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Verso 1.0
GOVERNADOR DO ESTADO
LUIZ FERNANDO DE SOUZA
SECRETRIO
JLIO CSAR CARMO BUENO
CONTADOR-GERAL DO ESTADO
FRANCISCO PEREIRA IGLESIAS
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APRESENTAO
A Secretaria de Fazenda do Estado do Rio de Janeiro SEFAZ/RJ,
atravs da Superintendncia de Normas Tcnicas da Contadoria
Geral do Estado e por meio da Coordenao de Estudos e Manuais
CEMAN, entendendo que a capacitao dos agentes pblicos
estaduais depende de referenciais tcnicos para auxili-los,
apresenta o MANUAL DE PAPIS DE TRABALHO PARA
FISCALIZAO DE CONTRATOS, que tem como objetivo oferecer aos
Gestores Pblicos, bem como aos profissionais de Contabilidade
Aplicada ao Setor Pblico; Auditoria; Diretores de Departamentos
Gerais de Administrao Financeira (DGAFS), Agentes Responsveis
pelo Patrimnio Pblico e todos aqueles que lidam na rea de
Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico, Controle, Administrao Financeira e Auditoria, um
suporte documental, por meio do qual sero disponibilizadas informaes sobre a execuo dos
processos da Administrao Pblica Estadual no que tange ao acompanhamento da execuo de
contratos, contribuindo para a padronizao de prticas e procedimentos administrativos.
Este MANUAL DE PAPIS DE TRABALHO PARA FISCALIZAO DE CONTRATOS no esgota o
assunto, pois o mesmo , por sua natureza, extremamente dinmico. Acrescentamos, ainda, que
este Manual no substitui o conhecimento da legislao oramentria, contbil e financeira
conforme determina a Lei Federal n. 4.320, de 17/03/1964; as diretrizes constantes no Cdigo de
Administrao Financeira e Contabilidade Pblica do Estado do Rio de Janeiro, aprovado pela Lei
Estadual n. 287, de 04/12/1979, e seus Decretos regulamentadores; Resolues; Portarias;
Deliberaes do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro / TCE-RJ; Estatuto das Licitaes,
Lei Federal N. 8.666, de 21/06/1993, com as alteraes promovidas pelas Leis n. 8.883, de
08/06/1994 e 9.648, de 27/05/1998, Instrues Normativas da Auditoria Geral do Estado e a Lei
de Responsabilidade Fiscal LC/101, de 04/05/2000.
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SUMRIO
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1. LEGISLAO APLICADA
Lei n 4.320, de 17 de maro 1964
Estatui normas gerais de direito financeiro para elaborao e controle dos oramentos e
balanos da Unio, dos Estados, dos Municpios e do Distrito Federal.
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993
Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, institui normas para licitaes e
contratos da Administrao Pblica e d outras providncias.
Lei n 42.301, de 12 de fevereiro de 2010
Regulamenta o sistema de suprimentos no mbito do poder executivo do Estado do Rio de
Janeiro e d outras providncias.
Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990
Dispe sobre o regime jurdico dos servidores pblicos civis da Unio, das autarquias e das
fundaes pblicas federais.
Resoluo SEFAZ n 791, de 25 de setembro de 2014
Estabelece normas internas relativas atuao do gestor e fiscais de contratos e instrumentos
congneres firmados pela SEFAZ.
Decreto n 10.514, de 08 de outubro de 1991
Regulamenta as disposies legais relativas ao imposto sobre servios de qualquer natureza.
Resoluo SMF n 2.515 de 30 de julho de 2007
Disciplina o fornecimento de informaes por pessoa jurdica que prestar servio no Municpio
do Rio de Janeiro com emisso de documento fiscal autorizado por outro municpio e a
responsabilidade tributria atribuda ao tomador desse servio, nos casos que menciona.
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2. INTRODUO
O processo de contratao uma das primeiras etapas para a execuo da despesa, devendo dele
constar todas as condies necessrias para a adequada realizao do objeto que se pretende
alcanar, de acordo com as clusulas acordadas pelas partes, baseando-se nos princpios
norteadores da atuao administrativa, insculpidos no art. 37 da Constituio Federal de 1988 e
previstos tambm na Lei Federal n 8.666/1993.
Portanto, de interesse da administrao pblica compor rotinas para cumprir fielmente o art. 67
da Lei n 8.666/1993, o qual prev a fiscalizao e o acompanhamento da execuo contratual.
O controle de contratos, de que trata a Lei Federal n 8.666/1993, deve ser efetivado na forma
disposta pelo art. 67 do citado diploma legal:
3 CONCEITOS
Fiscal de Contratos
Representante da administrao designado para, na forma dos arts. 67 e 73 da Lei n.
8.666/1993, exercer o acompanhamento e a fiscalizao da execuo contratual. A
Resoluo SEFAZ/RJ n 791/2014 estabelece que, no mbito do Estado do Rio de Janeiro,
a fiscalizao ser exercida por comisso constituda por no mnimo 03 (trs) agentes
pblicos do rgo.
Gestor do Contrato
Agente pblico responsvel pelo gerenciamento e pelo acompanhamento da execuo de
determinado contrato devendo zelar pelo cumprimento das clusulas contratuais,
inclusive sugerindo a aplicao de penalidades, no sentido de garantir a adequada
execuo do contrato sob sua responsabilidade.
Preposto
Representante da empresa contratada perante a administrao pblica.
rea Requisitante
Unidade administrativa que solicita servio/produto que ser objeto da contratao
celebrada. tambm quem tem a responsabilidade pela indicao do servidor que atuar
como Fiscal do Contrato.
Registro de Ocorrncias
Documento utilizado pelo fiscal designado para anotar ocorrncias relacionadas com a
execuo do contrato, podendo ser:
Livro;
Arquivo eletrnico;
Caderno;
Folhas.
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Comunica Interno
Usado para informar a rea requisitante. feito por Memorando Padro do rgo.
Comunica Externo
Usado para informar o contratado. feito por Memorando Padro do rgo.
Fiscalizao
Atividade exercida de modo conexo pelo Contratante e seus representantes, com o
objetivo de verificar o cumprimento das disposies contratuais, tcnicas e
administrativas, em todos os seus aspectos. a atividade de maior responsabilidade nos
procedimentos de Gesto contratual, em que o Fiscal deve exercer um acompanhamento
zeloso e dirio sobre as etapas/fases da execuo contratual, tendo por finalidade
verificar se a Contratada vem respeitando a legislao vigente e cumprindo fielmente
suas obrigaes contratuais com qualidade.
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Visitas;
Vistorias;
Entrevistas;
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Encaminhamento de providncias;
Resultados das diligncias;
Comunicados Internos;
Comunicados Externos, etc.
Nesse contexto ressalta-se que eventuais falhas de registros podero trazer vrias consequncias,
inclusive, podendo ser considerado omisso o fiscal que acompanha a execuo contratual. Aquilo
que ultrapassar a competncia de atuao do fiscal dever ser levado ao conhecimento da rea de
gesto.
Desse modo, as decises e providncias que ultrapassarem a competncia do representante
devero ser solicitadas a seus superiores em tempo hbil para a adoo das medidas convenientes
( 2, art. 67, Lei 8.666/1993). Sendo assim, o fiscal realiza um trabalho de campo, enquanto que
o gestor realiza um trabalho geral, burocrtico, de acompanhamento de todos os contratos.
Nota:
Est previsto no caput do art. 67 da Lei Federal n 8.866/1993 a possibilidade de contratao de
terceiros para assistir e subsidiar o fiscal, com informaes pertinentes a sua atribuio, contudo,
o fiscal dever buscar, no quadro da prpria administrao, o conhecimento tcnico especializado
para auxili-lo. No existindo ou no estando disponvel esse profissional e sendo relevante a
assessoria, dever ento solicitar a contratao.
6. PERFIL DO FISCAL DE CONTRATOS
A Lei Federal n 8.666/1993 no especifica textualmente o perfil do fiscal de contratos, cabendo
ao Ordenador de Despesa a responsabilidade pela designao de servidor do quadro que detenha
os atributos necessrios realizao de tal atividade. O fiscal escolhido dever conhecer o objeto
do contrato, ser idneo e ter boa reputao tico-profissional. A sua nomeao,
preferencialmente, dever estar prevista no prprio instrumento contratual ou ser formalizada
em Portaria especfica, na qual constaro suas atribuies e competncias e esta, ser
devidamente publicada.
Desse modo, necessrio que o fiscal, ao ser nomeado, tenha conhecimento:
Das suas responsabilidades; e
De como deve, efetivamente, desempenhar seu trabalho.
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Contrato;
Todos os aditivos (se existentes);
Edital da licitao;
Projeto bsico ou termo de referncia;
Proposta da Contratada;
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Nota:
Destaca-se que este ltimo item no se refere a atestar nota de recebimento de bem ou definitivo
de servio e sim a emitir atestado quanto execuo total ou parcial do objeto contratado.
7.1 ATIVIDADES DO FISCAL NOS CONTRATOS EM GERAL
Constituem ainda atividades do fiscal:
Conhecimento total do contrato e de suas clusulas;
Conhecer as obrigaes do contratado para reparar,
corrigir, remover, reconstruir ou substituir, s suas
expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em
que se verificarem vcios, defeitos ou incorrees
resultantes da execuo ou de materiais empregados;
Conhecer a responsabilidade do contratado pelos danos causados diretamente
Administrao ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execuo do
contrato, no excluindo ou reduzindo dessa responsabilidade a fiscalizao ou o
acompanhamento pelo rgo interessado;
Conhecer a responsabilidade do contratado pelas obrigaes tributrias, encargos
trabalhistas, previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato;
Solicitar a seus superiores, em tempo hbil para adoo das medidas convenientes,
decises e providncias que ultrapassarem a sua competncia;
Zelar pelo bom relacionamento com a contratada;
Conferir os dados das faturas antes de atest-las, promovendo as correes devidas e
arquivando cpia junto aos demais documentos pertinentes;
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Nome Completo;
CPF;
Funo exercida;
Respectiva remunerao (salrio e eventuais adicionais, gratificaes e benefcios
recebidos), que dever estar de acordo com a legislao vigente e com o constante da
proposta de preos apresentada na licitao;
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Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura;
A comprovao de realizao de exames mdicos admissionais, peridicos e
demissionrios, quando de sua ocorrncia;
O adequado pagamento de salrios no prazo legal estabelecido;
O correto fornecimento de vales transporte e alimentao/ refeio, quando cabveis;
A efetiva quitao do 13 salrio, que dever ocorrer at o fim do ms de dezembro de
cada ano, em observncia legislao vigente;
A concesso de frias e o pagamento do adicional de 1/3 legal devido;
A realizao de treinamentos e/ ou reciclagem, quando cabvel; e
O cumprimento de eventuais direitos trabalhistas contidos nos Acordos, Convenes ou
Dissdios Coletivos de Trabalho.
Quanto ao aspecto previdencirio, devero ser solicitados da Contratada os seguintes
comprovantes:
Relao dos trabalhadores;
Resumo do fechamento tomador de servios/ obra;
Resumo das informaes Previdncia Social;
Cpia do comprovante de Declarao das Contribuies a Recolher Previdncia Social
e a Outras Entidades e Fundos por FPAS;
Cpia do Protocolo de Envio de Arquivos - Conectividade Social (GFIP);
Cpia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e INSS (GPS) com autenticao mecnica
ou acompanhada de recolhimento bancrio ou o comprovante emitido quando
recolhimento for efetuado pela Internet, que dever ser coincidente com os valores
contidos na documentao indicada;
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Data;
Nome e assinatura dos participantes;
Assuntos tratados;
Decises;
Responsveis pelas providncias a serem tomadas; e
Prazo.
9. PRAZOS
9.1 FIM DA VIGNCIA CONTRATUAL
A rea responsvel pelo controle dos contratos dever encaminhar memorando ao gestor da
unidade e ao fiscal, informando sobre a data do fim da vigncia contratual nos seguintes prazos:
Contratos de prestao de servios continuados, que possibilitem sua prorrogao: 04
meses antes do seu vencimento;
Contratos de prestao de servios continuados, que no mais sero prorrogados: 06
meses antes do seu vencimento;
Contratos diversos (prestao de servios no continuados e fornecimentos), que
porventura apresentem algum atraso no seu cronograma de execuo e imponham a
necessidade de sua prorrogao: 02 meses antes do seu vencimento.
O fiel cumprimento do prazo importante em funo das diversas providncias a serem tomadas
pelo fiscal do contrato e pelo gestor da rea requisitante, a exemplo de:
Anlise de preos e condies de mercado;
Pesquisa de mercado;
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Interesse da contratada;
Elaborao e/ ou adequao do Termo de Referncia ou Projeto Bsico;
Preparao de todos os documentos em tempo hbil para nova licitao, quando for o
caso;
No caso de encerramento do contrato, tempo e providncias a serem tomadas para
desmobilizao da contratada.
9.2 PRORROGAO DA VIGNCIA
A rea que requisitou o contrato dever enviar comunicado a Contratada sobre a prorrogao do
contrato, nos casos dos servios continuados ou quando o contrato admitir a prorrogao de seu
prazo de vigncia, nos seguintes prazos:
Quando houver alocao de pessoas para prestao de servio: 60 dias antes do
encerramento do contrato;
Nos casos de obras e servios de engenharia: devero ser observados os prazos
definidos no cronograma fsico-financeiro;
Nos demais casos: 30 dias antes do encerramento do contrato.
Para prorrogao do prazo de vigncia, observar os seguintes quesitos:
EMPENHO
LIQUIDAO
PAGAMENTO
10.1 EMPENHO
o ato emanado de autoridade competente que cria para a Administrao a obrigao de
pagamento, pendente ou no de implemento de condio. Para cada empenho, ser extrado um
documento denominado Nota de Empenho que indicar o nome do credor, a representao e a
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importncia da despesa, bem como a deduo desta do saldo da dotao prpria, conforme
disposto no artigo 61 da Lei Federal n 4.320/1964.
10.2 LIQUIDAO
A liquidao ocorre aps a realizao do fornecimento do bem, da execuo da obra, da prestao
do servio ou do encerramento de cada etapa de execuo do contrato.
Conforme definido no Artigo 63, da Lei n 4.320/1964, a liquidao da despesa consiste na
verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e documentos
comprobatrios do respectivo crdito, devendo o Fiscal do contrato exigir da contratada toda a
documentao prevista no contrato, em especial em relao s comprovaes relativas s
regularidades fiscal, trabalhista e previdenciria.
A liquidao da despesa, no que tange certificao do efetivo cumprimento do objeto contratual,
se verifica no momento em que o fiscal do contrato atesta, no verso da nota fiscal/ fatura, o
recebimento do bem, a execuo e/ ou a prestao do servio, ou etapa da obra ou servio, aps a
verificao, conferncia e confirmao da documentao exigida e apresentada.
10.3 PAGAMENTO
Para pagamento dos contratos celebrados, o fiscal do contrato dever encaminhar alm da
documentao comprobatria do atendimento s disposies legais e contratuais, as notas fiscais/
faturas originais, devidamente atestadas, termo de recebimento, formulrio de autorizao de
pagamento, os quais iro instruir o processo de pagamento.
O fiscal do contrato dever ainda verificar se a nota fiscal apresentada pela Contratada est dentro
de seu prazo de validade (no caso de notas fiscais eletrnicas, fica dispensado tal procedimento).
Procedimentos para atesto de nota fiscal:
1
2
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11.1 ADITIVO
O Termo Aditivo visa adaptar o objeto (nos limites legais possveis), prazo, dotao oramentria
ou outro dispositivo do contrato a uma nova demanda para o interesse pblico.
O fiscal e o gestor do contrato no podem alterar o objeto ou onerar a execuo do contrato a
pretexto de necessidades do servio, sob pena de alterar a relao inicial, obrigando a
formalizao de novo contrato ou a alterao dos preos contratados (reequilbrio econmicofinanceiro).
Contudo, no decorrer do andamento do contrato, pode haver modificaes nas condies
inicialmente pactuadas: no projeto bsico (especificaes tcnicas, quantidade, qualidade, forma
de execuo dos servios), no local onde so executados os servios, no prazo de vigncia, nos
preos iniciais, na forma de pagamento.
Quaisquer modificaes obrigam alterao contratual com vistas adequao do contrato
nova situao.
Assim, ao fiscal atribudo um poder-dever de informar o fato administrao superior, no menor
prazo possvel, a fim de que tambm seja examinada a possibilidade jurdica do pedido,
disponibilidade oramentria e outros vetores.
11.2 SITUAES MAIS COMUNS
A. Acrscimo ou Supresso de Servios
Variaes de quantidades, sem alterao de preos unitrios, mantidas as demais condies do
contrato inicial. As quantidades dos servios contratados podem ser acrescidas em decorrncia de
mudana das instalaes fsicas da contratante, como por exemplo, a mudana de prdio. Isso
pode influenciar na alterao de alguns tipos de contratos de servios como:
Vigilncia/ portaria (maior ou menor nmero de postos);
Limpeza (a rea a ser limpa aumenta ou diminui);
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12. ANEXOS
NOME DO RGO
ATO DA XXXXXXXXXXXX
PORTARIA XXXXX N XXXX DE DD DE MMM DE 20AA
DESIGNA MEMBROS DA COMISSO DE ACOMPANHAMENTO DA EXECUO, DO RECEBIMENTO
E DA FISCALIZAO DO CONTRATO N XXX/20AA.
O NOME DO RGO no uso de suas atribuies legais e, conforme indicado no processo
administrativo n E-XX/XXX.XXX/20AA, RESOLVE:
Art. 1- Designar os servidores (NOME DO SERVIDOR ID XXXXX-X, NOME DO SERVIDOR ID XXXXX-X
e NOME DO SERVIDOR ID XXXXX-X), para compor a Comisso de Acompanhamento da Execuo,
do Recebimento e da Fiscalizao, conforme disposto no ( X da Clusula XXXXX do Contrato n
XX/20AA), celebrado com (NOME DO CONTRATADO), constante do processo administrativo n EXX/XXX.XXX/20AA.
Art. 2 - Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicao. Rio de Janeiro, DD de MMMM
de 20AA.
NOME DO RESPONSVEL
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Membros da Comisso
(Nome)
(Cargo)
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Data de Entrega:
Processo Administrativo n:
Contrato n:
Contratada:
Objeto:
Valor do Contrato:
Nos termos do item a do Pargrafo Segundo da Clusula Stima do contrato em epgrafe,
atesto o recebimento provisrio do objeto nos termos indicados abaixo:
Condio de recebimento:
1. Obrigao foi cumprida
No prazo
Fora do prazo (data ___/___/___)
Integralmente
Parcialmente, tendo em vista o seguinte:
Outras observaes:
Preposto da Contratada
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Data de Entrega:
Processo Administrativo n:
Contrato n:
Contratada:
Objeto:
Valor do Contrato:
Pelo presente, em carter definitivo, a fiel e perfeita execuo do objeto a que se refere o
contrato em epgrafe, emitindo presente TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO, com eficcia
liberatria de todas as obrigaes do contrato, exceto as garantias legais (art. 73, 2, da Lei n
8.666/93), bem como autorizamos a restituio de todas as garantias e/ou cauo prestadas.
Gestor do Contrato:
Contratado:
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DIA
Ocorrncia
e/ou
solicitada:
FEV
MAR ABR
MAI JUN
JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
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Ateno: encaminhar este relatrio Diviso de Controle de Contratos, nos autos, quando
ocorrer irregularidade(s) no solucionada(s).
Rio de Janeiro, ____ de ___________________________ de 20____.
Membros da Comisso
(Nome)
(Cargo)
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Telefones de Contato:
2334 2692
2334 2693
2334 4382
2334 4845
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