MINISTRIO DA EDUCAO

SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DE SERGIPE
Av. Jorge Amado, 1551 Loteamento Garcia, Bairro Jardins - CEP 49025-330 - Aracaju/SE
Fone: (79) 3711-3155 E-mail: reitoria@ifs.edu.br

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
DE BENS PATRIMONIAIS

REITOR
Ailton Ribeiro de Oliveira

PR-REITORIA DE ADMINISTRAO
Srgio Svio Ferreira da Conceio

COORDENAO DE PATRIMNIO - PROAD

Carlos Whendel Kreme

Novembro de 2015
Sumrio

APRESENTAO ................................................................................................................................................ 3
INTRODUO ..................................................................................................................................................... 4
DEFINIES ....................................................................................................................................................... 6
COMPETNCIA DA COORDENAO DE PATRIMNIO: ..................................................................... 10
OPERAES PATRIMONIAIS ................................................................................................................... 13
PROCEDIMENTOS PATRIMONIAIS ........................................................................................................ 15
FLUXOGRAMAS ............................................................................................................................................ 18
COMPETNCIA DO RESPONSVEL (COMPROMISSOS E ENCARGOS PELA GUARDA): ......... 20
TIPOS DE COMISSES RELACIONADAS AO PATRIMNIO ............................................................. 22

2
APRESENTAO

A partir da vigncia da Constituio de 1988, a Administrao Pblica

passou a conviver com normas e leis mais rgidas de controle contbil,
financeiro, oramentrio e patrimonial, exigindo a adaptao e
desenvolvimento, por parte dos rgos e instituies pblicos.

O Governo Federal adotou polticas mais intensivas e rigorosas de

controle, entre as quais se destacam a implantao do Sistema Integrado
de Administrao Financeira SIAFI - e a aumento da fiscalizao
exercida pelos rgos externos, como o Tribunal de Contas da Unio
(TCU) e a Controladoria Geral da Unio (CGU). Esses rgos tm estado
cada vez melhor aparelhados, tanto do ponto de vista administrativo
quanto tecnolgico, e tm atuado de forma mais rigorosa na fiscalizao
do uso e conservao do patrimnio pblico. O que acarreta uma
mudana nos sistemas internos de controle, tornando necessrias
atualizaes que reflitam a nova leitura dos princpios que regem o
patrimnio pblico.

O sistema de controle patrimonial atravs do SIPAC, bem como os

procedimentos e as rotinas operacionais devem incorporar os interesses
da administrao quanto a um controle eficaz, permitindo um melhor
gerenciamento e planejamento do patrimnio pblico. As aes da
Coordenao de Administrao junto da Coordenao de Patrimnio na
Reitoria do IFS objetivam o desenvolvimento conceitual destas
informaes, buscando atender a esses interesses.

Neste manual pretende-se apresentar conceitos, princpios e

procedimentos que devem ser adotados para uma gesto patrimonial
adequada. O conhecimento destas informaes permitir compreender a
importncia do controle patrimonial.

3
INTRODUO

Visando estabelecer uma padronizao dos procedimentos no que diz

respeito a guarda, tombamento, transferncias, baixas e incorporaes,
dentre outras aes pertinentes a rea de Patrimnio que se faz
necessrio o estabelecimento de um instrumento que venha normatizar
todos os procedimentos necessrios para uma boa gesto dos bens
patrimoniais do IFS.

Baseado na INSTRUO NORMATIVA 05/2013/REGULAMENTO DA

GESTO DO PATRIMNIO E ALMOXARIFADO/IFS, temos:

1.1. - Material a designao genrica de equipamentos, componentes,

sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias-primas e outros
itens empregados ou passveis de emprego nas atividades das unidades
gestoras do IFS, independente de qualquer fator, bem como, aquele
oriundo de demolio ou desmontagem, aparas, acondicionamentos,
embalagens e resduos economicamente aproveitveis.

1.2. - Material de consumo todo material que, em razo de seu uso

corrente, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao
limitada a dois anos.

1.2.1. - Em conformidade com o Manual de Contabilidade Aplicada

ao Setor Pblico (editado pela Secretaria do Tesouro Nacional), na sua
Parte I, que trata dos Procedimentos Oramentrios, um material
considerado de consumo quando atende no mnimo a um dos critrios a
seguir:

Critrio da Durabilidade Se em uso normal perde ou tem reduzidas as

suas condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos;

Critrio da Fragilidade Se sua estrutura for quebradia, deformvel ou

danificvel, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua
identidade ou funcionalidade;

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Critrio da Perecibilidade Se est sujeito a modificaes (qumicas ou
fsicas) ou se deteriora ou perde sua caracterstica pelo uso normal;

Critrio da Incorporabilidade Se est destinado incorporao a

outro bem, e no pode ser retirado sem prejuzo das caractersticas fsicas
e funcionais do principal. Podendo ser utilizado para a constituio de
novos bens, melhoria ou adies complementares de bens em utilizao
(sendo classificado na natureza de despesa 4.4.90.30), ou para a
reposio de peas para manuteno do seu uso normal que contenham a
mesma configurao (sendo classificado na natureza de despesa
3.3.90.30);

Critrio da Transformabilidade Se foi adquirido para fim de

transformao.

1.3. Material permanente o que, em razo de seu uso corrente, no

perde a sua identidade fsica e/ou tem uma durabilidade superior a dois
anos.

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DEFINIES

Alienao:

Procedimento de transferncia da posse e propriedade de um bem, por

intermdio de venda, doao ou permuta. NOTA: A alienao de bens
da Administrao Pblica obedece s disposies contidas no artigo 17,
Inciso II da lei Federal 8666/93.

Avaliao:

Procedimento adotado para incorporao de bens de origem

desconhecida.

Baixa Patrimonial:

Procedimento de excluso de bens do Ativo Permanente do Instituto.

Bens de Terceiros Cesso de uso:

a transferncia gratuita da posse de um bem pblico de uma

entidade ou rgo para outro, a fim de que o cessionrio o utilize nas
condies estabelecidas no respectivo termo, por tempo certo ou
indeterminado. ato de colaborao entre reparties pblicas em que
aquela que tem bens desnecessrios aos seus servios cede o uso a
outra que o est precisando (Direito Administrativo Brasileiro - Hely
Lopes Meirelles).

Bens de Terceiros Permisso de Uso:

Ato negocial com ou sem condies, gratuito ou remunerado, por

tempo certo ou indeterminado, sempre modificvel e revogvel;
unilateral, discricionrio e precrio, atravs do qual a Administrao
faculta ao particular a utilizao individual de determinado bem, desde
que, tambm de interesse da coletividade. (Direito Administrativo
Brasileiro - Hely Lopes Meirelles).

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 Bens de Terceiros:

todo material permanente ingressado no Instituto atravs de contrato

de CESSO DE USO/DEPSITO, ou quando o rgo financiador o
detentor da propriedade do bem.

Bens do Ativo Permanente:

Classificado quanto a sua natureza do ponto de vista do

patrimoniamento, valendo-se, para a adequada classificao, da
assessoria de rgos Tcnicos e/ou Unidades interessadas.

Comodato:

todo emprstimo gratuito de bem infungveis (durveis) que devem

ser restitudos no tempo convencionado, ou recebidos por doao.

Convnio:

Acordo entre dois ou mais rgos pblicos,

Depsito:

Local de trnsito de bens permanentes, onde se guarda o bem at sua

destinao final.

Disponibilidade:

Procedimento pelo qual o usurio informa o desuso / inservibilidade do

bem.

Distribuio:

Processo de entrega, recebimento e posse de um bem.

Doao:

Entrega gratuita de direito de propriedade, constituindo-se em

liberalidade do doador.

Etiquetagem:

Identificao fsica do bem atravs da atribuio de nmero patrimonial,

por meio de etiqueta.
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 NOTA: sempre que possvel, deve-se fixar uma etiqueta em lugar visvel
e outra oculta, como medida de segurana, tendo a precauo
necessria para que no seja afetado o funcionamento do bem. Quando
no for possvel a fixao da etiqueta, adotar outros meios para
identificao do bem: como pintura, gravao, etc. Nenhum bem
incorporado ao patrimnio deve ficar sem nmero de identificao.

Levantamento Fsico/Inventrio:

Levantamento e identificao dos bens e locais, visando comprovao

de existncia fsica, integridade das informaes contbeis e
identificao do usurio responsvel.

NOTA: aps a migrao do SIGA para SIPAC (Levantamento Fsico), o

inventrio dever ser efetuado anualmente.

Patrimnio:

Conjunto de bens, direitos e obrigaes suscetveis de apreciaes

econmicas, obtidas atravs de compra, doao ou outra forma de
aquisio, devidamente identificado e registrado.

Mudana de Local:

Procedimento pelo qual se transfere um bem de um Setor para outro,

dentro da mesma Unidade. Ex.: Da PROAD para o DELC.

Mudana de Responsabilidade:

Procedimento pelo qual se transfere a responsabilidade sobre os bens

do setor, na mudana de seu responsvel.

Transferncia Externa:

Procedimento pelo qual se desloca fisicamente um bem de um campus

para outro, sendo necessria a abertura de processo neste
procedimento.

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 Transferncia Interna:

Procedimento pelo qual se desloca fisicamente um bem de uma Unidade

Interna para outra, sendo realizada no SIPAC, pelos prprios setores
envolvidos.

Upgrade:

Atualizao tecnolgica, mas sem a sua transformao fsica.

Usurio Responsvel ou Detentor:

Aquele que detm o bem sob sua guarda (conforme lei 4.320, art. 94).

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COMPETNCIA DA COORDENAO DE
PATRIMNIO:

Incorporao de Bens:

Recebimento da documentao pertinente incorporao dos bens;

Cadastramento dos bens no SIPAC;

Emisso do termo de responsabilidade;

Identificao fsica do bem, com a fixao de etiqueta patrimonial (ou

gravao),

Gerenciamento de Bens:

Transferncia do bem;

Conscientizao do Usurio;

Divulgao de Procedimentos;

Propostas de Melhorias e Atualizao de Procedimentos e do SIPAC;

Recebimento de bens disposio, inservveis ou no, bem como sua

redistribuio;

Baixa do bem;

Realizao de Levantamento Fsico/Inventrio patrimonial.

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BENS MVEIS

Almoxarifado

Receber nota fiscal;

Conferir os bens com a nota fiscal;

Estando correto, receber e armazenar os bens;

Com todas as informaes em mos lanar a nota fiscal no SIPAC.

Patrimnio

Cadastrar a carga patrimonial;

Movimentar a carga para o setor requisitante;

Autorizar a movimentao e imprimir o termo de responsabilidade;

Identificar os bens com o nmero do tombamento correspondente;

Encaminhar os bens e o termo de responsabilidade para o setor

requisitante;

Ao receber o termo de responsabilidade o setor deve proceder

conferncia dos bens o mais rpido possvel e devolver o termo
assinado para o COPAT;

Arquivar o termo assinado e tambm cpia da nota fiscal;

Realizar, mensalmente, a depreciao dos bens mveis do IFS.

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BENS IMVEIS

Alimentar o Sistema de Patrimnio da Unio (SPIUnet);

Fazer a validao dos bens imveis de acordo com as obras e reformas

concludas, em datas pr-agendadas;

Registrar os bens imveis junto ao cartrio;

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OPERAES PATRIMONIAIS

Consistem, principalmente, no registro de entrada, movimentaes e

sada de bens do acervo da instituio.

TOMBAMENTO

o processo de incluso (entrada) de um bem permanente no Sistema de

Controle Patrimonial do Instituto e, em alguns casos, no seu balano
contbil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da Instituio,
apresentar igualmente um aporte de recursos no balano patrimonial.
Por interferir no balano patrimonial, essa operao atribuio exclusiva
do responsvel pelo controle patrimonial da Unidade.

A identificao dos bens permanentes por um nico nmero decorre no

s de determinao legal (IN 205/88 DA SEDAP Item 7.13) como
tambm da prpria natureza de qualquer ao de controle.

MOVIMENTAO

Consiste no registro de emprstimos e manuteno, so as alteraes da

localizao de bens na Instituio quando no h troca pela
responsabilidade por sua guarda.

TRANSFERNCIA

Constitui na mudana da responsabilidade pela guarda e conservao de

um bem permanente e ocorre nas seguintes situaes:

Quando h alterao no responsvel pelo local onde o bem est situado.

Quando o bem transferido de um local de guarda para outro.

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BAIXA

a sada do bem do acervo patrimonial, sempre resultando de processo

apropriado que a justifique e deve ser autorizada pelo Gestor da Unidade
(Reitor ou Diretor do campus).

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PROCEDIMENTOS PATRIMONIAIS

TRANSFERNCIA DE BENS INTERNA (ENTRE SETORES DA

REITORIA)

Para transferncia um bem permanente de um setor para outro, a mesma

dever ser realizada atravs do SIPAC, no Portal Administrativo, no menu
Patrimnio mvel Movimentao de Bens Transferir / Enviar Bens
para Outra Unidade.

TRANSFERNCIA DE BENS EXTERNA (PARA ALGUM SETOR DE

OUTRO CAMPUS)

Na transferncia de um bem permanente entre campus, a mesma dever

ser solicitada/informada atravs do formulrio Solicitao de
Transferncia de Bens disponvel no site do IFS, na pgina da PROAD, ou
por e-mail ou M.E., Coordenao de Patrimnio (COPAT) para que se
proceda transferncia com a devida cincia e autorizao dos gestores
responsveis envolvidos (necessria abertura de processo).

EMPRSTIMO AO SERVIDOR (ACAUTELAMENTO)

Para o emprstimo de um bem permanente para um servidor, o mesmo

dever ser realizado atravs da emisso do Termo de Acautelamento
atravs do SIPAC, no Portal Administrativo, no menu Patrimnio mvel
Acautelamento Abertura de Termo de Acautelamento.

MANUTENO DE BENS

Nos casos de transferncia de bens permanentes para manuteno,

dever ser solicitado/informado a movimentao atravs do formulrio
Autorizao de Sada de Material disponvel na pgina da PROAD para a
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Coordenao de Patrimnio (COPAT) para que a mesma esteja ciente da
devida responsabilizao.

RECOLHIMENTO DE BENS (BENS OCIOSOS)

Sempre que um bem permanente perder a utilidade para um determinado

setor, seja por ter se tornado obsoleto, antieconmico, desgaste, fim da
vida til, ou qualquer outra razo, o responsvel pela carga dever
realizar sua movimentao atravs do SIPAC, disponvel no item
Patrimnio Mvel do Portal Administrativo Movimentao de Bens
Enviar Bem para Recolhimento.

Alm desse procedimento, comunicar, por escrito, COPAT a existncia

de todo mobilirio ou equipamento em desuso, para que a mesma
providencie a retirada fsica do bem. O bem no dever ser encaminhado
COPAT. A COPAT far uma consulta para detectar demandas e
providenciar a transferncia e/ou baixa do referido material.

RECOLHIMENTO DE BENS (BENS DANIFICADOS OU SEM

CONDIES DE USO)

Comunicar a COPAT, atravs de M.E. ou e-mail, para que a mesma

providencie a retirada fsica do bem, a retirada da carga no SIPAC e
encaminhamento ao Depsito. Posteriormente, a COPAT abrir um
processo de baixa e encaminhar CCONT para a regularizao.

SOLICITAO DE BENS OCIOSOS

Caso esteja necessitando de algum bem, pode ser feita uma verificao no
Depsito da COPAT, no intuito de averiguar os bens ociosos armazenados.
Esta consulta deve ser realizada atravs do SIPAC, disponvel no item
Patrimnio Mvel do Portal Administrativo opo Consultar Bens
Unidade Responsvel: Depsito Patrimnio Reitoria.
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BAIXA

O procedimento inicia-se aps levantamento da Coordenao de

Patrimnio em seu depsito, dos bens considerados inservveis para
desfazimento, atravs de M.E. ao Pr-Reitor de Administrao. O Pr-
Reitor solicita e o Reitor emite portaria designando uma Comisso de
Desfazimento, formada por 3 servidores.

A Comisso abre processo administrativo anexando Portaria e relatrio de

bens inservveis e emite parecer classificando-os com ocioso, recupervel,
antieconmico ou irrecupervel, conforme Decreto 99.658 de 1990,
mediante audincia dos setores especializados do IFS, de forma a ter sua
eficcia assegurada. O material classificado como ocioso ou recupervel
poder ser doado a outros rgos ou entidades que dele necessitem.

A Comisso envia processo para o Reitor numerado e rubricado para

anlise, que envia processo para Consultoria Jurdica para emisso de
parecer e devolve processo para que se faam as alteraes caso
necessrio.

O Reitor encaminha o processo para a Coordenao de Patrimnio, que

retira as plaquetas patrimoniais e procede baixa do bem no depsito, no
sistema de patrimnio e envia o processo para arquivamento.

Os bens no podem ser baixados no SIPAC antes da total concluso do

processo, permanecendo sob a responsabilidade do usurio at o
encerramento do mesmo.

DESTRUIO / ROUBO / FURTO / DESAPARECIMENTO DE BENS

Se um bem permanente for destrudo / roubado / furtado ou desaparecer,

por qualquer motivo, alm de providenciar a lavratura do Boletim de
Ocorrncia, o responsvel tambm dever informar imediatamente a
Coordenao de Patrimnio e a Reitoria ou Direo Geral.

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FLUXOGRAMAS
Tipos de Aquisio:
Entrada de bem patrimoniavel
atravs do almoxarifado
INFORMAR AO SETOR DE
PATRIMNIO
(Tipo de aquisio)
Fluxo do Bem:
Recebimento do bem pelo
Almoxarifado
Movimentao:
Tombamento
Atribuies COPAT:
Setor de Patrimnio
AQUISIO Somente aps o tombamento No caso de bem de informtica,
Setor de Almoxarifado/IFS identifica/confirma o
(colagem plaqueta e assinatura aps o recebimento o
Nota Fiscal recebe o bem e identifica para o responsvel, o local de guarda e
do TR) o bem ser entregue ao Responsvel dever solicitar sua
(Adquirido pelo IFS) Patrimnio/IFS o solicitante a descrio do bem para realizar
responsvel. instalao.
o tombamento
Geralmente o bem recebido Setor de Patrimnio O coordenador do Projeto deve
COMODATO diretamente pelo Coordenador identifica/confirma o apresentar o bem para o
Emprstimo. Exemplo: Projetos, do Projeto, este deve responsvel, o local de guarda e emplaquetamento e assinatura
CNPq, etc.... informar/apresentar o bem ao a descrio do bem para realizar do TR referente ao seu
Setor de Patrimnio/IFS o tombamento tombamento
Setor de Patrimnio
DOAO Preencher termo de doao - Retirar no Setor de identifica/confirma o
Transferncia de propriedade de (Formulrio padro da Patrimnio/IFS o formulrio responsvel, o local de guarda e
bens para o IFS Instituio) especfico a descrio do bem para realizar
o tombamento
Setor de Patrimnio
FABRICAO Informar ao Setor de Patrimnio
identifica/confirma o
atravs de relatrio do bem
Quando o bem for fabricado pelo responsvel, o local de guarda e
fabricado e o custo da matria
IFS a descrio do bem para realizar
prima.
o tombamento
A entrada do bem deve ser
TRANSFERNCIA EXTERNA acompanhada da Nota de
Movimentao de Material
Recebimento de bem de outra Permanente-NMMP-
Unidade/IFS Devidamente preenchida e
assinada pelos envolvidos
Assinatura dos termos de
Tombamento Patrimoniamoniamento
responsabilidade
Assinatura dos termos
Patrimoniamoniamento
de responsabilidade
Transferncia de
bem, mudana de
local e/ou
responsvel:
Informar pelo
impresso NMMP
Envio de bem para
Mudana de local
a manuteno:
de guarda de bem:
Informar pelo
Informar pelo
NMMP (Sada e
Impresso
retorno do bem)
Coordenao
de Patrimnio
Bem no
Sada e/ou
encontrado, com
emprstimo de
defeito ou ocioso:
bem: Informar pelo
Informar atravs de
impresso NMMP
relatrio
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Movimentao
Notifica

Responsvel pela
Seo de Compras Almoxarifado
Conferncia

Atesto do responsvel

Cpia da Nota Fiscal Informa sobre o bem

devidamente
atestada.
Setor de Patrimnio Chefia Imediata

Indica a localizao do
bem

1. Lanamento no SIPAC Envio de Nota Fiscal

2. Identificao a Contabilidade para
3. Entrega do bem pagamento

Responsvel pela
guarda

Conferncia/Assinatura do Termo de
Responsabilidade gerado dos bens adquiridos.
Devoluo de 01 via assinada para controle e
arquivo pelo Setor de Patrimnio

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COMPETNCIA DO RESPONSVEL
(COMPROMISSOS E ENCARGOS PELA GUARDA):

Conforme item 09, da IN n 5/2013, regulamentada pela Portaria n

3.016, de 20 de dezembro de 2013, obrigao de todos aos quais
tenha sido confiado material para a guarda ou uso zelar pela sua boa
conservao e diligenciar no sentido da recuperao daquele que se
avariar.

De acordo com o artigo 10 da IN n 5/2013, Todo servidor do IFS

poder ser chamado responsabilidade pelo desaparecimento do
material que lhe for confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano
que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou no
sob sua guarda, assim como toda movimentao de bens (troca de
responsvel, mudana de local, solicitao de recolhimento,
transferncia) dever ser comunicada Coordenao de Patrimnio.

No item 10.1, O servidor tem por dever comunicar imediatamente a

quem de direito qualquer irregularidade ocorrida com o material
entregue aos seus cuidados..

Providenciar a manuteno de bens sob sua responsabilidade.

Quando do seu desligamento da Unidade, a PROGEP atualizar o

sistema e os bens sob sua guarda automaticamente passaro a ser
responsabilidade de seu substituto, o qual dever efetuar a conferncia
dos bens antes de assinar o Termo de Responsabilidade, pois caso
assine passar a ser responsvel por qualquer irregularidade
encontrada.

Providenciar a lavratura do Boletim de ocorrncia quando houver furto

ou extravio de bens sob sua responsabilidade.

Ter relao de bens sob sua guarda (Termo de Responsabilidade).

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 Realizar a conferncia dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade
durante o processo de Inventrio e conferir a localizao e estado de
todos os bens sobre sua responsabilidade, regularizando a situao dos
mesmos junto Coordenao de Patrimnio, para que, caso haja
alguma irregularidade a mesma seja encaminhada atravs do
Inventrio s comisses de conferncia e regularizao.

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TIPOS DE COMISSES RELACIONADAS AO
PATRIMNIO

Sindicncia:

Implantada para apurao de extravios, perdas, danos dos bens

patrimoniais informados geralmente pelos responsveis pela guarda
atravs do Inventrio anual.

Desfazimento:

Implantada para apurao dos pedidos de baixa de bens patrimoniais

informados geralmente pelos responsveis pela guarda atravs do
Inventrio anual.

Incorporao:

Implantada para apurao dos pedidos de tombamento, informao

passada pelos responsveis pela guarda de bens patrimoniais sem o
devido emplaquetamento (plaqueta patrimonial) que identifica junto ao
SIPAC a situao do bem, sua localizao no Sistema, o nome do
responsvel pela guarda, sua aquisio.

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Em caso de dvida, entre em contato com a Coordenao de Patrimnio
do seu campus:

REITORIA
Carlos Whendel - (79) 3711-1440 / copat@ifs.edu.br

ARACAJU
Ailton - (79) 3711-3150 / copat.aracaju@ifs.edu.br

SO CRISTVO
Jader - (79) 3711-3063 / jader.lopes@ifs.edu.br

LAGARTO
Marcos / Elder - (79) 3711-1530 / coalp.lagarto@ifs.edu.br

ESTNCIA
Daniel - (79) 3711-3615 / coalp.estancia@ifs.edu.br

ITABAIANA
Jeferson - (79) 3711-3511 / coalp.itabaiana@ifs.edu.br

GLRIA
Rosane / Valmir - (79) 3711-3703 / direcao.gloria@ifs.edu.br

PROPRI
Revson - (79) 3711-3271 / coalp.propria@ifs.edu.br

TOBIAS BARRETO
Carla Lins - (79) 3711-3286 / coalp.tbarreto@ifs.edu.br

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