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Guia-Evento Musical PDF
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PRODUO DE SHOWS
E EVENTOS MUSICAIS
O passo-a-passo
para planejar
sua produo
O Guia Rpido para Produo de Shows e Eventos Musicais WWW.SYMPLA.COM.BR
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PRODUO DE SHOWS
garantir uma boa avaliao por parte do
pblico, dos patrocinadores e de quem
trabalhou com voc nesta empreitada.
E EVENTOS MUSICAIS
Produzir um evento bacana, agradvel,
divertido e com tima visibilidade uma
ao que pode ser feita sem sofrimentos
se voc e sua equipe forem cautelosos e
atentos aos itens que apresentaremos
neste guia.
01 Criao e Conceituao
do evento 04 Produo - O evento em
si
Ns da Sympla queremos tornar a tarefa
de criar um evento algo descomplicado
e prtico. Somos uma empresa que
1.1 - Definio do Pblico- 4.1 - Check-in (controle de facilita a produo de eventos para quem
alvo entrada) quer realiz-los, no importa qual seja
2.1 - Definio das atraes 4.2 - Superviso e o tipo, a localizao, oramento e nvel
3.1 - Data monitoramento de experincia. A plataforma Sympla
4.1 - Lugar ideal para qualquer evento: voc vende,
5.1 - Cronograma distribui e administra ingressos de uma
6.1 - Legalizao (Alvar) maneira bem fcil.
05 Desmontagem E pensando em simplificar o seu
02 Comercializao
5.1 - Limpeza
trabalho para alm da venda de
ingressos, formulamos um guia! Que
5.2 - Entrega do espao tal comearmos com a produo de
2.1- Comercializao de shows e eventos musicais? So os
patrocnios 5.3 - Dispensa da equipe
eventos preferidos de quem gosta
2.2 - Precificao de descontrao, reunir os amigos e
2.3 - Divulgao apreciar um timo som, sem contar
2.4 - Comercializao de
ingressos 06 Ps-evento que podem englobar os mais diversos
pblicos.
Est cheio de gente procurando um
03 Pr-produo 6.1 - Avaliao do evento
6.2 - Documentao
evento incrvel para se divertir no final de
semana e, acredite, poderia ser o seu! Se
3.1 - Contratao de 6.3 - Fechamento do organize e parta para se informar antes
servios profissionais Border de colocar a mo na massa. A seguir voc
3.2 - Segurana encontra itens essenciais e dicas para
3.3 - Som, Luz e Palco criar, produzir e fechar qualquer tipo
3.4 - Passagem de som
3.5 - Camarins e servios
07 Concluso de show ou evento musical. E durante o
trabalho, jamais fique em dvida, corra e
adicionais confira o O Guia Rpido Para Produo De
Shows e Eventos Musicais da Sympla!
O Guia Rpido para Produo de Shows e Eventos Musicais WWW.SYMPLA.COM.BR
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1 - Criao e Conceituao
do evento
Quer realizar um evento musical ou um show, certo? Ento, informe-se aqui
sobre o passo-a-passo necessrio para planejar sua produo. Vamos l?
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anos? Em sua maioria, eles tm carro e fazem questo de transporte privativo? Ento, sobre as peculiaridades de sua regio. O perodo de
nada de eventos em locais sem estacionamento e sem conforto, por exemplo. liberao da autorizao tambm varia. Recomenda-
se requerer o alvar cerca de trs a quatro semanas
Essa a hora de se preocupar com acessibilidade tambm. Certifique-se de que, no antes da realizao do evento.
importa quem integre seu pblico, o espao seja inteiramente acessvel a pessoas
com dificuldades de locomoo (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheiros Em linhas gerais, deve-se preencher um formulrio
adaptados). Eis uma preocupao muito importante quando se trata de eventos. Se e apresentar alvar do corpo de bombeiros local,
voc planeja algo e se certifica de que qualquer pessoa possa conseguir se deslocar um memorial descritivo (contento informaes
com segurana e conforto, voc j ganha reconhecimento por se preocupar com a sobre o evento, como pblico, faixa etria - em caso
incluso de todos. de menores de idade), contrato e certificado da
empresa de segurana, pagamento da taxa do ECAD
O sistema de venda de ingressos online vai te ajudar nessa etapa. Por meio dele, voc (o Escritrio Central da Arrecadao e Distribuio)
identifica a quantidade de pessoas que pretendem comparecer. Com a informao, referente aos direitos autorais, alm de contrato de
voc consegue refinar a escolha do local destinado ao evento. Diferentemente das locao e laudo tcnico de segurana.
produes que realizam vendas em pontos fsicos ou apenas no dia e local do show,
voc j sai na frente tendo em vista que pode se planejar melhor para comportar seu A lista tende a ser maior, dependendo da localidade.
pblico, evitar prejuzos, pois caso haja baixa adeso, voc pode redimensionar o O importante nunca ignorar o imperativo de se
evento e cortar alguns gastos. obter um alvar. Depois de definido o escopo da
festa (e possivelmente antes de iniciar a divulgao)
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para o seu evento garanta que a autorizao ser expedida sem
grandes problemas. Adeque-se s exigncias, realize
1.5 - Cronograma um evento dentro das especificaes legais, evite
problemas com as autoridades e realize um evento
Lembra que definir o pblico essencial? Ento, quando o tema a realizao seguro, acima de tudo.
de eventos, estabelecer um cronograma (e segui-lo) est praticamente no mesmo
patamar de prioridade. Uma vez definido o pblico, as atraes, a data e o local, #DicaSympla: Como conseguir um alvar para o seu
planeje o cronograma do evento. evento
Trata-se de um show com vrias bandas? Defina qual ser a principal e quais sero as
bandas de abertura, estabelea a ordem e o tempo de apresentao de cada uma e
informe ao pblico sobre esses detalhes. Nada mais chato do que comprar ingresso
para assistir a uma banda especfica que tocar em um festival, ser informado de que
2 -Comercializao
ela entrar no palco s 18h, chegar ao evento com antecedncia e perceber que a O sucesso de um evento depende, em primeira instncia, da presena do
atrao musical s vai dar as caras bem mais tarde. pblico. Para se certificar de que seu show no ser um fiasco, atente-se
a questes como: bons patrocinadores, preos compatveis com o evento,
Um longo atraso um desrespeito com o pblico. importante honrar a pessoa que divulgao adequada e comercializao eficiente de ingressos. Veja abaixo
se organizou, se planejou (e criou expectativas) segundo o cronograma informado como proceder com relao a cada um desses itens.
pela produo. Pequenos atrasos so compreensveis. Grandes so imperdoveis.
Mas, caso acontea, desculpe-se com o pblico e explique a natureza do ocorrido. E,
no prximo evento que for organizar, desdobre-se para o cronograma sair conforme
2.1 - Comercializao de Patrocnios
o planejado. A parceria com empresas patrocinadoras para seu evento, alm de ser essencial, uma forma
interessante de barateamento de custos e, consequentemente, aumento dos lucros. A partir dos
#DicaSympla: baixe aqui uma planilha gratuita de cronograma para o seu evento
patrocnios possvel executar tudo o que foi planejado, por isso eles so to importantes! Essa
1.6 - Legalizao (alvar) ao deve ser anterior precificao, divulgao e venda de ingressos porque o patrocnio que
fornece o investimento necessrio para a realizao do evento.
Ao realizar um evento, necessrio obter um alvar de autorizao (tambm
chamado de alvar eventual) da autoridade local. Os documentos exigidos variam Para atrair boas parcerias preciso uma estratgia inteligente de comercializao de patrocnios,
de acordo com a legislao estadual e municipal, ento importante informar-se que considere o perfil das marcas e empresas visadas. O primeiro passo elaborar uma lista de
possveis empresas parceiras. Para isso, considere a identidade de cada empresa para saber se
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interessante para ambas as partes estarem juntas em um projeto cultural como o que est
sendo produzido. Se a empresa visada tem uma imagem condizente com a proposta do seu Alm disso, preciso conhecer o pblico-alvo do evento para saber o valor real dele. Ou
evento, ela possivelmente tem potencial para ser uma patrocinadora. seja, saiba quanto seu pblico est disposto a pagar pelo evento para chegar a um preo de
ingressos vendvel. Para isso, considere o valor de mercado deste tipo de show ou evento
Com a lista das empresas em mos, elabore um projeto claro, com cotas de patrocnio musical. Levar em conta o preo dos ingressos de outros eventos do mesmo porte uma boa
definidas e demonstre nele as vantagens desta parceria para a empresa em questo. Lembre- estratgia para saber o valor real do evento pretendido.
se de que patrocinadores querem ter seus nomes vinculados a eventos de sucesso em
pblico e organizao. Assim, importante transmitir credibilidade e propor formas criativas Pode ser que mdia de preos do mercado seja maior que o valor a que voc chegou,
de divulgao da empresa que vo alm da logomarca nas peas grficas do seu evento. A considerando somente os custos e o lucro pretendido. A hora de adequar o seu preo e, quem
empresa pode, por exemplo, distribuir lanternas personalizadas para o pblico e garantir, alm sabe, turbinar os lucros. Lembre-se que o preo do seu evento tambm passa uma mensagem,
de sua divulgao em massa, um efeito divertido durante a apresentao com a interao do e um preo muito abaixo do mercado pode gerar desconfiana com relao qualidade. Da
pblico. mesma forma, um preo muito acima do praticado pode afastar o pblico pretendido.
Organize-se e invista na captao de patrocinadores! Essa parceria pode render bons frutos #DicaSympla: voc pode oferecer preos diferentes atravs da venda em lotes. Esta estratgia
para todas as partes. faz com que os interessados garantam o quanto antes a entrada e mostra o quo concorrido
seu evento est. Mas no se esquea de calcular o lucro pretendido para depois precificar o
#DicaSympla: Como vender patrocnio para eventos valor dos ingressos.
2.2- Precificao 2.3- Divulgao
Quanto custar o ingresso do evento? Chegar a um preo que atenda a todos os interesses Definir uma estratgia de divulgao prtica e eficaz um dos passos mais importantes para o
envolvidos, os seus e do pblico, extremamente importante na organizao de um show ou sucesso de um show ou evento musical. Uma boa divulgao tem o poder de atrair o pblico
evento musical. Para isso, alguns aspectos devem ser considerados, entre eles o custo total do certo para seu evento. Para isso, invista em um formato de marketing voltado ao pblico
empreendimento, a mdia dos preos de mercado e o lucro pretendido. pretendido e defina a identidade do seu evento. Sim, ele tem uma identidade e com certeza o
pblico ser, ou no, cativado por ela.
Para precificar corretamente a entrada de um evento fundamental saber exatamente
quais foram os custos dele e faa um oramento detalhado. Isso inclui toda a mo-de-obra muito importante analisar tambm a viabilidade de cada forma de divulgao. Se limitar aos
necessria, infraestrutura, equipamentos, fornecedores, cach artstico, comisses diversas, meios tradicionais de comunicao, como a televiso, o rdio e a publicidade impressa pode
cortesias, divulgao, licenas e taxas necessrias. Somente a partir da possvel saber qual o ser um grande erro. Nos dias de hoje, o sucesso de um show ou evento musical quase sempre
montante para cobrir todas as despesas e no gerar prejuzo. O lucro ser, obviamente, o que
vier alm deste valor.
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A posse desses dados permite o envio de e-mails com informaes adicionais relacionadas ao
evento e, at mesmo, comunicados de imprevistos. Tambm possvel usar as redes sociais
est vinculado a uma boa estratgia de divulgao online. Considere a utilizao de e-mail para a comercializao dos ingressos. Algumas delas, como o Facebook, j permitem o link
marketing, links patrocinados como Google Adwords, hostsite e divulgao nas redes sociais. entre a fanpage do evento e o site de vendas de ingressos.
Investir em um site na internet uma maneira prtica e inteligente de divulgao. importante Considere tambm uma estratgia de comercializao online com suporte para multitelas.
que seu site seja claro e funcional, que possibilite a integrao com as vrias redes sociais, Pesquisas apontam que, no Brasil, 5,4% de todo e-commerce feito por smartphones e
que permita a interatividade com seu pblico e, claro, que disponibilize a compra de ingressos tablets. Garanta que o pblico consiga comprar seu ingresso tanto pelo computador, quanto
online. A integrao do site com as redes sociais uma maneira eficaz de ampliar o alcance pelo celular ou tablet.
do seu evento j que o prprio pblico compartilha entre si, atravs da rede, sua pgina com
todas as informaes do show. Algumas plataformas, como a Sympla, oferecem esses servios
3 - Pr-produo
de forma bastante prtica e eficiente, alm de fornecer ferramentas teis para a administrao
do seu evento e mensurao do alcance da sua pgina.
A prestao de servios, bem como o fornecimento de produtos e materiais, pode ser feita
por uma nica empresa especializada em festas ou eventos ou por vrias, cada uma em seu
Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da ramo. Para que isso ocorra sem dores de cabea, tudo precisa ser muito bem especificado
no contrato a ser feito entre as partes. E para que tudo saia como o planejado, todas essas
venda antecipada de ingressos e inscries! atividades precisam estar em perfeita sintonia.
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ter recomendaes positivas da empresa ou equipe que far este trabalho. Alm disso, ter do espao, para evitar perda de rea til. Tambm indispensvel ter em mos uma input list,
experincia com situaes adversas, como brigas, furtos e tumultos, crucial para o bom orientando sobre os canais de entrada para a instalao dos instrumentos e o rider tcnico,
desempenho nesta funo. Na maioria dos casos, prefervel trocar um brucutu de cara feia listagem dos equipamentos sonoros e de iluminao.
por um profissional bem treinado, experiente e apto a lidar sob presso e prestar primeiros
socorros, por exemplo. Mas para que tudo isso d certo, preciso conhecer o local do evento para verificar as condies
da parte eltrica, onde colocar o palco e todos os aparatos eletrnicos de iluminao e som,
#DicaSympla: Como contratar uma equipe de segurana eficaz para o seu evento pois sero necessrias tomadas, transformadores, interruptores e conectores de cabos e fiao.
Uma brigada de bombeiros e uma enfermaria tambm so itens essenciais, uma vez que 3.4 - Passagem de som
adversidades podem ocorrer em qualquer lugar. Para isso, alm de profissionais capacitados,
tambm preciso disponibilizar um espao adequado e equipamentos apropriados, e caso Antes do incio do evento, todos os equipamentos devem ser testados pela equipe tcnica e
preciso, sanar problemas. Sadas de incndio e rotas de fugas so igualmente importantes e pelos artistas que faro parte do show para confirmarem se est tudo em ordem. Djs tambm
devem ser bem sinalizadas. devem testar suas cabines e verificar as conexes de seus equipamentos com o que oferecido
pelo local do evento.
Entretanto, nada disso ter importncia se o seu evento for realizado em um local sem alvar,
sem a infraestrutura ideal para determinado porte de ocasio, sem sinalizao (placas que A passagem de som tambm deve ser feita para garantir que tudo ocorra como planejado. Alm
indicam banheiro, sada de emergncia, proibido fumar, etc) ou ainda em um lugar com mais disso, os sons graves e agudos devem ser regulados para evitar distores e interferncias, o
convidados do que realmente tem capacidade. Qualquer um desses problemas colocar a vida que muito desagradvel.
de pessoas em risco e prejudicar o trabalho do time de segurana.
3.5 - Camarins e servios adicionais
3.3 - Som, Luz e Palco
O conforto dos artistas nos camarins e a estrutura do backstage para os eventos que envolvam
O clima do ambiente em que ser realizado seu evento depende muito da iluminao e do apresentaes tambm so etapas a serem providenciadas. Esses ambientes devem ser
som utilizados. Se luzes, cores e efeitos forem empregados de forma correta e adequada, isolados do grande pblico e precisam contar com banheiros, servio de alimentao e dispor
deixam a ambientao do local muito mais agradvel e alegre, mas para isso precisam de de espao para relaxamento sofs, mesas e cadeiras climatizados com ar-condicionado
profissionais competentes e com experincia nesse tipo de evento. Esses itens tambm para agradar toda a equipe.
precisam ser corretamente planejados, uma vez que o modelo de palco a ser montado e o tipo
de equipamento utilizado fazem parte do show que ser realizado. Outros servios como o de alimentao caso o evento oferea -, cafeteria, chapelaria, wi-fi
com boa velocidade, e equipes tcnicas de planto para algum tipo de contratempo so de
Para criar uma atmosfera bacana, cheia de efeitos e com uma trilha sonora que agrade a grande importncia para fidelizar o pblico.
todos, preciso dispor dos equipamentos certos e necessrios para esse fim. Em caso de
apresentaes artsticas, voc deve contar com o mapa de palco, pois toda a estrutura deve ser Selecionar previamente fs para encontrarem com seus dolos para tirar fotos e conversar,
planejada e montada de acordo com as exigncias tcnicas do artista contratado e capacidade conhecer os camarins, observar com funciona todo o aparato do backstage e oferecer brindes
aps um grande show so formas de encantar e cativar admiradores de todas as idades.
4 - Produo -
O evento em si
Chegou a hora de ver os resultados de tanto planejamento, trabalho e
dedicao. o momento mais importante, onde voc colocar em prtica
tudo o que foi feito at agora. Alguns itens necessitam de ateno especial,
para garantir a satisfao do pblico e atingir os objetivos traados pela
produo. Vamos analis-los:
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- Limpeza: preciso estar atento limpeza dos banheiros. Tenha uma equipe especfica para
esta rea, que costuma sujar com maior facilidade. A quantidade de banheiros disponveis
precisa ser compatvel com o pblico esperado, evitando filas excessivas. A equipe de limpeza
tambm deve ficar atenta rea de realizao do evento. Em locais fechados, o piso pode ficar
escorregadio devido a bebidas derramadas. importante manter os espaos limpos e secos
para evitar acidentes.
Certifique-se de que o nmero de lixeiras suficiente para o ambiente, e que elas estejam
distribudas por todo o local. Durante o evento, nem sempre fcil manter os locais limpos,
mas faa com que a equipe consiga, pelo menos, levar garrafas de vidro e objetos que possam
causar acidentes para locais mais distantes de onde o pblico circula. A maior parte da limpeza,
fica para o ps-evento.
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- Camarim: Verifique se os artistas que iro se apresentar esto sendo bem recebidos no
camarim. necessrio manter uma equipe de segurana, para impedir o acesso de pessoas
no autorizadas ao local.
Estes so os principais itens que devem ser monitorados durante o seu evento, certifique-se
sempre de que tudo esteja conforme o planejado. Ao menor sinal de desvio, procure a soluo
imediata para o imprevisto, no deixe de lado qualquer acontecimento que possa tornar o desconforto ou incmodo por parte de nenhum dos participantes. Normalmente, os agentes
pblico insatisfeito. Um pequeno incidente pode se transformar em um grande problema de limpeza so orientados pela empresa terceirizada ou organizadores do evento sobre os
se no for tratado com a devida importncia. Com as dicas apresentadas neste captulo e locais que devero estar em ordem o tempo todo. A limpeza geral ser realizada no fim, mas
um bom planejamento anterior, seu evento ter uma repercusso positiva garantida entre os para a equipe potencializar e dar praticidade a esse trabalho, necessrio cuidado durante
convidados, imprensa e demais envolvidos. todo o evento.
Geralmente, os banheiros de eventos, pelo grande fluxo de uso, podem entupir ou faltar gua.
Certifique-se sobre esses detalhes com o dono do espao e caso j tenha conhecimento de
incidentes como esse, providencie caminho pipa ou contato com a empresa que abastece a
cidade do evento, para manter o fluxo de gua contnuo naquela regio.
Na maioria dos eventos, os banheiros femininos e masculinos ficam separados. essencial que
5 - Desmontagem haja profissionais de limpeza em ambos. Um cuidado deve ter sua ateno: para que no haja
constrangimento, selecione agentes mulheres para o banheiro feminino e agentes homens
para o banheiro masculino. Isso vai deixar as pessoas mais vontade quando forem ao toalete.
Dentro do seu planejamento, voc colocou todos os itens necessrios para que o seu Outros pontos do evento vo precisar de cuidados, porm no h como prever os locais onde
pblico ficasse satisfeito em todos os sentidos. E a limpeza, entrega do espao e dispensa mais se acumularo copos, garrafas e demais tipos de lixo. Mas o ideal orientar os agentes
da equipe faz parte dele, no mesmo? de limpeza para monitorar os cantos do espao e manter as lixeiras do local sempre vazias,
Vamos dar dicas importantes para os passos finais, para que o seu evento seja marcante e esvaziando assim que estiverem perto de encher, para que no haja transbordamento de lixo
livre de problemas em todos os detalhes. e ele acabe se espalhando com facilidade por todo o espao.
As lixeiras, por sua vez, devem estar bem distribudas pelo local do evento, em lugares
5.1 - Limpeza estratgicos para que o pblico do show possa sempre encontrar uma perto de si para no
jogar lixo no cho. Se houver possibilidade, sinalize cada uma delas.
De acordo com o nmero de convidados, voc deve calcular o nmero de auxiliares para
manter tudo em ordem. A mdia de 1 agente de limpeza para cada 40 pessoas. Os cuidados Tomando esse cuidados, a limpeza geral fica mais fcil. Os agentes podero separar com mais
com a limpeza e boa apresentao do evento devem ser constantes. Dessa forma, no haver agilidade o lixo produzido, bem como limpar o espao.
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5.2 - Entrega do espao bastidores e demais espaos utilizados pelo seu evento, faa uma ltima checagem de acordo
As pessoas aproveitaram muito o show que voc produziu, se divertiram bea e sobrou aquele com os itens do check-list inicial. Caso haja alguma divergncia, convoque sua equipe para ajudar
espao tomado de copos e bebida derramada por todo o cho. Nesse momento, a equipe a solucion-la.
de limpeza entra em ao para deixar tudo como antes. Provavelmente, o lixo ser recolhido Depois de tudo organizado e finalizado, rena a equipe, agradea a cada um pelo trabalho prestado,
primeiro para dar incio limpeza pesada do ambiente. Todos os espaos devem ser limpos enfatize que eles foram parte fundamental para o sucesso do evento, fidelize-os. Exponha o que
e organizados como estavam antes. Se havia cadeiras, elas devem ser posicionadas como foi bem feito e o que voc no gostou, apontando como isto poderia ser melhorado. Diga que
estavam anteriormente, assim como mesas e itens de decorao retirados para montagem do conta com cada um deles e que para voc todos j fazem parte da equipe no prximo show. O
seu evento musical. importante que eles saibam que o trabalho deles foi aprovado e sairo de l com a sensao de
J no momento em que estiver desmontando o palco e a estrutura do evento, certifique-se dever cumprido, satisfeitos por ter a sua dedicao e desempenho reconhecidos. E voc ter uma
de que sero seguidos os passos para a parte final caminha corretamente. A equipe de som, equipe que, trabalha do seu jeito e estar sua disposio para o prximo evento. Valorize esse
na maioria das vezes, possui profissionais que montam e desmontam todos os aparelhos e tipo de mo de obra, j que o mercado est precrio nesse nicho.
instrumentos da banda. Caso no haja esses profissionais, todas as capas dos equipamentos
devem ser trazidas para o palco e atravs de um check-list, voc deve orientar para guard-los
em ordem e lev-los para o local que sero transportados. Esse check-list deve bater com o
inicial, quando foi feita a montagem do palco. Dessas forma, voc evita dor de cabea com os
6 - Ps-evento
msicos ou com a empresa na qual locou os equipamentos.
sua obrigao entregar o espao nas mesmas condies que o alugou. Portanto, vale a pena
fazer uma vistoria antes para identificar possveis estragos j existentes. Em caso de banheiros
que no funcionam, paredes e cho danificados ou demais problemas, faa um laudo por
escrito e exija o reconhecimento do locatrio. Dessa forma, voc evita grandes preocupaes Com o evento planejado com o mximo de
ao final do seu evento. Se o espao no estiver nas mesmas condies que o encontrou, voc cuidado, hora de pensar no fechamento.
deve arcar com os problemas. Certos procedimentos so essenciais para
garantir a sensao de dever cumprido e o
seu descanso. Pagamentos realizados ou a
realizar, fechamento de border e avaliao
5.3 - Dispensa da equipe do evento so alguns deles. Para ajud-lo
a fazer um balano do seu evento musical,
Tudo em ordem? Espao limpo e organizado como quando voc chegou ao local? Depois de definimos os pontos essenciais para que as
conferir cada parte, como palco, rea central e laterais, banheiros, bar, recepo, camarim, tarefas no durem alm do ps-show.
Existem muitas ferramentas gratuitas para anlise de termos, seja para o Twitter, Facebook
ou Google. Inclusive as prprias redes sociais oferecem ferramentas de anlises para posts,
twittes e palavras. Pesquise termos relacionados ao evento e, a partir deles, mensure no Google
Analytic o quanto foram pesquisados no perodo pr, durante e posterior ao evento.
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Alm das palavras-chave, pesquise em sites de busca os termos sugeridos para estas palavras solues online em formulrios de pesquisa que, alm de serem gratuitas para at 20 questes
e a quantidade de resultados apresentados. No entanto, mensurar usando apenas os nmeros (procure ser sucinto, com poucas perguntas) permitem que saia do tradicional azul-piscina
mostrados nestes resultados no a melhor estratgia. Fique atento pois este tipo de dos formulrios Google e customize com a marca do evento. Com esse tipo de ferramenta
mensurao vlida para analisar a percepo do pblico, mas voc pode encontrar nmeros tambm possvel criar formulrios especficos para os fornecedores, os vips e outros pblicos
que nem sempre so relacionados especificamente ao seu evento. interessados.
Dependendo do oramento do evento (baixe aqui uma planilha) possvel realocar uma verba Tendo tais dados em mos, possvel criar um relatrio mostrando o impacto que o seu
especfica para contratar uma assessoria de imprensa. Se voc conseguiu fazer isso, timo! evento teve, tanto em mdia, quanto em compartilhamento. Essas informaes sobre quantas
Procure se informar sobre quanto em mdia espontnea o evento obteve. A mdia espontnea pessoas foram atingidas, direta ou indiretamente, so timas para buscar patrocnios maiores
basicamente o espao em que o evento apareceu nos meios de comunicao que pode ser e melhores. Mas, mais do que isso, importante ouvir o que a pesquisa diz, por mais duras que
comprado, como um espao publicitrio. tenham sido as crticas.
Fazer uma pesquisa com os espectadores a maneira mais confivel de mensurar a satisfao 6.2- Documentao do evento
real do evento. No a dispense. O grande inconveniente da pesquisa, no entanto, ser massiva
e chata. Isso diminui o nmero de respostas e, por consequncia, a qualidade. Corra disso. E Junto do evento viro uma srie de contratos, exigncias e papeladas. Organiz-las e guard-
antes de formular uma pergunta, seja objetivo. Hoje existem ferramentas como a Typeform, las algo primordial para o fechamento. Uma boa dica virtualizar toda a documentao do
evento. Divida o que relacionado a pagamentos em duas pastas, separando o que foi pago do
que ainda no foi. Esta organizao, ainda que genrica, lhe ajudar a ter um panorama maior
sobre servios contratados, facilitando as prximas aes a serem realizadas.
Sejam eventos gratuitos ou pagos, uma forma de contrato bastante comum para servios como
bebida e alimentao, cenrio e outros, o chamado 50/50. Basicamente, 50% do valor do
GUIA servio pago antes do evento e os outros 50% agendados para 15, 30 ou 60 dias aps o
trmino. claro que as caractersticas do contrato dependero da flexibilidade do fornecedor e
RPIDO da sua negociao. Procure deixar recados lembrando das datas de pagamento. Estar atento s
datas de pagamento evita aquela deselegante ligao do fornecedor lembrando da expirao
PARA do prazo de pagamento.
PRODUO Agora, tratando das contas pagas, mantenha todas as notas de pagamentos virtualizadas e
em locais fsicos especficos para que no se
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Se quiser e for o perfil do seu evento, voc pode ainda coletar dados mais aprofundados, como:
- Cachs: este um item que tambm exige ateno e organizao. Para seu maior controle,
crie uma aba na planilha que seja especfico para os tipos de cachs e como eles foram
acertados. Um problema comum aos cachs , em alguns casos, a falta de nota fiscal para
organizar legalmente os pagamentos. Para que no haja problema com a fiscalizao, opte
sempre por profissionais que emitam notas. Porm, se no houver nota fiscal, outro documento
importante para comprovar o pagamento, como um recibo simples.
forma organizada, ou se por algum motivo voc no teve acesso ao dinheiro, converse com o
seu fornecedor. Negocie. possvel gerar um novo boleto com uma nova data de vencimento, - Impostos: uma taxa a ser paga o ECAD, imposto arrecadado pelos direitos autorais do
diminuindo as taxas de juros. artista, que tende a ser a maior do evento e deve ser paga ainda na sua organizao. Para no
ter surpresas desagradveis, sempre procure com antecedncia a prefeitura e os orgos de
Abuse das anotaes, deixe recados para voc mesmo ao arquivar os documentos. Essa fiscalizao. Isso evitar multas no ps-evento. Ter uma consultoria jurdica o ajudar no caso
organizao documental lhe ajudar na hora de colocar essas informaes no border. desses imprevistos ao fechar o border.
Para construir um border, utilize uma planilha ampla (baixe aqui uma planilha de border), Por fim, no tenha receio de pedir ajuda. Organizar um evento, de qualquer tamanho e
que some os valores individuais e, posteriormente, o total. Vamos explicar um pouco mais espcie um trabalho bastante minucioso e que exige dedicao. natural no sabermos
alguns itens essenciais para o fechamento desta ferramenta: todos os procedimentos e no h mal nenhum nisso. Procure ajuda na internet, com empresas
especializadas e mantenha-se sempre informado.
- Ingressos: grande parte dos gerenciadores de ingresso online j do a informao sobre o tipo
de ingresso vendido, assim como o seu montante. Coloque no border cada um dos tipos de Com o border fechado, voc ter um documento precioso em mos que o ajudar a ter uma
ingressos, com os dados de quantos foram disponibilizados e quantos foram vendidos de cada viso completa da rentabilidade do evento e ainda poder traar estratgias e planos de ao
um dos tipos. Se quiser aprofundar, pode ainda colocar a quantidade vendida por cada uma para eventos futuros.
das formas de pagamento e as vendas por ponto de venda. Alguns organizadores esquecem de
colocar as cortesias na hora dessa contagem. Elas tiveram um custo e, portanto, precisam ser
contabilizadas. Tenha um controle rgido sobre quantos ingressos sero cortesias. O Escritrio
Central de Arrecadao e Distribuio (ECAD), sugere que esse nmero no ultrapasse os
10% de todos os ingressos colocados venda. Controlando de forma rgida, voc no ter
problemas em fechar positivamente as receitas geradas pelo seu evento musical. Contudo,
desconte sempre o valor simblico deste ingressos.
- Pblico: muito importante voc ter o controle de quantos ingressos foram vendidos, mas
quantas destas pessoas realmente foram ao evento? Coloque estes dados de quantas pessoas
realmente fizeram o check-in, ou seja, quantas das que pagaram realmente foram festa. Estes
dados ajudaro a traar um panorama tambm da quantidade mdia de produtos consumidos.
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7- Concluso
Agora que voc j leu as dicas sobre a produo
Produzir um show ou evento musical muito mais do que apenas conseguir um espao e
uma atrao. Como voc viu nos captulos anteriores, um produtor deve cuidar do pblico, de shows e eventos musicais, voc precisa saber
da divulgao, das vendas, dos funcionrios, das atraes, do ps-evento... Mesmo que
possam parecer muitos encargos, voc no pode falhar em nenhum desses itens.
mais sobre as 10 motivos para disponibilizar os
ingressos do seu evento pela internet!
O segredo do sucesso o profissionalismo. Organize seu evento se empenhando em cada
detalhe e foque nisso para ter um evento que vai funcionar em todos os sentidos: para
voc, patrocinadores, pblico e demais envolvidos. Lembre-se que somente atravs de
um trabalho bem feito voc ser reconhecido na sua rea e contar com a credibilidade do
pblico e de quem mais participou da realizao do seu show ou evento musical.
Baixar o E-book
Depois, saiba usar as ferramentas certas que iro te dar suporte para a divulgao, vendas
e fechamento. Alm de utilizar as redes sociais para encontrar e engajar o pblico-alvo,
conte com a Sympla para vender e monitorar os ingressos.
Conhea: www.sympla.com.br
O Guia Rpido para Produo de Shows e Eventos Musicais WWW.SYMPLA.COM.BR
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8- Sobre a Sympla
A Sympla a plataforma online para venda e gesto de ingressos e inscries feita para o
produtor que deseja ter a melhor divulgao e oferecer a melhor experincia de compra
ao pblico.
Atravs de nosso sistema voc, produtor, consegue realizar uma gesto totalmente
inteligente das vendas e dos participantes. Voc tem acesso aos relatrios de venda em
tempo real, forma um mailing precioso, integra a pgina de vendas ao Facebook, faz o
controle de entrada automtico no dia do evento e desfruta de ferramentas especiais!
Tudo isto proporciona a formao de uma base de dados que pode ser analisada para
tomada de aes estratgicas em eventos futuros!
Utilizar uma ferramenta online com tantos benefcios garante ao produtor um evento
excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo, e ainda promove uma
gesto de eventos que entende seu pblico de verdade. A Sympla o segredo para atrair
o pblico, no importando tamanho, conceito e tipo de produo!