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Vantagens do Planejamento
• Ajuda a administração a adaptar-se e ajustar-se as mudanças do ambiente.
• Auxilia que a responsabilidade seja mais precisa.
• Minimiza a “adivinhação”.
• Poupa tempo, esforço e dinheiro.
Desvantagens do Planejamento
• O planejamento tende a causar uma demora nas ações.
• Pode restringir indevidamente a iniciativa e inovação da administração.
NÍVEIS DE PLANEJAMENTO
Nível Estratégico
É o nível que engloba as ações de impacto mais amplo, profundo e duradouro
sobre a organização. Visando normalmente o longo prazo, as ações estratégicas
representam definições primordiais, básicas, nas quais deverão estar calcadas as
decisões a serem tomadas nos demais níveis. Para Ansoff e McDonnel, a estratégia seria
um conjunto de regras que orientam a tomada de decisão e comportamento de uma
organização.
Uma estratégia representa um comportamento considerado adequado para atingir
certos objetivos, procurando maximizar oportunidades e minimizar adversidades. De
acordo com esse pensamento, podemos dizer que o planejamento estratégico define o
comportamento que a organização irá adotar diante dos desafios encontrados na
sociedade na qual está inserida. O nível estratégico volta-se, basicamente, para o
relacionamento da organização com o seu meio-ambiente externo, de onde vêm os
fatores que deverão influenciar as decisões estratégicas (leis, tendências do mercado,
oportunidades etc.).
Ao enfocar o meio externo, o planejamento estratégico trabalha com um elevado
nível de incerteza, devido à impossibilidade de se manipular ou mesmo prever com
exatidão o comportamento de questões como as políticas governamentais, o
desenvolvimento tecnológico ou as tendências sócio-culturais.
Embora a incerteza varie bastante conforme a área de atuação da organização,
pode-se classificá-la como elevada, comparando-a com aquela com que trabalham os
demais níveis de planejamento.
De certa maneira, o que o nível estratégico faz é captar, na sociedade, demandas
e oportunidades e traduzi-las em decisões que favoreçam uma ação mais efetiva por
parte da organização.
Como exemplos de decisões que são tomadas no nível estratégico de
planejamento, podemos citar as seguintes:
Nível Tático
O planejamento tático tem como função primordial traduzir as decisões
estratégicas em ações a serem empreendidas pelos diversos setores da organização.
Portanto, ao contrário do planejamento estratégico, cujas definições impactam na
organização como um todo, o nível tático tem seu foco mais restrito. No nível tático,
enfrenta-se um menor nível de incerteza, uma vez que a interpretação das demandas do
ambiente é efetuada, basicamente, no nível estratégico.
O horizonte de tempo do planejamento tático é o médio prazo. As decisões táticas
apresentam maior facilidade para serem revistas, uma vez que sua abrangência é mais
restrita e seu impacto menos profundo, comparando-as com as estratégias.
O elenco de decisões táticas é bastante amplo, sendo proporcional ao tamanho e
à complexidade estrutural de cada organização.
Cada área ou função deve ter seus planos específicos, os quais buscam adequar
as ações setoriais às definições estratégicas da organização.
Podemos citar como exemplo a elaboração de uma política de Desenvolvimento
de Pessoal. Proposta pela área de Recursos Humanos e aprovada pela diretoria, esta
política definiria os objetivos centrais que serão buscados nas ações de treinamento e
desenvolvimento, os critérios e mecanismos básicos aplicáveis a sua efetivação. Tais
definições devem estar intimamente relacionadas às decisões estratégicas, estando em
total sintonia com as mesmas. O perfil dos empregados de uma organização e,
conseqüentemente, os requisitos a observar na política de desenvolvimento, devem ser
decorrentes, dentro outros fatores, do tipo de missão, clientes e negócio que ela possui.
Nível Operacional
Neste nível são planejados os esforços a serem empreendidos em cada atividade
ou projeto da organização. As definições operacionais caracterizam-se por abranger um
setor bem específico e por possuírem, em geral, um impacto limitado.
O curto prazo é o horizonte de tempo no qual o nível operacional atua. Devido ao
menor impacto decorrente das decisões operacionais, torna-se mais fácil a revisão
periódica das mesmas, ao contrário do que ocorre com as decisões táticas e,
principalmente, as estratégicas.
A manifestação concreta do processo de planejamento dá-se, em nível
operacional, pela estruturação de projetos. Estes são, normalmente, elaborados por
técnicos sem cargos gerenciais e aprovados pela gerência intermediária.
O grau de incerteza com que o nível operacional trabalha é ainda menor daquele
enfrentado pelo nível tático. Isso se deve ao fato de que há muita pouca interação direta
entre as demandas externas e as decisões operacionais. Não que estas sejam imunes
aos condicionantes externos da organização.
Ocorre, porém, que esses condicionantes são traduzidos em parâmetros
orientadores nos níveis estratégico e tático. Assim, enquanto as decisões estratégicas
possuem um forte cunho político-social, as decisões operacionais são eminentemente
técnicas.
Como exemplo de um produto do planejamento operacional, poderíamos citar um
projeto de um determinado curso, elaborado por um Analista de Treinamento, à luz da
política de desenvolvimento de pessoal. Em última análise, o tipo de curso a ser
ministrado será determinado pelas necessidades de capacitação requeridas dos
empregados em conseqüência das demandas dos clientes da organização. Porém, no
momento em que o Analista desenvolve o projeto, ele conta mais diretamente com as
definições táticas da área de Recursos Humanos, as quais subsidiarão o seu trabalho.
Objetivo
É um resultado final, ou alguma coisa que você tem por alvo e procura alcançar.
O objetivo é amplo, geral. Descreve o resultado esperado. É o alvo que precisa ser
atingido para a organização poder atingir suas metas.
Importância dos objetivos
• Permite o planejamento unificado por todos os departamentos.
• Servem de base para a motivação do empregado.
• Capacitam à administração o desempenho da função controle.
Componentes da Organização
A função organização envolve quatro componentes interdependentes, cuja
harmonização gera eficiência, conforme a seguir:
• Tarefas: É a menor unidade de trabalho;
• Pessoas: É quem executa a tarefa com habilidade, aptidão, interesse,
experiência e prática;
• Órgãos: Tarefas e pessoas compõem os órgãos da empresa, que são
dispostos em níveis hierárquicos e em áreas de atividade;
• Relações: individuo e o trabalho que executa; indivíduos e a organização; as
relações individuais e a organização formal.
Técnicas de organização
Os gráficos organizacionais têm por objetivo permitir a visualização dos aspectos
da organização formal, com o propósito de facilitar a transmissão de informações. São
eles:
Organograma: é o gráfico que representa a organização formal configurada na
estrutura, seus diversos órgãos com suas posições e respectivas interdependências, via
hierárquica, linhas de autoridade, vinculação e subordinação;
Fluxograma: é o gráfico de rotinas que representa de forma dinâmica a
seqüência de um trabalho, caracterizando as operações e os agentes executores.
Possibilita a visualização do fluxo dinâmico do trabalho, e das funções;
Harmonograma: é o gráfico que representa o itinerário racional dos diversos
fluxos de trabalho e compatibiliza os tempos para a realização dos processos, objetivando
uma perfeita sincronização. Caracteriza-se pelos executores, operações realizadas, o
tempo necessário e a distância percorrida.
Para que funcione adequadamente, uma empresa precisa ser dirigida. Em outros
termos, ela precisa ser governada e orientada para os objetivos pretendidos. Sem a
direção, a empresa fica a deriva, sem rumo certo, ao sabor dos acontecimentos. A direção
relaciona-se diretamente com a maneira pela qual o objetivo deve ser alcançado por meio
das atividades que devem ser realizadas. Estabelecidos os objetivos, definido o
planejamento, organizados os trabalhos, cabe à direção fazer executar as coisas. Todo
trabalho deve ser dirigido para o alcance dos objetivos. Se as pessoas que trabalham em
uma empresa não conhecem os objetivos que elas devem alcançar, os seus esforços
serão feitos ao acaso.
Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução
das atividades planejadas e organizadas. Significa orientar e coordenar o trabalho dos
subordinados. No fundo, dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para as outras
pessoas e dar as instruções sobre como executá-los. Trata-se de atuar diretamente sobre
pessoas para conseguir que executem as suas atividades dentro do que foi planejado.
A importância da direção está em que de nada adianta um bom planejamento e
uma boa organização se as pessoas trabalham sem orientação e coordenação
adequadas. Daí a direção ser considerada a mais importante das funções administrativas,
a essência do trabalho do bom administrador.
Princípios da direção
A direção deve basear-se em quatro princípios básicos, a saber:
• Princípio da unidade de comando: cada subordinado deve subordinar-se a
um e a apenas um superior. A recíproca deste princípio é a de que deve haver uma
autoridade única sobre cada pessoa na empresa, para evitar a duplicidade de ordens ou
mais de uma chefia para cada pessoa.
• Princípio da delegação: é preciso que todas as atividades necessárias a
realização dos objetivos empresariais sejam delegadas ao nível hierárquico que possa
executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a
transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas
tarefas. Delegar é transferir responsabilidade para alguém. Quem delega é o chefe,
quando designa novas tarefas ao subordinado.
• Princípio da amplitude de controle: também chamado de princípio de âmbito
de controle, refere-se ao número ideal de subordinados que cada chefe pode
supervisionar diretamente. Seu enunciado é o seguinte: cada chefe deve ter um número
adequado de subordinados para poder supervisioná-los adequadamente. Assim,
amplitude de controle é a quantidade de pessoas subordinadas ao chefe. Quanto mais
simples as atividades dos subordinados tanto maior amplitude de controle poderá ter o
chefe, face à simplicidade de sua supervisão. Quanto mais complexas, maior exigência de
atenção e detalhes sobre o trabalho dos subordinados e, portanto, menos a amplitude de
controle do chefe.
• Princípio de Coordenação: Significa que todas as atividades devem ser
coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum. Nas empresas, os objetivos
maiores submetem os objetivos menores. Estes precisam ser coordenados e integrados
para o alcance dos objetivos maiores. A Coordenação é um dos maiores desafios das
grandes empresas, pois visa a sincronizar diferentes atividades e diferentes
especialidades.
Meios de direção
Para dirigir os subordinados, o administrador – em qualquer nível em que esteja
situado – deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivas, liderar e coordenar. Por
isso, os principais meios de direção que o administrador pode utilizar são: a transmissão
de ordens ou instruções, a comunicação, a motivação, a liderança e a coordenação.
Todos esses meios de direção são utilizados quanto às pessoas. O talento do bom
administrador reside em saber utilizar adequadamente todos estes meios de direção para
lidar com as pessoas, isto é, para orientá-las, motivá-las, liderá-las e coordená-las em
direção aos objetivos da empresa.
2. Comunicação
Comunicação é a transmissão de uma informação de uma pessoa a outra ou de
uma organização a outra, ou seja, o processo pelo qual a informação é intercambiada,
compreendida e compartilhada por duas ou mais pessoas. Para que haja comunicação é
necessário que o destinatário da informação receba e a compreenda.
Para algumas empresas, a comunicação representa o recurso mais importante no
alcance dos objetivos. Pra que as pessoas possam saber o que fazer, para que fazer e
onde precisam chegar, torna-se indispensável que elas sejam comunicadas a respeito de
todas essas coisas.
Resumidamente, o processo de comunicação pode ser composto de cinco etapas
distintas:
• Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem. Pode ser
chamada de fonte ou de origem. Ex. O professor que pretende ensinar os alunos, ou a
pessoa que quer falar ao telefone, etc.
• Transmissor: é a etapa que codifica a mensagem e a transmite para que o
emissor possa enviá-la ao destinatário. Ex. a voz do professor, a voz humana, o telefone
da pessoa que está comunicando a mensagem, etc.
• Canal: é o espaço situado entre o emissor e o destinatário. Ex. a sala de
aula, a central telefônica e todos os cabos que interligam os telefones.
• Receptor: é a etapa que recebe a mensagem e a decodifica para que o
destinatário a compreenda. Ex. o ouvido do aluno ou da outra pessoa, o telefone da
pessoa que recebe a mensagem, etc.
• Destinatário: é a pessoa a quem a mensagem é destinada. Constitui o
ponto final do processo de comunicação, ou seja, o ponto de chegada da mensagem. Ex.
os alunos da classe, a outra pessoa que está ouvindo no telefone, etc.
No entanto, o processo de comunicação nunca é perfeito. Na seqüência de suas
etapas sempre ocorrem perturbações que prejudicam o processo. Essas perturbações
são denominadas ruídos. Ruído é uma perturbação indesejável em qualquer uma das
etapas desse processo citado e que pode provocar perdas ou desvios na mensagem. Ex.
A classe está barulhenta, o emissor fala mal a língua ou tem problemas para expressar-
se, o telefone apresenta linhas cruzadas, etc.
3. Motivação
A motivação é um poderoso instrumento de direção. Um motivo é qualquer coisa
que leva uma pessoa a praticar uma determinada ação. Motivação significa proporcionar
um motivo a uma pessoa para que ela se comporte de uma determinada forma. Motivar,
portanto, significa despertar o interesse e o entusiasmo por alguma coisa. O estudo da
motivação parte do estudo dos motivos ou necessidades humanas. Embora
profundamente diferentes entre si, as pessoas apresentam determinadas necessidades
humanas básicas, sendo elas:
• Necessidades Fisiológicas (ou vegetativas): São as necessidades vitais e
biológicas relacionadas com a sobrevivência da pessoa. Ex. necessidade de comer, de
beber água, de dormir, de exercício físico, de agasalho, etc.
• Necessidades de Segurança: São as necessidades relacionadas com a
proteção contra perigos reais ou imaginários. São também relacionadas com a
sobrevivência da pessoa, mas são mais psicológicas que biológicas. Ex. necessidade de
fugir do perigo, desejo de proteção e segurança, estabilidade no emprego, etc.
• Necessidades Sociais: São relacionadas com a vida associativa com
outras pessoas. São necessidades de cunho social. Ex. Desejo de amor, de afeição, de
participação no grupo social, amizades, etc.
• Necessidades de Estima: São relacionadas com o amor-próprio e com a
auto-avaliação que a pessoa tem a respeito de si própria. Ex. desejo de auto-confiança,
de reputação, de reconhecimento, de prestígio, etc.
• Necessidades de Realização: São relacionadas com o auto-
desenvolvimento da pessoa em direção à sua máxima realização. Ex. Auto-realização,
auto-satisfação, etc. Constituem as necessidades humanas mais sofisticadas, mais
elevadas e espiritualizadas.
Todas as necessidades humanas básicas estão situadas em uma hierarquia,
onde as necessidades mais elevadas predominam sobre as mais baixas, como na
pirâmide das necessidades de Maslow, a seguir:
Realização
Estima
Sociais
Segurança
Necessidades Fisiológicas
4. Liderança
Quanto maior a presença dos três fatores, tanto maior a possibilidade de que o
líder possa exercer efetiva influencia sobre seus subordinados.
Existem três tipos de liderança, a saber:
5. Coordenação
Quanto mais um controle permite corrigir falhas atuais e prevenir contra futuras
falhas, tanto melhor ele será.
Elementos do Controle
Tipos de controle
Áreas de controle
O controle atua em todas as áreas e em todos os níveis da empresa.
Praticamente todas as atividades de uma empresa estão sob alguma forma de controle ou
de monitoramento. Monitorar alguma atividade é acompanhá-la externamente para
verificar o seu andamento.
As principais áreas de controle na empresa são:
Estruturas Organizacionais
1. Conceito de Estrutura Organizacional
A Palavra estrutura significa a disposição ou ordem das partes que compõem um
ser vivo, um edifício, um livro, etc. Significa também a disposição ou ordem dos órgãos ou
cargos que compõem uma empresa.
As empresas são constituídas de pessoas e recursos agrupados em órgãos. A
composição dos diversos órgãos é denominada estrutura organizacional.
Estrutura organizacional é a maneira como a empresa agrupa e reúne pessoas
e órgãos dentro de escalões hierárquicos (níveis de autoridade) e de áreas de atividade
(departamentos, por exemplo). Assim, a estrutura organizacional pode ser vista sob dois
aspectos diferentes: o vertical e o horizontal, como se fosse um gráfico de dupla entrada.
No aspecto vertical estão os diferentes níveis de autoridade ou escalões
hierárquicos: no nível mais elevado, a diretoria, depois a gerencia, a chefia, a supervisão
e os diversos funcionários. Cada um desses escalões possui autoridade sobre o escalão
inferior e assim por diante.
No aspecto horizontal estão as diferentes áreas de atividade da empresa: a
área técnica (ou seja, a de produção, administrando os recursos materiais), a área
mercadológica (ou seja, a de marketing, administrando os recursos comerciais ou
mercadológicos), a área financeira (administrando os recursos financeiros) e a área de
pessoal (administrando os recursos humanos).
O grau de desdobramento desses aspectos verticais e horizontais depende do
tamanho da empresa: quanto maior a empresa, maior o número de níveis hierárquicos e
maior o número de departamentos. Quanto menor a empresa, menor os desdobramentos
verticais e horizontais, até o ponto em que a empresa seja tão pequena que apenas uma
pessoa possa dar conta de todo o recado, como é o caso das empresas individuais.
2. Níveis Hierárquicos
Estrutura Funcional
Representa o tipo de estrutura oposta à estrutura linear. Em vez de basear-se na
autoridade linear, única e exclusiva, a estrutura funcional baseia-se na autoridade do
especialista, que tem o conhecimento técnico, mas não o comando e a decisão. Cada
chefe se dedica a uma especialidade, e cada pessoa pode subordinar-se
simultaneamente a vários chefes, dentro da especialidade de cada um. Se um operário,
ao trabalhar com uma máquina, tem um problema de falta de matéria-prima, ele se
reporta ao Chefe de Manutenção; se tem um problema de peça que sai defeituosa da
máquina, ele se reporta ao Chefe de Controle de Qualidade; se tem um problema de
quantidade de produção, ele se reporta ao Chefe de Produção, etc.
Estrutura Linha-Staff
É um tipo de estrutura organizacional mais complexo, pois reúne características
da estrutura linear e da estrutura funcional. É, portanto, um tipo misto de estrutura que
aproveita as vantagens da linear e da funcional, procurando reduzir as desvantagens de
cada uma delas.
Na estrutura linha-staff coexistem órgãos de linha (órgãos de ação e decisão que
estão diretamente relacionados com os objetivos da empresa) e órgãos de staff (órgãos
de apoio e suporte – quês estão indiretamente relacionados com os objetivos da
empresa).
Neste sentido, os órgãos de produção e de vendas constituem os órgãos de
linhas na grande maioria das empresas. Os demais órgãos (de finanças, de pessoal, etc.)
constituem geralmente os órgãos de staff.
Além do aspecto de relacionamento (direto ou indireto) com os objetivos principais
da mesma, há o aspecto do tipo de autoridade de linha e de staff.
A autoridade de linha (autoridade linear), conforme vimos na Estrutura Linear, é
uma autoridade hierárquica (baseada na hierarquia de autoridade), total (autoridade única
e não dividida) e absoluta. É a autoridade de comando, de decisão e de ação. É a
autoridade que transmite ordens aos subordinados e espera sua obediência.
A autoridade de staff (autoridade funcional), conforme vimos na Estrutura
Funcional, é uma autoridade de especialista (baseada na especialidade e no
conhecimento técnico), parcial (autoridade compartilhada com outros especialistas de
outras áreas) e relativa. É a autoridade que transmite aconselhamento, recomendação,
parecer técnico, consultoria e assessoramento e que nem sempre espera o seu
atendimento.
Assim, a estrutura Linha-Staff é uma combinação da Estrutura Linear com a
Estrutura Funcional: nela coexistem a hierarquia (característica fundamental da primeira)
e especialização (característica fundamental da segunda).
4. Departamentalização
5. Organograma
Organograma (organo = órgãos + grama = gráfico) é o gráfico que representa a
organização de uma empresa, ou seja, a sua estrutura organizacional. Existem três tipos
básicos de organograma a saber:
• Organograma Clássico: É, basicamente, um organograma composto de
retângulos (que representam os cargos ou órgãos) que são ligados entre si por linhas
(que representam as relações de comunicação entre eles). Quando as linhas são
horizontais, elas representam relações laterais de comunicação. Quando são verticais,
representam relações de autoridade (do superior sobre o subordinado) ou relações de
responsabilidade (do subordinado ao superior). O que não está ligado por nenhuma linha
não tem relação entre si.
Exemplo:
•
Exemplo:
• Organograma Circular: É aquele elaborado em círculos concêntricos que
representam os diversos níveis hierárquicos traçados em linhas pontilhadas ou
tracejadas. As linhas cheias representam os canais de comunicação existentes entre os
órgãos (ou cargos). Os órgãos são representados por retângulos ou círculos. À medida
que se aproximam do centro, os níveis hierárquicos são gradativamente mais elevados.
No centro do organograma fica o órgão de cúpula da organização.