Como estruturar um cronograma

O cronograma uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que ser gasto na
realizao de um conjunto concatenado de atividades em um projeto. Serve para monitorar o
andamento das atividades em relao ao tempo, para garantir que o projeto finalize numa data
planejada e controlada. O gerente de projeto atua como facilitador na criao do cronograma e
geralmente as atividades so determinadas pela prpria equipe de execuo.
Existem vrias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura
que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e a
facilidade de visualizao da concluso das etapas. As duas estruturas mais comuns so: por
entregas e por fases. No cronograma por entregas, quebra-se o produto/servio a ser gerado
em pedaos e organiza-se atividades para concluso desses pedaos individualmente. J no
cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e
organiza-se atividades para sua concluso.
Na empresa onde trabalho leva-se muito a srio a questo de prazo (claro que um projeto pode
ser replanejado, mas isso precisa ser acordado e documentado). Trabalho na diviso de
servios de infra-estrutura e o descumprimento do prazo de um projeto acarreta multas muito
altas. Mas tambm j trabalhei em empresas de projetos eternos, aqueles que nunca
terminam por um motivo ou outro, esses casos so complicados (mas isso assunto para um
outro post).
Ainda que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas mudanas, sempre
vale a pena manter um cronograma. o que mune o GP de informaes para prestar status do
andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir tticas para manter o projeto no prazo,
fazer escaladas, etc. Isso me lembra a famosa frase In God we trust, all others must bring
data (W. Edwards Deming), traduzindo: Em Deus ns confiamos, todos os demais tem que
trazer dados, assim funciona o mundo corporativo.
Pois bem, generalizei uma estrutura de cronograma que uso para compartilhar com os colegas,
conforme abaixo:

Dependncias Deve conter as atividades que o projeto no pode resolver, mas tem
que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou subprojetos.

Entregas Deve conter a lista das entregas do projeto, que devero vir diretamente da
Declarao de Trabalho e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades
que os geram.

Marcos Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o
esforo em zero horas) e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades
que os geram.

Fase: LARGADA INICIAL Deve conter atividades de iniciao do projeto, como:

Definir o GP, obter acessos, permisses, estabelecer um diretrio compartilhado, fazer
o kick-off e etc.

Fase: PLANEJAR Deve conter atividades de planejamento, como: Estabelecer o

Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revises e validaes.

Fase: EXECUTAR Deve conter as atividades de execuo do cerne do projeto.

Normalmente incluo uma EAP (Estrutura Analtica do Projeto, em ingls WBS Work
Breakdown Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de
monitoramento.

Fase: ENCERRAMENTO Deve conter as atividades de encerramento de projeto,

como: Liberao de recursos, registros, lies aprendidas e arquivamento.

Nas fases LARGADA INICIAL, PLANEJAR e ENCERRAMENTO adicionei listas de

atividades para facilitar: #atividades executar

Este um cronograma genrico que atende a projetos com ciclo de vida em cascata baseado
em fases. Para projetos iterativos-incrementais seria necessrio criar um nvel acima e para
cada ciclo iterativo copiar a estrutura apresentada. isso pessoal, montar cronogramas um
trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanh-lo e perceber o quanto ele
evita problemas, melhor ainda.