O TRATAMENTO DE ACERVOS ARQUIVSTICOS NA UFMG:

A EXPERINCIA DE ORGANIZAO DO ACERVO CURT LANGE

Vilma Moreira dos Santos, CRB-6/308
1
Maria Helena Santos, CRB-6/489
2
Marlene de Ftima Vieira Lopes, CRB-6/1290
3
Rosngela Pereira Tugny, Mat.148393
4
Silvana Aparecida Silva dos Santos, CRB-6/927
5
RESUMO: O Acervo Curt Lange constitui-se de valioso conjunto de documentos
acumulados em decorrncia da intensa atividade do musiclogo Francisco Curt
Lange no mbito da Amrica Latina, e, de forma destacada, no Brasil. Como parte
do Projeto Inventrio de Acervos, projeto interdisciplinar que congrega bibliotecrios
e professores da UFMG, o tratamento do Acervo Curt Lange vem se desenvolvendo
como projeto piloto utilizando-se o software VTLS (Virginia Tech Library Systems) e
o USMARC Format for Bibliographic Data e a ISAD (G) General International
Standard Archival Description. Aps estudo da ISAD (G) foi elaborada uma Tabela
de Converso, traduzindo as propostas desta norma arquivstica para o formato
USMARC. Paralelamente elaborou-se o Manual de Entrada de Dados para
Descrio Arquivstica - verso preliminar. Pretende-se estender a metodologia
desenvolvida no Acervo Curt Lange para os demais acervos arquivsticos da UFMG.
1. Introduo
Em setembro de 1998, a Reitoria da Universidade Federal de
Minas Gerais - UFMG, motivada pelo interesse em conhecer, divulgar, e
otimizar as condies de tratamento e conservao preventiva de seu
patrimnio cultural (bens mveis e imveis) criou uma Comisso de
Poltica de Acervos. Essa comisso formada por uma equipe
interdisciplinar de profissionais das reas de Msica, Biblioteconomia,
Conservao e Preservao, Letras, Histria e Arquitetura. Em abril de

1
Professora da Escola de Biblioteconomia da UFMG
2
Bibliotecria da UFMG/BU/CCQC
3
Bibliotecria da UFMG/BU/CCQC
4
Professora da Escola de Msica da UFMG
5
Bibliotecria da UFMG/BU/DPD
1999, com apoio do Fundo FUNDEP de Pesquisa, esta comisso iniciou
o Projeto de Inventrio de Acervos da UFMG, tendo como um dos
subprojetos a realizao de um Inventrio preliminar para arranjo e
descrio do Acervo Curt Lange - ACL. O desenvolvimento deste
subprojeto proporcionou uma experincia piloto de tratamento
arquivstico dentro da UFMG.
2. O Acervo Curt Lange: uma breve descrio
O musiclogo Francisco Curt Lange nasceu em Eilenburg,
Alemanha, em 12 de dezembro de 1903 e faleceu em maio de 1997, em
Montevidu, Uruguai. Curt Lange, posteriormente naturalizado uruguaio,
tornou-se um dos responsveis pelo avano da musicologia latino-
americana, pelo desenvolvimento da musicologia histrica brasileira,
atravs de seu trabalho sobre a msica brasileira do perodo colonial e,
particularmente, sobre a msica dos compositores mineiros do sculo
XVIII.
A quase totalidade de trabalhos musicolgicos dedicados msica
brasileira dos sculos XVIII e XIX contm referncias ao trabalho de
Curt Lange. Sua obra constitui-se numa fonte obrigatria para o
conhecimento da vida musical de Minas Gerais nos sculos XVIII e XIX,
e as raras partituras de obras musicais deste perodo hoje publicadas,
so de alguma forma, efeito de seu trabalho pioneiro.
A formao do acervo de Curt Lange (incluindo a coleo de
manuscritos musicais, hoje custodiada pelo Museu da Inconfidncia de
Ouro Preto) deu-se, naturalmente, atravs de um processo longo e
complexo, no qual incluem-se as dificuldades prprias para o exerccio
da musicologia histrica - rea de conhecimento ainda recente no Brasil,
somadas s dificuldades peculiares do trabalho de campo em questo.
De fato, Curt Lange realizou um levantamento importantssimo de
fontes primrias para a pesquisa musicolgica, mas parte significativa
de seu trabalho ainda permanece desconhecida, presente apenas nesta
documentao ainda no estudada. Se, por um lado, os manuscritos
musicais parecem, a princpio, mais atraentes para os musiclogos, por
outro, na correspondncia e nos manuscritos de Curt Lange encontram-
se informaes relacionadas a um perodo importantssimo da
musicologia do sculo XX e, particularmente, ao florescimento da
musicologia histrica brasileira.
Em 1995, a Biblioteca Universitria da UFMG, com o apoio do
Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais - BDMG, da Fundao
Vitae e de doao pela famlia, integrou ao seu patrimnio o acervo de
Curt Lange. Este acervo composto da totalidade de sua
correspondncia, de seus manuscritos para artigos e trabalhos
cientficos, de sua biblioteca, alm de fotografias, instrumentos musicais,
discos, transcries e reconstrues de obras musicais estudadas pelo
pesquisador, assim como outros documentos significativos para a
musicologia. A importncia dessa aquisio foi assinalada por uma srie
de eventos realizados em Belo Horizonte - um seminrio de musicologia,
uma exposio de documentos do acervo e alguns concertos -
ressaltando as contribuies do pesquisador para o patrimnio cultural
mineiro e latino americano.
Pouco antes de sua morte, Curt Lange manifestou sua inteno de
criar, em torno desta documentao, um instituto de musicologia,
reunindo pesquisadores de reas diferenciadas e criando condies
bsicas para que se desenvolvessem trabalhos na rea de musicologia,
dando continuidade sua obra.
3. Metodologia para tratamento do Acervo Curt Lange
3.1 Definio da metodologia
Alguns fatores foram considerados determinantes na definio da
metodologia adotada no tratamento do ACL.
O primeiro e, provavelmente, o mais importante deles, a
natureza do acervo. Como j mencionado antes, grande a variedade e
tipologia de materiais acumulados por Curt Lange ao longo de sua vida.
Observou-se que parte desses materiais eram de natureza nitidamente
arquivstica: foram acumulados em conexo com a atividade de
pesquisa musicolgica do titular, guardando uma relao de
organicidade, seja com o acumulador ou entre os prprios materiais.
1
Nesta perspectiva, encontram-se as duas sries Correspondncia e
Vida - avaliadas como as de maior relevncia do acervo. A originalidade,
caracterstica essencial dos arquivos, constitui outro atributo destas
duas sries. Tambm ficou claro que outra parte do acervo, talvez a
mais extensa, apresentava caracterstica bastante diversa. Observou-se
que os instrumentos musicais, as homenagens recebidas, os livros,
discos, peridicos, os souvenirs, para citar apenas alguns exemplos,
foram reunidos por Curt Lange, obviamente em torno da mesma
atividade, mas mantinham uma relao muito mais temtica que
orgnica, apresentando, portanto, a caracterstica de colees. Em
sntese, o acervo em pauta de natureza mista, abrigando documentos
arquivsticos e no arquivsticos.
O segundo fator que orientou a escolha da metodologia est ligado
a uma das clusulas do contrato de doao, exigindo do rgo
depositrio o compromisso de manter o acervo em seu conjunto, sem
separao de seus componentes. Em vista disto, desde seu
recebimento pela UFMG, foi designado um espao especfico para a sua
instalao em uma sala da Biblioteca Universitria.
O terceiro fator determinante se refere poltica de tratamento da
informao e de gerenciamento dos servios oferecidos pelo Sistema de

1
Para esclarecimentos a respeito da noo de organicidade ver: SCHELLENBERG, 1974; BELLOTTO, 1991;
LOPES, 1996.
Bibliotecas da UFMG. O software adotado, o VTLS, utiliza o formato
bibliogrfico USMARC para a entrada de dados (USMARC...,1994). Este
formato, internacional e integrado, permite tratar qualquer tipo de
material bibliogrfico, como tambm acervos arquivsticos. Um dos
princpios do software VTLS proporcionar a viso de uma base
bibliogrfica nica, com possibilidade de interface local e atravs da
Internet, alm de permitir links a outros arquivos de imagens, sonoros,
entre outros.
Outro fator diz respeito possibilidade de se utilizar, dentro do
formato USMARC, padres para definir o contedo dos elementos de
dados, no caso, a norma de descrio arquivstica General International
Standard for Archival Description - ISAD(G).
Com esses fatores em mente e, aps algumas reunies de
trabalho, concluiu-se que a metodologia de tratamento arquivstico seria
a mais adequada para o tratamento do ACL, tanto sob o ponto de vista
fsico, como do ponto de vista intelectual. Isso porque a premissa bsica
do tratamento arquivstico preconiza uma interveno nos acervos do
geral para o particular. Nessa perspectiva, seria possvel atravs dos
processos de arranjo e descrio, oferecer, num primeiro momento, uma
viso do todo fundo arquivstico - e, partindo-se do todo, para as
diversas partes que o compem.
3.2 Os processos de arranjo e descrio
Provavelmente, o arranjo constitui uma das atividades mais
distintas do tratamento arquivstico. O termo bastante adequado, por
refletir nitidamente o carter da atividade, conforme ser demonstrado a
seguir.
Em 1980, Schellenberg descreve o arranjo como o processo de
agrupamento dos documentos singulares em unidades [de arquivo]
significativas e o agrupamento, em relao significativa, de tais unidades
entre si (Schellenberg, 1980). O arranjo, no entender de Bellotto,
uma operao ao mesmo tempo intelectual e material, na qual os
documentos so organizados uns em relao aos outros, dentro de um
mesmo fundo. Ora, a organizao dos documentos uns em relao aos
outros, se d quase que naturalmente, em decorrncia do princpio de
organicidade, que resulta do prprio processo de acumulao dos
documentos. Ou seja, os documentos se acumulam em decorrncia das
atividades, mantendo uma relao orgnica com a prpria atividade e
com os documentos entre si.
Em sua proposta de ordenao interna dos fundos, Bellotto (1991)
prope as seguintes subdivises para os fundos arquivsticos:
sees/subsees, sries/subsries dossis e item documental.
Enquanto os fundos, e suas respectivas sees e subsees se formam
a partir do rgo acumulador, as sries e subsries se constituem a
partir das atividades e do tipo documental.
Aps anlise da estrutura do ACL, considerou-se que o arranjo
deveria se dar nos seguintes nveis: fundo, srie e subsrie e, quando
necessrio, dossi. O quadro de arranjo do ACL est apresentado na
figura 1.
Como se v, o quadro de arranjo oferece uma viso da estrutura
do acervo sob o ponto de vista fsico, no chegando ainda a tratar os
documentos do ponto de vista informacional. A descrio vem cumprir
esta funo.
Por meio da descrio arquivstica, elabora-se a representao
acurada da unidade de descrio (ex.: fundo) e de suas partes, quando
for o caso (ex.: seo, srie, dossi), extraindo-se as informaes que
identifiquem a unidade a ser descrita, ao mesmo tempo explicando o
contexto de sua produo bem como o sistema de arquivo que a
produziu (ISAD-G, 1993).
Coleo Bibliogrfica: (1) Obras de Referncia; (2) Monografias; (3) Peridicos; (4) Separatas; (5) Folhetos; (6)
Libretos de pera; (7) Publicaes editadas por CL
Acervo Curt Lange
Col.
Bibliog.
Correspon
dncias
Partituras Col. Instr.
Musicais
Instr. de
Trabalho
Reg. Audio
Visuais
Iconografia Docs. Raros Docs. de
Pesquisa
Atividades
Culturais
Lembranas Homenagem
Vida
1 2 4 3 5 6 7 8
2 1 1 2 3
4 1 2 3 5 6 7
1
1 2 3 4 5
2 3
2 4 6 8 10 12
13
1
7 9 3 11 5
2 1 3
Correspondncias: (1) Enviadas; (2) Recebidas
Partituras: (1) Originais e cpias de manuscritos; (2) Publicadas por CL; (3) Publicadas
Registros Audio-Visuais: (1) Discos de vinil; (2) Compact disc; (3) Fitas Cassetes; (4) Fitas de rolo; (5) Fitas de
vdeo;
Iconografia: (1) Fotografias; (2) Quadros; (3) Slides e microfilmes; (4) Imagens diversas; (5) Negativos
Documentos Raros: (1) Obras musicais; (2) Documentos manuscritos de arquivos histricos; (3) Livros e
revistas
Documentos de Pesquisa: (1) Biobliografia; (2) Miscelnea; (3) Estudos e transcries de documentos de
arquivos histricos; (4) Artigos e estudos avulsos recebidos por pesquisadores; (5) Transcrio e restauro de
manuscritos histricos; (6) Domenico Zipoli; (7) Manuscritos avulsos de CL; (8) Listagens; (9) Exemplos
musicais; (10) Recortes da imprensa; (11) Documentos de programaes musicais; (12) Catlogos e folders;
(13) Catlogos comerciais de editoras e gravadoras
Atividades Culturais: (1) Convites, programas e cartazes; (2) Recortes; (3) Programas
A ISAD(G) foi concebida como descrio multinvel, partindo-se
do geral (fundo) para o particular (sees, subsees, srie, subsrie,
etc.) permitindo representar os diversos nveis de um acervo arquivstico
estabelecidos durante o processo de arranjo. Assim, ao se tratar um
acervo arquivstico, possvel definir, uma vez efetuado o arranjo, em
que nvel ser conduzida a descrio, considerando os recursos
disponveis na instituio. Por exemplo, possvel definir que os
acervos arquivsticos sero tratados, num primeiro momento, apenas em
nvel de fundo e serem abertos para consulta. Quando possvel, os
demais nveis podero ser descritos. Nota-se que esta metodologia
possibilita imprimir um ritmo bem mais acelerado ao processamento
tcnico.
2
preciso ressaltar que tal processo de descrio - do geral para o
particular - inverso ao processo de descrio utilizado na
Biblioteconomia, que tem como ponto de partida o item a ser tratado.
Outro destaque a ser feito neste ponto que a perspectiva do
tratamento item por item raramente chega a ser adotada em arquivos.
4. Aplicao da metodologia: utilizao da ISAD(G) em combinao
com o Formato Bibliogrfico USMARC
indiscutvel a importncia do tratamento de informaes por
meio de padres e formatos internacionais visando ao intercmbio de
informaes. Nesse sentido, foram adotados para o desenvolvimento do
subprojeto a norma de descrio arquivstica ISAD (G) para descrio
do contedo dos elementos e o formato USMARC, que permite a
entrada de dados relativos a acervos de carter arquivstico, definido
nesse formato como materiais mistos. Como software foi utilizado o
Virginia Technical Library System - VTLS, por ser adotado pelo Sistema
de Bibliotecas da UFMG e ser compatvel com o formato bibliogrfico

2
Os nveis previstos na ISAD(G) extrapolam o objetivo deste trabalho, deixando de ser includos aqui.
USMARC. Adotou-se tambm a International Standard Bibliographic
Description - General ISBD (G). Para a descrio arquivstica em
alguns nveis estabelecidos no arranjo, utilizou-se o aplicativo MicroIsis.
4.1. Tabela de converso: ISAD (G) E Formato Bibliogrfico
USMARC
Para a incluso dos elementos de dados da ISAD (G) no registro
USMARC, estudou-se o item 3: Elementos da descrio da ISAD (G),
verificando-se a correspondncia conceitual desses elementos com os
campos e subcampos do USMARC. A partir desse estudo, foi elaborada
uma tabela denominada Tabela de Converso da ISAD (G) para o
USMARC Format for Bibliographic Data including guidelines for content
designation.
Alguns exemplos da tabela so apresentados, a seguir:
TABELA DE CONVERSO DA ISAD (G) x Formato Bibliogrfico
USMARC
ISAD(G) USMARC
Nome Campos Cdigos
Sub-
Campos
Especificao dos Sub
Campos
____________
Campo fixo 008 (VTLS;
Leader e
008 USMARC)
[...]
ISAD(G) USMARC
Nome Campos Cdigos
Sub-
Campos
Especificao dos Sub
Campos
3.1.2 Ttulo Ttulo 245 \a
\b
\g
Ttulo
Outras informaes sobre o
ttulo
Data predominante
[...]
ISAD(G) USMARC
Nome Campos Cdigos
Sub-
Campos
Especificao dos Sub
Campos
3.2.4 Histria da custdia Nota de
provenincia
561 \a
\b
\3
Provenincia
Perodo da colao
Material especificado
[...]
ISAD(G) USMARC
Nome Campos Cdigos
Sub-
Campos
Especificao dos Sub
Campos
3.5.3 Unidades de
descrio relacionadas
Entrada
analtica
773 \t
\w
Ttulo
Nmero de controle do
registro
[...]
ISAD(G) USMARC
Nome Campos Cdigos
Sub-
Campos
Especificao dos Sub
Campos
_____________
Acesso e
localizao
eletrnica
856 \n
\u
\2
Nome da localizao onde
a URL se encontra
URL
Mtodo de acesso
O objetivo dessa tabela foi servir de suporte para elaborao do
Manual de Entrada de Dados para a Descrio Arquivstica - Verso
preliminar. Esse Manual um instrumento bsico, que junto com o
formato bibliogrfico USMARC e ISAD (G) possibilita a incluso dos
registros de natureza arquivstica na base de dados da UFMG
(SB@Net).
4.2. Manual de Entrada de Dados para Descrio Arquivstica
O Manual apresenta a seguinte estrutura: campos fixos e campos
variveis.
4.2.1 Campos fixos
Os campos fixos correspondem ao campo 008 com contedo
pertinente ao software VTLS (exemplos: campo cdigo do operador e
nvel local) e ao USMARC: Leader (exemplo: tipo de controle) e 008
(exemplos: idioma e forma do item).
A seguir alguns exemplos de campos fixos:
EASY-CAT Nome USMARC Tag Contedo
Operator Cdigo do
Operador
VTLS Cdigo do operador com 2 dgitos
[...]
EASY-CAT Nome USMARC Tag Contedo
Lang Idioma 008/35-37 Campo Lngua
-Lngua predominante no material tratado
[...]
EASY-CAT Nome USMARC Tag Contedo
Archive Tipo de controle Ldr 08 a
4.2.2 Campos variveis
Os campos variveis podem ser convencionais, aplicveis a
qualquer documento, como por exemplo Ttulo ou, especficos, que se
aplicam conforme as caractersticas e especificidades dos documentos.
Por exemplo, no tratamento de documentos de natureza arquivstica, a
Nota de Provenincia constitui um campo especfico.
A seguir alguns exemplos de campos variveis:
Campo 245
245 TTULO DO DOCUMENTO E INDICAO DE RESPONSABILIDADE
DEFINIO Utilizar para a transcrio do ttulo e indicaes de responsabilidade.
CARACTERSTICAS No-repetitivo
USO Arquivos & Colees
INDICADORES IND 1 Entrada de ttulo adicional
= no gera entrada adicional de ttulo
= 1 gera entrada adicional de ttulo
IND 2 Caracteres a serem desprezados na alfabetao
= a 9 nmero de caracteres a desprezar
SUBCAMPOS \a ttulo (NR)
\b ttulos paralelos e outras informaes sobre o ttulo (NR)
\f data de acumulao/produo (NR)
\g data predominante (NR)
\n nmero parte/seo do trabalho (R)
EXEMPLOS 245 1\a [Acervo de Curt Lange] \f cerca de 1925-1997
245 1\a [Correspondncia de Henriqueta Lisboa] \f 1915-1985
245 1\a [Coleo bibliogrfica de Curt Lange] \f cerca de 1925-1997
Campo 561
561 NOTA DE PROVENINCIA
DEFINIO Contm informao relacionada ao material descrito, de sua origem at o
acesso. Pode ser usado para:
- Nome do detentor ou endereo quando o item est localizado em
outro endereo que no o do detentor;
- Local original de um documento quando o mesmo foi instalado em um
local e, subsequentemente, movido para outro;
- ltimo detentor/localizao conhecida quando o documento descrito foi
roubado ou danificado.
CARACTERSTICAS Repetitivo
USO Arquivos e Colees
INDICADORES IND 1 Indefinido
= branco
IND 2 Indefinido
= branco
SUBCAMPOS \a Provenincia (NR)
\b Perodo de reunio/coleo (NR)
\3 Material especificado (NR)
EXEMPLOS 561 \a Originalmente colecionado por George Madison e organizado
pelo seu neto, John Ferris, depois de sua morte. Foi comprada por
Henry Kapper em 1878, o qual ampliou a coleo com documentos
comprados em leiles em Filadlfia e Paris, entre 1878 e 1893.
Ainda no contexto dos campos variveis, o ttulo, item 3.1.2 da
ISAD (G) estabelece que, quando no se dispe de um ttulo formal,
deve-se [...] comp[o]r um ttulo conciso. No nvel de fundo inclua o
nome do produtor. Nos nveis inferiores incluir, por exemplo, o nome do
produtor e um termo que indique um tipo de material...
O dado de autoria no aplicvel a acervos arquivsticos. Nesse
caso, considera-se o produtor, isto , o rgo ou indivduo responsvel
pela acumulao dos documentos. Na ISAD (G) no item 3.2.1 Nome do
produtor, definido: Indique o nome da(s) organizao(es) ou da (s)
pessoa(s) responsvel(is) pela produo da unidade de descrio,
quando esta informao no constar do ttulo.
No tratamento do Acervo Curt Lange foram adotados ttulos
atribudos para o acervo no todo e seus nveis inferiores (sries e
subsries), por no se dispor de ttulos formais.
Tambm no foram adotados os blocos referentes a assunto e
entradas secundrias por no se aplicarem a acervos arquivsticos.
O campo 773 (entrada analtica), possibilita criar um
relacionamento vertical que significa relacionamento hierrquico do
todo para suas partes e das partes para o todo (ex....subsries para
srie). A estrutura hierrquica do Acervo Curt Lange formada por
fundo, srie, subsrie e dossi e mostrada de modo lgico por meio de
links gerados por este campo. Esse campo foi definido na exibio como
parte de.
Campo 773
773 - ENTRADA ANALTICA
DEFINIO Contm informaes referentes ao item analtico para a unidade descrita no
registro
CARACTERSTICA Repetitivo
USO Arquivos e colees
INDICADORES IND 1 Controlador de nota
= exibe nota
IND 2 Indefinido
= branco
SUBCAMPOS \t Ttulo (NR)
\w Nmero de controle do registro (R) (No VTLS n identificador do registro
- bib id)
EXEMPLOS Srie Correspondncias : Acervo Curt Lange
773 1 \t Acervo Curt Lange \w 0274-82660
Subsrie Correspondncias recebidas : Acervo Curt Lange
773 1 \t Correspondncias : Acervo Curt Lange \w 0275-67660
773 1 \t Acervo Curt Lange \w 0274-82660
Nos exemplos acima observa-se que na srie Correspondncias :
Acervo Curt Lange, o campo 773 remete para o registro correspondente
ao nvel de fundo - Acervo Curt Lange. No exemplo referente a subsrie
Correspondncias recebidas : Acervo Curt Lange o campo 773 remete
para o registro da srie Correspondncias : Acervo Curt Lange e para o
fundo Acervo Curt Lange.
No desenvolvimento do trabalho foi definido o tratamento
arquivstico at o nvel de subsrie utilizando o USMARC. Considerando
a prpria caracterstica do dossi, que pode agrupar, vrios documentos
do mesmo tipo (ex.: correspondncias) ou documentos variados
(ex.:correspondncias, postais, fotografias, separatas, etc.,) que
optou-se em no utilizar o formato USMARC. Em nvel de dossis
adotou-se o aplicativo MicroIsis criando bases de dados conforme o
arranjo de cada subsrie. O campo 856 (acesso e localizao eletrnica)
foi adotado com a finalidade de permitir a recuperao das informaes
sobre os documentos contidos nos dossis, atravs de links gerados
nos registros das subsries correspondentes.
Campo 856
856 ACESSO E LOCALIZAO ELETRNICA
DEFINIO Contm informao necessria para localizar um item eletrnico. A
informao identifica a localizao eletrnica que contm o item ou a partir
do qual ela disponibilizada.
CARACTERSTICAS Repetitivo
USO Arquivos e colees
INDICADORES
IND 1 Mtodo de acesso
= e-mail
1 FTP
2 TELNET
3 Dial-up Acesso remoto-Linha discada
7 fonte especificada no subcampo 2
IND 2 Indefinido
= branco
SUBCAMPOS \n nome da localizao onde a URL Uniform Resource Locator se
encontra ( NR)
\u URL (R)
\2 mtodo de acesso (NR)
EXEMPLOS \u file://c:/easypac/saturn.gif \2 file \n PC local hard drive
Foram criadas bases de dados para os dossis das subsries
correspondncias enviadas (Base envia), correspondncias recebidas
(Base receb), Biobibliografia (Base biobi), Partituras (Base pub),
Transcries e restauro de obras musicais (Base parti).
A seguir alguns exemplos de formato de sada dessas bases:
Base envia da srie Correspondncias enviadas
Base pub da srie Partituras
O campo 856 pode tambm ser utilizado para ligaes de registros
USMARC com arquivos de imagens digitalizadas, sonorizao, web, e-
mails e outros. Numa segunda etapa do trabalho o acesso multimdia
poder ser utilizado em arquivos de imagens de cartas manuscritas,
partituras raras e incipt. Como exemplo, na srie Partituras incluiu-se a
imagem da capa da partitura Archivo de Msica Religiosa de la
Capitania Geral das Minas Gerais Siglo XVIII e na srie
Correspondncias enviadas a imagem de um carto de Carlos
Drummond de Andrade para Curt Lange.
Exemplo de um registro com campo 856
4.3 O EASYCAT - EDITOR DE CATALOGAO DO VTLS
Os registros correspondentes a descrio do Acervo Curt Lange foram
implantados atravs do EasyCat, editor de catalogao do VTLS, usando a
planilha archives.wfm e o Manual de Entrada de Dados para Descrio
Arquivstica - verso preliminar. As subsries Obras de referncia e Monografias
da srie Coleo bibliogrfica foram tratadas item a item utilizando-se: as regras
do Cdigo de Catalogao Anglo Americano, 2.ed. (AACR2), Tabela de
Classificao Decimal Universal (CDU), Tabela Cutter-Sanborn, indexao
atravs da Library of Congress Subject Headings (LCSH), Rede Bibliodata - CD
de catalogao (FGV), planilha books.wfm do VTLS, Manual de Entrada de
Dados para Monografias - verso preliminar, metodologias de transferncias de
registros bibliogrficos de outras bases (copy cataloging).
Em cada registro da srie Coleo bibliogrfica foi criado o campo
773 com objetivo de fazer o link com a srie. A forma de tratamento item
a item nestas subsries foi consequncia de dois fatores: a) adoo de
uma poltica j existente na UFMG para tratamento de monografia; b) o
trabalho de tratamento item por item foi anterior ao incio do Projeto de
Inventrio de Arquivos e Colees.
Exemplo da planilha archives.wfm - Campo fixo
Exemplo da planilha archives.wfm - Campos variveis
5. ADEQUAO DA EXIBIO DOS REGISTROS DE DESCRIO
ARQUIVSTICA
Na exibio dos registros arquivsticos, observou-se que a ordem
dos elementos de dados e os termos referentes aos campos no
atenderam s expectativas da equipe, uma vez que a ordenao dos
dados no formato USMARC diferente da ordenao preconizada na
ISAD (G). Por exemplo, de acordo com o formato USMARC, o campo
300 que corresponde a 3.1.5 na ISAD (G) vem antes do campo 351 que
corresponde a 3.1.4 na ISAD (G). Os ajustes foram feitos visando a
exibio conforme a ordem dos elementos da ISAD (G) e a entrada de
dados foi feita de acordo com o formato USMARC.
6. Concluso
O uso desses instrumentos na organizao do ACL, foi uma
experincia pioneira na UFMG, com resultados muito positivos,
possibilitando um tratamento e um acesso mais rpido s informaes.
Provavelmente, esta metodologia ser aplicada nos acervos
arquivsticos da UFMG.
A primeira concluso a ser registrada que a metodologia de
tratamento arquivstico do geral para o particular, pode ser adotada
independentemente de se dispor de recursos tecnolgicos. Em outras
palavras o processo de descrio pode ser desenvolvido manualmente,
adotando-se o sistema de fichas.
A equipe concluiu tambm que a adoo de uma base nica para
incluso de registros bibliogrficos e acervos arquivsticos deveria ser
revista, considerando as particularidades e caractersticas dos arquivos.
Em vista disso, encontra-se em fase de estudo o desmembramento dos
registros relativos ao ACL para uma base separada. Esta base seria
utilizada exclusivamente para os acervos arquivsticos.
Por meio desta experincia pode-se tambm inferir que outros
softwares ou aplicativos com estrutura de bancos de dados possam
assegurar os objetivos propostos.
Finalmente, destaca-se a importncia da adoo de normas e
padres internacionais permitindo UFMG disponibilizar as suas
informaes na rede mundial de comunicao - Internet.
O acesso s informaes do Acervo Curt Lange pode ser feito
atravs da pesquisa pelas palavras-chave - Acervo Curt Lange - na
base de dados do Sistema de Bibliotecas da UFMG pelo endereo:
http://www.bu.ufmg.br.
7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
1. BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental.
So Paulo: T. A. Queiroz, 1991. 198p.
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