PGINA: 1/12

DIRETORIA DE ADMINISTRAO

CDIGO

DIRAD

TTULO: LOGSTICA
ESTOQUES FPB

ELABORADO EM: 24/06/2011

DE

POP.066010004/001

CONTROLE

VERIFICADO EM: 23/08/2011

RESP. PELA UF: LUIZ CARLOS POR: FLAVIA SILVA

MARTINS
ASSINATURA:
ASSINATURA:

VIGNCIA: 23/08/2011 - 23/08/2013

SUMRIO
01. OBJETIVO
02. CAMPO DE APLICAO
03. RESPONSABILIDADES
04. DEFINIES e SIGLAS
05. REFRENCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFICAS
06. PROCEDIMENTOS
07. ANEXOS

EXEMPLAR N 01

DE

APROVADO EM: 23/08/2011

POR: CRISTIANE SENDIM
ASSINATURA:

REVISO: 00

LOGSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB

POP: 066010004/001

1. OBJETIVO
Padronizar o controle e gerenciamento externo e interno dos estoques de medicamentos das
unidades da FPB, orientando quanto forma de solicitao, a periodicidade e o controle de
estoque.
2.

CAMPO DE APLICAO

aplicado nas aes de gesto de estoque de medicamentos, visando identificar para seus
gestores e as equipes do ncleo central da FPB os procedimentos necessrios para sua
conduo.
3.

RESPONSABILIDADES

Farmacutico Gerente
Farmacutico Co-responsvel
Assistentes de Gesto
4.

DEFINIO E SIGLAS

DIRAD - Diretoria de Administrao

FPB - Farmcia Popular do Brasil
POP - Procedimento Operacional Padro
R.O - Relatrio de Ocorrncias
PEM - Planilha de envio de medicamentos
PCV - Planilha de comunicado de vencimentos
PP - Planilha de pedidos
CD - Centro De Distribuio - 2 Alianas Armazns Gerais
Nfe - Nota Fiscal Eletrnica
DANFE - Documento Auxiliar da Nota fiscal Eletrnica. A Danfe nada mais que o espelho da
NFe para auxiliar a consulta dos rgos fiscalizadores numa operao de transporte. Para a
unidade ser o documento auxiliar de entrada e consulta dos medicamentos no sistema
podium.

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UNIO - Pessoa jurdica de Direito Pblico representante do Governo Federal no mbito

interno e da Repblica Federativa do Brasil no mbito externo, definida no art.18 da
Constituio Federal.
DEMANDA Quantidade de medicamentos dispensados aos usurios em um determinado
perodo.
PEDIDOS - Solicitao de medicamentos para reabastecimento de estoque de acordo com a
necessidade, a fim de mant-lo em condies de atendimento aos usurios do programa.
Poder ser efetuado em carter normal e/ou emergencial, de acordo com as datas estipuladas
pelo setor de logstica. O mesmo dever ser enviado atravs da Planilha de pedidos de
medicamentos fornecida pelo setor de logstica.
OCORRNCIAS - Ser considerada uma ocorrncia qualquer evento envolvendo os
medicamentos enviados e/ou estocados, que alterem suas propriedades fsicas, quantitativas e
teraputicas. Estas devero ser relatadas atravs de um Relatrio de Ocorrncias fornecido
pelo setor de logstica.
INVENTRIOS - a contagem fsica dos medicamentos considerando o estoque principal, a
rea de dispensao e os segregados, com a finalidade de registrar e informar todo o
quantitativo existente na unidade. O registro destas informaes feito atravs da Planilha
padro de inventrio fornecido pelo setor de logstica.

5.

REFERNCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFIA

Nenhuma.

6. PROCEDIMENTOS DE PEDIDOS
6.1 Pedidos de medicamentos:
- Efetuar o pedido normal mensalmente e obrigatoriamente por todas as unidades do programa
desde que haja necessidade. As datas para estes pedidos obedecero ao calendrio estipulado
pelo setor de logstica, de acordo com a localizao de cada unidade, a fim de no prejudicar e
agilizar a logstica de distribuio dos mesmos.
6.1.1 Pedido emergencial:
- Enviar o pedido emergencial a qualquer momento ao setor, todas as vezes que atingir a
margem de segurana do estoque e/ou houver uma demanda inesperada na unidade.

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6.1.2 Solicitao de medicamento:

- Nenhuma solicitao de medicamentos ou qualquer operao relacionada poder ser enviada
pelas unidades do programa FPB diretamente ao CD. Cabe ao setor de logstica estas aes.

6.2 Clculo de demanda:

- Elaborar os pedidos de acordo com a demanda interna da unidade e a quantidade
determinada para estoque pelo setor de logstica. Para uma unidade cujo estoque determinado
pelo setor de 60 dias deve-se extrair do sistema o relatrio mensal de vendas por produto
dos ltimos 60 dias e executar a seguinte equao:
a)
(QTD TOTAL VENDIDA / QTD TOTAL DE DIAS TEIS DO PERODO) X 60 DIAS =
ESTOQUE CALCULADO
b)
ESTOQUE CALCULADO ESTOQUE ATUAL= QTD A SOLICITAR
EX.:

Medicamento

Perodo

Total
vendido

Total
de dias
teis
do
perodo

cido Flico

01/01
01/03/2011

100

49

Tempo
de
estoque

Estoque
calculado

Estoque
atual

QTD a
solicitar

60

122

80

42

Clculo: (100/49) x 60 = 2.04 x 60= 122 (Estoque calculado)

122 80 = 42 (Qtd a solicitar)
ESTOQUE CALCULADO
ESTOQUE ATUAL
QTD A SOLICITAR
6.3 Estoque de segurana:
- Considerar como margem de segurana, 30% (trinta por cento) do quantitativo do estoque,
aps reabastecimento a fim de se evitar faltas no estoque.
EX.:
Medicamento

Pedido
recebido

Qtd.em
estoque

Estoque
total

Estoque de
Segurana (30%)

cido Flico

100 blt

10

110

33blt

AAS 100mg

245

245

74 blt

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6.4

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Abastecimento do estoque:

- Controlar e manter atravs de sua gerncia e/ou assistente de gesto o estoque devidamente
abastecido de acordo com elenco da Farmcia Popular do Brasil, no permitindo quaisquer
faltas que prejudiquem o atendimento aos usurios do programa.
6.4.1 Controle de estoque:
- Utilizar obrigatoriamente ficha de controle de entradas e sadas.
6.5

Acesso ao estoque:

- Restringir o acesso ao estoque da unidade. Permitir apenas aos farmacuticos e ao assistente

de gesto. Ser de total responsabilidade da gerncia da unidade o acesso de outras pessoas.
6.6

Responsabilidade da Gerncia e/ou Assistente de Gesto:

- Enviar e monitorar o seu pedido at sua chegada unidade, informando ao setor responsvel
qualquer anormalidade que se detecte nesse fluxo.
6.7

Obrigatoriedade aps o recebimento do pedido:

- Enviar um comunicado atravs de e-mail ao setor de logstica, confirmando a chegada do

mesmo. No assunto do e-mail mencionar CONFIRMAO DE RECEBIMENTO DE PEDIDO. No
texto mencionar nmero do pedido, notas fiscais correspondentes e a data do recebimento.
6.8

Responsabilidade do Setor de Logstica:

- Enviar, aps a anlise do pedido recebido, cpia unidade do espelho enviado ao CD para
separao.
6.9

Responsabilidade da Gerncia:

- Analisar e criticar, ao receber o espelho do pedido, junto ao seu monitor de pedidos, de

acordo com a situao, os quantitativos mencionados a fim de se evitar faltas e/ou excessos.
6.10

Forma de envio dos pedidos:

- Enviar obrigatoriamente atravs da Planilha padro de pedidos, devidamente preenchida,

sejam eles normais e/ou emergenciais. Junto mesma a unidade dever enviar tambm o
relatrio de vendas por produto dos ltimos 60 dias. No campo observao da planilha de

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pedidos a unidade dever obrigatoriamente mencionar qualquer situao anormal que

justifique a quantidade solicitada.
6.11

Alteraes significativas da demanda:

- Caber a gerncia em conjunto com o assistente de gesto da Unidade, observar a evoluo

das vendas dos ltimos 03 meses de cada medicamento, a fim de apurar possveis alteraes
significativas de sua demanda.

6.12

Medicamentos com mais de uma apresentao armazenados no CD:

- Enviar s unidades obedecendo s regras de validades dos mesmos.

6.13

Medicamentos do estoque:

- Devero obedecer s mesmas regras no abastecimento da rea de dispensao em todos os

medicamentos do estoque.
6.14

Problemas detectados por falta de envio de pedidos pelas Unidades:

- Caber ao Setor de Logstica acompanhar e sinalizar coordenao administrativa, todos os

problemas detectados, por falta de envio de pedidos pelas unidades.

7.
7.1

PROCEDIMENTOS DE OCORRNCIAS:
Responsabilidade da Gerncia da Unidade:

- Relatar todas as faltas e sobras do estoque, ao setor de logstica, todas as vezes que forem
identificadas.

7.2

Sobras e faltas de Blisteres, Ampolas, Frascos, Saches e Bisnagas:

- Comunicar atravs de R.O diretamente Equipe tcnica de inventrio do setor de logstica

observando tambm as informaes do sub-item 10.1.3.
7.3

Desvios de Qualidade (Vide item 7.4) Identificados pela Unidade e/ou pela
Gerncia Tcnica:

- Comunicar atravs de R.O diretamente Equipe tcnica de atendimento do setor de logstica.

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7.3.1 Medicamentos com desvio de qualidade:

- Permanecer no mximo 90 dias no estoque da unidade. A partir deste perodo, solicitar a
equipe tcnica de atendimento sua devoluo ao CD.
7.3.2 Medicamentos com desvio de qualidade, segregados por solicitao
Gerncia Tcnica atravs de ofcio:

da

- Permanecer nesta situao at a liberao ou solicitao de devoluo da mesma.

7.4

Desvio de qualidade:

- Caracterizar como desvio de qualidade todos os eventos que comprometam a dispensao do

medicamento ao usurio. Tais como, vazamentos, falta de contedo, falta de comprimidos na
embalagem, embalagem danificada, falta de identificao nos rtulos e outros eventos
identificados pela gerncia da unidade e informados gerncia tcnica do programa.
7.5

R.Os:

- Dever ser devidamente numerados tendo como base padro o nmero 1.000.

8.
8.1

PROCEDIMENTOS DE INVENTRIOS
Responsabilidade da Gerncia:

- Enviar o inventrio mensal ou se houver necessidade, em outra data estipulada pelo setor de
logstica para anlise da situao do estoque da unidade.
8.1.1 Em caso de desligamento do Farmacutico Gerente de responsabilidade do
Setor de Logstica:
- Solicitar e orientar seu sucessor quanto ao envio de um inventrio atualizado do estoque.
8.2

Diferenas negativas apresentadas em inventrios:

- Devero ser ressarcidas Unio, de acordo com as orientaes do setor de logstica, todas as
diferenas negativas apresentadas em inventrios e que aps anlise da equipe tcnica de
inventrio, forem comprovadas as responsabilidades da unidade.

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8.3
Responsabilidade do Setor de Logstica, atravs de sua Equipe Tcnica de
Inventrio:
- Orientar quanto aos procedimentos internos de ressarcimento e acompanhar junto unidade
e o setor de contabilidade, esta ao at sua finalizao.
8.4

Inventrio:

- Realizar no ltimo dia til do ms. A planilha dever ser enviada at o 5 dia do ms
seguinte, devidamente preenchida e de forma bem transparente diretamente equipe tcnica
de inventrio do setor de logstica.
8.5

Medicamentos com desvio de qualidade:

- Devero ser contados como medicamentos normais at que sejam devolvidos e retirados do
sistema.
8.6

Ajuste de estoque:

- Realizar todos e quaisquer ajustes de estoque somente aps anlise da equipe tcnica de
inventrio do setor de logstica e autorizada por escrito. Mesmo os que figurem como erros de
dispensao.
8.7

Responsabilidade do Setor de Logstica:

- Analisar e rastrear as diferenas apresentadas em inventrio, bem como orientar a unidade a

fim de realizar os ajustes definitivos.
- Direcionar coordenao administrativa quaisquer problemas detectados
recebidos, que impeam os ajustes de forma segura.
8.8

nos inventrios

Ajustes de estoque:

- Devero ser realizados pela equipe tcnica de inventrio do setor de logstica dentro do
perodo de 30 (trinta) dias, desde que as informaes do inventrio recebido no contenham
nenhuma contradio.
8.9

Sobras detectadas e mencionadas nos inventrios:

- No compensar possveis faltas. Retornar ao estoque da Unidade atravs de nova entrada

efetuada pelo setor de logstica.

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9.

PROCEDIMENTOS DE RECEBIMENTO

9.1

Responsabilidade da Gerncia e seus Assistentes:

POP: 066010004/001

- Conferir fisicamente e minuciosamente no ato de recebimento dos pedidos, verificando se

todas as embalagens, avulsas e/ou lacradas, esto sem nenhum sinal de avarias e/ou violao.
9.1.1

expressamente proibido:

- Receber medicamentos, cuja origem no seja a FIOCRUZ.

9.1.2

Aps recebimento:

Efetuar o devido lanamento no sistema, da(s) nota(s) fiscal(is) recebida(s).

9.1.3

Caixas enviadas:

- Seguir etiquetadas pelo CD. Nestas etiquetas est o n da nota fiscal, n do volume, nome da
unidade e transportador.
9.2

Caixas com sinais de violao e/ou avarias sejam elas de laboratrio ou no:

- Devero ser abertas e conferidas todo seu quantitativo fsico na presena do transportador.
9.3
obrigatrio declarar no canhoto da Nota Fiscal e tambm no verso do
Conhecimento de Transporte:
- Declarar casos de anormalidades no recebimento. Estes devero ser enviados com o
relatrio de ocorrncias imediatamente, mencionando tambm as informaes do sub-item
9.1.3, para que sejam tomadas as medidas cabveis.
9.3.1

Falta de volumes:

- Solicitar que o transportador aguarde e s efetue o recebimento mediante autorizao do

setor de logstica.
9.3.2

Responsabilidade do Setor de Logstica:

- Orientar e dar suporte unidade de forma imediata todas as vezes que ocorrer situaes que
interfiram diretamente no estoque da unidade.

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9.4

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Medicamentos enviados em embalagem hospitalar:

- Devero ser armazenados no estoque devidamente lacrados. Considerar inicialmente as

informaes de etiquetagem do laboratrio.
9.4.1 Divergncias
dispensao:

nas

embalagens

no

ato

de

abastecimento

da

rea

de

- Enviar o R.O imediatamente ao setor de logstica obedecendo aos itens 7.2 e/ou 7.3.
9.5

Medicamentos enviados de forma avulsa:

- Devero ser conferidos unidade por unidade antes de sua armazenagem.

9.5.1 Medicamentos oriundos de outras unidades:
- Devero obedecer aos mesmos critrios de medicamentos oriundos do CD, itens 9.3, 9.4 e
9.5. Nestes casos, aps recebimento, comunicar imediatamente ao setor de logstica para que
seja providenciada a devida entrada no sistema da unidade.
9.6

Medicamentos recebidos que no estiverem na dispensao:

- Devero permanecer no estoque, sem as etiquetas informativas do programa.

Para
medicamentos de maior rotatividade ser permitido reserva estratgica para no mximo 2
(dois) dias de demanda, a fim de no prejudicar a operao diria.
9.7

Divergncias encontradas ou no no recebimento:

- Finalizar e informar equipe tcnica de atendimento do setor de logstica no prazo mximo

de 48 horas todas as divergncias encontradas ou no no recebimento. Aps esse prazo
estar assumindo as responsabilidades.

10 PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DE VALIDADES

10.1 O controle das validades dos medicamentos estocados:
- Dever ser de inteira responsabilidade da gerncia da unidade e/ou assistente de gesto.
Quaisquer perdas por negligncia ou falta de comunicado prvio, ser enviado ofcio ao
responsvel pela assinatura do convnio para ressarcimento Unio.

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10.2

POP: 066010004/001

Validades:

- Devero ser informadas utilizando sempre a Planilha de Comunicado de Vencimentos,

fornecida pelo setor de logstica, enviadas mensalmente junto com a Planilha de Pedido.
10.3

Prazo Mnimo:

- Obedecer ao prazo mnimo de 90 dias anteriores ao vencimento conforme ofcio da GT 09/06

ou qualquer outro estipulado pelo setor de logstica.
10.4

Medicamentos vencidos:

- Devero ser devolvidos FIOCRUZ para o devido descarte em no mximo 90 dias. A partir
deste perodo, solicitar sua devoluo equipe tcnica de pedidos, do setor de logstica.
10.5

No permitido unidade:

- Efetuar o descarte direto de medicamento vencido. Se houver algum caso especial, este
dever ser autorizado pela FIOCRUZ via ofcio direto ao responsvel pela assinatura do
convnio.
10.6

responsabilidade do setor de logstica:

- Analisar as validades informadas e o quantitativo existente em estoque, efetuando

transferncias a outras unidades e/ou devolvendo ao CD, a fim de evitar perdas desnecessrias
e prejuzos ao programa.

11 PROCEDIMENTOS DE DEVOLUES
11.1

Devolues de medicamentos FIOCRUZ ou transferncia para outra unidade:

- Devero ser realizadas atravs de autorizao do setor de logstica e devidamente acobertada

por uma nota fiscal e acompanhada da Planilha de Envio de Medicamentos (PEM), fornecida
pelo setor de logstica.
11.1.1 Campo Data de Sada da nota fiscal:
- Dever ser preenchido na data efetiva do envio.

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11.2

POP: 066010004/001

Ao ser autorizada uma devoluo e/ou transferncia, a unidade dever:

- Emitir e enviar por e.mail ao setor, logo aps a expedio dos medicamentos, a Planilha de
Envio de Medicamentos (PEM), devidamente preenchida de acordo com a nota fiscal de envio.
11.2.1 Aps emisso da nota fiscal a unidade dever:
- Efetuar imediatamente o lanamento no sistema (Vendas Outras Sadas), para a devida
baixa da quantidade no estoque.
11.3

responsabilidade do setor de logstica:

- Monitorar e direcionar a unidade nas aes de devoluo e/ou transferncia, a fim de

agilizar ao mximo a baixa no estoque e a chegada ao destino final.
11.4

No ato de devolues e/ou transferncias:

- Embalar os medicamentos corretamente, separando as apresentaes, prendendo os blisteres

com elsticos (ligas), separando frascos utilizando colmias e envolvendo frasco a frasco. No
enviar medicamentos soltos dentro dos volumes. Caso venha a ser constatado perda (quebra /
avaria) proveniente de embalagens inadequadas, as unidades sero responsabilizadas e
encaminharemos ofcio ao responsvel pela assinatura do convnio para o devido
ressarcimento.
11.5

Medicamentos enviados via SEDEX:

Dever sempre seguir com 1 (uma) cpia da PEM dentro da caixa juntamente com a Nota
fiscal. Estes documentos devem estar protegidos de possveis vazamentos de medicamentos no
interior das caixas. No caso de devoluo via TRANSPORTADORA (coleta) segue somente uma
PEM que ficar afixada na parte superior da embalagem e sua nota fiscal.
11.6

responsabilidade do setor de logstica:

- Direcionar e orientar a unidade por escrito quanto s aes a serem tomadas, referentes aos
medicamentos previamente informados para devoluo.
- Gerenciar as aes dos itens 10.4, 10.5, bem como do item 11.4, a fim de manter o estoque
da unidade em condies de controle e agilizao do descarte destes medicamentos.
12 ANEXOS
No se aplica.

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