Manual Do Usuario SEI 3.0 Versao 1

Sistema Eletrnico de
Informaes
Manual do Usurio
Verso 3.0
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio 2
A primeira verso deste Manual do Usurio do SEI foi elaborada

conjuntamente pelos rgos abaixo listados, que foram colaboradores do
projeto Processo Eletrnico Nacional do Governo Federal. A UTFPR adaptou o
texto com o objetivo de adequar o manual inicialmente elaborado para a
verso 2.6 do programa para a verso 3.0, bem como aplicaes especficas da
Universidade.
Sumrio
1. Viso Geral............................................................................................................. 9
1.1 O projeto UTFPR Digital e o SEI ..................................................................... 9
1.2 Gesto por Processo e por Desempenho .................................................... 11
1.3 Boas Prticas de Utilizao do Sistema ...................................................... 11
1.4 Vdeos Tutoriais ............................................................................................. 12
1.5 Perfis de Usurios .......................................................................................... 12
2. Iniciando Operaes no SEI ............................................................................... 15
2.1 Acesso ao Sistema ........................................................................................ 15
2.2 Barra de Ferramentas .................................................................................... 15
2.3 Menu Principal................................................................................................ 16
2.4 Tela Controle de Processos ...................................................................... 16
2.5 Tela do Processo ........................................................................................... 19
2.6 Base de Conhecimento ................................................................................. 21
2.7 Tela do Documento ........................................................................................ 26
2.8 Restrio de Acesso ...................................................................................... 28
3. Operaes Bsicas com Processos .................................................................. 31
3.1 Iniciar Processo Usurio Pessoal ............................................................. 31
3.2 Iniciar Processo Usurio Departamental .................................................. 35
3.3 Tipos de Processo ......................................................................................... 38
3.4 Processos com Restrio de Acesso .......................................................... 39
3.5 Concluir Processos ....................................................................................... 41
3.6 Reabrir Processos ......................................................................................... 43
3.7 Excluir Processos .......................................................................................... 44
3.8 Gerar PDF do Processo ................................................................................. 45
4. Trabalho Colaborativo (Atribuir e Tramitar processos) ................................... 47
4.1 Receber Processos na Unidade.................................................................... 47
4.2 Atribuir Processos a um Usurio ................................................................. 47
4.3 Enviar Processos para outra Unidade ......................................................... 49
4.4 Controle de Prazos ........................................................................................ 50
4.5 Inserir Anotaes ........................................................................................... 52
4.5.1 Marcadores .......................................................................................... 53
4.6 Cincia em documentos e processos .......................................................... 55
5. Relaes entre Informaes ............................................................................... 58
5.1 Sobrestar Processo ....................................................................................... 58
5.2 Relacionar Processos .................................................................................... 59
5.3 Anexar Processos .......................................................................................... 60
6. Recuperando Informaes ................................................................................. 64
6.1 Verificar o Andamento (histrico) de Modificaes .................................... 64
6.2 Acrescentar Informaes ao Andamento (histrico) .................................. 64
6.3 Acompanhamento Especial .......................................................................... 65
6.4 Blocos Internos .............................................................................................. 67
6.5 Mtodos de Pesquisa .................................................................................... 71
6.6 Medies de Desempenho ............................................................................ 76
7. Operaes Bsicas com Documentos .............................................................. 82
7.1 Incluir Documentos ........................................................................................ 82
7.2 Documentos Gerados no Sistema (Documentos Internos) ........................ 84
7.3 Editar Documentos ........................................................................................ 86
7.3.1 Incluir Imagens ............................................................................................ 89
7.3.2 Referenciar documentos ou processos .................................................... 90
7.4 Verses ........................................................................................................... 92
7.5 Textos Padro ................................................................................................ 93
7.6 Modelos de Documentos (Modelos Favoritos) ............................................ 94
7.7 Publicar Documentos .................................................................................... 98
7.7 Formulrios .................................................................................................. 100
7.9 Documentos Externos ................................................................................. 102
7.9.1 Orientaes para Digitalizao ............................................................. 106
7.10 Excluir Documentos .................................................................................. 109
7.11 Cancelar Documento ................................................................................. 110
8. Assinaturas ........................................................................................................ 113
8.1 Restrio Visualizao de Minutas .......................................................... 113
8.2 Bloco de Reunio ......................................................................................... 113
8.3 Assinatura de Documento Interno .............................................................. 117
8.4 Assinatura de Documento Externo ............................................................ 120
8.5 Credenciais de Assinatura .......................................................................... 121
8.6 Assinaturas por Usurios de outras Unidades ......................................... 124
8.7 Assinar Documentos em Bloco de Assinatura .......................................... 126
9. Copiando e Movendo Informaes .................................................................. 130
9.1 Duplicar Processo ........................................................................................ 130
9.2 Mover Documentos Externos...................................................................... 131
9.3 Alterar a Ordem dos Documentos .............................................................. 132
10. Usurios Externos ........................................................................................... 134
10.1 Interface com Usurios Externos ............................................................. 134
10.2 Enviar E-mails ............................................................................................ 135
10.3 Grupos de E-mail ....................................................................................... 137
10.4 Acesso Externo .......................................................................................... 138
10.5 Assinatura por Usurio Externo ............................................................... 142
11. Arquivamento e concluso de processos. .................................................... 146
11.1 Arquivamento e Contagem de Temporalidade ........................................ 146
11.2 Solicitar Desarquivamento (conferir via fsica) ....................................... 148
4
8
1. Viso Geral
1.1 O projeto UTFPR Digital e o SEI
O projeto UTFDigital surgiu devido necessidade de modernizao

da gesto de documentos e fluxos de trabalho na UTFPR. O objetivo minimizar
a utilizao do papel como mdia documental e migrar para o processo
eletrnico, na busca pela eficincia em prestao de servios pblicos. A adoo
de sistemas digitais de tramitao de documentos tendncia em expanso na
administrao pblica brasileira, prevista em legislao especfica. Assim, por
meio da Comisso Especfica, participa do Processo Eletrnico Nacional.
O trabalho de implantao do SEI na UTFPR se deu por meio da
Portaria UTFPR n 236, de 24.02.2016, alterada pela Portaria UTFPR n 2.207, de
19/12/2016.
O Sistema Eletrnico de Informaes (SEI), desenvolvido pelo
Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4), um sistema de gesto de
processos e documentos arquivsticos eletrnicos, com interface amigvel e
prticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais caractersticas a
libertao do papel como suporte fsico para documentos institucionais e o
compartilhamento do conhecimento com atualizao e comunicao de novos
eventos em tempo real.
O um dos produtos do projeto Processo Eletrnico Nacional
(PEN), iniciativa conjunta de rgos e entidades de diversas esferas da
Administrao Pblica, com o intuito de construir uma infraestrutura pblica de
processos e documentos administrativos eletrnicos. Coordenado pelo
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, o PEN proporciona a
integrao de diferentes esforos que j estavam em curso no mbito do
Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da
Administrao Pblica, com ganhos em agilidade, produtividade, transparncia
e satisfao do pblico usurio e reduo de custos. A inteno do projeto
disponibilizar uma soluo flexvel o bastante para ser adaptada realidade de
rgos e entidades da Administrao Pblica de diferentes reas de negcio. A
soluo ser disponibilizada no Portal do Software Pblico do Governo Federal.
O uma ferramenta que permite a produo, edio, assinatura
e trmite de documentos dentro do prprio sistema, proporcionando a
virtualizao de processos e documentos, permitindo atuao simultnea de
vrias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que distantes
fisicamente, reduzindo o tempo de realizao das atividades.
9
Principais facilidades do :
a. Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos
principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e
Google Chrome;
b. Acesso Remoto: em razo da portabilidade j mencionada, pode
ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos,
como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones
de vrios sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple
e Android do Google). Isto possibilita que os usurios trabalhem
a distncia;
c. Acesso de usurios externos: gerencia o acesso de usurios
externos aos expedientes administrativos que lhes digam
respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do
processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e
outros tipos de documentos;
d. Controle de nvel de acesso: gerencia a criao e o trmite de
processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o
acesso somente s unidades envolvidas ou a usurios
especficos;
e. Tramitao em mltiplas unidades: incorpora novo conceito de
processo eletrnico, que rompe com a tradicional tramitao
linear, inerente limitao fsica do papel. Deste modo, vrias
unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar
providncias e manifestar-se no mesmo expediente
administrativo, sempre que os atos sejam autnomos entre si;
f. Funcionalidades especficas: controle de prazos, ouvidoria,
estatsticas da unidade, tempo do processo, base de
conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento
especial, modelos de documentos, textos padro,
sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organizao
de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
g. Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e
usabilidade.
10
1.2 Gesto por Processo e por Desempenho
Um dos principais conceitos do sistema a gesto por processo.
Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo
correspondente ou inserir o documento em um processo j existente. Isso
viabiliza os relatrios de Estatsticas da Unidade e Desempenho de Processos no
, o que inclui o tempo mdio de cada Tipo de Processo no rgo e o tempo
mdio de tramitao do Tipo de Processo em cada Unidade (para saber mais
sobre estatsticas, consulte: Medies de Desempenho).
1.3 Boas Prticas de Utilizao do Sistema

Para otimizao dos recursos do sistema so aconselhveis algumas
prticas no Sistema Eletrnico de Informaes:
a. Padronizar procedimentos: A instituio de normas e

procedimentos proporciona segurana da informao e a
organizao do trabalho. Padronizaes no mbito das unidades
(tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade,
metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilizao de
recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medio de
desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e
medies, consulte: Mtodos de Pesquisa e Medies de
Desempenho);
b. Acesso como regra e o sigilo como exceo: a transparncia
um instrumento de controle social que proporciona meios para
garantir a correta atuao do Estado. O adota a filosofia da
transparncia administrativa, ainda que permita atribuir
restrio de acesso a processos e documentos em casos
especficos. O sistema tem como princpio a transparncia do
fluxo de informaes e o trabalho colaborativo. O ideal que se
facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o
funcionamento eficiente do sistema;
c. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informaes: O
proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de
processos em permanente acompanhamento, sem que isso
interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso,
importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a
correta medio de desempenho dos processos, assim como
deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e
acompanhamento para consulta a informaes.
11
d. Dar preferncia ao editor do : Embora o sistema permita

importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os
documentos formais do rgo devem ser redigidos no prprio
sistema (Documento Interno). possvel a customizao de
tipos de documentos em obedincia aos padres e formatao
estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de
Redao da Presidncia da Repblica. Os tipos de documentos
tambm podem ser configurados de acordo com a realidade dos
rgos e instituies. Outras vantagens do uso de Documentos
Internos so seus formatos padronizados e automatizados
(data, numerao, endereo da unidade, processo de referncia
e nmero SEI), alm da possibilidade dos documentos que
exigirem publicao oficial serem publicados diretamente no
em Veculo de Publicao, interno (p. ex. Boletim de Servio) ou
externo (Portal).
1.4 Vdeos Tutoriais
A opo est disponvel na Barra de ferramentas do

sistema . Esta opo contm uma relao de vdeos que descrevem passo a
passo vrias funcionalidades do sistema. Ao clicar sobre a opo, ser
apresentado um ndice de vdeos com a descrio de algumas funcionalidades.
Basta clicar sobre a descrio desejada e o sistema abrir outra tela,
possibilitando dar incio ao vdeo. Alm dessas ferramentas o usurio pode
acessar o portal da UTFPR e utilizar o guia rpido e vdeos institucionais.
1.5 Perfis de Usurios
Na UTFPR os usurios so classificados de acordo com o seu perfil

de utilizao do sistema SEI. Eles podem ser:
a. Usurio Pessoal: Tipo de usurio que far uso do sistema para

realizar solicitaes e requerimentos perante a administrao e
no ser o responsvel por tramitar e instruir o processo nas
fases seguintes. Como exemplos de requerimentos podemos
citar: Licenas, alguns tipos de afastamentos, pedidos de
progresso/promoo, aposentadoria, dentre outros. O usurio
Pessoal iniciar suas solicitaes atravs do menu principal
clicando em Meu SEI.
12
b. Usurio Departamental: Tipo de usurio responsvel por
receber e tramitar processos, instruir, elaborar memorandos,
despachos e portarias. o usurio que necessita de um
conhecimento maior da ferramenta, pois responsvel pelos
trabalhos colaborativos at a concluso do processo.
c. Usurio Gestor: Tipo de usurio que possui os mesmos

acessos do usurio Departamental, contudo opera em grande
parte assinando os documentos gerados, tais como ofcios,
memorandos, despachos. Precisa de um domnio quanto ao SEI
no que diz respeito manipulao dos blocos de reunio e
assinatura.
d. Usurio Externo: Tipo de usurio que no possui vnculo

efetivo com a Universidade (tal como os servidores), mas possui
algum tipo de relao, seja ela vinculada a um contrato ou
convnio, ou simplesmente faz parte da comunidade externa
UTFPR mas que com esta precisa se relacionar (beneficirios de
penso, por exemplo). Aps cadastro prvio o usurio externo
recebe um acesso por meio de login e senha ao SEI e poder
requerer junto a administrao, assinar documentos e visualizar
processos em andamento.
13
14
2. Iniciando Operaes no SEI
2.1 Acesso ao Sistema

Para acessar o , o usurio deve utilizar seu login e senha (o
mesmo utilizado para acessar o e-mail institucional):
2.2 Barra de Ferramentas

O possui uma barra de ferramentas no topo da pgina:
Segue abaixo a descrio de cada item da Barra:
Item Descrio
Para saber +: disponibiliza lista de vdeos com o
passo a passo de vrias funcionalidades do .
Menu Permite ocultar ou mostrar o menu principal.
Pesquisa Possibilita uma busca rpida com diversos
parmetros sobre o processo ou documento.
Caixa de seleo de Unidade Informa ao usurio em
qual unidade ele est logado e possibilita navegar
pelas unidades para as quais tenha permisso.
Controle de Processos: permite ao usurio voltar

pgina inicial.
Novidades: permite ao usurio manter-se informado
sobre novas funcionalidades adicionadas ao .
Usurio: identifica o usurio que est logado.
15
Configuraes do Sistema: permite ao usurio

alterar o esquema de cores.
Sair do Sistema: permite ao usurio sair com
segurana do sistema.
2.3 Menu Principal

a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que
disponibiliza um conjunto de funcionalidades, podendo ser distintas a depender
do perfil do usurio ou do tipo de unidade. O perfil bsico apresenta as seguintes
opes:
2.4 Tela Controle de Processos

a tela principal do , onde so visualizados todos os processos
que esto abertos na unidade. Os processos esto separados em dois grupos:
processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela prpria
unidade do usurio logado :
16
Esta tela ainda apresenta um grupo de cones com
funcionalidades que possibilitam efetuar operaes para um conjunto de
processos (operaes em lote). Basta marcar a caixa de seleo ao lado do
nmero de cada processo e, ento, selecionar o cone correspondente ao
desejada:
Segue a descrio detalhada das funcionalidades destes cones:
Item Descrio
Enviar Processo: utilizado para tramitar processos para outra unidade.
Ao concluir o processo e clicar no cone enviar o processo, o mesmo

desaparecer da tela de Controle de Processos, a menos que no
momento do envio, seja marcada a opo Manter processo aberto na
unidade atual (Utilizar este recurso somente quando necessrio. Opte por
utilizar o recurso Acompanhamento especial)
O processo poder ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento
Especial.
Atualizar Andamento: utilizado para incluir uma informao/despacho de

andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros
meramente interlocutrios e explicaes de situaes.
Atribuio de Processos: utilizado para distribuir os processos. Informa
que o processo est sob a responsabilidade de um usurio da unidade.
Incluir em Bloco: utilizado para organizar os processos dentro do
sistema. Esse cone permite incluir o processo em um Bloco Interno
ou em um Bloco de Reunio.
Sobrestar Processo: utilizado quando o processo precisa aguardar
alguma providncia antes de ter prosseguimento.
Concluir Processo nesta Unidade: utilizado para fechar o processo na
unidade, quando no h mais nenhuma ao a ser tomada pela unidade O
processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas poder
ser recuperado na pesquisa.
17
Anotaes: utilizado para inserir informaes adicionais que no

devem constar dos autos do processo, geralmente orientaes
internas de trabalho da equipe.
Processos com Credencial de Acesso nesta Unidade: utilizado para
controlar os processos sigilosos (reservado, secreto, ultrassecreto) em
que o usurio possui credencial. Visvel apenas para usurios que
possuam credencial de acesso a processos sigilosos.
A tela Controle de Processos tambm apresenta smbolos e

orientaes visuais para facilitar a identificao da situao de cada processo
dentro dos grupos e :
Item Descrio
Apresenta apenas os processos atribudos ao
usurio logado. Para voltar tela anterior, basta
clicar em Ver todos os processos.
Login entre parntese: informao do usurio a
quem o processo foi atribudo na unidade.
Processos com nmero em preto: processos
com nvel de acesso pblico ou restrito j
acessados por algum usurio da unidade.
Processos com nmero em vermelho: processos
remetidos unidade ainda no acessados.
Processos com nmero em azul: processos
acessados e/ou que sofreram alguma ao pelo
usurio por login/sesso.
Processos com fundo preto: processos com nvel
de acesso sigiloso j acessados por algum usurio da
unidade. Somente so visveis para usurios com
credencial de acesso ao processo sigiloso.
Processos com fundo vermelho: processos sigilos
os que ainda no foram recebidos/acessados.
Processos com fundo azul: processos sigilos os
acessados e/ou que sofreram alguma ao pelo
usurio por login/sesso.
Alerta que o processo remetido para a unidade do
usurio tem prazo de retorno programado a vencer.
Alerta que o processo remetido para unidade est com
prazo de retorno programado expirado (atrasado).
Um documento do processo foi publicado.
Alerta que indica a incluso de um novo documento no

processo ou indica que um documento (externo ou
18
interno) foi assinado.
Anotao simples.
Anotao com prioridade.
Alerta que existe um documento sigiloso (com

credencial) para ser assinado.
Ao passar o cursor sobre o nmero do processo (sem clicar),

mostrada a informao do Tipo de Processo e a Especificao (ambas so
registradas no momento da abertura de um processo).
Para acessar o contedo de um processo, basta clicar sobre o

respectivo nmero.
2.5 Tela do Processo

Ao clicar em um dos processos listados na tela de Controle de
Processos ser apresentada uma nova tela que possibilitar ao usurio
visualizar seu contedo, conforme figura abaixo. O lado esquerdo mostra o
nmero do processo e a respectiva relao de documentos organizados por
ordem de lanamento. A seguir mostrada a opo de Consultar Andamento.
Em seguida, so mostrados os Processos Relacionados, se houver.
direita so mostrados todos os cones de operaes possveis
para o processo e, logo aps, so mostradas as unidades nas quais o processo
est aberto:
19
H situaes em que o processo no possui andamentos abertos,

est sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os cones
com operaes pertinentes, assim como o status do processo so exibidos.
A tela do processo apresenta os mesmos cones da tela Controle

de Processos (com operaes possveis para grupos de processos), alm de
outros cones com funcionalidades que permitem atuao sobre o processo em
questo:
Ateno
1. Apenas nos processos sigilosos sero visualizados os cones:
Segue abaixo descrio detalhada das funcionalidades dos cones da

tela do processo (para verificar a descrio dos cones da tela do processo que
tambm esto na tela Controle de Processos, consulte Tela Controle de
Processos).
Item Descrio
Incluir Documento: utilizado para criar um novo documento ou
inserir (arquivos definidos como: externos) no processo.
Cincia: utilizado principalmente para que as unidades informem ao
remetente que tiveram cincia do processo, dispensando a
necessidade de se criar um novo documento para este fim.
Consultar/alterar processo: utilizado para consultar ou alterar os dados de
cadastro do processo, tais como: descrio, interessado, destinatrio e nvel de
acesso.
20
Duplicar processo: utilizado para duplicar os documentos

integrantes de um processo.
Relacionar processos: permite vincular virtualmente um processo a outro.
Enviar Correspondncia Eletrnica: permite enviar e-mail

relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Gerenciar Disponibilizao de Acesso Externo: utilizado para
liberar acesso a um usurio externo. Envia e-mail com link que
dar acesso aos documentos do processo.
Acompanhamento Especial: possibilita ao usurio acompanhar o
andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade.
Anexar Processo: utilizado para anexar um processo a outro.
Gerar arquivo do processo: utilizado para gerar um arquivo do

processo no formato PDF. O usurio pode escolher quais
documentos ele deseja incluir no arquivo.
Excluir: utilizada para excluir um processo criado na unidade,
desde que ele no tenha sido enviado a outras unidades.
Controle de Processos: utilizado para retornar pgina inicial do .
Gerenciar Credencial de Acesso: permite que o usurio que

recebeu permisso de acesso a um processo sigiloso possa conceder
permisso a outro usurio.
Renunciar Credencial de Acesso: utilizado para cancelar a
credencial de acesso a um processo. Visvel apenas aos usurios
com credencial de acesso ao processo.
2.6 Base de Conhecimento

Funcionalidade que permite descrever as etapas de um processo e
anexar documentos relacionados ao Tipo de Processo vinculado quela base
de conhecimento. Usurios especficos tero acesso a construo das bases de
conhecimento. Contudo, aps criadas, estas podem ser consultadas por todas as
unidades por meio do cone .
Para todos os processos o cone visualizado ao lado do nmero de

protocolo do processo.
21
Ao clicar sobre a base de conhecimento a mesma trar informaes
importantes acerca daquele processo, tais como quem so os setores pelos quais
ele tramita, quem inicia, quais documentos so necessrios, bem como poder
trazer um fluxograma do processo.
22
Uma Base de Conhecimento somente pode ser modificada pela

Unidade que a criou, e por meio de usurios com permisso especfica.
Enquanto boa prtica, de forma a garantir uniformidade e a
eficincia dentro da instituio, as bases de conhecimento devem ser criadas
pela Unidade com competncia sobre os procedimentos referentes ao Tipo de
Processo.
Para aqueles usurios que possuem permisso para criar a base de
conhecimento, devem seguir os passos abaixo selecionando o menu Base de
Conhecimento:
Em seguida, clicar no boto :
O sistema abrir a tela Novo Procedimento, para preenchimento

do campo Descrio e seleo dos Tipos de Processo Associados com a Base
de Conhecimento em criao. Ao procedimento, possvel anexar arquivos que
contenham detalhes sobre o processo de trabalho, por exemplo, um diagrama
de fluxo:
23
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio
Aps salvar as informaes, o abrir automaticamente uma tela

em que dever ser informado o contedo do procedimento, conforme padro
definido pelo Administrador do Sistema:
19
No contedo do procedimento importante utilizar hiperlinks (da

Intranet ou Internet) sobre os termos que referenciem leis, decretos, portarias e
at mesmo sistemas informatizados relacionados com o trabalho. No campo
Quais documentos so necessrios?, devem-se referenciar os Tipos de
Documentos disponveis no .
Ao finalizar o preenchimento, dever ser selecionado o cone
.
Na unidade criadora da base, as informaes so acessveis para
consulta e edio por meio da opo , acessvel em Base de
Conhecimento, via menu principal:
O sistema abrir um quadro com a relao das bases de

conhecimento da unidade:
O cone utilizado para visualizar o

contedo do procedimento.
24
O cone utilizado para editar o

contedo da base de conhecimento.
O cone permite que o usurio altere
procedimento (Descrio,
os dados de cadastro do Tipos de Processo
Associados e Anexo).
Depois de finalizadas as edies, deve-se clicar no cone
para que a base possa ficar disponvel e finalmente ser exibida ao
lado do nmero de protocolo dos Tipos de Processo correspondentes.
Aps liberada a primeira verso do Procedimento, somente ser
possvel alterar seu cadastro e contedo por meio do cone
. Com isso, o sistema abrir uma tela para,
primeiramente, alterar o cadastro do Procedimento:
Aps as modificaes, deve-se clicar em :
Bases de conhecimento com diversas verses apresentam o cone
25
O cone permite ao usurio excluir

o
procedimento.
2.7 Tela do Documento

Um documento selecionado recebe uma marcao em azul. O
sistema abre uma tela que contm duas reas. esquerda mostra o nmero do
processo, a respectiva relao de documentos, enfatizando-os.
selecionado . Logo abaixo mostrada a opo de consulta ao andamento do
processo . direita so mostrados todos os cones de operaes possveis
para documentos . Abaixo dos cones, mostrado o corpo do documento.
Ao clicar em um dos documentos que compem o processo ser

apresentado um novo menu com as aes que podero ser realizadas no
documento. No caso de documento externo ser apresentada uma barra de
menu com algumas aes diferentes das apresentadas para os documentos
internos.
Para entender melhor sobre as diferenas entre documentos internos e
externo, verifique os tpicos correspondentes aos tipos de documentos no SEI.
Documento Interno:
26
Documento Interno assinado:
22
Ateno
1 O cone apresentado somente no caso de documento sigiloso.

Documento Externo:
Documento Externo assinado:
Item Descrio
Atualizar Andamento: permite ao usurio atualizar o andamento da

situao do processo sem a necessidade de se efetuar um trmite.
Cincia: permite que o usurio informe unidade que teve cincia do
documento, sem a necessidade de se criar um novo documento para este
fim. A cincia do documento marca, automaticamente, cincia do processo.
Consultar/Alterar Documento: permite ao usurio consultar ou
alterar os dados de cadastro do documento, tais como: descrio,
interessado, destinatrio e nvel de acesso.
Editar Contedo: permite ao usurio realizar alteraes no
contedo de documentos gerados na unidade.
Assinar Documento: permite ao usurio assinar
eletronicamente os documentos gerados no .
Gerenciar Credenciais de Assinatura: permite que o usurio
logado conceda credencial a outro usurio (de qualquer unidade)
para assinatura de um documento sigiloso.
Imprimir WEB: Permite que o usurio imprima um documento. Visvel
somente para documentos produzidos no editor de texto do .
Gerenciar Liberaes para Assinatura Externa: permite que um

usurio externo assine um documento produzido no .
Incluir em Bloco de Assinatura: permite que mais de um usurio,

de qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no .
27
Enviar Documento por Correio Eletrnico: permite ao usurio
enviar um documento por e-mail por meio do .
Cancelar Documento: permite o cancelamento de um documento que
seja desnecessrio ao processo. Essa opo deve ser utilizada se o
documento j tiver sido tramitado ou visualizado por outra unidade, caso
contrrio usar a opo Excluir. O cancelamento do documento sempre
dever ser justificado, pois equivale a um Desentranhamento.
Adicionar aos Modelos Favoritos: permite que o usurio
defina o documento como modelo, para aproveitar seu formato
e contedo na confeco de novos documentos.
Verses do Documento: permite ao usurio saber quantas vezes

um documento gerado no foi editado, quando e por quem.
Excluir: permite ao usurio excluir um documento criado na
unidade que seja desnecessrio ao processo, antes do trmite ou
visualizao por outra unidade.
Mover documento para outro processo: permite mover um
documento externo de um processo para outro.
2.8 Restrio de Acesso

Ao abrir um processo ou criar um documento no , dever ser
indicado o nvel de acesso.
H trs nveis de acesso possveis: sigiloso, restrito e pblico. Os
nveis de restrio de acesso permitidos so configurados durante o cadastro
do tipo de processo. Este cadastro dos tipos de processo na UTFPR foi
previamente carregado pela Comisso de Implantao e cada um deles
recebeu a devida classificao. Significa que s possvel abrir um processo
sigiloso se essa opo estiver configurada como permitida para o tipo de
processo escolhido. Os tipos de processos que podem ser sigilosos aparecem
com o fundo vermelho na lista Escolha o Tipo do Processo.
desejvel que a maioria dos tipos de processo no possua
restrio de acesso. No entanto, h casos em que abrir a informao em um
momento inoportuno pode causar danos. Para estes casos importante
restringir o acesso informao, informando a hiptese legal que ampara tal
situao.
O campo Hiptese Legal dever ser preenchido com uma das
opes disponveis na barra de rolagem.
Um processo sigiloso, alm do campo Hiptese legal, apresenta a

relao de categorias do sigilo, de seleo obrigatria, em conformidade com a
Lei de Acesso Informao (LAI), Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011.
28
Deve ser escolhida uma das opes: Secreto, Ultrassecreto ou
Reservado e salvar informaes.
Dicas
1 Ao inserir um documento restrito em um processo pblico, o processo

assumir, automaticamente, o comportamento do nvel de acesso deste
documento. Tambm se deve levar em considerao que, ao criar um
processo com nvel de restrio de acesso, todos os documentos nele
inseridos, independentemente de serem pblicos ou no, assumiro o
comportamento do maior nvel de restrio de acesso, ou seja, o conjunto
sempre assumir as caractersticas do maior nvel de restrio de acesso.
De qualquer forma, importante que o usurio sempre indique o nvel de
acesso documento a documento, dependendo da informao neles
contida, evitando restringir o acesso do processo como um todo.
2. Processos sigilosos no so recuperveis pela funcionalidade de pesquisa.
Tambm no so registrados nas estatsticas do sistema (para saber mais
sobre estatsticas que o sistema oferece, consulte: Medies de
Desempenho).
3. Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de
pesquisa. No entanto, os contedos de todos os documentos (mesmo
assinados) so inacessveis para usurios das unidades em que o processo
no tenha tramitado (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa,
consulte: Mtodos de Pesquisa).
4. Ao realizar a pesquisa de um processo em que um documento tenha recebido
restrio de acesso, todo o processo, ou o contedo de todos os documentos
desse processo, no podero mais ser visualizados. Somente sero visualizados
o nmero do processo e a descrio de cada documento.
5. Para alterar o nvel de acesso de Restrito ou Pblico para Sigiloso, o
processo deve estar aberto somente para a unidade que efetua a operao.
6. Processos e documentos restritos so identificados por uma chave amarela
ao lado dos respectivos nmeros.
7.
8. Processos e documentos sigilosos so identificados por uma chave
vermelha.
7.
29
352&(662 (/(
30
3. Operaes Bsicas com Processos
3.1 Iniciar Processo Usurio Pessoal

O Usurio pessoal utilizar o menu MEU SEI para requerer junto a
administrao os seus pedidos, tais como declaraes, pedidos de
aposentadoria, afastamentos, licenas, dentre outros.
O menu Meu SEI apresenta os seguintes menus:
Meus processos: Processos iniciados pelo usurio;

Iniciar requerimento: Para dar incio a um novo tipo de pedido junto
a administrao;
Recibos eletrnicos dos processos: Podem ser consultados os
protocolos de envio dos requerimentos realizados pelo usurio.
Ao iniciar um requerimento o SEI abrir uma nova janela em que o

usurio escolher o tipo de processo. Estes tipos j foram carregados
previamente no sistema. Caso o usurio no encontre o tipo mais adequado
dever consultar o facilitador do SEI na rea responsvel pelo processo,
verificando a possibilidade de incluir o mesmo no Meu Sei, ou ainda buscando
informaes acerca de como o processo deve ser iniciado.
31
Lembrando que nem todos os tipos de processo tero seu incio via
Meu Sei no momento inicial de implantao. O sistema exibir uma tela com
orientaes gerais sobre como realizar o peticionamento (requerimento) no
Meu SEI:
Ao iniciar um novo tipo de processo o sistema abrir a seguinte tela:
32
Orientaes gerais do processo: rvore de Documentos do
Processo: Campo destinado a uma breve descrio do processo e
algum aspecto relevante para dar prosseguimento ao mesmo. Este
campo j vira preenchido
Especificaes: uma espcie de resumo do que trata o pedido.
um campo equivalente ao ttulo que colocado na capa de um
processo aberto em meio fsico (papel).
Unidade em que o processo deve ser aberto: Equivale a unidade de
destino do novo requerimento. Por exemplo: Se o novo processo
do tipo licena gestante, este um tema da rea de recursos
humanos e o novo requerimento ser um processo da COGERH do
seu respectivo cmpus. Este campo poder vir preenchido pelo
prprio SEI ou estar habilitado para preenchimento do usurio,
que poder consultar a base de conhecimento (veja captulo
especfico sobre este tema), para verificar qual a unidade que far
o recebimento do pedido.
Nvel de acesso: Poder ser Sigiloso, Restrito e pblico. Este
parmetro j estar configurado para o tipo de processo escolhido,
no sendo necessria a interveno do usurio.
Documento principal (formulrio): neste campo que o usurio
realizar propriamente o pedido indicando as informaes
necessrias. Ao clicar em documento principal o sistema ir abrir
uma janela com um formulrio, ou o editor interno do SEI para que
o usurio escreva o pedido.
Formulrio:
33
Editor de textos do SEI:
Ao finalizar o pedido, seja pelo editor de documentos do SEI,

ou por meio de formulrio o usurio ir clicar em peticionar e o
sistema abrir uma tela para que assine o requerimento
eletronicamente, por meio da senha e login cadastrados no sistema.
NOTA: Na seo documentos, alm do documento principal,

poder ser solicitado ao usurio que o mesmo faa upload de
documentos para instruir o processo.
34
3.2 Iniciar Processo Usurio Departamental
Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opo
"Iniciar Processo" no menu principal:
Na tela "Iniciar Processo" ser escolhido o tipo de processo

desejado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela aberta.
Para outros tipos, deve ser selecionado o cone
ao lado de "Escolha o Tipo de Processo", conforme ser explanado no item 3.3.
J, para voltar tela anterior dever ser selecionado o cone:
O prximo passo o preenchimento de dados de cadastro do

processo.
35
Esto disponveis os campos: Protocolo, Especificao

(opcional), Classificao por Assuntos, Interessados (opcional),
Observaes desta unidade (opcional) e seleo do Nvel de Acesso.
Quando se tratar de um novo processo, deve se deixar marcada a
opo Automtico. Assim o prprio fornecer seu nmero nico:
Caso contrrio, dever ser selecionada a opo Informado. Neste

caso, automaticamente ser disponibilizado um campo para que seja inserido o
nmero de processo e sua data de abertura original:
Com exceo dos campos Protocolo informado e Data de

Abertura, o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do
processo sejam alterados posteriormente por meio do cone
(tela do processo), inclusive o Tipo de Processo.

O campo Especificao permite a incluso de 50 caracteres e
utilizado para acrescentar informaes que diferenciem processos de um
mesmo tipo. Esta prtica facilita a localizao e identificao na "Tela de
Processos" .Estas informaes ficam visveis ao passar o cursor sobre o nmero
do processo na tela Controle de Processos, juntamente com o Tipo de
Processo:
O campo "Classificao por Assuntos" automaticamente

preenchido e no deve ser alterado sem que o fato seja informado aos
responsveis pela gesto documental.
O campo Interessados deve ser preenchido com a denominao
de pessoa fsica ou jurdica que tenha interesse sobre o mrito do processo. O
campo permite a incluso de vrios interessados.
Observaes desta unidade um campo de livre preenchimento,
onde devem ser inseridas informaes adicionais que facilitem a identificao de
um processo e a sua recuperao. As informaes desse campo s podero ser
recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.
Seleo do Nvel de Acesso obrigatria para a abertura de um
processo. A maioria deles assumem o nvel de acesso pblico (Configurados pela
36
Comisso de Implantao). Mesmo assim, possvel alterar o nvel de acesso

desde que o tipo de processo permita tal classificao sigilosa ou restrita de um
processo posteriormente por meio do cone , disponvel na

tela do processo (para saber mais sobre o nvel de restrio de acesso adequado,
consulte o tpico especfico).
Dicas
1 Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Especificao,

Interessados e Observaes desta unidade, estes campos so
importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a
adoo de padres de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre
a funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
2. O ideal que a opo de insero manual do nmero de protocolo de um
processo seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da
entidade ou processos criados antes da implantao do .
3. O processo recm-aberto automaticamente atribudo ao usurio que o
abriu e ser mostrado no grupo de processos direita da tela Controle de
Processos (coluna Gerados).
4 . S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do processo por meio do
cone se o processo estiver aberto na unidade.

Quando no aberto na unidade, o cone alterado automaticamente para
.
5. A incluso de um novo tipo de processo, quando verificada a inexistncia do
mesmo, dever ser solicitada ao facilitador do SEI da respectiva rea em seu
cmpus. Este far a abertura de chamado para a criao do novo tipo de
processo.
Arvore do processo:
Todos os documentos do processo so organizados por ordem de

incluso, na vertical, em um modo de visualizao denominado rvore de
documentos do processo:
37
Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de
documentos apresentam seus contedos aglutinados em pastas, de modo que
sempre fiquem visveis os ltimos documentos inseridos. Essa aglutinao no
pode ser confundida com Volume de Processo, que tpico de processos em
suporte fsico, no existente em processo eletrnico.
3.3 Tipos de Processo

Um processo s pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo
disponvel na tela Iniciar Processo.
Esta tela contm os tipos de processos nos quais os documentos

sero includos, tendo em vista que no somente permitida a tramitao de
processos.
Filtro e navegao por teclado: a tela de listagem agora possui

campo de digitao que facilita a localizao rpida do Tipo de Processo por
palavra-chave e navegao por teclado.
possvel alterar o tipo de um processo em trmite. Basta selecionar

o nmero na tela Controle de Processos. Isto feito, o sistema abrir a tela do
Processo e na sequncia dever ser selecionado o cone . Em

seguida, na tela Alterar Processo, dever ser selecionada uma das opes
disponveis na barra de rolagem do campo Tipo de processo. Por fim, as
informaes devem ser salvas.
38
Dicas
1 A alterao de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer unidade na

qual o processo esteja aberto.
2. A alterao de tipo de processo no fica disponvel ao visualizar o
andamento do processo, por isso, a alterao pode ser registrada
selecionando-se o cone e descrevendo as alteraes no

campo Descrio. Neste caso, preciso certo cuidado porque as
informaes no podem ser editadas depois que so salvas (para saber mais
sobre histrico de operaes de um processo, consulte: Verificar o Histrico
de Modificaes).
3.4 Processos com Restrio de Acesso

Processos e documentos sigilosos so indicados por meio do cone
ao lado dos respectivos nmeros (rvore do processo).
J, processos e documentos restritos so indicados por meio do
cone ao lado dos nmeros.
O permite que processos sigilosos tenham acompanhamento de

trmites usurio a usurio, desde que, credenciados para acesso. Os usurios
podem ser da unidade geradora ou de outras unidades.
Para atribuir uma credencial de acesso, o usurio gerador do
processo sigiloso deve selecionar a opo na tela do

processo e preencher o campo Conceder Credencial de Acesso para com
nome de usurio j cadastrado no sistema.
Caso o usurio possa se logar em mais de uma unidade, o abre

outro campo onde deve ser informada a unidade do usurio (se o sistema no
reconhecer o usurio, no abrir o campo para preenchimento da unidade e a
operao no ser completada).
39
Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a opo

Conceder. Ao clicar na opo, mostrado um quadro com as credenciais de
acesso concedidas. Na mesma tela possvel conceder credenciais para outros
usurios. Tambm possvel Cassar a Credencial de Acesso (retirar a
permisso do usurio) por meio da coluna Aes do quadro com a lista de
credenciais.
Um usurio que recebeu uma credencial de acesso a um processo

sigiloso o visualizar com um fundo colorido.
Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela Credencial de
Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio 31AcessoO usurio
dever preencher o campo Senha e o sistema abrir a tela do processo.
Nesta tela estaro disponveis os cones Gerenciar Credenciais de

Acesso e Renunciar Credenciais de Acesso . O primeiro permite que
o usurio, que recebeu a permisso, conceda credencial de acesso para outro
usurio. O segundo permite renunciar credencial com um s clique, basta
confirmar a operao.
Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela

Controle de Processos.
40
No necessrio enviar o processo para a unidade do usurio com
credencial para acesso.
Dicas
1. Um processo sigiloso no pode ser includo em blocos ou em

acompanhamento especial (para saber mais sobre blocos, consulte:
Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de Reunio e Assinaturas
por Usurios de outras Unidades).
2. Processos sigilosos no podem ser anexados a outros processos. No entanto,
permitem ser relacionados a outros processos. Neste caso, s ficam visveis
para os usurios que possuem acesso a eles. Outros usurios no conseguem
visualizar um processo sigiloso relacionado (para saber mais sobre relaes
entre processos, consulte: Relaes entre Informaes).
32
3. Processos sigilosos permitem referncia somente a documentos do prprio

processo (para saber mais sobre a insero de links, consulte: Referenciar
Documentos ou Processos).
4. Processos sigilosos no so computados nas pesquisas disponveis por meio
do menu Estatsticas.
5. Ao acessar o cone na tela de Controle de

Processos possvel verificar um quadro com a lista de processos sigilosos
com permisso de acesso para o usurio. Caso no exista nenhum, o cone
no fica visvel.
3.5 Concluir Processos

A concluso do processo em uma unidade no acarreta a
concluso nas demais unidades nas quais esteja aberto.
O processo pode ser concludo na unidade por dois motivos:
a. A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, no h mais
nenhuma ao a ser tomada por parte da unidade, no obstante
poder continuar aberto em outras unidades;
b. O processo j alcanou o seu objetivo em todas as unidades e

dever ser concludo na ltima unidade em que estiver aberto.
41
Para efetuar a concluso, necessrio clicar no nmero do
processo e selecionar o cone e confirmar a operao.

Tambm possvel concluir mais de um processo ao mesmo
tempo, selecionando a caixa de seleo dos processos desejados na tela
Controle de Processos e clicando no cone Concluir Processos Nesta
Unidade.
Ateno
Quando no houver mais nenhuma ao no processo por parte da

unidade, esta dever envi-lo para unidade de destino ou conclu-lo.
fundamental que sejam fechados os processos cuja ao j foi concluda. Caso
contrrio, para fins de estatstica, o tempo em que ele permanecer aberto
desnecessariamente na unidade ser computado como se o processo estivesse
em andamento.
42
Dicas
1 O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opo

possui o mesmo efeito da concluso do
processo para a unidade que efetua o envio, contudo no est encerrando
definitivamente o processo, mas sim realizando o trmite.
Aconselha-se que ao enviar um processo de uma unidade para outra, o
usurio utilize a opo somente se
houver necessidade. Para continuar o acompanhamento, utilizar o cone
Acompanhamento Especial
2. Um processo concludo em uma unidade pode ser recuperado a qualquer
tempo por meio da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades
Acompanhamento Especial e/ou Blocos Internos ou pelo menu
Estatsticas(para saber mais sobre tais funcionalidades, consulte:
Mtodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial , Blocos Internos e
Medies de Desempenho).
3. Caso um processo possua anotaes ao ser concludo, as anotaes sero
automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na
unidade que efetuou a concluso (para saber mais sobre anotaes,
consulte: Inserir Anotaes).
3.6 Reabrir Processos
permitido reabrir o processo por meio do cone

(tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usurio
que efetuou a operao. Somente possvel reabrir um processo que j tenha
passado pela unidade em que a operao efetuada. Aps envio para outra
unidade, o processo poder ser reaberto a qualquer momento nas unidades por
onde ele tramitou. No necessrio solicitar novo trmite.
34
43
3.7 Excluir Processos

Para o caso de processos abertos indevidamente possvel a
excluso pela unidade geradora, por meio do cone . Este cone s fica
visvel nas telas de processos e de documentos quando a operao estiver
habilitada.
Para o caso de processos abertos indevidamente, que j tenham
andamento em outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada a anexao de
processos (para saber mais sobre anexao de processos, consulte: Anexar
Processos).
A excluso de processos s permitida, observadas as seguintes
regras:
a. O processo no poder ter andamento aberto em outra unidade
alm da geradora: o simples envio para outra unidade
impossibilita a excluso, mesmo que no tenha ocorrido acesso;
b. O processo no poder ter documentos;
c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema
que podem ser excludos: permite que sejam efetuadas as
excluses de todos os documentos e, depois, a do processo
(para saber mais sobre excluso de documentos, consulte:
Ateno
1 Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que no tenha
havido acesso na unidade de destino do processo, ainda que no possua
documentos, ainda que seja mantido aberto na unidade atual e, embora o
cone permanea visvel, ter a excluso do processo impedida

pelo sistema:
20.Processos excludos no so recuperados pela funcionalidade de pesquisa

ou pelo menu Estatsticas da Unidade.
44
3.8 Gerar PDF do Processo
Por meio do cone (tela do processo)

possvel converter um processo em um arquivo em formato PDF. Alm dos
documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de
alguns formatos aceitos. O usurio tem a opo de gerar o PDF de todos os
documentos possveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.
O sistema no converter formatos de imagem, som, arquivos

compactados, documentos cancelados e minutas de documentos de outras
unidades
45
46
4. Trabalho Colaborativo (Atribuir e Tramitar processos)

4.1 Receber Processos na Unidade
A tela Controle de Processos organiza todos os processos abertos na
unidade em dois grupos. O primeiro apresenta os processos recebidos e o segundo
apresenta os processos gerados na unidade. O recebimento de processo ocorre
quando o usurio clica sobre o registro que aparece em vermelho. O registra
automaticamente no andamento do processo a hora, a unidade e o login do usurio
que recebeu o processo.
4.2 Atribuir Processos a um Usurio

uma forma de gerenciar e organizar os processos recebidos ou
gerados na unidade. A todo o processo que se encontre em tramitao na unidade
e que aparea na tela de controle de processos possvel e aconselhvel que se
faa a atribuio do mesmo para um usurio especfico, o qual passar a ser
responsvel pelas providncias necessrias dentro da unidade. A atribuio de um
processo a um usurio no impede a edio por outro.
Os processos atribudos a uma pessoa aparecem com o devido login

em destaque, ao lado do nmero do processo.
Para efetuar a atribuio, deve-se clicar na caixa de seleo ao lado
do nmero do processo ou processos a serem atribudos. Deve ser
selecionado o cone . Na tela seguinte, deve ser selecionado

o nome do destinatrio na barra de rolagem do campo Atribuir para. As
informaes devem ser salvas.
Ao se clicar em Ver processos atribudos a mim a tela Controle

de Processos apresentar apenas os processos atribudos ao usurio
47
logado:
Caso no haja nenhum processo atribudo ao usurio, a tela

no listar nenhum processo. Para voltar tela anterior, basta clicar em
Ver todos os processos:
Para saber como est a distribuio dos processos da Unidade para

um usurio especfico, basta clicar no login do usurio na tela de Controle de
Processos:
Ainda nesta tela, possvel redistribuir os processos atribudos ao

usurio, ao selecionar a caixa de seleo ao lado dos nmeros dos processos que
devero ser redistribudos, selecionar um dos usurios disponveis na barra de
rolagem do campo Atribuir para e clicando-se no boto salvar.
Dicas
1 Embora seja possvel atribuir vrios processos por vez, s possvel atribuir
o processo para um usurio de cada vez.
2. Processos com o nmero em vermelho, ou seja, que ainda no foram
recebidos na unidade no podem ser atribudos a um usurio. Pois, o
sistema no permite que isso acontea com processos no recebidos.
48
4.3 Enviar Processos para outra Unidade
Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer
aberto na atual. Tambm pode ser enviado para vrias unidades
concomitantemente. Desse modo, possvel a edio e verificao de
atualizaes em mais de uma unidade ao mesmo tempo. aconselhvel que se
utilize a prtica de manter o processo aberto na unidade somente quando
necessrio.
Para acompanhamento do processo, utilize preferencialmente o
acompanhamento especial.
Quando um processo enviado sem ser mantido aberto na unidade
atual, deixa de ser visualizado na tela Controle de Processos.
Para efetuar o envio, necessrio clicar no nmero do processo ou
na caixa de seleo ao lado do nmero. Deve ser selecionado o cone
. Na tela seguinte, devero ser informadas as unidades de

destino do processo. O sei no trabalha com envio de processos a usurios
especficos, mas sim s unidades.
Esta tela tambm disponibiliza as opes: Manter processo aberto
na unidade atual (use apenas quando necessrio), Remover anotao
(permite remover a anotao quando o processo for devolvido), Enviar e-mail
de notificao (permite enviar um e-mail com texto no editvel a todos os
usurios cadastrados na unidade de destino do processo, avisando do envio) e a
opo Retorno programado (permite atribuir uma data em que o processo
deva ser devolvido).
Aps a seleo das opes, deve-se clicar em enviar.

possvel enviar vrios processos para uma unidade clicando na
caixa de seleo ao lado do nmero dos devidos processos na tela Controle de
Processos e selecionando o cone (na mesma tela). No entanto,

o trmite de vrios processos para vrias unidades s ser possvel quando todos
os processos se destinarem s mesmas unidades, ou seja, no possvel o
trmite em bloco quando os processos selecionados tm destinos distintos.
Nesse caso dever ser realizado o trmite individual, ou do conjunto
com mesmo destino.
49
Dicas
1 Outras formas que possibilitam a visualizao concomitante e continuada

de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio so:
Bloco de Reunio (tela do processo), o Bloco de Assinaturas (tela
do documento) e Acompanhamento Especial .

3. Ao acessar a tela do processo, exibida a informao das unidades para as
quais o processo est aberto.
23.A disponibilizao de blocos de assinatura, blocos de reunio e

acompanhamento especial no implica abertura dos processos para as
respectivas unidades de disponibilizao (para saber mais sobre blocos,
consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de Reunio e
Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
4.4 Controle de Prazos

A funcionalidade Retorno Programado permite informar aos
destinatrios de um processo um prazo para resposta demanda. muito til
para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais
sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao rgo (p.
ex. Ministrio Pblico e Poder Judicirio).
Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, possvel
programar a data para devoluo da demanda, preenchendo o campo Retorno
Programado.
50
O cone Retorno Programado fica visvel para as unidades de destino do
processo. Ao passar o cursor sobre o cone, ele mostra a data de retorno e a
unidade que o definiu.
medida que o prazo vai diminuindo, o cone muda de cor,
indicando a proximidade do vencimento :
A funcionalidade no retira o acesso ao processo caso a demanda no

seja atendida no prazo. Ou seja, no trava o trabalho sobre o processo, mas apenas
marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e
quem est devendo processos com prazos definidos pela unidade.
Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um
processo no pode conclu-lo ou envi-lo para terceiros, exceto se o processo
for mantido aberto na unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir um
outro prazo para a unidade destinatria. Ou seja, o tambm controla prazos
em cascata.
possvel verificar a relao de controles programados da

unidade, por meio da opo Retorno Programado no menu principal.
O sistema abrir uma tela que apresenta um calendrio e os

retornos programados para o dia. No calendrio, estaro sinalizados os dias
com marcao de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi
cumprido at a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso.
Tambm possvel navegar nos meses e anos. Para tanto, o

usurio dever clicar nas setas ao lado do ano ou ms.
Abaixo do calendrio, h a opo Ver todo o ms que mostra os
retornos previstos para o ms:
O organiza as informaes em dois quadros:
51
a. Processos para devolver: relao de processos enviados por

outras unidades com marcao de prazo para a unidade.4
Aguardam uma ao especfica e devero ser devolvidos dentro
do prazo determinado;
b. Processos aguardando retorno de outras unidades: relao
de processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno
para outras unidades. Neste quadro tambm possvel excluir
ou prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a
demanda.
Dicas
1 A unidade destinatria de um processo com retorno programado somente

pode:
a. Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou
b. Enviar o processo para terceiros, inclusive, podendo tambm
atribuir seu prprio retorno programado, desde que mantenha
o processo aberto na prpria unidade. Isso possibilita o controle
de prazos em cascata.
4.5 Inserir Anotaes

As anotaes (post its) so de livre preenchimento e uma mesma
anotao pode ser inserida em vrios processos ao mesmo tempo. Tambm
possvel mudar o nvel de prioridade da anotao por meio do cone
e a cor do smbolo de anotao ficar em vermelho :
A anotao s visvel para a unidade geradora. Significa que

quando um processo enviado, de uma unidade para a outra, ela no fica
52
visvel at que o processo seja devolvido. Caso no seja desejvel que ela volte a aparecer,
necessrio selecionar a opo na tela Enviar Processo.
Para inserir a anotao, deve-se clicar na caixa de seleo ao lado no nmero do
processo ou processos que recebero anotaes. Ficar visvel
uma marca de seleo. Deve-se clicar no cone . O sistema abrir a

tela de mesmo nome. No campo "Descrio" dever ser inserido o texto pretendido. Para
mudar a cor da anotao, basta clicar na caixa de seleo "Prioridade" abaixo do campo
Descrio e salvar informaes.
4.5.1 Marcadores
Na Tela de Controle de Processos o usurio do SEI poder utilizar a ferramenta de
gerenciamento denominada Marcadores. de administrao pela prpria Unidade por
meio do menu Marcadores, serve para organizar os processos por etiquetas coloridas,
com 10 opes de cores. O usurio poder associar a cor de um marcador a uma
informao. Lembrando que qualquer alterao ser aplicada a todos os usurios da
Unidade.
Depois que a Unidade tiver cadastrado pelo menos um Marcador, "clicando em novo",
conforme a imagem acima, os mesmos podero ser aplicados em lote na tela de Controle
de Processos ou individualmente com o processo aberto, selecionando o boto de ao
sobre processo Gerenciar Marcadores ( ).
53
Aps aplicado o Marcador no processo, a etiqueta correspondente fica visvel ao lado
do nmero do processo e parando o mouse sobre ela visualizado o texto de aviso escrito
pelo Usurio.
Clicando individualmente sobre o Marcador de um processo ser aberta a tela para

sua edio, podendo simplesmente alterar o texto de aviso ou alterar para outro Marcador.
O sistema guarda o histrico dos Marcadores e avisos aplicados.
54
A alterao acima tambm pode ser em lote, sendo que neste caso no mostrar
a tabela de Histrico de Marcadores.
Ver por Marcadores: na tela de Controle de Processos possvel filtrar os
processos por Marcadores. Com isso, teremos trs opes de filtragem na referida tela:
Ver processos atribudos a mim; Ver por marcadores; Visualizao detalhada.
4.6 Cincia em documentos e processos

A cincia indica que o documento ou processo foi verificado por
determinado usurio, quando no necessria a assinatura. muito til nos
casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunio.
a. Para dar cincia no processo: o usurio dever selecionar o
nmero do processo e clicar na opo da barra de

menu do processo;
55
b. Para dar cincia no documento: o usurio dever acessar o
processo e em seguida selecionar o documento que se
pretende. Na barra de menu do documento, clicar na opo
Ao clicar no cone , possvel verificar

os usurios que conferiram o documento:
44
necessrio tomar cuidado para no dar cincia em documentos

equivocadamente. O no permite cancelar ou anular a cincia.
Dicas
1 Ao atribuir cincia a um documento, automaticamente atribuda cincia

ao respectivo processo.
2. O quadro com a lista de cincias do processo traz, alm das informaes das
cincias no processo, tambm as informaes dos quadros das listas de
cincias de cada documento com descries detalhadas.
3. A cincia pode ser atribuda s minutas da prpria unidade e s minutas
inseridas em um bloco de reunio.
56
57
352&(662 Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio 46
5. Relaes entre Informaes

5.1 Sobrestar Processo
Esta funcionalidade deve ser utilizada apenas quando houver
determinao formal para interrupo do trmite do processo, seja dentro do
prprio processo ou a partir de outro processo. O sobrestamento faz com que a
contagem do tempo do processo fique suspensa, at que seja retirado o
sobrestamento.
Para sobrestar necessrio clicar no nmero do processo e
selecionar o cone :
a. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo
constar formalmente no prprio processo, selecione a opo
"Somente Sobrestar", preencha o campo "Motivo" e salvar:
b. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo
constar formalmente em outro processo tambm existente no
, selecione a opo Sobrestar vinculando a outro
processo. O sistema abre o campo Processo para Vinculao,
no qual deve ser informado o nmero do processo que tenha
determinado seu sobrestamento. Ao clicar em
, automaticamente preencher o campo Tipo
com o respectivo tipo de processo a ser vinculado. O campo
Motivo deve ser preenchido e depois salvar:
Ao selecionar a opo "Processos Sobrestados" no menu principal,

o sistema relaciona os processos da unidade que se encontram sobrestados e as
informaes relativas ao sobrestamento: usurio que efetivou o sobrestamento;
data; motivo; e o nmero do processo na coluna Vinculao, caso o processo
tenha sido sobrestado vinculado a outro processo:
Para remover o sobrestamento, basta o usurio selecionar o
58
processo e clicar no boto ou selecionar o cone "Remover
Sobrestamento" no quadro que contm a relao de processos sobrestados.
Dicas
1 Somente possvel sobrestar um processo que esteja aberto apenas na

unidade que efetuar a operao.
2. No h regra para o tempo limite em que um processo deva permanecer
sobrestado.
3. Processos sobrestados saem da tela de "Controle de Processos". Para que
sejam visualizados, deve ser acessado o menu "Processos Sobrestados".
5.2 Relacionar Processos
A funcionalidade utilizada para agrupar

processos que possuam alguma ligao entre si (por exemplo, informaes
complementares), porm, autnomos.
Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, logo
abaixo da rvore de documentos aparecem os tipos de processos que possuem
relacionamentos, visveis para todas as unidades:
Ao clicar no tipo de processo, o sistema mostrar os nmeros de

processos relacionados com aquele tipo. Ao clicar em um dos nmeros, o
sistema abrir o processo correspondente e o processo anterior passa a figurar
como relacionado ao processo ora aberto. Ou seja, o relacionamento nos dois
sentidos.
59
Para relacionar processos necessrio estar com um dos processos
aberto e, antes, saber o nmero dos processos a serem relacionados. Na barra
de menu do processo, deve-se selecionar o cone :
Em seguida aberta tela para informar o nmero do Processo

Destino e, ao clicar em , o sistema confirma a existncia do processo
no e automaticamente preenche o campo Tipo, habilitando o boto
.
Ao clicar no boto, o sistema mostra um quadro com a lista de

processos relacionados:
Para cancelar o relacionamento, basta selecionar o cone

na coluna Aes do referido quadro.
Dicas
1 No h hierarquia entre processos relacionados. Ao contrrio da anexao,

um processo no passa a fazer parte do outro e o vnculo pode ser desfeito
a qualquer tempo.
2. possvel relacionar vrios processos em sequncia, inserindo nmero
aps nmero.
5.3 Anexar Processos

A anexao de processos uma funcionalidade que permite juntar
de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e
com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informaes deveriam ou
podem estar agregadas em um processo nico
Como regra, o processo mais novo anexado ao processo mais
antigo, de modo que o mais novo passa a compor a rvore de documentos do
mais antigo. No processo anexado ser indicado o processo principal:
60
Para anexar um processo, necessrio saber o nmero a ser

anexado. Deve-se selecionar o processo que receber o anexado e, ao abrir a
tela do processo, selecionar o cone :
Na tela seguinte dever ser preenchido o campo Processo com o

nmero que ser anexado (processo mais recente) e clicar em .
Automaticamente o preenche o campo Tipo com o respectivo tipo de
processo a ser anexado e habilitar o boto . Ao clicar nesta opo, o
informar que somente o Administrador do Sistema pode cancelar a
operao:
Aps em a anexao efetivada. O mostrar a tela

Anexao de Processos com um quadro listando os processos anexados. O
processo anexado aparecer na rvore de documentos do processo principal:
Dicas
61
1 A anexao dever ser utilizada quando houver necessidade de unificao

permanente de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o
mesmo objetivo e, portanto, devero ser tratados de forma conjunta. Uma vez
anexado a um processo principal, o processo acessrio deixa de ter
independncia, no sendo mais possvel nenhuma ao isolada no processo
antigo, tal como incluso de novos documentos, uma vez que este processo
antigo faz parte do processo novo.
2. Para que a anexao possa ser realizada, o processo a ser anexado deve
estar aberto somente na unidade que efetuar a operao.
3. Ao ser realizada a operao de anexao, os relacionamentos do processo
anexado so mantidos. Basta clicar no cone do processo anexado (na
rvore de documentos do processo principal) e selecionar a opo Clique
aqui para visualizar este processo em uma nova janela. Os
relacionamentos sero mostrados abaixo da rvore de documentos do
processo anexado.
4. A operao de anexao no pode envolver processos sigilosos.
5. Caso o processo a ser anexado tenha nvel de acesso "Restrito", o processo
principal ser "contaminado" por esse nvel (mesmo comportamento
quando um documento restrito anexado a um processo com nvel de
acesso "Pblico").
6. O processo a ser anexado no pode ter processos anexos a ele.
7. Quando um processo anexado se encontra em bloco de reunio

disponibilizado para outras unidades, deixa de ser possvel a visualizao de
minutas do processo. No entanto, a informao sobre a anexao fica visvel na
tela do processo (para saber mais sobre blocos de reunio, consulte: Bloco de
Reunio).
62
OHWU
352&(662
63
6. Recuperando Informaes
6.1 Verificar o Andamento (histrico) de Modificaes
possvel acessar o registro de alteraes efetuadas em um
processo e verificar o momento e a unidade em que ocorreram. A opo
est disponvel na tela do processo, logo abaixo da rvore
de documentos. Ao selecionar esta opo, abre-se a tela de Histrico do
processo. Pode ser visualizado o histrico resumido do processo, em um quadro
que mostra data, unidade, usurio e descrio das operaes realizadas.
Tambm possvel a visualizao do histrico detalhado ao selecionar a opo
Ver histrico completo nesta mesma tela.
6.2 Acrescentar Informaes ao Andamento (histrico)

A opo Atualizar Andamento utilizada para acrescentar
informaes no registradas automaticamente pelo sistema nos andamentos do
processo. Desta maneira, o usurio pode acrescentar informaes a um processo
sem necessitar fazer uso de um novo documento, por exemplo registrar a
execuo de uma ao em outro necessria ao processo, mas que no gerou
nenhum documento.
Destaca-se que o sistema registra automaticamente envio,
recebimento, assinatura, cincia, incluso e excluso de documentos.
a. Para atualizar o andamento do processo o usurio dever
selecionar o nmero do processo e clicar na opo
da barra de menu do processo;

b. Para atualizar o andamento do documento o usurio dever
acessar o processo e em seguida selecionar o documento que se
pretende, e na barra de menu do documento clicar na opo
.
A atualizao de andamento de processo tambm pode ser
realizada a partir do Controle de Processo. Para ir a esta tela, basta clicar no
64
cone na barra de ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que
se pretende(m) atualizar o andamento e clicar no cone .

A atualizao de andamento ainda poder ser realizada por meio
da funcionalidade . Ao clicar na opo Atualizar
Andamento o sistema abre uma tela com o campo Descrio, que de livre
preenchimento.
preciso ter cuidado ao preencher este campo porque, ao salvar as

informaes, no possvel a edio do registro efetuado. Neste caso, dever
ser feito outro registro corrigindo o anterior.
As informaes das atualizaes sero visualizadas na tela do
processo, , na opo Histrico Completo. Portanto,
quando se tratar de informaes essenciais ao entendimento processual, estas
devero ser inseridas na forma de um novo documento, de acordo com o que a
formalidade processual exigir.
6.3 Acompanhamento Especial

O Acompanhamento Especial uma ferramenta que permite ao
usurio acompanhar processos pblicos ou restritos sem a necessidade de
mant-los abertos para edio na sua unidade no momento de envio para outra.
Esses processos j tramitados pela unidade permanecem visveis, possibilitando
65
a verificao de trmites posteriores e atualizaes, deixando de aparecer na
tela de controle de processos.
Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os
processos relacionados. Mesmo quando o processo concludo em todas as
unidades, ainda ser visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de
Acompanhamento Especial.
Ao clicar na opo Acompanhamento Especial no menu principal,

ser apresentado um quadro com a relao dos processos da unidade que esto em
acompanhamento e as informaes de controle, tais como: usurio que marcou o
acompanhamento, a data, o grupo, observao e ainda as aes possveis para o
acompanhamento: Alterar Acompanhamento ou Excluir
Acompanhamento.
Esta funcionalidade permite unidade concluir um processo e

mant-lo em acompanhamento pelo tempo que se fizer necessrio, sem
necessidade de buscas pelo formulrio de Pesquisa. Tambm permite a
organizao por categorias de acompanhamento estabelecidas pela prpria
unidade, alm do acrscimo de observaes aos processos em
acompanhamento. O Acompanhamento Especial categorizado somente visvel
para a unidade que o criou.
Para a incluso, deve ser verificado se j existe grupo de
Acompanhamento Especial com o nome pretendido.
Caso j exista, basta adicionar o processo ao grupo de
acompanhamento. Caso contrrio, dever ser aberto um novo grupo.
Para abrir um novo grupo, dever ser selecionada a opo
"Acompanhamento Especial" no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar
no boto .
Na tela Grupos de Acompanhamento selecionar o boto .
66
Ser apresentada a tela Novo Grupo de Acompanhamento

onde dever ser preenchido o campo "Nome" com a denominao desejada,
seja ela por temas, tipos de processo ou demandas, dentre outros e ,
em seguida, clicar no boto .
Ser apresentada nova tela com o grupo recm criado. Para

adicionar um processo ao grupo de Acompanhamento Especial, necessrio
clicar no nmero do processo e selecionar o cone .
Deve-se, ento, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem,

escrever uma observao e, em seguida, clicar no boto .
Um processo pode ser excludo do Acompanhamento Especial por

meio do prprio quadro "Acompanhamento Especial", selecionando o cone
e confirmando que deseja realizar a retirada. Tambm

possvel a excluso de processos em bloco, selecionando-se as devidas caixas de
seleo no quadro, ao lado dos nmeros dos processos que se deseja excluir, e
fazendo uso do boto Excluir. A excluso em acompanhamento especial no
implica na excluso do processo propriamente dito, que inclusive poder estar
em andamento em outras unidades.
6.4 Blocos Internos

"Blocos internos" uma ferramenta que serve para organizao
interna. por meio dele que a unidade poder organizar os processos recebidos
ou gerados que possuam ou no alguma ligao entre si, podendo separ-los por
temas, perodos, demandas, entre outros. O bloco interno criado somente
visvel pela unidade que o criou. No h duas maneiras de incluir processos em
um bloco interno:
67
7
a. Na tela Controle de Processos, pode-se incluir um ou mais
processos, clicando-se na caixa de seleo ao lado dos nmeros
dos processos que sero includos em bloco.
b. Na tela do processo, possvel selecionar na barra de menu do

processo que ser includo em bloco.
Deve-se selecionar o cone . O Sistema abrir a tela

Selecionar Bloco com um quadro que mostra todos os blocos de reunio e
blocos internos abertos na unidade.
Deve-se clicar no cone de um do(s) bloco(s) apresentado(s) no

quadro e no cone Escolher este Bloco.
68
Ao clicar no boto , os processos sero includos no(s)

bloco(s) selecionado(s).
Para se criar um novo bloco interno, necessrio selecionar a
opo .
58
Na tela Selecionar Bloco. O sistema abrir uma tela onde dever

ser inserida a descrio desejada do bloco.
Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior. Basta

clicar no boto e o(s) processo(s) ser(sero) automaticamente
inserido(s) no novo bloco:
69
Para verificar os processos que fazem parte de determinado bloco, deve-se clicar
na opo "Blocos Internos" (menu principal), selecionar o bloco
desejado e clicar no cone .
O apresentar uma tela identificando o nmero do bloco e

apresentando um quadro que contm as informaes dos processos
pertencentes. Tambm habilitar os botes , , e as
aes Anotaes e Retirar Processo/Documento do Bloco.
Para fazer anotaes nas linhas correspondentes a cada processo

pertencente ao bloco, basta incluir no campo a informao desejada.
Dicas
70
1. O Acompanhamento Especial tem por fim manter um processo sempre disponvel para
consulta por usurios de uma mesma unidade. A operao
realizada processo a processo e as alteraes no acompanhamento no so
registradas no histrico do processo. J, o bloco interno, embora tambm fique
disponvel para todos os usurios de uma unidade, permite a incluso de vrios
processos em um nico bloco.
6.5 Mtodos de Pesquisa

possvel o modo de pesquisa livre ou estruturado.
O sistema realiza busca em processos e documentos (gerados ou importados

para o sistema). A pesquisa tambm retorna o contedo de documentos em formato PDF
que tenham passado por processo de Reconhecimento tico de Caracteres (OCR). O Sistema
pode buscar palavra ou sentena em documentos restritos. Neste caso, para as unidades em
que o processo no tenha tramitado o retornar o processo e informar o documento
em que se encontra o objeto da pesquisa, sem, no entanto, mostrar o contedo do
documento (para saber mais sobre documentos que possam ter o contedo pesquisvel,
consulte: Orientaes para Digitalizao).
a. Na modalidade de pesquisa livre:
Basta inserir o termo procurado no campo "Pesquisa", ao lado da identificao
da unidade, e o sistema buscar todos os documentos e processos que possuem aquele
termo:
71
Se houver um nico resultado possvel para a pesquisa o sistema abrir o
processo ou documento procurado (no caso de documentos gerados no sistema e
documentos em PDF) ou, no caso de documentos externos em um dos formatos aceitos, o
sistema indica o documento pesquisado e abre a opo de download para a mquina do
usurio.
Se houver mais de um resultado possvel, o sistema abrir a tela de pesquisa
com todos os resultados encontrados. Basta clicar no cone
ao lado da descrio para ter acesso ao processo ou
documento:
b. Na modalidade de pesquisa estruturada:
No , deve-se acessar a opo "Pesquisa" no menu principal. A pesquisa

pode ser realizada pela barra:
Utilizando critrios de pesquisa:

Palavras, Siglas, Expresses ou Nmeros: busca ocorrncias de uma
determinada palavra, sigla, expresso (deve ser informada entre aspas
duplas) ou nmero:
72
Conector (E): busca por registros que contenham todas as palavras e

expresses:
Conector (OU): busca por registros que contenham pelo menos uma das
palavras ou expresses:
Conector (NO): busca Documentos que contenham a primeira, mas no a

segunda palavra ou expresso, isto , exclui os documentos que contenham
a palavra ou expresso seguinte ao conector (NO):
Ainda, possvel utilizar os campos disponveis no formulrio de pesquisa. O

usurio pode optar em pesquisar processos, documentos gerados, documentos externos e
ainda determinar um perodo especfico:
Como exemplo, foi preenchido o campo Especificao/Descrio: com a

sentena Demonstrao para treinamento (especificao do processo n
19957.000052/2014-19):
73
O sistema recupera todos os processos no sigilosos que tenham a expresso
procurada no campo especificao, inclusive processos de outras unidades (mesmo os
processos que nunca tenham passado pela unidade que efetua a pesquisa).
A funcionalidade de pesquisa do pode realizar busca no contedo de

documentos gerados no sistema, nos documentos externos digitalizados com
processamento de OCR, nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx,
xls, pdf, etc.), alm da pesquisa em dados cadastrais de processos e documentos.
Dicas
1 A pesquisa no recupera dados de processos e documentos sigilosos.

35.A pesquisa recupera mesmo os processos concludos em todas as unidades. 36.As
informaes no campo Observaes desta unidade (tela de cadastro
do processo) s podero ser recuperadas pela unidade que as inseriu.
A verso 3.0 possui a Tela de Pesquisa aperfeioada: novas opes de pesquisa

e melhorias no mecanismo de busca, tornando possvel a pesquisa no contedo dos
documentos por CPF, CNPJ e datas . Dentre as novas opes de pesquisa destacam-se os
campos Com Tramitao na Unidade que limita o resultado de busca aos processos que
tenham tramitado na Unidade do usurio logado e Contato com distino se afeto a
Interessado, Remetente ou Destinatrio. Outra facilidade Pesquisar no Processo:
boto de ao para pesquisa exclusiva sobre os documentos do processo aberto.
74
Pesquisar no Processo:
Processos com Restrio: a visualizao de processos com Nvel de

Acesso Restrito est mais limitada para as Unidades por onde no tenha
tramitado, sem exibir os Documentos nem a opo Consultar andamento.
Existindo pelo menos um documento com Nvel de Acesso

Restrito:
A Unidade por onde o processo no tramitou visualiza somente a

mensagem de que a Unidade atual no possui acesso ao processo restrito ...:
75
6.6 Medies de Desempenho
A opo Estatstica, no menu principal, oferece a possibilidade de
visualizar Estatsticas da Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados
so gerados em tempo real, sempre atualizados, com quadros e grficos
interativos:
Ao se escolher o submenu Unidade, ser apresentada a tela

Estatsticas da Unidade, em que o usurio dever informar o Perodo do
qual deseja obter dados estatsticos sobre os processos que tramitaram na
unidade:
Uma vez estabelecido o perodo, o usurio dever clicar em

.O apresentar os seguintes quadros e grficos:
a. Processos gerados no perodo (por tipo):
76
b. Processos com tramitao (em trmite) no perodo:
65
c. Processos com andamento fechado (concludo) na unidade ao final do

perodo:
d. Tempo mdio de tramitao no perodo:
f. Documentos gerados no perodo
g. Documentos gerados no perodo:
77
Ao clicar nas quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos

grficos, o sistema abre quadros com informaes detalhadas, sobre o processo,
rgo, unidade, tipo, ms e ano.
Dicas
1 A funcionalidade Estatsticas da Unidade considera como documentos

gerados no perodo, tanto minutas como documentos assinados.
Ao escolher o submenu Desempenho de Processos, ser

apresentada a tela Estatsticas de Desempenho de Processos, em que o
usurio dever informar o rgo, o Tipo de Processo e o Perodo do qual
pretende obter os dados. Podero ser contabilizados todos os processos ou
somente os concludos (neste caso, assinalar a opo
) e clicar no boto .
78
Como resultado, ser apresentada uma tabela com os tempos

mdios de trmite dos tipos de processo no rgo.
Ao clicar nos tempos ou nas colunas do grfico, o sistema
apresenta quadros com mais informaes.
Ao se clicar no valor apresentado na coluna Tempo Mdio, ser
apresentado um novo quadro com detalhes de todos os processos
contabilizados na mdia:
Ao se clicar no valor apresentado na

coluna Tempo de cada processo,
ser apresentado um novo quadro
com tempo de trmite do processo
em cada unidade:
79
Por fim, clicando-se em Detalhar por Unidade acima do quadro

que lista os detalhes de todos os processos contabilizados no tempo mdio, tem-
se o tempo mdio de tramitao daquele tipo de processo pelas Unidades em
que ficou aberto:
80
352&(662
81
7. Operaes Bsicas com Documentos
7.1 Incluir Documentos
O sistema no permite o trmite de documentos avulsos. Todo
documento dever estar contido em um processo criado previamente. H duas
modalidades possveis de documentos em um processo do . A primeira o
documento gerado a partir do editor do prprio sistema (desejvel), tambm
conhecido como documento interno. A segunda modalidade o documento
externo: documentos digitalizados e carregados (upload) nos vrios formatos
que possam ser importados para o sistema.
Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos devero
ser identificados com um tipo previamente registrado no sistema. Caso o tipo de
documento adequado a sua necessidade no conste na lista, entrar em contato
com o grupo de suporte ao usurio.A incluso de documentos se d por meio
do cone na tela do processo:
Sequencialmente, na tela Gerar Documento ser escolhido o tipo

de documento desejado, sendo que tipos mais utilizados ficam em destaque
assim que a tela
aberta. Para visualizar outros tipos, selecione o cone ao lado de
"Escolha o Tipo do Documento". Para voltar lista anterior, basta selecionar
o cone .
H um Filtro de navegao por teclado que facilita a localizao

rpida do Tipo de Documento por palavra-chave e navegao por teclado.
Importante lembrar que a referida listagem para incluso de Documento
Gerado (documentos internos editados diretamente no SEI ou Formulrio) e
ainda de Documento Externo (primeiro da lista).
82
Aps a operao de incluso, o documento inserido

automaticamente na rvore de documentos do processo e fica disponvel para
edio ou assinatura.
Sempre que um documento for clicado, o ir tarj-lo em azul e a
visualizao de seu contedo ficar disponvel do lado direito da tela. Tambm
ser apresentada uma nova barra de menu com todas as aes possveis para
documentos.
Cada vez que um documento for includo ou quando um documento
(interno ou externo) for assinado, ficar visvel um alerta para todas as
unidades em que o processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora do
documento. O cone fica visvel at que o primeiro acesso ao processo seja
realizado. A ocorrncia do acesso em uma das unidades no impede que o alerta
continue visvel para as demais.
Dicas
1 O sistema permite a alterao dos dados de cadastro de documentos para

todas as unidades em que o processo esteja aberto, ainda que
documento j tenha sido assinado digitalmente.
2. O sistema permite, inclusive, que qualquer unidade em que o processo
esteja aberto, possa troca do tipo do documento.
83
3 .O sistema tambm permite que possam ser enviados e-mails que comporo
a rvore de documentos do processo. No possvel cancelar ouexcluir estes
e-mails.
4 .A incluso de um documento com restrio do nvel de acesso em um
processo com menor nvel de restrio faz com que todo o processo receba
o nvel de restrio do documento inserido (para saber mais sobre processo
e documentos com nveis de restrio de acesso, consulte: Processos com
Restrio de Acesso).
7.2 Documentos Gerados no Sistema (Documentos

Internos)
Para a incluso de um documento gerado no sistema, deve ser
selecionado o tipo do documento a partir da lista apresentada na tela
"GerarDocumento".
O prximo passo o preenchimento dos dados de cadastro do

documento. Esto disponveis os campos: seleo do Texto
inicial, Descrio (opcional), Interessados (opcional),
Destinatrios (opcional), Observaes desta unidade
(opcional) e seleo do Nvel de Acesso. O sistema permite que
esses dados sejam alterados posteriormente por meio do
cone (tela do documento). Deve ser selecionado o nvel

de acesso e salvar informaes.
84
Quando o documento criado, fica visvel na rvore de

documentos do processo:
Dicas
1 Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Descrio,

Interessados e Observaes desta unidade, estes campos so
importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a
adoo de padres de preenchimento pelas unidades.
2. Documentos gerados e no assinados so considerados minutas. Esto
abertos para edio por qualquer usurio da unidade geradora. Tambm s
podem ser visualizados por usurios da unidade geradora do documento,
ainda que o processo seja enviado para outra unidade.Para enviar uma
minuta a outra unidade, o usurio dever utilizar Bloco de Reunio
3 .S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do documento se o
processo estiver aberto para a unidade. As modificaes so feitas por
meio do cone: .
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o cone muda para
85
.
5. Cada Tipo de Documento tem uma formatao que lhe prpria (ofcio,
memorando, circular, portaria e etc.), portanto, ateno na escolha do tipo
de documento que pretende produzir.
6. Em regra, os documentos assumiro a temporalidade dos processos em que
forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de
maior temporalidade seja inserido em um processo de menor
temporalidade. Nestes casos, o processo dever assumir a temporalidade
do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte:
Arquivamento e Contagem de Temporalidade).
7.3 Editar Documentos

Como regra geral permitida a edio somente para os usurios da
unidade geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades no
momento da incluso do documento.
Para a edio, deve-se clicar no cone: disponvel na
barra de menu da tela do documento.
O sistema abrir uma tela em que podero ser editados os textos

apresentados nas sesses de cor branca. O permite, durante a edio, a
86
incluso de links e a importao de textos e formatos do Word, bem como

imagens.
Aps realizar as alteraes o usurio dever clicar em Salvar.

Excepcionalmente, documento j assinado eletronicamente pode
ser editado. Basta que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela ,
algum da mesma unidade acesse o documento, realize sua edio e o assine
novamente. Quando o documento acessado por algum de outra unidade, a
caneta muda da cor amarela para preta e as edies no so mais
permitidas.
Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:

a. Somente documentos gerados no editor de texto do podem
ser editados, ou seja, documentos externos (upload) no
permitem edio;
b. Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponveis
no bloco de assinatura da unidade do usurio que deseja edit-
los;
c. No terem sido visualizado por usurio de unidades distintas da
geradora do documento. Os documentos disponibilizados em
blocos de assinatura podero ser editados desde que
visualizados apenas pelas unidades includas nos blocos.
Utilizado o navegador Firefox (recomendado!), possvel utilizar o

complemento Verificador Ortogrfico para portugus do Brasil.... Neste caso,
para acessar o corretor ortogrfico necessrio, dentro do editor e com o cursor
em cima da palavra, manter pressionada a tecla CTRL e clicar no boto direito do
87
mouse, escolhendo ento a opo Verificar Ortografia. Sistema Eletrnico de
Informaes Manual do Usurio 77
Aps o primeiro clique em Verificar ortografia, abrir novamente o

menu (CTRL + boto direito do mouse), e a opo Idioma estar disponvel.
Basta selecionar esta opo e em seguida selecionar Portugus (Brasil).
Para obter sugestes de palavras, posicionar o cursor sobre a
palavra grifada pelo editor, abrir o menu (CTRL + boto direito do mouse) e
escolher dentre as sugestes apresentadas.
Dicas
1 A Edio de contedos de documentos gerados no sistema no se confunde

com alterao dos dados de cadastro de documentos. No primeiro caso,
somente permitida a edio por usurios da unidade geradora de um
documento que ainda no recebeu assinatura eletrnica ou que, embora
assinado, no tenha sido acessado por usurios de outras unidades. No
segundo caso, a edio permitida por usurios das unidades onde o processo
estiver aberto, ainda que o documento esteja assinado
eletronicamente.
88
2 Apesar do sistema dar suporte ao Internet Explorer (8 ou superior),

recomendado o uso dos navegadores Firefox (4 ou superior) ou Chrome.
Tambm recomendado manter a verso do navegador atualizada.
78
3. Pode acontecer da janela do editor de texto do ser bloqueada pelo

Navegador (bloqueio de pop-ups). Caso isso ocorra, o usurio deve
desabilitar o bloqueio de pop-ups do navegador para o sistema SEI.
7.3.1 Incluir Imagens
O editor do sistema permite a incluso de imagens no corpo de

documentos, por meio do cone da barra de ferramentas. Este recurso
permite ao usurio do SEI a captura de telas de sistemas, tais como o SIAPE,
SIAFI, dentre outros, e a insero destas em documentos internos do SEI.
Lembre-se que a preferncia sempre por documentos gerados no SEI.
Dever ser posicionado o cursor no local em que se pretende

inserir a imagem e clicar no cone Imagem.
79
89
Ser aberta uma janela informando os formatos de imagem

permitidos para upload. Os formatos devero ser previamente cadastrados pelo
Administrador do Sistema para que fique visvel o cone Imagem.
Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar

em OK e ser possvel inserir a imagem no local desejado.
7.3.2 Referenciar documentos ou processos

A operao de referncia a documentos ou a outros processos pode
ser simplificada por meio da insero de um link do documento ou do processo
(a ser referenciado) no corpo do documento em edio. Isto elimina a
necessidade de busca do documento ou do processo no sistema.
Para inserir um link necessrio selecionar um documento interno
de um processo do e clicar no cone . Deve ser identificado o

espao onde ser inserido o link e, ento, deve ser selecionado o cone
90
O sistema abrir uma janela em que o campo protocolo dever ser

preenchido com o nmero (aparece entre parnteses ao lado da
identificao do documento a ser referenciado) na rvore do processo. Salvar
Informaes.
Para referenciar outros processos, basta preencher o campo

protocolo com o nmero do processo a ser referenciado e clicar em salvar. Ao
clicar novamente no documento (na rvore de documentos), o link estar ativo.
91
Dicas
1 O link permitir que o usurio tenha acesso ao documento referenciado,

ainda que seja um documento restrito.
2.No ser possvel criar links para documentos contidos em processos
sigilosos, com exceo de referncias para documentos do prprio processo
sigiloso (auto referncia).
7.4 Verses
O sistema permite edies sucessivas de um mesmo documento. A
cada vez que uma edio for salva, o sistema considera que foi gerada nova
verso do documento. possvel controlar as verses de um documento,
verificar os usurios responsveis pelas modificaes e retomar uma verso
anterior por meio do cone .
O sistema abrir um quadro contendo todas as verses de um
92
documento:
possvel visualizar uma das verses anteriores do documento por

meio do cone , alm de poder reverter o documento para uma
verso anterior por meio do cone .
7.5 Textos Padro

Um texto padro um texto que seja recorrente e que possa ser
utilizado como um contedo padro para documentos e e-mails gerados no
sistema. Cada unidade dever produzir seus prprios textos padro.
Para a incluso de um texto padro necessrio selecionar a opo
Textos Padro no menu principal. O sistema abrir a tela Textos Padro
daUnidade. Deve ser selecionada a opo Novo:
Os campos a serem preenchidos so: Nome, Descrio e

Contedo:
Ao salvar as informaes, o sistema abre uma tela mostrando a

incluso do novo texto padro em um quadro com a relao de textos da
unidade:
93
Qualquer usurio da unidade pode Alterar, Consultar e

Excluir um texto padro da unidade. Basta selecionar o devido cone na coluna
Aes.
Uma vez criado, o texto padro passa a ficar disponvel para ser
adicionado durante a criao de um documento ou um e-mail gerado no sistema.
Ao selecionar a opo Texto Padro, dentro de Texto Inicial, o sistema
disponibiliza uma barra de rolagem onde pode ser selecionada a opo com o
nome dado ao texto padro:
A mesma barra de rolagem tambm mostrada como opo no

campo "Mensagem" na tela Enviar Correspondncia Eletrnica.
7.6 Modelos de Documentos (Modelos Favoritos)

Modelos de documento so documentos inteiros que, pela
necessidade de constante repetio, o sistema permite que sejam salvos para
reuso. O pode salvar modelos de documentos se j houver um grupo onde
categoriz-los.
Para criar um grupo necessrio selecionar a opo Modelos no
menu principal da tela Controle de Processos. O sistema abrir a tela
Modelos Favoritos. Ao clicar na opo Grupos, o sistema mostrar a tela
Grupo de Modelos, com um quadro que contm a relao de grupos da
94
unidade.Caso a unidade no tenha criado nenhum grupo de modelo ainda, no

constar nada nesta tela at que seja criado o primeiro grupo.
Na coluna Aes do quadro, possvel excluir ou editar os grupos
existentes. Ao clicar na opo Novo, possvel criar um novo grupo.
Basta preencher o nome desejado no campo especfico e salvar:
Para incluir um documento como modelo, basta clicar no nmero

do processo de onde se deseja salv-lo, clicar no documento desejado (na
rvore de documentos), selecionar o cone .
O sistema abrir a tela Novo Modelo Favorito. Dever ser

selecionado o grupo na barra de rolagem do campo Grupo de Modelo. Caso
no encontre um grupo de modelo adequado, basta seguir os passos
anteriormente descritos. Tambm dever ser preenchido o campo descrio e
as informaes devero ser salvas.
95
Ainda, caso seja necessrio alterar o grupo do modelo ou a

descrio, basta repetir o mesmo procedimento anterior (utilizando o mesmo
documento modelo). Desta vez, o sistema abrir a tela Alterar Modelo
Favorito onde ser possvel fazer as modificaes e salvar informaes.
Para criar um documento a partir de um modelo j existente, dever

ser selecionada a opo Selecionar nos Favoritos, no momento de incluso do
documento no processo, conforme a figura abaixo. O sistema recuperar as
informaes dos grupos de modelos criados na unidade:
Basta selecionar o modelo desejado por meio do cone

na coluna Aes do quadro da Lista de Modelos.
96
Aps o preenchimento dos campos da tela Gerar Documento e
salvar informaes, o modelo ser inserido.
Outra forma de utilizar um documento como modelo no a
seguinte: na tela Gerar Documento, selecionar a opo Documento Modelo.
O sistema abre um campo que dever ser preenchido com o nmero

do documento que se deseja copiar (nmero - aparece entre parnteses ao
lado do documento na rvore).
Ao confirmar os dados, o documento copiado aparecer na rvore

de documentos com novo nmero e sem assinatura. Este procedimento no
salva o documento copiado em grupo de modelos favoritos.
Dicas
1 Tambm possvel usar e salvar modelos de outras unidades, mesmo que o

processo no esteja aberto para a unidade que efetua a operao. Basta ter
acesso ao nmero do documento que se deseja utilizar como modelo.
97
7.7 Publicar Documentos

A funcionalidade de publicao serve para divulgar determinado documento em
um veculo de publicao, interno ou externo. As publicaes em veculos externos so
realizadas por meio de webservices. Somente documentos gerados no sistema podem ser
publicados, caso exista um veculo associado ao tipo de documento. Alguns documentos so
de publicao obrigatria no Boletim de Servio Eletrnico, tais como Portarias do Reitor ou
Diretores Gerais, Resolues, Editais, Instrues Normativas, dentre outros. Verifique em sua
rea a obrigatoriedade da publicao.
Ao incluir em um processo um tipo de documento cadastrado com
veculo de publicao associado, o cone ser visualizado na

barra de menus do documento logo depois que for assinado. Antes da assinatura, ou se o
documento no possui em seu cadastro uma associao a um veculo de publicao
associado, este cone NO APARECER. Caso seja verificada a necessidade de publicao e o
cone no estiver visvel, entre em contato com o Grupo de Suporte ao Usurio local.
Ao selecionar o cone, o sistema abre uma tela que exibe alguns campos
preenchidos de forma automtica: Documento (nmero de protocolo do documento),
Tipo (tipo do documento), Assinantes (assinaturas que constam no documento) e
Disponibilizao (data de disponibilizao do documento no veculo). A data de
disponibilizao em regra geral, para fins de Boletim Eletrnico de Processos, a data da
assinatura do documento. O campo Motivo define se a ao de Publicao original ou,
no caso de Publicao Relacionada, se uma Retificao, Republicao ou
Apostilamento. O campo Veculo possui barra de rolagem onde pode ser selecionado um
dos veculos de publicao permitidos, configurados previamente no cadastro do tipo de
documento. No campo Resumo, que opcional, pode ser preenchido um texto informativo
sobre o
documento:
98
Processos que tenham tido publicao de documento efetivada recebem uma
notificao na tela Controle de Processo ( ), para que as unidades nas quais esteja aberto
acessem o documento publicado:
Enquanto a publicao do documento no for confirmada, possvel alterar ou

cancelar o agendamento. Aps a confirmao da publicao, se for necessrio, efetuar uma
Retificao, Republicao ou Apostilamento. Para isso basta utilizar o boto Gerar
Publicao Relacionada ( ) sobre o documento.
Ao gerar uma Publicao Relacionada, todo o documento clonado (inclusive com
a mesma numerao), sendo possvel alterar o contedo e realizar um novo agendamento. Alm
disso, no resultado da pesquisa de publicaes disponibilizada uma ao que permite visualizar
todas as publicaes relacionadas de um mesmo documento. Para gerar uma publicao
relacionada necessrio utilizar o cone sobre o documento:
Aps a confirmao da publicao, o documento estar acessvel na tela de

Publicaes Eletrnicas do (se for veculo Interno ou veculo Externo com configurao
para tambm publicar automaticamente no veculo Interno).Na UTFPR haver um espao no
Portal para que se possa efetuar a consulta dos documentos eletrnicos publicados no SEI.
99
7.7 Formulrios
So tipos de documentos tpicos de requerimentos. Se a Administrao do SEI
tiver configurado Tipos de Documentos Formulrio, na listagem da tela Incluir Documento
sero exibidos com o destaque entre parnteses Formulrio.
Existem diversas opes de montagem de Formulrios, com diversos tipos de campos

e algumas possibilidades de aplicao de regras de negcio (exemplo: regras afetas a Data,
para no aceitar datas passadas, incluindo ou no o dia atual).
Ao selecionar um Tipo de Documento Formulrio ser aberta a tela para
preenchimento de seus campos.
Depois de preenchido o Formulrio, caso tenha alguma informao Restrita, tem que alterar
o Nvel de Acesso acessando o boto de ao sobre o documento Consultar/Alterar
Documento.
100
Os Usurios podero editar o preenchimento do Formulrio quantas vezes
necessrio, adicionar em Bloco de Assinatura e demais operaes existentes para
Documentos Internos (gerados pelo Editor do SEI
101
7.9 Documentos Externos

Um documento externo um documento no produzido pelo editor
do prprio sistema. O sistema pode aceitar (atravs de upload) formatos de
arquivo tais como de vdeos, sons, imagens, apresentaes e planilhas. Porm, o
formato mais indicado o PDF/A com OCR, porser inviolvel, visualizado
diretamente no sistema e viabiliza a pesquisa integral no corpo do documento.
Para incluir um documento externo, necessrio selecionar tipo de

documento "Externo" (sempre a primeira opo da lista), a partir da lista
apresentada na tela Gerar Documento:
O sistema abre a tela Registrar Documento Externo onde esto

disponveis os campos: Tipo do Documento, Data do Documento,
Nmero/nome na rvore (opcional), Tipo de Conferncia (para documentos
digitalizados) (opcional), Remetente (opcional), Interessados (opcional),
Observaes desta unidade (opcional), seleo do Nvel de Acesso e
Anexar Arquivo Formato, se Nato-digital ou Digitalizado (pare o
mouse sobre o cone de ajuda para ler explicao a respeito), sendo que a
segunda opo exige a indicao do Tipo de Conferncia.
102
103
O campo Data do Documento deve ser preenchido com a data de

emisso do documento.
O campo Tipo do Documento apresentar uma caixa de seleo
onde deve ser selecionada uma das opes de tipos que foram previamente
cadastrados no sistema. Um documento externo deve ser enquadrado em um
dos nomes desta lista por questes de gesto documental e temporalidade.
Quando o usurio no encontrar o tipo de documento a ser anexado, entrar em
contato com o Grupo de Suporte ao Usurio Local.
O campo Nmero/Nome na rvore permite a incluso de 50

caracteres. As informaes inseridas neste campo identificaro o documento na
rvore do processo. Ao gerar o documento externo, o sistema combina o tipo do
documento escolhido com o nmero/nome preenchido :
104
O campo Tipo de Conferncia ser preenchido em casos de

documentos em suporte papel digitalizados:
Dever ser selecionado o nvel de acesso do documento, fazer o

upload do arquivo e confirmar os dados:
Para cada documento externo possvel anexar somente um

arquivo.
O permite realizar a substituio de um arquivo externo por
outro enquanto no houver acesso ao processo por usurio de unidade diferente
da que efetuou a operao. Basta acessar a tela Alterar Registro de Documento
Externo por meio do cone
, clicar no cone na Lista de

Anexos, confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no boto
Confirmar Dados:
105
Dicas
Dicas
Dicas
1 Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Interessados e

Observaes desta unidade, estes campos so importantes para a pesquisa
de documentos no sistema, sendo desejvel a adoo de padres de
preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade
de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
2. Ao visualizar documentos externos o sistema oferece a opo de abrir
documentos em formato de imagem e PDF no prprio ambiente do . Para
os outros formatos o sistema disponibiliza o download para a mquina do
usurio.
3. Podem ser feitas modificaes no cadastro do documento pelas unidades em
que o processo esteja aberto. Estas unidades visualizaro o cone
.
4. As unidades em que o processo no estiver aberto visualizaro o cone
7.9.1 Orientaes para Digitalizao

Com o fim de permitir que documentos em formato PDF/A possam
ter o contedo pesquisvel ao serem inseridos no sistema e, tambm, para
garantir melhor desempenho do ao longo do tempo, importante que o
processo de digitalizao siga certos parmetros, como por exemplo:
a. Cor: monocromtico;
b. Resoluo: 300 dpi;
c. Opo de reconhecimento de texto (OCR): ativada.
d. Digitalizar ou imprimir no formato PDF/A;
Identificando um PDF/A
O PDF/A um formato para arquivamento de longo prazo de

documentos eletrnicos. Sendo definido pela norma ISO 19005-1/2005. O PDF/A
, na verdade, um subconjunto de PDF obtido excluindo as caractersticas
suprfluas para arquivamento de longo prazo e impe uma srie de requisitos
106
aos programas para a visualizao de arquivos PDF/A, tais como o
gerenciamento de cores, o uso de fontes incorporadas para visualizao, ou a
possibilidade de fazer anotaes pelo usurio.
Para verificar se foi gerado um PDF/A, ao abrir o documento no
Adobe Reader, sempre aparecer, na parte superior, a indicao de que aquele
arquivo um PDF/A. Para outros programas esta mensagem pode variar.
Para converter um arquivo pdf para o formato PDF/a, utilize a

funcionalidade disponibilizada em http://pdfa.bu.ufsc.br.
Reconhecimento tico de caracteres (OCR)
uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo

de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos mo,
datilografados ou impressos. Esta opo tambm configurvel no software do
scanner. Esta etapa de configurao da digitalizao extremamente
importante, pois permite a busca, dentro do SEI, de um determinado documento
ou de uma informao.
A qualidade de converso em OCR depende da qualidade do
documento original e dos parmetros de digitalizao. No so recomendados
para o reconhecimento de texto os documentos com layout complexo,
constitudos por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais);
documentos contendo tabelas sem linhas de borda, tabelas com formatos de
clulas complexas; tabelas complexas com subtabelas, diagramas, grficos;
fotografias, textos na vertical; documentos de layout complexo que contm
textos misturados com diagramas ou ilustraes; documentos que contm
fotografias ou padres configurados como plano de fundo; documentos com
texto de cor clara em fundo escuro.
H alguns tipos de documentos que podem no ser reconhecidos
corretamente no processamento do OCR, por exemplo, documentos que
possuem caracteres manuscritos; documentos com caracteres pequenos
(menores que 10 pontos); documentos desalinhados; documentos escritos em
idiomas diferentes do especificado; documentos com caracteres em fundo
colorido no uniforme, tais como caracteres sombreados; documentos com
muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contorno;
documentos com caracteres em fundo padronizado, tais como caracteres
sobrepostos em ilustraes e grficos; documentos com muitos caracteres em
contato com sublinhas ou bordas.
107
Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser
digitalizados com resolues maiores e o brilho deve ser ajustado
adequadamente:
108
7.10 Excluir Documentos

possvel excluir documentos externos e documentos gerados no
sistema, quando desnecessrios ao processo, clicando no cone .
Esta operao tem por fim eliminar documentos que ainda no se estabilizaram
como oficiais e, portanto, no afetam direitos e/ou obrigaes. Ainda assim, o
sistema efetua o registro de documentos excludos e o histrico da operao fica
disponvel na consulta ao andamento do processo.
Em regra, o cone ficar visvel apenas quando o

procedimento de excluso for permitido. A excluso de documentos se
diferencia da excluso de processos porque um processo pode estar aberto para
vrias unidades no momento da criao de um documento. Por isso, a excluso
obedece algumas regras:
a. Documento gerado e no assinado pode ser excludo pela
unidade elaboradora. Documento que ainda no foi assinado
considerado minuta e pode ser excludo, ainda que tenha sido
includo em bloco de reunio e, assim, visualizado por outras
unidades;
b. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo
pode ser excludo pela unidade elaboradora. A caneta de
indicao de assinatura fica em amarelo at que o documento
tenha seu primeiro acesso por usurio de outra unidade ou
quando o processo enviado para outra unidade.
c. Documento externo assinado e ainda com a caneta em amarelo
pode ser excludo pela unidade que o incluiu no processo.
d. Documento externo no assinado pode ser excludo pela unidade
que o incluiu no processo. Mesmo que ele j esteja aberto para
mltiplas unidades ou ainda que tenha sido acessado por usurios
de outras unidades at o envio. Aps a tramitao do processo
para outra unidade, mesmo exibindo o cone
no acesso ao documento, o sistema no permite sua

excluso, avisando que o Documento externo j tramitou.
109
Dicas
1 Um documento excludo deixa de aparecer na rvore de documentos do

processo.
7.11 Cancelar Documento
O cone deve ser utilizado em documento j

estabilizado como oficial e que, por alguma determinao oficial, dever ser
cancelado. Por exemplo, caso tenha sido verificada sua nulidade.
Esta a funcionalidade do que opera o tradicional instituto do
Desentranhamento e, assim, exige ato formal de autoridade competente
determinando o cancelamento do documento.
Para efetuar a operao, basta clicar no documento e depois no
cone :
O sistema abrir uma tela onde dever ser informado o motivo do

cancelamento.
Com o cancelamento, o documento permanece indicado na rvore
de documentos do processo, porm, com cone prprio de cancelado, sem ser
mais possvel acessar seu contedo:
110
Dicas
1 Documento assinado, mesmo que possua assinaturas de usurios de vrias

unidades, somente pode ser cancelado pela unidade geradora, ainda que o
processo esteja aberto em vrias unidades ao mesmo tempo.
2.O cone somente ficar visvel para a unidade

geradora do documento.
111
352&(
112
8. Assinaturas
8.1 Restrio Visualizao de Minutas

Enquanto no for assinado eletronicamente, um documento
produzido no sistema, considerado uma minuta e s pode ser visualizado por
usurios da unidade elaboradora, ainda que o processo esteja aberto para outras
unidades. Enquanto o documento estiver como minuta possvel sua
visualizao por usurios de outras unidades por meio de Bloco de Reunio e
Bloco de Assinatura. O primeiro permite ao usurio da outra unidade visualizar,
mas no permite alterar ou assinar. J o segundo permite que o usurio de
unidade diferente da elaboradora possa visualizar, editar e assinar o documento.
8.2 Bloco de Reunio

O Bloco de Reunio possibilita que uma unidade disponibilize
processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que
estas unidades tenham uma atuao formal sobre o processo, para serem
discutidos em reunies ou deciso colegiada. uma forma de visualizar
minutas de documentos em unidades diferentes da geradora.
Para incluir um processo em bloco de reunio, basta clicar na caixa
de seleo, na tela Controle de Processos, ao lado do nmero dos processos a
serem includo no bloco. Os blocos de reunio permitem a incluso de um ou
mais processos.
Deve-se clicar no cone . O sistema abrir a tela

Selecionar Bloco com um quadro que mostra todos os blocos de reunio e
blocos internos abertos na unidade. Note-se que os blocos de reunio recebidos
de outras unidades e os blocos disponibilizados no aparecem nesta tela. Ao
selecionar uma ou mais opes disponveis e clicar no boto ,
113
os processos sero includos no(s) bloco(s) selecionado(s):
Para se criar um novo bloco de reunio necessrio selecionar a

opo Novo Bloco de Reunio na tela acima. Sequencialmente, ser aberta a
tela a seguir, onde dever ser inserida a descrio desejada para o bloco de
reunio e as unidades para disponibilizao:
114
Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior. Basta
clicar em e os processos selecionados sero automaticamente
inseridos no novo bloco:
possvel incluir anotaes nas linhas do quadro, correspondentes

a cada processo pertencente ao bloco. s clicar no cone , da
coluna Aes, inserir a informao desejada e salvar:
ATENO! Para que as minutas de um ou mais processos possam ser

visualizadas por usurios de outras unidades necessrio disponibilizar o bloco. A
simples criao do bloco no implica na disponibilizao automtica do mesmo.
Portanto, o usurio dever realizar os procedimentos de disponibilizao do bloco,
descritos a seguir.
No menu principal dever ser selecionada a opo Blocos de
Reunio. O sistema abre uma tela com a relao de todos os blocos de reunio da
unidade: abertos, disponibilizados a outras reas e tambm os recebidos.
115
Dever ser selecionado o cone na coluna

Aes. Um bloco disponibilizado no dever ser editado ou receber outros
processos at que as unidades de destino devolvam o bloco:
No entanto, possvel cancelar a disponibilizao de um bloco de

reunies fazendo uso do cone :
Como exemplo podemos citar uma unidade que disponibiliza um

bloco de reunio para outra unidade. Ainda que o processo no esteja aberto
para a unidade de destino do bloco, todas as minutas produzidas pela unidade
disponibilizadora ficaro visveis para a destinatria do bloco. J, as minutas
produzidas em outras unidades, que no estejam envolvidas na operao,
permanecero indisponveis.
116
Dicas
1 O bloco de reunio no gera o envio do processo. Significa que no

aparecer a informao de que o processo est aberto para as unidades as
quais o bloco foi disponibilizado (na tela do processo).
2. Quando um processo de um bloco de reunio anexado a outro processo,
as minutas deixam de ser visualizadas.
8.3 Assinatura de Documento Interno

possvel a assinatura digital no sistema, fazendo uso de login e
senha ou token. Para verificar se o documento a ser assinado utilizar-se- de
assinatura eletrnica mediante senha do sistema ou por meio de certificado
digital (token), consulte a ordem de servio de implantao do SEI da UTFPR.
De modo amplo os documentos eletrnicos produzidos e geridos
no mbito do SEI tero garantia de integridade, de autoria e de autenticidade,
mediante utilizao de Assinatura Eletrnica nas seguintes modalidades: A
assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade
Certificadora credenciada Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-
Brasil); e a assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do
usurio.
As assinaturas digital e cadastrada so de uso pessoal e
intransfervel, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
O uso da assinatura digital obrigatrio para documentos de
contedo decisrio ou destinados a pblico externo UTFPR, adotando-se
para os demais casos a modalidade de assinatura cadastrada. Consulte a
ordem de servio de implantao do SEI para verificar se h a necessidade de
assinatura daquele documento via Token. Via de regra a assinatura mediante
login e senha do sistema so suficientes.
Para assinar deve-se clicar no documento na rvore do processo
selecionar o cone . . Um documento pode ter tantas
assinaturas quanto forem necessrias.
117
A assinatura ser feita selecionando-se a funo na barra de
rolagem do campo "Cargo/Funo" e preenchendo-se o campo "senha" ou via
token. A assinatura digital ser exibida na parte final do documento. Tambm
possvel obter informaes sobre as assinaturas clicando no cone da caneta:
118
Pode acontecer de um usurio, por fora do exerccio de uma

funo, necessitar assinar documentos em sua unidade, atribuindo ora seu
cargo, ora sua funo. Neste caso, basta fazer a devida seleo na barra de
rolagem do campo Cargo/ Funo e assinar o documento.
Dicas
1 Quando se tratar de documento preparatrio (minuta), sugere-se que este

seja assinado somente quando aprovado em sua totalidade e por todas as
autoridades competentes. E seja assinado primeiro pela instncia superior,
pois, em regra, ficar visvel para qualquer usurio aps a primeira
assinatura.
2. Quando for necessrio efetuar mais de uma assinatura em um documento
produzido no sistema por usurios da mesma unidade, basta atribuir o
processo ao usurio que realizar a assinatura.
119
3. Um documento gerado no sistema poder receber assinatura digital de

usurios de unidade diferente da elaboradora. Esta operao realizada por
meio da incluso de documentos em bloco de assinatura (para saber mais
sobre blocos de assinatura, consulte: Assinaturas por Usurios de outras
Unidades).
8.4 Assinatura de Documento Externo

Para os documentos externos disponibilizada a opo Assinar
Documento. Como regra geral, documentos externos so assinados somente
por usurios da unidade que o incluiu no processo, podendo haver mais de uma
assinatura. Documentos externos no podem ser inseridos em blocos de
assinatura e tambm no podem ser liberados para assinatura por usurio
externo.
Quando o documento externo for oriundo de digitalizao de
original em suporte papel, sua assinatura eletrnica tem como principal objetivo
atender Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, especialmente quanto aos
dispositivos abaixo:
Art. 1 A digitalizao, o armazenamento em meio eletrnico, ptico
ou equivalente e a reproduo de documentos pblicos e privados
sero regulados pelo disposto nesta Lei.
Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel
imagem de um documento para cdigo digital.
[...]
Art. 3 O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a
manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a
confidencialidade do documento digital, com o emprego de
certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves
Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.
Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos
digitais devero proteg-los de acesso, uso, alterao, reproduo e
destruio no autorizados.
Art. 4 As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica
direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento
de documentos em meio eletrnico, ptico ou equivalente devero
adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa localizao,
permitindo a posterior conferncia da regularidade das etapas do
processo adotado.
[...]
Art. 6 Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados,
devero ser preservados de acordo com o disposto na legislao
pertinente. (grifos nossos)
120
possvel visualizar as assinaturas de um documento externo

acessando a opo na tela do documento:
8.4.1Autenticao de documentos
Outra novidade da verso 3.0 do SEI a possibilidade de autenticar
o documento por meio de um cone especfico conforme figura abaixo:
8.5 Credenciais de Assinatura

O permite que documentos sigilosos sejam editados e assinados
por usurios de outras unidades por meio de concesso de credenciais de
assinatura. Uma credencial de assinatura uma permisso dada ao usurio para
visualizar, modificar e assinar um documento (para saber mais sobre nveis de
restrio de acesso, consulte: Processos com Restrio de Acesso).
Para atribuir uma credencial de assinatura, o usurio gerador de
121
um documento sigiloso deve selecionar a opo na
tela do documento.
Deve preencher o campo Conceder Credencial de Assinatura para

com nome de usurio cadastrado no sistema. O abrir a opo Conceder
(se o sistema no reconhecer o usurio, no mostrar a opo
122
conceder e a operao no ser completada). Ao clicar na opo, mostrado um

quadro com as credenciais de assinatura concedidas.
Na mesma tela, possvel conceder credenciais para outros

usurios. Por meio da coluna Aes do quadro com a lista de credenciais,
possvel Cassar a Credencial de Assinatura (retirar a permisso do usurio):
Um usurio que recebeu uma credencial de assinatura pode
visualizar o cone ao lado do nmero do processo na

tela Controle de Processos. Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela
Credencial de Acesso (ao credenciar a assinatura, a credencial de acesso
concedida automaticamente). O usurio dever preencher o campo Senha e o
sistema abrir a tela do processo.
Para assinar o documento, o usurio verificar ao lado do

documento a ser assinado, na rvore de documentos, o cone Documento com
Credencial de Assinatura. Deve-se clicar no documento com credencial e o
documento ser assinado normalmente:
Dicas
123
1 No necessrio enviar o processo para a unidade do usurio com

credencial para assinatura de documento sigiloso.
8.6 Assinaturas por Usurios de outras Unidades

O Bloco de Assinatura a funcionalidade utilizada para que um
documento seja assinado por um ou mais usurios de unidades diferentes da
unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultnea de vrios
documentos, com ou sem visualizao de seus contedos. No entanto, no
possvel disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do processo.
Neste caso, o processo dever ser atribudo para o usurio que realizar a
assinatura. Tambm possvel assinar documentos de um bloco de assinatura
antes da disponibilizao (para saber mais sobre como assinar documentos de
um bloco por pessoas da mesma unidade, consulte: Assinar Documentos em
Bloco de Assinatura)
Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunio, sero
includos documentos para assinatura em blocos e no, processos, embora o
sistema permita a visualizao dos processos onde esto includos os
Documentos do bloco (para saber mais sobre blocos, consulte:
Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de Reunio e
Assinaturas por Usurios de outras Unidades).
possvel incluir em um bloco de assinatura vrios documentos de
um processo ou de vrios processos de uma unidade. Tambm possvel
disponibilizar o bloco para vrias unidades.
Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de
um processo e selecionar o cone na barra de menu do
documento:
124
O sistema abre a tela Incluir em Bloco de Assinatura. Exibe um quadro

com a relao de documentos daquele processo que podem ser includos em
bloco de assinatura. Devem ser selecionados os documentos a serem includos e
selecionar um dos blocos disponveis na barra de rolagem da opo Bloco, ou
clicar em Novo para criar um bloco.
Ao selecionar a opo Novo, o sistema abre a tela Novo Bloco de

Assinatura onde dever ser preenchido o campo descrio e informadas as
unidades para disponibilizao do bloco.
Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior e

disponibiliza o bloco criado na barra de rolagem do campo Bloco. Devero ser
selecionados os documentos da lista e clicar na opo incluir.
Ainda nesta tela, possvel selecionar a opo Ir para Blocos de

Assinatura. O sistema exibir um quadro contendo a relao de todos os blocos
de assinatura da unidade.
110
125
O cone serve para possibilitar a assinatura dos documentos do

bloco para usurios da unidade geradora, antes da disponibilizao.
O cone permite a visualizao de

documentos do bloco.
O cone permite a disponibilizao do bloco para
as unidades em que determinados usurios devero assinar documentos do
bloco.
O cone serve para concluir blocos de assinatura
que foram assinados, foram retornados e, portanto, j concluram o seu
propsito.
O cone permite alterar dados do bloco de assinatura, tais como
nmero, descrio e unidades de disponibilizao.
O cone serve para excluir blocos de assinatura que
no possuam documentos includos.
Aps disponibilizar o bloco, possvel acompanhar a assinatura dos
documentos por meio do cone .

O sistema mostra um quadro com a relao de documentos do
bloco e as respectivas assinaturas.
8.7 Assinar Documentos em Bloco de Assinatura

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usurios
da unidade de destino do bloco devem selecionar a opo "Blocos de Assinatura"
no menu principal:
126
O prximo passo verificar os blocos de assinatura disponibilizados
para a unidade (aparecer a indicao "disponibilizado" na linha do bloco).
Basta clicar no cone e todos os documentos

sero assinados de uma vez.
Tambm possvel visualizar o contedo de cada documento que
dever ser assinado ao clicar no cone .

Ao abrir o quadro do bloco de assinaturas, estaro organizados por
colunas os links de cada documento e de cada processo
Ao clicar no link, abre-se outra pgina que disponibilizar a

visualizao do documento, mantendo aberta a pgina que contm o quadro
do bloco.
Para assinar documento a documento, basta acessar a pgina
anterior e clicar no cone . Caso seja prefervel visualizar
documento a documento e assinar vrios de uma vez, tambm possvel clicar
em cada link (vrias pginas sero abertas, mostrando cada documento) e
retornar pgina que contm o quadro do bloco, clicar na caixa de seleo dos
documentos que se deseja assinar e clicar na opo .
127
Abrir uma janela mostrando os dados da pessoa logada no sistema
e solicitando o preenchimento do campo senha ou uso de certificado digital. Ao
efetuar o procedimento, os documentos sero assinados.
Dicas
1 Embora no seja possvel disponibilizar um bloco de assinatura para a

unidade geradora, o sistema d a opo de assinatura antes da
disponibilizao do bloco (tambm com um s clique). Esta opo pode ser
til quando houver muitos documentos para serem assinados por um
mesmo usurio, por exemplo, no caso de duplicao de processos (para
saber mais sobre duplicar processos, consulte: Duplicar Processo). O cone
indica que a opo de assinatura do bloco est

disponvel tambm para usurios da unidade:
2. possvel a incluso de um nico documento em vrios blocos de

assinatura.
3. possvel adicionar documentos de processos diferentes em um bloco de
assinatura.
128
129
9. Copiando e Movendo Informaes
9.1 Duplicar Processo

A funcionalidade de duplicao pode ser usada quando necessrio
utilizar os documentos de um processo como modelos para um
novo processo, por meio do cone :
No se confunde com uma cpia do processo porque, ao serem

duplicados, os documentos perdem as assinaturas. O sistema gera um novo NUP
para o processo duplicado assim como gera nova numerao para os
documentos. Todas as assinaturas e cincias so perdidas (para saber mais sobre
assinaturas e cincia, consulte: Assinaturas e Cincia).
O sistema duplica documentos externos, mas no duplica e-mails
que fazem parte da rvore de documentos do processo e minutas de outras
unidades (as minutas produzidas na unidade que efetua a duplicao so
duplicadas).
Para duplicar um processo, basta selecionar o processo a ser
duplicado, clicar no cone (tela do processo). O sistema abrir a

tela Duplicar Processo. A tela contm um campo para preenchimento do nome
do interessado e um quadro pr-selecionando todos os documentos que
podero ser duplicados. Devem-se selecionar os documentos que sero
duplicados ou manter a pr-seleo com as duplicaes possveis. Clicar em
duplicar.
130
9.2 Mover Documentos Externos

O disponibiliza um modo de mover documentos externos de um
processo para outro. Os documentos gerados no sistema no so movidos, mas
podem ser referenciados em outros documentos, de modo que seja inserido um
link que permita a visualizao do documento, no importa em que
processo estiver (para saber mais sobre a insero de links, consulte:
Referenciar Documentos ou Processos).
Para mover um documento externo, deve ser selecionado o cone
O sistema abrir uma tela em que dever ser inserido o nmero do

processo de destino. Ao clicar em , automaticamente o vai
preencher o campo Tipo com o respectivo tipo de processo de destino,
habilitar o campo Motivo e o boto .
No processo de origem fica registrado o motivo da remoo e o

processo de destino do documento:
131
J, o processo de destino, receber o documento recebido em sua

rvore. O registro da transferncia fica disponvel na consulta ao andamento do
processo.
9.3 Alterar a Ordem dos Documentos

O permite a alterao da ordem dos documentos na rvore de
documentos de um processo. Esta funcionalidade serve para corrigir inseres
de documentos que, dispostos em sequncia cronolgica, acabem dificultando
o entendimento das informaes de um processo. A alterao da ordem dos
documentos no processo no pode ser realizada por usurio com perfil bsico,
devendo ser solicitado a usurio com perfil de Administrador. A operao ficar
registrada no histrico do processo.
132
HV
352&(662
133
10. Usurios Externos

10.1 Interface com Usurios Externos
Um usurio externo pessoa autorizada a visualizar processos e
documentos do . Tambm pode obter autorizao para assinar documentos
disponibilizados para este fim. Como exemplos de usurios externos UTFPR
podemos citar empresas prestadoras de servio, cidado da comunidade
externa, dentre outros.
Um usurio externo poder obter a visualizao integral de um
processo, incluindo todas as suas atualizaes posteriores disponibilizao do
acesso. Poder obter visualizao por um prazo determinado ou, em vez disso,
pode ser que o usurio obtenha acesso verificao de documentos especficos
dentro de um processo, podendo modificar, ou no, tais documentos. Em regra,
documentos gerados no so disponibilizados em formato html. J,
documentos externos, importados para o sistema, sero visualizados nos
formatos em que estiverem no processo.
A autenticidade de documentos gerados no pode ser checada
por meio de um endereo de pgina na Internet, um cdigo verificador e um
cdigo CRC, disponveis logo abaixo da identificao dos usurios signatrios:
Ao acessar o endereo indicado, abre-se uma pgina em que poder

ser checada a autenticidade do documento por meio da insero dos cdigos
fornecidos:
134
10.2 Enviar E-mails

Os e-mails enviados pelo passam a compor automaticamente a
rvore de documentos do processo. H duas maneiras de enviar
correspondncia eletrnica pelo sistema. Uma delas clicar no nmero do
processo e selecionar o cone :
A segunda clicar no documento que se deseja enviar por e-mail e
clica no cone :
135
Em ambos os casos, o sistema abrir uma tela que permite enviar e-
mails anexando arquivos externos ou selecionando documentos do processo
para serem enviados. Alm disso, o sistema tambm permite inserir mensagens
de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.
Para o envio de mensagens, o campo De deve ser preenchido com
um endereo de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponvel na barra
de rolagem. O campo Para de livre preenchimento e deve receber um
endereo vlido de e-mail. O campo Mensagem pode permanecer em branco,
permitindo livre digitao. Tambm poder ser feita seleo de um dos itens da
barra de rolagem do campo Mensagem, permitindo a escolha de um texto
padro. Clicar em enviar. O e-mail, ento, passar a compor a rvore do
processo.
O sistema tambm exibe um quadro contendo documentos do

processo que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na
caixa de seleo dos documentos desejados ou selecionar todos. Ainda,
possvel realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto
136
com a mensagem:
10.3 Grupos de E-mail

facultado s unidades criarem grupos de e-mail. Os grupos de e-
mail so disponibilizados por meio do cone na tela
Enviar Correspondncia Eletrnica:
Para criar um grupo, secione a opo Grupos de E-mail no menu

principal e, na tela seguinte, selecione a opo Novo:
137
Na tela Novo Grupo de E-mail, devem ser preenchidos os campos

Nome e Descrio do Grupo. Logo abaixo h dois campos: um para incluso
do endereo de e-mail e outro para descrio. medida que forem sendo
adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que vai
adicionando e organizando os membros por ordem de incluso. possvel alterar
e remover os itens do quadro por meio das opes na coluna Aes:
possvel consultar, editar ou remover os grupos por meio das

opes na coluna Aes.
Ao salvar informaes, o sistema abre outra tela com a relao dos
grupos de e-mails para a unidade:
10.4 Acesso Externo

possvel permitir o acesso aos interessados de um processo. O
acesso externo dado somente a processos na ntegra e por um perodo
determinado.
Para permitir o acesso externo, necessrio clicar no nmero do
processo e selecionar o cone :
138
O sistema abre a tela Gerenciar Disponibilizaes de Acesso Externo. Deve

ser selecionado o e-mail da unidade na barra de rolagem do campo especfico. Devem ser
preenchidos os campos Destinatrio e e-mail do Destinatrio. Estes campos so de livre
preenchimento e o destinatrio do acesso no precisa estar previamente cadastrado no
sistema. Deve ser informado o motivo do acesso. O sistema tambm solicita a determinao
de um perodo para disponibilidade do acesso e a senha do usurio responsvel pela
operao.
O destinatrio receber um e-mail que contm um link para o processo e a

informao da validade da disponibilizao de acesso. Este e-mail no passa a fazer parte da
rvore de documentos do processo. Mas, a operao registrada automaticamente no
histrico do processo.
Quando o destinatrio clicar no link, o sistema abrir a tela de Acesso Externo
Autorizado. O andamento do processo poder ser acompanhado, visualizando suas
autuaes, lista de documentos e lista de andamentos. O sistema tambm disponibiliza a
opo de converso da tela em um arquivo PDF.
139
Gerar ZIP no Acesso Externo: O usurio externo, alm de gerar PDF poder
Gerar ZIP e, com isso, baixar uma cpia mais integral do processo, pois incluir
documentos que naturalmente no so salvos em PDF (exemplo: vdeos e udios).
140
Acesso Externo Integral x Parcial: a depender do Tipo de Disponibilizao
concedida, o Usurio Externo pode acessar o processo de duas formas:
Acesso Integral:
Acesso Parcial:
141
10.5 Assinatura por Usurio Externo
O disponibiliza meios para que uma pessoa estranha ao rgo
ou uma entidade possa atuar no sistema como um usurio externo, podendo
assinar documentos produzidos no sistema e acompanhar o andamento do
processo. Esta funcionalidade exige prvio cadastro no sistema como um
Usurio Externo.
Para liberar assinatura para usurio cadastrado, necessrio
selecionar o nmero do processo a receber a assinatura, selecionar o documento
a ser assinado na rvore de documentos e selecionar o cone
na tela do documento.
O sistema abre a tela Gerenciar Assinaturas Externas. Dever ser

selecionado e-mail da unidade disponvel na barra de rolagem do campo
especfico. O campo Liberar Assinatura Externa para dever ser preenchido
com o e-mail do usurio externo previamente cadastrado. A opo com
Visualizao Integral do Processo somente deve ser marcada se o usurio
externo estiver autorizado a acompanhar as atualizaes e visualizar todos os
documentos do processo cujo documento deva ser assinado por ele. Clicar em
Liberar. O sistema exibe um quadro com a lista de liberaes de assinatura
externa. A nica ao possvel o cancelamento da liberao.
142
O usurio externo receber um e-mail contendo um link que d

acesso pgina de login do . Ao digitar e-mail e senha, o sistema abre a tela
Controle de Acessos Externos. Esta tela contm um quadro com a relao de
processos que devam receber a assinatura e respectivos documentos.
Caso o usurio tenha acesso visualizao integral do processo ele

poder clicar no link do processo e o sistema abrir outra tela: Acesso Externo
Autorizado onde ele poder fazer o acompanhamento dos trmites do
processo.
Caso o usurio no receba acesso visualizao integral do
processo, constaro no quadro o nmero do processo e o nmero do documento
a ser assinado. Porm, o usurio ter acesso somente visualizao do
documento.
143
possvel assinar o documento com ou sem visualizao dos

contedos do processo e do documento.
Esta operao registrada automaticamente no histrico do
processo.
Dicas
1 A assinatura do documento no retira a permisso para visualizao integral

do processo. O usurio poder acompanhar o processo por meio
de quadros com a relao de autuaes, lista de documentos e lista de
andamentos de maneira permanente.
2. O sistema habilita mais de uma assinatura em documentos enviados para
assinatura por usurio externo.
144
145
11. Arquivamento e concluso de processos.
11.1 Arquivamento e Contagem de Temporalidade
No , o arquivamento ser realizado de forma lgica, sem a

necessidade de distinguir as fases de guarda do processo. Ao finalizar, a
instruo de um processo no mbito de sua atuao, a unidade dever realizar
a operao de concluso do processo. Outra opo no marcar a opo
Manter aberto na unidade atual quando a unidade encaminhar para outra sem
que seja necessrio continuar o processo aberto. Quando o processo houver
alcanado seu objetivo, ele dever ser concludo em todas as unidades. A partir
de ento, a contagem da temporalidade ser iniciada para fins arquivsticos.
No mbito do , a temporalidade corresponde ao prazo em que
um processo dever permanecer concludo em todas as unidades e a devida
destinao ao final deste prazo: eliminao ou guarda permanente. Como o
sistema no permite o trmite de documentos avulsos, em regra os documentos
assumiro a temporalidade dos processos em que estiverem inseridos.
O SEI permite incluir informaes acerca dos documentos gerados

em meio fsico e que aps a digitalizao necessitam ser arquivados, quando a
responsabilidade de guarda da UTFPR. Atravs de localizadores o usurio do
SEI consegue indicar o local fsico de armazenamento do documento.
Em regra geral na fase corrente do arquivamento o documento fica
armazenado no setor onde foi gerado e na fase intermediria e permanente no
arquivo geral.
Considerando-se que no SEI o arquivamento de processos
realizado de forma lgica (ou seja, em formato eletrnico), somente
arquivaremos, nas unidades de arquivo, os documentos externos, ou seja,
aqueles que foram digitalizados e inseridos no SEI.
A rea responsvel pela gesto do SEI dever configurar as unidades
com o perfil de arquivamento. Estas unidades de arquivamento devero atribuir
um localizador para a via fsica de um documento externo, que j tenha sido
digitalizado e capturado para o sistema.
Para realizar o arquivamento necessrio, antecipadamente,
parametrizar o Tipo de Localizador, o Lugar do Localizar e o Localizador.
Para padronizar este procedimento no mbito da UTFPR, devemos
seguir os seguintes passos (este passo realizado por usurios com o perfil
especfico de rea de arquivamento):
146
Como Criar Localizadores
1 Passo: Criar o Lugar do Localizador
Clicar em Localizador Lugar Novo
2 Passo: Criar o Tipo do Localizador

Clicar em Localizador Tipo Novo
3 Passo: Criar o Localizador

Clicar em Localizador - Novo
147
Dicas
1 Quaisquer dvidas ou atividades relacionadas ao arquivamento fsico de

documentos devero ser reportadas unidade responsvel gesto
documental do rgo ou entidade.
11.2 Solicitar Desarquivamento (conferir via fsica)

As vias fsicas (papel) de documentos que forem digitalizadas e
importadas para o sistema devero ser arquivados, com a necessria anotao
no canto superior direito do nmero (protocolo de documento).
Um usurio poder solicitar o desarquivamento de um documento
digitalizado se precisar fazer alguma conferncia com o original em papel. A
operao de desarquivamento poder ser efetuada por meio do cone
, que somente aparece se o Documento Externo possuir via

fsica arquivada na unidade competente (com localizador atribudo).
O permite configurar certas unidades com perfil de
arquivamento. Somente estas unidades podero atribuir um localizador a um
documento fsico.
Ao atribuir um localizador, o sistema automaticamente

disponibiliza o cone
na tela do documento
correspondente.
Selecionando a opo de desarquivamento, o usurio poder

informar unidade de arquivamento do original fsico sobre a necessidade de
consulta. O sistema exibir a tela Solicitar Desarquivamento que contm um
148
quadro com a relao de todos os documentos do processo que podem ser
desarquivados. O usurio tem a opo solicitar todos os documentos possveis
ou selecionar apenas os documentos que deseja consultar
Basta clicar em Solicitar e o sistema exibir a mensagem abaixo
149

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Sistema Eletrnico de

A primeira verso deste Manual do Usurio do SEI foi elaborada

1.1 O projeto UTFPR Digital e o SEI

O projeto UTFDigital surgiu devido necessidade de modernizao

1.3 Boas Prticas de Utilizao do Sistema

a. Padronizar procedimentos: A instituio de normas e

d. Dar preferncia ao editor do : Embora o sistema permita

1.4 Vdeos Tutoriais

A opo est disponvel na Barra de ferramentas do

1.5 Perfis de Usurios

Na UTFPR os usurios so classificados de acordo com o seu perfil

a. Usurio Pessoal: Tipo de usurio que far uso do sistema para

c. Usurio Gestor: Tipo de usurio que possui os mesmos

d. Usurio Externo: Tipo de usurio que no possui vnculo

2. Iniciando Operaes no SEI

2.1 Acesso ao Sistema

2.2 Barra de Ferramentas

Segue abaixo a descrio de cada item da Barra:

Controle de Processos: permite ao usurio voltar

Configuraes do Sistema: permite ao usurio

2.3 Menu Principal

2.4 Tela Controle de Processos

Segue a descrio detalhada das funcionalidades destes cones:

Ao concluir o processo e clicar no cone enviar o processo, o mesmo

Atualizar Andamento: utilizado para incluir uma informao/despacho de

Anotaes: utilizado para inserir informaes adicionais que no

A tela Controle de Processos tambm apresenta smbolos e

Um documento do processo foi publicado.

Alerta que indica a incluso de um novo documento no

interno) foi assinado.

Anotao com prioridade.

Alerta que existe um documento sigiloso (com

Ao passar o cursor sobre o nmero do processo (sem clicar),

Para acessar o contedo de um processo, basta clicar sobre o

2.5 Tela do Processo

H situaes em que o processo no possui andamentos abertos,

A tela do processo apresenta os mesmos cones da tela Controle

Segue abaixo descrio detalhada das funcionalidades dos cones da

Duplicar processo: utilizado para duplicar os documentos

Enviar Correspondncia Eletrnica: permite enviar e-mail

Gerar arquivo do processo: utilizado para gerar um arquivo do

Gerenciar Credencial de Acesso: permite que o usurio que

2.6 Base de Conhecimento

Para todos os processos o cone visualizado ao lado do nmero de

Uma Base de Conhecimento somente pode ser modificada pela

Em seguida, clicar no boto :

O sistema abrir a tela Novo Procedimento, para preenchimento

Aps salvar as informaes, o abrir automaticamente uma tela

No contedo do procedimento importante utilizar hiperlinks (da

O sistema abrir um quadro com a relao das bases de

O cone utilizado para visualizar o

O cone utilizado para editar o

Aps as modificaes, deve-se clicar em :

Bases de conhecimento com diversas verses apresentam o cone

O cone permite ao usurio excluir

2.7 Tela do Documento

processo . direita so mostrados todos os cones de operaes possveis

para documentos . Abaixo dos cones, mostrado o corpo do documento.

Ao clicar em um dos documentos que compem o processo ser

Documento Interno assinado:

1 O cone apresentado somente no caso de documento sigiloso.

Documento Externo assinado:

Atualizar Andamento: permite ao usurio atualizar o andamento da

Gerenciar Liberaes para Assinatura Externa: permite que um