A DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS HISTRICOS E A GESTO ELETRNICA

DE DOCUMENTOS PARA DISPONIBILIZAO ON LINE

PENA, M. G.*
SILVA, A.C.**

RESUMO

Este trabalho trata da digitalizao de documentos histricos e como esses

documentos podem ser disponibilizados on line atravs de uma Gesto Eletrnica de
Documentos eficiente. Nosso trabalho demonstra como a tecnologia pode encurtar
tempo e espao na pesquisa documental.

Palavras-chave: digitalizao; documentos histricos; gesto eletrnica.

1. A HOMEM E A HISTRIA

O homem durante sua existncia sempre sentiu a necessidade de conhecer

suas origens e de onde ele veio. Com o passar do tempo essa necessidade foi se
tornando cada vez mais intensa e o pouco conhecimento que tinha de si j no era o
bastante para o homem. Acreditamos que foi dessa necessidade mais aflorada que
surgiu a Cincia Histria que vai investigar o passado a procura da origem das
muitas identidades desse homem.
O historiador como um detetive do passado que tem uma busca incessante
por pistas que o aproxime de uma resposta para suas indagaes. Para isso o
historiador deve ir atrs de fontes histricas que muitas vezes pedem ser escritas ou
pintadas e at mesmo esculpidas. Algumas dessas fontes muitas das vezes no
tiveram sua origem para servir de testemunha do passado, mas no por isso que
*

Graduado em Anlise de Sistemas UFJF. Desenvolvedor WEB do Ncleo de Tecnologia da

Informao da FAA
**
Graduado em Histria - CESVA/FAA. Secretrio do Centro de Documentao Prof. Rogrio da Silva
Tjader CESVA/FAA
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se deve desconsider-las. Para Bloch o historiador deve tomar cuidado com as

verdades absolutas, pois o mesmo fato pode ser interpretado de vrias maneiras, de
acordo com o interesse de quem narrou tal fato ou at mesmo de quem leu. O
conhecimento histrico se estrutura numa constante indagao a essas fontes
(BLOCH, 2001)1.
Com o passar do tempo o homem se aprimorou em muitas coisas, se
espalhou por vrios continentes, se comportou de vrias formas diferentes, acreditou
em coisas diferentes, assumiu para si a devoo de vrios deuses ou mesmo um s.
Isso fez com que ele se tornasse mais complexo no seu modo de viver, de encarar o
mundo que o cercava. Assim sendo a cincia que investiga o homem no tempo
tambm teve que se aprimorar dividindo-se em muitas especialidades (BARROS,
2004)2.
Para Barros o historiador vem se tornando cada vez mais um especialista em
determinados assuntos. Segundo o autor supracitado a Histria se dividiu em vrios
campos, vrias abordagens diferentes. Mesmo se dividindo dessa maneira a Histria
necessita cada vez mais de comprovao do que se estuda.

2. A NECESSIDADE DAS FONTES PARA A PESQUISA HISTRICA

O grande problema que um historiador pode enfrentar a falta de fontes. Sem

as mesmas ele fica desguarnecido de informaes. As vezes as fontes existem, mas
no esto organizadas, catalogadas ou mesmo disponveis. Foi tentando minimizar
este problema que surgiram museus, arquivos, bibliotecas e, mais recentemente, os
centros de documentao. No entanto, os mesmos, se no possurem um sistema
organizacional e de consulta rpido e eficiente, no lograro bons resultados e seu
trabalho ficar comprometido. Marilena Leite Paes explica as vrias formas de
atuao desses rgos que, segundo ela, ao longo do tempo muito se

BLOCH, Marc. Apologia da Histria ou o ofcio de historiador. Rio de Janeiro. Jorge Zahar Ed,
2001. p. 70.
2
BARROS, Jos DAssuno. O Campo da Histria. Especialidades e Abordagens. Petrpolis, Ed.
Vozes, 2004. p. 10.
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modernizaram. utilizando a mesma autora que nos referimos a necessidade de um

servio prtico e organizado (PAES, 2005)3.
Todo documento, quando produzido, tem suas finalidades especificas e
entre essas no figura a de servir como testemunha histrica. O documento tem
valor histrico quando este serve para satisfazer as perguntas de um objeto de
pesquisa. Exemplo, um livro de registro de nascimento pode passar anos sem
despertar o menor interesse, mas se for relevante para algum pesquisador
comprovar o matrimnio de algum ou mesmo se lhe for interessante saber quantos
casamentos houveram em determinado ms, isso far com que o mesmo livro
outrora sem importncia ganhe um valor imenso.
Para Ciro Cardoso o surgimento dos Annales, movimento fundado por Marc
Bloch e Lucien Febvre, a noo de documento histrico vem se ampliando muito.
Segundo ele todos os vestgios do passado so considerados matria prima para o
historiador (CARDOSO, 1997)4. Isso trs para a Histria uma nova perspectiva
documental e uma transformao na viso tradicional da historiografia. Todavia no
podemos esquecer nunca que o objeto de estudo do historiador o homem. As
fontes so indcios das facetas deste homem (BLOCH, 2001)5.

3. A TECNOLOGIA A SERVIO DA HISTRIA

Para Luciano R. Figueiredo, no que diz respeito ao uso da Informtica na

Histria, possvel uma discusso em dois nveis.
O primeiro se refere sua instrumentao stricto sensu, ou seja,
procedimentos tcnicos possveis (e disponveis) da mquina para
operacionalizar pesquisa e ensino. O segundo se projeta no tratamento de
dados de pesquisa que permitem visualizar graficamente indicador, projetar
realidades, estabelecer crtica textual amparado por parmetros
predefinidos e tantos outros aplicativos que, em sntese, multiplicam o

PAES, M. L. Arquivo. Teoria e Prtica. Rio de Janeiro, FGV, 2005. p. 35.

CARDOSO, Ciro Flamarion e MAUAD, Ana Maria. Histria e Imagem: Os Exemplos da Fotografia
e do Cinema. In: CARDOSO, Ciro Flamarion e VAINFAS, Ronaldo (orgs) Domnios da Histria.
Ensaios de Teoria e Metodologia. Rio de Janeiro, Ed. Campus. 1997. p. 402.
5
BLOCH, Marc. Op Cit. p. 55.
4

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alcance qualitativo da pesquisa, graas ao emprego de um programa que a

6
mquina executa (FIGUEIREDO, 1997) .

trabalhando com essa viso que o mesmo Figueiredo justifica amplamente

os benefcios que a Informtica trouxe Histria desde a simplicidade de redigir um
texto at o armazenamento de dados e no mesmo trabalho que ele atribui ao
rpido desenvolvimento dessas tecnologias o barateamento desses equipamentos e
conseqentemente

uma

popularizao

dos

mesmos.

Essa

popularizao

proporcionou um acesso muito maior s informaes. Mesmo os pases pobres do

mundo j tm acesso informtica e internet. Foi exatamente com o surgimento
da internet que a relao entre os conhecimentos se tornou mais estreita; embora
sendo mais impessoal, as informaes perderam a limitao de tempo e espao.
Hoje vivemos uma verdadeira revoluo digital. Os computadores se tornaram
ferramentas importantssimas para todos os ramos da cincia atravs do
desenvolvimento de softwares especficos cada vez mais detalhistas. Encontramos
hoje uma infinidade de perifricos e equipamentos que podem ser conectados uns
aos outros facilitando a troca de informaes. Um bom exemplo disso a cmera
digital que possibilita ao usurio escolher ou descartar a melhor imagem que lhe
convier, descarreg-las em um computador, assistir na televiso ou ainda guard-las
em um pequeno carto de memria.
Assim sendo, a tecnologia se tornou poderosssima aliada da Histria no que
diz respeito preservao e transmisso de informaes. Hoje muitos museus,
arquivos e bibliotecas tm optado por digitalizar seus documentos mais antigos e
raros com a finalidade de preservar as informaes contidas neles uma vez que o
papel tem uma tendncia natural a se degenerar.
J mais tradicional a tcnica da micro filmagem. Helosa Bellotto discute a
problemtica deste mecanismo muito eficiente na preservao de informao que
o micro filme. Ela nos fala da problemtica de se adotar polticas de microfilmagem
para grandes quantidades de documentos, pois este ainda um procedimento
financeiramente caro. Segundo ela mesma, esta preservao eficiente esbarra no
problema da acessibilidade para pesquisadores de diversas partes do mundo.

FIGUEIREDO. Luciano R. Histria e Informtica: O Uso do Computador. In CARDOSO, Ciro

Flamarion e VAINFAS, Ronaldo (orgs) Domnios da Histria. Ensaios de Teoria e Metodologia. Rio
de Janeiro, Ed. Campus. 1997. p. 421.
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A questo est intimamente ligada ao problema da acessibilidade aos

arquivos a apresenta vrios aspectos que convm explicitar. A par das
condies tcnicas, jurdicas, administrativas e financeiras da
microfilmagem, ela se reveste de princpios polticos, ticos e cientficos que
fazem com que haja duas opinies quase irreconciliveis entre as vrias
direes arquivsticas da Amrica, Europa, sia e frica: os que so a favor
de uma poltica restritiva e os que apiam uma poltica liberal em relao
microfilmagem de seus respectivos acervos (BELLOTTO, 2005)7.

Como vimos acima este ainda um problema recorrente no meio cientfico

que divide opinies de especialistas no assunto. Algumas autoridades arquivsticas
ainda se retm quando o assunto disponibilizar grande quantidade de informao
atravs de um procedimento to caro. Para eles deve-se haver uma seleo e dar
prioridades. Em contraposio encontramos outros com os quais nos aproximamos
em ideologias que afirmam que a documentao conservada nos arquivos, antes de
ser um bem nacional, faz parte do patrimnio cultural comum da humanidade8. Da
conclumos que o processo de digitalizao mais eficiente no sentido de quebrar
uma srie de barreiras: operacionais, financeiras, espao-temporais e etc. A mesma
autora no trecho abaixo chama a ateno dos arquivistas atuais para a importncia
da informtica.
A Informtica, entendida como tcnica que permite a produo e o
tratamento acelerado da informao pro meio de operaes eletrnicas e
mecnicas, tem hoje nos arquivo marcada presena. A tecnologias
aumentaram muito a capacidade da sociedade de gerar, reunir, recuperar,
examinar e utilizar dados com objetivos os mais variados, apresentando
ainda vantagem de possibilitar o acesso informao a distncia e de nos
ajudar a eliminar dados/informaes redundantes, suprfluas, irrelevantes
(BELLOTTO, 2005)8.

Podemos observar nos dias atuais que esse avano da tecnologia s tem
proporcionado uma melhor realizao dos servios a serem desenvolvidos, quer na
rea de preservao, quer na conservao ou na disponibilizao das fontes.
preciso que os profissionais e entidades da rea atentem para esse acontecimento.
inquestionvel o fato de que, queiramos ou no, a tecnologia rompeu com
os esquemas tradicionais relacionados com a informao e com o
documento, como resultado dos avanos obtidos na rea das
comunicaes, da utilizao de novos equipamentos e materiais distintos
dos convencionais.
(...)
A partir dos anos 80, a exploso do uso de microcomputadores em todas as
suas verses e aplicaes, das mais simples, como e edio de textos, at
7

BELLOTTO, H. L. Arquivos Permanentes. Tratamento Documental. Rio de Janeiro, FGV, 2005. p.

280.
8
Idem, p. 282.
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as mais complexas, vem-se constituindo no mais fantstico de todos os

instrumentos facilitadores do armazenamento, tratamento e recuperao de
informaes.
(...)
Entre as mais recentes tecnologias produzidas no mundo encantado da
informtica podemos mencionar: o tratamento digital de imagens, seu
armazenamento em disco ptico, que possibilita no s sua rpida
recuperao, como sua visualizao em vdeo ou ainda sua impresso em
99
papel, muitas vezes com qualidade superior aos originais (PAES) .

J nos dias atuais encontramos uma srie de instituies que vm realizando

projetos de digitalizao de seus acervos. Vale ressaltar que para elas essa
operao ainda muito delicada, pois esbarram no problema de terem que custear
manuteno fsica do material e ainda dispor de pessoal tcnico e qualificado para a
digitalizao. Uma sada para essas instituies tem sido as parcerias feitas com
empresas privadas e at mesmo pbicas. O avano na informtica possibilita-nos
hoje uma grande troca de informaes. Hoje o material pode ser melhor catalogado
atravs de bancos de dados facilitando a consulta aos interessados. Algumas
dessas instituies j esto alm do que se imaginava at vinte anos atrs. Muitas
esto alm da digitalizao: esto disponibilizando parte de seu acervo digital por
meio da internet. Esse realmente um avano gigantesco na tentativa de quebras
as barreiras entre o pesquisador e o material o qual ele precisa pesquisar. Hoje a
consulta on-line j uma realidade. No Brasil ainda so poucas as instituies que
dispem desse recurso, mas principalmente universidades tm se empenhado cada
vez mais em tornar este servio acessvel ao pblico.

4. O CASO DO CENTRO DE DOCUMENTAO HISTRICA PROF. ROGRIO

DA SILVA TJADER

Foi pensando em tudo o que foi exposto acima que idealizamos e

concretizamos atravs Centro de Ensino Superior de Valena mantido pela
Fundao Educacional Dom Andr Arcoverde, o funcionamento de um Centro de
Documentao Histrica voltado para o atendimento com utilizao do servio
digital. Nossa proposta foi criar um sistema de acesso rpido, simples, eficiente e
financeiramente vivel. Para isso optamos pela digitalizao e disponibilizao on-

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line de documentos ligados Histria da Instituio. Para a realizao de tal servio

observamos que a digitalizao dos documentos escritos e fotogrficos tambm
exige algumas regras bsicas para a sua realizao eficiente.
Uma srie de cuidados bsicos requerida no processo de digitalizao,
como por exemplo:
I. Respeito s dimenses do documento e todas as suas caractersticas
fsicas, evitando-se cortes no texto e nas assinaturas, bem com nas
margens do papel para se permitir a correta identificao e autenticidade
do documento;
II. Busca de uma qualidade superior para a imagem digitalizada, que
precisa ser clara e ntida;
III. Oferecer um sistema de identificao e busca das imagens que seja ao
mesmo tempo rpido e claro, com identificadores objetivos e sucintos.

A escolha dos documentos a serem digitalizados feita atravs de critrios

que favorecem a praticidade do servio e desperte o interesse de pesquisadores
para a Histria da Regio do Vale do Paraba Fluminense com nfase para o
Municpio de Valena. Todos os documentos so divididos em Fundos e dentro
deles podem ser encontrados livros, ofcios, fotografias e cartas. Como j
observamos antes, no podemos classificar tais fundos por grau de importncia.
Nossa escolha sempre pela operacionalidade do servio que passa por assinatura
de convnios, autorizao dos detentores dos direitos de imagem, higienizao,
identificao e catalogao dos documentos.
Sabemos que o documento importante em funo do objeto de pesquisa de
quem o procura. Por isso, no podemos criar uma hierarquia para as diversas fontes
documentais que encontramos. Se assim fosse, seriam descartados documentos
hoje considerados secundrios, mas que, com o decorrer do tempo, se tornariam
mais importantes por terem cado no interesse de algum pesquisador.
Ao pesquisador so oferecidas informaes bsicas do documento tais como:
autor, data da produo do documento, tipo de documento, a quem se destina, o
proprietrio dos direitos de imagem e um pequeno resumo do contedo.
Enfim, espera-se que o Centro de Documentao Histrica venha a se tornar
uma referncia na pesquisa do Vale do Paraba, suprindo uma lacuna h muito
9

PAES, M. L. Op Cit. p. 158.

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sentida na regio, uma vez que sabemos da existncia de uma variedade

documental existente principalmente em Valena, mas que no se encontram
disponveis para o pesquisador, seja pelo fato de os documentos pertencerem a
particulares, pelo estado precrio de conservao em que se encontram ou mesmo
pela falta de catalogao ou pelo desconhecimento a respeito de sua existncia. Ao
buscamos, identificarmos, digitalizarmos e disponibilizarmos tais documentos, toda a
comunidade cientfica e acadmica da regio ir conquistar um grande e valioso
acervo que possibilitar, mediante tcnicas avanadas e rpidas de consulta e
utilizao, o instrumental necessrio para novas pesquisas e o aumento do interesse
pela regio.
Sabemos, ainda, que um dos grandes problemas dos arquivos e centros de
documentao a questo do espao fsico para armazenamento dos documentos
que so produzidos, amide, todo dia. Em funo disso, o armazenamento
eletrnico viabiliza uma praticidade e uma economia de espao e mesmo de tempo
inconcebvel alguns anos atrs. lgico que no se trata de descartar o documento
tradicional e/ou o original, mas de tornar prtico o seu armazenamento e consulta,
permitindo uma velocidade e eficincia nos mesmos que, difcil ou mesmo
impossivelmente, ocorreria utilizando-se o suporte tradicional. E ainda precisamos
levar em conta o fato de que, utilizando-se o suporte eletrnico, teremos a imagem
do documento original que, por sua vez, estar melhor preservado por no ser
manuseado constantemente pelos pesquisadores. o que ser tratado a seguir.

5. GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS

Atualmente, presenciamos uma sociedade com sede de informao em que a

realidade informacional nos deixa atordoados e perplexos com as inmeras
possibilidades de gerir a informao documental.
A humanidade gerou a mesma quantidade de informao nos ltimos 50 anos
que nos 5 mil anos anteriores. Este nmero duplicar nos prximos 26 meses. Em
2010, a informao duplicar a cada 11 horas.

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Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, implica,
em mdia, 10 mil imagens de documento. Um CD-R pode armazenar at 650 MB de
informao, que corresponde a 13 mil pginas de documentos.
Segundo uma pesquisa nos EUA, as organizaes criam cerca de 1 bilho de
pginas de papel por dia. Este total constitudo por 600 milhes de pginas de
relatrios impressos, 234 milhes de fotocpias e 24 milhes de documentos
diversos. Isso s nos Estados Unidos. Ainda neste ano, cerca de 600 peta bytes de
dados estaro armazenados em formatos legveis por computador. Esta quantidade
no representa 5% de dados do mundo. Para se ter uma idia deste volume, um
peta byte equivale a 1024 terabytes, ou 20 bilhes de imagens. Um terabyte de
informao em linha reta poderia dar 56 voltas na Terra, numa extenso de 2,4
milhes de quilmetros.
Foi atravs do Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos que muitas das
organizaes do World Trade Center conseguiram retomar as suas atividades, aps
a completa destruio fsica das suas instalaes, em 11 de Setembro de 2001.
neste sentido, levando em linha de conta a produo da informao documental,
analgica e digital, que as organizaes produzem, e as dificuldades associadas
sua gesto, recuperao, digitalizao, segurana e otimizao, que surgiu em
meados da dcada de 80, o Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos (GED).

6. O QUE SISTEMA DE GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS (GED)

O GED visa gerir o ciclo de vida das informaes desde a sua criao at ao
seu arquivo, de forma bastante verstil.
No desenvolvimento de projetos de GED, visa-se implementar sistemas de
informao eficazes para proceder gesto eletrnica de informao textual e
imagens contidas, reduzir o tempo gasto em atividades dirias de produo,
localizao e distribuio documental, assegurar as informaes registradas
preservando os documentos, dinamizar e democratizar o acesso e racionalizar a
ocupao espacial de grandes massas documentais suportadas em papel. Estes
fatores favoreceram o uso desta tecnologia na gesto da informao documental.

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As informaes podem estar, originalmente, suportadas em medias

analgicos e/ou digitais. Ou seja, as informaes podem ser criadas em papel,
revistas em papel, processadas a partir de papel e arquivadas em papel. Podem
ainda, serem criadas em medias eletrnicas, revistas a partir de medias eletrnicas,
processadas a partir destes medias e arquivadas eletronicamente.
Existem ainda situaes em que pode haver combinaes de medias
analgicos e digitais. Por exemplo, informaes criadas e revistas em sistemas
eletrnicos so impressas com vista ao seu processamento e arquivo em papel; ou
criadas e revistas em suporte de papel para ento serem digitalizadas por meio de
um scanner e processadas e arquivadas eletronicamente.
Ter um GED significa ter nas mos a capacidade de gerir todo o capital
intelectual da organizao. O GED controla o contedo de todas as informaes
no-estruturadas das organizaes: isso significa 80% das informaes que
utilizamos no nosso dia-a-dia. Os outros 20% de contedo so estruturados, ou
seja: encontram-se em bases de dados.
Tecnologias, como workflow, document imaging, documentmanagement e
outras, foram sendo agregadas ao GED na medida em que, surgiu a necessidade de
ferramentas mais completas para o gerenciamento de documentos.
O conceito de GED um leque em constante abertura, devido s muitas
tecnologias relacionadas. No princpio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente
a digitalizao de um documento em papel atravs de um scanner. Assim, o
documento poderia ser visualizado no monitor do computador. Mas, atualmente, a
maioria das organizaes tem uma imensa quantidade de documentos que j
nascem eletrnicos: so documentos em word, excel, desenhos de engenharia, emails, etc.
Este novo mundo de documentos digitais, sem gesto, implica muitas cpias
de diversas verses, duplicao de documentos, provocando uma m utilizao do
espao em discos e custos desnecessrios no armazenamento. Para controlar este
imenso mundo de informaes digitais, quer sejam ou no originalmente eletrnicas,
o conceito de GED ampliou-se automaticamente.
Gerir documentos cuidar de toda a vida informacional da organizao. Os
sistemas de Gesto Eletrnica de Documentos alm de gerirem documentos
implementam categorizao de documentos e controlam nveis de segurana.

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O GED gera como produto final uma Biblioteca Digital, tendo como
vantagens:
I. As bibliotecas digitais (por serem virtuais) alcanam usurios em todo
o mundo (e quando dizemos todo mundo porque hoje temos uma
internet sem limites e fronteiras).
II. Ferramentas de pesquisa e fcil navegao (o tempo gasto na
pesquisa de um arquivo em um acervo impresso infinitamente
superior ao tempo gasto em uma pesquisa no GED na verdade a
pesquisa no GED demora alguns poucos segundos);
III. Informaes disponveis 24 horas por dia (fim dos horrios de abrir e
fechar das bibliotecas tradicionais);
IV. Fcil e rpida atualizao;
V. No desgaste do material (imagine um livro sendo manuseado por
milhares de pessoas certamente com o tempo iria danificar o
material. J o GED, o acesso dos bits das informaes no se
desgastam).

7. PROPOSTA DE METODOLOGIA PARA IMPLEMENTAO DE GED

Para implementar um GED necessrio compatibilizar os novos sistemas aos

j existentes nas organizaes. O processo de implementao necessita de
hardware e software especfico, como scanners para captao de imagens, discos
pticos para armazenamento, placas de otimizao do trfego da rede. Deste modo,
os sistemas de gesto de documentos de imagem e as bases de dados textuais
apresentam-se como uma alternativa para organizaes com grande volume de
documentos. Esta opo visa no somente proporcionar ao utilizador uma maior
flexibilidade na recuperao de documentos, mas tambm permitir melhor
administrao e racionalizao do volume de documentos, que geralmente ocupa
grandes reas. O sistema deve permitir o tratamento, tanto de documentos
impressos, microfilmes, mapas, entre outros, assim como de documentos
eletrnicos. Uma vez atualizadas as bases de dados e a informao no

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estruturada, os documentos armazenados tornam-se disponveis aos utilizadores

para consulta e recuperao atravs dos terminais da rede de computadores.
A estrutura de armazenamento das informaes, estruturadas e noestruturadas, utiliza basicamente um sistema de base de dados relacional e um
gestor de base de dados textuais, alm de um conjunto de arquivos para
informaes especficas, tais como: imagens dos documentos, som, animaes e os
prprios documentos eletrnicos. Deste modo prope-se uma metodologia para
implementao de um GED, sintetizando as etapas mais utilizadas pelos
profissionais envolvidos nos projetos de GED. uma metodologia para estruturar o
processo de gesto da informao. Esta metodologia, quando aplicada, dever
assegurar a racionalizao dos fluxos de deciso dentro da organizao,
introduzindo tecnologia de forma segura e atendendo satisfatoriamente os clientes
internos e externos da organizao, na Gesto Eletrnica de Documentos tentativa
de minimizar os efeitos negativos na introduo da tecnologia (paradoxo da
produtividade tecnolgica). Esta metodologia comporta basicamente 4 etapas, a
seguir descritas:
I. Levantamento dos dados e informaes;
II. Anlise do Sistema;
III. Projeo das necessidades tecnolgicas;
IV. Implementao do projeto tecnolgico de GED.

I. Levantamento dos dados e informaes - Aps a identificao da

primeira etapa, inicia-se a obteno de dados e informaes na
organizao/biblioteca. Nesta fase, extremamente importante
analisarmos os tipos de documentos envolvidos, volumes, quem tem
acesso a estes, principais utilizadores, necessidade de manuteno
do original (papel), o seu nvel hierrquico na organizao
(estratgico, ttico ou operacional), entre outros aspectos. Estes
dados e informaes esto na base do subsdio do projeto, mas
tambm

viabilizao

deste,

atravs

de

urna

anlise

de

custo/benefcio. Alm de dados pertinentes a volumes e valores

envolvidos, deve-se verificar os tempos inerentes s diversas
atividades, procurando frisar os tempos de fluxo das informaes e
da sua recuperao.
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O levantamento dos dados para a implementao de um GED facilitado

quando a anlise feita, observando trs conceitos prticos: processos,
qualidade e controle. Um processo, neste caso, qualquer conjunto de
condies ou causas que operam juntas para produzir um determinado
resultado. A qualidade refere-se s caractersticas do processo que est a
ser estudado. Controle significa manter o processo dentro dos limites,
fazendo com que este ocorra de maneira desejada, atravs da observao
das suas caractersticas e da adoo de medidas corretivas, quando estas
forem necessrias (ROSETTO, 1997)10.

Quando se faz este tipo de levantamento necessrio observar os

seguintes pontos relacionados com a informao na organizao:
como criada e recebida a informao; como acrescentada e
disposta no contexto, juntamente com outras informaes, como
documentada para uso posterior; e como armazenada e
pesquisada.
II. Anlise do Sistema - Nesta etapa, depois de obtidos os dados e as
informaes, avalia-se a efetiva aplicabilidade da tecnologia. Neste
ponto especfico do projeto de implementao, consideram-se as
solues hbridas, atravs da integrao de diferentes tipos de
medias, tais como microfilmes e discos pticos para uma mesma
aplicao ou projeto.
Hoje em dia, as organizaes procuram solues hbridas para a
gesto do seu repositrio documental. Esse aspecto muito
importante, principalmente levando em considerao que, a
constante evoluo dos medias implica futuras migraes para
outros medias, procurando assegurar que os documentos continuem
legveis. Outro aspecto a ser analisado a questo legal que nos
prende a medias mais tradicionais, como papel e as formas micro
grficas, mesmo estando conscientes que estes medias tradicionais
no permitem acesso simultneo, mltiplos ndices, disponibilizao
remota, facilidade de backup, caractersticas que favorecem
plenamente as solues eletrnicas. Assim sendo, nessa fase,
diferenciam-se os diversos documentos da organizao, onde, por
10

ROSETTO, M. Os Novos Materiais Bibliogrficos e a Gesto da Informao: livro eletrnico e

biblioteca eletrnica na Amrica Latina e Caribe. Cincia da Informao, Braslia, v. 26, n. 1, p. 54-64,
1997.
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exemplo: os documentos com valor legal e/ou histrico ficam em

papel, documentos de longo prazo de reteno, mas com baixo
volume de acesso, ficam em medias micro grficos e documentos
com alto ndice de acesso ficam em medias eletrnicos. Desta
forma, procede-se tambm preservao das fontes bibliogrficas
de maior Gesto Estratgica de Sistemas de Informao consulta.
Esta separao tambm analisada de acordo com o valor da
informao. S as condies que justificam o emprego de
tecnologias eletrnicas faro parte da estratgia, conseguindo-se
uma

relao

custo/benefcio

condizente

com

os

aspectos

socioeconmicos da organizao. A anlise de um GED visa

tambm eliminar os processos sobrepostos e/ou ineficientes,
tornando mais fcil a tomada de deciso. Esta etapa muito
importante porque analisa o ponto de vista global da organizao e a
sua estratgia, levando em considerao os propsitos e a relao
funcional de cada unidade da organizao e o seu fluxo de
informao.
III. Projeo das necessidades tecnolgicas - S aps a definio clara
das necessidades e premissas do projeto que o processo de
especificao e seleo de produtos/solues deve ser iniciado, pois
somente a partir daqui possvel obter uma definio das tecnologias
necessrias. nesta fase que ocorre o detalhe efetivo do projeto com
a

caracterizao

dos

recursos

de

hardware

(scanner,

armazenamento, exibio, impresso, redes de comunicao),

software (produto, estrutura de indexao, gesto de medias),
servios de digitalizao, customizao de produtos e formao dos
utilizadores para a implementao do projeto.
IV. Implementao do projeto de GED - Nesta fase feita
implementao do projeto, visando-se a instalao do hardware,
software, desenvolvimento ou compra da aplicao, converso dos
documentos, produo assistida e formao dos utilizadores. Este
ltimo, em especial, decisivo para que o projeto no seja invalidado
pela resistncia cultural das organizaes. Em funo da amplitude
de fornecedores de GED, principalmente, hardware, software e
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servios, necessrio procurar solues integradas ou que permitam

integraes. A metodologia proposta apresenta, de certa forma, um
ciclo entre as respectivas etapas, ou seja, em cada ciclo poder
haver um reincio na primeira etapa.

8. SUTE DE PRODUTOS PARA GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS

Os produtos abaixo listados foram utilizados na digitalizao de documentos

do Centro de Documentao Histrica Prof. Rogrio Tjader da Fundao
Educacional D. Andr Arcoverde.

Equipamento
para scanear

Banco de
Dados

Servidor de
dados

Sony
CyberShot 7.2 MP
(Optical
Zoom
3x)

MySql 5.0

Linux RadHat

Hardware

Ferramenta de
Desenvolvimento

Pentium II
256 MB
memria
HD ATA 40
GB

Apache 2.0
PHP 5.0
HTML
JavaScript
Ajax

Scaner Genius
Color Page Vivid
III

9. CONSIDERAES FINAIS

Acreditamos por tudo o que foi exposto acima que o servio de digitalizao
de documentos uma alternativa vivel aos muitos problemas existentes quando o
assunto preservao e disponibilizao de documentos. Em nosso trabalho
apresentamos as justificativas para se adotar esse servio que cada vez se mostra
essencial aos arquivos, museus e bibliotecas. O mundo moderno nos trs essas
solues, embora ainda exista resistncia por profissionais mais conservadores.
Nosso objetivo com esse trabalho no o de descartar o material fsico, mas sim
criar mecanismos que auxiliem na preservao dos mesmos, uma vez que o servio
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digital diminui o contado do pesquisador com o documento e facilitar a sua

disponibilizao e acessibilidade.
Ainda hoje no Brasil a tecnologia no acessvel a todos, mas acreditamos
que proliferao de locais de acesso a internet voltadas para o pblico facilite esse
trabalho. Hoje j encontramos muitas universidades no Brasil que dispem de
laboratrios de informtica com acesso a internet aos seus alunos. Esse fator
contribui muito para a pesquisa cientfica, uma vez que 80% dela feita dentro das
universidades. Deste modo, eliminamos o fator transporte para os pesquisadores,
fator este que encarece demanda mais tempo para a realizao de seus trabalhos.
Embora seja eficiente o processo de digitalizao e disponibilizao on-line de
documentos, ele requer um certo aparato tcnico e metodolgico para sua
consecuo, ou seja, a elaborao de um projeto, a escolha de um equipamento
eficiente e prtico, entre outras necessidades. Acreditamos que a instituio que
pretende realizar estes servios deve cumprir no mnimo estes requisitos para lograr
xito em seu trabalho.
Servimo-nos deste artigo para mostrar que a tecnologia j nos dias atuais
uma poderosa aliada da cincia. Em especial mostramos que a Histria muito se
beneficia com os avanos tecnolgicos se forem respeitados alguns critrios
bsicos. Com ao auxilio da tecnologia o problemas de espao e tempo so
minimizados.

ABSTRACT

This work treats of the scanning of historical documents and as those documents
they can be available on line through an Electronic Administration of Documents
efficient. Our work demonstrates as the technology it can shorten time and space in
the documental research.
Key-words: scanning, historical documents, electronic administration.

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