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ndice
O sucesso de uma boa e produtiva reunio depende sobretudo da preparao e organizao prvias. O processo de
preparao inclui a existncia de recursos e materiais adequados s especificidades da ocasio e finalidade. Aspectos
como o local, os apoios audiovisuais e o apoio escrito no devem ser descurados sob pena de obter piores resultados
na reunio. A envolvncia far com certeza que a mensagem a transmitir passe mais facilmente e com que os participantes levem boas referncias da empresa.
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Uma das melhores maneiras de garantir que todos os participantes de uma reunio esto ao corrente dos assuntos que
iro ser discutidos, evitando, desta forma, a perca de tempo com explicaes de desnecessrias, elaborar previamente
uma agenda da reunio e envi-la com antecedncia aos convocados.
Uma agenda de reunio uma lista dos assuntos que iro ser debatidos. Deve ser curta, clara e simples, mas, simultaneamente, suficientemente esclarecedora.
Antes de elaborar a agenda importante comear por juntar toda a informao relevante para a mesma. O segundo passo
ser a anlise dos assuntos que tero de ser discutidos. Se for necessrio, poder-se- inclusive consultar alguns dos participantes para definir critrios como a ordem dos assuntos ou o limite de tempo atribudo a cada um deles.
Estrutura da Agenda
Na agenda de reunio os tpicos de discusso devero ser apresentados de uma forma lgica e assuntos semelhantes
devero surgir prximos.
No incio da agenda devero surgir assuntos como a justificao de ausncias ou a nomeao de quem vai presidir a reunio (caso tal seja necessrio), seguindo-se depois a leitura da acta da reunio anterior e dos relatrios das tarefas atribudas na ltima reunio.
Seguem-se ento os assuntos em curso, como os mais recentes lucros, os resultados das vendas ou um novo projecto,
finalizando a agenda com um espao dedicado a outros assuntos e o estabelecimento da data, hora e local de uma prxima reunio.
Distribuio e aprovao da Agenda
Depois da agenda estar elaborada deve ser enviada a todos os participantes para estes comentarem, acrescentarem assuntos ou aprovarem.
Caso seja necessrio acrescentar ou anular pontos de uma agenda aprovada formalmente, ter que se obter o consentimento de todos os participantes. Geralmente, mais fcil conseguir a anulao de um ponto do que o acrscimo, a no ser
que exista um especial interesse no assunto a ser anulado.
Nunca se deve apresentar uma agenda emendada, salvo casos em que acontecimentos de ltima hora a isso obriguem.
A agenda deve ser sempre distribuda antes da reunio. Caso isso no se verifique, deve ser distribuda no incio da mesma.
NO ESQUECER:
. Uma agenda deve conter detalhes da data, hora, lugar e objectivo
da reunio
. Uma agenda deve incidir especificamente sobre o objectivo da reunio
. Todos os participantes devem tomar conhecimento da agenda da reunio
. O tempo dedicado a cada item deve ser indicativo da sua prioridade
. Deve evitar-se que a reunio ultrapasse o tempo marcado. prefervel que acontea o contrrio
Algumas Dicas
Uma agenda bem elaborada dever traduzir-se numa reunio bem estruturada. Para isso importante no descuidar aspectos como:
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1. COMO ELABORAR UMA AGENDA
DE REUNO
Identificao
da data, local
e hora
Limite de tempo
para casa assunto
Espao para
definir dados da
prxima reunio
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2. ASPECTOS PRTICOS DE UMA REUNIO
O sucesso de uma boa reunio depende em grande parte da sua preparao e organizao prvia. Esta preparao inclui a
existncia de recursos e materiais adequados ocasio, nomeadamente o local, apoios audiovisuais e materiais de escrita.
1. O Local
A preparao antecipada do local da reunio fundamental. Certifique-se que o espao rene as condies indicadas - nmeros de lugares e equipamento so dois pontos a no descuidar.
Se a reunio decorrer numa sala da empresa confirme no dia anterior se a sala no ter sido requisitada por outro funcionrio, e reserve-a sempre para mais tempo do que necessita para, no final, ter tempo de remover o equipamento e deixar
a sala arrumada.
Antes da reunio comear, deve verificar os lugares, testar os equipamentos audiovisuais e distribuir agendas ou informaes. Este tempo sempre limitado, pelo que dever contar sempre com ajuda para esta tarefa, bem como para a arrumao final.
2. Apoios audiovisuais
Os apoios audiovisuais so cada vez mais utilizados em grandes reunies, comunicaes e conferncias, no sentido de
realar os pontos em discusso, na medida em que so uma forma de conseguir fazer chegar a mensagem a uma maior
audincia.
Geralmente, estes apoios consistem em ecrs de vdeo sofisticados ou telas prprias para a projeco de apresentaes
em formato de filme ou em formato de slide atravs do videoprojector.
Sempre que forem necessrios estes tipos de apoios fundamental no esquecer de os testar com antecedncia, certificar-se que sabe mexer em todos eles e, se possvel, ter um tcnico presente durante a reunio, para o caso de acontecer
algum problema com um dos equipamentos. Outro aspecto ainda a considerar a visibilidade dos mesmos e a capacidade
de som da sala.
3. Apoio escrito
A necessidade de tomar notas algo indissocivel de uma reunio. Hoje em dia, em certos tipos de reunies, os participantes podem recorrer aos computadores portteis, organizadores electrnicos ou dictafones para gravar as informaes
que desejam. No entanto, na maioria das reunies as notas continuam a ser manuscritas.
A necessidade de rapidez e a preciso bem como o estilo da reunio - formal ou informal - iro determinar o tipo de material de apoio escrito que poder fornecer aos participantes. O mais vulgar so lpis ou canetas e blocos de notas, ou ento
uma pasta com algumas folhas de papel em branco.
Pode aproveitar a oportunidade para publicitar a sua empresa de forma gratuita, com os blocos ou canetas impressos com
o logotipo, o nome, a morada e os contactos.
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2. ASPECTOS PRTICOS DE UMA REUNIO
REUNIES GRANDES
Em reunies grandes a organizao to importante quanto o contedo. Mau planeamento, dificuldades tcnicas ou
falta de meios iro desviar as atenes do verdadeiro assunto da reunio.
Por isso, no esquea de:
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3. FORMALIDADES DE UMA REUNIO
Uma reunio exige diversas formalidades e estas estipulam uma estrutura j estabelecida para o processo de realizao de
reunies. Assim, as formalidades podero facilitar o alcance dos objectivos, atravs do estabelecimento de normas para
controlar a reunio, se entendermos uma reunio como tendo a seguinte ordem de trabalhos:
INICIAR REUNIO
Aprovar acta
anterior
Analisar assuntos
de rotina
Apresentar moes
ou propostas
Aprovar decises
Aprovar resolues
ENCERRAR
A REUNIO
Antes de se dar inicio reunio formal deve-se confirmar se se renem as seguintes condies:
. Todas as informaes necessrias foram distribudas aos participantes
. Existe qurum, ou seja, se esto presentes o nmero mnimo de participantes para que se possam tomar decises.
Caso se verifiquem estas condies deve-se de imediato dar inicio reunio, pedindo a ateno de todos e fazendo-se as
habituais apresentaes formais, comeando a ordem de trabalhos estipulada.
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4. COMO ENCERRAR UMA REUNIO
Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos, e as aces acordadas, dever do presidente encerrar os trabalhos. Deve assegurar-se que todas as decises foram registadas com preciso e que os procedimentos seguintes esto
em desenvolvimento.
Normalmente, o ltimo item da reunio "Outros assuntos", este d a oportunidade a todos os participantes de levantarem questes que no podiam ser includas nos outros pontos da Ordem de Trabalhos.
Dicas:
. Concluir os "Outros assuntos";
. Resumir as discusses e recapitular as decises - Esta a oportunidade de se fazer um balano dos pontos analisados
e debatidos. Caso algum ponto tenha originado uma discusso muito acesa, no se deve dar muita importncia nesta
fase, o resumo deve centrar-se nos pontos mais relevantes;
. Informar os participantes da hora e local da prxima reunio, caso tenha sido marcada e confirmada por todos;
. Incluir na agenda da prxima reunio alguns assuntos que tenham ficado pendentes.
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