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APOSTILA
DE
EXCEL
CURSO DE EXCEL
SUMRIO
1. CONCEITOS BSICOS
03
2. FORMATAO DE CLULAS
09
3. FRMULAS ESSENCIAIS
15
4. PLANILHAS VINCULADAS
34
5. RECURSOS ESSENCIAIS
38
6. MODELAGEM DE PLANILHAS
43
7. GRFICOS
44
8. MLTIPLAS PLANILHAS
55
9. MLTIPLAS PASTAS
58
60
72
77
15. EXERCCIOS
80
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CONCEITOS BSICOS:
Introduo ao Microsoft Excel 2003
O MS-Excel 2003 um programa (software), desenvolvido para criao de
planilhas eletrnicas. Com ele voc pode-se organizar informaes numricas
em forma de tabelas, fazer em um instante clculos simples ou complexos,
criar grficos, que manualmente poderiam demorar uma tarde inteira.
A planilha composta de linhas e colunas. Cada planilha contm no mximo
256 colunas identificadas por letras e 65536 linhas identificadas por nmeros.
Iniciando o Microsoft Excel 2003
1. Clique no boto Iniciar / Programas / Microsoft Office / Microsoft Office Excel
2003 e clique para iniciar o programa.
Encerrando o Microsoft Excel 2003
As trs maneiras mais comuns de fechar o MS-Excel 2003 so:
1. A partir do menu Arquivo, escolha Sair.
2. Clique no X no canto superior direito da janela
3. Pressione duas vezes o boto do mouse com o ponteiro posicionado na
caixa do menu Controle do Aplicativo.
Observao: se voc efetuou alteraes em qualquer documento ou modelo
desde a ltima vez em que ele foi salvo, ser emitida uma mensagem
perguntando se voc quer salvar ou no as alteraes antes de finalizar. Isso
ocorrer tambm quando voc fechar o Windows, sem primeiro fechar o MSExcel.
Conhecendo a janela do Microsoft Excel 2003
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Conhecendo e editando planilhas
Uma planilha um documento do MS-Excel com linhas e colunas. Estas
informaes podem ser formatadas, classificadas, analisadas, representadas
em formato de grfico e vinculadas a diversas fontes de dados, incluindo
informaes na Internet.
Inserindo dados
Como toda planilha, o MS-Excel permite que voc insira diversos tipos de
dados:
textos
nmeros
frmulas
etc...
Selecionando dados
Uma faixa de clulas
1. Clique a primeira clula da faixa.
2. Mantendo o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste-o para direita
e depois para baixo.
Uma linha
Clique o nmero da linha no cabealho da linha.
Uma coluna
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Clique a letra da coluna no cabealho da coluna.
Toda a planilha
Clique no boto seleo total.
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Inserindo uma coluna
1. Clique na letra da coluna onde voc deseja inserir a nova coluna.
2. Selecione o menu Inserir / Colunas.
Inserindo mltiplas colunas
1. Clique na letra da primeira coluna onde voc deseja inserir a nova coluna.
2. Mantendo a tecla Shift pressionada, clique na letra da ltima coluna.
Por exemplo: para inserir 3 colunas ==> selecione 3 colunas.
3. Selecione o menu Inserir / Colunas.
Inserindo uma linha
1. Clique no nmero da linha onde voc deseja inserir a nova linha.
2. Selecione o menu Inserir / Linhas.
Inserindo mltiplas linhas
1. Clique no nmero da primeira linha onde voc deseja inserir a nova linha.
2. Mantendo a tecla Shift pressionada, clique sobre no nmero da ltima linha.
Por exemplo: para inserir 3 linhas ==> selecione 3 linhas.
3. Selecione o menu Inserir / Linhas.
Removendo colunas e linhas
1. Clique na letra da coluna que voc deseja remover.
2. Selecione o menu Editar / Excluir.
Removendo mltiplas colunas
1. Clique na letra da primeira coluna que voc deseja remover.
2. Mantendo a tecla Shift pressionada, clique na letra da ltima coluna.
Por exemplo: para remover 3 colunas ==> selecione 3 colunas.
3. Selecione o menu Editar / Excluir.
Removendo uma linha
1. Clique no nmero da linha que voc deseja remover.
2. Selecione o menu Editar / Excluir.
Removendo mltiplas linhas
1. Clique no nmero da primeira linha que voc deseja remover.
2. Mantendo a tecla Shift pressionada, clique no nmero da ltima linha.
3. Selecione o menu Editar / Excluir.
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1. Clique em uma clula da coluna que ser alterada.
2. Selecione o menu Formatar / Coluna / Largura...
3. Digite a nova medida no campo Largura da coluna:
4. Clique OK.
Ajustando automaticamente a largura de uma coluna
1. Clique em qualquer clula da coluna que deseja ajustar ou selecione o grupo
de clulas da coluna que voc deseja que o MS-Excel ajuste automaticamente.
2. Selecione o menu Formatar / Coluna / AutoAjuste da seleo...
Modificando a altura de uma linha
1. Clique em uma clula da linha que ser alterada.
2. Selecione o menu Formatar / Linha / Altura.
3. Digite a nova medida no campo Altura da linha:
4. Clique Ok.
Ocultando e reexibindo colunas e linhas
Ocultando colunas
1. Clique na letra da coluna que voc deseja ocultar.
2. Selecione o menu Formatar / Coluna / Ocultar.
Reexibindo colunas
1. Selecione as letras das coluna que esto localizadas dos dois lados da
coluna oculta. Por exemplo: para reexibir a coluna oculta C , selecione B e
D.
2. Selecione o menu Formatar / Coluna / Reexibir.
Ocultando linhas
1. Clique no nmero da linha que voc deseja ocultar.
2. Selecione o menu Formatar / Linha / Ocultar.
Reexibindo linhas
1. Selecione os nmeros das linhas que esto localizadas dos dois lados da
linha oculta. Por exemplo: para reexibir a linha oculta 4 , selecione 3 e 5.
2. Selecione o menu Formatar / Linha / Reexibir.
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Congelando ttulos
1. Clique na clula que faz margem com a clula do ttulo das colunas e com a
linha do ttulo da linha.
2. Selecione o menu Janela / Congelar Painis.
3. Para remover, selecione o menu Janela / Descongelar painis.
2. FORMATAO DE CLULAS
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Barra de ferramentas Formatao
A barra de ferramentas Formatao contm botes que iro ajud-lo a formatar
objetos, clulas e o contedo das clulas.
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FORMATANDO CLULAS
Durante a edio de uma planilha o usurio pode sentir necessidade de certas
formataes do tipo fonte, casas decimais, bordas etc. Neste caso, a opo de
formatao de clulas oferecida pelo EXCEL de suma importncia para a
realizao do trabalho. Para formatar uma determinada clula e/ou rea, basta
o usurio seguir os seguintes passos:
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3.
Na
opo
"NMERO"
temos
as
opes
acima
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9. Na opo "PORCENTAGEM" o usurio ter as seguintes opes
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12. Na opo "ALINHAMENTO" o usurio ter as seguintes opes
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15. Escolha o tipo de Fonte (caracter), o Estilo da Fonte, o Tamanho, a Cor e o
Efeito, depois d um clique no boto "OK"
16. Na opo "BORDA" o usurio ter as seguintes opes
17. Escolha o tipo de linha para sua borda, demarque as bordas, escolha as
cores e d um clique no boto "OK"
18. Na opo "PADRES" o usurio ter as seguintes opes
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19. Escolha as cores para sombreamento das clulas selecionadas e d um
clique no boto "OK"
20. Na opo "PROTEO" o usurio ter as seguintes opes
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3. FRMULAS ESSENCIAIS
Trabalhando com frmulas
Uma frmula bsica do MS Excel se parece com um clculo que voc faz na
sua calculadora, por exemplo: 500-200=300.
Para que essa informao possa entrar numa planilha MS Excel, voc dever
digitar numa clula: =500-200 + Enter.
Na clula aparecer o resultado 300.
Na barra de Frmulas aparecer a frmula =500-200.
Isso porque o MS Excel armazena as frmulas exatamente como foram
digitadas,
mostrando
seu
resultado
na
planilha.
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Funo Soma
Sintaxe: =soma(...)
A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
A funo ir somar todos os valores que se encontram na faixa de valores ou
matriz de dados selecionada. No exemplo abaixo essa soma ser das clulas
A1 at a clula D1. Na frmula =SOMA(A1:D1) os dois pontos indicam AT, ou
seja, some de A1 AT D1. A frmula ser sempre a mesma, s mudar os
devidos endereos dos valores que voc deseja somar.
). Veja o
exemplo:
1. Selecionar os valores que desejar somar.
2. Depois clique no Boto da Autosoma e ele mostrar o resultado.
Se a seleo for de uma linha o resultado ser exibido a direita da seleo.
Se a seleo for uma coluna, o resultado ser exibido abaixo da seleo.
Veja mais um exemplo de Soma
Agora voc deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando
uma nica frmula, desta vez voc ter que digitar a frmula:
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Multiplicao
A funo MULT tem a funo de multiplicar os valores apresentados como
argumentos.
Podem ser uma faixa de valores ou uma matriz de dados.
Sintaxe: =mult(nm1;nm2;...)
A funo exige quais valores devero ser multiplicados ou ainda uma matriz de
dados.
Diviso
Para se dividir um valor, utilizaremos tambm o mesmo formato. Indicaremos
as referncias das clulas separadas pelo smbolo da diviso (/). No exemplo
abaixo temos uma conta de Restaurante que deve ser dividida por 7 pessoas.
Quanto cada um deve pagar?
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Porcentagem
O clculo da porcentagem se realiza da mesma maneira como numa mquina
de calcular, a diferena que voc adicionar endereos na frmula. Veja o
exemplo: Um cliente de sua empresa fez uma compra semestral antecipada,
voc concedeu um desconto de 7% sobre o valor total. Veja como ficaria a
frmula no campo Desconto (C3).
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Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual o
apontamento mais alto lanado durante um determinado perodo. Veja o
resultado abaixo.
Onde:
(B2:E6) matriz de valores que sero verificados pela funo mximo.
Funo Mnimo
Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o menor valor lanado
(valor mnimo).
Sintaxe: =mnimo(...)
A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual o menor
valor de apontamento lanado durante um determinado perodo. Veja o
resultado abaixo.
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Onde:
(B2:E6) matriz de valores que sero verificados pela funo Mnimo.
Funo Maior
Sintaxe: =maior(matriz;k)
Matriz _ faixa de valores que sero analisados
; _ separador dos argumentos da funo
k _ posio de referncia do valor a ser encontrado.
Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 2 e o 3 maior valor.
Funo Menor
A funo Menor faz a operao inversa da funo Maior. Ela retorna,
dependendo da posio desejada, qual o menor nmero de uma matriz de
dados (o 2 menor, o 3 menor, e assim por diante).
Sintaxe: =menor(matriz;k)
Matriz _ faixa de valores que sero analisados
; _ separador dos argumentos da funo
k _ posio de referncia do valor a ser encontrado.
Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 4 menor valor e o 3 menor valor.
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Funo Mdia
A funo utilizada para calcular a mdia de uma faixa de valores ou uma
matriz de dados. Aps serem somados, os valores so divididos pela
quantidade de valores utilizados.
Sintaxe: =mdia(...)
A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual a mdia
dos valores lanado durante um determinado perodo. Veja o resultado abaixo.
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Funo Cont.valores
A funo cont.valores utilizada para contagem de clulas preenchidas em
uma planilha. Em uma planilha pequena, utilizamos o visual para identificar e
fazer a contagem. Em uma planilha grande, para melhorarmos nossa
produtividade, utilizamos a frmula cont.valores. No exemplo abaixo, a frmula
contar somente as clulas que estiverem preenchidas na faixa de valores de
C4 a C13. O resultado da funo cont.valores 4.
Sintaxe: =cont.valores(...)
A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.
Funo Contar.Vazio
Funo utilizada para
contagem de clulas vazias dentro de uma matriz de dados.
Sintaxe: =contar.vazio(intervalo)
O intervalo deve ser a faixa de clulas que se deseja contar.
Exemplo:
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Funo Cont.Se
A funo financeira CONT.SE calcula o nmero de clulas no vazias
em um intervalo que corresponde a determinados critrios.
Sintaxe: CONT.SE(intervalo;critrios)
Descrio dos parmetros:
Intervalo: o intervalo de clulas no qual se deseja contar clulas no vazias.
Um intervalo representado por duas clulas separadas pelo sinal de dois
pontos. Exemplo: A1:B3.
Critrios: o critrio na forma de um nmero, expresso ou texto que define
quais clulas sero contadas. Por exemplo, os critrios podem ser expressos
como 32, "32", ">32", "mas".
Exemplos
Voc dever ler os exemplos, tentar compreender, e ento executar estes
exemplos no Excel. Suponha que A3:A6 contenha "mas", "laranjas", "pras",
"mas", respectivamente.
=CONT.SE(A3:A6;"mas") igual a 2
Suponha que B3:B6 contenha 32, 54, 75, 86, respectivamente.
=CONT.SE(B3:B6;">55") igual a 2
FUNO SE
A funo SE do Excel sempre utilizada quando o valor de uma clula pode
variar. A tarefa da funo SE comparar o valor da clula com um critrio
estabelecido e retornar dois resultados. Um se a comparao for verdadeira e
outro se a comparao for falsa. Veja estas comparaes:
5+2 > 8 comparao falsa
2*3 = 6 comparao verdadeira
(2+8) * 2 > 5+6 comparao verdadeira.
Estas comparaes so bem simples e conhecidas. No Excel funciona da
mesma forma, mas comparamos uma clula (ou seja, seu contedo) com um
determinado valor.
No exemplo a seguir o aluno reprovado caso sua mdia seja menor que 7.
Sendo assim 7 o critrio para aprovao. Ento compara-se a mdia do
aluno com 7. Se a comparao retornar verdadeiro, este estar aprovado, caso
contrrio estar reprovado.
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Funo ProcV (Procura Vertical)
Definio: Localiza um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e
retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use
PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparao estiverem
posicionados em uma coluna esquerda ou direita dos dados que voc
deseja procurar.
O V em PROCV significa "Vertical".
Sintaxe
PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;nm_ndice_coluna;procurar_intervalo)
Valor_procurado: o valor a ser localizado na primeira coluna da matriz de
dados. Pode ser um valor, uma referncia ou uma seqncia de caracteres de
texto, desde que esteja entre (aspas).
Importante: Deve obrigatoriamente estar na primeira coluna.
Matriz_tabela a tabela de informaes em que os dados so procurados.
Use uma referncia para um intervalo ou nome de intervalo.
Num_ndice_coluna o nmero da coluna que est o resultado que a funo
dever retornar. O ndice inicia-se em 1 (sendo a primeira coluna) e
sucessivamente at a ltima coluna dos dados.
Procurar_intervalo o modo que a funo ir retornar os dados. um valor
lgico (Verdadeiro ou falso), que indicar se a funo retornar o valor exato ou
o aproximado. Utilize 0 (zero) para a procura exata do valor ou 1 (um) para
pesquisa aproximada.
Para que o retorno seja EXATO (VERDADEIRO), os valores na primeira coluna
de matriz_tabela devero estar em ordem crescente; caso contrrio, PROCV
pode no retornar o valor correto.
Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela no precisar ser ordenada.
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Ordem das planilhas no arquivo:
Planilha de Pedidos:
*
Os
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do 2
Cliente
Nome
Endereo
Cidade
CEP
C
=PROCV(B3;CLIENTES;2;0)
=PROCV(B3;CLIENTES;3;0)
=PROCV(B3;CLIENTES;4;0)
=PROCV(B3;CLIENTES;6;0)
Descrio
Qua
Estado
Valor Unitrio
=PROCV(B3;CLIENTES;5;0)
Imposto
Total
dig
ntid
o
1
=PROCV(A11;PR
ade
1
=PROCV(A11;P
=PROCV(A11;P
=D11*C1
ODUTOS;2;0)
=PROCV(A12;PR
RODUTOS;3;0)
=PROCV(A12;P
RODUTOS;4;0)
=PROCV(A12;P
1
=D12*C1
ODUTOS;2;0)
=PROCV(A13;PR
RODUTOS;3;0)
=PROCV(A13;P
RODUTOS;4;0)
=PROCV(A13;P
2
=D13*C1
ODUTOS;2;0)
=PROCV(A14;PR
RODUTOS;3;0)
=PROCV(A14;P
RODUTOS;4;0)
=PROCV(A14;P
3
=D14*C1
RODUTOS;3;0)
RODUTOS;4;0)
4
=SOMA(
ODUTOS;2;0)
SOMA
Pagar
F11:F14)
4. PLANILHAS VINCULADAS
Um vnculo uma frmula que obtm dados de uma clula em outra pasta de
trabalho. Quando voc abre uma pasta de trabalho que contm vnculos (uma
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pasta de trabalho de vinculao), o Microsoft Excel l os dados mais recentes
da(s) pasta(s) de trabalho de origem (atualiza os vnculos).
Use vnculos quando quiser manter informaes em uma nica pasta de
trabalho, mas tambm us-las em outras pastas de trabalho. Por exemplo, se
os preos dos seus produtos costumam mudar com freqncia, convm manter
uma lista de preos principal. Outras pastas de trabalho que usam os dados de
preo em clculos, como ordens de compra, estimativas de estoque ou de
vendas, podem criar vnculos para a pasta de trabalho da lista de preos de
modo que os clculos sempre usem preos atualizados. Quando os preos
mudam, basta inserir os novos preos em um nico local.
Quando voc cria um vnculo, o Excel cria uma frmula que inclui o nome da
pasta de trabalho de origem entre colchetes [ ], seguido do nome da pasta de
trabalho, um ponto de exclamao e a referncia da clula.
Criando Vnculos
Ao se trabalhar com mais de uma planilha o usurio tem a opo de
''VINCULAR'' os dados entre estas planilhas. O vnculo de planilhas facilita o
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trabalho do usurio que normalmente trabalha com diversas planilhas. Uma vez
vinculada a outra planilha toda vez que uma sofrer alteraes a outra ser
automaticamente atualizada, no necessitando para isto que esteja aberta.
Para criar o vnculo entre as planilhas, o usurio deve seguir os seguintes
passos:
1. Escolha a opo "ARQUIVO" na barra de menu
2. Abra a primeira planilha (PROINFO)
3. Crie uma segunda planilha (''PASTA4'', conforme o exemplo abaixo)
4. Escolha a opo "JANELA" na barra de menu
5. Escolha a opo "ORDENAR"
6. Escolha a opo "LADO a LADO"
7. Neste momento estaremos com duas planilhas abertas ao mesmo
tempo. Neste exemplo usaremos as planilhas "PASTA4" e "PROINFO",
estando ambas com apenas 75% de visibilidade a fim de facilitar nosso
trabalho.
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14. Marque a opo "TUDO"
15. D um clique no boto "COLAR VINCULAR"
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23. D um clique no boto "SIM"
24. Observe que o contedo da coluna ''ABONO'' e ''TOTAL'' da planilha
"PASTA4" foi automaticamente ajustado
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5. RECURSOS ESSENCIAIS
Formatao Condicional
Funciona de forma similar a formatao convencional, a diferena que a
formatao obedece a um critrio. Por exemplo: Em uma planilha de vendas,
voc quer assinalar as que tiveram valor igual ou superior a R$ 100,00. Para
executar a formatao deve-se em primeiro momento selecionar as
clulas onde os valores sero verificados. Clique no Menu Formatar e depois
em Formatao Condicional (tela abaixo).
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Proteo de Planilhas
Ativa os itens de proteo (travada/oculta) e no permite que sejam feitas
alteraes na planilha.
FERRAMENTAS -> PROTEGER -> PROTEGER PLANILHA (senha
opcional).
Impresso e Configurao de Documentos
1. Selecione o menu Arquivo / Imprimir. A caixa de dilogo ao lado ser exibida.
2. Selecione as opes desejadas e clique OK.
3. Caso deseje visualizar o grfico antes da impresso, clique no boto
Visualizar.
4. Para retornar clique no boto Fechar.
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Jogo Rpido:
7. GRFICOS
O grfico um recurso muito utilizado quando temos que fazer uma
demonstrao dos dados atravs de uma anlise visual, facilitando assim sua
compreenso. Para criarmos um grfico, inicialmente, temos que ter a matriz
de valores que iro fazer parte desta amostragem.
Vamos considerar como exemplo o boletim de um aluno.
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Clicando na Guia Srie encontramos as faixas individuais de valores que
compem o nosso grfico. Opes:
1. Adicionar novas sries de dados
2. Nomear a faixa de dados
3. Indicar a faixa de valores
4. Indicar onde est o rtulo (ttulo) da categoria. Clique em Avanar.
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A ltima Guia Tabela de dados permite que os dados que foram inseridos no
grfico sejam impressos com o grfico. Esse recurso muito utilizado pois
facilita a impresso do grfico, mas fica invivel quando existem uma
amostragem muito grande de dados para exibio.
Considere a melhor opo.
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4 passo: Defina a rea de origem das informaes. Esse passo muito
importante e geralmente o Excel j seleciona todas as clulas do intervalo dos
dados.
5 passo: Defina agora onde voc quer que a Tabela Dinmica ser inserida (se
em uma nova planilha ou em uma planilha existente). Em nosso exemplo
vamos utilizar uma Nova Planilha.
6 passo: A tela abaixo ser exibida. Agora devemos montar a nossa tabela
dinmica. Para um bom aproveitamento dos relatrios deveremos ter em mente
qual o objetivo do relatrio.
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Em nosso exemplo queremos emitir uma consulta que permita consultar por
regio: o nome do vendedor, o produto vendido, o representante e o total das
vendas. Veja tela abaixo.
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15. EXERCCIOS
EXERCCIO 1
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EXERCCIOS 2
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Exerccios 3
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Exerccios 4
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Exerccios 5
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Exerccios 6
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Exerccios 7
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Elaborar a planilha abaixo:
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