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REUNIÕES

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1. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO pág. 6 . O processo de preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados às especificidades da ocasião e finalidade. A envolvência fará com certeza que a mensagem a transmitir passe mais facilmente e com que os participantes levem boas referências da empresa. 5 4. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO pág. FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO pág.12 9 3 6 REUNIÕES Índice O sucesso de uma boa e produtiva reunião depende sobretudo da preparação e organização prévias. Aspectos como o local. os apoios audiovisuais e o apoio escrito não devem ser descurados sob pena de obter piores resultados na reunião. 3 3. 1 2. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO pág.

como a seguir ao almoço. quando os participantes estiverem mais atentos. hora. suficientemente esclarecedora. salvo casos em que acontecimentos de última hora a isso obriguem. acrescentarem assuntos ou aprovarem. Se for necessário. A agenda deve ser sempre distribuída antes da reunião. é mais fácil conseguir a anulação de um ponto do que o acréscimo. Geralmente. Para isso é importante não descuidar aspectos como: > > > > > Evitar reuniões em alturas de baixa energia física. É preferível que aconteça o contrário Algumas Dicas Uma agenda bem elaborada deverá traduzir-se numa reunião bem estruturada. seguindo-se depois a leitura da acta da reunião anterior e dos relatórios das tarefas atribuídas na última reunião. desta forma. O segundo passo será a análise dos assuntos que terão de ser discutidos. Uma agenda de reunião é uma lista dos assuntos que irão ser debatidos. Caso isso não se verifique. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Uma das melhores maneiras de garantir que todos os participantes de uma reunião estão ao corrente dos assuntos que irão ser discutidos. NÃO ESQUECER: . a não ser que exista um especial interesse no assunto a ser anulado. lugar e objectivo da reunião . 1 . O tempo dedicado a cada item deve ser indicativo da sua prioridade . Seguem-se então os assuntos em curso. Todos os participantes devem tomar conhecimento da agenda da reunião . providencie um intervalo para café (coffee break). Faça a agenda da forma mais curta e simples possível. Estrutura da Agenda Na agenda de reunião os tópicos de discussão deverão ser apresentados de uma forma lógica e assuntos semelhantes deverão surgir próximos. hora e local de uma próxima reunião. Uma agenda deve incidir especificamente sobre o objectivo da reunião . terá que se obter o consentimento de todos os participantes. deve ser distribuída no início da mesma. como os mais recentes lucros. Distribuição e aprovação da Agenda Depois da agenda estar elaborada deve ser enviada a todos os participantes para estes comentarem. os resultados das vendas ou um novo projecto. Caso seja necessário acrescentar ou anular pontos de uma agenda aprovada formalmente.12 9 3 REUNIÕES 6 1. Deve evitar-se que a reunião ultrapasse o tempo marcado. Discuta os assuntos mais importantes no início. simultaneamente. Antes de elaborar a agenda é importante começar por juntar toda a informação relevante para a mesma. Certifique-se de que o presidente é informado de eventuais alterações. evitando. Nunca se deve apresentar uma agenda emendada. a perca de tempo com explicações de desnecessárias. Caso a reunião seja muito longa. poder-se-á inclusive consultar alguns dos participantes para definir critérios como a ordem dos assuntos ou o limite de tempo atribuído a cada um deles. Deve ser curta. No início da agenda deverão surgir assuntos como a justificação de ausências ou a nomeação de quem vai presidir a reunião (caso tal seja necessário). clara e simples. mas. Uma agenda deve conter detalhes da data. finalizando a agenda com um espaço dedicado a outros assuntos e o estabelecimento da data. é elaborar previamente uma agenda da reunião e enviá-la com antecedência aos convocados.

Aprovação da Acta Anterior Assuntos numerados 3 | 10h20 .Próxima reunião Espaço para definir dados da próxima reunião 2 .Justificação de Ausências 2 | 10h10 .Outros assuntos 7 | 13h15 .Vendas de Março Limite de tempo para casa assunto 5 | 12h15 . COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Exemplo de Agenda de Reunião Agenda da Reunião do Conselho de Administração 20 de Abril de 2004 .10h00 Sala de Conferências do Hotel Green Dragon Identificação da data.Projecto: Construção da Ponte 6 | 12h45 .Intervalo 4 | 11h45 .Apresentação e discussão de relatórios de Trabalho 11h30 . local e hora 1 | 10h00 .12 9 3 6 REUNIÕES 1.

Outro aspecto ainda a considerar é a visibilidade dos mesmos e a capacidade de som da sala. confirmar se há uma sala para descansar adequada confirmar se encomendou as bebidas verificar a existência de parque automóvel fotocopiar todas as informações necessárias. A necessidade de rapidez e a precisão bem como o estilo da reunião . em certos tipos de reuniões. . certificar-se que sabe mexer em todos eles e.números de lugares e equipamento são dois pontos a não descuidar. Este tempo é sempre limitado. 3 . 3. na maioria das reuniões as notas continuam a ser manuscritas. Antes da reunião não esquecer de: . no final.formal ou informal .12 9 3 6 REUNIÕES 2. Se a reunião decorrer numa sala da empresa confirme no dia anterior se a sala não terá sido requisitada por outro funcionário. . organizadores electrónicos ou dictafones para gravar as informações que desejam. estes apoios consistem em ecrãs de vídeo sofisticados ou telas próprias para a projecção de apresentações em formato de filme ou em formato de slide através do videoprojector. Certifique-se que o espaço reúne as condições indicadas . Geralmente. para o caso de acontecer algum problema com um dos equipamentos. o nome. Antes da reunião começar. com os blocos ou canetas impressos com o logotipo. deve verificar os lugares.irão determinar o tipo de material de apoio escrito que poderá fornecer aos participantes. No entanto. comunicações e conferências. bem como para a arrumação final. Apoios audiovisuais Os apoios audiovisuais são cada vez mais utilizados em grandes reuniões. levando alguns exemplares extra verificar se o sistema eléctrico funciona 2. ou então uma pasta com algumas folhas de papel em branco. testar os equipamentos audiovisuais e distribuir agendas ou informações. O mais vulgar são lápis ou canetas e blocos de notas. . 1. e reserve-a sempre para mais tempo do que necessita para. pelo que deverá contar sempre com ajuda para esta tarefa. ter um técnico presente durante a reunião. nomeadamente o local. a morada e os contactos. Sempre que forem necessários estes tipos de apoios é fundamental não esquecer de os testar com antecedência. Esta preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados à ocasião. os participantes podem recorrer aos computadores portáteis. apoios audiovisuais e materiais de escrita. Hoje em dia. ter tempo de remover o equipamento e deixar a sala arrumada. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO O sucesso de uma boa reunião depende em grande parte da sua preparação e organização prévia. . no sentido de realçar os pontos em discussão. O Local A preparação antecipada do local da reunião é fundamental. na medida em que são uma forma de conseguir fazer chegar a mensagem a uma maior audiência. Apoio escrito A necessidade de tomar notas é algo indissociável de uma reunião. se possível. Pode aproveitar a oportunidade para publicitar a sua empresa de forma gratuita.

dificuldades técnicas ou falta de meios irão desviar as atenções do verdadeiro assunto da reunião. mesmo que lhes tenha sido servido água ou bebidas quentes durante a reunião . numa reunião longa certifique-se de que há uma pausa onde os participantes possam tomar qualquer coisa. Mau planeamento.12 9 3 6 REUNIÕES 2. verificar se as pessoas podem entrar e sair com facilidade se há lugares suficientes e se todos vêem bem os apoios audiovisuais certifique-se de que a sala dispõe de um sistema de altifalantes ou colunas confirme se todos os oradores sabem trabalhar com o equipamento de suporte às comunicações ou forneça ajuda técnica . . . não esqueça de: . 4 . ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO REUNIÕES GRANDES Em reuniões grandes a organização é tão importante quanto o conteúdo. . Se a reunião correr bem. pois isso torna os participantes sonolentos. os participantes irão certamente recordar a mensagem que lhes foi transmitida e levar boas referências da sua empresa. evite servir comida pesada nos intervalos. Por isso.

pedindo a atenção de todos e fazendo-se as habituais apresentações formais. 5 . ou seja. Caso se verifiquem estas condições deve-se de imediato dar inicio à reunião. Todas as informações necessárias foram distribuídas aos participantes . começando a ordem de trabalhos estipulada. as formalidades poderão facilitar o alcance dos objectivos. Assim. Existe quórum. FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO Uma reunião exige diversas formalidades e estas estipulam uma estrutura já estabelecida para o processo de realização de reuniões.12 9 3 6 REUNIÕES 3. se estão presentes o número mínimo de participantes para que se possam tomar decisões. se entendermos uma reunião como tendo a seguinte ordem de trabalhos: INICIAR REUNIÃO Aprovar acta anterior Analisar assuntos de rotina Apresentar moções ou propostas Aprovar decisões Aprovar resoluções ENCERRAR A REUNIÃO Antes de se dar inicio à reunião formal deve-se confirmar se se reúnem as seguintes condições: . através do estabelecimento de normas para controlar a reunião.

o resumo deve centrar-se nos pontos mais relevantes. Informar os participantes da hora e local da próxima reunião. e as acções acordadas. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos. . 6 . .Esta é a oportunidade de se fazer um balanço dos pontos analisados e debatidos. Deve assegurar-se que todas as decisões foram registadas com precisão e que os procedimentos seguintes estão em desenvolvimento. é dever do presidente encerrar os trabalhos. Resumir as discussões e recapitular as decisões . não se deve dar muita importância nesta fase.12 9 3 6 REUNIÕES 4. Concluir os "Outros assuntos". . Dicas: . este dá a oportunidade a todos os participantes de levantarem questões que não podiam ser incluídas nos outros pontos da Ordem de Trabalhos. Caso algum ponto tenha originado uma discussão muito acesa. Incluir na agenda da próxima reunião alguns assuntos que tenham ficado pendentes. Normalmente. caso tenha sido marcada e confirmada por todos. o último item da reunião é "Outros assuntos".

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