ALMOXARIFADO

Prof. Cosme Srgio

RECURSOS MATERIAIS
So tambm denominados recursos fsicos e
englobam todos os aspectos materiais e fsicos que a
empresa utiliza para produzir:

Prdios
Ferramentas
Matrias-primas
Equipamentos

Instalaes
Materiais
Mquinas

A EMPRESA COMO SISTEMA

AMBIENTE
ENTRADA

PROCESSAMENTO

SADA

RETROAO

SISTEMA DE PRODUO
ENTRADA E
FORNECEDORES

DEPSITO DE
PRODUTOS
ACABADOS

ALMOXARIFADO DE
MATRIAS
PRIMAS

PRODUO

SADAS
CLIENTES

INTERDEPENDNCIA ENTRE OS SUBSISTEMAS DO SIST. DE PRODUO

SISTEMA DE PRODUO

A MANEIRA PELA QUAL A EMPRESA ORGANIZA SEUS

RGOS E REALIZA SUAS OPERAES DE
PRODUO. (Chiavenato)

INTERDEPENDNCIA ENTRE OS TRS SUBSISTEMAS

DO SISTEMA DE PRODUO

SUBSISTEMAS:
ALMOXARIFADO DE MATRIA PRIMA - Recebe e estoca as
matrias primas e as fornece produo.
PRODUO Transforma as matrias primas em produtos
acabados.
DEPSITO DE PRODUTOS ACABADOS Estoca os produtos
acabados e os fornece aos clientes.
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FLUXO DE MATERIAIS
PROCESSO PRODUTIVO
ALMOX.

MATRIAS
PRIMAS

PREPARAO

INJEO

PRMONT.

MONT.

DEPSITO

PRODUTOS
ACABADOS

MATERIAIS EM PROCESSAMENTO
MATERIAIS SEMI-ACABADOS
MATERIAIS ACABADOS(COMPONENTES)

Tipos de Almoxarifados

1) Almoxarifados de matrias-primas:
- Materiais diretos: so aqueles que entram diretamente na
elaborao e transformao dos produtos, ou seja, todos os materiais
que se agregam ao produto, fazendo parte integrante de seu estado.
Podem tambm ser itens comprados prontos ou j processados por
outra unidade ou empresa.Ex. borracha (composio do pneu)
- Materiais indiretos (auxiliares) : so aqueles que ajudam na
elaborao, execuo e transformao do produto, porm diferenciam
dos anteriores pois no se agregam ao produto, mas so
imprescindveis no processo de fabricao. Ex. estopa usada na
limpeza do molde que far o pneu.
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Tipos de Almoxarifados
2) Almoxarifados de produtos em processos (intermedirios) :
so os itens que entraram no processo produtivo, mas
ainda no so produtos acabados.
Nota: Os estoques de produtos acabados matrias-primas e
material em processo no podem ser vistos como
independentes. Quaisquer que forem as decises sobre um
dos tipos de estoque, elas tero influncia sobre os outros
tipos de estoques. Esta regra s vezes esquecida nas
estruturas de organizao mais tradicionais e
conservadoras.
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Tipos de Almoxarifados
3) Almoxarifado de manuteno: o local onde esto as
peas de reposio, apoio e manuteno dos
equipamentos e edifcios ou ainda os materiais de
escritrio papel e caneta usados na empresa.

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Administrao de Materiais
DEFINIO
A Administrao de Materiais definida como sendo um
conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma
empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a
suprir as diversas unidades, com os materiais
necessrios ao desempenho normal das respectivas
atribuies.
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OUTRA DEFINIO
Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa
garantia de existncia contnua de um estoque, organizado
de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem,
sem tornar excessivo o investimento total.
O grande objetivo da administrao de materiais poder
determinar qual a quantidade ideal de material em estoque
que permita satisfazer a demanda, mantendo o nvel de
servio ofertado ao cliente e, ao mesmo tempo, minimize os
custos de estoque e otimize o giro de estoque.

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ADMINISTRAO DE MATERIAIS
Diagrama seqencial
COMPRAS

PROGRAMAO

RECEPO

ALMOXARIFADO

MOVIMENTAO
E TRFEGO
DEPSITO DE
PRODUTOS
ACABADOS

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SUPRIMENTOS
Serve para designar todas as atividades que visam ao
abastecimento ou fornecimento de materiais
produo.
COMPRAS

RECEPO

ALMOXARIFADO

MOVIMENTAO
E TRFEGO

PROGRAMAO

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Catalogao de material:
Catalogao de material: a
funo responsvel pela
identificao, classificao,
codificao, cadastramento e
catalogao propriamente dita de
todos os itens necessrios
produo, venda, consumo ou
movimentao dos bens.
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IDENTIFICAO DOS MATERIAIS

o primeiro e o mais importante passo para a classificao
dos materiais e consiste na anlise e no registro dos
principais dados individualizadores que caracterizam e
particularizam um material em relao ao demais materiais
existentes na empresa.
Nome bsico: a denominao mais simples do material.
Nome modificador: a denominao do nome bsico e
destina-se estabelecer a individualizao de cada um dos
itens portadores do mesmo nome bsico.
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CLASSIFICAR MATERIAIS SIGNIFICA:

Ordenar segundo critrios pr-estabelecidos,
agrupando-os conforme as suas caractersticas ou
em funo de sua aplicao, sem contudo causar
confuso ou disperso no espao e/ou alterao da
qualidade, em virtude de aproximao ou contatos
com outros materiais de fcil combusto,
decomposio, deteriorao, etc.

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CLASSIFICAO DE MATERIAIS
GRUPO
F
0
1
2
3
4
5
6
7

DESCRIO
Normas fundamentais
Metais Ferrosos
Metais no ferrosos
Elementos roscados
Componentes mecnicos
Componentes eltricos
Ferramentas
Material de escritrio
Materiais de manuteno
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CODIFICAO
Consiste na atribuio de um cdigo
representativo dos elementos identificadores do
item, que simboliza a identidade do material.

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REQUISITOS DOS SISTEMAS DE

CODIFICAO
Identificar e classificar todos os itens existentes no
presente.
Ser Expandido para identificar e classificar todos os
itens que forem necessrio no futuro.
ser Breve e impessoal.
permitir um certo grau de Memorizao.
Unicidade, no possibilitar que dois itens diferentes
tenham o mesmo cdigo.
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CADASTRAMENTO E CATALOGAO
CADASTRAMENTO: o registro de todos os itens de
uso normal dentro da organizao, produtivos ou no
produtivos; em ordem alfabtica e por cdigo.
CATALOGAO: a criao de catlogos onde devem
constar todos os itens de uso normal na organizao.
uso normal = itens padronizados

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PADRONIZAO DE MATERIAIS
a anlise dos materiais facilitando o seu
intercmbio, o seu multiuso, sua multiaplicao,
favorecendo a compra de lotes mais significativos,
reduzindo a estocagem com relao a diversificao,
aumentando o seu giro de estoque.
PADRONIZAO PODE SER:
mtodo, processo, tipos, dimenses, qualidade,
desempenho etc.
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Inventrio Fsico
O inventrio fsico geralmente efetuado de dois
modos: peridico ou rotativo.
O Inventrio peridico (ou geral) quando em
determinados perodos normalmente no
encerramento dos exerccios fiscais, ou duas vezes por
ano faz-se a contagem fsica de todos os itens de
estoque. Ex. A empresa "x" determina a parada de todo
o processo operacional da empresa (recebimento,
produo e despacho) por um ou dois dias e rene toda
sua equipe para contagem fsica de todos os itens do
estoque, sem sofrer qualquer interferncia e sem erros.
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Inventrio Fsico
O inventrio rotativo quando permanentemente se
contam os itens em estoque. Neste caso faz-se um
programa de trabalho de tal forma que todos os itens
sejam contados pelo menos uma vez dentro do perodo
fiscal (normalmente de um ano). Uma de suas principais
caractersticas o aprimoramento contnuo da
confiabilidade. No inventrio rotativo no precisa que
seja feita nenhuma parada no processo operacional, pois
ele concentra-se em cada grupo de itens em
determinados perodos.
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 Nota!!! Este procedimento mais vantajoso e mais

econmico em razo de no haver necessidade de
paralisao da fbrica, de permitir melhores condies e
tempo para anlise de problemas ou causas de ajustes,
bem como por aperfeioar o sistema de controle.

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Ex. A empresa "y" possui 50 tipos de materiais diferentes em

estoque. Adotando o inventrio rotativo, ela conta em janeiro
a quantidade existente de um grupo de 20 de seus itens, em
maio conta um grupo de mais 10, em setembro mais 15 e em
novembro mais 5. Essa diviso de meses e quantidades feita
de acordo com o que seja mais conveniente para cada
empresa, que realizar seu planejamento conforme suas
necessidades. Se essa mesma empresa "Y" adotasse o modelo
de inventrio peridico, esses 50 itens seriam todos contados
nos ltimos dias de dezembro, de uma s vez.
26

GESTO DE ESTOQUES

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O ARMAZENAMENTO

Movimentao e Armazenagem de Materiais

Atributos da armazenagem e movimentao fsica dos
materiais:
Recebimento, conferncia e aceitao dos materiais; Identificao
dos materiais;
Transporte e movimentao fsica dos materiais para as reas de
armazenagem;
Armazenamento dos materiais;
Controle de localizao fsica dos materiais;
Fornecimento dos materiais;
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Trs fatores influem na produtividade dos

almoxarifados
Eficcia na utilizao dos equipamentos de movimentao
e transporte;
Utilizao de pessoal qualificado e treinado para realizar
as operaes internas;
Maximizao do uso do espao cbico disponvel.

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Otimizao da operao de um armazm caractersticas operacionais:

Acessibilidade;
Equipamentos de movimentao e armazenamento;
Tipos de embalagem utilizadas no armazenamento.

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Princpios do transporte e da movimentao:

Reduzir custos;
Aumentar a produtividade;
Aumentar a capacidade de utilizao do armazm;
Melhorar a segurana com a reduo dos riscos de
acidentes e utilizao de critrios de ergonomia com a
finalidade de reduzir a fadiga dos trabalhadores;
Melhorar o fluxo dos materiais no armazm, envolvendo o
recebimento, a movimentao e a expedio.
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O ARMAZENAMENTO

Na definio do local adequado para o armazenamento

devemos considerar:
Volume das mercadorias / espao disponvel;
Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);
Nmero de itens;
Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc;
Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens;
Velocidade necessria no atendimento;

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Arranjo Fsico (Layout)

O espao fsico
organizacional
influi no trabalho
desenvolvido
pelos indivduos
dentro da
empresa

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Arranjo Fsico (Layout)

Estabelecido a partir do estudo do sistema de
informaes relacionado com a distribuio dos mveis,
equipamentos e pessoas
Maior economia e produtividade
Pode influir na motivao

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LAYOUT
posio relativa das reas de Trabalho
posio das Mquinas
posio dos Pontos de Armazenamento
posio do Trabalho Manual ou Intelectual
posio dos Meios de Suprimento
posio dos Acessos s reas de armazenamento e de
servios

tudo dentro do fluxo do trabalho

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LAYOUT
Layout corresponde ao arranjo dos diversos postos
de trabalho nos espaos existentes na organizao
e envolve:
a) preocupao de melhor adaptar as pessoas ao
ambiente de trabalho segundo a natureza da
atividade desempenhada;
b) arrumao dos mveis, mquinas, equipamentos,
matria-prima.
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O sistema de estocagem
O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas
tcnicas imprescindveis na Adm. de Materiais. As
principais tcnicas de estocagem so:
a) Carga unitria: carga constituda de embalagens de
transporte que arranjam o acondicionam uma certa
quantidade de material para possibilitar o seu manuseio,
transporte e armazenamento como se fosse uma unidade.
A formao de carga unitria se atravs de pallets.

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38

 Pallets um estrado de madeira padronizado, de diversas

dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so
1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se
adequar aos diversos meios de transportes e
armazenagem;

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40

b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para

materiais de pequenas dimenses, como parafusos,
arruelas, e alguns materiais de escritrio; materiais em
processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos
e materiais utilizados na sua construo sero os mais
variados em funo das necessidades especficas de cada
atividade.

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c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a

materiais de tamanhos diversos e para o apoio de
gavetas ou caixas padronizadas. Tambm como as
caixas podero ser construdas de diversos materiais
conforme a convenincia da atividade. As prateleiras
constitui o meio de estocagem mais simples e
econmico.

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43

d) Raques: Ao raques so
construdos para
acomodar peas longas e
estreitas como tubos,
barras, tiras, etc.

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e) Empilhamento: Trata-se
de uma variante da
estocagem de caixas para
aproveitamento do
espao vertical. As caixas
ou pallets so
empilhados uns sobre os
outros, obedecendo a
uma distribuio
equitativa de cargas.
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f) Container Flexvel: uma

das tcnicas mais
recentes de estocagem,
uma espcie de saco
feito com tecido
resistente e borracha
vulcanizada, com um
revestimento interno
conforme o uso.(ex.
gros e p)
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Logstica
Logstica um ramo da gesto cujas atividades esto voltadas
para o planejamento da armazenagem, circulao (terra, ar e
mar) e distribuio de produtos.
Objetivos
Um dos objetivos mais importantes da logstica conseguir criar
mecanismos para entregar os produtos ao destino final num
tempo mais curto possvel, reduzindo os custos. Para isso, os
especialistas em logstica estudam rotas de circulao, meios de
transportes, locais de armazenagem (depsitos) entre outros
fatores que influenciam na rea.

Outro Conceito:
A Logstica a rea da administrao que cuida do transporte e
armazenamento das mercadorias.
Logstica o conjunto de Planejamento, Operao e Controle do
Fluxo de Materiais, Mercadorias, Servios e Informaes da
Empresa, integrando e racionalizando as funes sistmicas
desde a Produo at a Entrega, assegurando vantagens
competitivas na Cadeia de abastecimento e a consequente
satisfao dos clientes.

Logstica Histrico:
A palavra Logstica vem do Francs "logistique", que deriva
de "loger" (colocar, alojar, habitar). Este termo
originalmente sigificava o transporte, abastecimento e
alojamento de tropas. Est relacionada com a palavra
"lodge" (que uma palavra mais antiga em ingls, mas tem
a mesma origem latina). "Logistics" apareceu na lngua
ingles pela primeira vez no sculo 17.

Logstica Histrico:
O conceito de logstica evoluiu da necessidade militar de
abastecer tropas que se movem da sua base para uma posio
avanada.
Nos antigos imprios Grego, Romano e Bizantino, existam
oficiais militares com o ttulo de 'Logistikas', responsveis pelos
assuntos de finanas e distribuio de suprimentos. O
dicionrio Oxford define logstica como "o brao da cincia
militar relacionado com a procura, manuteno e transporte de
materiais, pessoal e recursos.

Logstica Atualmente
A atual de logstica nos negcios
se desenvolveu na dcada de
1950. Isto foi devido
principalmente crescente
complexidade encontrada nos
negcios na gesto de materiais e
entregas de produtos em uma
cadeia de suprimentos cada vez
mais global, que requeria
profissionais especializadas.

Logstica:
O Council of Supply Chain Management Professionals define a
logstica como a parte do Gerenciamento da Cadeia de
Abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo e
armazenamento eficiente e econmico de matrias-primas,
materiais semiacabados e produtos acabados, bem como as
informaes a eles relativas, desde o ponto de origem at o
ponto de consumo, com o propsito de atender s exigncias
dos clientes.

Logstica

Todas as atividades envolvidas na

movimentao de bens para o lugar
certo no momento certo podem ser
ser descritas dentro dos termos
gerais "logstica" ou "distribuio".
O ato de supervisar ou gerenciar
esta atividade conhecida como
"gesto logstica".

Logstica

Os componentes de um sistema de logstica tpico so: atendimento

ao cliente, previso da demanda, comunicao da distribuio,
controle de inventrio, gesto de materiais, processamento de ordens
e partes, suporte de servio, seleo de planta e armazm, compras,
embalagem, gesto de bens devolvidos, disposio de sobras e
rejeitos, transporte e trfego, e armazenagem. Uma posio em uma
empresa pequena pode envolver todas estas atividades, enquanto o
trabalho em uma grande corporao pode significar estar envolvido
com uma nica ou algumas poucas reas. Em algumas organizaes, o
gerente de logstica pode ter responsabilidades alm das descritas
acima.

Logstica
Importncia
Com o desenvolvimento do capitalismo mundial, sobretudo a
partir da Revoluo Industrial, a logstica tornou-se cada vez
mais importante para as empresas num mercado competitivo.
Isto ocorreu, pois a quantidade de mercadorias produzidas e
consumidas aumentou muito, assim como o comrcio mundial.
Importante!!! Nos dias de hoje, com a globalizao da
economia, os conhecimentos de logstica so de fundamental
importncia para as empresas.

Custos de estoque
Custos relevantes (custos que so importantes para
determinar a poltica de estoques). Trs classes de custos
so importantes para determinar a poltica de estoques:
custos de pedido, custos de armazenagem e custos de
falta de estoque.

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Custos de Pedido
Os custos associados com a aquisio de mercadorias para o
reabastecimento de estoques so, em geral, uma fora
econmica significativa que determina as quantidades de
reposio. Quando um pedido de reabastecimento de estoque
colocado, incorre em custos relacionados ao processamento,
ao ajuste, transmisso, ao manuseio e ao pedido de compra.
Em resumo, os custos de obteno podem incluir:
O preo ou o custo de manufatura do produto para vrios
tamanhos de pedidos;
O custo de ajustar o processo de produo;
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Custos de Pedido
O custo de processar um pedido internamente;
O custo de transmitir o pedido para os pontos de
suprimento;
O custo para transportar o pedido;
O custo de manuseio dos materiais no ponto de
recebimento.

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Custos de armazenagem
Custos de armazenagem: encontrado pelo somatrio de: custos de
capital + custos com edificao + custos com manuteno + custos
com pessoal + custos de despesas diversas. Observe o que representa
cada um desses custos:
Custo de capital - juros, depreciao.
Custo com edificao - aluguel, impostos, gua, luz, conservao,
etc.
Custo com manuteno - deteriorao, obsolescncia,
equipamentos, etc.
Custo com pessoal - salrio, encargos sociais, vale transporte, etc.
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Custos de armazenagem
Existem duas variveis que oneram ainda mais esses custos:
Quantidade - grandes quantidades exigem maior nmero de
pessoal e equipamentos, aumentando em geral, o custo;
(veja que essa no a nica varivel que caracteriza a
ocorrncia dos custos de armazenagem).
Tempo - o tempo de armazenamento de um produto pode
pesar muito sobre o custo, pois aumenta o gasto com
pessoal e aluguel.
61

Custos de falta de estoques

Resultam quando a solicitao de um pedido ao
almoxarifado no pode ser atendida, portanto tendo que
recorrer a outras fontes de fornecimento acarretando maior
custo de aquisio.
Os custos de falta de estoques ocorrem quando um pedido
colocado mas no pode ser atendido pelo estoque ao qual o
pedido foi alocado. Nessa situao, necessrio que se
atenda a requisio utilizando outras fontes, o que,
certamente, apresentar maior despesa.
62

Relaes Interpessoais
(Positiva ou Negativa)
Onde houver pessoas, haver algum tipo de
relacionamento.
AutoConhecimento
Conhecimento
do Outro

Conflitos

Matrimnio /
Famlia
Grupo Religioso
Escola
Empresa

Competncia Interpessoal
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Os conflitos ocorrem porque

percebemos, pensamos, sentimos e
agimos de forma diferente uns dos
outros.

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65

Os conflitos so sempre
negativos?
A maneira pela qual um conflito resolvido influencia
os resultados que ele produz e os futuros episdios
de conflitos:
Construtivos (positivos ou funcionais)
Destrutivos (negativos ou disfuncionais)

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Exemplos de situaes que podem

gerar conflitos nas organizaes
Objetivos e interesses
antagnicos
Recursos compartilhados
Atividades interdependentes
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Condies que desencadeiam o

conflito
Percepo da incompatibilidade de
objetivos
Percepo da oportunidade de
interferncia
COMPORTAMENTO CONFLITIVO
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Resoluo dos Conflitos

Identificar o problema
Resolv-lo (discusso aberta)
Minimizar diferenas entre as partes
conflitantes
Enfatizar os interesses comuns

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Gesto de Conflitos nas Equipes

Por que surgem os conflitos?
Contradio entre o discurso e a
prtica organizacional,
Descrena nos propsitos da
organizao,
A composio das equipes de
trabalho: quanto mais heterognea for
uma equipe, maior a tendncia a
conflitos.
70

Gesto de Conflitos nas Equipes

Por que surgem os conflitos?
Diferentes formaes, experincias, vises de
mundo e diferentes personalidades.
Nota importante!!! nem sempre os conflitos se
originam da heterogeneidade da equipe, mas
podem se originar de fatores externos mesma
e exercem influncia em seu desempenho, tal
como a competitividade reinante no mundo
atual.

71

Qual o papel do lder em uma situao de

conflito em uma equipe?
O lder no deve fazer de conta que o conflito no
existe , mas deve tentar compreender os motivos que
levaram ao conflito e estimular a equipe na busca de
solues que valorizem as diferentes contribuies de
seus integrantes.
Importante!!! Alguns estudos encontraram evidncias
de que a confiana entre os membros da equipe e
entre o lder desta fundamental para o
comportamento criativo.

72

Competncia Interpessoal na resoluo

de conflitos
a habilidade de lidar eficazmente com
relaes interpessoais de acordo com trs
critrios:
Percepo acurada da situao interpessoal.
Habilidade de resolver realmente os problemas de tal
modo que no haja regresses.
Solues alcanadas de tal forma que as pessoas
envolvidas continuem trabalhando com eficincia.
73

DOIS COMPONENTES DA COMPETNCIA INTERPESSOAL

ASSUMEM IMPORTNCIA VITAL:
A PERCEPO (SELETIVA E SOCIAL)
A HABILIDADE PROPRIAMENTE DITA.
O processo da percepo precisa ser treinado para
uma viso acurada da situao interpessoal

74

PERCEPO SELETIVA
um processo que aparece na comunicao, pois os
receptores vem e ouvem seletivamente com base
em suas necessidades, experincias, formao,
interesses, valores, etc.

75

PERCEPO SOCIAL
A percepo social maneira pela qual as pessoas
formam impresses nas suas interaes. As
percepes podem ser corretas ou no, com impactos
diferenciados nas relaes interpessoais. Se corretas,
estabelece-se uma comunicao autntica; se
errneas; podem surgir problemas, provocando
relacionamentos precrios.

76

77

COMPETNCIA
C - conhecimento
H - habilidade
A - atitude

78

COMPETNCIA TCNICA
C.H.A em reas tcnicas especficas.
COMPETNCIA INTERPESSOAL C.H.A
nas relaes interpessoais

79

Inteligncia emocional
QI
QE

Inteligncia Emocional

RAZO

EMOO

Influencia as nossas respostas

comportamentais.
80

Inteligncia Emocional
a capacidade de lidar eficazmente com relaes
interpessoais e tambm com o seu prprio
comportamento.

81

Inteligncia Interpessoal

a habilidade de lidar eficazmente com

outras pessoas de forma adequada.

82

Inteligncia Intrapessoal
Auto- Conhecimento

Controle Emocional
Auto-Motivao

Saber reconhecer o sentimento quando eles

ocorrem.

83

84

Requisitos necessrios para a aquisio

da Inteligncia Emocional
Auto Conhecimento: Conhecer a si prprio / gerar auto
confiana.
Controle Emocional: Capacidade de gerenciar os
sentimentos.
Auto Motivao: Ter vontade de realizar, otimismo.
Reconhecer emoes nos outros: empatia.
Habilidade em relacionamentos interpessoais: aptido
social.

85

Empatia
a capacidade do ser humano de se
colocar no lugar do outro.

E A EMPATIA NAS
EMPRESAS?

A Revista EXAME:

EMPATIA E PRODUTIVIDADE

O conceito de empatia est relacionado capacidade

de ouvir o outro de tal forma a compreender o mundo a
partir de seu ponto de vista. No pressupe
concordncia ou discordncia, mas o entendimento da
forma de pensar, sentir e agir do interlocutor.
No momento em que isso ocorre de forma coletiva, a
organizao dialoga e conhece saltos de produtividade e
de satisfao das pessoas.
Silvia Dias Diretora de RH da Alcoa

"A empatia primordial para o

aperfeioamento da gesto de pessoas, pois
pressupe o respeito ao outro; em uma
dinmica que favorece o aumento da
produtividade.
Olga Lofredi Presidente da Landmark

Comunicao
Conceito
o processo mediante o qual um
emissor transmite uma mensagem
por meio de um canal para um
receptor.

91

92

Elementos da comunicao
Emissor Quem fala
Receptor- Que recebe/ouve
Canal Meio pelo qual a mensagem
transmitida
Mensagem Contedo especfico / cdigo
93

Comunicao
A comunicao no s uma
troca de mensagens.
uma construo de sentido.
A informao parte da
comunicao e no um
sinnimo.

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Processo de comunicao - cultura

Construo de sentido
DECODIFICAR
Canal

Emissor

95

A compreenso da mensagem
fechamento do elo. A
comunicao s se
concretizar se o receptor
souber decodificar a
mensagem.

96

Tipos de Comunicao

Verbais (oral ou escrita)

No verbais - Gestual
Consciente (fala) inconsciente (postura)
Formal: ofcios, memorandos, documentos oficiais.
Informal: contato espontneo entre os colegas de
trabalho, bate papo.
97

Comunicao Formal
O fato de conhecermos uma pessoa no
ambiente de trabalho, seja chefe ou pares no
quer dizer que a linguagem ser informal. Tudo
depende da situao, do momento, via de regra a
comunicao dentro da organizao deve ser
formal.

98

A comunicao verbal to importante

quanto a comunicao no-verbal

99

Comunicao interna (entre a organizao e

seus empregados)

Vertical: ascendentes e descendentes.

Ascendente: Flui dos empregados para a direo.
Descendente: Flui da direo para os
empregados.

Horizontal ou lateral: ocorre entre os

departamentos de mesmo nvel hierrquico
100

DEPARTAMENTO
FINANCEIRO

Comunicao vertical

Ascendente

Diviso de
Contabilidade

Diviso de
Tesouraria

Comunicao horizontal

Descendente

Custos

Anlise
Financeira

Crdito e
Cobrana

Caixa

Bancos

Contas a Pagar
101

Comunicao interna
Transversal ou Longitudinal se d em todas as direes, fazendo-se
presente nos fluxos descendente, ascendente e horizontal nas mais
variadas posies das estruturas ou da arquitetura organizacional. Esse
tipo de fluxo acontece nas organizaes orgnicas e flexveis que
permitem uma gesto mais participativa e integrada, criam condies
para que as pessoas passem a intervir em diferentes reas e com elas
interagir.
Circular abarca todos os nveis sem si ajustar s direes tradicionais.
Surge e se desenvolve muito mais nas organizaes informais e favorece
a efetividade no trabalho.

102

JARGO
Linguagem tcnica e especfica de determinados grupos
profissionais.
Dificulta a compreenso da mensagem.
Gria Profissional

103

104

Problemas Bsicos da Comunicao:

Distorcer o que vemos ou
ouvimos de acordo com
nossas necessidades e
experincias;
A incapacidade e a falta de
habilidade em ouvir. Ouvimos
apenas o que queremos;

Resistncia a mudanas,
rejeitamos novas ideias;
rudos,
Julgamentos e
preconceitos;
Dificuldades de
percepo;(problema
Semntico- cincia dos
Vocabulrio significados).
105

Canais de comunicao

No h um canal
que sirva para
todos os
pblicos, logo,
devemos ser
especficos!!!!!

106

107

MIX DE COMUNICAO COMUNICAO

ORGANIZACIONAL
Como objeto de pesquisa, a comunicao organizacional a
disciplina que estuda como se processa o fenmeno
comunicacional dentro das organizaes no mbito da
sociedade global. Por configurar as diferentes modalidades
comunicacionais que permeiam sua atividade, ela
compreende:
a comunicao institucional, a mercadolgica, a
comunicao interna e a comunicao administrativa.
108

COMUNICAO
INSTITUCIONAL
a responsvel direta, por
meio das estratgias, pela
construo e formatao de
uma imagem e identidade
corporativas fortes e
positivas de uma
organizao.
109

COMUNICAO MERCADOLGICA
responsvel por toda a produo
comunicativa em torno dos objetivos
mercadolgicos, tendo em vista a
divulgao publicitria dos produtos
em servios de uma empresa. Est
vinculada diretamente ao Marketing
de negcios.

110

COMUNICAO INTERNA
um setor planejado, com objetivos bem
definidos, para viabilizar toda a interao
possvel entre a organizao e seus
empregados, usando ferramentas da
comunicao institucional e at da
comunicao mercadolgica. A
Comunicao interna corre paralelamente
com a circulao normal da comunicao
que perpassa todos os setores de
organizao, permitindo seu pleno
funcionamento.
111

COMUNICAO ADMINISTRATIVA
aquela que se processa dentro da
organizao, no mbito das funes
administrativas; a que permite
viabilizar todo o sistema
organizacional, por meio de uma
confluncia de fluxos e redes.

112

Qualidade no atendimento Clientes

113

Atendimento ao Pblico
Conceito de atendimento
Corresponde ao ato de cuidar,
de prestar ateno s pessoas
que recebemos ou mantemos
contato.

114

Indicaes da Perda de Qualidade do

Atendimento Pblico
Tempo de espera na fila ou no atendimento telefnico.
Descortesia por parte do atendente.
Informaes erradas ou equivocadas.
No atendimento a real necessidade do cliente.
Desateno ou descaso por parte do atendente.

115

Quem so os
nossos clientes?

Internos
Externos

116

117

Atitudes para serem evitadas

- Apresentar-se com roupas inadequadas, transparentes,
ousadas, amassadas, sujas, informais demais.
- Chamar o cliente de meu amor, meu querido
- Trate pelo nome, ou chame de senhor ou senhora.
- Interromper a fala do cliente
- Demonstrar insegurana
- Mascar chiclete, etc.

118

Atendimento ao Pblico - relao entre

funcionrio e a opinio pblica

Fideliza o cliente

Afasta o cliente
119

Fatores que determinam a qualidade de um

servio.

o impacto que cada um causa no outro, pode ser

NEGATIVO ou POSITIVO, gerando distanciamento ou
aproximao entre as pessoas.

120

A
P
R
ES
E
N
T
A

P
E
S
S
O
A
L

CLIENTE

IMAGEM

121

Apresentao Pessoal
Aparncia: bom gosto e bom senso, roupa, calado,
penteado, adorno e higiene.
No atendimento direto a aparncia o primeiro impacto visual
e a primeira impresso do usurio sobre os atendentes.

122

ATENO
FATORES QUE CARACTERIZAM A ATENO:
Olhar para o cliente.
No interromper o cliente.
Utilizar sinceridade, preciso e verdade.
Demonstrar interesse em saber como pensa o
cliente.
Manter-se atualizado no assunto.

123

Cortesia

Atender cada um com interesse,

personalizando o atendimento.

Se o servidor aborda com

cortesia a todos os colegas,
superiores e clientes, melhora o
clima no ambiente de trabalho.

124

Tolerncia

Latim: Tolare (sustentar; suportar)

Grau de aceitao diante de uma atitude
contraria a sua forma de pensar.

125

Discrio
Atendimento simples e objetivo, sem chamar
muita ateno, reservado nas palavras e atos.
Sigilo profissional.

126

Conduta
Busque cumprir as regras, normas
e procedimentos da organizao.
Cuidado com o comportamento,
dentro e fora da organizao.

127

Objetividade

128

Atendimento x Procedimento
PROCEDIMENTOS DE
ATENDIMENTO

ATENDIMENTO

PERSONALIZADO
ATENO
CORTESIA
TOLERNCIA
DISCRIO
OBJETIVIDADE

PADRONIZADO
UNIFORME
UNIDADE
PASSO A PASSO
SCRIPT
TCNICA
129

Comportamento Defensivo

Diante de uma situao real ou imaginria, de perigo,

as pessoas mobilizam suas energias de auto-defesa
para enfrentar tal situao.
130

Comportamento Receptivo

Quanto mais o clima for receptivo, menos o receptor

distorcer o contedo da informao.
131

O OUTRO LADO DO ATENDIMENTO

Cdigo Penal:
Art. 331: Desacatar funcionrio no exerccio da funo ou em
razo dela:
Pena deteno de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos ou multa.
Desacatar: faltar com respeito, desprestigiar com palavras
ofensivas.

Relaes Pblicas
Corresponde as atividades para estabelecer e
manter a comunicao, a compreenso

mtua entre uma instituio pblica ou

privada e os grupos de pessoas a que
esteja diretamente ligada (Pblico alvo).

QUEM DESENVOLVE
ESSAS ATIVIDADES?

RELAES PBLICAS UMA

PROFISSO?

Curso de Nvel Superior de Comunicao Especializao em

Relaes Pblicas.
Resoluo Normativa define as funes e atribuies dos
profissionais de RP.

 s o profissional de Nvel
Superior que realiza Relaes
Pblicas?

Atores de Relaes Pblicas

Atendente
Relaes Pblicas
administrativa

Ator de RP
Funo

Qual o papel do Ator de RP?

Cuidar da formao da boa imagem
da organizao

Como desenvolver esse papel

com excelncia?

Perfil do cliente

Fazer forte conexo com o pblico alvo

Reconhecer suas necessidades
Atend-las e superar expectativas
Atravs dos Programas de planos de ao de RP.
FINALIDADE

MANTER A CREDIBILIDADE DA
ORGANIZAO

Atendimento x Procedimento
PROCEDIMENTOS DE
ATENDIMENTO

ATENDIMENTO

PERSONALIZADO
ATENO
CORTESIA
TOLERNCIA
DISCRIO
OBJETIVIDADE

PADRONIZADO
UNIFORME
UNIDADE
PASSO A PASSO
SCRIPT
TCNICA
141

Telemarketing
Telemarketing o termo que designa a promoo de vendas e
servios por telefone. Com o tempo, passou a designar
tambm servios de cobrana e outros, como atendimento ao
consumidor e suporte tcnico por telefone. Estes servios so
feitos por empresas especializadas em trabalhos de divulgao
e de orientao aos clientes em vrios segmentos do mercado
e utilizam em suas operaes, grandes ambientes
denominados call centers , centrais de atendimento, chamadas
de SAC (servio de atendimento ao cliente).

Tipos de telemarketing:
Receptivo (In Bound): o modo no qual os operadores
recebem as chamadas efetuadas pelos clientes (ou possveis
clientes) da empresa. Anteriormente era conhecido como
"Passivo".O termo In Bound significa literalmente "salto
para dentro" em ingls, ou seja, a iniciativa se d de fora da
empresa para dentro, o cliente liga para a empresa para
receber uma informao.

Tipos de telemarketing:
Ativo (Out Bound): o modo no qual os operadores ligam
para os clientes (ou possveis clientes) da empresa. Serve
em qualquer aplicao de Telemarketing, exceto no
atendimento a consumidores, que uma aplicao
rigorosamente receptiva. Pode-se afirmar que Out Bound
(literalmente "salto para fora"), significa que a ao se d
de dentro da empresa para fora. A empresa vai at o cliente
para obter informao ou efetuar uma venda.

A Teoria Geral da Administrao

(TGA)
o campo do conhecimento
humano que se ocupa do estudo da
Administrao em geral, no se
preocupando onde ela seja aplicada,
se nas organizaes lucrativas
ou no-lucrativas. A TGA trata
do estudo da Administrao das
organizaes.
145

Teoria Comportamental ou Behaviorismo:

surgiu a partir da Teoria das Relaes
Humanas, resultando em enfoque sociolgico e
motivacional, contribuindo para esta teoria ou
abordagem McGregor, Maslow e Herzberg.
A organizao visualizada como um organismo
social que tem vida e cultura prprias, onde se
desenvolvem estilos de administrao e sistemas
de organizao para lidar com as pessoas.
146

 Emerge, da, o comportamento organizacional,

fruto dos intercmbios e padres de
relacionamentos e expectativas das pessoas,
bem como os conflitos
entre objetivos organizacionais e
objetivos individuais dos participantes.

Motivao na contemporaneidade das

empresas
Maslow teve sua pirmide transformada, analisada e
criticada mas, os conceitos nela embutidos
continuaram intactos.
A partir de sua pirmide, muitos autores rescreveram
as necessidades humanas, reeditaram-na, porm as
cinco "necessidades" continuam intocveis:
necessidades fisiolgicas, de segurana, social, de
estima e de auto-realizao.
148

Pirmide de Maslow
N ecessidades de auto -realizao.
(Auto - desenvolvimento, criatividade e auto expresso )
N ecessidades de Estima.
(Auto - desenvolvimento, independncia,
reputao , etc)
N ecessidades So ciais.
(Aceitao , Amizad e, pertencer a um grupo)
N ecessidades de segurana
(Pro teo prpria e da famlia, estabilidade
no lar e no trabalho )
N ecessidades Fiso lgicas
(Sobrevivncia, alimentao, ro upa, mo radia
e co nfo rto , etc)

149

TEORIA DOS FATORES DE FREDERICK HERZBERG

150

TEORIA DOS FATORES DE FREDERICK

HERZBERG
Enquanto Maslow fundamenta uma teoria da
motivao nas diferentes necessidades
humanas (abordagem infra-orientada). Herzberg
alicera sua teoria no ambiente externo e no
trabalho do indivduo (abordagem extraorientada).

Teoria dos dois fatores (Herzberg)

Esta teoria assume que existem fatores intrnsecos que
esto relacionados com a satisfao no trabalho e
fatores extrnsecos associados com a no satisfao.
Fatores de Motivao ou de Satisfao (fatores
internos): referem-se s necessidades dos nveis mais
altos da pirmide de Maslow (estima, auto-realizao)
caractersticas de realizao, conhecimento,
desenvolvimento pessoal e auto-estima.
152

Teoria dos dois fatores (Herzberg)

Fatores Higinicos ou de Insatisfao (fatores
externos): referem-se s necessidades dos
primeiros nveis da pirmide de Maslow
(fisiolgicas, segurana, sociais) caractersticas da
superviso, relaes pessoais, condies de
trabalho e salrios.
Esta teoria ignora ainda totalmente os fatores
situacionais.
153

Teoria X e Y (Douglas McGregor)

A Teoria X (viso pessimista), pressupostos:
Os empregados no gostam de trabalho e tentam evit-lo
sempre que possvel.
Os empregados devem ser coagidos, controlados e
punidos para se atingirem os objetivos.
Os empregados evitam ter responsabilidades,
preocupam-se em ter uma direo formal que lhes diga o
que fazer.
A maior parte dos trabalhadores pe a segurana em
primeiro lugar e mostram-se pouco ambiciosos.
154

 A Teoria Y (viso otimista), pressupostos:

Para os empregados o trabalho to natural como o
lazer, o descanso e o jogo.
Os empregados praticam auto-direo e auto-controle
se esto comprometidos pelos objetivos.
Uma pessoa pode aprender e aceitar e at procurar
responsabilidades.
A capacidade de tomar decises inovadoras est
dispersa por toda a populao e no est
necessariamente concentrada na pessoa do gestor.
155

Importante!!!
O prprio McGregor acreditava que as preposies
da teoria Y eram mais vlidas que as da teoria X,
logo props idias tais como participao na
tomada de decises, trabalhos mais responsveis e
desafiadores e boas relaes de grupo. Todos
esses fatores melhorariam a motivao do
trabalhador.

A Teoria Comportamental resultou o movimento do

Desenvolvimento
Organizacional (D.O) no sentido de se obter mudan
as e flexibilidade organizacional, seus autores Chandler
e Burke.
Verificou-se que no basta apenas desenvolver um
treinamento ou adequao individual ou grupal, sem
provocar mudanas especficas, mas que
necessrio preestabelecer um padro de desempenho
e um programa coerente de mudanas de toda a
organizao (aes como diagnstico, planejamento,
implementao e avaliao).
157

 Guarda e conservao de materiais sob sua

responsabilidade

Tipos de Bens
Mveis, imveis, intangveis e semoventes
Bens mveis so todos os bens que por sua prpria
natureza, caractersticas de durao e valor, devam ser
controlados fisicamente e incorporados ao patrimnio da
Instituio. Esto divididos em: Permanente e Consumo.

INSTRUO NORMATIVA N 205/88.

Material de Consumo: aquele que em razo do seu uso corrente e
segundo a Lei 4320/64, perde normalmente sua identidade fsica
e/ou tem sua durao limitada a dois anos ou, ainda quando o custo
do controle seja superior ao risco da perda.
Bens Permanentes: no ser Bem de Consumo; no ser pea de
reposio; ter prazo de durao superior a 02 (dois) anos (Art. 15
2, Lei n 4320/64); devem ser tombados atravs de plaquetas
metlicas. Ex: Mveis e Utenslios, Equipamentos, Livros, Mquinas,
Mapas, Veculos etc.

INSTRUO NORMATIVA N 205/88.

Material - Designao genrica de equipamentos, componentes,
sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias-primas e
outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades
das organizaes pblicas federais, independente de qualquer
fator, bem como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem,
aparas, acondicionamentos, embalagens e resduos
economicamente aproveitveis.

Classificao dos Bens:

Ativo: Todo o material em uso.
Inativo ou Inservvel: aqueles no movimentados em um certo
perodo, comprovadamente desnecessrios para utilizao (ocioso,
recupervel, antieconmico, irrecupervel).

Bem ocioso embora em perfeitas condies de uso, no

estiver sendo aproveitado;
Bem recupervel a recuperao for possvel e o oramento
for inferior a cinquenta por cento de seu valor de mercado;

Classificao dos Bens:

Bem antieconmico a manuteno onerosa, ou rendimento
precrio, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro
ou obsolescncia;

Bem irrecupervel no puder ser utilizado por perda de suas

caractersticas ou em razo da inviabilidade econmica de
recuperao.

Patrimnio
Conceito: A concepo econmica de patrimnio sob o
aspecto cientfico, observando que os bens econmicos ou
riquezas conjuntas constituem todo Patrimnio
pertencente s pessoas naturais, s Entidades Pblicas,
Sociedades, Empresas Privadas, com ou sem personalidade
jurdica, e constituem os Patrimnios particulares.

164

 Em outras palavras: o conjunto das riquezas, dos bens

econmicos de uma pessoa, Entidade Pblica, Sociedade,
Empresa, etc. Podemos dizer tambm que o Patrimnio
de uma pessoa ou Entidade um complexo de bens
econmicos de que podem, de fato ou de direito, dispor
em seu prprio interesse. No podemos esquecer que o
Capital entendido com a fonte do Patrimnio

165

CONSTITUIO DO PATRIMNIO
Fazem parte dos bens
patrimoniais:
terras;
imveis;
mobilirios;
mquinas, motores e
aparelhos;
veculos ;

Aes;
bens de natureza
industrial e comercial;
Semoventes;
Aeronaves;
Equipamentos diversos;

166

DA MOVIMENTAO E CONTROLE (TOMBAMENTO)

Cumpre ao Departamento de Administrao de
material da Empresa ou rgo Pblico, no que concerne ao
material Permanente em uso, cuidar da localizao,
recolhimento, manuteno e redistribuio desse material,
assim como da emisso de Termos de Responsabilidade,
que contero os elementos necessrios perfeita
caracterizao do bem.
167

 Para efeito de identificao e inventrio, os materiais

permanentes recebero nmeros seqncias de registro
patrimonial:
a) o seu registro em livros prprios ou informatizao, ou seja,
o tombamento do bem;
b) O nmero de registro patrimonial dever ser aposto ao
material, em nmero seqencial para cada unidade,
mediante gravao, fixao de plaqueta ou etiqueta
apropriada, fixada em parte mais visvel do bem.
168

c) Termo de responsabilidade (documento que consolida a carga

patrimonial e efetiva a responsabilidade pela guarda e uso do
material pelo consignatrio;

d) Controle fsico (Lanamento em sistema prprio (Manual ou

Eletrnico) das caractersticas prpria do bem) Identificao.

169

No inventrio Constar:
Descrio padronizada;
Nmero de registro;
Valor (preo de aquisio, custo de produo, valor arbitrado ou
preo de avaliao);
Estado (bom, ocioso, recupervel, antieconmico ou irrecupervel);
Outros elementos julgados necessrios.
O bem mvel cujo valor for desconhecido ser avaliado tomando
como referncia o valor de outro semelhante ou sucedneo, no
mesmo estado de conservao e a preo de mercado.

171

 Nota!!!! Para equipamentos sensveis e de pequeno

porte no fixado a plaqueta, mas tem o mesmo
nmero seqencial controlado pelo Setor de
Patrimnio, gravado no bem (instrumental cirrgico,
odontolgico, etc).

172

173

Gesto eletrnica de documentos

ARQUIVO
Arquivo o conjunto de
documentos que,
independentemente da
natureza ou do suporte,
so reunidos por
acumulao ao longo das
atividades de pessoas
fsicas ou jurdicas, pblicas
ou privadas.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

175

Os conjuntos de atas de
reunies da Diretoria, de projetos
de pesquisa e de relatrios de
atividades, mais os conjuntos de
pronturios mdicos, de boletins
de notas, de fotografias etc.,
constituem-se o Arquivo de uma
Unidade por exemplo, e deve
naturalmente refletir as suas
atividades.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

176

 Arquivo o conjunto de
documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e
seus sucessores para efeitos
futuros.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

177

Termos derivados da palavra Arquivo:

1) Arquivonomia o conjunto de determinaes e
conhecimento para instalar, organizar e administrar os arquivos.
por assim dizer a viso de cima para baixo.
2) Arquivologia Este termo tem sido usado no s no sentido
de arquivonomia, como tambm para definir estudos sobre os
arquivos da antigidade.
3) Arquivstica a tcnica de se organizar os arquivos, isto ,
de se classificar, guardar, conservar e localizar os documentos,
quando desejados.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

178

Finalidade do Arquivo:
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio,
utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento
ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas
adequadas de acondicionamento, levando em considerao
temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar
os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de
documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a
atender rapidamente demanda pelas informaes ali
depositadas;

Prof. Cosme Sergio

(cosmesergio@gmail.com)

179

Conceitos Importantes!!!

INFORMAO ARQUIVSTICA A interpretao das

informaes registradas depende da relao das
mesmas com o contexto de sua produo.
COMUNICAO o ato ou efeito de transmitir,
fisicamente, de um ponto a outro de um indivduo a
outro a informao contida num documento ou num
conjunto de documentos.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

180

Segundo a Lei 8159/91

Art. 2 Consideram-se arquivos,
para fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de
carter privado e entidades privadas,
em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte de informao ou a natureza
dos documentos.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

181

Suporte de Documentos:
Suporte: Meio fsico no qual a
informao registrada. Entendese por suporte qualquer meio
utilizado para gravar a
informao.. Dentre os meios mais
utilizados, podemos destacar:
papel, disquete, disco rgido, CD,
DVD, pen drive, cartes de
memria e fita de vdeo (VHS).
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

182

Funo do Arquivo:
A funo bsica do
arquivo tornar
disponveis as
informaes contidas
no acervo documental
sob sua guarda
(Marilena Paes)
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

183

Informao?????
Informao: Idia ou
conhecimento. a noo, idia
ou mensagem contida num
documento. A informao, em
sua origem, aparece como idia
de algum e se transformar em
documento no momento em que
for registrada em um suporte.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

184

 Finalidades dos arquivos:

A principal finalidade
dos arquivos servir
administrao
(principal), constituindose com o decorrer do
tempo, em base de
conhecimento da
histria (secundria).
(Marilena Paes)
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

185

Segundo a Lei 8159/91

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto

documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos
de prova e informao.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

186

Ciclo Vital dos documentos / (teoria das 3 idades)

Segundo a Lei 8159/91:
Art. 8 - Os documentos pblicos so
identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
Logo, no Ciclo Vital dos documentos,
os arquivos passam por trs estgios
distintos de arquivamento, de acordo
com o uso que faz dos documentos.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

187

Valor dos Documentos:

VALOR PRIMRIO valor administrativo
- Documentos que servem de apoio s atividades da instituio;
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde;
- um valor temporrio;
VALOR SECUNDRIO valor histrico
- Documentos que preservam a memria/histria da instituio;
- Nem todo documento apresentar esse valor;
- um valor definitivo (permanente);
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

188

Arquivos Correntes ativos - dinmicos administrativos - 1

idade.

Constitudo de documentos em curso ou consultados

freqentemente, conservados em escritrios ou nas
reparties que os receberam e os produziram ou
em dependncias prximas de fcil acesso.
(Marilena Paes)
Segundo a Lei 8159/91:
Art. 8 - 1 consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao constituam objeto de consultas
freqentes.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

189

Arquivos Correntes ativos - dinmicos

administrativos - 1 idade.
Logo, o perodo durante o qual
os documentos ativos so
indispensveis e essenciais
manuteno das atividades
cotidianas de uma
administrao. Ex.: circulares,
boletins dirios, informativos,
etc. Logo, so muito usados pela
administrao.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

190

Arquivos Intermedirios semi-ativo 2 idade.

So constitudos de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que os
receberam e os produziram podem ainda solicit-los
para tratar de assuntos idnticos ou retomar um
problema novamente focalizado. No h necessidade
de serem conservados prximos aos escritrios. A
permanncia dos documentos nesses arquivos
transitria. Por isso so tambm chamados limbos
ou purgatrio. (Marilena Paes) Ex.: regulamentos,
estatutos, etc. Logo, apresentam pequena freqncia
de uso pela administrao.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

191

Segundo a lei 8159/91:

Art. 8 - 2 Consideram-se documentos

intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para a guarda
permanente.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

192

Arquivo Permanente Histrico 3 idade.

Constitudo de documentos
que perderam todo valor de
natureza administrativa, que se
conservam por seu valor
histrico ou documental e que
constituem meios de conhecer
o passado e sua evoluo
(Marilena Paes)
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

193

Segundo a Lei 8159/91:

Art. 8 - 3 Consideram-se
permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que
devem ser definitivamente
preservados.
Art. 10 - Os documentos de valor
permanente so inalienveis e
imprescritveis.

Prof. Cosme Sergio

(cosmesergio@gmail.com)

194

Avaliao a definio dos prazos de guarda e de

destinao final dos documentos. realizada por uma
Comisso de Avaliao e resulta na elaborao da tabela de
temporalidade da instituio, que dever ser aprovada por
uma autoridade competente da instituio para que possa
ser implementada.
Vantagens da Avaliao:
- Ganho de espao fsico;
- Facilidade na organizao e localizao dos documentos;
- Economia de recursos humanos e materiais.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

195

TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade
um instrumento arquivstico
resultante da avaliao, que
tem por objetivos definir prazos
de guarda e destinao de
documentos, com vistas a
garantir o acesso informao
a quantos dela necessitem.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

196

TABELA DE TEMPORALIDADE
Sua estrutura bsica deve
necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por
uma instituio no exerccio de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases
corrente e intermediria, a destinao
final eliminao ou guarda permanente
alm de um campo para observao
necessria sua compreenso e
aplicao.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

197

Prazos de guarda:
O prazo de guarda varia de documento para documento e
estar expresso na tabela de temporalidade da instituio.
Cumprimento do Ciclo Vital (transferncia / recolhimento /
eliminao)
- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e
intermediria.
- Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre
pelas fases intermediria e permanente.
Prof. Cosme Sergio
(cosmesergio@gmail.com)

198

 Transferncia: envio de documentos da fase corrente para

a fase intermediria.
Corrente
intermediria (transferncia)

Recolhimento: envio de documentos da fase corrente ou

intermediria para a fase permanente.
Corrente/intermediria
permanente (recolhimento)

Prof. Cosme Sergio

(cosmesergio@gmail.com)

199

Cdigos

Documentos

Correnteprazo de
guarda

Intermedirioprazo de
guarda

Destinao
final

020.1

Legislao de
pessoal

10 anos

10 anos

Guarda
permanente

023.11

Admisso de
pessoal

5 anos

47 anos

Eliminao

024.2

Frias

7 anos

Eliminao

026.13

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao

029.11

Freqncia

5 anos

47 anos

Eliminao

029.7

Greves

5 anos

5 anos

Guarda perm.

071

Normas internas

Enquanto
vigorar

Guarda perm.

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Observao

opcional a alterao do suporte

(microfilme) eliminando-se os
originais aps 5 anos de
arquivamento na fase
intermediria.

200

Protocolo:
Protocolo: o controle da
tramitao dos
documentos que tramitam
no rgo, de forma a
permitir a sua rpida
localizao e informao
aos interessados. uma
atividade tpica da fase
corrente.
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201

Atividades de Protocolo:
Recebimento entrada do documento;
Registro cadastro dos dados do
documento. Atribui-se um nmero de
acompanhamento ao documento
(protocolizao) em um sistema que
permitir o controle de sua tramitao.
Autuao formao/abertura de
processo

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202

Atividades de Protocolo:
Classificao separao por assunto
Expedio/Distribuio encaminhamento do
destinatrio, de forma que o mesmo possa circular
pela organizao (tramitao), a fim de atingir os
objetivos para os quais foi criado.
Controle / Movimentao controle da
tramitao ou andamento. Consiste em identificar
os setores por que passam os documentos, de
forma a recuper-lo com rapidez, quando
necessrio, bem como identificar possveis atrasos
na tramitao destes.
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203

Documentao particular/sigilosa/ostensiva
No podem ser abertos pelo
protocolo, devendo se
encaminhados diretamente ao
destinatrio, so eles:
- Documentos particulares;
- Documentos sigilosos;
Nota!!! Os documentos que
podem ser abertos pelo protocolo
so chamados ostensivos.
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204

Automao

Automao a adoo de equipamentos que

substituem o trabalho manual nos arquivos,
garantindo resultados mais precisos, rpidos e
eficientes.
Um sistema informatizado de protocolo, em
substituio ao livro manual de protocolo, ainda
utilizado por algumas instituies, por exemplo,
facilitar a localizao de determinados
documentos, alm de permitir o
acompanhamento on-line da tramitao dos
mesmos pelos diversos interessados dentro da
instituio.
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205

DOCUMENTOS
DIGITAIS
Documentos armazenados
em meio eletrnico ou
digital e que exijam
equipamentos e programas
que permitam sua leitura e
decodificao que permitam
o acesso s informaes nele
contidas.
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206

CRIAO DE
DOCUMENTOS DIGITAIS
Utilizao de programas
ou softwares especficos;
Utilizao de Sistemas
Gerenciadores de Bancos
de Dados;
Por meio da digitalizao.
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207

DIGITALIZAO
a converso de
documentos em meio
analgico (papel,
microfilme ou fitas de
vdeo)para o formato
digital, por meio de
equipamentos eletrnicos.
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208

VANTAGENS DA DIGITALIZAO

Facilita o acesso aos

documentos;

Permite acesso
simultneo aos
documentos.
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209

PRESERVAO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Exige backups frequentes;

Exige a migrao de suportes;
Exige a atualizao de formatos.

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