Como

Organizar Eventos
08 a 11 08
de a
outubro
2014
11 de de
outubro

de 2014

PLANEJAMENTO

O que ?
Para que serve?

PLANEJAMENTO ESTRATGICO
PARA EVENTOS

um dos primeiros grandes passos para a produo de um evento.

Antes de qualquer ao, necessrio traar um perfil detalhado de
tudo que se pretende com o evento e tudo que necessrio para a
efetivao dele.
Qual o objetivo?
Qual seu nicho?
Quanto posso gastar?
Qual ser a equipe?
Como ser a divulgao?
Etc.

Por que to importante Planejar?

Pode parecer fcil, mas organizar eventos, independente do
tamanho, exige cuidados imprescindveis. Um custo no planejado,
um risco no calculado, uma divulgao fraca e at o seu jeito de se
relacionar com os outros sero fatores diretamente proporcionais ao
sucesso da sua ao.

Organizao de Eventos: Os sete erros mais comuns

1. Falta de planejamento
2. Desespero
3. Falta de networking
4. M divulgao
5. No saber ouvir
6. Estar desatualizado
7. Falta de criatividade

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
Atividade

1. Planejamento da ao
Avaliao do cenrio scio-econmico
Delimitao do conceito
Objetivo do evento
Pblico Alvo
Definio do local
Definio da data
Definio do horrio
Levantamento de custos

2. Formao das equipes

Tcnica
Logstica
Infra-estrutura
Comunicao
Segurana

3. Programao
Definio completa da programao
Data escolhida para o evento

4. Administrativo-financeiro
Definio de oramento
Levantamento de planilha/controle oramento

5. Montagem de check-lists
Forncedores
Compras

6. Captao de recursos
Patrocnio
Permutas
Venda de ingressos/inscries

7. Jurdico
Levantamento/negociao dos direitos autorais
Definio de contrapartidas
Assinatura de contratos

Responsvel pela atividade

MS 1

MS 2

MS 3

MS 4

MS 5

MS 6

MS 7

MS 8

MS 9

MS 10

MS 11

MS 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PR-PRODUO
Atividade

1. Planejamento da
ao
Avaliao do cenrio
scio-econmico
Delimitao do conceito
Objetivo do evento
Pblico Alvo
Definio do local
Definio da data
Definio do horrio
Levantamento de custos

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PR-PRODUO
Atividade

2. Formao das
equipes
Tcnica
Logstica
Infra-estrutura
Comunicao
Segurana

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PR-PRODUO
Atividade

3. Programao
Definio completa da
programao
Data escolhida para o
evento

4. Administrativofinanceiro
Definio de oramento
Levantamento de
planilha/controle
oramento

5. Montagem de
check-lists
Forncedores
Compras

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PR-PRODUO
Atividade

6. Captao de
recursos
Patrocnio
Permutas
Venda de
ingressos/inscries

7. Jurdico
Levantamento/negocia
o dos direitos autorais
Definio de
contrapartidas
Assinatura de contratos

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUO

Atividade

8. Definio de
cronograma de
execuo
9. Jurdico
Alvars
Taxas pblicas
Regulamento do
evento
Levantamento de
documentao

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUO

Atividade

10. Artstico
Transporte
Traslado
Hospedagem
(rooming list)
Alimentao
Camarim
Receptivo
Tradutor

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUO

Atividade

11. Tcnica
Cenrio
Figurino/maquiage
m
Equipamentos
(iluminao,
sonorizao)
Uniforme
Transporte
Traslado
Alimentao

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUO

Atividade

12. Local
Ambientao/Decor
ao
Sinalizao
(Posicionamento)
Credenciamento/Po
rtaria
Acessibilidade
Rota de fuga
Vistorias (laudos
tcnicos, bombeiros)
Estrutura (palco,
sala de produo,
imprensa)
Infraestrutura
Limpeza

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUO

Atividade

13. Divulgao e
Marketing
Planejamento
estratgico
Cerimonial
(definio de
hostess, etc)
Sinalizao (criao
e produo)
Peas institucionais
Peas grficas
Peas volantes
Brindes e material
promocional

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PRODUO

Atividade

13. Divulgao e
Marketing
Mdia paga (rdio, tv,
impressos, internet)

Assessoria de
imprensa (mdia
espontnea)

Redes sociais
Comum. interna
Clipping
Premiao
Certificado
(confeco)

Pesquisa de
satisfao (pbl. geral)

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma
PS-PRODUO

Atividade

14. Desmontagem
Estrutura
Equipamentos
Limpeza
15. Border
16. Entrega de
Certificado
17. Pagamentos /
Acertos finais
Equipe
Forncedores
18. Pesq. satisfao
(pblico interno)
19. Relatrio final

Responsvel MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS
pela atividade 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12

Status

Organizao de Eventos:
Como Montar um Cronograma

1. Anlise do pblico-alvo
2. Lista de tudo que deve ser feito
3. Linha do tempo
4. Organizao de acordo com as localidades
5. Checagem da disponibilidade dos convidados
6. Atividades paralelas
7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada
8. Planilha com o andamento das aes pr-evento
9. Segmentao das metas
10. Finalizao sem deixar passar nenhum detalhe

Organizao de Eventos:
Planejamento Financeiro

Planejamento antecipado
Oramento personalizado
Pesquisa em detalhes
Organizao do comeo ao fim
Preparao para imprevistos
Aproveite promoes e alternativas gratuitas
Estude antes de precificar
Ajustes conforme as prioridades do evento

Organizao de Eventos:
Como Precificar seu Evento

1. Gastos com o evento

2. Pesquisa de mercado
3. Criao de lotes para o perodo de vendas
4. Opes de pagamento
5. Reduo de custos
6. Ferramentas de auxlio

Organizao de Eventos:
Mdia Social: Aliada ou Vil na divulgao de eventos?

Eles vo falar sobre voc. Por isso, saiba como potencializar os efeitos da comunicao
nas redes sociais, transformando-a em sucesso para sua ao.
A Internet mudou a forma como as pessoas consomem, se informam e se comunicam.
Somos 78 milhes de brasileiros conectados (Ibope set/2011), o que torna o Brasil o
5 pas mais online do mundo. O boom maior quando o assunto Mdia Social.
Pesquisas de 2011 revelam que 8 a cada 10 brasileiros navegam pelos sites de Redes
Sociais (Nielsen ago/2011).
No h como se esconder deste fenmeno da comunicao. Se voc ou o seu produto
no est l, no adianta. Mesmo com a ausncia, os media users vo falar sobre voc.
O segredo para evitar o falatrio e causar uma boa impresso se relacionar. No se
esconda, saiba ouvir as crticas e se prepare para resolv-las, conhea o seu pblico,
seja agradvel. No por que voc est na web que o relacionamento com seus
clientes ser superficial. Pelo contrrio, com as redes sociais e a colaborao web, os
consumidores esto mais exigentes, crticos e questionadores.

Organizao de Eventos:
Mdia Social: Aliada ou Vil na divulgao de eventos?

Domine a ferramenta para extrair o mximo de funcionalidades

De olho na concorrncia
Saiba qual o seu pblico de interesse
Monitore
E resolva
Promoes so legais, mas tome cuidado
Qualidade mais importante que quantidade
Seja social e no o chato
Fale sempre a verdade

Organizao de Eventos:
Como Conseguir Patrocinadores

1. Lista de possveis patrocinadores

2. Apresentao aos patrocinadores potenciais
3. Desenvolvimento da proposta
4. Elaborao da forma de reconhecimento durante o evento
5. Elo entre pblico do evento e pblico do patrocinador
6. Oramento preciso
7. Estudo de novos clientes e consumidores
8. Nada de propaganda enganosa
9. Organizao em todas as aes
10. Abordagem adequada

Organizao de Eventos:
Um boa apresentao para captar patrocinadores

1. Objetivo e metas
2. Justificativa
3. Estratgias de ao
4. Durao e outros detalhes do evento
5. Divulgao
6. Exemplos

Organizao de Eventos:
Lembre--se da Legislao
Lembre

Lei Geral do Turismo

Regulamentao de artistas e tcnicos em espetculos
Licenciamento de eventos
Lei do Direito Autoral
Acessibilidade de deficientes fsicos

Organizao de Eventos:
Tendncias para pequenos e mdios eventos

1. Hibridismo
2. Diferenciao na oferta de comida e bebida
3. Engajamento social
4. Conexo mobile
5. Opes inusitadas
6. Conscincia ambiental
7. Regalias
8. Filantropia
9. Feedback em ao
10. Decorao customizada

Apresentaes desta palestra estaro no site da

feira e ficaro disponveis at dezembro de 2012.
www.feiradoempreendedorpe.com.br
Local: downloads/arquivos
Os Certificados estaro disponveis no site da feira
a partir de: 01 de novembro at 30 de dezembro de
2012.
www.feiradoempreendedorpe.com.br
Local: downloads/certificados

O Sebrae agradece a participao de

todos e deseja encontr-los em
outros eventos!