Universidade Católica de Moçambique

Faculdade de Ciência e Saúde

Licenciatura em Administração e Gestão Hospitalar

Sabatin José Arnaldo

Base de Dados do Aprovisionamento Para Armazém Geral do Hospital Central da

Beira

Desfaio do Local de Estagio

Beira, 2017
 Sabatin José Arnaldo

Base de Dados do Aprovisionamento Para Armazém Geral do Hospital Central da Beira

Relatório de desafio apresentado ao Hospital

Central da Beira - como requisito parcial do
Estagio, para obtenção do grau de Licenciada
em Administração e Gestão Hospitalar.

Beira, 2017
Sumário
Introdução ......................................................................................................................... 1

Objectivo .......................................................................................................................... 2

Base de dados ................................................................................................................... 3

Excel ................................................................................................................................. 3

Controle de estoque .......................................................................................................... 3

Importância ....................................................................................................................... 3

Vantagem .......................................................................................................................... 3

Base de dados de controlo mensal, semestral e anual de consumo de materiais .............. 4

Manual de uso................................................................................................................... 4

Cuidado e precauções ....................................................................................................... 4

Controlando alterações ..................................................................................................... 5

Funções da Base de Dados ............................................................................................... 6

Sistema de Histórico ..................................................................................................... 6

Contas Pré-definidas ......................................................................................................... 7

Trocar o nome do usuário e a senha ................................................................................. 7

Referencia Bibliográfica ................................................................................................. 10

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Introdução
Nos hospitais a função aprovisionamento é de colocar à disposição dos serviços os
materiais, de que necessitam para a realização dos seus fins. Este objetivo deve ser
realizado em tempo oportuno, nas quantidades e qualidades convenientes e ao menor
custo. Do ponto de vista competitivo é cada vez mais importante assegurar que os
produtos certos, na qualidade e quantidade certa e ao preço certo, estejam no lugar certo,
e no momento certo. É igualmente neste sentido que, a logística é um importante
instrumento de gestão. (Morgado, 2002, p. 34)

Actualmente o uso de meio tecnológicos é indispensável nas organizações, para estar ao

nível actual de padrão de qualidade de serviço exigidos por seus usuários, clientes ou
utentes. E os serviços de aprovisionamento não deixam de lado esta realidade de uso
tecnológico para inovar os seus serviços.

O presente desafio pretende implementar uma base de dados para análise mensal,
semestral e anual de consumo interno de materiais. Base de dados consiste na coleção
organizada de dados que se relacionam de forma a criar algum sentido (Informação)
referente as actividades desenvolvidas, isto é, consiste no registo de dados para gerar
alguma informação.

Com uma análise detalhada e constante dos consumos de cada serviço é possível verificar
onde e como são distribuídos os recursos, como se pode reduzir custos, quais as
necessidades prioritárias, e deste modo obter dados para um eficaz e eficiente controlo e
distribuição de stocks e recursos.

Com este intuito, e na instituição hospitalar onde o estágio foi realizado, no início de
todos os meses é realizada a análise dos consumos do mês anterior. Os consumos dos
materiais são determinados pelo registo de movimentos através do software Excel, a
obtenção destes dados é possível, uma vez que qualquer entrada e saída de material são
registadas, tanto no armazém como nos serviços, para esse efeito, é necessário retirar os
dados dos consumos das fichas de estoque de cada material em ralação a cada
departamento do hospital, posteriormente os dados são tratados e os parâmetros mais
pertinentes analisados. Em que permite um maior e melhor controlo sobre os mesmos.
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Objectivo
Geral

 Criar uma base de dados do armazém geral base de dados para análise mensal,
semestral e anual de consumo interno de materiais.

Especifico

 Diminuir esforço humano na elaboração do controle de consumo mensal.

 Proporcionar maior flexibilidade no controle de consumo de material.
 Tornar fiáveis informações obtidas para ajudar na de decisões eficiente.
 Implementar meios de segurança de dados registados na base de dados.
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Base de dados
São conjunto de arquivos relacionados entre si com registros sobre pessoas, lugares ou
materiais. São coleções organizadas de dados que se relacionam de forma a criar algum
sentido (Informação) e dar mais eficiência durante uma actividade. Seu principal objetivo
é fornecer processamento ágil, apoio ao negócio e subsídios para tomada de decisão, tudo
com base nos objetivos estratégicos da instituição. (Sistemas de Informação Gerenciais,
2011)

Excel
O Excel é um programa informático desenvolvido e distribuído pela Microsoft
Corporation, Trata-se de um software que permite realizar tarefas contabilísticas,
financeiras, controle de estoque, etc. (Sá, 2015),

Controle de estoque
Controle de Estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada
e saída de produtos da empresa. Esse monitoramento deve ser utilizado tanto para
matéria-prima quanto para mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas.

Importância
São de vital importância para empresas e há duas décadas se tornaram a principal peça
dos sistemas de informação. Normalmente existem por vários anos sem alterações em sua
estrutura.

O principal objetivo da planilha é proporcionar uma ferramenta prática e objetiva para

controle de estoque que informa o capital actualizado do mesmo e a necessidade de
produtos.

Vantagem
 Reduz significativamente o esforço humano;
 Promove flexibilidade na actividade;
 Propícia rapidez para obtenção de resultados.
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Base de dados de controlo mensal, semestral e anual de consumo de materiais

Esta base de dado foi elaborada com base em criar método fléxil de actividade no que
tange a controlo de consumo de materiais usando meios tecnológicos.

A função base desta base de dados é facilitar o trabalho e reduzir esforço humano, neste
contexto o usuário somente actividades primarias:

 Lançar os dados na planilha do mês referido.

 Imprimir a planilha do mês referido.
 Verificar e ou analisar os resultados dos dados.
Esta base de dado por programado para fazer cálculo do total de consumo mensal e
cálculos do consumo semestral e anual.

Manual de uso
! Habilitar Macros para uso total desta base se dados!
Clique com o botão esquerdo do mouse em "Habilitar Conteúdo (Texto)" em "base de
dados - Microsoft Excel"

Cuidado e precauções
De princípio esta base de dado foi elaborada para que somente seja lançada os dados e
ele se responsabilizara por todos cálculos e obtenção de resultado. Neste contexto evite
manipular ou alterar outras funções desta base de dados para não danificar ou tornar
inacessível.

 Em princípios gerais recomendamos que use a base de dados somente para lançar
os dados e imprimir as planilhas desejadas.
 Respeite as medidas de atenção que aparece na base de dados.
 Controle muito bem as alterações.
 Evite criar alterações na base de dados, consulte departamento de informática
antes do mesmo.
 Verifique e confirme depois de realizar qualquer alteração.
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 Recomendamos que não use configurações avançadas se não tem noções básica
de informática.
 Em cada três meses recomendamos que se faça manutenção da base de dados
(apagar históricos de actividades) no departamento de estatística.

Controlando alterações
Para qualquer alteração que seja da vontade usuário devera primeiro desproteger a
planilha seguindo o seguinte código: 123

Ilustração:

Clique do usuário com o botão esquerdo do mouse em "Revisão"

Clique do usuário com o botão esquerdo do mouse em "Desproteger planilha...

(Botão)”.
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Insira o código 123 e Clique com o botão esquerdo do mouse em "OK (botão)" em
"Desproteger Planilha"

Funções da Base de Dados

Sistema de Histórico
Esta função consiste criar registo de todas actividades feita na Base de Dados. Criando
desta forma um espaço onde um administrador possa ver actividade desenvolvido.

Esta função localiza-se na planilha Histórico em que somente o administrador do sistema

tem acesso exclusivo.

Ilustração:

NB: o usuário ou administrador pode se necessário apagar os históricos de actividade

quando forem demasiados.
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Contas Pré-definidas
 Usuario: Func.1 Senha: 1234
 Usuario: Func.2 Senha: 123
 Usuario: Func.3 Senha: 12
 Usuario: Func.4 Senha: 1

Trocar o nome do usuário e a senha

Para mecanicismo de segurança optou-se esconder a planilha para trocar a nome do
usuário e a senha, para evitar entrada de pessoas restritas e alterar dados.

Para chegar ao menu do usuário segui os seguintes passos:

1º. Primeiro acesse a Base de Dados com a conta Administrador.

Normalmente ao entrar na Base de Dados será informado quando for a conta
Administrador.
Exemplo:
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2º. Na planilha inicial clique Vamos la>, de seguida entre no menu do usuário clique
Vamos!>

Ilustração 1:

Ilustração 2:
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Ilustração 3:

Ilustração 4:

3º. Pronto! Agora salve a página, tenha cuidado para não esquecer o nome do usuário e a
senha.
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Referencia Bibliográfica
1. Morgado, S. (2002). Aprovisionamento e Gestão de stocks. Ministério do trabalho
e da solidariedade – Instituto do Emprego e Formação Profissional.

2. Sá, S. (2015). Manual de Microsoft Excel. Portugual.

3. Sistemas de Informação Gerenciais. (2011). São Paulo: Pearson Prentice Hall.