UNIVERSIDADE DO PLANALTO CATARINENSE

SISTEMAS DE INFORMAO




ANDERSON BORBA
CRISTIAN ALVES
MARIO ALFREDO
RICARDO DEUCHER






WORKFLOW







LAGES
2014






ANDERSON BORBA
CRISTIAN ALVES
MARIO ALFREDO
RICARDO DEUCHER





WORKFLOW











LAGES
2014
Trabalho apresentado a Professora
Juliana A. P. Branco da disciplina de
Fundamentos de Sistemas de Informao
do 5 Semestre do Curso de Sistemas de
Informao da Universidade do Planalto
Catarinense








Sumrio
INTRODUO ................................................................................................................................ 4
2. O que WORKFLOW? ............................................................................................................... 5
2.1 Definio da WFMC ............................................................................................................. 5
3. Por que usar WORKFLOW? ....................................................................................................... 6
4. Criando um WORKFLOW .......................................................................................................... 6
5. WfMS - Os Sistemas de Gerenciamento de WORKFLOW ........................................................ 7
5.1. Funcionalidades do WfMS ................................................................................................ 7
5.2. Vantagens da implementao do WfMS .......................................................................... 8
CONCLUSO .................................................................................................................................. 9
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................................................................. 10














INTRODUO

Um Workflow ou ciclo de trabalho necessrio para as empresas que querem
ter destaque no mercado de trabalho, pois ele define padres para que uma
empresa possa funcionar corretamente dentro de um sistema estruturado onde
ele divide funes e hierarquias tornando a empresa um modelo de
organizao, assim melhorando toda a logstica desenvolvida pela mesma.

















5

2. O QUE WORKFLOW?

Algumas definies de Workflow
Workflow, em ltima anlise, significa acompanhar a situao de um processo
durante todo o seu ciclo de vida. Desta forma, os envolvidos em cada processo
podem acompanhar passo a passo, onde est determinado documento, um
produto que est sendo importando ou um pedido de cliente que precisa ser
aprovado. (HABERKORN, 1999)
Workflow um sistema em que um trabalho pode ser transferido de uma
pessoa para outra atravs de um sistema de rede de acordo com um conjunto
de regras. O sistema Workflow ir rastrear todos os momentos de trabalho
realizado e gerar estatsticas sobre eles, auxiliando os gerentes a identificarem
gargalos nos processos do negcio. (POLITEC, 2005).

2.1 DEFINIO DA WFMC*

Workflow : "Qualquer tarefa executada em srie ou em paralelo por dois ou
mais membros de um grupo de trabalho (workgroup) visando um objetivo
comum", sendo que:
Qualquer tarefa: implica que o workflow refere-se a um largo campo de
atividades.
Em srie ou paralelo: no fluxo do processo, os passos na tarefa podem
ser executados um depois do outro ou simultaneamente por diferentes
indivduos, ou pela combinao dos dois. Na execuo das tarefas, pode
haver caminhos condicionais, os quais dependem de fatores variveis.
Dois ou mais membros: se somente uma pessoa executar uma tarefa
isso NO workflow. Como o nome workflow sugere, uma tarefa um
workflow somente quando "fluir" de um indivduo para outro.
Objetivo comum: indivduos participando em um workflow DEVEM estar
trabalhando em busca de UM objetivo. Trabalhar em projetos
independentes NO constitui um workflow.

6

3. POR QUE USAR WORKFLOW

As solues de Workflow possibilitam principalmente a automatizao dos
processos de negcio mais importantes da organizao, normalizao da
forma de trabalho e aumento da eficincia global. Isso se deve a:

Organizao dos procedimentos de trabalho (cada um sabe o qu e
quando fazer).
A formalizao dos circuitos de autorizao e aprovao (no h como
fugir da estrutura hierrquica).
Menor custo associado obteno e movimentao de informao ao
longo do processo.
Menor tempo de execuo dos processos.
Ganho de produtividade na realizao das tarefas.
Reduo do nmero de erros nos processos.
Reduzir ou eliminar a circulao de papis entre os envolvidos.
Melhor fluncia de comunicaes entre os participantes do processo.
Reduo de tempo nas transferncias de informaes e execuo de
tarefas.
Melhor modo de identificar ocorrncias de gargalos nos processos.

4. CRIANDO UM WORKFLOW

De modo simplificado e ilustrativo, um Workflow pode ser criado como segue:
1. Define-se uma atividade ou tarefa que um grupo de trabalho precisa
realizar e as regras de servio que gerenciaro a atividade.
2. Divide-se a tarefa em sub-tarefas (passos). Cada passo representa uma
lista bem definida de coisas que so realizadas por um indivduo e que
so feitas logicamente juntas. Uma tarefa pode ser quebrada em passos
de maneiras diferentes.
3. Decide-se o conjunto de habilidades para realizar cada passo. Isso ir
especificar as funes ou indivduos de trabalho que podem ser
chamados para realizar tal passo.

7

4. Decide-se a sequncia em que cada passo deve ser realizado.
5. Se algum dos passos realizado em uma base condicional, identifica-se
esses passos e define-se as condies.
6. Projeta-se um mapa do workflow que identifica os passos e a sequncia,
ou "fluxo" em que os passos devem ser realizados. Associam-se funes
ou indivduos de trabalho a cada passo.
7. Criam-se os formulrios, documentos e instrues que sero usados
pelos indivduos em cada passo para execuo da sub-tarefa.

5. WfMS - OS SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DE
WORKFLOW

WFMS um programa de computador que automatiza a sequncia lgica dos
processos de negcio gerenciando a sequncia de atividades de trabalho e
notificando recursos humanos e executando recursos eletrnicos associados
com os vrios passos das atividades.
As ferramentas de WfMS previnem as pessoas para no esquecerem coisas.
Um WfMS certifica-se de que as atividades ocorram numa sequncia prpria e
que os usurios sejam informados para que possam executar suas tarefas.
Por exemplo, em vez de confiar em Joo para contar a Maria e Pedro que sua
parte no trabalho est pronta e eles podem comear a executar as suas
respectivas atividades, o WfMS faz uma notificao automtica e imediata.

5.1 FUNCIONALIDADES DOS WfMS
Roteamento de trabalho: predefine a sequncia em que as atividades sero
executadas.
Invocao automtica de aplicativos: o aplicativo adequado para a realizao
da tarefa pode ser invocado automaticamente pelo prprio WfMS.
Distribuio dinmica de trabalho: determinar qual participante ir executar a
tarefa.
Priorizao de trabalho: permite que a prioridade de uma instncia seja
alterada conforme a necessidade.

8

Acompanhamento do trabalho: permite descobrir imediatamente o status atual
de qualquer instncia.
5.2 VANTAGENS DA IMPLEMENTAO DE WFMS

Garantia da integridade do processo: o uso de um WfMS garante o
respeito s regras do processo e a ordem das atividades.
Manipulao eletrnica de documentos: substituio de documentos em
papel por registros armazenados e controlados eletronicamente.
Eliminao do tempo de espera entre as atividades: em processos no
controlados por WfMS h um espao de tempo relativamente alto na
transferncia de tarefas de um participante para outro. Com o uso de um
WfMS, a coordenao entre as tarefas administrada automaticamente,
permitindo que o processo possa fluir mais rapidamente.
Integrao das atividades da empresa: com o uso de sistemas de
workflow, atividades desenvolvidas por divises diferentes da empresa
podem ser conectadas, compondo um nico processo.









CONCLUSO


Processos otimizados requerem menos recursos, reduzem custos e, sobretudo,
levam menos tempo para serem concludos. Imagine o que representa um
minuto perdido por cada empregado de uma companhia de 10.000
funcionrios.
Estudos demonstram que normalmente o desperdcio de tempo no ocorre na
execuo de cada etapa do processo, mas sim no espao de tempo
compreendido entre estas etapas. Isso ocorre por um motivo simples: as
pessoas simplesmente no sabem que j chegou a sua vez de interagir no
processo, seja porque no foram avisas, porque no querem ou por mero
descuido imposto pela rotina do dia-a-dia.
Neste cenrio, os sistemas de Workflow desempenham um importante papel
como supervisoras do tempo.
Ao implementar mecanismos de controle de Workflow a s companhias
certificam-se no somente que seus processos de negcio fluiro com mais
eficincia, mas tambm que cada etapa estar documentada, certificada, livre
de falhas e sem o acmulo de papis.













REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS


Luiz Antnio M. Pereira , Marco Antonio Casanova. Sistemas de Gerncia de
Workflows: Caractersticas, Distribuio e Excees. Disponvel em:
< ftp://ftp.inf.puc-rio.br/pub/docs/techreports/03_11_pereira.pdf>.
Acesso em: 09/05/2014.

Sinfic. Workflow: o Que e Como Evoluiu ao Longo do Tempo. Disponvel em:
< http://www.sinfic.pt/SinficWeb/displayconteudo.do2?numero=24324>.
Acesso em: 10/05/2014.

Jonh Wendell de Santana. Sistemas Workflow: Uma aplicao ao IC.
Disponvel em: < http://www.bani.com.br/wp-
content/uploads/2006/07/tcc_Wendell.pdf>.
Acesso em: 13/05/2014.

Wikipedia. Fluxo de trabalho . Disponvel em:
<http://pt.wikipedia.org/wiki/Fluxo_de_trabalho>.
Acesso em: 13/05/2014.