Gerenciamento de Materiais

Prof Rosane Soares

Curso de Farmcia
ULBRA 2012/1

Introduo
A administrao de materiais possui
importante papel, pois estes produtos
so parte significativa dos gastos dos
hospitais.

Castilho V, Leite MMJ. A administrao de recursos materiais na enfermagem, So Paulo: EPU, 73-88, 1991
Vecina Neto G, ferreira Jr WC. Manual de administracin de recursos en salud. Washington: OPS, 56p, 1996.

Despesas
Os grau de comprometimento das
despesas de custeio do hospital com
materiais, 1pode se situar
2 na faixa de
30% a 45% ou 15 a 25% .
Os medicamentos comprometem de
5% a 320% dos oramentos dos
hospitais .
1. Castilho V, Leite MMJ. A administrao de recursos materiais na enfermagem, So Paulo: EPU, 73-88, 1991
2. Vecina Neto G, ferreira Jr WC. Manual de administracin de recursos en salud. Washington: OPS, 56p, 1996
3. Ribas J, Bueno V, Napal V. Gestion economica deun Servicio de Farmacia. Farmacia Hospitalaria.. Madrid: EMISA, 289-329, 1992.

Qualidade
Alm do aspecto econmico, a
preocupao com a qualidade um
requisito essencial, pois o paciente tem
direito a uma assistncia de qualidade
independentemente
da
situao
financeira da instituio.

Profissional de Sade
A participao do profissional de
sade dentro do processo logstico de
materiais imprescindvel, pois ele
que normalmente solicita o produto com
a correta especificao, controla a
qualidade do que vai ser comprado,
realiza o recebimento qualitativo e
tambm usurio destes materiais nas
suas atividades.

Farmacutico Hospitalar
O farmacutico hospitalar, como
administrador de materiais, tem como
objetivo
principal
prover
os
medicamentos e/ou correlatos no
momento em que so requeridos, na
qualidade necessria, com qualidade
assegurada, ao menor custo possvel.

Gerenciamento de materiais
O gerenciamento de materiais exige
do farmacutico hospitalar, alm do
domnio
tcnico
das
cincias
farmacuticas, conhecimento sobre
logstica de materiais.

Logstica de Materiais
Destaca-se:
Padronizao
Planejamento
Aquisio
Recebimento
Armazenamento
Dispensao/distribuio
Controle de estoques

Seguimento do gerenciamento
de estoque de materiais
O gerenciamento de materiais visa a
satisfazer
as
necessidades
assistenciais
do
hospital,
sendo
responsvel
pela
coordenao
e
conciliao
dos
interesses
dos
profissionais de sade. Da rea
econmica-financeira
e
dos
fornecedores.

Seguimento do gerenciamento
de estoque de materiais
Para isso o gerenciamento deve
contar com os seguintes segmentos:
Normalizao
Controle
Aquisio
Armazenamento

Normalizao de materiais
As tcnicas de normalizao so
essenciais para o efetivo planejamento
e controle de materiais utilizados no
hospital. A normalizao indica o que a
equipe assistencial ir precisar e faz
ligao entre equipe de sade e
farmcia.

Normalizao de materiais
O
processo
de
normalizao
compreende as funes relacionadas a
seguir:
Padronizao
Especificao
Classificao
Codificao

Padronizao
A seleo de medicamentos um
processo
dinmico,
contnuo,
multidisciplinar e participativo.
A
padronizao
visa
selecionar
medicamentos e materiais mdicohospitalares a serem utilizados na
instituio.

Padronizao
A padronizao funo primordial da
gesto de materiais que deve ser
desenvolvida
por
equipes
multidisciplinares representativas da
assistncia prestada no hospital.

Padronizao
A Comisso de Farmcia e
Teraputica
ou
a
Comisso
de
Padronizao de Medicamentos tem
atribuio de implementar a seleo de
medicamentos.

Padronizao de
antimicrobianos e germicidas
A seleo deste medicamentos deve
ser realizada com a participao da
Comisso de Farmcia e Teraputica ou
a Comisso ou Servio de Controle de
Infeco Hospitalar.
Obs.: alguns hospitais a comisso estabelece
diretrizes para seleo e critrios de solicitao e
utilizao.

Especificao
Aps a seleo, necessrio elaborar
a especificao correta do item, por
meio de uma descrio objetiva.
Especificao:
Dosagem
Forma farmacutica
Volume e/ou peso
Nomenclatura do frmaco segundo a denominao
comum brasileira - DCB

Especificao
aconselhvel desenvolver uma
especificao especfica detalhada para
o sistema de compras e catlogo de
materiais e uma outra mais simplificada
para demais sistemas.

Classificao dos materiais

A classificao de materiais visa a
eleger critrios para agrupamento e
posterior codificao. importante que
a classificao seja simples e atinja
todos os itens.
Facilita padronizao
Auxilia o armazenamento
Auxilia o emprego de
informatizado.

sistema

Codificao
Como escolher o sistema a ser
utilizado?
O objetivo deve ser:
Obter uma codificao clara e concisa que no
gere confuso e evite interpretaes
duvidosas a respeito do material.

Sistema de codificao
So divididos em:
Alfabtico
Alfanumrico
Numrico

Codificao
Numricos ou Alfanumricos
Devem identificar todos os itens em
uso, ser expansveis, consistentes em
seus critrios, breves e impessoais e
manter uma relao onde um cdigo
nunca tenha mais do que um item e um
item no tenha mais do que um cdigo.

Sistema de Codificao
Deve ser apropriado ao perfil
assistencial do hospital, permitindo a
elaborao de relatrios especficos.
Ex.: Consumo de psicofrmacos

Controle de Estoques
um dos componentes da gesto de
materiais
caracterizada
por
um
subsistema incumbindo de determinar
Quando e Quanto comprar para uma
aquisio adequada.

Quanto comprar?
A quantidade necessria a ser
adquirida obtida a partir da mdia
aritmtica mvel aliada ao estoque de
segurana, anlise ABC de valor e
outros parmetros.

Mdia Aritmtica Mvel

A mdia aritmtica mvel o mtodo
de previso de estoques mais utilizado
no meio hospitalar. Este mtodo
permite orientar a previso de consumo
para o prximo perodo, por meio de
mdia aritmtica dos valores nos n
ltimos perodos (n = n de meses).

Mdia Aritmtica Mvel

A escolha do valor de n arbitrria
e depende da experincia do gerente.
Quanto maior for o n, menor a
resposta a variaes de consumo e viceversa. Recomenda-se trabalhar com o
n superior a 3 e inferior a 12.

Mdia Aritmtica Mvel

No meio hospitalar as variaes de
consumo,
principalmente
de
medicamentos, ocorrem com frequncia
de acordo com o modelo de evoluo
sazonal.

Mdia Aritmtica Mvel

SAZONAL
Considera-se a variao como sazonal,
quando apresenta um desvio mnimo de
25% do consumo mdio mensal (CMM) e
surge atrelada a causas especficas
(vero, inverno, epidemias e outros)

Mdia Aritmtica Mvel

Outra variao de consumo que
ocorre o modelo de evoluo de
consumo sujeito a tendncias. Isto
fica em evidncia quando o consumo
mdio aumenta ou diminui com o tempo,
retratando itens novos que comeam a
ter maior aceitao ou itens que vo
caindo em desuso.

Mdia Aritmtica Mvel

A evoluo de consumo modelo
horizontal retrata uma tendncia
constante por no sofrer influncias.

Mdia Aritmtica Mvel

Ao se estabelecer o valor de n
deve-se ter em conta o modelo de
evoluo de consumo no perodo.
CMM = consumo de n ltimos meses
n
CMM = consumo mdio mensal
n = nmero de meses

Mdia Aritmtica Mvel

A cada novo ms, acrescenta-se o
ms mais recente e despreza-se o mais
antigo. Alm da mdia mvel, tm-se
outras formas de previso de consumo,
praticamente
no
empregada
em
hospitais.

ltimo Perodo
Baseia-se numa determinao simples
com utilizao dos mesmos dados
coletados no perodo anterior. Sua
aplicabilidade direcionada a produtos
de
consumo
uniforme.
Em
representao grfica, constatam-se 2
curva idnticas em perodo de tempos
diferentes.

Mdio Mvel Ponderada

Empregada quando o mtodo do
ltimo perodo torna-se inaplicvel por
ocorrncia de grandes variaes nos
perodos mais prximos. Os pesos so
valores decrescentes dos consumos
mais recentes para os mais antigos.

Mdio Mvel Ponderada

Objetiva ajustar melhor a tendncia
da curva de consumo, sendo uma
variao do mtodo da mdia mvel.
Alguns programas para controle de
estoque tm trabalhado com este tipo
de mdia.

Mdio Ponderada Exponencial

Considera-se o erro de previso do
perodo anterior. Determina-se a
prxima previso a partir da adio da
previso anterior ao produto da
constante de amortecimento pelo erro
de previso.

Mdio Ponderada Exponencial

Utilizando a seguinte frmula:

Estoque de Segurana
Estoque de segurana = Estoque mnimo

a quantidade de cada item que deve

ser mantida como reserva para garantir
a continuidade do atendimento em caso
de ocorrncias no previstas como:
elevao brusca no consumo e atraso no
suprimento.

Estoque de Segurana
O estoque de segurana depende:
do consumo
do tempo de abastecimento
da classificao ABC do produto

Estoque de Segurana
O tempo de abastecimento (TA) o
intervalo de tempo que vai desde o incio do
processamento interno da compra, incluindo a
emisso do pedido, at a chegada do material
no local de armazenamento.

Estoque de Segurana
O tempo de processamento interno (TPI)
compreende o perodo do planejamento,
elaborao
do
pedido,
emisso
e
processamento da compra. O tempo de
processamento externo (TPE) abrange o
espao entre a emisso da ordem de
fornecimento e a entrega do produto no
hospital.

Estoque de Segurana

TA = TPI + TPE

TA = Tempo de abastecimento
TPI = Tempo de processamento interno
TPE = Tempo de processamento externo

Curva ABC
Os itens de um estoque apresentam
normalmente diferentes posies no fluxo de
materiais e variados graus de utilizao. O
estudo tcnico destas ocorrncias por meio
do agrupamento de itens de acordo com seu
custo preferencialmente, anual, permite a
elaborao da curva ABC.

Curva ABC
EXEMPLO: Concentrao de gastos de um
hospital pblico grupo de antimicribianos e
soluo parenterias hidroeletrolticas.

Curva ABC
% itens

% custo

Classe A

20

50

Classe B

20 a 30

20 a 30

Classe c

50

20

Curva ABC
Na realidade hospitalar brasileira, as
faixas podem variar.
Em alguns hospitais pblicos os itens
A podem atingir 75% a 85% da despesa
correspondendo em mdia de 08 a 15%
dos itens.

Elaborao da Curva ABC

Os seguintes dados so necessrios
para a construo da curva ABC:
Relao dos itens ou artigos
pertencentes ao mesmo grupo ou
subgrupo:
Ex.:
medicamentos
em
geral,
materiais mdico-hospitalares e outros.

Elaborao da Curva ABC

Custo unitrio mdio de cada item,
fornecido por uma mesma tabela ou de
uma mesma poca.
Consumo
anula
de
cada
item
(preferencialmente).
Custo anual ou capital investido.

Elaborao da Curva ABC

As fases para elaborao da curva
so:
Coleta e ordenao dos dados.

Coleta de Dados
Relacionar todos os itens, seu custo
unitrio e,
preferencialmente, o
consumo anual. Por meio do produto
destes valores obtm-se o custo total
ou custo anual.

Coleta de Dados
A partir do custo anual de cada item,
realiza-se a ordenao dos dados e
relacionam-se os itens segundo o valor
decrescente do custo anual. Segue-se
com a relao acumulada dos custos
anuais a partir da qual se determina as
porcentagens.

Relao do custo anual

Custo
unitrio

Consumo
anual

Custo anual

x1

0,40

600

240,00

X2

2,30

1000

2.300,00

X3

1,10

300

330,00

X4

19,00

10

190,00

X5

1,20

1200

1.440,00

X6

6,30

800

5.040,00

X7

0,35

4000

1.400,00

X8

0,25

6000

1.500,00

X9

4,10

2000

8.200,00

x10

0,82

500

410,00

Classificao ABC de Dez itens

Grau

Item

Custo anual

Custo anual
acumulado

Classificao

X9

8.200,00

8.200,00

38,95

X6

5.040,00

13.240,00

62,89

X2

2.300,00

15.540,00

73,8

X8

1.500,00

17.040,00

80,9

X5

1.440,00

18.848,00

87,7

X7

1.400,00

19.880,00

94,4

X10

410,00

20.290,00

96,3

X3

330,00

20.620,00

97,9

X1

240,00

20.860,00

99,09

10

x4

190,00

21.050,00

100

Determinao do itens Classe ABC

% itens

% custo

Classe A

20 (X9, X6)

62,89

Classe B

30 ( X2, X8, X5)

24,81

Classe C 50 (X1, X10, X3, X1, X4)

12,30

Comportamento da Curva ABC

Os itens da classe A so aqueles que,
mesmo
representando
um
menor
nmero, correspondem maior parte
do
investimento
e
devem
ser
priorizados administrativamente. Da a
importncia dessa classificao para
determinao do estoque de segurana.

Comportamento da Curva ABC

O estoque de segurana dos itens A
deve ser calculado como o suficiente
para garantir o atendimento contnuo
durante uma frao do tempo de
abastecimento.

Itens A
recomendvel que os itens da classe
A tenham alto ndice de rotatividade
para permitir maior capital de giro
disponvel evitando imobilizao de
recursos.

Comportamento da Curva ABC

Os itens da classe B tero um estoque
de segurana maior do que os da classe
A e os da classe C maior dos que os da
classe B.

Comportamento da Curva ABC

ES item A = CM . 1/3 (estoque para 10 dias)

ES item B = TA (estoque para 15 dias)
ES item C = CM . TA (estoque para 30 dias)
ES = Estoque de segurana
CM = Mdia aritmtica mvel
ES = Tempo de abastecimento (em meses)

Comportamento da Curva ABC

necessrio calcular TA, sendo que
este sempre transformado em meses.
EX.: 45 dias TA= 1,5 meses

Comportamento da Curva ABC

O
coeficiente
de
tempo
de
abastecimento (frao que multiplica
TA) determinado de forma emprica,
baseado na realidade administrativa,
podendo ser estabelecidos valores
menores que os exemplificados no slide
anterior.

Ponto de Ressuprimento
Ponto de ressuprimento (PR) ou ponto
de requisio um parmetro de alerta
no dimensionamento de estoques. um
nvel de estoque que ao ser atingido
sinaliza o momento de se fazer uma
nova compra, evitando posterior ruptura
do estoque, devendo ser atualizado aps
cada reposio.

Ponto de ressuprimento
Para garantir a continuidade do
atendimento o ponto de ressuprimento
deve coincidir com o estoque de
segurana sendo, normalmente, aplicado
s instituies que tm facilidade e
rapidez para o ressuprimento. Onde o
processo mais demorado, justifica-se
usar o PR igual ao estoque mximo.

Ponto de Ressuprimento
PR = CM.TA + ES

CM = Mdia aritmtica mvel

TA = tempo de abastecimento (em
meses)
ES = estoque de segurana (calculado
de acordo com a classificao ABC)

Ponto de Ressuprimento
Exemplo de um item classe A:
CM = 200 unidades
TA = 15 dias (0,5 meses)
ES = 33 unidades

PR = 200 x 0,5 = 133 unidades

Resultado : quando o estoque atingir 133
unid., sinaliza o momento do novo pedido ser
processado.

Lote de ressuprimento
A mesma importncia dada pela logstica ao
momento de comprar dever ser dada ao
quanto comprar, que corresponde ao lote de
ressuprimento (LR).

LR = a quantidade de itens a ser

adquirida para que o estoque atinja seu
valor mximo.

Lote de ressuprimento
Calculando o LR:

LR = Emax ES
Emax = Estoque mximo
ES = Estoque de segurana

Lote de ressuprimento

LR = CM
FC
CM = Mdia aritmtica Mvel
FC = Frequncia de compras (transformado
em meses)

Estoque Mximo
Estoque Mximo (Emax), a maior
quantidade do item que se pretende manter
em estoque. determinado em funo da
poltica financeira da instituio, conforme:
Frequncia de compra,
Disponibilidade de local de armazenamento, ou
De acordo com entregas programadas junto
ao fornecedor

Estoque Mximo
Calculando o Emax:

Emax = ES + LR
Emax = Estoque mximo
ES = Estoque de segurana
LR = Lote de ressuprimento

Estoque Mximo
Calculando o Emax:

Emax = ES + CM
FC
ES = Estoque de segurana
CM = Mdia Aritmtica Mvel
FC = Frequncia de compras (transformado
em meses)

Estoque Mximo
Para o clculo do Emax necessrio
conhecer o ES que depende da classificao
ABC, assim como o valor de FC. A frequncia
de compras mais favorvel conhecida por
meio da determinao do lote econmico
(LEC).

Lote Econmico
A dificuldade de se estabelecer um nmero
aproximado de compras anuais ou de quanto
em quanto tempo deve-se comprar est
ligada ao aspecto econmico, ao custo de
manuteno de estoques maiores ou de vrias
aquisies de estoque menores. Para isso
deve-se basear no processo de LEC para
compras.

Lote Econmico
LEC
=
processo
que
indica,
matematicamente, a frequncia de compras e
a quantidade a ser adquirida oferecendo
maiores vantagens econmicas.

Lote Econmico
O Lote Econmico aquele obtido quando o
custo de aquisio e o custo de armazenagem
esto mais prximos. Esse parmetro
interfere no valor Emax e no LR.

Lote Econmico
O custo de armazenamento calculado em
funo do custo da rea ocupada, capital
empatado, seguros sobre material estocado,
obsolescncia, depreciao, desvios, pessoal
vinculado, juros sobre financiamento da
compra e outros.

Lote Econmico
Note na prxima tabela que o custo de
armazenamento decresce com o aumento do
nmero de aquisio. O custo de aquisio
inversamente proporcional ao custo de
armazenamento. Quanto ao custo total
verifica-se que , com uma aquisio, ele se
apresenta alto, com tendncia reduo e
logo, a partir de um nmero de aquisies,
volta a aumentar.

Determinao do LEC por tabela

N de aquisies
por ano

Qtdade de
aquisio

Custo de
armazenamento

Custo de
aquisio

Custo total

12.000

480

50

530

6.000

240

100

340

4.000

160

150

310

3.000

120

200

320

2.400

96

250

346

2.000

80

300

380

Lote Econmico
1 ano = 12 meses--------compra-se 3x (para 4 meses)
1 ms-------------------- X
FC = 0,25 (n de compras ao ms)

Emax = ES + CM/FC
Emax = ES + 1000/0,25
Emax = ES + 4000

Lote Econmico
Dependendo da classe ABC o ES ser > ou
<.
Para cada um item classe A no caso
exemplificado, considera-se um tempo de
abastecimento 1,5 ms, o Emax ser:
ES =1/3 TA. CM TA= 1,5
ES = 0,5 CM se CM = 1.000 ES = 500 unid
Emax = 500 + 4.000 = 4.500

Lote Econmico
A tendncia atual a existncia de
estoques menores e compras mais
frequntes.
Com esta viso dos parmetros para
dimensionamento dos estoques conclui-se
que a logstica deve ser priorizada pela
sua importncia administrativa.

Concorrncia e Documentao
Uma vez definida a padronizao das
drogas e dos materiais mdicos que faro
parte do arsenal teraputico do hospital,
imprescindvel que sejam apresentados
ao departamento de Compras alternativas
de marcas que possam participar do
processo de concorrncia de preo.

Concorrncia e Documentao
Essa poltica traz vantagens comerciais
importantes, pois no restringe a atuao
do comprador e aumenta o poder de
negociao no processo de aquisio das
apresentaes comerciais.

Concorrncia e Documentao
Ao contrrio do que possa parecer, no
raro conseguir preos menores nos
distribuidores de materiais mdicos e de
medicamentos
do
que
no
prprio
laboratrio fabricante.
Muitas vezes o distribuidor faz
aquisies de grande volume.

Concorrncia e Documentao
Importante!
Solicitar formalmente aos laboratrios
fabricantes a relao das distribuidoras
que tm autorizao a comercializar seus
produtos.

Concorrncia e Documentao
Com essa atitude diminui o risco de
adquirir insumos que apresentem desvios
tcnicos ou mesmo que sejam suspeitos de
alguma irregularidade contbil.

Compra
As quantidades de cada produto a ser
comprado, o tempo da programao e as
condies de prazo de pagamento
necessrias devem estar absolutamente
claras e amplamente divulgadas.

Compras
As informaes oferecidas a um
fornecedor devem ser as mesmas para
todos os outros que participaro do
processo de concorrncia.

Modalidade de Compras
Ao relacionarmos o conceito de
criticidade dificuldade de aquisio dos
itens, estamos aptos a escolher a
modalidade de compra mais adequada.
Para isso pode-se construir um diagrama
que identifique os campos onde cada
classe de itens estar contemplada de
acordo com a modalidade.

Modalidade de Compras
Itens com alta dificuldade de aquisio
e alta criticidade, como, por exemplo,
materiais descartveis importados para
cirurgias que tenham somente um
fabricante, medicamentos sem similares
ou genricos.
Modalidade: contrato corporativo por
longo perodo (1 a 2 anos)

Modalidade de Compras
A longividade do contrato parece ser
vantajosa, pois o hospital pode garantir o
suprimento dos insumos, j que o
fornecedor ter uma longa programao,
e, portanto, poder tambm programar
suas importaes.
Vantagem: manuteno do preo fixo
por um intervalo maior.

Modalidade de Compras
Itens com alta dificuldade de aquisio
e baixa criticidade, como, por exemplo,
impressos exclusivos, materiais de higiene
e limpeza personalizados e hotelaria.
Modalidade: contrato por um perodo de
mdia durao (6 meses a 1 ano).

Modalidade de Compras
imprescindvel que sejam aprovados 2
ou 3 fornecedores para os mesmos
insumos com o objetivo de prevenir
qualquer descontinuidade do fornecimento
contratado.

Modalidade de Compras
Itens de baixa dificuldade de aquisio
e baixa criticidade, como, por exemplo,
os itens da classe C ou de manuteno.
Modalidade: cotao pela internet
(catlogo eletrnico)

Modalidade de Compras
Itens de baixa dificuldade de aquisio
e alta criticidade, como, por exemplo,
materiais de exames diagnsticos que
tenham 2 ou 3 marcas aprovadas.
Modalidade: contrato por um perodo
restrito (3 a 6 meses).

Modalidade de Compras
Possibilitar sempre avaliar a tendncia
de preos do mercado e a manuteno do
interesse dos fornecedores das marcas
aprovadas na concorrncia.