12

9

3

6

REUNIÕES

verlag
dashofer

Edições Profissionais
R. Braamcamp n.º 13 2.º
1250-049 Lisboa
Tel.: 21 310 19 00
Fax: 21 315 25 97
Email: info@dashofer.pt
Web: www.dashofer.pt

3 3. Aspectos como o local. 6 . os apoios audiovisuais e o apoio escrito não devem ser descurados sob pena de obter piores resultados na reunião. 1 2. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO pág. FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO pág. A envolvência fará com certeza que a mensagem a transmitir passe mais facilmente e com que os participantes levem boas referências da empresa. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO pág. O processo de preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados às especificidades da ocasião e finalidade. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO pág.12 9 3 6 REUNIÕES Índice O sucesso de uma boa e produtiva reunião depende sobretudo da preparação e organização prévias. 1. 5 4.

seguindo-se depois a leitura da acta da reunião anterior e dos relatórios das tarefas atribuídas na última reunião. acrescentarem assuntos ou aprovarem. a não ser que exista um especial interesse no assunto a ser anulado. Uma agenda de reunião é uma lista dos assuntos que irão ser debatidos. quando os participantes estiverem mais atentos. desta forma. evitando. terá que se obter o consentimento de todos os participantes. é mais fácil conseguir a anulação de um ponto do que o acréscimo. Discuta os assuntos mais importantes no início. NÃO ESQUECER: . Nunca se deve apresentar uma agenda emendada. os resultados das vendas ou um novo projecto. finalizando a agenda com um espaço dedicado a outros assuntos e o estabelecimento da data. Caso a reunião seja muito longa. Uma agenda deve conter detalhes da data.12 9 3 REUNIÕES 6 1. Seguem-se então os assuntos em curso. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Uma das melhores maneiras de garantir que todos os participantes de uma reunião estão ao corrente dos assuntos que irão ser discutidos. O tempo dedicado a cada item deve ser indicativo da sua prioridade . Geralmente. A agenda deve ser sempre distribuída antes da reunião. Faça a agenda da forma mais curta e simples possível. Certifique-se de que o presidente é informado de eventuais alterações. Para isso é importante não descuidar aspectos como: > > > > > Evitar reuniões em alturas de baixa energia física. deve ser distribuída no início da mesma. Antes de elaborar a agenda é importante começar por juntar toda a informação relevante para a mesma. Distribuição e aprovação da Agenda Depois da agenda estar elaborada deve ser enviada a todos os participantes para estes comentarem. Caso seja necessário acrescentar ou anular pontos de uma agenda aprovada formalmente. é elaborar previamente uma agenda da reunião e enviá-la com antecedência aos convocados. como os mais recentes lucros. Deve evitar-se que a reunião ultrapasse o tempo marcado. O segundo passo será a análise dos assuntos que terão de ser discutidos. No início da agenda deverão surgir assuntos como a justificação de ausências ou a nomeação de quem vai presidir a reunião (caso tal seja necessário). poder-se-á inclusive consultar alguns dos participantes para definir critérios como a ordem dos assuntos ou o limite de tempo atribuído a cada um deles. Todos os participantes devem tomar conhecimento da agenda da reunião . salvo casos em que acontecimentos de última hora a isso obriguem. mas. É preferível que aconteça o contrário Algumas Dicas Uma agenda bem elaborada deverá traduzir-se numa reunião bem estruturada. providencie um intervalo para café (coffee break). Estrutura da Agenda Na agenda de reunião os tópicos de discussão deverão ser apresentados de uma forma lógica e assuntos semelhantes deverão surgir próximos. clara e simples. a perca de tempo com explicações de desnecessárias. Se for necessário. Deve ser curta. simultaneamente. Caso isso não se verifique. Uma agenda deve incidir especificamente sobre o objectivo da reunião . hora. suficientemente esclarecedora. hora e local de uma próxima reunião. como a seguir ao almoço. lugar e objectivo da reunião . 1 .

Aprovação da Acta Anterior Assuntos numerados 3 | 10h20 . COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Exemplo de Agenda de Reunião Agenda da Reunião do Conselho de Administração 20 de Abril de 2004 .12 9 3 6 REUNIÕES 1.Outros assuntos 7 | 13h15 .Próxima reunião Espaço para definir dados da próxima reunião 2 .Intervalo 4 | 11h45 .10h00 Sala de Conferências do Hotel Green Dragon Identificação da data.Apresentação e discussão de relatórios de Trabalho 11h30 .Projecto: Construção da Ponte 6 | 12h45 . local e hora 1 | 10h00 .Vendas de Março Limite de tempo para casa assunto 5 | 12h15 .Justificação de Ausências 2 | 10h10 .

testar os equipamentos audiovisuais e distribuir agendas ou informações. 3 .números de lugares e equipamento são dois pontos a não descuidar. e reserve-a sempre para mais tempo do que necessita para. confirmar se há uma sala para descansar adequada confirmar se encomendou as bebidas verificar a existência de parque automóvel fotocopiar todas as informações necessárias. Apoios audiovisuais Os apoios audiovisuais são cada vez mais utilizados em grandes reuniões. ter tempo de remover o equipamento e deixar a sala arrumada. se possível. para o caso de acontecer algum problema com um dos equipamentos. bem como para a arrumação final.12 9 3 6 REUNIÕES 2. nomeadamente o local. na medida em que são uma forma de conseguir fazer chegar a mensagem a uma maior audiência. estes apoios consistem em ecrãs de vídeo sofisticados ou telas próprias para a projecção de apresentações em formato de filme ou em formato de slide através do videoprojector. pelo que deverá contar sempre com ajuda para esta tarefa. em certos tipos de reuniões. deve verificar os lugares. . a morada e os contactos. . ter um técnico presente durante a reunião. com os blocos ou canetas impressos com o logotipo. os participantes podem recorrer aos computadores portáteis. Esta preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados à ocasião. Certifique-se que o espaço reúne as condições indicadas . Antes da reunião começar. Pode aproveitar a oportunidade para publicitar a sua empresa de forma gratuita. A necessidade de rapidez e a precisão bem como o estilo da reunião .irão determinar o tipo de material de apoio escrito que poderá fornecer aos participantes. Antes da reunião não esquecer de: . 1. Este tempo é sempre limitado. no sentido de realçar os pontos em discussão. levando alguns exemplares extra verificar se o sistema eléctrico funciona 2. Outro aspecto ainda a considerar é a visibilidade dos mesmos e a capacidade de som da sala. Se a reunião decorrer numa sala da empresa confirme no dia anterior se a sala não terá sido requisitada por outro funcionário. . Sempre que forem necessários estes tipos de apoios é fundamental não esquecer de os testar com antecedência. Hoje em dia. no final. O mais vulgar são lápis ou canetas e blocos de notas. O Local A preparação antecipada do local da reunião é fundamental. organizadores electrónicos ou dictafones para gravar as informações que desejam. certificar-se que sabe mexer em todos eles e. comunicações e conferências. ou então uma pasta com algumas folhas de papel em branco. No entanto. apoios audiovisuais e materiais de escrita. Apoio escrito A necessidade de tomar notas é algo indissociável de uma reunião. Geralmente. . o nome. 3. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO O sucesso de uma boa reunião depende em grande parte da sua preparação e organização prévia.formal ou informal . na maioria das reuniões as notas continuam a ser manuscritas.

mesmo que lhes tenha sido servido água ou bebidas quentes durante a reunião . verificar se as pessoas podem entrar e sair com facilidade se há lugares suficientes e se todos vêem bem os apoios audiovisuais certifique-se de que a sala dispõe de um sistema de altifalantes ou colunas confirme se todos os oradores sabem trabalhar com o equipamento de suporte às comunicações ou forneça ajuda técnica . Mau planeamento. dificuldades técnicas ou falta de meios irão desviar as atenções do verdadeiro assunto da reunião. não esqueça de: . . os participantes irão certamente recordar a mensagem que lhes foi transmitida e levar boas referências da sua empresa. 4 .12 9 3 6 REUNIÕES 2. Por isso. Se a reunião correr bem. pois isso torna os participantes sonolentos. evite servir comida pesada nos intervalos. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO REUNIÕES GRANDES Em reuniões grandes a organização é tão importante quanto o conteúdo. . . numa reunião longa certifique-se de que há uma pausa onde os participantes possam tomar qualquer coisa.

ou seja. Caso se verifiquem estas condições deve-se de imediato dar inicio à reunião. as formalidades poderão facilitar o alcance dos objectivos. através do estabelecimento de normas para controlar a reunião. se estão presentes o número mínimo de participantes para que se possam tomar decisões.12 9 3 6 REUNIÕES 3. Todas as informações necessárias foram distribuídas aos participantes . FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO Uma reunião exige diversas formalidades e estas estipulam uma estrutura já estabelecida para o processo de realização de reuniões. 5 . começando a ordem de trabalhos estipulada. se entendermos uma reunião como tendo a seguinte ordem de trabalhos: INICIAR REUNIÃO Aprovar acta anterior Analisar assuntos de rotina Apresentar moções ou propostas Aprovar decisões Aprovar resoluções ENCERRAR A REUNIÃO Antes de se dar inicio à reunião formal deve-se confirmar se se reúnem as seguintes condições: . pedindo a atenção de todos e fazendo-se as habituais apresentações formais. Assim. Existe quórum.

Incluir na agenda da próxima reunião alguns assuntos que tenham ficado pendentes. Dicas: . . 6 . o resumo deve centrar-se nos pontos mais relevantes. caso tenha sido marcada e confirmada por todos. é dever do presidente encerrar os trabalhos.Esta é a oportunidade de se fazer um balanço dos pontos analisados e debatidos. . COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos. Concluir os "Outros assuntos". Deve assegurar-se que todas as decisões foram registadas com precisão e que os procedimentos seguintes estão em desenvolvimento.12 9 3 6 REUNIÕES 4. e as acções acordadas. este dá a oportunidade a todos os participantes de levantarem questões que não podiam ser incluídas nos outros pontos da Ordem de Trabalhos. Normalmente. Caso algum ponto tenha originado uma discussão muito acesa. Resumir as discussões e recapitular as decisões . . não se deve dar muita importância nesta fase. Informar os participantes da hora e local da próxima reunião. o último item da reunião é "Outros assuntos".

12 9 3 6 Copyright 2004 Dashöfer Holding Ltd. Sociedade Unipessoal. . Edições Profissionais. e Verlag Dashöfer. Lda.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful