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RECEBIMENTO DE MATERIAL
Estabelecer procedimento para conferência de material entregue no almoxarifado, evitar recebimento de materiais
indevidos, não-conformes e fora da especificação.
EXECUTANTE
Assistente administrativo (para conferência) e almoxarife (para acondicionar o material no devido local do estoque).
RECURSOS NECESSÁRIOS
RECEBIMENTO
Etapa 1
Etapa 2
Conferir se os dados da NF (CNPJ, valor total, descritivo do material no empenho, marca descrita no
empenho, dados da instituição) estão todos compatíveis com o empenho.
Obs:
Caso não haja nenhuma das situações citadas acima, proceder com o recebimento. Caso exista, avaliar qual o tipo de informação não procede
com o empenho e contatar fornecedor para os devidos ajustes.
Etapa 3
RECEBIMENTO DE MATERIAL
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
REVISÃO: DATA: MOTIVO DA REVISÃO:
+55 71 3283-9210/9211 FaxPROCEDIMENTO
+55 71 3283-9299 - 02 PAGINA – 2/2
00 07/10/2014 EMISSÃO INICIAL
Se for detectada não conformidade em algumas das etapas, aguardar formalização via e-mail pelo fornecedor
garantindo o ajuste das pendências dentro do prazo acordado, na seqüência alocar o material na área denominada
quarentena.
Após todas essas etapas, seguir com entrada da NF no “SIMCO”, na seqüência alocar o material em seu devido
espaço e informar a unidade de consumo da disponibilidade do item no estoque.
SOLICITAÇAÕ DE COMPRA
EXECUTANTE
RECURSOS NECESSÁRIOS
SOLICITAÇÃO
Etapa 1
Acessar a tela de estoque mínimo no SIMCO, observar quais materiais atingiu os níveis de ponto de ressuprimento. O
colaborador deve confirmar sempre se a informação procede contando fisicamente o produto no estoque, constatado
que sim observar se existe empenho na pasta de “empenhos não enviados”, se houver enviar para o fornecedor, caso
não exista seguir com as instruções abaixo para solicitação de compra.
Constatado que não*, verificar/rastrear onde houve a falha que originou essa falta de estoque no sistema e fazer os
devidos ajustes.
Etapa 2
Para tanto cobrar via e-mail o andamento do pedido a cada 10 dias, após a solicitação do mesmo.
Obs: O ponto de ressuprimento estipulado na nossa gestão, nos garante um estoque de 90 dias, ou seja, o setor de compras tem até 60 dias
para entregar este empenho ao setor de almoxarifado para que possamos enviar para o fornecedor e receber este material sem que haja
ruptura do estoque ou desabastecimento.
* Por questões de fluxo da rotina interna: movimentação de baixa equivocada, perda por validade que não foi dada à baixa no sistema, entrega
do quantitativo errado etc, pode haver divergência entre o saldo do físico e o do sistema. Por esta razão só a informação do sistema não é
confiável.
ENVIO DE EMPENHO
Estabelecer procedimento para envio de empenho, facilitar o entendimento do fornecedor para conosco, programar a
entrega.
EXECUTANTE
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
Assistente administrativo do setor.
RECURSOS NECESSÁRIOS
ENVIO
O objeto do empenho
A programação de entrega se for o caso
Como deve ser emitido a NF
Local de entrega
Informações quanto ao prazo legal de entrega conforme edital
Segue em anexo o empenho nº xxxxxxxxx referente aos produtos xxxxxxxxxxxx. Marca conforme empenho e
entrega de acordo com o prazo legal descrito em edital.
A Nota Fiscal deve ser emitida conforme dados do empenho e com dados bancários para pagamento.
Atenciosamente,
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Obs: Faz-se necessário um procedimento para envio de empenho uma vez que boa parte dos fornecedores sempre causa problemas com
divergências em Nf’s, impactando o fluxo do almoxarifado, contabilidade e financeiro.
CADASTRO DE MATERIAL
EXECUTANTE
CADASTRO
Etapa 1
Para MATMED, receber relatório de inclusão de material da CQMMH com estimativa de consumo e descritivo do item.
Para outros materiais aguardar autorização da gerência bem como descritivo da área técnica e estimativa de consumo
para cadastro do material.
Etapa 2
Incluir o item cadastro em lista de IRP pertinente a sua classificação, se for caso de emergência do material solicitar
compra para consumo de 6 meses.
SAÍDA DE MATERIAL
Estabelecer procedimento para saída de materiais via SIMCO, seja material de reposição semanal, permanente ou de
necessidade aleatória da instituição.
EXECUTANTE
RECURSOS NECESSÁRIOS
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
Estação de trabalho, computador e acesso a software SIMCO.
SAÍDAS
Sempre registrar qualquer tipo de saída via SIMCO. Nunca, em nenhuma das hipóteses deverá liberar materiais sem
que esteja solicitado via SIMCO, salvo quando se tratar de um matmed e em caso de urgência, contudo deverá cobrar
do solicitante que formalize o pedido via SIMCO . A distribuição de materiais de reposição mensal ou semanal,
conforme tabela abaixo, tem seu dia específico, tem sua cota de consumo habitual e é liberado sempre via SIMCO.
Etapa 1
Acessar SIMCO, módulo “Estoque e almoxarifado” → “movimento” → requisição pendente”, ao chegar a esta tela
escolher o estoque almoxarifado e visualizar e atender as requisições pendentes.
Etapa 2
Ao Atender as solicitações é necessário sempre avaliar o quantitativo e materiais que estão sendo solicitados. Faz
parte da rotina do controle de estoque não permiti que nenhuma solicitação com material em grande quantidade*,
gerando sub-estoque nos setores. Após atender a solicitação o assistente administrativo deve imprimir, assinar e
coletar a assinatura do solicitante, nos casos em que depende de entrega nossa, imprimir duas vias, entregar ao
almoxarife que no ato da entrega deverá cobrar a assinatura do solicitante e entregar a cópia do mesmo assinada
também.
MATERIAL PERMANENTE
Para material permanente antes de atender a solicitação confirmar com o setor de patrimônio se existe autorização
para a saída do material solicitado e/ou houve avaliação da área técnica confirmando a necessidade deste permanente
naquele setor. Para equipamento médico a engenharia clínica, para equipamento de informática NTI e ara mobiliário e
outros a gerência administrativa. Após confirmar se há autorização, proceder com o atendimento da solicitação via
SIMCO, imprimir duas cópias e relatar no próprio impresso onde será alocado o material e número do tombo. Por fim
enviar
SAÍDA DE MATERIAL
Os impressos de atendimento das solicitações são bastante importantes para nosso serviço, por esta razão o mesmo
deve ser arquivado, pois nele mostra quem, quando, quantos e o que foi solicitado bem como a assinatura do
solicitante / consumidor. Portanto, sempre ter atenção para não rasurar-los ou perde-los e ao final de cada mês
qualquer um dos administrativos ou almoxarife pode ordenar os pedido por data e acondiciona-los na caixa arquivo de
forma organizada sinalizando o período do mês em questão.
*Obs: Existe uma cota de consumo semanal elaborada pela área de consumido e o gestor do estoque para os setores que recebem materiais
para bem de “produção”. Diante disso faz-se necessária atenção, pois quando houver pedidos com quantitativos acima da do quantitativo
estipulado em cota, o assistente administrativo deverá entrar em contato com o gestor do setor solicitante e procurar informações que justifique
este quantitativo a mais, caso não tenha retorno e/ou justificativa evidente, atender somente o quantitativo da cota e relatar a situação a o
gestor de estoque.
Rua do Limoeiro, 137 – Nazaré. Salvador – Bahia CEP: 40.055-150
www.mco.ufba.br almoxarifadomco@gmail.com
+55 71 3283-9210/9211 Fax +55 71 3283-9299
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP
Estabelecer procedimento para distribuição e entrega dos materiais de grande volume que são solicitados pelos
setores. Evitar perdas ou danos durante o transporte de materiais, gerar segurança para os colaboradores que
executam essas atividades e atender corretamente aos clientes internos.
EXECUTANTE
Almoxarife
RECURSOS NECESSÁRIOS
DISTRIBUÍÇÃO
Atividade de suma importância deve ser executada com atenção. Pois consiste em entregar o item correto na hora
programada, suprindo as necessidades de materiais e insumos para os setores e garantindo que não falte os mesmo
para atividades internas de cada setor.
Etapa 1
Pegar na bandeja de pendência os pedidos dos setores seu respectivo dia (conforme tabela abaixo) e que já está
baixado no sistema, separar cada item na especificação e quantidade conforme o impresso.
Etapa 2
Realizar a entrega no setor destino, realizar a conferência junto ao solicitante e coletar a assinatura do mesmo.
Obs: Atuar sempre com senso crítico quanto aos materiais que por ventura estejam liberados acima da cota habitual de cada setor,
questionando e/ou consultando o assistente administrativo em caso de dúvidas. Por se tratar de unidade hospitalar, bom senso é indispensável
em caso de urgência em algum setor.