COMO CONTROLAR SEU TEMPO

1 - Controle do tempo
1.1 - Introduo

O dia tem 24 horas para todos igualmente e nem sempre essas 24 horas so suficientes para que
se desenvolvam todas as atividades dirias de um homem moderno.

Por este motivo, a maneira como utilizamos ou administramos o tempo de extrema importncia,
pois isso pode nos trazer benefcios na nossa qualidade de vida, nas nossas relaes
interpessoais e na produtividade profissional.

No importa o que se faa o tempo no pra e no podemos recuper-lo uma vez perdido.

Perguntas sobre "Como administrar o tempo?" e "Como torn-lo mais produtivo?" vo ser
necessrias para o desenrolar deste curso.

As respostas se daro aps conhecermos os chamados "desperdiadores de tempo", que so

uma srie de fatores que agem sobre ns, prejudicando a nossa boa administrao do tempo. Por
isso, preciso conhec-los, pois somente assim vamos conseguir atuar sobre eles.

1.2 - Desperdiadores de tempo

Entre vrios fatores, temos a falta de definio de prioridades, o planejamento inadequado, a falta
de disciplina e a desorganizao pessoal, o uso inadequado do telefone, o desrespeito aos
horrios, os problemas de comunicao, a burocracia excessiva, as mudanas de prioridades, a
dificuldade de lidar com vrias coisas ao mesmo tempo, a falta de ambientes adequados para
trabalhos que exijam concentrao, e a dificuldade de tomar decises.

Conhecendo esses desperdiadores de tempo que atuam principalmente no trabalho, na vida

profissional e em casa, vamos conseguir melhorar e at mesmo administrar o tempo.

1.3 - Atividades prioritrias

Primeiramente devemos dar nfase em uma das coisas mais importantes de nossa vida, que so
nossas atividades prioritrias.

Atividades prioritrias so diferentes de atividades importantes e de atividades urgentes.

Vamos conhecer um pouco sobre cada uma delas.

Uma atividade importante aquela que nos traz resultados efetivos e significativos. J, uma
atividade urgente aquela que tm a presso do tempo para sua execuo. E uma atividade
prioritria aquela que em relao s outras, possui um grau maior de significncia,
especialmente em termos de urgncia e importncia. Por isso, interessante comear o dia
definindo e trabalhando as prioridades. O resultado ser uma melhor produtividade e satisfao.

A maioria das pessoas faz um planejamento inadequado do seu dia e assim, acaba no obtendo
os melhores resultados. Por isso, devemos buscar um planejamento de qualidade, j que
"planejar colocar em ordem, na cabea ou por escrito, o que se quer conseguir e como se vai
conseguir, antes de iniciar a ao".

1.4 - O ato de planejar e suas etapas

O ato de planejar se compe de quatro etapas bsicas:

A primeira o planejamento propriamente dito. A segunda fase a de execuo, ou seja, deve-se
colocar em prtica o que foi planejado. A terceira etapa a de acompanhamento do
planejamento, onde necessrio verificar se o realizado est de acordo com o planejado. A
quarta etapa chamada de aes corretivas que so utilizadas quando observado algum desvio
na execuo do planejamento.

Essas aes tem o objetivo de corrigir e fazer com que o realizado se aproxime ao mximo do
planejado.

1.5 - A desorganizao pessoal

A organizao humana fundamental para o desenvolvimento do sistema. A desorganizao

pessoal e a falta de autodisciplina so fatores que contribuem para a falta de tempo no trabalho e
no lar.
Este tipo de desorganizao comea se manifestando no prprio trabalho, ou seja, com mesa e
arquivos desarrumados, papis acumulados desorganizadamente nas mesas e pastas
"amontoadas" nas estantes.

Isso significa uma perda considervel de tempo na localizao de documentos, acarretando,

obviamente, na perda de produtividade pessoal.
A dificuldade na localizao de documentos e informaes, ou at mesmo a perda deles, fazem
com que os compromissos no sejam cumpridos, acarretando uma pssima imagem com as
pessoas ao redor.

Estes papis e documentos acumulados nas mesas podem ser evitados se tomados alguns
cuidados:

1) Toda vez que documentos ou correspondncias chegarem at sua mesa, vai ser necessrio
que voc tome alguma deciso a respeito.
2) A cesta de lixo comporta bem os que no lhe interessarem. importante eliminar tudo o que
for desnecessrio.
3) necessrio que se execute tudo que for de sua competncia imediatamente.
4) Encaminhe de imediato para o setor ou pessoa competente aqueles que forem de interesse
de outros.
5) Todos os dias, quando chegar, arrume sua mesa, no deixando documentos parados.
6) E por ltimo, no seja um agente gerador de papeis: no faa anotaes em papis soltos.
Faa uso de sua prpria agenda.

Para uma melhor organizao e auxilio na lembrana de compromissos, o uso de uma agenda
bem preparada e organizada pode contribuir muito para melhorar a imagem perante as pessoas
que compartilham do seu profissionalismo.

1.6 - Uso inadequado do telefone

Um outro desperdiador de tempo o uso inadequado do telefone, pois muitas vezes fazemos
uso do telefone de forma errada, ou seja, gastando muito tempo em conversas, fazendo ligaes
em excesso ou sem planejamento.

Por isso necessrio planejar suas ligaes, verificando diariamente para quem precisa ligar.
importante tambm que se faa uma lista de tudo o que tem de falar e o detalhamento de cada
assunto. Estar extremamente relaxado e tranquilo faz com que as conversas ao telefone sejam
objetivas e rpidas.

O uso de fax ou e-mail so recursos que evitam interrupes e alm disso, so mais econmicos.
1.7 - Lidar com vrias coisas ao mesmo tempo

Lidar com vrias coisas ao mesmo tempo tambm constitui um desperdiador, pois causa
extremo desgaste, baixando a produtividade e a qualidade do servio.

Para minimizar este tipo de problema necessrio replanejar, delegar, dizer "no" quando
necessrio e procurar melhorar a organizao pessoal.

1.8 - Procrastinao

Procrastinao segundo o dicionrio Aurlio, quer dizer "transferir para outro dia, adiar, delongar,
demorar". E isso que a maioria das pessoas fazem: deixam para depois.

Com isso, as aes ocorrem sempre tarde, gerando estresse pela pendncia que perturba quem
deixa para mais tarde.

Muitas vezes, a procrastinao pode levar a uma crise que poderia ser evitada, tomando a devida
deciso ou praticando a ao que dependa de ns.

1.9 - Abandono de um trabalho inacabado para iniciar outro

Um outro desperdiador de tempo abandonar um trabalho sem terminar para iniciar outro.

A maioria das pessoas, como ns, esto sempre assumindo muitos afazeres, preocupadas em
fazer tudo e, mesmo antes de terminar um trabalho, j esto com outro iniciado, gerando sempre
uma lista de atividades inacabadas.

O primeiro passo para corrigir este problema estar consciente da necessidade de disciplinar-se,
fazendo um planejamento de atendimento a todas as solicitaes, organizando seu local de
trabalho, definindo as atividades prioritrias e finalmente: sempre que iniciar um trabalho, pare
somente quando terminado.

1.10 - Desrespeito aos horrios

Um fator que tambm prejudica o tempo o desrespeito aos horrios, pois algumas pessoas tm
como hbito a falta de valorizao da pontualidade, a falta de planejamento, a indefinio de
prioridades e a incapacidade de dizer "no".

Estes fatores juntos constituem indisciplina e falta de profissionalismo por parte da pessoa que
assim age.

Para cumprir os horrios necessrio fazer um bom planejamento das atividades dirias, ser
disciplinado, ser pontual e rigoroso no cumprimento de prazos.

1.11 - Problemas de comunicao

Os problemas de comunicao so desperdiadores de tempo, pois comunicar , at pela

composio da palavra, tornar comum, entender e se fazer entender.

Por isso, necessrio que a comunicao seja bem feita, pois se houver qualquer problema na
sua emisso, tramitao ou recepo, a situao poder complicar-se.

1.12 - Falta de ambiente adequado para trabalhos especiais

No ter ambiente adequado para trabalhos que exijam concentrao pode principalmente
prejudicar a produtividade e a qualidade dos resultados.

Assim, extremamente importante que se reveja a melhoria do espao fsico de trabalho, como
iluminao, ventilao e at rudos que dificultam a concentrao.

Este curso foi baseado na obra de:

Costa, Flvio Martins da.Socorro, no tenho tempo: dicas para lidar com o dia que tem apenas 24
horas e no 40 ou 50 horas...e para conseguir ser mais produtivo e ter qualidade de vida.../Flvio
Martins da Costa. - Belo Horizonte: Indita, 2001.

AVALIAO DE CONTEDO

1. Existem uma srie de "Desperdiadores de tempo" que prejudicam na administrao do

tempo de cada um de ns.

De acordo com o tpico estudado, a afirmativa acima :

( ) Verdadeira ( ) Falsa

RESPOSTA:

Verdadeiro

A afirmativa verdadeira, pois existem vrios "Desperdiadores de tempo" como a falta de

definio de prioridades, o planejamento inadequado, a falta de disciplina e a desorganizao
pessoal, o uso inadequado do telefone, o desrespeito aos horrios, os problemas de
comunicao, a burocracia excessiva, as mudanas de prioridades, a dificuldade de lidar com
vrias coisas ao mesmo tempo, a falta de ambientes adequados para trabalhos que exijam
concentrao, e a dificuldade de tomar decises.

2. As atividades urgentes devem ser executadas antes das prioritrias.

De acordo com o tpico estudado, a afirmativa acima :

( ) Verdadeira ( ) Falsa

RESPOSTA:

Falso

A afirmativa falsa. Uma atividade importante aquela que nos traz resultados efetivos e
significativos. J, uma atividade urgente aquela que tm a presso do tempo para sua
execuo. E uma atividade prioritria aquela que em relao s outras, possui um grau maior
de significncia, especialmente em termos de urgncia e importncia. Assim, alm de ser
urgente, tambm muito importante.

3. O planejamento ou o ato de planejar so compostos de uma s fase que tem o objetivo de

corrigir e fazer com que o realizado se aproxime ao mximo do planejado.
De acordo com o tpico estudado, a afirmativa acima :

( ) Verdadeira ( ) Falsa

RESPOSTA:

Falso

A afirmativa no verdadeira, j que o ato de planejar se compe de quatro etapas bsicas:

A primeira o planejamento propriamente dito.
A segunda fase a de execuo, ou seja, deve-se colocar em prtica o que foi planejado.
A terceira etapa a de acompanhamento do planejamento, onde necessrio verificar se
o realizado est de acordo com o planejado.
A quarta etapa chamada de aes corretivas que so utilizadas quando observado algum
desvio na execuo do planejamento.

4. A desorganizao pessoal e a falta de autodisciplina so fatores que contribuem para a

falta de tempo no trabalho e no lar.

De acordo com o tpico estudado, a afirmativa acima :

( ) Verdadeira ( ) Falsa

RESPOSTA:

Verdadeiro

A afirmativa verdadeira, pois estes tipos de desorganizao comeam se manifestando no

prprio trabalho, ou seja, com mesa e arquivos desarrumados, papis acumulados
desorganizadamente nas mesas e pastas "amontoadas" nas estantes. Isso significa uma perda
considervel de tempo na localizao de documentos, acarretando, obviamente, na perda de
produtividade pessoal.

5. O uso da agenda constitui papel importante na melhor organizao do sujeito, seja no

trabalho ou at mesmo em casa.

De acordo com o tpico estudado, a afirmativa acima :

( ) Verdadeira ( ) Falsa

RESPOSTA:

Verdadeiro

Para uma melhor organizao e auxilio na lembrana de compromissos, o uso de uma agenda
bem preparada e organizada pode contribuir muito para melhorar a imagem perante as pessoas
que compartilham do seu profissionalismo, seja no trabalho ou at mesmo em casa.

6. Um outro desperdiador de tempo abandonar um trabalho sem terminar para iniciar

outro.
De acordo com o tpico estudado, a afirmativa acima :

( ) Verdadeira ( ) Falsa

RESPOSTA:

Verdadeiro

A afirmativa verdadeira, j que a maioria das pessoas, como ns, esto sempre assumindo
muitos afazeres, preocupadas em fazer tudo e, mesmo antes de terminar um trabalho, j esto
com outro iniciado, gerando sempre uma lista de atividades inacabadas.

7. O ambiente constitui papel de extrema importncia na produtividade e na qualidade dos

resultados.

De acordo com o tpico estudado, a afirmativa acima :

( ) Verdadeira ( ) Falsa

RESPOSTA:

Afirmativa:

Verdadeiro

A afirmativa est correta, j que no ter ambiente adequado para trabalhos que exijam
concentrao pode principalmente prejudicar a produtividade e a qualidade dos resultados.
Assim, extremamente importante que se reveja a melhoria do espao fsico de trabalho, como
iluminao, ventilao e at rudos que dificultam a concentrao.

Curso Finalizado

Com todos esses chamados "Desperdiadores de Tempo" sob controle, voc conseguir
organizar melhor seu precioso tempo. Mas para isso, preciso que voc promova mudanas na
sua rotina e no modo de agir.
Ento, que tal colocar tudo isso em prtica?