(Cliqueapostilas - Com.br) Engenharia Clinica

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Anotaes: ____/____/____

EB113
Engenharia Clnica

Marco Tlio Perlato
Fevereiro/2010
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Aplicao da Engenharia na Gerncia do Ambiente Hospitalar Prof. Marco Tlio Perlato 2
Anotaes: ____/____/____

Material adaptado das publicaes:
Equipamentos Mdico Hospitalares e o Gerenciamento da Manuteno
Ministrio da Sade Braslia/2002

Gerenciamento de Manuteno de Equipamentos Hospitalares
Calil, S.J; Teixeira, M.S. - So Paulo/1998
Anotaes: ____/____/____

NDICE

Gerenciamento da Manuteno Hospitalar
Introduo................................................................................................................... 04
Implantao ............................................................................................................... 04
Elaborao da proposta inicial de trabalho ................................................................ 11
Gerenciamento da manuteno ................................................................................ 21
Manuteno corretiva ................................................................................................ 33
Manuteno preventiva ............................................................................................. 44

Gerenciamento de Servios Externos
Introduo .................................................................................................................. 51
Tipos de contratos de servios ................................................................................... 51
Contrato de servio por perodo determinado .......................................................... 52
Contrato de servio sob demanda ............................................................................. 54
Avaliao dos custos de manuteno ........................................................................ 55
Monitorao dos Servios Externos ........................................................................... 58

Aquisio de Equipamentos Mdicos
Introduo .................................................................................................................. 60
Definio das necessidades clnicas ........................................................................... 61
Avaliao das Condies Ambientais ......................................................................... 61
Levantamento dos Equipamentos Disponveis no Mercado ...................................... 62
Especificao de Equipamentos Mdicos .................................................................. 63
Avaliao das Propostas e Oramentos ..................................................................... 68
Seleo do Fornecedor .............................................................................................. 69
Recebimento do Equipamento .................................................................................. 69
Instalao do Equipamento ....................................................................................... 72

Bibliografia ................................................................................................................. 74

Anotaes: ____/____/____
GERENCIAMENTO DE MANUTENO EM EQUIPAMENTOS MDICOS

INTRODUO

O objetivo desta apostila orientar o futuro ADMINISTRADOR HOSPITALAR a desenvolver e gerenciar
um grupo de manuteno e conscientiz-lo da sua importncia. Ela foi especialmente elaborada para
pessoas que esto iniciando um grupo de manuteno ou que querem reformular o sistema de
gerenciamento j existente. Apresentamos sugestes de metodologias que devero ser adaptadas
realidade de cada Estabelecimento de Assistncia Sade (EAS), conforme suas especificidades, ou seja,
o tipo de EAS, sua funo e, se hospital, o nmero de leitos, a caracterstica do parque de equipamentos
instalados, etc.

Ao se implantar um sistema de manuteno de equipamentos mdico hospitalares necessrio
considerar a importncia do servio a ser executado e principalmente a forma de gerenciar a realizao
desse servio. No basta a uma equipe de manuteno simplesmente consertar um equipamento -
preciso conhecer o nvel de importncia do equipamento nos procedimentos clnicos ou nas atividades
de suporte (apoio) a tais procedimentos. necessrio conhecer a histria do equipamento dentro do
EAS, a que grupo ou famlia de equipamentos ele pertence, sua vida til, seu nvel de obsolescncia,
suas caractersticas de construo, a possibilidade de substituio durante a manuteno; enfim, tudo o
que se refira ao equipamento e que possa, de alguma maneira, subsidiar o servio de manuteno,
visando obter segurana e qualidade no resultado do trabalho. Todos esses dados vo auxiliar o
administrador na anlise para deteco de falhas, no conhecimento sobre a urgncia da realizao do
servio, no estabelecimento de uma rotina de manuteno preventiva e na obteno do nvel de
confiabilidade exigido, j que uma manuteno inadequada poder colocar em risco a vida do paciente.

Cabe, portanto, ao responsvel pelo grupo, a partir do conhecimento do EAS, de sua infra-estrutura e do
parque de equipamentos instalados, estabelecer um sistema de gerenciamento de servios capaz de
garantir a presteza e confiabilidade na execuo.

Porm, todo um sistema perfeito de gerenciamento dos servios de manuteno no ser til se no
estiver efetivamente vinculado a um sistema de gerenciamento dos recursos humanos envolvidos nessa
atividade. imprescindvel que os tcnicos participem sempre de cursos de treinamento,
principalmente quando novos equipamentos forem adquiridos, que haja monitorao constante de sua
produtividade e da qualidade dos servios por eles realizados, que saibam interagir com o corpo clnico
de maneira cordial e eficiente, que conhea os termos mdicos para entender e se fazer entender.
ainda imprescindvel que o pessoal de apoio administrativo tambm esteja envolvido no tipo de
trabalho do grupo de manuteno, que no se resume apenas nos servios de manuteno
propriamente ditos, mas, no auxlio na aquisio de novos equipamentos, na realizao ou
acompanhamento de testes no momento do recebimento desses equipamentos e eventualmente na
instruo aos usurios sobre a sua utilizao adequada.

Assim, alm do gerenciamento do servio de manuteno, cabe ao responsvel pela equipe de
manuteno estabelecer um sistema de gerenciamento dos recursos humanos sob sua responsabilidade
capaz de garantir que todo o pessoal que compe a equipe, sejam da rea tcnica ou administrativa,
execute seu trabalho com qualidade. Deste modo, um sistema de gerenciando da manuteno de
equipamentos mdico hospitalares s ser completo se abarcar o gerenciamento dos servios e dos
recursos humanos.

IMPLANTAO

Ao ser designado ou contratado para a elaborao de uma tarefa que envolva um razovel investimento
financeiro para a aquisio de recursos materiais e humanos, de fundamental importncia que o
responsvel por esta tarefa conhea e entenda a situao atual do ambiente em que est trabalhando.
Esse conhecimento permitir que ele apresente sua chefia uma proposta de trabalho com todas as
metas a serem atingidas e respectivas justificativas, os recursos materiais e humanos necessrios, os
prazos para o cumprimento desses objetivos e, principalmente, o investimento financeiro necessrio
para atingir cada meta.

Anotaes: ____/____/____
A elaborao deste tipo de proposta necessria no s para a montagem de um grupo de
manuteno, mas para a implantao ou reformulao de qualquer atividade dessa rea que envolva
recursos financeiros, materiais ou humanos.
O objetivo deste captulo orientar o leitor nas vrias etapas de elaborao de uma proposta para a
implantao e implementao de um departamento ou grupo de manuteno em uma unidade de
sade (hospitais, centros de sade, clnicas especializadas). importante lembrar que a metodologia
proposta neste manual leva em considerao que o grupo de manuteno ser implantado em um
hospital de aproximadamente 100 a 150 leitos, com um parque de equipamentos de mdia
complexidade tecnolgica.

As atividades a serem desenvolvidas so apresentadas seqencialmente. Assim, antes de definir os
recursos materiais, humanos e financeiros que fazem parte da proposta, o responsvel pelo grupo de
manuteno deve elaborar um inventrio dos equipamentos mdico hospitalares, de apoio e de infra-
estrutura existentes no hospital.

Realizao do inventrio

O conhecimento da quantidade e da qualidade dos equipamentos (de infra-estrutura, apoio e aplicao
direta ao paciente) existente de fundamental importncia para a estruturao de um departamento
de manuteno. Embora exista uma tendncia de se atribuir pouca importncia realizao de um
inventrio, recomendvel aproveitar essa oportunidade, para a obteno de dados que sero bastante
teis na elaborao da proposta de implantao e gerenciamento do departamento ou grupo de
manuteno.

A obteno dos dados para o inventrio uma tarefa relativamente simples, embora em muitos casos,
demorada, dependendo do parque de equipamentos instalados. O maior problema a ser enfrentado o
processamento desses dados para a obteno de informaes que serviro como base para o sistema de
gerenciamento e como argumentos para a proposta de implantao do grupo de manuteno. A
realizao do inventrio exige recursos materiais e humanos capazes de processar os dados obtidos
nessa tarefa.

Proposta de Questionrio para Inventrio

Apresentamos a seguir um exemplo de questionrio que serve como auxlio para a realizao do
inventrio. Os dados nele contidos podem fornecer informaes fundamentais para o conhecimento da
quantidade e qualidade dos equipamentos existentes, assim como a opinio dos usurios em relao
efetividade de cada equipamento. Embora contenha vrias questes, seu preenchimento ser
proporcional aos recursos computacionais existentes na unidade.

Inclumos tambm uma relao parcial de equipamentos mdico hospitalares existentes em uma
unidade de sade que, apesar de no ser completa, serve como guia para orientar o inventariante sobre
os equipamentos mais comuns existentes em um EAS.

Independentemente dos recursos para o processamento de dados obtidos no questionrio, o
preenchimento do primeiro conjunto de questes (questes de 1 a 4) obrigatrio, tendo em vista que
os dados ali contidos compem parte do sistema de cadastramento dos equipamentos. Esse conjunto
serve para identificar os equipamentos existentes na unidade com relao ao tipo (ventilador,
desfibrilador, etc.), ao fabricante (Takaoka, Spacelab, etc.), ao modelo (MONTEREY, FARS-600, etc.), ao
nmero de srie e ao valor de aquisio atualizado.

Anotaes: ____/____/____
FICHA PARA CADASTRO INDIVIDUAL DE EQUIPAMENTO

Equipamento: ___________________________________________________ Cdigo: __ __ - __ __ __ __ __ __

Modelo: ______________________________ N. Srie: _______________________ Patrimnio:

______________

Data da compra: ____/____/____ Valor da compra: US$ ___________,____ Reg. MS: ____________________

Tenso: _____ Volts Potncia: ____ Watts Dimenses: ____x____x____ Peso: _______ Kg

Bateria: ( ) Sim ( ) No Especificaes: ______________________________________________________

Lmpada: ( ) Sim ( ) No Quantidade: ______ Especificaes: ____________________________________

Fludo refrigerante / leo: ( ) Sim ( ) No Quantidade: _____ Especificaes: _________________________

Gs: ( ) Sim ( ) No Especificaes: _________________________________________________________

Outros insumos: ( ) Sim ( ) No Especifique: ___________________________________________________

Condies especiais para funcionamento: __________________________________________________________

Fabricante/Representante: ________________________________________________ Fone: ( ) ____________

Acessrios: __________________________________________________________________________________

Nmero de reparos do equipamento nos ltimos 6 meses: ____________________________________________

Idade mdia aproximada do equipamento (caso no se conhea a data da compra)

( ) Menos de 1 ano ( ) Entre 1 e 2 anos ( ) Entre 2 e 4 anos ( ) Entre 4 e 10 anos

( ) Entre 10 e 15 anos ( ) Entre 15 e 20 anos ( ) Idade desconhecida

Esclarecer a situao do equipamento:
( ) Novo ( ) Semi-
novo ( ) Velho

Condies de funcionamento do equipamento:

( ) Funciona perfeitamente ( ) Funciona precariamente ( ) No funciona

Especifique o nmero mdio de utilizao / intervenes por semana executadas com este equipamento: ______

Informe o nmero de operadores que utilizam este equipamento: _____________ operadores.

Quantos dos operadores tiveram cursos de operao do equipamento: ____________ operadores.

Esclarecer como realizada a manuteno do equipamento:
( ) Internamente ( ) Atravs do fabricante / representante ( ) Atravs de prestadores de servio

( ) Atravs de contrato de manuteno com o fabricante ( ) Ainda no ocorreu manuteno

Em caso de j ter existido manuteno neste equipamento, qual sua opinio sobre esta interveno?

( ) Ruim ( ) Mdia ( ) Boa

Quanto tempo o equipamento demorou em retornar ao servio devido o servio de manuteno? _______ dias

Observaes:

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________
Anotaes: ____/____/____
Relao de alguns equipamentos existentes em uma unidade de sade.

1. Acelerador Linear 2. Agitador (laboratrio)
3. Amalgamador 4. Amnioscpio
5. Analisador de funo pulmonar 6. Analisador de oxignio
7. Analisador sanguneo 8. Aquecedor de sangue
9. Aspirador cirrgico 10. Aspirador torxico
11. Aspirador uterino 12. Aspirador traqueal
13. Audimetro 14. Autoclave
15. Balana analtica 16. Balana de adulto
17. Balana infantil 18. Balana eletrnica
19. Balo intra-artico 20. Bebedouro
21. Bero aquecido 22. Bicicleta ergomtrica
23. Bisturi eltrico 24. Bomba de cobalto
25. Bomba de infuso 26. Bomba de vcuo
27. Cadeira de rodas 28. Caixa de prova (oftalmoscopia)
29. Calibrador de decibelmetro 30. Calormetro
31. Cama eltrica 32. Caneta de alta rotao
33. Capingrafo 34. Carro de anestesia
35. Central de gases 36. Centrfuga
37. Centrfuga refrigerada 38. Coluna pantogrfica
39. Compressor para central de gases 40. Compressor para equipo odontolgico
41. Coluna pantogrfica 42. Compressor para central de gases
43. Compressor para equipo odontolgico 44. Compressor para inalao
45. Condicionador de temperatura 46. Congelador (freezer)
47. Contador de clulas 48. Decibelmetro
49. Desfibrilador 50. Destilador
51. Detetor fetal 52.Disco equiascpico
53. Ecgrafo 54. Eletrocardigrafo
55. Eletrocautrio 56. Eletroencefalgrafo
57. Eletromigrafo 58. Endoscpio
59. Equipamento de esterilizao a gs 60. Equipamento de esterilizao a vapor
61. Equipamento de hemodilise 62. Equipamento de raios-x
63. Equipamento de raios-x odontolgico 64. Equipamento de vdeo
65. Equipamento de ultra-som para monitorao 66. Equipamento de ultra-som diagnstico
67. Equipo odontolgico 68. Equip. de ultra-som para fisioterapia
69. Esfigmomanmetros 70. Espectrofotmetro
71. Estufa 72. Fonocardigrafo
73. Forno de Bier 74. Gama cmara
75. Geladeira 76. Grupo Gerador
77. Hemodialisador peritonial 78. Incubadora
79. Incubadora de transporte 80. Lmpada cirrgica
81. Lmpada de fenda 82. Laser cirrgico
83. Lensmetro 84. Litotriptor
85. Luxmetro 86. Marca passo externo
87. Medidor de dbito cardaco 88. Mesa cirrgica
89. Micro motor para equipo odontolgico 90. Microscpio cirrgico
91. Monitor de ECG 92. Monitor de temperatura
93. Monitor fetal 94. Monitor de apna
95. Monitor de oxignio 96. Nebulizador ultra-snico
97. Monitor de presso 98. Negatoscpio
99. Oftalmoscpio 100. Oftalmoscpio binocular indireto
101. Oftalmoscpio direto 102. Otoscpio
103. Oxmetro de pulso 104. Processadora de filmes de raios-x
105. Projetor de optotipos 106. Projetor de slides
107. Refratmetro ou refrator 108. Refrigerador comum
109. Refrigerador para bolsa de sangue 110. Rgua esquascpico
111. Ressonncia magntica nuclear 112. Retinoscpio
113. Secadora de roupas 114. Serra de gesso
Anotaes: ____/____/____
115. Sistema de monitorao fisiolgica 116. Televiso
117. Tomgrafo 118. Tonmetro
119. Transformador de energia eltrica 120. Umidificador
121. Unidade de auto transfuso 122. Unidade de diatermia
123. Unidade de ondas curtas 124. Unidade de potencial evocado
125. Unidade de anestesia 126. Ventilador (tipo eletrodomstico)
127. Ventilador para terapia 128. Ventilador anestsico.

Sistema de Codificao de Equipamentos

Em locais onde j exista um controle atravs do nmero de patrimnio, pode-se utilizar esse tipo de
codificao. Nesse caso, o campo cdigo do equipamento pode ser alterado para nmero de patrimnio.
Por outro lado, geralmente o controle patrimonial envolve somente um cdigo numrico ou
alfanumrico de modo seqencial, o que torna difcil a identificao do equipamento e,
conseqentemente, compromete o controle gerencial.

Neste manual sugerimos um tipo de codificao que s ser vivel, se o grupo possui, ou tem
perspectivas de possuir, recursos computacionais. No caso de uma unidade com grande nmero de
equipamentos, praticamente impossvel executar este tipo de controle de forma manual. Entretanto, a
falta de recursos computacionais no deve ser um empecilho para a criao e implementao de um
sistema de codificao, por mais simples que seja.

A criao de um sistema de codificao auxilia o gerente do grupo de manuteno a identificar o servio
ao qual o equipamento pertence, o nmero de equipamentos de um determinado tipo existem na
unidade, as datas de compra de um determinado grupo de equipamentos, a quantidade e o tipo de
equipamentos comprados em um determinado ano, e assim por diante. Todas essas informaes so
baseadas em uma codificao especfica criada pelo prprio responsvel pelo grupo de manuteno.

Na codificao para definio dos equipamentos, sugerimos oito dgitos de maneira que os dois
primeiros dgitos deste campo identificam o servio para o qual o equipamento est alocado; os dois
seguintes, o tipo de equipamento; os outros dois quantificam os equipamentos adquiridos pela unidade
de sade em um determinado ano e, os dois ltimos, o ano de aquisio do equipamento.

Segue abaixo um exemplo de codificao:

Lista de Cdigos para definio de servios dentro do EAS

AV - Ambulatrio de Vascular
CC - Centro cirrgico
EP - Enfermaria de Cirurgia Plstica
EV - Enfermaria de Vascular
NE - Servio de Neurologia
RA - Servio de radiologia
UT - Unidade de terapia intensiva
Etc.

Lista de cdigos para definio de equipamentos

VT - Ventilador para Terapia
BE - Bisturi Eltrico
RX - Equipamento de Raios-X
DS - Desfibrilador
DI - Deionizador
CV - Cardioversor
MC - Monitor Cardaco
BI - Bomba de infuso
Etc.

Anotaes: ____/____/____
Assim, no exemplo acima, o terceiro equipamento para ventilao adquirido no ano de 1994,
pertencente ao Centro Cirrgico do hospital, pode ser codificado, no campo cdigo do equipamento
existente no questionrio, como: CC-VT0394. A quantidade de dgitos existentes neste bloco fica a
critrio da pessoa que desenvolve o sistema de codificao. Entretanto, recomendvel que para cada
dado diferente que componha a codificao, seja definido um campo especfico com a quantidade
necessria de dgitos. Como sugesto para este tipo de controle recomendvel a utilizao de um
software gerenciador de banco de dados (ex: CLIPPER). Convm lembrar que, atualmente, como o
gerenciamento de sistemas de manuteno ainda um evento bastante novo nas unidades de sade,
informaes relativas data de aquisio do equipamento so difceis de obter, principalmente em
hospitais pblicos, onde existe uma constante troca de administradores.

Ainda neste primeiro conjunto de questes pode-se incluir um campo para o cdigo do servio. Embora
redundante no caso de implementao do sistema de codificao, este campo deve ser utilizado quando
no existem recursos computacionais, tanto para o cadastramento quanto para pesquisas, e podem ser
feitos de forma manual. Conforme mencionado anteriormente, o formulrio apenas uma sugesto e
fica a critrio do usurio a escolha dos campos a serem includos.

Conforme se ver neste captulo, o conhecimento do valor atualizado de aquisio do equipamento,
assim como do parque instalado, de grande importncia para a elaborao de relatrios que devero
ser periodicamente apresentados chefia da unidade de sade. Para isso, dentro do primeiro conjunto
de questes, sugerimos a colocao de um campo onde especificado o valor de aquisio atualizado.
Esse dado pode ser obtido diretamente do setor administrativo em uma fase posterior a realizao do
inventrio. Entretanto, o responsvel pelo grupo deve ter sempre em mente que em um futuro prximo
ser muito importante a obteno desta informao.

Finalmente, o campo denominado Formulrio N um espao de propriedade do digitador ou da pessoa
que ir fazer o controle dos formulrios. A notificao para no preencher s necessria para o caso do
inventrio ser realizado por pessoas (estagirios, enfermeiras e auxiliares) que no fazem parte do
grupo de manuteno.

Avaliao do questionrio

A segunda parte do questionrio (questes de 5 a 13) foi desenvolvida para a avaliao de algumas
caractersticas atuais de operao e manuteno do equipamento. O modo de resposta s questes foi
elaborado em um formato que facilita ao digitador a introduo dos dados no programa de
processamento. Embora a utilizao das questes no questionrio aqui sugerido seja opcional ao
usurio, as informaes obtidas so fundamentais para a implantao e o gerenciamento do grupo de
manuteno.

Apresentamos abaixo uma relao das informaes obtidas atravs do questionrio que podem ser
utilizadas na implantao, dimensionamento e gerenciamento do grupo de manuteno:

x Os tipos e a quantidade de equipamentos disponveis no servio ou unidade;
x A freqncia de quebra de cada equipamento ou modelos de equipamentos;
x A freqncia de quebra de equipamentos por servio;
x A idade de cada equipamento;
x A taxa de utilizao por equipamento;
x O nmero de pessoas autorizadas a operar um equipamento;
x O nmero de pessoas treinadas para operao de um equipamento;
x O tempo em que este equipamento fica ocioso durante manuteno;
x O nmero de atendimentos que deixam de ser feitos por falta do equipamento;
x Se existe a possibilidade de rearranjo dos equipamentos no servio ou unidade;
x Se existem equipamentos de reserva por servio ou unidade;
x A taxa de ociosidade dos equipamentos;
x Os problemas existentes para a operao dos equipamentos;
x A mdia diria de atendimentos;
x A capacidade ociosa do servio;
x Os problemas e limitaes existentes para a execuo de um determinado servio;
x Tipo (preventiva e, ou corretiva), local (interna e, ou externa) e a qualidade da manuteno
Anotaes: ____/____/____
executada;
x O conjunto das informaes acima de grande importncia para:
x O planejamento dos recursos necessrios para a implantao do grupo de manuteno;
x A definio do perfil dos tcnicos a serem contratados;
x A avaliao peridica do setor de manuteno;
x O estabelecimento de metas e cronogramas de execuo de servios de manuteno;
x O tipo de manuteno a ser executada por grupo de equipamentos;
x Os contratos de manuteno externos que devem ser mantidos;
x A elaborao de programa de manuteno corretiva;
x A elaborao do programa de manuteno preventiva;
x Os servios que devem ser priorizados no atendimento de corretiva;
x A elaborao do programa de treinamento a ser feito por tcnicos de manuteno;
x A elaborao do programa de treinamento para os operadores de equipamentos.

possvel tambm a elaborao de um estudo para programao da desativao e possvel substituio
de equipamentos em virtude da quantidade de quebra, tempo de ociosidade, lucro cessante
(equipamento deixa de produzir durante o perodo de manuteno) e custos de manuteno
envolvidos.

Levantamento do valor de aquisio atualizado do equipamento

Conforme mencionado acima, o levantamento do valor atualizado do equipamento, assim como, do
parque de equipamentos, um dos itens importantes para gerenciamento de um departamento de
manuteno.

Veremos mais adiante que vrios clculos gerenciais, relatrios e contratos se baseiam nesses valores.

Esses valores podem ser obtidos atravs de dois mtodos:

- atravs do valor do equipamento na poca de aquisio;

- atravs do custo de substituio do equipamento.

O primeiro mtodo o mais indicado, pois o valor do equipamento pode ser obtido atravs da nota
fiscal e corrigido para a moeda atual, dependendo do ano de aquisio. O segundo mtodo s deve ser
utilizado em caso de inexistncia de nota fiscal. Nessa hiptese, dever ser atribudo o valor de um
equipamento novo e que tenha recursos bastante semelhantes aos do equipamento pertencente
unidade de sade.

Caso o valor do equipamento seja obtido atravs de nota fiscal, dependendo do ano de aquisio,
necessria a converso deste valor para o valor em moeda atual, devidamente corrigido em funo da
inflao do perodo. Posteriormente a essa converso deve ser efetuado o clculo do valor real do
equipamento, tendo em vista a depreciao que ocorreu ao longo dos anos de utilizao. Os
administradores, para efeito de contabilizao, sugerem uma depreciao de 10% ao ano. Assim, para
efeito de contabilidade, um equipamento de 5 anos teria um valor 50% menor que seu valor de
aquisio. Para facilitar os clculos sugerimos converter o valor registrado na nota fiscal em dlares
americanos naquela data. Embora no Brasil tenha ocorrido um acrscimo, mesmo em dlares, no preo
dos equipamentos, a porcentagem de erro que deve ocorrer no clculo final ser compensada pelo
volume de trabalho que haveria se todos os clculos de converso e atualizao estivessem baseados
em moeda local.

Utilizando-se o mtodo e o custo de substituio, estima-se que, na data de aquisio, o valor do
equipamento existente na unidade de sade seja o mesmo valor do equipamento novo. A depreciao
calculada de acordo com o nmero de anos de utilizao do equipamento. Para a obteno deste valor
sugerimos trs opes:

x Entrar em contato com fabricantes nacionais dos equipamentos;
x Utilizar alguma fonte de informaes em nvel internacional, por exemplo, o ECRI - Product
Anotaes: ____/____/____
Comparison System (informaes bsicas sobre: funcionamento, estgio de desenvolvimento,
problemas conhecidos, dados comparativos com fabricantes conhecidos incluindo lista de
preos, dados atualizados, custo de substituio);
x Estimar o valor de equipamentos similares, no caso de equipamentos modelos no mais
fabricados.

ELABORAO DA PROPOSTA INICIAL DE TRABALHO

Para a elaborao de proposta de implantao de uma equipe de manuteno em um EAS, deve-se
adotar a seguinte seqncia de procedimentos:

x Classificao dos equipamentos por grupos de compatibilidade;
x Definio do local de realizao da manuteno;
x Definio do tipo de contrato de manuteno a ser adotado;
x Especificao do perfil e clculo do nmero de pessoas para o grupo;
x Especificao da infra-estrutura fsica necessria;
x Definio da infra-estrutura material necessria;
x Clculo dos custos de implantao e manuteno do grupo.

Provavelmente, ao contratar a pessoa para implantar o grupo de gerncia e manuteno, o responsvel
por essa contratao apontou os problemas relativos rea de equipamentos hospitalares que mais
afligem o hospital. Esses problemas auxiliaro a priorizar os servios do EAS (Ambulatrios, Centro
Cirrgico, UTI, etc.), para os quais devero ser desenvolvidas as atividades do grupo de manuteno.
Assim, para iniciar a implantao do grupo, recomenda-se:

x Priorizar os pontos crticos apontados pela administrao do hospital;

x Para servios hospitalares cujos operadores e o pessoal clnico em geral estejam satisfeitos com
a manuteno externa e os custos dos contratos no sejam to elevados, evitar, em um
primeiro momento, a transferncia da manuteno de equipamentos para o grupo a ser
implementado;

x Para equipamentos cuja complexidade de manuteno exija tcnicos com treinamento
especializado, tentar manter os contratos de manuteno existentes at o momento em que
haja a possibilidade de treinamento de tcnicos internos do grupo.

Classificao dos equipamentos por grupos de compatibilidade

Com essas premissas em mente, e acompanhando a seqncia de atividades definidas acima, deve-se
primeiramente fazer a seleo e classificao dos equipamentos em grupos. Essa atividade tem como
finalidade facilitar a quantificao dos recursos materiais e humanos, assim como a definio do perfil
do pessoal a ser contratado para atuar em cada grupo de equipamento.

Agrupamento por sistema fisiolgico, ou seja, equipamentos destinados ao tratamento ou diagnstico
de sistemas fisiolgicos: cardiovascular, pulmonar, nervoso, endcrino, etc. Esse tipo de classificao
causa uma superposio considervel de equipamento com o mesmo princpio de funcionamento.
Nesse caso, sugerimos que o responsvel pelo grupo de manuteno somente utilize essa classificao
quando o EAS contar com um grupo de mdicos especializa dos e com equipamentos de alta
complexidade para o tratamento de um dos sistemas fisiolgicos mencionados acima;

x Agrupamento por especialidade clnica, ou seja, equipamentos utilizados em servios mdicos
tais como; pediatria, obstetrcia, cardiologia, radiologia etc. Nesse caso, vale a mesma
observao feita para o item "c".

Pode-se notar que, em qualquer modo de diviso adotado, vrios equipamentos se encaixam em mais
de um grupo, como o caso de equipamentos de raio X que se encaixam tanto no grupo de imagem
como no grupo de diagnstico. A maneira pela qual o responsvel pelo grupo de manuteno ir dividir
particular, dependendo de cada tipo de hospital e de sua experincia pessoal. Entretanto, este tipo de
Anotaes: ____/____/____
diviso tem a finalidade de:
x Facilitar a instalao da infra-estrutura necessria para manuteno de cada grupo de
equipamentos (local de gases para teste dos ventiladores, pontos de energia de diferentes
tenses para equipamentos eletrnicos, tanque de limpeza de materiais empoeirados ou com
graxa, capela de fluxo para limpeza de equipamentos de tica, etc.);
x Facilitar o gerenciamento de equipamentos cuja manuteno ser executada externamente;
x Auxiliar na definio do perfil dos tcnicos que devem atuar em cada grupo de equipamentos;
x Facilitar o sistema de gerenciamento de produtividade e custo da mo-de-obra por grupo.

Local de realizao da manuteno

virtualmente impossvel para um grupo de manuteno dar suporte para todos os equipamentos do
hospital atravs de servios internos. O hospital necessita de servios externos para a manuteno de
equipamentos de maior complexidade eletrnica, atravs de contratos para reas especficas. No Brasil,
os contratos so normalmente destinados a equipamentos de alta e mdia complexidade, que devem,
em princpio, representar de 4% a 10% do parque de equipamentos instalados em termos quantitativos.
Por outro lado, esses equipamentos podem atingir de 30% a 60% do valor total do parque.

Partindo do princpio de que o grupo de manuteno est na fase de implantao e que o pessoal
contratado ainda no est familiarizado com a manuteno de equipamentos mdicos, seria
interessante que em um primeiro momento os equipamentos destinados manuteno interna sejam
equipamentos de baixa complexidade. Os equipamentos de mdia complexidade e alta complexidade
devem ser deixados para etapas posteriores, quando o prprio responsvel pelo grupo estiver mais
familiarizado com o sistema e mais apto a solucionar os problemas que certamente ocorrero nessa
primeira fase. Um outro motivo para essa cautela que normalmente a unidade de sade possui um
grande nmero de equipamentos de baixa complexidade, que iro exigir uma quantidade razovel de
horas de servio do pessoal tcnico.

Considerando que a deciso sobre o local de manuteno uma questo puramente tcnica, ou seja,
que no existe uma solicitao especfica da administrao para um determinado tipo ou grupo de
equipamentos, a manuteno interna ou externa de cada grupo de equipamentos baseada tanto na
disponibilidade de recursos materiais e humanos quanto nos custos para treinamento e manuteno de
pessoal especializado. Para a deciso entre manuteno interna ou externa, deve-se considerar vrios
fatores:

x Existncia de pessoal treinado para a manuteno de cada tipo e modelo de equipamento. A
contratao de pessoal com treinamento na rea de equipamentos mdicos uma tarefa ainda
bastante complexa. Normalmente, o pessoal disponvel no mercado proveniente de escolas
tcnicas que possuem somente o curso para tcnicos em eletrnica ou mecnica;
x Existncia de documentao tcnica referente ao equipamento a receber manuteno
internamente. Em muitos casos, devido ao desconhecimento por parte dos compradores de
equipamentos, no houve a exigncia em contrato ou edital, do fornecimento de
documentao tcnica, a no ser do manual de operao. Desta maneira, fica bastante
complicado para um recm criado grupo, fazer manuteno em equipamentos sem a
respectiva documentao tcnica;
x Existncia de equipamentos de teste e calibrao para a avaliao do equipamento aps a
manuteno. Vrios tipos de equipamentos, principalmente aqueles que representam riscos ao
paciente (vide portaria conjunta SVS/SAS n.1, de 23/01/1996 do Ministrio da Sade),
necessitam de testes de segurana e, ou calibrao logo aps uma manuteno preventiva ou
corretiva. Nesses casos, o responsvel pelo grupo de manuteno deve estar bastante atento,
pois, em caso de algum acidente hospitalar por falha do equipamento, a equipe de manuteno
poder ser responsabilizada;
x Proximidade do fabricante ou representante tcnico do equipamento. Em alguns tipos de
manuteno externa, o custo do transporte do equipamento at o representante tcnico ou
deste para o hospital, pode se tornar mais caro que a prpria manuteno. Nesses casos, seria
importante investir ou programar futuros investimentos para o treinamento de pessoal
interno. Determinados fabricantes de equipamentos ou grupos de manuteno, no Brasil,
oferecem cursos ou estgios com esta finalidade;

Anotaes: ____/____/____

x Possibilidade de aquisio de peas originais. possvel que uma equipe de manuteno
possua pessoal treinado e equipamentos de teste para a manuteno de um determinado
equipamento e opte por manuteno externa devido dificuldade de obteno de peas de
reposio. A responsabilidade pela falta de calibrao em um equipamento de sustentao de
vida aps sua manuteno to grande quanto a no colocao de determinadas peas ou
dispositivos originais. Devido falta de exigncia contratual no momento da aquisio do
equipamento, e dependendo da poltica interna da empresa fornecedora, esta pode recusar o
fornecimento de peas de reposio ao grupo de manuteno. Tambm nesses casos
recomendvel que, na fase de implantao do grupo, algumas manutenes sejam realizadas
pelo fabricante ou representante tcnico.

Apresentamos a seguir uma sugesto para auxlio na deciso entre a realizao de manuteno interna
ou externa, que consiste no preenchimento de uma tabela para cada equipamento ou grupo de
equipamentos, na qual se atribui uma pontuao para cada parmetro colocado.

EQUIPAMENTO
GRUPOS PARMETROS PONTOS TOTAL
I Solicitao da administrao ?
II Necessidade de rpido "tempo de resposta" ?
Existncia de pessoal treinado 10
III Pessoal qualificado, mas no treinado 8
Pessoal com baixa qualificao tcnica 0
Fcil acesso a peas de reposio 2
1
Relativa dificuldade para obter peas de reposio
IV
Total impossibilidade de obter peas de reposio 0
Existncia de equipamentos de teste e ferramental 2
V Existncia apenas de ferramenta I 1
No existncia de ferramental e equipamentos 0
VI Existncia de documentao tcnica 2
No existncia de documentao tcnica 0
TOTAL
Tabela 1 - Pontuao atribuda a parmetros que devem ser levados em considerao
no auxlio da seleo de equipamentos para manuteno interna

A seleo de cada tipo de equipamento para manuteno interna feita atravs da soma algbrica dos
fatores tcnicos includos nos grupos lII+ IV +V+ VI, que deve atingir um mnimo de 13 pontos. Assim, se
para a manuteno corretiva de um determinado equipamento existir pessoal treinado (10 pontos), for
fcil a obteno de peas (2 pontos), existir apenas o ferramental para execuo do trabalho (1 pontos)
e no houver documentao tcnica (O pontos), este dever ser includo no grupo de equipamentos
para manuteno interna tendo em vista que a soma totaliza 13 pontos. A inexistncia de
documentao tcnica no deve ser um fator limitante na manuteno no caso do grupo possuir pessoal
treinado no reparo do equipamento. Alm disso, a grande maioria dos grupos de manuteno no
possui documentao dos equipamentos sob sua responsabilidade. Cabe ao responsvel organizar seu
gerenciamento de modo a exigir do fabricante a documentao necessria para manuteno no
momento da aquisio do equipamento.

O grupo I foi colocado na tabela porque, conforme j explicado acima, a solicitao da administrao
um parmetro totalmente poltico e que pesa fortemente na deciso do responsvel pelo grupo. Assim,
mesmo que exista pessoal qualificado, mas no treinado, importante que o responsvel leve em
considerao esse parmetro.
Anotaes: ____/____/____

O parmetro considerado no grupo II leva em conta a necessidade resposta rpida na manuteno. Este
parmetro, normalmente, deve ser considerado para equipamentos que no possam ser substitudos
em caso de quebra, ou seja, o EAS no possua equipamentos de reserva. Nesse caso, a considerao
para incluso ou no na lista de equipamentos para manuteno interna deve levar em considerao os
demais fatores, principalmente a existncia de pessoal treinado e de ferramental necessrio, o fcil
acesso a peas de reposio e a necessidade de ferramental.

Definio do tipo de contrato de manuteno a ser adotado

Entre os vrios tipos de contratos que podem ser elaborados para manuteno externa de
equipamentos hospitalares, sugerimos duas alternativas: contratos de servio por perodos
determinados e contratos de servio sob demanda.

O contrato de servios por perodo mais utilizado o que inclui a mo de obra para manuteno
corretiva (opcionalmente tambm a manuteno preventiva pode ser includa) no valor do contrato
entre a unidade de sade e a empresa prestadora de servio. Esse tipo de contrato feito para
equipamentos mais sofisticados (raios-X, ressonncia nuclear magntica, tomografia computadorizada,
gama cmara, acelerador linear, ultra-som, etc.), quando o custo de treinamento, o valor dos
equipamentos necessrios para teste de calibrao, a dificuldade de obteno de peas de reposio e
provavelmente o salrio diferenciado a ser pago para o tcnico, no justificam a manuteno interna.

Entre as modalidades de contrato de servio sob demanda podemos destacar duas: solicitao de
concerto para empresas prestadoras de servio com preo e qualidade de trabalho e contrato com uma
empresa especfica, para atendimento de um grupo especfico de equipamentos, em que a solicitao
de concerto seria feita sob demanda. O primeiro tipo de contrato bastante utilizado pelas equipes de
manuteno para equipamentos de mdia e baixa complexidade. Nesse caso, a empresa s chamada
quando ocorre a necessidade de uma manuteno corretiva, sendo que o responsvel pelo grupo deve
sempre verificar o preo cobrado pelo servio, comparando-o com outras empresas, e a qualidade do
servio prestado. Para grupos de manuteno pertencentes a estabelecimentos pblicos, de acordo com
o valor do servio, ser necessria a abertura de edital, com clusulas que prevejam o valor e a
qualidade do servio. Na segunda modalidade de contrato de servio sob demanda existe um contrato
formal com um determinado prestador de servio, que pago pela manuteno corretiva somente
quando ocorre a quebra do equipamento, no existindo a obrigatoriedade de um pagamento mensal,
como o caso de contratos de servio por perodo. Esse tipo de contrato deve ser utilizado para
equipamentos de mdia e baixa complexidade, que raramente quebram e que no esto includos no
programa de manuteno preventiva. Embora pouco utilizada no Brasil, este tipo de contrato pode
trazer algumas vantagens em termos de preo, tendo em vista a exclusividade, durante a vigncia do
contrato, do prestador de servio, que em princpio foi tambm escolhido em funo do preo e da
qualidade.

Qualquer que seja o tipo de contrato a ser adotado, o modo pelo qual ele ser negociado com a
empresa e gerenciado pelo grupo de manuteno um dos pontos crticos que define como o grupo, e
conseqentemente o seu responsvel, ser visto pelo restante do pessoal de sade e principalmente
pela administrao da unidade.

Especificao do perfil e clculo do nmero de pessoas para o grupo

Uma vez separados por grupo de compatibilidade e definidos o nmero e o tipo de equipamentos sero
mantidos internamente pelo grupo, pode-se fazer a quantificao e a especificao do perfil do pessoal
a ser contratado.

A quantidade de pessoas necessrias para cada grupo de equipamentos est diretamente relacionada
com a quantidade de horas de trabalho anual que o grupo deve efetivamente dispor para manter todos
os equipamentos selecionados para servio interno. Para este clculo deve-se conhecer o nmero
mdio de horas necessrias para manuteno corretiva de cada equipamento (TMR), o tempo mdio
entre falhas de cada um destes equipamentos (TMF), e a quantidade de cada tipo de equipamento.
Nesse clculo, somente devem ser considerados os equipamentos selecionados pelo grupo para a
manuteno corretiva interna. A manuteno preventiva tambm no deve ser considerada aqui, pois
Anotaes: ____/____/____
este procedimento s dever ser adotado algum tempo (aproximadamente 12 meses) aps a
implantao do grupo de corretiva.

Para o clculo anual da quantidade de horas de trabalho necessrias para manuteno corretiva
(NHT/ano), temos:

NHT/ano = (n de equipamentos do mesmo tipo) x (TMR) x (12meses/TMF)

Por exemplo, se a unidade dispe de 6 monitores cardacos, a mdia do nmero de horas para
manuteno corretiva de 2 horas por equipamento (TMR = 2 horas) e, se cada equipamento quebra
em mdia 1,8 vezes por ano (para um TMF= 6,5 meses), ser necessrio dispor de um total de 21,6
horas tcnicas por ano para este tipo de equipamento (6 equipo x 2 horas/corretiva x 1,8 vezes/ano).

Utilizando o mesmo procedimento de clculo acima para todos os equipamentos enquadrados pelo
grupo para manuteno corretiva interna e, somando todos os tempos (NHT/ano) obtidos, possvel
obter o nmero total de horas tcnicas que o grupo efetivamente dever dispor para atender a
manuteno interna do hospital. Infelizmente, tanto o TMF como o TMR so valores que ainda no so
de fcil obteno no Brasil. A tabela abaixo mostra valores de TMF, em meses, para os equipamentos
mdico-hospitalares com maior utilizao dentro do complexo de sade da Universidade Estadual de
Campinas. Esses valores foram levantados com base em aproximadamente 24.000 ordens de servios
(ltimos 30 meses) executadas pelo Centro de Engenharia Biomdica da UNICAMP. Os valores
apresentados na tabela representam a mdia dos perodos transcorridos entre manutenes corretivas
para cada tipo de equipamento, independentemente de sua marca. possvel que o valor mdio
apresente distores entre um fabricante e outro, mas, como o nmero de OS's levantadas bastante
significativo, essas distores podem ser reduzidas. Salientamos que esses autores desconhecem
publicaes que informem valores de TMR e TMF para equipamentos de infra-estrutura no Brasil.

EQUIPAMENTO TMF EQUIPAMENTO TMF
Agitador de plaquetas 30* Estufa de uso comum 24
Agitador de tubos 30* Foco cirrgico 55
Agitador magntico 30* Fonte de luz 11
Agitador orbital 24 Forno de Bier 135
Aparelho de raios-X 09 Fototerapia 15
Aspirador cirrgico 24 Freezer horizontal 30
Aspirador e compressor 15 Freezer vertical 12
Autoclave 10 Incubadora 75
Balana antropomtrica 30* Lmpada de ferida 08
Balana eletrnica 30* Laringoscpio 15
Banho-maria 30* Mamgrafo 45
Bero aquecido 10 Mquina de hemodilise 2,5
Bisturi eltrico 45 Mesa cirrgica 75
Bomba de infuso 7,5 Mesa ginecolgica 30*
Bomba de vcuo 30* Micro-centrfuga 15
Bomba de vcuo e ar 30* Microscpio 20
Bomba para circulao extracorprea 4,5 Microscpio cirrgico 04
Broncoscpio 04 Microscpio eletrnico 02
Cardioversor 10 Monitor cardaco 65
Centrfuga de bancada 30* Monitor de presso invasiva 03
Centrfuga refrigerada 08 Monitor fisiolgico 7,5
Colposcpio 85 Oftalmoscpio 20
Compressor de ar 15 Otoscpio 30*
Destilador 11 Oxmetro de pulso 09
Detector fetal 15 Phmetro 15
Eletrocardigrafo 06 Processadora 2,5
Eletroencefalgrafo 25 Refrigerador 30*
Equipo odontolgico 06 Respirador 03
Estetoscpio 09 Serra de gesso 24
Anotaes: ____/____/____
Os valores discriminados na coluna "TMF" significam o perodo, em meses, transcorrido entre as
manutenes corretivas. Assim, por exemplo, o perodo mdio entre manutenes corretivas de um
aspirador compressor de 15 meses, enquanto que para um Broncoscpio esse perodo de 4 meses.
muito importante salientar que os valores de TMF apresentados nessa tabela so oriundos de
equipamentos pertencentes a um local somente (UNICAMP). Hospitais que possuem equipamentos
mais antigos, mais novos ou com tecnologias diferentes, certamente tero valores um pouco diferentes.

Tendo o nmero total de horas que o grupo deve dispor para manuteno corretiva anual de todos os
equipamentos selecionados para a manuteno interna, torna-se possvel calcular o nmero de pessoas
necessrias para realizar todo o trabalho. O primeiro valor a ser obtido o nmero de horas por ano
que um tcnico realmente trabalha na manuteno corretiva, ou seja, o tempo total por ano que este
tcnico est, de fato, consertando um equipamento. Para esse clculo temos:

- Total de horas de trabalho/ano = (40horas/semana X 52 semanas) = 2080 horas

- Total de horas a serem descontadas:

Mnimo de 10 feriados por ano = 80 horas
Frias anuais do funcionrio = 160 horas
Mdia anual de dias que o funcionrio pode adoecer = 40 horas

- N de horas que o tcnico est disponvel no hospital = 2.080 - 280 = 1.800 horas

Um outro ponto a ser considerado nesse clculo a produtividade do funcionrio. Embora ele esteja
presente no hospital, nem sempre est na bancada reparando um equipamento. De um modo geral, a
literatura (Bronzino, 1992) sugere que seja usado um valor aproximado de 70% para o tempo em
bancada. Mesmo bastante otimista para um clculo inicial, esse valor dever ser ajustado de acordo
com a produtividade medida no desenvolvimento do trabalho pelo grupo de manuteno.

Assim, adotando o valor de 70% para a produtividade, o tempo total no perodo de um ano que o
tcnico estar realmente consertando um equipamento, ou seja, o tempo real para manuteno (TMC)
ser de 1.260 horas.

Dividindo a quantidade de horas de trabalho necessrias para manuteno corretiva (NHT/ano) por
TMC, teremos o nmero total de tcnicos necessrios para a manuteno de todos os equipamentos
selecionados pelo grupo para a manuteno corretiva interna.

Por exemplo, se aps somarmos todos os NHT/ano de todos os equipamentos para manuteno
corretiva interna, obtivermos um valor igual a 7500 horas, a diviso deste valor por um TMC de 1260
horas, indica a necessidade da contratao de 6 tcnicos. Para facilitar o clculo do nmero de tcnicos
para cada grupo de equipamentos (vide item 2.1 - Classificao dos Equipamentos por Grupo de
Compatibilidade), o NHT/ano utilizado ser o resultado obtido pela soma de todos os equipamentos de
cada grupo de compatibilidade.

Queremos salientar novamente que no foi possvel obter valores para a elaborao dos clculos acima,
para equipamentos de infra-estrutura. Por outro lado, a prtica do pessoal de manuteno de infra-
estrutura hospitalar demonstra que o custo anual desta manuteno de aproximadamente 7% a 10%
do valor total da obra.

Especificao da rea fsica necessria

Os dados existentes no Brasil para a definio da rea fsica ainda esto em estudo. Dados que
descrevem as reas necessrias por atividade esto disponveis somente em livros estrangeiros
(Veterans Health Administration). Dessa maneira, a informao contida na tabela abaixo somente uma
sugesto baseada em literatura estrangeira, mas que pode ser adotada tambm no Brasil.

O espao de 37m a rea mnima para a instalao de um grupo de manuteno. Alm desta rea
mnima, sugerimos um espao de 9,3 m para cada empregado que deve ser dividida entre o grupo de
Anotaes: ____/____/____
manuteno corretiva de equipamentos de eletrnica e de mecnica. Essa rea total inclui um espao
entre as bancada para a colocao de algum equipamento de grandes dimenses (mquina de
hemodilise, ultra-som, estufas, etc.), espao para a passagem de outro equipamento, arquivos, alguns
equipamento mecnicos (furadeira de bancada, torno, esmeril de bancada, bancadas planas para
trabalhos mecnicos, etc.).

Manuteno corretiva e desenvolvimento 37m (espao mnimo) + 9,3 m/empregado
Recebimento e limpeza 9 m (espao mnimo) + 2,3 m/empregado
Armazenagem 9 m (espao mnimo) + 2,3 m/empregado
2,3 m/empregado
Reunies e biblioteca 14 m
Sala do diretor 14 m
11 m para 1 empregado + 7,5 m por empregado
Secretaria e sala de espera
adicional
Banheiros 1 para at 20 empregados

A rea destinada ao recebimento e limpeza um espao onde o funcionrio pode tanto abrir e limpar o
equipamento como fazer os testes de inspeo para novos equipamentos adquiridos pelo EAS.

Na rea de armazenamento, deve-se levar em considerao os armrios necessrios para o
armazenamento de equipamentos e espaos no solo para o armazenamento de equipamentos de
grandes dimenses.

Definio da infra-estrutura material necessria

Alm das consideraes j feitas, devemos considerar tambm os itens de materiais relacionados
abaixo, que devem compor a infra-estrutura da equipe de manuteno.

Ferramentas necessrias para os tcnicos de eletrnica, mecnica e refrigerao;

x Equipamentos essenciais para utilizao em bancada, equipamentos para teste e calibrao de
equipamentos mdico-hospitalares;
x Documentao tcnica;
x Telefone e, ou Central de recados (bip);
x Escritrios, suprimentos operacionais (canetas, envelopes, papis, etc.);
x Infra-estrutura predial para manuteno;
x Assinatura de revistas e publicaes tcnicas, compra de livros, etc.
x Diversos

Ferramentas necessrias para os tcnicos de eletrnica, mecnica e refrigerao.

Como ser visto nos captulos sobre manuteno corretiva e preventiva, todas as vezes que um tcnico
enviado para execuo de um servio fora da oficina (relacionado a um equipamentos ou manuteno
predial), deve levar consigo uma maleta com um mnimo de ferramentas essenciais. Este procedimento
reduz significativamente o tempo de reparo, assim como evitar as idas e vindas entre a oficina e o local
de execuo do servio. No Anexo I h uma lista com a relao das ferramentas bsicas necessrias para
tcnicos de manuteno de equipamentos eletrnicos, mecnicos e de refrigerao. Cada tcnico deve
ter uma maleta para guardar estas ferramentas, assim como outros materiais especficos do conjunto de
equipamentos pelos quais ele responsvel. No Anexo II apresentamos uma relao de equipamentos
de utilizao geral que devem fazer parte dos recursos do grupo de manuteno. Como o manual
destinado implantao de um grupo de manuteno de equipamentos e materiais de infra-estrutura
existentes em um hospital, a relao contempla um nmero bastante grande de equipamentos para
manuteno de itens de hotelaria, eletrnicos, mecnicos e de infra-estrutura predial.

Material para teste e calibrao de equipamentos sob manuteno

importante salientar que, embora nem todos os equipamentos possam ser adquiridos em funo do
Anotaes: ____/____/____
alto custo total, alguns deles so fundamentais para o grupo (marcados com *), tendo em vista que so
utilizados para teste de equipamentos mdico-hospitalares para sustentao de vida dos pacientes.

Documentao tcnica

Nem todos os equipamentos existentes no hospital possuem documentao tcnica que auxilie sua
manuteno. Enquanto alguns fabricantes se dispem a entregar esta documentao gratuitamente,
outros somente as vendem. Entretanto, nem todos os fabricantes esto dispostos a fornecer a
documentao, tendo em vista que favorecem seus representantes tcnicos na regio. Assim, logo que
o grupo de manuteno for implantado, seu responsvel deve visitar os vrios servios clnicos e reunir
toda a documentao relativa aos equipamentos do hospital, inclusive os manuais de operao ainda
existentes (vide captulo 3, sobre gerenciamento). Com isso, possvel identificar a documentao
faltante e tentar providencia-Ia junto ao fabricante ou a outros hospitais que possuam o mesmo
equipamento. Por essa razo, necessrio programar uma reserva financeira para a aquisio da
documentao dos equipamentos com maior prioridade, ou seja, daqueles que tero manuteno
interna e que foram priorizados em funo da tabela 1 de decises, j apresentada no item "Local de
Realizao da Manuteno",

Telefone e, ou Central de recados (bip)

O sistema de comunicao do local onde est localizado o grupo de manuteno, assim como a
comunicao entre os tcnicos do grupo, fundamental tanto para o gerenciamento como para a viso
do usurio com relao qualidade do servio oferecido. Assim, caso a administrao permita, alm da
obrigatoriedade de instalao de um sistema de telefonia, seria importante o aluguel de um sistema de
comunicao do tipo "bip" ou "pager" que permita a implantao de um programa de planto noturno
ou de final de semana distncia, assim como a localizao do pessoal tcnico em casos de emergncia.
O grau de dificuldade que o usurio encontra para comunicao com o pessoal de manuteno reflete
diretamente na viso de qualidade de servio que o grupo pretende apresentar.

Escritrios, suprimentos operacionais (canetas, envelopes, papis, etc.)

Com a implantao do grupo, necessrio que sejam considerados os custos relativos aquisio de
mobilirio para escritrio (escrivaninhas, mesas para computadores e, ou mquinas de escrever,
computadores e seus acessrios, impressoras, armrios, prateleiras, arquivos de ao, cadeiras e mesa
para reunio) e mobilirio para a oficina de manuteno (bancadas, armrios, mesas e cadeiras).

Alm do mobilirio, a manuteno exige uma srie de materiais e atividades burocrticas que envolvem
desde o gerenciamento dirio do grupo at a comunicao escrita com os usurios dessa infra-
estrutura. Assim, caso os materiais de escritrio no sejam diretamente fornecidos pela administrao
do hospital, necessrio uma programao financeira para a aquisio de papis, canetas, borrachas,
fita de maquinas de escrever, material de informtica, etc.

Para o pessoal que trabalha com equipamentos eletrnicos, importante que sejam instaladas nas
bancadas, tomadas com configuraes (pinos redondos e chatos, triangulares, etc.) e tenses (110 V e
220 V) que permitam a conexo dos diferentes equipamentos existentes na unidade. O Anexo VII
apresenta sugesto para o projeto de uma bancada para oficina mecnica. A eliminao do armrio
existente em cima e substituio por uma prateleira (tbua), permite sua utilizao em oficina
eletrnica. Nessa prateleira sero colocados equipamentos de teste e de gerao de sinais.

Infra-estrutura predial para manuteno

Devido ao grande universo de equipamentos mdico-hospitalares que utilizam diferentes princpios
fsicos e diferentes fontes de energia eltrica ou mecnica, necessrio que a oficina possua cada uma
dessas fontes para que os equipamentos possam ser operados. Assim, necessrio que sejam instalados
pontos de ar comprimido para o funcionamento de ventiladores mecnicos, rede eltrica para 1l0V e
220V com tomadas de diferentes tipos pelo motivo mencionado acima, uma rede de terra de acordo
com as normas ABNT (NBR 5410, NBR 5419 e NBR 13534), iluminao de acordo com as orientaes
tcnicas da NR-15, Anexo quatro da portaria de 08/06/78 do Ministrio do Trabalho, nveis mnimos de
iluminamento em Lux por atividade, um tanque grande com ponto de gua para lavagem de
Anotaes: ____/____/____
equipamentos e peas sujas de graxa ou eventualmente de substncias orgnicas, um ponto de ar
comprimido para limpeza de materiais empoeirados atravs de ar pressurizado e um armrio,
preferencialmente na parte externa, para armazenamento das substncias inflamveis (querosene, ter,
gasolina, lcool) utilizadas na limpeza e desengraxe de alguns componentes eltricos, ticos e
mecnicos.

Assinatura de revistas e publicaes tcnicas, compra de livros, etc.

A aquisio de revistas, publicaes especializadas, manuais de manuteno e livros tcnicos,
fundamental para que as pessoas do grupo possam estar sempre atualizadas com o que ocorre na rea
de manuteno. Por menor que seja o nmero de pessoas que compem esse grupo, importante a
existncia de fontes de informaes sobre os novos lanamentos de equipamentos mdico-hospitalares
a nvel nacional e internacional, locais de aquisio de peas de reposio, dispositivos de infra-estrutura
predial e sensores mdicos. Essas informaes, bem como os catlogos de equipamentos, so
normalmente distribudas gratuitamente pelos prprios fabricantes ou fornecedores dos materiais. A
organizao de uma pequena biblioteca que contenha todas estas informaes muito importante para
o caso de especificaes tcnicas de novas aquisies, assim como, para a discusso com o corpo clnico
sobre os recursos que cada equipamento pode oferecer. tambm importante a aquisio de livros
sobre sistemas de gerenciamento em manuteno e sobre os princpios de funcionamentos de alguns
equipamentos mdico-hospitalares tais como ultra-som, tomografia computadorizada, raios-X,
ressonncia nuclear magntica, etc. O entendimento bsico do princpio de funcionamento desses
equipamentos auxilia a discusso com os mdicos e a programao de eventuais cursos de atualizao
para o corpo tcnico do grupo de manuteno.

Diversos

O clculo de uma reserva financeira para este item depende do tipo de estrutura do EAS, assim como
das necessidades do grupo de manuteno. Em alguns casos, por exemplo, o local de manuteno fica
distante dos locais onde esto os equipamentos, o que implica na necessidade de transporte.
Dependendo da filosofia administrativa do EAS, o grupo deve possuir um meio de transporte, o que
demanda gastos com manuteno e combustvel, ou ento o transporte do equipamento deve ser
providenciado pela unidade que solicita o servio. Um outro problema que depende da administrao
da unidade a responsabilidade pelo transporte de pessoas para aquisio de peas de reposio.
Assim, antes de fechar o oramento para implantao do grupo e futuramente o oramento anual para
a manuteno do grupo, importante que o responsvel avalie itens como:

x Transporte de equipamentos e o custo do seguro para este transporte;
x Transporte de pessoal para o local de reparo dos equipamentos;
x Dirias para pessoal de compras ou treinamentos;
x Despesas de viagem para eventuais treinamentos;
x Despesas com pessoal para eventuais visitas ao fabricante ou fornecedor;
x Despesas de viagem para eventuais visitas aos presta dores de servio;
x Despesas de viagem para visitas a outros grupos de manuteno;
x Aquisio de equipamentos de Ia ser (rdio, toca fitas, geladeira, etc.);
x Despesas com lanches, caf, etc.;
x Pagamento de aluguis (sistemas de comunicao, rea ocupada pela manuteno,
equipamentos especficos, etc.);
x Aquisio de materiais de limpeza

Organizao dos custos de implantao e manuteno do grupo

Uma das maneiras de simplificar o clculo do custo de implantao e manuteno do grupo de
manuteno e de facilitar a apresentao do relatrio administrao enquadrar cada um dos itens
acima em duas classes, ou seja, itens de custo varivel e itens de custo fixo.

Itens de custo varivel so aqueles cujo valor se altera de maneira diretamente proporcional produo
do grupo; quanto maior a produo, maior o gasto que o grupo ter com esses itens. Itens de custo
varivel tambm podem ser entendidos como aqueles que no existiro se no houver fora de
trabalho. Nessa classe no enquadram:
Anotaes: ____/____/____

x Despesas com treinamento dos funcionrios;
x Material. de consumo para o escritrio;
x Aluguis de sistemas de comunicao;
x Peas de reposio de alta circulao (componentes eletrnicos, peas mecnicas de pequeno
porte, substncias de limpeza, etc.);
x Qualquer outra despesa que dependa do trabalho desenvolvido pelo grupo (viagens,
combustvel, dirias, etc.);

Itens de custo fixo so aqueles cujo valor no se altera, independentemente da quantidade de trabalho
desenvolvido. Nessa classe so enquadrados:

x Salrios e encargos dos funcionrios do grupo de manuteno;
x Aluguel e, ou valor da rea onde est localizada a equipe de manuteno;
x Depreciao do capital investido em equipamentos de teste e calibrao;
x Sistemas de comunicao que sejam adquiridos em carter permanente;
x Peas de reposio que devem ficar armazenadas em funo da dificuldade ou demora em sua
obteno (tubos de raios-X, placas de circuito impresso de equipamentos fora da linha de
fabricao, etc.). Os valores envolvidos so normalmente bastante altos e podem representar
uma porcentagem significativa do total dos itens de custo fixo.

O conhecimento detalhado de cada um dos itens levantados acima bastante complexo, tanto para
EAS's que nunca praticaram o controle de gastos com equipamentos, como para pessoal iniciante na
rea de manuteno. Assim, provvel que o responsvel pela elaborao da proposta tenha
informaes suficientes para o clculo dos custos de alguns itens e fazer algumas estimativas para o
restante dos itens. Qualquer que seja a qualidade da informao que esse responsvel possa obter,
dificilmente poder negligenciar qualquer um dos itens listados, sob o risco de necessitar em futuro bem
prximo de uma complementao no oramento. Mesmo para um grupo iniciante, isto pode refletir
negativamente na viso que a administrao possa ter do responsvel. Por outro lado, se todos os
custos foram levantados e apresentados, mas a administrao no contemplou o valor total do
oramento, uma eventual solicitao extra-oramentria no futuro ser plenamente justificvel embora
eventualmente tambm no seja atendida.

Elaborao de proposta para apresentao administrao

Uma vez terminado todo o levantamento de dados sobre o parque de equipamentos existentes no EAS
e calculados os recursos necessrios para a implantao do grupo de manuteno, deve ser elaborada e
apresentada administrao, uma proposta para a implantao da equipe de manuteno contendo os
resultados desse trabalho. Essa proposta, embora deva ser bastante concisa, deve apresentar todos os
recursos necessrios para a implantao do grupo. Uma estratgia que pode ser utilizada para esse
caso, a diviso da proposta em duas partes. A primeira conteria uma rpida descrio dos recursos
humanos, materiais e financeiros necessrios para a implantao do grupo (mximo de trs pginas).
Uma sugesto do formato desse relatrio apresentada no Anexo VIII.

A segunda parte da proposta seria mais descritiva, com a forma e contedo sugeridos abaixo. Assim,
caso o administrador queira maiores informaes sobre as solicitaes apresentadas na primeira parte
da proposta, ele encontrar na segunda parte, todos os clculos e justificativas referentes a cada item
solicitado. A utilizao dessa estratgia tem como objetivo evitar que vrias pginas sejam lidas para
entender o que realmente est sendo solicitado.

Mostramos a seguir uma forma de apresentao e do contedo para a elaborao da segunda parte da
proposta:

Introduo: fazer uma descrio resumida da finalidade do grupo, os servios a serem implantados
prioritariamente e a justificativa da priorizao. Crticas a determinados grupos e problemas devido
m administrao eventualmente detectados em cada um dos servios do EAS no devem, em hiptese
alguma, ser colocados na proposta.
Metodologia Utilizada: descrever os mtodos utilizados para o clculo dos valores de cada item de
custo fixo e de custo varivel. Expor o mtodo utilizado para o clculo do nmero de tcnicos com os
Anotaes: ____/____/____
respectivos perfis para cada grupo de equipamentos, o mtodo empregado para o clculo da rea fsica
e as justificativas para a aquisio dos equipamentos de teste.

Cronograma de Atividades: elaborar um cronograma para mostrar a poca de implantao de cada
atividade (curto, mdio e longo prazo) a ser desenvolvida pelo grupo, com a justificativa para as datas
de implantao apresentadas. Nesse caso, importante no s uma justificativa poltica, mas tambm a
apresentao de uma fundamentao econmica, principalmente se esta tem a inteno de diluir ao
longo do tempo, os custos iniciais da implantao de uma determinada atividade.

Cronograma de Desembolso: o cronograma de desembolso est fortemente ligado ao cronograma de
atividades. Entretanto, algumas atividades no dependem de investimentos financeiros, mas
desenvolvimentos educacionais (treinamento) ou gerenciais. Assim, esse item deve ser ordenado de
modo que os desembolsos sejam efetuados somente quando as atividades a desenvolver efetivamente
demandem um investimento financeiro.

Concluso: expor as expectativas do responsvel pelo grupo, ou seja, as metas que ele pretende atingir,
uma vez que alguns problemas relativos aos equipamentos j foram estudados e o tipo de apoio (no s
financeiro) que ele espera da administrao para atingir as metas propostas.

Uma vez elaborada, a proposta contendo os custos para implantao e manuteno do grupo de
manuteno deve ser apresentada de maneira formal administrao do EAS. Esse momento ser
importante para a definio dos valores que sero investidos e, fatalmente, determinar a dimenso e a
qualidade de servio que o grupo poder oferecer. Devido necessidade de novos investimentos,
altamente provvel que as pessoas da administrao do EAS faam um grande nmero de
questionamentos e questionem uma srie de valores calculados e apresentados na proposta. Assim,
fundamental que a pessoa que a elaborou e que certamente ir apresent-la, tenha conhecimento de
cada detalhe de cada informao obtida para execuo dos clculos, assim como a teoria utilizada para
a elaborao de cada um dos clculos.

recomendvel que a apresentao seja feita com a utilizao de recursos udio visuais (transparncias,
slides, etc.) e que uma cpia da proposta seja distribuda para cada uma das pessoas da administrao
do EAS que tenha poder de deciso, mesmo que algumas dessas no possam assistir a palestra.

Aps a apresentao, bem provvel que haja a necessidade de uma redefinio de metas e
conseqentemente dos custos envolvidos. importante que nesse momento o responsvel pelo grupo
de manuteno entenda perfeitamente as alteraes solicitadas pela administrao e tenha
versatilidade e criatividade suficientes para faz-las sem prejudicar as metas principais por ele definidas.
Esse responsvel deve entender que a manuteno uma atividade quase sempre encarada pelo
pessoal de sade como uma atividade secundria para o atendimento clnico, uma atividade no
produtiva (mas, de despesa) pela administrao e, principalmente, muito concorrida pelos prestadores
de servio que fatalmente iro perder parte do mercado se o grupo de manuteno for implantado no
EAS.

GERENCIAMENTO DA MANUTENO

Os mtodos de gerenciamento para monitorao de um equipamento pertencente ao EAS devem ser
desenvolvidos e executados a partir da solicitao de aquisio por parte do grupo mdico ou de
qualquer outro setor de apoio aos servios existentes na unidade. Ao grupo de manuteno cabe uma
participao efetiva no processo de especificao do equipamento, contato com os fabricantes ou
fornecedores, avaliao dos equipamentos disponveis no mercado, elaborao de critrios e exigncias
tcnicas que devem constar do contrato de aquisio, verificao da conformidade com o que foi
solicitado, aceitao e instalao do equipamento adquirido. Aps a instalao, os mtodos de
gerenciamento devem ser dirigidos manuteno e desativao do equipamento. Embora o processo
burocrtico varie bastante entre as instituies pblicas e privadas, os procedimentos tcnicos so
bastante semelhantes. A explicao para algumas dessas atividades exigiria um manual quase to
extenso quanto este e fugiria do escopo principal, que o gerenciamento da manuteno. Dessa
maneira, enfocaremos aqui somente os procedimentos gerenciais que devem ser desenvolvidos aps a
chegada do equipamento no EAS.

Anotaes: ____/____/____
Uma vez autorizada, pela administrao do EAS, a implantao do grupo de manuteno, necessrio
desenvolver o sistema de gerenciamento a ser praticado pelo grupo. Esse sistema dever definir:

x Os controles envolvidos para o recebimento dos equipamentos adquiridos pelo EAS;
x Os controles envolvidos para um equipamento desde a solicitao do servio para sua
manuteno at seu retorno em operao;
x Os controles peridicos em relao ao grupo de manuteno e em relao qualidade dos
servios por ele oferecidos.

Gerenciamento dos servios de manuteno: recebimento

O recebimento de um equipamento que chega ao EAS envolve trs atividades; avaliao, aceitao e
instalao. No processo de avaliao do equipamento recm adquirido a primeira atividade a abertura
da embalagem que envolve o equipamento SEMPRE na presena do fornecedor, com exceo de casos
em que o fornecedor autorize por escrito que a embalagem pode ser aberta sem sua presena. Esse
procedimento evita problemas entre fornecedor e comprador por eventuais danos que ocorram no
equipamento durante o transporte ou por falta de partes (peas, dispositivos, acessrios e
documentao) que deveriam estar includas na embalagem. Na abertura da embalagem, um membro
do grupo de manuteno deve estar sempre presente e ter em mos a relao do material adquirido,
assim como as exigncias tcnicas contratuais definidas antes da aquisio. Caso falte algum item, este
dever ser anotado e reconhecido pelo fornecedor. recomendvel que toda a documentao que
acompanha o equipamento seja devidamente arquivada de modo a facilitar futura utilizao. Alguns
grupos de manuteno tiram cpia do manual de operao para entrega aos operadores do
equipamento e arquivam o original para que eventuais perdas durante seu manuseio possam ser
repostas. Porm, alguns operadores podem exigir o original tendo em vista a melhor qualidade de
impresso e apresentao do original. Nesses casos recomenda-se que durante o processo de aquisio
sejam exigidos dois manuais de operao.

A aceitao do equipamento depende no s da avaliao, mas de testes que possam ser executados
pelo grupo, que podem variar desde a simples demonstrao de que o equipamento est em perfeitas
condies de funcionamento at a utilizao de equipamentos de testes (vide relao destes
equipamentos no Anexo II) e o uso de fantomas especficos (materiais que simulam tecidos biolgicos,
placas que definem resoluo de equipamentos de imagem, etc.). A administrao deve estar em
sintonia com o grupo de manuteno e somente executar o pagamento do equipamento aps um
parecer positivo relativo ao processo de aceitao. Os procedimentos de testes para aceitao so
especficos para cada tipo de equipamento e devem ser elaborados pelo grupo de acordo com os
recursos materiais disponveis.

A instalao do equipamento pode envolver atividades bastante complexas e que podem at exigir a
contratao de servios externos ao EAS. O funcionamento adequado do equipamento a ser instalado
pode depender dos mais diversos tipos de recursos (hidrulicos, mecnicos, potncias eltricas estveis
e, ou elevadas, esgotos especiais, tratamento de dejetos, blindagem magntica, blindagem para
radiaes ionizantes, monitorao e controle de temperatura e umidade, iluminao especial, etc.).
Assim, antes do processo de aquisio, importante que o responsvel pelo grupo de manuteno
tenha se informado de todas as necessidades do equipamento (que certamente implicar em custos
adicionais) e acompanhado todo o processo de execuo da infra-estrutura exigida pelo equipamento.
Um outro ponto importante a verificao reconhecimento, por escrito, por parte do fabricante ou
empresa fornecedora, de que toda as exigncias feitas na pr-instalao para o funcionamento normal
do equipamento foram atendidas. Isto evita que, em caso de problemas com o equipamento, a empresa
alegue que o EAS no obedeceu s exigncias ambientais (ar condicionado, umidificao, iluminao,
etc.), de energia (potncia da rede, nvel. de tenso, estabilidade da rede eltrica, etc.) ou qualquer
outro pr-requisito para a instalao. Para isso, sugerimos um formulrio simples, para lembra o
responsvel pela manuteno, assim como, o tcnico que recebe o equipamento, que o instalador deve
verificar e emitir um parecer sobre as condies de pr-instalao.

Para facilitar todo o processo de recebimento, apresentamos a seguir sugestes de formulrios para
cadastramento e instalao dos equipamentos. O preenchimento do Formulrio para Recebimento e
Instalao de Equipamento o primeiro passo para o cadastramento e sua incluso no inventrio j
elaborado pelo grupo de manuteno. Esse formulrio possui todas as informaes que sero utilizadas
Anotaes: ____/____/____
no sistema de gerenciamento de equipamentos e uma srie de questes que devem ser respondidas
pelo tcnico durante o processo de recebimento e que tm o propsito de lembrar ao tcnico os itens
que sero muito importantes em fase posterior, para o gerenciamento do equipamento. Assim, no
recebimento do equipamento a primeira parte a ser preenchida a de concordncia com a condio da
pr-instalao. A segunda parte a de recebimento, com todas as questes pertinentes ao
equipamento respondidas. O segundo o Formulrio para Cadastramento e deve conter todos os dados
provenientes do formulrio de recebimento, mais nota fiscal, telefones, endereos, etc.

Como o preenchimento dos formulrios no apresenta grandes dificuldades, explicaremos somente os
itens que podem causar alguma dvida ao leitor.
No Formulrio para Recebimento e Instalao de Equipamento o quadro de pr-instalao deve ser
preenchido e assinado por uma pessoa responsvel pela empresa (vide acima, o texto que discute a
instalao do equipamento). Ainda neste formulrio existe um local para a anotao do nome da pessoa
que o preencheu. Por outro lado nem sempre quem o preencheu a pessoa responsvel pela
instalao. Existem casos em que a instalao feita por um estagirio. Dessa maneira, existe tambm
um campo determinado para que a pessoa responsvel pela instalao do equipamento anote seu
nome e assine, responsabilizando-se pelos dados registrados no formulrio.

No Formulrio para Cadastramento do Equipamento, no item:

x Recursos: deve ser colocado o tipo de contrato feito para a aquisio do equipamento, ou seja,
se foi comprado pela EAS, se contrato em comodato ou se foi alguma doao feita ao
estabelecimento. No caso de comodato, normalmente o responsvel por executar a
manuteno a empresa fornecedora, que deve ser chamada para eventuais reparos ou
consertos;
x Grupo executor: define o grupo responsvel pela instalao do equipamento;
x Assistncia tcnica: colocar o nome e, se possvel, o telefone da empresa fornecedora dos
servios de garantia, que ser a mesma que dar assistncia tcnica ps-garantia;
x Unidade do EAS, Local da Unidade, Departamento, Servio: podem ser individualmente
retirados do formulrio caso o EAS no disponha de todas estas divises em seu sistema de
administrao. Podemos citar como exemplo:

Unidade do EAS: Centro de Assistncia Integral Sade da Mulher;
Local da Unidade: Bloco III;
Departamento: Neonatologia;
Servio: UTI Neonatal.

x Manual: anotar o nmero da pasta onde constam todas as informaes relativas ao
equipamento (manuais, catlogos, circuitos, etc.), se o cadastro do equipamento, assim como
seu histrico, ficarem em um outro arquivo;
x Responsvel pelo departamento: citar o nome da pessoa que responde pelo departamento
onde o equipamento instalado;
x Cdigo/ "part number": preencher com os cdigos de todas as peas ou acessrios que
acompanham o equipamento na sua entrega;
x Descrio do material: escrever por extenso o nome da pea, acessrio ou material de
consumo (tinta, papel, lubrificantes, lmpadas, etc.) que acompanham o equipamento na sua
entrega.

Anotaes: ____/____/____

Anotaes: ____/____/____
Gerenciamento dos servios de manuteno: manuteno

O primeiro ponto a ser lembrado ao se iniciar um servio que envolve pessoas eminentemente tcnicas
que a maioria delas no gosta de preencher papis. Assim, recomendvel que todos os dados
essenciais para o gerenciamento do grupo sejam reunidos em um s formulrio, preferencialmente a
Ordem de Servio (OS), uma vez que os tcnicos necessariamente devero t-la em mos ao fazer a
manuteno do equipamento.

Basicamente, uma OS deve conter:

x Identificao do equipamento;
x Dados do servio clnico solicitante;
x Tipo de servio solicitado;
x Controle de falhas;
x Controle do trabalho executado incluindo o controle de horas de servio;
x Controle do material utilizado com o custo de cada material.

Apresentamos a seguir, um modelo de Ordem de Servio contendo as informaes bsicas para o
gerenciamento inicial de um grupo de manuteno (equipamentos e predial). Para grupos encarregados
da manuteno de equipamentos mdico-hospitalares, assim como da infra-estrutura predial, os dados
contidos nessa OS so aqueles mais utilizados para o gerenciamento. Entretanto, a quantidade de dados
existentes em uma OS pode ser ampliada de acordo com o aumento de atividades oferecidas e a
conseqente necessidade de um gerenciamento mais elaborado. importante lembrar que todos os
dados existentes em uma OS devem ser utilizados para o gerenciamento atual. Dados que podero
fornecer informaes em longo prazo devem ser colocados quando forem utilizados.

A OS proposta dividida em quatro campos; cada campo, com vrios quadros, deve ser preenchido de
acordo com o fluxo de trabalho executado pelo sistema de manuteno.

Embora no esteja registrado em nenhum dos quatro campos, o primeiro item a ser preenchido pelo
grupo de manuteno o Nmero da OS, que pode ser codificado de maneira seqencial para cada ano
(exemplo: 130/96, 330/ 97,001/98, etc.), independentemente do tipo de servio realizado. A codificao
utilizada para a numerao da OS pode tambm discriminar o tipo de servio realizado atravs de uma
numerao alfanumrica, de modo seqencial, por ano (exemplo: para manutenes prediais, 130P/96,
330P/97, etc., e para manutenes em equipamentos, 130E/96, 330E/97, etc.) Esta ltima maneira de
codificao para numerao pode facilitar a contagem mensal e conseqentemente anual da
quantidade de servios realizados pelas diferentes equipes do grupo de manuteno.

O primeiro e o segundo quadro do primeiro campo da OS, devem ser preenchidos pelo usurio. Eles
identificam o tipo de servio solicitado, ou seja, manuteno de equipamentos mdico-hospitalares ou
manuteno da infra-estrutura predial. No quadro Manuteno do equipamento esto contidos os
dados referentes ao equipamento a ser encaminhado manuteno; esses dados serviro para o setor
administrativo do grupo identificar e cadastrar corretamente o equipamento para o controle mensal e,
ou anual de manuteno. Nesse quadro, o usurio fornece informaes sobre o tipo de equipamento,
seu fabricante, N de srie, N de Identificao (pode ser o n de patrimnio ou o cdigo de identificao
do equipamento, caso o EAS disponha de um sistema de codificao), o modelo do equipamento e o
servio que o usurio deseja solicitar ao grupo de manuteno (servio solicitado}. Conforme ser
explicado adiante, nem sempre o servio solicitado pelo usurio exatamente aquele que o grupo ir
executar. Nesse quadro, tambm existem espaos para a especificao do item em que a falha
apresentada (no equipamento ou no acessrio do equipamento) e para a descrio do defeito conforme
entendimento do usurio.

Para o preenchimento do quadro Manuteno predial, h no verso da OS um quadro com a DESCRIO
DOS TIPOS DE SERVIOS, que contem exemplos dos tipos de atividades contidas em cada servio a ser
solicitado, e orienta o usurio sobre o enquadramento do tipo de servio que deseja solicitar. Ainda
nesse quadro, solicitado ao usurio que faa uma descrio do servio a ser executado ou do defeito a
ser reparado conforme seu entendimento.

Anotaes: ____/____/____
No terceiro quadro do primeiro campo, deve ser informado o servio ou departamento ao qual pertence
o usurio, o nome do funcionrio solicitante do servio, telefone de contato em caso de necessidade de
maiores informaes por parte do grupo de manuteno, a data e a hora em que ocorre a solicitao, o
servio (radiologia, pediatria, laboratrio, etc.) a que o usurio pertence e o local (n de sala, nome do
ambulatrio, nome da enfermaria, etc.) onde est o equipamento. Ainda nesse campo, o usurio deve
preencher o grau de necessidade do servio solicitado, ou seja, se o servio deve ser executado de
acordo com a disponibilidade do pessoal da manuteno (normal) ou se existe um carter de urgncia
na solicitao (urgente). Esses dados auxiliam o responsvel pelo grupo a dividir com o usurio a
priorizao dos servios a serem executados. H, entretanto, o risco de o usurio pedir todos os servios
com urgncia, para que suas solicitaes sejam executadas com maior rapidez. Assim, a conscientizao
do usurio para o preenchimento correto desse item fundamental. Para isso, a sugerimos que o chefe
do grupo de manuteno organize uma reunio de esclarecimento com os responsveis pelos servios
no hospital para esclarecer e definir as condies que caracterizam o servio como urgente.

O segundo campo da OS (Manuteno), deve ser preenchido pelo pessoal do grupo de manuteno. O
primeiro quadro desse campo contm os dados referentes ao local de execuo da manuteno, ou
seja, Manuteno Interna (executada pelo grupo) ou Manuteno Externa (executada por terceiros).
Existe tambm nesse campo a informao referente ao Grupo para o qual a OS ser enviada para
execuo do servio de manuteno (vide captulo 2 item 2.1 Classificao dos equipamentos por grupo
de compatibilidade).

Nesse campo o grupo de manuteno deve descrever o tipo de servio executado. s vezes ocorre que
uma solicitao de manuteno preventiva gera uma manuteno corretiva. Para melhor controle da
quantidade e tipo de servio que o grupo executa, seria interessante que, em casos como esse, uma
outra OS fosse aberta para a manuteno corretiva. Em outros casos, uma solicitao de manuteno
corretiva classificada pelo grupo de manuteno como uma rechamada, tendo em vista o curto
perodo decorrente desde a ltima manuteno corretiva. As rechamadas podem ser utilizadas pelo
grupo como um dos indicadores para avaliao da qualidade do servio oferecido.

Dados que no devem ser omitidos pelo tcnico quando preencher esse quadro: a data de atendimento
e o horrio em que chegou ao local para atender a solicitao de servio (hora de chegada do tcnico).
Em casos de manuteno descentralizada, onde os equipamentos a serem mantidos esto distantes da
oficina de manuteno, importante que o tcnico registre tambm o tempo gasto para deslocamento
(tempo de deslocamento). Convm lembrar que este tempo de deslocamento deve ser multiplicado por
dois, uma vez que o tempo de retorno do tcnico para a oficina central, em princpio, igual ao tempo de
ida ao local para atendimento, tambm representa custo para o grupo. A necessidade de controle
desses dados relativos ao tempo, ser explicada adiante no item - gerenciamento dos servios de
manuteno: controle peridico.

Ainda no segundo campo existem duas tabelas para controle do trabalho, e o seu preenchimento de
fundamental importncia para o gerenciamento do grupo de manuteno. Na primeira tabela feito o
controle do material utilizado durante a manuteno. Existem colunas para identificao do nmero da
requisio para aquisio da pea ou para o controle de estoque (para peas solicitadas ao
almoxarifado), o cdigo de identificao da pea, a descrio do material utilizado (nome da pea}, a
quantidade de cada tipo de pea utilizada e o custo total por tipo de pea. A descrio do material
utilizado pode ser feita de modo padronizado atravs de abreviaes que lembram o nome da pea (ex:
resistncia = RES, Capacitar = CAP, bobina = BOB, cabo de fora = CAF, cabo de paciente = CAP, etc.).
Uma lista dessa padronizao deve ser gerada para que cada tcnico a utilize no preenchimento e deve
ser sempre atualizada de acordo com o surgimento de novas peas. Se houver disponibilidade de
pessoal administrativo no grupo, o item referente ao custo total poder ser preenchido por ele, caso
contrrio, ser importante a colaborao de todos os tcnicos para o preenchimento completo da OS.

A segunda tabela desse quadro destinada ao controle do servio realizado. Seu preenchimento deve
ser cuidadosamente monitorado pelo responsvel do grupo para que os tcnicos o preencham da
maneira mais completa e correta possvel. Como ser visto adiante, o controle mensal ou anual de
quase todo o sistema de manuteno ser baseado nos dados existentes nessa tabela.
Na primeira coluna dessa tabela, o campo cdigo da pendncia deve ser preenchido no caso de, durante
a realizao de um trabalho, ocorrer uma interrupo devido a uma srie de motivos, como falta de
Anotaes: ____/____/____
peas no almoxarifado, espera para aquisio de peas, etc. No verso da OS sugerimos a colocao de
uma tabela (Cdigo de Pendncia) com os cdigos e as respectivas descries. A data de incio do servio
e de cada reincio (em caso de interrupo por pendncia) do servio deve ser colocada na segunda
coluna. A identificao does) tcnico(s) (nome do tcnico) deve ser corretamente preenchida pelo(s)
tcnico(s) que participou(aram) do servio executado. No preenchimento do tipo de servio realizado,
deve ser descrita a atividade realizada (troca de fusvel, substituio de placa de udio, troca de
rolamento, pintura da parede, etc.). Tendo em vista que um ou mais tcnicos, de diferentes equipes,
podem participar de uma mesma OS, importante que sejam registradas nessa tabela todas as etapas
que foram necessrias para a realizao do servio.

O preenchimento correto da hora de incio e hora de trmino do trabalho de cada servio realizado, para
cada dia de servio, define o nmero total de horas gastas por tcnico que trabalhou na OS.
fundamental, entretanto, que a forma de preenchimento seja padronizada para facilitar o
processamento (digital ou manual) de cada OS. Sugerimos que a forma de preenchimento seja por horas
e minutos (ex: data 05/02 - incio as 09: 15 horas - trmino as 13:35 horas - o ano de realizao pode ser
definido na numerao dada para a OS conforme visto acima).
O controle de falhas apresentado nessa OS ainda bastante incipiente, devido no existncia de
literatura para codificao de falhas de equipamentos hospitalares em geral. Assim, o tipo de defeito
aqui sugerido para incluso na OS, serve somente para distinguir entre um erro de operao,
a falha de componente e abuso na utilizao (queda do equipamento, ligao em tenses no
compatveis, impactos em partes delicadas, etc.). Esse tipo de controle alertar o responsvel pelo
grupo acerca das causas das solicitaes de servios, levando-o a tomar providncias para tentar corrigir
distores (ex: excesso de erros de operao em um determinado equipamento deve gerar aes para
treinamento do operador).

Antes da entrega definitiva do equipamento ao usurio, interessante que seja feito um teste no
equipamento para verificao no somente da falha que ocasionou o servio originalmente, mas para
qualquer outra anormalidade (botes soltos, falta de parafusos, carcaa apresentando pontos de
ferrugens, limpeza em geral, calibraes, ajustes, etc.) que o tcnico possa ter esquecido de averiguar.
Assim, seria recomendvel que o grupo elaborasse um protocolo de verificaes ps-manuteno com a
finalidade de examinar a condio de todos os equipamentos antes de serem devolvidos ao usurio,
mesmo aqueles que so enviados para conserto externo. Caso no seja possvel a verificao de todos
os equipamentos, o controle de qualidade poderia ser executado para aqueles equipamentos que
representam risco ao paciente ou que so utilizados na UTI e no Centro Cirrgico. Existe um quadro
nesse campo para a identificao da pessoa que realizou o controle de qualidade (Teste de desempenho
realizado por) e o nmero do protocolo (N C. Q.) que foi utilizado para o teste do equipamento. A
identificao do nmero do protocolo importante, j que equipamentos de um mesmo tipo, mas de
modelos distintos, podem ter diferentes protocolos de teste.

O terceiro campo da OS deve ser preenchido pelo usurio e destinado ao Recebimento do servio.
importante que o grupo de manuteno controle se o servio executado foi recebido e aceito pelo
prprio solicitante ou por algum membro do departamento que gerou a solicitao do servio. Pode
ocorrer que o usurio que solicitou o servio no seja notificado pelos membros de seu prprio
departamento sobre seu trmino e algum tempo depois se queixe ao grupo ou prpria administrao
do EAS da demora no atendimento de sua solicitao. O nome da pessoa responsvel que aceitou o
servio como executado, alm de sua assinatura e data e hora do recebimento, so dados que podem
evitar uma srie de constrangimentos ao grupo de manuteno.

O quarto e ltimo campo da OS a ser preenchido pela equipe de Manuteno tem a finalidade de
auxiliar o responsvel pelo grupo no Controle de manuteno externa, ou seja, quando o equipamento
enviado pelo fabricante, representante tcnico ou empresa prestadora de servio para a realizao da
manuteno. Nesse campo existe somente um quadro onde devem ser preenchidos itens que informam
se o equipamento ainda se encontra dentro do perodo de garantia, se est sob contrato com a
empresa para onde est sendo enviado para reparo, se a empresa foi contatada somente para este
reparo, ou seja, se uma contratao de servio sob demanda ou se o equipamento ainda se encontra
sob a garantia de servio realizado recentemente e est sendo novamente enviado empresa que
procedeu a manuteno. Cada vez que o equipamento enviado para conserto externo, deve ser
gerado um nmero de controle para registro (controle n). Um outro documento com esse mesmo
nmero de controle deve ser gerado para o envio do equipamento ao conserto externo, que ser como
Anotaes: ____/____/____
uma confirmao, tanto para equipe de manuteno como para o prestador de servios, das condies
de contrato e de envio do equipamento (vide item Rotina de Manuteno Corretiva).

Outras informaes que devem ser preenchidas so: o nome da empresa, seu telefone e o nome da
pessoa para contato e informao sobre a condio do equipamento, a data em que a empresa foi
contatada (Chamada realizada em) no caso de impossibilidade de envio ao local de reparo, a hora de
realizao da chamada, a data em que a empresa atendeu a solicitao de concerto (atendido em), ou
seja, a data e hora em que o tcnico da empresa se apresentou ao grupo de manuteno para
diagnosticar e tentar reparar a falha ocorrida no equipamento. Nesse mesmo quadro deve tambm ser
informada a data de previso de entrega do equipamento, ou seja, quando o prestador de servio
prometeu que iria retornar o equipamento j consertado e qual a pessoa do grupo de manuteno que
recebeu o equipamento (Recebido por) quando este retornou do prestador de servio com o registro da
data e a hora.

Ainda nesse quadro, existe um espao para preenchimento do cdigo de pendncia. Essa informao
ser bastante til para o grupo de manuteno se ocorrer um atraso na entrega do equipamento por
parte da empresa e o usurio solicitar informaes sobre os motivos desse atraso, ou ainda se o grupo
adotar a filosofia de informar o usurio sobre o andamento da manuteno, tanto interna como
externa. O valor do servio um dado que serve para uma srie de atividades de controle: comparaes
de preos em consertos futuros, para que o grupo de manuteno tenha conhecimento dos valores
envolvidos na manuteno, para controle de gastos mensais e anuais com manuteno, etc. Um outro
dado a ser preenchido a data de vencimento da garantia do servio executado. Sendo normalmente de
trs meses a garantia de servio que as empresas concedem, a data muito importante para o caso de
quebra do equipamento nesse perodo.

Durante a negociao com o prestador de servios, seja ele fabricante, representante ou empresa
independente, deve ser exigida a obrigatoriedade de entrega de uma cpia da ordem de servio que foi
por ele utilizada durante a manuteno do equipamento. A OS do prestador de servio deve ser anexada
OS do grupo para um posterior controle e conferncia do tipo de servio executado e das peas que
foram substitudas.
Anotaes: ____/____/____

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Gerenciamento dos servios de manuteno: controle peridico

Nesse item trataremos da monitorao da produtividade do pessoal tcnico e dos custos envolvidos
para a manuteno do grupo e dos materiais utilizados e consumidos por ele. Descreveremos tambm
um modo bastante simples de monitorar a qualidade dos servios oferecidos pelo grupo de
manuteno.

O problema que ocorre em qualquer tipo de monitorao ou controle de servios que nem sempre os
tcnicos esto conscientizados da necessidade do preenchimento correto dos dados existentes em
todos os formulrios desenvolvidos, assim como a indisponibilidade de pessoal administrativo para a
digitao e processamento desses dados. Dessa maneira, fundamental a existncia de pelo menos um
computador para uso exclusivo do grupo de manuteno e de um bom esclarecimento aos tcnicos
sobre a importncia do preenchimento correto da OS.

Para facilitar o processamento dos dados existentes na OS e, conseqentemente, auxiliar o
gerenciamento do grupo, apresentamos abaixo um formulrio para o controle mensal de:

x Tempo gasto para atividades de MC e MP e outras;
x Produtividade de cada tcnico;
x Gasto total do Departamento de manuteno;
x Total de horas que o departamento trabalhou;
x Valor da hora tcnica (geral ou por grupo de equipamentos);
x Produtividade mdia (geral ou por grupo);
Anotaes: ____/____/____
Custo total do material gasto para os servios executados;
x Valor do estoque que o departamento manteve no ms;
x Tempo mdio de resposta para atendimento das solicitaes;
x Tempo mdio para reparo dos equipamentos;
x Nmero de rechamadas.

A produtividade de cada tcnico medida atravs da diviso entre o Tempo total registrado nas OS e
Tempo Pago ao funcionrio. O Tempo total resultante da soma dos tempos registrados em todas as
ordens de servio em que houve participao do funcionrio durante o perodo de um ms,
independentemente do servio executado. A manuteno seja corretiva (MC) ou preventiva (MP), a
principal atividade de um grupo de manuteno e, fundamentalmente, a razo de sua existncia.
Tempos dedicados a outras atividades podem comprometer seriamente a qualidade do servio prestado
pelo grupo. Assim, na ficha mensal de controle existe a discriminao para os tempos dedicados em MP,
MC e outras atividades para que o responsvel pelo grupo possa ter um maior controle do que ocorre
em seu departamento.

O clculo do Gasto total do Departamento envolve todos os custos envolvidos para a manuteno do
grupo (fixos e variveis) durante o ms em questo. Para os casos em que faltam dados para o clculo
do custo total, seria interessante colocar pelo menos os custos variveis. Esse gasto ser a base para o
clculo aproximado do Valor da Hora Tcnica (VHT).

O total de horas trabalhadas obtido atravs da soma de cada tempo total registrado na tabela para
cada tcnico. Essa informao til para o estabelecimento de metas para os prximos perodos,
verificao da produtividade mdia do departamento e comparao com os tempos registrados em
perodos anteriores.

O VHT obtido pela diviso entre o gasto total do departamento e o total de horas trabalhadas. Essa
informao serve para verificar como o departamento est se comportando em relao ao VHT cobrado
pelas empresas prestadoras de servio, assim como comparao com o VHT de outros grupos de
manuteno que fazem um controle semelhante ao proposto neste manual. O ponto principal para o
conhecimento desse valor a possibilidade de avaliar o progresso do grupo de manuteno a partir da
implantao de novos mtodos de gerenciamento e do pessoal que retoma de programas de
treinamentos.

Outra informao importante para avaliar o grupo a variao mensal do nmero de rechamadas. Com
essa informao possvel verificar a ocorrncia de problemas localizados no grupo (falta de
treinamento em manuteno, negligencia ou descuido durante a manuteno e obsolescncia do
equipamento), ou no pessoal que opera o equipamento (falta de treinamento em operao e mau uso
do equipamento).

O custo total do material informa o quanto o departamento tem despendido com peas de reposio e
material de consumo (graxas, desengraxantes, desoxidantes etc.). Com essa informao, o responsvel
pelo grupo de manuteno tem a possibilidade de solicitar ampliao de verbas para o grupo ou
transferncia dos gastos com peas de reposio para o respectivo departamento do EAS (radiologia,
neonatologia, etc.). Esse procedimento evitar que o cmputo deste tipo de gasto seja registrado na
administrao do EAS como gastos com o grupo de manuteno.

O valor do estoque existente uma informao muito importante, mas difcil de ser controlada por
grupos que tenham deficincia de pessoal administrativo. A atual tendncia de administrao financeira
a de manter o mais baixo possvel o valor do estoque. Material estocado representa, espao fsico,
pessoal para cadastrar e controlar, capital e lucro cessante. Assim, importante que o responsvel pelo
grupo siga essa filosofia, mantendo em estoque somente material de consumo e peas de reposio
essenciais para equipamentos que no podem ficar muito tempo em manuteno (tubo de raios-X, tubo
de tomografia computadorizada, etc.) e equipamentos que j fora da linha de produo, mas que ainda
possibilitam alguns anos de utilizao no EAS. Em servios pblicos, o estoque de peas de reposio
assume um carter um pouco mais crtico. Devido morosidade dos procedimentos para compra de
peas, o valor do estoque em geral significativamente maior que o setor privado.

Anotaes: ____/____/____
O tempo mdio de resposta mede o perodo transcorrido entre a solicitao de servio por parte do
usurio do equipamento e a presena do tcnico no local. Essa informao, obtida pela diferena entre
a hora de chegada do tcnico e a hora da solicitao existente na OS d uma idia ao responsvel pelo
grupo, da disponibilidade de seus tcnicos. Um excessivo tempo mdio de resposta um indicador da
saturao dos servios de manuteno ou da baixa produtividade do grupo. Essa informao tambm
serve para o estabelecimento de metas futuras para melhoria da qualidade no atendimento.

Finalmente, o tempo mdio para reparo indica o tempo mdio que o grupo leva para fazer a
manuteno dos equipamentos sob sua responsabilidade. uma das informaes mais importantes que
o responsvel pelo grupo tem em mos e que pode ser obtida atravs dos dados sobre tempo de reparo
existente na ordem de servio. Se o tempo mdio de reparo est abaixo dos tempos registrados para a
manuteno externa, um dado bastante valioso para constar em relatrio mensal ou anual que
necessariamente ser solicitado pela administrao do EAS. Se, por outro lado, esse tempo estiver
acima dos registrados para conserto externo, o responsvel deve verificar as provveis causas o mais
breve possvel (falta de pessoal, baixa produtividade do grupo, excessiva demora nos processos de
aquisio, falta de treinamento dos tcnicos) e tomar as providncias cabveis. Uma excessiva
morosidade em MC, alm de refletir negativamente na imagem do grupo para a administrao do EAS,
ameaa a prpria existncia do grupo.

O processamento de todos esses dados pode gerar diagramas de evoluo mensal ou anual que indicam
parmetros do tipo:

x Custo mensal do pessoal em relao ao valor do parque de equipamentos sob sua
responsabilidade;
x Quantidade de horas trabalhadas em funo do nmero de tcnicos por equipe;
x Comportamento do VHT em funo da produtividade mdia do grupo;
x Tempos registrados para MP, MC e outras atividades;
x Tempo mdio de resposta para reparo;
x Evoluo dos gastos do departamento decorrentes da quantidade de OS;

Anotaes: ____/____/____
Os grficos ou diagramas gerados atravs deste formulrio mensal podem ser utilizados no s para o
prprio controle do grupo, mas para elaborao de relatrio mensal a ser apresentado para a
administrao, principalmente se os resultados forem positivos. Por outro lado, em caso de resultados
negativos com causas identificadas, o relatrio pode servir para demonstrar administrao quais os
pontos que necessitam de maior investimento.

De acordo com a literatura internacional (Bronzino, 1992), o custo de um grupo de manuteno de
equipamentos mdico-hospitalares deve ficar entre 5% e 9% do valor do parque de equipamentos que o
grupo efetivamente mantm. Valores fora dessa faixa podem indicar erros de gerenciamento. No Brasil
ainda no existem dados publicados a esse respeito na rea hospitalar. Entretanto, esse valor pode ser
comparado com os custos de um contrato de manuteno (preventiva e corretiva) feito com empresas
prestadoras de servio nessa rea. Para equipamentos de alto custo e complexidade (Ultrasom,
Tomgrafo Computadorizado, Ressonncia Nuclear Magntica, etc.) os valores contratuais para mo-de-
obra ficam dentro de uma faixa de 4,5 % a 9% do valor de um equipamento novo. Para equipamentos de
mais baixa complexidade, esses valores so bastante flutuantes (de 15% a 35% do valor de um
equipamento novo) e dependem muito da negociao do hospital com' as empresas.

A recomendao deste manual que o custo total do grupo de manuteno no ultrapasse 7% do valor
do parque de equipamentos que ele efetivamente mantm. Valores maiores que este, podem servir
como argumento para a desativao do grupo e contratao de servios externos, tendncia seguida
por hospitais em pases mais desenvolvidos.

MANUTENO CORRETIVA

Este captulo se prope explicar os passos que devem ser seguidos quando um servio de manuteno
corretiva solicitado por um usurio do equipamento. importante dizer que a filosofia usada para a
elaborao da seqncia de atividades para manuteno corretiva, explicada abaixo, deve ser utilizada
para a elaborao de outras seqncias de atividades, ou seja, para manuteno preventiva, instalao,
aquisio de equipamentos ou peas de reposio. A elaborao de uma seqncia de atividades para
cada servio a ser executado define a tarefa a ser executada e a pessoa encarregada para a execuo.
Esse procedimento reduz uma srie de problemas que podem ocorrer em caso de discusses dentro do
grupo sobre quem deveria ter executado um determinado trabalho que no foi feito.

A seguir, mostramos uma srie de fluxogramas que apresenta a maioria das atividades a serem
executadas para a manuteno. A explicao desses fluxogramas feita sob forma de rotina de
manuteno corretiva e sub-rotinas de servio terceirizado, oramento e garantia. A sugesto dada aqui
que esses fluxogramas sirvam para a definio das vrias atividades que compem um programa de
manuteno corretiva, assim como de guia para a elaborao dos fluxogramas especficos para cada
equipe de manuteno a ser montada. Lembramos que essa forma seqencial de apresentao
bastante utilizada em palestras de treinamento dos tcnicos, assim como para explicar administrao
o modo de funcionamento do departamento de manuteno.

Rotina de Manuteno Corretiva

A solicitao de manuteno de um determinado equipamento pode ser feita atravs de telefone, envio
de OS, entrega pelo prprio usurio, entrega pelo servio de patrimnio do EAS (utilizado
principalmente em servios pblicos) e notificao a qualquer tcnico do grupo que ocasionalmente
esteja prximo ao equipamento. necessrio cuidado para gerenciamento de ordens de servio geradas
por telefone. Por exemplo, o pessoal do grupo de manuteno expede uma OS quando recebe a
chamada telefnica do usurio e este, por sua vez, tambm expede outra OS. Esse fato pode duplicar
documentos e criar confuses para o controle mensal de servios executados.

Para evitar esse tipo de transtorno, o grupo de manuteno deve elaborar um protocolo que autorize
somente o usurio a emitir uma OS ou pedir ao usurio que no emita a OS em solicitaes de servio
por telefone. Entretanto, para agilizao do atendimento ao usurio, em nenhuma hiptese o grupo
deve aguardar a chegada da OS em suas mos. O servio deve ser atendido assim que o tcnico estiver
disponvel.

Anotaes: ____/____/____
Qualquer que seja a forma da solicitao, a abertura de uma OS deve ser feita de imediato. Existem
grupos de manuteno que deixam um bloco de OS em cada departamento do EAS para ser preenchida
pelo prprio usurio. Outros grupos, com maiores recursos computacionais, j possuem todos os
equipamentos do EAS cadastrados em arquivos digitais e simplesmente providenciam junto ao
solicitante o cdigo do equipamento ou seu nmero de srie, o nome do solicitante, o departamento e a
causa da solicitao de conserto. Os tcnicos do grupo devem ser sempre notificados que equipamentos
consertados sem abertura de OS no sero computados nem para o tcnico e nem para o
departamento, caindo assim a produtividade de ambos.

Em princpio, a OS deve ser encaminhada ao responsvel pelo grupo, que deve verificar imediatamente
se o equipamento est dentro do perodo de garantia de aquisio ou garantia de servio (informao
contida no formulrio de histrico do equipamento). Se o equipamento estiver em garantia, a rotina a
ser adotada a explicada na sub rotina de garantia. Antes de enviar o equipamento a uma empresa ou
representante tcnico, importante que o tcnico tente identificar a causa da falha do equipamento,
independentemente da falha acusada na OS pelo usurio. A identificao da causa ser registrada tanto
no Formulrio para o Histrico de Equipamento quanto na Ficha para Controle de Servios Externos
(vide abaixo).

Para o caso de equipamentos sob contrato de manuteno (informao contida no Formulrio para
Histrico do Equipamento), necessrio que o responsvel verifique o tipo de contrato efetuado para o
equipamento em questo. Se for contrato de manuteno por perodo determinado (vide item sobre
definio do tipo de contrato), deve ento solicitar a presena do tcnico ou enviar o equipamento para
as oficinas da empresa prestadora de servio. Neste caso, o procedimento a ser adotado ser o mesmo
descrito no item 'B' da sub-rotina de servios terceirizados. Em servios sob contratos que exigem a
presena do tcnico da empresa contratada no local, muito importante que o mesmo seja sempre
acompanhado de tcnico pertencente ao grupo de manuteno. O acompanhamento do servio por um
tcnico interno valioso tanto no seu processo de aprendizagem como na fiscalizao do trabalho
executado.

Caso o equipamento no esteja em garantia, o responsvel deve definir a equipe ou o tcnico que
executar o servio. E importante nessa etapa a elaborao de uma forma de registro da data de
entrega do equipamento para o tcnico, que servir para o controle do tempo de reparo do
equipamento. Sugerimos a utilizao de uma agenda onde colocada a data prevista para a concluso
do servio na folha correspondente da agenda, a identificao do equipamento e o nome do tcnico.

Anotaes: ____/____/____
Nem sempre o equipamento est disponvel no departamento de manuteno. Em vrios casos, o
equipamento deve ser localizado e levado para a oficina de manuteno, se necessrio. Equipamentos
de grande porte s podem ser consertados no local onde esto instalados. Conforme mencionado no
captulo anterior, para o caso de consertos fora da oficina de manuteno, importante que o tcnico
v ao local de reparo j com a sua maleta de ferramentas (ANEXO I) e o esquema eltrico do
equipamento ou mecnico (caso este esteja disponvel no departamento).

Antes do incio de qualquer reparo, o tcnico deve seguir alguns procedimentos para evitar a abertura
de um equipamento, cuja falha pode ser simplesmente devido a erro de operao, queima de fusvel ou
qualquer outra causa de fcil soluo. Para isso, necessrio que o responsvel, em colaborao com o
grupo, desenvolva algumas rotinas iniciais de manuteno e instrua cada tcnico contratado sobre os
procedimentos que devem ser adotados (exemplo: utilizar como ajuda a listagem de verificaes -
troubleshooting do manual de operao do equipamento). Reunies peridicas com o grupo de tcnicos
para discusso e estabelecimento dos procedimentos iniciais de manuteno corretiva constituem uma
das melhores maneiras de desenvolver essas rotinas, que devem ser idnticas para grupos especficos
de equipamentos.

Quando o tcnico no conseguir identificar ou reparar o defeito, necessrio o contato com o
fabricante ou com a assistncia tcnica. Para isso, o tcnico deve devolver a OS ao responsvel pelo
grupo que identificar a assistncia tcnica qual ser solicitada a visita de um tcnico ou para onde
ser enviado o equipamento para reparo, seguindo a rotina de controle de servios terceirizados (vide
abaixo). Existem casos onde o reparo do equipamento representa um custo bastante grande - nesse
caso recomenda-se a desativao do equipamento. O mtodo a ser seguido para esse processo no
assunto deste manual por ser relativamente complexo. A deciso de desativao de um equipamento
depende no somente do custo da mo de obra (mesmo sendo servio interno), mas tambm da
dificuldade de obteno de peas de reposio, do nmero de vezes que esse equipamento vem
apresentando falhas nos ltimos anos, da existncia de tecnologias mais modernas com um menor
custo de operao, da disponibilidade financeira do EAS, etc. Nos casos de desativao, o que ocorre
tambm em casos de servios terceirizados, o responsvel pelo grupo de manuteno deve preparar um
relatrio administrao justificando o motivo de sua sugesto para desativao do equipamento. O
termo "sugesto" foi colocado, para lembrar que no o responsvel pelo grupo que decide sobre a
desativao de um equipamento; este apenas recomenda e justifica a necessidade desse procedimento
para a administrao.

Durante o reparo, possvel a necessidade de substituio de peas. Cada pea substituda deve ser
rigorosamente anotada na OS. O controle de peas em estoque depende muito do sistema de
almoxarifado existente no EAS. Para peas de reposio de uso intenso e dirio (resistncias,
capacitores, porcas, parafusos, arruelas, etc.), sugerimos o acesso livre dos prprios tcnicos, a quem
caberia tambm o controle de estoque mnimo. Para cada pea retirada, seria dada baixa em uma ficha
especfica daquele item, localizada dentro da prpria gaveta ou caixa onde a pea est armazenada.
Para cada pea que o tcnico retire da gaveta, ele deve contar o nmero de peas restantes daquele
determinado item e se estiver abaixo do estoque mnimo, ele mesmo deve gerar uma solicitao de
aquisio. Esse procedimento
compartilharia o controle de material e eliminaria a necessidade de um almoxarife s para o grupo ou a
necessidade de armazenamento e controle em local distante da oficina de manuteno. Para peas de
maior valor e baixa taxa de substituio, o armazenamento pode ser feito em almoxarifado central, j
existente no EAS.

Para os casos em que a pea de reposio no esteja disponvel, sugerimos que a OS seja retomada ao
responsvel pelo grupo, acompanhada do formulrio de aquisio, descrio da pea e a quantidade a
ser solicitada. Tanto no caso de peas abaixo do estoque mnimo como para peas no disponveis no
almoxarifado, o pedido de compra deve ter o mesmo formato e seguir o mesmo procedimento. No
formulrio para requisio devem constar a quantidade e todas as caractersticas da pea a ser
comprada (vide adiante, sugesto de ficha de solicitao para aquisio). Entretanto, o processo de
aquisio pode se tornar bastante complicado, pois nem sempre as caractersticas de uma determinada
pea so de fcil descrio. Freqentemente, a pessoa que solicita desconhece o nmero que o
fabricante atribui pea ("part number") ou a existncia do desenho explodido do local onde a pea
colocada. Em grupos onde o prprio tcnico executa a aquisio, esse processo pode ser
significativamente facilitado, pois a pessoa que solicita a mesma que descreve a pea ao fornecedor.
Anotaes: ____/____/____
Por outro lado, o tempo que o tcnico despende para esse procedimento compromete
significativamente sua produtividade. Em grupos com um nico comprador (normalmente com perfil
administrativo), a falta de informaes para a aquisio pode comprometer bastante o tempo de
retorno do equipamento ao usurio. Para agilizar o processo de aquisio e reduzir a possibilidade de
compra de peas erradas, recomenda-se que, quando o responsvel recebe a OS de volta com a Ficha de
Solicitao para Aquisio, este verifique se todos os dados relativos pea esto corretamente
preenchidos. Somente aps essa verificao e possvel correo com o pessoal tcnico que a ficha
seria enviada ao sistema de compras do hospital.

Conforme foi mencionado, so fundamentais o treinamento e a conscientizao do pessoal tcnico da
importncia de um cuidadoso reparo em equipamentos hospitalares. Muitos desses equipamentos
mdico hospitalares so fundamentais para a segurana e principalmente para a sustentao da vida do
paciente.

O controle de qualidade oferecido pelo grupo aps a manuteno tem um reflexo bastante positivo para
o usurio. importante que o grupo crie alguns protocolos de teste que devem obrigatoriamente ser
efetuados aps a manuteno de equipamentos, principalmente aqueles que oferecem riscos ao
paciente e ao operador. Cada teste deve ser baseado nos recursos materiais (equipamentos de teste,
fantomas e simuladores) disponveis no grupo. Uma vez elaborados, esses testes podem ser efetuados
pelo prprio tcnico e, atravs deles, verificar diversos itens do equipamento, desde o estado da pintura
externa at sua calibrao. A elaborao dos testes pode ser baseada no prprio manual de operao do
equipamento, no manual de manuteno (caso exista), nos manuais do ECRI e da AAMI.

Na OS h um campo para a assinatura do usurio, que deve ser obtida no momento do retorno do
equipamento ao usurio. Entretanto, nem sempre a pessoa que solicitou o servio a pessoa que est
presente no momento da entrega do equipamento. Nessa situao, o responsvel pelo grupo de
manuteno deve conversar com cada departamento do EAS e solicitar que seja nomeada uma ou mais
pessoas que ficariam responsveis pelo recebimento do equipamento.

A OS encerrada e arquivada para posterior utilizao no controle peridico desenvolvido pelo grupo
de manuteno. Aps o encerramento da rotina de manuteno corretiva ou preventiva de cada
equipamento, tenha sido ela executada atravs de servio interno ou externo, importante que haja
um documento que faa um resumo do servio executado, das peas que foram substitudas e do custo
de manuteno (interna ou externa). Esse resumo ou histrico do equipamento serve como informao
tanto para os tcnicos do grupo de manuteno no incio da cada servio, como para que o responsvel
pelo grupo possa gerenciar o andamento da manuteno de cada equipamento sob sua
responsabilidade. Este documento deve conter toda a histria do equipamento de modo bastante
resumido, desde sua chegada ao hospital at sua desativao. Dele devem ser extradas as seguintes
informaes:

x Nmero e tipo de falhas ocorridas no equipamento;
x Comparao das falhas que foram relatadas pelo grupo interno de manuteno com aquelas
relatadas pelas empresas prestadoras de servio;
x Tipo e nmero de peas que esto sendo substitudas no equipamento, tanto em servios
internos como externos;
x Custo por servio (interno e externo) e custo acumulado;
x Datas de realizao de cada servio e conseqentemente o MTBF;
x No caso de servios externos, a pessoa de contato para cada servio executado na(s)
empresa(s) de prestao de servio.

Formulrio para o Histrico do Equipamento

Apresentamos a seguir uma sugesto para a elaborao de um formulrio para histrico. O campo
destinado identificao do equipamento pode ser preenchido somente uma vez. Aquele reservado
para a descrio da histria do equipamento pode ser repetido at quatro vezes em uma mesma folha
(usando frente e verso). Assim, por exemplo, somente aps quatro servios em um mesmo
equipamento, ser necessria uma nova folha de papel.

Os dados a serem preenchidos no formulrio para histrico j foram descritos em formulrios
Anotaes: ____/____/____
anteriores. Entretanto, dois deles (falha acusada e falha relatada) necessitam uma explicao. No item
falha acusada usurio ou grupo, se o servio executado foi interno, a falha acusada deve ser a mesma
que foi descrita pelo usurio na OS e, conseqentemente, o item falha relatada grupo ou empresa deve
ser preenchido pelo grupo de manuteno com a descrio da falha na OS. Porm, se o servio
executado foi externo, o item falha acusada usurio ou grupo deve ser preenchido com a falha descrita
pelo grupo de manuteno na OS, quando do envio do equipamento para manuteno externa (vide
item sub-rotina de servios terceirizados). Nesse caso, o item falha acusada grupo ou empresa deve ser
preenchido com o relato que a empresa envia junto com a devoluo do equipamento aps a
manuteno, conforme exigido na ficha de controle de servio externo (vide item sub-rotina de servios
terceirizados).

No campo onde o equipamento identificado pode ser utilizado o mesmo formulrio para
cadastramento. Isso evitaria a consulta a outro documento em caso de surgir alguma dvida com
relao s suas caractersticas ou peas acompanhantes durante a fase de instalao. Por outro lado, a
constante manipulao do formulrio de cadastramento pode danific-lo. Assim, sugerimos que o
formulrio utilizado para cadastramento seja guardado na mesma pasta usada para arquivamento desse
formulrio para histrico, mas como documentos independentes.

Sugesto de formulrio para a elaborao de uma ficha para controle de servio externo.

Ficha de solicitao para aquisio

Conforme j mencionado, a informao relativa pea a ser adquirida para o reparo de um
equipamento deve ser a mais completa possvel. Abaixo mostramos um modelo de ficha que auxilia o
tcnico a lembrar o tipo de informao que deve ser procurada para reduzir a possibilidade de compra
de pea errada


Anotaes: ____/____/____

Modelo de Formulrio a ser preenchido para a aquisio de materiais de consumo e peas de reposio

A identificao da pessoa que solicita a pea (nome do solicitante) importante tanto para a entrega do
material quando de sua chegada como para o controle do tipo de material que a mesma solicita ao
longo do ms. O nmero da OS o mesmo da OS que gerou esse pedido de aquisio. No espao nome
do material deve ser colocado o item a ser comprado (ex: tarugo, lona, papel, resistor, cola, etc.). O tipo
de material deve especificar a sua caracterstica principal (ex: borracha, plstico, impressora, fio,
madeira, etc.). Caso exista, a dimenso que especifica um determinado valor dimensional do material
deve ser informada em conjunto com a especificao da unidade de medida (ex: tarugos de borracha
dimenso = 10 e unidade = mm; para resistores dimenso = 50 e unidade = ohms). Especificaes
adicionais podem definir detalhes como cor, preciso, tolerncia, rugosidade, etc. Devem tambm ser
informados a quantidade de material, o cdigo da pea feito pelo fabricante (part number), se
disponvel, e se a pea especfica para um determinado equipamento. O mesmo deve ser feito na
descrio do fabricante, caso a pea no seja de utilizao geral. Em caso de no existncia do cdigo da
pea, a descrio do local de aplicao pode auxiliar o comprador, desde que ele tenha conhecimento
do fabricante do equipamento para o qual a pea se destina.

Sub-rotina de servios terceirizados

O envio do equipamento normalmente requer a necessidade de embalagem, de carregamento especial
(em caso de grande porte), de transporte e seguro para transporte. De qualquer modo, o responsvel
pelo grupo de manuteno deve seguir todo o protocolo fixado pela administrao do EAS para a
retirada e transporte do equipamento. Um ponto importante a ser lembrado que, em caso de
inexistncia de qualquer protocolo administrativo para esta atividade, o responsvel deve elaborar uma
seqncia de procedimentos e apresent-los administrao do EAS para sua implantao. Isso pode
ser bastante til para a segurana do prprio responsvel por eventuais problemas que ocorram
durante transporte do equipamento.

O controle de tempo para servios terceirizados que o responsvel deve elaborar basicamente o
mesmo sugerido para o caso de execuo de servios de manuteno interna, ou seja, anotar em uma
agenda o nmero da OS, a data de envio, o nome da empresa, o nmero telefnico da mesma, a pessoa
de contato e a data prevista para a entrega do equipamento. Entretanto, esse somente um breve
controle para facilitar a verificao das datas de envio e recebimento do equipamento, tendo em vista
possveis atrasos na devoluo do equipamento e provveis cobranas do usurio (pessoal mdico). O
controle de envio de equipamentos para empresas prestadoras de servio , entretanto, bem mais
rigoroso e devem ser anotados todos os itens (transdutores, sensores, cabos, etc.) que foram enviados
juntos com o equipamento para evitar qualquer dvida quando de sua devoluo pela empresa (vi de a
seguir sugesto para esse controle).

Para servios solicitados sob demanda, ou seja, quando no existe um contrato de manuteno,
necessrio que a empresa faa um oramento do servio a ser executado. Em muitos casos, o
responsvel pelo grupo fica sem opo de um segundo oramento, pois o conserto efetuado na
fbrica. O servio de manuteno externo e sem contrato pode ser bastante problemtico, tendo em
vista que muitas empresas cobram para efetuar um oramento para reparo e no recomendvel o
envio do equipamento para mais do que duas empresas. normal que, para a elaborao de cada
oramento, as empresas abram o equipamento. Isso o deteriora significativamente e poder onerar
Anotaes: ____/____/____
ainda mais a sua manuteno e durabilidade.

No caso de empresas pblicas, a aprovao do oramento pode ser bastante demorada, pois depende
de uma srie de fatores (disponibilidade de verbas, limites para licitao, necessidade de concorrncia,
etc.). Isso pode complicar a rotina do grupo como um todo, pois o usurio normalmente no conhece
toda essa burocracia. Assim convm o responsvel pelo grupo de manuteno esclarecer aos usurios,
cada vez que o reparo se estender alm de um determinado perodo (mais de 5 dias, por exemplo). A
no aprovao o oramento implica a retirada do equipamento, e toda as atividades desenvolvidas
anteriormente devem ser repetidas para o seu envio a outra empresa.

Figura 2: Fluxograma das atividades que eventualmente podero ser executadas durante a utilizao de servios terceirizados,
bem como das atividades desenvolvidas para a avaliao do oramento apresentado pela empresa prestadora do servio.

O equipamento devolvido deve ser entregue ao grupo de manuteno e nunca ao usurio diretamente.
O responsvel deve nomear um tcnico da equipe na qual o equipamento foi enquadrado para efetuar o
mesmo conjunto de testes que foi implantado no caso de manuteno corretiva interna (vide item
rotina de manuteno corretiva). de fundamental importncia que o responsvel pelo grupo
mantenha uma constante monitorao sobre os prazos de equipamentos enviados para conserto
externo. Isso pode ser feito usando a sugesto mencionada no item rotina de manuteno corretiva
para controle do tempo de reparo.

A seguir sugerimos um formulrio que deve ser preenchido quando o equipamento for enviado a uma
empresa para manuteno. Lembramos que a OS um documento que deve permanecer dentro do
grupo de manuteno. O formulrio a apresentado feito em duas vias: uma delas deve permanecer
com o grupo de manuteno e a outra deve acompanhar o equipamento e ficar com a empresa, depois
de assinado por uma pessoa responsvel na empresa, reconhecendo as condies impostas pelo hospital
para a execuo do servio. Esse formulrio apresenta quatro campos: os trs primeiros so
preenchidos pelo grupo de manuteno e o ltimo campo parcialmente preenchido pela empresa que
recebe o equipamento.

No primeiro campo deve ser colocado o nome do hospital e o nmero da ficha de controle de servios
externos. recomendvel que esse controle seja feito anualmente, ou seja, no incio de cada ano seja
reiniciada a numerao dessas fichas, apenas alterando o ano.

O segundo campo destinado para a identificao do equipamento, assim como a descrio de todos os
acessrios acompanhantes enviados para a empresa que realizar o oramento e possivelmente o
Anotaes: ____/____/____
reparo do equipamento. O nmero da OS que deve preenchido o mesmo nmero da OS que gerou a
necessidade de manuteno externa. Esse campo ainda reservado para a descrio do defeito e das
condies exigidas pelo grupo para a manuteno. Na descrio do defeito, em vez de enviar o
equipamento com a descrio que o usurio fez na OS, importante que o grupo de manuteno faa
uma anlise da falha e a descreva nessa ficha. Como j mencionamos, a descrio do usurio nem
sempre correta. O espao reservado para o preenchimento das condies tem como finalidade o
estabelecimento das condies que o grupo de manuteno exige que sejam atendidas para a
manuteno do equipamento, assim como das condies de pagamento do servio a ser executado.

Nesse espao pode ser escrito, por exemplo, que "o equipamento foi enviado somente para elaborao
do oramento e que o conserto definitivo est sujeito aprovao", ou que "o pagamento ser
efetuado quinze dias aps o recebimento do equipamento por parte do grupo de manuteno". Em
resumo, esse espao reservado para que o grupo comunique por escrito para a empresa, tudo o que
acredita ser necessrio para evitar futuro desentendimentos entre ambas as partes.

O campo nmero 3 destinado identificao do meio de transporte para levar o equipamento
empresa e o trazer de volta ao hospital. Nos locais indicados como destino, devem ser colocados os
nomes das cidades onde o equipamento ser enviado e para onde deve retornar.
Anotaes: ____/____/____
O quarto e ltimo campo so destinados para a identificao da empresa onde o equipamento ser
enviado. Neste campo deve ser colocado o nome da empresa, seu endereo, a cidade onde a empresa
est sediada e o telefone para contato. Este endereo tem somente a serventia de orientar o motorista
que transportar o equipamento. O grupo de manuteno deve manter em seu arquivo os dados
completos da empresa, ou seja, CGC, pessoas responsveis, especialidade da empresa, CEP, qualidade
do trabalho oferecido, experincias negativas e positivas com a empresa, valores cobrados
anteriormente por equipamento, etc.

Como j mencionamos, importante que a empresa que est recebendo o equipamento examine-o,
detecte os problemas que ele possa apresentar, faa a identificao do nome por extenso da pessoa que
recebe o equipamento (recebido por} e confirme todos os dados do formulrio atravs da assinatura.
Esse recebimento deve ser feito por uma pessoa responsvel (cargo da pessoa) na empresa, que deve
verificar as condies em que o equipamento recebido e as condies exigidas para a execuo e, ou
pagamento do servio. A linha referente descrio de problemas no constantes no formulrio
(esclarecimento em caso de no concordncia), serve para que a pessoa que recebe o equipamento
verifique se ele apresenta alguma avaria visvel externamente, que possa ter sido causada pelo
transporte (carcaa amassada, vidro quebrado, etc.), se as peas relacionadas como acompanhantes
realmente foram enviadas e se existe alguma outra observao a ser feita com relao ao equipamento.
(ex: boto faltante, boto quebrado, etc.). importante salientar que as observaes feitas nesse
espao no esto relacionadas com o motivo que ocasionou o envio do equipamento empresa.

No final desse formulrio existe uma observao em que solicitado empresa que realizou a
manuteno que envie, juntamente com o equipamento, uma descrio dos servios executados e a
relao das peas que foram substitudas. Essa relao fundamental para o preenchimento do
formulrio para histrico do equipamento e deve ser anexada OS que gerou o servio.

Sub rotina de oramento

Quando um equipamento enviado a uma empresa prestadora de servio para a elaborao do
oramento para manuteno, isto deve ser claramente definido na Ficha para controle de servios
externos que "o equipamento est sendo enviado somente para oramento e que seu reparo depende
de aprovao por escrito do hospital". Como essa ficha deve assinada por uma pessoa responsvel na
empresa ao receber o equipamento, isso pode evitar alguns possveis desentendimentos entre as
partes.

Dependendo do valor do oramento e do motivo da avaria, talvez a melhor opo seja investir na
aquisio de um novo equipamento. Essa deciso no simples, pois em muitos casos o EAS no dispe
de verba para esse tipo de investimento. A deciso de desativar um equipamento deve ser baseada no
s no valor do reparo, mas em obsolescncia tecnolgica do equipamento, dificuldade de obter peas
de reposio e valor do investimento para aquisio de um equipamento novo.

No caso de no aprovao do oramento, o responsvel solicita os servios de outra empresa, tomando
os cuidados j mencionados acima para o transporte do equipamento (item sub rotina de servios
terceirizados). No caso do equipamento retornar de uma empresa cujo oramento no foi aprovado,
importante que um tcnico do grupo de manuteno verifique se tanto o equipamento quanto s partes
e acessrios enviados foram retornadas e se encontram, pelo menos externamente, nas mesmas
condies que foram enviados.

Dependendo do valor a ser investido para substituio, a deciso de desativar o equipamento existente
deve ser justificada e discutida com a administrao do EAS. Nessa justificativa devem constar todos os
parmetros levados em considerao para a deciso, alm de sugestes de substituio, mostrando
administrao as opes de tecnologias existentes e o valor do investimento para a aquisio, instalao
e operao de cada uma delas.

Sub rotina de garantia

Se o equipamento estiver em garantia de aquisio ou de servio, o responsvel deve entrar em contato
com a assistncia tcnica (fbrica, representante local ou empresa prestadora de servio) e solicitar a
presena de um tcnico. Durante o perodo de garantia, nenhum membro do grupo deve abrir o
Anotaes: ____/____/____
equipamento, mesmo que esteja capacitado a reparar o defeito, a no ser que possua uma autorizao
por escrito e especfica da empresa. O grupo pode ser responsabilizado pela perda de garantia, o que
pode trazer srios problemas com a administrao em caso de falhas mais graves e que envolva um alto
custo para reparo. Um outro ponto a ser lembrado que a garantia no um servio fornecido
gratuitamente pelo fornecedor. Normalmente, o custo de qualquer reparo est embutido no preo do
equipamento, assim como no preo do servio de manuteno corretiva em caso de terceirizao. Assim
sugerimos que o responsvel pelo grupo no se sinta constrangido em exigir melhor servio da empresa,
no caso de demora para retorno do equipamento enviado para reparo ou de conserto mal executado.

Nas clusulas existentes em alguns contratos de garantia, comum que os servios de reparo do
equipamento, durante o perodo de garantia, sejam executados na oficina da fbrica. Assim, os
protocolos a serem seguidos para o envio do equipamento so os mesmos mencionados no item "A" da
sub rotina de servios terceirizados.

Os registros necessrios para envio do equipamento durante a garantia so os mesmos mencionados no
item "8" da sub rotina de servios terceirizados. O custo de reparo do equipamento durante a garantia
de fbrica est includo no valor de venda do equipamento (embora as empresas no esclaream isso).
Ento, pode-se negociar com a empresa, durante a aquisio, para que equipamentos que fiquem
parados alm de um determinado perodo (por exemplo; superior a 10 dias) devido a problemas de
responsabilidade da empresa, tenham o acrscimo desse perodo ao prazo final de garantia, pois o EAS
pagou e tem o direito de cobrar o servio. Assim, o registro dos prazos de envio e retorno do
equipamento fundamental para esse controle.

Aps o retorno do equipamento, o procedimento a seguir o mesmo explicado no item rotina de
manuteno corretiva.

Sub rotina de aquisio de peas de reposio

Para a aquisio de uma determinada pea de reposio no disponvel no estoque, o tcnico deve fazer
sua especificao atravs do fornecimento do seu part number (se possvel), que o cdigo da pea
fornecido pelo seu fabricante. Mais detalhes sobre o modo com que o tcnico pode auxiliar o pessoal de
compras na especificao de peas de reposio podem ser vistos no item rotina de manuteno
corretiva.
Anotaes: ____/____/____
O modo de encaminhamento do pedido de aquisio de peas feito pelo tcnico depende do mtodo de
trabalho da administrao do EAS. Sugerimos que o responsvel pelo grupo tente conseguir junto
administrao uma cota mensal ou semestral de recursos financeiros para aquisio de peas de menor
custo sem maiores burocracias. possvel no servio pblico a elaborao de um contrato de
fornecimento de peas atravs da abertura de licitao especfica para essa finalidade. A licitao
aberta para o fornecimento, dentro de um determinado perodo (normalmente 12 meses), de um grupo
especfico e quantificado de peas (eltricas, eletrnicas, hidrulicas, etc.). Assim, a empresa vencedora
da licitao dever fornecer, durante o perodo, a quantidade especificada na licitao de cada item e
pelo preo que foi definido por ocasio de sua abertura. O maior problema nesse caso a definio do
nmero e do tipo de peas que sero necessrias durante um perodo de 12 meses, por ocasio da
elaborao da licitao.

O procedimento de importao depende da natureza do EAS. Em EAS privados, os procedimentos de
importao tendem a ser mais caros do que em EAS pblicos ou de natureza filantrpica, privilegiados
pela iseno de impostos, mas em compensao a burocracia poder ser maior. Tendo em vista que os
procedimentos de importao so normalmente mais lentos que aquisies no Brasil, importante que
o responsvel pelo grupo faa um planejamento para importao prvia de peas de reposio que
necessitam ser substitudas periodicamente (tubos de Raios-X, filtros de ar, eletrodos em geral, baterias,
lmpadas especiais, clulas de oximetria, etc.), ou seja, que tenham seu ciclo de vida j conhecido.

Se o recebimento das peas de reposio for feito no almoxarifado central do EAS, deve ser acordado
com o almoxarife a verificao do material recebido com aquele constante na nota fiscal (tipo e
quantidade). Somente aps a anotao dos valores das peas para utilizao na ficha de controle
mensal, que a nota fiscal deve ser encaminhada ao setor administrativo.
Assim que a pea chegar ao almoxarifado, o grupo de manuteno deve ser notificado. Isso evitar
grandes atrasos no tempo de paralisao dos equipamentos espera de manuteno corretiva. Em
hospitais de pequeno porte, normalmente as aquisies so feitas atravs de um sistema de compras
centralizado e a entrega da pea efetuada em um almoxarifado central. Para esses casos, deve-se criar
um sistema de notificao no qual a entrega do material seja comunicada imediatamente ao
responsvel pelo grupo. Fica ento a cargo deste ltimo a responsabilidade de avisar o tcnico, anotar
na OS os dados relativos pea (n da requisio, cdigo da pea, material utilizado, quantidade e custo
em Reais), devolver a OS ao tcnico e cobrar o reincio do servio no equipamento que gerou a
solicitao de aquisio.

Anotaes: ____/____/____
Uma vez retirada a pea do almoxarifado, independentemente do processo de aquisio, o almoxarife
deve verificar constantemente se a quantidade de peas de reposio ainda existentes est acima do
estoque mnimo. Em um estgio inicial, somente peas de uso mais comum devero ser mantidas em
estoque (resistncias, capacitores, parafusos, porcas, lubrificantes, desengraxantes, etc.).
Posteriormente, a estimativa do estoque mnimo para cada pea ser feita de acordo com a demanda
de determinadas peas na manuteno corretiva e em funo do custo de mant-las em estoque. Essa
estimativa s ser possvel a partir da experincia acumulada pelo grupo aps um perodo de
manuteno, da qualidade (idade e estado de conservao do equipamento) e quantidade de
equipamentos existentes no EAS.

MANUTENO PREVENTIVA

Antes de comear este captulo, importante salientar que um Programa de Manuteno Preventiva
(MP) somente deve ser iniciado aps o grupo de manuteno adquirir alguma experincia em
manuteno corretiva. A mesma afirmao vlida com relao ao responsvel pelo grupo. Este, se
novato em sistemas de gerenciamento de equipamentos mdico-hospitalares, deve iniciar um programa
de MP somente aps um bom perodo de prtica (aproximadamente doze meses) no gerenciamento da
manuteno corretiva.

Embora a manuteno preventiva (MP) seja necessria para ampliar a vida til do equipamento com a
conseqente reduo dos custos e aumento da sua segurana e desempenho, a limitao de recursos
materiais, humanos e financeiros tem restringido o desenvolvimento de programas de manuteno
preventiva em diversos grupos de manuteno de equipamentos hospitalares, principalmente no Brasil.
Este manual apresenta uma metodologia bastante simples, em que so utilizados alguns critrios para
seleo de equipamentos (priorizao) que necessariamente devem fazer parte de um programa de
manuteno preventiva.

Independentemente dos critrios adotados para a priorizao, ser imprescindvel a obteno de um
sistema de informaes confiveis sobre os custos atuais com manuteno corretiva e o histrico de
falhas dos equipamentos. Com estas informaes pode-se dar mais ateno queles equipamentos que
custam mais e que esto mais sujeitos a avarias.

De acordo com a seqncia de trabalho para a implantao e operao de um grupo de manuteno, j
explicada neste manual, foram descritas todas as atividades exigidas para a obteno das informaes
necessrias sobre qualquer equipamento de um EAS.

Mtodo para priorizao de equipamentos em manuteno preventiva

Para a implementao da metodologia de priorizao de equipamentos para o programa de MP, as
informaes necessrias so:

x Identificao do equipamento: nome do equipamento, marca, modelo e idade (se possvel);
x Local ou setor a que o equipamento pertence;
x Estado do equipamento: se est sendo utilizado ou se est desativado;
x Grau de utilizao do equipamento: sua importncia para o hospital (receita cessante, servios
essenciais);
x Obsolescncia tecnolgica: se o equipamento satisfaz as atuais necessidades dos usurios.

Todas essas informaes podem ser obtidas atravs de questionrios dirigidos aos usurios dos
equipamentos, e ao setor de compras e, ou finanas do hospital. Uma sugesto para a montagem do
questionrio j foi mencionada no item sobre realizao do inventrio, no captulo 1.
Uma vez feito o levantamento inicial dos equipamentos, pode-se iniciar a priorizao atravs da
utilizao dos seguintes critrios:

x Risco: equipamentos que apresentam alto risco vida do paciente ou ao operador em caso de
falha;
x Importncia estratgica: equipamentos cuja manuteno preventiva foi solicitada pela prpria
administrao do EAS, equipamentos cuja paralisao ocasiona receita cessante, equipamentos
Anotaes: ____/____/____
de reserva e, ou que possuem alto grau de utilizao, ou seja, cuja paralisao impossibilita ou
dificulta a realizao de um ou mais servios oferecidos pelo EAS;
x Recomendao: equipamentos sujeitos a algum tipo de norma de fiscalizao por parte de
rgos governamentais (Comisso Nacional de Energia Nuclear - CNEN e Secretaria de
Vigilncia Sanitria do Ministrio da Sade) para seu funcionamento; equipamentos sujeitos a
recomendaes dos seus fabricantes, ou seja, que possuem peas de vida til pr-determinada,
ou que devem sofrer procedimentos de rotina.

Uma maneira bastante simples de selecionar os equipamentos que devem ser includos na lista do
programa de manuteno preventiva apresentada na tabela abaixo. Ela apresenta um conjunto de
questes que devem ser respondidas tanto pelo responsvel pelo grupo de manuteno como pelo
usurio.

importante que o questionrio seja montado para cada tipo de equipamento existente no EAS. Se para
um determinado tipo de equipamento ou modelo, qualquer das questes respondidas gerar um sim, o
equipamento dever ser includo no programa de manuteno preventiva.

muito provvel que com a utilizao desta tabela vrios equipamentos sero selecionados para o
programa. Nesse caso, o responsvel deve avaliar quais dos equipamentos selecionados tero condies
de serem mantidos imediatamente, os que podem ser mantidos em mdio prazo e aqueles cuja
manuteno preventiva dever ser terceirizada. Observando a tabela abaixo, somente a pergunta 5
subjetiva. As demais, se respondidas positivamente, obrigatoriamente devero provocar manuteno
preventiva abrangente ou especfica do equipamento. Assim, incluses opcionais de equipamentos no
programa de manuteno preventiva sero devidas a uma resposta positiva pergunta 5, mas
principalmente em virtude da experincia acumulada pelo grupo na execuo da manuteno corretiva.

Para o caso de equipamentos de apoio e instalaes de infra-estrutura predial, apresentamos a seguir
uma lista de materiais e locais que necessariamente devem ser includos em um programa de
manuteno preventiva.

Dispositivos de infra-estrutura

x Tratamento de gua para gerao de vapor e condicionamento de ar;
x Limpeza de canaletas, calhas e ralos de gua pluvial;
x Limpeza de fossa sptica e caixas de gordura;
x Limpeza e sanitizao de reservatrios de gua potvel;

Anotaes: ____/____/____
Equipamentos de apoio

x Mquina de lavar;
x Secadores;
x Prensa;
x Calandra;
x Caldeiras;
x Compressores;
x Conjunto de bombas de recalque;
x Equipamentos de ar condicionado e refrigerao;
x Painis eltricos que contenham contatores e rels;
x Grupo gerador (emergncia);
x Disjuntores de alta tenso;
x Bombas de vcuo;
x Autoclaves;
x Transformadores;

Mtodo para a elaborao de roteiros de MP

Um dos problemas mais srios enfrentados por grupos de manuteno de equipamentos hospitalares
no Brasil a falta de um roteiro do prprio fabricante do equipamento para a execuo da Manuteno
Preventiva, o que dificulta muito o trabalho do grupo de manuteno, que, alm de ter que executar a
MP, deve tambm elaborar roteiros de MP e avaliar o nvel e a periodicidade de ocorrncia da MP.

A implementao do programa de Manuteno Preventiva pode ser feita atravs do controle rigoroso
das datas e horrios para a MP de cada equipamento includo no programa, o conhecimento das
pessoas responsveis pelo servio onde o equipamento est sendo utilizado, o estabelecimento de um
roteiro detalhado com todos os procedimentos a serem realizados, a lista das ferramentas e dos
equipamentos para teste, e o material de consumo (graxas, detergentes, desengraxantes, etc.)
necessrio. A implementao de um programa de manuteno preventiva deve sempre ser discutida e
aprovada conjuntamente com os usurios, a administrao e o corpo tcnico. Deve ser um processo
dinmico que est sempre se autocorrigindo e se ajustando para satisfazer s necessidades dos clientes.

O contedo dos procedimentos de MP deve ser o mais completo possvel para garantir que a inspeo
seja feita da mesma maneira todas as vezes, assegurando um nvel mnimo de inspeo adequada. Por
isso, os roteiros de manuteno preventiva no devem ser muito superficiais, com instrues do tipo
"verifique e limpe a unidade". Por outro lado, as explicaes dos roteiros no precisam ser to
detalhadas a ponto de requerer um esforo extensivo de leitura, o que no aumentar a efetividade da
MP. Um roteiro de MP deve ser fcil de entender e composto basicamente por procedimentos de:

x Inspeo geral: consiste na inspeo visual (verificao da integridade fsica da carcaa do
equipamento e de seus componentes internos, como placas de circuito impresso, folgas,
desgastes nas engrenagens e botes, amassados, ou ferrugens na pintura) e limpeza do
equipamento (procedimentos a serem feitos, produtos de limpeza utilizados e ferramentas
necessrias);
x Troca de peas e acessrios com a sua vida til vencida: essas instrues para substituio de
partes e peas normalmente esto includas nos manuais do equipamento fornecidos pelos
fabricantes;
x Lubrificao geral: descrio dos tipos de lubrificantes necessrios, periodicidade, locais de
aplicao, equipamentos e ferramentas que devem ser utilizados e orientaes para abertura
do equipamento ou partes dele;
x Aferio e posterior calibrao do equipamento: como e onde deve ser feita a leitura e
verificao de indicadores e nveis (corrente, tenso, potncia, rotao, presso, vazo, etc.),
quando necessrio;
x Testes de desempenho e de segurana (eltrica, radiolgica, mecnica, biolgica): explicao da
execuo dessa tarefa atravs da leitura e verificao de nveis de lquidos lubrificantes e
indicadores em geral e observao de anomalias como calor, vibrao, vazamentos ou odores,
quando necessrio.
Anotaes: ____/____/____
No incio de cada roteiro deve ser colocada uma listagem de ferramentas e equipamentos de testes para
a execuo de cada uma das tarefas descritas Levando-se em considerao que a manuteno
preventiva normalmente demanda um tempo muito maior do que a manuteno corretiva e que sua
execuo requer a paralisao de um equipamento em funcionamento, importante que a pessoa que
ir execut-la seja rpida e eficiente.

Alm dos itens acima para elaborao dos procedimentos de MP, devem ser levadas em considerao as
recomendaes dos fabricantes e normas governamentais, do EAS ou de algum rgo fiscalizador aos
quais os equipamentos esto sujeitos. Adicionalmente, deve-se observar os histricos de manuteno
corretiva dos equipamentos para identificar as falhas mais freqentes e criar procedimentos especficos
para tentar reduzir a ocorrncia dessas falhas. Isso vem demonstrar a importncia da elaborao do
histrico do equipamento. Por menor que seja a interveno durante a manuteno corretiva, ela deve
ser registrada no histrico do equipamento para uma possvel utilizao na elaborao do roteiro de
MP.

Para facilitar a aplicao dos roteiros de MP de equipamentos mdicos, assim como reduzir o custo
desse programa, os procedimentos podem ser divididos em duas categorias:

x MP abrangentes: feita uma avaliao geral da segurana e desempenho dos equipamentos,
ou seja, engloba todos os procedimentos de um roteiro de MP. comum a execuo desses
procedimentos anualmente.
x MP especficas: so verificados e trocados os itens que se degradam entre as inspees
abrangentes. Geralmente as inspees so feitas para obedecer s normas de funcionamento
ou s recomendaes dos fabricantes dos equipamentos.

A tabela seguinte mostra uma sugesto de intervalos entre manutenes preventivas para diversas
categorias de equipamentos mdicos.

CATEGORIA DO EQUIPAMENTO INTERVALOS E CRITRIOS GERAIS
Intervalo anual: a MP abrangente deve incluir a verificao visual,
Equipamentos alimentados via testes de segurana eltrica e de desempenho. A MP especfica
rede eltrica anual deve incluir a verificao da segurana eltrica. (requerida
por algumas normas)
Os mesmos procedimentos para a categoria de equipamentos
alimentados via rede eltrica, com a incluso de testes de
capacidade ou tenso da bateria a cada MP abrangente ou
especfica. Algumas baterias necessitam de um ciclo de descarga-
Equipamentos alimentados por
carga para melhorar o seu desempenho e aumentar a sua vida til.
baterias
Para minimizar as chamadas de emergncia e possveis
desativaes do equipamento, deve-se considerar a possibilidade
de trocar periodicamente as baterias, baseado na sua vida til
mdia.
Equipamentos controlados ou Intervalo trimestral ou semestral. Os roteiros de MP devem incluir
alimentados por sistemas a verificao visual, testes de segurana eltrica e de
mecnicos, eletromecnicos, desempenho, limpeza, lubrificao. A execuo de uma MP
pneumticos ou fludos. abrangente ou especfica vai depender da classe do equipamento.
Intervalo trimestral ou semestral. Por causa da natureza crtica
Equipamentos de ressuscitao ou destes equipamentos e do mau uso a que esto sujeitos, eles
de manuteno de vida. requerem verificaes mais freqentes. Estes equipamentos
devem ser verificados pelo menos semestralmente.
Como na categoria anterior, esses equipamentos podem
necessitar de verificaes mais freqentes. Entretanto, a sua
Equipamentos localizados em
presena ou utilizao dentro de uma rea de cuidados especiais
reas de cuidados especiais.
no significa que haja obrigatoriedade de aumentar a freqncia
da MP.
Intervalo semestral ou anual. Enquanto as falhas desses
Equipamentos de monitorao
equipamentos podem ter conseqncias adversas, a experincia
crtica.
indica que a maioria das falhas de seus componentes ocorre
Anotaes: ____/____/____
aleatoriamente e a freqncia de MP tem pouco ou nenhum
efeito na sua ocorrncia.
Intervalo quadrimestral ou semestral. Equipamentos com
Equipamentos que apresentam potencial de danos, tanto ao operador como ao paciente,
altos riscos aos usurios. requerem regularmente testes visuais e de desempenho para
garantir a sua segurana.

* Esta tabela e os intervalos de MP listados so aplicveis somente para equipamentos relacionados
a cuidados com os pacientes em um sistema de manuteno e controle de equipamentos. Ela no cobre
verificaes dirias e testes antes da utilizao que devem ser feitas em carrinhos de anestesia,
respiradores, desfibriladores, bisturis eltricos, e outros equipamentos que tm um grande potencial de
dano para os seus pacientes ou usurios.
** Note que muitos equipamentos podem ser includos em mais de uma categoria. Por exemplo, os
desfibriladores podem ser includos em todas as categorias, exceto a de equipamentos de monitorao
crtica.

Estabelecimento da periodicidade da manuteno preventiva

O estabelecimento da periodicidade dos procedimentos de MP uma tarefa bastante complexa e no
h uma frmula que possa resolver a todas as questes. A sugesto que apresentamos aqui o
estabelecimento da periodicidade de acordo com a freqncia das falhas que a MP tenta evitar. Para
isso, deve-se levar em considerao:

x As condies de operao do equipamento (risco que o equipamento apresenta em caso de
falha, probabilidade do equipamento falhar devido a condies inseguras de operao, como,
por exemplo, a existncia de radiaes ionizantes, ou equipamentos eltricos expostos ao
de lquidos e fluidos biolgicos);
x A facilidade de realizar a MP (ergonomia de manuteno) no equipamento, ou seja,
equipamentos com MP mais complexa exigem mais tempo de MP;
x Freqncia de utilizao do equipamento (equipamentos bastante utilizados vo necessitar de
mais ateno, ou seja, uma MP mais freqente);
x A experincia do pessoal clnico e tcnico (a experincia com o equipamento vai ajudar a
determinar a freqncia de MP).

Normalmente, costuma-se considerar que a freqncia dos procedimentos de MP adequada quando o
nmero de equipamentos includos no Programa de Manuteno Preventiva, que apresentam falhas ou
necessitam de conserto entre cada MP menor do que 5%. A tabela seguinte sugere critrios para saber
se a freqncia dos procedimentos de MP est sendo adequada, muito alta, ou muito baixa.

Tabela de avaliao da freqncia dos procedimentos de MP

MUITO ALTA ADEQUADA MUITO BAIXA
- Equipamento sempre calibrado, sem - Equipamento ligeiramente fora de - Equipamento sempre fora de
necessidade de mudanas; calibrao, sem ter a sua operao calibrao, gerando resultados errneos
afetada; na operao;
- Equipamento no precisa de limpeza; - necessria alguma limpeza. - Filtros de ventilao sujos, impedindo
- Peas e botes ajustados sem folgas; - Lubrificao far o equipamento um fluxo de ar adequado;
- No h necessidade de lubrificao funcionar adequadamente; - Desgaste devido a lubrificao
- Desajustes (folgas leves nos inadequada;
componentes) - Falta de porcas ou parafusos;
- Botes frouxos e com folgas que
tornam incertos os valores ajustados
para o funcionamento dos
equipamentos.
- Nenhuma reclamao sobre a operao - Reclamaes freqentes sobre a
do equipamento. operao do equipamento.
- Freqncia reduzida de manutenes - Freqncia de manuteno corretiva
corretivas; aumenta ou fica inalterada.

Anotaes: ____/____/____
Para a elaborao de um roteiro de MP, pode-se tomar como exemplo o caso de uma bomba de infuso,
que se enquadra nas categorias de equipamentos alimentados via rede eltrica, por bateria, por
sistemas eletromecnicos, e geralmente, se localiza em reas de cuidados especiais (terapia intensiva).
composta basicamente por uma bomba peristltica, que consiste em um motor de passo alimentado via
rede eltrica e, ou bateria. Esse equipamento possui circuitos eletrnicos para fazer a programao das
rotaes da bomba e acionar os alarmes de nvel do fluido, do senso r de bolhas, da falta de energia
eltrica da rede e dispositivo de acionamento da bateria devido a interrupo de energia eltrica.

Para a MP de uma bomba de infuso deve-se especificar procedimentos que verifiquem suas partes
mecnicas (lubrificao e verificao visual dos roletes e engrenagens) e suas partes eltricas e
eletromecnicas (aferio e possvel calibrao do motor de passo, dos alarmes nos circuitos
eletrnicos, do carregador de baterias, e verificao da integridade fsica das chaves de comando e de
controle). Observe que algumas dessas atividades podem ser adotadas em procedimentos de inspeo
(testes dos alarmes, da bateria, do carregador de baterias). Tambm se deve incluir alguns
procedimentos anuais de testes de segurana eltrica do equipamento. Com isso, um roteiro bsico de
MP de uma bomba de infuso fica da seguinte maneira:

Exemplo de roteiro de Procedimentos de MP

Aparelho: Bomba de infuso Lifemed/FARS-600

Procedimentos de Manuteno Preventiva:

Parte Mecnica (perodo trimestral)

x Roletes: ver se esto rodando livres, sem obstrues nem falhas;
x Engrenagens: observar as folgas, ajustes, integridade dos dentes e lubrificao;
x Inspeo Visual: observar se no h amassados, rachaduras na carcaa ou falhas na pintura.
Efetuar a limpeza se necessrio.

Parte Eltrica (perodo trimestral)

x Motor de passo e circuito eletrnico: verifique o tempo e o volume de infuso atravs do uso de
um cronmetro, um porta-soro plstico descartvel, uma bureta e uma pipeta;
x Alarme de nvel: simule o funcionamento normal do aparelho, esvazie o contador de gotas com
o aparelho ligado, e verifique se o alarme (som e a lmpada indicadora) de nvel ser ativado.
x Alarme de fim de infuso: verifique se o alarme (som e a lmpada indicadora) de fim de infuso
ativado ao trmino da srie de infuses definidas no manual de manuteno preventiva
(sugerida pelo fabricante).
x Alarme de bateria: simule o funcionamento normal do aparelho, desconecte o plug da tomada
e verifique se o alarme de bateria comea a tocar.
x Chaves de comando e de controle: posicione cada dgito das chaves de comando e de controle
em todas as posies possveis, e verifique se h alguma irregularidade de funcionamento.
x Verificar o desempenho do carregador de bateria e da bateria.

Segurana Eltrica (perodo anual):

x Medio de correntes de fuga e de isolao atravs do analisador de segurana eltrica.

Anotaes: ____/____/____
GLOSSRIO

Contrato em Comodato: um tipo de contrato onde um determinado fornecedor deixa o equipamento
para ser utilizado na EAS condicionado aquisio do material de consumo que ele fornece.

Equipamentos de infra-estrutura: so definidos aqui como equipamentos e dispositivos que fornecem,
suprem ou retiram energia, gua, gases, fazem o condicionamento ambiental, a iluminao, etc. Como
exemplo: central de gases, sistema de ar condicionado, grupo gerador, transformadores de energia
eltrica, filtros de limpeza de gua, sistema de tratamento de lixo e esgoto hospitalar, iluminao de
emergncia, etc.

Equipamentos de apoio: So definidos aqui como equipamentos que do suporte ao pessoal de sade
(mdico, enfermeiras e auxiliares de enfermagem) no tratamento ao paciente. Como exemplo: centrais
de esterilizao, equipamentos de laboratrio, processadoras de filmes de raios-X, estufas, geladeiras,
congeladores, etc.

Equipamentos de aplicao direta: so definidos aqui como equipamentos utilizados diretamente no
paciente para a obteno de diagnsticos ou aplicao de terapias. Como exemplo: ventiladores
mecnicos, bisturis eltricos, Tomografia computadorizada, equipamentos de ultra-som, etc.

Equipamentos de baixa complexidade: so equipamentos cuja complexidade dos circuitos eletrnicos
e, ou mecnicos no apresentam grande dificuldade para manuteno. Os recursos humanos no
precisam ser especializados em equipamento mdicos e o treinamento que demandam bastante
simples. Equipamentos deste tipo podem ser: banho-maria, bero aquecido, estufa esfigmomanmetro,
balana mecnica, bebedouro, ar condicionado, etc.

Equipamentos de mdia complexidade: so equipamentos que exigem um pessoal com formao
bsica e treinamento mais adequado para execuo do reparo. Enquadra-se nesta categoria
equipamentos do tipo: Incubadora, centrfuga, ventilador (tipos mais simples), monitor cardaco,
eletrocardigrafo, eletroencefalgrafo, equipamento para hemodilise, etc.

Equipamentos de alta complexidade: so equipamento que demandam tcnicos qualificados e com
treinamento bastante especializado. Em muitos casos, os tcnicos possuem nvel superior e seu
treinamento, em alguns casos desenvolvido no exterior. Enquadra-se nesta categoria: Ressonncia
Nuclear Magntica, Tomgrafos, analisadores qumicos (alguns tipos), gama cmara, acelerador linear,
ultra-som (diagnstico por imagem), etc.

Estoque mnimo: quantidade mnima de peas que devem ser constantemente mantidas no
almoxarifado. Quando o nmero de uma determinada pea estiver abaixo da quantidade mnima
previamente estabelecida, imediatamente deve ser gerada uma solicitao de aquisio para sua
reposio.

Garantia de aquisio: perodo (normalmente de 12 meses) em que a empresa fornece gratuitamente,
o servio e as peas de reposio para o reparo de alguns dos problemas que ocorrem com o
equipamento. Dependendo do contrato, o servio durante a garantia feito somente na fbrica e o
custo para envio e retorno do equipamento fica por conta do EAS.

Garantia de servio: perodo (normalmente 3 meses) em que a empresa e assistncia tcnica, aps ter
realizado uma manuteno corretiva, fornece gratuitamente o servio e, em alguns casos, as peas de
reposio no caso de ocorrer um defeito no equipamento, idntico ao j reparado.

Inspeo: procedimento que faz parte do programa de manuteno preventiva e que consiste na
calibrao e verificaes simplificadas do funcionamento do equipamento. Ex: verificao do pH dos
reagentes de uma processadora de filmes de equipamento de raios-X, verificao do nvel de leo
lubrificante do grupo gerador, teste de funcionamento do sistema de alarmes em equipamentos de
hemodilise, etc.

Lucro cessante: no caso especfico deste manual, o faturamento que o hospital deixa de ter quando o
equipamento, por qualquer razo para de produzir.
Anotaes: ____/____/____
GERENCIAMENTO DE SERVIOS EXTERNOS

INTRODUO

Uma das principais atividades dos departamentos de engenharia clnica gerenciar os servios
contratados. O entendimento dos seguintes termos essencial para o gerenciamento de servios
contratados:

x Contrato: convergncia de vontades com estipulao de vontades entre as partes;
x Contratante: a parte que paga pelo servio ou bem que ir receber;
x Contratado: a parte que fornece o servio ou o bem, e recebe por isto.

Os pontos chave na definio do contrato so as exigncias contidas nele. Quanto maior o nmero de
exigncias especificadas em um contrato maior ser o seu valor. importante para a contratante
(estabelecimento assistencial de sade - US) definir exatamente quais so as exigncias para cada
equipamento.

TIPOS DE CONTRATOS DE SERVIOS

x Contrato de servio por perodo determinado: esse tipo de contrato geralmente feito para
equipamentos mais sofisticados (raios X, ressonncia magntica, tomografia, etc.). Este
contrato de servio mais adequado, ao valor dos equipamentos necessrios para teste e
calibrao, a dificuldade de obteno de peas de reposio e provavelmente o salrio
diferenciado a ser pago para o tcnico no justificam a manuteno interna. Geralmente, so
feitos nas seguintes modalidades:

x Servio completo: inclui um nmero especfico de manuteno preventiva (MP) realizadas em
intervalos regulares, chamadas ilimitadas para reparo, incluindo todas as peas (exceto
material de consumo), todo trabalho, despesas de viagem e disponibilidade de 24 h por dia,
sete dias por semana, 365 dias por ano;

x Servio com hora limitada: inclui um nmero especfico de chamadas de MP em intervalos
regulares, chamadas ilimitadas para reparo, inclui todas as peas (exceto material de consumo),
todo trabalho e despesas de viagem durante dias especficos da semana (normalmente de
segunda a Sexta, das 8 h as 16 h);

x Servio limitado: inclui um nmero especfico de chamadas de MP em intervalos regulares,
todas as peas (exceto material de consumo) e despesas de viagem at um nmero mximo de
chamadas de servios especificados no contrato.

x Contrato de servio sob demanda: esse tipo de contrato geralmente utilizado para
equipamentos de mdia e baixa complexidade, nesta modalidade destacam-se dois tipos:

x Contrato de servio sob demanda: feito um contrato formal com um determinado prestador
de servio, inclui MP e servio de reparo fornecido aps requisio pelo cliente, pago baseado
no tempo e no material utilizado. Embora, pouco utilizado no Brasil, este tipo de contrato pode
trazer algumas vantagens em termos de custos, tendo em vista a exclusividade, durante a
vigncia do contrato, do prestador de servio, que em princpio foi tambm escolhido em
funo do preo e qualidade.

x Solicitao de conserto para empresas prestadoras de servios: Nesse caso, a empresa s
chamada quando ocorre a necessidade de uma MC, sendo que o responsvel pelo grupo deve
sempre verificar o preo cobrado pelo servio e a qualidade do servio prestado, comparando-
o com outras empresas. Para grupos de manuteno pertencentes a instituies pblicas, de
acordo com o valor do servio, ser necessria a abertura de um edital, com clusulas que
prevejam o valor e a qualidade do servio.

Anotaes: ____/____/____
Qualquer que seja o tipo de contrato a ser adotado, o modo pelo qual ele ser negociado com a
empresa e gerenciado pelo grupo de manuteno um dos pontos crticos que define como o grupo de
engenharia clnica, e conseqentemente o seu responsvel, ser visto pelo restante do pessoal de sade
e principalmente pela administrao da (US).

CONTRATO DE SERVIO POR PERODO DETERMINADO

Quando ocorre a quebra de um equipamento que est sob contrato de servio por perodo
determinado, as atividades a seguir devem ser executadas na seqncia ilustrada na figura 1:]

x Contato com a empresa contratada: quando o responsvel contata a empresa requerendo o
servio necessrio anotar data, horrio, nome e nmero telefnico da pessoa que recebeu a
requisio e a previso de atendimento, caso o servio seja executado no local.

x Servio executado no local: quando o tcnico da empresa vem ao local para executar o servio
importante que um tcnico do grupo de manuteno acompanhe o servio. Deve ser anotada
data, horrio, durao, servio executado, peas substitudas, nome de quem executou o
servio e do tcnico que acompanhou.

x Envio do equipamento: normalmente, requer a necessidade de embalagem de carregamento
especial (em caso de grande porte), de transporte e seguro para transporte. De qualquer modo,
o responsvel pelo grupo de manuteno deve seguir todo o protocolo fixado pela
administrao da US para a retirada e transporte do equipamento (caso no exista um
protocolo o grupo deve criar um).

Figura 1: Atividades executadas para equipamentos em contratos de servio por tempo determinado.

x Data de envio e acessrios enviados: importante anotar o nmero da OS, a data de envio, o
nome da empresa, seu nmero de telefone, a pessoa de contato e a data prevista para entrega
do equipamento em um sistema de controle informatizado ou em uma agenda para este fim. O
controle de envio de equipamentos deve ser rigoroso e so anotados todos os itens
(transdutores, sensores, cabos, etc.) que foram enviados junto com o equipamento para evitar
qualquer dvida no momento de sua devoluo pela empresa. A figura 2 mostra uma ficha para
controle de servios externos sugerido por (Calil e Teixeira, 1998).
Anotaes: ____/____/____
Teste de qualidade: aps o servio executado importante que o equipamento retorne ao
grupo de manuteno e no diretamente ao usurio. O grupo deve criar alguns protocolos de
testes que devem, obrigatoriamente, ser efetuado aps a manuteno de equipamentos,
principalmente aqueles que oferecem riscos ao paciente e ao operador. Cada teste deve ser
baseado nos recursos materiais (equipamentos de teste, fantomas e simuladores) disponveis
no grupo. Uma vez elaborados, estes testes podem ser efetuados pelo prprio tcnico e,
atravs deles, verificar diversos itens do equipamento, desde o estado da pintura externa, at a
sua calibrao.

Figura 2: Sugesto de ficha de controle de servios externos

Anotaes: ____/____/____
CONTRATO DE SERVIO SOB DEMANDA

A seqncia de atividades executadas quando um equipamento encontra-se em contrato de
servios sob demanda so ilustradas na figura 3.

As atividades iniciais (envio do equipamento e registro de datas e acessrios enviados) e finais (teste de
qualidade do equipamento e entrega do equipamento ao usurio) so idnticas s executadas nos
contratos por tempo determinado.

Um detalhe importante que deve estar especificado na ficha de controle externo, que o equipamento
est sendo enviado para oramento, e que o servio somente ser realizado com a autorizao por
escrito da US. A pessoa responsvel por receber o equipamento na empresa deve assinar a ficha.

As outras atividades executadas para equipamentos em contratos sob demanda so:

x Elaborao do oramento: para servios solicitados ou com contratos sob demanda
necessrio que a empresa faa um oramento do servio a ser executado. Nos casos de
solicitao de servios, o responsvel pelo grupo pode ficar sem opo de um segundo
oramento quando o conserto efetuado na fbrica. O servio de manuteno externo e sem
contrato pode ser bastante problemtico, tendo em vista que muitas empresas cobram para
efetuar um oramento de reparo e no recomendvel o envio do equipamento para mais do
que duas empresas. normal que, para a elaborao de cada oramento, as empresas abram o
equipamento. Isso o deteriora significativamente e poder onerar ainda mais a sua
manuteno e durabilidade.

x Aprovao do oramento: no caso de empresas pblicas, a aprovao do oramento pode ser
bastante demorada, pois depende de uma srie de fatores (disponibilidade de verbas, limites
Anotaes: ____/____/____
de licitao, necessidade de concorrncia, etc.). A no aprovao do oramento implica na
retirada do equipamento, e todas as atividades desenvolvidas anteriormente para o seu envio
devem ser repetidas para expedi-lo a outra empresa. No caso de no aprovao do oramento,
o responsvel solicita os servios de outra empresa.

x Desativao do equipamento: dependendo do valor do oramento e do motivo da avaria,
talvez a melhor opo seja investir na aquisio de um novo equipamento. Para essa deciso
deve ser avaliado o custo da mo-de-obra, a dificuldade de obteno de peas de reposio, o
nmero de vezes que este equipamento vem apresentando falhas nos ltimos anos, a
existncia de tecnologias mais modernas com um menor custo de operao, a disponibilidade
financeira da US, etc. A deciso de desativar o equipamento deve ser justificada e discutida
com a administrao da US.

O sistema de controle de servios externos deve indicar com antecedncia (caso seja um sistema
informatizado) ou estar programado na agenda de atividades o acompanhamento, pelo responsvel no
grupo, do tempo previsto para a concluso do servio de reparo e a volta do equipamento ao servio.
importante que este acompanhamento seja executado de forma rigorosa para forar as empresas
contratadas a cumprirem o prazo estabelecido.

Quando o equipamento retornar aps o servio ser executado ou de uma empresa cujo oramento no
foi aprovado, importante que um tcnico do grupo de manuteno verifique, se tanto o equipamento,
quanto s partes e acessrios enviados, retornaram e encontram-se, pelo menos externamente, nas
mesmas condies em que foram enviados.

AVALIAO DOS CUSTOS DE MANUTENO

O grupo de engenharia clnica responsvel pela indicao de como ser feito o servio de manuteno
nos equipamentos. O grupo deve definir qual a opo de servio que trar a melhor relao
custo/benefcio para a instituio. A forma mais indicada para avaliar qual a melhor opo de servio
elaborar um formulrio de avaliao de custos de servios, um exemplo deste formulrio ilustrado na
Tabela 1. Neste formulrio pode-se observar que o custo no depende apenas da mo de obra e das
peas de reposio, uma srie de outros fatores devem ser analisados e quantificados.

N/A - No Aplicvel;
1 - Somente para manuteno preventiva;
2 - Depende das condies contratuais;
Anotaes: ____/____/____
3 - Custo estimado de necessidades especiais (ex. calibrao de equipamento de teste).
Alguns desses fatores podem ser facilmente quantificados, enquanto outros devem ser analisados
cuidadosamente:

x Mo de obra: geralmente o custo feito pela hora trabalhada, para determinar o custo de
servio interno necessrio possuir uma estimativa de quanto tempo o equipamento ficar em
reparo por um perodo de tempo;
x Contrato: deve-se ter em mente que depende das exigncias contratuais;
x Excluso de tarefas: pode ser determinado nas condies contratuais;
x Peas de reposio: custo das peas, se as peas so importadas interessante verificar se a
contratada possui armazm alfandegrio, pois as instituies pblicas podem conseguir as
isenes de impostos; Caso as peas devam ser importadas, h um tempo de espera at a
chegada das mesmas, que deve ser analisado no tempo de parada;
x Custo de armazenagem: em todo tipo de armazenagem h um custo relacionado, deve-se fazer
uma anlise cuidadosa para determinar a necessidade ou no de se manter uma pea em
estoque;
x Custo de treinamento: necessrio para a capacitao dos integrantes do grupo;
x Depreciao dos equipamentos de teste: deve ser considerada a depreciao dos
equipamentos do grupo que so utilizados na manuteno e teste dos equipamentos mdicos;
x -
"Software" de diagnstico: custo do "software" de diagnstico; "Software de atualizao:
custo do "software" de atualizao;
x Valor do seguro: determinado em contrato com a empresa seguradora;
x Custo de deslocamento: incluem despesas de viagem e hospedagem do tcnico, deve ser
considerada a proximidade do local de atendimento;
x Diversos: fatores como tempo de parada deve ser analisado, o custo financeiro por no realizar
o servio e o custo social, no tempo de parada devem ser considerados proximidade do local de
atendimento, disponibilidade de peas, confiabilidade da empresa, etc;
x Gerenciamento: custo de gerenciamento;
x Extras: despesas como taxas, transporte, etc.

Aps a identificao do custo total e de todas as consideraes no financeiras para cada opo de
servio, pode-se fazer a seleo final. Para isto, deve ser analisado o equipamento envolvido, a regio
geogrfica, o nvel do servio, o tempo de resposta solicitado e as caractersticas da USo Esta anlise
pode ser feita utilizando uma matriz onde so atribudos pesos e notas para cada caracterstica
analisada, como ilustrada na tabela II.

Anotaes: ____/____/____

P = peso; N = nota; T = total

As caractersticas acima devem ser avaliadas cuidadosamente:

x Custo estimado: o custo estimado do servio, tem uma maior pontuao, o que apresenta o
melhor preo e est relacionado com o tipo de servio;
x Tipo de servio: descreve qual o tipo tem maior pontuao, aquele que apresenta um servio
mais completo;
x Proximidade ao local de atendimento primrio: o atendimento primrio pode ser na prpria US
ou na prestadora de servio; tem maior pontuao a empresa mais prxima ao US (reflete no
tempo de resposta);
x Nmero de pessoas para atendimento primrio: tem maior pontuao quem possuir o maior
nmero de pessoas, ou seja, maior disponibilidade para executar o atendimento (tambm
reflete no tempo de resposta);
x Proximidade ao local do pessoal de suporte tcnico: quanto mais prximo maior a pontuao
(reflete no tempo de reparo);
x Garantia do tempo de resposta: aplica-se quando estabelecido um tempo limite para resposta,
recebe maior pontuao a empresa que garante o menor tempo de resposta;
x Proximidade ao local das peas: quanto mais prximo maior pontuao, (reflete no tempo de
reparo);
x Disponibilidade de peas: se os equipamentos so importados, deve-se analisar a existncia de
peas em estoque no pas ou se existe a necessidade de importao;
Anotaes: ____/____/____
"Software" de diagnstico: a existncia de "Software" de diagnstico diminui o tempo de
reparo;
x Manual de servio: a existncia de manual de servio contribui para velocidade do reparo;
x Horas cobertas pelo valor do servio: recebe maior pontuao a empresa que apresenta o
maior nmero de horas;
x Custo das horas fora do horrio contratado: recebe maior pontuao a empresa que apresenta
o menor custo;
x Nmero de chamadas para reparo por ano: recebe maior pontuao a empresa que apresenta
o maior nmero de chamada para reparo por ano;
x Disponibilidade de emprstimo de equipamentos: quando a empresa tem disponibilidade de
emprstimo para substituir o equipamento em reparo, isto diminui o tempo de parada do
equipamento, recebe maior pontuao a empresa que apresenta a maior disponibilidade de
emprstimo;
x Estabilidade organizacional: um dado que pode ser conseguido em outras instituies que j
trabalharam com a empresa ou em contratos (prestaes de servio) anteriores com a prpria
US;
x Tempo no negcio: recebe maior pontuao a empresa que possui maior tempo;
x Suporte do fabricante: indica se a empresa (caso no seja o prprio fabricante) tem suporte ou
representante do fabricante;
x Qualidade do servio: mede se a empresa executa o servio com qualidade (por exemplo, o
equipamento retornou calibrado, existncia de protocolo de testes, existncia de
equipamentos de teste e calibrao, retorno de equipamentos com parafusos e porcas soltos,
etc.) um dado que pode ser conseguido em outras instituies que j trabalharam com a
empresa ou em contratos (prestaes de servio) anteriores com a prpria US.
x Tempo de colocao das peas de reposio: recebe maior pontuao a empresa que
apresentar o menor tempo;
x Reparos feitos corretamente na primeira vez: existe are-chamada para executar o mesmo
servio, recebe maior pontuao a empresa que apresenta o maior nmero de reparos feitos
corretamente na primeira vez; informao que pode ser conseguido em outras instituies que
j trabalharam com a empresa ou em contratos (prestaes de servio) anteriores com a
prpria US;
x Reparos feitos no tempo adequado: a empresa executa o trabalho dentro do tempo adequado
ou existe muita demora; informao que pode ser conseguido em outras instituies que j
trabalharam com a empresa ou em contratos (prestaes de servio) anteriores com a prpria
US;
x Satisfao geral: mede a satisfao do usurio (por exemplo, baixo tempo de resposta, o
equipamento retornou limpo ou no, baixo ndice de re-chamadas, etc.); informao que pode
ser conseguido em outras instituies que j trabalharam com a empresa ou em contratos
(prestaes de servio) anteriores com a prpria US.
A empresa que apresentar a maior pontuao final a mais indicada para a execuo do servio.

MONITORAO DE SERVIOS EXTERNOS

Tendo concludo a seleo do fornecedor e realizado a adjudicao do contrato de servio, o
desempenho da empresa contratada precisa ser monitorado para assegurar que a US ir receber o
servio que foi contratado. Para esta monitorao necessrio, sempre que houver uma chamada de
servio ou ocorrer uma visita de MP, a empresa deve notificar o departamento de engenharia clnica.
Um relatrio detalhado do servio precisa ser fornecido, listando os problemas, as aes de
correo, as horas trabalhadas, as horas de incio de atendimento, as peas utilizadas para o reparo e o
preo de cada item. A US deve utilizar este relatrio para determinar o custo real do servio.
Com este relatrio alguns indicadores podem ser elaborados e analisados, como:
Anotaes: ____/____/____

x Tempo de atendimento ou tempo de resposta: tempo gasto para o tcnico chegar ao
equipamento;
x Tempo de reparo ou tempo de soluo: tempo gasto para reparar o equipamento aps a
chegada do tcnico;
x Tempo entre falhas: depois de uma quantidade razovel de falhas pode ser analisado em
funo do tempo mdio;
x Disponibilidade do equipamento: tempo em que o equipamento est disponvel para executar
o servio dado em %;

Anotaes: ____/____/____
AQUISIO DE EQUIPAMENTOS MDICOS

INTRODUO

O processo de aquisio de equipamentos mdicos tem incio com a solicitao de aquisio,
geralmente feita pela equipe, clnica da instituio. Esta solicitao pode ser feita para a reposio, ou
atualizao, de certa tecnologia existente ou determinada atravs de planejamento estratgico para
cumprir a misso da instituio. Para o sucesso do processo de aquisio, algumas etapas devem ser
executadas em seqncia, como ilustra o diagrama da figura 1.

Os trs primeiros passos, definio das necessidades clnicas, avaliao das condies ambientais e
levantamento dos equipamentos existentes no mercado, so relativos obteno de informaes e de
fundamental importncia para a determinao do equipamento que melhor atenda as necessidades da
instituio. Estes passos so realizados atravs de um processo interativo onde as etapas so repetidas
at alcanar um volume suficiente de informaes. Este processo envolve pessoal de vrias reas, em
interao contnua.

Os passos seguintes so relativos negociao para definir o equipamento a ser adquirido. Estes passos
so: especificar o equipamento, solicitar as propostas, avaliar as propostas e equipamentos, escolher o
fornecedor, emitir o contrato, receber o equipamento e instal-Io. Se for uma substituio, os passos de
especificao do equipamento e solicitao de propostas podem ser evitados, desde que j tenham sido
executados quando adquiriram o equipamento que est sendo substitudo.

A etapa de avaliao de propostas e oramentos pode levar o processo para o estgio inicial, quando
nenhuma das propostas atende s necessidades da instituio ou os recursos disponveis para a
aquisio do equipamento no so suficientes.

Figura 1: Diagrama de etapas para a aquisio de equipamentos mdicos

Anotaes: ____/____/____
DEFINIO DAS NECESSIDADES CLNICAS

Esta etapa do processo de aquisio de equipamentos mdicos, tem como objetivo, gerar uma descrio
quantitativa das necessidades clnicas. Recomenda-se um trabalho em equipe para facilitar as interaes
no processo. A equipe deve ser formada por mdicos (interesse nos resultados fornecidos pelo
equipamento), enfermeiros (interesse na facilidade de utilizao) e engenheiros clnicos (interesse na
representao tcnica, ligao com fornecedores, segurana na utilizao do equipamento, treinamento
e efetividade).

A equipe deve executar as seguintes tarefas:

x Definio dos objetivos clnicos - definir os objetivos clnicos relacionados ao problema, em
linguagem sucinta, precisa, direta e clara para todas as partes. Servir como base para a escolha e
avaliao dos equipamentos (se o resultado for uma lista de itens desejveis e no de itens
necessrios, deve estar em ordem de prioridade);
x Especificar as variveis fisiolgicas - quantificar o tipo e o limite das variveis fisiolgicas que sero
medidas e estimuladas, registradas e analisadas;
x Definir as restries de natureza clnica - riscos que no so admissveis (como infeco), tempo de
resposta e alarme, como deve ser a apresentao dos dados;
x Monitorar o ciclo de vida da tecnologia, das inovaes e determinar a utilidade clnica das mesmas.

AVALIAO DAS CONDIES AMBIENTAIS

Consiste na obteno das informaes sobre o ambiente de operao do equipamento. importante
detectar qualquer restrio imposta pelo ambiente. As variveis ambientais a serem observadas so:

x Espao - levantar as necessidades de espao para qualquer equipamento, independente do seu
tamanho, para a equipe clnica e paciente (e seus acessos, manuteno e calibrao) envolvidos no
uso do mesmo. Devem ser verificadas as rotas de passagem para garantir que o equipamento
chegar ao local de instalao. No caso de UTI, o espao a beira do leito deve ser otimizado;
x Alimentao - verificar a alimentao eltrica disponvel (nmero de fases, nvel de tenses e
correntes de operao e alimentao de emergncia), ar comprimido, oxignio, gases anestsicos,
rede de vcuo, gua e sistema de descarte de material;
x Peso - verificar a capacidade e carga de prateleiras, carrinhos e suportes para equipamentos de
pequeno porte e dos pisos para equipamentos de grande porte (a rota de passagem tambm deve
ser verificada)
x Temperatura - a faixa de temperatura na maioria dos hospitais adequa-se maioria dos
equipamentos. Um cuidado especial deve ser tomado em ambientes cujo ar condicionado
desligado durante a noite e fins de semana. Se o equipamento produz calor deve ser analisada
(contabilizar espao e custo) a necessidade da instalao de equipamentos de ar condicionado
adicionais;
x Vibrao e choque - verificao no caso do equipamento ser instalado em ambiente fora do normal;
x Campos eltrico e magntico - a existncia destes campos deve ser evitada, pois podem prejudicar
o funcionamento do equipamento. Dispositivos de diatermia, eletrocautrios, antenas de rdios e
grandes motores so risco em potencial. A blindagem ou a realocao so solues;
x Ambiente inflamvel ou explosivo - em ambientes com riscos de exploso (salas cirrgicas, por
exemplo), ou onde so armazenados materiais inflamveis necessrio projeto especial;
x Umidade - em locais com elevada umidade devem ser tomados cuidados especiais (instalao de
medidor). Se h risco de spray (contra incndio), borrifos de lquidos de materiais ou torneiras, etc.,
pode ser necessria uma proteo contra gua (ralos so importantes nestes casos);
x Padres aplicveis - analisar padres e normas nacionais e internacionais para obter informaes
relacionadas ao equipamento e suas limitaes ambientais, por exemplo: problemas de emisso de
radiao ionizante.

Anotaes: ____/____/____
LEVANTAMENTO DOS EQUIPAMENTOS DISPONVEIS NO MERCADO

Com as exigncias clnicas definidas e conhecendo as condies ambientais, o prximo passo no
processo de aquisio a obteno de informaes especficas sobre os equipamentos disponveis no
mercado que preencham as necessidades da instituio.

A tarefa de obteno dessas informaes realizada atravs de pesquisa bibliogrfica em propagandas,
servios de divulgao, publicaes dos fabricantes, web sites e em instituies que possuam
equipamentos semelhantes. Durante a obteno de informaes til ter uma idia do custo do
equipamento. Ao final da pesquisa tem-se uma lista de possveis equipamentos e seus respectivos
fornecedores, que atendam as necessidades da instituio.

Atravs de contato com os fornecedores consegue-se informaes mais detalhadas dos equipamentos.
interessante para a instituio armazenar as informaes obtidas na pesquisa para facilitar pesquisas
futuras.

A estimativa de custo do equipamento realizada durante a pesquisa e atualizada ao longo da mesma.
Esta estimativa dever conter o mximo de custos relacionados ao equipamento (por exemplo:
instalao e treinamento).

Tendo concludo a pesquisa, as informaes devem ser apresentadas de forma direta a equipe de
trabalho. Nesta etapa do processo, algumas questes devem ser analisadas:

x Possveis mudanas nas exigncias clnicas;
x Avaliar a relao custo-benefcio;
x Chegar a uma concluso final sobre o mximo da efetividade de custo.

O resultado da anlise destas questes uma lista definitiva de exigncias clnicas e limitaes
ambientais. A lista gerada fornece subsdios para a deciso de como ser efetuada a compra, que pode
basicamente, ser realizada de duas formas:

1. Compra direta - os equipamentos disponveis no mercado so avaliados e emiti-se uma ordem
de compra para o fornecedor selecionado;
2. Contrato de compra - utilizado para sistemas maiores, com vrias partes e at instalaes.
necessria uma especificao detalhada do equipamento, uma solicitao de propostas dos
fornecedores, uma avaliao dos equipamentos, escolher o fornecedor e executar o contrato.

Em instituies privadas h uma maior flexibilidade com relao s compras diretas. Nas instituies
pblicas as compras diretas limitam-se a equipamentos com valor muito baixos. Nestas instituies, a
maioria das compras realizada atravs de processo de licitao. Os processo de licitao so divididos
em trs modalidades:

x Concorrncia - modalidade de licitao entre quaisquer interessados que, na fase inicial de
habilitao preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no
edital para a execuo de seu objeto;
x Tomada de preos - se realiza entre os interessados devidamente cadastrados em qualquer
entidade da Administrao Pblica, ou que, at no terceiro dia anterior data do recebimento
das propostas, atendam a todas as condies exigidas para cadastramento, observada a
qualificao necessria;
x Convite - a licitao realizada entre interessados pertencentes ao ramo do objeto, escolhidos
e convidada entre cadastrados ou no em nmero mnimo de trs.

As modalidades de licitao acima referidas so determinadas em funo de limites estabelecidos pelos
valores estimados para a aquisio, apurados em pesquisa eficiente de mercado. Essa pesquisa de
absoluta importncia j que qualquer falha poder determinar a anulao da licitao em decorrncia
do uso inadequado da modalidade.

Anotaes: ____/____/____
ESPECIFICAO DE EQUIPAMENTOS MDICOS

Este documento deve ser elaborado com muito cuidado, para garantir que sejam oferecidas propostas
adequadas s necessidades da instituio. O modelo abaixo bastante completo e pode ser modificado
de acordo com essas necessidades.

Escopo

Define as reas cobertas pela especificao, apresenta a organizao e estabelece abreviaes.
Documentos relacionados

Lista os documentos ligados especificao, que devem ser considerados parte dela. Indica a
precedncia entre eles em caso de conflito e define como podem ser feitas alteraes especificao.

Requerimentos

x Objetivos: descreve os objetivos esperados do sistema.
x Requerimentos gerais: apresenta fatores restritivos como filosofia clnica, instalao j
existente, fatores ambientais e caractersticas genricas necessrias.
x Requerimentos especficos: descreve-se os itens de especificao, ou seja, as caractersticas
funcionais do equipamento de forma qualitativa e quantitativa para atender as necessidades
especficas de carter clnico, tcnico e ambiental. Os itens de especificao podem ser
classificados em:
x Nome do equipamento - nome que usualmente identifica o equipamento;
x Configurao fsica - especificar se o material descartvel ou reutilizvel, implantvel ou no
implantvel, invasivo ou no invasivo, esterilizvel ou no esterilizvel, etc.;
x Tipo de montagem - especifica a forma na qual o equipamento ficar montado para a utilizao
(porttil, sobre rodzios, fixo, estativa, bancada, etc.);
x Princpio de funcionamento - se aplicvel, especifica o princpio de funcionamento utilizado
pelo equipamento (ultra-som, piezeltrico, sistema Venturi, pneumtico, etc.);
x Capacidade nominal - indica a quantidade de trabalho que o equipamento pode processar por
ciclo (volume de exames por hora, nmero de amostras processada por hora, etc.);
x Dimenses fsicas - define as dimenses fsicas aproximadas internas e externas do
equipamento;
x Parmetros exigidos - indica o limite inferior e superior que o equipamento pode processar,
medir, monitorar, etc. (faixa de temperatura, tempo, velocidade, presso, etc.)
x Sistemas e dispositivos de controle - indicar todos os parmetros que podem ser ajustados
atravs de controle (volume corrente de mistura ar e 2' 'freqncia respiratria);
x Sistemas e dispositivos de alarme - indicar quais parmetros devem ser monitorados ou
protegidos por alarmes, ajustes das faixas, etc. (alarme para taquicardia e bradicardia de um
monitor cardaco);
x Sistemas de apresentao de dados - especificar a forma que os parmetros devem ser
indicados ou registrados (tela de monitor, registrador trmico, display de cristal lquido,
impressora, etc.);
x Exatido - expressa qual o valor mximo do erro permitido para o equipamento (erro mximo
de infuso 2 %);
x Preciso - especifica o nmero de casas decimais aps a virgula necessrias utilizao
adequada do equipamento;
x Sensibilidade - especifica o menor incremento na entrada que produz uma variao na sada;
x Resoluo - especifica o menor valor de escala de medida ou registro que o equipamento
capaz de fornecer;
x Sadas e entradas - especifica quantas e quais devem ser as entradas e sadas, suas
caractersticas e compatibilidades necessrias (entrada e, ou sada isolada, sada padro
RS232C, etc.);
x Acessrios - especifica quantos e quais os acessrios que devem acompanhar o equipamento,
suas caractersticas e finalidades (cabos, eletrodos, transdutores, circuito de paciente, etc.);
x Caractersticas de construo - especifica as caractersticas de construo e acabamento do
equipamento (protegido contra corroso, em ao inoxidvel, cor, etc.);
Anotaes: ____/____/____
Sistemas e dispositivos de segurana - especifica quais os requisitos que o equipamento deve
incorporar visando a segurana do paciente, do usurio e do ambiente nos aspectos eltrico,
mecnico, de radiao, bacteriolgica, qumica, etc.;
x Alimentao - especifica o tipo e caractersticas de alimentao que o equipamento deve ter
(alimentao eltrica 220 V - 60 Hz, vcuo, gases, bateria, etc.);
x Exigncias tcnicas ou normativas - em equipamentos onde j existam as exigncias tcnica
definidas em normas, possvel a eliminao de alguns itens (como: sensibilidade, resoluo,
segurana, etc.). Entretanto importante mencionar na especificao a norma que o
equipamento deve obedecer. Por outro lado, as exigncias estabelecidas pelas normas devem
ser cuidadosamente analisadas para verificar se as mesmas esto em sintonia com aquelas
estabelecidas pela equipe. Um cuidado especial deve se ter com equipamentos que gerem
radiao, os de baixa intensidade (raios-X, mamgrafo, tomgrafo, etc.) devem seguir as
exigncias da portaria 453/98 - SVS/MS. Os de alta intensidade (acelerador linear,
braquiterapia, medicina nuclear) devem seguir as exigncias do CNEN;

Teste e aceitao do equipamento

Define como sero feitos os testes de aceitao e as condies nas quais o equipamento ser aceito. A
utilizao dos dados de testes do fabricante pode servir como ponto de partida (checar pelo menos se
ele faz o que diz fazer).

Clusulas especiais

Dentro de um processo de aquisio de equipamento, as exigncias institucionais, assim como as
exigncias tcnicas, nem sempre atendem quelas necessrias equipe tcnica e, ou clnica. Desta
maneira necessria a elaborao de exigncias especiais e especficas para o equipamento, com a
finalidade de evitar que a equipe de manuteno, assim como, a equipe clnica tenha longos e
desgastantes conflitos com os fornecedores. Algumas das exigncias que podem ser analisadas e
inseridas como clusula especial so descritas a seguir:

x Peas de reposio - Durante o processo de aquisio necessria a avaliao da melhor forma pela
qual ser dada a manuteno no equipamento no perodo ps garantia: se por contrato ou se o
setor de manuteno assumir a responsabilidade. Esta deciso se faz necessria, tendo em vista
sua influncia no tipo e no contedo da lista de peas de reposio a serem adquiridas. Para a
elaborao desta lista, devem ser avaliados aspectos como: manuteno ao nvel de troca de
placas, existncia do material no mercado nacional, lista de estoque do fornecedor, facilidade de
importao do material, custo de estoque, possibilidade de investimento para estoque de custo real
e social devido paralisao do equipamento por falta de peas de reposio. De qualquer forma,
deve ser feita uma avaliao com o fornecedor de modo a se evitar paralisaes desnecessrias e
custo excessivo de estoque. Pode-se utilizar uma matriz com notas e pesos para chegar a uma
concluso final, ilustrada na tabela I;

x Garantia de peas de reposio - Uma vez definida qual ser a forma de manuteno para o
equipamento em questo, deve ser vinculado ao processo de compra, o compromisso do
fornecedor ou fabricante de fornecer peas de reposio ou material de consumo, por um perodo
mnimo de 10 anos, de modo a possibilitar a utilizao plena do equipamento, enquanto atender as
necessidades do usurio dentro de padres seguros, independente da descontinuidade de sua
fabricao. Em se tratando de equipamentos importados, necessrio tomar um maior cuidado no
tocante ao fornecimento de partes e peas, pois a forma como as peas futuramente necessrias
devero ser fornecidas, poder levar a uma manuteno com maior ou menor agilidade.

Caractersticas Peso Nota Total
Custo estimado da pea
Existncia da pea no mercado nacional
Lista de estoque do fornecedor
Facilidade de importao da pea
Proximidade ao fornecedor
Custo de estocagem
Anotaes: ____/____/____
Confiabilidade do fornecedor
Custo de paralisao do equipamento por falta de
pea de reposio.

x Garantia de fornecimento de manuais tcnicos - Todo processo de aquisio deve levar em conta,
que o setor tcnico sem uma documentao adequada no poder resolver os defeitos que o
equipamento vier a apresentar, sem comprometer, a qualidade dos resultados apresentados.
Assim, no basta notificar que a empresa deve fornecer toda a documentao tcnica, pois existe
uma grande quantidade de empresas que possuem apenas o catlogo com as especificaes
tcnicas, o que est longe de ser o suficiente para possibilitar uma manuteno qualificada pela
equipe local. Como documentao tcnica devemos entender o fornecimento de:

x Manual de operao;
x Manual de servio;
x Esquemas eletrnicos;
x Esquemas mecnicos;
x Esquemas pneumticos;
x Procedimentos de calibrao;
x Lista de equipamentos de calibrao;
x Procedimentos de manuteno preventiva;
x Lista de peas de reposio e respectivo cdigo.
x Prazo de garantia - Para diversos tipos de equipamentos comum que o prazo de garantia,
normalmente, oferecido pelos fornecedores e fabricantes, seja menor do que um ano. Em caso de
justificativa insatisfatria pelo fabricante e fornecedor dos motivos desta reduo, recomendada a
solicitao atravs do edital do prazo mnimo de garantia igual a um ano. Um ponto de extrema
importncia a ser enfocado sobre garantia o prazo real da mesma. Em muitos casos, embora a
garantia dada seja de um ano, em caso de quebra, o tempo de paralisao do equipamento durante
este perodo pode ser bastante grande. Assim, importante que durante o processo de aquisio,
seja includa uma ou mais clusulas, que obriguem o fornecedor e fabricante a estender o perodo
de garantia por igual, caso o equipamento fique paralisado por mais de 30 dias. Para o caso de
equipamentos importados, esta negociao deve ser mais rigorosa tendo em vista o longo tempo
necessrio para a importao de partes e peas.
x Competncia tcnica do fornecedor - Mesmo que a unidade de sade j disponha de equipes de
manuteno, necessrio que o fabricante e fornecedor possua uma equipe de manuteno
prpria ou por representao, tecnicamente capaz de reparar o equipamento em um curto espao
de tempo e a custo compatvel queles praticados no mercado para um mesmo tipo de
equipamento. No raro, principalmente para equipamentos importados, vendidos e mantidos por
representantes nacionais, a falta de pessoal especializado na manuteno dos mesmos. Embora, em
casos de conflitos seja possvel uma ao judicial, nenhuma das partes sai vencedora, tendo em
vista o prejuzo social causado pela longa paralisao do equipamento.
x Responsabilidades por falhas tcnicas do equipamento - Para alguns fabricantes menos idneos, sua
responsabilidade para com o equipamento termina no recebimento financeiro. Assim, do ponto de
vista do fornecedor, no sua responsabilidade quando equipamento que aps algum tempo de
utilizao apresentem falhas de projetos, defeitos de fabricao ou desgaste excessivo de partes e
peas. Esta situao onera ainda mais o comprador pela substituio ou alterao de partes do
equipamento. necessrio que no edital de licitao, o fornecedor saiba que durante um
determinado perodo aps a aquisio (normalmente, dois anos), ele totalmente responsvel por
estes tipos de problemas que venham ocorrer.
x Treinamento - Para unidades de sade que j possuam equipes de manuteno ou que estas se
encontrem em fase de implantao, de extrema importncia que seja solicitado a obrigatoriedade
de treinamento de uma ou duas pessoas da equipe em cada aquisio. Esta clusula de suma
importncia para o bom funcionamento do grupo de manuteno, tendo em vista a grande
dificuldade que a maioria dos licitantes iro impor para a execuo do treinamento, aps o
pagamento do material objeto da licitao. importante lembrar que estes treinamentos envolvem
custos extras para o fabricante e para o fornecedor e que normalmente representam um adicional
no valor total do equipamento.]
x Testes tcnicos e clnicos do equipamento - Para o caso de modelos de equipamentos cuja unidade
de sade no tenha experincia quanto a qualidade e operao, importante que estes sejam
Anotaes: ____/____/____
submetidos a uma srie de testes clnicos e tcnicos prvios da aceitao do equipamento. Para os
testes clnicos, o equipamento dever permanecer em operao na rea clnica durante uma
semana, no mnimo. Para os testes tcnicos, o prazo dever ser estabelecido pela equipe tcnica,
de acordo com os recursos disponveis para o trabalho. Assim, no edital devero constar clusulas
que obriguem os fornecedores a cederem o equipamento para testes durante determinado
perodo, imediatamente aps a abertura das propostas dos licitantes e identificao dos
fornecedores classificados. Isto possibilita ao grupo de avaliao das propostas, o acesso a um
maior nmero de informaes para julgamento das mesmas. Nos casos de equipamentos bastante
sofisticados e, ou de alto custo, onde a equipe tcnica no tenha suficiente conhecimento para
exames de partes internas, recomendvel a presena de um representante tcnico do fornecedor
para abertura do mesmo.
x Exigncia de referncias de outros clientes - Para a aquisio de equipamentos cujo fabricante seja
desconhecido no mercado e cuja equipe de manuteno no se sinta segura para execuo da
avaliao, importante que o licitante fornea uma lista de clientes que j trabalhem com este
equipamento por algum tempo. De posse desta informao, a equipe de avaliao das propostas
poder investigar o comportamento do equipamento, dos custos para sua manuteno e da
qualidade de atendimento do licitante.
x Outras - sempre interessante no processo de avaliao, durante o perodo da licitao, a
verificao da proximidade do representante tcnico para manuteno do equipamento a ser
adquirido. O custo de transporte e dirias de um tcnico para execuo de servios de reparos, em
outras cidades ou estados longe da oficina de manuteno, pode tornar invivel a operao do
equipamento. Assim, para equipamentos que atendam as qualificaes exigidas em edital,
aconselhvel a escolha daquele, cujo representante tcnico esteja mais prximo.

Dependendo do porte do equipamento a ser adquirido, mesmo possuindo a unidade, um grupo de
manuteno, obrigatria a utilizao de contratos de manuteno ps-perodo de garantia. Nestes
casos, seria interessante, para comparao na avaliao das propostas, solicitar aos fornecedores o
valor atual de seu contrato de manuteno, assim como, uma cpia desse contrato para verificao das
condies de manuteno. interessante a elaborao de uma minuta de contrato para contratao de
servios de manuteno que poder ser tomada como base na definio das condies que melhor se
adqem realidade local. No s devido distncia, mas devido a mo de obra especializada, em
casos de inexistncia de um contrato de manuteno, os representantes tcnicos costumam cobrar
preos que podero at, se no inviabilizar sua manuteno, paralisar o equipamento por um
determinado perodo, at a obteno de recursos financeiros. Desta maneira, importante analisar as
clusulas contratuais para verificar:

x O nmero de visitas para manuteno corretiva;
x O nmero de manutenes preventivas e o trabalho que ser executado;
x As responsabilidades do fabricante para com o equipamento;
x Os custos extracontratuais envolvidos para manuteno;
x As responsabilidades do contratante.

SOLICITAO DE PROPOSTAS

A solicitao de propostas feita atravs de um pedido de proposta, que deve conter as seguintes
informaes:

x Apresentao da instituio e o que est sendo comprado;
x Lista os documentos que compem a especificao;
x Detalhar como deve ser feita a proposta - as informaes esperadas do fornecedor, inclusive
eventuais alteraes na especificao;
x Indicar como sero avaliadas as propostas e que nenhuma insatisfatria ser aceita;
x Como, quando e onde devem ser entregues as propostas.

A proposta deve ser revisada pelo departamento jurdico da instituio, mas a verso final deve ser
conferida. No mandar propostas para fornecedores inviveis, pois eles podem responder com
propostas muito baixas e causar problemas. O pedido de propostas das instituies pblicas feito
atravs de edital de licitao (para as modalidades concorrncia e tomada de preos), que deve conter:

Anotaes: ____/____/____
Prembulo do qual contar o nmero de ordem da licitao em srie anual, o nome e
qualificao da repartio interessada, o setor responsvel ou interessado pela aquisio, a
modalidade, o regime de execuo, o tipo de licitao, local, dia e hora para o recebimento da
documentao e da proposta e para o incio da abertura dos envelopes;
x Indicao clara e completa do objeto da licitao. Se for necessria uma especificao extensa,
com riqueza de detalhes, pode-se indicar o objeto no corpo do edital, indicando sua
complementao em anexo;
x Prazo e condies para assinatura do contrato ou retirada dos instrumentos equivalentes,
prazo para execuo do contrato e prazo para a entrega do objeto;
x Sanes administrativas e penalidades para o caso de inexecuo total ou parcial do ajuste
acordado em decorrncia da licitao;
x Local onde se possa obter informaes relativas licitao e a seu objeto, bem como, onde se
possa obter demais documentos ou elementos importantes ao atendimento das obrigaes
necessrias ao cumprimento do objeto da licitao, fornecendo horrio de atendimento,
nmeros de telefones, fax, etc.
x Condies para a habilitao dos licitantes e forma para a apresentao das propostas;
x Critrio de julgamento, com disposies claras e critrios objetivos, por exemplo:

Caractersticas Peso Nota Total
Custo estimado da pea
Existncia da pea no mercado nacional
Lista de estoque do fornecedor
Facilidade de importao da pea
Proximidade ao fornecedor
Custo de estocagem
Confiabilidade do fornecedor
Custo de paralisao do equipamento por falta da
pea de reposio.

A pontuao final da proposta tcnica (PT), ser obtida pela frmula a seguir:

Onde:

PT = pontuao final da proposta tcnica;

Ni = nota nos quesitos bsicos;

Pi = peso dos quesitos bsicos.

x Critrio para aceitabilidade de preos unitrios e globais, proibida a fixao de preo mnimo,
critrios estatsticos ou faixas de variao relativos a preos de referncia;
x Critrio de ajuste, que deve retratar a variao efetiva de custos de produo, mediante
adoo de ndices especficos ou setoriais, a contar da data prevista para a apresentao das
propostas ou do oramento referente, at a data do pagamento de cada parcela;
x Condies de pagamento, que em caso de licitao internacional no podero diferenciar
empresas brasileiras e estrangeiras;
x Instrues e normas para a interposio de recursos;
x Condies para o recebimento do objeto da licitao;
x Quaisquer outras indicaes especficas da licitao.

Anotaes: ____/____/____
AVALIAO DAS PROPOSTAS E ORAMENTOS

A avaliao das propostas uma etapa importante do processo de aquisio. Os fornecedores devem
disponibilizar o equipamento (se for de pequeno porte), ou parte dele, ou uma montagem de amostra,
ou em outro local (hospital, show-room) para as avaliaes tcnicas e clnicas. A avaliao pode ser feita
atravs de um sistema de pontuao (inclusive com um sistema de pesos), para os itens a seguir:

Avaliao Tcnica

Desempenho do sistema - Criar uma tabela comparativa das variveis eltricas e ambientais de cada
concorrente. Falhas podem desqualificar o equipamento.

Construo fsica - Avaliao da modularidade, facilidade de desmontagem para manuteno, avaliao
de variveis mecnicas (vibrao, resistncia gua) e robustez da montagem para o manuseio
necessrio.

Confiabilidade

x determinado quantitativamente pelo MTBF (Mean Time Between Failure). Que pode ser
fornecido pelo fabricante, pela equipe de manuteno de outra instituio, por publicaes
especializadas ou localmente utilizando mtodos estatsticos (mais demorado);
x Pode ser avaliado qualitativamente pelos tipos de componentes usados, tipo de materiais, placas,
como feita a montagem, aparncia de solidez e robustez, proteo dos circuitos contra agentes
externos (poeira, umidade, etc.), cuidado aparente com estes itens e informaes de equipes de
manuteno de outras instituies.

Facilidade de manuteno

x Avaliao quantitativa atravs da MTTR (Mean Time To Repair);
x Avaliao qualitativa pela disponibilidade de documentao, facilidade de desmontagem,
disponibilidade de peas, existncia de manuteno prpria do fornecedor prximo e possibilidade
de treinamento da equipe de manuteno pelo fornecedor; Obs.: O MTTR aumenta com o tempo,
sua taxa de aumento no tempo deve ser avaliada, pois pode subir rapidamente e o equipamento
tornar-se invivel.
x Segurana - Avaliar itens de segurana como: vazamento de corrente AC pelo terra do sistema,
vazamento de corrente nas partes em contato com o paciente e caractersticas de segurana
mecnica, trmica, qumica, radiao, etc.

Fatores humanos

x Facilidade para efetuar a manuteno;
x Facilidade ou dificuldade de acesso a determinados controles;
x Possibilidade e qualidade do treinamento;
x Ergonomia para o uso.

Avaliao clnica

realizada atravs do uso do equipamento em ambiente clnico. Pode ser trabalhosa devido escassez
de tempo da equipe clnica. extremamente importante, pois mede a satisfao dos futuros usurios.

x Treinamento - Aps o treinamento, avaliar se os usurios esto conseguindo utilizar
adequadamente o equipamento. Avaliar se o treinamento foi rpido e claro e se o instrutor
realmente capacitado;
x Desempenho clnico - Realizar testes com grupos especiais ou na rotina de trabalho, avaliando a
exatido e repetibilidade. Verificar a aceitabilidade dos aspectos mecnicos do equipamento
para o ambiente clnico (tamanho, peso, robustez).
x Fatores humanos - Avaliar o conforto do usurio, facilidade de usar os controles, facilidade de
preparao (conectar o equipamento ao paciente).
Anotaes: ____/____/____
O equipamento deve ser avaliado por tempo suficiente, para verificao de possveis problemas.

Avaliao do custo

uma tarefa muito importante e complexa, pois se deve estimar os custos globais. Observar situaes
em que um fornecedor prope um baixo custo do equipamento, mas o custo das peas de reposio,
contrato de manuteno, transporte, instalao, multas, etc. o tornam mais oneroso que outros com
um custo mais alto do equipamento.

SELEO DO FORNECEDOR

necessrio gerar um relatrio com as concluses da avaliao das propostas (acima) indicando:

x Classificao tcnica: descrio breve e clara das caractersticas tcnicas de cada concorrente.
Fatores de superioridade, inferioridade ou impossibilidade devem ser destacados. Termina com
uma lista em ordem de classificao das propostas;
x Classificao clnica: semelhante a anterior;

x Classificao de custo: semelhante a anterior;
x Informaes adicionais: conseguir as opinies de outros usurios e a classificao de outras
instituies. Se este item modificar as classificaes, deve ser especificado o motivo.

A escolha do fornecedor feita analisando as trs listas geradas. Se o primeiro das trs no for o mesmo
(que provvel), a preferncia do item custo, a menos que outros fatores, principalmente custos
relacionados com a operao, manuteno e vida til do equipamento (avaliao tcnica),
sobreponham-se fortemente. A escolha deve ser um consenso da equipe. Em licitaes pblicas, a
escolha do fornecedor deve obedecer s condies estabelecidas no edital e ser realizada em
conformidade com os tipos de licitao, que so:

x Menor preo: quando o critrio de seleo da proposta mais vantajosa for o de menor preo
entre as propostas qualificadas. A classificao se dar pela ordem crescente de preos;
x Melhor tcnica: a licitao onde o critrio prevalecente o da proposta que oferea os
melhores requisitos tcnicos. Destina-se a selecionar servios de natureza predominantemente
intelectual;
x Tcnica e preo: tambm se destina contratao de servios, embora seja utilizada na
contratao de bens e servios de informtica.

Excepcionalmente, os dois ltimos tipos podem ser utilizados para a aquisio de bens de grande vulto
necessitando de justificativas e autorizao da maior autoridade da administrao licitante.

Aps a seleo do fornecedor, a prxima etapa a elaborao do contrato. Esta tarefa do
departamento jurdico, a equipe de manuteno deve contribuir.

RECEBIMENTO DO EQUIPAMENTO

O recebimento tcnico do equipamento deve sempre ser executado por um grupo composto de
tcnicos e mdicos para que seja avaliado se todas as condies impostas pelo edital foram atendidas
pelo vencedor da licitao. Somente ento, com liberao deste grupo que o pagamento dever ser
efetuado. So freqentes a entrega de equipamentos com partes faltantes e danificadas, material
tcnico faltante, fora das especificaes tcnicas e sem os ajustes e calibraes necessrias operao.

Neste mesmo processo de aceitao, deve ser exigido do fornecedor que verifique todas as exigncias
tcnicas ambientais que foram previamente estabelecidas pelo prprio fabricante. Este procedimento
de extrema importncia para que no haja dvidas quanto operao adequada do equipamento,
assim como, para evitar futuros problemas de paralisao excessiva do mesmo, devido falta de
condies ambientais adequadas. Este procedimento denominado pr-instalao.

Anotaes: ____/____/____
Pr-instalao

A pr-instalao o conjunto de requisitos de arquitetura e de engenharia, especificados pelo
fornecedor, que devem ser atendidos pela instituio para instalao de equipamentos mdicos. O
grupo de manuteno responsvel pela verificao dos requisitos de prinstalao. Esta tarefa deve
ser executada cuidadosamente para evitar problemas na hora da instalao do equipamento. Os itens a
serem verificados dependem do tipo de equipamento a ser instalado, mas basicamente so:

Condies fsicas:

x rea necessria para a instalao do equipamento, espao livre recomendado pelo fabricante
ou normas e rea para circulao;
x rota de passagem para o equipamento chegar ao local da instalao;
x resistncia do piso do local de instalao e da rota de passagem;
x rea de suporte (determinados equipamentos requerem uma rea de suporte muito maior do
que a rea para a instalao do equipamento);

Condies de alimentao:

x eltrica;
x hidrulica;
x gases;
x sistema de estabilizao eletrnica de tenso;

Condies de proteo e normativas:

x sistema de aterramento;
x sistema de proteo contra descargas eltricas;
x sistema de radioproteo;
x sistema de alimentao de emergncia;
x compatibilidade eletromagntica (no caso de equipamento que geram campo eletromagntico
- ressonncia magntica - verificar se as reas adjacentes consideram as questes relativas a
influncia dos campos gerados);

Condies ambientais:

x controle da temperatura;
x controle da umidade;
x controle de ventilao.

O grupo de manuteno pode criar uma ficha (formulrio) para a verificao dos requisitos de pr-
instalao, como o modelo sugerido a seguir, que deve ser adequado s necessidades do tipo de
equipamento:

Anotaes: ____/____/____
Anotaes: ____/____/____

INSTALAO DO EQUIPAMENTO

Para fins de instalao dever ser utilizado formulrio apropriado, que se destina ao registro de todas as
ocorrncias envolvendo o equipamento, desde sua chegada (aceitao) na instituio, at sua efetiva
instalao e incio de funcionamento. Deste modo, a unidade encarregada da aceitao, dever emitir
este documento e encaminha-lo ao setor tcnico competente, informando todos os dados de
identificao do equipamento, de aquisio e o local onde ser instalado. Antes de se contatar a
empresa responsvel pela instalao, o setor tcnico dever se certificar de que todas as necessidades
de pr-instalao esto satisfeitas, devendo principalmente para equipamentos de grande porte, ou que
sejam sensveis, exigir a presena de um representante da empresa responsvel pelo equipamento, que
possa emitir o parecer sobre a pr-instalao, visando reduzir as possibilidades de afetar a garantia do
equipamento, caso ele venha a ser instalado em condies que diferem das exigidas pelo fabricante.

Estando as necessidades de pr-instalao atendidas, pode-se efetuar a instalao do equipamento,
segundo o cronograma previamente estabelecido com o fornecedor. Nesta fase extremamente
importante o acompanhamento por pessoal tcnico capacitado, pois se trata de uma primeira
oportunidade de aprendizado sobre seu funcionamento. Nesta fase comum a apresentao de
problemas tcnicos ou necessidade de que seja feita uma calibrao

Deve ser feita uma anotao bastante detalhada, pois estas informaes sero utilizadas futuramente
na formao de um banco de dados, necessrios ao acompanhamento da vida til do equipamento.
Alm das informaes de aquisio, tais como: custo e data de aquisio, forma de aquisio, etc.,
Anotaes: ____/____/____
devero ser anotadas informaes sobre: fornecimento de documentao tcnica e qual seu tipo (se
manual de operao, manual de manuteno corretiva e preventiva, listas de peas, etc.), quais partes e
acessrios acompanham o equipamento (anotar seus respectivos nmeros de srie e sua localizao),
tenso de alimentao, potncia do equipamento, tipo e caractersticas de baterias (quando presentes),
tipos de fusveis e dispositivos de proteo, tipos de lmpadas, gs e etc.

No final, devero ser realizados testes de segurana eltrica, radiolgica, etc., conforme o tipo de
equipamento, com objetivo de efetuar a aprovao tcnica e incio dos testes clnicos, antes de se dar o
aceite final e conseqente liberao do pagamento.

Estando a rea tcnica e clnica de acordo quanto ao funcionamento do equipamento, dever ser
encaminhado um parecer final administrao (ou setor de compras) informando que poder ser
autorizado seu pagamento, conforme as condies e prazos estabelecidos no contrato de fornecimento.

Seguindo-se a esta fase, temos o perodo de garantia, durante o qual recomenda-se que seja efetuado o
treinamento tcnico para que, aps o perodo de garantia, o setor tcnico da instituio esteja
preparado a realizar sua manuteno.

Anotaes: ____/____/____
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Aplicao da Engenharia na Gerncia do Ambiente Hospitalar Prof. Marco Tlio Perlato 6

Aplicao da Engenharia na Gerncia do Ambiente Hospitalar Prof. Marco Tlio Perlato 7

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x Tipo (preventiva e, ou corretiva), local (interna e, ou externa) e a qualidade da manuteno

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