Organização e

Gestão do Tempo

Vitor Nunes
ÍNDICE
„ INTRODUÇÃO

„ CARACTERÍSTICAS DO TEMPO

„ PORQUE PERDEMOS TEMPO?

„ DOMINAR O TEMPO

„ PARA MELHORAR A GESTÃO DO

TEMPO
INTRODUÇÃO

„ OBJECTIVOS

„ EXPECTATIVAS

„ TESTE DIAGNÓSTICO
CARACTERÍSTICAS DO
TEMPO
„ O TEMPO É:

z IMPRESCINDÍVEL: Nada se pode fazer sem ele

z INSUBSTITUÍVEL: Nada se pode utilizar no seu lugar

z INEXORÁVEL: Flui e desaparece, a um ritmo fixo e

inalterável

z COMPLETAMENTE INELÁSTICO: Não cede, de todo

PORQUE PERDEMOS
TEMPO?
„ GESTÃO DO TEMPO - ESTILO PESSOAL

„ MITOS SOBRE GESTÃO DO TEMPO

„ LEIS RELACIONADAS COM O TEMPO

„ HÁBITOS COMUNS

„ O TOP TEN DOS LADRÕES DE TEMPO

 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

GESTÃO DO TEMPO -
ESTILO PESSOAL
„ INDIVIDUALIZADO

„ ESTILOS
z Visual
z Auditivo
z Táctil
z Etc…

„ “APARENTE” DESORGANIZADO
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

MITOS SOBRE GESTÃO

DO TEMPO
„ 1 – GESTÃO DO TEMPO É SINÓNIMO DE
COMPORTAMENTO OBSESSIVO

„ 2 – GESTÃO DO TEMPO REDUZ

ESPONTANEIDADE E GOSTO PELO TRABALHO

„ 3 – “EU POSSO ORGANIZAR-ME, MAS A

EMPRESA NUNCA O FARÁ”

„ 4 – UM “ESTILO” SERVE A TODOS

 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

LEIS RELACIONADAS
COM O TEMPO
„ LEI DE PARETO (OU LEI 80/20):
z 20% trabalho efectuado gera 80% dos resultados
obtidos

„ LEI DE PARKINSON:
z As tarefas tendem a prologar-se indefinidamente até
esgotarem a totalidade do tempo dedicado à sua
realização

„ LEI DE MURPHY:
z Se algo puder correr mal, correrá
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

LEIS RELACIONADAS
COM O TEMPO

„ LEIS DE CARLSON:
z Uma tarefa demora tanto mais tempo quanto mais
vezes formos interrompidos

„ LEIS DE ILLICH:
z Após algum tempo numa actividade, a produtividade
decresce primeiro e torna-se negativa depois
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HÁBITOS COMUNS NA
GESTÃO DO TEMPO

„ Fazemos primeiro o que gostamos, e só depois o

que não gostamos
„ Fazemos antes o que é mais fácil, e depois o que é
mais difícil
„ Fazemos o que exige menos tempo antes do que
exige mais tempo
„ Fazemos primeiro as tarefas para as quais temos
meios disponíveis
„ Fazemos muitas vezes o que não está planeado
antes do que está
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HÁBITOS COMUNS NA
GESTÃO DO TEMPO

„ Respondemos às solicitações dos outros antes de

respondermos às de nós mesmos
„ Fazemos o que é urgente antes do que é
importante
„ Respondemos com prontidão às crises e
emergências
„ Fazemos primeiro o que é mais interessante
„ Esperamos que o prazo se aproxime do fim para
executarmos a tarefa
„ Fazemos primeiro o que conseguimos acabar mais
depressa
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HÁBITOS COMUNS NA
GESTÃO DO TEMPO

„ Respondemos com maior ou menor prontidão a

uma solicitação dependendo de quem a faz

„ Dedicamos mais ou menos tempo a uma tarefa,

conforme as consequências que pode ter para nós
próprios

„ Tratamos dos assuntos por ordem de chegada

 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HÁBITOS COMUNS NA
GESTÃO DO TEMPO

„ EFICIÊNCIA VS EFICÁCIA

z Eficiência: Ênfase no método

z Eficácia: Ênfase no fim

Na perspectiva da eficácia, por vezes pode ser mais

adequado não realizar uma tarefa do que realizá-la
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

“TOP TEN” DOS

LADRÕES DE TEMPO

“O nosso tempo, em parte no-lo roubam.

Em parte no-lo tiram.

E o que sobra, perdemo-lo sem nos darmos

conta…”

Séneca
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

“TOP TEN” DOS

LADRÕES DE TEMPO
„ 10º VISITAS INESPERADAS

„ 9º SECRETÁRIA DESARRUMADA

„ 8º IMPREVISTOS

„ 7º FALTA DE PRIORIDADES

„ 6º REUNIÕES
 PORQUE PERDEMOS TEMPO?

“TOP TEN” DOS

LADRÕES DE TEMPO
„ 5º TELEFONE

„ 4º ADIAMENTOS

„ 3º FALTA DE DELEGAÇÃO OU INEFICIENTE

„ 2º DIFICULDADES EM DIZER NÃO

„ 1º COMUNICAÇÃO ASCENDENTE
DOMINAR O TEMPO
„ A MATRIZ DO TEMPO

„ REGRAS PARA GESTÃO EFICIENTE DO TEMPO

„ OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO

„ TRUQUES PARA MINIMIZAR ROUBOS DE TEMPO

„ PLANIFICAR E DEFINIR OBJECTIVOS

„ PERCEBER E OPTIMIZAR ROTINAS

„ APRENDER A DIZER NÃO

„ SER CAPAZ DE DELEGAR

„ GASTAR TEMPO: QUANTIDADE VS QUALIDADE

„ A PROCRASTINAÇÃO
 DOMINAR O TEMPO

A MATRIZ DO TEMPO
URGENTE MENOS URGENTE

I II
IMPORT -Crises -Preparação

ANTE -Problemas Inadiáveis -Prevenção

-Projectos Importantes -Planeamento

-Reuniões -Invest. nas pessoas

III IV
-Interrupções, imprevistos -Rotinas
MENOS
IMPORT -Actividades e reuniões -Actividades triviais
ANTE rotineiras muito adiadas -Corresp. sem importância
-Telefone -Actividades “de escape”
 DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTÃO

EFICIENTE DO TEMPO
„ 1- FAZER UMA LISTA DAS TAREFAS DO DIA
z Um princípio do senso comum, que implica não
contar apenas com a memória
z Para funcionar, deve haver apenas uma lista, e não
notas soltas!

„ 2- TER UM LUGAR PARA CADA COISA

z E manter cada coisa no seu lugar
z Coisas fora do lugar roubam tempo de 2 maneiras: a
procurá-las, e temos a tentação de pegar noutra

„ 3- ATRIBUIR PRIORIDADES ÀS TAREFAS

z Matriz do tempo
 DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTÃO

EFICIENTE DO TEMPO
„ 4- LISTA DE ASSUNTOS RÁPIDOS
z Fazer uma lista de tarefas exequíveis em 5/10
minutos para os próximos dias
z Aproveitar os momentos de espera para executar

„ 5- SUBDIVIDIR PROCESSOS COMPLEXOS

z Torna mais flexível a execução da tarefa
z Evita adiar por ser muito longa

„ 6- IDENTIFICAR AS TAREFAS 20/80

z Lei de Pareto 20% das tarefas = 80% dos resultados
 DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTÃO

EFICIENTE DO TEMPO
„ 7- O MELHOR MOMENTO PARA O PRIORITÁRIO
z Perceber os ciclos biológicos de cada um, e adequar
as tarefas aos melhores e piores momentos

„ 8- ISOLAR-SE ALGUM TEMPO POR DIA

z Dedicamos esse período a tarefas importantes e não
urgentes (II)

„ 9- NÃO ADIAR
z A procrastinação torna as tarefas mais penosas e
consumidoras de tempo
 DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTÃO

EFICIENTE DO TEMPO
„ 10- MONITORAR A APLICAÇÃO DO TEMPO
z Conhecer como ocupamos o tempo é o primeiro
passo para optimizara sua gestão
z Tomar notas sobre como ocupamos cada ½ hora do
dia durante uma semana

„ 11- FIXAR PRAZOS PARA AS TAREFAS

z Ajuda a melhorar a aplicação do tempo
z Sem prazo, a tarefa tende a absorver mais tempo

„ 12- APROVEITAR OS TEMPOS DE ESPERA

z Transformar tempos de espera em produtivos
 DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTÃO

EFICIENTE DO TEMPO
„ 13- ACABAR PELO MENOS UMA TAREFA POR
DIA
z Diminui o stress e a sensação de que o tempo nos
escapa

„ 14- DEFINIÇÃO CLARA DE OBJECTIVOS

z Ter objectivos de curto, médio e longo prazo
z Objectivos claros e definidos
z Sem objectivos não se atingem resultados!
 DOMINAR O TEMPO

OBSTÁCULOS À GESTÃO
DO TEMPO
„ AUSÊNCIA DE PRIORIDADES

„ MÁ GESTÃO DAS INTERRUPÇÕES

„ TENDÊNCIA PARA ADIAR (PROCRASTINAR)

„ NÃO SABER DIZER NÃO

„ MÁ DISTRIBUIÇÃO DE RESPONSABILIDADES
 DOMINAR O TEMPO

OBSTÁCULOS À GESTÃO
DO TEMPO
„ DIFICULDADE EM DELEGAR

„ MÁ GESTÃO DAS REUNIÕES

„ IMPREVISTOS

„ SUB-ESTIMAÇÃO DO TEMPO NECESSÁRIO

„ MÁ ORGANIZAÇÃO

„ TENDÊNCIA PARA FAZER AQUILO QUE SE

GOSTA
 DOMINAR O TEMPO

OBSTÁCULOS À GESTÃO
DO TEMPO
„ HORÁRIOS DEMASIADO APERTADOS

„ MÁ GESTÃO DA INFORMAÇÃO
 DOMINAR O TEMPO

TRUQUES PARA
MINIMIZAR ROUBOS
DE TEMPO
„ TELEFONE:
z Tome notas sobre o que quer dizer antes de ligar
z Condensar os telefonemas num período do dia
z Use uma ampulheta para se controlar

„ CARTAS:
z Faça uma lista das ideias a transmitir
z Tente usar uma só página, para maximizar a atenção
do leitor
 DOMINAR O TEMPO

TRUQUES PARA
MINIMIZAR ROUBOS
DE TEMPO
„ INTERRUPÇÕES:
z Filtre as boas e as más interrupções e o tempo que
dedica a cada uma delas
z Estabeleça um limite de tempo – Diga “Tenho cinco
minutos. Chega, ou marcamos uma hora?”
z Receba visitas casuais de pé

„ DIA-A-DIA:
z Visite os outros nos seus gabinetes. Poderá sair
quando quiser
z Vá directo aos assuntos
 DOMINAR O TEMPO

PLANIFICAR E DEFINIR
OBJECTIVOS

“Não planifico porque não tenho

tempo…
MAS
Nunca terei tempo enquanto não
planificar!”
 DOMINAR O TEMPO

PLANIFICAR E DEFINIR
OBJECTIVOS
„ A IMPORTÂNCIA DE UM BOM PLANO:

z Um plano poupa tempo e esforço

z Quanto mais tempo se demora a planear, menos é

necessário para executar

z Cada minuto gasto a planear são cinco minutos que

se poupam a executar
 DOMINAR O TEMPO

PLANIFICAR E DEFINIR
OBJECTIVOS
„ COMO DEVE SER UM PLANO
z Deve apresentar um numero limitado mas viável de
objectivos e medidas para os atingir

z O plano deve pormenorizar exactamente as medidas

a tomar para a concretização de cada tarefa

z Um plano deve sempre responder às questões:

„ Quem? Quando? Onde?
„ Como? O quê? Porquê?

z Discuta as respostas com outras pessoas

 DOMINAR O TEMPO

CARACTERÍSTICAS DOS
OBJECTIVOS
„ PRÓPRIOS
z Os objectivos devem ser de quem os define
z Quanto mais próprios forem, maior será
empenhamento para os atingir.

„ CONCRETOS E ESPECÍFICOS
z Devem reflectir todas as áreas chave

„ ESCASSOS
z Um número exagerado de objectivos dispersa
recursos e empenho
 DOMINAR O TEMPO

CARACTERÍSTICAS DOS
OBJECTIVOS
„ MENSURÁVEIS
z As metas devem ser quantificadas, para que se
possam ir acompanhando os progressos

„ COM PRAZOS
z Definir prazos aumenta a motivação
z Objectivos sem prazos podem ser relegados para 2º
plano, com a pressão do dia-a-dia

„ COMPATÍVEIS ENTRE SI
z Os diversos objectivos devem ser alcançados na
totalidade, logo deverão ser conciliáveis
„ DIFÍCEIS MAS ALCANÇÁVEIS
„ ESCRITOS
 DOMINAR O TEMPO

CARACTERÍSTICAS DOS
OBJECTIVOS
„ DIFÍCEIS MAS ALCANÇÁVEIS
z A motivação resulta do facto dos objectivos serem
alcançáveis, mas não fáceis

„ ESCRITOS
z Uma das regras mais consensuais,
mas mais difíceis de por em prática
z Não podemos confiar na memória!
 DOMINAR O TEMPO

PERCEBER E OPTIMIZAR
ROTINAS
„ PERCEBER:
z A execução de qualquer plano envolve actividades
rotineiras que ocupam tempo

z São actividades que se realizam mecanicamente e de

uma forma rígida inconsciente.

z Quando se tornam mecânicas e inflexíveis as rotinas

passam ocupar mais tempo do que requerem, sem
que nos apercebamos disso.

z Procure identificar as suas rotinas, o tempo que lhe

ocupam e optimizá-las
 DOMINAR O TEMPO

PERCEBER E OPTIMIZAR
ROTINAS
„ OPTIMIZAR:
z Identificar as actividades rotineiras que consomem
uma quantidade desproporcionada de tempo

z Questionar o “porquê” da realização de certas tarefas

z Replanificar o trabalho face a um desvio constante,

para maior, do tempo que destinou a uma tarefa

z Contrariar a Lei de Parkinson, que diz que o trabalho

tende a expandir-se pelo tempo que lhe é destinado
 DOMINAR O TEMPO

APRENDER A DIZER NÃO

„ 1- ACOLHIMENTO POSITIVO

„ 2- ESCUTA DO PEDIDO
z Perguntar: Clarificar objectivos
z Reformular: “Então, o que pretende é…”

„ 3- FACTOS/REGRAS/PRINCÍPIOS ACEITÁVEIS +
PROPOSTA ALTERNATIVA
z “O que eu posso fazer é…”
 DOMINAR O TEMPO

APRENDER A DIZER NÃO

„ 4- ESCUTA
z Obter compromisso

„ 5- PLANO DE ACÇÃO CONCRETO

z Quem?

z O quê?

z Quando?
 DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

“Quando fazes tu mesmo o trabalho,

perdes a visão de conjunto.”

Provérbio croata
 DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

„ Significa confiar um determinado trabalho a uma

pessoa, junto com a autoridade para o exercer

„ Delegar não é abdicar

„ Existem tarefas que só você pode realizar

„ É fundamental na gestão de tempo e no

desenvolvimento da responsabilidade pessoas

„ Favorece o progresso, permitindo ás organizações

desenvolverem-se como um todo
 DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

„ ALGUMAS DIFICULDADES NA DELEGAÇÃO:

z “É arriscado”
z Gostar de ser o próprio a fazer as coisas
z Nem se pensa no assunto
z “É um processo lento”
z Gostamos de estar em cima de tudo
z Medo de ser ultrapassado pelo delegado
z “Ninguém sabe fazer as coisas tão bem como eu”
 DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

„ ASPECTOS A TER EM CONSIDERAÇÃO:

z Confiança nos colaboradores

z Tempo disponível de cada um

z Impacto no futuro

z Novidade da situação
 DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

„ TÉCNICAS DE DELEGAÇÃO:

z Seleccionar os colaboradores adequados

z Formar e desenvolver os indivíduos

z Fornecer informações e assegurar-se da sua

compreensão

z Apoiar na rectaguarda
 DOMINAR O TEMPO

GASTAR TEMPO:
QUANTIDADE VS QUALIDADE

„ A qualidade do tempo gasto é mais importante que a

quantidade

„ O objectivo deve ser “optimizar” o seu melhor tempo

„ Deve utilizar o seu tempo de qualidade em trabalhos de

alta exigência e rendimento
 DOMINAR O TEMPO

GASTAR TEMPO:
QUANTIDADE VS QUALIDADE

„ QUAL O MELHOR TEMPO?

z Cada pessoa tem o seu ritmo natural

z É boa política marcar as tarefas mais difíceis para as

alturas do dia em que nos sentimos melhor

z À medida que o dia evolui, o indivíduo acumula fadiga

física e psíquica

z É mais económico em termos de tempo tratar da

fadiga antes que esta se torne grave
 DOMINAR O TEMPO

A PROCRASTINAÇÃO

PROCRASTINAR:
“Deixar para o dia imediato; adiar;
usar delongas”
Enciclopédia DN

“Não deixes para amanhã o que podes

fazer hoje”
Ditado popular
 DOMINAR O TEMPO

A PROCRASTINAÇÃO

„ DEFINIÇÃO:

z Adiar algo que se podia e devia fazer, sem qualquer

razão, de forma habitual e intencional

z É o caso dos que preferem “pensar no trabalho”

z Acumulam-se os problemas e hipoteca-se o tempo

futuro
 DOMINAR O TEMPO

A PROCRASTINAÇÃO
Tarefas muito
longas

Tarefas Fluxo tarefas

desagradáveis indefinido

Medo da Objectivos
PROCRASTINAÇÃO
mudança pouco claros

Tendência para
Medo de falhar adiar

Vício de
acumular
PARA MELHORAR A
GESTÃO DO TEMPO
„ A ARTE DE ANTECIPAR

„ ORGANIZAR O LOCAL DE TRABALHO

„ UTILIZAR O TEMPO OCUPADO

FIM