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Sumrio

Introduo ............................................................................ 3
Conceitos .............................................................................. 4
Uma breve histria do papel .................................................... 5
Principais caractersticas do papel ............................................. 7
Alguns tipos de deteriorao .................................................... 9
Preparao dos documentos para microfilmagem e digitalizao . 15
Metodologia ......................................................................... 16

Manual Tcnico de
Preservao e Conservao

Procedimentos bsicos de conservao ................................... 30

Documentos Extrajudiciais
CNJ

Diretrizes para a implantao de um centro de preservao e

conservao ........................................................................ 38

Guarda em Depsito ............................................................. 31

Transporte do acervo ............................................................ 35

Perfil de atuao a ser observado para os profissionais de

preservao e conservao .................................................... 39
Apoio para a atividade .......................................................... 40
Referencial terico ................................................................ 44

Jayme Spinelli
Emiliana Brando
Camila Frana

2011

Introduo

Conceitos

Este trabalho apresenta-se como um guia introdutrio

preservao e conservao de documentos, neste caso os
extrajudiciais, pertencentes a todos os cartrios existentes na
regio da Amaznia Legal Brasileira, sob a jurisdio do C N J.

Preservao

Visa proporcionar informaes e critrios profissionais para

preservao e conservao, adequadas documentao existente
e, aos estabelecimentos que os abriga.

Conservao Preventiva

Inicia com a explicao sobre a natureza e as caractersticas mais

importantes do material, o papel, enquanto suporte original dos
documentos.
O termo documento, ainda que o seu uso corriqueiro esteja
associado idia de fonte textual, tem sentido forte de
informao e, aplica-se a livros, revistas, jornais, selos,
fotografias, monumentos, edifcios etc. A origem latina do termo
(doccere) indica que o documento aquilo que informa alguma
coisa a algum.

Em um sentido geral, trata-se de toda a ao que se destina

salvaguarda dos registros documentais.

um conjunto de medidas e estratgias administrativas, polticas

e operacionais que contribuem direta ou indiretamente para a
conservao da integridade dos acervos e dos prdios que os
abrigam. So aes para adequar o meio ambiente, os modos de
acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a
degradao.
Conservao reparadora
Trata-se de toda interveno na estrutura dos materiais que
compem os documentos, visando melhorar o seu estado fsico.
Higienizao

O crescimento acelerado, tanto quanto o acmulo, de informaes

impressas nos mais diversos suportes, impulsionaram o progresso
de estudos e pesquisas que propiciam o aperfeioamento e a
execuo dos princpios da preservao e da conservao
preventiva, entendida como um conjunto de diretrizes e
estratgias, baseadas em estudos de ordem administrativa,
poltica e operacional, que contribuem direta e indiretamente para
a permanncia da integridade dos documentos e dos edifcios que
os abriga, em seus mais distintos ambientes.
Com a questo da preservao introduzimos a da segurana,
entendida como o conjunto de elementos que formam um plano
definido para gerenciar, impedir danos e combater os agentes
prejudiciais as documentaes e as suas instituies. Neste
seguimento temos como ferramenta de estudo, pesquisa e
aplicabilidade o trabalho Gerenciamento de riscos salvaguarda
e emergncia, publicado recentemente pela Biblioteca Nacional.

Trata da eliminao mecnica de todas as sujidades que se

encontram nos documentos e dos agentes considerados
agressores, tais como: os clipes oxidados ou no, os excrementos
de insetos, os grampos metlicos, os itens generalizados
utilizados como marcadores de pginas, as poeiras e, todos os
elementos esprios estrutura fsica dos documentos.
Restaurao
Considerada como um conjunto de aes tcnicas de carter
intervencionista nos suportes dos documentos, a restaurao se
prope a executar o trabalho de reverso de danos fsicos ou
qumicos que tenham ocorrido nos documentos ao longo do
tempo.

Preservao

Conservao
Preventiva

Conservao
Reparadora

Restaurao

Uma breve histria do papel

O papel tornou-se to comum em nossas vidas que raramente
nos questionamos sobre o fato de que este material, comumente
usado tanto como suporte para escrita, a impresso de livros,
peridicos e etc, como tambm para incontveis e diversos usos,
protagonize um processo histrico de cerca de 2.000 anos. Assim
sendo, o papel significou uma autntica revoluo para o
desenvolvimento e a expanso do conhecimento, pois facilitou o
acumulo e a comunicao do saber.
Inventado na China no ano 105 d.C, teve sua rota de expanso
seguida atravs da sia at o Ocidente pelos mesmos caminhos
seguidos anteriormente pela rota da seda e, a partir de
Samarcanda, sua expanso chegou a Europa, graas a cultura
islmica. A partir da Europa chegou a Amrica. No sculo XVII o
papel j era conhecido em todo mundo. A inveno da imprensa
(os tipos mveis), por Gutenberg, no sculo XV, foi o ponto de
partida para a expanso do uso do papel como suporte original
para a escrita.

O papel uma lmina que se obtm a partir da unio de fibras de

origem vegetal (compostas por uma proporo varivel de
celulose), previamente tratadas e refinadas e as quais so
adicionados outros materiais, tais como: colas, cargas,
pigmentos, etc. As fibras sobrepem-se e so prensadas entre
placas de feltro em grandes prensas.
Se rasgarmos uma folha de papel e observarmos de perto a linha
onde se deu o rasgo, veremos, sem necessidade de microscpio,
as fibras do papel.

O ph
Principais caractersticas do papel
O conhecimento das principais caractersticas do papel,
independente do seu tipo, ajuda a detectar e determinar
eventuais problemas e, a escolher em cada caso o procedimento e
os materiais mais adequados para seu tratamento.
A gramatura
Est diretamente relacionada ao peso do papel. Quanto maior a
gramatura maior o peso e a espessura do papel. Diferentes
tipos de papis podem apresentar uma enorme variedade de
gramaturas, desde as mais baixas (papis quase transparentes e
finos) at gramaturas muito elevadas (papis espessos e
compactos).
A direo da fibra
No processo de fabricao do papel a fibra em suspenso adaptase ao movimento da gua. Desde modo a direo das fibras no
papel determina o seu sistema de fabricao, apresentando os
papis fabricados mecnica ou industrialmente uma nica direo
das fibras.
Quando se rasga um papel industrial na direo da fibra obtm-se
um corte contnuo e reto. Por outro lado, quando se rasga um
papel industrial na direo contrria a da fibra, o corte produzido
descontnuo e irregular. Assim, o papel cortado na direo da
fibra apresenta mais flexibilidade do que o cortado na direo
contrria de maior resistncia.

O ph o valor que se usa para indicar o grau de acidez ou

alcalinidade de uma substncia, que determinado pelo clculo
de ons de hidrognio presente nela. Mede-se numa escala de 0 a
14, sendo o meio 7 a neutralidade. Os valores de 0 a 6.9 indicam
o grau de acidez, a partir do 7.1 at o 14 o grau de alcalinidade.
Os valores do ph podem variar com a temperatura. Um
tratamento passa pelo processo de desacidificao do papel.
Marcas dgua
Tambm
chamadas
de
filigranas,
so
os
desenhos
(ocasionalmente acompanhados de letras), que se observam no
papel em contraluz. As marcas dgua so caractersticas dos
papis artesanais, mas hoje em dia, h papis industriais com
imitaes de marcas dgua.
Papis industriais
Os papis industriais, de fabricao mecanizada, so os mais
utilizados para a produo de livros, ou como suporte de
documentos. Os mais utilizados so os produzidos diretamente a
partir de fibras procedentes da madeira (convenientemente
tratadas e refinadas).

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Papel de jornal
Poeiras
O papel destinado a fabricao de jornal tem sua composio a
base de madeira desfibrada mecanicamente e branqueada, razo
pela qual apresenta uma grande quantidade de lignina. Com o
tempo tende a tornar-se cido, amarelece e passa a ser
quebradio.
Papel permanente
aquele que possui caractersticas fsicas e qumicas que lhe
garantem maior durabilidade. formado a partir da manuteno,
em baixas concentraes, ou total eliminao de alguns produtos,
como a lignina e, de alguns aditivos, como branqueadores, colas,
etc. Trata-se de um papel alcalino, resistente a oxidao e ao
rasgamento, o que o torna, particularmente, adequado como
suporte para a documentao arquivstica. identificado pelo
smbolo matemtico de infinito inscrito num crculo com referncia
norma internacional de qualidade.

So os acmulos de partculas que se depositam sobre a

superfcie dos papis, que em decorrncia dos tipos de elementos
e materiais que as compem, costumam favorecer diversas
deterioraes. Como p.ex. o aumento da umidade na superfcie
dos papis e nos cortes superiores ou cabea dos livros,
possibilitando o desenvolvimento de microorganismos e o
aumento dos efeitos de uma contaminao atmosfrica,
propiciando o surgimento de oxidaes e acidificaes.
Gorduras
O manuseio e a limpeza inadequadas geram o surgimento e o
acmulo de substanciais gordurosas sobre a superfcie dos papis.
Estes depsitos de gordura podem oxidar com o passar do tempo
e provocar o aparecimento de manchas que tentem a escurecer e
amarelecer os papis e, tambm favorecer um possvel ataque
biolgico.
Manchas

Alguns tipos de deteriorao

A preservao e a conservao de documentos em papel exigem
um conhecimento amplo sobre as deterioraes que os atingem.
Estas em geral so de naturezas diversas e, tambm costumam
apresentar diferentes causas. Na maioria das vezes acarretam
imperfeies capazes de, em determinados casos, gerarem a
destruio total do documento ou pea. Assim, o conhecimento
destas deterioraes determina diretrizes a serem seguidas para a
realizao de aes corretas quanto a conservao, bem como a
adoo de medidas ideais de preveno contra futuros danos.
Sujidades
As sujidades so formadas por partculas e materiais estranhos
depositados sobre os documentos, que interferem em seu aspecto
geral e, por vezes, causam alteraes em sua leitura, propiciando
uma aparncia de descuido com o documento.

As manchas tm as mais diversas causas. Afetam diretamente a

integridade fsica e a aparncia esttica dos documentos. Aquelas
provocadas por oxidaes e por colas so as mais comuns.
Devem ser tratadas adequadamente, eliminando as causas que as
provocam para que no se transformem em deterioraes para os
documentos.
Manchas de ferrugem
As manchas de ferrugem nos papis so geralmente provocadas
pela oxidao de elementos metlicos aderidos e em contato com
eles. Estes elementos podem ser grampos, clipes, fechos, etc que
em determinadas condies de umidade oxidam e geram
manchas de ferrugem nos papis.

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Manchas de cola

Amarelecimento

So ocasionadas pelo uso incorreto de colas e tambm de fitas

adesivas, tipo durex, imprprias aos papis. Com o tempo o
papel, que higroscpico, absorve a cola cida deste tipo de fita
e, esta perde seu poder de adeso e se desprende do papel
gerando manchas irreversveis no mesmo. Por outro lado as colas
no aconselhadas para atividades de conservao, podem
provocar ou mesmo acelerar algumas reaes qumicas nos
papis como oxidaes e mudanas de cor.

Entre algumas causas que geram o amarelecimento dos papis

(documentos), duas se destacam:
1) o grau de acidez do papel que pode gerar escurecimento,
amarelecimento e fragilidade;
2) a luz que como um dos principais agentes de degradao
dos papis, facilita o surgimento do processo de oxidao, que
acentuado quanto maior for a quantidade de lignina existente no
papel.

Deformaes

Descolorao

Num sentido comum, as deformaes que afetam os papis

enquanto suporte de documentos so provocadas devido a
manuseios inadequados, como tambm em decorrncia de
intervenes incorretas. Um exemplo clssico so as dobras feitas
nos cantos superiores de livros e documentos pra marcar a pgina
de leitura. O correto o uso de marcadores de papel de
qualidade, criados para esta finalidade.

Trata-se da perda de intensidade da cor original do papel, como

conseqncia imediata das aes dos raios UV e IR da luz. Os
efeitos da luz (seja natural ou artificial) so cumulativos e tendem
a aumentar com aumento do tempo de exposio. Assim a
preveno reduzir ao mximo a exposio dos documentos e
obras luz. sabido e aceito que o parmetro ideal de
intensidade de luz em exposies deve ser de 50 lux, valor obtido
com o auxlio do equipamento luxmetro.

Rasgos e rupturas
Biodeteriorao
Os rasgos so rompimentos em partes do papel e, no implicam
necessariamente, em perdas. Podem ocorrer a partir de aes de
manuseios e armazenamentos inadequados. Quando acontecem
deixam a vista, suas fibras na margem do rasgo. O que ir
viabilizar sua recomposio por meio de aes de conservao
reparadora. As rupturas acarretam perdas de partes dos papis e
comprometem a integridade dos documentos.

Trata-se das deterioraes e deformaes causadas por agentes

biolgicos, notadamente fungos, insetos e roedores. As causas
destas deterioraes so decorrentes principalmente de dois
fatores:
1) a existncia de alimentos nos componentes formadores do
papel, como celulose, aucares e glicose.

Aurolas
So conhecidas como aurolas de umidade e, aparecem nos
papis (documentos) a partir da penetrao de qualquer tipo de
lquido, freqentemente, de gua. Quando esta penetra no papel
arrasta as sujidades e as partculas depositadas sobre ele,
gerando o aparecimento de manchas e de reas com tonalidades
diferentes. Uma das causas atribuda ao armazenamento de
documentos em reas excessivamente midas.

2) o encontro de ambientes adequados em termos de umidade e

temperatura que favorecem a vida, o desenvolvimento e a
reproduo destes agentes. Deste modo, a preveno imediata
o controle dos parmetros ambientais de UR e temperatura das
reas de guarda de acervos.

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Fungos

Insetos

So microorganismos que se alimentam das substncias

orgnicas do papel. De modo geral, se desenvolvem em condies
de umidade e temperatura elevadas. Os fungos possuem uns
filamentos que podem promover alguns tipos de rasgos nos
papis. Porm, o pior dano so as manchas deixadas como
resultado de sua atividade de metabolizao das substncias que
os alimentam. Esta ao gera a ruptura da cadeia molecular da
celulose, ocasionando sua fragilidade. Os ataques mais graves
podem acarretar o apodrecimento e a perda total do papel. A
disseminao dos fungos se d atravs dos esporos (clulas
reprodutoras), que so carregados por meio de diversos veculos,
p.ex. correntes areas, gotas dgua, insetos, vesturios, etc.

Os insetos tal como os fungos alimentam-se de substncias

formadoras
dos
papis,
fundamentalmente
a
celulose.
Desenvolvem-se em condies de umidade e temperatura
elevadas e na ausncia de luz. Embora haja uma variedade de
insetos que atacam o papel, os mais comuns so os tisanuros
representado pela famlia das traas, os ortpteros
representado pela famlia dos besouros e os ispteros
representado pela famlia dos cupins.

Foxing
Trata-se de uma deteriorao que se caracteriza pelo surgimento
de manchas de cor castanha no papel (documento). At hoje sua
origem gera controvrsias. H pesquisadores que pensam tratarse de um microorganismo, porm outros defendem que so
manchas originrias do processo de oxidao de impurezas
metlicas que ficaram nos papis durante sua formao. Este tipo
de deteriorao tende a aparecer em documentos que tenham
ficado em contato direto com papeis cidos, ou em obras que
tenham sido emolduradas com cartes e papis de baixa
qualidade arquivstica.

Roedores
So geralmente perigosos. Alm de atacarem os materiais
documentais, tendem a atacar tambm o revestimento isolante
dos condutores eltricos, favorecendo a instalao de sinistros. O
aparecimento de roedores se d devido a presena de resduos de
alimentos nas reas de guarda de acervos. O hbito de levar e
comer qualquer tipo de guloseimas nas reas de guarda e
consulta, deve ser combatido, tanto para aos funcionrios quanto
para os usurios dos acervos.

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Preparao dos documentos para microfilmagem e

digitalizao
Este manual de procedimentos baseia-se em experincias
adquiridas no Arquivo Nacional e Biblioteca Nacional nos
processos de microfilmagem e digitalizao de seus acervos
documentais.
As orientaes tcnicas descritas a seguir podem sofrer algumas
alteraes. Esclarecemos que para cada tipo de equipamento
adquirido, de microfilmagem e digitalizao, desenvolve-se uma
metodologia prpria, assim como para cada tipo de suporte
trabalhado.
Para execuo da microfilmagem e digitalizao do acervo
necessrio que os documentos avulsos e os encadernados passem
pelo tratamento de higienizao, consolidao do suporte e
planificao, etapas fundamentais para este processo.
A higienizao trata da eliminao mecnica de todas as sujidades
que se encontram nos documentos e dos agentes considerados
agressores, tais como os clipes oxidados ou no, os excrementos
de insetos, os grampos metlicos, os elementos generalizados
utilizados como marcadores de folhas, as poeiras, as partculas
slidas, e todos os elementos esprios estrutura fsica dos
documentos. A consolidao do suporte consiste na recomposio
das partes faltantes e na unio dos rasgos e cortes, e a
planificao consiste na correo de dobras e amassados.

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Metodologia

Fluxograma

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Higienizao

Higienizao - Documentos encadernados

A higienizao a remoo de todas as sujidades e de todos os

elementos considerados nocivos aos papis, descrita como uma
ao mecnica e realizada a seco.
Com o auxlio de um aspirador de p (semi industrial) para
limpeza do volume como um todo, principalmente os cortes
laterais e superiores ou cabea do volume, local onde se deposita
toda a poeira em suspenso que existe dentro de uma rea de
guarda de acervo.
Aconselha-se a colocao de um tipo de pano (ou voile), que far
o papel de filtro no bocal do tubo do aspirador, antes da colocao
da escova, para evitar a entrada de partculas de papel no
equipamento.

Mesa de higienizao

Com o auxlio de uma esptula de metal, para a retirada de clips,

grampos e demais corpos estranhos aderidos aos documentos.

Com o auxlio do equipamento mesa de higienizao e um pincel

de pelos macios para a execuo do processo de varredura de
todas as folhas e capas de volume. O agente de higienizao deve
estar protegido com culos protetor, mscara contra poeiras,
luvas e avental.

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Com a utilizao de p de borracha, resultante da ao de ralar

borracha plstica branca em um ralador de ao inox. Esta ao
ser efetivamente mais usada nos documentos impressos. Deve
ser executada com o mximo de cuidado e sobre mesas de
grande formato. Coloca-se um punhado desse p de borracha
sobre o documento e, com movimentos leves e circulares,
partindo do centro para as bordas, executa-se a limpeza com o
auxlio de uma boneca (espcie de chumao feito com algodo e
gaze). Este procedimento pode ser repetido tantas vezes quantas
forem necessrias at a limpeza total do documento. Ao final este
p de borracha deve ser bem retirado com um pincel de pelos
macios.

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Higienizao - Documentos avulsos

Efetuar a limpeza com trincha de pelos macios folha a folha, para

retirada de poeira e outros resduos. Passar a trincha em todo o
documento frete e verso, removendo a sujidade superficial com o
mximo de cuidado.
Retirar todo o material metlico que no faz parte do documento.
Com o uso de bisturi, pinas, swab e esptulas para remoo
mecnica de grampos, garras, clipes, espirais, etc.

Conservao reparadora

Estas aes apresentam algumas caractersticas intervencionistas

no suporte original dos documentos e volumes, composta por um
elenco de procedimentos tcnicos que visam combater os danos
causados por manuseios, acondicionamentos e armazenamentos
inadequados aos documentos. Estes reparos so fundamentais
que aconteam antes dos processos de microfilmagem e
digitalizao.

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Antes da execuo de qualquer tipo de emendas, reparos ou

remendos em documentos danificados primordial compatibilizar
os sentidos das fibras do documento a ser tratado com sentido
das fibras do papel escolhido para este fim. Todas as fibras
devem estar direcionadas no mesmo sentido. Deve-se tambm
observar outras caractersticas do papel escolhido para o uso
nestas aes de remendos, como textura, cor e espessura
(gramatura) do mesmo.
No caso de rasgos na folha de um documento deve-se, em
primeiro lugar, preparar a rea danificada acamando as fibras do
papel em ambos os lados do rasgo e em toda sua extenso. Com
o auxlio de um pincel seco e uma dobradeira (ou esptula) de
osso ou de teflon. Se a papel escolhido para o remendo for o tipo
japons, deve-se utilizar uma tira deste do tamanho que permita
exceder 5 mm em ambos os lados do rasgo. Esgarar bem as
fibras dos dois lados da tira de papel japons e aplic-la com cola
metilcelulose, pelo verso, sobre as partes unidas do documento.
Para concluir, efetuar a planificao do reparo deixando a folha
tratada entre um tipo de sanduche feito com tela monyl ou voile,
mata-borro e uma placa de PVC e, sobre esta colocar alguns
pesos e deixar por um tempo determinado. Este procedimento
permitir um secagem plena da rea recomposta evitando a
contrao das fibras e o possvel ondulamento do documento.

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Pode-se tambm utilizar na execuo de alguns tipos de

remendos, a fita filmoplast R e/ou fita filmoplast P, material
inerte, transparente e que no possui cola cida.
Em caso de documentos que tenham sofrido rupturas ou perda de
partes de seu suporte original, deve-se como foi dito no caso
anterior, observar todas as caractersticas do suporte do
documento e do papel escolhido para o enxerto. Em seguida tirase um molde, em papel transparente tipo vegetal, da rea
faltante a ser completada, excedendo 5 mm sobre o limite da
rea de perda. Aps efetuar o desbastamento das fibras da
margem do local do dano e do papel japons a ser utilizado no
enxerto, concluir a ao com o uso de cola metilcelulose. Esta
ao deve ser completada com a fixao de um reforo de papel
japons pelo verso da rea tratada. Enfim, para a execuo da
planificao do documento, utilizar os mesmos materiais e
mtodo explicado anteriormente.
Antes da execuo de qualquer tipo de tratamento, deve-se
elaborar um diagnstico do acervo. necessrio separar os
documentos avulsos e encadernados com indicativo de
restaurao. Estes devem ser acondicionados em caixas de
qualidade arquivstica. As caixas devem adaptar-se s
caractersticas do objeto. Depois de intervenes curativas, os
documentos sero liberados para os processos de microfilmagem
e/ou de digitalizao.

23

Planificao

Os documentos que
planificados.

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Outras recomendaes

apresentarem

deformaes devem

ser

Todos os documentos devero estar protegidos por um envelope

de papel alcalino na cor branca, com identificao a lpis na parte
superior direita; o uso de lpis macio (6b) recomendado para
fazer anotaes em documentos, sendo que o grafite um
material estvel que no danifica o papel.

Substituir os barbantes e elsticos por cadaros de algodo cru.

Os barbantes e elsticos cortam e danificam a embalagem e os
documentos acondicionados. No superlotar as caixas arquivos,
isto pode causar danos aos documentos quando forem retirados.
Para preencher os espaos das caixas que no estiverem
completamente cheias, deve-se utilizar cartes de espaamento,
confeccionados em materiais alcalinos. Somente no caso de sobra
de espao dentro das caixas, para evitar a deformao dos
documentos.

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Exemplo: remissiva de arquivamento de documentos especiais

0

Coordenao Regional do Arquivo Nacional no DF- COREG

Remissiva de arquivamento de documentos especiais

Notao:

Dados do documento especial

Caracterstica:

sem espaadores

com espaadores

Os materiais especiais como: discos, CDs, fitas cassete,

fotografias, negativos, diapositivos, filmes (pelcula), fitas VHS,
umatik ou similar, discos pticos, CD-Rom, disquetes, fitas
magnticas, etc devem ser recolhidos em depsitos climatizados,
acondicionados e identificados por remissivas devidamente
preenchidas em duas vias (uma fica no processo ou dossi) e
outra com acompanha o documento original no depsito
climatizado.

Contedo:

Localizao:

Dados da unidade de arquivamento de onde foi retirado o documento

Obs:

Notao: Indicar a notao padro da NOBRADE. Ex.: BR AN,BSB

N8.38.1,p.304/545.
Caractersticas: Descrever, sucintamente, o suporte (papel,
metal, filme, fita magntica, tecido, etc.) e o tipo (mapa, planta,
etc.). Ex: mapa de grande dimenso, em papel.
Contedo: Indicar o teor do material. Ex: obra de engenharia;
vista area de Braslia.
Localizao: Indicar o local de guarda do material noconvencional, preenchendo o campo com o cdigo de
endereamento constante no topogrfico p. ex. depsito X,
mapoteca 12, gaveta 2.
Observao: Qualquer detalhe relevante relacionado caixa.
Modelo de etiqueta de identificao das caixas-arquivo:

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28

Deve-se avaliar:
Na etiqueta de identificao deve ser usada tintas estveis e cola
considerada durvel (com o tempo as tintas esmaecem e a cola
pode perder a aderncia).

Fundo/Coleo

Data - Limite

Notao/Assunto:

Caixa n

Um bom acondicionamento depende de um bom projeto de

design, deve utilizar materiais de qualidade arquivstica (papel
permanente/durvel livre de qualquer impureza, quimicamente
estvel e resistente) e formar uma proteo contra o manuseio
inadequado; deve, tambm, ser uma embalagem funcional e
conter a identificao do contedo.
Apresentam-se a seguir as formas de acondicionamento sugeridas
para guarda de acervos textuais.
Acondicionamento em Caixas-Arquivo

Os acondicionamentos so os itens de proteo mais prximos

aos documentos, formando uma barreira contra os poluentes, a
luz, a temperatura, a umidade relativa, o ataque biolgico, e o
manuseio.

Os documentos devem ser acondicionados em caixasarquivo,

produzidas em material inerte ou alcalino. A maioria das caixas e
pastas disponveis no mercado so feita de papis e papeles
cidos. A acidez migra atravs do contato, ou seja, uma
embalagem confeccionada com material cido fatalmente ir
passar a acidez para os documentos nela acondicionados. As
caixas comerciais podero ser usadas desde que as mesmas
sejam revestidas com papel alcalino.

Cada situao requer uma anlise e depende diretamente das

condies em que se apresenta o documento.

Exemplos de materiais para confeco de caixas-arquivo:

Acondicionamentos

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30

Montagem da caixa-arquivo
A tampa deve sempre fechar da direita para a esquerda
Os documentos devem ser dispostos dentro das caixas-arquivo
em ordem da esquerda para a direita;
Os envelopes de acondicionamento e/ou processos devem ser
colocados com a lombada para baixo.

papelo micro-ondulado livre de cidos

papelo ondulado fibra longa

Procedimentos bsicos de conservao

Manusear os volumes e os documentos com cuidado, limpar e
secar as mos antes e aps o manuseio;
No fazer nenhum tipo de anotao nas folhas dos documentos;
Evite fazer qualquer tipo de dobras nos cantos das pginas dos
documentos com a inteno de marc-las para leitura. Para tal
utilize um marcador de papel;
Caixas de polipropileno - sem aditivos/material incuo e durvel

No utilizar nenhum material metlico nos livros ou documentos;

31

No molhar as pontas dos dedos ao manusear os documentos;

32

Disposio dos livros e encadernados

Ordem de colocao dos encadernados nas estantes/mdulos:

No utilizar fitas adesivas, tipo durex, nos livros ou documentos;

No manter as prateleiras de uma estante muito compactada.
Uma certa folga entre os objetos aconselhvel;
As estantes em uma rea de guarda de acervos devem estar
longe da incidncia de raios solares;
Ao retirar os volumes das estantes, segure-os pela lombada;
No expor ao sol volumes ou documentos que tenham sido
atingidos por gua;
No faa refeies dentro de reas de guarda de volumes e
documentos.
Livros empenados

Livros apoiados

Guarda em Depsito
Disposio das caixas-arquivo - ordem de colocao das
caixas-arquivo na estante/mdulo.

Livros forando a lombada

Livros apoiados com bibliocantos

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34

Disposio das estantes nos depsitos

Livros afastados 5 cm do fundo da estante

Ordem de montagem das estantes no depsito

Disposio das estantes nos depsitos

Os livros de grandes dimenses devem ser guardados na posio

horizontal, em estantes, evitando o empilhamento.
Nomenclatura dos itens do depsito (rua, mdulo, estante)

35

36

Rotina de limpeza nos depsitos de guarda

Quanto ao acondicionamento

A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja freqncia

determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos
espaos de armazenagem.

O acervo textual deve estar acondicionado em caixas-arquivo.

Recomenda-se que os encadernados com revestimentos frgeis,
como couro e pergaminho, devem ser embalados item a item com
papel GLASSINE, e que sejam guardados em caixas para
transporte, evitando que fiquem expostos ao impacto do
translado.

As prateleiras de metal, as mapotecas e todos os demais tipos de

mveis de metal destinados ao armazenamento de documentos
devem ser limpos com o auxlio de um pano limpo e com lcool.
Deve-se evitar o uso de gua como agente para estas limpezas.
O piso das reas de guarda de acervos deve ser limpo com
produtos biodegradveis no agressivos aos documentos e s
pessoas que trabalhem na rea.
Usar sempre aspirador de p, para no levantar poeira, e flanela
seca para limpeza do mobilirio;
Observar, durante a limpeza, se h excrementos de cupim, asas
de insetos, tneis (galerias externas) e pequenos orifcios
prximos s obras ou no piso no ambiente de guarda.

Transporte do acervo
O transporte um item importante na preservao. necessrio
que durante a transferncia do acervo at o destino final, sejam
cumpridas os seguintes procedimentos, quanto aos mtodos de
manuseio,
acondicionamento,
transporte,
processos
de
carregamento e descarregamento dos documentos. Essas
orientaes daro suporte ao controle de situaes de risco, que
envolve o transporte de documentos desde o local de guarda at
o local de tratamento.
Quanto ao manuseio
A fase do manuseio corresponde ao carregamento e
descarregamento das caixas contendo os documentos, que podem
ser feito manualmente ou com o auxlio de equipamentos do tipo
carrinhos, empilhadeiras ou similares.

A escolha do veculo para o transporte

O meio de transporte deve estar adaptado para atender as
especificidades de cada acervo a ser transportado e a sua
localizao. Usualmente o transporte feito por carros de
pequeno porte e at caminhes-ba. Geralmente carros de
pequeno porte so empregados apenas para o translado de
pequenos acervos, cujo trajeto se situa dentro do permetro
urbano onde o arquivo esta localizado. J os caminhes-ba so
utilizados para o transporte de grandes acervos e/ou vindo de
outras cidades ou estados.

37

No transporte de longa distncia existe o problema das vibraes

produzidas pelo caminho, as rodovias nacionais apresentam
buracos, ondulaes e portanto a embalagem a ser utilizada no
transporte, dever considerar esses fatores de risco. Para
minimizar o risco devem apresentar uma estrutura interna que
permita prender com segurana as caixas dentro do veculo.
Outra ao importante uma avaliao detalhada do interior do
meio de veculo a ser utilizado que permita constatar se h
contaminao biolgica ou no. Havendo, ser necessrio a
descontaminao.
A organizao das caixas dentro do veculo no deve exceder trs
pilhas de altura e devem estar distribudas em sentidos opostos
conforme desenho abaixo.

38

Diretrizes para a implantao de um centro de

preservao e conservao

Um espao fsico em um determinado prdio, deve apresentar

algumas caractersticas que visem o conforto humano e o trnsito
da equipe que for designada e preparada para trabalhar neste
ambiente, como tambm que seja possvel a criao de um layout
compatvel com os objetivos a que se prope este espao.
O espao deve ter cerca de 100m de rea, nesse espao, devem
ser observados cuidados em relao iluminao e ventilao.
Tanto a ventilao do ambiente quanto a iluminao so de
grande importncia, seja ela natural ou artificial.
Deve ter piso anti-derrapante, com as paredes pintadas em cor
clara, p.ex. a cor bege. O acesso deve ser tambm para pessoas
com necessidades especiais, com portas espaosas que permitam
inclusive o trnsito de carrinhos de livros e outros materiais de
grande porte. Devem ter tomadas eltricas de 110 e 220 volts (de
acordo com a voltagem da cidade) em posies estratgicas e de
fcil utilizao. Neste espao dever ser instalado um tanque
grande de ao inox, da a necessidade de instalaes hidrulicas.

muito importante elaborar um layout com a ordenao das

caixas no processo de carregamento e descarregamento,
facilitando assim a colocao e organizao das caixas dentro dos
depsitos.

Para o desenvolvimento dos trabalhos de conservao e

encadernao a que se prope, deve comportar o seguinte
mobilirio: mesa de grande formato com tampo de frmica na cor
bege, cadeiras deslizantes e sem brao, armrios de ao para
guarda de materiais de consumo, mapotecas para guarda de
papis e cartes, estantes de metal para os livros em tratamento,
equipamento de segurana como extintores portteis contra fogo,
mesas de luz nas quais h uma parte que funciona como um
negatoscpio, prensa de mesa que deve ficar sobre um suporte
resistente, uma mesa de higienizao de grande formato, uma
seladora para selar acondicionamentos de polister, com
aproximadamente 1.25 cm de comprimento.
A rea deve ser ambientada com aparelhos de ar condicionado e,
ter instalaes para aparelhos telefnicos e computadores. Enfim,
essas recomendaes no devem ser encaradas como exaustivas,
pois pretendem to somente apontar algumas questes

39

fundamentais instalao de um Centro de Preservao e

Conservao para Documentos Extra Judiciais, possa
funcionar com eficincia e conforto humano e, ter condies de
escape imediato em caso de sinistro.

Perfil de atuao a ser observado para

profissionais de preservao e conservao

os

As pessoas que iro executar os tratamentos de higienizao,

geralmente chamadas de agentes de higienizao devem passar
por um treinamento especfico quanto aos cuidados ao manusear
os documentos, principalmente os mais frgeis que precisam de
maiores cuidados e ateno, para que no ocorram riscos de
novos danos, como tambm ter conhecimentos razoveis para a
identificao dos agentes nocivos, o que ir agilizar e facilitar a
limpeza. Por fim aconselhvel que os agentes de higienizao
estejam conscientes do valor dos documentos em tratamento.

40

Compreenso do valor cultural do acervo, das colees e

das obras
fundamental que o profissional tenha a noo do valor e
importncia desses objetos para a sociedade e para as geraes
presentes e futuras.
Postura tica
Que determina responsabilidade e respeito aos princpios da
profisso, instituio detentora do acervo, assim como s
caractersticas da obra e aos limites das aes, procedimentos e
intervenes a serem realizados.
Relao afetiva
Com o objeto em tratamento e com o trabalho que resulta em
satisfao no s profissional, mas tambm pessoal.

Apoio para a atividade

Os profissionais envolvidos na execuo do trabalho devem
utilizar luvas de algodo, ou do tipo cirrgicas, avental, mscara e
toca para o cabelo, durante o manuseio.
Habilidade de comunicao
Tanto dentro da equipe como com outras pessoas da instituio e
com outros profissionais. A atividade de conservao nunca
individual e solitria e exige que os componentes da equipe
troquem continuamente informaes.
Habilidade de concentrao
Necessria para o correto desenvolvimento dos procedimentos
tcnicos sem colocar qualquer tipo de risco ao objeto que est
sendo tratado.

Roteiro para mensurao de documentos textuais

I - Documentao em posio vertical e horizontal

Considerando os documentos acondicionados na posio vertical
(caixas de papelo ou de plstico, pastas "A" a "Z" ou suspensas,
etc), a metragem linear tem por base o comprimento das
estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de ao.
Exemplos:
1) Documentos acondicionados em caixas nas estantes:

Habilidade de trabalhar com organizao e metodologia.

Os procedimentos de conservao devem seguir rotinas, padres
e protocolos previamente estabelecidos. A falta de organizao
cria situaes de risco para o acervo em tratamento, o
desperdcio de materiais e possveis danos aos equipamentos.

Medir a extenso de cada prateleira ocupada e multiplicar a

medida pelo nmero das mesmas; os espaos vazios devem ser
desprezados.

41

Exemplo:

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3) Documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em

estantes:

Mdulo A - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares

Mdulo B - 1 X 0,60 m = 0,60 metro linear
TOTAL A + B = 6 metros lineares

Medir a extenso da estante, se estiver na vertical, e a altura da

pilha, se estiver na horizontal.
Exemplo: 0,40 m + 0,20m = 0,60 metro linear

4) Documentos em arquivos ou fichrios de ao:

Exemplo de mensurao de documentos arquivados em caixas

Medir a profundidade ocupada de cada gaveta.

Exemplo: 1m + 0,30m = 1,30 metro linear

2) Documentos empilhados ou empacotados em estantes:

Medir a altura das pilhas de documento
Exemplo: 0,30 m + 0,25 m = 0,55 metro linear

II- Documentao empacotada e amontoada

Exemplo de mensurao de documentos empilhados.

Para a documentao empacotada, amarrada ou amontoada

deve-se utilizar a metragem cbica, ou seja: comprimento X
altura X largura das pilhas de documentos. Para converso em
metros lineares, multiplique o resultado obtido em m por 12.

43

Documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos

tamanhos, fora de estantes.
a) Medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote,
amontoado ou caixa.

44

III- Quantificao total

Para se obter a quantificao total dos documentos textuais,
proceder ao somatrio dos resultados obtidos na mensurao dos
documentos em posio vertical e horizontal e dos documentos
empacotados e amontoados:

b) Multiplicar as medidas, para obter a metragem cbica.

Somatrio dos resultados obtidos nos exemplos:
c) Converter o resultado encontrado multiplicando o resultado
encontrado em m por 12.
Exemplo 1:
0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m
0,06 m X 12= 0,72 metros lineares

6 metros lineares
0,55 metro linear
0,60 metro linear
1,30 metro linear
0,72 metro linear
0,90 metro linear
10,07 metros lineares

Referencial terico

Exemplo 2:
0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m
0,075 m X 12 = 0,90 metros lineares

1 CADERNO Tcnico: Administrao de emergncia. In. Projeto

de Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de
Janeiro:
Arquivo
Nacional,
2001.
Disponvel
em
<www.arqsp.org.br/cpba>
2 CADERNO Tcnico: Manual de pequenos reparos. Conservao
Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. In. Projeto de Conservao
Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2001. Disponvel em <WWW.arqsp.org.br/cpba>
3 CADERNO Tcnico: Armazenagem e manuseio. In: Projeto de
Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de
Janeiro:
Arquivo
Nacional,
2001.
Disponvel
em
<WWW.arqsp.org.br/cpba>
4 CADERNO Tcnico: Meio Ambiente. In: Projeto de
Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de
Janeiro:
Arquivo
Nacional,
2001.
Disponvel
em
<WWW.arqsp.org.br/cpba>

45

5 - CONARQ. Cmara Tcnica de Preservao de Documentos.

Recomendao para o resgate de acervos documentais
danificados por gua. Rio de janeiro, Arquivo Nacional, Jun. 2010.
Disponvel em: <http://www.conarq.arquinacional.gov.br>
6- Manual de Conservao do Acervo da Biblioteca Nacional,
publicado em 1993 nos Anais da Biblioteca Nacional, referente ao
ano
de
1991vol.111
p.63

116.
Disponvel
em
<http://objdigital.bn.br/acervo_digital/anais/anais_111_1991.pdf
7 - Guia de Preservao & Segurana da Biblioteca Nacional,
Publicado nos Anais da Biblioteca Nacional em 2010, referente ao
ano de 2007 vol. 127 p. 7 98. Dissertao de Mestrado / CPDOC
/
FGV.
Disponvel
em:
<http://objdigital.bn.br/acervo_digital/anais/anais_127_2007.pdf
8 Spinelli, Jayme e Pedersoli Jr., Jos Luiz. Plano de
Gerenciamento de Risco Salvaguarda e Emergncia da
Biblioteca
Nacional,
2010.
Disponvel
em:
<http://bndigital.bn.br>
9 - SCHEFER, Stephan. Desinfestao com mtodos alternativos
atxicos e manejo integrado de pragas (MIP) em museus,
arquivos, e acervos e armazenamento de objetos e atmosfera
modificada. Disponvel em: <http://www.aber.org.br>
10 - PINNIGER, David. Controlo de pragas em museus, arquivos e
casas
histricas. Lisboa, Portugal: Biblioteca Nacional de
Portugal, 2008, 159p.
11 - BECK, Ingrid. Desinfestao de colees usando anxia.
Boletim da Abracor nmero 1, junho de 2010. Disponvel em:
<www.abracor.com.br/novosite>
12 - CALLOL, Milagros Vaillant, CARB, Maria Teresa Domnech.
Uma mirada hacia la conservacin preventiva del patrimnio
cultural. Universidade Politcnica de Valencia, Editorial. UPV,
248p.