GUIA DEFINITIVO DA REDUO

DE CUSTOS EM FACILITIES
INTRODUO 3

A IMPORTNCIA DA GESTO DE FACILITIES 5

MAPEIE SEUS CUSTOS 8

ENTENDA O QUE PRECISA SER TERCEIRIZADO 11

NO IGNORE A TECNOLOGIA 14

CONCLUSO 17

SOBRE A MORHENA 20
INTRODUO
 U
m dilema constante para o gestor de
facilities est em encontrar o equilbrio
em meio presso para reduzir os
custos sem perder de vista a qualidade dos
servios prestados.
No toa, trata-se justamente
de um setor que est em alta
no Brasil, pois auxilia gestores
e empresas a dedicarem mais
tempo s suas atividades
principais. uma forma de se
destacar da concorrncia, alm
de aumentar a produtividade e
a competitividade no mercado.
Assim, outros servios imprescindveis, como
limpeza, alimentao, manuteno, segurana, Para comear, apresentamos alguns pontos,
logstica e infraestrutura, deixam de ser uma
fonte de preocupao no planejamento
empresarial, otimizando a rotina do gestor e
facilitando a tomada de decises.
4 INTRODUO
Em entrevista a um portal de Arquitetura,
Engenharia e Construo, Francisco Abrantes,
presidente da Abrafac Associao
Brasileira de Facilities , estimou que os
profissionais da rea j movimentam cerca
de R$ 100 bilhes por ano no Pas.
Na mesma entrevista, Abrantes ainda afirma que
um bom gestor de facilities consegue reduzir os
custos de operaes das empresas em at 20%.
Por isso, neste guia, vamos falar sobre a
importncia da gesto de facilities para o
desempenho do negcio. Alm disso, vamos
abordar algumas estratgias voltadas para a
reduo dos custos empresariais.
como o mapeamento estratgico de todos os
custos, as vantagens da terceirizao de servios
e o uso de recursos tecnolgicos voltados para
facility management. Confira:
A IMPORTNCIA
DA GESTO DE
FACILITIES
 A
excelncia operacional da gesto de facilities pode
ser constatada pelo seu nvel de discrio dentro da
empresa. Em outras palavras, facilities e operaes
costumam ser invisveis na rotina empresarial.

Quando as instalaes empresariais no andam

bem, as consequncias podem ser diretas e
significativas no apenas para a produtividade
e bem-estar dos funcionrios, mas tambm
em relao segurana de pessoas, objetos
e dados confidenciais, por exemplo.

Como so servios essenciais para o funcionamento de

qualquer organizao, os facilities devem ter seu planejamento
focado na otimizao dos processos. Dessa maneira,
possvel alcanar, inclusive, uma drstica reduo de custos.

O facility management visa, portanto, uma atuao coordenada

de processos internos em diferentes reas, como infraestrutura,
tecnologia e recursos humanos e sua importncia aumenta
proporcionalmente ao tamanho da empresa.

6 A IMPORTNCIA DA GESTO DE FACILITIES

A terceirizao a chave da gesto de
facilities, pois uma forma de contratao de
servios voltada para a otimizao de trabalho
e para a convenincia dos contratantes.

Terceirizar uma forma de

repassar a responsabilidade pela
execuo de um servio, ou
processo, para um terceiro ou
uma equipe de terceiros, sejam
pessoas fsicas ou jurdicas.

Assim, muitos gestores terceirizam atividades

que no esto diretamente relacionadas com o
foco principal da empresa por no possurem
a estrutura adequada ou profissionais com
o conhecimento tcnico especfico para a
realizao dessas tarefas.

Ou seja, sem uma boa gesto de facilities, toda Por isso, em seguida, vamos nortear
a rotina da empresa pode ser comprometida, estratgias do planejamento de facilities para
com impactos na produtividade, segurana, a reduo dos custos sem comprometer, com
sade e at mesmo na imagem da marca. isso, a qualidade dos servios prestados.

7 A IMPORTNCIA DA GESTO DE FACILITIES

MAPEIE
SEUS
CUSTOS
 N
o planejamento de facilities, o
primeiro passo importante a
realizao de um mapeamento
estratgico dos gastos em todos as atividades
e processos secundrios da empresa.

Em muitas situaes, como no caso da

manuteno predial, o facility management pode
trazer vantagens competitivas no apenas no
custo do servio contratado, mas tambm em
relao sustentabilidade.

Ou seja, ao evitar o descarte desnecessrio

de materiais e recursos ou reaproveit-
los de outra forma pode-se gerar
economia em diferentes reas e ainda
tornar os processos mais eficientes.

Por exemplo: possvel realizar a manuteno

da fachada de um edifcio comprometida pela
sujeira e pela exposio s condies do tempo
substituindo a pintura, de preo mais elevado,
pela limpeza com lavadoras de alta presso.

9 MAPEIE SEUS CUSTOS

 Assim, evitam-se os custos com tinta e contratao
de profissionais para a pintura, enquanto a gua
utilizada na limpeza pode ser reaproveitada para
irrigar jardins e gramados no entorno do edifcio.
10
Outro exemplo, ainda no caso da gua, a
distribuio de recipientes de uso pessoal entre
os funcionrios da empresa. Isso reduz o gasto com
copos descartveis e tambm diminui a possibilidade
de contaminao dos bebedouros.
No entanto, para que medidas como essas possam
ser aplicadas impactando positivamente nos
gastos da empresa , o mapeamento deve apontar
quais so os processos e as reas que geram maiores
custos e, por isso, precisam de atuao prioritria.
Tambm devem ser identificados aqueles pontos
que geram maior insatisfao entre os clientes e
funcionrios. A partir desse levantamento, melhorias
podem ser aplicadas tanto no ambiente de
trabalho, como na qualidade dos servios prestados.
Mesmo com todos esses esforos, muitas vezes
os custos no se devem aos servios em si, mas
ao capital humano investido. Nesse caso, essa
tambm pode ser a hora de comear a considerar a
terceirizao.
MAPEIE SEUS CUSTOS
ENTENDA O QUE
PRECISA SER
TERCEIRIZADO
 A
o delegar atividades secundrias para profissionais contratados
especificamente para elas, o gestor canaliza suas energias para a atividade
principal da organizao.

Quando falamos em terceirizao de facilities, pensamos imediatamente em servios

como os de segurana e limpeza. Porm, h muitas outras solues no mercado
alimentao, transporte, jardinagem e at mesmo bem-estar dos funcionrios.

Por isso, preciso analisar cuidadosamente o que pode ser terceirizado. Nesse
sentido, h diversos a se considerar, como o desempenho dos colaboradores e os
custos da manuteno de profissionais internos para determinados processos.

H casos mais evidentes em que os servios so sazonais ou espordicos.

Essas atividades, por exemplo, dispensam a necessidade de manter um funcionrio
em regime de contratao por tempo indeterminado.

No entanto, h outras situaes menos bvias. Imagine que, durante o

mapeamento, a empresa identificou pontos de alto custo com pessoal ou baixa
produtividade. Assim, uma boa alternativa pode ser a terceirizao.

Alguns dos principais argumentos das empresas contra a terceirizao de servios

so o aumento dos custos e o receio de que isso afete negativamente a motivao
dos funcionrios.

12 ENTENDA O QUE PRECISA SER TERCEIRIZADO

 Entretanto, a prtica mostra exatamente o contrrio.
A possibilidade de ter os servios terceirizados
age como um fator motivacional como uma
sombra a prevenir o funcionrio interno da queda de
produtividade. No caso dos terceirizados, a prpria
empresa prestadora de servios responsvel por
garantir a motivao e a consequente produtividade
de seus prprios colaboradores.
Alm disso, os pacotes multisservios podem
agregar um maior custo-benefcio na contratao de
uma empresa de facilities.
Em resumo, por meio da terceirizao, a empresa
tende a gastar menos com a manuteno de
equipamentos e mquinas ou com desperdcio de
produtos, peas e outros materiais.
A terceirizao tambm gera menos custos
trabalhistas com rescises, frias, rotatividade de
funcionrios, faltas e outras previses legais.
13
Porm, lembramos que o processo de terceirizao
de atividades da empresa, por mais simples que seja,
depende de algumas precaues.
O cuidado principal verificar se a empresa
prestadora de servios possui experincia na rea e
tem boas referncias no mercado. Deve-se contratar
aquela que prioriza a excelncia operacional e
a eficincia e agilidade no atendimento. Possuir
responsabilidade fiscal e certificao ISO 9001
tambm so pontos que devem ser considerados.
Por isso, alm de indicaes, vale pedir as planilhas
de custos e certides negativas referentes a tributos
e encargos. Alm disso, verifique se a companhia
possui aes trabalhistas em curso.
Por fim, se os preos estiverem
muito abaixo da mdia, desconfie.
Lembre-se da regra de ouro: muitas
vezes, o barato pode sair caro.
ENTENDA O QUE PRECISA SER TERCEIRIZADO
NO IGNORE A
TECNOLOGIA
 O
utro fator indispensvel em facility
management a tecnologia, pois
preciso saber us-la a favor do seu
negcio e aproveitar as oportunidades oferecidas
pela internet.

Por meio de diferentes sites de empresas de

terceirizao, softwares e aplicativos, possvel
pesquisar e comparar preos de servios de
facilities, ver comentrios de clientes e ofertas de
pacotes multisservios.

Alm disso, muitas empresas e softwares

de gesto disponibilizam ferramentas que
possibilitam acompanhar as metas dos
terceirizados, tudo de forma customizada e em
diferentes nveis de monitoramento.

As redes sociais tambm so importantes

ferramentas para essa pesquisa. Tanto nelas como
em sites de prestadoras de servios terceirizados,
possvel acompanhar depoimentos e obter
referncias de outras empresas atendidas.

15 NO IGNORE A TECNOLOGIA
Podemos listar aqui tambm as relaes com departamentos
e sistemas de Tecnologia da Informao (TI). A integrao
entre a TI corporativa e facilities uma forma de aumentar a
segurana da informao e desburocratizar processos internos
que envolvem fatores como a superviso da infraestrutura dos
computadores e caso seja uma empresa da rea dos data
centers e sistemas de fornecimento de energia e refrigerao.

Por meio da comunicao integrada entre

esses setores, a organizao pode definir
procedimentos especficos para evitar a
sobrecarga de equipamentos ou redes, dividindo
as cargas de trabalho, ou mesmo diminuindo
perodos de inatividade em funo de limitaes
estruturais, como o fornecimento de energia.

Alm disso, essa tambm uma forma de garantir que

as empresas da rea contem com acesso energia limpa
e confivel para seus sistemas de TI de misso crtica,
assegurando at mesmo que no haja interrupes do servio
por conta dessas variveis.

16 NO IGNORE A TECNOLOGIA
CONCLUSO
 E
m regra, quanto mais competitivo
for o mercado de atuao da
organizao, mais inevitvel
ser a terceirizao de facilities.

Isso acontece, pois equipes internas

demandam um aumento da estrutura e de
investimento para a execuo dos servios.

Alm disso, quanto maior a estrutura interna

de uma empresa, maior ser a dificuldade de
se adaptar s mudanas do mercado.

Para manter uma equipe em sintonia com o

que h de mais novo na rea, a empresa deve
investir em treinamentos, capacitaes etc.

Se o custo alto para manter uma equipe

de colaboradores para a execuo de
determinados processos e servios, tambm
extremamente mais difcil e burocrtico
desmont-la ou dispens-la quando suas
competncias no forem mais necessrias.

18 CONCLUSO
Afinal, uma estrutura interna muito mais rgida em termos trabalhistas, pois
no conta com a flexibilidade contratual e a funcionalidade de uma equipe
terceirizada.

No caso de empresas do ramo de alimentao, por exemplo, a atuao de

facilities pode ir alm da contratao de fornecedores de alimentos e bebidas.
H pacotes de servios customizados para atender as exigncias de cada tipo
de empresa incluindo desde servios de limpeza at de atendimento. Isso
permite uma maior integrao entre todas as reas da organizao e as tarefas
executadas por cada uma delas.

muito difcil trabalhar de maneira integrada com os diferentes setores de uma

organizao e ainda dedicar um acompanhamento constante para identificar as
oportunidades de melhorias e solues de eventuais problemas.

A facility management, nesse sentido, atua no apenas como uma facilitadora

desse processo de integrao e acompanhamento, mas tambm indica, dentre
as solues possveis, qual a mais adequada para cada caso.

Em suma, um planejamento objetivo e detalhado da gesto de facilities, assim

como a terceirizao, ajudam no apenas a reduzir custos, mas tambm a focar
o setor em operaes estratgicas para aumentar a competitividade e o lucro
da organizao.

19 CONCLUSO
A Morhena uma companhia de terceirizao de servios fixos e temporrios para empresas
e municpios , que incluem coleta, transporte, tratamento e destinao final de resduos
slidos, engenharia, logstica ambiental, alm da locao de mquinas e equipamentos para
limpeza predial e urbana.

Nosso objetivo proporcionar uma racionalizao dos custos atravs de mtodos de trabalho
que permitem ao cliente a total concentrao no seu negcio, incluindo planto 24 horas
atravs de telefone celular, sistemas de reposio, no caso de eventual falta do funcionrio,
e aperfeioamento contnuo com a participao do cliente atravs de pesquisas mensais e
superviso constante dos servios tudo isso integrado Central de Relacionamento.

O grupo composto pelas empresas Morhena Terceirizao de Servios, Morhena Coleta e

Engenharia Ambiental, Morhena Logstica e Locaes e Morhena Servios Temporrios.

Fundado em 1979, possumos cerca de 3.000 colaboradores em nosso quadro de profissionais e

atuamos em mais de 260 municpios. Temos como compromisso a qualidade, a transparncia, o
respeito ao meio ambiente, sade e segurana dos nossos clientes e colaboradores.

Acesse nosso site para conhecer os servios ou solicitar um oramento.