Manual do Descarte

Limpar e organizar
s comear!
AGE - NPQ - maro 2013

SUMRIO

ITEM

DESCRIO

PGINA

DESCARTE

1.1

Cronograma para o Dia D - Descarte

1.2

Reunio de sensibilizao

1.3

Preparao dos locais para o Descarte

1.4

Recomendaes gerais para iniciar o Descarte

1.4.1

Cada servidor efetuar o Descarte, tendo os seguintes cuidados

1.4.1.1

Regras Descarte gerais para objetos e dados

1.4.1.2

Material de consumo

1.4.1.3

Material permanente

1.4.1.4

Descarte virtual: arquivos nos microcomputadores e rede

1.4.1.4.1 No drive K (REDE)

1.4.1.4.2 No drive G (REDE)

1.4.1.4.3 Arquivos do drive C (disco local de cada micro)

1.4.2

Relatrio de Descarte

Concluso

Dia D na AGE
Limpar e organizar s comear!

1. DESCARTE - SENSO DE UTILIZAO

a) Descarte Fsico: objetos e documentos reais.
b) Descarte Virtual: arquivos (de texto, imagem ou sons) gravados em disquetes ou
discos de microcomputadores.
c) Descarte Intangvel: stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos, etc.

Lema Senso de Utilizao : Viva o essencial!

1.1.

CRONOGRAMA PARA O DIA D - DESCARTE

DATA

ATIVIDADES

27/02/2013 - Quarta - 14h

Registro fotogrfico da situao atual

01/03/2013 - Sexta

Divulgao atravs da Intranet do Dia D da AGE

04/03/2013 - Segunda -10h

Preparativos da AGE para o Descarte.

Reunio de sensibilizao.

04/03/2013 - Segunda -10h30

Dia da Limpeza e Organizao - Dia D - Descarte

05/03/2013 - Tera - 10h

Informativos dos primeiros resultados

1.2.

REUNIO DE SENSIBILIZAO:
Explicar os procedimentos do descarte.
Explicar os itens do Kit.
Explicar os indicadores que devero contar do relatrio de resultados do descarte e
como sero aferidos.
Fazer cronograma de atividades para o Dia D definindo tarefas e reas de
atuao.

1.3.

PREPARAO DOS LOCAIS PARA O DESCARTE

a) Obter embalagens (caixas e ou sacos plsticos) para acondicionar os materiais

descartados.
b) Afixar cartazes ATENO: DIA DO DESCARTE na porta de acesso AGE.
c) Definir os locais onde sero depositados os materiais descartados e identific-los
com os cartazes: REA DE DESCARTE, subdividido em 4 subreas: 1. LIXO; 2.
RECICLVEL; 3. TRANSFERIR (para outra unidade especfica ou para o SMP);
4. RECUPERAR OU REAPROVEITAR (para encaminhar ao conserto ou para
outras Unidades do TRT13).
Obs: As duas ltimas subreas dividem-se em MATERIAL PERMANENTE (com
placa de tombamento) ou MATERIAL DE CONSUMO (sem placa de tombamento).
d) Providenciar uma balana que possa ser utilizada para pesar o material
descartado,caso no seja possvel, dever ser feita uma a avaliao estimativa do
peso.

1.4.

RECOMENDAES GERAIS PARA INICIAR O DESCARTE

1.4.1. Cada servidor efetuar o descarte, tendo os seguintes cuidados:

Seguir preferencialmente a ordem sugerida pelo Check-List de Descarte.
Seguir a orientao quanto ao destino de materiais descartados.
Quando se tratar de documentos, consultar pessoas habilitadas da AGE ou o
Servio de Arquivo do TRT13, conforme o caso.
Colocar o material descartado nos locais corretos previamente definidos.
Garantir a incluso dos materiais descartados ou encaminhados e do lixo retirado
no relatrio final de Descarte da AGE.
Seguir as regras gerais de descarte de objetos e dados a seguir.

1.4.1.1. REGRAS DESCARTE GERAIS PARA OBJETOS E DADOS

COMO SEPARAR O TIL DO INTIL

ANLISE

FREQUNCIA

PROVIDNCIAS

Necessrio

Constantemente Mant-lo o mais prximo possvel

Necessrio

Ocasionalmente

Mant-lo em locais centrais que permitam

uma otimizao do uso

Necessrio, mas precisa de

Enviar
Ocasionalmente
recuperao
conserto

unidade

responsvel

pelo

Desnecessrio, mas
potencialmente til

Raramente ou
Nunca

Descartar e enviar o material ao destino

correto

Desnecessrio, mas
potencialmente intil

Nunca

Descartar e enviar o material ao destino

correto

1.4.1.2. MATERIAL DE CONSUMO

Materiais de Escritrio (tesouras, telefones, grampeadores e furadores sem
nmero de tombamento patrimonial, canetas, etc): Devem ser includos na Lista de
Objetos Descartados que dever ser encaminhada ao SMP.

1.4.1.2.1. PAPIS
Para fragmentao: documentos e suas cpias que exigem sigilo: contendo dados
relativos a folha de pagamento e contracheques, documentos da rea de
Planejamento, Oramento e Finanas, lista e catlogos telefnicos especficos do
TRT13, catlogo e documentos com informaes particulares de integrantes do
TRT13.
Para reciclar: folhas usadas ou inservveis, jornais, revistas, listas telefnicas,
papeles, boletins internos de exerccios anteriores, pastas, cpias impressas e
todo tipo de papel, exceto aqueles provenientes de copas, banheiros e lavabos.
Devem aguardar o recolhimento, na AGE, pelo Servios Gerais.
Os livros sem nmero de tombamento devem ser separados e includos na Lista
de Objetos Descartados que dever ser enviada ao SMP.
Obs.: Os papis destinados reciclagem no devem ser amassados.

1.4.1.2.2. DOCUMENTOS
a) PARA TRANSFERIR: Registrar em Lista de Objetos Descartados os
documentos passveis de descarte e encaminh-los ao Arquivo, conforme o caso.
Devem ser transferidos para o Arquivo os documentos que depois de sua fase ativa
(em uso) passam para uma fase de guarda segundo as exigncias legais,
preveno ou importncia histrica do documento. Os documentos devem ser
encaminhados preferencialmente pelas respectivas unidade originrias. Veja
alguns documentos que so de responsabilidade exclusiva de algumas Unidades.

TIPO DE DOCUMENTO

QUEM TRANSFERE

Fotografias e fitas de vdeo

Unidade que originou

ntegras de Acrdos do TRT13

Vara ou Juzo que originou

Revistas do TRT13

Assessoria de Comunicao

Correspondncia expedida antes de 2012:

Assessoria de Gesto Estratgia
Ofcio, Memorando e fax
Correspondncia recebida antes de 2012

Assessoria de Gesto Estratgia

Ata de reunio antes de 2012

Assessoria de Gesto Estratgia

Pareceres Conforme o prazo do processo

Assessoria de Gesto Estratgia

Informativos antes de 2012

Assessoria de Gesto Estratgia

Outros documentos

Conforme determinado pela AGE

ou consultar o Arquivo

b) PARA AGUARDAR NA AGE

DOCUMENTO
Correspondncia
expedida
2011:Ofcio, Memorando e fax

Tempo de permanncia na Unidade

aps

1 ano

Correspondncia recebida aps 2011 1 ano

Ata de reunio aps 2011

1 ano

Pareceres Conforme o prazo do

processo

Conforme o prazo do processo

Informativos aps 2010

2 anos

Outros documentos

Conforme determinado
consultar o Arquivo

pela

AGE

ou

c) PARA ELIMINAR
Documentos que j constam em processos administrativos. Ex.: cpias de
requisies de material, cpias de requisies de servio, notas fiscais e faturas.
Documentos escritos que constam em meio eletrnico.
Material de apoio. Ex.: rascunhos, anotaes, agendas, cartes de congratulaes,
manuais de procedimentos, cpias de Instrues ou Orientaes Normativas,
tabelas de custas, etc.
Outros documentos, tais como: cpias de doutrina, legislao, jurisprudncia,documentas
(ndices, material bibliogrfico e sumrios de peridicos), boletim informativo do TRT13,
etc).

d) LIXO
So considerados LIXO todo e qualquer papel ou objeto que no seja passvel de
reutilizao, reciclagem ou transferncia para o arquivo, almoxarifado ou outra unidade
qualquer, nem que deva ser fragmentado. O lixo dever ser pesado, separado, e
depositado em local apropriado, junto com o lixo orgnico, onde o pessoal da limpeza
proceder o recolhimento.

1.4.1.3. MATERIAL PERMANENTE

Todo Material Permanente deve ser enviado ao SMP ou SETIC, conforme o caso, e
s deve ser liberado aps incluso na Lista de Objetos Descartados, onde ser
necessrio o nmero de patrimnio e o motivo da liberao.

1.4.1.3.1. PARA DEVOLVER

a) Equipamentos de informtica: relacionar na Lista de Objetos Descartados e
solicitar SETIC atravs de memorando no sistema SISPAE, especificamente para
os itens - (microcomputadores, impressoras, multifuncionais, scanners, etc), - para
que os aparelhos sejam desativados e transferidos oportunamente.
b) Mveis e equipamentos com nmero de tombamento patrimonial: (mesas,
cadeiras, estantes, carrinhos, armrios) - incluir os materiais na Lista de Objetos
Descartados e solicitar ao SMP atravs de memorando no sistema SISPAE, para
que os mesmos sejam recolhidos ou transferidos. Inclui-se nesta categoria os
materiais de escritrio e outros materiais semelhantes - (mquinas de calcular, fax,
grampeador, furadores grandes, material mdico, hospitalar, etc) - com nmero de
patrimnio.
c) Livros com nmero de tombamento: livros diversos, doutrina, cdigos, revistas
de assinaturas e boletins de direito administrativo. Os livros devem ser includos na
Lista de Objetos Descartados, embalados em caixas com uma identificao
afixada, contendo: Nome da Unidade e Identificao dos Materiais - (ttulo, autor,
editora e numero do patrimnio - se houver) - e encaminhados ao SMP por meio de
memorando no sistema SISPAE, para que os mesmos sejam recolhidos ou
transferidos.

1.4.1.3.2. PARA CONSERTAR

a) Equipamentos de Escritrio e Mobilirio: relacion-los em expediente como
Material para Recuperar, informando o n. do Patrimnio e observaes sobre
avaria e/ou defeitos e encaminhar a relao por meio de memorando no Sistema
Sispae ao SMP solicitando providncias. Deposit-los em local da prpria Unidade
aguardando instrues para o seu recolhimento.
b) Equipamentos de Informtica: relacion-los em expediente como Equipamentos
para Recuperar, informando o n. do Patrimnio e observaes sobre avaria e/ou
defeitos e encaminhar a relao por meio de memorando no Sistema Sispae
SETIC solicitando providncias. Deposit-los em local da prpria Unidade
aguardando instrues para o seu recolhimento.

1.4.1.4. DESCARTE VIRTUAL: ARQUIVOS NOS MICROCOMPUTADORES E REDE

A AGE dever criar uma pasta da Rede intitulada Descarte Virtual para onde
devero ser transferidos (movidos e NO copiados) todos os arquivos destinados ao
Descarte. Aps a concluso dos trabalhos, o volume em megabytes, nmeros de
Arquivos, desta pasta, bem como a quantidade de disquetes ou CD`s descartados,
devero ser informados no relatrio de Resultados do Descarte.
Outra forma de apurar os resultados limpar a lixeira do Windows
eliminando qualquer tipo de arquivo que esteja l. Dessa forma, ao final dos trabalhos
ser possvel quantificar os arquivos eliminados.

1.4.1.4.1. NO DRIVE K (REDE):

a) ARQUIVOS QUE NO PODEM SER APAGADOS
ATENO: O Arquivo LOGIN.BAT NO PODE SER ELIMINADO. As
demais pastas foram criadas, a princpio, por demanda ou iniciativa da prpria unidade.
Somente os prprios usurios sabem o que pode ser apagado. Os arquivos destas pastas
devem ser avaliados pelos usurios e podero ser apagados, gravados em disquete ou
CD pelo prprio usurio.
b) ARQUIVOS QUE PODEM E DEVEM SER EXCLUDOS
E-mails: apague os e-mails que voc recebeu e no tem mais utilidades. Emails acumulados representam um dos maiores volumes de dados na Rede. Para
contabilizar as mensagens apagadas crie uma pasta chamada Descarte Virtual e
arraste para l os e-mails a descartar. Antes de exclu-los conte quantos so, para
acrescentar ao nmero de arquivos no Relatrio de Descarte. No necessrio computar
o tamanho das mensagens em Kbytes.
c) ARQUIVOS DO COMPUTADOR QUE PODEM SER ELIMINADOS: aqueles com
as extenses:
*.avi

*.fwt

*.mpeg

*.bar

.gif;

*.mp3

*.bmp (exceto braso)

*.jpg

*.rtf;

*.doc

*.jpeg

*.tmp

*.fac

*.mpg

*.wma

Dica: Utilizando o explorer do windows, caso a data seja anterior a um ano

provvel que este arquivo possa ser eliminado.
Arquivos de imagens, fotos, msica e vdeo, que no sejam relacionados
com as rotinas de trabalho como: *.mp3 *.wma *.avi *.mpg *.mpeg *.jpg *.jpeg *.bmp
*.gif.

Caractersticas desse tipo de arquivo:

no fazem parte do trabalho do TRT13
ocupam muito espao na rede
podem ser apagados da rede pela SETIC SEM AVISO
no entram nos backups dirios feitos em fita
usurios que queiram mant-los devem mov-los para a unidade local de seus micros, ou
seja, no Drive C
Arquivos temporrios: Normalmente tm a extenso *.TMP ou tm o nome
iniciado pelo smbolo "~" (til).
Arquivos particulares do usurio: Que no tm relao com as atividades
do TRT13.
Cpias de segurana: Quando o usurio troca de microcomputador e
deseja garantir cpia dos seus dados do Drive C, eventualmente faz uma cpia no Drive
K: e esquece de apag-la quando est com um microcomputador novo.
Arquivos duplicados: Muitos arquivos que esto disponveis na rede em
outros Drives. No h necessidade de fazer cpias de arquivos da rede, pois diariamente
feito backup em fita dos arquivos da rede.
Arquivos de backup automtico dos programas: Tm a extenso *.BAK.
So arquivos criados automaticamente por alguns programas como cpia de segurana.
No tm muito sentido sua existncia uma vez que so feitos backups em fita
diariamente.
Arquivos antigos no mais utilizados: Se for utilizado o critrio de data
para eliminao de arquivos.

1.4.1.4.2. NO DRIVE G (REDE):

Todos os arquivos deste drive so considerados temporrios, podem ser
eliminados a qualquer momento e dele no feito backup.

1.4.1.4.3. ARQUIVOS DO DRIVE C (DISCO LOCAL DE CADA MICRO):

a) ARQUIVOS QUE NO PODEM SER APAGADOS:
ATENO - Arquivos que possuem as extenses *.COM, *.EXE, *.DLL,
*.SYS, *.BAT NO PODEM SER ELIMINADOS!
Pasta Windows - Para garantir o bom funcionamento do micro, nada deve
ser alterado nessa pasta, exceto o contedo da subpasta TEMP e TMP.
Pasta Arquivos de Programas - onde ficam instalados os programas,
como WORD, INTERNET, etc. Nada deve ser apagado dessa pasta e subpastas.
Demais pastas - NO devem ser apagados arquivos cuja extenso seja
*.COM *.EXE *.DLL *.SYS *.DAT *.BAT *.CFG *DOT.
Drive local (C:), Dica geral - No grave nada importante nele, pois dele no
feito backup.

b) ARQUIVOS QUE PODEM SER APAGADOS:

Arquivos de imagens, fotos, msica e vdeo - como *.MP3 *.WMA *.AVI
*.MPG *.MPEG *.JPG *.JPEG *.BMP *.GIF, que no sejam relacionados com as rotinas de
trabalho.
Arquivos particulares do usurio - que sejam de pouca ou nenhuma
utilidade.

1.4.2. RELATRIO DO DESCARTE

Os resultados sero aferidos quanto a, pelo menos, 7 (sete) indicadores:
1. Descarte Fsico
Quilos de lixo retirados.
Quilos de material reciclvel descartado.
Quantidade de itens de material permanente retirados ou descartados.
Quantidade de itens de material de consumo retirados ou descartados.
Obs.: Alm dos indicadores podero ser mencionados no relatrio os
itens descartados mais interessantes ou incomuns.
2. Descarte Virtual
Megabytes de arquivos excludos dos computadores e servidores da rede.
Nmero de arquivos excludos.
Quantidade de disquetes e CD`s descartados.
3. Descarte Intangvel
Alm dos indicadores podero ser mencionados tambm, em poucos pargrafos,
as percepes da equipe envolvida quanto aos resultados intangveis dos trabalhos, como
eventuais melhorias quanto ao bem-estar no local de trabalho, motivao da equipe, ou
no relacionamento interpessoal.
O Material reciclvel recolhido ser destinado a Cooperativa de Catadores de Lixo,
conforme acordo mantido com o TRT13.
Levantamentos fotogrficos, tipo antes e depois, embora opcionais, sero bem
vindos.

2. CONCLUSO
O Programa 5S de Qualidade uma proposta que visa promover melhorias nos
hbitos e comportamentos das pessoas, boas condies no ambiente de trabalho, na
sade e segurana, e na reduo de desperdcios. Uma das etapas do programa o dia
do descarte.
A AGE comprometida com a ideia: Educao combina com limpeza e organizao,
apresenta-se como parceira de qualquer unidade do TRT13 que queira implantar esta
importante ferramenta de gesto da qualidade, solicitando para tanto que o mesmo
formalize o deseja por meio de Protocolo, afinal Limpar e organizar s comear!.

FICHA TCNICA
Superviso:
Produo e Reviso:
Pesquisas:

Assessoria de Gesto Estratgica. E-mail: age@trt13.jus.br

Max Frederico Feitosa Guedes Pereira
Ncleo de Processo da Qualidade. E-mail: age@trt13.jus.br
Luiza Lcia de Farias Aires Leal, Mrcia Valrio
TRT20, JFSC, SEBRAE

ANEXOS
ANEXO I KIT DE DESCARTE
KIT DE DESCARTE - LISTA DE OBJETOS
ITEM

DESCRIO

QUANTIDADE
1

O QUE FAZER

Manual do Descarte

Check-List do
Descarte

Cartaz de aviso
sobre o Dia do
Descarte

Identificadores das
reas de Descarte

Lista de Objetos
Descartados

Para auxiliar o
relatrio

Formulrio para
Relatrio de
Descarte

Para auxiliar o
relatrio

Embalagens vazias
para descarte caixas
e sacos

10

Usar para coleta e

envio

4 cpias

1 conjunto

Leitura

Usar como roteiro

Afixar na porta
dentro e fora.
Afixar junto rea

ANEXO II CHECK-LIST DE DESCARTE

N

ITENS A SEREM VERIFICADOS

OK

Materiais / alimentos no recomendveis para

uso / esquecidos.
1

REA DO CAF OU
LANCHE

Mantimentos e medicamentos fora da validade;

Equipamentos, mveis e utenslios s/ serventia ou
sem condies de higiene.
Papis desatualizados ou obsoletos.

MURAIS

Papis inteis ou desatualizados colados em

paredes/portas.
Rascunhos, arquivos, materiais de expediente,
envelopes.

MESINHAS AUXILIARES

Guias, listas desatualizadas.

Papis desatualizados / obsoletos.
Livros, catlogos, peridicos, apostilas, relatrios,
cdigos, revistas, guias, boletins, etc. sem utilidade
ou desatualizados.

ARMRIOS/ ESTANTES Pastas, arquivos, livros de registro obsoletos ou

sem uso.
Materiais diversos desnecessrios, em
condies, fora de validade ou obsoletos.

ARQUIVOS

ms

Pastas obsoletas, desatualizadas ou sem

utilidade.
Pastas em ms condies de uso.

PASTAS

Papis sem utilidade.

Papis obsoletos / desatualizados.
Capas, fios, extenses, cabos de computador etc.
sem uso.

COMPUTADOR

Manuais de Software em excesso ou obsoletos.

Disquetes avariados, sem utilidade / parados h +
de 2 anos.

MESAS DE
IMPRESSORA

Excesso de papis, rascunhos, retrabalhos, etc.

Peas quebradas, cartuchos vazios ou obsoletos.
Excesso de documentos para examinar ou
arquivar.
Livros, revistas, cdigos, jornais, informativos, etc.

MESAS

Objetos pessoais de pouca utilidade / obstruindo

movimentos.
Objetos de adorno em excesso.
Duplicidade de materiais de expediente.

GAVETAS

11 SALA

Rascunhos, modelos, materiais de expediente em

excesso, estragados ou em desuso.
Objetos pessoais em excesso, sem uso ou fora da
validade.
Equipamentos no utilizados / estragados.
Mveis no utilizados / subutilizados / danificados.
Arquivos
repetidos,
desnecessrios,
desatualizados ou obsoletos (no utilizados h
mais de 2 anos).

12 DESCARTE VIRTUAL

Informaes / dados no utilizados ou duplicado

em outro meio.
Softwares desatualizados ou sem utilidade.
E-mails sem importncia.

ANEXO III

MODELO DE CRONOGRAMA GERAL DOS TRABALHOS

TAREFAS

Registro fotogrfico da situao atual

Contatos prvio com Servios Gerais e

Informtica

Contatos prvio com Patrimnio e

Arquivo

Aprovar Plano de Descarte da AGE

Divulgao do Dia D da AGE na

Intranet

Distribuio do Kit de Descarte

Reunio de Sensibilizao

Dia D - Dia do Descarte e

Organizao Descarte Fsico

Dia D - Dia do Descarte e

Organizao Descarte Virtual

10 Redao do Relatrio Final a AGE

QUA QUI SEX SEG

27
28
01
04

TER QUA QUI

05
06
07

5
DIAS

ANEXO IV LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS

MATERIAL PERMANENTE

N DE
ORDEM

TOMBAMENTO

DESCRIO DO
MATERIAL

MOTIVO DA
LIBERAO

SETOR : _____________________________________________
RESPONSVEL : _____________________________________

UNIDADE
DESTINO

ANEXO V LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS

MATERIAL DE CONSUMO

QTDE

N DOC/UNID

DESCRIO DO
DOCUMENTO

EXERCCIO

MOTIVO DA UNIDADE
LIBERAO DESTINO

TOTAL

SETOR : _____________________________________________
RESPONSVEL : _____________________________________

ANEXO VI FOMULRIO PARA RELATRIO DESCARTE

DESCARTE FSICO

NDICE

DESCRIO

Lixo retirado

Material reciclvel

Itens de material de consumo retirados ou

descartados

Itens de material permanente retirados ou

descartados

QUANTIDADE UNIDADE

DESCARTE VIRTUAL

NDICE

DESCRIO

QUANTIDADE UNIDADE

Megabytes de arquivos excludos

computadores e servidores da rede.

dos

Arquivos excludos

CD`s descartados

Gigabytes de e-mails excludos no servio de

e-mail corporativo

Nmero de e-mails excludos

SETOR : _____________________________________________
RESPONSVEL : _____________________________________