Os novos desafios para a

Implantao de Programas de
Gesto Arquivstica de Documentos
nas IFES: o SIGAD e o RDC-Arq
Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM
Grupo de Pesquisa CNPq-UFSM Ged/A

26 de novembro de 2014

O documento arquivstico e a
manuteno de sua cadeia de custdia
O documento arquivstico, produzido ou recebido em
decorrncia das atividades ou funes da entidade ou
pessoa;
Se digital, ademais de particular, tem suas
especificidades e complexidades, na gnese, gesto e
preservao.
Fonte de Prova, Orgnico, Original, nico
A necessidade da manuteno da autenticidade em toda
a cadeia de custdia, o acesso em longo prazo e
consequente preservao;

Especificidade
O documento digital apresenta especificidades que
podem comprometer sua autenticidade, uma vez
que suscetvel degradao fsica dos seus
suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware,
software e de formatos, e a intervenes no
autorizadas, que podem ocasionar adulterao e
destruio. Somente com procedimentos de gesto
arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos
documentos arquivsticos digitais.

Complexidade
O Documento Arquivstico Digital complexo, desde o
seu sistema de gesto, o SIGAD, que trata da captura,
armazenamento, indexao e recuperao de todos os
componentes digitais do documento arquivstico como uma
unidade complexa, at os sistemas de Preservao e
Acesso;
Um documento arquivstico digital pode ser constitudo
por vrios componentes digitais, como, por exemplo, um
relatrio acompanhado de planilhas, fotografias ou
plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Alm
disso, h de se considerar a relao orgnica dos
documentos arquivsticos.

 o Doc. Arquivstico nasce orgnico, mas para

permanecer (e manter o archival bond), precisa
do PCD;
Oferece ao pesquisador ou Cidado,
IMAGEM da entidade ou pessoa;

PCD, sua relevncia, classes, tipos

documentais que oferecem a presuno de
informao registrada naquele suporte, LAI;

O documento arquivstico digital

Projeto InterPARES identifica as caractersticas de um
documento arquivstico digital:
Forma documental fixa: apresentao da mesma
forma que tinha quando o documento foi armazenado;
Contedo estvel: o documento tem que permanecer
completo e inalterado;
Organicidade: vnculo arquivstico com outros
documentos;
Contexto identificvel: produtor, autor, destinatrio,
data;
Participa ou apoia a ao;
No mnimo 3 pessoas implicadas na criao: autor,
redator e destinatrio;

O documento arquivstico digital

Gesto Arquivstica de Documentos:
poltica e procedimentos de gesto de documentos
conforme legislao e resolues do Conarq;
Implementao de um sistema capaz de gerir os
documentos digitais desde a produo at a sua
destinao final.
Preservao digital, acesso e difuso:
estratgias de preservao, de longo prazo
(estratgias de preservao, migrao, preservao
da tecnologia, emulao, encapsulamento, etc.).

e-ARQ Brasil
e-ARQ
Especifica os requisitos para um
Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica
de
Documentos
(SIGAD);
Gesto, Corrente e Intermedirio;
SIGAD
Sistema
desenvolvido
para
realizar as operaes tcnicas da
gesto
arquivstica
de
documentos.

Ciclo de vida dos documentos, as 3 idades, Lei 8.159 (Lei de Arquivos), a 12.527, a LAI de
acesso informao, Princpios Arquivsticos, Normas, Metodologias, sua epistemologia, etc
CORRENTE

INTERMEDIRIO

(1 idade documental)

(2 idade documental)

Gesto considerando o e-ARQ

Sistema: SIGAD
Um ou vrios sistemas, e pode conter sistemas de GED
como ferramentas, garantindo controle do ciclo de vida,
o cumprimento da destinao prevista e a
manuteno da autenticidade e da relao orgnica.

Destinao
Final o
Recolhimento/
Preservao
Permanente
TTD

Ocorre aqui uma

alterao da:
CADEIA DE
CUSTDIA

PERMANENTE
(3 idade documental)
valor secundrio

No permanente
estratgico, fundamental:
Resoluo n 39/2014
Conarq, OAIS, TRAC,
METS, PREMIS
Plano de Classificao
(Quadro de Arranjo),
Navegao multinvel,
Acesso e Difuso AtoM

Pode utilizar
Repositrios

Repositrio Arquivstico Digital Confivel:

Corrente e Intermedirio

Repositrio Arquivstico
Digital Confivel:
Permanente

Sistemas em pesquisa atualmente:

contemplao e-ARQ Brasil (Gesto)

Nuxeo DM
KnowledgeTree
Agorum Core
Alfresco
Archivista Box
Maarch
Owl Intranet
Archivist ToolKit

Outros SIs que foram estudados ou esto em

tratativas: contemplao e-ARQ Brasil (Gesto)
SIE - Sistemas de Informaes para o Ensino (Dirio de
Classe, Afastamentos, Resolues e Portarias; Licitaes) UFSM;
SEI - Sistema Eletrnico de Informaes - Tribunal
Regional Federal 4a. Regio;
SIPAC - Sistema Integrado de Patrimnio, Administrao e
Contratos - SIGED - UFRN;
SPED - Sistema de Protocolo Eletrnico - Portal do
Software Pblico;
SIGADAer;
LightBASE - Portal do Software Pblico; integrado ao
GoldenDOC - Framework Gesto Documental (Adm.
Pblica) - Portal Software Pblico;

Preservao Digital
O conjunto de atividades ou processos responsveis
por garantir o acesso continuado a longo-prazo
informao e restante patrimnio cultural existente em
formatos digitais. (FERREIRA, 2006, p. 20)
Ainda: - INNARELLI (2008); - MRDERO ARELLANO
(2004).
Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas
para superar as mudanas tecnolgicas e a fragilidade
dos suportes, garantindo acesso e interpretao dos
documentos digitais pelo tempo que for necessrio
(CTDE).

Estratgias de Preservao Digital

- RODRIGUES (2003);
- FERREIRA (2006).

Preservao de tecnologia;
Refrescamento;
Emulao;
Migrao/converso;
Migrao para suportes
analgicos;
Atualizao de verses;
Converso para formatos
concorrentes;

Normalizao;
Migrao a pedido;
Migrao distribuda;
Encapsulamento;
A pedra de Rosetta
digital;
Software Livre;
Reprografia/
Microfilmagem.

Repositrios Digitais
Diferente de um banco de dados com objetos digitais
inseridos;
Tem mecanismos prprios de preservao digital;
Considera os requisitos arquivsticos;
Navegao multinvel;
fixidez (PREMIS ), estratgias de preservao digital
embutidas, etc.;
o RDC-Arq um conceito, temos aplicaes em Software
Livre como o RODA e Archivematica, mas tambm pode
ser uma implementao a partir de um Repositrio Digital
que no tem os requisitos arquivsticos, como o DSpace,
Fedora, Eprints, etc.

Repositrio arquivstico digital

Um repositrio digital de documentos arquivsticos
um repositrio digital que armazena e gerencia esses
documentos, seja nas fases corrente e intermediria, seja
na fase permanente. Como tal, esse repositrio deve:
gerenciar os documentos e metadados de acordo com
as prticas e normas da Arquivologia, especificamente
relacionadas gesto documental, descrio
arquivstica multinvel e preservao;
resguardar as caractersticas do documento arquivstico,
em especial a autenticidade (identidade e integridade)
e a relao orgnica entre os documentos.

Repositrio Digital Confivel

TRAC, Nestor, Magenta, etc.
Uma forma de atestar a confiabilidade de um
repositrio digital junto comunidade-alvo se d por
meio da sua certificao por terceiros. Para esse fim,
o RLG/OCLC em parceria com o National Archives and
Records Administration NARA publicou em 2007, o
documento TRAC - Trustworthy Repository Audit &
Certification: Criteria and Checklist critrios e um
checklist a serem tomados como referncia para a
certificao de repositrios digitais confiveis. Esse
documento serviu de base para a elaborao da norma
ISO 16363: 2012, que lista os critrios que um
repositrio digital confivel deve atender.

OAIS
O modelo de referncia Open Archival
Information System OAIS um esquema
conceitual que disciplina e orienta um sistema de
arquivo dedicado preservao e manuteno
do acesso a informaes digitais por longo
prazo.
ABNT - NBR 15.472/2007 (SAAI SISTEMA ABERTO
DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAO).

Pacotes
SIP Pacote de Submisso de Informao
Entregue pelo Produtor a um OAIS para construo de
um ou mais AIP.

AIP Pacote de Arquivamento de Informao

Pacote de informao que ser objeto de preservao.

DIP Pacote de Disseminao de Informao

Pacote de Informao derivado de um ou mais AIP,
recebido pelo Consumidor em resposta a uma requisio
dirigida ao OAIS.

Archivematica (CIA)
Sistema de preservao digital que visa
oferecer
um
ambiente
integrado
de
ferramentas free e Open Source para capacitar
o processamento de objetos digitais de acordo
com o modelo funcional ISO-OAIS (14721);

Pacote de Informao de
Submisso
(SIP)
[enviada pelo produtor
da
informao
ao
arquivo].

Pacote de Informao de
Armazenamento
(AIP)
[pacote de informao
armazenado
pelo
arquivo].

Pacote de Informao de
Disseminao
(DIP)
[pacote transferido para
o usurio em resposta a
uma solicitao].

Archivematica e o Storage Service!

Organizao do pacote SIP com recurso de arrastar e soltar para 1 ou mais

transferncias para 1 SIP (Simon Fraser University);
Submisso (SIP) de Imagem de Disco FORENSE (Yale University Libraries);
Navegao em rvore do diagrama (Baker Library at Harvard Business School);
Gerar OCR dos arquivos e adicionar ao DIP (Baker Library at Harvard Business
School);
Armazenar DIPs para uma localizao de futuros uploads (Baker Library at Harvard
Business School);
Visualizar ponteiros dos arquivos do AIP Storage;
Configurar via comando o FPR - Registro de Poltica de Formatos;
Adicionar comandos de verificao (frame-level fixity and lossless compression);
Nova validao dos micro-servios com a verso atualizada do Jhove;
Melhorias para as Transferncias e Escalabilidade;
Uso de JVM para melhorar performance (FITS, nailgun, TIKA, DROID);
Uso do MediaInfo e Exiftool para Caracterizao e Metadados;
Dublin Core para os formatos JSON - RAW;
Update Bagit, fido, ffmpeg, fits, ImageMagick, etc.;
O Storage Service conta com check de fixidade dos AIPs (Museum of Modern Art),
Armazenamento LOCKSS (Simon Fraser University Library), visualizar METS dos
AIPs;
Mais detalhes: https://www.archivematica.org/wiki/Archivematica_Release_Notes
Instalao/cdigo fonte: https://www.archivematica.org/wiki/Installation

Navegao PCD e Multinvel

SIP submetido ao repositrio (Metadados .CSV,
ou METS, ou Dublin Core);
Archivematica gerando o:
DIP;
para o AtoM (ICA-AtoM) ou o CONTENTdm ou
Archivist Toolkit.

RODA - Repositrio de Objetos

Digitais Autnticos
O RODA o arquivo nacional digital em Portugal. Atravs deste sistema complexo a
DGARQ - Direo Geral de Arquivos ter capacidade de incorporar documentos eletrnicos de
forma controlada assegurando a sua gesto ao longo do tempo e a sua acessibilizao aos
usurios.
Este projecto desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaborao informtica da
Universidade do Minho. A estratgia seguida foi o desenvolvimento progressivo de
funcionalidades bsicas e slidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de
forma a receber maiores tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a
organizaes que possuam objetos digitais mas no disponham de recursos especializados nesta
rea.
O RODA foi construdo tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e
documentos tcnicos produzidos no mbito do projeto InterPARES 2. A base do repositrio RODA
assenta na plataforma FEDORA.
So utilizados vrios esquemas de metadados nomeadamente o EAD (Encoded Archival
Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies ), METS (Metadata
Encoding and Transmission Standard), Z39.87.
http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/

RODA - Vantagens

o RODA

http://demo.roda-community.org/

Resoluo n 39 do CONARQ

Portaria MEC n 1.224,

de 18 de dezembro de 2013
Art. 1 Aplicam-se s Instituies de Educao Superior (IES)
previstas no art. 16 da Lei n 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas as
normas constantes no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
Relativos s Atividades-fim das Instituies Federais de Ensino Superior e
na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
Relativos s Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior,
aprovados pela Portaria AN/MJ n 92, de 23 de setembro de 2011,
publicada no Dirio Oficial da Unio de 26 de setembro de 2011, e
constantes no ANEXO I desta Portaria.
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-fim das Instituies Federais de Ensino Superior
Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo Relativos s Atividades-fim das Instituies Federais de
Ensino Superior

Portaria MEC n 1.261,

de 23 de dezembro de 2013
Determina a obrigatoriedade do uso do
Cdigo de Classificao e a Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos
de Arquivo relativos s Atividades-Fim das
Instituies Federais de Ensino Superior,
aprovado pela Portaria n 92 do Arquivo
Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas
IFES e d outras providncias.

SIGADs/Repositrios/Descrio

SIGAD (e-ARQ)
Fases: Corrente e
Intermediria

Descrio arquivstica:
SepiaDES, ICA-AtoM (DIP), etc.

tos
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e
um isa:
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Guia ogos,
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Edi s, etc.
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Repositrios Digitais: ARCHIVEMATICA e RODA (OAIS),

PREMIS, METS, etc.

Fluxograma dos Pacotes SIP/AIP/DIP

Repositrio Arquivstico Digital Confivel:

Empacotamento dos
SIPs:
Direto do SIGAD
ou
Memorandos, Ofcios, e-mails,
Fotografias, etc.
+
Metadados
(.CSV Excel - Dublin Core,
METS)

- Ao receber o pacote SIP, submete-o aos:

- micro-servios: anti-virus, validao, formatos,
metadados, etc
- para ento gerar o Pacote de Armazenamento, o AIP;
Submetido

Passa permanentemente por:

- Polticas de Preservao;
- Estratgias de Preservao;
- Atualizao de Formatos:
- FPR (PREMIS);
Pacote DIP

para o ICAAtoM

Pacote AIP

gerado

do
ma
r
i
f
n
Co so
u
Dif

Acesso e Difuso dos Documentos Arquivsticos

Descritos, normalizados via Web.

Descrio Arquivstica,
acesso e difuso
SepiaDES;
ICA-AtoM;

Destaques (CIA)

SEPIADES
Software com cdigo aberto, para
a descrio de fotografias e que
permite a incluso de metadados;
possui funes de descrio multinvel
(rvore hierrquica), armazenamento
de registros em formato XML
(eXtensible
Markup
Language);
funo de exportao de acordo com
o recomendado pelo mapeamento no
relatrio consultivo, implementao do
Open Archives Initiative Protocol for
Metadata Harvesting (OAI-PMH).

ICA-AtoM ou Atom

ICA-AtoM
ICA-AtoM o acrnimo de
Access to Memory. O projeto de
software ICA-AtoM resulta de um
esforo de colaborao entre o ICA
e
alguns
parceiros
e
patrocinadores (a UNESCO, a
Escola de Arquivos de Amsterdam,
o Banco Mundial, a Direo dos
Arquivos da Frana, o Projeto
Alouette Canad e o Centro de
Documentao
dos
Emirados
rabes Unidos). Destaques: - Total
conformidade s normas do ICA; Apoio
para
outras
normas
relacionadas, incluindo EAD, EAC,
METS, MODS, Dublin Core; Aplicao concebida inteiramente
para ambiente web; - Interfaces
multilingues; - Catlogo multiinstitucional; - Interfaces com
repositrios digitais. Requer Wamp
ou Lamp.

ICA-AtoM

Software Livre;
Grande comunidade;
Diversas instituies j utilizando;
Exportao e Importao pelo pesquisador,
historiador, socilogo, filsofo, etc.
Conectado com Repositrios Digitais;
Melhores prticas;
Normas internacionais;
Suporte;
Escalabilidade.

ICA-AtoM ou AtoM
1.x

2.x

Apache

NginX

Buscas

ElasticSearch
GeoReferenciamento
Plugins
Conexo Archivematica
Escalabilidade
Filtros em todas as pesquisas
Mudar padro de exibio da Descrio, ISAD, RAD,
etc.
Temas e Multirepositrios
Objetos Digitais redesenhado
Novas possibilidades como Histria Oral (OHMS),
AudioMD e VideoMD, etc.

Questo legal
Lei 8159, Art. 25 e Decreto 4073:
S configura infrao quando documento
de carter permanente ou de interesse
pblico, ento os Docs. Arquivsticos,
sejam Memorandos, Fotografias, ou emails, devem estar identificados no PCD e
na TTD como guarda permanente;
e a doutrina que vemos em outros
estatutos, regulamentos ou Leis.

Consideraes finais (1/2)

O PCD deve ser o da instituio, da IFES, seno
gera falsa presuno de informao registrada;
Difuso ATIVA atravs do ICA-AtoM; O qual pode
ser utilizado tanto para os nato-digitais como para
uma digitalizao, representantes digitais ou
mesmo sem a adoo de objetos digitais;
a Manuteno da cadeia de custdia deve ser
feita atravs de Ambientes Autnticos: SIGAD (eARQ Braisl) e RDC-Arq (Repositrios Digitais
Confiveis Arquivsticos);

Consideraes finais (2/2)

Sua IFES j tem ICA-AtoM?
Sua IFES j tem RDC-Arq? Repositrio Digital
Confivel Arquivstico para a Preservao,
Acesso longo prazo e manuteno da
Autenticidade e Cadeia de Custdia dos DADs Documentos Arquivsticos Digitais?

Referncias 1/2
Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Publicaes digitais. Requisitos funcionais
para sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos: e-ARQ Brasil. Dezembro,
2009. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.
br/media/publicacoes/earqmet/earqbrasilv1.1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.
CCSDS. Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an Open
Archival Information System (OAIS). Janeiro, 2002. Disponvel em:
<http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.
CTDE. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos.
Glossrio de Documentos Arquivsticos Digitais. 2010. Disponvel em: <http://www.
documentoseletronicos.arquivonacional.gov.
br/media/publicacoes/glossario/2010glossario_v5.1.pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.
InterPARES. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems.
Disponvel em: <http://www.interpares.org>. Acesso em: 09 ago. 2011.
Diretrizes do Produtor - A Elaborao e a Manuteno de Materiais Digitais: Diretrizes para
Indivduos Disponvel em: http://www.interpares.org/display_file.cfm?
doc=ip2_creator_guidelines_booklet--portuguese.pdf

Referncias 2/2
mais em: documentosdigitais.blogspot.com

Diretrizes do Preservador - A Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais: Diretrizes

para Organizaes - http://www.interpares.org/display_file.cfm?
doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--portuguese.pdf
RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb. 2007. Disponvel
em: <http://www.crl.edu/sites/default/files/attachments/pages/trac_0.pdf>. Acesso em 09 ago.
2011.
Sayo, L.F. Repositrios Digitais Confiveis para a Preservao de Peridicos Eletrnicos
Cientficos. Ponto de Acesso, Salvador, V.4, n.3, p. 68-94, dez 2010 - www.pontodeacesso.ici.
ufba.br
Sayo, L.F. Uma Outra Face dos Metadados: Informaes para a Gesto da Preservao
Digital.
CNEN - Rio de Janeiro - RJ - Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., ISSN 1518-2924,
Florianpolis, v. 15, n. 30, p.1-31, 2010.
Thomaz, K. Repositrios digitais confiveis e certificao. Arquivstica,net, v.3. n.1, p.80-89,
jan/jun. 2007. Disponvel em: <http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?
id=372&article=118&mode=pdf>. Acesso em: 09 ago. 2011.

Obrigado

Prof. Dr. Daniel Flores

Lder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e
Patrimnio Documental Arquivstico
Membro da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDECONARQ

http://documentosdigitais.blogspot.com