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Manual Escriturao Contbil Digital (ECD)

JUNHO/2013
Escriturao Contbil Digital

Sumrio
1. Introduo ......................................................................................................................................................................... 3
2. Acesso ao Sistema ECD ...................................................................................................................................................... 3
3. Gerar Arquivo .................................................................................................................................................................. 5
3.1. Anexar Arquivo RTF .................................................................................................................................................. 7
3.2. Gerando Arquivo ...................................................................................................................................................... 8
4. Signatrios ..................................................................................................................................................................... 10
4.1. Incluir Signatrios................................................................................................................................................... 11
4.2. Editar Signatrios ................................................................................................................................................... 13
4.3. Visualizar Signatrios ............................................................................................................................................. 14
4.4. Excluir Signatrios .................................................................................................................................................. 15
5. Consideraes Importantes ............................................................................................................................................. 16
6. Glossrio ......................................................................................................................................................................... 16

Verso 1.0 2
Escriturao Contbil Digital

1. Introduo

A Escriturao Contbil Digital (ECD) foi constituda para fins fiscais e previdencirios e dever ser transmitida pelas
pessoas jurdicas a ela obrigadas, ao Sistema pblico de escriturao digital (Sped), e ser considerada vlida aps a
confirmao de recebimento do arquivo que a contm e, quando for o caso, aps a autenticao pelos rgos de
registro.
Esto compreendidos nesta verso digital os seguintes livros: DIRIO, RAZO, BALANCETES DIRIOS, BALANOS,
FICHAS DE LANAMENTO e AUXILIARES, quando existirem, que devero ser assinados digitalmente utilizando-se do
e-cnpj emitido por uma entidade credenciada ICP-Brasil.
A soluo da TotalBanco para a ECD, contempla a gerao do arquivo a ser enviado RFB, nas formas de
escriturao Livro dirio (sem escriturao auxiliar) e Livro Balancetes Dirios e Balanos. No esto contempladas
as formas com escriturao auxiliar, ou seja, todas as demais. A opo por uma ou outra forma de escriturao ser
realizada pelo usurio, conforme deciso da prpria instituio.
A ECD ser transmitida anualmente ao SPED at o ltimo dia til do ms de junho do ano seguinte ao ano calendrio
a que se refira a escriturao com a utilizao do PVA, especialmente desenvolvido para tal fim e que esta disponivel
na pgina da RFB na internet.
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2. Acessando o sistema ECD

Para acessar o Sistema Escriturao Contbil Digital, realizar o procedimento abaixo descrito:

Acesse o sistema, informe o usurio e senha logo aps acione o boto Confirmar.
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Figura 1 Autenticao do usurio

Selecionar a abrangncia e acionar boto Confirmar.


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Figura 2 Definio de abrangncia

O prximo passo acessar o mdulo ECD


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5G
Figura 3 Seleo de Mdulo

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Escriturao Contbil Digital

3. Gerar Arquivo

No menu selecione Escriturao>> Gerar Arquivo.

Figura 4 - Seleo de Mdulo

Sero apresentados vrios atributos a serem preenchidos. Estes dados sero utilizados, em sua maioria, na
composio dos termos Abertura e Encerramento (registros I030 e J900).
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Os campos preenchidos nesta tela sero necessrios para a gerao da ECD.

Figura 5 Gerar Relatrio

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Escriturao Contbil Digital

Segue a descrio dos campos:

Empresa: Cdigo e nome da empresa responsvel pelas informaes, conforme cadastrado no sistema Parmetros,
cone Organizao, aba Empresa.

Unidade:
Unidade CENTRALIZADA Informaes consolidadas e no discriminadas de todas as filiais em um nico arquivo.
Unidade Especfica (descentralizada) O arquivo conter informaes especficas daquela unidade. Esta dever ser
informada apenas se a instituio pretende gerar um arquivo em separado para cada filial.

Forma de escriturao:
Livro Dirio - Sem escriturao auxiliar Todas as empresas devem utilizar o livro Dirio contemplando todos os
fatos contbeis.
Livro Balancetes Dirios e Balanos Apenas deve ser gerado por instituies financeiras, demais empresas apenas o
livro G, livro dirio.

Situao Especial: Indicar se os arquivos sero de situao especial, ou no.


A situao especial pode ser: 0-Abertura, 1-Ciso, 2-Fuso, 3-Incorporao ou 4-Extino.
Nos casos de Ciso, Fuso, e Incorporao a empresa dever apresentar os seguintes arquivos:

Sociedades novas:
Arquivos que contemplem as operaes a partir da data de ocorrncia do evento.

Sociedades que extinguirem:


Arquivos que contemplem as operaes at a data de ocorrncia do evento.

Sociedades que continuarem a existir:


Arquivos que contemplem as operaes da data de ocorrncia do evento e outros perodos posteriores.

Quando for preenchido o campo Situao Especial, a escriturao tem que ser entregue at o ltimo dia til do ms
subseqente ao do evento.

Entidade de Referncia: Cdigo da instituio responsvel pela administrao do cadastro.


Inscrio no Banco Central: Cdigo cadastral do empresrio ou sociedade empresria na instituio responsvel pela
administrao do cadastro.
O cdigo da empresa no Banco Central corresponde ao ID_Bacen, conforme registrado no Unicad, composto por 8
dgitos e iniciados com a letra z.
No caso de secretarias estaduais de fazenda, informe a Inscrio Estadual do ICMS.

Nmero de Ordem: Nmero de ordem do instrumento de escriturao.

Natureza do livro: Finalidade a que se destina o instrumento.

NIRE: Nmero de Identificao do Registro da Empresa na Junta Comercial.

Data de Arquivamento: Data que a instituio foi registrada na Junta Comercial, ou seja, a data do NIRE.

Data de Converso: Data de arquivamento do ato de converso de sociedade simples em sociedade empresria.

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Perodo Inicial: Data inicial da escriturao (no arquivo gerado, constaro as informaes contbeis registradas a
partir desta data, inclusive).

Perodo Final: Data de encerramento da escriturao (no arquivo gerado, constaro as informaes contbeis
registradas entre a data inicial e esta data, inclusive).

Outras Informaes (Anexos RTF): Documentos adicionais, salvos na extenso RTF, contendo quaisquer anexos que
se desejam incluir na ECD. Estes documentos so opcionais.
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Signatrios Vinculados Pessoas fsicas autorizadas a assinar pela Entidade - Esta configurao deve ser realizada
antes da gerao do arquivo, pois se o usurio no o fizer d erro na gerao. (no item 4 ser explicado sobre
signatrios).

3.1 Anexar Arquivo RTF

5.1 Anexar Arquivo RTF


Antes de iniciar a gerao da escriturao contbil importante verificar se no necessrio anexar um arquivo.
Havendo esta necessidade, o primeiro procedimento verificar se o arquivo que ser anexado na escriturao est
na extenso RTF.

Figura 6 Adicionar Anexo

Para anexar um arquivo:

O arquivo no pode ultrapassar 1GB.

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1. Clicar no campo <Adicionar Anexos>;


2. Ser exibida a tela Upload de Arquivo;
3. Acionar o boto Adicionar;
4. Ser exibida uma tela para a seleo do diretrio onde encontra-se o arquivo que ser anexado na Escriturao
Contbil;
5. Localize o arquivo de extenso rtf, clique no nome do mesmo e depois no boto Abrir, podendo ser importado
mais de um arquivo;
6. O arquivo est pronto para ser includo na Escriturao Contbil;
7. Por fim, acionar o boto OK.

IMPORTANTE: Antes da gerao da escriturao, o usurio deve certificar-se que o campo Signatrio foi preenchido,
conforme descrito no item 6 deste manual.

Concludos todos os procedimentos, j ser possvel efetuar a gerao da Escriturao Contbil.


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5.2
3.2 Gerando Arquivo

5.1 N
Acionar o boto Gerar Arquivo, o sistema exibe uma caixa de dilogo para que sejam salvas as configuraes atuais.
Acionando boto Sim, o sistema salva os dados da tela para a empresa e unidade que esto selecionados e
direciona o usurio para a tela onde ser gerado o arquivo (prxima pgina).

Figura 7 Gerar Relatrio RTF


Gerando Arquivo
Enquanto o arquivo est sendo gerado, o sistema exibe a mensagem Arquivo est sendo gerado.
O sistema exibe tambm, o processo de gerao do arquivo, onde no campo Etapa so exibidas todas as etapas de

gerao do arquivo. No campo status, conforme o sistema vai exibindo o , significa que esta etapa de gerao
do arquivo est finalizada.

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Escriturao Contbil Digital

Figura 8 Gerar Relatrio

Aps a concluso de todas as etapas, o sistema exibe uma mensagem informando que o arquivo foi gerado com
sucesso.
Acionando o boto Baixar Arquivo (Vale lembrar que se sair da tela sem salvar o arquivo, ele ser perdido), o sistema
exibe uma caixa de dilogo onde deve-se informar o diretrio em que o arquivo ser salvo.

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Escriturao Contbil Digital

Figura 9 Gerar Relatrio

Posteriormente, o arquivo gerado dever ser importado no aplicativo Sped da RFB, disponibilizado gratuitamente.
Este aplicativo realiza uma srie de consistncias contbeis, alm de disponibilizar consultas e relatrios que
permitem realizar as conferncias.

4. Signatrios

No menu selecione Escriturao>> Signatrio.

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Escriturao Contbil Digital

Figura 10 Signatrios

Nesta seo, necessria a incluso de no mnimo dois signatrios: a pessoa fsica que, segundo os documentos da
Junta Comercial, tiver poderes para a prtica de tal ato e o Contador. Assim, devem ser utilizados somente
certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurana mnima tipo A3.
No existe limite para a quantidade de signatrios e os Contadores devem assinar por ltimo.
O livro pode ser assinado por procurao, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial.

A procurao eletrnica da Receita Federal no pode ser utilizada.

4.1. Incluir Signatrios

Para incluir um signatrio, acione boto Incluir.


Manual D

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Escriturao Contbil Digital

Figura 11 Signatrios

Preencher os campos da tela.

Figura 12 Incluir signatrio

OBS: Na prxima pgina ser descrita a utilizao do campo Vincular Signatrio.


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O campo Vincular Signatrio permite que se vincule um signatrio a uma empresa.
A vinculao do signatrio para identificar para qual empresa ele pertence, sendo que um contador pode ser de
uma ou mais empresas.
Para vincular um signatrio, deve-se clicar no smbolo + que se encontra ao lado do nome da empresa.

No nosso exemplo, o signatrio TESTE DIRETOR foi vinculado empresa 1 - Banco.


Deve-se marcar o checkbox referente s unidades pelas quais o signatrio responsvel.
No nosso exemplo, o signatrio responsvel apenas pela escriturao Matriz.

Cabe salientar que a unidade dita CENTRALIZADA no uma unidade, e sim uma forma de gerar escriturao,
sendo assim, o signatrio vinculado unidade dita CENTRALIZADA um dos signatrios responsveis pela
escriturao contbil digital.

Verso 1.0 12
Escriturao Contbil Digital

Aps o preenchimento dos campos, clicar no boto <Salvar>.

4.2. Alterar Signatrios

Havendo a necessidade de alterar algum dado de um determinado signatrio, pode-se utilizar o filtro de busca da
seguinte maneira:

Acionar o boto Pesquisar sem preenchimento dos campos CPF/CNPJ e Nome, o sistema exibe todos os signatrios
cadastrados.
Pode-se pesquisar signatrios a partir preenchimento do Nome e/ou CFP/CNPJ.
Aps a pesquisa do filtro, deve-se clicar na linha do signatrio a ser alterada.

Figura 13 Alterar Signatrio

Aps clicar no boto alterar abrir a tela abaixo.

Figura 14 - Signatrios

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Escriturao Contbil Digital

4.3. Visualizar Signatrios

Havendo a necessidade de visualizar algum dado de um determinado signatrio, pode-se utilizar o filtro de busca da
seguinte maneira:

Acionar o boto Pesquisar sem preenchimento dos campos CPF/CNPJ e Nome, o sistema exibe todos os signatrios
cadastrados.
Pode-se pesquisar signatrios a partir preenchimento do Nome e/ou CFP/CNPJ.
Aps a pesquisa do filtro, deve-se clicar na linha do signatrio a ser Visualizado.

Figura 15 - Visualizar Signatrios

Aps clicar no boto visualizar abrir a tela abaixo.

Figura 16 - Visualizar Signatrios

Verso 1.0 14
Escriturao Contbil Digital

4.4. Excluir Signatrios

Havendo a necessidade de excluir algum dado de um determinado signatrio, pode-se utilizar o filtro de busca da
seguinte maneira:

Acionar o boto Pesquisar sem preenchimento dos campos CPF/CNPJ e Nome, o sistema exibe todos os signatrios
cadastrados.
Pode-se pesquisar signatrios a partir preenchimento do Nome e/ou CFP/CNPJ.
Aps a pesquisa do filtro, deve-se clicar na linha do signatrio a ser excludo.

Figura 17 - Excluir Signatrios

Aps clicar no boto excluir abrir a tela abaixo.

Figura 18 - Excluir Signatrios

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5. Consideraes Importantes
n

A empresa dever gerar o arquivo da ECD.


O arquivo ser obrigatoriamente submetido ao programa disponibilizado pelo Sped para a validao do contedo,
assinatura digital, transmisso e visualizao.
O arquivo dever conter a escriturao referente a, no mnimo, 1 (um) ms.
O arquivo no poder conter frao de ms exceto nos casos de abertura, extino, fuso ou incorporao.

8 Concluso
6. Glossrio

ECD - Escriturao Contbil Digital Pode ser definida como a substituio dos livros da escriturao mercantil pelos
seus equivalentes digitais.

ICP Brasil Infra-estrutura de Chaves Pblicas.

NIRE - Numero de Identificao do Registro da Empresa.

PVA - Programa Validador e Assinador Possibilitar ao contribuinte a execuo das seguintes funes, dentre
outras, em relao ao livro digital:
Validao e escriturao;
Visualizao do livro digital;
Gerao do requerimento prprio para o caso, dirigido a Junta Comercial;
Assinatura digital do livro e requerimento pertinente;
Transmisso para Sped;
Consulta para fins de acompanhamento do processo e autentificao, inclusive conhecimento de exigncias em
decorrncia de deficincias identificadas no instrumento;
Download do termo de autentificao do livro.

RFB - Receita Federal Brasileira.


Signatrios Pessoas autorizadas a assinar pela entidade.

Sped -Sistema Pblico de Escriturao Digital O objetivo do Sped centralizar as informaes das empresas, de
maneira segura e confivel, substituindo as verses impressas de livros como dirio e o balancetes dirios e
balanos.

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