BEM VINDO

Colaborador

Atualizado em abril/2014

POR QUE USAR

Resumo
A base da operao de qualquer
empresa so as tarefas. O Runrun.it
uma ferramenta que ajuda as empresas
coordenando o fluxo de tarefas, dando
prioridade e organizando-as por clientes
e projetos.
Cada uma das tarefas possui a sua
prpria Timeline que onde a
comunicao com os outros colegas
acontece. No Runrun.it, cada comentrio
tem um tempo limite de 15 minutos para
ser deletado, depois fica gravado para
sempre na tarefa. Essa caracterstica faz
com que seja uma ferramenta ideal para
que as pessoas tomem decises de
forma responsvel e transparente. Acaba
aquela histria que o email no chegou
ou est na caixa de spam.

Para dar previsibilidade aos lderes de

equipe e aos gestores da empresa, voc
poder Estimar o esforo que acha
necessrio para terminar cada uma das
tarefas. Essa estimativa deve ser feita em
horas teis e pode ser refeita quantas
vezes achar necessrio. Com essa
estimativa, o sistema vai calcular uma
Data estimada de entrega, levando em
considerao o seu horrio de trabalho e
as outras tarefas que esto na sua pilha
de afazeres.
Agora fica fcil: se algum quiser
repriorizar o seu trabalho, vai ter que
escolher o que vai perder prioridade. E o
sistema vai recalcular todas as
Estimativas de entrega.

Os arquivos, que podem ser anexados s

tarefas, tambm podem ser apagados
durante os 15 minutos aps o upload.
Depois disso, ficam anexados para
sempre.

Aqui est a mgica do Runrn.it. bom

pro chefe saber o que cada um est
fazendo e quando ser entregue, mas
timo pro funcionrio, que ter clareza
do que fazer, em qual ordem. Alm disso,
no ser pressionado para fazer
milagres dentro do seu tempo, que
um recurso limitado.

As tarefas possuem sempre um Dono,

quem abriu a tarefa, um Responsvel,
que deve avaliar e transferir a tarefa ou
desempenh-la, e os Seguidores, pessoas
que acompanham a tarefa.

O Runrun.it possui muitas outras

funcionalidades que voc vai descobrir
com o tempo, mas seus fundamentos
esto em ajudar as empresas a
produzirem mais, com menos estresse.

Os administradores do Runrun.it na sua

empresa vo definir para quem voc
pode abrir tarefas e de quem voc
poder receb-las. Essa regra d clareza
ao fluxo de trabalho. Ou seja, se algum
quiser que voc trabalhe em algo,
formalmente, ter que estar apto a abrir
uma tarefa para voc.
Para indicar que voc est trabalhando
em algo, clique no boto Trabalhar. O
sistema vai contar o tempo
automaticamente apenas durante o seu
horrio de trabalho cadastrado. Quando
terminar, clique em Entregar, e pronto.
Todos sero alertados da entrega.

OS TIPOS DE USURIO
Colaborador:
O Runrun.it possui quatro tipos de
usurios:

Administrador:
Quem cria a conta da empresa no
Runrun.it automaticamente
colocado como Administrador. Ele
poder criar mais usurios e tambm
coloc-los como administradores.
So eles os responsveis por criar
Clientes e Projetos, Equipes, Tipos de
Tarefa, Status, etc. Tm acesso a
todas as funcionalidades do sistema.

Gestor:
Alguns usurios podem ser colocados
como Gestores. Isso quer dizer que
eles tero acesso a todas as equipes,
tarefas e relatrios do sistema,
mesmo que no faam parte de
qualquer equipe. um tipo de usurio
ideal para gestores mais sniores na
empresa, que precisam acompanhar
o desempenho das tarefas e equipes,
mas no esto ligados ao dia a dia
das tarefas.

Lder de equipe:
Cada equipe criada no Runrun.it pode
ter um lder, configurado por um
administrador. O lder de equipe tem
alguns privilgios de administrao.
Ele poder editar algumas
preferncias dos seus liderados,
como horrio de trabalho, colocar de
frias, etc. Ele tambm ter acesso
aos relatrios e criao de Clientes
e Projetos, bem como Tipos de Tarefa
e priorizao de tarefas.

Usurio que faz parte de uma das

equipes criadas na empresa.
Um Administrador precisa definir de
quem ele recebe tarefas e para quem
ele pode abrir tarefas. Isso inclui ele
mesmo. Ou seja, se o administrador
definir que um colaborador no pode
abrir tarefas para ele mesmo (quem
deve fazer isso o seu lder, por
exemplo), pode retirar seu nome da
lista.
O Colaborador poder, ento, abrir
tarefas para quem ele for autorizado
e s receber tarefas de quem tem
autorizao para tal.
Ele dever estimar o tempo que acha
necessrio para desempenhar cada
tarefa, em horas teis, e clicar em
Trabalhar na tarefa que estiver
naquele momento.
Durante o processo de realizao de
uma tarefa, ele poder adicionar
outros usurios como Seguidores da
tarefa. Essas pessoas sero alertadas
sobre o andamento da mesma.
Podero tambm realizar
comentrios na tarefa e anexar
documentos a ela.
Caso o Colaborador v trabalhar em
outra tarefa, basta clicar em
Trabalhar nela. O sistema pausa
automaticamente a anterior e prioriza
a atual como a mais importante.
Ao terminar uma tarefa, basta clicar
em Entregar, e a tarefa ser
considerada entregue.

AS TAREFAS
O Runrun.it trabalha com a metodologia
de pilha de tarefas. Ou seja, voc tem
uma lista de tarefas, que podem ser de
Clientes e Projetos diferentes. A mais
prioritria deve ser feita antes, depois a
de baixo e assim por diante.

Tarefa 1
Tarefa 2
Tarefa 3

Toda tarefa possui:

Um Dono, ou seja, quem abriu a tarefa.
Um Responsvel, para quem aquela
tarefa vai. O Runrun.it s aceita um
responsvel por tarefa para evitar
trabalhos dobrados. Se duas pessoas
esto trabalhando na mesma coisa,
devem ter duas tarefas diferentes. Isso
tambm ajuda na mensurao da
produtividade nos relatrios. O
Responsvel pode transferir a tarefa para
as pessoas que ele autorizado a abrir
tarefas.

Tarefa 4
Nova tarefa ...
Quando voc estima o esforo que
acredita ser adequado para realizar cada
uma das tarefas (em horas teis), o
Runrun.it vai somando esses tempos e
calculando a data estimada de entrega.
Tarefa 1

3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 11:00

Tarefa 2

1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

Tarefa 3

4 horas / Estimativa de entrega: Hoje 18:00

Tarefa 4

1 hora / Estimativa de entrega: Amanh 9:00

Quando um lder de equipe, um gestor

ou um administrador reprioriza" as
tarefas, todas as estimativas de entrega
so recalculadas e os responsveis
avisados da repriorizao".
Tarefa 2

1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 9:00

Tarefa 1

3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 12:00

Um Tipo de Tarefa, que so categorias

criadas pelo administrador do Runrun.it.
Elas servem para que os relatrios
mostrem onde o tempo est sendo gasto
por Tipo de Tarefa, por exemplo.
Um Cliente > Projeto. Cada cliente pode
ter vrios projetos. Eles so criados pelo
Administrador ou pelo Lder de equipe.
Uma Descrio, que um texto mais
detalhado sobre o que aquela tarefa
precisa tratar.
Arquivos anexos, que podem ter
qualquer tamanho, dentro do limite do
plano contratado pela empresa (os
arquivos s podem ser apagados nos
primeiros 15 minutos aps seu upload.
Isso, para estimular a responsabilidade no
tratamento das informaes, uma vez
que geram impactos para outros
colegas).
Comentrios. Aps criada a tarefa, os
usurios envolvidos podem fazer
comentrios ou responder aos
comentrios feitos por outros. Como os
arquivos, s podem ser apagados 15
minutos aps sua criao, pelo mesmo
motivo. O prprio Runrun.it tambm faz
alguns comentrios automaticamente,
para gravar o histrico das mudanas na
tarefa.

O RR-RATINGS E SUAS DICAS

Sistema de acompanhamento da
produtividade individual

Tarefas entregues com no mais que

duas estimativas.

Algumas empresas optam por habilitar o

RR-Ratings, nosso sistema que mensura
quantitativamente as entregas.

To importante quanto estimar o esforo

necessrio para uma tarefa estim-lo
corretamente. No Runrun.it, se achar que
vai levar mais ou menos tempo para uma
tarefa, voc poder re-estimar o esforo
quantas vezes achar necessrio. Porm,
quando estima mais de duas vezes, seu
RR-Rating vai ser prejudicado. Isso
estimula a previsibilidade, ponto
importante na gesto de projetos e
tarefas.

Apesar de ser um ndice quantitativo,

tem algumas particularidades. Ele uma
soma de diversos indicadores que
compem uma mdia dos ltimos 30
dias das suas entregas.
Conhea cada uma delas:
Tarefas entregues.
Esse ndice mede quantas tarefas voc
entregou. Apesar do Runrun.it no ser
uma ferramenta adequada para tarefas
muito granulares (que levam poucos
minutos para serem feitas), tambm no
legal para os gestores da empresa voc
colocar tarefas muito grandes. Fica difcil
acompanhar a evoluo das tarefas.
Portanto, uma dica seria voc quebrar
tarefas em etapas onde uma entrega
palpvel possa ser conferida. Tarefas que
levem entre 4 e 16 horas teis so uma
boa faixa de referncia para voc ter em
mente.
Tarefas reabertas.
Esse um ndice negativo no RR-Ratings.
Significa que voc entregou uma tarefa e
seu dono a reabriu por algum motivo. A
dica aqui voc usar a TimeLine para
discutir todos os pontos antes da
entrega formal.
Tarefas entregues dentro do prazo
estimado.
Outro ponto de ateno para quem est
desempenhado tarefas estimar
corretamente o esforo necessrio para
desempenha-la. Isso traz previsibilidade
gesto da empresa e valorizado pelo
RR-Rating.

Tarefas entregues dentro do prazo

desejado.

Nem todas as tarefas abertas no

Runrun.it tm uma data desejada de
entrega. Mas, as que tm essa data, so
boas oportunidades para ampliar o seu
ndice. Basta entrega-las at a data
desejada. Geralmente so tarefas
importantes para certos clientes ou
projetos. Fique de olho nelas.

Os pesos de cada ndice.

Cada empresa pode configurar quais

ndices so mais importantes. Desta
forma, todas as madrugadas, o Runrun.it
calcula o RR-Rating baseado nos pesos
que a empresa definiu.
Ao longo do tempo, o RR-Rating ser
aperfeioado, incluindo novos ndices e
revisando os formatos de clculo, afim de
tornar-se uma ferramenta cada vez mais
til para ajudar gestores de empresas a
encontrarem seus colaboradores mais
produtivos.

SOBRE A INTERFACE
Minhas Tarefas

Para ver os detalhes da

tarefa, seus comentrios e
arquivos, clique no ttulo
da mesma. A pgina de
detalhes da tarefa ser
aberta.

O menu lateral pode ser

reordenado para que voc
tenha as informaes que
usa mais carregadas na
frente. Basta clicar na
lateral esquerda e arrastar
a barra desejada.

Essa a lista de tarefas em

ordem de prioridade. A
primeira est l em cima,
com a bandeira vermelha
para ser feita na frente.

Aqui voc pode acessar o

seu perfil ou de sua
empresa. Tambm pode
ver seus alertas, atualizar
o plano no Runrun.it e
checar o seu RR-Rating.

Para comear a contar o

tempo, basta clicar em
Trabalhar. Mantenha o
esforo estimado
atualizado, assim a data
estimada de entrega
tambm estar.

Criar uma nova tarefa.

Ateno, s estaro
disponveis como
responsveis para a nova
tarefa, as pessoas para as
quais voc est autorizado
a abrir tarefas.

Acesse o site de suporte

clicando no boto Ajuda,
ou faa perguntas pelo
Chat, que funciona em
horrio comercial.

SOBRE A INTERFACE
Equipe

Aqui so listadas todas as

equipes das quais voc faz
parte.

O lder da equipe vem

primeiro, em negrito.

Quando a tarefa
atual ser
entregue.

Quando a ltima
tarefa da lista
dessa pessoa,
provavelmente, vai
ser entregue.

Qual o nvel no sistema

de mensurao de
produtividade RR-Rating
a pessoa est no
momento.

Quantas tarefas esto na

fila dessa pessoa, quantas
ela abriu para outras e
quantas ela segue.

SOBRE A INTERFACE
Detalhes de uma tarefa

Mude o responsvel
para transferir a tarefa
para outra pessoa.

A descrio da
tarefa s pode ser
editada at que o
Responsvel estime
o esforo
necessrio.

Todos os detalhes
da tarefa. Clique
nos pontilhados
para editar.

Anexos s podem
ser apagados at 15
minutos aps seu
upload.
Da mesma forma,
os comentrios.
Aps feito um
comentrio, voc
tem 15 minutos
para apag-lo, se
desejar.

Lista de Seguidores
da tarefa.

Comandos teis da
tarefa.

Lista de
Responsveis do
Workflow

PERGUNTAS FREQUENTES
Preciso deixar o site aberto para
contar o tempo nas tarefas?
No. Voc s precisa clicar no boto
Trabalhar da tarefa que est
desempenhando. Se for trabalhar em
outra antes de fech-la, clique em
Trabalhar na outra. O sistema Pausa
automaticamente a atual. Se desejar
ajustar manualmente as horas, utilize o
menu Tempo. L voc pode adicionar
ou retirar horas manualmente.

Posso deletar tarefas?

No. O sistema mantm todas as tarefas
no histrico. Voc pode, no entanto,
Entregar as tarefas quando desejar. Se
foi aberta por engano, apenas entregue a
tarefa e coloque um comentrio Aberta
por engano, por exemplo.

O Que uma tarefa Ongoing?

A opo de Tarefa Ongoing para
aquelas tarefas que no tm prazo para
fechamento, nem estimativa de esforo,
podendo ser iniciadas e pausadas
quantas vezes forem necessrias. Pode
ser mais interessante criar uma tarefa
Ongoing referente a um trabalho
rotineiro na empresa, que criar e entregar
uma nova tarefa a cada dia.

Posso configurar os alertas que

recebo por email?
Sim. Clique no seu nome, na parte
superior direita da tela. Depois em
Meus alertas. L, voc poder
configurar quais os emails quer receber.

Preciso de um novo Projeto para abrir

uma tarefa. Com quem falo?
Com o lder da sua equipe ou com um
administrador do Runrun.it na sua
empresa.

Preciso abrir uma tarefa para algum

que no est na lista de responsveis.
O que fazer?
Fale com o lder da sua equipe ou com
um administrador do Runrun.it. Ele
precisa autorizar para que voc abra
tarefa para essa outra pessoa.

PRIVATE CLOUD
O Runrun.it um servio oferecido
originalmente na nuvem e em um
ambiente compartilhado entre milhares
de empresas. Apesar de todas as regras
de qualidade de cdigo, encriptao de
dados e segurana dos servidores, h
empresas que preferem ter um ambiente
totalmente isolado e dedicado apenas
aos seus usurios. Por isso, tambm
oferecemos a verso Private Cloud do
Runrun.it.

Capacidade:
A partir do modelo comercial acertado, o
Runrun.it vai especificar o tamanho e a
infraestrutura necessria para a Private
Cloud. Praticamente no h limites para o
nmero de usurios e a capacidade de
armazenamento. Voc define a
necessidade, e deixa o resto com a
gente. (upgrades e downgrades tambm
so realizados com facilidade).

Essa modalidade da nossa aplicao

possui todas as funcionalidades da
verso pblica e roda nos mesmos
fornecedores de infraestrutura, porm,
em instncias dedicadas empresa
contratante. Ou seja, o banco de dados
s dela.

Segurana e Backups:
Usamos as mesmas tcnicas de
segurana utilizadas na aplicao pblica
como encriptao da comunicao dos
dados entre os clients e servidores,
encriptao de dados sensveis no banco
(nem mesmo as equipes de manuteno
possuem acesso aos dados), backups
dirios do banco de dados com
possibilidade de rollback e disaster
recovery rpidos, acompanhamento de
uptime e sade da aplicao.
H possibilidade de filtrar IPs de acesso
aplicao, caso o cliente solicite. Toda a
comunicao feita atravs de SSL.

Todas as modificaes, correes e

evolues da plataforma pblica tambm
so implementadas automaticamente na
instncia dedicada.
A nica diferena para o usurio final
que ele dever entrar pelo endereo
suaempresa.runrun.it ao invs de
runrun.it.

Suporte:
Todo o suporte fornecido aos planos
pagos do Runrun.it pblico tambm
ofertado aos usurios de uma Private
Cloud, por tickets, chat ou e-mail em
horrio comercial. A empresa tambm
pode optar por um pacote de Suporte
Premium que d acesso prioritrio aos
tickets alm de atendimento por telefone
em horrio comercial.

Manuteno:
Todas as instncias Private Cloud so
monitoradas 24x7x365, assim como os
servidores da verso pblica. Qualquer
interveno necessria feita
diretamente pela nossa equipe de
suporte.

SLA:
Uma pgina como http://status.runrun.it
ser disponibilizada para que os usurios
possam acompanhar a sade da
aplicao e seu uptime. Garantimos em
contrato 99,88% de uptime mas,
geralmente, estamos acima desse valor.
Confira clicando no link acima.

Servios de integrao:
Alguns servios externos podero ser
integrados Private Cloud contratada.
No entanto, tero escopo, prazo e preo
discutidos separadamente.

Implementao:
(Regies AWS EUA/Europa)
Aps OK comercial, a Private Cloud
disponibilizada em at 5 dias teis.
(Regio AWS Brasil) 30 dias teis aps
OK comercial.

ON-PREMISES (Virtual Box)

O Runrun.it um servio oferecido
originalmente na nuvem e em um
ambiente compartilhado entre milhares
de empresas. Apesar de todas as regras
de qualidade de cdigo, encriptao de
dados e segurana dos servidores, h
empresas que preferem ter um ambiente
totalmente isolado e dedicado apenas
aos seus usurios. Por isso, tambm
oferecemos a verso On-Premises do
Runrun.it.
Essa modalidade da nossa aplicao
possui as mesmas funcionalidades da
verso pblica, porm, entregue dentro
de uma mquina virtual para rodar na
infraestrutura do cliente.

Todas as modificaes, correes e

evolues da plataforma pblica tambm
estaro disponveis para as instalaes
On-Premises e podero ser instaladas
remotamente pela equipe do Runrun.it
ou pela equipe de TI do cliente.
A nica diferena para o usurio final
que ele dever entrar pelo endereo
especificado pela empresa, ao invs de
runrun.it.

Suporte:
Na modalidade On-Premises, h apenas a
opo de suporte premium. Todos os
tickets so tratados com prioridade e,
durante o horrio comercial, h um
analista de suporte sempre disponvel
por telefone para sanar dvidas dos
usurios.

Manuteno:
As instncias On-Premises podem ser
monitoradas remotamente pela equipe
Runrun.it, caso a empresa contratante
libere acesso mquina virtual.
Caso contrrio, o suporte feito sob
demanda.

Capacidade:
A partir do modelo comercial acertado, o
Runrun.it vai especificar o tamanho e a
infraestrutura necessria para a Virtual
Machine. Praticamente no h limites
para o nmero de usurios e a
capacidade de armazenamento. Voc
define a necessidade, e a mquina ser
dimensionada adequadamente.

Segurana e Backups:
Toda a segurana da infraestrutura de
responsabilidade da empresa
contratante. As polticas de backup de
banco e arquivos tambm devero ser
definidas pela equipe de implementao
do projeto, sempre usando infraestrutura
do cliente.

SLA:
Diferente do Private Cloud, onde ns
gerenciamos a aplicao e a
infraestrutura, na verso On Premises
temos o SLA de atendimento aos
trouble-tickets. Porm, no fornecido
SLA de uptime, uma vez que no somos
responsveis pela infraestrutura.

Servios de integrao:
Alguns servios externos podero ser
integrados Virtual Box contratada. No
entanto, tero escopo, prazo e preo
discutidos separadamente.

Implementao:
Sem integraes externas, em mdia, 45
dias teis, aps OK comercial.

ALGO A MAIS
Colaborao social:

Docs:

A interao entre as equipes no Runrun.it

acontece nas tarefas. No entanto, h um
espao para que outros assuntos sejam
tratados: O Mural. Na pgina principal do
Runrun.it, os colaboradores podem
postar mensagens, vdeos e fotos e
discutirem sobre temas importantes para
todos da empresa, ou apenas entre os
membros das suas equipes.

O Repositrio de arquivos da sua

empresa pode ser mais inteligente. Com
esse aplicativo do Runrun.it, voc e sua
equipe podem criar documentaes
sobre projetos e clientes, subir arquivos,
e fazer comentrios. Todos eles ficam
disponveis na web, com toda a
segurana e backups realizados pelo
Runrun.it e podem ser acessados por
qualquer usurio autorizado para aquele
projeto ou cliente.

um timo lugar para comunicados da

empresa, postar novos vdeos de
treinamento, mensagens motivacionais,
links para aes especficas, dentre
outros.

Aplicativos:
Apesar do foco do Runrun.it ser a gesto
de tarefas, tempo e talento, h uma srie
de funcionalidades extras que podem
ajudar na gesto do dia a dia.
Ao longo do tempo, desenvolvemos
aplicativos que podem ser liberados para
todos, ou apenas um grupo de usurios,
pelo administrador.
Hoje, temos disponveis:

SharePage:
Ao invs de usar pendrives, HD-externos
ou tentar (sem sucesso) enviar arquivos
muito grandes por email para clientes,
fornecedores ou outros colegas, voc
pode criar uma SharePage. Assim, voc
pode carregar quantos arquivos desejar
(dentro da cota de storage do seu
plano), criar uma senha para que eles
sejam baixados e compartilhar apenas o
link para essa pgina. O destinatrio no
precisa ser um usurio do Runrun.it. A
pgina ser customizada com a
logomarca da sua empresa.

Mais ajuda, fruns e vdeos:

Acesse https://support.runrun.it/hc/ptbr ou clique no link Ajuda na parte de
baixo de cada pgina do Runrun.it.