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COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO pág. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO pág. FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO pág. 1 2. os apoios audiovisuais e o apoio escrito não devem ser descurados sob pena de obter piores resultados na reunião.12 9 3 6 REUNIÕES Índice O sucesso de uma boa e produtiva reunião depende sobretudo da preparação e organização prévias. O processo de preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados às especificidades da ocasião e finalidade. A envolvência fará com certeza que a mensagem a transmitir passe mais facilmente e com que os participantes levem boas referências da empresa. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO pág. 6 . Aspectos como o local. 5 4. 1. 3 3.

1 . Seguem-se então os assuntos em curso. Antes de elaborar a agenda é importante começar por juntar toda a informação relevante para a mesma. evitando. Discuta os assuntos mais importantes no início. A agenda deve ser sempre distribuída antes da reunião. seguindo-se depois a leitura da acta da reunião anterior e dos relatórios das tarefas atribuídas na última reunião. deve ser distribuída no início da mesma. Todos os participantes devem tomar conhecimento da agenda da reunião . providencie um intervalo para café (coffee break). os resultados das vendas ou um novo projecto. clara e simples. a perca de tempo com explicações de desnecessárias. finalizando a agenda com um espaço dedicado a outros assuntos e o estabelecimento da data. poder-se-á inclusive consultar alguns dos participantes para definir critérios como a ordem dos assuntos ou o limite de tempo atribuído a cada um deles. Distribuição e aprovação da Agenda Depois da agenda estar elaborada deve ser enviada a todos os participantes para estes comentarem. Deve evitar-se que a reunião ultrapasse o tempo marcado. Uma agenda deve incidir especificamente sobre o objectivo da reunião . Caso a reunião seja muito longa. é mais fácil conseguir a anulação de um ponto do que o acréscimo. terá que se obter o consentimento de todos os participantes. a não ser que exista um especial interesse no assunto a ser anulado. Se for necessário. Uma agenda deve conter detalhes da data. é elaborar previamente uma agenda da reunião e enviá-la com antecedência aos convocados. O segundo passo será a análise dos assuntos que terão de ser discutidos. lugar e objectivo da reunião . como os mais recentes lucros. Estrutura da Agenda Na agenda de reunião os tópicos de discussão deverão ser apresentados de uma forma lógica e assuntos semelhantes deverão surgir próximos. desta forma. Nunca se deve apresentar uma agenda emendada. Geralmente. suficientemente esclarecedora. Caso seja necessário acrescentar ou anular pontos de uma agenda aprovada formalmente. mas. como a seguir ao almoço. Certifique-se de que o presidente é informado de eventuais alterações. O tempo dedicado a cada item deve ser indicativo da sua prioridade . No início da agenda deverão surgir assuntos como a justificação de ausências ou a nomeação de quem vai presidir a reunião (caso tal seja necessário). Uma agenda de reunião é uma lista dos assuntos que irão ser debatidos. hora e local de uma próxima reunião. quando os participantes estiverem mais atentos.12 9 3 REUNIÕES 6 1. hora. NÃO ESQUECER: . acrescentarem assuntos ou aprovarem. Faça a agenda da forma mais curta e simples possível. Deve ser curta. Caso isso não se verifique. simultaneamente. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Uma das melhores maneiras de garantir que todos os participantes de uma reunião estão ao corrente dos assuntos que irão ser discutidos. É preferível que aconteça o contrário Algumas Dicas Uma agenda bem elaborada deverá traduzir-se numa reunião bem estruturada. Para isso é importante não descuidar aspectos como: > > > > > Evitar reuniões em alturas de baixa energia física. salvo casos em que acontecimentos de última hora a isso obriguem.

Apresentação e discussão de relatórios de Trabalho 11h30 .Justificação de Ausências 2 | 10h10 .Aprovação da Acta Anterior Assuntos numerados 3 | 10h20 .12 9 3 6 REUNIÕES 1. local e hora 1 | 10h00 .Vendas de Março Limite de tempo para casa assunto 5 | 12h15 .Intervalo 4 | 11h45 .Outros assuntos 7 | 13h15 . COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Exemplo de Agenda de Reunião Agenda da Reunião do Conselho de Administração 20 de Abril de 2004 .Próxima reunião Espaço para definir dados da próxima reunião 2 .Projecto: Construção da Ponte 6 | 12h45 .10h00 Sala de Conferências do Hotel Green Dragon Identificação da data.

apoios audiovisuais e materiais de escrita. . . os participantes podem recorrer aos computadores portáteis. 1. Hoje em dia. . 3. e reserve-a sempre para mais tempo do que necessita para. certificar-se que sabe mexer em todos eles e. testar os equipamentos audiovisuais e distribuir agendas ou informações.irão determinar o tipo de material de apoio escrito que poderá fornecer aos participantes. Certifique-se que o espaço reúne as condições indicadas . no final. no sentido de realçar os pontos em discussão. Apoios audiovisuais Os apoios audiovisuais são cada vez mais utilizados em grandes reuniões. confirmar se há uma sala para descansar adequada confirmar se encomendou as bebidas verificar a existência de parque automóvel fotocopiar todas as informações necessárias. a morada e os contactos. bem como para a arrumação final. No entanto. na medida em que são uma forma de conseguir fazer chegar a mensagem a uma maior audiência. na maioria das reuniões as notas continuam a ser manuscritas.números de lugares e equipamento são dois pontos a não descuidar. ou então uma pasta com algumas folhas de papel em branco.12 9 3 6 REUNIÕES 2. . pelo que deverá contar sempre com ajuda para esta tarefa. Geralmente. O mais vulgar são lápis ou canetas e blocos de notas. Antes da reunião começar. A necessidade de rapidez e a precisão bem como o estilo da reunião . ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO O sucesso de uma boa reunião depende em grande parte da sua preparação e organização prévia. nomeadamente o local. Pode aproveitar a oportunidade para publicitar a sua empresa de forma gratuita. comunicações e conferências. Este tempo é sempre limitado.formal ou informal . levando alguns exemplares extra verificar se o sistema eléctrico funciona 2. com os blocos ou canetas impressos com o logotipo. se possível. Outro aspecto ainda a considerar é a visibilidade dos mesmos e a capacidade de som da sala. ter um técnico presente durante a reunião. O Local A preparação antecipada do local da reunião é fundamental. ter tempo de remover o equipamento e deixar a sala arrumada. estes apoios consistem em ecrãs de vídeo sofisticados ou telas próprias para a projecção de apresentações em formato de filme ou em formato de slide através do videoprojector. Sempre que forem necessários estes tipos de apoios é fundamental não esquecer de os testar com antecedência. Se a reunião decorrer numa sala da empresa confirme no dia anterior se a sala não terá sido requisitada por outro funcionário. organizadores electrónicos ou dictafones para gravar as informações que desejam. 3 . para o caso de acontecer algum problema com um dos equipamentos. deve verificar os lugares. Antes da reunião não esquecer de: . o nome. Apoio escrito A necessidade de tomar notas é algo indissociável de uma reunião. Esta preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados à ocasião. em certos tipos de reuniões.

dificuldades técnicas ou falta de meios irão desviar as atenções do verdadeiro assunto da reunião. .12 9 3 6 REUNIÕES 2. os participantes irão certamente recordar a mensagem que lhes foi transmitida e levar boas referências da sua empresa. 4 . Mau planeamento. pois isso torna os participantes sonolentos. não esqueça de: . Se a reunião correr bem. Por isso. verificar se as pessoas podem entrar e sair com facilidade se há lugares suficientes e se todos vêem bem os apoios audiovisuais certifique-se de que a sala dispõe de um sistema de altifalantes ou colunas confirme se todos os oradores sabem trabalhar com o equipamento de suporte às comunicações ou forneça ajuda técnica . ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO REUNIÕES GRANDES Em reuniões grandes a organização é tão importante quanto o conteúdo. . . mesmo que lhes tenha sido servido água ou bebidas quentes durante a reunião . evite servir comida pesada nos intervalos. numa reunião longa certifique-se de que há uma pausa onde os participantes possam tomar qualquer coisa.

as formalidades poderão facilitar o alcance dos objectivos. Assim. Existe quórum. pedindo a atenção de todos e fazendo-se as habituais apresentações formais. se estão presentes o número mínimo de participantes para que se possam tomar decisões. Caso se verifiquem estas condições deve-se de imediato dar inicio à reunião. através do estabelecimento de normas para controlar a reunião.12 9 3 6 REUNIÕES 3. ou seja. se entendermos uma reunião como tendo a seguinte ordem de trabalhos: INICIAR REUNIÃO Aprovar acta anterior Analisar assuntos de rotina Apresentar moções ou propostas Aprovar decisões Aprovar resoluções ENCERRAR A REUNIÃO Antes de se dar inicio à reunião formal deve-se confirmar se se reúnem as seguintes condições: . começando a ordem de trabalhos estipulada. FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO Uma reunião exige diversas formalidades e estas estipulam uma estrutura já estabelecida para o processo de realização de reuniões. 5 . Todas as informações necessárias foram distribuídas aos participantes .

Esta é a oportunidade de se fazer um balanço dos pontos analisados e debatidos. é dever do presidente encerrar os trabalhos. este dá a oportunidade a todos os participantes de levantarem questões que não podiam ser incluídas nos outros pontos da Ordem de Trabalhos. Concluir os "Outros assuntos". o último item da reunião é "Outros assuntos". . Resumir as discussões e recapitular as decisões . . COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos. Informar os participantes da hora e local da próxima reunião. Incluir na agenda da próxima reunião alguns assuntos que tenham ficado pendentes. não se deve dar muita importância nesta fase. Caso algum ponto tenha originado uma discussão muito acesa. Deve assegurar-se que todas as decisões foram registadas com precisão e que os procedimentos seguintes estão em desenvolvimento.12 9 3 6 REUNIÕES 4. caso tenha sido marcada e confirmada por todos. o resumo deve centrar-se nos pontos mais relevantes. e as acções acordadas. Normalmente. . Dicas: . 6 .

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