Guia para elaborao de

lies aprendidas

Verso: 2.0

Elaborado por: Caio Ruegg

Data: 19 de Novembro 2009

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Pg. #

Contedo
Objetivo

Alcance

Definies bsicas

Por que realiz-las

Como preparar-las

Como conduzir uma sesso de lies aprendidas

Documentao e difuso

Formulrio anexo

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Guia para a elaborao de Lies Aprendidas em Projetos

1. Objetivo
Estabelecer uma abordagem estruturada para a realizao de sesses de Lies
Aprendidas em projetos.
2. Alcance
Este guia possui uma abordagem genrica, podendo ser utilizado em qualquer tipo de
projeto.
3. Definies bsicas
a.

Stakeholders. Indivduos ou organizaes envolvidos direta ou indiretamente e /

ou cujos interesses podem ser impactados positiva ou negativamente pelo
resultado ou realizao do projeto

b.

Lies Aprendidas. todo o conhecimento adquirido durante a realizao de um

projeto, e portanto, faz parte de um processo de aprendizagem. Podem ser
identificadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, principalmente nos finais
de fase e na entrega dos sub-produtos do projeto. Devem contemplar tanto as
experincias bem sucedidas, bem como aquelas passveis de aperfeioamento.
Envolve a participao da equipe do projeto e tambm outros stakeholders.

c.

Banco de Lies Aprendidas. Repositrio de informaes sobre o aprendizado

ocorrido em projetos anteriores e organizado para que seja utilizado como input
para projetos futuros.

d.

WBS. Work Breakdown Strucuture. Estrutura orientada aos entregveis do projeto

e que identifica e organiza todo o trabalho que ser necessrio para alcanar os
resultados propostos. orientada

4. Por que realizar uma sesso de Lies Aprendidas?

a. Cenrio 1: Seu projeto foi um fracasso. A equipe de projeto o despreza, o cliente
no quer ver voc mais pela frente e a sua gerncia est decepcionada com o seu
desempenho em funo do atraso e do estouro do oramento ocorrido. A ltima
coisa que voc quer fazer e dar uma oportunidade para que todos eles o critiquem,
mais uma vez. Por que realizar as Lies Aprendidas?
Cenrio 2: Seu projeto terminou bem. A equipe continua unida, apesar das fascas
que ocorreram. Voc ainda possui uma relao razovel com o cliente e apesar, de
terminado um pouco acima do estimado, a gerncia est satisfeita com os
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resultados. Provavelmente, voc poder lembrar este projeto como um exemplo

bastante satisfatrio. Portanto, por que arriscar atravs das Lies Aprendidas este
status ao permitir que as pessoas lembrem aquilo que poderia ter sido realizado
melhor?
Cenrio 3: O projeto foi um sucesso retumbante. A equipe de projeto o admira, o
cliente o adora e voc foi lanado pela sua gerncia como candidato ao melhor
gestor do ano. Por que ento ainda est preocupado em descobrir o que as
pessoas pensam sobre voc?
b. Independentemente do resultado, devemos encerrar esta etapa e seguir em frente.
Para o seu crescimento, para benefcio da organizao e para os futuros gerentes
de projeto, importante investir tempo para realizar as Lies Aprendidas. Voc
precisa entender o que foi feito de positivo e tambm quais foram os equvocos.
Conhecer quais atitudes, abordagens e tcnicas deram certo e tambm errado
no apenas de acordo com sua perspectiva, mas tambm, de acordo com a
percepo dos principais stakeholders, fundamental para desenvolver uma
abordagem profissional de gesto de projetos com foco na melhoria continua.
5. Como preparar uma sesso de Lies Aprendidas?
a.

Inclua a sesso como parte da WBS do projeto

b.

Defina um responsvel pela conduo e decida quem deve fazer parte da sesso.
Ao convocar a reunio, explique os princpios das lies aprendidas. Enfatize que
uma oportunidade de aprender com os acertos e equvocos e, principalmente,
que o foco so os processos, no as pessoas.

c.

Determine o alcance que ser coberto na sesso. Uma forma de faz-lo definir
reas como: Aspectos tcnicos, Aspectos relacionados a gesto do projeto e
Aspectos humanos, relacionados a equipe do projeto.

d.

Incentive os participantes a prepararem-se para a reunio. Pea para que eles

reflitam sobre suas experincias durante o projeto. Lembre que as lies
aprendidas tambm devem refletir o que foi bem sucedido. Distribua um conjunto
de perguntas abertas para iniciar esta reflexo:
i.

Que experincias importantes ocorreram durante o projeto?

ii.

Que expectativas foram cumpridas e quais no?

iii.

Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva interna, do

negcio)
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iv.

Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva externa, do

cliente)

v.

Aonde falhamos, por que e quais foram as conseqncias?

(perspectiva interna, do negcio)

vi.

Aonde falhamos, por que e quais foram as conseqncias?

(perspectiva externa, do cliente)

vii.

Houve imprevistos ou surpresa negativas / positivas?

6. Como conduzir uma sesso de lies aprendidas?

a.

Busque criar uma atmosfera positiva para o intercambio de experincias. Enfatize

que a sesso uma oportunidade de aprender com os acertos e equvocos.
Lies aprendidas, no so positivas nem negativas, so construtivas.

b.

Lembre que o foco so os processos, no as pessoas. Motive os participantes a

no culpar as pessoas nem a empresa. A idia no se queixar sobre o passado,
mas atravs da lies aprendidas, olhar para o futuro.

c.

Explique que para a lio aprendida ser significativa, ela deve ser bem
estruturada. Um modelo consistente deve possuir 4 elementos:
i.
ii.
iii.
iv .

O evento - (O que ocorreu?)

A(s) causa(as) Por que ocorreu?)
O impacto (Qual foi a conseqncia?)
O futuro (Qual a sugesto para os prximos projetos?)

d.

Utilize as perguntas distribudas (item 4 d) como ponto de partida.

e.

Comece identificando o que foi bem sucedido.

f.

Encoraje a participao atravs de perguntas a todos os participantes.

g.

Utilize flipcharts e documente as contribuies em Post-its.

h.

Com a equipe, agrupe as contribuies por temas.

i.

Proponha um ttulo para os temas identificados junto com os participantes.

j.

No esquea que as lies aprendidas podero ser utilizadas por pessoas que
no esto familiarizadas com o projeto. Portanto, ao final, para cada L. A.
elaborada pergunte:
Algum alheio ao projeto, entender o significado do que foi escrito?
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7. Documentao e difuso
a.

Crie um formato para registrar as reflexes e experincias identificadas. Ele deve

ser abrangente o suficiente para ser utilizado corporativamente. O relatrio de
encerramento do projeto deve conter as lies consolidadas pela equipe.

b.

O escritrio de projetos, e/ou o responsvel pelo projeto com apoio do sponsor,

e/ou o responsvel pela rea onde o projeto foi realizado, devem assumir a
responsabilidade pela divulgao das lies aprendidas.

c.

Relatrios com as lies consolidadas podem ser utilizados, bem como

apresentaes durante eventos relacionados no s com a gesto de projetos,
mas tambm com a gesto da qualidade e a prpria gesto do conhecimento.

d.

Relembre a todos que as lies aprendidas foram elaboradas para serem

compartilhadas e no enterradas. A forma com que as lies aprendidas sero
armazenadas para futuras consultas deve fazer parte de uma discusso mais
ampla nas diferentes reas, parte da estratgia de compartilhamento do
conhecimento gerado internamente pela empresa.

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1. ANEXO

FORMULARIO DE LIES APRENDIDAS

Projeto:
Equipe:

Data:

Elaborado por:

Tpicos

Sim No Comentrios

(utilize folhas adicionais, se necessrio)

1. O produto final foi entregue conforme o

acordado (requisitos / especificaes)?
2. Houve desvios entre os prazos realizados e
programados?

Quais foram s causas dos desvios?

3. Houve desvios entre os custos efetivos e os

orados?
4. Os desvios poderiam ter sido evitados?
5. Os resultados propostos foram alcanados?
6. Eventos inesperados ocorreram ?
7. Os clientes / usurios esto satisfeitos?
8. O apoio dos patrocinadores foi satisfatrio?
9. Houve problemas de comunicao?
10. Os fornecedores entregaram seus produtos /
servios em conformidade com as
especificaes combinadas?
11. Houve mudanas no plano do projeto aps o
incio da execuo? Como foram
gerenciadas?
12. Houve mudanas no escopo do projeto aps
o incio da execuo? Como foram
gerenciadas?
13. O que faremos da mesma forma em projetos futuros?

14. O que faremos de maneira diferente em projetos futuros?

15. O que sabemos hoje, e que no sabamos antes do projeto?

16. Que recomendaes devem ser feitas para melhorar projetos futuros?

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