UNIVERSIDADE ABERTA

Bibliotecas - O Acesso livre e a Gesto da Coleco

Licenciatura em Cincias da Informao e da Documentao

Antnio Jos Estvo Cabrita

SEMINRIO
Docente: Carlos Castilho Pais

Setembro 2013

Antnio Jos Estvo Cabrita

Bibliotecas - O Acesso livre e a Gesto da Coleco

Licenciatura em Cincias da Informao e da Documentao

Trabalho final de SEMINRIO

Sob orientao do Professor Doutor Carlos Castilho Pais

NDICE
NDICE ...................................................................................................................................... 3
NDICE DE TABELAS .................................................................................................................. 4
NDICE DE GRFICOS ................................................................................................................ 5
SIGLAS ...................................................................................................................................... 6
AGRADECIMENTOS ................................................................................................................... 7
1.

INTRODUO .................................................................................................................. 9

2.

O ESTUDO ..................................................................................................................... 11
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

3.

ENQUADRAMENTO TERICO ........................................................................................ 13

3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.

4.

OBJECTO DE ESTUDO....................................................................................................... 11
PROBLEMA PRINCIPAL A RESOLVER..................................................................................... 11
CAUSAS DO PROBLEMA.................................................................................................... 12
OBJECTIVOS GERAIS DO PROJECTO ..................................................................................... 12

A BIBLIOTECA MUNICIPAL PBLICA ................................................................................... 13

O ACESSO LIVRE............................................................................................................. 14
A GESTO DA COLECO ................................................................................................. 15
A AVALIAO DA COLECO ............................................................................................. 16
O DESBASTE.................................................................................................................. 16
AS TECNOLOGIAS ........................................................................................................... 18

ACTIVIDADES E METODOLOGIA .................................................................................... 21

4.1.
O INQURITO ................................................................................................................ 21
4.2.
RECOLHA DE DADOS........................................................................................................ 22
4.3.
AVALIAO DE RESULTADOS ............................................................................................. 22
4.3.1. Recursos tecnolgicos .......................................................................................... 23
4.3.2. Caractersticas, polticas e procedimentos ........................................................... 25
4.3.3. O Registo e controlo ............................................................................................. 27

5.

CONCLUSO .................................................................................................................. 31

BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................... 33
APNDICES ............................................................................................................................. 35
APNDICE A - FORMULRIO INQURITO EM LINHA............................................................................ 36

NDICE DE TABELAS
Tabela 1 - Dimenso das populaes nos municpios .................................................... 23
Tabela 2 - Possui Sistema de Informao e de Gesto Documental? ............................. 24
Tabela 3 - Possui dispositivos electrnicos de registo? .................................................. 24
Tabela 4 Utilizao de meios electrnicos .................................................................. 24
Tabela 5 - Disponibiliza Catlogos ou pesquisas em linha? .......................................... 24
Tabela 6 - Disponibiliza aos utilizadores ligaes Wi-fi Internet? .............................. 24
Tabela 7 - A biblioteca funciona em regime de livre acesso? ........................................ 25
Tabela 8 - Bibliotecas com Polticas de Desenvolvimento de Coleco ........................ 25
Tabela 9 - A coleco submetida a avaliao? ............................................................ 26
Tabela 10 - O processo de desbaste regular e sistematizado? ..................................... 26
Tabela 11 - Registo dos pedidos de utilizadores sobre documentos no existentes na
coleco ....................................................................................................... 27
Tabela 12 - Diferenciao entre o registo de emprstimos domicilirios e das consultas
locais ............................................................................................................ 27
Tabela 13 - Registo sistematizado das consultas locais ................................................. 27
Tabela 14 - Contribuio do registo para a gesto da coleco...................................... 28
Tabela 15 - Processo de controlo das consultas locais ................................................... 28
Tabela 16 - Forma de controlo manual ........................................................................... 28
Tabela 17 - Referncias para o controlo manual ............................................................ 29

NDICE DE GRFICOS
Grfico 1 - Populao nos Municpios ........................................................................... 23
Grfico 2 - Utilizao de meios electrnicos.................................................................. 24
Grfico 3 - Politicas prprias de Gesto da Coleco .................................................... 25
Grfico 4 - Avaaliao da coleco ................................................................................ 26
Grfico 5 - regularidade no processo de desbaste .......................................................... 26
Grfico 6 - Processo de controlo das consultas locais. ................................................... 28

SIGLAS

BMP - Bibliotecas Municipais Pblicas

CDU Classificao Decimal Universal, o mesmo que UDC em ingls
IFLA - International Federation of Library Associations and Institutions
INE Instituto Nacional de Estatstica
PDC - Poltica de Desenvolvimento da Coleco
RNBP - Rede Nacional de Bibliotecas Pblicas
RFID - Radio-Frequency Identification
UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization
Wi-Fi - Wireless Fidelity

AGRADECIMENTOS
Dedico este projecto a todos colegas de trabalho que me aturaram, me ouviram
(por vezes at com alguma ateno), me incentivaram e por vrias vezes me
substituram nas minhas tarefas permitindo-me certos desafogos.
s bibliotecas cuja colaborao e disponibilidade em responder ao inqurito
permitiu reunir a informao necessria para este trabalho.
No posso deixar de agradecer aos profissionais da Biblioteca Municipal do
Seixal que ao longo desta licenciatura me deram todo o apoio necessrio e pelo que com
eles aprendi.
s colegas que nas praxes de Setbal me enderearam uma serenata e que
comigo percorreram todo o trajecto acadmico que, mesmo sendo de outros cursos,
preservaram o esprito acadmico.
Aos colegas que comigo partilharam este espao, na aprendizagem e nalguns
infortnios coisas de gente crescida mas sobretudo pelo inesgotvel esprito de
entreajuda apesar das distncias que nos separam. Estou certo que se criaram amizades e
carinhos inesquecveis com todos e entre todos. De entre eles, um carinho especial por
trs que aturaram, impacientaram e motivaram no que os restantes no tenham
tambm sido vtimas.
Aos professores que nos acompanharam e estiveram sempre presentes e
souberam motivar. Devo assim especial ateno aos Professores Doutores Carlos
Castilho Pais, Ana Isabel Vasconcelos e Helena Brbara por se destacarem neste
constante apoio e pelas palavras encorajadoras que nos enderearam.
Por fim, mas no por ltimo, famlia, minha filha Marta e minha mulher
Nela que fizeram vrios adiamentos e pacientemente esperaram para que me fosse
possvel concluir este percurso.
A todos deixo a minha amizade.

Pe quanto s no Mnimo que Fazes

Fernando Pessoa

1. INTRODUO
Com o trabalho que agora se apresenta pretende-se apurar algumas das prticas
levadas a cabo pelas Bibliotecas Municipais Pblicas e alertar para algumas das
consequncias do no controlo e registo das consultas locais para a gesto da coleco,
em particular as das bibliotecas pblicas municipais de maior dimenso, em termos de
coleco, e das que possuem um maior nmero de utilizadores;
Dos recursos tecnolgicos j existentes e das tecnologias que o mercado
disponibiliza, quais podero ser adoptadas para que a eficcia na gesto da coleco
aumente, atravs do registo e controlo das consultas locais, tornando mais fluido e
coerente todo o processo de avaliao da coleco quer pelos processos de seleco e
aquisio mas tambm pelos de desbaste.
No sendo do interesse de uma biblioteca, nem para o seu pblico, a manuteno
de uma coleco, ou parte dela, sem benefcio para os utilizadores, importa considerar
quun livre se trouve dans telle bibliothque nest pas une justification pour y rester
dfinitivement1 e, simultaneamente e como consequncia, quun livre ne soit quasi
jamais demand signalerait son inadquation la curiosit gnrale du public2 pelo
que, de primordial importncia conhecer a efectiva utilizao de que os documentos
so alvo, em particular, as que so feitas na consulta local pelos utilizadores em
circulao.
Para o efeito foi elaborado um inqurito em linha destinado s bibliotecas
municipais pblicas que nos permitiro avaliar algumas das prticas e recursos.
Da observao dos dados recolhidos verificam-se vrias formas de actuao por
parte das Bibliotecas Municipais Pblicas que, apesar de dotadas de recursos idnticos,
algumas no os utilizam na sua plena capacidade. Observmos tambm, em propores
semelhantes, a no existncia de polticas e procedimentos prprios o que, de alguma
forma, poder comprometer, ou no agilizar, o cumprimento dos objectivos e da sua

1
2

Commission dlagage du Rseau central de Lige, 2008: 24

Ibid, 19

misso mas tambm correr o risco de no cativar os utilizadores e de no se valorizar

perante estes.
Observados os dados e feita a sua anlise so apresentadas algumas solues
baseadas em tecnologias mais ou menos avanadas e a relao custo-beneficio entre elas
que podero auxiliar na promoo de mais servios e de melhor qualidade.
So apresentadas como concluses os benefcios de algumas das tecnologias
disponveis mas tambm do valor que boas politicas e procedimentos adequados podem
trazer biblioteca, aos seu profissionais e aos seus utilizadores.

10

2. O ESTUDO
De acordo com o trabalho a que nos propusemos realizar, descrevemos agora as
causas, motivos e objectivos do projecto.

2.1.Objecto de estudo
O estudo a que nos propomos pode ser aplicado a todas as bibliotecas em regime
de livre acesso. Contudo, atendendo disperso geogrfica nacional, ao nmero de
obras que disponibilizam, ao nmero de utilizadores que acolhem e pela universalidade
que as caracterizam a seleco incidiu sobre as Bibliotecas Municipais Pblicas,
doravante BMP.
Assim, o presente trabalho incide sobre as BMP, nas quais as suas coleces se
encontram na totalidade, ou em grande parte, em regime de livre acesso, isto , a
maioria dos seus documentos esto disponveis nas prateleiras para que os utilizadores
os possam consultar sem a necessidade de interveno dos profissionais que ali
trabalham.

2.2.Problema principal a resolver

Na falta de um sistema de controlo sistemtico e eficaz dos documentos
consultados, as bibliotecas de todo o tipo, mas em particular as de maiores dimenses,
que funcionam em regime de livre acesso, no podem conhecer em detalhe a real
utilizao das suas coleces.
Esta realidade impede a avaliao da pertinncia do acervo o que contribuir,
certamente, para a no satisfao das necessidades de informao ou lazer dos
utilizadores.
Esta circunstncia, o no conhecimento da utilizao efectiva dos vrios
documentos, nos mais variados suportes, dificulta o trabalho de gesto da coleco,

11

independentemente das polticas e objectivos da biblioteca, bem como o escrutnio dos

documentos que, ao abrigo da poltica de desbaste, deveriam seguir este percurso.

2.3.Causas do problema
A liberdade de circulao dos utilizadores e do livro no espao da biblioteca em
regime de livre acesso promove o manuseamento directo dos documentos,
nomeadamente, as monografias.
A falta de controlo ou de um registo ineficaz desta utilizao, bem como de
outras informaes adicionais que poderiam ser recolhidas e serem relevantes,
dificultam ou criam perturbaes na gesto da coleco e na seleco dos documentos
sujeitos aos critrios de desbaste que, por sua vez, afectam tambm os critrios de
seleco para a aquisio.

2.4.Objectivos gerais do projecto

Uma vez desconhecida, no todo ou em parte, a utilizao dos recursos que
constituem o fundo da biblioteca, desconhecem-se tambm as necessidades e
prioridades na gesto da coleco, afectando as vrias etapas do ciclo de tratamento
documental, nomeadamente, os critrios de seleco para aquisio e desbaste.
Assim, analisaremos a situao que se regista nestas bibliotecas e propor-se-o
formas de controlo sobre os documentos consultados pelos utilizadores tendo em vista
uma gesto da coleco mais eficiente.

12

3. ENQUADRAMENTO TERICO
3.1.A Biblioteca Municipal Pblica
As bibliotecas pblicas actuam junto da sociedade e no meio em que se inserem
de acordo com vrios propsitos universais.
O manifesto da IFLA / UNESCO para as bibliotecas pblicas afirma que estas
devero promover um acesso livre e sem limites ao conhecimento, ao pensamento,
cultura e informao.3
As 5 leis de Ranganathan4 para a biblioteconomia enunciam: livros so para
usar, a cada leitor seu livro, a cada livro seu leitor, economizar o tempo do leitor e uma
biblioteca um organismo em crescimento.
Estas 5 leis espelham a dialctica entre livro e leitor quer no uso do livro, quer
no desenvolvimento do leitor e da biblioteca.
Umberto Eco, na sua obra A Biblioteca5, mostra-nos o que deve ser uma
biblioteca e como deve funcionar, com os servios dirigidos aos utilizadores e no para
a biblioteca em si.
De entre outros, resulta a conjugao destes princpios como um modelo a
observar, para que as bibliotecas pblicas determinem os seus objectivos e fundamentos
para a sua existncia com uma participao efectiva na educao, formao, lazer e
estmulo criativo das comunidades onde se inserem, atravs das diversas actividades
que contribuem para estes objectivos.
Concorre para o xito de tais objectivos uma viso menos bibliocntrica e mais
antropocntrica, isto , as bibliotecas devero estar viradas mais para as necessidades
dos utilizadores e encarar as suas coleces como meio para essa satisfao, prestandolhes servios adequados e motivadores para esse uso e no encarar sumariamente a
biblioteca como um depsito de livros, arrumados e catalogados6.

IFLA - Manifesto da IFLA/UNESCO sobre bibliotecas pblicas [em linha]. 1994

FIGUEIREDO, Nice Menezes de - A modernidade das cinco leis de Ranganathan [em linha]. 1992
5
ECO, 1994
6
FONSECA, 2007: 48-50
4

13

3.2.O Acesso livre

O Acesso Livre nas bibliotecas enquanto expresso que pretende designar a
livre circulao dos utilizadores por entre as prateleiras e a poderem a seu livre arbtrio
aceder aos documentos que se encontram ao seu alcance, carrega consigo alguma
ambiguidade por facilmente se confundir com acesso gratuito. Das inmeras
pesquisas efectuadas deparmo-nos constantemente com esta dificuldade acontecendo o
mesmo com a lngua inglesa. Porm, deparmo-nos com uma expresso anglo-saxnica
que facilitou todo o trabalho de pesquisa. Open shelves, de traduo literal
prateleiras abertas.
Esclarecida esta dificuldade quanto ambiguidade da expresso, as bibliotecas
em regime de acesso livre so uma excelente forma de promover a interaco entre os
leitores e os livros.
como a descoberta de um mundo novo, o percorrer as prateleiras no encalce de
uma obra que, no momento, satisfaa as necessidades de informao, de simples leitura
ou curiosidade dos utilizadores.
No raras vezes, nessa descoberta deambulatria que os utilizadores
descobrem o seu livro, ou que o livro descobre o seu leitor, como enunciam as trs
primeiras leis de Ranganathan e o romance de Carlos Safon, A Sombra do Vento, to
bem ilustra.
Contudo, nesta liberdade de circulao e utilizao dos documentos, verificamse por vezes situaes que criam obstculos ao bom desempenho da biblioteca,
nomeadamente, a possibilidade do utilizador repor o livro numa qualquer prateleira
onde fica perdido e, provavelmente, desenquadrado da classe e da ordem alfabtica a
que pertence. Alm deste problema grave, dada a impossibilidade de encontrar o
documento no local certo, acresce-se um outro, no menos grave, que o no haver
registo do interesse dos utilizadores pelas obras consultadas.

14

3.3.A Gesto da Coleco

A Gesto da Coleco a expresso que aos poucos vem dando lugar7
expresso Desenvolvimento da Coleco, ainda bastante utilizada entre ns, uma vez
que esta denota uma valorizao no aumento e expanso da coleco contrapondo-se ao
conceito de Gesto que, entre outros, tambm observa a reduo ou a eliminao, de
desperdcios e ineficincias, e se foca nos seus objectivos da forma mais eficaz e
eficiente que encontrar.
A Gesto da Coleco8 nos seus vrios aspectos, determina entre outros o
conhecimento da comunidade onde se insere, ao nvel social, cultural e econmico o
que permitir observar os princpios universais a que uma biblioteca deve responder e
com isso estabelecer planos para a sua coleco, nomeadamente, quanto seleco,
aquisio e desbaste, entre outros.
Com base no conhecimento da populao a biblioteca pblica, poder
determinar previamente as necessidades de informao dos utilizadores quanto s suas
razes culturais e sua identidade, educao e formao, de lazer e descoberta.
A pertinncia deste conhecimento marcante e determina a abordagem que a
biblioteca dever desenvolver para ir de encontro aos valores e necessidades da
populao, estruturando assim uma coleco que para alm de observar tais valores
possa desenvolver o conhecimento que, atravs de formas criativas e inovadoras,
possibilitem a cada individuo ultrapassar barreiras culturais, tnicas, religiosas e
cientficas e promover assim uma cidadania mais comprometida e consciente.
Para uma biblioteca que observe estes princpios determinante a existncia de
uma Poltica de Desenvolvimento da Coleco (PDC) e dela dar conhecimento
comunidade, para que esta mesma comunidade possa ser envolvida e ouvida quanto
quilo que a biblioteca pode ou deve oferecer e tambm assim promover a biblioteca
junto dessa comunidade.
fundamental a biblioteca reconhecer o uso da sua coleco, bem como os
recursos humanos, tcnicos e fsicos de que dispe, nomeadamente, que lhe permitam
7
8

FASCA, 2011: 3
IFLA - The Public library service: IFLA/UNESCO guidelines for development [em linha]

15

dispor de espao para a coleco ficar acessvel aos utilizadores, que os recursos
humanos sejam capazes de gerir toda a massa documental e simultaneamente apoiar os
utilizadores nas suas pesquisas e desenvolver todas as demais actividades.

3.4.A avaliao da coleco

Parte fundamental da Poltica de Desenvolvimento da Coleco (PDC), a
avaliao, deve ser promovida, tendo por base pertinncia das coleces para os
utilizadores e para os recursos disponveis.
Existem vrios estudos e publicaes sobre a forma e as mtricas a utilizar na
avaliao.
Sendo de consenso e prtica comum, observam-se os indicadores mais vulgares
como a dimenso da coleco, por exemplo, do seu todo, por Classes ou por Subclasses
(CDU) e a frequncia e utilizao dos recursos pelos utilizadores.
em resultado da avaliao da coleco que resultam os demais processos da
sua gesto e do seu desenvolvimento, como a seleco, aquisio e desbaste
contribuindo para uma gesto eficaz dos recursos disponveis e para que tenha um
impacto positivo junto dos utilizadores.

3.5.O Desbaste
Ao contrrio da seleco e aquisio, onde se encontra vasta bibliografia e
estudos, o desbaste parece ser esquecido quer por estudiosos, quer pelas bibliotecas e
entidades que as apoiam. Assim o demonstra a parca bibliografia sobre o tema.
frequente que o desbaste no seja assimilado pelos profissionais como um
percurso natural da existncia de uma determinada obra ou coleco.
Com facilidade associa-se este procedimento eliminao das obras, o que no
corresponde de todo realidade.
O desbaste, ou expurgo, tambm parte integrante da gesto de uma coleco,
consiste em retirar das prateleiras expostas ao pblico e do depsito central as obras que
no demonstram interesse para os utilizadores. No apenas se poupa espao como

16

tambm se poupa tempo aos utilizadores 4 lei de Ranganathan e aos tcnicos dessa
biblioteca.
A falta de interesse dos utilizadores por determinadas obras deve-se sobretudo
sua obsolescncia, algo que se verifica amide nas classes que identificam as Cincias
Naturais e as Cincias Aplicadas e Tecnolgicas (CDU, Classes 5 e 6), pelos tremendos
avanos cientficos que se verificam.
No o abatimento de uma obra coleco que determina o seu fim.
O retirar das prateleiras envolve determinar um novo destino ou uso para as
obras que deixaram de despertar interesse aos utilizadores de uma biblioteca mas
podero ser pertinentes num outro servio ou biblioteca.
Os documentos que tenham ainda algum interesse, ainda que muito
esporadicamente, podero ter como destino o depsito central, mas outras vias podem
ser observadas, como, por exemplo, o intercmbio entre bibliotecas, ofertas a escolas e a
instituies sociais ou at distribu-los por pontos de encontro, como cafs, salas de
espera de consultrios, parques e jardins, criando-se para tal mini-coleces de acordo
com o local escolhido e previamente concordante com tais aces.
Desta forma o livro poder vir ainda a encontrar o seu leitor, como enuncia a 3
lei de Ranganathan.
H ainda outra questo bastante actual qual os gestores, tcnicos e utilizadores
se habituaram e com ela convivem com alguma harmonia. Trata-se da questo do
espao fsico disponvel, cada vez mais oneroso.
No caso do alojamento digital, os recursos e cuidados a observar so bastante
mais onerosos e complexos, sendo necessria a existncia de tcnicos especializados em
tecnologias de informao, recursos financeiros para aquisio de toda a tecnologia
necessria e formao dos que vierem a operar tais sistemas.
A toda esta dinmica de seleco, aquisio, expurgo e abate, reflectindo os
perodos de vida mais ou menos longos para as obras permanecerem numa determinada
biblioteca e atendendo a novas necessidades tecnolgicas, adaptando-se e evoluindo,
transforma realmente qualquer biblioteca num organismo em crescimento.
Assim, uma biblioteca no dever ser apenas um depsito de documentos
arrumados e catalogados, tal como uma grande coleco no determina, por si s, a sua

17

qualidade e a satisfao dos utilizadores. Da, tambm, o relevo que deve ser dado ao
expurgo da coleco incluindo os procedimentos e critrios adequados no PDC:

3.6.As tecnologias
No final dos anos cinquenta do sculo passado assistimos a uma exploso
documental, proveniente sobretudo das universidades tecnolgicas que produziram um
manancial de informao cientfico-tcnica9. Dos anos finais do sculo XX e at aos
dias de hoje a produo de informao tem vindo sempre a aumentar exponencialmente
devido proliferao e uso de computadores pessoais que, uma vez ligados em rede,
permitem aos utilizadores trocar informaes mais rapidamente e com maior frequncia.
O tratamento documental de tamanha informao no seria possvel, de forma
eficiente, sem o recurso s tecnologias de informao e comunicao.
Com a evoluo a que assistimos quase diariamente o mercado oferece-nos
solues tecnolgicas com vista a satisfazer vrias necessidades e objectivos,
nomeadamente, no tratamento documental e localizao geogrfica de pessoas e
objectos. Uma das consequncias desta evoluo foi assistir criao dos cdigos de
barras e respectivos leitores, produtos perfeitamente integrados no nosso dia-a-dia.
Das ltimas tecnologias que o mercado disponibilizou conhecemos as
superfcies inteligentes10 que funcionam incorporando nos objectos (e.g. documentos) e
nas superfcies (e.g. prateleiras) que os suportam transmissores RFID11 o que lhes
permite comunicar entre si, com um alcance de frequncias que se adequam s
necessidades de uma biblioteca. Os protocolos de comunicao RFID e Wi-fi podem ser
interligados e com isso integrar toda a operao do sistema de tratamento documental,
nos seus vrios mdulos de forma homognea.
Esta tecnologia, com todo o potencial que apresenta e disponibiliza permite um
controlo eficaz da utilizao de um qualquer documento, bem como identificar
imediatamente um documento ou o local em que se encontra e enviar um alerta, para um
outro dispositivo electrnico, mvel ou fixo, se o documento no se encontrar no local

MALHEIRO, 2010: 55
SURFACELABS Solues para o seu projecto [em linha]
11
Shahid, Syed - Use of RFID Technology in Libraries [em linha]
10

18

que lhe est predestinado, como acontece quando um livro colocado numa outra
prateleira. Uma outra utilizao desta tecnologia poder ser a automatizao dos
emprstimos domicilirios sem necessidade de interveno dos profissionais das
bibliotecas.
Apesar dos custos associados a esta tecnologia serem ainda bastante relevantes,
com a sua disseminao em larga escala por um vasto mercado, para alm das
bibliotecas, os valores podero vir a ser substancialmente reduzidos, tal como aconteceu
com os cdigos de barras.

19

20

4. ACTIVIDADES E METODOLOGIA
Para melhor se observar a forma e as prticas das bibliotecas em estudo
elaborou-se um inqurito, disponvel para consulta e referncia no apndice A,
dirigido a todas as Bibliotecas Municipais Pblicas.
Aps a disponibilizao em linha do inqurito, via correio electrnico
convidaram-se as referidas Bibliotecas a colaborar respondendo ao mesmo. Para o efeito
obtiveram-se os endereos de correio electrnico no stio da Rede de Conhecimento das
Bibliotecas Publicas - Pesquisa de Bibliotecas.
De preenchimento rpido, sobretudo sob a forma de respostas opcionais,
pretendeu-se observar vrios parmetros de actividade e recursos disponveis, como a
capacidade informtica, a existncia de procedimentos e critrios sobre a coleco e
para o desbaste e formas de registo e controlo quanto circulao de utilizadores e
documentos.
Tentmos tambm obter dados que nos permitissem de alguma forma relacionar
a populao a que se destina, o nmero de utilizadores inscritos e a dimenso da
coleco para verificar se o problema enunciado tem razo de ser.
Obtidos os resultados passmos sua avaliao.

4.1. O Inqurito
Como j foi referido, foi elaborado um inqurito em linha destinado a todas as
Bibliotecas Municipais Pblicas.
Dadas as limitaes temporais encerrou-se o perodo de recolha de respostas,
obtendo-se os resultados a seguir indicados.

21

4.2.Recolha de dados
Encerrado o perodo de recolha de respostas recupermos o ficheiro que
armazenou as respostas entretanto efectuadas para se proceder sua anlise.

4.3.Avaliao de resultados
Das 275 Bibliotecas Pblicas Municipais identificadas12 15 no possuam
contacto pelo que foi endereado, por correio electrnico, convite a responder ao
inqurito s restantes 260. Destas, a mensagem no encontrou 12 destinatrios, ou por
endereo inexistente ou por recusa do sistema. O que resulta em 248 bibliotecas
contactadas das quais se obtiveram 67 respostas, o que representa um total de 27,0% no
nmero de respostas adquiridas com sucesso.
Apesar do nmero de respostas no ser elevado permite-nos observar alguns dos
recursos, dados e prticas levadas a cabo pelas bibliotecas representativas desta amostra,
os quais passamos a indicar.
Quanto representatividade da amostra no que respeita dimenso da populao
por municpio, comparando-a com a totalidade dos municpios13, parece-nos ser
adequada uma vez que os municpios quer os da amostra quer a nvel nacional so, na
sua maioria, de mdia dimenso (10.000 a 50.000 habitantes). Os municpios de baixa
dimenso, menos de 10.000 habitantes, apesar de no total apresentarem-se em nmero
relevante deram um muito pequeno contributo para o presente trabalho com apenas 3
respostas.
Dos pequenos municpios, no apenas devido aos nmeros que representam mas
tambm pelo enunciado deste projecto bibliotecas de maior dimenso quer em
utilizadores quer em documentos -, somos levados a no analisar estes casos dados os
baixos ndices da dimenso das coleces e da populao.
Apresentamos os dados e o respectivo grfico, relativos s populaes:
12

Rede de Conhecimento das Bibliotecas Publicas - Pesquisa de Bibliotecas [em linha]

PORDATA Municpios [em linha]. Fontes de Dados: INE - Estimativas Anuais da Populao
Residente em 2011, em que a frmula de clculo -nos dada da seguinte forma: (Populao residente no
incio do ano civil + Populao residente no final do ano civil) / 2
13

22

At 10.000
10.000 a 50.000
50.000 a 100.000
Mais de 100.000

Populao
Amostra
3
36
17
11

Populao
Total
115
134
35
24

67

308

TOTAL

Tabela 1 - Dimenso das populaes nos municpios

Qtd. Municipios

Populao nos Municipios

160
140
120
100
80
60
40
20
0

Populao Amostra
Populao Total

at
10.000

10.000 a 50.000 a mais de

50.000 100.000 100.000

Distribuio da populao
Grfico 1 - Populao nos Municpios

Dos dados recolhidos sobre utilizadores inscritos so vrias as indicaes quer

relativamente ao tempo de inscrio quer ao perodo da utilizao, pelo que no nos
possvel fazer uma anlise objectiva perante dados que apresentam realidades
diferentes.

4.3.1. Recursos tecnolgicos

Dos recursos tecnolgicos existentes verifica-se que apesar de a maioria das

bibliotecas possuir uma infra-estrutura tecnolgica com Sistemas de Informao, Gesto
documental e disponibilizar ligaes Wi-fi no disponibilizam na mesma proporo
servios directos ao pblico, como catlogos e pesquisas em linha e muitas ainda no

23

utilizam outras capacidades que os sistemas oferecem, como o uso de dispositivos

electrnicos tais como leitores de cdigos de barra ou RFID.

Tabela 2 - Possui Sistema de Informao e de Gesto Documental?

Sim
No

63
4

Tabela 3 - Possui dispositivos electrnicos de registo?

Sim
No

47
20

Tabela 4 Utilizao de meios electrnicos

No
Leitura de cdigo de barras
RFID

20
45
2

Utilizao de meios electrnicos

RFID
3%

No
30%

Cdigo de
barras
67%

Grfico 2 - Utilizao de meios electrnicos

Tabela 5 - Disponibiliza Catlogos ou pesquisas em linha?

Sim
No

44
24

Tabela 6 - Disponibiliza aos utilizadores ligaes Wi-fi Internet?

Sim
No

64
3

24

4.3.2. Caractersticas, polticas e procedimentos

Quanto s caractersticas, polticas e procedimentos, observamos um

comportamento heterogneo por parte das BMP e em nmero elevado que, apesar do
seu estatuto institucional e de servio pblico, no determinam de forma consistente a
forma como se iro posicionar perante a comunidade onde se inserem ao no
identificarem de forma clara as politicas, procedimentos e documentos que serviriam de
orientao s suas actividades, perdendo assim a oportunidade de se valorizarem quer
internamente quer perante a populao e de conseguir desta forma um maior nmero de
utilizadores.

Tabela 7 - A biblioteca funciona em regime de livre acesso?

Sim
No

65
2

Tabela 8 - Bibliotecas com Polticas de Desenvolvimento de Coleco

No
Parcial
Global

35
15
17

Politcas prprias de Gesto da Coleco

Parcial
(aquisio,
desbaste,
outra)
23%
No existe
52%

Global
25%

Grfico 3 - Polticas prprias de Gesto da Coleco

25

Tabela 9 - A coleco submetida a avaliao?

Sim
No
No sabe

43
23
1

Avaliao da coleco

No
34%
Sim
64%

No sabe
2%

Grfico 4 - Avaliao da coleco

Tabela 10 - O processo de desbaste regular e sistematizado?

Sim, sistematicamente
Sim, pontualmente
No
No sabe

5
36
24
2

Regularidade no processo de
desbaste
Sim,
pontualm
ente
54%

No sabe
3%

Sim,
sistematic
amente
7%
No
36%

Grfico 5 - Regularidade no processo de desbaste

26

4.3.3. O Registo e controlo

Apesar de encontrarmos alguns pontos em comum entre a maioria das

bibliotecas, verificamos todavia, substanciais diferenas nas prticas e procedimentos
por que se regem.
No caso que nos interessa, o controlo das utilizaes e o seu contributo para o
desenvolvimento da coleco, verifica-se um elevado nmero de bibliotecas em que no
se efectua o registo das consultas locais e quando o faz atravs de processos manuais.
Nestes casos verifica-se que apenas 30% das bibliotecas recorre a termos como a
cota e o ttulo, que descrevem com preciso a obra consultada. Por sua vez as restantes
bibliotecas socorrem-se de termos de significado mais abrangente, como a classificao
CDU, o que no permite identificar qual a obra consultada mas apenas a rea ou tema
em que se insere.

Tabela 11 - Registo dos pedidos de utilizadores sobre documentos no existentes na coleco

Sim
No

57
10

Tabela 12 - Diferenciao entre o registo de emprstimos domicilirios e das consultas locais

Sim
No

53
14

Tabela 13 - Registo sistematizado das consultas locais

Sim
No

41
26

27

Tabela 14 - Contribuio do registo para a gesto da coleco

Aquisies, Avaliao, Desbaste / abate, Outras

14

Aquisies, Avaliao, Outras situaes

Aquisies, Outras situaes

Avaliao

Desbaste / abate

No contribui

No sabe

Sem resposta

27

Tabela 15 - Processo de controlo das consultas locais

Manual
No efectua
Meios electrnicos

40
10
17

Grfico 6 - Processo de controlo das consultas locais.

Tabela 16 - Forma de controlo manual

Sem resposta
Formulrio prprio
Outros

34
28
5

28

Tabela 17 - Referncias para o controlo manual

Autoria

Classificao (CDU ou outra)

Classificao (CDU ou outra), Ttulo

Cota

Cota, Classificao (CDU ou outra)

Cota, Ttulo

Fico/No fico

Nmero documentos

Nmero leitores e documentos

Nmero utilizadores

Ttulo

Ttulo, Autoria

Sem resposta

31

29

30

5. CONCLUSO
No obstante verificar-se na maioria das bibliotecas capacidade tecnolgica,
quer pela existncia de Sistemas de Informao e de Gesto Documental, ligao
Internet e Wi-fi e do uso complementar de ferramentas, nomeadamente leitores de
cdigos de barras, algumas no possuem ainda estas ferramentas, enquanto outras
(duas) deram j um salto tecnolgico adaptando tecnologia RFID.
Atravs das tecnologias podero ter-se economias de escala que a prazo daro o
retorno desejado ao investimento feito, seja pela reduo de custos seja pelos aumentos
de eficincia e qualidade. Estas solues tecnolgicas, ainda que de custo substancial,
permitem no apenas libertar tempo aos tcnicos das bibliotecas como tambm tornar
extremamente eficiente a forma como a avaliao de uma coleco pode ser efectuada,
permitindo assim que os recursos humanos e financeiros possam ser rentabilizados e
valorizados.
As vantagens em que estas tecnologias se traduzem relacionam-se directamente
com os seus custos. Tomando o caso mais econmico, o controlo e registo manual em
formulrios prprios, e posteriormente introduzidos no sistema de gesto documental,
apresenta uma baixa eficincia pelo tempo que se consome e pela possibilidade da
existncia de erro humano. Na procura de maior eficincia, face ao registo manual,
teremos em seguida os processos em que se utilizam cdigos de barras, onde se verifica
uma reduo nos tempos necessrios ao registo com a consequente diminuio de erros
e aumento de eficincia. Por ltimo, com um sistema extremamente eficiente como as
superfcies inteligentes que comunicam com os documentos e conseguem identificar o
local onde estes se encontram ou onde se deveriam de encontrar.
Com a introduo de tecnologias avanadas e procedimentos adequados e
explcitos, vendo automatizadas vrias tarefas com reduo no desperdcio de tempo,
por exemplo, na procura de livros perdidos, ser possvel reduzir o tempo necessrio
para as tarefas administrativas dos profissionais que ali trabalham e, assim, conseguir-se
uma maior disponibilidade para com os utilizadores nas pesquisas que estes necessitam
efectuar, perante uma coleco melhor adequada s suas necessidades fruto dos
processos de seleco, aquisio, desbaste e registo.

31

Com a adopo de mtodos e critrios adequados a uma eficaz Gesto da

Coleco, tendo em linha de conta o papel do desbaste e a forma como so registadas as
consultas locais, no apenas se ver melhorada a qualidade da coleco como o espao
disponvel se ver aumentado.
Assim, e por mais recursos humanos ou tecnolgicos que as bibliotecas possam
adquirir atravs de uma boa organizao e equilbrio dos recursos disponveis, pela
concepo de mtodos, procedimentos e normas to abrangentes quanto especficas que
se conseguem atingir os objectivos de forma mais eficaz e cumprir para com a sua
misso e vocao naturais: a satisfao das necessidades de informao dos utilizadores
e promover junto destes uma melhor cidadania com maior participao e
responsabilidade. Desta forma tambm a biblioteca, os seus profissionais e os servios
prestados sero reconhecidos e valorizados por todos.

32

BIBLIOGRAFIA
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33

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http://rcbp.dglb.pt/pt/Bibliotecas/Paginas/default.aspx
REDE DE CONHECIMENTO DAS BIBLIOTECAS PUBLICAS - Pesquisa de
Bibliotecas [em linha]. 2013. [Consult. 2013-05-28]. RCBP. Disponvel em:
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REDE NACIONAL DE BIBLIOTECAS PBLICAS - RECURSOS E SERVIOS [em
linha]. 2011. [Consult. 2013-05-28] Disponvel em
http://rcbp.dglb.pt/pt/ServProf/Estatistica/Documents/RNBP_Recursos_2011.pdf
REDE NACIONAL DE BIBLIOTECAS PBLICAS - RELATRIO ESTATSTICO
2011. [Consult. 2013-05-28]. Disponvel em:
http://rcbp.dglb.pt/pt/ServProf/Estatistica/Documents/RELATORIO_Estatistico_2
011_DGLAB.pdf
REDE DE BIBLIOTECAS DE CANTANHEDE - Manual de procedimentos [em
linha]. [Consult. 2013-06-23]. Disponvel em. http://www.cmcantanhede.pt/rbc/Docs/Files/RBC_Manual_de_Procedimentos.pdf
REDE MUNICIPAL DE BIBLIOTECAS DE LISBOA - Consideraes sobre a gesto
de coleces [em linha]. [Consult. 2013-06-23]. Disponvel em
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SHAHID, Syed - Use of RFID Technology in Libraries: a New Approach to
Circulation, Tracking, Inventorying, and Security of Library Materials [em linha].
2005. [Consult. 2013-03-25]. Disponvel em: http://unllib.unl.edu/LPP/shahid.htm
SILVA, Armando Malheiro; RIBEIRO, Fernanda RECURSOS DE INFORMAO:
Servios e Utilizadores. Lisboa: Universidade Aberta, 2010
SURFACELABS - Solues para o seu projecto [em linha]. [Consult. 2013-03-21].
Disponvel em http://www.surfaceslab.com/main/pt/solucoes.html

34

APNDICES

35

APNDICE A - Formulrio inqurito em linha

36

Bibliotecas - O Acesso livre e a Gesto da Coleco

Pgina 1 de 6

Informaes Pessoais
solicitado o endereo e-mail para possibilitar um contacto posterior para eventual
esclarecimento. O preenchimento opcional.
Endereo e-mail :

Informaes sobre a biblioteca

1 - Designao da Biblioteca *
2 - Concelho *
3 - Tipo Biblioteca *
1. Pblica
2. Privada
3. Universitria
4. Escolar
5. Museu
6. Outra
4 - Hierarquia *
Principal
Plo
Outro:
5 - Pertence a uma rede de bibliotecas? *
Sim
No
6 - Possui Sistema de Informao e de Gesto Documental? *
Sim
No
7 - Possui dispositivos electrnicos de registo? *
Leitores cd. barras, sensores, etc. para registo de emprstimos domicilirios
e/ou outros. Para uma resposta afirmativa ("Sim") responda "Outro" e
especifique o tipo de dispositivo.
No
Outro:
8 - Disponibiliza Catlogos ou pesquisas online? *
Sim
No

37

9 - Disponibiliza aos utilizadores ligaes Wi-fi Internet? *

Sim
No
10 - Nmero de documentos que integram o fundo? *
11 - Utilizadores inscritos
12 - Utilizadores activos no ltimo ano
13 - Populao a que se destina
menos de 5.000
entre 5.000 e 10.000
entre 10.000 e 50.000
entre 50.000 e 100.000
mais de 100.000
14 - A biblioteca funciona em regime de livre acesso? *
A maioria dos documentos esto acessveis aos utilizadores?
Sim
No
15 - A biblioteca possui uma poltica de Gesto da Coleco definida em
documento prprio? *
Global
Parcial (aquisio, desbaste, outra)
No existe
Pgina 2 de 6

A Coleco
1 - A coleco alvo de avaliaes? *
Sim
No
No sabe
2 - O processo de desbaste regular e sistematizado? *
Sim, sistematicamente
Sim, pontualmente
No
No sabe

Registo e controlo
1- So registados os pedidos dos utilizadores sobre documentos no existentes
na coleco?
Sim
No

38

No sabe
2 - O registo de emprstimos domicilirios distingue-se das consultas locais? *
(atravs de cdigos ou ndices diferentes)
Sim
No
3 - A biblioteca efectua o controlo e registo das consultas locais de forma
sistematizada e permanente? *
(Os utilizadores no arrumam livros nas prateleiras e os que consultam so
SEMPRE registados)
Sim
No

(Direcciona para p.4)

Pgina 3 de 6

A Gesto da coleco e o registo

Em que sentido o registo contribui para a gesto da coleco? *
Indique as opes que se aplicam:
Aquisies
Avaliao
Desbaste / abate
Outras situaes (ex.: promove na divulgao de documentos
menos utilizados)
No contribui
No sabe
Pgina 4 de 6

Processo de controlo e registo

1.

O controlo das consultas locais pelos utilizadores efectuado atravs de

processo *
Utiliza algum equipamento electrnico especial (e.g. leitura cod. barras) para o
controlo ou a recolha manual (formulrio) e introduzida no sistema?
Manual

(Direcciona para p.5)

Meios electrnicos

(Direcciona para p.6)

No efectua qualquer controlo

(Direcciona para p.6)

2. Se utiliza meios electrnicos indique quais.

Leitura de cdigo de barras
Outro:

39

Pgina 5 de 6

Controlo Manual das utilizaes

Como efectuado o controlo das consultas locais
1 - O controlo efectuado com base: *
Formulrio prprio
Outro:
2 - O controlo efectuado a partir de *
Escolha as respostas adequadas
Cota
Classificao (CDU ou outra)
Ttulo
Autoria
Outro:
3 - Numa primeira fase, o controlo efectuado pelos funcionrios, pelos
utilizadores ou um misto? *
Escolha a resposta adequada
Funcionrios
Utilizadores
Ambos

Pgina 6 de 6

Comentrios
Agradecemos um seu comentrio
Se o entender, faa um comentrio ao inqurito.
Pgina de Confirmao

40

41