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17/10/2016 Estudando: Gestão de Projetos ­ Cursos Online Grátis | Prime Cursos

ESTUDANDO: GESTÃO DE PROJETOS


Desenvolvimento de Projetos: Idealização e Concepção

No Restaurante

SB: Nossa, que lugar legal!

DS: Também concordo.

MC: Been, você conhece o dono deste restaurante, não é?

SB: Sim, ele é meu amigo. Por que a pergunta?

MC: Porque eu queria saber dos detalhes deste projeto.

PR: Que projeto?

MC: O deste restaurante, é claro!!

SB: Agora tudo virou projeto?

MC: Been, você acha que este restaurante foi montado sem um bom projeto?

PR: Maria, você poderia nos explicar melhor?

MC: É claro. Vamos entrar, que durante o almoço eu explico.

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1º ­ Termo de abertura

MC: Lembram:se da nossa conversa quando estávamos vindo para o restaurante?

DS: Sobre o ciclo de vida?

MC: Isto mesmo!

SB: O que isso tem a ver com a montagem deste restaurante?

MC: Tudo. Desenvolver um projeto é “executar o ciclo de vida”. É conceber, é planejar, é executar e acompanhar, é
encerrar.

DS: Maria, se eu estou entendendo bem, todo este trabalho depende de uma metodologia, como disse o Sr. PMI.
Precisamos de métodos, técnicas, modelos e ferramentas para desenvolvimento de projetos.

MC:  Alguns  documentos  são  essenciais  para  um  projeto.  Segundo  o  Guia  PMBOK®,  existem  três  documentos
principais e cada um deles possui um objetivo especifico.

PR: Quais são eles, Maria?

MC: Termo de abertura, Declaração do escopo do projeto e Plano de gerenciamento do projeto.

SB: Mas o que é um termo de abertura? E mais, volto a perguntar: o que isso tem a ver com a montagem deste
restaurante?

MC: Segundo o Guia PMBOK®, “Termo de Abertura” é o documento que autoriza formalmente o projeto, concede
ao  gerente  de  projetos  indicado  a  autoridade  para  aplicar  os  recursos  disponíveis  e  define  a  resposta  para  o
“problema” do cliente ou necessidade/oportunidade do mercado.

PR: Maria, você não acha que toda essa “coisa” de gerenciamento de projetos burocratiza muito o nosso trabalho?

MC: Claro que não, Rocha. Voltando ao termo de abertura. Quando o dono deste restaurante resolveu abri:lo, ele
criou um termo de abertura, mesmo que não tenha utilizado esse nome. Ao fazer o termo de abertura, com certeza
foi feita uma análise crítica com vistas a identificar algumas características básicas do projeto, para verificar se ele
estaria  de  acordo  com  os  objetivos  de  seu  dono.  O  desenvolvimento  do  termo  de  abertura  do  projeto  trata  da
documentação das necessidades de negócios, da justificativa do projeto, do entendimento atual das necessidades
do cliente e do novo produto, serviço ou resultado que deve satisfazer esses requisitos.

SB: Oh! Maria, você falou e não disse nada. Continuo não fazendo nenhuma ligação do gerenciamento de projetos
com a abertura de um restaurante.

MC: Risos.

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2º ­ Identificação do Projeto
MC:  Muito  dos  nossos  sonhos  ficam  só  na  nossa  cabeça,  outros  tornam:se  grandes  idéias  e  transformam:se  em
projetos. Acho que foi o que aconteceu com seu amigo, Been. No caso das empresas, as idéias surgem muitas das
vezes da necessidade de progresso ou de uma oportunidade de mercado.

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MC: Você parece que não entendeu. Vou melhorar minha explicação. Ao começar a montagem deste restaurante,
seu  amigo  colocou  suas  idéias  num  papel.  A  primeira  coisa  que  ele  fez  foi  identificar  sua  idéia,  ou  melhor,  seu
projeto.

DS:  Maria,  veja  se  eu  entendi  bem:  quando  uma  organização  inicia  um  projeto,  ela  utiliza  um  documento  de
abertura deste projeto e nele identifica que tipo de projeto ele é.

MC: Não o tipo de projeto, mas sim o nome deste projeto. Por exemplo: este restaurante. Quando o amigo do Been
o  inaugurou,  deu  um  nome  para  ele,  identificando  sua  idéia.  Então,  quando  elaboramos  um  termo  de  abertura,
primeiro  colocamos  o  nome  do  projeto,  ou  seja,  “Restaurante  Bem  Viver”.  Este  nome  para  mim  já  me  remete  ao
estilo de alimentação que o restaurante vai fornecer. É o que acontece com os nomes dos projetos. Eles identificam
o projeto.

PR: Muito fácil. E é só isso. Colocamos o nome do projeto e está tudo entendido. Até parece.

DS: Não seja tão cético, Rocha. Acredito que todos os processos venham para facilitar nosso trabalho, desde que
muito bem explicado.

MC:  Isso  mesmo,  Delma.  E,  no  caso  do  Gerenciamento  de  Projetos,  temos  fatos  e  dados  que  comprovam  isso.
Além do mais, temos uma metodologia descrita e aprovada em nossa empresa. Cabe a nós colocá:la em prática.

SB: Para que mexer em time que está ganhando, Maria? Está tão bem como está!

Todos: Risos

DS: Been, você é muito tranqüilo. Maria, mas identificar um projeto é só dar nome a ele e pronto?

MC:  Além  do  nome,  identificamos  quem  será  o  gerente  desse  projeto,  estabelecemos  a  justificativa  para  sua
elaboração, fazemos uma primeira análise crítica de seus custos e benefícios, além de outros itens, de acordo com
o Termo de Abertura que a empresa estabeleceu em sua metodologia.

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PR: Estava fácil demais para ser verdade. Eu não disse que isso tudo burocratiza nosso trabalho?

DS: Pelo que eu estou percebendo, o termo de abertura pode ser considerado um resumo do projeto.

MC: Um resumo detalhado. Veja o que mais devemos ter neste termo de abertura.

3º ­ Meta ­ objetivo, prazo e valor

SB: Acho que nós hoje só vamos almoçar projeto. Vocês não querem mudar de assunto?

PR:  Quero  continuar  esta  conversa  Been,  pois  temos  que  aproveitar  o  conhecimento  da  Maria  nesse  papo
descontraído.

DS: Muito bem, Rocha. Concordo com você. É melhor conversamos e tirarmos nossas dúvidas aqui, do que dentro
da empresa.

SB: Já percebi, sou voto vencido. Já que o que não tem remédio, remediado está,, então vamos continuar.

MC: Você sempre brincando. Mas, como eu estava dizendo, quando iniciamos um projeto, precisamos ter algumas
informações que são muito importantes para o andamento do mesmo. Um projeto para uma empresa deve ter uma
justificativa, ou seja, necessitamos identificar qual a oportunidade de mercado precisamos alcançar ou qual fraqueza
interna  precisamos  minimizar.  Dessa  forma,  assim  que  justificamos  o  porquê  do  projeto,  estabelecemos  o  seu
objetivo, o prazo para sua execução e quanto ele vai custar.

PR: De prazo e custo eu entendo bem. Para estabelecermos prazo e quanto vai custar, não podemos simplesmente
colocar no papel, como um “chute”.

DS e MC: Claro que não!

PR: Então precisamos elaborar um estudo de viabilidade a fim de definirmos prazo e custo para todos os projetos?
Estou começando a gostar desse assunto.

MC: Depende do tamanho de projeto.

PR: Como é que é?

MC: Desculpe, Rocha. Eu não falei direito. Dependendo do tipo do projeto, apenas um orçamento inicial é suficiente.

DS: Explique melhor o que são tipos de projeto e sobre custos do projeto.

MC:  OK.  Os  projetos  são  muito  diversificados,  dessa  forma  existe  a  necessidade  de  que  sejam  agregados  em
classes  (tipos)  diferenciadas  para  serem  tratados  adequadamente,  de  acordo  com  a  necessidade  de  estratégia,
gestão, suprimentos, envolvimento de especialistas, etc.

PR: Mas como são feitos esses agrupamentos?

MC: O Sr. PMI nos apresentou uma lista com esses tipos de projetos, lembram:se?

SB: Disso eu me lembro. Os projetos podem ser administrativos, de Pesquisa, de Software, dentre outros.

MC: Muito bem, é isto aí. Dependendo do tipo de projeto, eles vão apresentar diferentes necessidades. Os projetos
apresentam  sempre  um  grau  de  incerteza,  necessidade  de  tecnologia,  possuem  prazo  e  têm  um  custo.  Dessa
forma um projeto administrativo normalmente tem um grau de incerteza e custos baixos, enquanto um projeto de
construção tem grau de incerteza baixa e custos altos. Vejam este quadro:

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MC:  Para  propiciar  a  escolha  do  nível  de  gerenciamento,  planejamento  e  controle,  além  da  documentação  a  ser
utilizada, classificamos os projetos através do método “valor versus complexidade”.Os projetos podem variar desde
Tipo  1  a  Tipo  4,  que  significa  projetos  pequenos,  médios,  grandes  e  muito  grandes.  Essa  variação  depende  da
metodologia adotada por cada empresa, além do tipo de produto e serviços prestados.

Dependendo da classificação do projeto, maior a necessidade do detalhamento de custos. Um projeto administrativo
tem  a  necessidade  de  um  orçamento,  enquanto  um  projeto  de  um  novo  produto  necessita  de  um  Estudo  de
Viabilidade Técnica e Econômica, mais conhecido como EVTE. Um estudo de EVTE aconselhará quanto a prazo,
equipe,  termos  de  referência  e  logística.  Informará  a  natureza  e  extensão  de  quaisquer  ameaças  ao  sucesso  do
projeto e a extensão e conseqüências do risco.

SB: E aí, Rocha, você bem que poderia nos dar uma aula de EVTE como a Maria.

PR: Aula, eu não sei se sou capaz, mas se vocês quiserem se aprofundar um pouco sobre esse assunto, tenho um
material que acredito ser de grande ajuda neste novo processo que estamos trabalhando.

MC: Estou gostando de ver. Você já está começando a se interessar pelo assunto.

PR: Maria, ainda tenho dúvidas. Como definir o tipo de projeto?

MC: Boa pergunta. Como você gosta muito de matemática, a definição do tipo de projeto será uma média do grau
de complexidade dos fatores que interferem num projeto.

SB: Como é?!

MC:  Calma.  Existem  fatores  que  interferem  muito,  outros  pouco  e  alguns  mais  ou  menos.  Damos  peso  a  essas
interferências e depois fazemos uma média dos valores.

DS: Maria, dê­nos mais exemplos.

MC: Certo. Vamos lá. Vou citar alguns exemplos de complexidade que usamos atualmente em nossa empresa.

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adequação  do  prazo  de  entrega:  a  pressão  sobre  o  tempo  é  um  dos  principais  aspectos:
quanto  maior  a  pressão,  mais  complexo  o  projeto.  Considerar,  na  avaliação,  o
dimensionamento da equipe;

influências e fatores políticos: restrições à execução de um projeto;

know:how  e  conhecimento  da  tecnologia  utilizada:  quanto  maior  a  necessidade  e


diversidade de conhecimento e tecnologias envolvidas, maior será o grau de complexidade do
projeto;

número  de  clientes  envolvidos:  quanto  maior  o  número  de  empresas  envolvidas,  maiores
serão a complexidade e o desafio de integração entre as mesmas;

número  de  organizações  envolvidas:  quanto  maior  o  número  de  organizações  envolvidas,
maior será a complexidade e o desafio de integração entre as mesmas;

número de pessoas da equipe envolvidas na execução: quanto maior a equipe executante,
maior a complexidade do projeto;

financiamento:  os  projetos  podem  ter  financiamento  interno,  com  recursos  próprios  das
entidades  ou  financiamento  externo  de  organizações.  Os  projetos  com  financiamento  externo
têm prioridade sobre os demais, refletindo:se em uma maior complexidade;

Visibilidade: grau de visibilidade que esse projeto terá em relação aos parceiros e clientes;

Aderência  aos  objetivos  estratégicos:  a  quais  objetivos  estratégicos  da  instituição  esse
projeto visa atender;

nível  de  interação:  grau  de  interação  de  empresas  associadas  e  filiadas  a  sindicatos
envolvidos na execução do projeto. Quanto menor a integração entre as empresas, maior será
a  complexidade  do  projeto  (esse  nível  deve  ser  inferido  pelo  coordenador  do  projeto,
baseando:se em seu conhecimento do relacionamento entre as empresas);

prazo:  quanto  maior  o  prazo  de  desenvolvimento  dos  projetos,  maior  a  complexidade  dos
mesmos. Cada empresa define esse valor, desta forma temos o seguinte exemplo:

­ Muito pequeno: Pouca Complexidade;
­ Pequeno: Pouca Complexidade;
­ Médio: Média Complexidade
­ Grande: Grande Complexidade;
­ Muito grande: Grande complexidade

PR: E daí, o que fazemos?

MC:  Os  projetos  são  classificados  conforme  seu  grau  de  complexidade,  levando:se  em  consideração  critérios
estabelecidos  em  uma  metodologia.  Cada  critério  é  avaliado  como  sendo  pequena  (P),  média  (M)  ou  alta  (A)
complexidade; e recebe, em função disso, uma pontuação. Com base no valor médio da pontuação atribuída aos
critérios, define­se um grau de complexidade A, B ou C para o projeto.

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SB: Nossa! Agora deu um nó na minha cabeça.

DS: Se eu estou entendendo bem, esta matriz nos dará a dimensão do projeto?

MC: Mais ou menos. Na realidade, a dimensão de um projeto será determinada confrontando:se, em uma matriz, o
valor do investimento necessário com a sua complexidade.

Existem quatro dimensões possíveis:

­ PJ0: Muito pequeno;
­ PJ1: Pequeno;
­ PJ2: Médio;
­ PJ3: Grande;
­ PJ4: Muito grande.

Alguns exemplos de valores e prazos para projetos:

 Prazos:

­ Muito pequeno: 0 a 2 meses;
­ Pequeno: 3 a 4 meses;
­ Médio: 5 a 8 meses;
­ Grande: 9 a 12 meses;
­ Muito grande: acima de 12 meses.

 Valores financeiros:

­ Muito pequeno: R$ 1,00 a R$ 10.000,00;
­ Pequeno: R$ 10.001,00 a R$ 50.000,00;
­ Médio: R$ 50.001,00 a R$ 250.000,00;

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­ Grande: R$ 250.001,00 a R$ 1.000.000,00;
­ Muito grande: acima de R$ 1.000.000,00.

TABELA 2: Classificação: Valores X Grau de Complexidade

DS: Não podemos esquecer que essa classificação vai variar de empresa para empresa.

MC: Isso mesmo. Como eu estava explicando, as empresas que possuem uma metodologia de gerenciamento de
projetos definem os valores de seus projetos de acordo com o tipo de produto ou serviço prestado.

DS: Objetivo, prazo e valor, posso traduzir esses conceitos como META de um projeto?

MC: Exatamente. Num termo de abertura, esse item é chamado de Meta do projeto.

SB: Oh, Maria, os preços deste cardápio podem ser considerados como sendo o valor do projeto?

MC: Não. Custo é aquilo que o dono do restaurante “pagou” pelos ingredientes e pela mão­de­obra para confecção
dos pratos. Já o preço é o que eles nos cobra, ou seja, o custo de produção mais uma margem de lucro.

PR: Maria, nesse caso o valor do projeto é o custo do projeto.

MC: Isso mesmo.

PR: Para calcular o valor do projeto, eu incluo os custos diretos e indiretos do projeto?

MC:  Inclui,  sim.  Uns  dos  maiores  “estouros”  no  orçamento  do  projeto  é  justamente  o  esquecimento  na  hora  de
elaborar o detalhamento dos valores e só incluir os custos diretos.

SB: Puxa, eu fiz uma pergunta tão simples e vocês complicaram tudo. Alguém pode dizer, então, como é que se
calcula o valor de um projeto?

DS: Pelo que eu entendi o valor do projeto é calculado pela soma dos custos diretos e indiretos.

MC:  Todo  projeto  tem  um  orçamento  inicial  na  sua  fase  de  concepção.  Na  fase  de  planejamento,  existe  o
detalhamento dos custos, o qual chamamos gerenciamento de custos.

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SB:  Você  me  apertou  sem  me  abraçar.  Cálculo  é  com  o  Rocha.  E  custo,  para  mim,  é  tudo  igual.  Eu  gosto  é  de
escrever. Tudo muito tranqüilo.

Risos

PR: Acho que posso ajuda:lo, Been. Custos diretos são facilmente identificados e quantificados a partir dos recursos
necessários  para  a  realização  das  atividades.  Eles  são  diretamente  atribuídos  ao  processo  e  não  necessitam  de
rateio.  Por  exemplo,  no  caso  desta  refeição,  as  carnes,  os  legumes,  o  tempo  da  cozinheira  são  custos  diretos.
Custos  indiretos  são  despesas  gerais  e  gastos  incorridos  pela  empresa  em  benefício  de  mais  de  um  processo.
Normalmente  são  custos  relativos  à  manutenção  do  negócio.  Aqui  no  restaurante,  a  mão­de­obra  dos  garçons
representa custos indiretos.

SB: Puxa, Rocha, você já está até gostando de projetos!

PR: Estou passando a acreditar que gerenciamento de projetos não é algo tão complicado.

MC: E não é. Como eu disse antes, temos que estudar, entender do assunto, conhecer a metodologia adotada pela
nossa empresa e colocá:la em prática. Os benefícios aparecem com o tempo.

DS:  Isso  é  verdade.  Maria,  o  Rocha  nos  deu  conceitos  de  custos  específicos.  Eles  são  os  mesmos  para  os
projetos?

MC: São. Explicando com uma linguagem mais de projetos, os custos diretos normalmente são horas de trabalho,
custos  de  viagens  da  equipe,  custos  dos  materiais  utilizados  no  projeto,  dentre  outros  e  os  custos  indiretos  são
despesas administrativas (salários de técnicos e administrativos; energia elétrica, telefone), despesas com tributos e
impostos, etc.

4º ­ Escopo Preliminar

PR: Definidas as metas do projeto, já podemos planejar como vamos executar o projeto?

DS: Acho que não. Pelo pouco que entendo de gerenciamento de projetos, o próximo passo é definir o escopo do
projeto. É isso mesmo, Maria?

MC: Definimos o escopo preliminar.

SB: O que é escopo?

MC: Segundo o Guia PMBOK®, escopo é “a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma
de  projeto”.  Temos  ainda  o  conceito  de  Escopo  do  Projeto,  que  é  “o  trabalho  a  ser  realizado  para  entregar  um
produto,  serviço  ou  resultado  com  as  características  e  funções  especificadas”.  Em  outras  palavras,  escopo  é  a
descrição  dos  limites  do  projeto.  Caracteriza:se  pela  definição  do  trabalho  que  será  realizado,  definindo:se  os
produtos de cada etapa e as atividades necessárias para sua execução, e também o “que não será feito” dentro da
abrangência, eliminando qualquer expectativa dos clientes e stakeholders não previstas.

SB: Você poderia apresentar um exemplo para mim?

MC: Claro. Vou apresentar um exemplo bem simples. Pegue o cardápio novamente.

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SB: Peguei. E daí?

MC: Observe como ele está distribuído. Você pode descrevê­lo?

SB: Entradas, Prato Principal e Sobremesas.

MC: Podemos descrever esses itens como sendo as metas do projeto, ou seja, eles têm um objetivo (nesse caso
atender nossos desejos alimentares), tem um preço e um prazo para ficarem prontos. Em contrapartida, para cada
item  deste  cardápio,  existe  uma  lista  de  atividades  que  devem  ser  seguidas  para  entrega,  a  qual  podemos
descrever como escopo.

DS: Gostei dessa comparação. Nunca imaginaria fazer essa correlação.

PR: Se eu entendi bem, escopo é tudo aquilo que precisamos fazer para que o projeto “aconteça”.

MC:  Isso  mesmo.  Mas  devemos  lembrar  que,  na  concepção  de  um  projeto,  o  escopo  é  preliminar,  pois,  no
detalhamento do planejamento do projeto, podemos ampliar ou diminuir o escopo inicialmente definido.

DS: Maria, considerando nossa empresa, que presta serviços para o governo e que está sujeita a algumas regras
do governo, como por exemplo, a Lei 8.666 e a Instrução Normativa IN:97, que impacto isso tem no escopo de um
projeto?

MC:  No  escopo,  nada.  Esse  tipo  de  “regra”  é  chamado  de  restrição.  Normalmente  é  um  evento  ou  limitação  que
impacta o projeto e que deve ser contornado. Uma restrição pode causar um risco no cronograma, mas a restrição
em si não é um risco. As restrições são fatores que limitam as opções da equipe de gerenciamento de projetos e
que as obrigam a trabalhar de maneira criativa.

Exemplos de restrições:

Um recurso pode não estar disponível até 30 dias após o início do projeto.
Tecnologia: usar apenas tecnologias em uso na empresa.
Recursos: não serão contratados terceiros.

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17/10/2016 Estudando: Gestão de Projetos ­ Cursos Online Grátis | Prime Cursos

Orçamento: custo restrito.
Data: a inauguração da obra está marcada.

5º ­ Identificação de riscos

MC: Eu falei em riscos. Vocês sabem me dizer o que são riscos no projeto?

SB: Acho que nosso maior risco aqui é comermos muito e não darmos conta de voltar para o trabalho.

TODOS: RISOS

SB: Mas, agora sem brincar, para mim risco é algo que pode acontecer e que não temos controle sobre ele.

MC: Muito bom Been. Você está quase certo. Risco em projetos corresponde a um evento ou condição incerta que,
se efetivamente ocorrer, pode implicar efeito positivo ou negativo nos resultados do projeto. Dependendo do risco,
podemos controlá­lo e até aproveitá:lo a nosso favor.

SB: Aproveitar um risco a nosso favor!?

MC:  Sim,  riscos  em  projetos  incluem  tanto  oportunidades  quanto  obstáculos  para  atingir  os  resultados  de  um
projeto. Quanto mais cedo identificarmos os riscos na concepção de um projeto, mais fácil será gerenciá­los.

PR: Você poderia falar mais sobre a natureza dos riscos?

MC: Rocha, os riscos podem ser de natureza interna e externa. No caso de riscos externos, não temos controle e
tampouco  conseguimos  mudar.  No  caso  de  riscos  internos,  dependendo  do  risco,  podemos  controlá­lo  e  até
influenciá­lo. Mas vamos conversar sobre isso mais tarde. Estou ficando com fome. Vamos comer um pouquinho?

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6º ­ Stakeholders

DS:  Nossa,  a  comida  deste  restaurante  é  realmente  muito  boa.  Seu  amigo  superou  minhas  expectativas.  Dê  os
parabéns a ele por mim, Been.

PR: Acho que superou todos nós.

MC:  Concordo  com  vocês.  Nós,  como  stakeholders  deste  projeto,  estamos  muito  satisfeitos  com  o  resultado
alcançado.

DS: Stakeholders não são os patrocinadores do projeto?

MC: Também. Stakeholders são pessoas, órgãos, entidades ou empresas interessadas nos resultados do projeto.
Podem  estar  diretamente  envolvidos  com  o  Projeto  ou  podem  ter  seus  interesses  afetados  positiva  ou
negativamente em decorrência da execução ou conclusão do Projeto. Os Stakeholders podem influenciar o Projeto,
bem como os seus resultados.

PR: Então somos “Stakeholders Clientes?”

MC: E também usuários finais.

SB: Quais são os principais stakeholders?

DS:  Muito  bem,  Been,  você  já  está  começando  a  se  interessar  pelo  assunto.  Acho  que  essa  resposta  eu  sei.
Principais Stakeholders são: Sponsor (que é que paga pelo projeto), o Gerente de Projeto, os clientes (indivíduo ou
organização que adquiriu os produtos gerados pelo projeto), a Organização “executora” (entidade responsável pela
execução  do  projeto),  a  equipe  do  projeto,  os  Fornecedores  e  os  usuários  finais  que  são  os  indivíduos  ou
organização que farão uso dos produtos.

MC: Isso mesmo. Esta nossa conversa está sendo muita boa. Acredito que assim a utilização do Gerenciamento de
Projetos será muito prazerosa e nos trará muitos resultados.

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DS: Também acho. E vocês, rapazes, o que acham?

PR: Estou começando a entender o assunto e acho que poderei contribuir neste processo, mas ainda não sei se
saberei utilizar este gerenciamento de projetos.

SB:  Sei  não.  Deixe:me  conhecer  um  pouco  mais  para  eu  ver  como  posso  contribuir  e  saber  como  utilizar  o
gerenciamento de projetos. Vamos continuar almoçando.

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