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Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário área
administrativa) - Aula 02
8.1 Material de Consumo .........................................................................................................54

9.Protocolo ..............................................................................................................................60
7.1. Setor de Protocolo.............................................................................................................61
10. Avaliação e Destinação de Documentos ..............................................................................66
10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação ..........................................................................66
10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) ..................67
10.3 Código de Classificação .....................................................................................................71
10.4 Transferência e Recolhimento...........................................................................................72
11. QUESTÕES COMENTADAS...................................................................................................72
12. Lista Completa de questões .............................................................................................. 113
12. Gabarito ........................................................................................................................... 133
13. Bibliografia....................................................................................................................... 135
1. Panorama da Aula
Vamos lá!
Nessa aula veremos temas que são muito cobrados. Coloquei muitas questões
para que você veja como o assunto é mais exigido. Veja que é quase impossível
que você estude todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas
chamem de “noções”, muitas vezes cobram temas pesados. Por isso, procure
sempre raciocinar sobre a matéria e não decorar apenas. E também, por essa
razão, incluo alguns termos no Minidicionário. É importante que estude com
atenção.
Bom, a aula é grande? Um pouco...enfim, não adianta chorar 
Não se assuste com o tamanho! Ela está grande porque possui muitos exercícios
e porque eu tentei detalhar muito algumas etapas de resolução de cada um,
para evitar que você tenha muitas dúvidas nessa parte da disciplina. Você vai
perceber que nem vai demorar tanto para estudar todo o conteúdo.
As próximas aulas serão menores que essa aqui. Prometo!
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2.Dica de Coach
Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria.
E mais do que isso: nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a
disciplina A e depois migre para a B. Construa ciclos de estudos que façam com
que haja uma alternância entre elas. Isso fará com que você sinta menos
cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas reais de estudos).
Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na

capa de seu material e releia-o sempre que for começar uma aula nova.
Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia esses termos que você
dificuldade nas aulas anteriores. Você verá que, ao usar os ciclos e sempre
revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles
naturalmente passarão a fazer parte da sua memória de longo prazo. O segredo
é insistir e manter a constância.
Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no

computador, usando rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo.
https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4
https://www.youtube.com/watch?v= yI-t-waIP8
3.Mini-dicionário de Arquivologia (MDA) – continuação.
Antes de avançarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso “MDA”
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

poderão variar em função de cláusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas
já saiba que estudaremos a questão do sigilo). Nem sempre todos poderão ter
acesso aos documentos.
DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua
elemento de prova ou de informação. Também pode ser classificado como
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física
no decurso de sua existência.
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

É tipo um átomo da arquivologia .
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Detalhe importante e cobrado em provas  De acordo com a entidade

produtora, os arquivos são classificados em:
 Públicos
 Privados.
É só lembrar que quem PRODUZ um arquivo, pode ser um “produtor” público ou
privado.
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em

provas).
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada
pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades,
entre outros.
4.1Entidades Mantenedoras
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da

Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas
características individuais, seus arquivos gerados podem ser:
 Públicos (federal, estadual, municipal)

 Institucionais (igrejas, escolas...)
 Comerciais (empresas, firmas)
 Familiares ou pessoais
4.2Abrangência (Extensão de sua atuação)
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e

descentralizados.
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída

nos setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua
documentação corrente.
Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou

jurídico.
Um exemplo é o arquivo setorial.
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos

arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma
organização.
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geral sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova.
Vamos lá:
 Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das

atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.
 Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos,

pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles.
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, você veja que uma
nova lei foi editada. Se você é o responsável por divulgar essa informação,
poderá fazer essa comunicação por meio de um ato de correspondência,
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a
equipe. Outros exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, alvará,
telegrama, edital.
 Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos

visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto.
 Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila.
Então quando o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa,
a grosso modo, ele “assenta” uma multa (auto de infração), ou seja, ele
registra um fato! E esse termo “apostila”? É um termo mais administrativo,
ligado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-
lo oficialmente.
 Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos,

como as certidões, atestados e traslados, por exemplo.
 Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a

Administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo:
tratado, convênio, contrato.
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• Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima)

• Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a
informação (não exigência de motivação)
• Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação
de exceções)
• Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução
(gratuidade da informação)
• Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral
(transparência ativa)
• Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à
informação (transparência passiva)
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada

como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos
de restrição abaixo:
•Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez)

•Secreta: prazo de segredo - 15 anos
• Reservada: prazo de segredo - 5 anos
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser

prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo
de 50 anos)
ATENÇÃO!!!
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser

menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe.
Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo

menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011).
Base legal:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,

observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à
segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,

conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data
de sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
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Ah, Ronaldo! Isso é fácil, já peguei esse bizu na internet! Se tiver uma palavra
CUIDADO !
é Espécie e se forem duas, Tipo, certo? NÃO!!!
Cuidado com isso! Você vai logo abaixo que existe uma Classificação dos
Documentos quanto à Espécie (continuação do que começamos a ver). Pois bem
existem os atos de assentamento (registro de fatos). E um dos exemplos de ato
de assentamento é o auto de infração. Se você fosse usar esse “bizu furado”
na prova, iria errar. Auto de infração, apesar de ter duas palavras é exemplo de
Espécie e não de Tipo!
Sabendo que o “bizu” é marmelada e para que você realmente entenda essa
questão do tipo documental e da espécie, vamos ao golpe de misericórdia:
O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer

igual ao Bart Simpson?
Se você não entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas
só depois de terminar de estudar, ok? 
Vamos aplicar a lição do Bart em alguns exemplos para que fique bem
consolidado:
Ata de abertura:
Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental
Termo de posse:
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Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental
Edital de abertura:
Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental
E olha como o “bizu” não funciona: ofício recebido é uma espécie documental
e possui duas palavras! Cadê a função para que possamos chamar de tipo? Não
está aí, correto? Então não é Tipo documental porque tipo é espécie + função.
Certinho? Vamos seguindo!
4.5 Classificação dos

Documentos Públicos -
Schellenberg
Antes de avançarmos,é importante anotar que, de acordo com Schellenberg,

os documentos públicos podem ser classificados em três tipos:
 Funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na

instituição.
 Organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição.
Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado

campo do conhecimento.
QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de

documento ou processo a outro processo. Aquela se dá em
caráter definitivo e esta, em caráter temporário.
Comentários:
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em
prova!
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação,
caráter temporário. Agora sim, os conceitos para fixação:
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QUESTÕES DE FIXAÇÃO
Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do

gerenciamento e arquivamento de documentos
pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.
Comentários:
Sim, isso mesmo. Mas a questão não trouxe todas as classificações,

Ronaldo? E precisa? Não. Precisaria se ela restringisse isso no
enunciado. Não foi o caso. É legal você tentar identificar onde se
encaixam esses exemplos. Estamos vendo exemplos da classificação
de documentos quanto ao Gênero.
Faltaram ainda o cartográfico, micrográfico e informático.
Gabarito: Certa
Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e

informáticos são exemplos de classificação de documentos
quanto ao gênero.
Comentários:
Quer uma dica? Note que a maior parte dos documentos classificados
quanto ao Gênero possuem a letra “G”, da mesma forma que a
palavra “Gênero”.
Veja:
CartoGráfico
IconoGráfico
MicroGráfico
FilmoGráfico
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Sobram esses três para você decorar:
Informático – não tem “G”, mas a sonoridade é parecida.

Escrito (textual)
Sonoro
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
Dado o item abaixo que se referem à classificação dos

documentos, classifique como certo ou errado.
Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser

sonoros, iconográficos, informáticos, escritos, cartográficos,
filmográficos e micrográficos.
Comentários:
Na verdade, quase tudo está certo, mas essa classificação dos

documentos é quanto ao Gênero e não quanto à Natureza do
Assunto. Quanto à natureza do assunto teríamos os documentos
ostensivos ou sigilosos.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
As jaquetas são exemplo de gênero documental

micrográfico.
Comentários:
Lembra que eu falei que é importante saber alguns dos exemplos?

Pois bem, esse é um estudo importante. Entender os exemplos de
cada uma das classificações. Na verdade, não é entender. Nesse
caso, é DECORAR!
Gabarito: Certa
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Os documentos apresentados em suportes sintéticos, em

papel emulsionado ou não, contendo fotografias,
diapositivos, desenhos e gravuras denominam-se:
a) cartográficos.
b) iconográficos.
c) micrográficos.
d) informáticos.
e) filmográficos.
Comentários:
Bom, primeira etapa é conseguir identificar características que

aparecem muito em provas quando se ouve o termo iconográfico.
1) associe à Gênero
2) suporte sintético
3) Papel emulsionado (usado, por exemplo para fotografia) ou não
emulsionado, ou seja, qualquer papel, como por exemplo uma folha
A4.
4) deve conter desenhos ou gravuras. O desenho que minha filha faz
para brincar e que nós guardamos em nosso arquivo pessoal, é um
documento classificado quanto ao gênero iconográfico.
Gabarito: Certa
Os documentos são classificados segundo o gênero.
Diz-se de um documento filmográfico:
a) documento em formato e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) documento em suporte fílmico resultante da microrreprodução

de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
c) documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou

não, contendo imagens estáticas.
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d) documento em película cinematográfica e fitas magnéticas de

imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitola e
dimensões variáveis, contendo imagem em movimento.
e) documento produzido, tratado ou armazenado em computador.
Comentários:
Todas as alternativas trazem exemplos corretos, mas pecam na

classificação documental.
a) Cartográfico - documento em formato e dimensões variáveis,

contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) Micrográfico - documento em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas.
c) Iconográfico - documentos em suporte sintético, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
d) Filmográfico – cuidado com essa parte que fala sobre “conjugados
ou não a trilhas sonoras”. Isso quer dizer que pode ser um filme com ou
sem som? Os antigos filmes mudos de Charles Chaplin são documentos
filmográficos. Esse é nosso gabarito
e) Informático - documento produzido, tratado ou armazenado em
computador.
Gabarito: D
Documentos filmográficos, pareceres e planos de ação são,

respectivamente, exemplos de:
a) espécie documental, gênero documental e tipologia

documental;
b) gênero documental, espécie documental e tipologia

documental;
c) tipologia documental, gênero documental e espécie documental;
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d) gênero documental, tipologia documental e espécie

documental;
e) tipologia documental, espécie documental e gênero documental.
Comentários:
Essa é uma questão mais abrangente e mais “chatinha”. Você precisa

ter fixado bem a diferença entre espécie e tipo (tipologia) e conseguir
entender bem como é a Classificação dos documentos
(Gênero/Espécie/Natureza)
Vamos simular a prova? Vamos resolver da mesma forma como

você terá que fazer no “dia da verdade”:
Documentos filmográficos – Notou o “G”, já pode começar a

desconfiar de que estamos falando de uma classificação dos
documentos quanto ao gênero.
Daí já eliminamos as opções A, C, E. Sobram apenas 2! B ou D.
Pareceres – é necessário lembrar que um parecer é classificado como

um ato enunciativo/opinativo e serve para esclarecer algo. Além
disso, está na classificação dos documentos quanto à espécie.
Já daria para marcar o gabarito!
Planos de ação – Ronaldo, seu *%#@, não vi esse exemplo na aula!!

Sim, foi intencional! Você vai se deparar com situação similar na
prova. Seja em arquivologia ou em outra disciplina. Bom, esquece o
“macete” de duas palavras que rola pela internet. Note que Plano,
pode ser: plano de ação, plano de investimento, plano de
intenções...enfim. Você pode perceber que o Plano de Ação é um
detalhamento de um Plano. E se é um detalhamento, é chamado de
Tipo ou Tipologia. E o “Plano”, mais genérico, é a espécie.
Lembre-se do Bart escrevendo no quadro: Tipo documental: união
da espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento (...) não, não pare de ler!
Vamos mais uma vez: Tipo documental: união da espécie com a
função do documento! Pronto, está liberado(a)!
Gabarito: B
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Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do

suporte que a contém.
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova
fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento
histórico.
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a

samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc.
Vamos direto à doutrina, para não ter chance de erro. Vejamos as definições de
Marilena Paes.
Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria

das 3 idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai
tentar puxar seu tapete se você não ficar atento.
Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua
realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em
função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração
da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias
desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou
extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e
informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor
consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve
ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de
recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser
arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase) :
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração
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de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à

recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade

analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
 Quais documentos serão arquivados permanentemente

 Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova
e de informação para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de documentos

de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com
os valores que lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela
de Temporalidade (a ser estudada).
MDA (Mini-dicionário)  Destinação é a decisão, com base na avaliação,

quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou eliminação.
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos,

busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases
com facilidade
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida.
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Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se

segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos

na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase
ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de destinação.
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz .
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A
questão só acertou na “Destinação”.
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta.
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula,
vou pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela.
É assim que se memoriza ;).
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação
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Gabarito: Errado
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o

próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da

aplicação do programa de gestão de documentos.
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de

documentos, que depende de muita sensibilidade do arquivista, ele
decida errado. É nessa fase que ele definirá se o documento deve se
manter “vivo” ou não. Vai que ele imagina que algo de elevado valor
científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela
fosse eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
Gabarito: Errada
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e

sistemático da produção, recepção, manutenção, uso e
eliminação de documentos, incluindo os processos de
captação e manutenção de provas e informações sobre as
atividades de negócios e transações em forma de
documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO
15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das
organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
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Comentários:
Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD –
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja:
“o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos,
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e informações sobre
as atividades de negócios e transações em forma de documentos”
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização
Internacional de Normatização. Quem já trabalho em indústrias certamente já
ouviu falar do termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão
é mais focada em provas para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era
possível acertar a questão sem ser um arquivista ;).
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Gabarito: B
Veremos alguns dos principais métodos de arquivamento. E veja como o DBTA
(o Dicionário) os define:
6. Métodos de Arquivamento
É a sequência de operações que determina a disposição dos documentos

de um arquivo.
Há dois grandes sistemas:
 Sistema de Arquivamento Direto
 Sistema de Arquivamento Indireto
Vamos voltar à doutrina de Paes para não haver chance de erro na prova!
Sistema Direto: a busca do documento é feita diretamente no local onde
está guardado.
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
um índice ou código.
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Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do

prenome.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

hífen não se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem

a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
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Waldemar Santa Rita

Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar

Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de

sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são
considerados!! (ver também a regra 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’ Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
32
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética!
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando

servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria
necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a
Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no arquivamento!
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
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7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o

nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,
exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11
para entender melhor ;)
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Muller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O
mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo:
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Giulio di Capri
Esteban De Penedo
John Mac Adam
Gordon O`Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Mac Adam, John
O`Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que corresponde ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge
à regra a qual estamos acostumados)
Exemplo:
Arquivam-se:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados
como se apresentam, ou seja, da mesma forma. É o mais fácil ;)
Exemplo:
Chun Li
Al Ben-Hur
Ryu Akuma
Edomondo Honda
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Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Chun Li
Edomondo Honda
Ryu Akuma
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação,
que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Estratégia Concursos
Trump Towers
The Library of Congress
A Colegial
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Estratégia Concursos
Library of Congress (The)
Trump Towers
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e

assemelhados  os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
36
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
6.2 Método Geográfico
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E,

relembrando, é considerado direto porque a busca é feita diretamente ao
documento. Esse método é o mais usado quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
 Nome do estado, cidade e correspondente

 Nome da cidade, estado e correspondente
1)Nome do estado, cidade e correspondente – quando o arquivo é

organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar,
por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada
por Nome do estado, cidade e correspondente.
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:

(1) Rio de Janeiro (capital)
(2) Campos
(3) Nova Iguaçu
(4) Petrópolis
(5) Teresópolis
(6) Xerém
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em
ordem alfabética? Não, então olhe de novo.
37
2)Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é

organizado por cidade e não o estado, seremos “tradicionais”, ou seja, usar a
ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais.
Ex. Organização de pasta por cidades:

(1) Campos (Rio de Janeiro)
(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro)
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro)
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro)
(6) Xerém (Rio de Janeiro)
Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição, pois
foi considerada, apenas, a ordem alfabética na ordenação por cidades.
Nesse exemplo, é fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados,
pois há cidades com nomes idênticos, mas em estados diferentes.
Curiosidade: Segundo o IBGE, há 504 cidades com nomes repetidos no Brasil.
Olha aí outro exemplo:
esse é o nome de cidade
que mais se repete.
Isso aí é só para você não
esquecer que deve sempre
haver, nas pastas com
com o nome dos estados,
depois dos nomes das
cidades.
Imagina fazer a utilização
do método geográfico para
a cidade de Bom Jesus
sem dizer a que estado se
refere. Fracasso total. Vai
ter que “rodar” cinco
estados para tentar encontrar a cidade correta.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal)
38
Imagine uma instituição com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organização

dos documentos por esse método.
Pagamento de bônus
Desligamento de pessoal
Investimentos em treinamento
Anúncios
Pagamento de impostos
Manutenção Predial
Investimento em Ações
Conserto de elevadores
Propaganda
Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa

está usando o método Ideográfico (ou por assunto).
Vamos para a próxima etapa: o método Ideográfico Alfabético Dicionário
(olhe no esquema). Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário,
por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a
ordem alfabética. Perceba!
Anúncios
Conserto de Elevadores
Desligamento de pessoal
Investimento em Ações
Investimentos em treinamento
Manutenção Predial
Pagamento de bônus
Pagamento de impostos
Propaganda
Vamos para mais um modelo: o método Ideográfico Alfabético
Enciclopédico (olhe no esquema). Nesse formato, a classificação será feita por
grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos serão organizados
alfabeticamente.
44
Depois que você aprende o anterior, esse, o Duplex, é fácil. Basta numerar,
como demonstro abaixo:
1-FINANCEIRO
1-1 Investimento em Ações
1-2 Pagamento de impostos
2 - MANUTENÇÃO
2-1 Conserto de elevadores
2-2 Manutenção Predial
3- MARKETING
3-1 Anúncios
3-2 Propaganda
4 - RECURSOS HUMANOS
4-1Desligamento de pessoal
4-2 Investimentos em treinamento
4-3 Pagamento de bônus
Obs. Repare que o Método Duplex, usa “traços de união, ou seja, um hífen
para separar os números. Outra característica relevante é que ele possui
classes ILIMITADAS.
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse
é bem diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua
definição. Foi um método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto
em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos,
subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas divisões, a expansão das classes é
finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente aumentado.
Vejamos a definição do DBTA:
Metodo de ordenacao que tem por èxo um plano prev̀o de
distribuicao dos documentos em dez grandes classes, cada uma
podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por
diante
46
Obs. Repare que o Método DECIMAL, usa pontos (“.”) para separar os
números.
1.1/ 1.2/1.3...
Outra característica relevante é que ele possui classes LIMITADAS, mas
usa a base decimal (base dez)
6.5 Unitermo
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento.

Também é conhecida como método unitermo.
6.6 Métodos Padronizados
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não
são específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber
que existem e suas características básicas. Não invista muito tempo em seu
estudo, pois o custo benefício, atualmente, é muito baixo.
6.6.1 Variadex
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
cores diferentes.
6.6.2 Automático
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um
detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar
acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos
brasileiros.
47
6.6.3 Soundex
Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não
é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser
diferente, o que vale é o som. Não é utilizado nos arquivos brasileiros.
Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).
6.6.4 Mnemônico
Método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-se a

combinação de letras. As letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do
método era facilitar a localização dos arquivos, por, em tese, auxiliar na
memorização por parte do arquivista.
Utilize as regras de alfabetação e o método de classificação

alfabético para ordenar os nomes a seguir.
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o primeiro

nome.
• Abelardo Carrara
• Adalberto Cabral
• Abílio Castilho
• Aníbal Almada de Castro
• Adriano de Oliveira Câmara
a) Abelardo Carrara
b) Abílio Castilho
c) Aníbal Almada de Castro
d) Adriano de Oliveira Câmara
48
e) Adalberto Cabral
Comentários:
Questão bem direta sobre alfabetação. Segue a regra geral, sem exceções. Basta
ver qual dos sobrenomes está em primeira posição na ordem alfabética. Lembre-
se de eliminar as preposições, como ocorre no nome Aníbal Almada de Castro
ou Adriano de Oliveira Câmara.
Bom, dentre todos esses, o Cabral, Adalberto é a resposta certa, pois a letra
“b” vem antes das demais (Carrara, Castilho, Castro, Câmara)
Gabarito: E
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de

arquivo, julgue o item subsecutivo.
O método de sistema direto facilita a operação de

arquivamento dos documentos.
Comentários:
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre

diretamente no local onde ele está guardado. Vai direto à fonte.
Veja ainda os outros sistemas, para revisar:

Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e
números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Gabarito: Certa
No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição,

há pastas correspondentes aos seguintes funcionários:
a. João Manuel de Souza

b. Luiz Alberto de Sousa
49
c. Maria Regina da Silva

d. José Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Sérgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva
Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta
será
a) f, g, d, c, e, b, a.
b) f, c, b, d, a, c, g.
c) b, d, a, c, f, e, g.
d) g, e, f, c, a, d, b.
e) g, b, a, d, c, e, f.
Vamos começar a ordenar:
a. João Manuel de Souza  Souza, João Manuel de
b. Luiz Alberto de Sousa  Sousa, Luiz Alberto de
c. Maria Regina da Silva  Silva, Maria Regina da
d. José Dias Silva  Silva, José Dias
e. Doroti Silveira  Silveira, Doroti
f. Sérgio Sampaio  Sampaio, Sérgio
g. Carlos Souza Silva  Silva, Carlos Souza
Agora vamos colocar na ordem correta:
1- f) Sampaio, Sérgio
2- g) Silva, Carlos Souza
3- d) Silva, José Dias
4- c) Silva, Maria Regina da
5- e) Silveira, Doroti
6- b) Sousa, Luiz Alberto de
7- a) Souza, João manuel de
Observe que como há 3 “Silva”, classificamos o nome seguinte.

A ordem final é: f, g, d, c, e, b, a
Gabarito: A
50
Em um departamento de uma empresa são recebidos,

diariamente, muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos

deve, de forma inequívoca, optar pelo método de
arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
Comentários:
O método geográfico traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como
desvantagem, traz a exigência de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de vários locais do Brasil,
certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico.
Gabarito: D
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se

seguem.
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na

combinação de letras e números, pertence ao sistema
indireto.
Comentários:
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é

considerado Semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado.
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar

Gabarito: Errada
51
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de

arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
Comentários:
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma
delas é o Ideográfico  Numérico, que se subdivide em Numérico 
Decimal, Duplex ou Unitermo.
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes
de documentos, o método Decimal é limitado.
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar:
1-FINANCEIRO
2 - MANUTENÇÃO
Gabarito: Certa
7. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Operações de Arquivamento
Vamos relembrar que a principal função dos arquivos é disponibilizar as

informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação
de direitos e obrigações. Mas isso só é possível se esses documentos estiverem
corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e com fácil acesso.
Guardar (arquivar) é importante? Certamente! Mas de que adianta guardar
aquelas suas fotos históricas do carnaval de 2009, se você não consegue achá-
las quando precisa? Ah, acho que não foi um bom exemplo... você deve ter
vontade de eliminar essas fotos...rs. Mas o importante é que o acesso aos
documentos seja fácil, permitindo a recuperação das informações na hora em
que elas forem necessárias.
52
Porém, antes de guardar os documentos, ou seja, arquivar em pastas, dossiês

ou móveis, o arquivista deve seguir uma sequência de etapas, de acordo com
as operações descritas abaixo
 INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se ele

realmente se destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação
atribuída será alterada ou mantida. Nem sempre os documentos são
encaminhados ao arquivo para serem arquivados. Pode acontecer de
serem enviados ao Arquivo para serem anexados ou apensados a outros
ou, simplesmente, de fornecerem uma informação
 ESTUDO: É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada3

que deverá ser atribuída a ele, assim como verificar a existência de
antecedentes e a necessidade de referências cruzadas.
 CLASSIFICAÇÃO: Depois que o estudo do documento é concluído, o
arquivista passa para essa etapa. Nela ocorre a determinação da entrada
e das referências cruzadas que serão atribuídas a ela. A classificação é
responsável pela interpretação dos documentos. Logo, não é qualquer um
que pode fazer isso. O profissional precisa conhecer bem o funcionamento
e estrutura da instituição. Como reforça Paes, o todos os documentos de,
para, ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento, devem estar
classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, formando uma
unidade de arquivamento, ou seja, um dossiê. A classificação é uma
atividade intelectual (grave isso)
 CODIFICAÇÃO: Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento
e localização. Funciona assim: o arquivista apõe, ou seja, inclui, nos
documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento
adotado, usando: letras, números, letras e números e cores.
 ORDENAÇÃO: é a disposição dos documentos de acordo com a
classificação e a codificação recebidas. Na ordenação os documentos
podem ser organizados em escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto
as fichas devem ser separadas por guias. A ordenação serve para agilizar
o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso,
estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos
os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os
3
Ponto de entrada de uma unidade de descrição em um índice.
53
previamente para o arquivamento. OU seja, a organização traz duas

grandes vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A
ordenação é uma atividade intelectual (grave isso)
 GUARDA DE DOCUMENTOS: É o arquivamento! É a guarda do
documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo
com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um
documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem
possibilidades de recuperação caso venha a ser requisitado no futuro. O
arquivamento é uma operação física, ou seja, não é uma atividade
intelectual. É só pensar que é uma atividade mais “braçal”.
8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas
O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e

documentos estão dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos
de arquivamento: horizontal e vertical.
No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros,
permitindo uma consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover
outras fichas ou documentos.
No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros

e arquivados em caias, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é
muito usado para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos
permanentes.
8.1 Material de Consumo
Material de consumo é o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as

fichas, guias, pastas, tiras de inserção e outros. Vamos aprender algumas
definições, extraídas da maior referência na disciplina, Marilena Leite Paes.
54
7.1. Setor de Protocolo
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos.

Todo órgão público possui uma área que seja a responsável pelo registro e
distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que
são recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por
sua tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será
conhecido como o setor de Protocolos.
Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1,

sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que
precisamos de rápido acesso aos documentos e eles precisam estar próximos.
Então... a atividade de protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente
dos arquivos.
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo:
 Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão)

 Separar a correspondência oficial da particular.
 Distribuir a correspondência particular.
 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter
sigiloso.
 Abrir a correspondência ostensiva
 Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do
recebimento, ao menos.
 Elaboração de resumo do assunto
 Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário.
Obs. Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir
as cartas particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve
fazer essa distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o
Superintendente do INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa
ficar registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;).
Como se alguém ainda enviasse cartinhas de amor, não é verdade? Voltemos ao
que interessa!
61
a “capa verde”. Significa que ele sofreu uma “autuação” um expediente normal,
regular, virou um processo.
 Classificação
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito
para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de
classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só
abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. Não faria sentido.
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou

semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência.
 Expedição/Distribuição
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
Distribuição – quando é INTERNA.
Expedição – quando é EXTERNA
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
“distribuição” possui um monte de “I” (3 no total). Gostou do bizu? 
 Controle da
Tramitação/Movimentação
Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de

Arquivologia):
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado
de movimentação ou trâmite.
63
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade

do Protocolo, seja por sistema manual ou de informático. O objetivo é “rastrear”,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. Há concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como está o andamento dos pedidos de autorização
para certames federais no MPOG (Ministério do Planejamento), responsável pelo
“cofre” no mundo dos concursos.
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se

seguem.
As atividades de recebimento, classificação, registro,

distribuição e tramitação são de responsabilidade do
arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é responsável por

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errada
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à

gestão de documentos, julgue o seguinte item.
A distribuição da correspondência de cunho particular é

atribuição do protocolo.
Comentários:
É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos
servidores. Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo, mas a
atividade de Registro de cartas particulares não é!
Gabarito: Certa
64
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do

arquivo corrente.
Comentários:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,

Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo

corrente. Mas Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou! Tudo bem
Veja que não há nenhuma afirmação enfática como “exclusivamente”,
“somente” ou “apenas”.
Gabarito: Certa
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas
do órgão.
Comentários:
Esse “exclusivamente” já deve ligar seu alerta. Fique atento.
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou recepção
até o cumprimento de sua função administrativa. Também é chamado de
movimentação ou trâmite.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes um
documento precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um pedido para
autorização do concurso do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por
exemplo. E para isso, é necessário usar mais uma atividade do Protocolo, a
Expedição/Distribuição. Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Não
esqueça da diferença que as bancas adoram.
65
Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Gabarito: Errada
10. Avaliação e Destinação de Documentos
Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros, valor

permanente (esses não podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997):
Há documentos que frequentemente são usados como referência, há

outros aos quais se faz referência com menos frequência ou quase
não são usados e ainda existem aqueles que, após a conclusão do
assunto, não sofrem nenhum uso ou referência.
E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e frequência é
que deve haver um cuidado estudo da avaliação, seleção e eliminação de
documentos.
10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação
Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação) consiste

no estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, não faz sentido
que uma organização mantenha todos os documentos que produz para “toda a
eternidade”, concorda? Alguns deverão ir para o lixo, por exemplo.
O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades que ele

pode trazer e também pelo tempo de duração (vigência) dessas finalidades. Em
relação ao valor, os documentos podem ser:
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais

para a instituição.
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações

que contêm.
Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento.
A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas
rígidas. Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há que se observar
os valores que são atribuídos aos documentos, em função de seu conteúdo e as
66
informações que ele carrega. Nunca serão importantes para essa tomada de
decisão, a apresentação física ou a espécie documental a que ele pertença.
10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação)
Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas

comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e
local de guarda dos documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora,
começando pela Tabela de Temporalidade.
Tabela de Temporalidade
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística):
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda,
tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de
documentos.
Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos
arquivos correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critérios para microfilmagem e eliminação.
A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos
documentos para se evitar a eliminação ou classificação indevida.
Mas quem elabora a tabela de temporalidade, Ronaldo? Quem elabora é a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, mais conhecida como
CPAD. Cada órgão e entidade deve possuir uma. Olha o que diz o Decreto nº
4.073/2002:
Art. 18 Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal
será constituída comissão permanente de avaliação de documentos,
que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de
análise, avaliação e seleção da documentação produzida e
acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação
dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor
Ainda sobre as CPAD’s:
67
 As instituições só poderão eliminar documentos caso exista uma CPAD

porque é ela quem autoriza a eliminação, além da autoridade arquivística
competente;
 É uma comissão multidisciplinar, ou seja, é constituída de representantes
de várias áreas, dependendo da instituição e de suas atividades;
 Também é responsável pela confecção do Plano de Classificação;
 Deve ter conhecimento profundo sobre as atividades desenvolvidas na
instituição e sua estrutura.
Voltando à Tabela de Temporalidade de Documentos...

É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à
informação a quem necessitar dela. De acordo com o CONARQ4:
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de
suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um
campo para observações necessárias a sua compreensão e aplicação.
Vejamos o exemplo de parte da Tabela de Temporalidade de Documentos do
Conarq, elaborada para a área meio da administração pública:
4
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf
68
Figura 8: Tabela de Temporalidade de Documentos - Área Meio - Conarq
Como você pode observar, a tabela atribui prazos nas fases corrente e
intermediária (2ª e 3ª coluna), além de estabelecer a sua destinação final (4ª
coluna). É importante que você perceba a existência do campo “Observações”.
Nesse campo serão disponibilizadas informações adicionais do que fazer com
esses documentos.
Ah, outra coisa muito importante: existem dois tipos de tabelas de
temporalidade. Tabelas elaboradas para as atividades de área-meio e tabelas
elaboradas para as atividades de área-fim. A de área-meio pode ser utilizada
por várias instituições, como é o caso da do Conarq que apresentei. Já a tabela
de área-fim deve ser elaborada de acordo com as atividades finalísticas da
instituição, ou seja, cada um com a sua. Mas se as instituições compartilharem
atividades, como é o caso da Institutos Federais de Ensino, a tabela da área-fim
também pode ser compartilhada. Dá uma “googlada” e observe a tabela fim das
IFE’s.
Bacana, não é? Pois é! Se você tiver a oportunidade, procure outras tabelas de
temporalidade das instituições. Ajuda a gravar quando temos a oportunidade de
observar e comparar vários exemplos.

69
Lista de Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de

Eliminação
Lista de Eliminação: é uma relação específica de documentos a serem eliminados

em uma única operação e que necessita ser autorizada pela autoridade
competente. Estou ouvindo você falar daí: “Tá ok, Ronado, isso eu entendi. Mas
fala mais sobre essa tal Lista de Eliminação?” Seu desejo é uma ordem!
Bom, e quem aprova essa tal Lista de Eliminação? A CPAD, as autoridades dos
órgãos e entidades a quem compete aprovar. E quem autoriza a eliminação? A
instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência.
Repare que essa lista é feita antes da eliminação acontecer, assim como o Edital
de Eliminação mas o Termo de Eliminação é feito depois que os documentos já
foram eliminados. Vamos conhece-los?
Edital de ciência de eliminação: quando a Lista de Eliminação recebe autorização

para eliminar os documentos, um edital é elaborado e publicado, em periódico
oficial. Esse procedimento serve para dar ciência aos interessados de que tais e
tais documentos serão eliminados. Vai que alguém tem interesse neles!
Imagina! Dá tempo de salvar!
Bom, a Lista de Eliminação foi feita e autorizada, o Edital de ciência de

eliminação foi publicado e ninguém se interessou pelos documentos. Acabou?
Não! Ainda resta o Termo de Eliminação de Documentos. Olha só:
Termo de Eliminação de Documentos: serve para registrar as informações

relativas ao ato de eliminação. É como se fosse um “fechamento do
procedimento” para dizer que os documentos foram eliminados.
Os documentos podem ser eliminados

quando:
 os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido

impressos em sua totalidade
 os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas.
 São apenas formais, como convites;
 Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a
administração.
70
A eiminacão, segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser racional. Os processos

mais indicados são: a fragmentação (manual ou mecânica), a pulverização, a
desmagnetização e a reformatação.Paes informa que incineração não deve ser
mais utilizada, por não permitir a reciclagem dos papéis e por causa da poluição
gerada.
A Resolução nº 40 de 2014 do Conarq, em seu artigo 5º, § 2° diz que “A escolha
do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá
observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente
e da sustentabilidade.”
10.3 Código de Classificação
De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos

de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer
documentos produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades e funções.
Veja como a banca CESPE define esse tema:
A atividade arquivística de classificação atribui ao documento um

código representativo do seu conteúdo informativo.
A classificação por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo

tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relativas à:
 Avaliação
 Seleção
 Eliminação
 Transferência
 Recolhimento e Acesso
É importante saber que a classificação dos documentos define a organização
física dos documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico
para sua posterior recuperação.
Plano de Classificação
O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição

de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e análise do arquivo por ela produzido.
71
10.4 Transferência e Recolhimento
Nesse ponto vamos sistematizar o funcionamento da Teoria das Três idades. A

primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo corrente, no
momento de sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento
para o arquivo permanente. A eliminação deve ser feita com muito cuidado.
É muito importante relembrar que os os documentos que estão no arquivo

intermediário ou permanente ainda possuem valor, afinal, se não o tivessem, já
teriam sido eliminados, destruídos, vendidos...
A transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os

intermediários) e o recolhimento (transferência para os arquivos permanentes)
são realizados em função da frequência de uso e não pelo valor que o documento
possui!
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o

recolhimento para o permanente visam a racionalização do trabalho, facilitar o
trabalho e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos
materiais.
É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase

corrente (1° idade) para a fase permanente (3° idade). Fique ligado (a) ;).
Também não podemos esquecer que os documentos podem ser produzidos,

cumprir as razões pelas quais foram criados na fase corrente e, sem passar pela
fase intermediário, já serem eliminados na sua origem (de acordo com os
procedimentos previstos na legislação, é claro!).
11. QUESTÕES COMENTADAS
1. (CESPE – 2017 – SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
Comentários:
A lei 8.159/91 é a espinha dorsal da Arquivologia no Brasil. Mas não é ela a

responsável pela definição das categorias de sigilo dos documentos. Esse é o
papel da Lei de Acesso à Informação (LAI), n° 12.527/11.
Já comentei sobre a importância que vocês leiam a Lei nº 8.159/91 e adiciono
a LAI ao conselho. Leia, nem que seja uma passada de olho... mas leia!
72
Gabarito: Errada
A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Comentários:
É isso mesmo. A classificação dos documentos define a organização física dos

documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico para sua
posterior recuperação. Você deve estar se perguntando: o que tem a ver a
classificação com arquivar documentos? Eu explico: a classificação atribui um
código aos documentos de acordo com a classe que ele representa. Vamos supor
que temos um monte de Relatório de Atividades. De acordo com a Tabela de
Temporalidade do Conarq (você pode visualizar voltando um pouco a aula), os
Relatórios de atividades são classificados na classe 003. Essa classe vai reunir
todos os Relatórios de Atividades da instituição em uma caixa (pensando bem
pequeno). Essa caixa vai ser arquivada a partir da codificação que recebeu,
percebeu? Aí está a relação classificação e arquivamento. 
Gabarito: Certa
Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à

gestão de documentos.
Comentários:
Questão bem direta se você lembra do artigo 3° da lei 8.159/91.

arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
Portanto, fica claro que a produção e avaliação documental fazem parte da
Gabarito: Certa
73
A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de

avaliação.
Comentários:
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em
vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Conforme diz a questão, realmente a tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à
informação a quem necessitar dela.
Gabarito: Certa
Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo

inferior a vinte e cinco anos.
Comentários:
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser

menores do que os estabelecidos.
Portanto, um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo

menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011)
Gabarito: Certa
6. (CESPE – 2016 – ANVISA – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e

movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo
setor de arquivamento intermediário.
Comentários:
74
Essa é a definição de Protocolo (recebimento, registro, distribuição e

movimentação). E a atividade de Protocolo é típica do arquivo corrente e não
do arquivo intermediário.
Gabarito: Errada
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a dados contidos

em documento classificado como reservado poderá ser restringido por
até cinco anos.
Comentários:
Veja a lei 12.527/2011, citada no enunciado:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o

seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do
Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
1° Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a

classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são
os seguintes:
III – reservada: 5 (cinco) anos.
Gabarito: Certa
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino

final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou
intermediária.
Comentários:
A questão está invertida: a aplicação da tabela de temporalidade não resulta
no destino final dos documentos, é o destino final que resulta da aplicação da
tabela de temporalidade. E veja bem: o destino final não é a guarda
permanente e intermediária e sim a eliminação ou guarda permanente.
A banca inverteu os conceitos e ainda ficou maluquete falando de guarda
corrente e intermediária na destinação final: nada a ver!
Gabarito: Errada
75
Na gestão de documentos, a atividade arquivística de classificação

atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo
informativo.
Comentários:
Lembrando que a questão é sobre gestão de documentos. A classificação está

diretamente ligada ao conteúdo do documento. Marilena Leite Paes (pág. 98)
até ressalta que é importante conhecer o funcionamento e atividade dos órgãos
que os recebem e produzem. Também cita que devem ser usados os códigos
determinados no plano de classificação. Lembra do código 003 da questão 2?
Então, o 003 é um código representativo do seu conteúdo informativo.
Gabarito: Certa
10. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA)
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue

o item a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e

digitais.
Comentário:
Relembre que dentro da Classificação Documental possuímos a classificação

quanto ao Gênero. E uma dessas classificações é a de documentos iconográficos,
ou seja: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. São
documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens
fixas.
Gabarito: Errada
11. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos

documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser

76
Comentário:
É isso mesmo. Ostensivos são os de livre acesso. E os sigilosos precisam ser

protegidos de acessos indevidos, de acordo com a Lei 12.527/11 e que entrou
em vigor (passou a “valer”) em 2012.
Vamos aproveitar para relembrar a diferença entre natureza do assunto e

natureza do documento.
Natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso
Natureza do documento: especial ou especializado
Gabarito: Certo
12. (CESPE – 2015 – FUB – ARQUIVISTA)
Acerca da implementação de programas de gestão de

documentos, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização

e eliminação.
Comentários:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas).
A eliminação é uma consequência da destinação mas não está definida nas
fases da gestão de documentos. Gabarito: Errado
13. (CESPE – MPOG – 2015 – ARQUIVISTA – CARGO 3)
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de

documentos, julgue o seguinte item.
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de

funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições,
inserem-se na fase da produção.
Comentários:
Hora de retornar ao PUAD!
77
O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) (...)
Logo, a questão está errada, pois a fase de Produção trata da elaboração de

documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o
arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade
e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de
vias desnecessárias.
Gabarito: Errado
14. (CESPE – 2014 – ANTAQ – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do

programa de gestão de documentos.
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de documentos,

que depende de muita sensibilidade do arquivista, e na qual ele definirá se o
documento deve se manter “vivo” ou não, ele decida errado. Vai que ele imagina
que algo de elevado valor científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela fosse
eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da aplicação do
Gabarito: Errado
15. (CESPE – 2014 – ANATEL – TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL

passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.
78
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz .
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A
questão só acertou na “Destinação”.
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta.
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula,
vou pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela.
É assim que se memoriza ;).
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Gabarito: Errado
16. (CESPE – FUB – 2014 – TECNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo,

julgue o item subsecutivo.
O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos

documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da
organização.
Comentários:
Segundo Paes, o arquivamento por assunto (ideográfico) é aplicado em
documentos referentes à administração interna e suas atividades fim, portanto,
não é só referente a atividades meio.
Gabarito: Errado
79

O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos

documentos.
Comentários:
O método Duplex está dentro do Ideográfico (por assunto). Lembre-se do
esqueminha. O Método Ideográfico se subdivide em Alfabético e Numérico.
E o Numérico se subdivide em Decimal, Duplex e Unitermo. Logo, a questão
está corretíssima.
Gabarito: Certo
18. (CESPE – 2013 – POLÍCIA FEDERAL – ESCRIVÃO)
Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por

vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação
ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua
produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida
como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser
registrada para futuro conhecimento.
Comentários:
Enunciado perfeito. Tramitação/Movimentação é o curso do documento desde a

sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
Também chamado de movimentação ou trâmite.
Gabarito: Certa
19. (CESPE – 2013 – POLICIA FEDERAL – ESCRIVÃO)
A organização de documentos de arquivo envolve a classificação, a

ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são
operações intelectuais e o arquivamento, uma operação física.
Comentários:
Questão clássica na banca CESPE. Em 2009 foi pedida de forma muito similar
80
na prova do TRT 17° para Analista Judiciário
A organização dos documentos de arquivo envolve três importantes

conceitos: classificação, ordenação e arquivamento. Os dois primeiros são
operações intelectuais, enquanto o arquivamento é uma operação física.
É isso mesmo: Arquivamento é uma operação física enquanto Classificação e

Ordenação são operações intelectuais.
Gabarito: Certa
Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é

estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermediário.
Comentários:
A avaliação e destinação estão intimamente ligadas. Enquanto a avaliação foca

nos prazos de guarda e destinação, a destinação determina, com base na
Avaliação, o documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente
e o que será destinado para descarte ou eliminação. E essa etapa é
chamada de Plano de Destinação. E de acordo com o DBTA (Dicionário de
Arquivologia), o Plano de Destinação é o esquema no qual se fixa a destinação
de documentos.
Gabarito: Errada
O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de

temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho
Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo
produzidos e (ou) recebidos pela sua atividade-meio.
Comentários:
O DPF deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo

determinada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), para avaliar os
documentos de arquivo produzidos e/ou recebidos pela sua atividade-meio. Isso
está de acordo com a Resolução nº 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ)
81
A tabela de temporalidade é um Instrumento de destinação aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo
em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Os prazos e condições estão relacionados aos arquivos correntes e/ou
intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios
para microfilmagem e eliminação. Dito isso, fica mais claro perceber que
realmente a Tabela de Temporalidade indica a fase arquivística em que se
encontra o documento.
Gabarito: Certa
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos

arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Comentários:
Independentemente de aprofundamento na Teoria das 3 Idades, se você

soubesse a definição de Transferência e Recolhimento, mataria a questão.
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Note que o enunciado diz que os arquivos correntes serão transferidos para o
arquivo permanente. Notou o “transferidos”. Aí está o erro! Se estivesse como
“recolhidos” a questão tinha chances de estar certa. Os arquivos correntes
podem ir para o arquivo intermediário ou ir diretamente do arquivo corrente
para o arquivo permanente. Ou, podem ser simplesmente eliminados ainda na
fase corrente, de acordo com os procedimentos estabelecidos na legislação.
Gabarito: Errada
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de

arquivo é o plano de destinação de documentos.
Comentários:
82
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o

plano de classificação ou código de classificação de documentos. O Plano de
Destinação de Documentos determina, com base na Avaliação, o documento que
deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado para
descarte ou eliminação.
Gabarito: Errada
24. (CESPE – 2014 – POLÍCIA FEDERAL – AGENTE ADMINISTRATIVO)
A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de

temporalidade.
Comentários:
A tabela de temporalidade é um Instrumento de destinação aprovado por
autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo
em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Os prazos e condições estão relacionados aos arquivos correntes e/ou
intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios
para microfilmagem e eliminação. Dito isso, fica mais claro perceber que
realmente a Tabela de Temporalidade indica a fase arquivística em que se
encontra o documento.
Gabarito: Certa
A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os

arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário
dos documentos.
Comentários:
Os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar

disponíveis para consulta. Tanto os arquivos correntes quanto os arquivos
Intermediários possuem valor primário. Por essa razão, também se diz que
possuem valor Primário (igual aos arquivos correntes).
Mas o que significa valor primário? É o valor atribuído aos documentos em função
do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Ora, um arquivo
83
corrente precisa ser acessado com muita frequência e o intermediário, com

muito menos frequência. E os dois possuem valor primário! E agora? Agora,
quando um documento é transferido dos arquivos correntes para o intermediário
é porque sua utilidade diminuiu. Ele continua importante e última, mas com
valor primário menor (porque você vai precisar acessá-lo menos). Dizemos que
os documentos dos arquivos intermediários possuem valor primário decrescente.
Gabarito: Certa
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um

documento, e distribui-lo.
Comentários:
As atividades de Protocolo ocorrem na fase corrente do Ciclo vital dos

documentos. A primeira atividade que o setor Protocolo precisa realizar é
registrar o documento. Mas lembre-se que se o documento for de cunho
particular, ele não deve ser registrado! 
Gabarito: Errada
27. (CESPE – 2012- MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na

apensação, os números dos dois processos são conservados como
referência para recuperação dos documentos.
Comentários:
O erro da questão está na definição de Anexação. O número que prevalece é o
mais antigo e não o mais recente. A definição de apensação está perfeita.
Veja:
ANexação  + ANtigo
Gabarito: Errada
28. (CESPE – 2007 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
84
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder

Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode
ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação
significa
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,

destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias
semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde
que pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais
relativas a um mesmo interessado.
Comentários:
Vamos direto à resolução! O comando da questão pede o que é juntada por
anexação: é a juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a
outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.
Gabarito: B
29. (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA – CARGO 3)
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
Comentários:
Vamos de novo ao artigo da Lei 8.159
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
E a fase que determina se haverá eliminação ou recolhimento é a 3º fase da
gestão de documentos que cuida da Avaliação ou Destinação (são as duas
últimas letras do PUAD).
85
Gabarito: Certo
30. (CESPE – SERPRO – 2013 – TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do

processo de recuperação de documentos.
Comentários:
Veja algumas vantagens que os diferenciam.
Lembre-se, por exemplo, que o método numérico tem como vantagem a
diminuição dos erros de arquivamento, mas é um método indireto, pois depende
de uma outra etapa antes.
O método alfabético já tem como vantagem a agilidade na recuperação dos
documentos, mas, como desvantagem, há uma maior chance de erros por parte
do arquivista.
Enfim, com esses dois exemplos já demonstramos que o método influencia na
eficiência do processo de recuperação de documentos.
Gabarito: Certo
31. (CESPE – 2013 – TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO)
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação

de letras e números, pertence ao sistema indireto.
Comentários:
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é

considerado semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado.
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar

Gabarito: Errada
32. (FUNRIO – 2014 – IF-BA – TÉCNICO EM ARQUIVO
86
Comentários:
Veja que uma questão quase idêntica a essa já foi cobrada pela banca FUNRIO,
um ano antes! O esquema que montei já é o suficiente para você acertar essa
questão da FGV, pois no método Ideográfico (ou por Assuntos) temos o
método Alfabético Dicionário e Alfabético Enciclopédico.
Gabarito: D
34. (IBFC – 2016 – EMDEC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.)
Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que

trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser
armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao
tipo de ordem:
I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.

a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
c) Apenas I e III
d) I, II e III.
Comentários:
I - Ordenar por data = Método Cronológico: está relacionado à ordenação de
acordo com a data do documento.
II – Ordenar por Tema = Método ideográfico – relacionado à ordenação de
acordo com o assunto.
III - Ordenar por local de procedência = Método Geográfico – organiza a
documentação de acordo com lugares e regiões geográficas. Os documentos são
arquivados conforme seu local de proveniência (procedência) ou produção.
Gabarito: D
35. (CESPE – ANTAQ – 2009 – TECNICO ADMINISTRATIVO)
88
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento

é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
Comentários:
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma delas é o
Ideográfico  Numérico, que se subdivide em Numérico  Decimal ou Numérico
 Duplex.
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes de
documentos, o método Decimal é limitado.
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar:
1-FINANCEIRO
2 - MANUTENÇÃO
Gabarito: Certa
36. Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados,

respectivamente, nos seguintes métodos de classificação:
a) decimal e duplex;
b) duplex e unitermo;
c) dígito-terminal e numérico-cronológico;
d) numérico simples e numérico cronológico;
e) dígito-terminal e indexação coordenada.
Comentários:
O método dígito terminal transforma números em dezenas e instrui a leitura das
dezenas da direita para a esquerda. Veja que o número apresentado na questão
45.59.20 era, na forma tradicional, o número 4559.920. Mas agora, pelo método
dígito-terminal, a leitura se dará como 20 (primário), 59 (secundário) e 45
(terciário). Fica fácil de identificar por ter referência a uma data. No caso, ao
ano de 2002.
Já o número 7989/2002 refere-se ao modelo numérico cronológico.
Gabarito: C
89
37. (FCC – 2011 - TRT 23 REGIÃO – ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA)
Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica

atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o
sistema
a) dígito-terminal.
b) dicionário.
c) numérico cronológico.
d) decimal.
e) enciclopédico.
Comentários:
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data, ou seja, sucessão
temporal. O nome já ajuda, concorda? As repartições públicas costumam
adotar esse modelo. Numera-se o documento e não a pasta.
Gabarito: C
38. (FCC – 2010 - AL SP – AGENTE LEGISLATIVO)
O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico

denomina-se
a) por assunto.
b) ordem alfabética.
c) ordem numérica duplex.
d) ordem mnemônica.
e) ordem geográfica.
Comentário:
Venho batendo nessa tecla a todo momento. Método de arquivamento
ideográfico refere-se à organização por assunto e, esse método, pode,
inclusive, levar esse nome (método de arquivamento por assunto).
Gabarito: A
39. (IDECAN – 2015 – PREF. RIO NOVO DO SUL – ES – ALMOXARIFE)
90
“Método de arquivamento no qual, além de se observar a ordem

numérica, deve se observar, também, a data do documento em
questão." Trata se do método.
a) duplex.
b) alfanumérico.
c) numérico simples.
d) numérico cronológico.
Comentários:
Falou em data do documento? Ligue o alerta para o método cronológico, no caso,
o numérico cronológico.
Gabarito: D
40. (CESGRANRIO – 2012 – INNOVA – TEC. ADMINISTRAÇÃO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente,

muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de

forma inequívoca, optar pelo método de arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
Comentários:
O método geográfico traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como
desvantagem, traz a exigência de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de vários locais do Brasil,
certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico.
Gabarito: D
41. (FUNIVERSA – 2010 – Mtur – AGENTE ADMINISTRATIVO)
91
O método de arquivamento de documentos que tem como principal

elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o
a) duplex.
b) ideográfico.
c) unitermo.
d) soundex.
e) geográfico.
Comentários:
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E é
considerado direto porque a busca é feita diretamente ao documento. Esse
método é o mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
Traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como desvantagem, traz
a exigência de ter que carregar o local e nome do correspondente
Gabarito: E
42. (FUNCAB – 2013 – IPEM-RO – AGENTE DE ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS)
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de

guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de
arquivamento:
a) numérico e cronológico.
b) duplex e decimal.
c) ideográfico e numérico.
d) cronológico e decimal.
e) alfabético e geográfico.
Comentários:
92
Os métodos diretos são aqueles em que não são necessários outras ferramentas
ou índices para se fazer a pesquisa. E os métodos de arquivamento Geográfico
e Alfabético, são diretos.
Gabarito: E
43. Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos

simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar,
posso utilizar o método
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.
Comentários:
Um exemplo de método direto e simples, que não precisa de consultas auxiliares
é o método alfabético. Mas também poderia ser, o Geográfico.
Gabarito A

O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos

documentos.
Comentários:
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre

diretamente no local onde ele está guardado. Vai direto à fonte.
Veja ainda os outros sistemas, para revisar:

Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e
números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Gabarito: Certo
93
45. (FCC – 2015 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência

recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras
de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.
1. Universidade Federal de Roraima
2. Universidade Estadual de Roraima
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí
5. Presidência da República
6. Ministério de Minas e Energia
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí
8. Ministério da Ciência e Tecnologia
9. Ministério das Cidades
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista
A sequência alfabética de tais correspondentes é

a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
Comentários:
A primeira etapa para essa resolução é ordenar logo o que é mais evidente.
Como estamos falando de regras de alfabetação, precisamos saber apenas o
alfabeto e mais algumas regrinhas. No caso de nomes de firmas, empresas,
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a
94
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o

nome.
Viram? Então vamos lá! Coragem!
Vejam que os órgãos começam pelas letras:
A, M, P, U. A partir daí vai ficando mais fácil

 Aeroporto Internacional de Boa Vista (6)
Vamos para a segunda letra em ordem alfabética (M)
Como vemos, há 3 Ministérios. A primeira etapa é esquecer que as preposições

e artigos existem!
Agora é só ordenar:
Ministério Cidades(9) vem antes de Ministério Ciências,(8) que vem antes de

Ministério Minas Energia(6)
 Agora vamos para a letra P:

Como vemos, há 3 Prefeituras e uma Presidência. Como Pref vem antes de

Pres, as Prefeituras ficarão na frente da Presidência. A primeira etapa é
esquecer que as preposições e artigos existem!
95
Agora é só ordenar:
10.Prefeitura Municipal Boa Vista
4. Prefeitura Municipal Caracaraí
7. Prefeitura Municipal Mucajaí
5. Presidência República
Agora faltam duas Universidades. Uma é Federal e outra Estadual. Como a

letra “E” vem antes, ficou fácil. A Estadual ficará na frente.
Assim, eis a ordem correta pelo método alfabético:

3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
P.s. Até dava para você terminar a questão e marcar a letra E depois de
identificar as duas primeiras classificações (3 e 9), mas deixe para fazer isso na
prova ou depois que aprender e treinar bem. Essa é a hora do treino!
Gabarito: E
46. (CESGRANRIO – 2016 – ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes

pessoas:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3)

Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetação, como ficam organizados tais documentos?
a) 5,4,3,1,2
b) 5,3,2,4,1
c) 5,3,2,1,4
96
d) 4,3,1,5,2
e) 4,1,5,3,2
Comentários:
Vamos reescrever os nomes para não haver erro:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro
2) João Marcus Villa-Lobos
3) Carlos Eduardo Santo Amaro
4) Lucia Maria de Almeida
5) Arlindo Moreira Filho
Agora, vamos ver a regra de arquivamento de cada um deles antes de fazer a

alfabetação final.
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro

Monte Claro, Luiz Fernando Duarte
2) João Marcus Villa-Lobos

Villa-Lobos, João Marcus
3) Carlos Eduardo Santo Amaro

Santo Amaro, Carlos Eduardo
4) Lucia Maria de Almeida

Almeida, Lucia Maria de
5) Arlindo Moreira Filho

Moreira Filho, Arlindo
Agora estamos prontos para fazer a classificação final:
4) Almeida, Lucia Maria de

1) Monte Claro, Luiz Fernando Duarte
5) Moreira Filho, Arlindo
3) Santo Amaro, Carlos Eduardo
2) Villa-Lobos, João Marcus
97
Bom, como vimos, a ordem é 4, 1, 5, 3, 2. No segundo nome já daria para

marcar a resposta certa. E é assim que você deve fazer em sua prova, mas hoje,
no treino, faça todas as classificações.
Gabarito: E
47. (FGV – 2013 – AL-MT – SECRETÁRIO(A)
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada
como
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.

b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.
c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
Comentários:
Vamos relembrar duas regras para fazermos a correta classificação:
14. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não
são considerados!! (ver também a regra 9)
15. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética!
Logo, o nome Clovis Fabiano da Silva Neto está submetido a essas duas
regras.
Assim, o nome “Neto” não será usado como forma de classificação. Se você
não lembrasse dessa regra, marcaria a opção “D”. Ela estaria sorrindo para
você.
Outro sorriso forte está na letra C, pois se você não lembrar que artigos e
preposições não são considerados, vai parar nos braços de Morfeu. Nada a ver,
hein? Braços de Morfeu?! Bom, agora que já escrevi estou com preguiça de
apagar...hehehe.
Logo, sobra a letra B que está perfeita: Silva Neto, Clovis Fabiano da
Gabarito: B
98
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do

documento aos interessados
Comentários:
O Registro é quando o Protocolo insere os dados de determinado

documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui
um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele).
Gabarito: Certo

ADMINISTRATIVA)
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,

antes de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
d) arquivo intermediário.
e) tramitação.
Comentários:
Vamos à definição de Tramitação:curso do documento desde a sua produção

ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado
de movimentação ou trâmite.

o Protocolo, seja por sistema manual ou de informático. O objetivo é “rastrear”,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está.
Gabarito: E
51. (2014 – CESPE – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
100
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e

tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é responsável por

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errado
52. (CESPE – 2009 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília,

de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário,
outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que,
atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax,
correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de
maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de
espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos
para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito
do setor público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no
setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada
a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características
fundamentais aos interessados.
Comentários:
O foco aqui é na fase de Registro, responsabilidade do setor de Protocolo.

um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece
dados de suas características fundamentais aos interessados.
101
Gabarito: Certo
53. (ESAF – 2012 – MIN. FAZENDA – ASSIST. TÉC .ADMINISTRATIVO)
Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.
b) Cultural.
c) Econômica.
d) Orgânica.
e) Imparcialidade administrativa.
Comentários:
Transferir os documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolher

para o permanente visa a racionalização do trabalho e facilitar a localização de
documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais. E a partir do
momento que há uma necessidade de acesso menor aos documentos, não é
necessário gastar dinheiro ocupando o espaço da sede da empresa com arquivos
pouco acessados. Como geralmente as empresas ocupam espaços mais caros,
é mais vantajoso economicamente enviar os documentos do arquivo
intermediário para outro local (mais barato).
Gabarito: C
54. (FUNCAB – 2014 – PRF – AGENTE ADMINISTRATIVO – 02)
A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de
forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de
procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração
de normas de acesso à documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação
c) utilização
d) classificação
102
e) descrição
Comentários:
Olha o PUAD aí!
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação
O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
Na fase de Utilização temos o Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta).
Gabarito: C
No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de

controle da documentação a rotina de encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente, está relacionada ao setor de:
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
Comentários:
Em atividades de Controle, a questão fala do Registro.

um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer
dados de suas características fundamentais aos interessados.
E em relação ao encaminhamento, a questão cita a movimentação

(tramitação), que é o curso do documento desde a sua produção ou recepção
103
até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado de

Gabarito: E
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade

de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de
documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
Comentários:
Nunca mais você vai esquecer isso!!
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação
O Protocolo está inserido na fase de Utilização, que inclui o Protocolo, com as

atividades de Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação de
documentos.
Gabarito: C
57. (AOCP – 2015 – UFPEL – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)
Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos

públicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedição de correspondência é gerenciado por um setor
constituído e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
104
e) Protocolo ou setor de expedição.

Comentários:
Questão bem simples. O setor de Protocolo, é responsável pelas atividades de

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação de documentos.
Gabarito: E
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação

de documentos entre unidades internas do órgão.
Comentários:
Esse “exclusivamente” já deve ligar seu alerta. Fique atento.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes um
documento precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um pedido para
autorização do concurso do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por
exemplo. E para isso, é necessário usar mais uma atividade do Protocolo, a
Expedição/Distribuição.
Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Não esqueça da diferença

que as bancas adoram.
Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Gabarito: Errada
59. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
105
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao

seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele
está executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedição.
c) tramitação.
d) diligência.
e) distribuição.
Comentários:
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. A distribuição é responsável por enviar o
documento ao seu destinatário localizados nas unidades internas da unidade. Se
fosse nas unidas externas, seria Expedição.
Gabarito: E
60. (2015 – FUNIVERSA – UEG – ASSISTENTE DE GESTÃO

ADMINISTRATIVA – GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s)

qual(is) o protocolo cadastra um documento em um sistema de controle,
podendo atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.
a) tramitação
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
Comentários:
documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e
atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele
fornece dados de suas características fundamentais aos interessados.
106
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como

protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos.
Gabarito: E
61. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra,

interna ou externa, através de sistema próprio, ele está executando a
atividade de:
a) distribuição.
b) diligência.
c) tramitação.
d) despacho.
e) autuação
Comentários:

movimentação ou trâmite. A palavra chave para essa questão é o “sistema
próprio”.
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também
chamado de movimentação ou trâmite.

o Protocolo, seja por sistema manual ou de informática. O objetivo é
“rastrear”, saber por quais departamentos os documentos passam.
Gabarito: C
62. (2015 - CESPE – MPOG – ARQUIVISTA - CARGO 3)

107
A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do

protocolo.
Comentários:
É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos
servidores. Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo, mas a
atividade de Registro de cartas particulares não é!
Gabarito: Certa
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
Comentários:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,

Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo

corrente. Mas Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou! Tudo bem
Veja que não há nenhuma afirmação enfática como “exclusivamente”,
“somente” ou “apenas”.
Gabarito: Certo
64. (FUNCAB – 2015 – MPOG – ATIVIDADE TÉCNICA –

ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos

recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.
c) distribuição.
d) tramitação.
108
e) transferência.
Comentários:
Veja que há o envio para o destinatário, localizado internamente.
Precisamos prestar atenção nesses dois itens.
Falou em enviar o documento ao seu destinatário? É distribuição ou Expedição.
Vou repetir o bizu!
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
“distribuição” possui um monte de “I” (3 no total).
Gabarito: C
65. (FUNCAB – 2016 – SEGEP-MA – AGENTE PENITENCIÁRIO)
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da

atividade de:
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção
e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.
b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de
c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de
seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a
sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de
seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não
permite a sua eliminação, determinando a sua guarda permanente.
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão
de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza
a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
109
Comentários:
Ótima questão! Veja que mais uma vez retornamos às 3 fases (PUAD)
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação.
A fase de avaliação costuma ser considerada a fase mais complexa, pois
depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos
documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de
guarda, definindo quais serão arquivados permanentemente, quais devem ser
eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Gabarito: C
66. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA )

o item a seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de

temporalidade e o plano de destinação.
Comentários:
As fases de avaliação, em conjunto com a de destinação costumam ser

consideradas as fases mais complexas, pois dependem de capacidade analítica,
já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos
arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, definindo quais serão
arquivados permanentemente, quais devem ser eliminados por terem perdido
valor de prova e de informação para a instituição.

Avaliação, o documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e
o que será destinado para descarte ou eliminação. E essa etapa é chamada de
Plano de Destinação. E de acordo com o DBTA (Dicionário de Arquivologia), o
Plano de Destinação é o esquema no qual se fixa a destinação de documentos.
Gabarito: Certa
67. (CESPE – 2015 – FUB – TÉCNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
110
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes,

o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
Comentários:
Vamos chamar nossa guardiã. A lei 8.159/91. Em seu artigo 10, ela diz que os
documentos de valor permanente são inalienáveis ou imprescritíveis. Isso já
tornaria a questão errada. Vejamos a definição de tabela de temporalidade, para
revisar:
É o instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que

determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Gabarito: Errado
68. (FCC – 2015 – CNMP – ANALISTA DO CNMP – Arquivologia)
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento

de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
Comentários:
Avaliação, o documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e
o que será destinado para descarte ou eliminação. Por isso, dizemos que a
Tabela de Temporalidade está ligada à fase de Destinação.
Gabarito: C
69. (CESPE – 2015 – DPU – ARQUIVISTA)
Acerca dos instrumentos de gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a

transferência e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira
técnica e científica.
111
Comentários:
Sem a tabela de temporalidade, fica impossível a correta destinação dos

arquivos (guarda ou eliminação, por exemplo).
Gabarito: Certa
70. (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINSITRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento

recebido, ele está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
e) registro.
Comentários:
Falou em enviar o documento ao seu destinatário? É distribuição ou Expedição.
Essa poderia gerar um pouco mais de dúvida, mas lembre-se de que a Expedição
está relacionada à movimentação externa do documento – entre o setor
protocolo e outro órgão ou entidade.
Essa questão é mais sutil. Pense que, em regra, o setor de protocolo está dentro
de uma instituição ou empresa. E o destinatário da correspondência, também
estará na mesma empresa. Por isso, é que podemos inferir que a distribuição é
INTERNA. E sendo interna, estamos falando de DISTRIBUIÇÃO. Fechado;)?
Logo, a opção correta trata da distribuição, por ser uma movimentação

interna.
Gabarito: C
71. (ESAF – 2013 – DNIT – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
112
A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação

de documentos é conhecida como:
a) conservação de documentos.
b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.
Comentários: A destinação determina, com base na Avaliação, o documento

que deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado
para descarte ou eliminação. E essa etapa é chamada de Plano de Destinação.
Gabarito: B
12. Lista Completa de questões
A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à

A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de

avaliação.
113
Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo

inferior a vinte e cinco anos.
Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e

movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo
setor de arquivamento intermediário.
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a dados contidos

em documento classificado como reservado poderá ser restringido por
até cinco anos.
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino

final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou
intermediária.
Na gestão de documentos, a atividade arquivística de classificação

atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo
informativo.
10. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA)
114

o item a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e

digitais.
11. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos

documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser

Acerca da implementação de programas de gestão de

documentos, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização

e eliminação.
13. (CESPE – MPOG – 2015 – ARQUIVISTA – CARGO 3)

As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de

funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições,
inserem-se na fase da produção.
14. (CESPE – 2014 – ANTAQ – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
115
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do

15. (CESPE – 2014 – ANATEL – TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL

passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.

O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos

documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da
organização.

O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos

documentos.
Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por

vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação
ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua
produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida
116
como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser

registrada para futuro conhecimento.
A organização de documentos de arquivo envolve a classificação, a

ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são
operações intelectuais e o arquivamento, uma operação física.
Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é

estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermediário.
O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de

temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho
Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo
produzidos e (ou) recebidos pela sua atividade-meio.
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos

arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de

arquivo é o plano de destinação de documentos.
117
A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de

temporalidade.
A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os

arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário
dos documentos.
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um

documento, e distribui-lo.
27. (CESPE – 2012- MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na

apensação, os números dos dois processos são conservados como
referência para recuperação dos documentos.
28. (CESPE – 2007 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder

Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode
ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação
significa
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,

destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias
semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
118
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo

(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde
que pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais
relativas a um mesmo interessado.
29. (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA – CARGO 3)
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
30. (CESPE – SERPRO – 2013 – TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do

processo de recuperação de documentos.
31. (CESPE – 2013 – TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO)
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação

de letras e números, pertence ao sistema indireto.
32. (FUNRIO – 2014 – IF-BA – TÉCNICO EM ARQUIVO
Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos

de métodos
a) padronizados.
119
b) geográficos.
c) numéricos simples.
d) por assunto numéricos.
e) por assunto alfabéticos.
33. (FGV – 2015 – CODEMIG – ARQUIVISTA)
Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são exemplos

de métodos:
a) geográficos;
b) padronizados;
c) numéricos simples;
d) por assunto alfabéticos;
e) por assunto numéricos.
34. (IBFC – 2016 – EMDEC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.)
Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que

trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser
armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao
tipo de ordem:
I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.

a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
c) Apenas I e III
d) I, II e III.
120
35. (CESPE – ANTAQ – 2009 – TECNICO ADMINISTRATIVO)
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento

é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
36. Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados,

respectivamente, nos seguintes métodos de classificação:
a) decimal e duplex;
b) duplex e unitermo;
c) dígito-terminal e numérico-cronológico;
d) numérico simples e numérico cronológico;
e) dígito-terminal e indexação coordenada.
37. (FCC – 2011 - TRT 23 REGIÃO – ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA)
Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica

atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o
sistema
a) dígito-terminal.
b) dicionário.
c) numérico cronológico.
d) decimal.
e) enciclopédico.
O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico

denomina-se
a) por assunto.
b) ordem alfabética.
c) ordem numérica duplex.
d) ordem mnemônica.
e) ordem geográfica.
121
39. (IDECAN – 2015 – PREF. RIO NOVO DO SUL – ES – ALMOXARIFE)
“Método de arquivamento no qual, além de se observar a ordem

numérica, deve se observar, também, a data do documento em
questão." Trata se do método.
a) duplex.
b) alfanumérico.
c) numérico simples.
d) numérico cronológico.
40. (CESGRANRIO – 2012 – INNOVA – TEC. ADMINISTRAÇÃO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente,

muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de

forma inequívoca, optar pelo método de arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
41. (FUNIVERSA – 2010 – Mtur – AGENTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento de documentos que tem como principal

elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o
a) duplex.
b) ideográfico.
c) unitermo.
d) soundex.
e) geográfico.
122
42. (FUNCAB – 2013 – IPEM-RO – AGENTE DE ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS)
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de

guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de
arquivamento:
a) numérico e cronológico.
b) duplex e decimal.
c) deográfico e numérico.
d) cronológico e decimal.
e) alfabético e geográfico.
43. Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos

simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar,
posso utilizar o método
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.

O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos

documentos.

ADMINISTRATIVA)
123
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência

recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras
de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
A sequência alfabética de tais correspondentes é

a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
46. (CESGRANRIO – 2016 – ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes

pessoas:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3)

Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetação, como ficam organizados tais documentos?
a) 5,4,3,1,2
124
b) 5,3,2,4,1
c) 5,3,2,1,4
d) 4,3,1,5,2
e) 4,1,5,3,2
47. (FGV – 2013 – AL-MT – SECRETÁRIO(A)
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada
como
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.

b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.
c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
48. (CESGRANRIO – 2015 – PETROBRAS – TÉCNICO DE

ADMINISRAÇÃO E CONTROLE JUNIOR)
Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento,

registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição
de documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermediário
e) centro de documentação
125
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do

documento aos interessados

ADMINISTRATIVA)
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,

antes de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
d) arquivo intermediário.
e) tramitação.
51. (2014 – CESPE – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e

tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
52. (CESPE – 2009 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília,

de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário,
outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que,
atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax,
correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de
maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de
espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos
para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito
do setor público.
126
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no
setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada
a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características
fundamentais aos interessados.
53. (ESAF – 2012 – MIN. FAZENDA – ASSIST. TÉC .ADMINISTRATIVO)
Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.
b) Cultural.
c) Econômica.
d) Orgânica.
e) Imparcialidade administrativa.
A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de
forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de
procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração
de normas de acesso à documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação
c) utilização
d) classificação
e) descrição
No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de

controle da documentação a rotina de encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente, está relacionada ao setor de:
127
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade

de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de
documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
57. (AOCP – 2015 – UFPEL – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)
Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos

públicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedição de correspondência é gerenciado por um setor
constituído e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedição.
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação

de documentos entre unidades internas do órgão.
128
59. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao

seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele
está executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedição.
c) tramitação.
d) diligência.
e) distribuição.
60. (2015 – FUNIVERSA – UEG – ASSISTENTE DE GESTÃO

ADMINISTRATIVA – GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s)

qual(is) o protocolo cadastra um documento em um sistema de controle,
podendo atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.
a) tramitação
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
61. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra,

interna ou externa, através de sistema próprio, ele está executando a
atividade de:
a) distribuição.
b) diligência.
c) tramitação.
129
d) despacho.
e) autuação
62. (2015 - CESPE – MPOG – ARQUIVISTA - CARGO 3)

A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do

protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
64. (FUNCAB – 2015 – MPOG – ATIVIDADE TÉCNICA –

ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos

recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.
c) distribuição.
d) tramitação.
e) transferência.
65. (FUNCAB – 2016 – SEGEP-MA – AGENTE PENITENCIÁRIO)
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da

atividade de:
130
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de
c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de
seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a
sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de
seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não
permite a sua eliminação, determinando a sua guarda permanente.
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão
de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza
a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
66. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA )

o item a seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de

temporalidade e o plano de destinação.
67. (CESPE – 2015 – FUB – TÉCNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes,

o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
68. (FCC – 2015 – CNMP – ANALISTA DO CNMP – Arquivologia)
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento

de
a) transferência.
131
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
69. (CESPE – 2015 – DPU – ARQUIVISTA)
Acerca dos instrumentos de gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a

transferência e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira
técnica e científica.
70. (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINSITRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento

recebido, ele está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
e) registro.
71. (ESAF – 2013 – DNIT – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação

de documentos é conhecida como:
a) conservação de documentos.
b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.
132
13. Bibliografia
Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princípios e Técnicas. Editora

FGV.
Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia – Teoria e Prática (3ª edição). Editora
FGV
Bellotto, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento

documental (4ª edição).
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística in

http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.
pdf
Lei federal 8.159 de 1991 in

http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm
Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/ Ato2011-

2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60
Classiificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos

às atividades-meio da administração pública. (Arquivo Nacional) in
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf
135

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Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário área

8.1 Material de Consumo .........................................................................................................54

Bom, a aula é grande? Um pouco...enfim, não adianta chorar 

As próximas aulas serão menores que essa aqui. Prometo!

Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na

Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no

3.Mini-dicionário de Arquivologia (MDA) – continuação.

Antes de avançarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso “MDA”

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

Detalhe importante e cobrado em provas  De acordo com a entidade

Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em

As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da

 Públicos (federal, estadual, municipal)

4.2Abrangência (Extensão de sua atuação)

O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e

Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída

Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou

Um exemplo é o arquivo setorial.

Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos

 Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das

 Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos,

 Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos

 Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

 Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos,

 Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a

• Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima)

A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada

•Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez)

Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser

Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser

Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,

§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

é Espécie e se forem duas, Tipo, certo? NÃO!!!

O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer

Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental

Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental

Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental

Certinho? Vamos seguindo!

4.5 Classificação dos

Antes de avançarmos,é importante anotar que, de acordo com Schellenberg,

 Funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na

Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado

QUESTÃO PARA FIXAÇÃO

A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de

QUESTÃO PARA FIXAÇÃO

Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do

Sim, isso mesmo. Mas a questão não trouxe todas as classificações,

QUESTÃO PARA FIXAÇÃO

Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e

Sobram esses três para você decorar:

Informático – não tem “G”, mas a sonoridade é parecida.

QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)

Dado o item abaixo que se referem à classificação dos

Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser

Na verdade, quase tudo está certo, mas essa classificação dos

QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)

As jaquetas são exemplo de gênero documental

Lembra que eu falei que é importante saber alguns dos exemplos?