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Use a mala direta para criar e imprimir cartas e outros

documentos
Aplica-se a: Microsoft Office Word 2007

É possível usar a mala direta quando deseja criar um conjunto Mostrar tudo
de documentos, como uma carta modelo que é enviada a
muitos clientes ou uma folha de etiquetas de endereço. Cada carta ou etiqueta tem o
mesmo tipo de informações, no entanto o conteúdo é exclusivo. Por exemplo, nas
cartas ao seus clientes, cada carta pode ser personalizada para abordar cada
cliente pelo nome. As informações exclusivas em cada carta ou etiqueta provêm de
entradas em uma fonte de dados.

O processo de mala direta inclui as seguintes etapas gerais:

1. Definir o documento principal. O documento principal contém o texto e os

gráficos que são os mesmos para cada versão do documento mesclado. Por
exemplo, o endereço de retorno ou a saudação em uma carta modelo.

2. Conectar o documento a uma fonte de dados. Uma fonte de dados é um

arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento.
Por exemplo, os nomes e os endereços dos destinatários de uma carta.

3. Refinar a lista de destinatários ou os itens. O Microsoft Office Word gera

uma cópia do documento principal para cada item, ou registro, no seu
arquivo de dados. Se o seu arquivo de dados for uma lista de
correspondência, esses itens serão provavelmente destinatários da sua
correspondência. Se você quiser gerar cópias apenas para determinados
itens no seu arquivo de dados, poderá escolher quais itens (registros) incluir.

4. Adicionar espaços reservados, chamados campos de mala direta, ao

documento. Ao realizar a mala direta, os campos da mala direta são
preenchidos com informações de seu arquivo de dados.

5. Visualizar e completar a mesclagem. É possível visualizar cada cópia do

documento antes de imprimir todo o conjunto.

Você pode usar comandos na guia Correspondências para executar uma mala
direta.

DICA Também é possível realizar uma mala direta usando o painel de tarefas
Mala Direta, que lhe orienta etapa por etapa pelo processo. Para usar o painel de
tarefas, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Iniciar
Mala Direta e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta.

Definir o documento principal

1. Inicie o Word.

Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher

fechá-lo, os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.

2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar

Mala Direta.

3. Clique no tipo de documento que deseja criar.

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