PUBLICADO EM: Revista da Faculdade de Cincias Humanas e Sociais, n 7, p.

144-154,
Porto: Universidade Fernando Pessoa.

A Conservao e a Preservao de Documentos Digitais:

um desafio na era da sociedade de informao *
Alexandra Vidal**
20824@ufp.edu.pt
Resumo
A difuso e o acesso informao tm sido temas centrais no novo paradigma dos estudos em
arquivstica. A conservao e preservao de documentos digitais, nas suas diversas formas, so
um desafio central para o profissional/gestor da informao. Novas preocupaes emergem: o
perigo de perda de base de dados, a complexidade legislativa, entre outras. Em Portugal as
instituies pblicas e privadas tm vindo a implementar novos procedimentos, no apenas no
sentido de facilitarem os seus servios mas tambm com o intuito de aumentarem a
rentabilizao institucional, procedendo a uma abordagem sistmica e integrada dos sistemas de
informao.
Palavras-chave
Informao, conservao, preservao, arquivo, arquivo digital.

Abstract
The diffusion and the access to information have been central themes in the new paradigm of
the archive and records studies. The conservation and preservation of digital documents, in their
different forms, are a central challenge for the professional/manager of information. New
worries arise: the danger of the loss of databases, the legal complexity, and many others. In
Portugal public and private institutions have been implementing new procedures, not only to
improve their services but also to maximize them in a systemic dynamic of the information
society.
Key Words
Information, conservation, preservation, record, digital records.

Trabalho desenvolvido no mbito do seminrio Cincia e Gesto da Informao leccionado pela

Professora Doutora Judite Gonalves de Freitas, a quem muito agradecemos as sugestes efectuadas.
**
Aluna do 2 ano da Ps-graduao em Cincias da Informao e Documentao (variante Arquivo),
Faculdade de Cincias Humanas e Sociais (UFP).

INTRODUO
Desde a antiguidade a Humanidade procurou, nos mais diversos suportes, guardar,
conservar e preservar a sua memria. ao aparecimento da escrita que remonta o
nascimento do arquivo e da arquivstica numa componente eminentemente pragmtica.
Actualmente, a funo da arquivstica gerir a trajectria da informao produzida
pelas instituies pblicas e privadas. Por fim, alcana o seu objectivo mximo ao
difundir e possibilitar o acesso informao. Hoje, deparamo-nos com uma
actualizao dos meios de acesso informao, o ritmo das inovaes tecnolgicas
obriga a modificaes constantes. A prpria noo de sociedade de informao
acarretou o levantar de um conjunto de novas questes: penetrao do poder pela
tecnologia, nova economia do conhecimento cientfico e mutao do trabalho (Unesco,
s/p).
O auge das tecnologias digitais criou novos suportes de armazenamento com
capacidades que parecem ilimitadas e que se caracterizam por uma facilidade de acesso
sem precedentes. A memorizao dessas formas de conhecimento constitui uma das
tarefas mais importantes na edificao e consolidao da sociedade do conhecimento.
Ao fazer arquivstico imps-se um novo paradigma que est a par do paradigma cientficoinformacional que o paradigma digital. A partir dos anos 80, do sculo XX, a nova revoluo
tecnolgica e social, sobretudo, no domnio do audiovisual e da telemtica, forou a emergncia de
uma situao, concretamente para as disciplinas, como a arquivstica, relacionadas com o fenmeno
social da informao (Silva et al. 27).

Actualmente, a conservao e a preservao de documentos digitais constituem um

vasto tema, multidisciplinar e sistmico. Por esta razo, optamos por focar alguns dos
principais aspectos: as origens dos arquivos digitais, a referncia a alguns conceitos e
respectiva diversidade num primeiro ponto, e, num segundo ponto, debruamo-nos,
especialmente, sobre a questo da obsolescncia. No segundo ponto salientaremos o
papel das instituies na preservao digital e o papel do arquivista enquanto gestor de
informao. Por ltimo, de forma sucinta, referir-nos-emos ao estado da questo em
Portugal.
1. Arquivos digitais das origens herana
Para abordarmos as origens dos arquivos digitais temos que recuar dcada de 70,
remetendo desde logo para os esforos do centro de Arquivos Contemporneos de

Frana e a criao do programa Constance1. A comunidade arquivstica internacional da

poca reagiu criando equipas multidisciplinares, com o objectivo de equacionar e
sistematizar o conhecimento na matria e na procura de solues, nunca consideradas
definitivas (Barbedo s/p).
Mas os estudos cientficos de arquivstica no surgiram de imediato. Por exemplo, no
caso do Brasil, nos Anais do Congresso Brasileiro de Arquivologia, durante a dcada de
70, o silncio por parte dos estudiosos notrio. Foi necessrio chegar aos anos 90, para
emergirem as primeiras publicaes relacionadas com as TI 2 (Thomaz s/p). A nvel
mundial, a Biblioteca Nacional da Austrlia preparou no ano de 2003 um manual que
intitulou Guidelines for the preservation of digital heritage Memory of the world. Na
senda da Unesco pretendeu chamar ateno para uma melhor compreenso do que
realmente uma herana digital e procurou uma definio precisa de preservao digital.
Os materiais digitais incluem textos, bases de dados, imagens, documentos adio, grficos, software e
pginas web, a par de uma crescente amlgama de novos formatos. Frequentemente so efmeros e
requerem uma produo profusa, manuteno e gesto para ser retida. Muitos destes recursos
possuem valor e significado e constituem uma herana que deve ser protegida e preservada para as
futuras geraes 3 (Guidelines 29-30).

Um arquivo digital uma estrutura que compreende tecnologia, recursos humanos para
incorporar, gerir e disseminar, numa perspectiva integral do objecto digital de natureza
arquivstica. Este no pode ser encarado meramente pela sua componente material, mas
por tudo o que implica a sua existncia, da a sua natureza sistmica.
Mas antes de avanarmos, pensamos ser til definir, sucintamente, alguns conceitos.
1.1

Uma definio de metadado e de documento digital

Metadado um termo que remete para as tradicionais actividades de representao da

informao4. Da a definio de dados sobre dados. Imprescindveis para assegurar
autenticidade, compreenso e uso dos documentos digitais.
J um documento digital uma unidade de registo de informao codificada em dgitos
binrios, acessvel por meio de sistemas computacionais, como por exemplo: textos,
imagens fixas, imagens em movimento, pginas Web, bases de dados. No constituem
uma entidade material. Dependem de metadados do sistema que descrevem como a
informao foi registada: hardware, software, linguagem e estrutura de dados.5
Conservation et traitement des Archives Nouvelles Constitues por lElctrnique.
Tecnologias de Informao.
3
Traduo livre.
4
Catalogao, descrio arquivstica e outras.
5
Do ponto de vista tecnolgico, existe uma diferena entre documento electrnico e documento
digital. Um documento electrnico acessvel atravs de equipamento como (fita magntica, cassetes
1

Mas grande parte da informao gerada actualmente nado-digital. Segundo um estudo

da Universidade da Califrnia, 92% das novas informaes produzidas foram inscritas
em meio magntico (Thomaz 115).
1.2

A diversidade dos documentos digitais

No seguimento do ponto anterior, realaremos a importncia actual dos arquivos

audiovisuais, da microfilmagem e da digitalizao.
O audiovisual encontra-se num perodo de transio da migrao de dados de um plano
analgico para um plano digital e, num futuro no muito longnquo, mas sequencial, de
acordo com os especialistas, avanar para a HD (High Definition). A obra clssica de
Ray Edmondson (Edmondson s/p) considera que no existe nenhuma definio sucinta
para arquivo audiovisual. As constituies da FIAT/FIAF6 e IASA7 no fornecem
nenhuma definio precisa. Assim sendo, faltando uma definio internacional, os
arquivos audiovisuais recorreram a uma gama de denominaes, de entre as quais
destacamos: a fonoteca, a cinemateca, a videoteca, entre outras. O referido autor prope
ento duas solues, uma para arquivo audiovisual e outra para arquivista audiovisual:
Um arquivo audiovisual uma organizao ou departamento de uma organizao vocacionada para
coleccionar, administrar, preservar e prover o acesso a um conjunto de documentos audiovisuais e
patrimnio audiovisual. Um arquivista audiovisual uma pessoa ocupada a nvel profissional na
construo, aperfeioamento, controlo, administrao ou preservao; ou na tarefa de garantir a sua
acessibilidade, ou a servir a sua clientela, (Edmondson 10).

Em termos de preservao tambm estes suportes so susceptveis de uma rpida

deteriorao, caso no se encontrem nas condies consideradas ideais de conservao,
sendo a mais comum o Sndrome do Vinagre. Este reporta-se decomposio de fitas
com base de acetato, o que confere fita um odor similar ao do vinagre 8.
A microfilmagem, em traos gerais, uma tcnica sobre filme (35mm). O microfilme se
produzido e mantido em bom acondicionamento, tem alguns anos de longevidade.
Porm, no obstante o seu passado glorioso, o seu futuro no parece muito promissor: a
lentido da pesquisa, a obrigatoriedade de uma busca sequencial, a utilizao de um

adio e video, filme) podendo ser registado de forma analgica. J um documento digital , como j
referimos, um documento electrnico caracterizado pela codificao em registos binrios. Assim sendo,
todo um documento digital electrnico, mas nem todos os documentos electrnicos so digitais. Porm,
dada a necessidade de um maior aprofundamento em torno deste tema, que no cabe no mbito deste
trabalho, sugerimos a consulta da mais recente obra intitulada Desafios Profissionais da Gesto
Documental da autoria de Rafael Antnio, publicado nas Edies Colibri.
6
FIAT/IFTA: Fdration Internationale des Archives de Tlvision / International Federation of
Television Archives.
7
IASA: International Association of Sound and Audiovisual Archives.
8
Sobre o assunto pode ver-se: http://www.cid.unb.br/M452/M4522012.ASP?txtID_PRINCIPAL=113.

monoposto e a rpida deteriorao, no lhe conferem a maneabilidade e actualidade que

em tempos teve.
No que concerne digitalizao existem diferentes sistemas que fazem a captura da
imagem: scanners ou mquinas fotogrficas digitais. As migraes de dados devem ser
regulares e muito bem definidas pelas organizaes, de forma a garantir a sua futura
acessibilidade. Um dos dilemas dos documentos digitais, especificamente os da
Internet, a forma, por vezes efmera, como se deslocam nesse meio.
2. O Fio da Navalha o espectro da obsolescncia
A preservao dos documentos digitais prende-se cada vez mais com a sua volatilidade.
Um pergaminho ou um papel podem durar quinhentos anos, os formatos digitais ou
bases de dados podem desaparecer num lapso de tempo. Sobre eles paira o espectro da
obsolescncia. A necessidade de actualizaes constantes (a informao digital
encontra-se no meio de uma dinmica galopante) e o risco constante de perda de
informao colocam vrias questes de preservao e gesto da informao; estes
constituem alguns dos principais inconvenientes do formato digital.
A forma como a informao digital recebida e gerida, por vezes em diversos formatos,
torna impossvel a sua migrao. De igual modo, a questo da seleco da informao
digital no de todo um tema pacfico. A preservao digital requer no apenas
procedimentos de manuteno e recuperao de dados, mas tambm estratgias e
procedimentos para manter o seu acesso e autenticidade (Boeres e Arellano 2005).
Os formatos em que os documentos devem ser armazenados constituem outro problema
que gera controvrsia podendo, sinteticamente, resumir-se a manter os formatos
originais de produo documental ou proceder converso dos documentos para
formatos normalizados: SGML9, HTML10, SQL11 ou outros. A utilizao de
arquitecturas abertas e formatos standards representam uma mais-valia na estabilidade e
interoperabilidade: permanecem mais tempo que o software comercial e permitem
maiores intervalos entre migrao de documentos para novos formatos (Manual para a
Gesto de documentos s/p). A tomada de conscincia desta realidade conduziu
elaborao do Manifesto para a Preservao Digital.
2.1 O Manifesto para a preservao digital

Standard General Markup Language.

Hypertext Markup Language.
11
Strutured Query Language.

10

Corria o ano de 2002 quando foi apresentado nos Cadernos da BAD um manifesto
dedicado preservao digital. Resultado das preocupaes de quatro investigadores em
diferentes reas da Cincia da Informao (doravante CI) que, a ttulo individual,
chamaram ateno da comunidade cientfica para aquilo que consideraram como um
dfice de ateno a nvel nacional para a matria, (Borbinha e Henriques s/p).
Deste modo, esquematizaram as suas consideraes da seguinte forma: a preservao
digital perspectiva de uma biblioteca de depsito. Neste sentido, a BN 12 deveria
seguir em 5 frentes: abordagem interna (a nvel estratgico); parcerias nacionais e
internacionais; sensibilizao poltica e competncia tecnolgica; a preservao
audiovisual, alertando para a durao linear do contedo visual, a questo da migrao
do analgico para o digital, os custos e o restauro. Por fim, na perspectiva arquivstica,
tocaram em pontos fulcrais, tais como: a autenticidade dos documentos digitais, a
capacidade probatria dos documentos, no apenas num sentido estritamente jurdico,
mas num sentido mais amplo de testemunho autntico dos actos.
Ao salientar estes itens, com carcter de urgncia de uma definio de polticas e
estratgias, estes autores remetem-nos para o tpico que abordaremos no prximo
ponto.
3. O papel das Instituies na Preservao Digital
A globalizao trouxe uma nova dimenso s instituies, ela no pode quebrar
barreiras lingusticas ou culturais, mas alarga o espao concorrencial das empresas.
Integra as suas actividades num quadro mundial em todas as suas dimenses: gesto,
controle financeiro, pesquisa e desenvolvimento, produo e venda (Braumann s/p).
S possvel a implementao de um programa de preservao digital se cada
organizao tiver na sua misso uma planificao especfica para o efeito, mediante o
seu contexto interno e externo. Permitindo a criao de sistemas de recuperao de
informao baseados em formatos, padres e/ou normas especficos assumindo o seu
valor estratgico.
O trabalho com documentos digitais torna um servio mais rpido, por exemplo: o
sistema de workflows, permite transmitir a informao, gerir os seus fluxos de forma
instantnea e receb-la de volta, quase de imediato. Esta agilidade tem seduzido os
organismos, mas esconde outros transtornos, tais como a rpida obsolescncia dos seus

12

Biblioteca Nacional de Portugal.

suportes. Por isso, da euforia da digitalizao deveria tender a passar-se para uma
postura de razoabilidade digital.

3.1.A valorizao do servio pblico

Num contexto de afirmao da sociedade de informao, a crescente exigncia dos
cidados obriga a que se perspective o trabalho dos arquivos de forma inovadora e se
planifique esse trabalho em funo das reais necessidades da sociedade (Lima e
Barbedo 1). Tudo est em mudana, em consequncia do desenvolvimento da
tecnologia digital, induzindo novas formas de organizao da economia e da sociedade.
O prprio Estado passou a ser um Estado online.
No caso dos arquivos pblicos, a acessibilidade e, nomeadamente, a colocao de
contedos online, valorizam a sua difuso e colocam o enfoque na figura do
cidado/cliente, cujo papel tende a ser cada vez mais activo em todo o processo. A
cultura organizacional, a busca do mrito e da excelncia pautam cada vez mais o dia-adia dos arquivos.
Na busca de uma maior visibilidade, o Projecto DigitArq, do Arquivo Distrital do Porto:
produo, converso e gesto de contedos digitais de arquivo (n.315/02) revelou-se
inovador, permitindo a digitalizao e o enriquecimento dos contedos passveis de
serem disponibilizados em formato digital, mas tambm possibilita a constituio de um
saber fazer interno, passvel de ser transmitido a outras instituies.
Pode servir para valorizar os recursos intangveis (os recursos humanos), mas
igualmente permite a cooperao com outras instituies. Mas h outro factor a ter em
conta: os custos da implementao destes projectos e a sua continuidade.
3.2

A eficincia versus custos

A preservao digital implica investimentos significativos que devem ser analisados e

previstos pelas organizaes atravs do reforo oramental, considerando a elaborao
de um Plano de Preservao Digital que deve ser visto ao longo e ao largo, ou seja, o
que preservar e por quanto tempo se pode preservar. As escolhas para a gesto digital
so vastas e o mercado muito variado. Tambm essencial a adequao das
necessidades aos custos reais devem ser razoveis e passveis de uma real aplicao.
Cabe ao profissional da CI o pedido de vrios oramentos, a consulta de tcnicos e a
articulao das mais variadas medidas.

Mas os gestores da informao encontram inmeros obstculos na esfera da integridade

dos dados digitalizados. Torna-se necessrio definir metadados para a preservao
digital a longo prazo. A capacidade tecnolgica e a disponibilidade de meios
financeiros, uma condio primordial dado que a preservao de recursos digitais
movimenta enormes massas de recursos de todos os tipos e para os preservar necessrio
recorrer a montantes bastante elevados (Saramago 1).

Cabe ao arquivista, inserido numa equipa multidisciplinar, optar pelas solues de

preservao mais adequadas. Isto porque, deve ter sempre em primeira linha de ateno
os interesses da instituio (o organismo produtor).
4. O papel do arquivista como gestor da informao
Como gestor da informao deve gerir e implementar novas prticas que conduzam a
uma maior agilizao e a um aumento do interesse pela instituio que representam. Ao
analisar o ciclo de informao, o seu papel pode ser visto de uma forma bem mais
ampla do que a tradicional viso do seu lugar. Neste sentido, o arquivista um
arquitecto e gestor da informao digital.
Tambm pedido ao arquivista um esforo no sentido da normalizao, para tal as
normas de descrio arquivstica como a ISAD(G) e a ISAAR so o primeiro passo.
Depois temos que transpor os instrumentos de acesso criados para uma codificao em
meio digital. Surge-nos o padro que se designa Descrio Arquivstica Codificada 13:
tecnologicamente neutra e no necessita de nenhum software ou hardware especfico
para funcionar devidamente, Por sua vez, a XML permite que instrumentos codificados
com EAD-DTD possam acompanhar as migraes e actualizaes das suas plataformas
tecnolgicas, ao longo do tempo (Andrade 4).

Ao profissional, aqui visto num prisma de arquivista digital exige-se uma postura
proactiva na preservao, fruio e seleco dos dados digitais. Mas temos que ser
realistas: h informao que se est a perder, embora prevalea um sentimento
generalizado de que a maioria das organizaes (pblicas/privadas) ainda no pensou
nas implicaes da preservao digital (Campos s/p).
5. O estado da preservao digital em Portugal
A CI em Portugal, relativamente a esta questo, tem estado em estado de alerta. Ao
longo do nosso trabalho tivemos ocasio de verificar que um assunto envolto numa
grande complexidade: O processo de preservao digital implica uma quantidade enorme

13

EAD-DTD: Encoded Archival Description.

e muitas vezes inacessvel de recursos humanos dotados de uma formao capaz. Mas a
nvel de competncias nesta matria o panorama continua a ser desolador (Barbedo 3).

Por estas razes, na ltima dcada a Direco Geral de Arquivos (doravante DGARQ)
tem desenvolvido esforos significativos neste mbito, recorrendo a investigadores
internos e externos que tm trazido a pblico os resultados das suas importantes
iniciativas. De seguida exporemos as que consideramos mais relevantes.
5.1 RODA14 Repositrio de Objectos Digitais Autnticos e o Programa
SIADE - Sistemas de Informao de Arquivo e Documentos Electrnicos 15
Em 2007, a DGARQ e a Universidade do Minho publicaram um relatrio final, resultado
de um trabalho de vrios especialistas que pretenderam definir os requisitos fundamentais
para um arquivo digital, clientes e aplicaes que a integram; estrutura da
metainformao; prottipo de um arquivo digital para preservar objectos digitais
susceptveis de conservao definitiva e assegurar funes de preservao digital, numa
perspectiva de gesto administrativa.
Das suas diversas partes destacamos as seguintes: taxionomias de objectos digitais, em
que os documentos contemplados so o texto estruturado e os seus formatos (PDF,
PDF/A)16; normas e conceitos, tendo como base o modelo OAIS 17 que visa identificar os
componentes funcionais que devero fazer parte de um sistema de informao dedicado
informao digital. Este modelo foi aprovado como uma norma internacional em 2003 18.
J no mbito do SIADE foi elaborado um caderno de para a gesto de arquivos
electrnicos e, por outro, um modelo de requisitos para a gesto dos mesmos 19.
Dos vrios objectivos definidos para o programa SIADE, foi considerado prioritrio o
que respeita elaborao de recomendaes para a gesto de documentos de arquivo
electrnicos, opo confirmada pelas concluses obtidas a partir de dois inquritos
dirigidos, em 1999, Administrao Pblica em que concluram que, na generalidade
dos casos: a gesto de documentos no plenamente reconhecida como funo
organizacional; a debilidade do controlo arquivstico no uma caracterstica exclusiva
14

http://portal.roda.dgarq.gov.pt/pt/node/160.
http://dgarq.gov.pt/dgarq/transparencia-administrativa/legislacao/siade_caderno11/
16
A escolha do PDF/A como formato de preservao para texto estruturado sustentada pelo facto de
permitir a persistncia da aparncia do layout original do objecto, factor relevante para a inteligibilidade
do mesmo e por o formato PDF, do qual PDF/A um subtipo, ser bastante disseminado por toda a
comunidade ciberntica garantir a persistncia do mesmo (RODA 9).
17
Open Archival Information System.
18
ISO Standard 14721:2003.
19
MoReq: plano de classificao, controlo de segurana, reteno e destino; captura de documentos de
arquivo; referenciao; pesquisa, recuperao e apresentao; metainformao.

15

do universo dos documentos electrnicos; por princpio, os documentos de arquivo

electrnicos no so considerados documentos principais; no so reconhecidos
requisitos especficos diferenciadores entre sistemas de informao e sistemas de
arquivo; no existe a preocupao de preservar, a longo prazo, o acesso aos documentos
electrnicos.
O panorama no parece ser promissor, mas so estes desafios que acabam por criar
projectos deste tipo e esto na ordem do dia das preocupaes da DGARQ (DirecoGeral de Arquivos).
5.2

As ISOS

A International Organization for Standartization tem como responsabilidade a

elaborao e aplicao de standards internacionais de qualidade, entre as quais se
contam, designadamente, as ISO 9001 que se referem ao design, produo, instalaes e
sistemas de servio como resultado da integrao de normas de qualidade em cento e
onze pases. fundamental que os arquivos se guiem por estas normas, a fim de
obterem uma abordagem comum a nvel internacional.
A ISO 15489-1 - ISO/TR 15489-2 foi a primeira norma na rea da documentao e
informao, constituindo uma norma para a gesto de arquivos, com um conjunto de
elementos e uma metodologia de implementao que permite s organizaes
estabelecer uma adequada gesto dos seus documentos, capaz de suportar o
enquadramento de um processo de qualidade definido pelas normas ISO 9001 e ISO
14001.
Aquela norma pretende, afinal, ser til aos profissionais responsveis pela gesto da
informao, dos arquivos e das tecnologias de suporte, bem como para a generalidade
do pessoal de uma organizao, implicado na produo ou conservao de documentos
(Henriques s/p).
Para alm destas, temos ainda as ISO especficas, como o caso da ISO Standard
14721:2003 que particulariza um modelo referencial para um sistema aberto de
informao arquivstica. O seu propsito estabelecer um sistema para esta informao,
quer fsica quer digital, com um esquema organizacional composto por pessoas que
aceitam a responsabilidade de preservar a informao e de a tornar acessvel.
Concluso
A realidade digital irreversvel. O dilogo, para levar a bom porto a preservao da
memria digital, ter que ser sempre interdisciplinar, o que nem sempre fcil.
Contudo, a luta por uma maior eficcia, transmissibilidade e segurana est para ficar e

ser sempre um assunto a considerar para as futuras geraes. Garantir a durabilidade

deste patrimnio continuar a constituir um desafio para os profissionais da CI.
Mais do que conservao falamos em preservao, porque diferente tomar medidas
conservativas, que tm aplicabilidade praticamente imediata, em relao a medidas de
preservao, mais dinmicas no sentido de facilitar o acesso e o uso da informao.
Compreende uma dinmica global e sistmica que est em sintonia com a globalizao
da economia e da sociedade da informao. Traam-se novos desafios, na medida em
que a indstria da informao cresce de forma abismal e diversificada e os utilizadores
mudam rapidamente. Como refere Le Coadic (2006 s/p), est a nascer uma nova cultura
informacional.

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