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Project
Manual de apoio
Lus Paulo
Manual de Microsoft Project Licena de utilizao
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Manual de Microsoft Project Contedos Programticos
CONTEDOS PROGRAMTICOS
Introduo ao Microsoft Project ............................................................................................1
Introduo ............................................................................................................................ 1
Caractersticas bsicas do Microsoft Project ........................................................................ 1
Interface grfica do Microsoft Project ................................................................................. 2
Fases do projecto .................................................................................................................. 3
Termos mais utilizados .......................................................................................................... 4
Definio do calendrio......................................................................................................... 8
Criao de calendrio base .................................................................................................... 8
Introduo de actividades ..................................................................................................... 9
Adicionar tarefas ............................................................................................................... 9
Inserir Milestones (tarefas importantes) .......................................................................... 12
Eliminar tarefas ............................................................................................................... 13
Baselines ............................................................................................................................. 22
Gravar uma Baseline ....................................................................................................... 23
Visualizar uma Baseline ................................................................................................... 23
Eliminar uma Baseline ..................................................................................................... 23
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Manual de Microsoft Project Contedos Programticos
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Manual de Microsoft Project Introduo ao Microsoft Project
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
INTRODUO
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Manual de Microsoft Project Introduo ao Microsoft Project
O Microsoft Project tem uma interface grfica em tudo idntica s restantes aplicaes que
fazem parte do Microsoft Office.
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Manual de Microsoft Project Introduo ao Microsoft Project
FASES DO PROJECTO
Definio: Na fase de definio estabelecido o projecto que vai ser desenvolvido. Por
exemplo: a construo de um hotel, a remodelao de uma piscina, a elaborao de
um manual de apoio a uma aco de formao.
Planeamento: Nesta fase so elaborados documentos que servem de suporte
implementao e concluso do projecto. Nestes documentos so definidas as datas de
inicio / fim do projecto, as tarefas do projecto, os recursos (humanos ou materiais)
essenciais para a execuo das tarefas, os custos do projecto (em termos de salrios e
custos de materiais), e as dependncias entre tarefas;
Ao iniciar a planificao de um projecto devemos ter em mente que vamos ter de
responder, pelo menos, s seguintes perguntas:
- Qual a data de inicio do projecto?
- Quais as tarefas a executar?
- Quais as datas de inicio e trmino das tarefas?
- Quem vai executar o trabalho?
- Como gerir os custos?
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Manual de Microsoft Project Introduo ao Microsoft Project
No Microsoft Project existe um conjunto de termos bastante utilizados. A maioria deles tem o
mesmo significado no nosso dia-a-dia. No entanto, importante que estejam sempre
presentes pois so termos associados aos conceitos mais importantes a reter quando se
trabalha com uma ferramenta de gesto de projectos.
So eles os seguintes:
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
Para planear as actividades de um projecto, comeamos por definir o nome do projecto. Para
tal, recorremos ao menu File -> Save As. Desta forma definimos o nome do nosso
documento do Project que servir de planeamento das nossas actividades.
FORMAS DE VISUALIZAO
Existem mais algumas vistas que no aparecem no menu View, mas se acedermos a ele e
escolhermos a opo More Views temos acesso a uma caixa com todas as opes.
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
Podemos tambm escolher duas vistas em simultneo. Para isso, escolhemos a primeira forma
de visualizao (como explicado) e carrega-se na tecla Shift. Sem largar a tecla, volta-se ao
menu View e escolhe-se outra vista. Consegue-se assim ter duas vistas na mesma janela (por
exemplo a vista com o Mapa de Gantt e com o Grfico de Recursos).
INFORMAES DO PROJECTO
Depois de criar o projecto, editam-se algumas das suas propriedades. Para tal, temos no menu
Project -> Project Information preenchemos os campos necessrios:
Current date: Primeiro campo a ser preenchido. Onde definida a data actual;
Schedule from: Prximo campo a ser preenchido. Indica se o projecto ser
calendarizado tendo como base a data de trmino ou a data de inicio de projecto. Se
for escolhida a opo Project Start Date, quando uma nova tarefa inserida, por
defeito ir comear o mais cedo possvel, ou seja, no incio do projecto. Se for
escolhida a opo Project Finish Date, quando uma nova tarefa inserida, por
defeito ir comear o mais tarde possvel, ou seja, acaba no final do projecto;
Start date: Data de inicio do projecto (definida se no campo Schedule from foi
escolhida a opo Project Start Date);
Finish date: Data de fim do projecto (definida se no campo Schedule from foi
escolhida a opo Project Finish Date);
Status date: Data na qual algumas ferramentas de controlo se devem basear;
Calendar: Define-se o tipo de calendrio que se pretende usar
- standard 8h por dia;
- nocturno
- 24h dirias
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
DEFINIO DO CALENDRIO
O passo seguinte ser definir o nosso calendrio de trabalho. aqui que vamos definir o
horrio de trabalho, o inicio da semana e do ano fiscal. Definimos tambm outros valores, tais
como, o nmero de horas semanais, o nmero de horas por dia e o nmero de dias por ms.
Por defeito, o Project considera um calendrio Standard estando desde logo previstos os dias
teis, os fins-de-semana e tambm o nmero de horas de trabalho dirias.
Contudo, possvel alterar estas especificaes. Assim, por exemplo, podemos definir um
horrio de trabalho em que as tarefas sero realizadas apenas de manh ou tarde ou em
qualquer outro horrio
De seguida, vamos definir quais so os dias de trabalho do nosso novo calendrio, os dias
excepcionais em que no se trabalha e possveis horrios diferentes para determinados dias.
Para executar estas tarefas temos dois separadores como se ilustra na figura da pgina
seguinte:
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
INTRODUO DE ACTIVIDADES
Depois de todas estas configuraes estamos prontos para iniciar a introduo das tarefas que
compem o projecto.
Uma tarefa representa um trabalho a ser realizado ao qual podemos associar um ou mais
recursos (humanos e/ou materiais) e custos. O modo de visualizao mais adequado para a
insero/edio de tarefas o Mapa de Gantt
ADICIONAR TAREFAS
Na tabela Entry vamos adicionar uma nova coluna: % Complete. Para tal, com o boto
direito do rato clicamos em cima de uma das colunas existentes e escolhemos Insert Column
e procuramos a tabela pretendida. Carregamos em Ok e a mesma aparecer na tabela Entry.
Para introduzir actividades basta faz-lo na tabela Entry. No campo Task Name introduzimos
o nome que pretendemos dar nossa tarefa. Para iniciar a nossa introduo de tarefas basta
preenchermos este campo apenas. Todos os outros vo sendo preenchidos ao longo da nossa
definio do projecto. de salientar que, por norma, a primeira tarefa corresponde ao
projecto em si, como por exemplo, remodelar uma casa, construir um hotel, restaurar um
quadro. Um exemplo da introduo das tarefas o seguinte:
Como se pode constatar na figura anterior temos uma tarefa chamada Remodelar a casa
que o objectivo do projecto definido. Temos de seguida trs outras tarefas que so as
grandes tarefas deste projecto. Se com o rato seleccionarmos as tarefas 2,3 e 4 e de seguida
carregarmos no boto assinalado com uma circunferncia na imagem anterior obtemos o
seguinte resultado:
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
O que quer isto dizer. Quer dizer que a grande tarefa Remodelar a casa subdivide-se em trs
outras tarefas e que esta grande tarefa est concluda quando as outras trs o estiverem
tambm. Temos ento aqui uma hierarquia de tarefas.
Podemos ter tambm tarefas recorrentes. Neste caso acedemos ao menu Insert -> Recurring
task que nos apresenta uma quadro idntico ao da figura seguinte onde podemos definir a
tarefa e respectiva recorrncia.
Neste caso foi definida uma tarefa denominada Reunio de estado de Projecto com uma
durao de duas horas executada segunda-feira, de duas em duas semanas. O resultado da
adio dessa tarefa o seguinte:
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
De seguida vamos definir a durao de cada tarefa. Como conseguimos isto? Na tabela Entry
existe uma coluna com o ttulo Duration. Nesta coluna vamos definir a durao de cada
tarefa. Essa durao pode ser expressa em minutos (minutes), horas (hours), dias (days),
semanas (weeks) ou meses (months).
Temos a seguir a coluna start. Esta coluna usada para indicar a data de inicio de uma
determinada tarefa. apenas usada caso a tarefa em questo no dependa de nenhuma
outra. Caso contrrio, os valores para esta coluna so calculados automaticamente. Por
exemplo, se a tarefa x apenas se inicializar aps a concluso da tarefa y, ento a data de inicio
da tarefa x calculada automaticamente e tomar o valor do dia seguinte ao fim da tarefa y.
Falaremos deste tema mais frente quando falarmos da relao entre tarefas.
Para j falta-nos verificar apenas a coluna Finish. Esta coluna serve para indicar a data de fim
de cada tarefa. No necessrio preench-la pois o seu valor calculado automaticamente
tendo como base a data de inicio de uma tarefa e a respectiva durao.
Completemos ento o nosso exemplo com todas as tarefas e suas duraes. O resultado
dever ser idntico ao seguinte:
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
No Microsoft Project podemos especificar cada um destes momentos como tarefas normais,
com uma descrio, e com uma durao de 0 (zero) dias. A estas tarefas d-se o nome de
milestone.
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
ELIMINAR TAREFAS
Nota: Quando a tarefa a ser eliminada corresponde a uma tarefa sumrio, todas as suas sub-
tarefas so eliminadas tambm.
Depois de definidas tarefas, podem ser associados constrangimentos a casa uma delas. Para
isso, clicamos com o boto direito do rato na tarefa que pretendemos associar um
constrangimento e escolhemos Task Information. No quadro que nos aparece,
seleccionamos o separador Advanced o qual tem um campo denominado Constraint Type.
Esse campo tem vrias opes divididas por duas categorias: Constrangimentos Flexveis e
Constrangimentos Absolutos.
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
No Microsoft Project podemos definir esse relacionamento entre tarefas. Essa definio pode
ser feita de duas formas:
Cada tarefa tem associado um valor na primeira coluna (esse valor o identificador da tarefa)
Quando uma tarefa x tem como precedncia a tarefa y, ento na coluna Predecessors da
tarefa x vamos colocar o valor (identificador) da tarefa y.
Como se pode verificar neste exemplo a tarefa Retirar canos velhos tem como precedncia a
tarefa 4 Retirar azulejos velhos, da estar assinalada com o valor 4 no campo da coluna
Predecessors. Significa isto que a tarefa Retirar canos velhos comear a ser executada
apenas quando a tarefa Retirar azulejos velhos terminar.
Mas, as relaes entre tarefas no se ficam por aqui. Neste exemplo foi apresentada uma
relao do tipo Finish-to-Start em que o fim de uma tarefa d origem ao inicio de outra.
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
Finish-to-Start uma determinada tarefa no se pode iniciar sem que outra esteja
concluda;
Start-to-Start uma tarefa no se pode iniciar sem que outra o tenha sido. Esta
situao ocorre quando se pretende que duas tarefas ocorram em simultneo (pelo
menos, durante algum tempo);
Finish-to-Finish uma tarefa no pode ser concluda iniciar sem que outra o tenha
sido tambm;
Start-to-Finish uma tarefa s pode ser concluda depois de outra ter sido iniciada.
Os passos explicados, algumas linhas acima, para a criao de uma precedncia entre tarefas
apenas cria precedncias do tipo Finish-to-Start. Para definir qualquer um dos outros dois
tipos de relaes, basta clicar como boto direito do rato em cima da tarefa que pretendemos
atribuir um dos outros tipos de relaes e escolher a opo Task Information como se
pode ver na figura seguinte.
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
Depois de escolhida a opo, surge-nos um quadro com vrios separadores, um dos quais
intitulado Predecessors onde nos aparece a relao definida com o tipo Finish-to-Start. De
seguida basta apenas clicar na clula onde temos esse tipo escrito e escolher qualquer um dos
outros trs tipos, como se poder analisar na figura seguinte.
Para inserir relaes entre tarefas directamente no Mapa de Gantt, basta clicar com o rato na
tarefa de origem e arrastar para a tarefa de destino. Este mtodo vai criar por defeito uma
relao do tipo Finish-to-Start. Para alterar o tipo da relao procede-se da mesma forma
que no caso de inserir as relaes directamente na tabela Entry.
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Manual de Microsoft Project Planeamento das actividades do projecto
CAMINHO CRTICO
O caminho crtico constitudo por uma ou mais tarefas que devem ser concludas
atempadamente para que o projecto no sofra atrasos, ou seja, para que possa ser concludo
dentro do prazo previsto.
Uma tarefa deixa de ser crtica quando est marcada como concluda pois, nesta situao, j
no pode afectar a concluso de tarefas sucessoras ou a data de concluso do projecto.
Para visualizar o caminho crtico do projecto acedemos ao menu View e opo More
Views. Seleccionamos a opo Detail Gantt e carregamos em Apply.
Os dias de folga correspondem aos dias que uma tarefa se pode atrasar sem que tal tenha
implicaes no trmino do projecto.
Para visualizar estes dois tipos de folgas das tarefas, temos de ter seleccionado a vista Detail
Gantt como explicado atrs. De seguida, no menu View, seleccionamos a opo
Table:Delay e escolhemos Schedule (Agenda).
Nesta tabela podemos verificar a existncia de duas colunas que correspondem exactamente a
estes dois tipos de folga.
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Manual de Microsoft Project Planeamento dos recursos do projecto
DEFINIR RECURSOS
Para definir os recursos que teremos disponveis, apontamos o rato para o menu View e
escolhemos Resource Sheet. Aparece-nos uma folha do gnero da seguinte, onde podemos
definir o nome do recurso, o tipo, as unidades, os custos e o calendrio atribudo a esse
recurso (se for recurso humano).
Existem alguns aspectos a ter em conta quando estamos a definir os recursos. Se estivermos a
definir os recursos humanos e os definirmos pela sua categoria (por exemplo, ladrilhador)
ento o valor total do nmero de ladrilhadores definido no campo Max Units. Por
exemplo, se tivermos 4 ladrilhadores, no vamos colocar 4 entradas para ladrilhador, mas sim
no campo Max Units colocamos 400%.
Se os recursos humanos forem definidos no pela categoria mas pelo seu nome, ento
criaremos 4 entradas para os 4 ladrilhadores, mas em que definimos os seus nomes no campo
Resource Name.
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Manual de Microsoft Project Planeamento dos recursos do projecto
No campo Std. Rate define-se o valor hora de cada recurso. Devemos tomar especial
ateno ao seguinte: se tivermos 3 ladrilhadores e cada um deles auferir diferentes valores
hora ento no podemos definir apenas um ladrilhador e colocar o seu Max Units a 300%,
porque, de seguida, ao definir o seu Std. Rate, este ficaria definido com o mesmo valor para
os trs ladrilhadores.
Neste caso, devem-se criar trs campos com trs ladrilhadores diferentes, como por exemplo,
ladrilhador 1, ladrilhador 2 e ladrilhador 3. Estas definies seriam feitas na mesma com a sua
categoria e no com o seu nome porque todos os outros recursos foram definidos por
categoria, e ento os dados do projecto no ficariam consistentes uns com os outros.
Ao definir recursos, ou so todos definido com os nomes ou todos definidos com categorias
(mesmo que tenhamos de os separar depois por diversos motivos, como por exemplo, terem
ordenados diferentes).
O campo Ovt. Rate utilizado para se definir o valor de cada hora extra. Ao preencher este
campo, se o valor for diferente no caso de termos definido os recursos por categoria, para
recursos da mesma categoria, vai-se aplicar a regra explicada anteriormente.
O campo Cost/Use usa-se quando um recurso no pago hora, mas sim quando pago
por um trabalho completo a ser executado. Ao preencher este campo, se o valor for diferente
no caso de termos definido os recursos por categoria, para recursos da mesma categoria, vai-
se aplicar tambm a regra explicada anteriormente.
Para associar os recursos s tarefas temos de voltar vista anterior (View -> Gantt Chart). Os
recursos so introduzidos na coluna Resource Names e so separados por ; no caso de
haver mais de um recurso associado a determinada tarefa.
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Manual de Microsoft Project Controlo do Projecto
CONTROLO DO PROJECTO
Para visualizar os custos de um projecto acedemos janela que anteriormente usmos para
editar as propriedades do projecto (Figura 5) e, desta vez, carregamos no boto Statistics.
Nesta janela podemos visualizar o custo, durao e horas de trabalhado que derivam do
planeamento do projecto, bem como visualizar os mesmos dados actuais (desde o inicio do
projecto at data em que estamos a visualizar esta informao).
Ao utilizar o Microsoft Project podemos definir custos fixos para as tarefas e para o prprio
projecto. Essa definio poder ser feita de duas formas:
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Manual de Microsoft Project Controlo do Projecto
No caso de se pretender inserir um custo fixo para todo o projecto (por exemplo, se estiver
interessado apenas nos custos gerais do projecto, e no nos custos ao nvel das tarefas, ou se
quiser adicionar os custos com despesas gerais do projecto), vamos ao menu Tools, depois
escolhemos Options e clicamos no separador View.
Em Outline Options marque a caixa de seleco Show project summary task e clique em
OK. De seguida selecciona-se a tarefa que representa todo o projecto (tarefa de resumo do
projecto acabada de adicionar) e, no campo Fixed Cost, digita-se o valor de custo fixo
pretendido.
BASELINES
Aps a definio do projecto ou quando este se encontra numa fase em que se deseja fixar o
seu estado, podemos criar o chamado Plano de Base ou Baseline.
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Manual de Microsoft Project Controlo do Projecto
Para gravar um plano de base acedemos ao menu Tools -> Tracking e escolhemos a opo
Set Baseline.
No quadro que nos aparece decidimos se queremos guardar uma Baseline ou se queremos
gravar um plano provisrio (em que se gravam apenas as datas de incio e de fim das tarefas).
Em qualquer momento podemos visualizar um plano de base anteriormente definido. Para tal,
acedemos ao menu View -> Tracking Gantt. De seguida acedemos a View -> Table -> More
Tables .
Para eliminar um plano de base acedemos ao menu Tools -> Tracking e escolhemos a opo
Clear Baseline.
No quadro que nos aparece seleccionamos o plano de base a eliminar e carregamos em OK.
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Manual de Microsoft Project Personalizao do documento do Microsoft Project
PERSONALIZAO DO DOCUMENTO
DO MS PROJECT
PERSONALIZAO DO DOCUMENTO
Para o segundo, existem variados items a personalizar como por exemplo a vista que aparece
por defeito quando abrimos ou criamos um projecto, o tipo de calendrio a usar, definio da
moeda a usar, bem como outras opes. Para acedermos a estas opes, acedemos ao menu
Collaborate -> Collaboration Options
IMPRESSO DE RELATRI OS
Para os visualizar/imprimir acedemos ao menu Report -> Reports (no Microsoft Project
2007) ou View -> Reports (no Microsoft Project 2003), seleccionamos o tipo de relatrio
pretendido e carregamos em Select.
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Manual de Microsoft Project Personalizao do documento do Microsoft Project
Apresenta-se de seguida uma breve descrio de cada um dos tipos de relatrios disponveis:
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Manual de Microsoft Project Gesto de vrios projectos
Para termos acesso a esta funcionalidade, acedemos ao menu Insert -> Project e
seleccionamos o ficheiro que tem o projecto que vamos tornar como sub-projecto do projecto
actual. Ao inserir esse projecto estamos j a partilhar os seus recursos. Podemos inserir a
quantidade de projectos que bem enterdermos, tornando-se todos sub-projectos do projecto
actual. Podemos efectuar alteraes nos projectos em cada um dos seus ficheiros (e as suas
alteraes repercutem-se no projecto que os contm como sub-projectos) bem como
trabalhar no ficheiro onde os inserimos como sub-projectos (e as suas alteraes
repercutirem-se pelos seus ficheiros individuais).
A partir deste ponto temos os recursos dos dois projectos partilhados entre si.
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Manual de Microsoft Project ndice de Figuras
NDICE DE FIGURAS
Figura 1 Aspecto geral do Microsoft Project ......................................................................... 2
Figura 2 Tabela Entry do Microsoft Project ........................................................................ 2
Figura 3 Visualizao do Mapa de Gantt no Microsoft Project .............................................. 3
Figura 4 Menu de acesso s propriedades do Projecto ........................................................... 7
Figura 5 Janela de edio das propriedades do Projecto ......................................................... 7
Figura 6 Definio de calendrio criado pelo utilizador ........................................................... 8
Figura 7 Introduo de tarefas ............................................................................................... 9
Figura 8 Hierarquizao das tarefas...................................................................................... 10
Figura 9 Adio de uma tarefa recorrente ............................................................................ 10
Figura 10 Resultado da adio de uma tarefa recorrente...................................................... 11
Figura 11 Exemplo de tarefas de um projecto com suas duraes ........................................ 12
Figura 12 Constrangimentos absolutos e flexveis................................................................. 14
Figura 13 Desmarcar obrigatoriedade das tarefas respeitarem os seus constrangimentos .... 14
Figura 14 Insero de relaes de precedncia em tarefas ................................................... 15
Figura 15 Menu de alterao do tipo de relao entre tarefas .............................................. 16
Figura 16 Janela de alterao do tipo de relao entre tarefas ............................................. 17
Figura 17 Janela de edio de dados dos recursos do Projecto ............................................. 19
Figura 18 Janela de visualizao dos custos do Projecto ....................................................... 21
Figura 19 Janela de adio de tarefa de resumo do Projecto ................................................ 22
Figura 20 Janela de escolha de tabelas a visualizar ............................................................... 23
Figura 21 Janela de escolha de relatrios ............................................................................. 24
Figura 22 Projecto e sub-projecto ........................................................................................ 26
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Manual de Microsoft Project Referncias Bibliogrficas
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
[1] Introduction to Project Management, Erik Goodman, ECE 480
[2] Microsoft Project Made Simple, Mike Bailey, Oregon State University
[3] WebSite da cadeira de Projecto de Sistemas de Informao, do Departamento de
Informtica, da Faculdade de Cincias da Universidade de Lisboa (http://si.di.fc.ul.pt/psi)
[4] Software Engineering: A Practitioner's Approach, Roger S. Pressman, McGraw-Hill,
captulo 7, 5 edio, 2001, ISBN 0073655783.
[5] Guias Prticos Informtica Microsoft Project, Porto Editora, 2007, ISBN: 978-972-0-
06678-7
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