Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
SECRETARIA EXECUTIVA
CARTILHA
20 0 9
20 11
MINISTRIO DA FAZENDA
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO
2009
2011
Ministro da Fazenda
Guido Mantega
Secretrio-Executivo
Nelson Machado
Secretrio-Executivo Adjunto
Francisco de Assis Leme Franco
Subsecretrio de Planejamento, Oramento e Administrao
Laerte Dorneles Meliga
Subsecretrio-Adjunto de Planejamento, Oramento e Administrao
Augusto Akira Chiba
Coordenadora-Geral de Planejamento e Projetos Organizacionais
Naimar Cabeleira de Arajo Moretti
Coordenadora-Geral de Recursos Humanos
Cristina Calvet Guimares
Coordenador-Geral de Recursos Logsticos
Alfredo Schmidt Jnior
Coordenador-Geral de Tecnologia da Informao
Josenilson Torres Veras
Coordenador-Geral de Oramento, Finanas e Anlise Contbil
Jorge Dornelles Soares
Gerncias Regionais de Administrao
Equipe Tcnica
Naimar Cabeleira de Arajo Moretti Coordenadora Tcnica
Delciene Aparecida Oliveira Pereira
Francisca Carla Ilorca Lopes
Francisca Siqueira Brando
Mrcia Graa Graminhani
Nancy Cavalcante Medeiros Neves
Brasil. Ministrio da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de
Planejamento, Oramento e Administrao. Cartilha: planejamento
estratgico 2009 2011. Braslia, 2009.
32 p. : il. ; 24 cm.
Inclui bibliografia
1. Planejamento estratgico Brasil. 2. Administrao pblica Brasil. I. Brasil. Ministrio da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria
de Planejamento, Oramento e Administrao. II. Ttulo.
658.4012
Copyleft - livre a reproduo exclusivamente para fins no comerciais, desde que a fonte seja citada e esta nota includa.
Agradecimentos
Agradecemos aos profissionais da Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao (SPOA) que contriburam para a realizao desta Cartilha. Agradecemos Jane Carla Lopes Mendona e
ao Erasmo Verssimo de Castro Sampaio pela conduo do projeto
enquanto estiveram frente da Coordenao de Planejamento e
servidora Mrcia Graa Graminhani, pela organizao da Cartilha e
elaborao das figuras que ilustram o contedo a seguir.
Sumrio
Apresentao
CAPTULOS
Planejamento estratgico?
Planejamento
Estratgia
Fundamentos Estratgicos
10
11
12
18
18
20
Medindo...
22
10
... E acompanhando
26
11
27
Trinio 2009-2011
28
Leitura complementar
30
Referncias bibliogrficas
32
2009
2 0 11
Apresentao
Ser referencial como unidade de excelncia em gesto no mbito da Administrao Pblica Federal at
2011. Esta a Viso - o sonho - que a SPOA busca cumprir, aplicando os valores da legalidade, impessoalidade, tica, transparncia, eficincia, eficcia, economicidade, esprito de equipe, empreendedorismo, superao de desafios e valorizao dos servidores.
um grande desafio, no?
E ele s poder ser atingido se voc estiver engajado.
Sim, sabemos que muitas mudanas devero ser feitas e no ignoramos o fato de que mudar gera ansiedade.
Compreendemos o seu sentimento, acredite!
Mas voc j ouviu dizer que tudo muda? O tempo todo? A mudana uma das poucas certezas que temos
na vida.
Mas, se voc parar para pensar, ver que a mudana uma coisa boa. Tudo bem! Depois de passado o
primeiro impacto, bem verdade. E esta mudana que a SPOA prope das boas, pode confiar. Dela adviro uma nova forma de atender ao cidado e um maior orgulho por sermos servidores pblicos. Tenho
certeza que voc quer bater no peito e dizer, cheio de si fui eu que fiz!, apontando para um trabalho
primoroso, um atendimento de primeira linha, um resultado que torna o pas mais competitivo.
Ento, tudo isso comea aqui, na sua mesa, com a sua disposio e o seu destemido comprometimento.
Vamos arregaar as mangas?
Uma das funes desta Cartilha apresentar a voc o Planejamento Estratgico SPOA em linhas gerais
e de tal forma que voc consiga se enxergar como parte integrante. Queremos que voc se sinta um elo
da corrente que possibilitar SPOA cumprir a Misso de Prover solues administrativas aos rgos
do MF e demais usurios, contribuindo para melhoria contnua do servio pblico.
Boa leitura!
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 01 1
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
2. Planejamento estratgico?
Bem, vamos por partes.
Planejar algo que fazemos todos os dias, para reduzirmos as incertezas e ganharmos tempo. assim como
construir uma ponte que liga onde estamos e aonde
queremos chegar.
aquilo que fazemos, por exemplo, para irmos ao trabalho: decidimos a roupa, o caminho, o tipo de transporte,
o horrio de sada.
Estratgia o que faremos para atingir os objetivos. A
partir dos objetivos, elabora-se um plano com as aes
de como melhor utilizar os recursos disponveis, de tal forma a no sermos surpreendidos durante o
processo. Ento, se para concretizar o seu objetivo de ir ao trabalho voc no pretende ser pego em um
congestionamento ou tomar chuva, voc precisa informar-se sobre o trnsito e o tempo, e melhor se
programar considerar se deve ir de carro, mudar o trajeto e levar um guarda-chuva.
Para elaborar o Planejamento Estratgico da SPOA, o primeiro passo foi coletarmos informaes, analisando o ambiente no qual estamos inseridos. Olhamos para ns mesmos e listamos os nossos pontos fortes
e fracos, que se constituem em nossos recursos. Depois, focamos o ambiente que nos cerca e determinamos o que ele tem de bom para ns (as oportunidades) e o que pode nos atrapalhar (as ameaas), para
sabermos como melhor utilizar os nossos recursos e, assim, atingirmos os objetivos
eSPinOsA
Se voc no sabe para onde vai, so grandes as chances de chegar aonde no quer.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 01 1
3. Fundamentos estratgicos
Aps analisar o ambiente, o segundo passo na construo do Planejamento Estratgico da SPOA, era
estabelecer os fundamentos estratgicos da Subsecretaria.
E isso foi feito!
Os fundamentos estratgicos Misso, Viso e Valores so o pano de fundo da nossa gesto. Para o trinio 2009/2011, eles foram definidos e homologados pelos Dirigentes SPOA, mas trazem a voz de cada um
dos servidores da Subsecretaria, porque o processo de reviso e desdobramento foi participativo.
Misso
Prover solues administrativas aos rgos do Ministrio da fazenda e demais
usurios, contribuindo para a melhoria contnua do servio pblico
Viso
Ser referencial como unidade de excelncia em gesto no mbito da Administrao
Pblica Federal at 2011
Valores
Legalidade, impessoalidade, tica, transparncia, eficincia, eficcia, economicidade,
esprito de equipe, empreendedorismo, superaa de desafios e valorizao do
servidores.
10
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
eSPinOsA
Na base da tentativa e erro, as chances para que a escolha funcione sero proporcionais quantidade de
variveis envolvidas.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
11
2009
2 01 1
12
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
eSPinOsA
Nem sempre o que serve para uma situao resolver outra com o mesmo grau de qualidade.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
13
2009
2 01 1
VISO
UNIDADES USURIAS
Marketing de
relacionamento
Aumentar a
satisfao
das unidades
usurias
Avaliao dos
servios prestados
OBJETIVO ESTRATGICO
PERSPECTIVAS
PROCESSOS/AQUISIES
Melhorar o
desempenho
dos processos
de trabalho
Padronizao
Racionalizao
Melhorar o
desempenho
das aquisies
Padronizao
de materiais
e servios
FINANAS
MISSO
Eficincia
de gastos
Desenvolver a
fora de trabalho
Desenvolvimento
de competncias
Cumprimento da
programao
oramentria
FATOR CRTICO
DE SUCESSO
PESSOAS
LEGENDA
Objetivos estratgicos
Fatores crticos de sucesso
14
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
eSPinOsA
Se voc acompanha e mede seus indicadores, ter tempo para corrigir desperdcios e distores. Isso
gerir. O que no for isso o atropelo e as urgncias da m gesto.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
15
2009
2 01 1
Aquisies
Em 2009, a meta padronizar 50% da relao de materiais cuja especificao no esteja adequada.
FATOR CRTICO:
Padronizao de materiais e servios
- % de materiais crticos
padronizados e implantados
Meta
2009 - 50%
indicador direcionador
16
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
17
2009
2 01 1
18
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
Melhorar o
desempenho
dos processos
significa eliminar
erros, demoras,
retrabalhos, custos
e principalmente
fornecer, com
qualidade, os
produtos e servios
solicitados pelas
unidades usurias.
Investir no
desenvolvimento
do Servidor SPOA,
para que ele
tenha condies
de produzir mais
e melhor, com
menos esforo,
e dispndio de
tempo. Bem como
torn-lo capaz
para promover a
padronizao e
a racionalizao
dos processos de
trabalho.
O tema Aquisies
to importante na
SPOA que ganhou um
objetivo estratgico
especfico. Aqui
importante
padronizar materiais
e servios, que
resultem em reduo
do tempo mdio das
aquisies.
Para melhorar a gesto dos recursos do MF, deve-se proceder ao levantamento de necessidades e providenciar as condies favorveis para
realizar acordos com os rgos fazendrios, em busca da otimizao dos
recursos do Ministrio da Fazenda. A gesto fator primordial para a
priorizao dos gastos, e a expectativa a de que a sobra de recursos da
resultante seja destinada ao desenvolvimento dos Servidores da SPOA
o que nos remete ao prximo objetivo estratgico.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
19
2009
2 01 1
20
PARA
Unidades Usurias
Aquisies
Melhorar o desempenho
das aquisies
Processos
05. a padronizao
04. a racionalizao
Melhorar o desempenho
dos processos de trabalho
Pessoas
Desenvolver a fora de
trabalho
Finanas
Perspectivas
Objetivos estratgicos
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
Vamos focalizar, por exemplo, no objetivo estratgico Melhorar o desempenho dos processos de trabalho.
Processos
05. a padronizao
Melhorar o desempenho
dos processos de trabalho
Cada Unidade da SPOA tem uma forma de trabalhar, o que torna impraticvel qualquer inteno de
comparao de procedimentos e resultados.
A falta de padronizao tambm nos faz gastar mais recursos e tempo para a realizao das atividades,
o que pode causar frustrao aos servidores envolvidos e, pior: desagrada queles a quem prestamos
servios, porque nem sempre conseguimos atend-los a tempo e a hora.
Ento, a falta de padronizao um ponto fraco do nosso processo de trabalho.
Um fator crtico.
Assim, os nossos processos precisam ser revistos.
Aprimorados. Padronizados.
Por meio da padronizao teremos processos uniformizados, possibilitando a reduo de custos e prazos e aumentando as chances de atendermos s expectativas de rapidez de nossos clientes, as unidades
usurias. Com isto, poderemos aumentar a satisfao delas e este o objetivo estratgico maior que
buscamos atingir.
Compreendeu o raciocnio?
Agora, s utiliz-lo para os demais FCS.
Em tempo: os fatores crticos de sucesso tambm so representados no Mapa Estratgico, ligados aos
objetivos estratgicos. Voc pode v-los na pgina 14 desta Cartilha.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
21
2009
2 01 1
9. Medindo...
Recapitulando:
conhecemos o nosso propsito (Misso);
definimos onde queremos chegar (Viso);
identificamos quais pontos so estratgicos (objetivos
estratgicos); e
est claro o que precisamos reforar para cumprirmos a
nossa estratgia (fatores crticos de sucesso).
22
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
UNIDADES USURIAS
AQUISIES
PROCESSOS
PESSOAS
FINANAS
SIGLA *
INDICADOR DE DESEMPENHO
UU01R
UU02D
UU03D
UU04D
AQ01R
AQ02D
AQ03D
AQ04D
PR01R
PR02R
PR03R
PR04R
PR05D
PR06D
PR07D
PR08D
PR09D
PR10D
PR11D
PR12D
PR13D
PR14D
Consumo de gua
Consumo de papel
PE01R
PE02R
PE03R
PE04D
% de satisfao do servidor
% de cumprimento do plano de desenvolvimento de competncias
FI01R
FI02R
FI03D
FI04D
FI05D
FI06D
FI07D
FI08D
FI09D
FI10D
Despesas com pessoal terceirizado
FI11D
Despesas com manuteno predial
(*) Na sigla, o R significa resultante e, o D, direcionador
Saiba mais sobre eles lendo o Caderno de Indicadores, da srie Planejamento Estratgico SPOA.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
23
2009
2 01 1
O indicador direcionador uma roda pequena, conectada por uma correia a uma roda
maior, que representa o indicador resultante.
A roda menor vai girar mais rapidamente e um maior nmero de vezes enquanto a maior
completa uma volta, um ciclo.
Ou seja: para que o indicador resultante mostre alguma melhoria, o indicador direcionador
dever ter apresentado, antes, muitos e grandes resultados.
24
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
Exemplificando:
Vamos continuar com o FCS padronizao e o objetivo estratgico de melhorar o desempenho dos processos de trabalho.
Processos
05. a padronizao
indicador direcionador
Indicador resultante
Para melhorar o desempenho dos processos de trabalho, vamos utilizar o indicador que mede o tempo
mdio de atendimento de logstica.
Esse tempo mdio de atendimento ser influenciado e reduzido mediante a implantao e o acompanhamento do indicador que mede o cumprimento da padronizao de um determinado nmero de
atividades crticas de logstica.
Quanto mais atividades crticas de logstica forem padronizadas ou, quanto mais giros tiver dado a
roda pequena , maiores sero as chances de o tempo mdio de atendimento em logstica ser reduzido.
Cada indicador tem a sua meta, mas o motor que faz as rodas girarem o plano de ao. Sem ele,
no h movimento. No h giro.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
25
2009
2 01 1
26
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
O principal.
Sem voc, nada acontecer.
No existe frmula, metodologia ou
processo que prospere sem que voc
esteja comprometido com o sucesso
da iniciativa.
Ento, o Planejamento Estratgico
SPOA no vai decolar sem voc.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
27
2009
2 01 1
Trinio 2009/2011
Todo material estratgico com o qual trabalharemos no trinio 2009/2011 Misso, Viso, Valores, Objetivos Estratgicos, Fatores Crticos de Sucesso e Indicadores resultado de um longo e participativo
processo de reviso e desdobramento, conduzido no final de 2008.
Desdobrar fazer com que a estratgia chegue mais perto da realidade das pontas.
Como?
Elaborando indicadores que tero metas e planos de ao que acompanhem e meam o que acontece em cada uma das Gerncias Regionais.
A ideia aproximar, mais e mais, a estratgia de cada um dos servidores.
Quer ver como est estruturado?
28
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 1111
Processos
05. a padronizao
- nmero de atividades crticas de
logstica padronizadas
- implantao das atividades crticas de
logstica padronizadas
indicador global
indicador setorial
O objetivo estratgico Melhorar o desempenho dos processos de trabalho tem um indicador direcionador que vale para toda a SPOA: tempo mdio de atendimento de logstica.
O fator crtico de sucesso Padronizao tem dois indicadores direcionadores:
um global, que vai acompanhar o nmero de atividades crticas de logstica padronizadas, medir as
atividades desenvolvidas pelos servidores de Braslia, os responsveis diretos pelo giro da roda. Eles
devem padronizar as atividades, para que as Gerncias Regionais possam trabalhar com este assunto
de padronizao.
um setorial, que vai acompanhar a implantao das atividades crticas de logstica padronizadas. Ento, as Gerncias Regionais s podero implantar o que foi padronizado. Percebeu como o indicador
desdobrado do global est mais prximo da realidade das unidades setoriais? Enquanto a Unidade
Central padroniza as atividades, s regionais caber implant-las aps padronizao.
Como este, os indicadores direcionadores setoriais vlidos para este trinio so desdobrados de indicadores globais, para que melhor se adaptem realidade de trabalho das pontas, as Gerncias Regionais.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
29
2009
2 01 1
Leitura complementar
Srie Planejamento Estratgico SPOA, disponvel
na Intranet, em Planejamento e Projetos.
Caderno Executivo Subsecretaria de
Planejamento, Oramento e Administrao/
Ministrio da Fazenda.
Histrico do Planejamento Estratgico SPOA, com
o contedo dividido entre as seis premissas da
nossa Gesto e contemplando todas as iniciativas
da gesto SPOA. Leitura obrigatria para aquele
que quer situar o nosso Planejamento Estratgico no tempo e espao, alm de compreender os
porqus que nos trouxeram at este ponto, gerencialmente falando.
Caderno de Indicadores Subsecretaria de
Planejamento, Oramento e Administrao/
Ministrio da Fazenda.
Coletnea de toda parte prtica do dia-a-dia do
nosso Planejamento Estratgico. Ele traz a matriz
de responsabilidades pelo acompanhamento dos
indicadores de desempenho; o mapa e os painis
estratgicos em vigor para o trinio 2009-2011; a
anlise de ambiente, relao de indicadores, suas
metas e gestores; e um espetacular glossrio sobre o tema.
Caderno de Campo Subsecretaria de
Planejamento, Oramento e Administrao/
Ministrio da Fazenda.
Teoria sobre anlise de ambiente; misso e
viso; planejamento; planejamento estratgico;
Balanced Scorecard; mapa e painel estratgicos;
30
indicadores de
desempenho;
objetivos
estratgicos;
fatores crticos
de sucesso e
metas.
Enquanto
l, responda
s questes
do Voc Sabe? E, ao final, teste os seus
conhecimentos nas Cruzadinhas. Linguagem
acessvel e texto agradvel, na medida para voc
adquirir uma base de compreenso sobre os
temas abordados no Planejamento Estratgico.
Ordem de Servio n001, de 07 de maio
de 2009 Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao/Ministrio da
Fazenda.
Norma que dispe sobre os procedimentos e apresenta os pressupostos bsicos definidos para o Planejamento Estratgico SPOA trinio 2009-2011.
Ordem de Servio n002, de 16 de junho de 2009
Subsecretaria de Planejamento, Oramento e
Administrao/Ministrio da Fazenda.
Norma que dispe sobre os procedimentos
para realizao das Reunies de Anlise Crtica
de Indicadores pelo Comit de Planejamento
(COPLAN) e Sub-Comit de Planejamento
(SUPLAN), referente ao Planejamento
Estratgico SPOA 2009-2011.
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
2009
2 0 11
D c um abrao!
Some no, t?
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
31
2009
2 01 1
Referncias bibliogrficas
ANDRIOLO, Leonardo J. Os cegos, o elefante e as teorias da administrao disponvel em
<http://euadministrando.blogspot.com/2008/09/os-cegos-o-elefante-e-as-teorias-da.html>.
Acessado em 04.dez.2008
Brasil. Ministrio da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Oramento e
Administrao. Planejamento Estratgico SPOA: reviso e desdobramento: caderno de campo Braslia 2008.
Brasil. Ministrio da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Oramento e
Administrao. Planejamento Estratgico SPOA: caderno de indicadores. Braslia 2008.
Falcias causais, disponvel em <http://criticanarede.com/causal.htm>. Acessado em 08.dez.2008
FNQ-Fundao Nacional da Qualidade. 2006. Conceitos Fundamentais da Excelncia em Gesto.
So Paulo: FNQ
FULGENCIO, Paulo C. Glossrio Vade Mecum. Rio de Janeiro: Mauad Editora Ltda.
HERRERO FILHO, Emlio. 2005. Balanced Scorercard e a Gesto Estratgica. Rio de Janeiro: Elsevier-Campus
JULIO, Carlos A. 2005. A Arte da Estratgia. Rio de Janeiro: Elsevier
O que planejar, o que planejar estrategicamente disponvel em
<http://www.centrorefeducacional.com.br/planestrat.htm>. Acessado em 08.dez.2008
KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. A estratgia em ao. Traduo Luiz Euclydes Trindade Frazo
Filho. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 344 p., il., 23 cm. Ttulo original: The balanced scorecard.
KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. Organizao orientada para a estratgia: como as empresas que
adotam o balanced scorecard prosperam no novo ambiente de negcios. Traduo Afonso Celso da
Cunha Serra. 1. reimpr. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 411 p., il., 23 cm. Ttulo original: The strategyfocused organization : how balanced scorecard.
KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. Mapas estratgicos: convertendo ativos intangveis em resultados
tangveis. Traduo Afonso Celso da Cunha Serra. 6. ed. Rio de Janeiro: Elsevier: Campus, 2005. 471 p., il.
Ttulo original: Strategy maps.
KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. Alinhamento. Traduo Afonso Celso da Cunha Serra. Rio de
Janeiro: Elsevier: Campus, 2006. 335 p., il. Ttulo original: Alignment.
32
Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao SPOA
20 0 9
20 11
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO
ESPLANADA DOS MINISTRIOS BLOCO P EDIFCIO ANEXO A 4 ANDAR
CEP 70048900 BRASLIA/ DF
cogpl.df.spoa@fazenda.gov.br