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12 9 3 6 REUNIÕES Índice O sucesso de uma boa e produtiva reunião depende sobretudo da preparação e organização prévias. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO pág. Aspectos como o local. 1 2. 6 . os apoios audiovisuais e o apoio escrito não devem ser descurados sob pena de obter piores resultados na reunião. O processo de preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados às especificidades da ocasião e finalidade. 3 3. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO pág. FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO pág. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO pág. 1. A envolvência fará com certeza que a mensagem a transmitir passe mais facilmente e com que os participantes levem boas referências da empresa. 5 4.

lugar e objectivo da reunião . Certifique-se de que o presidente é informado de eventuais alterações. Uma agenda deve conter detalhes da data. seguindo-se depois a leitura da acta da reunião anterior e dos relatórios das tarefas atribuídas na última reunião. como a seguir ao almoço. Se for necessário. quando os participantes estiverem mais atentos. Deve evitar-se que a reunião ultrapasse o tempo marcado. Seguem-se então os assuntos em curso. hora. Geralmente. poder-se-á inclusive consultar alguns dos participantes para definir critérios como a ordem dos assuntos ou o limite de tempo atribuído a cada um deles. os resultados das vendas ou um novo projecto. O segundo passo será a análise dos assuntos que terão de ser discutidos. a perca de tempo com explicações de desnecessárias. Caso seja necessário acrescentar ou anular pontos de uma agenda aprovada formalmente. terá que se obter o consentimento de todos os participantes. Estrutura da Agenda Na agenda de reunião os tópicos de discussão deverão ser apresentados de uma forma lógica e assuntos semelhantes deverão surgir próximos. salvo casos em que acontecimentos de última hora a isso obriguem. Caso isso não se verifique. Distribuição e aprovação da Agenda Depois da agenda estar elaborada deve ser enviada a todos os participantes para estes comentarem. Uma agenda de reunião é uma lista dos assuntos que irão ser debatidos. Antes de elaborar a agenda é importante começar por juntar toda a informação relevante para a mesma. No início da agenda deverão surgir assuntos como a justificação de ausências ou a nomeação de quem vai presidir a reunião (caso tal seja necessário). NÃO ESQUECER: . Uma agenda deve incidir especificamente sobre o objectivo da reunião . como os mais recentes lucros. O tempo dedicado a cada item deve ser indicativo da sua prioridade . providencie um intervalo para café (coffee break). Todos os participantes devem tomar conhecimento da agenda da reunião . Nunca se deve apresentar uma agenda emendada. clara e simples. Discuta os assuntos mais importantes no início. É preferível que aconteça o contrário Algumas Dicas Uma agenda bem elaborada deverá traduzir-se numa reunião bem estruturada. Para isso é importante não descuidar aspectos como: > > > > > Evitar reuniões em alturas de baixa energia física. finalizando a agenda com um espaço dedicado a outros assuntos e o estabelecimento da data. suficientemente esclarecedora. é elaborar previamente uma agenda da reunião e enviá-la com antecedência aos convocados. Deve ser curta. a não ser que exista um especial interesse no assunto a ser anulado. hora e local de uma próxima reunião. A agenda deve ser sempre distribuída antes da reunião. deve ser distribuída no início da mesma. acrescentarem assuntos ou aprovarem. mas. 1 . COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Uma das melhores maneiras de garantir que todos os participantes de uma reunião estão ao corrente dos assuntos que irão ser discutidos.12 9 3 REUNIÕES 6 1. Caso a reunião seja muito longa. é mais fácil conseguir a anulação de um ponto do que o acréscimo. Faça a agenda da forma mais curta e simples possível. evitando. desta forma. simultaneamente.

Vendas de Março Limite de tempo para casa assunto 5 | 12h15 .Justificação de Ausências 2 | 10h10 .Próxima reunião Espaço para definir dados da próxima reunião 2 .Projecto: Construção da Ponte 6 | 12h45 . COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Exemplo de Agenda de Reunião Agenda da Reunião do Conselho de Administração 20 de Abril de 2004 .10h00 Sala de Conferências do Hotel Green Dragon Identificação da data.Apresentação e discussão de relatórios de Trabalho 11h30 .Outros assuntos 7 | 13h15 .Intervalo 4 | 11h45 .Aprovação da Acta Anterior Assuntos numerados 3 | 10h20 . local e hora 1 | 10h00 .12 9 3 6 REUNIÕES 1.

números de lugares e equipamento são dois pontos a não descuidar. nomeadamente o local. ter um técnico presente durante a reunião. os participantes podem recorrer aos computadores portáteis.formal ou informal . deve verificar os lugares. . Outro aspecto ainda a considerar é a visibilidade dos mesmos e a capacidade de som da sala. Apoio escrito A necessidade de tomar notas é algo indissociável de uma reunião. apoios audiovisuais e materiais de escrita. e reserve-a sempre para mais tempo do que necessita para. Antes da reunião começar. com os blocos ou canetas impressos com o logotipo. A necessidade de rapidez e a precisão bem como o estilo da reunião . Pode aproveitar a oportunidade para publicitar a sua empresa de forma gratuita. ter tempo de remover o equipamento e deixar a sala arrumada.irão determinar o tipo de material de apoio escrito que poderá fornecer aos participantes. na medida em que são uma forma de conseguir fazer chegar a mensagem a uma maior audiência. em certos tipos de reuniões. no sentido de realçar os pontos em discussão. 3 . o nome. Sempre que forem necessários estes tipos de apoios é fundamental não esquecer de os testar com antecedência. Apoios audiovisuais Os apoios audiovisuais são cada vez mais utilizados em grandes reuniões. . certificar-se que sabe mexer em todos eles e. estes apoios consistem em ecrãs de vídeo sofisticados ou telas próprias para a projecção de apresentações em formato de filme ou em formato de slide através do videoprojector. no final. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO O sucesso de uma boa reunião depende em grande parte da sua preparação e organização prévia. O Local A preparação antecipada do local da reunião é fundamental. Certifique-se que o espaço reúne as condições indicadas . organizadores electrónicos ou dictafones para gravar as informações que desejam. Hoje em dia. . Geralmente. Se a reunião decorrer numa sala da empresa confirme no dia anterior se a sala não terá sido requisitada por outro funcionário. testar os equipamentos audiovisuais e distribuir agendas ou informações. 3. Este tempo é sempre limitado. a morada e os contactos. Esta preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados à ocasião.12 9 3 6 REUNIÕES 2. bem como para a arrumação final. ou então uma pasta com algumas folhas de papel em branco. se possível. na maioria das reuniões as notas continuam a ser manuscritas. comunicações e conferências. para o caso de acontecer algum problema com um dos equipamentos. Antes da reunião não esquecer de: . levando alguns exemplares extra verificar se o sistema eléctrico funciona 2. confirmar se há uma sala para descansar adequada confirmar se encomendou as bebidas verificar a existência de parque automóvel fotocopiar todas as informações necessárias. 1. . pelo que deverá contar sempre com ajuda para esta tarefa. No entanto. O mais vulgar são lápis ou canetas e blocos de notas.

.12 9 3 6 REUNIÕES 2. evite servir comida pesada nos intervalos. Se a reunião correr bem. verificar se as pessoas podem entrar e sair com facilidade se há lugares suficientes e se todos vêem bem os apoios audiovisuais certifique-se de que a sala dispõe de um sistema de altifalantes ou colunas confirme se todos os oradores sabem trabalhar com o equipamento de suporte às comunicações ou forneça ajuda técnica . mesmo que lhes tenha sido servido água ou bebidas quentes durante a reunião . Mau planeamento. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO REUNIÕES GRANDES Em reuniões grandes a organização é tão importante quanto o conteúdo. 4 . Por isso. numa reunião longa certifique-se de que há uma pausa onde os participantes possam tomar qualquer coisa. dificuldades técnicas ou falta de meios irão desviar as atenções do verdadeiro assunto da reunião. . pois isso torna os participantes sonolentos. . os participantes irão certamente recordar a mensagem que lhes foi transmitida e levar boas referências da sua empresa. não esqueça de: .

Caso se verifiquem estas condições deve-se de imediato dar inicio à reunião. através do estabelecimento de normas para controlar a reunião. se entendermos uma reunião como tendo a seguinte ordem de trabalhos: INICIAR REUNIÃO Aprovar acta anterior Analisar assuntos de rotina Apresentar moções ou propostas Aprovar decisões Aprovar resoluções ENCERRAR A REUNIÃO Antes de se dar inicio à reunião formal deve-se confirmar se se reúnem as seguintes condições: . as formalidades poderão facilitar o alcance dos objectivos. começando a ordem de trabalhos estipulada.12 9 3 6 REUNIÕES 3. ou seja. Todas as informações necessárias foram distribuídas aos participantes . 5 . FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO Uma reunião exige diversas formalidades e estas estipulam uma estrutura já estabelecida para o processo de realização de reuniões. pedindo a atenção de todos e fazendo-se as habituais apresentações formais. se estão presentes o número mínimo de participantes para que se possam tomar decisões. Assim. Existe quórum.

6 . Concluir os "Outros assuntos". . Resumir as discussões e recapitular as decisões . Incluir na agenda da próxima reunião alguns assuntos que tenham ficado pendentes. Caso algum ponto tenha originado uma discussão muito acesa. Dicas: . este dá a oportunidade a todos os participantes de levantarem questões que não podiam ser incluídas nos outros pontos da Ordem de Trabalhos. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos.Esta é a oportunidade de se fazer um balanço dos pontos analisados e debatidos. Informar os participantes da hora e local da próxima reunião. Deve assegurar-se que todas as decisões foram registadas com precisão e que os procedimentos seguintes estão em desenvolvimento. não se deve dar muita importância nesta fase. . o resumo deve centrar-se nos pontos mais relevantes. caso tenha sido marcada e confirmada por todos. é dever do presidente encerrar os trabalhos. e as acções acordadas. Normalmente. o último item da reunião é "Outros assuntos". .12 9 3 6 REUNIÕES 4.

e Verlag Dashöfer. Edições Profissionais.12 9 3 6 Copyright 2004 Dashöfer Holding Ltd. . Sociedade Unipessoal. Lda.

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