tornou uma base essencial do progresso da Civilizao e da Sociedade. Todos concordam, atualmente, que h falta de informao e de meios eficazes para o seu intercmbio - fatores limitantes do desenvolvimento econmico e social dos povos. Em uma empresa, o Arquivo - quer seja administrativo ou de carter permanente constitui fonte frequentemente procurada para a obteno de informaes. Modernas tcnicas de Arquivologia devero ser desenvolvidas no s para preservar o documento, como principalmente para recuperar a informao de maneira rpida e eficaz. A microfdmagem um exemplo de tecnologia de suporte da informao, que preenche de maneira econmica, segura, autntica e imediata essas duas finalidades. O vnculo computao-micrografia uma realidade que os especialistas da informao tero que adaptar-se e enfrentar, sob pena de desenvolver projetos de sistemas de informao arriscados a perecer antes de serem criados.

* Trabalho apresentado no 50 Congresso Brasileiro de Arquivologia, Rio de Janeiro, 17 a 22 de outubro de 1982. Revisto e atualizado para publicao em Arq. & Adrn.
li

I
I

** Gerente de Documentao do Banco Nacional de Desenvolvimento Econmico e Social.

Arq. 81Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :77-95, jul/dez. 1986

77

Os Arquivos administrativos no podem sequer pensar em sobrevivncia, nos tempos atuais, sem a prvia aceitao das interligaes de suas atividades com as dos demais vetores de informao da empresa, e sem a utilizao dos modernos recursos da tecnologia da informao. Como as atividades arquivsticas sero impostas & empresa? Como as atividades arquivsticas devero se impor numa empresa, logo aps sua implantao? Este trabalho procura colocar respostas para as duas questes, oferecendo aos profissionais da rea caminhos alternativos para a implantao de um Sistema de Arquivo em uma empresa. Descreve a origem, os problemas e disfunes, os objetivos, a organizao estrutural, as principais atividades do Sistema de Comunicao e Arquivo do BNDES, em seus quatro primeiros anos de funcionamento e a metodologia aplicada na coleta de dados, na seleo, na avaliao e na microfdmagem dos documentos arquivados nas diversas unidades da Empresa, onde o uso de tcnicas da gesto de documentos constituiu a grande estratgia para o reconhecimento e aceitao das novas funes dos servios de arquivo. A gama de processos repetitivos em decorrncia da indexao de documentos, encontra na computao poderoso recurso para a sua pronta execuo. So apresentados os resultados da aplicao da automao em servios de arquivo. A necessidade de coordenao dos arquivos correntes a grande problemtka para se implantar um Sistema eficiente, principalmente face aos procedimentos de cada Unidade no que tange ii siia inportncia regimental e estrutural. As tentativas de conscientizao e a posio assumida pelo igu centro! dc Sistema gestor dos documentos, aliadas ao indiscutvel valor das tecnologias de suporte da informao (micrografia e computao), j fazem antever um futuro bastante promissor.

2. ORIGENS DO PROJETO DE SISTEMA DE CQMUNKAO E ARQUIVO (SICAR) Em janeiro de 1980, o BNDES contratou A Fundao Getlio Vargas (FGV) um estudo sobre a situao dos servios de comunicao e arquivo do Banco com O objetivo de melhorar seu funcionamento e redimension-los para o Edifcio de SeMos do Banco, no Rio de Janeiro (EDSERJ), 4 poca em construo. Este Contrato de Assistncia Tcnica, retratava o interesse da Alta Administrao do Banco na busca de soluo para os diversos nveis de problemas que estava enfrentando, derivados da no -existncia de arquivos organizados: depsitos de papis velhos, informaes e documentos extraviados, falta de espao, pessoal no-adaptado s funes, diversidade de critrios, procedimentos, linguagens e formulrios inadequados. A motivao ou a pr-disposio demonstrada pela AdministraSo do Rnco, teve a impulsion-la, a bem da verdade, um fator extrnseco aos problemas especficos de arquivos, que no poderamos deixar de registrar: o BNDES estava prestes a centralizar todas as suas unidades administrativas no novo Edifcio de Servios e, assim, a mudana de instalaes fsicas viria a constituir-se, tambm, em um grande aliado dos servios de arquivo para sobrepor-se aos defeitos de uma situao falha e superada.

3. PROBLEMAS E DISFUNES QUE MOTIVARAM A INSTITUIODO SICAR

O diagnstico elaborado pela FGV apresentou, entre outras, as seguintes causas para o estado precrio dos diferentes servios de comunicao e arquivo do Banco.
78
Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 77-95, jul/dez. 1986

Posio hierrquica inadequada da Gerncia de Documentao (GEDOC) - unidade do BNDES responsvel pelos servios de protocolo, arquivos, microfilmagem e grficos. Remanejamentos constantes de rgos e respectivos arquivos, como conseqncia de mudanas estruturais. Escassez de recursos humanos, principalmente no que se refere a pessoal especializado em Arquivologia e disciplinas afins. Dificuldades de relacionamento entre a GEDOC e as demais unidades com funes de protocolo e arquivo. Disperso fsica dos rgos do BNDES. Desconhecimento e inobservncia das normas anteriormente estabelecidas. Entrada e registro de documentos diretamente nas reas, sem um controle central. Adoo de sistemtica de trabalho inteiramente diferentes entre si. Diferenas de linguagem, procedimentos, rotinas, formulrios, mveis e equipamentos. Adoo de diferentes sistemas de classificao de documentos. J_..- -uuvau & III&u;ua Uc; m q u i v a m a i i w iriiiequacivs. Falta de critrios de transferncia de documentos para a GEDOC. 0 Volume excessivo de documentos arquivados nas reas. Rigidez no respeito aos escales hierrquicos na trariiitao de documentos. Inexistncia de poltica de tratamento e acesso a docunientos confidenciais. Falta de instrumentos formais de destinao de documentos (Tabelas de Tempofia lida de). Insensibilidade para a importncia dos arquivos como fontes primrias de informaes administrativas. Indisciplina dos usurios dos servios. Necessidades de reviso das funes de microfilmagem (com nfase para o preparo da documentao e indexao das microformas). instalaes deficientes. O diagnstico apresentou, tambm, problemas e disfunes de origens tcnicas e administrativas que sugeriam solues corretivas imediatas, sob pena de os servios da Empresa sucumbirem no oceano sempre crescente de documentos e, o que pior, ocorrerem eliminaes de documentos sem critrios, com grave prejuzo para a histria econmica do Pas. A proposio do enfoque sistmico no era original. Os servios de comunicao e arquivo do BNDES estavam organizados A luz da filosofia introduzida pelo Decreto-lei n? 200/67, que disps que as atividades-meio da administrao pblica federal fossem organizadas sob forma de sistemas orientados e controlados centralizadamente. A GEDOC, subordinada ao Departamento Administrativo, detinha as funes de um rgo central e os demais integrantes do Sistema se constituam em ncleos de arquivos setoriais e especiais. Na prtica, esse rgo central no havia conseguido assumir seu papel normativo, coordenador e fiscalizador, e por vrias vezes.houve tentativas de revitalizar essa posio, sem sucesso.

4. O SISTEMA DE COMUNICAOE ARQUIVO (SICAR)

Em setembro de 1981, decorrido quase um ano da concluso dos trabalhos de assistncia tcnica da FGV e igual tempo de desenvolvimento de alguns programas bsicos, tais

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 77-95,jul/dez. 1986

79

como avaliao e microfilmagem de documentos, com a Administrao da Empresa consciente da necessidade de reunir as atividades de arquivo numa estrutura sistmica, que garantisse a orientao tcnica aos responsveis peia produo ducumentai, institucionalizado o SICAR, atravs da Ordem de Servio n? 03/81. O SJCAR, coordenado pela GEDOC, integrado pelas operaes dos seguintes subsistemas : - Protocolo - Arquivo Corrente - Transferncia e Avaliao - Arquivo Intermedirio - Arquivo Permanente - Microfhagem - Reproduo de Documentos por Processo Grfico e Eletrosttico
4.1. EsmrMra Dentro do esquema de organizao proposto - centralizao de comando e descentralizao da execuo - i GEDOC, como rgo central do Sistema, cabe exercer as seguintes funes: Funes nonnativas - que consistem na elaborao de projetos de normas e defmio de procedimentos e competncias, permitindo que as atividades operativas sejam exercidas descentralizadamente, mas de maneira coordenada e segundo critrios preestabeecidos. Funes de superviso, coordenao e controle - que consistem em acompanhar e fazer cumprir as normas e diretrizes fxadas, vinculando, entre si, as unidades componentes do Sistema Poi uma relao de coordenao e orientao tcnica. Funes operativas - que consistem na administrao das operaes de recebiment o e expedio dos documentos, dos arquivos Intermedirio e Permanente, da Mic r o f h a g e m e dos Servios de Reproduo de Documentos. Os arquivos Correntes, integrantes da estrutura do SICAR, so ncleos de Arquivos das diversas Unidades do BNDES, e exercem funes operativas de registro, distribuio, classificao, tramitao, arquivamento e emprstimos dos documentos de uso corrente.
'

i
A

4.2 Aspectos do Ato de Criao Destacam-se trs aspectos importantes e que constam do Ato Oficial de criao do SICAR: 1. A implantao gradativa, uma vez que independente de solues para o quadro de recursos humanos e da prpria estrutura dos integrantes do Sistema. A proposta de institucionalizao do SICAR levou em considerao as restriqes existentes quanto 3 contratao de pessoal especializado e, ainda, quanto A formalizao de uma estrutura adequada ao desempenho das diferentes funes dos integrantes do Sistema.

A Alta Administrao comprometeu-se, dessa forma, na busca de solues para minimizar essas deficincias, em especial, numa reviso de seu quadro de pessoal que no inclui as carreiras de Arquivista, Tcnico de Arquivo e Tcnico de Microfhagem. 2. A criao de uma Comisso Consultiva de Comunicao e Arquivo, integrada
80
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 7 7 8 5 , jul/dez. 1986

pelo Chefe do Departamento- Administrativo, pelo Gerente de Documentao, pelos Coordenadores Gerais de reas e Chefes das demais unidades administrativas a que estiverem vinculados os Arquivos Correntes. Essa Comisso tem cornc. funo o exame preliminar dos projetos de normas e instrues relativas s operaes dos componentes do SICAR e a seu programa de implantao. A exist.ncia dessa Comisso vem conferir ao rgo central autoridade para que as normas e procedimentos seja, de fato, aceitas e cumpridas pelos arquivos correntes, alm de exercer as funes da tradicional Comisso de Anlise de Documentos
3. Definio de competncia exclusiva ao Diretor da rea de Administrao para baixar os Atos necessrios a regulamentao, a implantao e ao funcionamento do SICAR.

A descentralizao administrativa do BNDES. atravs da delegao de competncia para prestao de servios de apoio administrativo as diversas reas permitiu, em algum perodo, que fossem baixadas normas prprias de comunicao e arquivo por essas Unidades. O Ato de criao do SICAR. ao reforar a posio da rea de Administraco. veio corrieir - 2s riirtnr<;p=: .;:::i.:
5 . PROGRAMAS ESTRATEGICOS FACE

A IMPLANTAO SISTMICA
I

Diante d o universo de problemas e disfunes apontados 110 diagnstico da FGV e das dificuldades naturais face a ambihcia organizacional caracterizada por uma autonomia quase que absoluta das diferentes reas do Banco, estava evidenciada: - A necessidade de se definir uma linha de ao que, acima de tudo, fortalecesse a imagem do rgo que se propunha a coordenar e supervisionar as atividades d o SICAR.
- A necessidade dessas aes apresenta:em resultados a curtssimo prazo (a data-

limite seria a do incio da mudana para o novo Edifcio de Servios prevista para fins de 1981).

- A necessidade dessas aes utilizarem recursos tecnolgicos que proporcionassem

um bom suporte aos servios de comunicao e arquivo e , principalmente, prestigi-10s.

A meta prioritria, de reduzir a massa documental ao mnimo necessrio, garantindo, ao mesmo tempo, o mximo de informaes - e a utilizao da inicrofdmagem, como tcnica de arquivo, em carter preventivo ao crescimento d o volume de papis, baseou-se nos seguintes fatores:
Volume excessivo de documentos arquivados nas reas. Inexistncia de critrios para transferncia de documentos para o Arquivo da GEDOC. Inexistncia de instrumentos formais de destinao (Tabelas de Temporalidade de Documentos) aplicveis a t o d o s BNDES.

5.1 Levantamento e anlise da produo documental Tratando-se de um empreendimento pioneiro na Empresa e para melhor desenvolvimento dos trabalhos, foram selecionados na abordagem inicial trs Unidades, cujos documentos tivessem sido, em algum perodo, recolhidos ao Arquivo para guarda e/ou microfilmagem.
Arq. & Adrn.; Rio de Janeiro, 10-14 121.77-95, iul/dez.

1986

81

OS dados foram levantados por meio de: - Visitas as Unidades. complementadas por palestras de sensibi1izac;o.
-

Tabelas de Seleqo de Documentos. para registro dos documentos arquivados e da sua destinaGo final (Fig. I ). Funes bsicas de cada Unidade. Detalhamento de cada operao ou funo, o que possibilita a identificao das rotinas que normalmente envolvem vrias subunidades ou outros rgos dando origem a multiplicidade de cpias de documentos e registros, em face das interrelaes dos rgos de execuo e direo. Discriminao da documentao gerada do desempenho de cada atividade (forma fsica. ttulo, contedo informativo, importncia, forma de arquivamento e freqncia de consulta). Quantidade de arquivos (mobilirio), tipo e espao ocupado.

A coleta de dados obedeceu a um roteiro previamente estabelecido e versou sobre:

Na medida em que a coleta de dados foi sendo concluda, estabeleceram-se os fluxos documentais, com a identificao das diversas espcies de documentos gerados em de-

corrncia das aes exercidas. O Fluxo 1 - Gerao de Dossis de OperaOes apresenta, de forma resumida, a rotina processual de concesso de financiamento a projetos, atividade-fim do BNDES. Pura a yroduo dociimentz! crigiinria dessa rotina processual, desencadearam-se as operaes de anlise, seleo e eliminao, preparo, m i c r o f h a g e m (&xo 2 ) e h7dexaZc e recuperao da informao (Fluxo 3).

82

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 77-95, jul/dez. 1986

ln i0 W

u
I w ln

m
O

7
148

11-y

1 w z 2 U

a
( I

a
O

> a
U

3 O
( I

0
a
W

a
a
c w

v)

O IW

J U

+
z

z O
3 O
( I

z
2
3

W z

O
O
W

o
O
W

n n
O

-W O

VI
W

O 3

, L

3,
a

r
3

2 ar 55

z ! w

l VI n
4

v)

o
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 77-95,jul/dez. 1986

c
83

Instrues para Preenchimento Os ttulos dos campos impressos no formulrio so auto-expiicativos, porm, quanto a alguns dados, observar o seguinte: Assunto ou Espcie Documental: relacionar a documentao sob anlise, indicando o assunto (Material Permanente-Aquisio, Pessoal-Treinamento, Patrimnio-Segurana etc.) ou a espcie de documentos (Atas, Resolues, Portarias, Relatrios, etc.) acompariado das datas abrangentes. A.C. (Arquivo Corrente da Unidade detentora da documentao: informar o tempo que o documento dever permanecer no arquivo da Unidade (1 ano, 2 anos, 5 anos etc.) para atender a suas necessidades antes de ser transferido A GEDOC ou ser eliminado. A I . (Arquivo Intermedirio - GEDOC): informar o tempo de vi& til do documento, na fase intermediria, se for o caso (aguardar 5 anos, 10 anos), at que se possa determinar sua destinao final. A P . (Arquivo Permanente - GEDOC) - assinalar o tempo de vida til do documento, considerando a tomada de decises sobre: a) o que eliminar sem microfilmar; b) o que conservar sem microfdmar e por quanto tempo; c) o que microfilmar; d) o que eliminar aps a microfhagem; e) o que comenm aps o microfhagem. Microfilmar: assinalar sim ( S ) ou no (N) EZiminar: assinalar sim ( S ) ou no (N) Observaes: fornecer informaes complementares sobre a documentao objeto da anlise e seleo, se forem imprescindveis.

84

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (21: 77-95, julldez. 1986

Ruxo 1 - Gerao de ossis de Operao

FASE DECiS6RiA FASE CONTRATUAL FASE DE ACOMPANHAMEN'iO E LiERAAO
Area Juridica .Contratos .Atas de Reunibs

FASE DE ARQUIVAMENTO

.Informa&s Padroniza1ias com Descomoromisso Contratual .Peti*s .Acrdos

? a

N 4 4

b
b.

. m
f
.Relatbio de Anhlise .Parecer do Diretor .Procuraes

o
Acompanhamento .Aditivos Contratuais .alancetes

m
Area de Administraco .Registro .Indexao .Arquivo .Microfilmagem

Cana Consulta e

( Liberaes Ordens de Pagamento .Procuraes .Cheques .Balancetes .Aditivos Contratuais

0.

DOSSIES DE OPERAAO

Informao Padronizada de Prioridades Cana de Aprovao

a , ui

Fluxo 2 - Destinaco dos Dossis -de Operaces

Planejamento Aoade-3

rgos Colegiados

e Area Financeira

AREA DE

ADMINISTRAAO

86

Arq. 81 Adm., Rio de Janeiro,

10-14 (2): 77-95, jul/dez. 1986

--

.. .

fluxo 3

- Indexao do Documento e Recuperaqo da Informao

1 i
BOLETIM

ARQUIVO

MICROFILMAGEM

ARQUIVO

Essas atividades que se utilizam de tcnicas da Cincia da Administrao e da Arquivologia so integrantes do conjunto de operaes dos subsistemas de arquivos correntes e de transferncia/avaliao de documentos e sua manuteno sistemtica - embora ainda se constitua no principal problema para a consolidao do Sistema de Comunicaes e Arquivo do BNDES face i inexistncia de pessoal da rea de Arquivologia nos quadros da empresa - possibilita o controle da produo documental dos diversos rgos integrantes da estrutura da empresa. . Os resultados da avaliao dos documentos esto sendo consubstanciados no instmmento Tabelas de Temporalidade de Documentos e os da indexao constituem os Manuais de Rotinas de Beparo dos Documentos.

5.2 Microfilmagem de documentos Embora os serviqos de microfdmagem de documentos tivessem sido implantados em 1966,verificou-se no s a ausncia de diretrizes quanto ao preparo da documentao e a indexao dos microfdmes, como a inadequao das microformas e dos equipamentos utilizados. A microfdmagem estava sendo aplicada - com atraso mdio de 9,s anos - A documentao de poltica da empresa, contbil e operacional, atendendo, de forma deficiente a apenas trs Unidades/Usurios. O planejamento e a coordenao decorrentes do gerenciamento dos documentos pieseliiu~~ dados reiativos a pro'Diemas e espao e usurios em potencial, compruvando que a organizao dos arquivos somente se viabilizaria com a utilizao satisfatria desse recurso tecnolgico. Uma ao integrada dos servios de arquivo com o Departamento de Sistemas do Banco possibilitou, a partir de janeiro de 1981, uma adequao das microformas s caractersticas de alguns documentos contbeis. Introduziu-se o Sistema COM - Computer Output Microfilm passando-se alobter o produto final (microficha) diretamente da fita magntica, o que representou uma reduo de cerca de 18% na produo de rolos de 16 m A informao estava ao alcance dos usurios em menos de 48 horas aps processamento dos dados, com a vantagem de ser divulgada, de imediato, para um maior nmero de interessados, atravs da duplicao das microfichas. O vnculo computador-microgrfica havia sido estabelecido. A principal deficincia dos sistemas microgrficos - a indexao - no constituiu obstculo, pois a GEDOC j dispunha de ndices, elaborados quando foram definidos os procedimentos tcnicos arquivsticos mais apropriados documentao analisada. A microfdmagem simultnea dos documentos textuais e dos ndices, operacionaliza os sistemas de recuperao de infonhaes que no futuro devero ser implantados de forma integrada com os demais servios do Banco que utilizam a Informao como matria-prima de suas atividades, tambm a partir do acervo arquivstico, permitindo sua multiplicao em todos os nveis e com diferentes graus de sofisticao. O atual estgio de desenvolvimento da microfhagem pelo Sistema convencional, que passou a funcionar dentro de padres tcnicos adequados e a atingir um nmero sempre crescente de usurios, acompanhando o crescimento e o dinamismo de uma instituio bancria, s foi possvel porque se acreditou na tecnologia do microfdme como instrumento poderoso e indispensvel ao trabalho de racionalizao do volume de documentos arquivados.
88
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :77-95, julldez. 1986

5 3 Automao de servios de arquivo

Houve, desde o incio do projeto de implantao do SICAR a preocupao de se estrutura algumas operaes dos subsistemas de Arquivo Intermedirio e Permanente, para uma futura automao (Fluxo 4). Embora muitos afirmem que em arquivo a urgncia da recuperao da informao no to grande, mas sim a massa de documentos a ser processada, no se pode deixar de considerar, especialmente em arquivos de empresas de grande porte e complexidade, os progressos que a introduo dos computadores permitem ao rendimento de seus diversos servios. A necessidade de rpida recuperao da informao, gerada pela custdia dos atos oficiais normativos, dos contratos e dos dossis de operaes, ensejou a aplicao de processos automticos no controle e recuperao das informaes contidas em documentos do acervo arquivstico. , Com a efetiva operacionalizao do sistema de microfilmagem, essa necessidade se acentuou, originando o Sistema de Controle Automtico dos Documentos, cujo principal objetivo o acesso ii informao ou ao documento, independentemente de seu suporte fsico. n clmIcliiia lui Giiel;iunao para a utiiizao dos recursos de processamento de dados disponveis (computador IBM370/ 14B, terminais de vdeo IBM 3278) e desenvolvido em linguagem natural com sofmare do Banco de Dados em ADABAS. O Cadastramento dos documentos, feito usualmente airavs de terminal ou eventualmente com seus dados transcritos para uma planilha, abrange os seguintes registros: - Espcie de documento (seu aspecto formal): Atas, Resolues, Decises, Contratos: Dssis*ae Operaes, Dossis Administrativos, Dossis de Pessoal. - Unidade expedidora - Nmero do documento: nmero atravs do qual o BNDES incorpora o documento ao seu acervo, que tanto pode ser o prprio nmero do documento como o nmero do protocolo. - Data do documento ou data do protocolo. - Beneficirio: pessoa fsica ou jurdica. - Agente Financeiro: Banco responsvel pelo repasse de recursos. - Assunto: no mbito administrativo ou tcnico.
@:-A-

- Resumo do documento. - Localizao fsica do documento: em microfonna (no do filme, da microficha OU

ib

da jaqueta) e indicao dos fotogramas correspondentes; em papel: por Arquivo/ Fundo, com indicao do no da caixa.
O Sistema permite diversas formas de recupeao da informao, a partir de um dado isolado que caracteriza o documento (Exemplo 1) ou atravs da combinao de vrios dados (Exemplos 2 e 3) eliminando e restringindo o universo de busca at que se obtenha a identificao e localizao exatas da informao e ou do documento desejados. Operando on line, a informao registrada no acervo arquivstico pelos terminais distribudos em diversos rgos, conservando os documentos em microformas ou originais no Arquivo Permanente, o SICAR d um grande passo para a sua efetiva consolidao, como instrumento indispensvel i preservao da memria econmica nacional.
Arq. & Adm., R i o de Janeiro, 10-14 (2): 77-95, jul/dez. 1986

89

Q)

90

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 77-95, jul/dez. 1986

6 . CONCLUSAO Em resumo, a linha de ao traada para a implantao do SICAR possibilitou: A introduo de prticas de administrao de documentos visando ao controle dos arquivos em formao. e A interao do rgo central (GEDOC) com os diversos arquivos das demais unidades administrativas do Banco. Institui;, de imediato - atravs da fsao de prazos e procedimentos com relao ao destino dos documentos -, alguns controles de crescimento e reduzir o volume de papis arquivados nas diferentes reas. O uso da microfilmagem como tcnica de arquivo, em carter preventivo e nosomente como soluo ao problema de crescimento dos depsitos de papel. 0 O planejamento da automao parcial de diferentes servios a serem implantados progressivamente e integrados num Sistema mais amplo - o banco de dados com a participao de todos os vetores de informao da Empresa. Esse programa estratgiro levou o Banco a aceitar as novas responsabilidades dos cnn&na . % . . , . .-a u' -_ - ---- =-) ,4-- _ ..--y'"'> y"..-u u UG u I . u I I I G l l L u s , JJlBsLalIdo assistncia tcnica, controlando a produo documental, avaliando e selecionando a documentao para fins de guarda ou eliminao. O Orgo Central mudou seu comportamento anterior de acomodao e condicionamento ao meio-ambiente organizacional e sua equipe est motivada para assumir de fato, uma posio de rgo coordenador, orientador e supervisor de todas as atividades ligadas ao sistema de comunicao e arquivo do Banco. Os servios de arquivos esto sendo impostos pelas tecnologias da infrmao e se impem pela Gesto de Documentos e pela sua capacidade de aceitar os desafios tecnolgicos. A fdosofia de implantao das atividades de comunicao e arquivo foi norteada no sentido de se criar uma estrutura sistmica, com a qual j se conseguiu atingir uma srie de objetivos, tais como : 0 A necessria credibilidade para os propsitos do SICAR, uma vez adquirida por esforo prprio de uma equipe reduzida -, proporcionou a constituio de uma fora positiva de presso para a efetiva implantao do Sistema. A credibilidade nos proporcionou a conquista de instalaes adequadas para nossos servios no novo Edifcio do BNDES. A adequao dos recursos humanos vem sendo pouco a pouco conseguida atravs de programas intensivos de treinamento. Uma soluo definitiva em termos de criao das carreiras de Arquivista, Tcnico de Arquivo e Tecnico de Microfilmagem, parece agora mais prxima. Um longo caminho ter que ser ainda percorrido para superar a grande problemtica da implantao eficiente do SICAR, que a necessidade de coordenao dos diversos arquivos correntes e arquivos especiais integrantes da sua estrutura. certamente perigoso tentar afirmar que as orientaes tomadas para o Sistema de Arquivo do BNDES, e que parecem vir numa direo satisfatria, so as que solucionaro os problemas de arquivo das empresas, em geral. No entanto, certo que devemos nos interrogar sobre as inmeras vantagens de utilizao dos recursos tecnolgicos nossa disposio, da integrao entre os vrios vetores da informao e da unio entre as diversas
-I--

_,.-

I^^-^

J-:-:-A---1-YcI'*''LI~I~~U"I

Y
'

Arq. i31 Adm., Rio de Janeiro, 10-14 ( 2 ) : 7 7 - 9 5 , jul/dez. 1986

91

EXEMPLO 1

Como localizar a Resolucso DlR no 400/68 ...?

DADOS DE SAIDA: RECUPEnAO POR DOCUMENTO

DOCUMENTO

LOCALIZACAO FISICA
UNIDADE 0 1R
R.1600 F.2100-2300

TIPO
RES PAR

ANO 68

NUMERO

400
14

69
68
79 79 79

DIR li
.

0 e
?I

ROD DEC CON DOP

10 121 79.2.121.3.1 )21 o

DIR
DIR

R.1568 F. 1203-1245 R.201 O F.0350-O400

J1 A J 5

a 3
0
a
L

GEDOC AP-III

rn 3 _.

R. 21 O0 F.!l OOO-1068

0
o N
. l . l
A

-.

.
C

LI

i0

a
N

co m m

EXEMPLO 2
Quais OS documentos sobre determinado benefii .irio?

DADOS

DE SAIDA: RECUPERAAO POR BENEFICIARIO

N O M E CO
TIPO D u DOCUM EHTO RA DOP

BENEFICIARIO
SALGEMA S I A 11.113. QU~I~CAS

ANO
78 71

UNIDADE EXPEDIDORA
DEPIQ GEDOC

~ h i E 7 0DO DOCUIIIENTO

LOCALIZA i0 FISICP. ORIGINAIS MICROFORMAS

J1 a J 2 R. 1600 F.0001-

031O

ccrd
DEC
BANCO DE DESENVOL-

79 79

GEDOC DIR

79.2.1 ;?1.3.1 121

J1 aJ5 R.2010 F.03500400 R.1568 F.12031245 R.1600 F.21002300

ROD

68

DIR

111

VIMENTO DE MINAS GERAIS

R ES

68
68

DIR

40 3

PAR

DIR II

14

CAIXA 4 A? (ARQ. PE RMAN ENTE)

ul P

EXEMPLO 3
Quais os documentos existentes sobre determinados assuntos?

ASSUNTO Ef J ERG IA

IiPO DO
DOCUMENTO
DEC CON DOP

ANO

-UE4 I DA DE EXPEDIDOWA

--

NUMERO DO DOCUMENTO
150 85.2.020.3.1 1035

LOCALIZA &O FlSiCA ~ ORIGINAIS

MI C R O FORM A S
R.2120 F.0124O1 30 J.10- J.12

80
85 76

DIR GEDOC AP-III

CAIXA30 , AI A R Q . IN TE R LI E DIA RI O)

FINSOCIAL

DEC

84 85

DIR PRESI

120 10

R. 1250 F.13261330

POR

CON

RES

84 84

GEDOC

DIR

84.2.1 20.4.1 580

J2 J1 R.2128 F.10101020

CAIXA 4 AP (ARQ. PER M A N ENTE)

\ i -

categorias profissionais, que, hoje se utilizam da Informao como matria-prima de suas atividades.

REFERENC IAS B IB LIOG RAFICAS

1.

2.

3.
4.

5.
6. 7.

8.

CROTEAU, T.L. A gesto de documentos. Arquivo & Administrao, Rio de Jmeiro, 5(1):5-12, 1977. EYRI:, JJ. O impacto da automao nas bibliotecas: urna reviso. Cincia da Informao, Rio de Janeiro, 8(1):51-7,1979. FGV. PROGRAMA BNDE/FGV/EBAP. Sistema de Comunicao e Arquivo. 1. Relatrio Parcial. Rio dc Janeiro, maro 1980 (Preparado para o BNDE sob contrato). 1:C;V. PROGRAMA BNDE/l:GV/EBAP. Sistema de Comunicao e Arquivo. 2. Relatrio Parcial. Rio dc Janeiro, maio 1980 (Preparado para o BNDE sob contrato). 1:GV. PROGRAMA BNDE/FCV/EBAP. Sistema de Comunicao e Arquivo. 3. Relatrio Parcial. Proposio de Mudanas. Rio de Janeiro, agosto 1980 (Preparado para o BNDE sob contrato). RICKS. A. La administracin de documentos como funcidn archivista. In: Congresso Internacional de Archivos, 1976. l l p . SANTOS, Maria Aparccida dos. Arquivos: viga-rnestra da inirmao. Arquivo &Administrao, c n \ . c ?n , 0 7 7 < \. , . --, . _ . _. SOARES, Nilza Teixcira. Arquivos cm Sistemas Nacionais de Informao. In: CONGRESSO BRASILEIRO DI: BIBLIOTLCONOMIA 1- DOCUMLNTAO.9.,Porto Alegre, 1977. Anais do 9. Congresso Brasileiro de Bihlioteconomia e Documentap-o e V Jornada sul-Rio-Grandense. de Biblioteconomia e Documentao. Porto Alcgrc, 1977, v. 2. p. 93-105. ZAtIlSR, Cclia Ribeiro & AQUINO, Lia Tania A . dc.Informticar soluo i crise da informao. I l l i i u i . Fdics SBS. 1971.9 p.

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 77-95; julldez. 1986

95

A RQU IVOS PR IVADOS :bibliografia Margarete Rosa Tavares* Glria Maria Moreira Valim**
Resumo
O presente tfabalho procura descrever em & d i a a experincia realizada M Diviso de R.Arquivo do Arquivo Nacional, em 1984,que tinha como finalidade elaborar e aplicar um modelo de tratamento. tcnico adequado & organizao de conjuntos documentais em fase intermediria. Levando-se em considerao o volume documental armazenado nos arquivos intermedirios, a diversidade da documentao e seu variado grau de importncia, procurou-se estabelecer uma metodologia capaz de agilizar o atendimento ao usurio e a efetivao do processo de recolhimento a r arquivo permanente.

INTRODUO

O Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil, da Fundao Getlio Vargas (FGV), dando continuidade ao trabalho de pesquisa e divulgao de levantamentos biblioggficos que vem dese-nvo!vendo em goas de se- interesse, oferece aos arquivistas e demais profissionais um novo trabaho de bibliografia sobre arquivos privados. E necessrio informar que no se trata de um trabaiho completo ou esgotado, e sim um estudo preliminar que poder servir de apoio aos arquivistas. Para sua execuo foram realizadas pesquisas nas bibliotecas do Cpdoc, da FGV e do Arquivo Nacional (AN), sendo as referncias assinaladas pela sigla das instituies em que foram localizadas. No caso de no se haver localizado a referncia destacamos os mesmos atravs de asteriscos. As referncias no-localizadas foram obtidas atravs das seguintes bibliogrficas: EVANS, Frank B. Modem archives and manuscripts: a select bibliography. Washington, Society of American Archivists, 1975.209~. BIBLIOGRAPHIE Internationale fondamentale d'archivistique. Comp. Michel Duchein. Archivurn,Paris,v. 2 5 , 1 9 7 8 . 2 4 9 ~ . A pesquisa previu o exame aos mais significativos peridicos na rea de arquivoio@a, a saber: The American Archivist, Archivum, r Gazetre des Archives, Arquivo & Administrao, Prologue, Rassegm degii Archivi di Stato e Archives, entre outros. A bibliografia apresentada possui cerca de 126 referncias de monografias, livros e artigos de peridicos, organizados em ordem alfabtica por autor e ttulo segundo asNorm a s para referncias biblwgrificas (NB-66) da Associao Brasileira de Normas Tcnicas.
d o Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil da Fundao Getlio Vargas. ** Estagria de Biblioteconomia do CPDOC.

* Bibliotecria

96

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):96-103, jul/dez. 1986

BIBLIOGRAFIA
ADAMS, W. Howard. The presence of the past. The Amencan Archivisf,Washington, 25: 2236, Apr. 1962.

AFFAIRE (L? des manuscrits. Archives, Qubec (73/2): 43-106, 1973. (Discussion sur latrribution des manuscrits, on archives prives, ti la Bibliothque nationale on aux Archives Nationales du Qubec.) AMORIM, Deolindo. Histria econmica e arquivos privados. Digesto Ecorimico, Rio de Janeiro, 10 (i17): 68-71, ago. 1954. ANDRADE. Ana Isabel de Souza Leo.Arquivo Joaquim Nabuco ;consideraq5es metodolgicas. Recife, Instituto Joaquim Nabuco de Pesqisas Sociais, 1977.19f: CPDOC ARCHNES du Qubec tat general des archives publiques et prives. Qubec, Ministre des Affaires Culturelles, 1968. 312p.ARCHIVI Drivati dichiarati di notevole interesse storico da1 1963 a1 1968. Rassema - deali - archivi di sfato,Roma,30 (3):719-25, set./dic. 1970. AN ARCHIVI privati dichiarati di notevole interesse storico dai 1969 al 1972. Rassegna degli archivi di stato, Roma,33 (i): 138-50,gen.lapr. 1973. AN ARCHIVOS familiares y personales. Boletin de ZnfnrmnpihnpM??zi?, (2!:?e,k.,cz. : X 2 , < ; ; ; ; . 25, ._-_
Iyaa.

AN ARCHIVUM. Les archives des syndicats et mouvements ouvriers. Paris, v. 27, 1980.
..
.

FGV

CPDOC ARQUIVOS particulares.Arquivo & Admkistrao, Rio de Janeiro, 8 (1): 25, abr. 1980. CPDOC ASSOCIATION DES ARCHIVISTS FRANAIS. Lorganization du travail dans les archives. La GazettedesArchives,Paris,(99):25161,1977. FGV BARRIGUELLI, Jos Cndido. Arquivos privados: esforo para uma conceituao. Boletim do Arquivo de Histdria Contempornea, So Carlos, SP,2 (1/2): 1-34,jan./jun. 1985. CPDOC BELLOTO. Helosa Liberalli. Conceituao e caracterizao de documentos de arquivos privados. So Paulo, s.ed., 1983. 18f. CPDOC . Problemtica atual dos arquivos particulares. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, 6 (i): 5-9,jan./abr. 1978. CPDOC BENNET,.Amold. Meu arquivo particular. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, 7 (i): 8-10, 1979. CPDOC BERNER, Richard C. The kangement and description of manuscripts. The AmeRcan Archivist, Washington,23: 395406,1960.. AN . The management of manuscripts collections. Library Journai, New York, (88): 1615-16, 1963.

ARQUIVOS DO CPDOC.Informativo, Rio de Janeiro, 9 (3): 234, mar. 1977.

BIBLIOGRAPHIE Internationale fondamentale darchivistique. Comp. Michel Duchein. Archivum , Paris, v. 25,1978. p. 168-71. AN BOISROWRAY. Les archives de la societ de Pout-Mousson. La Gazeffedes Archives, Paris, 57: 12731,1967. AN BOMENY, Regna Helena Diniz. Estudo bibliomtrico aplicado no arquivo privado de Getlio varpas. Cincia da Informao, Rio de Janeiro, 7 (1): 3742,1978. CPDOC
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):96-103, jul/dez. 1986 97

B O N k Z I , Chantai. La loi du 3 janvier 1979 et les archibs prives. La Gazette des Archhes, Paris, (107): 261-74,4? trim. 1979. FGV BORNET, Vaughan D. The manuscritps of social welfare. 77ze American Archivist, Washington, 23: 3 3 4 8 , Jan. 1960.
0

BOYD, Julian P. Ilte funcrion of state and local historical societies wirh respect t o .mnusmpts. sl. American Library Associations;Archives and libs, 1940. p. 127-36.
e

These preciovs monuments of ... o u history. The American Archivist, Washington, 22: 14780, Apr. 1959. \

BRANDO, Ana Maria de Lima. Oarquiw de Glauber Rocha. Rio de Janeiro, BBM, 1 9 8 5 . 2 5 ~ . CPDOC BRUBAKER, Robert L. Archivai principles and the curator of manuscripts. The American Archivist, Washington, 25:505-14,1966.

CAJIAS, Fernando. E1 archivo de Cachuele Esperanza. Eoletin de1 Archiw de la Paz, L a Paz, 4 (6): 119,1979.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida. O pblico e o privado: contribuio para o debate em torno da caracterizao de documentos e arquivos. So Paulo, s.ed., 1985.12f. CPDOC CAMARGO, G i i a Reis. Histria poltica e fontes documentais: o acervo do CPDOC (1930-1945). BIB, Rio de Janeiro, (12h41-8, i981. CPDOC CAEQN; Lestes J. Estcrica! ~nmuscritps as archives: some definitions and their apiication. The Amer i m Archivist, Washington, 19 ( 2 ) :iti-i6, i95. AN . Archivistica. 2.ed. Siena, Artigrafkhe iazzeri, CASANOVA, Eugenio. Archivi privati. in: 1928. p. 232-33. AN CASTRO, Astra de Moraes e. O arquivo da am ara dos Deputados: atualidades e desenvolvimento do arquivo no Brasil e na Europa. Brasilia, Centro de Documentao e Informao, Diviso de Publicaes, 1972. AN CECI, Stephen J. & WALKER, Elaine. Private archives and public needs. American Psychologist, Washington,D.C.,38 (4):414-23, Apr. 1983. CPDOC CENTRO de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil. Arquivo &AdministrapTo,Rio de Janeiro,6 (3):19-22,set./dez. 1978. CPDOC ~. Procedimentos tcnicos adotados pelo CPDOC na organizao de arquivos priwdos contemporneos. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas/CPDOC, 1 9 8 0 . 4 5 ~mimeo. . CPDOC Procedimentos tcnicos em arquivos privados. Coord. Ana Lgia Silva Medeiros, Glia Maria Leite Costa, Lcia Lahmeyer Lobo. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas/CPDOC, 1986. 102p. mimeo. CPDOC COACHWORTH, David. The Victoria and Aibert Museum purchase grant fund. Archives, London, 15 (67): 1 4 3 4 7 , Apr. 1982. FGV COOK, J. Frank. Private papers of public officials. 77zeArnmkunArchivist, Washington,38 (3): 299324, July, 1975. FGV COX, Henry Bartholomeu. Private letten and the puhlic domain. The Ameriwn Archivist, Washington, 28 (3): 381-88, July, 1965. FGV a h l .Acesso aos arquivos privados: expeCRUZ, Adeiina Maria A. Novaes & FONSECA, Maria Odila K rincia d o CPDOC. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas/CPDOC, 1979.16f. dat. CPDOC 98 Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):96-103, jul/dez. 1986

SA,Paulo Srgio Morais de;ESTEVO, Silvia Ninita de Moura. Roteiro para um guia de arquivos histricos privados: padronizao dos arrolamentos de informao. Arquivo & Administra@o, Rio de Janeiro, 8 (3): 3 6 , dez. 1980. CPDOC CULBERT, David H. Family history projects: the scholarly value of the informal sample. The American Archivist, Washington,38 (4): 5 3 3 4 1 , Oct. 1975. FGV DAHM, Helmuth. Family archives in Europe and America.Janus, Stadsarchiy,2: 5 3 4 , Dec. 1983. AN DEMERS, Jean Maurice. La loi sur lens biens culturels: une arme contre les archives prives? Quebec, Archives Nationales, 1 9 7 9 . 6 3 ~ . AN DISABANIONIO, Bruno. Llmportanza degli archivi privati nello studio delia storia locale. Rassegna degliarchividiStato, Roma,40 (1-2-3): 5663,gen./dic. 1980.
;

DUCKETT, Kenneth. Modern manuscripts; a practical manual for their management, care and use. Nasviile, American Association for State and local history, 1975. XVI + 375p.

*
*

DUNKIN, Paul S . Arrangement and cataloging of manuscripts. Library Dends, Champaign, Illinois, 5 :
352-50,1957.

ESSAH, Abduliah Abu. Family archives in the Islamic World. Janus, Stadsarchiy, 2:57-8, Dec. 1983. AN ESTADOS UNIDOS. Library of Congress.Notes on the care, cataloguing, calendaringand arranging of manuscripts. Preparado por J. C. Fitzpatrick. 3. ed. Washington, 1934. p. 8-16.

EVANS, Frank. B. Modern archives and manuscripts: a select bibliography. Washington, Society of American Archivists, 1975. p, 106-14. FGV FILANGIERE, Ricardo. Os arquivos privados. In: JAMESON, Samuel Haig. Administrao de arquivos e documentao. Rio de Janeiro,Fundao Getlio Vargas, 1964. p. 36-42. FGV GANDILHON, Ren. Archives et dossiers de personnel. La Gazette des Archives, Paris, (66): 171-77, 30 trim. 1969. AN GARCIA, Marco Aurlio de A. A memria nacional aprisionada. Revista do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, Rio de Janeiro, (21):43-5, 1986. AN -.Poltica de arquivos privados. So Paulo, s.ed., 1985. 9f. CPDOC GILLE, Bertrand. Os arquivos privados e econmicos. In: A SIGNIFICAAO dos arquivos econmicos. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1959. p. 2 5 4 5 . FGV & GILLE, Genevive. Les archives prives. In: FRANA. Direction des Archives de France. . Manuel darchivistique;thorie et pratique des archives publiques in France.Paris, Imprimiere Nationale, 1970. p. 401 -33. CPDOC/FGV GILLE, Genevive. Les archives prives. Revue historique, Paris, (234): 2946,1965. ~. Un dpot darchives prives au Etats-Unis: les archives du Pont de Nemours. La Gazette des Archives, Paris,(47): 1 5 4 6 0 , 4 0 trim. 1964. AN FINCH, Jean L. Some fundamentais harranging archives and manuscripts collections. Librav Resources and TechnicalServices. Chicago, 8 : 26-34,1964.

_-

FINLAY, G. Protection of pnvacy and govemment archive organisation. Washington, D.C., Nationai Archive and Records Administration, 1985. Trabalho apresentado no XXII International Conferente of The Round Table on Archive, Texas, 24-28 Oct.1985. AN
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):96-103, julldez. 1986

99

F-A.

DireFon des Archives de France. Archives Nationales. Archives prides;tat des fonds de la seria AP. Paris, imprimiere Nationale, 1 9 7 3 . 4 2 6 ~ . AN

FRANCO, C e h d o k a r a l Peixoto Moreira &'BOMENY, R e g h Helena Diniz. Aiquivos privados na Histria Contempornea do Brasil. Revista de Cincia Polttica, Rio de Janeiro, 20 (1): 15-24, jan./mar. 1977. CPDOC & CAMARGO, a l i a Reis. CPDOC-fontes primrias condicionh fmnato institucional. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, 9 ( i ) : 4-7, jan./abr. 1981. CPDOC FRANOIS, M. Michel. Le service du microfdm des archives conomiques et des archives prives aux archives nationales. La Gazetre des Archives, Paris, (6): 14-7,juii. 1979. AN GOTTSCHALK, Louis R. e t alii. The use of personal documents in history anthropology, and socw1 0 0 . New York,s.ed., 1945.

GUIMARES, Manoel Luiz Lima Salgado. A propsito da organizao de um arquivo histrico: Bolsa de Valores. Arquivo & Administrapio, Rio de Janeiro,2 (2): 8-11, ago. 1974. CPDOC HAMILTON, J. G. de Roulhac. On the importance of unimportant documents. Library Quarterly, Chicago, 1 . 2 :5 1 1-8,jul. 1942.

HARLOW, Neal. Managing manuscript colections. Librayv Trends, Champaign, Illinois, 4 : 203-12, 1955.

HIRST, Mnica. Um guia para a pesquisa histrica no Rio de Janeiro: os arquivos privados. Revista de CinciB Poltica, Rio de Janeiro, 21 (1): 5-54, jan./mar. 1978. CPDOC HCjiMCS, uver W.k oidik@ e p r r s z r i q 3 des nrqivn_.de negdcios, Trad. por Leda Boecha: Rodrigues. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, 1 9 5 9 . 4 5 ~ . AN HOPE, John Frankiin. Archivai odyssey: taking students to the sources. The American Archivist, Washington,32: 37541, Oct. 1969.

HURT, Suzanne D'. Les archives prives: essai de mthodologie. La Gazette des Archives, Paris, (110): 167-76,3? trim. 1980. FGV HURT, S u a n n e D'. Les archives prives aux Archives Nationals. La Gazette des Archives, Paris, 85: 7948,1974. FGV . Un jugement rcent i propos des papiers de farnille: le archives Mneval. Rvue de I'lnstitutNapolen, s l . , (122): 1-5,1972.

Jurisprudence des archives de famille. La Gazette des Archives, Paris, (116): 44, 10 trim. 1982. FGV INDIAN HISTORICAL RECORDS COMMISSION (46: 1979: Aurangabad). Academic session :symposium private archives and their problems. Aurangabad, Indian Historical Records, Commission, 1979. l l p . AN INTERNATIONAL Council on Archives. Archival legislation. Archivurn, Paris, 28; 1 9 8 2 . 4 4 7 ~ . FGV JACKSON, Elien. Manuscript coiiection? in the general library. Library Quarterly , Chicago, 1.2:27583,1942.

JASENAS, Michael. Cataloguing small manuscript coilections. Library Resources and Technical Services, Chicago, 7 :264-13,1963.

.*

JEFFREY, Kirk. Varieties of famiiy history. Thc Americrrn Archivist, Washington, 38 (4): 521-32, Oct. 1985. FGV
1O 0

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):96-103,jul/dez. 1986

U N E , Lucile M.A guide to the cure and admlistration of manusmpts. 2.ed. Nashville, American Association for State. and local History, 1 9 6 6 . 5 7 ~ .

KETELAAR; Enc. Access to archives a i d privacy. Washington, D.C., National Archives $d Records Administration, 1985. n.p. Trabalho.apresentado no XXIII International Conference of the Round Table on Archives, Texas, 24-28 Oct. 1985: AN .KOBA, Valrie. Les archives be i a littrature et de lart. s.n.t. 16f. AN KUS, Josef. Actas catastrales de-fincas rsticas en e1 archivo y en la prctica de investigacin. Archeion, Washington, 70:65-85,1980.

KYUIG, David F. Family history :new opportunities for archivists. The American Archivist; Washington,% (4):509-19,Oct. 1975. FGV LANG, Brian. The National heritage memorial fund. Archives, London, 15 (67): 131-39, Apr. 1982.

LAVEISSIERE, Jean. Le rgime juridique des documents lis i lexercice dune fonction poiitique: lacune on laxisme? Lu Gazette des Archives, Paris, ( i 30/131): 241-50, 3/4 trim. 1985.

---T Uv

LICHTMAN, -Allan J. Historiana > : ; : : i v s . wasnington,l (1):41-8, Spring 1984.

pwsonai sarniiy historyza bridge to your past.Prologue,

FGV McDONALD, L. The priwcy act and the public archives of Canad. Washington, D.C., National Archives and Records Administration, 1985. n.p. Trabalho apresentado no XXIII International Conference of the Round Table on Archives, Texas, 24-28, Oct. 1985. . AN MACKWORTH-YOUNG, Robin. The Royal archives, windsor castle. Archives, London, 13 (50):11530,1978.
d

,
i
~

MAZZOLDI, Leonardo. L archiviodei gonzaga di Castiglione della Stiviere. Roma, La Galluzza, 1961. 103p. (Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stavo, v. 8). AN MEARNS, David C. Historical manuscripts, including personal papers. Librury Trends, Champaign, 11linois,5:313-21,Jan. 1957.

i
I

MORANA, Giovanni. Cenni sullarchivo della contea de Modica. Rassegna degli Archivi di Stato, ROma,38 (1-2-3-):3342,1978.

NAPOLEO, Aluizio. Os arquivos particulares do Itamarati. Rio de Janeiro, Imp. Nacional, 1940.41f. (Brasil, Ministrio das Relaes Exteriores, Seo de Publicaes, 6). CPDOC RODRIGUEZ, Celso. Colecciones de manuscritos privados: un elamado a la accion. Boietin Interamencano de Archivos, Cordoba, 7 :61-71,1980. AN SABLOU, Jean. Les archives prives dans les archives dpartementales. Lu Gazette des Archives, Paris, 85:89-103,1974.

*
*

SALADINO, Antonio. Gli archivi priwti. Roma, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 1970. 88p.

-.

I1 problema degli archivi privati e il primo triennio di aplicazione della legge de1 1963. Rassegna degli Archivi di Stato, Roma, 28: 316-28, 1968.

__-.

Tavola redonda sugli archivi delie imprense industriali. Rassegna degli Archivi di Stato, Roma,33 (2-3):44545, mag./dic. 1973. AN
101

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2):96-103,jul/dez. 1986

SCHLLENBERG, T. R. Arquivos privados. In: . Arquivos modernos: princpios e tcnicas.. Rio de Janeiro,Fundao Getlio Vargas, 1973. p. 235-97. CPDOC . Arrangement of private papers. Archiws andManuscripts. s J . , 4 : 1-20,1957.

Documentos pblicos e privados: arranjos e descrio. Trad. Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas, 1980. 396p. CPDOC/FGV NORONHA, Ady S . de. Arquivos particulares. Arquivo: boletim histrico e informativo. So Paulo,4 (i):11-2,jan./mar. 1983. CPDOC n the William L. Clements.'Library. PECKHAM, Howard H. Arranging and cataloguing of manuscripts i The American Archivist, Washington, 1:215-27, Oct. 1983. s/Loc. PETERSON, Huskamp. Federal records, pnvacy and public offciols in the United States. Washington, D.C., Nationai Archives and Records Administration, 1985. n.p. Apresentado na XXIII International Conference of the Round Table on Archives, Texas, 24-28 Oct. 1985. AN PINHEIRO. Lena Vania Ribeiro & GUIMARES, Silvana Goulart. Arquivo privado Jlio Prestes, esboo de organizao. Arquivo, Boletim Histrico e Informativo, So Paulo, 3 (2):45-52, abr./ jun. 1982. FGV PRIVATE Ar-chives and pubiic funding: British Records Association Hatfield House Conference 1981. Archives, London,l5 (67):131-9,Apr. 1982. AN PROGRAMA Xaci~a!de Preservaco da Doccnienta@o Histrica-Pr-Documento. Rio de Janeiro, SPHAM, Pr-Memria, 1 9 8 4 . 4 7 ~ . CPDOC RENDELL, Kenneth W. Tax appraisals of manuscript collections. The American Archivist, Washington,46 (3): 306-16, Summer, 1983. FGV SCHELLENBERG, T. R. Principios archivisticos de ordenacion. Trad. de1 Centro Interamericano de Formacion de archivistas de la Universidad Nacional de Cordoba, Argentina. 2.ed. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1 9 8 2 . 1 0 6 ~ . AN Seton. Rosemarv E. Conservacion y administracion de 10s archivos privados: estudio de1 RAMP. Paris, NESCO, i 9 8 4 . 5 5 ~ . CPDOC SGROI, Vittorio. Espropriazione di documenti privati di notevole interesse storico e tutela della reservatezza e dell' inedito. Rassegna degli Archivi di Stato, Roma, 28: 7-32,1968.

~.

STASZKOW, Antonina. Archivos privados de la provincia de Alta Silesia. Archeion, Varsvia, 72: 7795.1981. . Archivos privados en la provincia de Gorny Slask (1939-1945). Archeion, Varsvia, 72: 1981.

STONE, Rodney. Preservation of the heritage: central funding and support. Archives, London, 15 (67): 131-39, Apr. 1982. FGV STUART, Elizabeth A. Questionnaire sur las archives prives. Janus, Stadsarchiy, (2): 124,1985. AN TANODI, Aurelio. Archivos particulares. In: . Manual de archivologia hispanoamericana : teorias y princpios. Crdoba, Universidad Nacional de Crdoba, 1961. p. 204-11 (Collectanea Archivistica). AN TAYLOR, Hugh. A famiiy history: some new directions and their implications for the archivist.Archivaria, O t t a w a , l l :228-30,1980. s/Loc.
102 Arq. 81Adm., R i o de Janeiro, 10-14 ( 2 ) :96-103, jul/dez. 1986

TOURTIER-BONAZZI, Chantal & HUART, Suzanne D. Archives prives: etat des fonds de la seria AP. Paris, S.E.V.P.E.N., 1 9 7 3 . 4 2 6 ~(Inventaires . et documents). AN VIANNA, Aurlio; LISSOVSKY, Maurcio; S, Paulo Srgio Moraes de. A vontade de guardar: lgica da acumulao em arquivos privados. Rio de Janeiro, CPDOC, 1986. Trabalho apresentado no 60 Congresso Brasileiro de Arquivologia., Rio de Janeiro, 18-23, abril de 1986. CPDOC VIGNIER, Franoise. Trois exemples de classement et de microfilmage de fonds darchives priv6es rests entre les mains de leurs propritaires. La Gazette des Archives, Paris, (98): 1 5 8 6 1 , 30 trim. 1977. FG V WESTPHALEN, Ceclia Maria. O significado dos acervos documentais, pblicos e privados, como foiites de histria. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 3, Rio de Janeiro, 1976. Anais.. . Brasilia, Associao dos Arquivistas Brasileiros, 1979. p. 6 6 3 6 5 . CPDOC WITTER, Geraldina P. Arquivos pblicos e arquivos pirticulares. Arquivo :boletim histrico e informativo. So Paulo,4(4): 125-28, out./dez. 1983. CPDOC WITTER, J. S. Acervo e doaes.Arquivo: boletim histrico e informativo. So Pau l o ,l (4): 129-32, out./dez. 1983. -

. -- .

IAL-LNXA,

1-ci

n.Z O ~ Protection . of privacy hy measures taken inside the archival institiction: how can

archives guarantee that restrictioris on access are in fact adhercd to? Washington, D.C., National Archives and Records Administration, 1985. n .p. Trabalho apresentado no XXII International Conference of the Round Table o n Archives, T e a s . 24-28, Oct. 1985. AN

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (2): 96-103,Jul/dez.1986

103

ASSOCIAAO DOS ARQUIVISTAS

BRASILEIROS

DEMONSTRATIVO DO RESULTADO DO EXERCaO DE 1985

RECEITAS
O 1 - CONTRIBUIES DE ASSOCIADOS 0 2 - CONTRIBUIOES PARA PUBLICAOES 03 - CONTRIBUIES DE NCLEOS - SP 04 - CONTRIBUIOES PARA CURSOS 05 - CONTRIBUIES DE ENTIDADES P-LICAS o6 - CONTRIBUIES PARA CONGRESSOS 39534,35 4934,OO 3.56827 60.235 ,O0 4.000,OO 62.837,62

175.109 24

708,30 863 3 7 4.196,OO o3 - HONORRIOS ' 04 - DESPESAS GERAIS 803,20 05 - DESPESAS COM ESTAGIRIOS 9.600 ,O0 06 - DESPESAS TELEFONICAS 2.496,63 07 - DESPESAS COM CONGRESSOS 28.827,21 O 8 - DESPESAS COM CONDUAO 70 ,O0 O9 - DESPESAS COM SEGUROS 326,40 10 - DESPESAS COM CURSOS 7.31452 11 - DESPESAS BANCRIAS 51,OO 12 DESPESAS COM PASSAGENS 1.824 ,O0 13 - DESPESAS COM PUBLICAAO E EDITORAO 15.000,OO

DESPESAS O 1 - MATERIAL DE EXPEDIENTE 0 2 - DESPESAS COM CORRESPONDNCIAS

RESULTADO DO EXERCCIO

72.081,03 103.02871

175.109,24

No h pesquisador, iniciante ou veterano, que no anseie p(3r um roteiro para localizao das fontes que busca, assim cpmo no h cidado que no almeje dispor rapidamente das iinformaes que necessita, na premncia de respaldar seus clireitos. Oferecer aos pesquisadoresum roteiro de fontes arquiwsticas ib bibliogrficas, existentes no Brasil, para o estudo da histria fJa frica e da escravido negra. Dispor sistematicamente informaes quanto a pessoas e instituies woltadas para o estudo do negro ps 1888. Estes so os principais objetiwos do projeto 'Guia Brasileiro de Fontes para a Histria da frica, da Escravido Negra e do Negro na Socidade Atual. As experincias desenwolwidas em pases da Europa e Amrica do Norte, consolidadas nas edies de seus guias de fontes para a histria de frica ao Sul do %ara, comprovam a importncia de projetos como este. As especificidades do projeto brasileiro no se resumem apenas na soma dos temas escrawido negra e negro na sociedade atual. Destacam-se outras caractersticas como a tentativa de se otimizar recursos para maximizar resultados, ser flexvel o suficiente para crescer i3 exausto, num esprito de partilha de responsabilidade. Estaro envolvidas pessoas fsicas e jurdicas, pblicas e privadas, seja por custodiarem o acervo referente i3 temtica, seja por seus estudos enquanto centros de pesquisa e ensino. Maiores informaes podem ser obtidas no Arquivo Nacional, Rua Azeredo Coutinho, 77 sala 501 - Rio de Janeiro-RJ. CEP: 20230. pelos telefones (021 242-7255 e 252-3318 ou no arquivo de seu estado.