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Trabalho de TGA II
Partner Consultoria Logsticas
LILIANE
LISIANE
RAFAEL
VITOR
RODRIGO
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4.5. Determinao das Aes Estratgicas Necessrias.............................
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5. Organizao......................................................................
............................................
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5.1. Organograma......................................................
............................................. 18
6. Direo..........................................................................
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7. Controle.....................................................................
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8. Concluso......................................................................
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9. Bibliografia.................................................................
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1 . Introduo
A teoria geral da administrao procura estabelecer os principais componentes de um
organizao, independente da rea em que esta atuar. Estes componentes constituem a
principal forma de estruturao administrativa, permitindo um melhor ordenamento e e
struturao das organizaes.
O presente trabalho tem por objetivo demonstrar os aspectos relativos ao contedo
programtico includo na disciplina de Teoria Geral da Administrao II, procurando esta
belecer uma abordagem prtica sobre estes conceitos de planejamento, organizao, dir
eo e controle.
A partir de uma empresa criada pelo grupo de trabalho, estes aspectos sero devida
mente analisados e aplicados mesma de forma a que se possam conseguir estabele
cer relaes entre teoria e prtica.
A rea de atuao definida para este estudo uma empresa prestadora de servios de consul
toria, que diferentemente das empresas mais convencionais possui focos e abordag
ens diferentes para estes componentes da Administrao. Isto, no entanto, no implica
dizer que estes componentes no possuem, para a empresa a mesma importncia que pos
sui para as outras.
2. A Empresa
A empresa criada para este trabalho a Partner Consultoria Logstica . A empresa uma
prestadora de servios de consultoria nos setores que envolvem logstica, em especia
l estoques, armazenagem e movimentao interna de cargas.
A empresa surgiu em 1988 criada a partir da unio de seus cinco scios fundadores, p
resentes at hoje na empresa, que resolveram somar suas experincias de mais de dua
s dcadas atuando em diferentes setores logsticos, como empresas de movimentao de mat
eriais, empresas de fabricao de embalagens e centros de distribuio, procurando preen
cher um vazio at ento existente nestas rea de consultoria. Aps a associao a empresa c
nstitui sede na cidade de Porto Alegre, onde se encontra seu principal foco de a
tuao. Com o crescimento dos nmero de clientes a empresa foi criando uma estrutura m
ais ampla e buscou adaptar-se da melhor forma ao atendimento das necessidades qu
3. Os Produtos
Quando uma empresa procura a Partner Consultoria , ela pode estar precisando de
solues para um ou vrios problemas.
Nossa firma presta servios de organizao de estoques, distribuio dos produtos de clien
tes, otimizao da organizao operacional e tambm prestamos o servio de consultoria comp
eta, que engloba todos os itens anteriores.
Organizao de Estoques
Excetuando-se o servio de consultoria completa, a organizao do estoque passa a ser
o servio mais demorado.
Depois que somos contratados, alguns de nossos consultores, geralmente dois ou t
rs, conforme for o tamanho da empresa e seu estoque, vo para o cliente e ficam col
etando dados por um certo perodo. A coleta de dados feita da seguinte forma:
Planejamento do estoque;
Anlise do consumo: o quanto que consumido do estoque desta empresa (atravs de vend
as a clientes);
Programa de reposio: preciso haver um estoque mnimo e mximo, para que no falte nem s
bre produtos, porque assim o capital investido ali no gira. preciso saber quanto
tempo leva para a reposio dos produtos, e durante esse tempo de espera, qual o est
oque mnimo que deve ficar l para no faltar aos clientes;
First in
first out (PEPS) e shelf life: isso significa dizer que preciso control
ar o tempo de vida til das peas do estoque, principalmente se forem perecveis, e at
ravs disso, fazer com que as primeiras que so postas no estoque sejam as primeiras
a sair do mesmo e que as que j estejam com o prazo vencido sejam retiradas do es
toque;
Controle de estoque:
Identificao de prateleiras: para que os empregados do almoxarifado consigam otimiz
ar mais o tempo de procura de um produto, recomendvel colocar na nota fiscal um nm
ero que indique aonde encontrar certo produto e identificar as prateleiras para
que o funcionrio no perca tempo;
Segregao de itens crticos: trata-se de itens menores, que correm um certo risco de
algum que no faa parte do almoxarifado entre l e pegue esse produto. Para isso, deve
m ser guardados em armrios e outros compartimentos fechados, para diminuir este r
isco;
Inventrio rotativo: necessrio fazer sempre (em mdia uma vez por semana) uma confernc
ia de todo o estoque a fim de conferir se o que h no mesmo o que est dito no siste
ma, para que assim possamos sempre informar corretamente os clientes a respeitos
dos produtos disponveis;
Conferncia de quantidade da nota fiscal: mais um controle de estoque; precisamos
saber se o que foi vendido, o que est escrito na nota, realmente o que vai ser e
ntregue ao cliente, para no haver divergncias do sistema com o estoque;
Ajuste de itens divergentes e baixa por obsolescncia: preciso haver uma abertura
no programa de controle de estoque que permita efetuar esses ajustes quando iden
tificados aps os inventrios;
Recursos humanos:
Anlise do perfil dos operadores: isso pode ser feito atravs de anotaes de divergncias
que os mesmos cometem. Fazendo um controle de quantos erros eles cometem, podem
os saber se aquela pessoa encaixa-se ou no quele servio. Caso ela no seja adequada qu
ele servio, ela deve ser excluda desta operao;
Polivalncia dos operadores: sempre recomendado que, para cada operao, haja mais de
uma pessoa que saiba como faz-la, para caso o operador principal se afaste por do
ena ou frias, tenha sempre algum para substitu-lo, sem prejuzo da qualidade e produti
vidade da produo;
Responsabilidades definidas: devem ser claramente definidas e especificadas as t
arefas de cada operador de forma que todo o ciclo de atividade seja completado d
entro dos planos traados pela administrao;
Operacional:
Algumas particularidades devem ser observadas a fim de manter a acuracidade do e
stoque, como:
Separao de itens fisicamente semelhantes: necessrio manter esses itens distncia um
o outro a fim de que os operadores no se confundam na hora da distribuio dos produt
os;
Separao de itens com cdigos ou nmeros semelhantes: como no pargrafo acima tambm devem
s manter esses itens separados fisicamente;
Facilitar acesso de itens com maior rotatividade: recomendvel que se mantenham os
produtos que possuem uma maior rotatividade com um melhor acesso, a fim de que
a operao seja a mais produtiva possvel;
Salientar unidade de atendimento: deve-se identificar nas prateleiras com que un
idade o produto ser vendido para auxiliar o operador na hora da distribuio ao clien
te;
Exemplos: frasco, caixa, dzia, unidade, resma etc.
Facilities (instalaes e equipamentos):
Equipamentos de movimentao: para haver uma melhor movimentao dos produtos em sua che
gada e sada necessrio utilizar equipamentos adequados com carrinhos para transport
e, empilhadeiras comuns e especiais, como a trilateral, etc;
Iluminao: esta deve ser muito bem planejada de forma a facilitar a visualizao dos pr
odutos;
Otimizao do espao vertical: a fim de diminuir os gastos com espaos grandes em extenso
, pode-se aproveitar a altura e construir prateleiras que ocupem todo o espao ver
tical;
Sistema de telefonia: importante que os chefes das operaes tenham sempre rdios comu
nicadores a fim de que sejam encontrados a qualquer hora e lugar para prestar au
xlio;
Sistema de bar-code: muito necessrio que haja cdigos de barras em todos os produto
s para um melhor controle do estoque, facilita na hora da conferncia dos itens e
na hora de emitir as notas fiscais, por exemplo;
Lay out mais adequado: isso se torna importante num estoque maior, pois trata-se
da disposio das prateleiras ,dos armrios, a fim de que os equipamentos consigam se
r manuseados com facilidade e sem riscos;
Distribuio dos Produtos (transporte)
preciso observar alguns itens a fim de que a distribuio dos produtos ao cliente ou
revendedor seja da forma mais produtiva, tais como:
4. Planejamento
4.1 - Misso da empresa
A misso da Partner Consultoria :
A Partner Consultoria esta comprometida em atingir, com qualidade, criatividade
e tica, todos os resultados pactuados com nossos parceiros externos e internos,
proporcionando uma maneira durvel satisfao de sua necessidades.
4.2 - Objetivos
Basicamente os principais objetivos da Partner Consultoria so:
Compreender as necessidades dos clientes, identificando oportunidades que desenv
olvam e incrementem sua eficincia;
Agilidade e competncia para mobilizar tecnologia e recursos humanos, buscando ate
nder a todos os objetivos de nossos clientes;
Manter os mesmos valores ticos e de competncia profissional que sempre a marcaram
neste seu perodo de existncia;
Buscar a melhoria contnua de seus processos e servios permitindo melhores resultad
os aos seus clientes e maior satisfao de seu pessoal;
Resposta gil e qualificada a todos os desejos de nossos clientes;
4.3 - Anlise do Ambiente
4.3.1 - Mercado
Uma das razes para se ter uma consultoria em logstica trabalhando para as empresa
s est na estabilizao da economia. Quando havia inflao, as lojas e empresas preferiam
possuir um grande estoque de mercadorias. Hoje, ao contrrio, os empresrios prefere
m ficar com o mnimo de estoque possvel.
Mas, mesmo havendo esta necessidade da logstica, ainda assim h outra, que a de ter
uma empresa (de consultoria) terceirizada trabalhando para a sua, pois muitas e
mpresas no precisam do servio de logstica durante todo o tempo, todos os dias, dent
ro da empresa pelas razes de que muitas no possuem pessoal treinado para isso e ma
nter esses profissionais para exercer especificamente esta funo no seria muito vivel
para a grande maioria das firmas.
preciso concentrao de esforos nas empresas, terceirizando atividades secundrias ou
fora do seu domnio.
Partindo disso, muitas empresas procuram a nossa consultoria para resolver seus
problemas de estoque almejando um aumento de produtividade nas mesmas.
No decorrer dos ltimos anos, especialmente aps o perodo de abertura econmica brasil
eira, as empresas nacionais tiveram que passar por profundas mudanas, buscando at
ingir os padres de qualidade e competitividade mundiais. A esta necessidade foram
agregados processos de melhoria da qualidade e reduo de despesas nas mais diversa
s reas esta presente a logstica.
Alm disso, as empresas podem optar por servios substitutos aos servios de consultor
ia. Dentre disso, pode-se incluir o treinamento interno dos funcionrios da empres
a, a terceirizao dos servios logsticos, a utilizao de centros de distribuio logsti
s prprias empresas realizadoras de congressos e seminrios logstico que promovem a q
ualificao dos conhecimentos logsticos por parte da empresa cliente que podem tornar
os servios de consultoria desnecessrias.
4.4 - Anlise das Oportunidades e Ameaas
A Partner Consultoria uma empresa relativamente experiente em sua rea de atuao, o q
ue pode ser considerado uma vantagem quando se compara as novas empresas entrant
es nestes ltimos anos. Esta experincia adquirida pela empresa permite um conhecime
nto mais abrangente dos problemas mais comuns envolvendo os setores logsticos de
determinadas empresas com caractersticas de atuao semelhantes. Assim o cliente pode
obter vantagens como uma maior qualidade dos servios prestados e uma resposta ma
is rpida s suas necessidades.
5. Organizao
A Partner Consultoria possui uma estrutura Matricial, ou seja ela mista (funcion
al e produto/projeto). Nossa empresa se enquadra em um perfil semiformal. O resp
onsvel pela logstica ento designado para coordenar projetos que so de sua especialid
ade e que envolvem diversas reas funcionais.
Numa organizao Matricial, o gerente de logstica responsvel pela totalidade do sistem
a de movimentao e armazenagem, embora no tenha autoridade direta sobre as atividade
s componentes da logstica. A estrutura organizacional da empresa permanece intact
a. Entretanto, o gerente de logstica divide a autoridade e o centro de custos com
o gerente de linha de cada rea. As despesas incorridas devem ser justificadas po
r cada departamento funcional, assim como os problemas logsticos, formando a base
para a cooperao e a coordenao.
Administrao
Servios de Consultoria
Marketing e Vendas
Coordenao de Projetos
- Financeiro;
- Contabilidade;
- Anlise de Resultados;
- Secretria / Recepo;
- Servios de Limpeza;
- Recursos Humanos
Analistas:
- Levantamento de dados;
- Mapeamento do Processo;
- Identificao de Melhorias;
- Redesenho do Processo;
- Testes;
- Implantao;
- Monitoramento e Controle;
- Propostas;
- Contratos;
- Palestras;
- Eventos;
- Mdia;
Projeto 1
Projeto 2
Projeto 3
Como se pode ver no organograma acima a empresa esta organizada de forma a que c
ada um dos seus scios-gerentes esteja mais direcionado a uma das reas especficas da
empresa. Desta forma a diretoria, na pessoa de seus scios gerentes dirige as reas n
ecessrias ao correto funcionamento das atividades da empresa e controlam as ativi
dades dos projetos em andamento.
Convm tambm salientar que a rea de consultoria conta com uma diversificao das reas de
especializao de seus consultores, contemplando caractersticas e especializaes para ca
da um dos principais enfoques de atuao da rea, como por exemplos, armazenamento, mo
vimentao interna de cargas, embalagem e sistemas de gerenciamento e controle de es
toques .
Os projetos so compostos da formao de uma equipe multifuncional que envolve emprega
dos de reas distintas permitindo uma maior abrangncia de atuao e solucionamento dos
problemas.
6. Direo
A Partner preocupa-se muito com a motivao de seus funcionrios. Ns Scios-Fundadores ac
reditamos que ter satisfao no trabalho sem dvida a melhor maneira de gerar bons res
ultados.
Em relao a motivao, a empresa atua em trs partes:
A motivao de cada Indivduo
A motivao de cada Departamento
A motivao da Empresa
Como a empresa tem um contingente pequeno de funcionrios, tentamos atuar individu
almente com cada um. Para que isto ocorra foi contratada uma equipe de psiclogos.
Quinzenalmente ocorrem reunies de grupos por departamento, mensalmente, se houve
r necessidade, fazemos reunies individuais, e semestralmente, ocorre uma reunio co
m toda a empresa. Nesta reunio total da empresa discutido quais as metas que fora
m atingidas e quais sero abrangidas no prximo semestre.
Depois de descoberta a causa com o qual cada funcionrio se motiva ou se desmotiva
, imediatamente se procura a soluo inerente.
Toda a filosofia da empresa bem explicitada aos funcionrios desde seu ingresso. U
m dos principais tpicos da nossa filosofia mostrar aos empregados que eles tem au
tonomia para atuar nas suas reas, e que este no apenas um local de trabalho, mas s
im seu segundo lar.
Como todo brasileiro gosta de Po e Circo , no final de cada ano promovida uma grande
festa, denominada OPEN HOUSE , esta festa ocorre para a integrao dos funcionrios e fa
miliares.
Para ns scios, a maior motivao ver a empresa indo deveras bem, crescendo a cada dia,
e isto s ocorre se houver uma equipe bem constituda e motivada. Sabendo disto, so
dados prmios aos funcionrios quando acabamos cada trabalho de logstica nas empresas
, e incentivos verbais a cada novo contrato fechado.
A nossa empresa admite funcionrios baseando-se na teoria Y de McGregor. Ns cremos qu
e s com pessoas que tenham um potencial aceitvel para ser motivada, vale a pena se
r admitida.
Depois de admitirmos, ns comeamos o processo de motivao para com os funcionrios, com
uma das mais conhecidas teorias, a teoria das Hierarquias das Necessidades de Masl
ow, ou popularmente conhecida Pirmide de Maslow .
As tarefas realizadas por cada funcionrio tem que constituir um desafio, que nece
ssite de sua criatividade, porque sem isso no h salrio que motive.
Em relao as tarefas realizadas pelos funcionrios ns temos um outro agravante, que pr
oporcionar um trabalho muito especializado para pessoas pouco qualificadas, e ne
sta ocasio que entra a Diretoria.
O saber escolher para quem encaminhar determinadas tarefas, um dos pontos culminan
tes para perfeita realizao das mesmas.
Em relao a conhecida Grade de Liderana
Ns scios temos uma grande experincia na rea de logstica, quinze anos, mas na rea de R
cursos Humanos tomamos muito na cabea , no incio. Quando o nosso nmero de funcionrios
omeou aumentar, ns tivemos problemas para administrar a o grupo. Mas como tudo nes
sa vida se aprende, conseguimos fazer um bom organograma e dividir bem as tarefa
s.
Depois de trs anos com os mesma equipe, e trabalhando muito a parte motivacional
de cada funcionrio, a empresa conseguiu chegar a ndices baixssimos de abstinncia no
trabalho. O Grupo comeou a produzir mais e melhor, dando-nos resultados mais satisf
atrios e levando-nos a acreditar que a motivao empresarial parte fundamental em qua
lquer empresa.
7. Controle
Controle Organizacional ( na Logstica), o processo que auxilia a deteco de mudanas a
mbientais e seus efeitos sobre o progresso da organizao, buscando garantir que as
atividades se realizem conforme s atividades planejadas, isto , a compreenso das me
tas e sua implementao .
Consiste na verificao das atividades, a partir da existncia de planos e objetivos p
resentes nas aes empresariais propostas pela organizao, como o consumo de produtos e
servios, custos, requisitos de nvel de servio, restries legais, entre outros, para a
tingir os seus objetivos e consequentemente, os objetivos de seus clientes.
Auditorias de estoque
so periodicamente necessrios o controle de inventrio de matria
s-primas, produtos em processo e acabados, para a contagem de estoque para a fin
alidade de clculos de impostos e taxas e a correo de registros contbeis e de estoq
ue, devido a causas comuns como erros de digitao, informaes inadequadas de retiradas
ou devolues de estoque ou roubo, que acarretam em custos de manuteno de estoques ex
cessivos;
Auditorias de notas e cobranas
utilizados normalmente, para controlar o transport
e regular de cargas efetuados pelas transportadoras, caso ocorra erro de clculo p
ara a recuperao do valor cobrado;
Auditoria de diagnsticos de sistemas so examinadas todas as funes logsticas para av
liar o estado geral de custo e desempenho logstico (mercados de produtos, fin
anceiros, fornecedores, ambiente legislativo e governamental), que podem sofrer
alteraes rapidamente, devendo esta auditoria, ser conduzida com intervalos mnimos
de cinco anos, servindo de base para o replanejamento de seus sistemas como um t
odo;
So aplicados ento, os mtodos de controle, efetuados pela empresa (consultoria), par
a assegurar que os resultados ou desempenho de uma empresa-cliente ou prpria de
consultoria, continuem a atingir o nvel esperado, evitando mudanas de atividades
nas operaes ou de padres estabelecidos, radicalmente.
Mtodos de Controle:
Controles Prvios
Procuram prevenir os problemas, por meio de insumos humanos, materiais e finance
iros, previamente analisados e colocados disposio antes da ao realizada. Ajuda o cl
iente verificar como o seu produto est sendo operado.
Controles de Processo
Operao controlada em pequenos processos, inserido em um processo maior, gerando sad
as de acordo com os padres estabelecidos.
Controle ps- ao
Controle que proporciona a sada de produtos (servios), por exemplo, sem gerar muit
os processos, pois analisa os resultados finais de uma atividade completa que s
ero aplicados em atividades semelhantes no futuro.
Anlise do volume de vendas
A cada incio de ano, so traados, os objetivos para o ano corrente, e a todo o ms, as
vendas de nossa auditoria (consultoria) . Verifica-se ento ao final de cada ms, se
o volume esperado corresponde ao conseguido, verificando o que pode ser melhorad
o.
Procura aps marketing
Controle tambm efetuado mensalmente, respeito da procura de um produto estabelec
ido ou recm lanado no mercado, verificando se este est trazendo retorno para a noss
a empresa, ou trar futuramente.
Receita da empresa
Com a prestao de consultorias de maior valor representativo empresa-cliente, atra
vs de estimativas, o que gera uma receita maior a empresa de consultoria .
8. Concluso
No decorrer deste trabalho foi possvel entender de forma mais clara a real importn
cia da necessidade de uma correta definio dos elementos que compem a administrao de E
mpresas. A aplicao prtica das teorias exploradas em salas de aula mostrou-se bastan
te ilustrativa para o grupo que pode ter uma idia mais definida acerca da aplicao d
estes conceitos.
9. Bibliografia:
BALLOU, Ronald H. Logstica Empresarial, So Paulo: Atlas, 1993
STONER, James A. F.