Manual de Gestão de Protocolo

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
MANUAL DE GESTO DE PROTOCOLO

Rio de Janeiro
2012

2

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Srgio Cabral

SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL
Rgis Fichtner

SUBSECRETARIA DE GESTO DA CASA CIVIL
Marco Antonio Horta Pereira

COORDENAO
Valria Regina de Almeida Morandi

REDAO
Fbio da Silva Siqueira
Gabriela da Silva Jordo dos Santos
Luciane Tom da Cunha
Mariana Batista do Nascimento
Maria Rosangela da Cunha

COLABORAO
Cristiane Nunes Vrginio
Fernanda de Moraes Costa
Lucia Cardoso
Marcelo Mrida
Ndia Dvaki Pena Garcia
Patrcia de Mello Silva
Patrcia Santos Silva
Viviane Gonalves da Silva

APOIO
Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro - APERJ
Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao PPGCI da Universidade
Federal Fluminense UFF

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Sumrio
1. GERENCIAMENTO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS ................................. 6
2. ATIVIDADES DE PROTOCOLO ................................................................................ 9
2.1. PRODUO DE DOCUMENTOS ................................................................................. 9
2.2. PADRONIZAO DA ESTRUTURA DOCUMENTAL ............................................ 10
2.3. TRAMITAO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ............................................... 14
2.4. RECEPO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ..................................................... 15
2.5. DISTRIBUIO INTERNA ......................................................................................... 16
2.6. EXPEDIO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ................................................... 16
2.7. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ......................................... 17
2.8. DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS .................................. 18
2.9. VISTA E CPIA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS .............................................. 19
3. PROCEDIMENTOS PROCESSUAIS ........................................................................ 21
3.1. AUTUAO ................................................................................................................. 21
3.2. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE PRECEDNCIA . 22
3.3. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE SIGILO ................ 23
3.4. INSTRUO E NUMERAO DE FOLHAS ............................................................ 24
3.5. EMENDA CARMIM ..................................................................................................... 26
3.6. ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME ..................................................... 27
3.7. ANEXAO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 29
3.8. JUNTADA DE PROCESSOS ........................................................................................ 30
3.9. APENSAO DE PROCESSOS .................................................................................. 32
3.10. DESAPENSAO DE PROCESSOS ....................................................................... 33
3.11. DESENTRANHAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS ......................................... 34
3.12. DESMEMBRAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS ............................................. 35
3.13. ACAUTELAMENTO DE PROCESSOS .................................................................. 36
3.14. DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS ........................................................... 38
3.15. EXTINO E DESISTNCIA DE PROCESSOS .................................................... 39
3.16. ENCERRAMENTO DE PROCESSOS ..................................................................... 41
3.17. REABERTURA DE PROCESSOS............................................................................ 42
3.18. RECONSTITUIO DE PROCESSOS.................................................................... 42
3.19. DIGITALIZAO DE DOCUMENTO EM PROCESSO ADMINISTRATIVO .... 43

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4. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS ........................... 44
4.1. ANULAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS .......................................................... 44
4.2. REVOGAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS ....................................................... 46
4.3. CONVALIDAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS ................................................ 47
MODELOS DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 48
GLOSSRIO .............................................................................................................................. 68
LEGISLAO ............................................................................................................................ 83

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APRESENTAO
O Manual de Atividades de Gesto de Protocolo apresenta o conjunto de regras e
procedimentos tcnicos que devero ser utilizados por todos os rgos e entidades da
Administrao Pblica Estadual a fim de criar bases para a implantao do Sistema de
Gesto de Protocolo no mbito do Governo do Estado do Rio de Janeiro.
Elaborado em conjunto pela Secretaria de Estado da Casa Civil e pelo Arquivo
Pblico do Estado do Rio de Janeiro, o Manual descreve os procedimentos relativos
produo, ao trmite e ao uso de documento e processos administrativos e tem por
objetivo racionalizar e padronizar procedimentos gerais referentes gesto de protocolo.
Cabe ressaltar que neste Manual no esto contidas as regras de atividades ou
orientaes tcnicas quanto indexao, classificao, arranjo, descrio,
armazenamento e preservao de documentos, as quais sero inseridas no Manual de
Gesto Documental do Governo do Estado do Rio de Janeiro.
Prezando pela compreenso clara, integral, padronizada e uniforme dos conceitos
e termos tcnicos utilizados na elaborao do manual em questo, foi inserido no
ANEXO I- Glossrio de termos usados no Manual.
Por fim, o Manual de Atividades de Gesto de Protocolo foi elaborado em
conformidade com a legislao estadual, as normas de Direito e os conceitos doutrinrios
aplicados prtica administrativa imperante em servios de protocolo, de documentao
e de informao.

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1. GERENCIAMENTO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS
1.1.Cadastro nico de Unidades Protocoladoras

1.1.1. O Cadastro nico de Unidades Protocoladoras a base nica de
gerenciamento de Unidades Protocoladoras que subsidiar a sistemtica de
Numerao nica de Protocolo (NUP).
1.1.2. O Cadastro nico tem como objetivos:
Gerenciar as Unidades Protocoladoras e controlar a numerao nica de
protocolo;
Administrar e consolidar dados relacionados identificao, quantificao
e descrio das unidades de protocolo;
Controlar as mudanas estruturais: criao, extino, fuso, ciso ou troca
de subordinao das unidades de protocolo;
Subsidiar a elaborao de indicadores associados a Unidades
Protocoladoras e processos administrativos; e
Assegurar a integridade e a eficincia da numerao de processos.
1.1.3. Entende-se por Unidade Protocoladora cada unidade administrativa com
competncia para autuar processos administrativos, gerenciar tramitao, expedio,
recepo de documentos e realizar procedimentos processuais nos rgos.
1.1.4. O responsvel pela Unidade Protocoladora o titular do rgo, a quem
caber a incumbncia de promover a alterao/adequao dos dados de cadastro
junto ao sistema de Cadastro nico.
1.1.5. de competncia do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro - RJ o
gerenciamento do Cadastro nico de Unidades Protocoladoras.
1.1.6. O gerenciamento do Cadastro nico de Unidades Protocoladoras abrange
a implantao, a manuteno e o controle da sistemtica de Numerao nica de
Protocolo e das atividades de cadastramento, cancelamento e reativao de cadastro.

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1.2. Cadastramento

1.2.1. O cadastramento e a atualizao dos dados de cada Unidade Protocoladora no
Cadastro sero realizados pelo titular do rgo.
1.2.2. Os dados obrigatrios de cadastramento so: nome do rgo, subordinao, se
trata-se de Protocolo Central ou Setorial, nome do responsvel pelo Setor,
telefone institucional e email institucional.
1.3. Aps o cadastramento, ser atribudo um cdigo identificador Unidade
Protocoladora conforme regras estabelecidas no tpico Numerao nica de
Protocolo (item 1.6 abaixo).

1.4. Cancelamento de cadastro

1.4.1. O cancelamento de cadastro ser efetuado em casos de extino, ciso ou
fuso com outro rgo.
1.4.2. Sempre que houver cancelamento de cadastro de uma unidade protocoladora,
seu respectivo cdigo identificador ser desativado.
1.4.3. Em casos de ciso, o cdigo do rgo originador ser desativado e sero
criados cadastros para os rgos resultantes da ciso.
1.4.4. Em casos de fuso, os cdigos dos rgos envolvidos sero desativados e um
novo cdigo ser atribudo ao rgo resultante da fuso.

1.5. Reativao de cadastro

1.5.1. Consiste na reativao do cadastro de rgos extintos, que voltarem
condio anterior.

1.6. Numerao nica de Protocolo:

1.6.1. A Numerao nica de Protocolo (NUP) a sistemtica de identificao
numrica de cada Unidade Protocoladora, vinculando-as ao seu respectivo
rgo.
1.6.2. Os objetivos da NUP so:
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Criar numerao nica para os processos administrativos, integrando os
convencionais (em meio fsico) e os processos eletrnicos (gerados pelo
Processo Digital); e
Permitir que o UPO gere automaticamente o nmero do processo
administrativo e importe o nmero gerado pelo Processo Digital.
1.6.3. A utilizao do NUP no rgo tem como premissa o cadastramento de sua(s)
respectiva(s) Unidade(s) Protocoladora(s).
1.6.4. Para processos administrativos em meio fsico, a NUP composta por 4
(quatro) grupos de caracteres e ser utilizada como identificador de processos
administrativos estaduais.

1 Grupo - Alfanumrico, composto por uma letra (E) e dois dgitos (SS).
Este grupo corresponde Secretaria e respectivos rgos vinculados.
Ser determinado por decreto.
Ex: E-12/ PPP.XXXXXX/AAAA (Secretaria de Estado da Casa Civil)
E-12/ PPP.XXXXXX/AAAA (PRODERJ)

2 Grupo - Numrico, composto por trs nmeros (PPP). Este Grupo
corresponde Unidade Protocoladora. Ser determinado por Portaria do
APERJ.
Ex: E-12/001.XXXXXX/AAAA (Casa Civil)
E-12/002.XXXXXX/AAAA (Arquivo Pblico)

3 Grupo - Numrico. Composto por seis dgitos (XXXXXX). Este Grupo
corresponde faixa numrica (intervalo) sequencial de processos dentro de
um rgo. Dever ser reiniciado a cada ano.
Ex: E-12/001.000001/AAAA (1 processo autuado Casa Civil)
E-12/001.000002/AAAA (2 processo autuado Casa Civil)

NUP = E- SS/PPP.XXXXXX/AAAA
NUP = Secretaria (S) + Unidade de Protocolo (P) + sequncia numrica
(X) + ano de produo (A)
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E-12/002.000001/AAAA(1 processo autuado APERJ)

4 Grupo - Numrico. Composto por quatro dgitos (AAAA). Este Grupo
corresponde ao ano de produo do documento ou autuao do processo
administrativo.
Ex: E-12/001.000001/2011 (1 processo autuado no ano de 2011 na Casa Civil)

1.6.5. Para processos administrativos originados de forma digital (Processo Digital),
apenas o primeiro grupo da NUP alterado. As letras PD formaro o
elemento identificador dos processos administrativos eletrnicos.

2. ATIVIDADES DE PROTOCOLO
2.1. PRODUO DE DOCUMENTOS
2.1.1. A Produo corresponde fase de criao de documentos, quando os
mesmos so elaborados e tornam-se capazes de constituir elementos de
prova, direito e/ou informao. Nesta fase preciso cuidado para que se
evite a produo desnecessria de documentos que no so essenciais,
reduzindo o volume a ser pesquisado, controlado e organizado e, ao mesmo
tempo, obrigar a produo dos documentos necessrios para fazer prova da
execuo da atividade.
2.1.2. Na elaborao de documentos devem ser observadas as caractersticas de
autenticidade, fidedignidade, integridade e acessibilidade, descritas abaixo:

NUP = PD- SS/PPP.XXXXXX/AAAA
NUP = Secretaria (S) + Unidade de Protocolo (P) + sequncia numrica
(X) + ano de produo (A)
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Autenticidade: qualidade do documento associada ao que ele registra,
pela qual se pode aferir se o mesmo o que diz ser, independentemente de
se tratar de minuta, original ou cpia, e se livre de adulteraes ou
qualquer outro tipo de corrupo.
Fidedignidade: qualidade do documento pela qual se pode aferir sua
capacidade de sustentar os fatos que atesta. Para tanto, h que ser dotado
de completude, criado pela autoridade competente e ter seus
procedimentos de criao bem controlados.
Integridade: qualidade atribuda a um documento que est completo e
inalterado.
Acessibilidade: qualidade do documento pela qual ele pode ser localizado,
recuperado, apresentado e interpretado em qualquer tempo.
2.1.3. Os documentos elaborados no mbito do Poder Executivo Estadual
devero apresentar estrutura e disposio de seus elementos de forma
padronizada, em conformidade com as normas constantes no presente
Manual.

2.2. PADRONIZAO DA ESTRUTURA DOCUMENTAL
2.2.1. O Cabealho deve apresentar os seguintes elementos:
Braso do Estado do Rio de Janeiro;
Nome do rgo e hierarquia (subordinao);
Nmero de Classificao;
Classificao de sigilo;
Classificao de Precedncia;
Identificador do documento;
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Local e data;
Origem;
Destinatrio;
Assunto; e
Anexos.
2.2.2. O Braso dever seguir o padro e respeitar as margens superior e inferior
de 2,5cm e esquerda e direita de 3 cm..
2.2.3. No sero admitidos logotipos em atos oficiais.
2.2.4. O nome do rgo e o nome dos setores devem ser escritos sem abreviaes
e devem constar centralizados abaixo do braso, em letra maiscula. A fonte
e o tamanho da letra do nome do rgo e do setor devem seguir o padro
Times New Roman 9.
2.2.5. O Plano de Classificao deve ser inserido no canto superior esquerdo,
conforme tipologia documental correspondente no Plano de Classificao de
Documentos do Estado do Rio de Janeiro em vigor.
2.2.6. Se o documento produzido for sigiloso, deve-se inserir marcao ou
indicao de grau de sigilo no canto superior esquerdo, acima do Plano de
Classificao, com o respectivo grau de sigilo em todas as pginas, conforme
exemplo abaixo:

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2.2.7. As pginas dos documentos sigilosos sero numeradas seguidamente,
devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que
compem o documento.
2.2.8. Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de
encaminhamento na sua tramitao, deve-se inserir carimbo de classificao
de precedncia, urgente ou urgentssimo, abaixo da Classificao de Sigilo.
Os documentos com classificao de precedncia devem ter prioridade na
tramitao.
2.2.9. O carimbo urgente ou urgentssimo deve seguir o mesmo padro do
enunciando nas regras para autuao de processo com grau de precedncia,
descritas no item 3.2.
2.2.10. Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao,
todos os requerimentos protocolados referentes a esta lei devem receber o
carimbo de grau de precedncia.
2.2.11. O identificador do documento composto pelo nome da espcie
documental, que pode ser abreviado, seguido da sigla do rgo, da sigla do
setor, do nmero sequencial e do ano.
2.2.12. Na mesma linha do identificador do documento constar o local, seguido
da data. O ms deve ser apresentado por extenso.
2.2.13. A origem, quando aplicvel na estrutura do documento, ser escrita
usando-se a denominao oficial do cargo da autoridade expedidora,
precedido da preposio De:.
2.2.14. Destinatrios so, dentre outros, as autoridades, agentes da Administrao
Pblica e os setores a que se destinam os documentos.
2.2.15. A indicao de destinatrio ser escrita utilizando-se a forma de tratamento
e a denominao oficial do cargo, quando se tratar de autoridades, precedido
das preposies Para:, ou Ao.
2.2.16. Identificar o assunto dos documentos baseado na ao a que ele se refere,
tendo como referncia o Plano de Classificao de Documentos vigente;
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2.2.17. O assunto obrigatrio somente em atos de comunicao.
2.2.18. Se o documento possuir anexos, indicar o nome da tipologia documental e
a quantidade de folhas entre parnteses.

Exemplo de Cabealho:

2.2.19. A composio e a forma dos atos administrativos devem obedecer s
regras expressas no Manual de Redao Oficial do Estado do Rio de Janeiro
em vigor.
2.2.20. O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padro
Times New Roman, tamanho 12, e o espaamento 1,5.
2.2.21. Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o exarou.

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2.3. TRAMITAO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
2.3.1. A tramitao consiste na atividade de encaminhar documentos/processos
entre unidades organizacionais internas e/ou externas ao rgo.
2.3.2. O objetivo da tramitao encaminhar ou receber documentos/processos
que subsidiem a tomada de decises.
2.3.3. A Unidade Protocoladora responsvel por controlar o ciclo de tramitao
de documentos/processos, que se divide nas seguintes fases: Recepo,
Distribuio Interna e Expedio.
2.3.4. Para tramitar documentos e processos administrativos eletronicamente
deve-se utilizar o Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder
Executivo, no qual sero inseridos os seguintes registros inerentes ao
processo:
I. Numrico-cronolgico, com explicitao do nmero e data de autuao
dos processos;
II. Nominal, com indicao do nome dos interessados e do destinatrio ou da
procedncia do processo; e
III. lassificao, que ser baseada no Plano de Classificao vigente.
2.3.5. A tramitao de documentos e processos por meio do Sistema de
Protocolo Integrado do Poder Executivo efetivada a partir da emisso de
guia de remessa eletrnica, gerada automaticamente pelo sistema.
2.3.6. As guias de remessa eletrnica, emitidas pelo Sistema de Protocolo
Eletrnico Integrado do Poder Executivo, so utilizadas para enviar e receber
os documentos/processos, devendo-se evitar a sua impresso uma vez que a
tramitao poder ser comprovada eletronicamente.
2.3.7. Um processo no poder, em virtude de aguardar anlise e deciso, ter seu
trmite paralisado, por perodo superior a 1 ano.
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2.3.8. Atingido o prazo estipulado no item acima, o documento/processo deve ser
remetido autoridade competente para retomar o trmite ou ser enviado para
arquivamento.
2.4. RECEPO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
2.4.1. A recepo compreende a conferncia do documento recebido e, caso o
mesmo no tenha sido recebido eletronicamente, efetuar o registro no
Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.
2.4.2. A Unidade Protocoladora dever verificar a integridade dos documentos e
registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade,
dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e devolver ao remetente.
2.4.3. A confirmao do recebimento de documentos no Sistema de Protocolo
Eletrnico Integrado do Poder Executivo deve ser precedida de conferncia
dos dados cadastrados na guia de remessa eletrnica relativa aos
documentos.
2.4.4. Qualquer inconsistncia resultar na devoluo dos documentos ao
remetente para correo.
2.4.5. O registro e o recebimento de documentos devem ocorrer no Sistema de
Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.
2.4.6. Para o recebimento de documentos sigilosos e pessoais ser necessrio
observar os critrios abaixo:
I. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante
autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.
II. Os envelopes que contiverem a marca pessoal s podero ser abertos
pelo prprio destinatrio.

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2.5. DISTRIBUIO INTERNA
2.5.1. A distribuio interna compreende o encaminhamento, a circulao e o
controle do trmite do documento no rgo.
2.5.2. O encaminhamento tambm deve ser registrado no Sistema de Protocolo
Eletrnico Integrado do Poder Executivo, por meio de guia de remessa
eletrnica.
2.6. EXPEDIO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
2.6.1. A expedio consiste na remessa de documentos para destinatrios
externos ao rgo.
2.6.2. O registro da expedio de documentos sem classificao de sigilo
ocorrer via Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo,
com uso da guia de remessa eletrnica.
2.6.3. Para a expedio de documentos sigilosos e pessoais ser necessrio
observar os critrios abaixo:
I. A expedio de documentos sigilosos poder, a critrio do remetente, ser
realizada mediante: servio postal, com opo de registro, mensageiro
oficialmente designado, mala diplomtica, meio magntico ou eletrnico, ou
transmisso de dados;
II. Estes meios so vedados para documentos com grau de sigilo ultrassecreto
que, em princpio, sero expedidos pessoalmente, por agente pblico
autorizado, no sendo permitida a sua postagem;
III. Em casos extremos, os documentos ultrassecretos que requeiram
tramitao e soluo imediata, atendendo ao princpio da oportunidade,
podero ser expedidos por meio magntico ou transmisso de dados, desde
que criptografados eletronicamente por sistema de cifra de alta
confiabilidade;
IV. Todo documento sigiloso e/ou pessoal, ao ser expedido, ser
acondicionado em envelope duplo, onde:
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a. No envelope externo no constar qualquer indicao de grau de
sigilo ou o assunto do documento, constando somente informaes sobre o
destinatrio;
b. O envelope interno ser fechado, lacrado e deve indicar,
necessariamente, o remetente, o destinatrio, o nmero e a marcao ou
carimbo com indicao do grau de sigilo. Deve ser expedido mediante
recibo.
V. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do
destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope interno que
contm o documento;
VI. Quando o documento recebido de mbito externo for sigiloso, ser sempre
acondicionado em envelope duplo, cuja distribuio far-se-, no que couber,
de forma similar prevista para os documentos expedidos.
2.7. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
2.7.1. a guarda e armazenamento de documentos/processos no local
estabelecido, conforme prazo de guarda correspondente.

2.7.2. O arquivamento ocorrer aps o encerramento do fluxo decisrio do
documento/processo.

2.7.3. A Unidade Administrativa Originadora deve realizar os seguintes
procedimentos em relao ao pedido de arquivamento:

I- Conferir a classificao e temporalidade dada ao documento/processo;

II- Se o documento/processo estiver em fase corrente, o arquivamento dever ser
realizado na Unidade Administrativa Originadora, onde ser mantido at
expirao do prazo fixado;

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III- Se o prazo da fase corrente estiver expirado, a Unidade Administrativa
Originadora dever observar os procedimentos de transferncia constantes no
Manual de Gesto Documental.

2.8. DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
2.8.1. a retirada dos processos arquivados, para estudo e apreciao ou
reabertura, mediante solicitao motivada da Administrao Pblica ou do
interessado.

2.8.2. Os procedimentos para o desarquivamento de processos consistem nas
seguintes etapas:

I- O interessado nos processos deve realizar, junto Unidade Administrativa
Protocoladora do rgo, o pedido de desarquivamento, indicando-se a sua
finalidade vista, cpia, apensao ou reabertura;

II- Em caso de reabertura, a Unidade Administrativa Protocoladora dever
seguir os procedimentos estabelecidos no item 2.17;

III- Em caso de vista, cpia e apensao, a Unidade Administrativa
Protocoladora dever solicitar Unidade de Arquivamento o
desarquivamento do processo;

IV- A Unidade de Arquivamento realiza o desarquivamento dos processos e os
encaminha Unidade Administrativa Protocoladora que, por sua vez,
seguir os procedimentos que forem pertinentes solicitao.

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2.9. VISTA E CPIA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
2.9.1. A vista consiste na consulta de processos/documentos para fins de estudo e
apreciao.
2.9.2. Os documentos/processos passveis de consulta podero estar em trmite
ou arquivados, cabendo unidade detentora disponibiliz-los para
vista/cpia, conforme legislao vigente.
todos os requerimentos de vista de documentos solicitados com base nesta
lei devem ser tratados com prioridade.
2.9.4. Nos casos em que o documento/processo estiver arquivado, a Unidade
Administrativa Protocoladora deve seguir os procedimentos de
desarquivamento.
2.9.5. A vista efetuada a partir de solicitao, via requerimento, com entrada na
Unidade Administrativa Protocoladora detentora do documento/processo.
2.9.6. A Unidade Administrativa Protocoladora deve disponibilizar local para
consulta.
2.9.7. vedada a vista de processos/documentos fora das Unidades
Protocoladoras da Administrao Pblica Estadual pelo interessado,
procurador ou representante legal.
2.9.8. Caso o requerente no comparea no prazo de 30 dias, a contar da data do
requerimento, o documento/processo voltar para a unidade administrativa
de origem.
2.9.9. Para efetuar a vista de documento/processo, devem-se seguir os
procedimentos abaixo:
I- O interessado deve preencher o requerimento de solicitao de
vista;
II- A Unidade Administrativa Protocoladora deve protocolar o
requerimento;
20

III- O requerimento deve ser instrudo no processo (se o documento
compuser processo);
IV- A Unidade Administrativa Protocoladora deve disponibilizar local
apropriado para a vista e informar ao requerente o dia e o local de sua
realizao.

2.9.10. A cpia consiste na reproduo de documentos ou de processos para fins
de provas.
todos os requerimentos de cpia de documentos solicitados com base nesta
lei devem ser tratados com prioridade.
2.9.12. Os documentos/processos passveis de cpia podero estar em trmite ou
arquivados, cabendo unidade detentora disponibiliz-lo para esse fim,
conforme legislao vigente. Para efetuar a cpia de documento/processo o
requerente deve seguir os procedimentos abaixo:
I- A cpia efetuada a partir de solicitao, via requerimento, com entrada
na Unidade Administrativa Protocoladora detentora do
documento/processo.
II- O requerente deve pagar taxa equivalente quantidade de folhas
solicitadas, e a unidade protocoladora dever informar ao requerente que,
de acordo com o Decreto n 43.527 de 16/05/2012, por cada folha de cpia
ser cobrada o valor de R$ 0,10. E que o valor total equivalente as folhas
copiadas dever ser pago por DARJ emitido, conforme as orientaes do
site: http://www.fazenda.rj.gov.br.
III- A Unidade Administrativa Protocoladora s efetuar as cpias aps a
apresentao do comprovante de pagamento (DARJ).
IV- A Unidade Protocoladora disponibilizar as cpias.

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3. PROCEDIMENTOS PROCESSUAIS
3.1. AUTUAO
3.1.1. Autuao consiste na abertura do processo administrativo e tem como
objetivo a aquisio, resguardo, transferncia, modificao ou extino de
direitos.
3.1.2. Autua-se um processo quando a natureza da ao dependa da deciso de
duas ou mais pessoas. Dispensa-se a composio de processo nos casos em
que a deciso dependa de uma nica pessoa com uma tramitao simples e
breve, podendo assim, serem solucionados sem as formalidades do processo.
3.1.3. Os documentos oriundos de outro rgo do Poder Executivo Estadual
tambm podem ser autuados, desde que cumpram os requisitos acima
descritos.
3.1.4. A autuao de processo administrativo poder ser solicitada por qualquer
parte interessada, respeitando o disposto no artigo 9, Captulo V da Lei
Estadual 5.427/2009, materializando-se a partir do Termo de Abertura de
Processo.
3.1.5. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento
original. No entanto, ser admitida como exceo a autuao mediante cpia
de documento, desde que a cpia seja autenticada por servidor pblico
vista do original, considerando que o servidor possui f pblica em seus atos.
3.1.6. Os documentos transmitidos por fax, com procedncia fora da esfera do
Poder Executivo Estadual, desde que fotocopiados, podero ser autuados na
Unidade Administradora Protocoladora do rgo interessado.
3.1.7. Todos os processos autuados devero ser registrados no Sistema de
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3.1.8. No momento da autuao, a unidade protocoladora dever adotar os
seguintes procedimentos processuais:
I. Verificar a existncia de processos precedentes, com mesmo nome e
mesmo assunto;
II. Caso existam processos com o mesmo nome e o mesmo assunto, notificar
ao solicitante e verificar a real necessidade de abertura do processo
solicitado;
III. Identificar se o Termo de Abertura est assinado pelo solicitante;
IV. Preencher informaes referentes ao nmero do processo, data, nome do
responsvel pela autuao e proceder assinatura do Termo de Abertura;
V. Preencher os campos da capa padronizada do Processo Administrativo
Estadual tais como: rgo, nmero do processo, data de incio, nome e
assunto (de acordo com Plano de Classificao de Documentos vigente).
Os dados acima citados podem ser substitudos por etiqueta;
VI. Registrar a abertura do processo no Sistema de Protocolo Eletrnico
Integrado do Poder Executivo classificando-o de acordo com o Plano de
Classificao de Documentos em vigor;
VII. Incluir, aps a capa do processo, o TERMO DE ABERTURA seguido pelo
documento originador.
3.2. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE PRECEDNCIA
3.2.1. A autuao de documentos que exijam, pela sua natureza, celeridade e
prioridade de encaminhamento na sua tramitao, recebe a classificao de
urgente ou urgentssimo.
todos os processos autuados referentes a esta lei devem receber o carimbo de
grau de precedncia.
3.2.3. Os documentos com classificao de precedncia devem ter prioridade na
autuao.
23

3.2.4. O documento originador deve ser enviado ao protocolo com a classificao
de precedncia.
3.2.5. Para a atribuio da classificao de precedncia devero ser adotados os
seguintes procedimentos processuais:
I. O solicitante deve informar o grau de precedncia (urgente/urgentssimo)
correspondente no canto superior esquerdo do documento; e
II. A Unidade Administradora Protocoladora, ao proceder autuao, deve
inserir carimbo correspondente no canto superior esquerdo da capa do
processo.

Modelo de carimbo urgente:

Modelo de carimbo urgentssimo:

3.3. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE SIGILO
3.3.1. Os documentos sigilosos devem receber carimbo indicativo de grau de
sigilo, no canto superior esquerdo. O carimbo deve ser afixado no momento
da produo do documento, de acordo com a Tabela de Temporalidade
vigente.
3.3.2. Ao autuar ou instruir os documentos com classificao de sigilo, a
Unidade Administrativa Protocoladora deve carimbar conforme o grau de
sigilo correspondente, no canto superior esquerdo da capa do processo.
24

3.3.3. Quando o documento sigiloso for instrudo, o processo deve herdar o
mesmo grau de sigilo. Em caso de processos j classificados, deve ser refeita
a classificao para prevalecer a mais elevada.
Modelos de Carimbos de Sigilo

3.4. INSTRUO E NUMERAO DE FOLHAS
3.4.1. Instruo consiste na insero sequencial dos documentos necessrios para
que um determinado processo cumpra a sua finalidade, devendo ser parte
constante dele. Esses documentos so tambm chamados de peas
processuais.
3.4.2. As peas processuais sero sempre rubricadas, datadas e numeradas, em
ordem crescente, por meio de carimbo padronizado, conforme ordem
cronolgica de instruo processual.
3.4.3. As peas processuais que instrurem o processo podero ser representadas
por cpia ou outra forma de reproduo permanente, exigindo-se a
conferncia com o original, quando julgado necessrio.
25

3.4.4. Os versos das folhas no devero ser utilizados.
3.4.5. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho menor que o
padro A4, ser colado em folha de papel branco, inserindo o carimbo da
numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento
seja atingido pelo referido carimbo.
3.4.6. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no
sendo admitido diferenci-las pelas letras A e B, nem rasur-las.
3.4.7. A primeira folha do processo ser a Capa padro (folha 1), a qual no ser
numerada, nem receber carimbo ou marcao de instruo processual. A
primeira folha numerada e com a referida marcao/carimbo ser sempre o
Termo de Abertura de Processos (folha 2), seguido do documento originador
(folha 3).
3.4.8. A Instruo dever adotar os seguintes procedimentos processuais:
I. Inserir carimbo padronizado de instruo nas folhas do processo no canto
superior direito da pgina. Preencher nmero do processo, data de criao
do processo, nmero da folha que est sendo instruda na ordem crescente,
rubrica do servidor que est efetuando a instruo; e
II. Caso no tenha carimbo de instruo, inserir marcao com dados contidos
no carimbo e numerar sequencialmente as folhas. O carimbo ou a
marcao de instruo processual dever conter os elementos conforme
exemplo abaixo:
Modelo de Carimbo de Instruo

26

3.5. EMENDA CARMIM
3.5.1. A Emenda Carmim o mtodo de retificao de elementos processuais de
instruo ou autuao, por meio de utilizao de tinta cor Carmim (vermelho
vivo).
3.5.2. Quando for constatada a necessidade de correo de qualquer elemento
processual constante do carimbo de instruo, de qualquer folha do processo,
a Unidade Administrativa Protocoladora responsvel pela falha dever
recorrer Emenda Carmim.
3.5.3. A verificao de erros ou rasuras nos registros de autuao e instruo, no
ato de recebimento de um processo administrativo, motivar a sua devoluo
ao rgo responsvel pelo erro ou rasura para fins de retificao.
3.5.4. No podem ocorrer correes ou qualquer alterao na Capa do Processo
ou em contedo decisrio de peas processuais por meio de Emenda
Carmim.
3.5.5. Ao usar a Emenda Carmim devero ser adotados os seguintes
procedimentos processuais:
I. Riscar (tachar) o elemento processual, objeto da retificao, com caneta
com tinta vermelha (carmim);
II. Inserir carimbo de retificao abaixo do carimbo de instruo com os
elementos que sofrero alteraes, informando data da correo e
responsvel.
Exemplos de retificao com Emenda Carmim:
a) Na instruo, determinado Analista de Protocolo equivocou-se ao escrever a data
no nmero identificador do processo.
27

b) O elemento a ser corrigido, no caso o ano do processo, deve ser riscado, com tinta
cor carmim, e deve ser inserido o carimbo de retificao (Emenda Carmim)
abaixo do carimbo de instruo.

3.6. ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME
3.6.1. A diviso de um processo por volumes tem a finalidade de organizar a
incluso de folhas no processo administrativo, tendo em vista a manuteno
da integridade e a preservao do processo e dos documentos que o
compem.
3.6.2. Cada volume do processo no dever exceder a 200 folhas. Para encerrar o
volume que alcanar o limite, deve-se incluir o Termo de Encerramento de
Volume e abrir o volume subsequente, a partir do Termo de Abertura de
Volume. A abertura de volumes dever ser registrada no Sistema de
3.6.3. Quando o documento, a ser instrudo, contiver nmero de folhas
excedentes ao limite fixado nesta norma, deve-se abrir um volume
processual apenas para esse documento. As peas processuais subsequentes
sero instrudas em um novo volume.
28

Ex: Se um documento de 200 folhas for instrudo em um processo que j
possui 95 folhas, o primeiro volume ser encerrado com as 95 folhas e ser
aberto o segundo volume para o documento com 200 folhas.
3.6.4. Ser vedada a quebra de pginas de documentos a serem instrudos no
processo.
Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, no qual ser includo um
documento contendo 50 folhas, o volume dever ser encerrado na folha 180,
devendo ser aberto novo volume para a incluso do referido documento.
3.6.5. Ser admitido aumento de 10% do limite de folhas por volume (20 folhas).
Exemplo: Um documento com 200 folhas ser instrudo em um volume
processual com 20 folhas. Para no encerrar um volume com apenas 20
folhas, este documento com 200 folhas ser instrudo no mesmo volume,
encerrando-se o mesmo com 220 folhas.
3.6.6. Ressalva-se que o no cumprimento das regras de encerramento e abertura
de volume ocasionar interrupo do curso normal do processo, restituindo-o
ao ltimo remetente para adequao.
3.6.7. As regras de volume so aplicveis apenas para os documentos que
instruem o processo
3.6.8. As capas de volumes, a exemplo da capa de processo, contaro como
folha, mas no sero numeradas.
3.6.9. A fixao dos colchetes que unem as folhas processuais observar a
distncia, a partir da margem esquerda, de cerca de 2 cm.
3.6.10. Devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais:
I. Assinar e incluir o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME,
devidamente preenchido e numerado, aps a ltima folha do volume a ser
encerrado;
II. Incluir a indicao, "Volume I", na capa do processo.
29

III. Preencher nova capa de processo, indicando a numerao do novo volume;
IV. Assinar e incluir o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, devidamente
preenchido e numerado no novo volume; e
V. Inserir e instruir, aps TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, os
documentos subsequentes.

3.7. ANEXAO DE DOCUMENTOS
3.7.1. Anexao a incluso de um ou mais documentos em um processo para
fins de estudo e apreciao ou para fundamentar e comprovar as decises
proferidas no processo.
3.7.2. A Anexao ser realizada pelas partes envolvidas no processo ou pela
Unidade Administrativa Protocoladora na qual o processo est tramitando.
3.7.3. Podem ser anexados documentos avulsos com procedncias distintas (de
rgos diferentes) do processo administrativo.
3.7.4. Cada documento anexado deve receber carimbo padronizado, ou marcao
com os dados do carimbo. Cada documento anexado numerado,
sequencialmente, com numeral arbico (Exemplo: Anexo I possui 3 folhas,
sendo folha 1, folha 2 e folha 3 (ou fl. 1, fl. 2 e fl. 3).
3.7.5. Cada documento a ser includo contar como um anexo. Caso sejam
includos mais de um documento na anexao, estes recebero numerao
sequencial em algarismos romanos (Anexo I, Anexo II, etc.). Os documentos
anexados sero numerados sequencialmente aps cada capa com a marcao
Anexo I, Anexo II, etc.
3.7.6. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume,
sero anexados ao processo por meio de capa de documento padronizada,
contendo a indicao anexo e o nmero do processo.
30

3.7.7. A anexao apenas ser desfeita a partir do desentranhamento e/ou do
desmembramento
1
de peas.
3.7.8. Para a anexao de documentos devero ser adotados os seguintes
I. Assinar e instruir TERMO DE ANEXAO DE DOCUMENTOS no
processo;
II. Inserir Folha de indicao de Anexos aps ltima folha do processo (a
folha de indicao de anexos no ser instruda e numerada);
III. Incluir anexos (documentos) aps a folha de indicao de anexos;
IV. Inserir carimbo de anexo, contendo o nmero do processo, o nmero do
anexo (em algarismos romanos) e o nmero de pginas do anexo (em
numeral arbico). Pode-se tambm utilizar marcao com mesmo contedo,
no canto superior direito de cada folha do anexo; e
V. Registrar a ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder
Executivo.
Modelo de Carimbo de Anexao

3.8. JUNTADA DE PROCESSOS
3.8.1. Juntada a unio de processos que possuem dependncia entre si, sendo os
fatores determinantes: interessado comum e mesma matria. A juntada
definitiva e irreversvel.

1
Deve-se observar as regras e procedimentos acerca de desmembramento e desentranhamento, conforme itens
subsequentes.
31

3.8.2. A juntada a integrao ou fuso de processos, a partir dos elementos
processuais do processo principal, tais como: nmero do processo,
interessados, procedncia, ano, etc.
3.8.3. A juntada de processos solicitada apenas pelos setores envolvidos nos
processos e efetuada pela Unidade Protocoladora.
3.8.4. O processo mais recente juntado ao processo mais antigo (processo
principal), seguindo a ordem cronolgica de decises, e tem seu trmite
encerrado em decorrncia da juntada.
3.8.5. O processo juntado tem suas folhas renumeradas de acordo com a
sequncia do principal e deve receber o nmero do processo principal.
3.8.6. A juntada de processos dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. Verificar se o processo a ser juntado possui mesmo(s) interessado(s) e
mesma matria do processo principal;
II. Assinar e instruir TERMO DE JUNTADA DE PROCESSOS aps a ltima
folha do processo principal;
III. Retirar a capa do processo a ser juntado;
IV. Inserir folhas do processo juntado aps o Termo de Juntada;
V. Inserir carimbo de instruo, ou marcao com mesmo contedo, abaixo do
carimbo de instruo antigo;
VI. Marcar um X sobre o carimbo anterior e preencher os campos do novo
carimbo dando continuidade sequncia da ltima folha do processo
principal, tais como outros elementos processuais;
VII. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder
Executivo.

32

Exemplo:
a) O processo n E-12/123456/2012 foi juntado ao processo n E-
12/122555/2011 (processo principal).
b) O processo mais recente perde a capa e as folhas de instruo devem ser
renumeradas a contar da ltima folha do processo principal.
c) O processo principal contm 53 folhas. O Termo de Juntada deve ser
instrudo como folha 54. Desta forma, as folhas do processo juntado devem
ser renumeradas iniciando em 55, conforme ilustrao abaixo.

3.9. APENSAO DE PROCESSOS
3.9.1. Apensao a unio temporria de um ou mais processos a outro. Este
procedimento motivado quando, por sua natureza, embora no deva fazer
parte integrante de outro processo, existam motivos que justifiquem que seja
examinado e analisado em conjunto com outro processo, a fim de assegurar a
uniformidade de tratamento em matrias semelhantes e/ou complementares
(assuntos correlatos).
33

3.9.2. A apensao de processos solicitada apenas pelos setores envolvidos nos
processos e efetuada pela Unidade Protocoladora.
3.9.3. Os processos que possurem outro(s) processo(s) apenso(s) devero ter
uma sinalizao especfica durante o trmite, ou seja, devero conter uma
indicao dos processos apensados.
3.9.4. Os processos que forem apensados a outro tero seu trmite interrompido
at a sua desapensao.
3.9.5. A Apensao de processos dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. Verificar se o processo a ser apensado possui matria ou assunto correlato
ao processo principal;
II. Assinar e instruir TERMO DE APENSAO DE PROCESSOS no
processo principal;
III. Inserir processo como apenso do processo principal, sem retirar a capa
2
;
IV. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder
Executivo.

3.10. DESAPENSAO DE PROCESSOS
3.10.1. Aps cumprir o propsito da apensao, os envolvidos nos processos
podero solicitar a desapensao Unidade Protocoladora. A desapensao
pode ocorrer tambm no encerramento do processo principal.
3.10.2. Nos casos de processos apensados de rgos de procedncia distintas, a
Unidade Protocoladora, no momento da desapensao, dever encaminhar o
apenso ao rgo de origem.

2
Este procedimento pode ser realizado por meio de amarrao, com fita apropriada a esta finalidade ou material
semelhante, ou procedimento que garanta a tramitao e localizao de ambos na disposio determinada, ou seja,
processo principal na frente do processo apensado. Todavia, deve-se observar se o procedimento utilizado adequado
para a conservao e integridade fsica do processo e dos documentos que o compem.
34

3.10.3. A desapensao de processos dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. Assinar e instruir TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSOS no
processo principal;
II. Nos casos de processos em trmite, separar fisicamente e enviar o processo
apensado para concluso do seu trmite;
III. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder
Executivo;
IV. Se o processo apensado tiver procedncia distinta do principal, a Unidade
Protocoladora dever encaminh-lo ao rgo que procedeu sua autuao.

3.11. DESENTRANHAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS
3.11.1. O desentranhamento consiste na retirada de documentos de um processo a
pedido de interessado (pessoa fsica ou jurdica) ou da Administrao
Pblica;
3.11.2. O desentranhamento de documento ser solicitado a partir de despacho de
solicitao de desentranhamento de documentos. Tambm poder ser
solicitado mediante petio, que ser deferida ou indeferia pela autoridade
competente por meio de despacho de deferimento ou indeferimento de
desentranhamento. Se a petio for impetrada por habeas data, esta anlise
dever ser atendida no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.
3.11.3. Quando deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora deve incluir o
TERMO DE DESENTRANHAMENTO no lugar das peas desentranhadas.
3.11.4. Se o requerente for um rgo pblico da esfera estadual ou representante
deste, a Unidade Protocoladora encaminhar o documento conforme regras
de tramitao de documentos. Caso contrrio, solicitar recibo no Termo de
Desentranhamento de Documento, o qual dever ser datado e assinado.
35

3.11.5. O desentranhamento de peas dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. Verificar se o requerente parte interessada no processo;
II. O requerente deve emitir despacho de solicitao de desentranhamento ou
entregar a petio Unidade Protocoladora;
III. A Unidade Protocoladora deve instruir no processo o despacho ou a petio
do requerente;
IV. Encaminhar o processo autoridade responsvel pelo rgo para
deferimento ou indeferimento. No caso de indeferimento este dever ser
fundamentado;
V. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora
dever instruir o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS no
lugar da pea retirada;
VI. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e
vista do processo ao requerente do desentranhamento.

3.12. DESMEMBRAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS
3.12.1. O desmembramento de documentos consiste na separao de um
documento ou parte da documentao de um ou mais processos visando
formao de novo processo.
3.12.2. O desmembramento de documento ser realizado a partir de requerimento
de desmembramento de documentos, o qual ser deferido ou indeferido pela
autoridade competente por meio de despacho de autorizao de
desmembramento.
3.12.3. A Unidade Protocoladora, se autorizado, deve instruir o TERMO DE
DESMEMBRAMENTO e providenciar a abertura de um novo processo com
os documentos desmembrados.
36

3.12.4. O desmembramento de peas dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. Verificar se o solicitante parte envolvida no processo;
II. O solicitante deve preencher requerimento de desmembramento;
III. A Unidade Protocoladora deve instruir no processo o requerimento e
encaminh-lo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou
indeferimento;
IV. A autoridade responsvel pelo rgo deve emitir despacho deferindo ou
indeferindo o desmembramento de documentos. Em caso de recusa a
autoridade deve fundamentar a deciso;
V. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora
dever instruir o TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE
DOCUMENTOS no lugar da(s) pea(s) retirada(s);
VI. Providenciar a autuao dos documentos desmembrados, seguindo as regras
de autuao;
VII. Registrar no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo;
VIII. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e
vista do processo ao requerente do desmembramento.

3.13. ACAUTELAMENTO DE PROCESSOS
3.13.1. Acautelamento o direito de cautela que possui a Administrao Pblica
para evitar que haja dano ou leso ao interesse/patrimnio pblico ou
segurana de bens, pessoas e servios.
3.13.2. A medida acauteladora constitui efeito suspensivo, ou seja, de paralisao
do processo at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.
37

3.13.3. As providncias acauteladoras so discricionrias, ou seja, dependem de
anlise do administrador responsvel pela tomada de deciso, devendo ser
obrigatoriamente motivadas.
3.13.4. Devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais:
I. O interessado deve solicitar autoridade competente fundamentando a
necessidade de acautelamento;
II. A Unidade Protocoladora ir instruir no processo o requerimento e
indeferimento.
III. A autoridade responsvel pelo rgo dever emitir despacho deferindo ou
indeferindo o acautelamento de processos, justificando em caso de recusa;
IV. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora
dever intimar o interessado para manifestao, salvo quando o mesmo for
desconhecido ou estiver em local no sabido e/ou o decurso do prazo para
manifestao puder causar danos irreversveis ou de difcil reparao.
Aps intimao, aguardar 48 horas para promover acautelamento do
processo;
V. Instruir o TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO, no qual
constar: responsvel pelo acautelamento, requerente do acautelamento,
data do acautelamento e assinatura do responsvel pelo acautelamento;
VI. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e
vista do processo ao requerente do acautelamento.
VII. A Administrao Pblica poder desacautelar um processo, a qualquer
momento, de ofcio ou motivada por solicitao das partes interessadas.

38

3.14. DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS
3.14.1. O desacautelamento consiste na liberao do processo administrativo,
anteriormente sob cautela de determinado rgo da Administrao Pblica,
para o prosseguimento de seus trmites normais.
3.14.2. A Administrao Pblica poder desacautelar um processo, a qualquer
momento, de ofcio ou motivada por solicitao de terceiros.
3.14.3. Quando a solicitao de desacautelamento no ocorrer de ofcio, o
solicitante dever, em primeira instncia, recorrer ao rgo responsvel pelo
acautelamento.
3.14.4. Devem ser adotados os seguintes procedimentos processuais:
I. Encaminhar requerimento fundamentando autoridade competente;
indeferimento, fundamentando no caso de recusa;
indeferindo o desacautelamento de documentos;
IV. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora
dever instruir o TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE
PROCESSOS, no qual constar: responsvel pelo desacautelamento,
requerente do desacautelamento, data do desacautelamento e assinatura do
responsvel pelo desacautelamento;
V. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e
vista do processo ao requerente do desacautelamento.

39

3.15. EXTINO E DESISTNCIA DE PROCESSOS
3.15.1. A administrao pblica poder declarar extinto o processo quando
exaurida sua finalidade ou quando o objeto da deciso se tornar impossvel,
intil ou prejudicado por fato superveniente.
3.15.2. A extino de processos administrativos poder ocorrer por declarao da
prpria administrao pblica ou por desistncia das partes interessadas,
mediante TERMO DE EXTINO DE PROCESSO.
3.15.3. A desistncia do processo ocasionar sua extino somente quando se
tratar de desistncia total, ou seja, quando todos os interessados desistirem
da ao, desde que o ato no cause prejuzos e danos ao interesse pblico e a
terceiros.
3.15.4. Quando se tratar de desistncia parcial, ou seja, quando apenas parte dos
interessados desistirem da ao, o processo no ser extinto, devendo haver a
formalizao das respectivas desistncias em TERMO DE DESISTNCIA
DE PROCESSO.
3.15.5. O TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO dever ser preenchido e
assinado em todos os casos de desistncia, total ou parcial, sendo
imediatamente instrudo pela respectiva Unidade Protocoladora.
3.15.6. Os processos extintos no devero ser reabertos. Para os casos em que
houver a necessidade de retomar as aes processuais, as partes interessadas
devero proceder abertura de novo processo.
3.15.7. A extino de processos mediante declarao da administrao pblica
dever adotar os seguintes procedimentos processuais:
I. Encaminhar requerimento justificado autoridade responsvel pelo rgo
que autuou o processo;
encaminh-lo autoridade competente para deferimento ou indeferimento;
40

indeferindo a extino de processos;
IV. Quando o requerimento for deferido pela autoridade, o rgo dever
notificar os interessados, quando existirem, e aguardar, no mximo, 10
(dez) dias para manifestao das partes.
V. Quando houver manifestao das partes, a Unidade Protocoladora dever
encaminhar a manifestao para anlise e deciso da autoridade
responsvel que aprovou a extino.
VI. Quando a deciso pela extino do processo for mantida, a Unidade
Protocoladora dever instruir o TERMO DE EXTINO DE
PROCESSOS e dar cincia do ato aos interessados que realizaram
manifestao.
VII. Quando a autoridade responsvel pela extino julgar procedente a
manifestao do interessado, o processo dever seguir os trmites normais.
VIII. Quando o processo for declarado extinto, a unidade de protocolo dever
encaminh-lo para arquivamento, cabendo cumprir o respectivo prazo de
guarda constante na Tabela de Temporalidade.
3.15.8. A extino de processos mediante desistncia total dos interessados dever
adotar os seguintes procedimentos processuais:
I. Os interessados devero formalizar solicitao mediante preenchimento do
TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO junto unidade
protocoladora do rgo responsvel pela autuao do processo;
II. A unidade protocoladora encaminhar o TERMO DE DESISTNCIA DE
PROCESSO assessoria jurdica do rgo para que esta analise se o ato
de extino pode ocasionar prejuzos e danos ao interesse pblico ou a
terceiros, deferindo ou indeferindo a solicitao.
III. A anlise da assessoria jurdica ser formalizada e instruda ao processo.
41

IV. Em caso de deferimento da solicitao, a autoridade competente
preencher o TERMO DE EXTINO DO PROCESSO, e dar cincia ao
solicitante.
V. Em caso de indeferimento, que dever ser fundamentado, a Unidade
Protocoladora dar prosseguimento aos trmites normais informando a
deciso ao solicitante.

3.16. ENCERRAMENTO DE PROCESSOS
3.16.1. O encerramento de processos consiste na finalizao do fluxo decisrio do
processo administrativo e, por conseguinte, no arquivamento no rgo de
origem.
3.16.2. Somente o rgo originador do processo poder encerr-lo mediante
preenchimento e assinatura de TERMO DE ENCERRAMENTO DE
PROCESSO.
3.16.3. Quando o processo j estiver encerrado seu fluxo decisrio somente
poder ser reiniciado ou alterado mediante reabertura de processo.
3.16.4. O encerramento de processos dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. A unidade protocoladora dever verificar se o TERMO DE
ENCERRAMENTO est assinado pelo solicitante;
II. Preencher, assinar e instruir o TERMO DE ENCERRAMENTO no
processo;
III. Registrar encerramento no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do
Poder Executivo.

42

3.17. REABERTURA DE PROCESSOS
3.17.1. A reabertura de processos corresponde reiniciao, reviso ou retomada
de seu fluxo decisrio e, por conseguinte, ao desarquivamento do processo.
3.17.2. A solicitao de acesso ao processo j encerrado e arquivado com fins de
vista ou cpia no ser, para todos os efeitos, considerada reabertura de
processos.
3.17.3. A reabertura ser solicitada apenas pelos setores envolvidos. Quando a
solicitao for de rgo externo, ser realizada por meio de Ofcio. Quando
ocorrer no prprio rgo, ser realizada mediante Correspondncia Interna.
3.17.4. A reabertura de processos dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. A unidade protocoladora receber e verificar se o Ofcio ou a
Comunicao Interna procedem de partes interessadas ou envolvidas no
processo;
II. Preencher, assinar e instruir o TERMO DE REABERTURA DE
PROCESSOS aps a ltima folha do processo;
III. Encaminhar o processo ao solicitante da reabertura por meio de guia de
remessa eletrnica;
IV. Registrar a reabertura no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do
Poder Executivo.

3.18. RECONSTITUIO DE PROCESSOS
3.18.1. A reconstituio de processos consiste na reunio de documentos com o
objetivo de remontar processos em casos de desaparecimento ou extravio.
3.18.2. O servidor que identificar o desaparecimento ou o extravio do processo
dever comunicar o fato, imediatamente, autoridade responsvel para fins
de apurao.
43

3.18.3. A apurao ser realizada mediante sindicncia ou processo
administrativo disciplinar, conforme institudo pelo Decreto-Lei 220/75.
3.18.4. A autoridade responsvel pela apurao, na reconstituio de processos
dever adotar os seguintes procedimentos processuais:
I. Ordenar a documentao que comprove as aes de busca do processo
extraviado, juntamente com o documento pelo qual foi notificado o
desaparecimento do processo;
II. Enviar autoridade da unidade a que estiver jurisdicionado para
autorizao da abertura de sindicncia e reconstituio;
III. Promover a reconstituio por meio do resgate de informaes referentes
ao assunto e objeto do processo extraviado, obtendo cpias dos
documentos que o constituam;
IV. Autuar processo de reconstituio utilizando os mesmos dados cadastrados
no processo extraviado (nmero, interessado, data, assunto, origem)
atribuindo-lhe nova numerao;
V. Acrescentar na primeira folha do processo a informao de que o mesmo
est sendo reconstitudo, onde deve constar o nmero do processo
extraviado, o interessado, assuntos e outras informaes identificadoras do
processo.

3.19. DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS EM PROCESSOS
ADMINISTRATIVOS
3.19.1. A digitalizao ser utilizada para fins de consulta e instruo processual
em processos administrativos eletrnicos.
3.19.2. Os documentos digitalizados, para fins de trmite processual, tm a
mesma fora probante dos originais, ressalvada a alegao motivada de
adulterao antes ou durante o processo de digitalizao.
44

3.19.3. Os originais dos documentos digitalizados devero ser preservados pelo
seu detentor at cumprimento dos prazos de guarda previstos na Tabela de
Temporalidade em vigor.
3.19.4. Os documentos digitalizados devero ser gerados apenas em formato PDF
(Portable Document Format).
3.19.5. Quando um processo administrativo em meio fsico for juntado ou
apensado a um processo administrativo em meio eletrnico, a Unidade
Protocoladora dever digitaliz-lo e promover a incluso deste no Processo
Digital, mantendo o original pelo prazo previsto na Tabela de
Temporalidade vigente.
3.19.6. O processo original cujas peas foram digitalizadas a fim de integrar
processo eletrnico, aps a digitalizao, receber carimbo ou marcao com
a identificao do processo administrativo eletrnico correspondente,
contando com os seguintes elementos:
I. Nmero do processo eletrnico;
II. Data da entrada;
III. Responsvel pela incluso.
3.19.7. Os procedimentos previstos neste item devero observar o disposto no
Decreto n 42.352/2010 e normas complementares.
4. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS

4.1. ANULAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS
4.1.1. A Anulao consiste no desfazimento de atos administrativos, quando
eivados de vcio de legalidade.
4.1.2. A anulao de um ato administrativo pode ocorrer de ofcio, pela prpria
administrao, ou mediante provocao de terceiros, produzindo, em ambos os
casos, efeitos retroativos data em que o ato foi praticado.
45

4.1.3. Ao(s) interessado(s) pelo ato dever ser assegurada a oportunidade de se
manifestar previamente anulao.
4.1.4. Todos os atos de anulao devero ser motivados, com indicao dos
fatos e fundamentos jurdicos. A motivao deve ser explcita, clara e congruente,
podendo consistir em declarao de concordncia com fundamentos de anteriores
pareceres, informaes, decises ou propostas, que, neste caso, sero parte
integrante do ato.
4.1.5. A anulao de ofcio dever adotar os seguintes procedimentos
processuais:
I. A autoridade que praticou o ato invlido, ou seu superior hierrquico,
submeter o assunto assessoria jurdica;
II. A assessoria jurdica opinar sobre a validade do ato sugerindo, quando for
o caso, providncias para instruo dos autos.
III. A assessoria jurdica dever indicar a necessidade, ou no, da
manifestao prvia do interessado do ato.
4.1.6. A anulao mediante provocao por terceiro interessado dever observar
os seguintes procedimentos processuais:
I. Preencher requerimento de anulao e encaminhar autoridade que
praticou o ato;
II. Submeter assessoria jurdica do rgo para emisso de parecer em at 20
(vinte) dias;
III. A assessoria jurdica do rgo opinar sobre a procedncia, ou no, do
pedido, sugerindo, quando for o caso, providncias para a instruo dos
autos e esclarecendo se a eventual anulao atingir terceiros;
IV. Quando o parecer apontar a existncia de terceiros interessados, a
autoridade determinar sua intimao para, em 15 (quinze) dias,
manifestar - se a respeito;
46

V. Concluda a instruo, sero intimadas as partes para, em 7 (sete) dias,
apresentarem suas razes finais;
VI. A autoridade, embasada no parecer da assessoria jurdica do rgo,
decidir em at 20 (vinte) dias, por despacho motivado, sendo convocadas
as partes;
VII. Aps deciso, caber recurso hierrquico.

4.2. REVOGAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS
4.2.1. A Revogao corresponde suspenso dos efeitos de determinado ato
administrativo por motivo de convenincia ou oportunidade, devendo ser
respeitados os direitos adquiridos at a data da revogao.
4.2.2. Ao(s) interessado(s) pelo ato dever ser assegurada a oportunidade de se
manifestar previamente revogao.
4.2.3. Todos os atos de revogao devero ser motivados, com indicao dos
pareceres, informaes, decises ou propostas que, neste caso, sero parte
integrante do ato.
4.2.4. A revogao de atos administrativos dever adotar os seguintes
I. A autoridade que praticou o ato invlido, ou seu superior hierrquico,
submeter o assunto assessoria jurdica;
II. A assessoria jurdica opinar sobre a validade do ato sugerindo, quando for
o caso, providncias para instruo dos autos.
III. Indicar a necessidade, ou no, da manifestao prvia do interessado do
ato.

47

4.3. CONVALIDAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS
4.3.1. A convalidao consiste na possibilidade de a Administrao,
voluntariamente, tornar vlidos os atos administrativos que possuam vcios
de legalidade passveis de serem sanados.
4.3.2. A convalidao de um ato administrativo poder ser solicitada pela
Administrao Pblica ou por qualquer administrado.
4.3.3. Todos os atos de convalidao devero ser motivados, com indicao dos
pareceres, informaes, decises ou propostas que, neste caso, sero parte
integrante do ato.
4.3.4. As solicitaes de convalidao devero ser encaminhadas autoridade
responsvel pelo ato a ser convalidado. Aps anlise, a autoridade responsvel
pelo ato dever convalid-lo mediante outro ato, referenciando o ato convalidado,
e dar publicidade convalidao.
4.3.5. A convalidao de atos administrativos dever adotar os seguintes
I. Para vcio de competncia: a autoridade competente que praticou ou ato ou
autoridade hierarquicamente superior dever convalidar o ato mediante
ratificao formal e motivada.
II. Para vcio de objeto, quando plrimo (mltiplo): a autoridade competente
que praticou ou ato ou a autoridade hierarquicamente superior dever
convalidar o ato mediante converso ou reforma.
Para quando, independente do vcio apurado, constatar-se que a anulao do ato
trar mais prejuzos ao interesse pblico: a autoridade competente que praticou o
ato ou a autoridade hierarquicamente superior dever realizar a exposio de
motivos para convalidao de ato administrativo.
48

MODELOS DE DOCUMENTOS

49

Governo do Estado do Rio de Janeiro
<rgo>
<Setor >

TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO

Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa:
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome
do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a abertura do
processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do
usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim
assinado.

Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa:
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a abertura do processo de n
<nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a)
do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

50

<rgo>
<Setor>

TERMO DE REABERTURA DE PROCESSO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a reabertura do
assinado.
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a reabertura do processo de n
<nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a)
do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

51

<rgo>
<Setor>

TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se o encerramento do
processo de n <nmero do processo>, contendo <Nmero de Folhas> folhas. Com este
fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei
o presente termo que vai por mim assinado.

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o encerramento do processo de
n <nmero do processo>, contendo <Nmero de Folhas> folhas. Com este fim e para
constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente
termo que vai por mim assinado.


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

52

<rgo>
<Setor >

TERMO DE EXTINO DE PROCESSO

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a extino do processo n
<nmero do processo> devido ao exaurimento de sua finalidade, impossibilidade de
consecuo do objeto da deciso, que o mesmo tenha se tornado intil ou que tenha sido
prejudicado por fato superveniente.

<Justificativa da Reprovao>

Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do
usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio

53

<rgo>
<Setor>

TERMO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante> procedeu-se o desarquivamento
do processo de n <nmero do processo>. Para constar, eu, <Nome do usurio>,
servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

Caso o solicitante e o usurio sejam a mesma pessoa:
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o desarquivamento do processo
de n <nmero do processo>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a)
<rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

54

<rgo>
<Setor >

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Em <data por extenso>, procedeu-se a abertura de volume no processo n E-
________________.

<Nome Completo>
<Matrcula ou Id Funcional>

55

<rgo>
<Setor >

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Em <data por extenso>, procedeu-se ao encerramento do presente volume, no qual consta
o intervalo de folhas _______a _____, do processo n E-________________.

<Nome Completo Analista de Protocolo>
<Matrcula ou Id funcional>

56

<rgo>
<Setor >

TERMO DE ANEXAO DE DOCUMENTO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, foi(foram) anexado(s) aos
presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, foi(foram) anexado(s) aos presentes autos
o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:

DOCUMENTOS PGINAS
<Nome do documento> <Nmero de Pginas>
<Nome do documento> <Nmero de Pginas>



<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

57

<rgo>
<Setor >

TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, foi(foram) juntado(s) aos
presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, foi(foram) anexado(s) aos presentes autos
o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:

Em ambos os casos:
PROCESSOS FOLHAS
<Nome do processo> <Nmero de Folhas>
<Nome do processo> <Nmero de Folhas>



<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

58

<rgo>
<Setor >

TERMO DE APENSAO DE PROCESSO

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a apensao do processo
administrativo conforme especificao abaixo:
PROCESSO
<Nmero do Processo Administrativo>

Com este fim e para constar, eu, <Nome Completo Servidor>, servidor(a) do(a) <rgo>,
lavrei o presente termo que vai por mim assinado.

<Cidade>, <DD> de <Ms por extenso> de <YYYY>.

<Nome Completo Servidor>
<Cargo Servidor>

59

<rgo>
<Setor >

TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a desapensao do
processo de n <nmero do processo apenso> deste processo. Com este fim e para
constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente
termo que vai por mim assinado.

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a desapensao do processo de
n <nmero do processo apenso> deste processo. Com este fim e para constar, eu,
<Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que
vai por mim assinado.


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

60

<rgo>
<Setor >

TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se o acautelamento do
assinado.

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o acautelamento do processo de
n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>,


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

61

<rgo>
<Setor >

TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE PROCESSO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se o desacautelamento
do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do
assinado.

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o desacautelamento do processo
de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>,


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

62

<rgo>
<Setor >

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS

Em <data por extenso>, cumprindo a ordem do (a) Senhor (a) <Nome do Servidor>, <cargo do servidor> do (a) <nome
do setor>, do (a) <nome do rgo>, procedeu-se ao desentranhamento das folhas n <n a nx>, do processo n <nmero
do processo>.
Com este fim e para constar, eu, <Nome do servidor>, servidor (a) do (a) <nome do rgo>, lavrei o presente termo que
vai assinado por mim e pelo requerente supracitado.

<Local>, <data por extenso>
<Assinatura do responsvel pelo desentranhamento
<Matrcula ou ID Funcional>

<Assinatura do requerente do desentranhamento>

63

<rgo>
<Setor >

TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS

Em <data por extenso>, cumprindo a ordem do (a) Senhor (a) <Nome do Servidor>, <cargo do servidor> do (a) <nome
do setor>, do (a) <nome do rgo>, procedeu-se ao desmembramento das folhas n <n a nx>, do processo n <nmero
do processo>.
Com este fim e para constar, eu, <Nome do servidor>, servidor (a) do (a) <nome do rgo>, lavrei o presente termo que
vai assinado por mim e pelo requerente supracitado.

<Local>, <data por extenso>.

<Assinatura do responsvel pelo desmembramento>

<Assinatura do requerente do desmembramento>

64

<rgo>
<Setor>

TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO

do Solicitante>, CPF n <CPF>, procedeu-se o a desistncia de interesse no processo de
n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>,

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o a desistncia de interesse no
assinado.


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

65

<rgo>
<Setor>

TERMO DE ANULAO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a anulao do
<Nome do Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>.
Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o
presente termo que vai por mim assinado.

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a anulao do <Nome do Ato>
contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu,


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

66

<rgo>
<Setor>

TERMO DE CONVALIDAO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a convalidao do

Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a convalidao do <Nome do
Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar,
eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo
que vai por mim assinado.


<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

67

<rgo>
<Setor>

TERMO DE REVOGAO

do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a revogao do
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a revogao do <Nome do Ato>
contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu,

<Nome do usurio>
<Cargo do usurio>

68

GLOSSRIO

69

A
ABERTURA DE PROCESSO
Ver AUTUAO
ABERTURA DE VOLUME
a abertura (criao) de volume a partir de um processo. Sempre que o volume do documento
atingir aproximadamente 200 pginas ser aberto um novo volume.
ACAUTELAMENTO
Medida tomada pela Administrao Pblica que, em caso de perigo ou risco iminente de leso ao
interesse/patrimnio pblico, visa sua proteo por meio de paralisao do processo, at que
os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.
ACUMULAO
Formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo. Reunio de documentos produzidos
e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
ADMINISTRAO PBLICA
Conjunto de todos os rgos pblicos institudos legalmente para a realizao dos objetivos
constitucionais do governo, seja nas esferas federal, estadual ou municipal, por meio da
prestao de servios, execuo de investimentos, implementao de programas sociais e
regulao de atividades de toda natureza em benefcio do interesse pblico. integrado pelos
servidores pblicos e deve atuar segundo os princpios de legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e razoabilidade (art. 37, CF). Difere do conceito de governo, pois, ao
contrrio deste, no desenvolve atividade poltica, e sim atos administrativos, visando a execuo
instrumental da ao governamental.
Recebe tambm a designao de Poder Executivo, quando se busca dar significado
responsabilidade constitucional para execuo da ao governamental. A Administrao Pblica
classificada em Administrao Pblica Direta e Indireta.
ANEXAO
a unio de um ou mais documentos a um processo para fins de estudo e apreciao. A
anexao apenas ser desfeita a partir do desentranhamento e/ou do desmembramento.
70

ANEXO
Material complementar ao texto, devendo ser includo somente quando imprescindvel sua
compreenso.
APENSAO DE PROCESSOS
a unio de um ou mais processos a outro, destinada ao estudo e examinao em conjunto, a
fim de assegurar a uniformidade de tratamento em matrias semelhantes (assuntos correlatos). A
apensao ter um prazo limite at a avaliao e destinao dos processos. A partir da
avaliao, a Comisso de Avaliao dever solicitar a desapensao compulsria. O processo
apensado ser o mais antigo.
ARMAZENAMENTO
Guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que lhes so
destinados.
ARQUIVAMENTO
a guarda dos documentos/processos no local estabelecido, de acordo com a classificao do
Plano de Classificao vigente. No que tange a processos, esse procedimento sempre se d aps
o seu encerramento.
ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou
privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza
do suporte.
ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos com valor primrio administrativo, estreitamente vinculados aos
objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos na execuo das atividade,
mantidos junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por
eles consultados.
ARQUIVO INTERMEDIRIO
Conjunto de documentos com valor primrio probatrio (legal ou fiscal), originrios de
arquivos correntes ,com uso pouco frequente e que aguardam em depsitos de armazenamento
temporrio sua destinao final.
71

ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor secundrio,
recolhidos dos arquivos correntes ou intermedirios.
ASSINATURA DIGITAL
Modalidade de assinatura em meio eletrnico que permite aferir a origem e a integridade do
documento.
ASSINATURA ELETRNICA
Ver ASSINATURA DIGITAL
ASSUNTOS CORRELATOS
No que tange a processos, entende-se por assuntos correlatos o inter-relacionamento dos
contedos de diferentes processos. Em virtude de apresentarem interessados comuns e mesma
matria, tais processos possuem dependncia entre si, o que torna justificvel proceder
apensao ou juntada dos mesmos, com o intuito de analis-los conjuntamente.
AUTUAO
o termo que caracteriza a abertura (formao) do processo. Nela devero ser observados os
documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis, financeiras, ou
requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de
uma instituio.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando definir seus requisitos:
classificao de criticidade e sigilo, fluxo, prazo de guarda, contedo, indexadores etc.
C
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Seqncia de operaes que, de acordo com as competncias, funes e atividades da
organizao, visam distribuir os documentos de arquivo.Consiste em organizar os tipos
documentais, a partir do agrupamento dos mesmos em classes - refletindo a estrutura
organizacional de onde provm, formando um conjunto documental com os mesmos requisitos.
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
72

Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados
(produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).
Ver tambm TABELA DE TEMPORALIDADE
CLASSIFICAO DE SIGILO
Requisito fundamental para a Segurana da Informao, a classificao de sigilo o processo de
identificar e definir nveis e critrios adequados de proteo das informaes que garantam a
sua confidencialidade, integridade e disponibilidade de acordo com a sua importncia para a
organizao. Conforme o teor do sigilo atribudo, podem ser classificados nos graus
ultrassecreto, secreto e reservado.
PLANO DE CLASSIFICAO
O Plano de Classificao de documentos um instrumento de trabalho utilizado para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e
atividades.
CONSERVAO
Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos
contra agentes de deteriorao. Ver tambm preservao.
CONSULTA
Ver VISTA DE PROCESSOS
D
DATA DE PRODUO
A data em que foram produzidos os documentos de uma unidade de descrio.
DEFERIMENTO
Num processo administrativo, deferimento um ato de consentimento dado por parte de uma
autoridade competente para uma solicitao julgada como procedente, ou seja, digna de ser
acatada.

73

DESAPENSAO DE PROCESSOS
a separao de um ou mais processos anteriormente apensados. O processo desapensado
seguir seu trmite independentemente do processo ao qual estava apensado.
Ver tambm TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSOS
DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS/PROCESSOS
a retirada de um documento/processo de sua unidade de arquivamento. Tal procedimento
pode ser realizado para se providenciar vista a estes, quando solicitada, ou a reabertura do
processo, sendo que neste caso dever ser instrudo o respectivo Termo de Desarquivamento de
Processos.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSOS
a retirada de peas de um processo, podendo ocorrer quando houver interesse da
Administrao ou a pedido do interessado.
Ver tambm TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSO
DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS
a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo
processo.
Ver tambm TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS
DESPACHO
Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao. O
despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor
pblico ou no.
DESTINAO DE DOCUMENTOS
Em decorrncia da avaliao, consiste no encaminhamento dos documentos para descarte ou
guarda permanente.
DIGITALIZAO
Processo de converso dos documentos arquivsticos em formato digital, que consiste em
unidades de dados binrios, denominadas de bits - que so 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em
74

conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam,
recebem, processam, transmitem e armazenam dados. De acordo com a natureza do documento
arquivstico original, diversos dispositivos tecnolgicos (hardware) e programas de
computadores (software) sero utilizados para converter em dados binrios o documento
original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa converso no ser igual
ao original e no substitui o original que deve ser preservado. A digitalizao, portanto
dirigida ao acesso, difuso e preservao do acervo documental.
DILIGNCIA
Ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de
cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou
sanar as falhas apontadas.
DOCUMENTO
Informao registrada, produzida ou recebida no incio, conduo ou concluso de uma
atividade individual ou organizacional, e que compreende contedo, contexto e estrutura para
fazer prova dessa atividade.
DOCUMENTO ORIGINADOR
o documento que, no momento da autuao, d origem ao processo.
DOCUMENTOS OSTENSIVOS
Documentos cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de
divulgao no mbito interno.
DOCUMENTOS RESERVADOS
So os documentos que no devem, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral,
pois podem conter dados ou informaes cuja revelao no autorizada possa comprometer
planos, operaes ou objetivos neles previstos.
DOCUMENTOS SECRETOS
Documentos que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas
possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo
ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua
responsabilidade funcional.

75

DOCUMENTOS ULTRASSECRETOS
Documentos que requeiram excepcionais medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s
devam ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
E
EMENDA CARMIM
Forma de retificao, devidamente certificada, de um erro constante no processo, o qual ser
riscado com caneta de tinta vermelha e, em seguida, ser inserida a informao correta ao lado,
tambm com tinta vermelha. Feito isso, ser utilizado carimbo de retificao.
ENCERRAMENTO DE VOLUME
Procedimento de encerramento do volume de um processo que alcana o limite mximo de 200
folhas.
Ver tambm TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
ESPCIE DOCUMENTAL
Configurao que assume o documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes nele contidas (Dicionrio SP, 1996) ex: ata, carta, certido, projeto, relatrio, etc.
EXPEDIO
o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para instituies externas.
EXTINO
o encerramento provocado quando exaurida a finalidade do processo, ou quando o objeto da
deciso se tornar impossvel, intil ou prejudicado.
F
FLUXO DE PROCESSO
Ver TRAMITAO

76

FOLHA DE INSTRUO
Documento timbrado de carter informativo que, quando devidamente preenchido, utilizado
para emisso de despacho, informaes, encaminhamento e/ou outros atos necessrios
instituio dos processos, recebendo carimbo padro para sua validao como parte integrante
do processo.
FOLHA DO PROCESSO
cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
FORMATO
O formato diz respeito configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o
modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha,
cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa, etc.
G
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
H
HABEAS DATA
a garantia constitucional, que nos termos literais da Constituio Federal (art. 5, inciso
LXXII), tem por finalidade assegurar o conhecimento de informao relativa pessoa do
impetrante, constante de registros ou banco de dados de entidades governamentais ou de carter
pblico, assim como a retificao de dados, quando no se prefira faz-lo por processo
sigiloso, judicial ou administrativo. remdio constitucional considerado personalssimo pela
maior parte da doutrina, ou seja, s pode ser impetrado por aquele que o titular dos dados
questionados. Todavia, a jurisprudncia admite que determinadas pessoas vinculadas ao
indivduo tenham legitimidade (cnjuge, ascendente, descendente e irm/o).

77

I
INDEFERIMENTO
Num processo administrativo, quando uma solicitao no recebe a aquiescncia de autoridade
competente, haja vista ter sido considerada no procedente.
INTERESSADO
Pessoa fsica ou jurdica que se apresentem como titulares de direitos ou interesses individuais,
ou no exerccio de representao.
INSTRUO PROCESSUAL
a integrao sequencial dos documentos necessrios para que um determinado processo
cumpra a sua finalidade/ao. Tais documentos, em vista de sua fundamentalidade para o
processo, devem ser parte constante deste.
J
JUNTADA
a unio de processos que possuem dependncia entre si, com mesmo interessado e assuntos
correlatos, e, portanto, dever ser definitiva e irreversvel, ressalvando-se a possibilidade de
desentranhamento e/ou desmembramento. As decises proferidas tero nico efeito.
Ver tambm TERMO DE JUNTADA
N
NUMERAO DE PEAS
a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
O
ORDENAO DE DOCUMENTOS
Procedimento que tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos,
principalmente quando estes atingem um volume significativo. A ordenao feita com base nos
78

elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral, os elementos informativos
mais comumente tomados como referncia para a ordenao so: nmero do documento; data;
local de procedncia; nome do emissor ou do destinatrio; objeto ou tema especfico do
documento.
P
PGINA DO PROCESSO
Ver FOLHA DO PROCESSO
PEA PROCESSUAL
o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de talo de cheque,
passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros.
PODER EXECUTIVO
Conjunto de indivduos, liderados pelo Presidente da Repblica, Governador e Prefeito,
conforme a esfera governamental, que assume a direo da Administrao Pblica por um
perodo determinado (quatro anos), investidos de poderes constitucionais para a execuo de
aes governamentais que lhes permitem, nos termos da lei, programar, estabelecer normas
diversas, contratar servios, adquirir bens, vender bens pblicos e conceder a explorao de
servios pblicos para cumprir as finalidades do Estado.
PRAZO DE GUARDA
Perodo definido na Tabela de Temporalidade durante o qual os documentos permanecem no
arquivo corrente e no arquivo intermedirio.
PETIO
um pedido a uma autoridade, mais comumente a um funcionrio governamental ou entidade
pblica.
PRESERVAO
Gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das informaes
contidas nos documentos.

79

PROCEDNCIA
A instituio que originou o documento.
PROCESSO
Documento no diplomtico informativo. Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos
diversos de documentos e que, recebendo informaes, pareceres e despachos, tramita at que se
cumpra o ato administrativo que gerou a sua criao.
PROCESSO ACESSRIO
o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL
o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais
processos como complemento sua deciso.
PROTOCOLO
Conjunto de operaes e procedimentos visando ao controle dos documentos que ainda tramitam
no rgo, de modo a garantir a sua imediata localizao e recuperao.
R
REABERTURA DE PROCESSO
Consiste na reiniciao e retomada do fluxo de tomada de deciso e, por conseguinte, o
desarquivamento do processo fsico.
RECEBIMENTO
o ato de receber o documento tanto fsica quanto virtualmente.
RECOLHIMENTO
Passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.

80

REGISTRO DO DOCUMENTO
a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a
movimentao das correspondncias e do processo, alm de fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais aos interessados.
S
SISTEMA DE PROTOCOLO ELETRNICO INTEGRADO DO PODER EXECUTIVO
Sistema que possibilita o controle da tramitao dos processos e documentos protocolados nos
diversos rgos da administrao estadual. O sistema registra tanto as movimentaes internas,
entre os setores de cada entidade, quanto as tramitaes externas, entre os rgos e secretarias.
Sua utilizao pela administrao pblica direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro
obrigatria.
SUPORTE
Material que serve de base s diferentes formas de registro da informao. Exemplos: filme,
papel, fita magntica, disco, etc.
T
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente que determina os prazos de
guarda dos documentos e estabelece os critrios para microfilmagem e eliminao.
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
o documento que comprova e registra a ao de abertura de volume.
Ver tambm ABERTURA DE VOLUME
TERMO DE ANEXAO
o documento que comprova e registra a ao de anexao de um ou mais documentos a um
processo.
Ver tambm ANEXAO

81

TERMO DE APENSAO
o documento que comprova e registra a ao de apensao. Este documento instrudo no
processo principal.
Ver tambm APENSAO
TERMO DE DESAPENSAO
o documento que comprova e registra a ao de desapensao. Este documento instrudo no
processo principal.
Ver tambm DESAPENSAO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSO
o documento utilizado para informar a retirada de pea(s) de um processo.
Ver tambm DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSO
TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS
o documento que comprova e registra a ao de desmembramento de documentos.
Ver tambm DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
o documento que comprova e registra a ao de encerramento de volume de um processo.
Ver tambm ENCERRAMENTO DE VOLUME
TERMO DE JUNTADA
o documento que comprova e registra a ao de juntada de processos. Este documento
instrudo no processo principal.
Ver tambm JUNTADA
TERMO DE REABERTURA DE PROCESSO
o documento que comprova e registra a ao de reabertura de um processo.
Ver tambm REABERTURA DE PROCESSO
82

TIPO DOCUMENTAL
a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela
representa. (Dicionrio Terminologia SP, 1996) Ex: certido de registro de imveis, projeto de
construo de barragem, etc.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Estudo dos tipos documentais.
TRAMITAO
a atividade de circulao de documentos e processos entre unidades organizacionais internas
e/ou externas para dar conhecimento, bem como receber informes, respostas e pareceres que
subsidiem a tomada de decises. a movimentao do processo por meio de sistema prprio.
U
UNIDADE ADMINISTRATIVA (UA)
rgo da Administrao Pblica definido em lei, com estrutura e competncias especficas para
a implementao de aes governamentais.
UNIDADE PROTOCOLADORA
Ver PROTOCOLO
V
VISTA DE PROCESSOS (ou DOCUMENTOS)
Ao de examinar ou conhecer um documento/processo. Busca direta ou indireta de informaes.

83

LEGISLAO

RIO DE JANEIRO. Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009 - Dispe sobre a
poltica de arquivos pblicos e privados do estado do rio de janeiro e d outras
providncias.
RIO DE JANEIRO. Lei Estadual n 5.427, de 01 de abril de 2009 - Estabelece normas
sobre atos e processos administrativos no mbito do Estado do Rio de Janeiro, tendo por
objetivo, em especial, a proteo dos direitos dos administrados e o melhor cumprimento
dos fins do Estado.
RIO DE JANEIRO. Decreto Estadual n 42.352, de 15 de maro de 2010 -
Regulamenta a Lei Estadual n 5.427, de 01 de abril de 2009, no que dispe sobre a
informatizao de documentos e processos administrativos na administrao pblica
estadual e d outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012 Regulamenta
procedimentos de acesso a informaes previsto nos artigos 5, XXXIII e 216 da
Constituio da Repblica e a Lei Federal n 12.527, de 18.11.2011.
BRASIL. Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os
procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da
Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de
Servios Gerais - SISG.

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