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ndice

O sucesso de uma boa e produtiva reunio depende sobretudo da preparao e organizao prvias. O processo de
preparao inclui a existncia de recursos e materiais adequados s especificidades da ocasio e finalidade. Aspectos
como o local, os apoios audiovisuais e o apoio escrito no devem ser descurados sob pena de obter piores resultados
na reunio. A envolvncia far com certeza que a mensagem a transmitir passe mais facilmente e com que os partici-
pantes levem boas referncias da empresa.

1. COMO ELABORAR UMA AGENDA DE REUNO pg. 1

2. ASPECTOS PRTICOS DE UMA REUNIO pg. 3

3. FORMALIDADES DE UMA REUNIO pg. 5

4. COMO ENCERRAR UMA REUNIO pg. 6

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1. COMO ELABORAR UMA AGENDA
DE REUNO

Uma das melhores maneiras de garantir que todos os participantes de uma reunio esto ao corrente dos assuntos que
iro ser discutidos, evitando, desta forma, a perca de tempo com explicaes de desnecessrias, elaborar previamente
uma agenda da reunio e envi-la com antecedncia aos convocados.

Uma agenda de reunio uma lista dos assuntos que iro ser debatidos. Deve ser curta, clara e simples, mas, simultanea-
mente, suficientemente esclarecedora.

Antes de elaborar a agenda importante comear por juntar toda a informao relevante para a mesma. O segundo passo
ser a anlise dos assuntos que tero de ser discutidos. Se for necessrio, poder-se- inclusive consultar alguns dos par-
ticipantes para definir critrios como a ordem dos assuntos ou o limite de tempo atribudo a cada um deles.

Estrutura da Agenda

Na agenda de reunio os tpicos de discusso devero ser apresentados de uma forma lgica e assuntos semelhantes
devero surgir prximos.

No incio da agenda devero surgir assuntos como a justificao de ausncias ou a nomeao de quem vai presidir a reu-
nio (caso tal seja necessrio), seguindo-se depois a leitura da acta da reunio anterior e dos relatrios das tarefas atri-
budas na ltima reunio.

Seguem-se ento os assuntos em curso, como os mais recentes lucros, os resultados das vendas ou um novo projecto,
finalizando a agenda com um espao dedicado a outros assuntos e o estabelecimento da data, hora e local de uma prxi-
ma reunio.

Distribuio e aprovao da Agenda

Depois da agenda estar elaborada deve ser enviada a todos os participantes para estes comentarem, acrescentarem assun-
tos ou aprovarem.

Caso seja necessrio acrescentar ou anular pontos de uma agenda aprovada formalmente, ter que se obter o consenti-
mento de todos os participantes. Geralmente, mais fcil conseguir a anulao de um ponto do que o acrscimo, a no ser
que exista um especial interesse no assunto a ser anulado.

Nunca se deve apresentar uma agenda emendada, salvo casos em que acontecimentos de ltima hora a isso obriguem.

A agenda deve ser sempre distribuda antes da reunio. Caso isso no se verifique, deve ser distribuda no incio da mesma.

NO ESQUECER:

. Uma agenda deve conter detalhes da data, hora, lugar e objectivo

da reunio
. Uma agenda deve incidir especificamente sobre o objectivo da reunio
. Todos os participantes devem tomar conhecimento da agenda da reunio
. O tempo dedicado a cada item deve ser indicativo da sua prioridade
. Deve evitar-se que a reunio ultrapasse o tempo marcado. prefervel que acontea o contrrio

Algumas Dicas

Uma agenda bem elaborada dever traduzir-se numa reunio bem estruturada. Para isso importante no descuidar as-
pectos como:

> Evitar reunies em alturas de baixa energia fsica, como a seguir ao almoo;
> Certifique-se de que o presidente informado de eventuais alteraes;
> Faa a agenda da forma mais curta e simples possvel;
> Discuta os assuntos mais importantes no incio, quando os participantes estiverem mais atentos;
> Caso a reunio seja muito longa, providencie um intervalo para caf (coffee break).

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1. COMO ELABORAR UMA AGENDA
DE REUNO

Exemplo de Agenda de Reunio

Agenda da Reunio do Conselho de Administrao Identificao

20 de Abril de 2004 - 10h00 da data, local
Sala de Conferncias do Hotel Green Dragon e hora

1 | 10h00 - Justificao de Ausncias

2 | 10h10 - Aprovao da Acta Anterior

Assuntos 3 | 10h20 - Apresentao e discusso de relatrios de Trabalho

numerados
11h30 - Intervalo

4 | 11h45 - Vendas de Maro

Limite de tempo
para casa assunto 5 | 12h15 - Projecto: Construo da Ponte

6 | 12h45 - Outros assuntos

Espao para
7 | 13h15 - Prxima reunio definir dados da
prxima reunio

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2. ASPECTOS PRTICOS DE UMA REUNIO

O sucesso de uma boa reunio depende em grande parte da sua preparao e organizao prvia. Esta preparao inclui a
existncia de recursos e materiais adequados ocasio, nomeadamente o local, apoios audiovisuais e materiais de escrita.

1. O Local

A preparao antecipada do local da reunio fundamental. Certifique-se que o espao rene as condies indicadas - n-
meros de lugares e equipamento so dois pontos a no descuidar.

Se a reunio decorrer numa sala da empresa confirme no dia anterior se a sala no ter sido requisitada por outro funcio-
nrio, e reserve-a sempre para mais tempo do que necessita para, no final, ter tempo de remover o equipamento e deixar
a sala arrumada.

Antes da reunio comear, deve verificar os lugares, testar os equipamentos audiovisuais e distribuir agendas ou informa-
es. Este tempo sempre limitado, pelo que dever contar sempre com ajuda para esta tarefa, bem como para a arru-
mao final.

Antes da reunio no esquecer de:

. confirmar se h uma sala para descansar adequada

. confirmar se encomendou as bebidas
. verificar a existncia de parque automvel
. fotocopiar todas as informaes necessrias, levando alguns exemplares extra
. verificar se o sistema elctrico funciona

2. Apoios audiovisuais

Os apoios audiovisuais so cada vez mais utilizados em grandes reunies, comunicaes e conferncias, no sentido de
realar os pontos em discusso, na medida em que so uma forma de conseguir fazer chegar a mensagem a uma maior
audincia.

Geralmente, estes apoios consistem em ecrs de vdeo sofisticados ou telas prprias para a projeco de apresentaes
em formato de filme ou em formato de slide atravs do videoprojector.

Sempre que forem necessrios estes tipos de apoios fundamental no esquecer de os testar com antecedncia, certi-
ficar-se que sabe mexer em todos eles e, se possvel, ter um tcnico presente durante a reunio, para o caso de acontecer
algum problema com um dos equipamentos. Outro aspecto ainda a considerar a visibilidade dos mesmos e a capacidade
de som da sala.

3. Apoio escrito

A necessidade de tomar notas algo indissocivel de uma reunio. Hoje em dia, em certos tipos de reunies, os partici-
pantes podem recorrer aos computadores portteis, organizadores electrnicos ou dictafones para gravar as informaes
que desejam. No entanto, na maioria das reunies as notas continuam a ser manuscritas.

A necessidade de rapidez e a preciso bem como o estilo da reunio - formal ou informal - iro determinar o tipo de mate-
rial de apoio escrito que poder fornecer aos participantes. O mais vulgar so lpis ou canetas e blocos de notas, ou ento
uma pasta com algumas folhas de papel em branco.

Pode aproveitar a oportunidade para publicitar a sua empresa de forma gratuita, com os blocos ou canetas impressos com
o logotipo, o nome, a morada e os contactos.

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2. ASPECTOS PRTICOS DE UMA REUNIO

REUNIES GRANDES

Em reunies grandes a organizao to importante quanto o contedo. Mau planeamento, dificuldades tcnicas ou
falta de meios iro desviar as atenes do verdadeiro assunto da reunio.

Por isso, no esquea de:

. verificar se as pessoas podem entrar e sair com facilidade

. se h lugares suficientes e se todos vem bem os apoios audiovisuais
. certifique-se de que a sala dispe de um sistema de altifalantes ou colunas
. confirme se todos os oradores sabem trabalhar com o equipamento de suporte s comunicaes ou fornea ajuda
tcnica
. numa reunio longa certifique-se de que h uma pausa onde os participantes possam tomar qualquer coisa, mesmo
que lhes tenha sido servido gua ou bebidas quentes durante a reunio
. evite servir comida pesada nos intervalos, pois isso torna os participantes sonolentos.

Se a reunio correr bem, os participantes iro certamente recordar a mensagem que lhes foi transmitida e levar boas refe-
rncias da sua empresa.

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3. FORMALIDADES DE UMA REUNIO

Uma reunio exige diversas formalidades e estas estipulam uma estrutura j estabelecida para o processo de realizao de
reunies. Assim, as formalidades podero facilitar o alcance dos objectivos, atravs do estabelecimento de normas para
controlar a reunio, se entendermos uma reunio como tendo a seguinte ordem de trabalhos:

INICIAR REUNIO

Aprovar acta
anterior

Analisar assuntos
de rotina

Apresentar moes
ou propostas

Aprovar decises

Aprovar resolues

ENCERRAR
A REUNIO

Antes de se dar inicio reunio formal deve-se confirmar se se renem as seguintes condies:

. Todas as informaes necessrias foram distribudas aos participantes

. Existe qurum, ou seja, se esto presentes o nmero mnimo de participantes para que se possam tomar decises.

Caso se verifiquem estas condies deve-se de imediato dar inicio reunio, pedindo a ateno de todos e fazendo-se as
habituais apresentaes formais, comeando a ordem de trabalhos estipulada.

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4. COMO ENCERRAR UMA REUNIO

Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos, e as aces acordadas, dever do presidente encerrar os tra-
balhos. Deve assegurar-se que todas as decises foram registadas com preciso e que os procedimentos seguintes esto
em desenvolvimento.

Normalmente, o ltimo item da reunio "Outros assuntos", este d a oportunidade a todos os participantes de levanta-
rem questes que no podiam ser includas nos outros pontos da Ordem de Trabalhos.

Dicas:

. Concluir os "Outros assuntos";

. Resumir as discusses e recapitular as decises - Esta a oportunidade de se fazer um balano dos pontos analisados
e debatidos. Caso algum ponto tenha originado uma discusso muito acesa, no se deve dar muita importncia nesta
fase, o resumo deve centrar-se nos pontos mais relevantes;
. Informar os participantes da hora e local da prxima reunio, caso tenha sido marcada e confirmada por todos;
. Incluir na agenda da prxima reunio alguns assuntos que tenham ficado pendentes.

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