D11 - Anexo C Manual Do Formando-Pt

D11 Planeamento de Relaes com os rgos da Comunicao Social
Anexo "C" do
Mdulo D11
MANUAL DO FORMANDO
European Events Industry

LEONARDO DA VINCI PROGRAMME
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D11 PLANEAMENTO DE RELAES COM OS RGOS DA

COMUNICAO SOCIAL
DESCRIO GERAL DO MDULO

Este mdulo destina-se a ajudar os formandos a definir estratgias e planear o relacionamento com
a imprensa e os outros rgos de comunicao social no contexto da organizao de eventos.
OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DESTE MDULO

Este dever permitir ensinar os formandos a:
elaborar materiais de divulgao de eventos;
preparar informao para jornalistas acerca de eventos;
organizar conferncias de imprensa;
utilizar vdeo conferncias;
organizar entrevistas com jornalistas;
criar uma sala de imprensa num evento.

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CONTEDO DO MANUAL
Este manual est divido nas seguintes seces e subseces:
Pgina
1
Elaborar materiais de divulgao de eventos

1.1 Contedo desta seco
1.2 Que tipo de informao dever ser divulgada?
1.3 O que dever ser coberto pelos materiais de divulgao
1.4 Os diferentes tipos de materiais divulgados
1.5 Grupos-alvo
1.6 Estilo dos materiais
1.7 Modelos de comunicao
1.8 Pontos importantes sobre a elaborao de materiais
4
4
6
7
9
10
10
11
Preparar informao para jornalistas acerca de eventos

2.2 Background do fornecimento de informao
2.3 A pesquisa
2.4 A necessidade de clareza
2.5 O formato e estilo da informao
2.6 Mtodos de divulgao de informao aos jornalistas
12
12
12
12
12
13
Organizar conferncias de imprensa

3.2 Os tipos de eventos
3.3 Os convites para conferncias de imprensa
3.4 Locais/equipamento de conferncias de imprensa
3.5 Documentao
14
14
15
16
16
Utilizar vdeo conferncias

4.2 Utilizaes de vdeo conferncias
4.3 Recursos tcnicos para a realizao de vdeo conferncias
4.4 Documentao
17
17
17
18
Organizao de entrevistas com jornalistas num evento

5.2 O objectivo das entrevistas com jornalistas
5.3 Equipamento necessrio para uma entrevista
18
18
19
Criar uma sala de imprensa de um evento

6.2 Diferentes tipos de salas de imprensa
6.3 Recursos necessrios
19
19
20

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1.
ELABORAR MATERIAIS DE DIVULGAO DE EVENTOS
1.1
CONTEDO DESTA SECO

1.2
Que tipo de informao dever ser divulgada
1.3
O que dever ser coberto pelos materiais de divulgao
1.4
Os diferentes tipos de materiais disseminados
1.5
Grupos-alvo
1.6
Estilo dos materiais
1.7
Modelos de comunicao
1.8
Pontos importantes sobre a elaborao de materiais
1.2
QUE TIPO DE INFORMAO DEVER SER DIVULGADA
1.2.1
Tipo de informao
A organizao de um evento implica organizar a informao, separar aquela que for
considerada essencial da acessria e separar a informao classificada do "lixo informativo".
importante compreender estes diferentes tipos de informao e o papel de cada um no
relacionamento entre o organizador do evento e o pblico, quer do ponto de vista do
receptor, quer do ponto de vista do emissor da informao.
Informao essencial toda a informao altamente relevante para o evento. Dever

ser emitida por uma fonte bem conhecida e credvel e ser composta por um conjunto de
mensagens de importncia estratgica para a realizao e divulgao do evento.
Informao acessria toda a informao que no contribui para a organizao ou

promoo do evento, mas o facto de ser difundida junto da opinio pblica no vai criar
qualquer tipo de problemas ao sistema organizacional.

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Informao classificada toda a informao vital para a deciso estratgica,

relativamente organizao do evento que, pela sua susceptibilidade, de
conhecimento restrito.
Lixo informativo informao incorrecta, muitas vezes na forma de um rumor, que

pode ter um efeito bastante negativo na organizao regular e estruturada do evento.
1.2.2
A informao deve ser relevante para o evento

O sistema de informao de um evento crucial para o seu sucesso e a estratgia de
informao dever ser concebida de forma a abranger trs perodos diferentes:
O primeiro perodo, no qual o modelo de comunicao dever basear-se num modelo

que projecte a informao para o pblico em geral, na tentativa de divulgar o evento
junto do maior nmero de pessoas possvel. Ele dever chegar populao mais
prxima atravs dos meios de comunicao mais usados (televiso, rdio e jornais) e
utilizar tambm canais de comunicao com o pblico como expositores, cartazes,
panfletos, brochuras, fotografias, etc..
Este primeiro perodo essencialmente destinado a divulgar o evento e dever ter lugar
entre um a trs meses antes da realizao do evento (dependendo da vontade do
organizador de atrair a ateno do pblico). Se o evento tiver um mbito internacional e
for dirigido a uma audincia muito vasta (ex. Jogos Olmpicos), este perodo poder ser
estendido at 18 meses antes do evento.
O segundo perodo de comunicao e publicidade decorre durante a realizao do

evento e destina-se a fazer uma sntese dos eventos dirios e das experincias dos
participantes. Esta informao geralmente divulgada pelo gabinete de comunicao do
evento. Durante este perodo a informao deve ser bastante objectiva para dar
informao detalhada acerca do evento aos que no possam estar presentes.

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O terceiro perodo a declarao final do evento as suas concluses e dever ser

preparada pela pessoa/grupo de pessoas responsvel/eis pela sua organizao. Aqui o
contedo, as concluses e sugestes futuras do evento devero ser claramente indicados.
1.2.3
Como identificar a informao relevante e no relevante

A relevncia, quantidade e tipo de informao a ser divulgada aos rgos de comunicao
social dever ser cuidadosamente analisada pelos organizadores do evento.
A organizao cria geralmente um grupo de trabalho orientado por um especialista que ser
responsvel por todo o processo de comunicao, assumindo o papel de porta-voz. Essa
pessoa decide normalmente sobre o contedo da informao a ser divulgada. Contudo,
sempre que necessrio (por exemplo, em resultado da natureza da informao), poder ser o
prprio comit organizador a decidir sobre a relevncia e pertinncia da informao a ser
transmitida.
1.3
O QUE DEVER SER COBERTO PELOS MATERIAIS DE DIVULGAO

O sistema de informao e os materiais de divulgao esto sujeitos a um conjunto de
regras/princpios. Estas regras tornam possvel transmitir toda a informao disponvel no
momento, com base no conhecimento dos seguintes pontos:
O que est a decorrer

O sistema de comunicao dever ter informao permanentemente actualizada sobre as
actividades individuais do evento da forma mais sinttica possvel.
Quando ir decorrer
essencial anunciar o momento em que as actividades programadas sero realizadas
dentro do programa do evento. Esta informao dever incluir no s as datas em que as
actividades iro ocorrer mas tambm as horas em que tero lugar as diferentes sesses.

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Onde ir decorrer
Alm da informao sobre o evento, o sistema de comunicao dever tambm indicar o
local em que o evento ser realizado. Esta informao dever incluir uma srie de
aspectos, que vo desde informao sobre a rea em que ter lugar o evento, at
descries do local, mapas e meios de transporte que servem a rea e ainda informao
sobre o prprio espao onde decorre o evento, com indicao dos locais em que
determinadas actividades tero lugar, bem como os respectivos servios.
Pessoas importantes envolvidas

O sistema de informao dever tambm chamar a ateno para as pessoas envolvidas
no evento, indicado a natureza do seu envolvimento e a sua importncia no contexto do
evento. Ele dever tambm incluir uma curta biografia sobre cada um destes
participantes.
1.4
OS DIFERENTES TIPOS DE MATERIAIS DIVULGADOS

A organizao de um evento dever seguir os princpios da comunicao organizacional,
sistematizando um conjunto de dados considerados essenciais para o processo de divulgao
das actividades junto dos rgos de comunicao social.
Este modelo dever incluir:
O tipo de material de informao a ser distribudo aos rgos de comunicao

social:
Comunicaes escritas:
o Panfletos;
o Brochuras e desdobrveis;
o Notas de imprensa;
o Newsletters;
o Brochuras temticas;
Comunicaes grficas:
o Cartazes;
o Mupis pblicos (cartazes iluminados);
o Graffitis e desenhos;

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Figura 1 - Exemplo de um mupi (cartaz iluminado)
Comunicao por imagem:

o Spots publicitrios em vdeo e DVD;
Publicidade na rdio:
o Spots de radio gravados em cassette, CD-Rom, DVD.
O contedo da informao a ser distribuda aos rgos de comunicao social:
Identificao da entidade organizadora;
Identificao e descrio do evento;

o Nome do evento (o que est a decorrer);
o Data/hora incio (quando ir decorrer);
o Data em que tem incio e fim;
o Local (onde ir decorrer).
O contedo da informao complementar:
Objectivos (porque est a decorrer);
Temas (como est a decorrer);
Participantes (para quem e com quem ir decorrer):

o Pessoas importantes que estaro presentes;
Programa (processo atravs do qual ir decorrer).

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Contedo da informao adicional:
Programa social (que outras coisas esto a decorrer);
Preo da inscrio (qual o custo);
Informao com interesse para o pblico em geral (hotis, aluguer de

veculos, telefones) (que outras coisas podem acontecer);
Informao turstica sobre o local.
1.5
GRUPOS-ALVO
1.5.1
Grupos-alvo e materiais
importante:
Identificar de forma clara a imprensa alvo e o pblico-alvo

Na elaborao da informao essencial diferenciar entre os grupos-alvo a que ela se
dirige, uma vez que necessrio utilizar diferentes contedos e modelos de
comunicao se o alvo for o pblico em geral ou os representantes dos rgo de
comunicao social.
Elaborar materiais adequados ao grupo-alvo

Enquanto que para o pblico em geral a informao pode ser mais didctica e literal,
para os jornalistas a informao deve ser mais sinttica e baseada apenas em factos que
possam ser manipulados mais tarde. Os materiais para o pblico em geral baseiam-se
geralmente num modelo escrito e grfico (brochuras, panfletos, desdobrveis, cartazes,
etc.) enquanto que para jornalistas se utiliza um modelo misto que pode incluir uma
nota de imprensa ou uma conferncia de imprensa.
Garantir que os materiais reflectem a imagem do evento que os organizadores

querem projectar
essencial elaborar materiais que sejam adaptados prpria realidade do evento e, na
medida do possvel, ajustados ao tipo de evento. A produo de materiais dever ser

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cuidadosamente controlada visto que, muitas vezes, o fraco desempenho de um

determinado evento resulta do tipo de instrumentos de promoo que foram utilizados e
a sua adequao ao pblico-alvo.
1.5.2 Como identificar os grupos-alvo e as necessidades especficas de cada grupo
Sempre que se realize um evento, deve ser feito um estudo de mercado para compreender o
efeito do evento na sociedade, bem como o tipo de aces que podem ser usadas para
promover o seu sucesso.
A identificao da populao-alvo exige um trabalho aprofundado de anlise das motivaes
que esto na base da deciso de participar no evento. Depois de obtida esta informao
torna-se muito mais fcil definir o perfil do consumidor potencial.
1.6
ESTILO DOS MATERIAIS

Os materiais informativos usados devero cumprir um conjunto de premissas, quer do ponto
de vista esttico quer do ponto de vista documental:
Devem ser interessantes do ponto de vista grfico e despertar o interesse. Devero

incluir informao curta, sinttica e fcil de interpretar, de preferencia recorrendo a
smbolos grficos que permitem uma interpretao subliminar.
Os materiais informativos devem tambm ter uma dimenso esttica, de forma a atrair a
ateno para o evento, tornando-o apelativo e nico e promovendo ideias associadas.
1.7
MODELOS DE COMUNICAO
A estratgia de comunicao vital para a visibilidade do evento. Esta estratgia pode ser
realizada de acordo com trs modelos, todos igualmente dependentes da dimenso esttica:
O modelo do canal grfico;
O modelo virtual;
O modelo de comunicao informal.

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1.7.1
O modelo do canal grfico

O modelo do canal grfico, que encoraja a proximidade tctica e visual entre o observador e
o produto, inclui a produo de mecanismos visuais e o mais vulgarmente usado (cartazes,
fotografias, bandeiras, desdobrveis, panfletos, revistas, etc.). Este modelo tem a vantagem
de permanecer durante mais tempo na memria do receptor.
1.7.2
O modelo virtual
O modelo virtual utiliza os canais da televiso, rdio e computadores. A comunicao
imediata, mas a mensagem normalmente mais subliminar, instantnea e fugaz. A forma
mais eficaz de utilizar estes instrumentos de disseminao prximo do evento.
1.7.3
O modelo de comunicao informal

Finalmente existe o modelo de comunicao informal, segundo o qual a informao
transmitida ou atravs de um contacto directo com os produtores ou atravs de conferncias
ou notas de imprensa.
1.8
PONTOS IMPORTANTES SOBRE A ELABORAO DE MATERIAIS

Um aspecto importante a ter presente durante a produo de informao de que esta seja
produzida em tempo til para que possa ser disseminada o mais cedo possvel para o maior
nmero de pessoas, para que elas tenham tempo para programarem a sua inscrio e
participao no evento (por exemplo, um congresso internacional dever ser anunciado pela
primeira vez pelo menos 18 meses antes da data em que ser realizado).
Por esta razo, deve definir-se um prazo para a produo dos materiais de promoo e
disseminao, dentro da organizao, e um prazo para a disseminao dos materiais junto do
pblico.
Deve tambm ser definido um plano de distribuio que tome em considerao os locais de
distribuio, as datas de distribuio e, se necessrio, as datas de redistribuio.

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2.
PREPARAR INFORMAO PARA JORNALISTAS ACERCA DE EVENTOS
2.1
CONTEDO DESTA SECO

2.2
Background do fornecimento de informao
2.3
A pesquisa
2.4
A necessidade de clareza
2.5
O formato e estilo da informao
2.6
Mtodos de transmitir informao aos jornalistas
2.2
BACKGROUND DO FORNECIMENTO DE INFORMAO
2.2.1
Identificar reas de interesse para os jornalistas

Sempre que se produz informao os jornalistas-alvo a quem se dirige a informao devem
ser claramente identificados (isto , compreender as suas reas de interesse para produzir
materiais que sejam compatveis com a sua cultura profissional e que transmitam da melhor
forma a mensagem pretendida).
2.3
A PESQUISA
Toda a informao divulgada aos jornalistas deve ser elaborada com base numa pesquisa to
aprofundada quanto necessrio, para que a informao seja o mais rigorosa possvel.
Quaisquer fontes de informao devem ser cuidadosamente identificadas e como/onde essa
informao pode ser acedida.
2.4
A NECESSIDADE DE CLAREZA
Toda a informao divulgada deve ser rigorosa, relevante, actualizada, clara e concisa.
2.5
O FORMATO E ESTILO DA INFORMAO
2.5.1
As diferentes formas de tornar a informao apelativa

A informao pode ser destinada a um dos seguintes trs mtodos de distribuio:
Rdio;

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Televiso;
Jornais e revistas dedicadas ao tema.
Cada um destes mtodos de comunicao tem vantagens e desvantagens do ponto de vista

da produo de informao sobre eventos. Contudo, relativamente consensual que a
televiso o mtodo mais completo uma vez que utiliza o som e imagem e chega a um
mercado mais alargado.
2.5.2
Em que situaes adequado utilizar cada um destes mtodos

A utilizao destes canais de comunicao para promover um evento depende da estratgia
promocional definida. Porm, geralmente aceite que a imprensa dever ser o primeiro
canal de promoo do evento, muito antes deste ter lugar, sendo a promoo na televiso e
rdio feita apenas prximo da data do evento.
2.6
MTODOS DE DIVULGAO DE INFORMAO AOS JORNALISTAS
2.6.1
Diferentes mtodos de divulgao de informao

Podem ser usados dois meios de comunicao alternativos para divulgar informao:
2.6.2
Em papel;
Electronicamente.
Vantagens e desvantagens de cada mtodo

As vantagens e desvantagens de cada mtodo so as seguintes:
Em papel:
Vantagens:
Fcil de manipular; baixo custo; tecnologia simples.
Desvantagens:
Fcil de destruir.
Electronicamente:
Vantagens:
Rapidez e facilidade de manipular informao.
Desvantagens:
Custo elevado, pode exigir conhecimentos tcnicos.

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3.
ORGANIZAR CONFERNCIAS DE IMPRENSA
3.1
CONTEDO DESTA SECO
3.2
3.2
Os tipos de eventos
3.3
Os convites para conferncias de imprensa
3.4
Locais/equipamento de conferncias de imprensa
3.5
Documentao
OS TIPOS DE EVENTOS
O que uma conferncia de imprensa?
uma curta reunio realizada exclusivamente com jornalistas com o objectivo de
disseminar informao de interesse para a prpria organizao e para o pblico em geral.
Uma conferncia de imprensa comea geralmente com um anncio feito por uma pessoa,
que , antes de mais, apresentada aos jornalistas. Este anncio poder ser seguido de uma
sesso de perguntas e respostas, mas ele constitui a parte mais importante de uma
conferncia de imprensa. A gesto do tempo e das respostas fica exclusivamente a cargo da
pessoa que dirige a conferncia ou das pessoas que estejam na mesa da conferncia.
Existem trs tipos de conferncias de imprensa:
3.2.1
Briefings;
Conferncias abertas;
Notas de imprensa.
Briefings
Um briefing uma curta reunio na qual feito um anncio e em que no existe uma sesso
de perguntas e respostas.

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3.2.2
Conferncias abertas
Uma conferncia aberta uma reunio mais longa onde feito um anncio, a que se segue
uma sesso de perguntas e respostas. Este tipo de conferncia dura geralmente um mximo
de 40 minutos, dos quais 10 minutos no mximo se destinam ao anncio e os restantes trinta
sesso de perguntas e respostas.
3.2.3
Notas de imprensa
Uma nota de imprensa um anncio oficial que tem a forma de:
Uma declarao escrita que lida aos jornalistas sem sesso de perguntas e respostas,
ou
Uma declarao oficial enviada imprensa.
Um dossier uma compilao de textos jornalsticos sobre o evento que distribudo aos
rgos de comunicao social para transmitir informao de background sobre o tema.
O primeiro passo da organizao de uma conferncia de imprensa definir o tipo de local
em que ela ser realizada. Isto depende da dignidade e importncia do anncio, da pessoa
que ir fazer o anncio, a quantidade de interesse pblico esperado e a pertinncia do tema
da conferncia de imprensa. A dimenso do evento directamente proporcional ao nmero
provvel de jornalistas que estaro presentes na conferncia de imprensa. Na escolha do
local da conferncia, dever considerar-se a sua capacidade para fornecer o sistema de som,
as mesas, cadeiras e tribuna para o referido nmero de jornalistas.
3.3
OS CONVITES PARA CONFERNCIAS DE IMPRENSA

Para conferncias de imprensa programadas, deve enviar-se uma comunicao escrita para
os rgos de imprensa 48 horas antes da conferncia. Para conferncias de imprensa
extraordinrias, os rgos de imprensa devem ser contactados por telefone 4 a 6 horas antes
da sua realizao.

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3.4
LOCAIS/EQUIPAMENTO PARA CONFERNCIAS DE IMPRENSA
3.4.1. Escolha do local

A escolha do local e do equipamento necessrio para realizar uma conferncia de imprensa
depende de um conjunto de factores:
Da natureza do evento a escolha do local depende naturalmente da natureza da

conferncia de imprensa e da sua adequao conferncia.
Do nmero de participantes Todos os locais tm um limite em termos de capacidade.

Assim, o local e o equipamento devem ser adequados ao nmero de pessoas que so
esperadas.
Do oramento disponvel Sempre que se pretende organizar uma conferncia de

imprensa essencial saber qual o oramento disponvel para a sua realizao.
3.4.2
Os diferentes tipos de equipamento necessrios

Antes de poder realizar uma conferncia de imprensa a sala deve se apetrechada com um
conjunto de equipamentos essenciais:
Meios de comunicao telefones, faxes, computadores (com ligao Internet,

impressoras, modems, etc.).
Meios de informao televiso e vdeo, rdio e DVD e jornais dirios.
Outros tipos de materiais mobilirio (cadeiras, secretrias, quadros, sofs, etc.).
Uma sala de conferncia deve estar preparada com uma estrutura de trabalho em grupo (isto
, uma sala de conferncia, diversas salas para entrevistas e reas de trabalho isoladas).
3.5
DOCUMENTAO
3.5.1
Documentao necessria para os oradores numa conferncia de imprensa

A organizao de um sistema de informao dever permitir disponibilizar todo o material
escrito e audiovisual, independentemente de este ser requerido por jornalistas, membros da
organizao ou participantes do evento. A produo desta informao essencial para o
background do evento.

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4.
UTILIZAR VDEO CONFERNCIAS
4.1
CONTEDO DESTA SECO
4.2
4.2
Utilizaes de vdeo conferncias
4.3
Recursos tcnicos para a realizao de vdeo conferncias
4.4
Documentao
UTILIZAES DE VDEO CONFERNCIAS

Uma vdeo conferncia semelhante a uma conferncia aberta, com a diferena que a
pessoa que faz o anncio no est fisicamente presente no local da conferncia e tem de
interagir com a audincia atravs de meios de comunicao audiovisual. Este instrumento
permite realizar uma discusso entre delegados situados em diferentes partes do mundo.
A organizao de uma vdeo conferncia requer uma grande quantidade de meios tcnicos
para ser eficaz. Neste tipo de conferncia, o acesso mais limitado, o que significa que a
emisso de credenciais deve ser mais restrito. Antes da sesso comear, deve-se acordar o
nmero de perguntas a ser colocado, o que normalmente limita as perguntas a uma por
agncia de imprensa. A ordem em que as perguntas sero colocadas dever tambm ser
sorteada entre os participantes, utilizando-se, por exemplo, a precedncia por antiguidade
profissional para escolher a ordem das perguntas.
4.3
RECURSOS TCNICOS PARA A REALIZAO DE VDEO CONFERNCIAS

Os recursos necessrios para realizar uma vdeo conferncia so os seguintes:
Equipamento necessrio para realizar uma vdeo conferncia:
Ecr de plasma ecr gigante;
Sistema de comunicao atravs de uma rede de satlite;
Sistema informtico de deteco e produo de imagens para feedback;
Sistema de som.

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Espao Fsico:
Sala equipada (auditrio).
Recursos Humanos:
4.4
Um director dos sistemas tcnicos;
Um operador de som e imagem;
Tradutores/Interpretes (se necessrio).
DOCUMENTAO
Os participantes de uma vdeo conferncia devero receber um conjunto de documentos de
apoio, isto , o guio (da vdeo conferncia) e as comunicaes ou seus abstracts, antes da
conferncia ter incio.
5.
ORGANIZAO DE ENTREVISTAS COM JORNALISTAS NUM EVENTO
5.1
CONTEDO DESTA SECO
5.2
5.2
O objectivo das entrevistas com jornalistas
5.3
Equipamento necessrio para uma entrevista
O OBJECTIVO DAS ENTREVISTAS COM JORNALISTAS

O processo da entrevista relativamente complexo na medida em que envolve um conjunto
de factores, nomeadamente:
Factor 1 Objectivo da entrevista: O jornalista dever informar a organizao acerca do

objectivo da entrevista dever ser o centro de imprensa a organizar a entrevista.
Factor 2 Espao: O centro de imprensa dever conter gabinetes separados e

adequadamente equipados onde a entrevista possa ser realizada.
Factor 3 Timing: Dever ser definido um limite de tempo para a entrevista.
Factor 4 Qualidade da informao disponvel: A pessoa a ser entrevistada e o jornalista

so responsveis, respectivamente, pelas opinies emitidas e pela exactido do relatrio
da entrevista.

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Factor 5 Regulamentos: Todas as pesoas envolvidos na entrevista devero estar

conscientes de todos os factores atrs referidos.
5.3
EQUIPAMENTO NECESSRIO PARA UMA ENTREVISTA

necessrio o seguinte material/equipamento profissional para uma entrevista:
Bloco de notas;
Cmara de vdeo;
Mquina fotogrfica;
Gravador de som.
Todo este material dever estar disponvel e pronto a funcionar. O entrevistador deve
verificar todo o material/equipamento antes de comear a entrevista.
Ele dever tambm preparar-se para a entrevista, reunindo num dossier de informao sobre
a pessoa que vai entrevistar e o tema da entrevista. O dossier dever incluir um guio da
entrevista, bem como informao especificamente preparada para esse fim.
Antes de cada entrevista, deve realizar-se uma pequena pr-entrevista para informar o
entrevistado sobre os assuntos que sero abordados durante a entrevista. O resultado final da
entrevista depende muitas vezes do sucesso desta pr-entrevista preparatria.
6.
CRIAR UMA SALA DE IMPRENSA DE UM EVENTO
6.1
CONTEDO DESTA SECO
6.2
6.2
Diferentes tipos de salas de imprensa
6.3
Recursos necessrios
DIFERENTES TIPOS DE SALAS DE IMPRENSA

A sala de imprensa dever ser uma sala multifuncional, destinada no apenas a realizar as
conferncias de imprensa e as entrevistas, mas tambm a funcionar como rea de trabalho
para os jornalistas. As salas de imprensa devero ser organizadas da seguinte forma:

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Dever existir um local para a realizao dos briefings de imprensa, equipado com:
mobilirio (cadeiras com apoio para escrever ou mesas); cada mesa dever dispor
de ligaes para microfones, electricidade e linhas telefnicas);
um sistema audiovisual operacional (televiso, rdio, vdeo e gravadores DVD, e

sistemas de amplificao de som).
A sala de imprensa dever incluir uma rea onde se possam realizar entrevistas em
privado (entrevistas de radio e televiso).
Finalmente, dever haver uma rea sossegada onde os jornalistas possam trabalhar que
dever incluir:
mesas dispostas em filas, equipadas com computadores e acesso Internet, linhas

telefnicas e fax;
6.3
sistemas audiovisuais ligados s conferncias de imprensa.
RECURSOS NECESSRIOS
Uma sala de imprensa dever incluir recursos fsicos, materiais e humanos para o seu
funcionamento normal, nomeadamente:
Recursos Fsicos:
Um conjunto de salas para diferentes fins, incluindo:

o Um auditrio, para reunies mais pequenas;
o Salas individuais para entrevistas privadas;
o Uma rea independente para entrevistas televisivas;
o Uma sala em "open space".
Recursos Tcnicos, incluindo:
Equipamento de comunicao rede telefnica, servio de fax, sistema

informtico e computadores, Internet e intranet, impressoras, etc.;
Equipamento de informao televiso, rdio, vdeo, DVD, jornais

peridicos e revistas sobre o tema;
Equipamento de suporte cadeiras, mesas, divisrias, sofs, quadros, etc.

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Recursos Humanos, incluindo:
Uma equipa de secretariado operacional.
Refrescos:
No mnimo, dever haver infra-estruturas para servir bebidas quentes e frias e

alimentos ligeiros (ex. bolachas);
Para conferncias de maior dimenso ou mais importantes, poder ser

necessrio equipamento para servir refeies completas.

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DESCRIO GERAL DO MDULO

OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DESTE MDULO

elaborar materiais de divulgao de eventos;

preparar informao para jornalistas acerca de eventos;

organizar conferncias de imprensa;

utilizar vdeo conferncias;

organizar entrevistas com jornalistas;

criar uma sala de imprensa num evento.

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Elaborar materiais de divulgao de eventos

Preparar informao para jornalistas acerca de eventos

Organizar conferncias de imprensa

Utilizar vdeo conferncias

Organizao de entrevistas com jornalistas num evento

Criar uma sala de imprensa de um evento

European Events Industry

D11 Planeamento de Relaes com os rgos da Comunicao Social

ELABORAR MATERIAIS DE DIVULGAO DE EVENTOS

CONTEDO DESTA SECO

Que tipo de informao dever ser divulgada

O que dever ser coberto pelos materiais de divulgao

Os diferentes tipos de materiais disseminados

Estilo dos materiais

Pontos importantes sobre a elaborao de materiais

QUE TIPO DE INFORMAO DEVER SER DIVULGADA

Informao essencial toda a informao altamente relevante para o evento. Dever

Informao acessria toda a informao que no contribui para a organizao ou

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D11 Planeamento de Relaes com os rgos da Comunicao Social

Informao classificada toda a informao vital para a deciso estratgica,

Lixo informativo informao incorrecta, muitas vezes na forma de um rumor, que

A informao deve ser relevante para o evento

O primeiro perodo, no qual o modelo de comunicao dever basear-se num modelo

O segundo perodo de comunicao e publicidade decorre durante a realizao do

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D11 Planeamento de Relaes com os rgos da Comunicao Social

O terceiro perodo a declarao final do evento as suas concluses e dever ser

Como identificar a informao relevante e no relevante

O QUE DEVER SER COBERTO PELOS MATERIAIS DE DIVULGAO

O que est a decorrer

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Pessoas importantes envolvidas

OS DIFERENTES TIPOS DE MATERIAIS DIVULGADOS

O tipo de material de informao a ser distribudo aos rgos de comunicao

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Figura 1 - Exemplo de um mupi (cartaz iluminado)

Comunicao por imagem:

O contedo da informao a ser distribuda aos rgos de comunicao social:

Identificao da entidade organizadora;

Identificao e descrio do evento;

O contedo da informao complementar:

Objectivos (porque est a decorrer);