ZEN TO DONE

EM PORTUGUS

escrito por Leo Babauta

traduzido por Ibrahim Cesar

1
Notas Este livro foi escrito por Leo Babauta do blog Zen Habits, logo, ele o
interlocutor desde livro e o "eu" a que se refere. Babauta vai na contramo da
maioria dos produtores de contedo ao liberar para uso, inclusive comercial, o
contedo integral de seu blog e do livro, que agora traduzi e disponibilizarei
gratuitamente. A permisso e o anncio de seu material serem livres de
copyright se encontram nesta pgina.

Meu conhecimento em ingls modesto, por isso, perdoem erros de

concordncia, traduo de termos e outros. Entrem em contato comigo para
retific-los. No tenho familiaridade com conceitos e termos dos sistemas de
produtividade, por isso, alguns termos possam estar errados.

Minha inteno ao traduzi-lo foi simplesmente facilitar o acesso a falantes de

nossa lngua para este conjunto de ferramentas simples e efetivas. Uso o ZTD
Minimalista e funciona bem para mim. Espero que possa ajudar algum.

Boa leitura.

Ibrahim Cesar
ibrahimcesar@gmail.com
1001 Gatos de Schrdinger
Blog pessoal

2
Contedo Introduo 4
Por qu ZTD? 7
Viso Geral 11
ZTD Minimalista 16
Formando os 10 hbitos 19
Hbito 1: Colete 23
Hbito 2: Processe 27
Hbito 3: Planeje 30
Hbito 4: Faa 33
Hbito 5: Sistema simples, confivel 37
Hbito 6: Organize 42
Hbito 7: Revise 46
Hbito 8: Simplifique 49
Hbito 9: Rotina 54
Hbito 10: Encontre sua Paixo 58
Um dia com Zen To Done 64
ZTD FAQ 68

3
Introduo Este livro foi escrito para aqueles que queiram suas vidas mais
organizadas e realmente executar as coisas em suas listas.
"Muito do stress que as
pessoas sentem no vm Se voc uma dessas pessoas, voc ir encontrar alguns conceitos valiosos
de ter muito a se fazer. nesse livro.
Ele vm de no terminar o
que elas comearam" Zen To Done (ZTD) um sistema que de uma vez s simples, poderoso e ir
David Allen
ajud-lo a desenvolver os hbitos que mantm todas as suas tarefas e projetos
organizados, que mantm seu dia de trabalho simples e estruturado, que
mantm sua mesa e caixa de mensagens limpas, e que o mantm fazendo o que
precisa fazer, sem distraes.

muito a se pedir de um pequeno livro eletrnico. E, de fato, o livro no far

todas essas coisas por voc - voc tem que fazer isso. Voc tem que realmente
querer mudar seus hbitos, e o que este sistema prov so as ferramentas para
se fazer isso.

E deixe-me dizer, que modificar seus hbitos so possveis. Usando as tcnicas

de mudana de hbito que descrevo nesse livro, e meu site, Zen Habits, eu
realizei algumas mudanas de hbito: parei de fumar, comecei a correr, a me
alimentar de forma mais saudvel, completar uma maratona, dobrar minha
renda e colocar as contas em dia, perdi mais de 10 quilos, me tornei vegan e
comecei um blog bem sucedido, para citar alguns. Ento, sim, mudanas de
hbito so definitivamente possveis, se voc comea pequeno, encontra a
motivao certa e mantm seu foco.

Eu tambm me tornei mais organizado e produtivo. Apenas um par de anos

4
atrs, minha mesa estava bagunada, eu mantinha mltiplas listas, que eu
sempre perdia ou esquecia a respeito, tinha uma tonelada de coisas para fazer
e estava sobrecarregado pelo caos e complexidade do meu dia a dia. A caixa de
e-mails estava transbordando, assim como minha correspondncia e a secretria
eletrnica. Eu continuamente esquecia de fazer as coisas, e no geral era
desorganizado e improdutivo.

Mas eu comecei mudando estes hbitos, um por um. Hoje, elas esto todas
vazias. Minha lista de coisas para fazer hoje uma lista simples das trs Mais
Importantes Tarefas. E fao acontecer. Eu fico apto a me livrar de distraes e
me focar. Eu escrevo tudo em um s lugar, ento eu no as esqueo.

Minha vida muito mais saudvel agora, mais simplificada e mais focada. Eu
consigo MUITO mais feito - de todo o trabalho em meu emprego dirio ,escrever
o blog, escrever para outros seis blogs, completar projetos pessoais e continuar
tendo tempo para minha famlia. Sou mais feliz e mais produtivo, e tudo isso
graas a simples poucas mudanas de hbito.

Voc tambm pode fazer isso, acredite. Eu no sou um super homem - eu

simplesmente fiz o compromisso para melhorar, e comecei mudando meus
hbitos, um por vez.

Continue lendo, e veja como voc tambm pode fazer acontecer. Agora, eu no
espero que voc adote o sistema inteiro - todo mundo funciona de forma
diferente. Essa a beleza do ZTD: voc pode escolher os hbitos que funcionam
melhor para voc.

5
Bo sorte, e aproveite o livro. Mudar seus hbitos pode ser excitante, e eu
espero que aprecie a jornada.

6
Por qu ZTD? Eu decidi pegar alguns dos melhores conceitos de alguns dos
melhores sistemas de produtividade j inventados, incluindo,
"Simplicidade a Getting Things Done de David Allen e 7 Hbitos de Pessoas de
sofisticao plena" Sucesso de Stephen Covey, adicionei alguns conceitos teis, e os
Leonardo Da Vinci
refinei em um sistema de produtividade muito simples e prtico
chamado ZTD (Zen To Done).

Por qu Zen To Done? Bem, primeiro, o blog chamado Zen Habits, e "Habits To
Done" no soava legal o suficiente para mim. Eu tambm pensei em "Simple To
Done", mas o acrnimo no me parecia certo. Segundo, ZTD captura o esprito
essencial do novo sistema: que da simplicidade, foco em fazer, no aqui e
agora, ao invs de planejar e planejar no sistema.

Se voc teve problemas com GTD, to bom quanto , ZTD pode dar certo com
voc. Ele foca mais nas mudanas de hbito necessrias para o GTD, em uma
forma mais prtica, e foca em fazer, em simplificar, e em adicionar uma
estrutura simples. Continue lendo para um aprofundamento.

ZTD tenta resolver cinco problemas que muitas pessoas tem com o GTD. Devo
notar que o GTD no realmente falho, e no precisa de nenhuma modificao,
mas todo mundo diferente, e o ZTD uma forma de customizar para se
ajustar melhor a diferentes tipos de personalidade.

ZTD resolve cinco problemas que as pessoas tm com o GTD:

1. GTD uma srie de mudanas de hbitos. Esta a principal razo porque

7
as pessoas falham no sistema GTD - um punhado de mudanas de hbito que
so tentados todos de uma vez s. Assim como falo a respeito em meu blog, Zen
Habits, focando em um hbito por vez melhor, e garante mais sucesso. Em
adio, quem tenta o GTD no aplicam mtodos comprovados de mudanas de
hbito para realmente alter-los.

Soluo: O ZTD foca em apenas um hbito por vez. Voc no tem que tentar
adotar o sistema inteiro de uma vez - o que sobrecarrega e muito difcil de
focar em suas mudanas de hbito se voc faz muitas coisas ao mesmo tempo.
Ao invs, foque-se em um por vez, e adote o sistema em fases. Use mtodos
comprovados para mudanas de hbito (Desafio de 30 Dias, compromisso,
recompensas, motivao, etc) para adotar com sucesso cada novo hbito.

2. GTD no foca-se o suficiente em fazer. Enquanto ele chamado Getting

Thing Done (literalmente, Tendo as Coisas Feitas), muitas vezes o que
terminamos fazendo a maior parte do tempo Getting Things in Our Trusted
System (literalmente, Colocando as Coisas em Nosso Sistema de Confiana). O
livro, enquanto apresenta um excelente sistema, foca-se mais em capturar e
processar estgios do que realmente fazendo acontecer.

Soluo: ZTD foca-se mais em fazer - e em como realmente completar suas

tarefas, de maneira simples, livre de stress.

3. GTD desestruturado demais para algumas pessoas. Esta pode ser uma das
coisas brilhantes sobre o GTD - sua falta de estrutura, sua tomada de decises
em tempo real sobre o que fazer em seguida- mas isso tambm pode ser uma
grande fonte de confuso para muitas pessoas. Algumas pessoas necessitam de

8
mais estrutura em seu dia a dia, e o GTD pode ser desorientador. Diferentes
pessoas tem estilos diferentes.

Soluo: ZTD oferece um par de hbitos para resolver isso: o hbito de

planejar, onde voc simplesmente planejas suas trs MITs para o dia e suas
Grandes Rochas para a semana, e o hbito da rotina, onde voc define rotinas
dirias e semanais a si mesmo. Esses hbitos, como todos os hbitos do ZTD, so
opcionais. Se eles no funcionam para voc, no os adote. Mas para muitas
pessoas, eles iro complementar as outras grandes partes do GTD
perfeitamente.

4. GTD tenta fazer muito, o que termina o estressando. O GTD no discrimina

entre todas as coisas surgindo em sua vida, o que, novamente parte de sua
beleza. Mas o problema que ns colocamos tudo em nossas listas, e
terminamos sobrecarregados. Ns tentamos fazer tudo em nossas listas. Isso no
um problema com o GTD, mas com a forma com que o implementamos. Mas
isso deve ser resolvido.

Soluo: ZTD foca-se em simplificar. Tire tanto quanto possvel de seu prato,
ento voc poder se focar em fazer o que importante, e fazer isso bem.

5. GTD no foca-se o suficiente em seus objetivos. O GTD propositalmente

um sistema com abordagem de baixo para cima em constante processo.
Enquanto fala sobre nveis mais elevados, no fala realmente muito sobre eles.
Como resultado, o GTD mais focado em fazer o que quer que venha ao invs
do que fazer o que voc deveria estar fazendo - a coisa importante.

9
Soluo: ZTD, como mencionado antes, pergunta-lhe como identificar as
grandes coisas que voc quer fazer para a semana e para o dia. Outro hbito no
ZTD para que voc revise seus objetivos toda semana, como uma forma de
permanecer focado neles atravs do tempo. O GTD contm elementos disso,
mas o ZTD estende-o.

Novamente, o GTD um sistema brilhante, e funciona muito bem. Mas o ZTD

pega alguns dos problemas que as pessoas enfrentam ao implement-los,
adiciona outros conceitos, e adapta o sistema para a vida real.

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Viso Geral Ento vamos dar uma olhada no que o Zen To Done realmente :
O que isso? um conjunto de 10 hbitos que ir ajud-lo a ficar organizado,
simplificar sua vida, ter as coisas sobre controle e realmente faz-
"As coisas que mais las acontecer.
importam nunca deveriam
estar merc das coisas Se voc adotar o ZTD, no tem obrigao de adotar todos os 10 hbitos...voc
que menos importam" deve escolher aqueles que iro funcionar para seu estilo individual, e focar-se
Goethe
em se tornar mestre neles.

Cada um destes hbitos deveria ser aprendido e praticado um de cada vez se

possvel, ou no mximo 2-3 ao mesmo tempo. Foque em sua mudana de hbito
por 30 dias, ento mova-se para o prximo.

Isto pode ser difcil, eu sei, mas em uma grande jornada, os hbitos iro se fixar
melhor se voc focar-se neles um ou dois meses por vez. E no curso de um ano,
voc ter os dominado -- e eu no acho que se tornar completamente
organizado e produtivo em um ano um mau comprometimento.

A ordem listada a seguir apenas uma sugesto - voc pode adot-los em

qualquer ordem que funcione melhor para voc. Os hbitos de 1 a 8 so os mais
essenciais, mas sugiro que voc d aos hbitos 9 e 10 sria considerao
tambm. Expandirei cada um desses 10 hbitos nos captulos seguintes.

1. Colete
Hbito: Captura onipresente. Carregue um pequeno caderno (ou qualquer
ferramenta de captura que funcione para voc) e escreva nele qualquer tarefa,
idia, projeto, ou outra informao que surgir em sua cabea. Tire isso de sua

11
cabea para o papel, logo voc no o esquece. ZTD pede-lhe que escolha uma
ferramenta de captura bem simples, porttil e fcil de usar -- um pequeno
caderno ou um pequeno conjunto de cartes so os preferveis (mas no
mandatrios), simplesmente porque eles so muito mais fceis de usar e
carregar com voc do que um PDA ou notebook. Quanto mais simples as
ferramentas, melhores. Quando voltar para sua casa ou escritrio, esvazie suas
notas para sua lista a fazer.

2. Processe
Hbito: Tome decises rpidas com suas coisas, no as deixe acumular.
Deixar as coisas empilhando procrastinar em tomar decises. Processe suas
caixas de entrada (email, cartas, secretria eletrnica, cadernos) ao menos
uma vez ao dia, e mais frequentemente ao dia. Quando voc processa, faa de
cima a baixo, tomando uma deciso em cada item: faa isso na hora (se tomar-
lhe 2 minutos ou menos), jogue fora, delegue, arquive, ou coloque em sua lista
a fazer ou cronograma para realizar mais tarde.

3. Planeje
Hbito: Defina MIT's para a semana, dia. Toda semana, liste as Grandes Rochas
(tarefas mais importantes) que voc quer realizar naquela semana e programe-
as primeiro. Para cada dia, crie uma lista de 1 a 3 MIT's (basicamente as
Grandes Rochas para o dia) e esteja certo de complet-las. Faas suas TMIs bem
cedo no dia para tir-las do caminho e assegurar as coisas feitas.

4. Faa
Hbito: Faa uma tarefa por vez, sem distraes. este um dos hbitos mais
importantes no ZTD. Voc deve selecionar uma tarefa (preferencialmente uma

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de suas TMIs) e focar-se nela, excluindo todo o resto. Se desligue do email,
telefone celular, internet se possvel (de outra forma, feche todas as abas
desnecessrias), defina um tempo se quiser, ou apenas se foque em sua tarefa
tanto tempo quanto possvel. No se deixe distrair disso. Se voc foi
interrompido, escreva qualquer requisitao ou tarefas/informaes necessrias
em seu caderno e volte para sua tarefa. No tente ser multi-tarefa.

5. Sistema confivel, simples

Hbito: Mantenha listas simples, cheque-as diariamente. Voc pode usar listas
de contexto como @trabalho, @fone, @casa, @sadas, @em espera, etc, se
estas funcionarem para voc. ZTD sugere que voc mantenha suas listas to
simples quanto possveis. No crie um sistema complicado, e no fique tentando
novas ferramentas. um desperdcio de tempo, e to divertido quanto. Seja
usando um simples caderno ou cartes para sua lista, ou usando um simples
software gestor de listas. Voc no precisa de um planejador ou de um PDA, ou
Outlook, ou um complicado sistema de etiquetas. Apenas uma lista para cada
contexto, e uma lista de projetos que voc revisa diria ou semanalmente.
Linkando aes tando a projetos e contextos bom, mas pode ficar muito
complicado. Mantenha-o simples, e foque-se no que tem que fazer agora
mesmo, no em gerenciar seu sistema ou suas ferramentas.

6. Organize
Hbito: Um lugar para tudo. Todas as coisas que aparecem vo para sua caixa
de entrada. Desta, vai para sua lista de contexto e uma pasta de ao, ou em
um arquivo em seu sistema de arquivamento, em outras caixas se voc vai
delegar, ou para sua lixeira. Colocar as coisas onde elas pertencem, de modo
correto, ao invs de acumul-las para responder depois. Isto mantm sua mesa

13
limpa para que voc possa focar-se em seu trabalho. No procrastine -- coloque
as coisas no lugar.

7. Revise
Hbito: Revise seu sistema & objetivos semanalmente. A reviso semanal do
ZTD, pede-lhe que faa uma rpida checagem de seu sistema, e tambm focar-
se em revisar seus objetivos a cada semana. Durante sua reviso semanal, voc
deveria ir a cada um de seus objetivos anuais, ver o progresso que fez neles na
ltima semana, e quais passos ativos voc deve tomar para mov-los para
frente na semana seguinte. Uma vez por ms, determine um pouco mais de
tempo para fazer a reviso mensal de seus objetivos, e todo ano, voc deveria
fazer uma reviso anual de seus objetivos anuais e os objetivos de sua vida.

8. Simplifique
Hbito: Reduza seus objetivos & tarefas ao essencial. Se voc tentar agarrar
todas as tarefas que surgem, voc pode rapidamente ficar sobrecarregado, e ser
deixado sem o foco necessrio nas tarefas importantes (MIT's). Ento ao invs,
ZTD pede-lhe para revisar suas listas de tarefas e projetos, e ver se voc pode
simplific-las. Remova tudo alm dos projetos e tarefas essenciais, ento voc
pode focar nelas. Simplifique seus comprometimentos, e seu fluxo de entrada
de informaes. Esteja certo de que seus projetos e tarefas estejam em
sintonia com seus objetivos anuais e de vida. Faa isso em uma base diria
(brevemente, em uma pequena escala), durante sua reviso semanal, e sua
reviso mensal.

9. Rotina
Hbito: Estabelea e mantenha rotinas. Se outros sistemas de produtividade

14
so desestruturados demais para voc, tente o hbito de criar rotinas para ver
se eles funcionam melhor. Uma rotina matinal (por exemplo) poderia incluir
olhar para seus calendrio, checar suas listas de contexto, definir suas MIT's
para o dia, exercitar-se, processar e-mail e caixas de entrada, e completar a
primeira TMI do dia. Rotinas semanais poderiam incluir um dia de sada, um dia
de lavanderia, dia de contas, sua reviso semanal, dia da famlia, etc. com
voc -- defina suas prprias rotinas, foas funcionar para voc.

10. Encontre sua paixo

Hbito:Procure por um trabalho que seja apaixonado. Este poderia ser o
ltimo hbito, mas o mais importante. O GTD timo para gerenciar as
tarefas em sua vida, e tentar no procrastin-las -- voc amar faz-lo, e vai
querar fazer mais. O hbito para se formar aqui constantemente buscar coisas
pelas quais voc apaixonado, e ver se voc pode fazer uma carreira delas
quando voc as encontrar. Faa sua vida do trabalho algo que voc
apaixonado, no algo que voc tem pavor de fazer, e suas tarefas sero quase
sempre uma listas de recompensas.

15
ZTD Minimalista
A alternativa
mais simples
"Tudo deveria ser o mais
simples possvel, mas no
o mais simples"
Albert Einstein
Para algumas pessoas implementar 10 hbitos, mesmo que eles
sejam feitos um a cada vez, os sobrecarrega, e continua sendo
muito complicado. Ento, para estas pessoas que querem o sistema
mais simples possvel, aqui est a verso minimalista do ZTD -- uma
forma de ser produtivo sem todo espalhafato.
So apenas quatro hbitos: coletar, processar, planejar, e fazer. E tambm
apenas usa duas ferramentas: um pequeno caderno, e uma caneta.
1. Colete: Carregue um pequeno caderno e escreva quaisquer tarefas, idias,
projetos, ou outras informaes que surjam em sua cabea. Tire de sua cabea
e coloque no papel, ento voc no esquecer.
2. Processe: Tome decises rpidas sobre coisas em sua caixa de entrada, no a
deixe acumular. Processe suas caixas de entrada (e-mail, correspondncia,
telefone, caderno) ao menos uma vez por dia, e mais frequentemente se
necessrio.
3. Planeje: Defina MIT's para casa semana, e cada dia. Faa suas MIT's bem
cedo no dia para tir-las do caminho e assegurar que sero feitas.
4. Faa: Foque-se em uma tarefa por vez, sem distraes. Elimine todas as
distraes, ento apenas foque-se em sua tarefa tanto quanto possvel. No
deixe-se distrair. No tente ser multi-tarefa.
O que o sistema ZTD Minimalista deixa de fora. Esta verso deixa fora seis
16
hbitos: manter um sistema de listas simples, organizar tudo, revises
semanais, simplificar suas tarefas e projetos, definir rotinas para si mesmo, e
encontrar sua paixo.

Enquanto eu acho que os seis hbitos so vlidos, eles no so absolutamente

necessrios para um sistema minimalista.

As implementaes minimalistas Ento como implementar este sistema, e o

que voc precisa? Primeiro, as ferramentas: um pequeno caderno e uma caneta.
Isso tudo.

Aqui como voc implementa o sistema:

1. Use seu caderno e escreva tudo, assim que pensar. Isso lhe permite conseguir
tirar as coisas de sua cabea e no esquec-las.

2. Quando voc chegar sua mesa ou casa, adicione novas tarefas sua Lista
Mestre a Fazer, a qual voc tambm pode manter em seu caderno.

3. No comeo de cada dia, revise sua lista, e escreva de 1 a 3 MIT's que gostaria
de realizar no dia. Este seu sistema de planejamento completo. Voc no
precisa mais do que isso.

4. Termine suas MIT's o quanto mais cedo possvel. Enquanto voc faz cada
tarefa, elimine todas distraes e foque-se em fazer apenas aquela tarefa. No
seja multi-tarefa. Quando terminar, mova-se para a prxima TMI.

17
Se voc completar suas MIT's, v para sua Lista Mestre e veja qual a tarefa
mais importante em seguida. Fala isso como no passo 4. Repita se necessrio.

Voc realmente no precisa de 10 listas diferentes, e se voc no manter elas,

no precisa de reviso semanal. Devo continuar sugerindo que voc defina um
nico objetivo para o ano, e sempre foque-se no prximo necessrio para atingi-
lo.

Tambm opcional: adicione qualquer dos hbitos que so deixados de fora deste
sistema minimalista, se achar que o ajudar.

18
Formando os Uma parte essencial no ZTD a formao dos 10 hbitos, um por
10 hbitos vez. Um dos principais problemas que as pessoas enfrentam com
sistemas de produtividade, provavelmente sem saber disso, que
"O comeo metade de eles so uma srie de mudanas de hbito que as pessoas tentam
toda ao" realizar de uma vez s.
Provrbio Chins
Eles ficam entusiasmados a respeito, tentam e fazem tudo de uma vez s, e
ento caem do cavalo. Eles ento voltam, e falham novamente. quase como
fazer dieta ou se exercitar -- se voc no adotar mtodos de sucesso em
mudanas de hbito, voc ir continuar falhando e eventualmente ficar
desencorajado e desistir.

Bem, em minha experincia, mudanas de hbito no so algo para ser tomadas

descompromissadamente. Elas podem ser bem sucedidas, mas isso requer muita
energia, foco e motivao, e difcil fazer isso com um punhado de hbitos de
uma vez s. Eu altamente recomendo que voc comece com um hbito, e
aplique metodologias comprovadas de mudanas no mesmo, e ento uma vez
que se torne um hbito, mova-se para o prximo.

Agora, eu entendo, que no fcil. Quando voc pega um sistema de

produtividade, voc quer fazer aquilo tudo de uma vez. Voc est excitado e
entusiasmado! Acredite em mim, eu j estive assim. Porm, pegue essa
excitao e canalise-a para um hbito, e voc ser altamente bem sucedido.

Fazer um hbito por vez requer alguma pacincia, mas ao mesmo tempo no
sobrecarrega e muito mais fcil de adot-lo desta forma. Para algumas

19
pessoas, ficar produtivo e organizado pode ser estafante, e uma grande
mudana na vida. Eu sou um advogado de mudanas graduais na vida, aquelas
que iro durar por muito tempo, no apenas umas poucas semanas.

Se voc j est bem em alguns hbitos, e se voc est bem em mudar seus
hbitos, possvel fazer mais do que um por vez. Eu no recomendo mais do
que 2 ou 3 por vez, pois quanto mais voc faz, menos as chances de sucesso. Se
voc j est bom em capturar sempre, por exemplo, poderia tentar adotar
como um hbito junto com, digamos, processar sua caixa de entrada. Mas no
tente fazer muito mais do que isso. Comece simples, e gradualmente adicione
outros hbitos assim que voc ver que se complementam.

Agora, quais hbitos voc deveria adotar primeiro? Eu recomendo a ordem em

que esto listados, mas isto no mandatrio. Voc poderia facilmente faz-los
pela ordem reversa, aleatoriamente, ou criar um algoritmo para decidir. Sugiro
que se voc no quer faz-los na ordem recomendada, veja quais iro lhe
beneficiar mais, e d a estes uma prioridade maior.

Roma no foi feita em uma noite, e voc no pode mudar sendo indisciplinado,
desorganizado, procrastinador, improdutivo (como eu j fui -- no estou
acusando-o de ser essas coisas) para organizado, produtivo, com um hbito
faa-isso-agora. D a si mesmo tempo para essas mudanas. E no fim deste ano,
se voc comear agora a adotar de 1 a 2 hbitos por ms, voc ir ter alguns
grandes hbitos formados.

Metodologia de Mudana de Hbito

20
Quais so os mtodos que voc pode usar para realizar essas mudanas de
hbito bem sucedidas? Aqui esto algumas das mais importantes:

1. Comprometimento. Se comprometer a mudar seu hbito, todo o tempo.

Torne seu comprometimento to pblico quanto possvel -- coloque-o em seu
blog, entre em um frum on-line e conte-lhes a respeito, conte sua famlia e
amigos, envie-lhes uma atualizao diria po e-mail sobre seu progresso.
Quanto mais presso positiva, melhhor.

2. Pratique. Mudar seus hbitos uma habilidade, e como qualquer habilidade,

precisa de prtica. Comprometa-se a um Desafio de 30 Dias, e tente fazer este
novo hbito diariamente por 30 dias. Voc estar treinando para aquele novo
hbito, de novo e de novo. Se voc bagunar tudo, no se amaldioe, apenas
tente novamente. A prtica faz a perfeio.

3. Motivao. Encontre tantas formas possveis para se motivar.

4. Monitoramento. Ser melhor se voc registrar o progresso em seu hbito

todos os dias. Isso pode soar difcil, mas ir fazer sua mudana muito mais
propensa a ser bem sucedida. Registre antes de ir dormir, colocando seu dirio
prximo sua cama. Isso ir motiv-lo, e ir faz-lo sentir-se bem quando olhar
para todo o seu progresso.

5. Suporte. Junte-se a um grupo on-line, ou faa sua mudana de hbito com

um parceiro. Onde quer que encontre-o, consiga outros para fazer uma
mudana de hbito com voc, e ir ser muito mais fcil.

21
6. Recompensas. Recompense-se sempre -- ao fim de cada um dos primeiros
trs dias, e depois no fim de cada semana, e por fim no fim de seus Desafio de
30 Dias.

7. Foco. extremamente importante que voc mantenha seu foco neste novo
hbito pelos 30 dias completos. o motivo pelo qual difcil fazer mais do que
um ou dois hbitos ao mesmo tempo -- no d para manter o foco. Encontre
formas para trazer seu foco de volta a seu hbito. Poste sinais ou psteres ao
redor da sua mesa ou casa. Envie-se e-mails para lembrar. Coloque na foto de
sua mesa. De qualquer forma que voc faa isso, mantenha o foco!

8. Pensamento positivo. Este talvez o mais importante elemento. Se voc diz

a si mesmo que pode fazer algo, que voc ir fazer, ento ir. Se livre de todos
pensamentos negativos, e substitua-os pelos positivos. Voc pode fazer isso!

22
Hbito 1:
Colete
"Muito do stress que as
pessoas sentem no vm empoeirada, para nunca serem vistos novamente.
de ter muito a se fazer.
Ele vm de no terminar o
que elas comearam"
David Allen
Idias demais surgem em nossas cabeas, cartas chegam em nossas
casas, papis em nossas mesas, nmeros de telefone e
apontamentos nos so dados no meio do caminho...e eles
desaparecem ou so esquecidos, ou relegados a uma gaveta
O problema que ns no temos um sistema para coletar toda a informao,
papis e email que chegam em nossas vidas, e mant-los organizados de forma
sistemtica.
Para este problema, ns iremos tentar um lugar para tudo surgindo em nossas
vidas, e habituar-se a escrever tudo imediatamente ao invs de confiar em
nossos crebros para monitorar tudo. Se ns confiarmos em nossos crebros,
isto estafante, pois possuem o hbito de esquecer o que ns precisamos
quando ns precisamos.
O hbito de coletar simples: tenha uns poucos lugares para colecionar
informaes e papis, e cole com este sistema.
Ento, para papis chegando sua mesa, voc deve ter um lugar para
colecion-los: uma caixa de entrada. Nunca coloque um pedao de papel em
uma gaveta, coloque um post-it em algum lugar da sua mesa, ou junte as cartas
em algum lugar que no seja sua caixa de entrada. Este o seu lugar para
colecionar coisas, e voc precisar colar nele.
Voc tambm deve ter uma caixa de entrada para sua casa, para coletar todo
23
correio, papis do trabalho ou escola, mensagens de telefone, coisas que voc
trs de suas sadas, receitas -- qualquer coisa, na verdade. Agora ass coisas
nunca iro se perder novamente.

Para e-mails, tente apenas ter uma conta (isso previne mltiplas caixas de
entrada e confuses). Voc pode ter um bocado de outras caixas de entrada que
voc checa todo dia, em algum lugar on-line, mesmo que no as pense como tal
- contas do MySpace, Facebook, fruns e outros lugares onde voc recebe
mensagens. Estas so todas caixas de entrada, e voc deve manter um
monitoramento delas e lidar da mesma forma. Quanto menos tiver, melhor.

Ns iremos ver como processar todas essas caixas de entrada para esvazi-las no
prximo captulo, no hbito chamado "processo". Por enquanto, apenas a
conscincia de suas caixas de entrada e tentar manter todos os papis chegando
aos lugares.

Seu caderno

Mas ns tambm precisamos olhar para um tipo especial de caixa de entrada --

sua ferramenta de coleo para suas idias, notas, informaes dados a voc
enquanto se movia, tarefas que precisa lembrar de fazer, itens de reunies. Em
tempo, tudo o que chega em sua vida que no seja de forma gravada ou escrita.

At agora, voc pode ter confiado em sua mente para se lembrar dessas coisas,
e talvez voc adicionou-as a uma lista a fazer quando retornou sua mesa.
Infelizmente, sua mente uma ferramenta falha. Esquece-se de coisas quando
ns precisamos delas, e ento pensamos a respeito delas quando no as

24
precisamos.

Ao invs disso, ns iremos tornar um hbito tirar coisas de sua mente, e ento
coloc-las de forma escrita. Carregue um pequeno caderno (ou qualquer
ferramenta de captura que funcione para voc) e escreva quaisquer tarefas,
idias, projetos, ou outras informaes que surjam em sua cabea. Tire isso de
sua cabea para um papel, ento voc se esquece.

Quando voc est em uma reunio e algo surge que precisa fazer mais tarde,
escreva. Quando seu chefe chamar-lhe para trabalhar em um projeto, escreva.
Quando algum lhe d um nmero de telefone ou endereo de e-mail em um
encontro social, escreva. Voc entendeu.

ZTD pede-lhe que escolha uma ferramenta para captura bem simples, porttil e
fcil de usar -- um pequeno caderno ou um pequeno conjunto de cartes so
preferidos (mas no mandatrios), simplesmente porque eles so muito mais
fceis de se usar e carregar por a do que um PDA ou um notebook. Quando voc
volta sua casa ou escritrio, limpe suas anotaes em sua lista a fazer (uma
lista simples funcionar por enquanto -- listas com contexto podem vir em
outros hbitos).

Uma escolha popular, mas no necessria: o Moleskine. minha ferramenta de

coleo escolhida, simplesmente por ser porttil, durvel e esteticamente
prazerosa. Eu amo escrever nele. Todavia, qualquer caderno pequeno ir
funcionar, na verdade. Voc tambm pode tentar o Hipster PDA.

Eu recomendo o analgico (papel) ao invs do digital para este hbito, mas se

25
seu PDA ou smartphone funcionam para voc, use. A razo que acho do
analgico funcionar melhor, que muito mais rpido -- para o digital, voc
no apenas tem que peg-lo, mas lig-lo, ir ao programa certo, clicar em uma
entrada e ento ir atravs de seu sistema. Com o analgico, voc apenas pega o
caderno e caneta, e escreve. Quaisquer das formas funcionam, mas acho que
quanto mais fceis e simples as ferramentas, mais propenso voc fica a us-las.
Faa o que funcionar para voc.

A chave com este hbito de captura escrever bem no momento, antes que
esquea, e limpar seu caderno to logo chegue em sua casa, ou trabalho. No
procrastine com estes dois passos, ou eles iro se acumular e voc ficar menos
propenso a faz-los. Fique em dia!

Tambm, carregue por a, em todo lugar. No importa que sistema voc use,
deve ser bem fcil de carregar, e fcil para despejar rapidamente as idias.
Voc precisa lev-lo onde for, incluindo a cama, em lojas, se voc est
hospitalizado, no importa.

O simples hbito de coletar toda a informao que chega sua vida em um

pequeno caderno ( e em outras poucas caixas de entrada) iro melhorar
imensamente sua organizao e eventualmente sua produtividade. Voc ir
parar de se esquecer das coisas, parar de perder informao, e sempre saber
onde as coisas esto, todo o tempo.

26
Hbito 2: Uma vez que voc tenha o hbito de coletar coisas em poucas
Processe caixas de entrada, incluindo um pequeno caderno (ou outras
ferramentas simples de coleta) que voc usa para carregar com
"H mais na vida do que voc a todo lugar, a questo surge: o que fazer com tudo o que
aumentar sua velocidade" voc coletou?
Gandhi
Voc processa, tomando decises rpidas em cada item e dispensando-os at
sua caixa de entrada estiver limpa ou tudo que voc capturou em seu caderno
processado.

Processe para limpar.

Deixar as coisas se acumularem procrastinar ao tomar decises. Se voc

processa suas caixas de entrada, tomando decises rpidas e colocando as
coisas onde elas pertencem, elas no iro se acumular. Processe ao menos uma
vez por dia, e mais frequentemente se necessrio.

Primeiro, miniminize suas caixas de entrada. Todo lugar que voc tem que ir
checar suas mensagens ou ler informaes novas uma caixa de entrada, e
quanto mais voc tem, mais difcil gerenci-las. Corte o nmero de caixas de
entrada para o menos nmero possvel, que continue funcional nos meios
necessrios a voc.

Liste todas as formas que voc recebe informaes, pese cada uma para ver se
isso lhe d algo de valor, e encontre formas de combinar ou eliminar caixas de
entrada. Se algo no est lhe dando valor, considere elimin-lo de sua vida.

27
Veja se voc consegue ficar uma semana sem sentir falta. Para todo o resto,
veja se voc pode combinar mltiplos fluxos de informao em uma caixa de
entrada. Por exemplo, quantos lugares voc coloca os papis que chegam em
sua casa? Tenha apenas um lugar para todas as cartas, papis do trabalho, da
escola, nmeros de telefone, impresses, calendrios ou outros. Possui quatro
servios de e-mail? Veja e voc pode direcion-los para um apenas. Quanto
menos caixas de entrada, melhor. Busque de 4 a 7 caixas de entrada se possvel.

Em seguida, domine suas caixas de entrada. Este estgio ir soar familiar para
meus leitores de longa data, mas isto deve ser coberto aqui: no permita que
suas caixas de entrada fiquem lotadas. Isto ir criar uma grande quantidade de
coisas que voc dever resolver, e ir definitivamente estress-lo. Ao invs,
domine suas caixas de entrada.

Cheque e processe-as uma vez ao dia. Para alguns, pode ser que precise checar
mais vezes (eu checo meus e-mails a cada hora), mas no faa isso contante e
obsessivamente. Isso apenas gasta seu tempo e tira-lhe a produtividade e vida
real. mas no deixe de checar ao menos uma vez ao dia, pois caso contrrio
deixar que empilhe. Pilhas so seu inimigo.

Aqui est como processar:

1. Processe do incio ao fim, tomando decises rpidas e imediatas. Comece

com o item no topo de sua caixa de entrada, e tome uma deciso imediata. No
pule, deixe para depois ou atrase a deciso.

2. Delete. Se no precisa, jogue fora. faa disto sua primeira escolha.

28
3. Delegue. Voc a pessoa que deveria estar fazendo isso? Se no, envie para
quem deveria e tire do seu caminho.

4. Faa isso imediatamente. Se a tarefa ir levar 2 minutos ou menos, apenas

faa isso do que adicionar m sua lista a fazer.

5. Defira para mais tarde. Se ir demorar mais do que 2 minutos, adicione

imediatamente sua lista a fazer.

6. Arquive. Se algo que voc precisa para referncia, arquive imediatamente.

No use um arquivo de Miscelneas ou Arquivado -- isso apenas descartar a
deciso. No deixe suas coisas arquivas ficarem empilhadas.

7. Em todos os casos, no deixe o item na sua caixa de entrada. Delete-o ou

arquive-o. Trabalhe em seu caminho atravs de cada item at sua caixa de
entrada estiver limpa. Nota: se voc tem centenas de itens, seria melhor juntar
todos em uma pasta para serem processados mais tarde (e agende um par de
horas para tanto), e ento comece a processar com novos itens daquele ponto
em diante.

8. Repita o processo, mantenha as caixas de entradas vazias. Se voc

miniminizar o nmero de caixas de entrada que possui, isto no dever ser to
difcil. Celebre quando estiver vazia! um sentimento maravilhoso. Lembre-se:
no cheque-as ao longo de todo o dia - marque seu tempo processando - e
definitivamente tenha a noo disto.

29
Hbito 3: Ento voc tem uma lista a fazer, e um dia totalmente novo
Planeje comeando. O que voc far hoje?

As decises que faz sobre o que fazer cada semana, cada dia, cada momento,
"Tenha algum tempo
sozinho todos os dias" adiciona ao processo chamado de fluxo de trabalho. Em ZTD, eu sugiro que voc
Dalai Lama pegue o fluxo sem estrutura, momento-a-momento do GTD e adapte-o a uma
estrutura otimizada.

Porqu voc deveria adicionar estrutura e planejar seu dia e sua semana? Por
que de outra forma voc ficaria merc dos ventos da mudana, reagindo ao
que viesse ao seu caminho, ao invs de decidir o que importante e o que voc
realmente quer completar. Tome o controle de seu dia, ao invs de deixar
prioridades, desejos e necessidade de outros control-lo por voc.

Agora, cada pessoa tem um estilo de trabalho diferente, e se estrutura no

para voc, sugiro tentar o estilo momento-a-momento do GTD. No de forma
alguma um mal caminho a se tomar.
De qualquer forma, aqui est o fluxo de trabalho recomendado do ZTD:

A cada semana, liste as Grandes Rochas que voc quer completar, e escale-os
antes (mais sobre isso em outro momento). A cada dia, crie uma lista de 1 a 3
Mais Importantes tarefas (MIT's - basicamente suas Grandes Rochas para o dia) e
esteja certo de complet-las. Faa suas MIT's bem cedo no dia para tir-las do
caminho e assegurar que eles sejam realizadas.

Este um dos hbitos do ZTD mais simples, mas tambm um dos mais
importantes. Por qu? Porque d propsito ao seu dia e semana. Ao invs de

30
apenas tentar dar um jeito em algumas tarefas em sua lista a fazer, voc est
tentando fazer as mais importantes.

Com certeza, voc ir tambm fazer outras tarefas em sua lista, mas est
identificando aquelas que realmente quer completar -- aquelas onde voc pode
olhar para seu dia e sentir-se orgulhoso de ter completado algo. s vezes ns
trabalhamos duro e fazemos muito, mas quando olhamos para nosso dia,
realmente fizemos acontecer.

Ento como ganhar este hbito? Aqui vo algumas dicas:

1. Grandes Rochas. No comeo de cada semana (em um domingo ou segunda-

feira, voc escolhe) sente-se e olhe me sua lista a fazer. O que voc quer
completar nesta semana? Estas sero uas "Grandes Rochas". O termo vm de "7
Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes" de Stephen Covey. Significa que voc
deve colocar as Grandes Rochas primeiro em seu planejamento, e deixar que
rochas menores e outras completem seu calendrio em volta das Grandees
Rochas -- de outra forma, se voc colocar as pequenas primeiro, elas iro
encher o calendrio, no deixando espao para aquelas que mais importam.
Tente manter as Grandes Rochas em apenas entre 4 a 6 compromissos por
semana, inicialmente -- mais tarde, assim que conseguir o sentimento por
aquilo que atingiu, estar apto a adicionar mais. Tente estar certo de incluir ao
menos uma dupla de tarefas que levem seu objetivo anual para frente.

2. Planejamento. Agora pegue estas "Grandes Rochas" e coloque-as em seu

planejamento semanal. Coloque apenas uma ou duas por dia, assim voc no
ficar sobrecarregado. Coloque-as em blocos de 1 a 2 horas, o mais cedo

31
possvel no dia. Agora que estas tarefas importantes esto definidas, voc pode
planejar outras coisas ao redor, o que quer que seja necessrio -- mas estas j
esto l.

3. MIT's. A cada manh, voc decide suas Mais Importantes Tarefas para aquele
dia. Estas iro provavelmente ser as mesmas que as Grandes Rochas para o dia,
assim que as coisas mudem voc pode ter muitas MIT's diferentes. Escolha por
volta de 3 MIT's para o dia -- isso poderia incluir uma Grande Rocha e um par de
outras tarefas importantes. Coloque-os o mais cedo possvel no seu dia -- se
voc coloc-las mais tarde, outras coisas iro surgir e tir-las do caminho.

4. Complete-as. Aqui est a parte mais importante: faa acontecer. A primeira

coisa pela manh, antes mesmo de checar seu e-mail, termine a primeira MIT.
Elimine todas as distraes, e esteja certo de focar-se apenas naquela tarefa
at estar completada. Quando voc tiver feito, recompense-se...mas esteja
certo de mover-se prxima MIT em breve!

5. Olhe para trs e diga ahh. Se voc completar suas MIT's, voc ir sentir-se
demais. Esteja certo de olhar para o que voc completou e dar-se um tapinha
nas costas --ou mesmo se recompensar.

32
Hbito 4: O "hbito de fazer" a chave para o sistema ZTD. o hbito que
Faa falta na maioria dos outros sistemas de produtividade, ainda que
seja o mais importante. Todo o resto apenas perdido se voc
"Falar no cozinha arroz" realmente no faz as coisas em sua lista a fazer.
Provrbio Chins
Enfatize o fazer sobre o sistema, as ferramentas, o planejamento e listas a
fazer.

O ZTD foca-se em fazer suas tarefas uma a cada vez, para a excluso de todo o
resto. No seja multi-tarefa, e no deixe-se ser interrompido. Por vezes demais
durante o dia ns estamos checando nossos e-mails, atendendo a chamadas
telefnicas, conversando com as pessoas assim que chegam sua mesa -- tudo
em detrimento da tarefa que ns supostamente deveramos estar fazendo.

O resultado? As coisas realmente no so feitas. Tarefas nicas e foco so as

chaves para execuo. Aqui esto algumas dicas para encontrar o foco e
realmente fazer acontecer as coisas em sua lista.

1. Escolha uma Grande Rocha. Primeiro, selecione uma tarefa

(preferencialmente uma de suas MIT's) e decida que voc ir trabalhar nela at
termin-la, ou atingir determinado tempo (digamos 30 minutos).

2. Fique fora do radar. Antes de comear, elimine todas distraes. Pare de

acessar e-mails, celulares, a internet se possvel (ou apenas feche todas as abas
desnecessrias), tire de sua mesa qualquer coisa que possa interromp-lo.

3. Tempo. Defina um tempo se quiser, ou de outra forma, foque-se em sua

33
tarefa tanto quanto possvel. No se distraia disso.

4. Interrupes. Se voc for interrompido, escreva qualquer tarefa nova ou

requisitada em seu bloco de notas, ou coloque o documento em sua caixa de
entrada, e volte para sua tarefa. No tente ser multi-tarefa.

5. Se voc sentir a urgncia para checar seu e-mail ou mudar para outra
tarefa, pare! Respire profundamente. Foque-se novamente. Volte para sua
tarefa em andamento.

6. O inevitvel. Existem horas quando uma interrupo to urgente que voc

no pode colocar isso de lado at termin-lo. Nesse caso, tente fazer uma nota
de onde est (escreva notas se voc tem tempo) com a tarefa atual, e coloque
todos documentos ou notas para aquela tarefa juntos e de lado (talvez em uma
pasta "ao" ou pasta do projeto). Ento, quando voc voltar ela, voc pode
colocar sua pegar sua pasta e olhar suas notas para ver onde parou.

7. Relaxe. Faa inspiraes profundas, se espreguice, d paradas sempre.

Aproveite sua vida. V l fora, e aprecie a natureza. Mantenha-se so.

8. Ahhh. Quando estiver feito, congratule-se! Recompense-se com uma

pequena passada em e-mails e blogs -- mas limite-se a 10 minutos, e ento
mova-se para a prxima tarefa. No se deixe ser levado -- muito fcil se
perder e vagar por horas.

Consertando problemas de execuo

34
Agora, se voc seguir estes itens, e continuar encontrando resistncia ao fazer
as coisas em sua lista, aqui vo algumas coisas que voc pode fazer:

Pequena poro. Diga a si mesmo que voc levar apenas 5 minutos naquele
trabalho. Essa pequena quantidade de trabalho menos intimidante.

Apenas comece. Uma vez que estiver fazendo, muito mais fcil continuar
fazendo. Ento, tudo o que voc tem a fazer comear. Eu gosto de comparar
isso com a minha filosofia de ao: ao invs de preocuparmo-nos em ter de
fazer tudo, eu digo a mim mesmo que apenas tenho de laar meus sapatos e
sair pela porta. Aps isso, realmente fcil. Faa o mesmo com qualquer tarefa
-- apenas abra seu programa, e faa as primeiras aes (i.e. comece a digitar).
Fica mais fcil depois desse ponto.

Recompense-se. No permita-se checar e-mails (ou qual recompensa funciona

para voc -- algo que voc precisa fazer todo dia) at que voc fique ao menos
10 minutos (ou 15, ou 20, no importa) de sua tarefa. Defina um tempo. Uma
vez que seus 10 minutos acabaram, defina outro tempo para 5 minutos e
cheque seu e-mail. Ento repita.

Fique entusiasmado. Esta na verdade uma dica que ajuda com qualquer um
desses pontos. Se voc est empolgado em fazer algo, voc no hesitar em
faz-lo. Por exemplo, eu amava esta sugesto de tpico, e eu estava excitado
para escrever a respeito da mesma. To logo eu tive a chance. Eu me sentei
para escrever e tive apenas uma parada. Mas como voc fica entusiasmado com
uma tarefa? Tente encontrar algo empolgante sobre ela. Ir te trazer dinheiro?
O que voc pode fazer com tal dinheiro? Ir lhe trazer novos clientes, novas

35
oportunidades, novo reconhecimento? Se voc no consegue encontrar nada
excitante sobre uma tarefa, considere se realmente importante ou no -- e se
no, encontre uma forma de no faz-la. Algumas vezes eliminar (ou delegar ou
deletar) a tarefa a melhor opo.

Pare de focar nos aspectos negativos. Voc pode estar se focando em quo
difcil algo , ou em todos os obstculos. Ao ins, tente olhar para os aspectos
positivos. Foque-se na grande oportunidade que este projeto representa...uma
oportunidade para aprender, ficar melhor em algo, conseguir mais dinheiro,
trabalhar em uma relao, ganhar reconhecimento de longo prazo, melhorar
suas oportunidades. Isto similar ao item "ficar entusiasmado" na seo prvia.
Se voc olhar para estas oportunidades, mas no os problemas, voc ir estar
menos assustado e mais propenso a querer fazer.

Comprometa-se. Se motivao o seu problema, comprometa-se a fazer algum

progresso com um objetivo ou projeto dirio -- ou todos os dias nesta semana --
conte toda sua famlia e amigos, escreva em seu blog ou frum -- um grande
motivador. Ento permanea reportando aos outros o que fez no dia.

36
Hbito 5: Lixo Eletrnico (1)Um dos pontos chaves de qualquer sistema de
Sistema simples, gerenciamento de tempo a lista a fazer -- mantm todas as
confivel tarefas que voc no pode fazer neste momento organizadas para
que voc saiba o que precisa fazer com seu tempo.
"Simplifique, simplifique,
simplifique" O GTD de David Allen pede-lhe que separe suas tarefas em diferentes listas,
Thoreau conhecidas como "listas contextuais", como @trabalho, @computador, @casa,
@ligaes, @viagens, e assim por diante. As razes para tal, que quando voc
est em um contexto particular, apenas tm que olhar para as tarefas que voc
realmente pode realizar naquele momento, do que olhar para uma longa lista
de tarefas que so, na maioria, impraticveis naquele momento.

No ZTD, importante manter um sistema simples que voc realmente use...um

sistema que ir confiar e manter suas informaes. Aqui esto os trs
componentes de um sistema simples, confivel:

1. Composio. Um sistema simples consiste de caixas de entrada, um

calendrio, listas, e um sistema de referncia.

2. Ferramentas. Tambm importante que voc use ferramentas bem simples,

assim o sistema no precisar de muita manuteno.

3. Uso. Finalmente, a coisa mais importante que voc realmente use o

sistema, e torne um hbito chec-lo diariamente.

A Composio

37
ZTD lhe diz que voc deve usar as listas que precisar, mas manter seu sistema
to simples quanto possvel. Enquanto o conceito de listas de contexto til,
podem ser difceis de manter. Ao invs, mantenha o mnimo necessrio. Uma
composio bsica poderia ser como esta:

@trabalho: para tudo relacionado ao seu emprego.

@pessoal: suas tarefas pessoais.

@ sadas: para que possa ter uma lista fcil de pendencias.

@ligaes: para ligaes que voc possa fazer de qualquer lugar.

@em espera: uma lista til de coisas que podem esperar.

Algum dia/talvez: uma lista de coisas que voc no quer ou no pode fazer
agora, mas quer tentar mais tarde.

Quer voc as faa, lembre-se que estas no so suas listas para fazer
diariamente, As listas de trabalho e pessoal so apenas listas mestres das quais
voc pode tirar suas MIT's dirias e suas Grandes Rochas. As sadas, ligaes e
listas de espera podem ser checadas quando necessrio, claro. Em adio, se
ajudar, voc pode ter uma lista de projeto, para manter listados seus projetos.

Os outros componentes do sistema, alm das listas, podem ser caixas de

entrada, um calendrio, um sistema simples de arquivamento.

38
As ferramentas

Enquanto muitas ferramentas populares do GTD (Kinkless, Stikkit, Outlook,

Remember the Milk, etc) tornam as coisas um pouco complicadas, a verdade
que tudo o que precisa so listas.

Muitas pessoas ficam muito presas ao usar as ferramentas, em criar sistemas

complicados, mudando ferramentas e sistema a cada uma ou duas semanas, ao
invs de realmente conseguir fazer acontecer. Mas ZTD pede-lhe que use as
ferramentas mais simples possveis, e ento esquec-las. ZTD sobre fazer, e
no ferramentas.

Ento a questo bvia : qual ferramenta usar para manter suas listas? Aqui
esto as minhas recomendaes -- as mais simples e efetivas ferramentas GTD.

Simple GTD: Esta a minha ferramenta, e a que eu uso neste momento. Eu

estava usando Tracks, que tambm simples e muito bom, mas troquei
recentemente pois queria algo um pouco mais simples. Simple GTD tem o que
voc precisa, com uma interface legal, mas sem nenhuma firula. Experimente-o
-- a interface extremamente intuitiva e no requer nenhum manual. Pode no
ter um monte de destaques, mas tem seu apelo.

Moleskine: Outro dos meus favoritos. Na verdade, qualquer pequeno caderno

que caiba em seu bolso serve -- fcil o uso de um caderno (voc no tem de
lig-lo ou apertar algum boto!), perfeito para este hbito dirio. Mas o
Moleskine possui um apelo especial -- esteticamente prazeiroso, e
maravilhoso de se usar. altamente recomendo.

39
Hipster PDA: Popular entre o pessoa GTD low profile, o Hipster PDA to bsico
quanto possvel, e extremamente porttil tambm. Basicamente, um conjunto
de cartes unidos por um clip. Voc pode encontrar modelos para imprimir on-
line, ou simplesmente escrever suas listas neles. A coisa legal: voc pode trocar
os cartes quando usados, e repor seu PDA a qualquer momento.

Tadalist: Talvez a mais simples ferramenta de todas, Tadalist simplesmente

um programa de listas. Sem frescuras, mesmo que a interface seja bacana (
dos mesmos caras do Backpack e Basecamp). Crie quantas listas precisar,
imprima-as se necessrio, cheque apenas o contexto que precisar. Simplicidade
em seu melhor.

Todoist: Outra gerenciadora de listas, simples, com algumas funes extras mas
nada complicado. Eu no utilizo-a simplesmente por no gostar de sua
interface, mas que deve ter um apelo para alguns de vocs. Vale ao menos
conferir.

Uma vez que voc escolheu uma ferramenta, crie suas listas, e as mantenha
simples!

Outras ferramentas:

Calendrio: Eu sugiro Google Calendar, 30 Boxes, Outlook ou um calendrio de

papel.

Sistema de referncia: para arquivar papis, use pastas beges em ordem

40
alfabtica em uma nica gaveta, uma simples composio que funciona
melhor. Apenas crie um arquivo para cada projeto, cliente e/ou tpico. Para
arquivos digitais, voc pode usar um sistema simples de pastas, similar ao de
papel ou apenas arquivar as coisas e pesquisar por elas quando precisar.

Uso

A prxima parte deste hbito, e realmente a parte mais importante (mais

importante que a ferramenta que voc usa), checar suas listas todo dia.

Sugiro fazer isto parte de sua rotina diria (mais sobre isso em captulos
futuros), onde voc checa suas listas pela manh e no fim do dia, e claro,
checa suas listas de ligaes e sadas quando precisar delas. Este no um
hbito difcil, mas um que voc deveria dar um foco especial por uns 30 dias.
Pois uma vez que tornar a checagem de suas listas um hbito dirio, sua lista ir
se tornar muito mais organizada e produtiva.

41
Hbito 6: Uma das mais velhas banalidades organizacionais por a, mas talvez
Organize mais importante de todos: "um lugar para todas as coisas, todas as
coisas em seu lugar".
"A melhor forma que voc
pode prever seu futuro Por qu to popular? Porque funciona. Vamos dar uma olhada em
criando-o"
Stephen Covey
como formar este hbito e nunca perder nada novamente.

Os papis esto todos espalhados por sua mesa? Voc procura pelas chaves de
seu carro todos os dias? Voc sabe, neste momento, onde cada coisa em sua
vida est?

Sua vida pode ser completamente organizada com uma nica regra: coloque
tudo em seu lugar. um hbito onde estou tentando ensinar as minhas crianas,
ento eu no terei de ficar pegando tudo por a o tempo todo, e porque este
um dos hbitos mais teis que j formei.

Aqui como fazer isso:

Tenha um sistema: Coloque todos os papis que chegam em sua caixa de

entrada (em casa e no trabalho). Processe-os, ou fazendo as tarefas, colocando-
os em lista a fazer (e em uma pasta de ao), arquivando, respondendo ou
jogando fora. Com este sistema, nunca h nenhuma questo sobre o que fazer
-- voc tem um conjunto limitado de opes.

Encontre um lugar: Se voc est para colocar algo em sua estante, mesa ou
colocar em seu sof ou cama, pense nisso, onde isto pertence? Onde seu

42
lugar? Se ainda no tem um lugar, encontre um. Designe um espao para aquele
item ou tipo de item. Chaves do carro? Tenha um lugar onde voc as coloca,
sempre. Roupas sujas? Elas no vo em cima da cama. Algemas? Coloque-as
naquela caixa em armrio com a etiqueta de "contas".

Sistema simples de arquivamento: Uma vez que voc processou os papis de

sua caixa de entrada, ir precisar de um lugar para coloc-las se precisar us-
los mais tarde. No tenha um monte de arquivos empilhados em algum canto --
crie um sistema simples de arquivamento (alfabtica a mais simples, ainda
que voc possa classificar em hexadecimal se voc um geek). Sempre tenha
etiquetas brancas e pastas em mos para voc rapidamente faa um novo
arquivo se necessrio, e no esteja com receio de fazer novos arquivos. Nunca
tenha um arquivo Miscelnea. Voc pode cham-lo de arquivo Procrastinador.

Livre-se disto imediatamente: Sim, eu sei, voc vai se livrar disto mais tarde.
apenas ficar sentado at que voc o faa. Bem, aps um tempo, "mais tarde"
cria pilhas e baguna. No espere at mais tarde. Faa agora!

Torne um hbito: Colocar as coisas onde elas pertencem no algo que

acontece do dia para a noite. Voc ir esquecer, ou ter preguia. Para
realmente fazer isso colar, voc precisa focar-se no hbito por 30 dias. faa um
desafio de 30 dias, concentrando sua energia nisso at se tornar automtico.

D ateno a transies: O tempo entre voc fazer uma coisa e quando voc
estar fazendo a prxima, uma transio. Esta a hora em que voc deveria
colocar as coisas onde pertencem e limpar a baguna, mas tambm a hora
onde ns no pensamos naquela coisa e apenas pensamos no que vamos fazer

43
(ou no prximo episdio de The Office). Enquanto voc estiver trabalhando em
seu hbito de tudo em seu devido lugar, d uma ateno maior para transies.
Conscincia destas transies iro tornar mais fcil de se lembrar de arrumar as
coisas.

Mantenha superfcies planas limpas: Nunca jogue algo em uma estante, em

uma mesa, cama, armrio, mesinha de centro ou no cho. Se voc fizer,
repreenda-se, e encontre outro lugar para aquilo. Na verdade, j que est
fazendo isso, limpe todas superfcies planas, jogue metade das coisas e
encontre lugar para o resto. Ahhh1 Isso no legal? Quem sabe h um espao ali
embaixo?

Etiquetas: Estas so as melhores amigas do organizador. Tenha sempre um

etiquetador em mos, ou ao menos algumas etiquetas em branco, e blocos de
etiquetas ou caixas, ento voc sabe o lugar de tudo. Eu tentei etiquetar at
mesmo minha esposa e filhos, mas eles no gostaram muito.

Avalie: Tudo agora e sempre, bom revisar sua organizao das coisas. Algumas
vezes, no faz sentido ter algo em uma sala quando voc geralmente a usa em
outra. Algumas vezes bom ter trs tesouras se voc as usa em trs salas
diferentes. Algumas vezes voc precisa limpar ou re-organizar uma gaveta ou
armrio. Revisitando essas coisas periodicamente ir ajudar a manter as coisas
no lugar.

Se voc em algum momento perder algo novamente, volte a estas dicas e

trabalhe nelas um pouco mais. Se voc nunca perder algo novamente, pense em
quanto tempo e dinheiro voc economizou. Se isso acontecer, sinta-se livre para

44
me enviar um cheque.

45
Hbito 7:
Reviso
"Alm da nobre arte de
fazer as coisas, h a nobre
verdade de deixar as
coisas no terminadas. A
sabedoria da vida consiste
na eliminao do que no refocar-se no que importante.
essencial"
Lin Yutang
Vamos encarar isso: o melhor de ns perde o fio da meada com o
tempo, e perde o foco em nossos objetivos, deixa os sistemas mais
bem planejados se desmontarem um pouco. Com uma semana de
trabalho cheio, e uma vida social ocupada, os melhores sistemas
tendem a gravitar ao redor do caos.
aqui que a Reviso Semanal entra -- lhe d uma chance para juntar as coisas e
Neste captulo iremos ver como atingir o poder da Reviso Semanal no menor
tempo possvel -- a Reviso Semanal Simplificada.
O foco da Reviso Semanal Simplificada em revisar seus objetivos toda
semana. Durante nossa reviso semanal, voc deveria ir no seu nico objetivo
anual, ver o progresso que fez nisso na ltima semana, e em quais passos de
ao voc deve tomar para mover-se para frente na semana seguinte.
Aqui est como fazer uma reviso semanal poderosa em cinco passos simples:
1. Revise o seu objetivo nico de longo prazo, e o objetivo de curto prazo.
Revise os objetivos de sua vida (se voc no os escreveu ainda, tome algum
tempo para fazer isso), e destes objetivos, deveria escolher um objetivo de
longo prazo para que voc queira completar este ano. Apenas um objetivo lhe
permite focar nele completamente. Apenas escolha um -- se voc escolher
muitos, ir perder foco, e deve se focar no componente mais importante a
atingir. Ento, escolha um objetivo de curto prazo que voc completar na
46
prxima semana ou ento um que ir mov-lo para mais perto do seu objetivo
de longo prazo. Uma vez feito isso, a Reviso Semanal de toda semana deveria
ser apenas uma reviso do progresso que voc fez em seus objetivos, e um re-
focamento neste objetivo. importante se re-focar em nosso objetivo toda
semana, assim mant-se no caminho, mantem a ateno e energia onde devem
estar e continuar se movendo adiante em direo ao mesmo. (de 10 a 15
minutos em uma sesso inicial de planejamento; 5 minutos toda semana
aps esta)

2. Revise suas metas. Se voc est seguindo o Hbito 1 do ZTD (Coleo), voc
ir ter notas da semana passada. Muitas das tarefas em suas notas estaro j
realizadas, mas importante olhar para elas para que voc possa encontrar
tarefas no terminadas, nmeros telefnicos para colocar em seus contatos,
etc. Apenas faa um rpido escaneamento e encontre itens no terminados. (de
5 a 10 minutos)

3. Revise seu calendrio. Olhe para o calendrio de sua ltima semana para
ver se h algo que precisa ser movido adiante, e ver se existe algo que gerou
novas tarefas que precisam ser feitas. Tambm olhe para seu calendrio da
semana a seguir e veja se h qualquer tarefa precisando ser feita. (5 minutos)

4. Revise suas listas. Quer voc tenha mltiplas listas de contexto ou uma lista
a fazer, importante olhar para elas, e estar certo de que esto em dia.
Marque itens completados. Tambm revise sua lista a seguir, sua lista algum
dia/talvez, e sua lista de projetos, se voc mant-las. (10 minutos)

5. Estabelea seu objetivo de curto prazo para esta semana e planeje suas

47
Rochas Grandes. No Passo 1, se voc completou seu objetivo de curto prazo, ir
precisar estabelecer um novo. Se no, foque-se novamente naquele objetivo de
curto prazo, e veja quais mini tarefas voc pode fazer para complet-lo. Liste
estas tarefas e quaisquer outras tarefas realmente importantes que voc queira
completar esta semana, marque-as em seu calendrio. Coloque-as bem cedo
pela manh. Estas tarefas deveriam ter a maior prioridade de cada dia. Apenas
insira uma ou duas no planejamento de cada dia. (5-10 minutos)

Tempo total para reviso: 30 minutos, se voc ficar focado.

No se distraia, e v a cada passo rapidamente. Voc ir querer tirar de seu

caminho todas distraes, desligar o e-mail e a Internet (a menos que suas listas
e calendrios esto on-line), desligue seu telefone. No mximo, estes passos lhe
tomaro 45 minutos.

Ao fazer estas tarefas essenciais em nossa Reviso Semanal, voc ir no apenas

manter seu sistema arrumado, mas ir manter-se focado em seus objetivos.

Lembre-se: apenas foque-se em um objetivo por vez, tornando mais

propenso a atingi-lo. Imprima e cole se necessrio. Envie-se e-mails para
lembrar. Conte a todos a respeito. Poste em seu blog. O que quer que faa,
mantenha o foco afiado, e ir acontecer.

48
Hbito 8: Se voc como eu, tem uma longa lista de tarefas a fazer, talvez
Simplifique quebrada em diferentes contextos (trabalho, pessoal, sadas,
ligaes, etc). Pode ser que nunca limpe completamente a sua lista
"Antes da iluminao, eu pois ela est crescendo todo dia.
cortava lenha e carregava
gua; aps a iluminao, Simplifique sua lista para o mnimo essencial, e voc pode eliminar a
eu cortava lenha e necessidade para sistemas complexos de planejamento.
carregava gua"
Zen Saying
As longas listas a fazer so um dos problemas dos sistemas mais produtivos. Mas
as tarefas nestas listas no possuem prioridades, e tudo adicionado a elas. No
final, sobrecarrega, e voc fica extremamente ocupado, tentando acabar com
todas as suas tarefas.

Neste captulo ns iremos olhar sempre para as formas de reduzir seus objetivos
e tarefas para o essencial.

Deixe me primeiro imaginar o cenrio ideal. Recentemente eu comecei a

simplificar meu sistema de gerenciamento de tempo do GTD para basicamente
nada. Eu continuo tendo grandes listas a fazer, mas no olho para elas tanto. Ao
invs, eu comecei o processo de eliminao, e focar no que realmente
importante.

Agora minha lista a fazer basicamente uma lista das trs coisas que quero
fazer hoje (minhas MIT's). Eu tambm tenho uma lista de tarefas menores que
quero completar, todas de uma vez, geralmente em 30 minutos ou menos,
deixando o resto do meu dia livre para tarefas mais importantes. Eu continuo
usando meu calendrio, apenas como uma forma de me lembrar de

49
compromissos, mas no realmente uma ferramenta de gerenciamento de
tempo. Eu no preciso mais de gerenciadores de tempo -- simplifiquei minha
lista para trs tarefas, todo dia.

Como consegui chegar a este ponto? Aqui esto os passos chave:

Elimine, elimine. Tome alguns poucos minutos para revisar sua tarefa e lista de
projetos, e veja o quanto voc pode simplific-las. Faa disto um desafio. Veja
se voc pode cortar pela metade! Se voc possui 50 itens, corte para 25. Ento
tente cortar ainda mais, alguns dias depois. Como se elimina uma tarefa? s
vezes, elas ficam to velha que no so mais necessrias. Risque-as. s vezes
uma tarefa pode ser delegada. Faa isso e risque-a. Continue lendo para mais
sobre o assunto.

Saiba o que essencial. Como voc sabe o que essencial? Ao saber que seu
objetivo principal , e outros objetivos quando necessrios. Voc realmente
deveria se focar em um objetivo por vez, mas se voc quiser fazer 2 ou 3, tudo
bem. Apenas no faa 10 objetivos de uma vez ou algo assim. Estes objetivos
deveriam ser seus projetos essenciais. Quaisquer tarefas menores que ajudem-o
a completar estes objetivos so essenciais, e no so se no forem relacionados
aos mesmos.

Simplifique seus compromissos. Quantos projetos voc est compromissado?

Quantas coisas extra curriculares voc faz? Voc no pode fazer tudo. Voc
precisa aprender a dizer no, e valorizar seu tempo. E se voc j disse sim,
continua sendo possvel dizer no. Apenas seja honesto com a pessoa e conte
que voc tm um grande nmero de projetos urgentes para completar e no

50
pode se comprometer com isto. Vagarosamente, voc pode eliminar seus
compromissos para um nmero muito menor -- apenas tenha estes
compromissos em sua vida que realmente lhe dem alegria e valor.

Simplifique seu fluxo de informao. Eu recentemente passei atravs de um

processo de eliminar muitos de meus feeds RSS. Eu tambm cortei o nmero de
e-mails que respondia. E por mais de um ano, no li um nico jornal. As notcias
no me do valor algum. Simplifique as entradas em sua vida, e voc pode
simplificar as sadas.

Reviso semanal. Sua lista a fazer tende a se construir pelo curso da semana.
Tome uns poucos minutos cada semana para eliminar, e eliminar um pouco mais.
Voc no precisa de uma grande lista a fazer para ser produtivo -- apenas faa
as coisas que importam.

Grandes Rochas. Durante sua reviso semana, descubra as tarefas mais

importantes que voc quer completar na prxima semana. Estas so as suas
Grandes Rochas. Agora coloque-as em seu calendrio, primeira coisa no dia, em
diferentes dias ao longo da semana. Faa destas, as mais importantes tarefas de
cada dia, e as faa primeiro -- no as deixe ficarem para o fim do dia.

Maior valor. Considere o caso de dois escritores de jornais. Um super ocupado

e escreve uma dzia de artigos em uma semana. Todos so artigos decentes,
mas eles so bem rotineiros em sua natureza. O segundo escritor escreve um
artigo esta semana, mas pega a manchete da primeira pgina, comentado por
toda a cidade, e pela internet, e ganha um prmio de jornalismo, e ele se torna
um grande nome na rea. Deste artigo, ele consegue um emprego melhor e um

51
acordo para um livro. Este exemplo um pouco extremo, mas ele ilustra o
ponto que algumas tarefas realmente pagam a longo prazo, e outras apenas o
mantm ocupado e na verdade no importam nada. O primeiro escritor poderia
ter ficado em casa a semana toda e dormido, e no teria mudado muito o seu
mundo (exceto que ele no teria sido pago por aquela semana). Foque nestas
grandes tarefas, que iro fazer seu nome, que iro gerar lucros a longo prazo,
que iro lhe dar felicidade e satisfao. Estas so suas Grandes Rochas. Elimine
o resto.

Trs MIT's. Aqui o seu sistema de planejamento de cada dia: escreva suas trs
Mais Importantes Tarefas em uma folha de papel (eu escrevo as minhas em um
caderno Moleskine de bolso). isso. Risque-as quando termin-las. Devote seu
dia inteiro, se possvel, a estas trs tarefas, ou ao menos devote a primeira
metade de seu dia a elas. Suas MIT's so basicamente as Grandes Rochas que
voc planejou esta semana, a qualquer outra MIT que voc precise fazer por
aquele dia.

Faa pequenas tarefas de uma vez s. Durante o curso do dia, outra coisas
iro surgir, que voc realmente precisar tomar conta ou elas iro lhe criar
problemas mais tarde. As escreva em outra pequena lista de tarefas (as minhas
so no final de cada pgina de meu caderno). Voc no precisa faz-las agora
mesmo, na maioria das vezes. Apenas anote para mais tarde. Defina um tempo
(provavelmente 30 minutos ou menos) para processar essas tarefas todas de
uma vez, mais tarde no dia (talvez 4 p.m.). Faa suas MIT's primeiro, e ento
faa todas pequenas tarefas ao mesmo tempo. Estas podem ser ligaes, e-
mails, escrever uma pequena carta, papelada, etc. Tente faz-las rapidamente
e tir-las de sua lista. Voc pode ter algumas tarefas deixadas de lado ao final

52
do dia. Melhor deixar as pequenas tarefas at amanh do que as grandes. Junte
o processo de e-mail tambm -- se voc o fizer ao longo do dia, ser apenas
uma srie de interrupes. Apenas faa uma ou duas vezes ao dia.

53
Hbito 9: Crie rotinas semanais e dirias para dar seu dia e sua semana
Estabelea um sentimento mais ordenado e calmo.
Rotinas Rotinas podem tambm simplificar enormemente seu dia de trabalho e vida
pessoal, assim seu dia no fica caoticamente sobrecarregado e complicado,
"Zen no algum tipo de voc pode agrupar tarefas similares de uma vez e process-las ao mesmo
excitamento, mas tempo, e pode estar certo de fazer as coisas que realmente precisa fazer.
concentrao em nossa
rotina diria usual"
Shunryu Suzuki Mais importante, coloca voc no controle de seu dia, ao invs de coloc-lo
merc do fluxo e refluxo de requisitaes constantes. Sem uma rotina, ns no
temos uma boa forma de dizer "no" para quando chegar algo, e ns estamos
disposio de toda pessoa que quer nosso tempo e todo website que quer nossa
ateno. No algo bom, no se voc quer ter as coisas importantes feitas.

Tome controle de sua vida. Defina algumas rotinas e aprenda a segui-las.

Aqui esto algumas dicas para conseguir isso:

Tarefas de trabalho. Faa uma lista de todas as coisas que voc queira ou
precise completar em sua vida de trabalho. Estas devem ser as grandes coisas
como a Reviso Semanal, ou pequenas como papelada, relatrios, processar sua
correspondncia, definir suas MIT's no comeo de cada dia, revisar seus
objetivos, comunicar seu progresso com o chefe, processar sua caixa de e-mails
at limp-la, ligaes telefnicas, escrever, design, etc.

Tarefas pessoais. Faa a mesma coisa com sua vida pessoal. Isto pode incluir
coisas como exerccios, yoga, meditao, escrever em um dirio, ler, checar

54
seus feeds RSS, assim como documentos e tarefas cotidianas tais como pagar
contas, fazer balano do talo de cheques, lavanderia, rotinas de limpeza,
comprar alimentos, cuidar de animais de estimao, coisas na vida das crianas,
ir para o banco, ao correio, almoo, etc.

Processe em massa. D uma olhada em suas listas e encontre formas de

associar tarefas menores. Isso economiza tempo e corta interrupes. Por
exemplo, se voc tem que comprar alimentos, ir ao banco, ao correio e ir loja
de animais em sua lista, coloque todas como "sadas" e faa-as em um nico dia.
Voc pode fazer um "dia caseiro" cada semana para coisas pessoais, tomar conta
de seu correio, pagar contas, balano, arquivar papis pessoais, fazer coisas
para o escritrio, definir seu menu semanal do almoo e criar sua lista de
compras. Para o trabalho, voc pode juntar e processar todas as ligaes em
uma hora, fazer o mesmo com e-mail e papelada, etc.

Lista diria. Agora olhe para sua lista e veja quais tarefas precisam ser feitas
todo dia. Estas podem incluir e-mail, ligaes telefnicas, definir suas MIT's,
escrever em um dirio, exercitar-se, ler feeds RSS, processar sua caixa de
entrada fsica e mais. Planeje sua rotina diria. No planeje cada minuto de seu
dia, mas defina certo tempo cada dia quando voc faz estas tarefas dirias.
Minha sugesto ter uma rotina matinal (talvez uma em sua casa e outra
quando voc comear a trabalhar) e ma rotina de fim-de-semana (novamente,
para o fim de seu dia de trabalho e bem antes que voc v para cama). Deixe o
meio do dia (a maior poro do dia) aberto para completar suas MIT's e outras
coisas que surgirem.

Lista semanal. As coisas que voc faz uma vez ou duas (ou mais) em uma

55
semana, mas no todo dia, deveria estar em sua rotina semanal. Pode ser coisas
como sua Reviso Semanal, lavanderia, revisar os objetivos (ainda que isso
possa ser colocado em sua Reviso Semanal), limpeza da casa, exerccio (se
voc faz trs vezes por semana, por exemplo), sadas, coisas financeiras, seu
dia caseiro, jardinagem, etc. Planeje estas coisas em sua semana, tentando no
empilhar muito em cada dia. Voc deve ter de 2 a 3 coisas por dia no mximo.
Um mix ideal teria de 1 a 2 por dia. Se voc tem tantas tarefas semanais que
precise de 3 a 4,ou mais, voc provavelmente precisa simplificar, pois da forma
como est ser difcil de manter este calendrio. Ou junte algumas coisas ou
elimine as menos importantes.

Tente. Agora que definiu suas rotinas dirias e semanais, as coloque em prtica.
Para as rotinas dirias, tente mant-las por pelo menos uma semana. No fim da
mesma, revise como se saiu. Para a rotina semanal, veja se voc consegue
mant-la ao menos por duas semanas (ao menos que realmente no esteja
funcionando, neste caso voc precisa ajustar ao longo do tempo). Faa ajustes,
e tente novamente, at que encontre oque funciona com voc.

Cole nelas. Este o truque -- fcil de se definir rotinas, mas mais difcil que
elas colem. Mas, uma vez que voc encontre um bom roteiro de rotinas que
funcionem para voc, se conseguir que elas colem por 30 dias, se tornaro
hbitos. E ir encontrar-se sentido muito mais calmo e no controle de sua vida.
Como fazer colar por 30 dias? Faa disso um Desafio de 30 Dias, d a si mesmo
recompensas, comprometa-se em pblico, poste suas rotinas na parede de sua
casa e perto de sua mesa, no tenha qualquer outro objetivo ou mudanas de
hbito acontecendo enquanto faz isto. Se voc pode realmente colocar sua
energia e foco por 30 dias, ir se tornar mais automtico e ir requerer menos

56
energia.

57
Hbito 10: De todos os hbitos do Zen To Done, este um dos mais difceis -- e
Encontre sua ainda, talvez o mais importante.
Paixo Se voc fizer apenas uma coisa neste livro, esta seria a que eu lhe
recomendaria. essencial ao sistema? No. Voc pode aplicar todos os outros
"Nada de grande no mundo hbitos, pular este, e ser produtivo e organizado. Mas este passo ir faz-lo no
foi atingido sem paixo"
apenas muito mais feliz, mas mais produtivo.
Hegel

Realmente pense nisso: se voc realmente quer fazer algo, voc ir trabalhar
como um condenado para terminar. Voc ir trabalhar muito duro (foi o que ela
disse), voc colocar mais horas e no ficar inclinado a procrastinar. um
trabalho que realmente no importa que voc procrastine.

Se voc se apaixona ao ir para o trabalho, ou encontra-se constantemente com

falta de motivao, ou acha que far algo estpido ou repetitivo, voc precisa
comear a procurar um novo emprego. Continuar em seu trabalho atual no
apenas continuar a torn-lo infeliz, mas tambm no realizar o pleno potencial
de sua vida.

Ao invs imagine isso: voc acorda cedo, pula da cama excitado para ir ao
trabalho. Voc pode passar nele mais tempo do que uma pessoa normal, mas
isso no difcil para voc, porque suas horas de trabalho passam em um
instante. Voc s vezes est no estado mental chamado "fluindo", onde voc
pode perder a noo do mundo e tempo, perdendo-se na tarefa sendo
realizada. Trabalhar no o que muitos se referem, mas algo que divertido,
interessante e excitante. No um "trabalho", mas uma paixo.

58
Se voc tem um trabalho que desgosta, ou mesmo odeia, isto ir soar como um
sonho distante para voc. E se voc nunca colocou-se a fim de descobrir pelo
que voc apaixonado, voc est certo: algo assim nunca ser possvel. Mas
ouse sonhar, ouse imaginar as possibilidades, e ouse a realmente buscar o que
voc ama, e no apenas possvel, mas uma probabilidade.

O que voc realmente queria estra fazendo agora? (No diga dormindo!) Ou o
que voc ama fazer? Qual o seu trabalho dos sonhos, e como pode consegui-
lo? D a isto algum pensamento, no apenas agora, mas os prximos dias.
Primeiro voc deve identificar qual trabalho, e ento ter um plano de como
consegui-lo.

Como encontrar sua paixo

E se voc no sabe qual a sua paixo? No se aflija -- voc est no mesmo

barco que muitos. A chave comear a busca, a continuar procurando at
encontrar.

Aqui vo algumas sugestes:

Existe alguma coisa que voc ama fazer? Voc possui um hobby, ou algo que
voc amava fazer quando criana, mas nunca considerou-o como uma
possibilidade? Seja ler quadrinhos, colecionar algo, fazer coisas, criar ou
construir, existe provavelmente uma forma que voc possa fazer isso para viver.
Abra uma loja de quadrinhos, ou crie um site de quadrinhos. Se realmente h
algo que voc ama fazer, est feito. Agora apenas precisa pesquisar as
possibilidades de se fazer dinheiro disso.

59
Sobre o que voc passa horas lendo? Para mim, quando me apaixono por algo,
irei ler isso por horas a fio. Irei comprar livros e revistas. Irei gastar dias na
internet encontrando mais coisas. Podem existir algumas possibilidades aqui
para voc...e todos elas so possveis carreiras. No se feche para estes
tpicos. Procure por eles.

Brainstorm. Nada vem mente? Bem, pegue uma folha de papel, e comece a
escrever idias. Qualquer coisa que vier mente, escreva. Busque em sua casa,
no computador, na estante de livros, por inspirao, e escreva. No existem
ms idias nesse estgio. Escreva tudo, e avalie-as mais tarde.

Pergunte, e surfe por possibilidades. Pergunte a outras pessoas por idias.

Veja o que outras pessoas descobriram como suas paixes. Olhe pela internet
por idias. Quanto mais possibilidades voc encontrar, melhores sero suas
chances de encontrar sua paixo.

Tente primeiro. melhor realmente testar sua nova idia antes de saltar nela
como uma carreira. Faa-a como um hobby ou segundo emprego antes, ento
poder ver se esta realmente sua verdadeira vocao. Voc pode ser
apaixonado por algo alguns dias, mas quando a coisa for pra valer que voc
ver se realmente apaixonado ao menos por alguns meses. Se voc passar
neste teste, provavelmente a encontrou.

Nunca pare de tentar. No conseguiu encontrar sua paixo de primeira? Desista

aps alguns dias e voc certamente ir falhar. Continue tentando, por meses se
necessrio, e voc ir encontr-la eventualmente. Pensou ter encontrado sua

60
paixo, mas voc se cansou dela? Sem problema! Comece novamente e
encontre uma nova paixo. Pode haver mais do que uma paixo em sua vida,
ento explore todas as possibilidades. Encontrou sua paixo mas ainda no teve
sucesso em fazer dela seu sustento? No desista. Continue tentando, e tentando
novamente, at ter sucesso. O sucesso no vem fcil, ento desistir cedo o
caminho certo para o fracasso. Continue tentando e voc chega l.

Como chegar l

Uma vez que voc encontrou sua paixo, tomou um grande passo em direo
felicidade! Parabns! Celebre isto, ento arregace as mangas, porque voc no
chegou l ainda.

Aqui vo algumas sugestes para realmente viver sua paixo:

No saia de seu emprego agora. Se voc encontrou seu chamado, sua paixo,
no apenas torne em sua resignao amanh. melhor ficar em seu trabalho
enquanto pesquisa as possibilidades. Se voc pode fazer sua paixo como um
segundo emprego, e construir a renda por alguns meses ou um ano, que o
melhor. Isso lhe d uma chance de juntar algumas economias (e se voc est
indo aos negcios por si mesmo, ir precisar desse dinheiro de reserva),
enquanto pratica as habilidades que precisa.

Faa pesquisa. Quem mais est fazendo seu trabalho dos sonhos? Qual a sua
experincia? Como eles conseguiram o trabalho? Quais os requerimentos?
Pesquise na internet, pergunte a quem conhece, faa algumas ligaes. Quanto
mais voc fizer, melhor.

61
Quais so seus obstculos? O que voc precisa fazer para chegar l? Precisa de
um curso? Voc precisa conhecer as pessoas certas? Voc tem o necessrio para
a ocupao? Voc precisa aprender algo?

Faa um plano. Trabalhe em algumas solues para seus obstculos. Se voc

precisa de educao ou habilidades, voc no poder executar esse plano da
noite para o dia, mas se no planejar agora, talvez nunca chegue l. Trace o
caminho para o seu sucesso.

Aja. No espere pela oportunidade bater em sua porta. V l e encontre sua

oportunidade. Execute seu plano -- faa ao menos uma coisa hoje, e cada dia,
at voc chegar l. Pode parecer que ir levar todo o tempo do mundo, mas se
voc realmente empenhar-se, ir atingir seus sonhos algum dia.

Pratique, pratique, e pratique um pouco mais. No v com o nvel de

habilidade amador. Se voc quer fazer dinheiro -- ser um profissional -- precisa
ter habilidades profissionais. Faz muito bem para sua futura carreira e voc ir
fazer dinheiro disso. Pratique por horas a fio. Se algo que voc amam, a
prtica deve ser algo que voc queira fazer.

Seja persistente. No desista pois voc foi rejeitado algumas vezes (ou mesmo
muitas vezes). Continue batendo nas portas. Continue fazendo ligaes.
Continue mandando o seu currculo. Continue tendo reunies. Nem mesmo
afrouxe. A pessoa que incansvel sempre vencer a pessoa que desiste.

Atinja seu emprego dos sonhos, fazendo algo que voc apaixonado, e voc

62
pode nunca precisar se motivar a ser produtivo novamente.

63
Um dia com Voc pode pensar sobre tudo isso, sobre os 10 hbitos, e pensar
Zen To Done em como seriam na prtica. Bem, Zen To Done o sistema que eu
uso, e posso lhe dizer como um dia de ZTD seria.
"Nunca confunda
movimento com ao" De qualquer forma, ao invs de entrar nos detalhes de minha vida pessoal,
Ernest Hemingway vamos olhar para um hipottico praticante do sistema...Apenas para dar-lhes
uma idia de como o sistema funciona na prtica. Bem, vamos dar uma olhada
em Steve, que esteve implementando os hbitos ZTD no ltimo ano.

Manh

Steven acorda cedo, ento ele est de p s 5:30 am. Isto no significa que seja
obrigatrio no Zen To Done, claro, mas Steve aprecia isto.

Primeira coisa a dizer sobre Steve na manh? Ele comea seu dia logo, pois est
excitado por ele. Por qu? Porque no ano passado ele atingiu o hbito 10, e
encontrou sua paixo. Agora seu emprego, que faz em casa. Claro, voc no
precisa trabalhar em casa para implementar o ZTD, mas Steve aprecia.

Ento ele se levanta cedo, pronto para ir de encontro ao dia. Ento ele inicia
sua rotina matinal: ele se arruma, ento aprecia uma boa xcara de caf e v o
Sol nascer. Ento ele comea seu ritual de escrita matinal, escrevendo um
artigo que acontece de ser tambm uma de suas Mais Importantes Tarefas
(MIT's) para aquele dia.

Quando termina, se troca com o uniforme de corrida, laceia seus sapatos, e sa

para correr 30 minutos. Steve gosta de correr pois lhe d algum tempo para

64
pensar. Aps sua corrida, ele toma uma ducha rpida, tem um caf da manh
saudvel, e ento vai fazer sua segunda MIT para o dia.

Quando le faz uma de suas MIT's, Steve limpa sua mesa, desliga a internet e o
telefone, fecha todos os programas no computador exceto aqueles necessrios a
seu trabalho, e foca-se completamente na tarefa do momento. Ele ir se
levantar e ter um descanso a cada 10 ou 15 minutos, mas no se permitir
conectar a e-mail e outras distraes, at ter terminado.

Apenas quando completa sua rotina matinal, e fez duas de suas MIT's, ele se
permite checar o e-mail e ler seus feeds RSS.

Planejamento

Na verdade Steve definiu suas trs MIT's na noite anterior, durante sua rotina
noturna, ento ele ficou pronto para o dia seguinte. Ele usa um simples caderno
Moleskine de bolso como sua ferramenta ZTD, e em uma nova pgina, ele
coloca a data do dia, e ento lista suas trs MIT's para o dia. No final da pgina,
ele lista as "tarefas em massa" dele -- tarefas menores que tem que fazer
durante o dia, mas que separa para "processar em grupo" mais tarde no dia para
que assim no interrompam suas MIT's. Ele tambm usa o caderno Moleskine
como uma ferramenta de "captura", carregando-o aonde quer que ele v, e tem
uma seo (mercada por um pequeno post-it onde ele escreve pensamentos e
tarefas assim que surgem a ele.

Hoje tambm acontece de ser o dia de sua Reviso Semanal simples, ento ele
faz uma rpida passagem de seu sistema, gastando apenas 30 minutos na

65
reviso. Ele revisa sua lista a fazer (que ele mantm no final de seu caderno
Moleskine), e elimina tarefas que realmente no precisa fazer, deixando apenas
aquelas que so mais importantes.

Ele revisa seu Objetivo nico para este ano, assegurando que algumas de suas
Grandes Rochas para a prxima semana so relacionadas a mover aquele
objetivo adiante. Tambm olha para o progresso que fez naquele Objetivo nico
na semana, e se certifica que est realmente frente de seu calendrio. Risca
algumas tarefas que esto completadas, e ento envia por e-mail algumas
poucas tarefas para outros que realmente no precisa fazer por si mesmo.
Satisfeito que sua lista est simplificada tanto quanto possvel, ele agora
planeja suas Grandes Rochas para a semana seguinte, assegura que suas caixas
de entrada esto vazias e seu sistema de arquivamento est no lugar.

Rotina noturna

O dia de Steve foi bem como ele planejou. Completou suas trs MIT's, ficou
satisfeito, e ento conseguiu realizar a maior parte de suas tarefas em massa
feitas no fim do dia. Ele limpa sua caixa de entrada e sua caixa fsica. Algumas
tarefas surgiram, mas ele as dispensou rapidamente, adicionando uma em sua
lista a fazer no final de seu caderno.

Aps ele limpar suas caixas de entrada, terminou suas tarefas em massa,
checou suas listas, Steve faz o restante de sua rotina noturna. Ele prepara o
almoo de suas crianas para a manh seguinte, revisa seu calendrio e a lista a
fazer para ver o que quer completar amanh, selecionando suas trs MIT's. Ele
revisa seu dia, escrevendo em um dirio para registrar seu progresso e

66
pensamentos.

67
FAQ ZTD Um certo nmero de leitores que escreveram para mim com
questes sobre o ZTD, e eu pensei que seria til responder a estas
"Sempre comece dvidas aqui no formato do Freqentemente Algum Questiona.
esperando boas coisas
acontecerem" Como o ZTD diferente do GTD? Parece a mesma coisa.
Tom Hopkins
Zen To Done adota alguns dos princpios do GTD e outros sistemas produtivos,
mas com alguns focos diferentes.

1. GTD pede que se adote um monte de novos hbitos, todos de uma vez, e
por isso que tantas pessoas falham. Como eu j falei aqui, mudanas de hbito
requerem muita energia e foco para serem bem sucedidas, e muito melhor se
feitas uma de cada vez. ZTD pede s pessoas que faam os hbitos do GTD um
por vez (ou dois no mximo).

2. ZTD foca-se em simplificar o que voc est fazendo ao essencial, e no

tentar dar conta de tudo. O GTD tem menos foco no que importante, e ao
invs, trata tudo o que surge da mesma forma.

3. Com o GTD, muitas pessoas se focam nas ferramentas e no sistema enquanto

o ZTD foca-se muito mais em fazer. Apresenta uma forma de fazer suas tarefas
que voc foca-se em uma tarefa por vez, eliminando suas distraes, e
entrando na linha, o GTD no fala muito sobre realmente fazer.

4. GTD apenas superficialmente menciona objetivos. intencionalmente uma

abordagem de baixo para cima, e para aqueles que tentam fazer, muito boa.
Mas o ZTD se foca mais em objetivos -- durante suas revises anuais, semanais e

68
numa base diria em suas MIT's. Ento combina a abordagem de baixo para cima
do GTD com a abordagem de cima para baixo de pessoas como Steven Covey.

5. Com o GTD, seu dia bem desestruturado, o que novamente, uma fora,
mas para alguns pode ser difcil e confuso. O ZTD adiciona estrutura ao seu dia
com suas MIT's e com suas rotinas (matinais, noturnas e outras). Muitas pessoas
consideram mais fcil de trabalhar, mas um hbito opcional.

6. Finalmente, o ZTD adiciona o ltimo hbito de encontrar sua paixo.

Enquanto no estritamente um hbito relacionado a tarefas, encontrar sua
paixo extremamente importante ao se fazer algo que ame, ento voc
realmente far acontecer. Acho que este um ponto importante para muitas
pessoas.

Com o Hbito 8 (Simplifique), voc no est anulando o mandamento do GTD

de passar todos os seus pensamentos de sua cabea e coloc-los em suas
listas?

Se voc simplificar antes de escrever em sua ferramenta de captura (como um

caderno de bolso), sim, isso poderia anular o propsito de tirar as coisas de sua
cabea. Entretanto, o ZTD pede-lhe que primeiro escreva, tire de sua cabea, e
ento revise mais tarde. durante o processo de reviso que voc simplifica, e
decide entre realmente precisar fazer a tarefa, e o que quer que realmente
seja importante.

Esse sistema no parece ser muito simples. So 10 hbitos diferentes!

69
Primeiro, muitos sistemas de produtividade possuem muito mais de 10 hbitos.
O GTD tem talvez o dobro deste nmero, por exemplo. Os 7 hbitos de Stephen
Covey possui muito mais, uma vez que implemente o sistema inteiro, quando
colocado em prtica. Por exemplo, para implementar o hbitos Primeiras Coisas
Primeiro, voc realmente precisaria fazer vrios passos, colocando coisas em
quadrantes, priorizar dali, etc. Os outros sistemas apenas no nomeiam os
hbitos to simplesmente como o ZTD faz -- e eles sugerem que os implemente
todos de uma vez, o que uma grande razo para o fracasso.

Segundo,no precisa-se adotar todos os 10 hbitos. Eles so todos bons hbitos

para adotar, mas voc pode escolher apenas 5 deles, por exemplo. Use os
hbitos que iro ajud-lo mais, e que iro funcionar com seu estilo de trabalho.
Todo mundo diferente, e nenhum sistema ir funcionar para cada pessoa. Essa
abordagem permite flexibilidade.

Para uma abordagem mnima, veja o ZTD Minimalista neste livro.

Parece que precisa ter muita disciplina apenas para fazer um hbito por vez.

Eu concordo, pode ser difcil se restringir o suficiente para fazer um hbito por
vez. Mas na verdade muito mais difcil tentar adotar muitos hbitos de uma
vez. Mas, na verdade, muito mais difcil tentar adotar muitos hbitos de uma
vez.

Pense sobre isto desta forma: o que aconteceria se voc tentasse parar de
fumar, ser um corredor, malhar na academia trs vezes por semana, se tornar
vegetariano, acordar s 5 da manh todo dia, parar de procrastinar, tornar-se

70
ordenado e organizado e fazer meditao...tudo na mesma semana? O quo
bem sucedido seria? Voc provavelmente falharia, certo?

A verdade , mudanas de hbito so difceis. uma habilidade que requer

prtica. E pode definitivamente ser feita -- eu fiz, e muitos outros -- mas requer
foco. Voc no pode se focar em 10 coisas ao mesmo tempo. Voc pode focar-se
em poucas coisas de uma vez, mas se voc foca em uma coisa por vez, muito
mais concentrado. Isto o torna mais propenso a ser bem sucedido.

Se voc pensa que muito bom em mudanas de hbito, eu sugiro que tente
adotar de 3 a 4 hbitos primeiro, mas no todos os dez. Talvez tente o ZTD
Minimalista, e ento adicione de 1 a 2 hbitos por vez aps os 4 hbitos que
foram formados primeiro. Faa ento um ms por vez, e gradualmente adicione
mais.

Olhe para isso: maus hbitos no so formados da noite para o dia, e bons
hbitos no so formados dessa forma tambm. Se voc adotar um hbito por
ms, ao fim de um ano, voc ir ser bem produtivo, organizado e uma pessoa
calma! No um compromisso muito bom por um ano?

E se eu no conseguir encontrar minha paixo? Deveria continuar

implementando os outros hbitos?

O dcimo hbito opcional, e voc deveria continuar adotando os outros

hbitos assim que puder (ou aplicar ao seu estilo de trabalho), mesmo se voc
no est em um trabalho que ame. De qualquer forma, a chave para o dcimo
hbito manter seus olhos abertos. Ao menos comece a pesquisa, e sempre

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esteja buscando oportunidades ou idias que poderiam lev-lo a viver uma vida
onde sua paixo o seu trabalho.

Eu realmente tenho que apenas colar em um objetivo por ano? Eu tenho

tantos que quero fazer!

Eu sei como se sente! Mas novamente, focar-se a chave para atingir qualquer
coisa, e voc no pode se focar em 10 objetivos por vez.

Eu sei disso como fato, pois comecei 2007 com uma longa lista de objetivos que
queria alcanar e muito entusiasmo. Cada semana, eu deveria planejar os
passos ativos necessrios a mov-los para frente. No foram alm pelo meu
entusiasmo ter minguado -- e sim por ser muito difcil manter essa energia com
muitos objetivos de uma vez.

Ao invs disso, adotei uma nova abordagem: defina um objetivo por vez. Agora,
voc precisa de todo o ano para atingi-lo? No. Pode focar em um objetivo que
possa ser feito em uma semana, ou um ms, ou 6 meses. Mas foque-se apenas
nele. Quando atingi-lo, ento escolha outro. Desta forma, ao manter este
elevado nvel de foco, voc poder atingir muito em um ano.

No seria ZTD uma violao da marca GTD de David Allen?

Realmente no. Antes de tudo, ainda que eu esteja altamente em dbito com
David Allen e outros sistemas produtivos, Allen no inventou o conceito de
coletar, processar ou revisar. Estes tm sido as ferramentas de gurus da
produtividade por dcadas. Allen apenas os colocou juntos em um belo sistema

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que muito lgico e compreensvel, e faz sentido.

Eu tomei algumas dessas ferramentas que ele usa (e que foram usadas por
dcadas) e combinei-as com outras ferramentas que foram usadas por dcadas.
Conceitos como as Grandes Rochas e MIT's foram usadas por Stephen Covey...e
outros antes dele. Conceitos como simplificao, se tornaram populares nos
anos 70. Conceitos como encontrar sua paixo, tem sculos de idade.

Segundo, "Zen To Done" no uma violao sobre "Getting Things Done". Eles
apenas compartilham um mundo em comum, para comear, e no h forma com
que uma pessoa confunda os dois termos. Tambm, enquanto "ZTD" poderia soar
como "GTD", David Allen no tm direito marca com todas as letras que rimem
com "GTD".

Na verdade, estou em dbito com David Allen, e outros, mas este sistema
minha prpria mescla de ferramentas muito teis, e uma que outros acharam
teis tambm.

Como voc usa o ZTD?

O incio de cada um ser diferente, assim voc precisa encontrar as ferramentas

e a forma que funciona para voc. De qualquer forma, se est interessado, esta
a minha forma:

Caderno Moleskine de bolso, que eu carrego a todo lugar e uso como ferramenta
de captura.

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No caderno eu escrevo minhas trs MIT's para o dia, junto com "tarefas em
massa", no fim da pgina. Escrevo minha lista mestra a fazer, junto com listas
separadas para sadas, telefonemas e encontros, no final do caderno.

Eu uso Google Calendar apenas para compromissos (e atividades dos meus

filhos), Gmail para e-mail, e para escrever Google Documents e Abi Word.

Obrigado a todos!

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Este livro liberado o uso comercial por seu autor original. Leo Babauta, traduzido para o portugus por Ibrahim Cesar que o distribui gratuitamente.

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