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REUNIÕES

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1 2. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO pág. FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO pág. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO pág. Aspectos como o local. 6 . os apoios audiovisuais e o apoio escrito não devem ser descurados sob pena de obter piores resultados na reunião. A envolvência fará com certeza que a mensagem a transmitir passe mais facilmente e com que os participantes levem boas referências da empresa. O processo de preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados às especificidades da ocasião e finalidade. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO pág. 1.12 9 3 6 REUNIÕES Índice O sucesso de uma boa e produtiva reunião depende sobretudo da preparação e organização prévias. 3 3. 5 4.

Caso isso não se verifique. Caso a reunião seja muito longa. desta forma. é mais fácil conseguir a anulação de um ponto do que o acréscimo. Seguem-se então os assuntos em curso. como a seguir ao almoço. Estrutura da Agenda Na agenda de reunião os tópicos de discussão deverão ser apresentados de uma forma lógica e assuntos semelhantes deverão surgir próximos. Certifique-se de que o presidente é informado de eventuais alterações. Se for necessário. Antes de elaborar a agenda é importante começar por juntar toda a informação relevante para a mesma. é elaborar previamente uma agenda da reunião e enviá-la com antecedência aos convocados. como os mais recentes lucros.12 9 3 REUNIÕES 6 1. Distribuição e aprovação da Agenda Depois da agenda estar elaborada deve ser enviada a todos os participantes para estes comentarem. É preferível que aconteça o contrário Algumas Dicas Uma agenda bem elaborada deverá traduzir-se numa reunião bem estruturada. acrescentarem assuntos ou aprovarem. evitando. Uma agenda de reunião é uma lista dos assuntos que irão ser debatidos. clara e simples. lugar e objectivo da reunião . seguindo-se depois a leitura da acta da reunião anterior e dos relatórios das tarefas atribuídas na última reunião. suficientemente esclarecedora. Discuta os assuntos mais importantes no início. a não ser que exista um especial interesse no assunto a ser anulado. terá que se obter o consentimento de todos os participantes. Uma agenda deve conter detalhes da data. 1 . finalizando a agenda com um espaço dedicado a outros assuntos e o estabelecimento da data. mas. hora. Todos os participantes devem tomar conhecimento da agenda da reunião . os resultados das vendas ou um novo projecto. NÃO ESQUECER: . Geralmente. simultaneamente. deve ser distribuída no início da mesma. A agenda deve ser sempre distribuída antes da reunião. providencie um intervalo para café (coffee break). Deve evitar-se que a reunião ultrapasse o tempo marcado. quando os participantes estiverem mais atentos. hora e local de uma próxima reunião. a perca de tempo com explicações de desnecessárias. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Uma das melhores maneiras de garantir que todos os participantes de uma reunião estão ao corrente dos assuntos que irão ser discutidos. Caso seja necessário acrescentar ou anular pontos de uma agenda aprovada formalmente. Para isso é importante não descuidar aspectos como: > > > > > Evitar reuniões em alturas de baixa energia física. Nunca se deve apresentar uma agenda emendada. Uma agenda deve incidir especificamente sobre o objectivo da reunião . salvo casos em que acontecimentos de última hora a isso obriguem. No início da agenda deverão surgir assuntos como a justificação de ausências ou a nomeação de quem vai presidir a reunião (caso tal seja necessário). Faça a agenda da forma mais curta e simples possível. O segundo passo será a análise dos assuntos que terão de ser discutidos. O tempo dedicado a cada item deve ser indicativo da sua prioridade . poder-se-á inclusive consultar alguns dos participantes para definir critérios como a ordem dos assuntos ou o limite de tempo atribuído a cada um deles. Deve ser curta.

Outros assuntos 7 | 13h15 .Apresentação e discussão de relatórios de Trabalho 11h30 .10h00 Sala de Conferências do Hotel Green Dragon Identificação da data.Aprovação da Acta Anterior Assuntos numerados 3 | 10h20 .Intervalo 4 | 11h45 .Próxima reunião Espaço para definir dados da próxima reunião 2 .Vendas de Março Limite de tempo para casa assunto 5 | 12h15 .Projecto: Construção da Ponte 6 | 12h45 . local e hora 1 | 10h00 .Justificação de Ausências 2 | 10h10 . COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNÃO Exemplo de Agenda de Reunião Agenda da Reunião do Conselho de Administração 20 de Abril de 2004 .12 9 3 6 REUNIÕES 1.

se possível. Este tempo é sempre limitado. no final. testar os equipamentos audiovisuais e distribuir agendas ou informações.12 9 3 6 REUNIÕES 2. com os blocos ou canetas impressos com o logotipo. . 1. o nome. Se a reunião decorrer numa sala da empresa confirme no dia anterior se a sala não terá sido requisitada por outro funcionário. . O mais vulgar são lápis ou canetas e blocos de notas. Sempre que forem necessários estes tipos de apoios é fundamental não esquecer de os testar com antecedência. e reserve-a sempre para mais tempo do que necessita para.números de lugares e equipamento são dois pontos a não descuidar. Outro aspecto ainda a considerar é a visibilidade dos mesmos e a capacidade de som da sala. O Local A preparação antecipada do local da reunião é fundamental. ter tempo de remover o equipamento e deixar a sala arrumada. no sentido de realçar os pontos em discussão. nomeadamente o local. em certos tipos de reuniões. para o caso de acontecer algum problema com um dos equipamentos. ou então uma pasta com algumas folhas de papel em branco. confirmar se há uma sala para descansar adequada confirmar se encomendou as bebidas verificar a existência de parque automóvel fotocopiar todas as informações necessárias. a morada e os contactos. levando alguns exemplares extra verificar se o sistema eléctrico funciona 2. Hoje em dia. Pode aproveitar a oportunidade para publicitar a sua empresa de forma gratuita. os participantes podem recorrer aos computadores portáteis. 3 . No entanto. apoios audiovisuais e materiais de escrita. deve verificar os lugares. Apoios audiovisuais Os apoios audiovisuais são cada vez mais utilizados em grandes reuniões. Geralmente. na medida em que são uma forma de conseguir fazer chegar a mensagem a uma maior audiência. Certifique-se que o espaço reúne as condições indicadas . 3. pelo que deverá contar sempre com ajuda para esta tarefa. A necessidade de rapidez e a precisão bem como o estilo da reunião .formal ou informal . Esta preparação inclui a existência de recursos e materiais adequados à ocasião. na maioria das reuniões as notas continuam a ser manuscritas. Antes da reunião começar. ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO O sucesso de uma boa reunião depende em grande parte da sua preparação e organização prévia. Apoio escrito A necessidade de tomar notas é algo indissociável de uma reunião. bem como para a arrumação final. Antes da reunião não esquecer de: .irão determinar o tipo de material de apoio escrito que poderá fornecer aos participantes. . certificar-se que sabe mexer em todos eles e. . organizadores electrónicos ou dictafones para gravar as informações que desejam. comunicações e conferências. ter um técnico presente durante a reunião. estes apoios consistem em ecrãs de vídeo sofisticados ou telas próprias para a projecção de apresentações em formato de filme ou em formato de slide através do videoprojector.

verificar se as pessoas podem entrar e sair com facilidade se há lugares suficientes e se todos vêem bem os apoios audiovisuais certifique-se de que a sala dispõe de um sistema de altifalantes ou colunas confirme se todos os oradores sabem trabalhar com o equipamento de suporte às comunicações ou forneça ajuda técnica . 4 . numa reunião longa certifique-se de que há uma pausa onde os participantes possam tomar qualquer coisa.12 9 3 6 REUNIÕES 2. . dificuldades técnicas ou falta de meios irão desviar as atenções do verdadeiro assunto da reunião. os participantes irão certamente recordar a mensagem que lhes foi transmitida e levar boas referências da sua empresa. Se a reunião correr bem. . Mau planeamento. pois isso torna os participantes sonolentos. mesmo que lhes tenha sido servido água ou bebidas quentes durante a reunião . evite servir comida pesada nos intervalos. não esqueça de: . ASPECTOS PRÁTICOS DE UMA REUNIÃO REUNIÕES GRANDES Em reuniões grandes a organização é tão importante quanto o conteúdo. Por isso. .

as formalidades poderão facilitar o alcance dos objectivos. Assim. começando a ordem de trabalhos estipulada. Todas as informações necessárias foram distribuídas aos participantes . FORMALIDADES DE UMA REUNIÃO Uma reunião exige diversas formalidades e estas estipulam uma estrutura já estabelecida para o processo de realização de reuniões. se entendermos uma reunião como tendo a seguinte ordem de trabalhos: INICIAR REUNIÃO Aprovar acta anterior Analisar assuntos de rotina Apresentar moções ou propostas Aprovar decisões Aprovar resoluções ENCERRAR A REUNIÃO Antes de se dar inicio à reunião formal deve-se confirmar se se reúnem as seguintes condições: . 5 . Existe quórum. pedindo a atenção de todos e fazendo-se as habituais apresentações formais.12 9 3 6 REUNIÕES 3. Caso se verifiquem estas condições deve-se de imediato dar inicio à reunião. se estão presentes o número mínimo de participantes para que se possam tomar decisões. ou seja. através do estabelecimento de normas para controlar a reunião.

o resumo deve centrar-se nos pontos mais relevantes. Dicas: . Resumir as discussões e recapitular as decisões . e as acções acordadas. Normalmente. o último item da reunião é "Outros assuntos". . Concluir os "Outros assuntos".Esta é a oportunidade de se fazer um balanço dos pontos analisados e debatidos. Deve assegurar-se que todas as decisões foram registadas com precisão e que os procedimentos seguintes estão em desenvolvimento. Informar os participantes da hora e local da próxima reunião. Caso algum ponto tenha originado uma discussão muito acesa. este dá a oportunidade a todos os participantes de levantarem questões que não podiam ser incluídas nos outros pontos da Ordem de Trabalhos. caso tenha sido marcada e confirmada por todos. . é dever do presidente encerrar os trabalhos. 6 . . Incluir na agenda da próxima reunião alguns assuntos que tenham ficado pendentes. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos.12 9 3 6 REUNIÕES 4. não se deve dar muita importância nesta fase.

Edições Profissionais. Lda. . Sociedade Unipessoal.12 9 3 6 Copyright 2004 Dashöfer Holding Ltd. e Verlag Dashöfer.

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